1.12.2015   

FR

Journal officiel de l'Union européenne

L 314/36

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vu sa décision concernant la décharge sur l'exécution du budget de l'Institut européen d'innovation et de technologie pour l'exercice 2013,

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vu l'article 94 et l'annexe V de son règlement,

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vu le deuxième rapport de la commission du contrôle budgétaire (A8-0282/2015),

1.

rappelle que la Cour des comptes (ci-après dénommée «Cour»), dans son rapport sur les comptes annuels de l'Institut européen d'innovation et de technologie (ci-après dénommé «Institut») pour l'exercice 2013, a déclaré, pour la deuxième année consécutive, n'avoir pas obtenu d'assurance raisonnable quant à la légalité et à la régularité des opérations de subvention; note que la Cour a estimé que la qualité des certificats, qui couvrent environ 87 % des dépenses de subventions, était compromise du fait qu'ils étaient délivrés par des cabinets d'audit indépendants engagés par les bénéficiaires des subventions; rappelle également que, pour remédier aux insuffisances en matière de qualité des certificats d'audit, l'Institut a amélioré les instructions fournies aux auditeurs responsables de la certification et a transmis les instructions mises à jour aux «Communautés de la connaissance et de l'innovation» (CCI), les bénéficiaires de ses subventions, en juin 2013;

2.

constate que, selon les informations fournies par l'Institut, l'amélioration des instructions a permis une amélioration de la qualité des certificats d'audit reçus relatifs à des opérations de subvention au titre de l'exercice 2013 pour lesquelles les paiements finaux ont été effectués en 2014;

3.

prend acte du fait que, depuis les conventions de subvention de 2014, l'Institut utilise la même méthode de certification par des auditeurs que celle appliquée à tous les autres programmes réalisés au titre du programme-cadre «Horizon 2020»; constate que l'utilisation d'une méthode de certification plus détaillée et plus cohérente a encore accru le niveau d'assurance obtenu lors des vérifications ex ante;

4.

rappelle que l'Institut a instauré des vérifications ex post complémentaires des opérations de subvention, qui forment un second niveau d'assurance de la légalité et de la régularité des opérations en question; prend acte du fait que l'Institut a procédé à des audits «sur place», qui ont couvert environ 40 % des subventions versées au titre des conventions de subvention de 2013; relève que ces audits se sont soldés par un recouvrement de 263 239 EUR, sur un montant total contrôlé de 29 163 272 EUR; note que le taux d'erreur détecté, sur l'échantillon contrôlé, s'élève à 0,90 % et le taux d'erreur résiduel à 0,69 %, des valeurs inférieures au seuil de signification, fixé à 2 %; constate que la Cour n'a pas formulé de commentaires ni de conclusions concernant les vérifications ex ante et ex post dans ses observations préliminaires sur l'exercice 2014;

5.

note que, selon les informations fournies par l'Institut, celui-ci a amélioré ses procédures de passation des marchés publics depuis 2013 et qu'il a adopté une démarche proactive après la détection d'erreurs par la Cour; relève notamment que l'Institut a annulé les deux contrats-cadres conclus en 2010 et en 2012 pour lesquels il était apparu que le recours à la procédure négociée avait été irrégulier; relève en outre que l'Institut a procédé à une révision de ses procédures, circuits et modèles internes afin de respecter pleinement les règles de passation des marchés publics applicables, en accordant une attention toute particulière à la bonne planification et à la bonne estimation des besoins; prend acte du fait que l'Institut a recruté un responsable des marchés publics supplémentaire en 2015 et qu'il a organisé une série de formations sur les marchés publics pour son personnel;

6.

prend acte du fait que dans le prolongement de la mission de conseil menée par sa structure d'audit interne, l'Institut a pris les mesures suivantes:

7.

constate que, selon les informations fournies par l'Institut, aucune erreur n'a été détectée pour l'exercice 2014 en matière de passation de marchés publics; constate, par ailleurs, que le taux d'erreur résiduel en matière de dépenses de subvention s'élève à 0,69 % et le taux d'erreur combiné en matière de dépenses administratives et opérationnelles à environ 0,5 % du total des paiements effectués en 2014; attend avec intérêt le rapport de la Cour sur les comptes annuels de l'Institut relatifs à l'exercice 2014 pour savoir s'il confirmera ces constatations;

8.

confirme que l'Institut a obtenu les certificats d'audit sur les coûts des activités complémentaires des CCI survenus durant la période 2010-2014; relève que l'Institut a procédé à la révision du portefeuille des activités complémentaires des CCI afin de garantir que seules les activités clairement liées aux activités à valeur ajoutée des CCI financées par l'Institut soient acceptées;

9.

note que le financement fourni par l'Institut aux CCI durant la période 2010-2014 n'a pas excédé le plafond de 25 % fixé par les conventions-cadres de partenariat unissant les CCI et l'Institut;

10.

constate que l'Institut a amélioré ses procédures de planification et de suivi de l'exécution budgétaire; prend acte du fait que ces procédures prévoient désormais une évaluation plus rigoureuse de toute activité proposée dont l'incidence budgétaire excède 50 000 EUR, ainsi que l'établissement de nouveaux documents de planification qui permettent une bonne définition des besoins en matière de ressources humaines et financières et leur mise à disposition aux fins de la réalisation des activités prévues; constate, par ailleurs, que le lien entre les activités prévues et l'allocation des ressources a été renforcé par le rattachement du programme de travail annuel au budget annuel;

11.

constate que l'Institut a, conjointement avec les CCI, nettement amélioré la capacité d'absorption des CCI de première génération durant la période 2010-2014, avec un taux de croissance annuelle moyen des subventions absorbées par l'Institut qui s'établit à 85 %; constate en outre que le comité directeur de l'Institut a sélectionné et désigné deux partenariats qui formeront les CCI de la deuxième génération, ce qui accroîtra encore la capacité d'absorption à compter de l'exercice 2015 et améliorera le taux d'exécution budgétaire de l'Institut;

12.

rappelle que la faiblesse du taux d'exécution budgétaire pour le titre I (dépenses de personnel) est essentiellement liée à la forte rotation du personnel et au fait que la réglementation relative à l'ajustement des traitements n'a pas encore été adoptée; prend acte du fait que l'analyse des entretiens de départ de poste a fait apparaître que le manque de perspectives de carrière claires, la difficulté de l'environnement de travail et la faible attractivité des rémunérations, liée au coefficient correcteur pour la Hongrie, constituent les principales raisons de la forte rotation du personnel;

13.

reconnaît que l'Institut a pris des mesures pour limiter la forte rotation du personnel; constate notamment des améliorations dans la gestion des vacances de poste et l'élaboration d'un système d'évaluation et de reclassification qui a amélioré les perspectives de carrière et renforcé le niveau d'encadrement intermédiaire; se félicite de la baisse du taux de rotation du personnel, qui est passé de 20-25 % sur la période 2012-2013 à 12 % en 2014; prend acte du fait que les quatre postes encore vacants devraient être progressivement pourvus au cours de l'année 2015;

14.

constate que le service d'audit interne de la Commission a publié en juin 2014 un rapport d'audit de suivi relatif aux progrès accomplis dans la mise en œuvre du plan d'action résultant de l'«Examen limité de la gestion des subventions — préparation des conventions de subvention annuelles»; prend note du fait que le service d'audit interne a clos deux de ses six recommandations initiales et a réévalué à la baisse la qualification d'une des recommandations restantes, qu'il a fait passer de «critique» à «très importante»;

15.

constate que le service d'audit interne a effectué une mission d'information à l'Institut en décembre 2014 afin d'examiner les progrès accomplis dans la mise en œuvre des recommandations en suspens; constate en outre qu'à l'issue de cette visite, le service d'audit interne a reconnu que le processus d'allocation des subventions annuelles avait été amélioré et que toutes les actions détaillées, soit terminées, soit en cours, soit prévues, qui lui avaient été présentées au cours de la visite tenaient dûment compte des risques qui avaient été mis en évidence dans l'examen limité réalisé par le service;

16.

constate que sur les 25 mesures résultant du plan d'action, 18 ont été mises en œuvre et que la mise en œuvre des sept mesures restantes est en cours; constate, en outre, que trois de ces sept mesures doivent être mises en œuvre avant la fin de l'année 2015, après signature de la convention-cadre de partenariat modifiée entre l'Institut et les CCI; prend note des informations fournies par l'Institut selon lesquelles la mise en œuvre des mesures restantes se poursuit comme prévu;

17.

constate que la structure d'audit interne a réalisé sept missions d'audit et de conseil en 2014 et prend note des mesures prises par l'Institut suivant les recommandations de la structure d'audit interne.