«ANNEXE I C

INSTRUCTIONS SPÉCIFIQUES POUR REMPLIR LES DOCUMENTS DE NOTIFICATION ET DE MOUVEMENT

I.   Introduction

1.   Les présentes instructions fournissent les explications nécessaires pour remplir les documents de notification et de mouvement. Ces documents sont compatibles avec la convention de Bâle (1), la décision de l'OCDE (2) (qui ne couvre que les transferts de déchets destinés à des opérations de valorisation dans la zone de l'OCDE) et le présent règlement, puisqu'ils tiennent compte des exigences spécifiques énoncées dans ces trois instruments. Étant donné que les documents ont été rédigés dans des termes suffisamment généraux pour s'appliquer aux trois instruments, toutes les cases ne sont pas applicables à l'ensemble des instruments et il ne sera peut-être donc pas nécessaire de toutes les remplir dans certains cas. Chaque fois qu'une exigence spécifique ne concerne qu'un seul système de contrôle, cela a été signalé par une note de bas de page. Il est également possible que des dispositions d'application nationales utilisent une terminologie qui diffère de celle adoptée dans la convention de Bâle et dans la décision de l'OCDE. Ainsi, le terme “transfert” est utilisé dans le présent règlement à la place du terme “mouvement”, et les titres des documents de notification et de mouvement reflètent donc cette variation en employant les termes “mouvement/transfert”.

2.   Les termes “élimination” et “valorisation” figurent tous deux dans les documents, étant donné qu'ils ne sont pas définis de la même manière dans les trois instruments. Le règlement de la Communauté européenne et la décision de l'OCDE emploient le terme “élimination” pour faire référence aux opérations d'élimination énumérées à l'annexe IVA de la convention de Bâle et à l'appendice 5.A de la décision de l'OCDE, et le terme “valorisation” pour les opérations de valorisation énumérées à l'annexe IVB de la convention de Bâle et à l'appendice 5.B de la décision de l'OCDE. Dans la convention de Bâle, toutefois, le terme “élimination” est utilisé pour faire référence à la fois aux opérations d'élimination et de valorisation.

3.   Les autorités compétentes d'expédition sont chargées de fournir et de délivrer les documents de notification et de mouvement (version papier et version électronique). À cette occasion, elles utiliseront un système de numérotation qui permet de retracer le parcours de l'envoi de déchets considéré. Le système de numérotation doit être précédé du code du pays d'expédition qui se trouve dans la norme ISO 3166. Au sein de l'UE, le code du pays à deux chiffres doit être suivi d'un espace. Il peut être suivi d'un code facultatif de quatre chiffres au maximum spécifié par l'autorité compétente, suivi d'un espace. Le système de numérotation doit se terminer par un numéro à six chiffres. À titre d'exemple, si le code du pays est XY et le numéro à six chiffres est 123456, le numéro de notification sera XY 123456 si aucun code facultatif n'a été spécifié. Si un code facultatif, par exemple 12, a été spécifié, le numéro de notification sera alors XY 12 123456. Toutefois, dans le cas où un document de notification ou de mouvement est transmis par voie électronique et qu'aucun code facultatif n'est spécifié, il convient d'insérer “0000” à la place du code facultatif (exemple: XY 0000 123456); dans le cas où un code optionnel de moins de quatre chiffres est spécifié, par exemple 12, le numéro de notification se présentera sous la forme suivante: XY 0012 123456.

4.   Les pays souhaiteront peut-être délivrer les documents dans un format papier conforme à leurs normes nationales (normalement ISO A 4, comme le recommandent les Nations unies). Toutefois, afin de faciliter l'utilisation de documents au niveau international et de tenir compte de la différence entre le format ISO A4 et le format de papier utilisé en Amérique du Nord, la taille des cadres des formulaires ne doit pas dépasser 183 × 262 mm, avec des marges alignées en haut et à gauche du papier. Le document de notification (cases 1 à 21, y compris les notes de bas de page) doit tenir sur une page, et la liste d'abréviations et de codes utilisée dans le document de notification figurer sur une deuxième page. En ce qui concerne le document de mouvement, les cases 1 à 19, y compris les notes de bas de page, doivent tenir sur une page, et les cases 20 à 22 ainsi que la liste d'abréviations et de codes utilisée dans le document de mouvement figurer sur une deuxième page.

II.   Objectif des documents de notification et de mouvement

5.   Le document de notification vise à fournir aux autorités compétentes concernées les informations dont elles ont besoin pour évaluer l'acceptabilité des transferts de déchets proposés. Il prévoit également un espace pour que les autorités accusent réception de la notification et, le cas échéant, accordent leur consentement écrit à un transfert proposé.

6.   Le document de mouvement doit en permanence accompagner l'envoi de déchets, à partir du moment où celui-ci quitte les installations du producteur de déchets jusqu'à son arrivée dans une installation d'élimination ou de valorisation située dans un autre pays. Toute personne qui prend en charge un transfert [les transporteurs et éventuellement le destinataire (3)] doit signer le document de mouvement lors de la livraison ou lors de la réception des déchets en question. Des espaces sont également prévus dans le document de mouvement afin de consigner le passage de l'envoi par les bureaux de douane de tous les pays concernés (comme l'exige le présent règlement). Enfin, le document doit être utilisé par l'installation compétente d'élimination ou de valorisation pour certifier que les déchets ont été reçus et que l'opération de valorisation ou d'élimination a été menée à terme.

III.   Exigences générales

7.   Un transfert prévu soumis à la procédure de notification et de consentement écrits préalables ne peut avoir lieu avant que les documents de notification et de mouvement aient été remplis conformément au présent règlement, compte tenu de l'article 16, points a) et b), et doit nécessairement être effectué durant la période de validité des consentements écrits ou tacites de toutes les autorités compétentes concernées.

8.   Les exemplaires imprimés des documents doivent être dactylographiés ou remplis en lettres capitales, à l'encre permanente. Les signatures doivent toujours être apposées à l'encre permanente, et le nom du représentant habilité, en lettres capitales, doit accompagner la signature. Une erreur mineure (par exemple, l'utilisation d'un code erroné pour un déchet) peut être corrigée avec l'approbation des autorités compétentes. Le nouveau texte doit apparaître clairement et être signé ou visé, et la date de la modification doit être indiquée. Pour les corrections ou changements majeurs, il faut remplir un nouveau formulaire.

9.   Les formulaires ont également été conçus pour être faciles à remplir électroniquement. Dans le cas de formulaires remplis électroniquement, il convient de prendre des mesures de sécurité appropriées contre toute utilisation abusive. Tout changement apporté à un formulaire rempli avec l'approbation des autorités compétentes doit être visible. Lors de l'utilisation de formulaires électroniques transmis par courrier électronique, une signature numérique est nécessaire.

10.   Afin de simplifier la traduction, pour plusieurs cases, il y a lieu d'utiliser un code plutôt que du texte. Toutefois, lorsque du texte est demandé, il doit être présenté dans une langue acceptée par les autorités compétentes du pays de destination et, le cas échéant, par les autres autorités concernées.

11.   Il convient d'utiliser un format à six chiffres pour indiquer la date. Par exemple, la date du 29 janvier 2006 doit être présentée comme suit: 29.01.06 (jour.mois.année).

12.   Lorsqu'il est nécessaire d'ajouter des annexes aux documents pour fournir des informations supplémentaires, chaque annexe doit comporter le numéro de référence du document concerné et spécifier la case à laquelle elle se rapporte.

IV.   Instructions spécifiques pour remplir le document de notification

13.   Le notifiant (4) doit compléter les cases 1 à 18 (à l'exception du numéro de notification à la case 3) au moment de la notification. Dans certains pays tiers non membres de l’OCDE, l’autorité compétente d’expédition peut remplir ces cases. Si cela est matériellement possible, lorsque le notifiant n'est pas le producteur initial, ce dernier ou une des personnes visées à l'article 2, point 15 a) ii) ou iii), signe également le document dans la case 17, conformément à l’article 4, deuxième alinéa, point 1, et à l'annexe II, partie 1, point 26.

14.   Cases 1 (voir annexe II, partie 1, points 2 et 4) et 2 (annexe II, partie 1, point 6): Fournir les informations requises (indiquer le numéro d'enregistrement, le cas échéant, l'adresse avec le nom du pays et les numéros de téléphone et de télécopieur avec l’indicatif du pays; la personne de contact sera responsable du transfert et des incidents éventuels qui peuvent survenir durant celui-ci). Dans certains pays tiers, il est possible que ces informations concernent plutôt l'autorité compétente d'expédition. Le notifiant peut être un négociant ou un courtier, conformément à l'article 2, point 15, du présent règlement. Dans ce cas, fournir en annexe une copie du contrat ou la preuve de l'existence du contrat (ou une déclaration certifiant son existence) entre le producteur, le nouveau producteur ou collecteur et le courtier ou négociant (voir annexe II, partie 1, point 23). Les numéros de téléphone et de télécopieur et les adresses électroniques devraient faciliter le contact entre toutes les personnes concernées, à tout moment, en cas d'incident lors du transfert.

15.   Normalement, le destinataire est l'installation d'élimination ou de valorisation indiquée à la case 10. Dans certains cas toutefois, le destinataire peut être une autre personne, par exemple un négociant ou un courtier (5) ou une personne morale, comme le siège ou l'adresse postale de l'installation d'élimination ou de valorisation qui reçoit les déchets mentionnée à la case 10. Un négociant, un courtier ou une personne morale, pour agir comme destinataire, doit relever de la juridiction du pays de destination et exercer une forme de contrôle juridique sur les déchets au moment de leur arrivée dans le pays de destination. Les informations relatives au négociant, au courtier ou à la personne morale doivent alors être consignées dans la case 2.

16.   Case 3 (voir annexe II, partie 1, points 1, 5, 11 et 19): Lors de la délivrance du document de notification, l'autorité compétente fournit, conformément à son propre système, un numéro d'identification qui sera imprimé dans cette case (voir point 3 ci dessus). Sous A, “transfert unique” correspond à une notification unique et “transferts multiples” à une notification générale. Sous B, indiquer le type d'opération à laquelle les déchets transférés sont destinés. Sous C, le consentement préalable se réfère à l'article 14 du présent règlement.

17.   Cases 4 (voir annexe II, partie 1, point 1), 5 (voir annexe II, partie 1, point 17) et 6 (voir annexe II, partie 1, point 12): Indiquer le nombre de transferts dans la case 4 et, dans la case 6, la date prévue du transfert unique ou, en cas de transferts multiples, la date des premier et dernier transferts. Dans la case 5, indiquer les quantités maximale et minimale de déchets estimées en tonnes [1 tonne équivaut à 1 mégagramme (Mg) ou 1 000 kg]. Dans certains pays tiers, l’indication du volume en mètres cubes (1 mètre cube équivaut à 1 000 litres) ou dans d'autres unités métriques, en kilogrammes ou en litres, par exemple, est acceptée. Lorsque d'autres unités de mesure sont utilisées, l’unité de mesure peut alors être précisée, et l’unité figurant dans le document, biffée. La quantité totale transférée ne doit pas dépasser la quantité maximale déclarée dans la case 5. La période prévue pour les transferts à la case 6 ne peut pas dépasser un an, à l'exception des transferts multiples vers des installations de valorisation bénéficiant d'un consentement préalable conformément à l'article 14 du présent règlement [voir point 16] pour lesquels la période prévue ne peut pas dépasser trois ans. Tous les transferts doivent avoir lieu au cours de la période de validité des consentements écrits ou tacites de toutes les autorités compétentes concernées, accordés par lesdites autorités conformément à l’article 9, paragraphe 6, du présent règlement. Dans le cas de transferts multiples, certains pays tiers peuvent, sur la base de la convention de Bâle, demander que les dates prévues ou la fréquence prévue et la quantité estimée de chaque transfert soient indiquées dans les cases 5 et 6 ou jointes en annexe. Lorsqu'une autorité compétente délivre un consentement écrit pour le transfert et que la période de validité de ce consentement spécifiée à la case 20 diffère de la période indiquée à la case 6, la décision de l'autorité compétente prime les informations figurant dans la case 6.

18.   Case 7 (voir annexe II, partie 1, point 18): Les types de conditionnement doivent être indiqués conformément aux codes fournis sur la liste d’abréviations et de codes jointe au document de notification. Si des précautions spéciales de manutention sont nécessaires, notamment en vertu des instructions de manutention des producteurs à l’intention des employés, des informations dans les domaines de la santé et de la sécurité, y compris en ce qui concerne les déversements accidentels, et des instructions écrites pour le transport de marchandises dangereuses, cocher la case appropriée et joindre l’information dans une annexe.

19.   Case 8 (voir annexe II, partie 1, points 7 et 13): Fournir les informations requises (indiquer le numéro d'enregistrement, le cas échéant, l'adresse avec le nom du pays et les numéros de téléphone et de télécopieur avec l’indicatif du pays; la personne de contact sera responsable du transfert). Si plusieurs transporteurs interviennent, il convient de joindre au document de notification une liste complète donnant les informations requises pour chacun d'eux. Lorsque le transport est organisé par un commissionnaire de transport, ses coordonnées et les informations concernant les transporteurs effectifs doivent être jointes en annexe. Fournir des preuves de l'enregistrement du ou des transporteurs concernant le transport de déchets (par exemple, déclaration certifiant son existence) dans une annexe (voir annexe II, partie 1, point 15). Les moyens de transport doivent être indiqués conformément aux abréviations fournies sur la liste d’abréviations et de codes jointe au document de notification.

20.   Case 9 (voir annexe II, partie 1, points 3 et 16): Fournir les informations requises sur le producteur des déchets (6). Il convient d'indiquer le numéro d'enregistrement du producteur, le cas échéant. Si le notifiant est le producteur des déchets, indiquer “voir case 1”. Si les déchets ont été produits par plusieurs producteurs, indiquer “voir liste jointe” et annexer une liste fournissant les informations demandées pour chacun d'eux. Lorsque le producteur n'est pas connu, donner le nom de la personne qui a les déchets en sa possession ou qui en a le contrôle (détenteur). Fournir également des informations sur le procédé de production des déchets et sur le site de production.

21.   Case 10 (voir annexe II, partie 1, point 5): Fournir les informations requises (indiquer la destination des déchets transférés en cochant la case “installation d'élimination” ou “installation de valorisation”, le numéro d'enregistrement, le cas échéant et le lieu effectif de l'élimination/de la valorisation s'il est différent de l'adresse de l'installation). Si l’entreprise assurant l’élimination ou la valorisation des déchets est également le destinataire de l’envoi, indiquer «voir case 2». Si l’opération d'élimination ou de valorisation correspond aux codes D13, D14, D15 ou R12/R13 (conformément aux annexes II A et II B de la directive 2006/12/CE relative aux déchets), l'installation assurant l'opération doit être indiquée dans la case 10 ainsi que le lieu où l'opération sera effectuée. En pareil cas, il convient de fournir en annexe les informations correspondantes sur l'installation ou les installations assurant ultérieurement certaines opérations, lorsque les opérations R12/R13 ou D13, D14, D15 et l'opération ou les opérations D1 à D12 ou R1 à R11 ont lieu ou peuvent avoir lieu. Si l'installation de valorisation ou d'élimination figure à l'annexe I, catégorie 5, de la directive 96/61/CE du 24 septembre 1996 relative à la prévention et à la réduction intégrées de la pollution, des éléments de preuve d'une autorisation valable (par exemple, une déclaration certifiant son existence) délivrée conformément aux articles 4 et 5 de ladite directive doivent être fournis en annexe si l'installation est située dans la Communauté européenne.

22.   Case 11 (voir annexe II, partie 1, points 5, 19 et 20): Indiquer le type d'opération de valorisation ou d'élimination en utilisant les codes R ou D des annexes II A ou II B de la directive 2006/12/CE relative aux déchets (voir également la liste d'abréviations et de codes jointe au document de notification) (7). Si l'opération d'élimination ou de valorisation est une opération D13, D14, D15 ou R12/R13, les informations correspondantes sur les opérations ultérieures (toute opération R12/R13 ou D13, D14, D15 ainsi que D1 à D12 ou R1 à R11) doivent être fournies en annexe. Indiquer également la technique utilisée. Si les déchets sont destinés à être valorisés, indiquer en annexe la méthode envisagée pour l'élimination des résidus de déchets après valorisation, le volume des matières valorisées par rapport aux résidus de déchets et aux déchets non valorisables, la valeur estimée des matières valorisées ainsi que le coût de la valorisation et le coût de l'élimination des résidus de déchets. En outre, en cas d'importation à destination de la Communauté de déchets destinés à être éliminés, indiquer, dans la rubrique “motif de l'exportation” une demande préalable dûment motivée du pays d'expédition conformément à l'article 41, paragraphe 4, du présent règlement et joindre cette demande en annexe. Certains pays tiers en dehors de l'OCDE peuvent également, sur la base de la convention de Bâle, demander de spécifier le motif de l'exportation.

23.   Case 12 (voir annexe II, partie 1, point 16): Donner le ou les noms sous lesquels les matières sont communément appelées ou le nom commercial ou les noms de leurs principaux composants (en termes de quantité et/ou de dangerosité) et leurs concentrations relatives (exprimées en pourcentage), si elles sont connues. En cas de mélange de déchets, indiquer les mêmes informations pour les différentes parties et indiquer lesquelles sont destinées à être valorisées. Une analyse chimique de la composition des déchets peut être demandée conformément à l'annexe II, partie 3, point 7, du présent règlement. Joindre des informations complémentaires en annexe, le cas échéant.

24.   Case 13 (voir annexe II, partie 1, point 16). Indiquer les caractéristiques physiques des déchets à des températures et à des pressions normales.

25.   Case 14 (voir annexe II, partie 1, point 16): Indiquer le code d’identification des déchets conformément aux annexes III, III A, III B, IV ou IV A du présent règlement. Mentionner le code conformément au système adopté dans le cadre de la convention de Bâle [dans la rubrique i) de la case 14] et, le cas échéant, aux systèmes adoptés dans la décision de l’OCDE [rubrique ii)] et aux autres systèmes de classification reconnus [rubriques iii) à xii)]. Comme le prévoit l’article 4, deuxième alinéa, point 6), du présent règlement, n’indiquer qu’un seul code d’identification des déchets (prévus aux annexes III, III A, III B, IV ou IV A du présent règlement), sauf dans les deux cas suivants: en ce qui concerne les déchets pour lesquels il n'existe pas de rubrique propre dans les annexes III, III B, IV ou IV A, ne spécifier qu’un seul type de déchets; en ce qui concerne les mélanges de déchets pour lesquels il n'existe pas de rubrique propre dans les annexes III, III B, IV ou IV A, à moins qu'ils ne figurent à l'annexe III A, spécifier le code relatif à chaque partie de ces déchets par ordre d'importance (si nécessaire dans une annexe).

a)   Rubrique i): Les codes figurant à l’annexe VIII de la convention de Bâle doivent être utilisés pour les déchets soumis à la procédure de notification et de consentement écrits préalables (voir annexe IV, partie I, du présent règlement). Les codes figurant à l’annexe IX de la convention de Bâle doivent être utilisés pour les déchets qui ne sont normalement pas soumis à la procédure de notification et de consentement écrits préalables mais qui, pour des raisons particulières comme la contamination par des matières dangereuses (voir annexe III, premier alinéa, du présent règlement) ou une classification différente en vertu de l’article 63 du présent règlement ou de réglementations nationales (8), sont soumis à cette procédure (voir annexe III, partie I, du présent règlement). Les annexes VIII et IX de la convention de Bâle figurent à l'annexe V du présent règlement, dans le texte de la convention de Bâle ainsi que dans le manuel d'instructions disponible auprès du secrétariat de ladite convention. Si les déchets ne sont pas répertoriés dans les annexes VIII ou IX de la convention, indiquer “non répertorié”.

b)   Rubrique ii): Les pays membres de l’OCDE doivent indiquer les codes OCDE applicables aux déchets figurant à l’annexe III, partie II, et à l’annexe IV, partie II, du présent règlement, c’est-à-dire aux déchets qui ne sont pas répertoriés dans les annexes de la convention de Bâle ou pour lesquels le niveau de contrôle prévu au présent règlement est différent de celui exigé par ladite convention. Si les déchets ne sont pas répertoriés à l'annexe III, partie II, et à l'annexe IV, partie II, du présent règlement, indiquer “non répertorié”.

c)   Rubrique iii): Les États membres de l’Union européenne doivent indiquer les codes figurant sur la liste des déchets de la Communauté européenne (voir décision 2000/532/CE de la Commission dans sa version modifiée (9). Ces codes peuvent également être énumérés à l’annexe III B du présent règlement.

d)   Rubriques iv) et v): Le cas échéant, il convient d’indiquer les codes nationaux d'identification autres que ceux de la liste de déchets de la Communauté européenne utilisés dans le pays d’expédition et, s’il est connu, dans le pays de destination. Ces codes peuvent être inclus dans les annexes III A, III B et IV A du présent règlement.

e)   Rubrique vi): Si nécessaire ou exigé par les autorités compétentes, indiquer ici tout autre code ou renseignement supplémentaire permettant de faciliter l’identification des déchets.

f)   Rubrique vii): Indiquer, s’ils existent, le ou les codes Y conformément aux “catégories de déchets à contrôler” (voir annexe I de la convention de Bâle et l’appendice 1 de la décision de l’OCDE) ou aux “catégories de déchets demandant un examen spécial” mentionnées à l’annexe II de la convention de Bâle (voir annexe IV, partie I, du présent règlement ou l’annexe 2 du manuel d’instructions relatif à la convention de Bâle). Les codes Y ne sont pas exigés au titre du présent règlement et de la décision de l’OCDE, excepté lorsque le transfert concerne une des deux “catégories de déchets demandant un examen spécial” conformément à la convention de Bâle (Y46 et Y47 ou déchets de l’annexe II), auquel cas il convient de mentionner le code Y prévu par ladite convention. Il est néanmoins nécessaire d’indiquer le ou les codes Y pour les déchets définis comme dangereux au sens de l’article 1er, paragraphe 1, point a), de la convention de Bâle, afin de respecter les obligations d’information au titre de cette convention.

g)   Rubrique viii): Le cas échéant, indiquer le ou les codes H applicables, c’est-à-dire les codes précisant les caractéristiques de danger que présentent les déchets (voir la liste d’abréviations et de codes jointe au document de notification). Si les déchets ne présentent aucune caractéristique de danger au sens de la convention de Bâle, mais qu'ils sont dangereux conformément à l'annexe III de la directive 91/689/CEE relative aux déchets dangereux, indiquer le ou les codes H figurant à ladite annexe III et les faire suivre de la mention “CE” (par exemple H14 CE).

h)   Rubrique ix): Le cas échéant, indiquer ici la ou les classes ONU, qui précisent les caractéristiques de danger des déchets conformément à la classification des Nations unies (voir la liste d’abréviations et de codes jointe au document de notification) et sont nécessaires en vue du respect des règles internationales régissant le transport des marchandises dangereuses [voir les recommandations des Nations unies relatives au transport des marchandises dangereuses. Règlement type (Livre orange), dernière édition] (10).

i)   Rubriques x) et xi): Le cas échéant, indiquer dans ces cases le ou les numéros d’identification ainsi que la ou les dénominations appropriés définis par les Nations unies. Ces numéros et dénominations sont utilisés aux fins de l’identification des déchets conformément à la classification des Nations unies et sont nécessaires en vue du respect des règles internationales régissant le transport des marchandises dangereuses [voir les recommandations des Nations unies relatives au transport des marchandises dangereuses. Règlement type (Livre orange), dernière édition].

j)   Rubrique xii): Le cas échéant, indiquer ici le ou les codes douaniers permettant aux bureaux de douane d'identifier les déchets (voir la liste des codes et des marchandises du “système harmonisé de désignation et codification des marchandises” établi par l’Organisation mondiale des douanes).

26.   Case 15 (voir annexe II, partie 1, points 8, 9, 10 et 14): À la ligne a) de la case 15, indiquer le nom des pays (11) d’expédition, de transit et de destination ou les codes de chaque pays conformément à la norme ISO 3166 (12). À la ligne b), indiquer, le cas échéant, le numéro de code des autorités compétentes de chaque pays et, à la ligne c), mentionner comme point d'entrée ou de sortie d'un pays donné le nom du point de passage frontalier ou du port et, s'il y a lieu, le numéro de code du bureau de douane. En ce qui concerne les pays de transit, fournir à la ligne c) les informations pour les points d'entrée et de sortie. Si plus de trois pays de transit sont concernés par le transfert, faire figurer les informations nécessaires dans une annexe. Fournir, dans une annexe également, l’itinéraire envisagé entre les points d'entrée et de sortie, y compris les variantes éventuelles, même en cas de circonstances imprévues.

27.   Case 16 (voir annexe II, partie 1, point 14): Fournir les informations requises en cas d'entrée, de passage ou de sortie de déchets dans l’Union européenne.

28.   Case 17 (voir annexe II, partie 1, points 21, 22, 24, 25, 26): Chaque exemplaire du document de notification doit être signé et daté par le notifiant (ou par le négociant ou le courtier si celui-ci agit comme notifiant) avant d'être envoyé aux autorités compétentes des États concernés. Dans certains pays tiers, l'autorité compétente d'expédition peut signer et dater le document. Lorsque le notifiant n'est pas le producteur initial, ce dernier, le nouveau producteur ou le collecteur signe et date également le document. On notera à cet égard que l’existence de plusieurs producteurs peut constituer une impossibilité matérielle (la législation nationale peut prévoir une définition de l’impossibilité matérielle). Par ailleurs, lorsque le producteur n’est pas connu, la signature du document incombe à la personne qui a les déchets en sa possession ou qui en a le contrôle (détenteur). La déclaration doit également certifier qu'il existe une assurance en responsabilité pour tout dommage occasionné à des tiers. Certains pays tiers peuvent exiger que la preuve de cette assurance ou d’une garantie financière ainsi qu’un contrat accompagnent le document de notification.

29.   Case 18: Indiquer le nombre d’annexes contenant des informations supplémentaires jointes au document de notification (13). Chaque annexe mentionne le numéro de notification du document auquel elle se rapporte; ce numéro figure dans le coin de la case 3.

30.   Case 19: En application de la convention de Bâle, l'autorité ou les autorités compétentes du ou des pays de destination (le cas échéant) et de transit délivrent un tel accusé. Conformément à la décision de l’OCDE, la délivrance de cet accusé incombe à l’autorité compétente du pays de destination. Certains pays tiers peuvent, en vertu de leur législation nationale, exiger que l'autorité compétente d'expédition délivre également un accusé de réception.

31.   Cases 20 et 21: La case 20 est utilisée par les autorités compétentes de tout pays concerné lorsque celles-ci accordent leur consentement écrit. La convention de Bâle (sauf lorsqu’un État décide de ne pas exiger de consentement écrit en ce qui concerne le transit et qu'il en informe les autres parties conformément à l'article 6, paragraphe 4, de ladite convention) et certains pays prévoient un consentement écrit obligatoire (conformément à l'article 9, paragraphe 1, du présent règlement, une autorité compétente de transit peut donner un consentement tacite), alors qu'un tel consentement n'est pas requis au titre de la décision de l'OCDE. Indiquer le nom du pays (ou son code, conformément à la norme ISO 3166). Si le transfert est soumis à des conditions particulières, l'autorité compétente concernée coche la case appropriée et précise ces conditions à la case 21 ou dans une annexe au document de notification. Si une autorité compétente souhaite formuler une objection au transfert, elle le fait en portant la mention “OBJECTION” dans la case 20. Elle explique ensuite les raisons de son objection dans la case 21 ou dans une lettre séparée.

V.   Instructions spécifiques pour remplir le document de mouvement

32.   Au moment de la notification, le notifiant remplit les cases 3, 4 et 9 à 14. Une fois que le notifiant a reçu le consentement des autorités compétentes d'expédition, de destination et de transit, ou que le consentement tacite peut être réputé acquis pour ce qui est de l'autorité compétente de transit, il remplit, avant le début effectif du transfert, les cases 2, 5 à 8 (sauf en ce qui concerne le moyen de transport, la date de prise en charge et la signature), 15 et, le cas échéant, 16. Dans certains pays non membres de l’OCDE, l’autorité compétente d’expédition peut remplir ces cases à la place du notifiant. Lorsqu’il entre en possession de l’envoi, le transporteur ou son représentant remplit les cases 8 a), 8 b) et 8 c) en y indiquant le moyen de transport et la date de prise en charge et en y apposant sa signature. Le cas échéant, il remplit également la case 16. Le destinataire remplit la case 17 lorsqu’il est différent de l’entreprise assurant l’élimination ou la valorisation et qu'il prend en charge un transfert de déchets après l’arrivée dans le pays de destination. Le cas échéant, il remplit également la case 16.

33.   Case 1: L'autorité compétente d'expédition indique le numéro de notification (à copier de la case 3 du document de notification).

34.   Case 2 (voir annexe II, partie 2, point 1): En cas de notification générale portant sur plusieurs transferts, mentionner le numéro de série du transfert ainsi que le nombre total de transferts prévus figurant dans la case 4 du document de notification (par exemple, indiquer “4/11” s’il s’agit du quatrième transfert sur un total prévu de onze dans le cadre de la notification générale considérée). En cas de notification unique, indiquer “1/1”.

35.   Cases 3 et 4: Reproduire les renseignements relatifs au notifiant (14) et au destinataire figurant dans les cases 1 et 2 du document de notification.

36.   Case 5 (voir annexe II, partie 2, point 6): Indiquer le poids réel des déchets en tonnes [1 tonne équivaut à 1 mégagramme (Mg) ou 1 000 kg]. Dans certains pays tiers, l’indication du volume en mètres cubes (1 mètre cube équivaut à 1 000 litres) ou dans d'autres unités métriques, en kilogrammes ou en litres par exemple, est acceptée. Lorsque d'autres unités de mesure sont utilisées, l’unité de mesure peut alors être précisée et l’unité figurant dans le document, biffée. Joindre, si possible, une copie des bons de pesage.

37.   Case 6 (voir annexe II, partie 2, point 2): Indiquer la date à laquelle le transfert débute réellement (voir également les instructions relatives à la case 6 du document de notification).

38.   Case 7 (voir annexe II, partie 2, points 7 et 8): Les types de conditionnement doivent être indiqués conformément aux codes fournis sur la liste d’abréviations et de codes jointe au document de mouvement. Si des précautions spéciales de manutention sont nécessaires, notamment en vertu des instructions de manutention des producteurs à l’intention des employés, des informations dans les domaines de la santé et de la sécurité, y compris en ce qui concerne les déversements accidentels, et des cartes d’urgence pour transports, cocher la case appropriée et joindre l’information dans une annexe. Indiquer également le nombre de colis dont se compose l'envoi.

39.   Case 8 a), 8 b) et 8 c) (voir annexe II, partie 2, points 3 et 4): Fournir les informations requises (indiquer le numéro d'enregistrement le cas échéant, l'adresse avec le nom du pays et les numéros de téléphone et de télécopieur avec l’indicatif du pays). Lorsque plus de trois transporteurs participent au transfert, il convient de joindre au document de mouvement les renseignements concernant chacun d’eux. Le moyen de transport, la date de prise en charge et la signature doivent être complétés par le transporteur ou le représentant du transporteur prenant possession de l'envoi. Une copie du document de mouvement signé est conservée par le notifiant. À chaque nouvelle prise en charge de l’envoi, le nouveau transporteur prenant possession de l’envoi ou son représentant respecte les mêmes obligations et signe également le document. Une copie du document signé est conservée par le transporteur précédant.

40.   Case 9: Reproduire les informations figurant dans la case 9 du document de notification.

41.   Cases 10 et 11: Reproduire les informations figurant dans les cases 10 et 11 du document de notification. Si l’entreprise assurant l’élimination ou la valorisation des déchets est également le destinataire de l’envoi, indiquer “Voir case 4” dans la case 10. Si l’opération d'élimination ou de valorisation correspond aux codes D13, D14, D15 ou R12/R13 (conformément aux annexes II A et II B de la directive 2006/12/CE relative aux déchets), les informations sur l’installation assurant l'opération, fournies dans la case 10, suffisent. Aucune autre information ne doit être incluse dans le document de mouvement en ce qui concerne les installations assurant ultérieurement les opérations R12/R13 ou D13, D14, D15 et celles chargées par la suite des opérations D1 à D12 ou R1 à R11.

42.   Cases 12, 13 et 14: Reproduire les informations figurant dans les cases 12, 13 et 14 du document de notification.

43.   Case 15 (voir annexe II, partie 2, point 9): Au moment du transfert, le notifiant (ou le négociant ou le courtier si celui-ci agit comme notifiant) signe et date le document de mouvement. Dans certains pays tiers, l’autorité compétente d'expédition, ou le producteur des déchets, conformément à la convention de Bâle, peut signer et dater ledit document. Conformément à l'article 16, point c), du présent règlement, joindre une copie du document de notification contenant les consentements écrits des autorités compétentes concernées par le document de mouvement, ainsi que les éventuelles conditions établies par elles. Certains pays tiers peuvent exiger que les originaux soient fournis.

44.   Case 16 (voir annexe II, partie 2, point 5): Cette case peut être utilisée par toute personne concernée par un transfert (le notifiant ou l’autorité compétente d'expédition, le cas échéant, le destinataire, toute autorité compétente, le transporteur) lorsque la législation nationale exige des informations plus détaillées sur un point précis (par exemple, des informations sur le port dans lequel se déroule un changement de mode de transport, l’indication du nombre de conteneurs et de leur numéro d'identification, ou encore des preuves ou des visas supplémentaires attestant que le transfert a obtenu le consentement des autorités compétentes). Préciser, dans la case 16 ou dans une annexe, les étapes d'acheminement (points de sortie et d'entrée de chaque pays concerné, y compris les bureaux de douane d'entrée et/ou de sortie et/ou d'exportation de la Communauté) et l’itinéraire (entre les points de sortie et d'entrée), y compris les variantes éventuelles, même en cas de circonstances imprévues.

45.   Case 17: Cette case doit être remplie par le destinataire, s’il est différent de l’entreprise assurant l’élimination ou la valorisation (voir paragraphe 15 ci-dessus) et qu'il prend en charge les déchets après l’arrivée du transfert dans le pays de destination.

46.   Case 18: Cette case doit être remplie par le représentant habilité de l’entreprise assurant l’élimination ou la valorisation lors de la réception du transfert. Cocher la case correspondant au type d’installation concerné. En ce qui concerne la quantité reçue, se référer aux instructions spécifiques relatives à la case 5 (point 36). Une copie signée du document de mouvement est remise au dernier transporteur. Si la réception du transfert est rejetée pour quelque raison que ce soit, le représentant de l’entreprise d’élimination ou de valorisation doit contacter immédiatement l'autorité compétente dont il relève. Conformément à l’article 16, point d), ou, le cas échéant, à l’article 15, point c), du présent règlement ainsi qu’à la décision de l’OCDE, une copie signée du document de mouvement doit être transmise dans les trois jours au notifiant et aux autorités compétentes des pays concernés (sauf en ce qui concerne les pays de transit membres de l'OCDE ayant informé le secrétariat de l'OCDE qu'ils ne souhaitaient pas recevoir de copie du document de mouvement). L'installation d’élimination ou de valorisation conserve l'original du document.

47.   Toute installation assurant une opération d’élimination ou de valorisation, y compris les opérations D13, D14, D15 ou R12/R13, doit certifier la réception des déchets. Les installations effectuant, dans le même pays, une opération D13, D14, D15 ou R12/R13, ou une opération D1 à D12 ou R1 à R11 après une opération D13, D14, D15 ou R12/R13, ne sont toutefois pas tenues de certifier la réception de l’envoi en provenance de l'installation ayant réalisé l'opération D13, D14, D15 ou R12/R13 initiale. Il ne faut donc pas utiliser la case 18 pour la réception finale de l’envoi dans pareil cas. Indiquer le type d'opération d'élimination ou de valorisation en utilisant les codes R ou D des annexes II A ou II B de la directive 2006/12/CE relative aux déchets, ainsi que la date approximative à laquelle l’élimination ou la valorisation des déchets sera achevée.

48.   Case 19: L’entreprise assurant l'élimination ou la valorisation des déchets remplit cette case afin de certifier l’achèvement des opérations d’élimination ou de valorisation. Conformément à l’article 16, point e), ou, le cas échéant, à l’article 15, point d), du présent règlement et à la décision de l’OCDE, une copie signée du document de mouvement, dont la case 19 aura été remplie, est transmise au notifiant ainsi qu'aux autorités compétentes d'expédition, de transit (non requis par la décision de l'OCDE) et de destination, le plus tôt possible, mais au plus tard trente jours après la réalisation de l'opération de valorisation ou d'élimination et au plus tard une année civile après la réception des déchets. Certains pays tiers non membres de l’OCDE peuvent exiger, conformément à la convention de Bâle, qu’une copie signée du document, dont la case 19 aura été remplie, soit transmise au notifiant et à l’autorité compétente d'expédition. Pour les opérations d’élimination ou de valorisation D13, D14, D15 ou R12/R13, les informations sur l'installation réalisant lesdites opérations fournies à la case 10 suffisent. Aucune autre information ne doit être incluse dans le document de mouvement en ce qui concerne les installations assurant ultérieurement les opérations R12/R13 ou D13, D14, D15 et celles chargées par la suite des opérations D1 à D12 ou R1 à R11.

49.   L’élimination ou la valorisation des déchets doit être certifiée par toute installation réalisant une quelconque opération d'élimination ou de valorisation, y compris les opérations D13, D14, D15 ou R12/R13. C’est pourquoi une installation effectuant une opération D13, D14, D15 ou R12/R13, ou une opération D1 à D12 ou R1 à R11 après une opération D13, D14, D15 ou R12/R13, ne doit pas utiliser la case 19 pour certifier l'élimination ou la valorisation des déchets, cette case ayant déjà été remplie par l'installation ayant réalisé l'opération D13, D14, D15 ou R12/R13 initiale. Chaque pays détermine la manière de certifier l’élimination ou la valorisation dans ce cas précis.

50.   Cases 20, 21 et 22: Ces cases sont utilisées pour le contrôle par les bureaux de douane aux frontières de la Communauté.»