14.9.2016   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 246/152

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vu sa décision concernant la décharge sur l’exécution du budget général de l’Union européenne pour l’exercice 2014, section VII — Comité des régions,

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vu l’article 94 et l’annexe V de son règlement,

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vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire (A8-0132/2016),

1.

constate que, dans son rapport annuel 2014, la Cour des comptes (ci-après la «Cour») fait observer qu’aucune déficience notable n’a été relevée lors de la vérification des domaines liés aux ressources humaines et aux marchés publics pour le Comité des régions (ci-après le «Comité»);

2.

note que, sur la base de ses travaux d’audit, la Cour a conclu que les paiements relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2014 pour les dépenses administratives et autres des institutions et des organes sont, dans l’ensemble, exempts d’erreur significative;

3.

note qu’en 2014, le Comité disposait d’un budget approuvé d’un montant de 87 600 000 EUR (87 373 000 EUR en 2013), dont 86 300 000 EUR de crédits d’engagement, avec un taux d’utilisation de 98,5 %; se félicite de l’augmentation du taux d’utilisation en 2014;

4.

relève que l’objectif 4 de la direction de l’administration et des finances, à savoir garantir un environnement de contrôle interne efficace et contrôler l’application de la réglementation financière, n’a pas été atteint pour deux des trois indicateurs d’impact: le taux de rendement pour la correction des engagements ou des paiements juridiques ou budgétaires est tombé sous l’objectif de 4 %, tandis que le nombre d’exceptions financières a augmenté de 6 % en 2014, au lieu de baisser de 3 %;

5.

se dit préoccupé par l’augmentation du nombre de rapports d’exception: 87 exceptions financières et trois exceptions administratives; souligne que ces trois exceptions administratives étaient liées au non-respect de procédures internes; relève que quatre dérogations ont été accordées en 2014 (contre une en 2013) en ce qui concerne les règles en matière de marchés publics ou la gestion des contrats et que la plupart des rapports de dérogation (58 sur 81) sont liés à l’absence ou à l’insuffisance d’engagements juridiques; demande des informations détaillées sur la manière dont ces dérogations se sont produites et les montants concernés; exige qu’un rapport complet sur les mesures correctives prises pour éviter de telles situations soit élaboré d’ici à la fin juin 2016;

6.

prend note des treize virements entre lignes budgétaires effectués au cours de l’exercice 2014; est d’avis que les virements qui concernent le budget de communication des groupes politiques et l’impression au Journal officiel de l’Union européenne auraient pu être prévus dans le budget initialement approuvé;

7.

souligne que le budget du Comité est purement administratif, un montant important étant consacré aux dépenses liées aux personnes travaillant dans l’institution tandis que le montant restant est affecté aux immeubles, au mobilier, aux équipements et à divers coûts de fonctionnement;

8.

observe toutefois qu’un montant total de 8 277 556 EUR a été dépensé en 2014 pour les seules indemnités de voyage et de réunion des membres titulaires et suppléants du Comité, auquel s’ajoute un montant de 409 100 EUR correspondant aux frais de mission et de déplacement du personnel; estime que le nombre de missions est extrêmement élevé (787), tout comme les dépenses résultant des indemnités de voyage et de réunion des membres; considère que les missions effectuées par les membres devraient être clairement décrites dans le rapport annuel d’activités («RAA»), dans lequel devraient figurer les dépenses détaillées ainsi qu’une analyse coûts-bénéfices; souligne que la référence aux missions des membres est vague, imprécise et ne fournit pas de données chiffrées claires; prie instamment le Comité d’inclure systématiquement les données relatives aux missions des membres dans son RAA;

9.

estime que le montant total de 9 594 089 EUR payé par le Comité pour les dépenses de location de l’année 2014 (bailleurs externes) est trop élevé; rappelle que, même après avoir soustrait la contribution de 1 181 382 EUR du Comité économique et social européen (ci-après le «CESE»), le montant net payé par le Comité restait supérieur à la part comptable de ces loyers, la différence étant comptabilisée comme dépenses immobilières (852 464 EUR); insiste sur le fait que la plupart des éléments de passif du Comité résultent de transactions générées par la location des bâtiments (95,6 % en 2014) et que la dette de location financière s’élevait à 65 051 695 EUR à la fin 2014; invite le Comité à chercher des solutions conjointement avec le Parlement et la Commission, par exemple une large utilisation commune des bâtiments et des salles de réunion et de conférence, afin de réduire les coûts;

10.

demande que la politique immobilière du Comité soit annexée à son RAA, notamment parce qu’il est important que les coûts de cette politique soient rationalisés comme il se doit et qu’ils ne soient pas excessifs;

11.

prend acte des économies réalisées en ce qui concerne les services d’interprétation; regrette l’absence d’informations exhaustives sur le taux d’utilisation et d’annulation des services d’interprétation dans le RAA du Comité; demande que ces données soient incluses dans le RAA du Comité pour 2015;

12.

constate avec satisfaction que le Comité a fourni des informations sur les services d’interprétation inutilisés dans son RAA pour 2013; se réjouit que le pourcentage de services d’interprétation inutilisés ait diminué pour passer de 3,23 % en 2012 à 2,51 % en 2013, et pense que ce taux peut encore être améliorée; invite le Comité à mieux planifier ses réunions;

13.

prend acte de l’utilisation accrue de la visioconférence par le Comité; déplore toutefois le retard pris dans l’introduction d’équipements de visioconférence portables et souhaite être informé des développements à ce sujet dans le RAA du Comité pour 2015; relève que, selon les informations fournies par le Comité, celui-ci a eu recours à la visioconférence lors de réunions où aucune interprétation n’était nécessaire; encourage le Comité à mettre efficacement à profit la formation linguistique pour réduire les besoins en interprétation et renforcer l’efficacité et l’efficience du travail du Comité; invite le Comité à tenir l’autorité de décharge informée sur ce point avant la fin juin 2016;

14.

recommande vivement un recours généralisé à la visioconférence et à tous les outils connexes afin de réduire sensiblement les coûts; ne comprend pas comment un nombre aussi élevé de missions en Grèce ou en l’Italie (77 et 125 respectivement) crée de la valeur ajoutée pour les citoyens de ces pays ou les autres citoyens de l’Union;

15.

se félicite de l’adoption de la Charte pour la gouvernance à multiniveaux en Europe en 2014, lancée avec l’engagement de développer de nouvelles formes de dialogue et de partenariat entre toutes les autorités publiques de l’Union, afin d’optimiser les politiques publiques, les dépenses publiques et d’améliorer les résultats des politiques; demande à être informé de la stratégie du projet à cet égard et de ses résultats;

16.

relève qu’un accord de coopération entre le Parlement, le Comité et le CESE a été signé le 5 février 2014 dans le but de développer la coopération politique; prend acte du fait qu’une annexe relative à la coopération administrative a également été approuvée;

17.

estime que des améliorations sont encore possibles pour ce qui est de la collaboration entre le Parlement et le Comité prévue par l’accord, en particulier en ce qui concerne les aspects politiques; invite les deux institutions à déterminer s’il est possible de trouver de nouvelles synergies qui permettront d’améliorer la productivité dans les domaines couverts par l’accord de coopération et demande d’être tenu informé des développements dans ce contexte; demande que soient mises en place des dispositions concrètes et détaillées concernant le fonctionnement des services partagés par le Parlement, le Comité et le CESE;

18.

réclame la réalisation d’une enquête de satisfaction auprès des membres du Comité à propos des prestations du Service européen de recherche parlementaire; demande d’être tenu informé des développements relatifs à l’accord de coopération;

19.

demande qu’une analyse détaillée par institution des économies et/ou des dépenses budgétaires supplémentaires résultant de l’accord de coopération figure dans la révision à mi-parcours;

20.

relève que, dans le cadre de l’accord de coopération, le Comité et le CESE ont présenté en 2014 un solde budgétaire positif; s’inquiète du transfert, effectué dans le cadre de l’accord, de 24 fonctionnaires du Comité et de 36 fonctionnaires du CESE, appartenant tous aux services de traduction, dont la majorité étaient très proches de l’âge de la retraite, ce qui donne lieu à d’importantes économies au niveau des chapitres liés aux dépenses du personnel (salaires et pension) au sein des deux comités, au prix d’une augmentation considérable des dépenses équivalentes pour le Parlement, tant à court terme (salaires) qu’à long terme (pensions);

21.

prend acte de ce qu’un nouvel accord de coopération administrative bilatérale entre le Comité et le CESE a été signé en 2015; demande à être tenu informé de cette coopération bilatérale dans le cadre de l’évaluation à mi-parcours;

22.

prend acte de la coopération entre le Comité et la commission du contrôle budgétaire du Parlement, en particulier en ce qui concerne la procédure de décharge;

23.

regrette que l’objectif 2 de la direction de la traduction, à savoir améliorer les méthodes de travail et optimiser la gestion des ressources humaines et financières, n’ait pas été atteint; est préoccupé par le faible taux d’exécution pour la ligne budgétaire 1420 (externalisation de la traduction et outils d’aide à la traduction); observe en particulier que le taux d’exécution budgétaire pour plusieurs des lignes de traduction était bien inférieur à la moyenne des années précédentes;

24.

prend note des résultats obtenus par le comité interinstitutionnel de la traduction et de l’interprétation en définissant une méthode harmonisée permettant de comparer directement le coût de la traduction de toutes les institutions; salue le fait que les données communiquées par le Comité suivent cette méthode;

25.

constate que la proportion de femmes occupant des postes à responsabilité au sein du Comité est toujours faible; demande la mise en place d’un plan d’égalité des chances en ce qui concerne les postes de direction, afin de corriger dès que possible ce déséquilibre;

26.

regrette que moins de 35 % des postes de direction soient occupés par des femmes alors qu’elles représentent plus de 60 % du personnel; souligne par conséquent que seuls 28 % des postes d’encadrement supérieur sont occupés par des femmes; invite le Comité à corriger ce déséquilibre relatif aux femmes;

27.

souligne que le comité d’audit a analysé les pratiques actuelles du Comité en matière de marchés publics et formulé des recommandations en ce qui concerne l’amélioration des circuits financiers, assorties de 15 mesures visant à renforcer les systèmes de contrôle; demande des informations détaillées sur le groupe d’assurance de la qualité des marchés publics et son efficacité, ainsi qu’une description et un suivi des recommandations du comité d’audit à cet égard, d’ici la fin juin 2016;

28.

regrette que le nombre de dérogations aux règles de passation des marchés ou à la gestion des contrats soit passé de une en 2013 à quatre en 2014; souligne qu’une de ces dérogations est due à une erreur dans une procédure pour laquelle le Comité était associé au Parlement pour ce qui est de la continuité des services informatiques; invite le Comité à prendre les mesures nécessaires afin d’éviter que cette situation ne se reproduise; demande au Comité de régler sans tarder le problème actuel de tous les rapports d’exception dus au non-respect des dispositions du règlement financier ou du règlement intérieur; observe que le nombre d’exceptions ne représente toutefois que 0,4 % des opérations concernées;

29.

observe que le comité d’audit, créé en 2013, s’est réuni deux fois en 2014; est préoccupé par les résultats du suivi de l’audit sur la performance des projets informatiques; estime que la performance des projets et applications informatiques est une faiblesse clairement identifiée et que peu de mesures ont été prises — voire aucune mesure n’a été prise — pour y remédier; regrette vivement qu’une seule des 15 recommandations de l’autorité d’audit ait été clôturée; demande une évaluation des incidences de ces projets informatiques et de leur valeur ajoutée pour les citoyens de l’Union d’ici à la fin juin 2016;

30.

observe avec satisfaction que 16 des 18 recommandations formulées par les auditeurs sur l’efficacité de la communication écrite externe ont été clôturées et que, d’après le second rapport de suivi, les risques d’un manque d’efficacité et d’efficience résultant des recommandations encore en suspens sont considérés comme faible;

31.

prend acte de l’approbation par le Secrétaire général, en 2015, de l’audit sur l’adéquation du système de définition des droits statutaires et demande des informations supplémentaires sur les 19 recommandations portant sur la révision des procédures de subdélégation, l’amélioration des analyses de risques liée aux résultats des vérifications, la définition ou la révision des procédures et des listes de contrôle, l’application de la politique de formation et la publication des décisions de nomination, de transfert et de statut; demande instamment au Comité de présenter, d’ici à la fin juin 2016, un plan d’action conçu par le service audité, qui devrait fixer des délais pour la mise en œuvre des mesures correctives nécessaires;

32.

se félicite de l’adoption par le Comité d’une décision établissant les règles en matière de dénonciation des dysfonctionnements (1), qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2016; estime, cependant, que leur mise en place a beaucoup trop tardé; invite le Comité à les publier et à informer l’autorité de décharge des progrès réalisés dans la mise en œuvre de ces règles dans le rapport annuel d’activités; se félicite, toutefois, de ce que le Comité des régions collabore étroitement avec le Comité économique et social européen pour élaborer leurs règles internes sur les lanceurs d’alerte, étant donné qu’ils ont certains services et effectifs en commun; salue également le fait que les règles s’appliquent rétroactivement;

33.

juge inacceptable que le Comité s’occupe de la même affaire de dénonciation des dysfonctionnements depuis 2003 et que, malgré les arrêts rendus par le Tribunal de la fonction publique en 2013 (2) et en 2014 (3), ainsi que la résolution de décharge du Parlement du 29 avril 2015 (4), il n’ait pas encore obtempéré, reconnu que l’action du demandeur était légitime et enfin clos l’affaire; demande instamment au Comité de prendre toutes les mesures nécessaires pour remédier à cette situation sans plus tarder et admettre publiquement que les constatations du lanceur d’alerte étaient correctes, comme l’ont indiqué l’Office européen de lutte antifraude et d’autres organes de l’Union; invite le Comité à tenir le Parlement informé des progrès réalisés concernant cette affaire avant la fin juin 2016;

34.

prend acte des informations fournies par le Comité selon lesquelles aucune situation de conflit d’intérêts n’est survenue au cours de l’exercice 2014; prie instamment le Comité de publier les CV et les déclarations d’intérêts de tous les membres et hauts fonctionnaires et d’adopter une politique interne et des règles claires en matière de prévention et de gestion des conflits d’intérêts et des situations de «pantouflage», conformément aux lignes directrices publiées par la Commission; invite le Comité à transmettre ces CV, déclarations d’intérêts et règles au Parlement d’ici à la fin juin 2016;

35.

prend note des efforts et des progrès réalisés par le Comité en ce qui concerne le renforcement de sa politique d’information et de communication; encourage le Comité à accroître la coopération interinstitutionnelle afin d’améliorer la communication et la visibilité ainsi que de renforcer la présence des membres des institutions au niveau national; accueille favorablement à cet égard toute mesure du Comité permettant d’améliorer le flux d’informations et, donc, la transparence;

36.

insiste sur la nécessité d’écarter au plus vite les risques identifiés lors des audits et des analyses de risques qui ont été réalisés, notamment dans les domaines de la gestion financière et des aspects opérationnels et organisationnels; demande une présentation détaillée des mesures d’atténuation proposées par le Comité et un calendrier précis pour leur mise en œuvre, d’ici à la fin juin 2016;

37.

demande au Comité d’informer le Parlement des actions destinées à «engager la participation» des citoyens de l’Union, par exemple des situations qui ont donné lieu à des échanges mutuels avec les citoyens et à une participation de ces derniers et dans lesquelles des résultats directs — mesurables, ciblés et ayant un impact visible — ont été obtenus grâce à cette participation.