1.   Sekakomitean puheenjohtajina toimivat yhdessä Euroopan unionin edustaja ja Japanin edustaja, jäljempänä ’puheenjohtajat’.

2.   Euroopan unionia edustaa sekakomiteassa Euroopan komissio, jota avustaa Euroopan unionin lentoturvallisuusvirasto, yhdessä Euroopan unionin jäsenvaltioiden ilmailuviranomaisten kanssa.

3.   Japania edustaa sekakomiteassa ulkoministeriö ja/tai Japanin edustusto Euroopan unionissa yhdessä maa-, infrastruktuuri-, liikenne- ja matkailuministeriön kanssa.

1.   Sekakomitea kokoontuu säännöllisin väliajoin jommankumman osapuolen pyynnöstä.

2.   Kokouspaikkana on mahdollisuuksien mukaan vuorotellen Bryssel ja Tokio. Vaihtoehtoisesti on mahdollista järjestää keskusteluja videoneuvotteluna. Videoneuvottelujen aikana hyväksytyillä päätöksillä ja suosituksilla on sama arvo kuin fyysisissä kokouksissa hyväksytyillä päätöksillä ja suosituksilla. Kun osapuolet ovat sopineet kokouksen ajankohdasta ja paikasta, Euroopan unionin osalta Euroopan komissio ja Japanin osalta ulkoministeriö kutsuvat kokouksen koolle.

3.   Elleivät puheenjohtajat muuta päätä, sekakomitean kokoukset eivät ole julkisia. Puheenjohtajien yhteisellä suostumuksella voidaan kokousten jälkeen julkaista lehdistötiedote.

4.   Kokoukset pidetään ja asiakirjat laaditaan englanniksi. Tulkkauksesta tai kääntämisestä toiselle kielelle aiheutuvista kuluista vastaa sitä pyytänyt osapuoli.

1.   Osapuolet ilmoittavat ennen kutakin kokousta toisilleen valtuuskuntiensa suunnitellun kokoonpanon ja nimeävät puheenjohtajansa.

2.   Puheenjohtajat voivat tapauskohtaisesti päättää ulkopuolisten osallistujien kutsumisesta sekakomitean kokouksiin antamaan tietoja tietyistä aiheista tai toimimaan tarkkailijoina.

1.   Puheenjohtajat laativat kunkin kokouksen alustavan esityslistan yhteisellä suostumuksella. Sihteerit toimittavat alustavan esityslistan ja kaikki asiaankuuluvat kokousasiakirjat osallistujille viimeistään viisitoista työpäivää ennen kokouspäivää.

2.   Sekakomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa. Muita kuin alustavalla esityslistalla olevia asioita voidaan ottaa esityslistalle, jos osapuolet niin päättävät.

3.   Puheenjohtajat voivat yhteisellä suostumuksella muuttaa 1 kohdassa tarkoitettua asiakirjojen toimittamiselle asetettua määräaikaa, alustava esityslista mukaan luettuna, jommankumman osapuolen sisäisten menettelyjen vaatimusten tai tietyn asian kiireellisyyden huomioon ottamiseksi.

1.   Jokaisesta sekakomitean kokouksesta laaditaan pöytäkirjaluonnos kokouksen jälkeen. Siinä mainitaan hyväksytyt päätökset ja suositukset sekä tehdyt päätelmät.

2.   Kun pöytäkirja on hyväksytty, puheenjohtajat allekirjoittavat sen, ja kumpikin osapuoli arkistoi yhden alkuperäiskappaleen tai skannatun jäljennöksen. Sähköinen allekirjoitus ja arkistointi on mahdollista.

1.   Sekakomitea hyväksyy päätöksensä ja suosituksensa osapuolten välisellä yhteisymmärryksellä.

2.   Sekakomitean päätösten nimenä on ’päätös’ ja suositusten nimenä ’suositus’, ja niiden jäljessä on järjestysluku, hyväksymispäivä ja kuvaus aiheesta.

3.   Puheenjohtajat allekirjoittavat sekakomitean päätökset ja suositukset.

4.   Osapuolet panevat sekakomitean hyväksymät päätökset täytäntöön omien sisäisten menettelyjensä mukaisesti.

5.   Osapuolet voivat julkaista sekakomitean hyväksymät päätökset virallisissa lehdissään. Sekakomitean hyväksymät suositukset tai muut säädökset voidaan julkaista osapuolten niin päättäessä. Kumpikin osapuoli säilyttää yhden alkuperäiskappaleen tai skannatun jäljennöksen päätöksistä ja suosituksista.

1.   Osapuolet vastaavat omista kuluistaan, jotka aiheutuvat niiden osallistumisesta sekakomitean kokouksiin ja sekakomitean päätösten ja suositusten johdosta pidettäviin kokouksiin, mukaan lukien henkilöstö-, matka- ja oleskelukulut sekä postitus- ja televiestintäkulut.

2.   Kokousten aineellisiin järjestelyihin liittyvistä kustannuksista vastaa kokouksen järjestävä osapuoli.