EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32019D0606(01)
Commission Decision of 17 April 2019 on establishing new terms of reference for the pillar assessment methodology to be used under Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council
Komission päätös, annettu 17 päivänä huhtikuuta 2019, Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 mukaisesti käytettävää pilariarviointimenetelmää koskevan uuden toimeksiantokuvauksen vahvistamisesta
Komission päätös, annettu 17 päivänä huhtikuuta 2019, Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 mukaisesti käytettävää pilariarviointimenetelmää koskevan uuden toimeksiantokuvauksen vahvistamisesta
C/2019/2882
EUVL C 191, 6.6.2019, p. 2–136
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
6.6.2019 |
FI |
Euroopan unionin virallinen lehti |
C 191/2 |
KOMISSION PÄÄTÖS,
annettu 17 päivänä huhtikuuta 2019,
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 mukaisesti käytettävää pilariarviointimenetelmää koskevan uuden toimeksiantokuvauksen vahvistamisesta
(2019/C 191/02)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä, asetusten (EU) N:o 1296/2013, (EU) N:o 1301/2013, (EU) N:o 1303/2013, (EU) N:o 1304/2013, (EU) N:o 1309/2013, (EU) N:o 1316/2013, (EU) N:o 223/2014, (EU) N:o 283/2014 ja päätöksen N:o 541/2014/EU muuttamisesta sekä asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 kumoamisesta 18 päivänä heinäkuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 (1) ja erityisesti sen 154 artiklan 3 ja 4 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1) |
Asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046, jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 154 artiklan 3 kohdassa edellytetään, että komissio arvioi unionin varoja välillisen hallinnoinnin mukaisesti täytäntöönpanevien henkilöiden tai yhteisöjen järjestelmiä, sääntöjä ja menettelyjä, jos se aikoo käyttää kyseisiä järjestelmiä, sääntöjä ja menettelyjä toimen toteuttamisen yhteydessä. Arvioinnin tarkoituksena on varmistaa, että unionin taloudellisia etuja suojataan vastaavalla tavalla kuin silloin kun komissio toteuttaa talousarviota suoraan hallinnoiden. |
(2) |
Lisäksi varainhoitoasetuksen 154 artiklan 4 kohdassa edellytetään, että komissio arvioi, onko unionin talousarviota välillisen hallinnoinnin mukaisesti toteuttavilla henkilöillä tai yhteisöillä käytössä tietyt järjestelmät, säännöt ja menettelyt, jotka liittyvät muun muassa sisäiseen valvontaan, kirjanpitoon ja tiedonhallintaan. Komissio voi myös arvioida kyseisen henkilön tai yhteisön muita sääntöjä ja menettelyjä kyseisen henkilön tai yhteisön suostumuksella. |
(3) |
Varainhoitoasetuksen 154 artiklan 3 ja 4 kohdassa edellytetyt arvioinnit tekee yleensä ulkopuolinen tilintarkastaja komission vahvistaman toimeksiantokuvauksen perusteella. |
(4) |
Kun otetaan huomioon varainhoitoasetukseen perustuvat lisävaatimukset, kuten talousarviotakuita koskevat säännöt, ja veronkiertoa ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevat unionin viimeaikaiset politiikat, on tarpeen tarkistaa nykyistä toimeksiantokuvausta ja siinä esitettyjä arviointimenetelmiä. |
(5) |
Varainhoitoasetuksen 154 artiklan 4 kohdan perusteella toimeksiantokuvauksen olisi katettava yhdeksän eri osa-aluetta (eli pilaria), joista osa on arvioitava kaikkien henkilöiden ja yhteisöjen tapauksessa (nämä osa-alueet ovat sisäinen valvonta, kirjanpito ja ulkoinen tarkastus) ja joista osa voidaan arvioida sen mukaan, millaisia toimia henkilön tai yhteisön on tarkoitus toteuttaa (nämä osa-alueet ovat avustukset, hankinnat ja rahoitusvälineet sekä näiden puitteissa sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle, rahoituksen saajia koskevien tietojen julkaiseminen ja henkilötietojen suoja). Toimeksiantokuvauksessa olisi kaikkien sovellettavien pilareiden tapauksessa varmistettava, että komissio saa evidenssiä siitä, että unionin taloudellisia etuja suojataan vastaavalla tavalla kuin silloin kun komissio hallinnoi varoja suoraan, ottaen huomioon komission varainhoitoasetuksen 154 artiklan 5 kohdan mukaisesti toteuttamat mahdolliset valvontatoimenpiteet. Lisäksi varainhoitoasetuksen 154 artiklan 6 kohdan c alakohdassa säädetään, että komissio voi päättää olla vaatimatta 3 ja 4 kohdassa tarkoitettua ennakkoarviointia nimenomaisesti edellyttämiensä menettelyjen osalta, komission omat ja perussäädöksissä mainitut menettelyt mukaan luettuina. |
(6) |
Suhteellisuusperiaatteen mukaisesti toimeksiantokuvauksessa ei pitäisi edellyttää tiettyä organisaatiorakennetta tai tiettyä asiantuntijahenkilöstön määrää, sillä tällaiset vaatimukset olisivat pienten yhteisöjen kannalta kohtuuttomia. Toimeksiantokuvaukseen sisältyvien periaatteiden noudattamisen osalta ei kuitenkaan ole asianmukaista myöntää poikkeuksia uusille ja/tai pienille yhteisöille, koska on tärkeää varmistaa korkeatasoinen hallinto. |
(7) |
Varainhoitoasetuksen 279 artiklan 3 kohdassa säädetään, että Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (2) mukaisia pilariarviointeja sovelletaan edelleen ja tarkistetaan tarvittaessa. Jos tässä päätöksessä vahvistettu toimeksiantokuvaus sisältää vaatimuksia, jotka eivät sisältyneet aiempaan toimeksiantokuvaukseen, tällaisista vaatimuksista on tehtävä täydentävä arviointi aiemman toimeksiantokuvauksen mukaisesti arvioitujen henkilöiden ja yhteisöjen osalta, |
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
Ainoa artikla
Asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 154 artiklan 3 ja 4 mukaisia arviointeja tehtäessä käytettävä toimeksiantokuvaus on tämän päätöksen liitteessä.
Tehty Brysselissä 17 päivänä huhtikuuta 2019.
Komission puolesta
Günther OETTINGER
Komission jäsen
(1) EUVL L 193, 30.7.2018, s. 1.
(2) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012, annettu 25 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta (EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1).
LIITE
<HANKINTAVIRANOMAISEN KIRJELOMAKE>
TOIMEKSIANTOKUVAUS PILAREIHIN PERUSTUVASTA ARVIOINNISTA, JOKA TEHDÄÄN YHTEISÖSTÄ, JOKA PYYTÄÄ EU:N TALOUSARVION TOTEUTTAMISVALTUUKSIA OSANA VÄLILLISTÄ HALLINNONTIA
[YHTEISÖN NIMI]
Arviointia pyytänyt yhteisö: |
[Yhteisön nimi ja täydellinen osoite] |
Maa: |
[Yhteisön sijoittautumismaa] |
Palvelujen toimituspyynnön viite/päiväys: |
[Palvelujen toimituspyynnön tai yhteisön antaman muun vastaavan asiakirjan viite/päiväys] |
Arvioitava ajanjakso: |
[Vuosi (12 kuukauden jakso), joka päättyy arviointiin kuuluvan paikan päällä tehtävän työn (menettelyt paikan päällä) aloituspäivänä] |
Arvioinnin aloituspäivämäärä: |
[Alustava aloituspäivämäärä. [Arvioinnin arvioitu sopimuksenmukainen ajankohta (tilauslomakkeen päivämäärä)] |
Arvioinnin päättymispäivämäärä: |
[Alustava päättymispäivämäärä. Loppuraportin arvioitu vastaanottopäivämäärä] |
SISÄLLYSLUETTELO
1. |
Johdanto | 4 |
2. |
Tavoitteet | 6 |
3. |
Standardit ja ohjeet | 7 |
4. |
Tilintarkastajaa koskevat vaatimukset | 7 |
5. |
Soveltamisala | 9 |
6. |
Arviointimenettelyt | 11 |
7. |
Muut asiat | 13 |
Liitteet | 14 |
OHJEET TÄMÄN TEHTÄVÄNKUVAUKSEN KÄYTTÖÄ VARTEN Harmaalla pohjalla olevat <kursivoidut> kohdat ovat ohjeita, jotka on poistettava. [Hakasuluissa olevat kohdat] ovat kohtia, jotka yhteisön on täytettävä. Tämän toimeksiantokuvauksen tekstiä tai sanamuotoa ei saa muuttaa. Tämä ohje on poistettava toimeksiantokuvauksesta. |
1. JOHDANTO
Tausta
Euroopan unionin, jäljempänä ’EU’, yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen (1), jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 154 artiklassa säädetään talousarvion toteuttamistavoista, joista yksi on ”välillinen hallinnointi”. Käyttäessään välillistä hallinnointia komissio voi antaa unionin varojen tai talousarviotakuiden toteuttamisen tehtäväksi varainhoitoasetuksen 62 artiklassa tarkoitetuille maille, organisaatioille ja elimille, jäljempänä ’yhteisöt’. Kyseeseen voivat tulla seuraavat yhteisöt:
— |
kolmannet maat tai niiden nimeämät elimet, esimerkiksi Kambodžan sisäministeriö; |
— |
kansainväliset järjestöt ja niiden erityisjärjestöt, esimerkiksi Yhdistyneiden kansakuntien kehitysohjelma (UNDP); |
— |
julkisoikeudelliset elimet, esimerkiksi Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW); |
— |
sellaiset julkisen palvelun tehtäviä hoitavat yksityisoikeudelliset elimet, jotka antavat riittävät rahoitustakuut, esimerkiksi Cassa Depositi e Prestiti (CDP). |
Silloin kun edellä mainitun kaltaiset yhteisöt hoitavat EU:n varoja, niiden on suojattava EU:n taloudelliset edut tavalla, joka täyttää varainhoitoasetuksessa asetetut vaatimukset. Niiden on tällöin täytettävä yhdeksää osa-aluetta eli pilaria koskevat vaatimukset. Nämä pilarit ovat seuraavat:
1) |
sisäisen valvonnan järjestelmä |
2) |
kirjanpitojärjestelmä |
3) |
riippumaton ulkoinen tarkastus; |
säännöt ja menettelyt, jotka koskevat seuraavia:
4) |
rahoituksen tarjoaminen EU:n varoista avustusten muodossa |
5) |
hankinnat |
6) |
rahoitusvälineet (2) |
sekä seuraavat osa-alueet:
7) |
sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle |
8) |
varojen saajia koskevien tietojen julkaiseminen |
9) |
henkilötietojen suojaaminen. |
Yhteisöistä, jotka haluavat hallinnoida EU:n varoja välillisen hallinnoinnin periaatteen mukaisesti, on sen vuoksi tehtävä kattava pilariperusteinen arviointi. Pilariarvioinnin tulosten perusteella komissio päättää, voiko se i) siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä; ja ii) tehdä yhteisön kanssa erillissopimuksia (ts. välillistä hallinnointia koskevia rahoitusosuussopimuksia). Jos oikeusperustassa niin edellytetään, nämä ehdot voidaan sisällyttää komission kanssa tehtävään sopimukseen tai ne voidaan esittää viittaamalla ohjeasiakirjoihin (esim. Erasmus-ohjelman tapauksessa kansallisille toimistoille tarkoitettuun ohjeasiakirjaan), jotta varmistetaan EU:n ohjelman yhdenmukainen toteuttaminen ja tuensaajien tasapuolinen kohtelu kaikissa osallistujamaissa.
Seuraavassa on esitetty toimeksiantokuvaus, jonka mukaisesti [hankintaviranomaisen täydellinen nimi ja osoite] antaa tilintarkastajalle tehtäväksi [yhteisön nimi] koskevan pilariarvioinnin ja kyseisestä arvioinnista raportoinnin. Tämä toimeksiantokuvaus on liitetty yhteisön laatimaan [palvelujen toimituspyyntöön tai muuhun vastaavaan asiakirjaan].
Tässä toimeksiantokuvauksessa ja siihen erottamattomana osana kuuluvissa liitteissä 1–4 käytetään seuraavia termejä:
— |
’Pilariarvioinnilla’ , ’arvioinnilla’ tai ’toimeksiannolla’ tarkoitetaan tätä varmennustoimeksiantoa. Tässä yhteydessä pilarit ovat tämän arvioinnin kattamia laajoja osa-alueita; niihin kuuluvat sisäinen valvonta, kirjanpito, riippumaton ulkoinen tarkastus, rahoituksen ulkopuolelle sulkeminen, varojen saajia koskevien tietojen julkistaminen ja henkilötietojen suoja. Yhteisö on aina arvioitava, jotta voidaan varmistaa, että se täyttää vaatimukset näillä osa-alueilla. Edellä lueteltujen kuuden pakollisen pilarin lisäksi on kolme valinnaista pilaria, jotka kattavat avustuksiin, hankintoihin ja rahoitusvälineisiin liittyvät menettelyt ja säännöt. |
— |
’Tilintarkastajalla’ tarkoitetaan tilintarkastusyhteisöä, jolle tämä toimeksianto ja siitä raportoiminen on annettu sopimuksella tehtäväksi. ’Tilintarkastaja’ voi tarkoittaa arvioinnin tekevää henkilöä tai tekeviä henkilöitä ja yleensä se viittaa toimeksiannosta vastuulliseen henkilöön tai toimeksiantotiimin muihin jäseniin. Toimeksiannosta vastuullinen henkilö on tilintarkastusyhteisössä oleva partneri tai muu henkilö i) joka vastaa toimeksiannosta ja sen suorittamisesta sekä tilintarkastusyhteisön nimissä annettavasta raportista ja ii) joka on ammatillisen järjestön, oikeudellisen tahon tai sääntelyelimen asianmukaisesti hyväksymä. |
— |
’Yhteisö’ viittaa pilariarvioinnin kohteena olevaan yksikköön. Yhteisö on yleensä (3) myös tämän arvioinnin hankintaviranomainen. |
— |
’Komissiolla’ tarkoitetaan Euroopan komissiota, jota voi tapauksen mukaan edustaa asianomaisessa komission pääosastossa oleva kyseeseen tuleva yksikkö tai EU:n edustusto. |
2. TAVOITTEET
Tilintarkastajan tehtävänä on arvioida yhteisön käyttöön ottamia järjestelmiä sekä yhteisön soveltamia kontrolleja, sääntöjä ja menettelyjä kunkin pilarin osalta komission kullekin pilarille asettamien vaatimusten perusteella. Tämän pilariarvioinnin tavoitteena on, i) että tilintarkastaja voi sen perusteella raportoida, täyttääkö yhteisö Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 154 artiklan 4 kohdan a–f alakohdassa ja Euroopan kehitysrahastoon sovellettavan varainhoitoasetuksen 29 artiklan 1 kohdassa säädetyt vaatimukset kunkin kyseeseen tulevan pilarin osalta, ja ii) esittää johtopäätökset siitä,
— |
onko yhteisö ottanut kaikilta olennaisilta osiltaan käyttöön Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän, joka perustuu kansainvälisiin parhaisiin käytäntöihin, ja varmistaako se näiden vaatimusten mukaisesti, että tämä järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan; |
— |
käyttääkö yhteisö Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti kirjanpitojärjestelmää, joka perustuu kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin ja tuottaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmällistä, täydellistä ja luotettavaa tietoa oikea-aikaisesti; |
— |
onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti; |
— |
soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti; <kohta poistetaan, jos tätä pilaria ei sovelleta> |
— |
soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti; <kohta poistetaan, jos tätä pilaria ei sovelleta> |
— |
soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista / talousarviotakuiden muodossa rahoitusvälineiden / talousarviotakuiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti; <kohta poistetaan, jos tätä pilaria ei sovelleta> |
— |
soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia hankintojen, avustusten ja/tai rahoitusvälineiden kautta myönnettävän rahoituksen ulkopuolelle; |
— |
julkistaako yhteisö asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot; |
— |
varmistaako yhteisö, että henkilötietoja suojataan varainhoitoasetuksen 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla. |
Lisäksi tilintarkastaja voi yhteisön suostumuksella arvioida, täyttääkö yhteisö sellaiset veronkiertoon, yhteistyöhaluttomiin oikeudenkäyttöalueisiin ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaan liittyviin kontrolleihin sovellettavat vaatimukset, jotka vastaavat sovellettavaan EU:n lainsäädäntöön ja sovittuihin kansainvälisiin ja EU:n standardeihin sisältyviä vaatimuksia, ilman että tämä arviointi vaikuttaa lopulliseen pistemäärään. Jos yhteisö suostuu siihen, että sen osalta arvioidaan edellä mainitut osa-alueet, tilintarkastajan tehtävänä on raportoida näistä osa-alueista pilarissa 6. Jotta unionin varoja voidaan käyttää joko talousarviotakuulla katettujen tai kattamattomien rahoitusvälineiden kautta, yhteisön on noudatettava varainhoitoasetuksen asiaankuuluvia vaatimuksia, jotka on katettu lisäosioissa 6B ja 6C, käyttämällä asianmukaisia sopimusjärjestelyjä, vaikka yhteisö päättäisi olla suorittamatta näitä osioita koskevaa pilariarviointia.
3. STANDARDIT JA OHJEET
Pilariarvioinnin tekevään tilintarkastajaan sovelletaan seuraavia:
— |
kansainvälisen tilintarkastajaliiton (IFAC) laatimat varmennustoimeksiantojen kansainvälinen viitekehys (International Framework for Assurance Engagements) ja kansainvälinen varmennustoimeksiantostandardi ”Muut varmennustoimeksiannot kuin mennyttä aikaa koskevan taloudellisen informaation tilintarkastus tai yleisluonteinen tarkastus” (ISAE 3000) siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa tässä pilarinarvioinnissa; |
— |
IFAC:n yhteydessä toimivan eettisiä tilintarkastusstandardeja käsittelevän kansainvälisen IESBA-komitean (International Ethics Standards Board for Accountants) tilintarkastusammattilaisia varten laatimat eettiset säännöt (Code of Ethics for Professional Accountants) tilintarkastajien keskeisistä eettisistä periaatteista, jotka koskevat rehellisyyttä, objektiivisuutta, riippumattomuutta, ammattitaitoa ja asianmukaista huolellisuutta, luottamuksellisuutta, ammattimaista käytöstä ja teknisiä standardeja; |
— |
IFAC:n kansainväliset laadunvalvontastandardit (International Standards on Quality Control, ISQC), joissa vahvistetaan tilintarkastajan laadunvalvontajärjestelmää koskevat standardit ja ohjeet. |
4. TILINTARKASTAJAA KOSKEVAT VAATIMUKSET
4.1 Yleiset periaatteet
Tilintarkastajan on oltava riippumaton ulkopuolinen tilintarkastaja, joka on kansainväliseen tilintarkastajaliittoon (IFAC) kuuluvan kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen tai -laitoksen rekisteröity jäsen ja valtuutettu tekemään tilintarkastuksia.
Tilintarkastajan on oltava toiminnallisesti riippumaton arvioinnin kohteena olevasta yhteisöstä. Näin ollen pilariarviointia ei voi tehdä sen kohteena olevan yhteisön sisäinen tarkastaja.
Hyväksymällä tämän toimeksiantokuvauksen tilintarkastaja vahvistaa, että hän täyttää vähintään yhden seuraavista edellytyksistä:
— |
Tilintarkastaja ja/tai tilintarkastusyhteisö on kansainväliseen tilintarkastajaliittoon (IFAC) kuuluvan kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen tai -laitoksen rekisteröity jäsen. |
— |
Tilintarkastaja ja/tai tilintarkastusyhteisö on kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen tai -laitoksen jäsen. Vaikka kyseinen organisaatio ei ole IFAC:n jäsen, tilintarkastaja sitoutuu toteuttamaan tämän toimeksiannon tähän toimeksiantokuvaukseen sisältyvien IFAC:n standardien ja eettisten periaatteiden mukaisesti. |
— |
Tilintarkastaja ja/tai tilintarkastusyhteisö on rekisteröity lakisääteiseksi tilintarkastajaksi EU:n jäsenvaltion julkisen valvontaelimen julkiseen rekisteriin Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 2006/43/EY (4) vahvistettujen julkisen valvonnan periaatteiden mukaisesti. Tämä koskee tilintarkastajia ja tilintarkastusyhteisöjä, joiden kotipaikka on jossakin EU:n jäsenvaltiossa. |
— |
Tilintarkastaja ja/tai tilintarkastusyhteisö on rekisteröity lakisääteiseksi tilintarkastajaksi kolmannen maan julkisen valvontaelimen julkiseen rekisteriin, ja tähän rekisteriin sovelletaan kyseisen maan lainsäädännössä vahvistettuja julkisen valvonnan periaatteita (tätä sovelletaan kolmansiin maihin sijoittautuneisiin tilintarkastajiin ja tilintarkastusyhteisöihin). Jos oikeusperusta (esim. Erasmus) sallii, tilintarkastaja voi olla varainhoitoasetuksen 155 artiklan 1 kohdan mukaisesti nimetty riippumaton tarkastuselin. |
4.2 Pätevyys, työkokemus ja tiimin kokoonpano (5)
Pätevyys ja työkokemus
Tilintarkastajalla tulee olla riittävästi henkilöstöä, jolla on i) asianmukainen ammattipätevyys ja toimeksiannon edellyttämä kokemus IFAC:n standardeista, erityisesti kansainvälisestä varmennustoimeksiantostandardista ”Muut varmennustoimeksiannot kuin mennyttä aikaa koskevan taloudellisen informaation tilintarkastus tai yleisluonteinen tarkastus” (ISAE 3000); ja ii) kokemusta institutionaalisten tai vaatimustenmukaisuutta koskevien arviointien ja/tai järjestelmätarkastusten tekemisestä tai vastaavien toimeksiantojen toteuttamisesta sellaisten yhteisöjen osalta, jotka kooltaan ja monimutkaisuudeltaan vastaavat arvioitavaa yhteisöä.
Koko toimeksiantotiimillä on lisäksi oltava
— |
kokemusta institutionaalisten tai vaatimustenmukaisuutta koskevien arviointien ja/tai järjestelmätarkastusten tekemisestä tai vastaavien toimeksiantojen toteuttamisesta EU:n rahoittamien ohjelmien ja kansallisten ja/tai kansainvälisten rahoittajien ja laitosten rahoittamien hankkeiden osalta. On toivottavaa, että paikan päällä olevan tiimin vetäjällä eli joko tarkastuspäälliköllä (luokka 2) tai vanhemmalla tilintarkastajalla (luokka 3) on kokemusta EU:n rahoittamien ulkoisen avun toimien ja/tai muiden EU:n rahoittamien toimien järjestelmätarkastuksista ja/tai kehitysavun ja/tai talouden alalla toimivien organisaatioiden institutionaalisista tai vaatimustenmukaisuutta koskevista arvioinneista. |
— |
[Tapauksen mukaan: sujuva kielitaito [kielessä/kielissä].] |
Tiimin kokoonpano
Tätä pilariarviointia varten tarvittava tilintarkastustiimi on muodostettava siten, että siinä on luokkaan 1 kuuluva tilintarkastaja, joka on viime kädessä vastuussa arvioinnista, ja toimeksiantotiimi, joka muodostuu luokkiin 2–4 kuuluvista tilintarkastajista ja jonka kokoonpano vastaa toimeksiannon vaatimuksia. Luokkaan 1 kuuluvan tilintarkastajan vastuulla on ehdottaa ja käyttää sellaista toimeksiantotiimiä, jonka kokoonpano vastaa tämän toimeksiannon vaatimuksia.
Komissio jakaa tilintarkastajat neljään luokkaan.
Luokka 1 – Tilintarkastuspartneri
Tilintarkastuspartnerin on oltava erittäin pätevä asiantuntija, jolla on asiaankuuluva ammattipätevyys ja joka hoitaa tai on hoitanut ylemmän johdon tehtäviä tai muita johtotehtäviä ammatissa toimivana tilintarkastajana.
Kyseisen henkilön olisi oltava kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen tai -laitoksen jäsen, ja hänellä on oltava vähintään 12 vuoden työkokemus ammatissa toimivana tilintarkastus- tai kirjanpitoammattilaisena. Huomioon otetaan myös työkokemus yhteistyöstä EU:n ulkoisen avun vastaanottajamaiden kanssa.
Tilintarkastuspartneri tai muu vastaavassa asemassa oleva henkilö on tilintarkastusyhteisössä se henkilö, joka vastaa tilintarkastuksesta ja sen suorittamisesta sekä tilintarkastusyhteisön nimissä annettavasta raportista. Tilintarkastuspartneri on ammatillisen järjestön, oikeudellisen tahon tai sääntelyelimen asianmukaisesti hyväksymä, ja hänellä on tilintarkastusyhteisön sijoittautumisvaltion lainsäädännön nojalla valtuudet varmentaa tilejä.
Luokka 2 – Tilintarkastuspäällikkö
Tilintarkastuspäälliköiden olisi oltava päteviä asiantuntijoita, joilla on asianmukainen korkeakoulututkinto tai ammattipätevyys. Heillä olisi oltava vähintään 6 vuoden kokemus ammatissa toimivana tilintarkastus- tai kirjanpitoammattilaisena, mukaan lukien kokemus tilitarkastustiimien johtamisesta.
Luokka 3 – Vanhempi tilintarkastaja
Vanhempien tilintarkastajien olisi oltava päteviä asiantuntijoita, joilla on asianmukainen korkeakoulututkinto tai ammattipätevyys ja vähintään 3 vuoden työkokemus ammatissa toimivana tilintarkastajana.
Luokka 4 – Avustava tilintarkastaja
Avustavilla tilintarkastajilla olisi oltava asianmukainen korkeakoulututkinto ja vähintään 6 kuukauden työkokemus ammatissa toimivana tilintarkastajana.
Ansioluettelo(t)
Tilintarkastajan tulee toimittaa hankintaviranomaiselle pilariarvioinnista ja raportin allekirjoittamisesta tilintarkastusyhteisössä vastaavan tilintarkastuspartnerin tai muun henkilön ansioluettelo ja toimeksiantotiimin jäseniksi ehdotettujen tilintarkastuspäälliköiden, vanhempien tilintarkastajien ja avustavien tilintarkastajien ansioluettelot. Ansioluetteloihin on sisällyttävä henkilöstön toteuttamien toimeksiantojen luonnetta koskevat asianmukaiset tiedot, jotka osoittavat, että henkilöstöllä on arvioinnin tekemistä varten tarvittava pätevyys ja valmius, sekä tiedot asiaan kuuluvasta erityiskokemuksesta. Hankintaviranomainen tutkii ansioluettelot ennen kuin se allekirjoittaa toimeksiantoa koskevan tilauslomakkeen tai muun sovellettavan sopimusasiakirjan. Se varaa itselleen oikeuden hylätä ansioluettelot, jos niiden ei katsota vastaavan tämän toimeksiannon vaatimuksia.
5. Soveltamisala
5.1 Arvioinnin suorituspaikka ja viitejakso
Tämä pilariarviointi suoritetaan [ paikka/paikat ]. <On erittäin tärkeää, että arvioinnin suorituspaikkaa(-paikkoja) koskevat tiedot on tässä ilmoitettu oikein.> Tilintarkastajan olisi vahvistettava arvioinnin suorituspaikka(-paikat) hankintaviranomaiselta ennen paikan päällä tehtävän arviointityön aloittamista ja varmistettava, että asianmukaiset asiakirjatodisteet ja avainhenkilöstö ovat käytettävissä arvioinnin aikana. Tilintarkastajan olisi otettava huomioon, että yhteisö tavallisesti edellyttää kokouksia arvioinnin valmistelua ja raporttiluonnoksen käsittelyä varten. Tämä saattaa vaatia matkustamista (ks. kohta 7).
Arvioinnin viitejaksona olisi yleensä oltava se vuoden (12 kuukauden) pituinen jakso, joka päättyy paikan päällä tehtävän arviointityön alkamispäivään, eli päivään, jona tilintarkastaja tosiasiallisesti aloittaa arviointimenettelyt ja -testit paikan päällä (ts. yhteisön sijoittautumispaikassa).
5.2 Toimeksiannon olosuhteet
Liitteen 1 ”Toimeksiannon olosuhteet – Keskeiset tiedot pilariarviointia varten” käyttäminen
Tilintarkastajan tulee muodostaa alustava käsitys toimeksiannon olosuhteista käyttämällä liitettä 1”Toimeksiannon olosuhteet – Keskeiset tiedot pilariarviointia varten”. Käsityksen on oltava riittävä, jotta tilintarkastaja voi sen pohjalta tehdä tarkoituksenmukaisen tarjouksen hankintaviranomaiselle.
Liitteen 2 a ”Arviointikysely” käyttäminen
Yhteisön on toimitettava tilintarkastajalle liite 2 a täytettynä mahdollisimman pian sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on tehnyt tilintarkastajan kanssa toimeksiantosopimuksen, ja ennen kuin tilintarkastaja aloittaa arviointimenettelyt.
Seuraavassa vaiheessa liitteestä 2 a tulee apuväline, jota tilintarkastaja käyttää arviointimenettelyjen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Lisäksi tilintarkastaja pystyy sen avulla ottamaan huomioon ne olennaiset ja tärkeät kriteerit, jotka arvioitavan yhteisön on Euroopan komission mukaan täytettävä.
Täytetty liitteen 2 a kyselylomake on tilintarkastajalle olennaisen tärkeä arviointitiedon ja -evidenssin lähde. Se ei kuitenkaan ole ainoa lähde, jota tilintarkastaja käyttää arviointimenettelyjen suunnittelussa ja toteuttamisessa ja johtopäätösten tekemisessä. Kaikki yhteisön lomakkeessa antamat ja sen toimittamat tiedot ovat alustavia, ja niihin sovelletaan tilintarkastajan tarpeellisina pitämiä arviointimenettelyjä. Tilintarkastaja ei saa tukeutua tietoihin ennen kuin se on arviointimenettelyiden avulla varmistanut, että tiedot ovat niin tarkat ja täydelliset, että niitä voidaan käyttää arviointitarkoituksiin ja että niiden pohjalta voidaan tehdä tietoon perustuvia johtopäätöksiä keskeisistä seikoista.
Näin ollen tilintarkastaja voi oman harkintansa mukaan muokata ja täydentää tarkastushavainnot sisältävää saraketta ja lisätä siihen tietoja. Tilintarkastaja voi myös sisällyttää lomakkeeseen lisäkysymyksiä, jos se katsoo niiden olevan tarpeen tietoon perustuvien johtopäätösten tekemiseksi keskeisistä seikoista.
Tilintarkastajan on otettava huomioon toimeksiantoon liittyvät olosuhteet ja käytettävä ammatillista harkintaa koko arviointiprosessin ajan. Tilintarkastaja on koko arviointiprosessin ajan kaikilta osin vastuussa niiden arviointimenettelyiden suunnittelusta ja toteuttamisesta, joita se pitää tarpeellisina liitteen 2 a kyselylomakkeeseen sisältyvien kysymysten ja menettelyjen lisäksi.
Tilintarkastaja käyttää liitteen 2 a kyselylomakkeessa olevia tietoja ja arviointimenettelyjen tuloksia liitteen 2”Arviointikysely ja -kriteerit” täyttämiseksi (ks. kohta 5.4 jäljempänä) ja kutakin arvioitavaa pilaria koskevan johtopäätöksen tekemiseksi.
5.3 Pilarikohtaisten menettelyjen ja testien luonne, laajuus ja ajoitus
Tilintarkastajan on arvioitava kunkin pilarin osalta kyseeseen tulevien järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenne. Tämä tarkoittaa sitä, että tilintarkastajan olisi toteutettava menettelyt ja tehtävä testit, joiden perusteella sen olisi pystyttävä päättelemään, ovatko järjestelmät, kontrollit, säännöt ja menettelyt olemassa.
Lisäksi tilintarkastajan on arvioitava järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen toiminnan tehokkuutta kaikkien kyseeseen tulevien pilarien osalta (ks. edellä oleva jakso 2 ”Tavoitteet”), lukuun ottamatta riippumattoman ulkoisen tarkastuksen pilaria, jonka osalta tilintarkastaja arvioi ainoastaan ulkoisiin tarkastuksiin liittyvien menettelyjen rakenteen.
Kyseeseen tulevien järjestelmien, sääntöjen ja menettelyjen rakenne ja niiden toiminnan tehokkuus on arvioitava suhteessa kriteereihin, jotka komissio on määritellyt kutakin pilaria varten (ks. kohta 5.4 jäljempänä). Tätä varten tilintarkastajan on käytettävä komission toimittamia kyselylomakkeita.
Tilintarkastaja määrittelee kaikkien niiden menettelyjen ja testien luonteen, laajuuden ja ajoituksen, jotka se katsoo tarpeellisiksi voidakseen tehdä johtopäätökset järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenteesta ja niiden toiminnan tehokkuudesta.
5.4 Kriteerit ja olennaisuus
Jokaista pilaria varten on kolme kriteeritasoa, jotka Euroopan komissio on määritellyt liitteeseen 2”Arviointikysely ja -kriteerit” sekä liitteeseen 2 a”Arviointikysely” sisältyvien (keskeisten) kysymysten avulla.
Määrittäessään, milloin on kyseessä järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen olennainen heikkous tai puutteellisuus, tilintarkastajan on otettava huomioon komission määrittämät kriteerit ja merkittävyysasteet (eli pistekynnykset), koska nämä tekijät saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti.
Taso 1 (Varainhoitoasetus)
Kutakin pilaria varten on yksi yleiskattava varainhoitoasetukseen perustuva tason 1 kysymys ( liitteessä 2”Arviointikysely ja -kriteerit”). Tämä kysymys on perustavanlaatuinen. Kysymykseen annetun vastauksen perusteella on mahdollista tehdä vain jompikumpi seuraavista kahdesta johtopäätöksestä:
— |
Vastaus tason 1 kysymykseen on ”kyllä”. Tämä tarkoittaa, että yhteisö täyttää kyseistä pilaria koskevat vaatimukset. Tilintarkastajan johtopäätös on tässä tapauksessa ilmaistava positiivisessa muodossa, mikä vastaa ”vakiomuotoista lausuntoa”. |
— |
Vastaus tason 1 kysymykseen on ”ei”. Tämä tarkoittaa, että yhteisö ei täytä kyseistä pilaria koskevia vaatimuksia. Tilintarkastajan johtopäätös on tässä tapauksessa ilmaistava kielteisessä muodossa, mikä vastaa kansainvälisten standardien mukaista ”kielteistä lausuntoa”. |
Taso 2 (Pilarien keskeiset osatekijät)
Tason 2 keskeiset kysymykset liittyvät kriteereihin, joita komissio pitää olennaisina. Tätä varten kunkin pilarin keskeisiä osatekijöitä varten on määritetty keskeiset kysymykset ja kriteerit. Osatekijät ovat itse asiassa ”alapilareita”, jotka puolestaan muodostuvat liitteessä 2 a olevan arviointikyselyn kysymysosioista.
Tilintarkastajan on ammatillista harkintaansa käyttäen annettava jokaiselle liitteeseen 2”Arviointikysely ja -kriteerit” sisältyvälle tason 2 osatekijälle 0–10 pistettä liitteen 2 a avulla kerätyn informaation ja evidenssin perusteella.
Taso 3 (Arviointikysely ja siihen sisältyvät kysymysosiot)
Liitteessä 2 a oleva arviointikysely sisältää kysymysosioita, jotka liittyvät pilarien tason 2 keskeisiin osatekijöihin. Nämä yksityiskohtaisista kysymyksistä muodostuvat osiot eivät ole tyhjentäviä. Tämä tarkoittaa sitä, että tilintarkastajan on käytettävä vähintään näitä kysymyksiä (kysymysosioita) määrittäessään pistemäärää kullekin tason 2 osatekijälle.
Tilintarkastaja voi esittää lisäkysymyksiä, tehdä lisätestejä ja toteuttaa lisämenettelyjä, jos se pitää niitä tarpeellisina tai tarkoituksenmukaisina. Tilintarkastaja soveltaa ammatillista harkintaa kaikkiin liitteessä 2 a oleviin kysymyksiin pisteyttäessään pilarin keskeisiä tason 2 osatekijöitä.
5.5 Arvioinnin kattamaa alaa koskevat rajoitukset
Tilintarkastajan on ilmoitettava hankintaviranomaiselle kaikista ennen arviointia tai sen aikana havaituista arviointityön kattamaan alaan liittyvistä rajoituksista sekä keskusteltava hankintaviranomaisen kanssa siitä, mitä toimia saatetaan tarvita ja voidaanko arviointia jatkaa ja miten.
6. ARVIOINTIMENETTELYT
Tilintarkastajan olisi tehtävä arviointi liitteen 3”Arviointimenettelyt” mukaisesti. Liite 3 kattaa dokumentaation, evidenssin, suunnittelun, paikan päällä tehtävän arviointityön ja raportoinnin. Se sisältää arviointimenettelyt, joita tilintarkastajan on käytettävä, sekä menettelyt, joiden käyttäminen on tilintarkastajalle valinnaista. Tilintarkastajan olisi otettava huomioon jäljempänä kohdissa 6.1–6.3 esitetyt näkökohdat. Tilintarkastajan on noudatettava asianmukaista ammatillista huolellisuutta ja käytettävä asianmukaista ammatillista harkintaa ja määritettävä arviointimenettelyjen luonne, ajoitus ja laajuus niin, että ne vastaavat arvioinnin tavoitteita, soveltamisalaa ja olosuhteita.
6.1 Dokumentaatio ja näyttö
Tarkastajan olisi ISAE 3000:n mukaisesti laadittava dokumentaatio ja hankittava riittävästi asianmukaista evidenssiä sellaisten arviointitulosten tueksi ja sellaisten asianmukaisten johtopäätösten tekemiseksi, jotka muodostavat perustan kutakin pilaria koskevalle arviointipäätelmälle. Tarkastaja käyttää ammatillista harkintaa määrittäessään, onko evidenssi riittävää ja asianmukaista (ks. liite 3.1).
6.2 Suunnittelu ja paikan päällä tehtävä arviointityö
Arvioinnin aloitusajankohta
Arvioinnin virallinen aloituspäivä on päivä, jona arviointia koskeva hankintaviranomaisen tilauslomake tai muu sopimusasiakirja on allekirjoitettu. Tilintarkastajan on tämän jälkeen sovittava mahdollisimman pian päivämäärä, jona paikan päällä tehtävä arviointityö yhteisön kanssa aloitetaan.
Valmistelukokous yhteisön kanssa
Yhteisön on järjestettävä tilintarkastajan kanssa valmistelukokous (ks. liite 3.2.1), joka pidetään [yhteisön nimi ja osoite]. Yhteisön on ilmoitettava komissiolle tästä kokouksesta, ja komission edustajat voivat osallistua kokoukseen.
Menettelyt arvioinnin suunnittelua ja paikan päällä tehtävää arviointityötä varten
Tilintarkastajan käyttämien menettelyjen olisi katettava arviointimenettelyjen suunnittelun ja toteuttamisen kannalta riittävän käsityksen muodostaminen toimeksiannon olosuhteista. Tämä kattaa seuraavat:
— |
evidenssin hankkiminen järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenteesta (liite 3.3.1); |
— |
järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen toiminnan tehokkuutta koskevien testien tekeminen (liite 3.3.2); |
— |
testauskohteiden valitseminen käyttämällä otantaa ja tarvittaessa muita poimintamenetelmiä (liite 3.3.3); |
— |
sisäisten tarkastajien työn hyödyntäminen tapauksen mukaan (liite 3.3.4). |
6.3 Raportointi
Liitteessä 4 olevan pilarinarviointiraportin mallin käyttäminen
Liitteessä 4 olevan pilariarviointiraportin mallin käyttö on pakollista.
Kieli
Raportti on laadittava [kieli] kielellä. [Arviointiraportin mukana on toimitettava [englanniksi/ranskaksi] laadittu tiivistelmä (ks. liite 3.3.1). <Kohta poistetaan tarvittaessa.>
Havainnot
Havaintoja on kahdenlaisia:
— |
Pääasialliset havainnot ovat havaintoja, jotka koskevat järjestelmiin, kontrolleihin, sääntöihin tai menettelyihin liittyviä olennaisia heikkouksia tai puutteellisuuksia. ’Olennaisella’ tarkoitetaan sitä, että tilintarkastaja katsoo näiden tekijöiden olevan komissiolle niin tärkeitä, että ne saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti. Tämä vuoksi jos pilarin osalta tehdään olennaisia havaintoja, tilintarkastajan on tehtävä pilarin osalta kielteinen johtopäätös. Pääasialliset havainnot kattavat myös tapaukset, joissa on tehty useita sellaisia havaintoja, jotka eivät yksittäin tarkasteltuina liity olennaiseen heikkouteen tai puutteellisuuteen, mutta jotka kokonaisuutena muodostavat olennaista heikkoutta tai puutteellisuutta koskevan havainnon. Näiden havaintojen yhteisvaikutus on niin merkittävä (ts. olennainen), että tilintarkastajan on tehtävä niiden perusteella päätelmä, jonka mukaan yhteisö ei täytä kyseistä pilaria koskevia vaatimuksia (eli johtopäätöksenä on ”ei”). |
— |
Muilla havainnoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia ei-olennaisia havaintoja, joiden osalta tilintarkastaja katsoo, että ne olisi saatettava yhteisön tietoon. Nämä havainnot koskevat sellaisia järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen heikkouksia tai puutteellisuuksia, jotka yksin tai yhdessä tarkasteltuina aiheuttavat vähemmän välittömän riskin siitä, ettei kyseisen pilarin tavoitteita saavuteta. |
Havainnot on raportoitava liitteessä 4 esitetyn pilariarviointiraportin mallin mukaisesti (taulukoiden muodossa). Pääasialliset havainnot ja tilintarkastajan tekemät muut havainnot voivat olla perustana valvontatoimille, jotka komissio toteuttaa varainhoitoasetuksen 154 artiklan 5 kohdan mukaisesti.
Suositukset
Suosituksia on kahdenlaisia:
— |
Kriittiset suositukset liittyvät järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen olennaisiin heikkouksiin tai puutteisiin ja sellaisiin tapauksiin, joissa pilareihin sovellettavia komission kriteerejä ja/tai kansainvälisesti hyväksyttyjä standardeja jätetään (säännöllisesti) noudattamatta. |
— |
Muut suositukset koskevat kaikkia sellaisia muita havaintoja, jotka eivät ole luonteeltaan olennaisia. Järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen heikkouksilla tai puutteellisuuksilla ei näissä tapauksissa ole merkittävää välitöntä vaikutusta kyseisten järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen tavoitteisiin. Yhteisön kannalta on kuitenkin tärkeää, että se toteuttaa suositellut toimenpiteet, sillä tämä tarjoaa sille mahdollisuuden parantaa järjestelmiään, kontrollejaan, sääntöjään tai menettelyjään ja tehdä niistä toimivampia ja/tai tehokkaampia. |
Suositukset on raportoitava liitteessä 4 esitetyn pilariarviointiraportin mallin mukaisesti (taulukoiden muodossa).
Päätelmät
Arviointiraportin olisi sisällettävä jokaisen pilarin osalta johtopäätös. Johtopäätöksiä on kahdenlaisia: Johtopäätös on ilmaistava joko positiivisessa muodossa (ts. ”on ottanut käyttöön”, ”käyttää”, ”soveltaa” tai ”siihen sovelletaan”) tai kielteisessä muodossa (ts. ”ei ole ottanut käyttöön”, ”ei käytä”, ”ei sovella” tai ”siihen ei sovelleta”).
Pilariarvioinnin johtopäätös ei saa sisältää varaumaa (ts. sen muotoilussa ei saa käyttää ilmaisua ”lukuun ottamatta”).
Arviointiraportin päivämäärä
Arviointiraportin luonnoksen ja lopullista versiota edeltävien versioiden päivämääränä olisi oltava päivä, jona ne lähetetään kuulemista varten. Lopullisen arviointiraportin päivämääränä olisi oltava riippumattoman tilintarkastajan lopullisen raportin allekirjoituspäivä (liite 3.4.2).
Arviointiraportin luonnoksen ja lopullisen arviointiraportin toimitusmenettely ja -aikataulu
Tilintarkastajan on noudatettava arviointiraportin luonnokseen ja lopulliseen arviointiraporttiin sovellettavaa liitteiden 3.4.3 ja 3.4.4 mukaista kuulemis- ja toimitusmenettelyä ja -aikataulua.
Tilintarkastajan on otettava huomioon etenkin seuraavat seikat:
— |
Tilintarkastajan on toimitettava raporttiluonnos yhteisölle [21; hankintaviranomainen määrittää] kalenteripäivän kuluessa päätöskokouksen päivämäärästä (ts. kenttätyön päättyessä). |
— |
Arvioinnin päätöskokouksen ja päivän, jona lopullinen arviointiraportti toimitetaan yhteisölle, välinen aika saa olla enintään [105; hankintaviranomainen määrittää] kalenteripäivää tai [15] viikkoa. Tilintarkastajan on selitettävä ja dokumentoitava mahdolliset raportointiviiveet työpapereissa. |
7. MUUT ASIAT
7.1 Tiedot kustannusten laskenta- ja raportointikäytännöistä
Mitään tiedoista, jotka yhteisö on toimittanut kustannusten laskenta- ja raportointimenettelyistään komissiolle tätä arviointia varten, ei katsota sellaisiksi, että komissio on hyväksynyt ne tietyn hankkeen talousarvion osalta. Tällainen hyväksyntä on mahdollinen vain silloin kun on noudatettu menettelyjä, joista säädetään yksikkökustannusten ja kiinteämääräisen rahoituksen (ns. yksinkertaistetut kustannusvaihtoehdot) ennakkoarvioinnista annetussa komission päätöksessä. Jos yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja ei ole arvioitu ennakkoon, tiettyyn hankkeeseen liittyvien kustannusten tukikelpoisuus määräytyy yksinomaan yhteisön kanssa tehtyyn sopimukseen (tehtyihin sopimuksiin) sisältyvien määräysten perusteella.
7.2 Seuranta
Hankintaviranomainen voi pyytää, että tilintarkastaja antaa lisäapua osana lopullisen arviointiraportin seurantaa. Hankintaviranomainen voi myös pyytää tilintarkastajaa arvioimaan uudelleen yhden tai useamman pilarin, jos lopullisessa arviointiraportissa on todettu, että yhteisö ei ole noudattanut kyseistä pilaria (kyseisiä pilareita) koskevia vaatimuksia.
Tämä toimeksiantokuvaus ei kata tilintarkastajan antamaa lisäapua, joka liittyy hankintaviranomaisen toteuttamaan lopullisen arviointiraportin seurantaan; jos tällaista apua tarvitaan, hankintaviranomaisen on laadittava vastaava toimeksianto tilauslomakkeeseen tai sovellettavaksi tulevaan muuhun sopimusasiakirjaan tehtävän lisäyksen muodossa.
7.3 Muita seikkoja
Liitteet
Liite 1 |
”Toimeksiannon olosuhteet – Keskeiset tiedot pilariarviointia varten” |
Liite 2 |
Arviointikysely ja -kriteerit |
Liite 2 a |
Arviointikysely |
Liite 3 |
Arviointimenettelyt |
Liite 4 |
Pilariarviointiraportti |
HUOM. Liitteet 1–4 ovat erottamaton osa tätä toimeksiantokuvausta.
(1) Asetus (EU, Euratom) 2018/1046.
(2) Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.
(3) Hankintaviranomaisena voi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa olla komissio.
(4) Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2006/43/EY, annettu 17 päivänä toukokuuta 2006, tilinpäätösten ja konsolidoitujen tilinpäätösten lakisääteisestä tilintarkastuksesta, direktiivien 78/660/ETY ja 83/349/ETY muuttamisesta sekä neuvoston direktiivin 84/253/ETY kumoamisesta (EUVL L 157, 9.6.2006, s. 87), sellaisena kuin se on muutettuna 16 päivänä huhtikuuta 2014 annetulla Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivillä 2014/56/EU (EUVL L 158, 27.5.2014, s. 196).
(5) Tarkastuselimeen, joka ei ole yksityiseltä sektorilta, olisi sovellettava samoja virkaikää, pätevyyttä ja työkokemusta koskevia vaatimuksia kuin yksityisen sektorin tarkastuselimiin.
Liite 1
”Toimeksiannon olosuhteet – Keskeiset tiedot pilariarviointia varten”
ARVIOITAVA YHTEISÖ: |
<ilmoitetaan arvioitavan yhteisön koko nimi> |
||
PILARI |
ARVIOITAVA PILARI (1) |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan> |
||
|
KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan> |
||
|
KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan> |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ |
||
Pilarit 1, 2, 3, 7, 8 ja 9 arvioidaan aina (3). Pilarit 4–6 voidaan arvioida sen mukaan, minkälaisia talousarvion toteuttamistehtäviä on tarkoitus siirtää. |
YHTEYSTIEDOT |
|||
Yhteisö: [arvioitavan yhteisön täydellinen nimi] |
|||
Osoite |
|
Maa |
|
Puhelin |
|
Faksi |
|
Verkkosivusto |
|
||
Yhteyshenkilö |
|||
Nimi |
|
Tehtävä |
<ilmoitetaan tehtävä johdon tasolla, esim. johtaja, pääjohtaja, talouspäällikkö> |
Sähköpostiosoite |
|
Puhelin/Faksi |
|
Euroopan unionin edustusto [maa] <taulukko poistetaan tarvittaessa> |
|||
Osoite |
|
Maa |
|
Puhelin |
|
Faksi |
|
Yhteyshenkilö |
|||
Nimi |
|
Tehtävä |
|
Sähköpostiosoite |
|
Puhelin/Faksi |
|
EU:n rahoitusohjelmasta vastaava Euroopan komission yksikkö <poistetaan tarvittaessa> |
|||
Yhteyshenkilö |
|||
Nimi |
|
Tehtävä/yksikkö |
|
Sähköpostiosoite |
|
Puhelin/Faksi |
|
PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA
Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) sisäisen valvonnan järjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:
— |
valvontaympäristö
|
— |
riskien arviointi |
— |
kontrollit, joihin sisältyvät:
|
— |
informaatio ja viestintä
|
— |
seuranta
|
PILARI 2 – KIRJANPITO
Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) kirjanpitojärjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:
— |
kirjanpitojärjestelmä ja tilinpäätöksen laatimisperiaatteet |
— |
budjetointi |
— |
hankkeita, toimia, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä koskeva kirjanpito ja budjetointi. |
PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS
Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) riippumattomasta ulkoisesta tarkastuksesta. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:
— |
ulkoisen tarkastuksen sääntelykehys |
— |
yhteisön ulkoinen tilintarkastaja ja tilintarkastusstandardit. |
PILARI 4 – AVUSTUKSET
Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) yhteisössä käytössä olevasta avustusten järjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:
— |
oikeudellinen ja sääntelykehys |
— |
avustuksia koskevat periaatteet, jotka kattavat erityisesti toimenpiteet eturistiriitojen välttämiseksi avustusten myöntämismenettelyn kaikissa vaiheissa |
— |
käytetyt avustusmuodot |
— |
organisaatio (tehtävät ja vastuualueet) |
— |
avustusmenettelyn dokumentointi ja dokumentaation arkistointi |
— |
avustusmenettelyt, mukaan lukien:
|
PILARI 5 – HANKINNAT
Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) yhteisön hankintajärjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:
— |
oikeudellinen ja sääntelykehys |
— |
hankintaperiaatteet, etenkin
|
— |
käytetyt hankintatyypit (rakennusurakat, palvelut, tavarahankinnat) |
— |
käytetyt kilpailuttamiseen perustuvien hankintamenettelyjen tyypit |
— |
organisaatio (tehtävät ja vastuualueet) |
— |
hankintamenettelyn dokumentointi ja dokumentaation arkistointi |
— |
hankintamenettelyt:
|
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET (4)
Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) rahoitusvälineistä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:
— |
oikeudellinen ja sääntelykehys; tarkasteltavat osa-alueet:
|
— |
perusperiaatteet: rahoitusvälineitä on käytettävä moitteettoman varainhoidon, avoimuuden, suhteellisuuden, syrjimättömyyden, tasapuolisen kohtelun ja toissijaisuuden periaatteiden sekä niille asetettujen tavoitteiden mukaisesti |
— |
rahoitusvälineiden käyttöä koskevat ohjeet ja toimintasäännöt |
— |
organisaatio (tehtävät ja vastuualueet) |
— |
luottoriskin hallintajärjestelmä ja sisäinen riskiluokitusjärjestelmä – soveltuvin osin (koskee ainoastaan yhteisöjä, jotka aikovat pyytää EU:lta talousarviotakuuta) |
— |
veronkiertoon ja yhteistyöhaluttomiin lainkäyttöalueisiin liittyvään valvontaan sovellettavat säännöt ja menettelyt |
— |
rahanpesun tai terrorismin rahoituksen torjuntaan liittyvään valvontaan sovellettavat säännöt ja menettelyt. |
PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE
Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) yhteisön käyttämästä poissulkemisjärjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:
— |
oikeudellinen ja sääntelykehys |
— |
poissulkemisperusteet |
— |
menettelyt; ilmoittakaa erityisesti, kattavatko menettelyt edellä luetellut osa-alueet ja miten menettelyjä sovelletaan. |
PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN
Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) järjestelmästä, jota yhteisö käyttää julkaistessaan tietoja varojen saajista. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:
— |
oikeudellinen ja sääntelykehys |
— |
julkaisemista koskevat vaatimukset; ilmoittakaa erityisesti, kattavatko menettelyt seuraavat seikat ja miten menettelyjä sovelletaan:
|
PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN
Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) järjestelmästä, jota yhteisö käyttää henkilötietojen suojaamiseksi. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:
— |
oikeudellinen ja sääntelykehys |
— |
henkilötietojen suojaa koskevat vaatimukset; ilmoittakaa erityisesti, kattavatko menettelyt kyseiset vaatimukset ja miten menettelyjä sovelletaan. |
(1) Yhteisön olisi merkittävä tähän sarakkeeseen KYLLÄ tai EI ilmoittaakseen, arvioidaanko kyseistä pilaria.
(2) Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.
(3) Siinä poikkeuksellisessa tapauksessa, että avustuksia, hankintoja ja rahoitusvälineitä koskevia sääntöjä ja menettelyjä (eli mitään pilareista 4–6) ei arvioida, ei ole tarpeen arvioida poissulkemista ja julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä (eli pilareita 7 ja 8).
(4) Rahoitusvälineet sisältävät myös talousarviotakuut.
Liite 2
ARVIOINTIKYSELY JA -KRITEERIT
PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA |
|||
Taso 1 (Varainhoitoasetus). Onko yhteisö ottanut kaikilta olennaisilta osilta käyttöön kansainvälisiin parhaisiin käytäntöihin perustuvan vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän ja varmistaako se, että tämä järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan, Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
KYLLÄ/EI |
||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (5 osaa, jotka koskevat sisäistä valvontaa) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
Yhteensä |
… /50 |
||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien viiden osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia). Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia). |
PILARI 2 – KIRJANPITO |
|||
Taso 1 (Varainhoitoasetus). Käyttääkö yhteisö kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin perustuvaa kirjanpitojärjestelmää, joka tuottaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmällistä, täydellistä ja luotettavaa tietoa oikea-aikaisesti, Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
KYLLÄ/EI |
||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat kirjanpitoa) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
Yhteensä |
… /30 |
||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia). Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia). |
PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS |
|||||||||||||||
Taso 1 (Varainhoitoasetus). Onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan suorittaa yhteisöstä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
KYLLÄ/EI |
||||||||||||||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat riippumatonta ulkoista tarkastusta) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||||||||||||||
|
… /10 |
||||||||||||||
|
… /10 |
||||||||||||||
|
… /10 |
||||||||||||||
Yhteensä |
… /30 |
||||||||||||||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia). Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia). |
PILARI 4 – AVUSTUKSET |
|||
Taso 1 (Varainhoitoasetus). Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
KYLLÄ/EI |
||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat avustuksia) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
Yhteensä |
… /30 |
||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia). Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia). |
PILARI 5 – HANKINNAT |
|||
Taso 1 (Varainhoitoasetus). Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
KYLLÄ/EI |
||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat hankintoja) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
Yhteensä |
… /30 |
||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia). Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia). |
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET (3) |
|||
Taso 1 (Varainhoitoasetus). Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista / talousarviotakuita rahoitusvälineistä / talousarviotakuiden muodossa asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan unionin asettamien vaatimusten mukaisesti? |
KYLLÄ / EI |
||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat rahoitusvälineitä) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
Yhteensä |
… /30 |
||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia). Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia). |
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET – täydentävä 6A jakso (talousarviotakuita koskevat lisäkysymykset (4)) |
|||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (neljä lisäosaa, jotka koskevat talousarviotakuita). Onko yhteisöllä luottoriskin hallintajärjestelmä ja käyttääkö se sisäistä riskiluokitusjärjestelmää, joka vastaa yhteisön toiminnan luonnetta, kokoa ja monimuotoisuutta? |
KYLLÄ/EI |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
Yhteensä |
… /40 |
||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 2 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien neljän osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia). Vastaus tason 2 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia). |
Pilari 6 – RAHOITUSVÄLINEET – lisäosiot 6B ja 6C (valinnainen (5) ) |
|||||
Taso 1. Noudattaako yhteisö unionin varoista tuettavien rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa unionin lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja unionin tason standardeja, joiden mukaisesti a) se ei tue toimia, joilla edistetään veronkiertoa, b) eikä toteuta toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet veroasioissa yhteistyöhaluttomille oikeudenkäyttöalueille? |
KYLLÄ/EI |
||||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (2 osaa, jotka koskevat veronkiertoon ja veroasioissa yhteistyöhaluttomiin oikeudenkäyttöalueisiin sovellettavia kontrolleja) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||||
Veronkiertoa ja yhteistyöhaluttomia oikeudenkäyttöalueita koskevat kontrollit Noudattaako yhteisö unionin varoista tuettavien rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa unionin lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja unionin tason standardeja (6), joiden mukaisesti
|
… /10 |
||||
Taso 1. Noudattaako yhteisö rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa unionin lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja unionin tason standardeja, joiden mukaisesti c) se ei tue toimia, joilla edistetään rahanpesua ja terrorismin rahoitusta, d) se ei toteuta uusia toimia tai jatka toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet suuririskisiksi kolmansiksi maiksi todetuille lainkäyttöalueille? |
KYLLÄ/EI |
||||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (2 osaa, jotka koskevat rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaan liittyviä kontrolleja) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||||
Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunta Noudattaako yhteisö rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa kohtuullisen tehokkaan suojan tarjoavia standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa unionin lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja unionin tason standardeja, ja joiden mukaisesti
|
… /10 |
||||
Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos asianomaisen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia. Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos asianomaisen osan kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia. |
PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE |
|||
Taso 1 (Varainhoitoasetus). Soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia hankintojen, avustusten ja/tai rahoitusvälineiden kautta myönnettävän rahoituksen ulkopuolelle (8)? |
KYLLÄ/EI |
||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat sulkemista rahoituksen ulkopuolelle) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
Yhteensä |
… /30 |
||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja yksittäisten osien 1 tai 3 pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia) tai yksittäisen osan 2 pistemäärä on vähintään 5/10 (50 prosenttia). Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai yksittäisten osien 1 tai 3 pistemäärä on alle 2/10 (20 prosenttia) tai yksittäisen osan 2 pistemäärä on alle 5/10 (50 prosenttia). |
PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN |
|||
Taso 1 (varainhoitoasetus). Julkistaako yhteisö varojen saajia koskevat tiedot asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti (9)? |
KYLLÄ/EI |
||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat varojen saajia koskevien tietojen julkistamista) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
Yhteensä |
… /30 |
||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia). Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia). |
PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN |
|||
Taso 1 (Varainhoitoasetus). Varmistaako yhteisö, että henkilötiedot suojataan varainhoitoasetuksen (10) 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla? |
KYLLÄ/EI |
||
Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat henkilötietojen suojaamista) |
PISTEMÄÄRÄ (0-10) |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
|
… /10 |
||
Yhteensä |
… /30 |
||
PISTEMÄÄRÄ Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia). Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia). |
(1) Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.
(2) Ks. EU:n vuonna 2018 annetun varainhoitoasetuksen 209 artiklan 4 kohta.
(3) ”Rahoitusvälineet” ja ”EU:n varat” kattavat myös talousarviotakuut.
(4) Sovelletaan vain siinä tapauksessa, että yhteisö aikoo hakea talousarviotakuuta Euroopan unionilta.
(5) Jotta unionin varoja voidaan käyttää rahoitusvälineiden kautta, yhteisön on noudatettava varainhoitoasetuksen asiaankuuluvia vaatimuksia, jotka on katettu lisäosioissa 6B ja 6C, käyttämällä asianmukaisia sopimusjärjestelyjä, vaikka yhteisö päättäisi olla suorittamatta näitä osioita koskevaa pilariarviointia.
(6) EU:n veropolitiikkaan ja -sääntelyyn sisältyvät erityisesti seuraavat säädökset ja asiakirjat, ja niitä voidaan myöhemmin kehittää edelleen: yritysverotukseen sovellettavat menettelysäännöt, 1.12.1997 (EYVL C 2, 6.1.1998, s. 2); neuvoston direktiivi 2011/96/EU, annettu 30 päivänä marraskuuta 2011, eri jäsenvaltioissa sijaitseviin emo- ja tytäryhtiöihin sovellettavasta yhteisestä verojärjestelmästä (EUVL L 345, 29.12.2011, s. 8); neuvoston direktiivi 2003/49/EY, annettu 3 päivänä kesäkuuta 2003 eri jäsenvaltioissa sijaitsevien lähiyhtiöiden välisiin korko- ja rojaltimaksuihin sovellettavasta yhteisestä verotusjärjestelmästä (EUVL L 157, 26.6.2003, s. 49); komission suositus 2012/772/EU, annettu 6 päivänä joulukuuta 2012, aggressiivisesta verosuunnittelusta (EUVL L 338, 12.12.2012, s. 41); neuvoston direktiivi 2011/16/EU, annettu 15 päivänä helmikuuta 2011, hallinnollisesta yhteistyöstä verotuksen alalla ja direktiivin 77/799/ETY kumoamisesta (EUVL L 64, 11.3.2011, s. 1); komission tiedonanto ”Verojen kiertämisen estämistä koskeva paketti: Seuraavat toimet tehokkaan verotuksen ja paremman verotuksen avoimuuden toteuttamiseksi EU:ssa” (COM(2016) 23); komission suositus (EU) 2016/136, annettu 28 päivänä tammikuuta 2016, verosopimusten väärinkäytön vastaisten toimenpiteiden täytäntöönpanosta (EUVL L 25, 2.2.2016, s. 67); neuvoston direktiivi (EU) 2016/1164, annettu 12 päivänä heinäkuuta 2016, sisämarkkinoiden toimintaan suoraan vaikuttavien veron kiertämisen käytäntöjen torjuntaa koskevien sääntöjen vahvistamisesta (EUVL L 193, 19.7.2016, s. 1); Ecofin-neuvoston päätelmät 12. helmikuuta, 8. maaliskuuta, 25. toukokuuta, 17. kesäkuuta, 8. marraskuuta ja 5. joulukuuta 2016, 5. joulukuuta 2017, 23. tammikuuta ja 13. maaliskuuta 2018.
(7) Kun otetaan huomioon direktiivi (EU) 2015/849.
(8) Kolmansien osapuolten sulkemista rahoituksen ulkopuolelle on arvioitava avustusten, hankintojen ja/tai rahoitusvälineiden osalta, kun asianomainen pilari (avustukset, hankinnat ja rahoitusvälineet) on arvioitu. ”Rahoitusvälineet” ja ”EU:n varat” kattavat myös talousarviotakuut.
(9) Varojen saajia koskevien tietojen julkistamista on arvioitava avustusten, hankintojen ja/tai rahoitusvälineiden osalta, kun asianomainen pilari (avustukset, hankinnat ja rahoitusvälineet) on arvioitu.
(10) Rajoittamatta asetusten (EU) 2018/1725 ja (EU) 2016/679 soveltamista.
Liite 2 A
ARVIOINTIKYSELY
PILARI |
ARVIOITAVA PILARI (1) |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan> |
||
|
KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan> |
||
|
KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan> |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ |
||
|
KYLLÄ |
||
Pilarit 1, 2, 3, 7, 8 ja 9 on aina arvioitava. Pilarit 4–6 voidaan arvioida sen mukaan, minkälaisia talousarvion toteuttamistehtäviä on tarkoitus siirtää. |
TÄMÄN ASIAKIRJAN TARKOITUS JA KÄYTTÖ
1. |
Ensimmäisessä vaiheessa yhteisöä pyydetään täyttämään liitteessä 2 a esitetyt asiaan liittyvät kysymykset ja toimittamaan täytetty liite 2 a hankintaviranomaiselle (jos se on eri kuin yhteisö) ja tilintarkastajalle.
Huomautus: yhteisöä pyydetään vastaamaan kysymyksiin, jotka on merkitty ”[yhteisö täyttää]” sarakkeessa, jonka otsikko on ”Yhteisön huomautukset”. Tilintarkastaja vastaa keskeisiin kysymyksiin ammatillisen harkintansa sekä suoritettujen arviointimenettelyjen ja testien perusteella. Hankintaviranomaisen on toimitettava tilintarkastajalle liite 2 a täytettynä mahdollisimman pian sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on tehnyt tilintarkastajan kanssa toimeksiantosopimuksen, ja ennen kuin tilintarkastaja aloittaa arviointimenettelyt. |
2. |
Seuraavassa vaiheessa liitteestä 2 a tulee apuväline, jota tilintarkastaja käyttää arviointimenettelyjen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Lisäksi tilintarkastaja pystyy sen avulla ottamaan huomioon ne olennaiset ja tärkeät kriteerit, jotka arvioitavan yhteisön on Euroopan komission mukaan täytettävä.
Täytetty kyselylomake on tilintarkastajalle olennaisen tärkeä arviointitiedon ja -evidenssin lähde. Se ei kuitenkaan ole ainoa lähde, jota tilintarkastaja käyttää arviointimenettelyjen suunnittelussa ja toteuttamisessa ja johtopäätösten tekemisessä. Kaikkiin yhteisön lomakkeessa antamiin ja sen toimittamiin tietoihin sovelletaan tilintarkastajan tarpeellisina pitämiä arviointimenettelyjä. Tilintarkastaja ei saa tukeutua tietoihin ennen kuin se on arviointimenettelyiden avulla varmistanut, että tiedot ovat niin tarkat ja täydelliset, että niitä voidaan käyttää arviointitarkoituksiin ja että niiden pohjalta voidaan tehdä tietoon perustuvia johtopäätöksiä keskeisistä seikoista. Näin ollen tilintarkastaja voi oman harkintansa mukaan muokata ja täydentää tarkastushavainnot sisältävää saraketta (”Tilintarkastajan huomautukset”) ja lisätä siihen tietoja. Tilintarkastaja voi myös sisällyttää lomakkeeseen lisäkysymyksiä, jos se katsoo niiden olevan tarpeen tietoon perustuvien johtopäätösten tekemiseksi keskeisistä seikoista. Sarake ”Tilintarkastajan huomautukset” – On erittäin suositeltavaa, että tarkastaja käyttää mahdollisuuksien mukaan tiivistettyjä kommentteja ja kertomuksia, jotta vältetään liian suuri tekstin määrä sarakkeessa ”Tilintarkastajan huomautukset”. Tilintarkastaja voi mukauttaa tämän sarakkeen leveyttä ja/tai pituutta lisätessään tietoja ja huomautuksia. Vaihtoehtoisesti tilintarkastaja voi käyttää liiteasiakirjoja (esimerkiksi pitkiä kertomuksia ja/tai yhteisöltä saatuja asiakirjoja), joihin voidaan viitata. Tilintarkastaja on koko arviointiprosessin ajan kaikilta osin vastuussa niiden arviointimenettelyiden suunnittelusta ja toteuttamisesta, joita se pitää tarpeellisina voidakseen tehdä johtopäätöksen kustakin arvioinnin kohteena olevasta pilarista. Tilintarkastajan on otettava huomioon toimeksiantoon liittyvät olosuhteet ja käytettävä ammatillista harkintaa koko arviointiprosessin ajan. |
PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA |
|
KESKEINEN KYSYMYS (taso 1) |
Tilintarkastajan huomautukset |
Onko yhteisö ottanut kaikilta olennaisilta osilta käyttöön vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän ja varmistaako se, että tämä järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan, Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
|
Ohjeet Varainhoitoasetuksen 154 artikla Komissio voi hyväksyä, että yhteisöjen ja henkilöiden, jotka vastaavat unionin varojen tai talousarviotakuiden täytäntöönpanosta, kirjanpitojärjestelmät ja sisäisen valvonnan järjestelmät tarjoavat samantasoisen suojan unionin taloudellisille eduille ja kohtuullisen varmuuden hallintotavoitteiden saavuttamisesta. |
PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisön valvontaympäristö riittävän hyvä perusta sisäisen valvonnan toteuttamiselle koko organisaatiossa? Huom. Valvontaympäristöön sisältyvät hallinto- ja johtamistoiminnot sekä hallintoelinten ja johdon asenteet, tietoisuus ja toimet, jotka koskevat yhteisön sisäistä valvontaa ja sen merkitystä yhteisössä. |
|
||||
|
|
||||
1.1.1 |
Onko yhteisössä käytössä kirjalliset menettelytapaohjeet, jotka annetaan tiedoksi koko henkilöstölle, tai henkilöstökäsikirja, joka sisältää eettistä käyttäytymistä ja arvoja edistäviä sääntöjä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.1.2 |
Korostaako ja viestiikö johto henkilöstölle rehellisyyden ja eettisten arvojen tärkeydestä (”johdon esimerkki”)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.1.3 |
Onko käytössä menettelyjä (esim. kurinpidolliset seuraamukset, taloudellinen ja henkilökohtainen vastuu), joita sovelletaan henkilöstöön kuuluvaan, joka ei noudata rehellisyyttä koskevia sääntöjä ja eettisiä arvoja? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.1.4 |
Onko käytössä menettelyjä mahdollisten eturistiriitojen käsittelemiseksi johdon tasolla? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
|
|
||||
1.2.1 |
Onko yhteisöllä selkeä organisaatiorakenne (eli kehys, jonka puitteissa yhteisön tavoitteiden mukaiset toimet suunnitellaan ja toteutetaan, ja niitä valvotaan ja tarkistetaan), joka tukee hyvää johtamista ja hallintoa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.2.2 |
Mikä on päätöksentekorakenne ja mikä on korkein päätöksentekoelin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.2.3 |
Onko raportointisuhteet ja -vastuut määritelty selkeästi? Esimerkki: onko vastuut, valtuudet ja raportointisuhteet määritelty selkeästi työsopimuksissa ja/tai toimintakäsikirjoissa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.2.4 |
Ovatko työnkuvaukset saatavilla? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.2.5 |
Miten operatiivista toimintaa koskevat vastuut ja valtuudet on jaettu? Miten raportointisuhteet ja valtuushierarkia muodostuvat? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.2.6 |
Millaisia periaatteita ja käytäntöjä sovelletaan esim. seuraavien osalta: rekrytointi, perehdyttäminen, koulutus, arviointi, neuvonta, uralla eteneminen, palkitseminen ja korjaavat toimet? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
|
|
||||
1.3.1 |
Onko yhteisöllä hallintoa valvova elin (esim. valvontaviranomaiset, tarkastusvaliokunta, sääntelyviranomaiset, hallintoneuvosto tai toimeenpaneva elin), joka on riippumaton yhteisön johdosta? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.3.2 |
Onko käytössä säännöt, joita sovelletaan hallinnon valvontaelimen jäsenten nimittämiseen, palkitsemiseen ja eroamiseen? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.3.3 |
Jos hallinnon valvontaelintä ei ole, onko yhteisön johto toteuttanut toimenpiteitä hallintovalvontavastuunsa hoitamiseksi? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.3.4 |
Onko yhteisöllä sisäisen tarkastuksen toiminto? Jos on, huomioikaa 5.2 jakso. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.3.5 |
Jos ei ole, millä muilla keinoilla johto valvoo sisäisen valvonnan kehittämistä ja toteuttamista? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
|
|
||||
1.4.1 |
Onko yhteisöllä viralliset, asiakirjoin vahvistetut henkilöstöpolitiikka ja -käytännöt? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.4.2 |
Onko yhteisöllä rekrytointi- ja palkkiopolitiikka? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.4.3 |
Onko yhteisöllä järjestelmä henkilöstön kehittämistä (ml. kehitys- ja koulutustarpeet) ja arviointia varten? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA |
|||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Tunnistaako yhteisö riskit, jotka kohdistuvat sen tavoitteiden saavuttamiseen koko yhteisössä, ja analysoidaanko riskejä sen määrittämiseksi, miten niitä olisi hallittava? |
|
||||||||||
2.1 |
Täsmentääkö yhteisö tavoitteensa riittävän selkeästi, jotta niihin liittyvät riskit voidaan tunnistaa ja arvioida? |
|
|
||||||||
2.2 |
Onko yhteisöllä käytössä riskienarviointimenettelyjä, joiden avulla johto voi tunnistaa, arvioida ja käsitellä olemassa olevia tai mahdollisia kysymyksiä, jotka voivat haitata yhteisön tavoitteiden saavuttamista? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||
2.3 |
Arvioidaanko riskit hankkeen vai koko yhteisön tasolla? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||
2.4 |
Dokumentoidaanko riskienarviointitoimenpiteet? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||
2.5 |
Onko yhteisöllä riskirekisteri? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||
2.6 |
Onko yhteisöllä käytössä riskienarviointimenettelyt, joilla
|
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA |
|||||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): toteuttaako yhteisö vaikuttavia ja tehokkaita kontrolleja? |
|
||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.1.1 |
Toteuttaako yhteisö kontrolleja, jotka
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.1.2 |
Puututaanko yhteisön kontrolleissa seuraaviin keskeisiin osa-alueisiin:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.2.1 |
Onko tehtävien eriyttämisestä määrätty virallisesti esimerkiksi toiminta- tai menettelykäsikirjassa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.3.1 |
Mitkä ovat yhteisön arkistointijärjestelmien pääpiirteet (sähköinen/paperinen arkistointi, käyttöohjeet, tietokantojen ja sähköisten arkistointijärjestelmien käyttö)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.3.2 |
Yksilöi ja dokumentoi arkistointijärjestelmän ja -menettelyjen keskeiset piirteet. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.3.3 |
Onko yhteisöllä käytössä erilliset toimintatavat tai menettelyt avustuksia, hankintoja ja rahoitusvälineitä koskeviin prosesseihin liittyvää dokumentointia ja arkistointia varten? Huom. Läpinäkyvyyttä ja luottamuksellisuutta koskevia erityisvaatimuksia voidaan soveltaa. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.4.1 |
Onko yhteisöllä viralliset kirjalliset menettelyt ja kontrollit tietotekniikkajärjestelmiensä valvontaa varten? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.4.2 |
Onko yhteisöllä asianmukaiset ja tehokkaat menettelyt transaktioiden aloittamista, hyväksymistä, kirjaamista, käsittelyä ja raportointia varten? |
|
|
||||||||||||||
3.4.3 |
Sovelletaanko yhteisön sisäisessä valvonnassa asianmukaista manuaalisten ja automatisoitujen osien yhdistelmää, jossa otetaan huomioon yhteisön tietotekniikkajärjestelmien ja it-tietojärjestelmien käytön luonne ja monimutkaisuus? |
|
|
||||||||||||||
3.4.4 |
Sisältyykö yhteisön tietotekniikkajärjestelmien kontrolleihin tehokkaita yleisiä tietoteknisiä kontrolleja ja sovelluskontrolleja? |
|
|
||||||||||||||
It-tietojärjestelmiin liittyvät ohjeet |
|||||||||||||||||
Yhteisön liiketoiminta- tai toimintaprosessit johtavat transaktioihin, jotka aloitetaan, kirjataan, käsitellään ja raportoidaan tietojärjestelmässä, joka on joko käsi- tai tietokonekäyttöinen. Myös käsi- ja tietokonekäyttöisten menettelyjen yhdistelmä on mahdollinen. Onko keskeisiin kirjanpitotoimintoihin liittyvät tehtävät eroteltu asianmukaisesti toisistaan? Näitä ovat esim. transaktion aloittaminen, hyväksyminen, kirjaaminen, käsittely (siirtäminen pääkirjaan) ja raportointi tilinpäätöksessä. Tietotekniikan käyttö vaikuttaa kontrollien toteuttamistapaan. Tietotekniikkajärjestelmiä koskevat kontrollit ovat tehokkaita, jos ne säilyttävät informaation eheyden ja järjestelmissä käsiteltyjen tietojen turvallisuuden sekä sisältävät tehokkaat yleiset tietotekniset kontrollit ja sovelluskontrollit. Yleiset tietotekniset kontrollit muodostuvat toimintatavoista ja menettelyistä, jotka liittyvät moniin sovelluksiin ja tukevat sovellustarkastusten tehokasta toimintaa. Ne koskevat keskustietokone-, minitietokone- ja loppukäyttäjäympäristöjä. Yleiset tietotekniset kontrollit, joilla säilytetään informaation eheys ja tietoturva, sisältävät tavallisesti seuraavat kontrollit:
Sovelluskontrollit ovat manuaalisia tai automatisoituja menettelyjä, jotka toteutetaan yleensä liiketoimintaprosessien tasolla ja jotka koskevat transaktioiden käsittelyä yksittäisissä sovelluksissa. Sovelluskontrollit voivat olla luonteeltaan ennaltaehkäiseviä tai havaitsevia, ja ne on suunniteltu varmistamaan kirjanpitoaineiston eheys. Sovelluskontrollit liittyvät siten menettelyihin, joita käyttäen aloitetaan, kirjataan, käsitellään ja raportoidaan liiketapahtumia tai muuta taloudellista tietoa. Nämä kontrollit auttavat varmistamaan, että liiketapahtumat ovat toteutuneet ja ne on hyväksytty sekä kirjattu ja käsitelty täysimääräisesti ja oikein. Esimerkkeinä voidaan mainita syöttötietojen tarkistukset ja numerojärjestyksen tarkistukset yhdessä poikkeamaraporttien manuaalisen seurannan kanssa tai tietojen korjaaminen syöttövaiheessa. Manuaalisten tai automatisoitujen osien käyttäminen sisäisessä valvonnassa vaikuttaa myös siihen, kuinka transaktiot aloitetaan ja kuinka ne kirjataan, käsitellään ja raportoidaan:
Yhteisön sisäisessä valvonnassa käyttämä manuaalisten ja automatisoitujen osien yhdistelmä vaihtelee yhteisön tietotekniikkajärjestelmien käytön luonteen ja monimutkaisuuden mukaan. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.5.1 |
Ottaako yhteisö huomioon virheiden, petosten ja sääntöjenvastaisuuksien mahdollisuuden arvioidessaan tavoitteiden saavuttamiseen kohdistuvia riskejä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.5.2 |
Yksilöikö yhteisö (erityistä luotettavuutta edellyttävät) tehtävät, joihin liittyy vilpillisen toiminnan riski (esim. pankkiyhteyksien ja kassanhallinta, hankinta- ja ostotoiminnot), ja onko käytössä valvontatoimenpiteitä (esim. tehtäväkierto tai lisäkontrollit)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.5.3 |
Onko käytössä menettelyjä, joilla raportoidaan virheistä, petoksista ja sääntöjenvastaisuuksista ja seurataan niitä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.6.1 |
Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan omaisuuseriensä hallinnointijärjestelmästä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.6.2 |
Muodosta riittävä käsitys yhteisön omaisuuserien hallinnointijärjestelmästä eli käytännöistä ja menettelyistä, joilla hankitaan ja hallinnoidaan maa-alueita, rakennuksia, koneita, ajoneuvoja, laitteita ja aineettomia hyödykkeitä (esim. teollis- ja tekijänoikeuksia ja lisenssejä). Huom. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä hankintasääntöihin, joita sovelletaan aineellisen käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden hankintaan (ks. pilari 5 – hankinnat). |
|
|
||||||||||||||
Ohjeet Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön omaisuuserien hallinnointijärjestelmässä mahdollisesti on. Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: tehtävät ja vastuut (tehtävien eriyttäminen), jotka liittyvät seuraavien hallinnointiin: omaisuuserien hankinta- ja ostomenettelyt, omaisuuserien rekisteröinti (omaisuusrekisterien käyttö, ajoneuvojen ajopäiväkirjat), käyttöä koskevat kontrollit ja menettelyt, valvonta- ja seurantamenettelyt, suojaamiseen ja saatavuuteen liittyvät menettelyt sekä omaisuuserien luovutukset ja siirrot. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.7.1 |
Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan vaihto-omaisuutensa hallinnointijärjestelmästä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.7.2 |
Muodosta riittävä käsitys yhteisön vaihto-omaisuuden hallinnointijärjestelmästä (esim. materiaalien, työkalujen, varaosien ja toimistotarvikkeiden hankintaa, ostoja ja hallinnointia koskevat käytännöt ja menettelyt). Huom. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä hankintasääntöihin, joita sovelletaan aineiden, tarvikkeiden, tavaroiden ja materiaalien hankintaan (ks. pilari 5 – hankinnat). |
|
|
||||||||||||||
Ohjeet Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön vaihto-omaisuuden hallinnointijärjestelmässä mahdollisesti on. Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: i) vaihto-omaisuuden ja hankinta- ja ostomenettelyjen hallinnointiin liittyvät tehtävät ja vastuut sekä varastokirjanpito; ii) suojatoimet, saatavuus ja käyttö; iii) valvonta- ja seurantamenettelyt, inventaariot ja täsmäytykset; iv) varastojen käyttö ja tyhjentäminen. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.8.1 |
Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan pankkiasioidensa hallinnointijärjestelmästä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.8.2 |
Tekeekö yhteisö säännöllisesti (vähintään kuukausittain) täsmäytyksiä kirjanpitoonsa (pääkirja, kassakirja) merkittyjen ja pankkitilien tietojen välillä siten, ettei olennaisia eroja jätetä selvittämättä? |
|
|
||||||||||||||
3.8.3 |
Muodosta riittävä käsitys yhteisön pankkiasioiden hallinnointijärjestelmästä (pankkitilien hoitamista koskevat käytännöt ja menettelyt). |
|
|
||||||||||||||
Ohjeet Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön pankkiasioiden hallinnointimenettelyissä mahdollisesti on. Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: tehtävät ja vastuut (tehtävien eriyttäminen, käyttöoikeudet, erillisen kassanhallinnan käyttö) pankkitilien hallinnoinnissa, tilityypit (esim. korkotulot, käytetyt valuutat), kaksinkertaisten allekirjoitusmenettelyjen käyttö, pankkitilien säännölliset täsmäytykset, valvonta ja kontrollit, nimettyjen/erillisten pankkitilien käyttö hankkeissa; käteisvarojen hoito. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.9.1 |
Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan kassanhallintajärjestelmästään? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.9.2 |
Tekeekö yhteisö säännöllisesti (vähintään kuukausittain) täsmäytyksiä kirjanpitoonsa (pääkirja, kassakirja) merkittyjen ja pankkitilien tietojen välillä siten, ettei olennaisia eroja jätetä selvittämättä? |
|
|
||||||||||||||
3.9.3 |
Onko käytössä asianmukaisia menettelyjä käteisrahan säilyttämistä ja laskentaa varten? |
|
|
||||||||||||||
3.9.5 |
Selvittääkö ja täsmäyttääkö yhteisö järjestelytilit ja ennakot eli käteismaksut, joista ei ole vielä kirjattu menoja, kuukausittain 30 päivän kuluessa kunkin kuukauden päättymisestä? Näihin ennakoihin voi sisältyä matkaennakkoja ja operatiivisia ennakkomaksutilejä (3). Tämä voi sisältää myös siirtoja muille yhteisöille, jotka luokitellaan menoiksi kun ne suoritetaan, vaikka siirtojen korvamerkitystä osuudesta odotetaan raportointia määräajoin. |
|
|
||||||||||||||
3.9.6 |
Muodosta riittävä käsitys yhteisön kassanhallintajärjestelmästä (kassanhallintaa koskevat käytännöt ja menettelyt). |
|
|
||||||||||||||
Ohjeet Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön kassanhallintamenettelyissä mahdollisesti on. Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: tehtävät ja vastuut (tehtävien eriyttäminen, käyttöoikeudet, erillisen kassanhallinnan käyttö) kassanhallinnassa; käteisvarojen käsittelyä koskevat menettelyt ja käteisrahan määrän rajoittaminen; säännölliset käteiskassan laskennat ja täsmäytykset; käteisennakoiden hallinnointi (käyttö, hyväksyntä, rajoitukset, seuranta ja selvitystoimet). |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.10.1 |
Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan rekrytointijärjestelmästään? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.10.2 |
Muodosta riittävä käsitys yhteisön rekrytointijärjestelmästä (käytännöt ja menettelyt, joilla hallinnoidaan paikallista, ulkomaille lähetettyä ja muuta henkilöstöä). |
|
|
||||||||||||||
3.10.3 |
Esittele rekrytointiprosessi alusta loppuun, alkaen valintamenettelyn hyväksymisestä ja päättyen työsopimuksen allekirjoittamiseen. |
|
|
||||||||||||||
Ohjeet Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön rekrytointimenettelyissä mahdollisesti on. Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: henkilöstöhallinnon tehtävät ja vastuualueet; valinta- ja hyväksymismenettelyt; palkkojen, korvausten ja muiden työehtojen määrittäminen ja hyväksyminen; työsopimusten käyttö; toimenkuvaukset. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.11.1 |
Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan palkkahallinto- ja ajanhallintajärjestelmästään? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.11.2 |
Muodosta riittävä käsitys yhteisön palkkahallinto- ja ajanhallintajärjestelmästä (palkkahallintoa ja ajanhallintaa koskevat käytännöt ja menettelyt). |
|
|
||||||||||||||
3.11.3 |
Ovatko henkilöstötietokannat (4) ja palkkahallinto suorassa yhteydessä toisiinsa tietojen johdonmukaisuuden varmistamiseksi? Suoritetaanko täsmäytykset säännöllisesti (periaatteessa kuukausittain)? |
|
|
||||||||||||||
3.11.4 |
Ovatko palkkahallinto- ja ajanhallintajärjestelmät yhteydessä toisiinsa, jotta voidaan varmistaa palkkojen ja muiden korvausten asianmukainen laskeminen? |
|
|
||||||||||||||
3.11.5 |
Onko palkkahallinnon ja muiden asiaan liittyvien tietojen muuttamista koskevat vastuut rajattu, ja ovatko kirjausketjut saatavilla? |
|
|
||||||||||||||
3.11.6 |
Onko henkilöstörekisteriin tehtävien muutosten osalta käytössä asianmukaiset (hyväksymis)menettelyt? |
|
|
||||||||||||||
3.11.7 |
Onko käytössä menettelyt, joilla tunnistetaan valvonnan heikkoudet ja/tai haamutyöntekijät? Esimerkki: suorittaako sisäisen tarkastuksen yksikkö (vuosittain) palkkahallinnon tarkastuksen? |
|
|
||||||||||||||
3.11.8 |
Onko yhteisöllä käytössä järjestelmä, jonka avulla henkilöstö, palkat ja muut asiaan liittyvät kustannukset kohdistetaan hankkeille? |
|
|
||||||||||||||
3.11.9 |
Mitä periaatteita (käytettyjen perusoletusten uskottavuus ja jakoperusteet) yhteisö käyttää kohdentaessaan palkkoja ja niihin liittyviä kustannuksia hankkeille? Miten henkilöstön yksittäisiin hankkeisiin käyttämä työaika hyväksytään ja kirjataan? |
|
|
||||||||||||||
Ohjeet Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön palkkahallinto- ja ajanhallintajärjestelmissä mahdollisesti on. Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: palkkahallintoon ja ajanhallintaan liittyvät tehtävät ja vastuualueet; palkkojen ja palkkakomponenttien kirjaaminen, laskeminen ja hyväksyminen (kiinteä/vaihtuva; ylityöt; sosiaaliturva). Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä yhteisön ajanhallintajärjestelmään: työajan kirjaaminen ja kirjanpito (työaikalomakkeiden käyttö), valvonta- ja hyväksymismenettelyt. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 3): |
|
||||||||||||||||
3.12.1 |
Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan muiden palkkoihin liittyvien menojen ja korvausten kontrolleja varten? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.12.2 |
Mitä menettelyjä ja kontrolleja on käytössä matka- ja majoituskustannusten (päivärahojen) määrittämiseksi ja maksamiseksi? |
|
|
||||||||||||||
3.12.3 |
Mitä menettelyjä ja kontrolleja on käytössä koulutuksesta ja henkilöstön muusta kehittämisestä aiheutuvien menojen määrittämiseksi ja maksamiseksi? |
|
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.13.1 |
Mitä menettelyjä yhteisö on ottanut käyttöön hankkiessaan palveluja ulkoisilta palveluntarjoajilta (esim. selvitykset ja tutkimukset; mainonta, myynninedistäminen, julkaisut ja näkyvyyttä lisäävät toimet; arvioinnit; tilintarkastus, kirjanpito ja oikeudelliset palvelut; tekninen apu; kääntäminen ja tulkkaus; konferenssien ja seminaarien järjestäminen; näkyvyyttä edistävät toimet)? Huom. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä hankintasääntöihin, joita sovelletaan palvelujen hankintoihin (ks. pilari 5 – hankinnat). |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.14.1 |
Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan muiden kuin palkkoihin liittyvien menojen kontrolleja varten? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.14.2 |
Muodosta riittävä käsitys yhteisön soveltamasta menojen valvontajärjestelmästä (asiaa koskevat käytännöt ja menettelyt). |
|
|
||||||||||||||
Ohjeet Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön soveltamissa menojen valvontamenettelyissä mahdollisesti on. Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: menojen valvonnan tehtävät ja vastuut; hallintomenettelyt, joilla varmistetaan, että menojen valvonnassa noudatetaan yhteisön käyttöön ottamia menettelyjä; menojen valtuuttaminen ja hyväksyminen; talousarvion mukaisten ja toteutuneiden menojen säännöllinen vertailu. |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.15.1 |
Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai käsikirjan menettelyistään, joilla seurataan toiminnan tuloksellisuutta? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.15.2 |
Mitä toimenpiteitä yhteisöllä on käytössä toiminnan tuloksellisuuden (= toimien ja hankkeiden toteutuksen eteneminen) arviointia varten? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.15.3 |
Soveltaako yhteisö laatunormeja (esim. ISO)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.15.4 |
Onko ulkoisten sijaan käytössä sisäisiä standardeja? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.15.5 |
Onko yhteisöllä käytössä menettelyjä toiminnan tuloksellisuuden arvioimiseksi (ennen täytäntöönpanoa, sen aikana ja täytäntöönpanon jälkeen)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.15.6 |
Kuka (sisäinen tai ulkoinen toimija) suorittaa arvioinnit, ja miten tuloksien raportointi ja seuranta on järjestetty? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.16.1 |
Onko yhteisöllä kuvaus tai käsikirja menettelyistään, joilla varmistetaan varojen käyttöä koskevien säännösten ja sääntöjen noudattaminen? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.16.2 |
Onko yhteisöllä käytössä menettelyt, joilla varmistetaan, että toiminnasta ja hankkeista aiheutuneet todelliset menot ja niitä varten saadut tulot ovat sovellettavien sääntöjen eli sopimuksissa määritettyjen ehtojen mukaisia? |
|
|
||||||||||||||
3.16.3 |
Onko yhteisöllä käytössä menettelyt, joilla varmistetaan, että asianomaiset säännöt ja ehdot ovat hyvin tiedossa ja niitä noudatetaan? Tällaiset säännöt ja ehdot voivat koskea esimerkiksi seuraavia: menojen tukikelpoisuus, hankintasäännöt (ks. pilari 5), alkuperäsäännöt, EU:n rahoittamien toimien näkyvyyttä koskevat säännöt ja varojen siirtoa hankkeen lopussa koskevat säännöt. |
|
|
PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA |
||||
|
||||
Ohjeet Informaatio on tarpeen, jotta yhteisö pystyy suorittamaan sisäisen valvonnan tehtäviä, joilla tuetaan sen tavoitteiden saavuttamista. Yhteisön johto hankkii tai tuottaa ja käyttää sekä sisäisistä että ulkoisista lähteistä saatavaa merkityksellistä ja laadukasta informaatiota, jolla tuetaan sisäisen valvonnan muiden osatekijöiden toimintaa. Sisäinen raportointi (sisäinen informaatio ja viestintä) Tämä koskee sisäistä raportointia, joka kattaa tilinpäätösraportoinnin ja yhteisön johdolle suunnatun raportoinnin toimien ja hankkeiden toteuttamisen laadullisista näkökohdista yhteisössä. Ulkoinen raportointi (ulkoinen informaatio ja viestintä) Ulkoiset informaatio- ja viestintävirrat voidaan jakaa kahteen osaan:
Tämä koskee avustuksensaajien raportointia yhteisölle ja niiden tilivelvollisuutta yhteisöä kohtaan. Raportointi perustuu yhteisön asettamiin erityisiin sääntöihin ja edellytyksiin, jotta voidaan täyttää EU:n ja muiden avunantajien rahoitukselle asettamat vaatimukset (mukaan lukien raportointivaatimukset). Nämä raportointivirrat ovat olennainen osa sisäistä valvontaa. Edellä mainittuja kahta ulkoisen raportoinnin tyyppiä käsitellään pilarissa 2 – Kirjanpito. |
PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA |
|||||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä käytössä kontrollit ja menettelyt, joilla varmistetaan luotettava raportointi – sekä sisäinen että ulkoinen (sisään- ja ulospäin suuntautuva) – sovellettavien vaatimusten ja normien mukaisesti? |
|
||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.1.1 |
Hankkiiko tai tuottaako ja käyttääkö yhteisö (sisäisistä ja/tai ulkoisista lähteistä saatavaa) merkityksellistä ja laadukasta informaatiota johdon raporttien laatimista varten? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.1.2 |
Toimitetaanko yhteisön johdolle säännöllisesti (kuukausittain tai neljännesvuosittain) raportteja tavoitteiden, toimien ja hankkeiden edistymisestä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.1.3 |
Kattaako informaatio täytäntöönpanon laadulliset näkökohdat, kuten tulosindikaattoreiden käytön, täytäntöönpanon tilan ja viivästykset, sekä keskeiset kysymykset ja ongelmat? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.1.4 |
Kattaako informaatio taloudelliset näkökohdat, kuten toimen/hankkeen talousarvion mukaisten ja toteutuneiden menojen vertailun ja niiden analyysin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.1.5 |
Jakaako yhteisö sisäisesti informaatiota, mukaan lukien sisäisen valvonnan tavoitteet ja vastuualueet, joka on tarpeen sisäisen valvonnan toiminnan tukemiseksi? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.2.1 |
Laatiiko ja esittääkö yhteisö luotettavan vuositilinpäätöksen? ”Luotettava” tarkoittaa sitä, että tilinpäätös
|
|
|
||||||||||||||
Ohjeet Vuoden lopussa laadittava tilinpäätös on läpinäkyvyyden ehdoton edellytys. Kyky laatia vuositilinpäätös oikea-aikaisesti on keskeinen osoitus kirjanpitojärjestelmän toimivuudesta ja säilytettyjen tietojen laadusta. Jotta tilinpäätös olisi hyödyllinen ja edistäisi läpinäkyvyyttä, sen on oltava lukijan ymmärrettävissä ja käsiteltävä liiketoimia, varoja ja velkoja läpinäkyvästi ja johdonmukaisesti. Tämä on tilinpäätösstandardien tavoite. Joillakin mailla on omat julkisen sektorin tilinpäätösstandardit, jotka hallitus tai muu toimivaltainen elin on vahvistanut. Jotta tällaiset standardit ovat yleisesti hyväksyttävissä, ne yleensä yhdenmukaistetaan kansainvälisten standardien kanssa (esim. julkisen sektorin kansainväliset tilinpäätösstandardit (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS)). Osalla niistä on merkitystä maille, jotka ovat ottaneet käyttöön suoriteperusteisen kirjanpidon, kun taas jotkin muut maat käyttävät kassaperusteisia järjestelmiä. |
|||||||||||||||||
4.2.2 |
Täyttävätkö tilinpäätöksessä esitettävät taloudelliset tiedot seuraavat vaatimukset, jotka tekevät niistä hyödyllisiä käyttäjille?
|
|
|
||||||||||||||
4.2.3 |
Laatiiko ja esittääkö yhteisö vuositilinpäätöksen, joka on sovellettavien kansainvälisten standardien mukainen? Mikä on sovellettava taloudellisen raportoinnin normisto? Mitä perussäännöksiä ja -sääntöjä yhteisön on noudatettava vuositilinpäätöksen laatimisessa ja esittämisessä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.2.4 |
Muut julkistettavat hyödylliset tiedot Annetaanko yhteisön tilinpäätöksessä seuraavat tiedot?
|
|
|
||||||||||||||
4.2.5 |
Noudattaako yhteisö sijoittautumismaassaan sovellettavia kansallisia tilinpäätösstandardeja (tilinpäätösraportointi mukaan lukien)? Esimerkki: Maailmanpankki (eli Kansainvälinen jälleenrakennus- ja kehityspankki (IBRD) ja Kansainvälinen kehitysjärjestö (IDA)) noudattavat Yhdysvaltain tilinpäätösnormistoa (Generally Accepted Accounting Principles, US GAAP). |
|
|
||||||||||||||
4.2.6 |
Noudattaako yhteisö kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (mukaan lukien tilinpäätösraportointi) tai erityisten säännösten tai yleissopimusten määräysten mukaisia tilinpäätöksen laatimisperiaatteita ja -sääntöjä?
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.2.7 |
Mikä on yhteisön tilinpäätöksen laatimisen ja esittämisen laskentaperusta?
Alaviite: Suoriteperuste tarkoittaa laskentaperustetta, jonka mukaan liiketoimet ja muut tapahtumat kirjataan silloin, kun ne toteutuvat (eikä ainoastaan silloin, kun rahavaroja saadaan tai luovutetaan). Sen vuoksi liiketoimet ja tapahtumat merkitään kirjanpitoon ja kirjataan tilinpäätökseen sille kaudelle, johon ne liittyvät. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa ne ovat varoja, velkoja, nettovaroja/omaa pääomaa, tuloja ja menoja. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.2.8. |
Mikä ajanjakso muodostaa yhteisön tilikauden? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.2.9. |
Onko yhteisön tilinpäätöksessä seuraavat osat?
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.2.10 |
Onko yhteisön tilinpäätös toimitettu ulkopuoliselle tilintarkastajalle kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.3.1 |
Onko yhteisöllä erilliset raportointimenettelyt, joita sovelletaan EU:n tai muiden tahojen rahoittamiin toimiin, hankkeisiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
4.4.1 |
Onko yhteisöllä erilliset raportointimenettelyt, joita sovelletaan EU:n tai muiden tahojen rahoittamiin toimiin, hankkeisiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.4.2 |
Onko yhteisö määrittänyt ehdot, joiden mukaisesti avustuksensaajat raportoivat toimien, hankkeiden, (erityis)rahastojen ja rahoitusvälineiden täytäntöönpanon rahoituksellisista ja laadullisista näkökohdista? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.4.3 |
Ilmoitetaanko raportointiehdot selkeästi ja asianmukaisesti (esim. toimeksiannossa, (verkkopohjaisissa) ja muissa ohjeissa tai esitteissä)?
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.4.4 |
Seuraako/todentaako yhteisö, että raportointiehtoja noudatetaan? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.4.5 |
Vastaanottaako ja tarkasteleeko yhteisö säännöllisesti avustuksensaajien laatimia edistymisraportteja? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
4.4.6 |
Reagoiko yhteisö tehokkaasti ja oikea-aikaisesti näiden kertomusten tarkastelusta johtuviin kysymyksiin? Esimerkkejä: merkittävät erot budjetoiduissa ja toteutuneissa menoissa, epätavalliset menoerät, (mahdolliset) tukeen oikeuttamattomat menot, viivästykset hankkeiden toteutuksessa, hanketoiminnot, joita ei ole toteutettu suunnitelmien mukaisesti. |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Seuraako yhteisö sisäistä valvontajärjestelmää ja sen eri osia säännöllisesti ja tehokkaasti? |
|
|
|||
|
|
||||
5.1.1 |
Mitkä ovat tärkeimmät toiminnot, joita yhteisö käyttää sisäisen valvonnan järjestelmänsä ja sen osien seurantaan? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.1.2 |
Millä toimilla yhteisö pyrkii korjaamaan sisäisen valvonnan järjestelmässä (tai sen osissa) havaitut puutteet? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
|
|
||||
5.2.1 |
Standardit ja sisäisen tarkastuksen toimintaohje Noudattaako sisäisen tarkastuksen toiminto sisäisten tarkastajien järjestön (Institute of Internal Auditors) laatimia kansainvälisiä ammatillisia normeja ja eettisiä sääntöjä (www.theiia.org)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
Ohjeet Sisäisen tarkastuksen toiminnon tai vastaavan valvontajärjestelmän on tuotettava yhteisön johdolle säännöllisesti riittävää palautetta sisäisen valvonnan järjestelmien tuloksellisuudesta. Joissakin maissa sisäisen tarkastuksen toiminnot koskevat vain transaktioiden ennakkotarkastusta, joka sitten katsotaan osaksi sisäistä valvontaa. |
|||||
5.2.2 |
Standardit ja sisäisen tarkastuksen toimintaohje Onko sisäisen tarkastuksen toiminto hyväksynyt sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen, joka vastaa sisäisten tarkastajien järjestön vahvistamia sisäisen tarkastuksen määritelmää, eettisiä sääntöjä ja standardeja? Alaviite: Sisäisen tarkastuksen toimintaohje on virallinen asiakirja, jossa esitetään sisäisen tarkastustoiminnan tarkoitus, valtuudet ja vastuut. Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa i) vahvistetaan sisäisen tarkastustoiminnan asema organisaatiossa, mukaan lukien sen sisäisestä tarkastuksesta vastaavan johtajan toiminnallinen raportointisuhde hallitukseen; ii) valtuutetaan tarkastamaan tiedot, henkilöstö ja fyysinen omaisuus, jotka ovat olennaisia toimeksiantojen suorittamisen kannalta; ja iii) määritellään sisäisen tarkastustoiminnan laajuus. Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen hyväksyy viime kädessä yhteisön ylin johto tai tapauksesta riippuen valvontaelin (tarkastuskomitea). |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.3 |
Riippumattomuus Miten sisäisen tarkastuksen toiminto sopii yhteisön organisaatiorakenteeseen? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.4 |
Riippumattomuus Onko sisäisen tarkastuksen toiminto riippumaton eli onko sillä vapaat edellytykset suorittaa sisäisen tarkastuksen tehtävät puolueettomasti? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.5 |
Riippumattomuus (jatkuu) Onko sisäisestä tarkastuksesta vastaavalla johtajalla / sisäisen tarkastuksen toimintoa johtavalla henkilöllä suora ja rajoittamaton yhteys ylimpään johtoon ja valvontaelimeen (tapauksen mukaan)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.6 |
Tavoitteet ja työn laajuus Mikä on sisäisen tarkastuksen toiminnon tehtävien luonne? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.7 |
Tavoitteet ja työn laajuus (jatkuu) Mitkä ovat tehtävät, jotka sisäisen tarkastuksen toiminto suorittaa tai sen on määrä suorittaa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.8 |
Tavoitteet ja työn laajuus Määritetäänkö sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa yhteisölle tarjottujen (varmennus)palvelujen luonne? Huom. Varmennuspalveluihin kuuluu sisäisen tarkastajan objektiivinen arvio näytöstä, jonka avulla annetaan riippumaton lausunto tai päätelmät yhteisöstä, toiminnasta, toiminnosta, prosessista, järjestelmästä tai muusta aineistosta. Varmennustoimeksiannon luonne ja laajuus määräytyvät sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) mukaan. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.9 |
Tavoitteet ja työn laajuus Laatiiko sisäisen tarkastuksen toiminto riskienarvioinnin toimista ja/tai organisatorisista toiminnoista (esim. osastot, yksiköt)? Huom. Tehokkaan sisäisen tarkastuksen (tai järjestelmien seurannan) evidenssiin sisältyy myös keskittyminen korkean riskin alueisiin. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.10 |
Tavoitteet ja työn laajuus Laatiiko sisäisen tarkastuksen toiminto monivuotisen (yleensä kolmivuotisen) tarkastussuunnitelman sekä vuotuiset toimintasuunnitelmat? Miten ja kenen toimesta tarkastuskohteet valitaan ja hyväksytään? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.11 |
Tavoitteet ja työn laajuus (jatkuu) Sisältyykö näihin suunnitelmiin asianmukainen valikoima erityyppisiä tarkastuksia, jotka kattavat muun muassa seuraavat: sääntöjen ja säännösten noudattaminen, tilintarkastukset, palkkahallinnon tarkastukset, järjestelmien tarkastukset (ml. tietotekniikka), rikostekniset tarkastukset ja tuloksellisuuden tarkastukset? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.12 |
Tavoitteet ja työn laajuus Kohdistetaanko sisäinen tarkastus kaikkiin yhteisön hallinnoimiin toimintoihin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.13 |
Raportit Laaditaanko ja julkaistaanko sisäisen tarkastuksen raportit vahvistetun aikataulun mukaisesti? Jaetaanko ne ylimmälle johdolle ja valvontaelimelle tai tarkastusvaliokunnalle (tapauksen mukaan)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.14 |
Riippumattomuus (jatkuu) Esittääkö sisäinen tarkastus säännöllisesti (kuukausittain, neljännesvuosittain) edistymisraportit yhteisön johdolle ja valvontaelimelle tai tarkastusvaliokunnalle (tapauksen mukaan)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.15 |
Sisäisen tarkastuksen havaintojen ja suositusten seuranta Onko sisäisen tarkastuksen pohjalta tehdyt havainnot ja annetut suositukset osoitettu asianmukaisille tahoille (yhteisön ylimmälle johdolle ja valvontaelimelle tai tarkastusvaliokunnalle (tapauksen mukaan)) ja otettu huomioon? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.16 |
Sisäisen tarkastuksen havaintojen ja suositusten seuranta Reagoiko yhteisön johto nopeasti sisäisessä tarkastuksessa tehtyihin havaintoihin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
5.2.17 |
Sisäisen tarkastuksen havaintojen ja suositusten seuranta Pannaanko sisäisen tarkastuksen pohjalta annetut suositukset täytäntöön asianmukaisesti ja ajallaan? Huom. Tehokkaan sisäisen tarkastuksen (tai järjestelmien seurannan) evidenssiin sisältyvät myös johdon toimet sisäisen tarkastuksen havaintojen pohjalta. Tämä on ratkaisevan tärkeää, koska havaintoihin perustuvien toimien laiminlyönti veisi kokonaan pohjan sisäiseltä tarkastukselta. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
|
|
||||
5.3.1 |
Sisällyttääkö johto yhteisön vuositilinpäätökseen/vuosikertomukseen raportin sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkuudesta? Jos vastaus on kyllä, tarkastele yhteisön sisäisen valvonnan raportteja viimeisten kolmen vuoden ajalta ja riippumattoman tilintarkastajan raporttia johdon kannanotosta, joka koskee sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkuutta. Jos vastaus on kyllä, minkä tyyppisen lausunnon (varaukseton/varauksellinen) ulkoiset tilintarkastajat antoivat johdon kannanotosta, joka koskee sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkuutta? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 2 – KIRJANPITO |
|||||||||||
KESKEINEN KYSYMYS (taso 1) |
Tilintarkastajan huomautukset |
||||||||||
Käyttääkö yhteisö Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti kirjanpitojärjestelmää, joka perustuu kansallisiin ja/tai kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin ja tuottaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmällistä, täydellistä ja luotettavaa tietoa oikea-aikaisesti? |
|
||||||||||
Ohjeet Tilinpäätöksen laatimisperiaatteilla tarkoitetaan erityisiä periaatteita, perusteita, konventioita, sääntöjä ja käytäntöjä, joita yhteisö soveltaa tilinpäätöksen laatimiseen ja esittämiseen. Luotettavalla perustalla tarkoitetaan, että yhteisö soveltaa tilinpäätöksen laatimisperiaatteita, jotka ovat relevantteja käyttäjien päätöksentekotarpeiden kannalta ja luotettavia siltä osin, että tilinpäätökset:
Varainhoitoasetuksen 154 artikla Komissio voi katsoa, että sellaisten yhteisöjen ja henkilöiden kirjanpitojärjestelmät ja sisäisen valvonnan järjestelmät, joille komissio siirtää talousarvion toteuttamistehtäviä, tarjoavat samantasoisen suojan unionin taloudellisille eduille ja vastaavan kohtuullisen varmuuden hallintotavoitteiden saavuttamisesta. |
PILARI 2 – KIRJANPITO |
|||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||
|
|
|
|||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Käyttääkö yhteisö asianmukaista kirjanpitojärjestelmää ja onko sillä selkeät kirjalliset tilinpäätöksen laatimisperiaatteet? |
|
||||||
1.1 |
Soveltaako yhteisö tilinpäätöksen laatimisperiaatteita, jotka
|
|
|
||||
1.2 |
Onko yhteisöllä tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja -menettelyt sisältävä käsikirja, jossa muun muassa kuvataan tarkasti erityyppisiin rahoitustoimiin ja kirjanpitotapahtumiin sovellettavia kirjanpitomenettelyjä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
1.3 |
Onko yhteisöllä kahdenkertaisen kirjanpidon järjestelmä? Huom. Kahdenkertaisen kirjanpidon sääntöjen mukaisesti taloudelliset tiedot kirjataan liikekirjanpitoon, jossa kukin toimi tai tapahtuma vaikuttaa vähintään kahteen eri pääkirjan tiliin. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
1.4 |
Onko yhteisöllä tililuettelo, joka kuvastaa asianmukaisesti yhteisön toimintaa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
1.5 |
Suorittaako yhteisö säännöllisesti täsmäytyksiä pankkitilien tietojen ja kassakirjaan merkittyjen tietojen kanssa (tarvittaessa)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
1.6 |
Selvittääkö ja täsmäyttääkö yhteisö järjestelytilit ja ennakot säännöllisesti? Sisältääkö pääkirja erilliset tilit hankkeiden ennakko- ja loppumaksujen kirjaamista varten? Huom. Taloudellisten tietojen luotettava raportointi edellyttää kirjaamiskäytäntöjen jatkuvaa tarkistamista ja varmentamista. Tämä on tärkeä osa sisäistä valvontaa, ja se muodostaa perustan laadukkaille tiedoille, joita tarvitaan hallintoa ja ulkoista raportointia varten. Oikea-aikainen ja riittävän tiheä eri lähteistä peräisin olevien tietojen täsmäyttäminen on keskeistä tietojen luotettavuuden varmistamiseksi. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
1.7 |
Mahdollistaako kirjanpitojärjestelmä yksittäisiin hankkeisiin, toimiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin liittyvien kirjanpitotietojen ja taloudellisten tietojen käsittelyn ja raportoinnin riippumatta siitä, rahoitetaanko nämä hankkeet, toimet, (erityis)rahastot ja rahoitusvälineet yhteisön varoista ja/tai ulkoisista lähteistä (kuten Euroopan komission varoilla)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
1.8 |
Voiko yhteisö varmistaa yksittäisiin hankkeisiin, toimiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin liittyvien tapahtumien (tulot ja menot) kirjausketjun riippumatta siitä, rahoitetaanko nämä hankkeet, toimet, (erityis)rahastot ja rahoitusvälineet yhteisön varoista ja/tai ulkoisista lähteistä (kuten Euroopan komission varoilla)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
1.9 |
Miten ulkoisten organisaatioiden (esim. Euroopan komissio) yhteisölle yksittäisten hankkeiden, toimien, (erityis)rahastojen ja rahoitusvälineiden rahoitusta varten suorittamat ennakkomaksut kirjataan yhteisön kirjanpitoon? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
1.10 |
Onko yhteisöllä menettelyt, joiden mukaisesti selvitetään yhteisön avustuksensaajille maksamat ennakkomaksut (esim. selvitetäänkö ennakot avustuksensaajien toimittamien, varojen käyttöä koskevien tarkastusraporttien perusteella)? |
|
|
PILARI 2 – KIRJANPITO |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
|
|
|
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä budjettijärjestelmä ja -menettelyt, joiden avulla sen toimintoja varten voidaan laatia läpinäkyvät ja luotettavat budjetit? |
|
||||
2.1 |
Onko budjettimenettelyt vahvistettu virallisesti (esim. budjettikäsikirjassa tai ryhmäkirjeissä)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.2 |
Kuinka usein budjetti laaditaan (vuosittain, puolivuosittain, neljännesvuosittain)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.3 |
Ketkä ovat budjettimenettelyn keskeiset toimijat? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.4 |
Mitä kirjanpitotietoja ja muita tietolähteitä käytetään? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.5 |
Onko yhteisöllä asianmukainen budjetin luokittelujärjestelmä (luokitteluperusteita voivat olla esimerkiksi toiminta- ja pääomamenot, toimintoperusteinen budjetointi, funktionaalinen tai analyyttinen luokittelu taikka hanke-/alahankekohtainen luokittelu). |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.6 |
Esitetäänkö ennakoidut/arvioidut kustannukset budjeteissa johdonmukaisesti ja selvästi kaikkien yhteisön toimintojen, toimien ja hankkeiden osalta? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.7 |
Ovatko budjetit läpinäkyviä ja kattavia ja kuvaavatko ne asianmukaisesti yhteisön toimintaa? |
|
|
||
2.8 |
Perustuuko budjettien laatiminen ja ennakoitujen/arvioitujen kustannusten laskeminen uskottaviin oletuksiin? Perustuvatko budjetin kustannustietojen laskemisessa sovellettavat jakoperusteet loogisiin, johdonmukaisiin ja uskottaviin oletuksiin ja periaatteisiin? |
|
|
||
2.9 |
Ovatko budjettitiedot relevantteja ja luotettavia ja onko niistä todellista hyötyä johdolle ja/tai muille käyttäjille? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.10 |
Miten ja kenen toimesta budjetit hyväksytään? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.11 |
Voidaanko kirjanpitojärjestelmässä tuottaa kattavia raportteja tosiasiallisesti aiheutuneista menoista verrattuna alkuperäiseen budjettiin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.12 |
Laaditaanko raportteja, joissa esitetään tosiasiallisesti aiheutuneet kokonaismenot verrattuna alun perin budjetoituihin kokonaismenoihin, säännöllisesti (puolivuosittain, neljännesvuosittain) ja esitetäänkö ne kohtuullisen ajan kuluessa (1 kuukausi) tarkastelujakson päättymisestä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.13 |
Tarkastellaanko tosiasiallisten ja alun perin budjetoitujen menojen välisiä eroja ja selitetäänkö ne asianmukaisesti? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.14 |
Jos menojen koostumus eroaa merkittävästi alkuperäisestä budjetista, hyväksytäänkö tällainen varianssi asianmukaisesti? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.15 |
Otetaanko budjetin toteutumista koskevissa raporteissa huomioon myös sellaisille yhteisön osille (esim. muissa toimipaikoissa sijaitsevat toimistot) tehdyistä siirroista aiheutuvat menot, joiden toiminta on itsenäistä/riippumatonta yhteisön päätoimipaikasta? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 2 – KIRJANPITO |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Tässä osiossa esitettyjen kysymysten avulla on tarkoitus arvioida, voidaanko yhteisön kirjanpitojärjestelmän avulla tuottaa luotettavia ja ajantasaisia raportteja siitä, miten yhteisö – ja/tai avustuksensaajat – ovat käyttäneet varoja tiettyihin toimiin, hankkeisiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin (5). Näitä raportteja hyödyntävät yhteisön johto ja/tai ulkopuoliset tahot, jotka ovat tarjonneet rahoitusta (kuten Euroopan komissio). |
|||||
|
|
|
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä kirjanpito- ja budjetointimenettelyt, jotka mahdollistavat riittävän ja oikea-aikaisen raportoinnin rahoittajille (myös Euroopan komissiolle) siitä, miten yhteisö on käyttänyt rahoittajien hankkeita, toimia, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä varten osoittamia varoja, sekä valmiudet ja prosessit tilinpäätöslaskelmien (6) tuottamiseksi? |
|
||||
3.1 |
Onko yhteisöllä kirjanpitojärjestelmä ja -menettelyt, joiden avulla voidaan tuottaa relevanttia ja luotettavaa tietoa EU:n ja muiden rahoittajien rahoittamia toimia, hankkeita, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä koskevien raporttien (joihin sisältyy taloudellisia ja laadullisia tietoja) ja tilinpäätösten laatimista varten? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
3.2 |
Voidaanko yhteisön kirjanpitojärjestelmän avulla tuottaa tiettyjä toimia, hankkeita, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä koskevia taloudellisia raportteja tai koottuja kirjanpitotietoja, joita voidaan hyödyntää suoraan taloudellisten raporttien ja tilinpäätösten laatimisessa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
Ohjeet Yhteisön tietojärjestelmään kuuluu tyypillisesti liiketapahtumien kirjaamiseen toistuvasti tarvittavien vakiotyyppisten pääkirjanpitovientien käyttäminen. Esimerkkejä voivat olla kirjanpitoviennit, joilla palkkakulut viedään pääkirjaan. Yhteisön taloudellisen raportoinnin prosessiin kuuluu myös muiden kuin vakiotyyppisten pääkirjanpitovientien käyttäminen kertaluonteisten, epätavallisten liiketapahtumien tai oikaisujen kirjaamiseen. Nämä voivat olla tarpeen sellaisten yksittäiseen hankkeeseen liittyvien kustannuserien (mukaan lukien kustannusten jakaminen) esittämiseksi, joita vakiintuneet kirjanpitomenettelyt ja pääkirjanpitoviennit eivät kata. Manuaalisissa pääkirjanpitojärjestelmissä muut kuin vakiomuotoiset pääkirjanpitoviennit voidaan tunnistaa tarkastamalla yksityiskohtaisesti pääkirjoja, päiväkirjoja ja näitä tukevaa dokumentaatiota. |
|||||
3.3 |
Missä määrin yhteisön on tehtävä ylimääräisiä pääkirjanpitovientejä, mukautettava kirjanpitovientejä ja/tai suoritettava muuta manuaalista taloudellisten ja kustannustietojen käsittelyä tai muokkausta kattavien ja luotettavien raporttien laatimiseksi? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
3.4 |
Missä määrin yhteisö käyttää aputaulukoita ja/tai (kustannusten) jakotaulukoita, joiden avulla verrataan hankekirjanpitoon sisältyviä taloudellisia tietoja pääkirjan ja/tai kustannuslaskennan tietoihin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
3.5 |
Missä määrin yhteisö hyödyntää tilinpäätösraportoinnissa tavanomaisten kirjanpitosovellustensa ohella muita sovelluksia (esim. taulukkolaskentaohjelmat, kuten MS Excel)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
3.6 |
Otetaan riittävän hyvin selvää siitä, miten hankkeita koskevat taloudelliset tiedot (menot) esitetään yhteisön kirjanpitojärjestelmässä (keskeiset oletukset, jakoperiaatteet) ja miten nämä tiedot on hankittu ja sisällytetty taloudellisiin raportteihin (automaattisesti vai tekemällä manuaalisia mukautuksia). |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
3.7 |
Onko yhteisöllä budjetointijärjestelmä ja -menettelyt, joiden avulla voidaan tuottaa relevanttia ja luotettavaa tietoa toimia, hankkeita, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä koskevien budjettien laatimista varten? Huom. Periaatteessa voidaan soveltaa samoja kysymyksiä kuin yhteisön yleisessä budjettimenettelyssä. |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS |
|
KESKEINEN KYSYMYS (taso 1) |
Tilintarkastajan huomautukset |
Onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
|
Ohjeet Korkealaatuinen ulkoinen tarkastus on keskeinen vaatimus silloin, kun on tarkoitus lisätä avoimuutta yhteisön resurssien käytöstä, rahoittajien antamat varat mukaan luettuina. Ulkoisen tarkastuksen keskeisiin laatutekijöihin kuuluvat tarkastuksen tavoitteet ja laajuus sekä asianmukaisten tilintarkastusstandardien noudattaminen, myös ulkoisen tarkastajan (tilintarkastuslaitoksen) riippumattomuus. |
PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä sääntelykehys ulkoista tarkastusta varten? |
|
||||
1.1 |
Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka suorittaa riippumaton ja ammattimainen ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö (yksityisen sektorin toimija) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti? Jos on, vastaa kysymyksiin kohdissa 2.1 (Periaatteet) ja 3 (Ulkoisen tarkastuksen menettelyt). |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.2 |
Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka suorittaa kansallinen tilintarkastuslaitos (julkisen sektorin toimija) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti? Jos on, vastaa kysymyksiin kohdassa 3 jäljempänä. Jos on, vastaa kysymyksiin kohdissa 2.2 (Periaatteet) ja 3 (Ulkoisen tarkastuksen menettelyt). |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.3 |
Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka suorittaa ulkopuolinen tilintarkastaja tai valvontaelin, joka toimii erityisessä sääntely- tai institutionaalisessa kehyksessä (esim. YK:n ulkoinen tilintarkastaja) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti? Jos on, vastaa kysymyksiin kohdassa 4 jäljempänä. Jos on, vastaa kysymyksiin kohdissa 2.3 (Periaatteet) ja 3 (Ulkoisen tarkastuksen menettelyt). |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS |
|||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||
|
|||||||||
2.1.1 |
Suorittaako tarkastuksen ammattimainen ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö, joka on vakiintuneen kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen jäsen? Onko kansallinen tilintarkastus- tai tarkastuselin IFAC:n jäsen? |
|
|
||||||
2.1.2 |
Suoritetaanko tarkastus sovellettavien kansallisten tilintarkastusstandardien mukaisesti, ja ovatko nämä standardit kansainvälisen tilintarkastus- ja varmennusstandardilautakunnan (IAASB) antamien kansainvälisten tilintarkastusstandardien (ISA) mukaisia? |
|
|
||||||
2.1.3 |
Sovelletaanko tarkastuksen suorittavaan tilintarkastajaan eettisiä sääntöjä tilintarkastajien keskeisistä eettisistä periaatteista, jotka koskevat rehellisyyttä, objektiivisuutta, riippumattomuutta, ammattitaitoa ja asianmukaista huolellisuutta, luottamuksellisuutta, ammattimaista käyttäytymistä ja teknisiä standardeja? Ovatko eettiset säännöt IFAC:n yhteydessä toimivan eettisiä tilintarkastusstandardeja käsittelevän kansainvälisen IESBA-komitean (International Ethics Standards Board for Accountants) tilintarkastusammattilaisia varten laatimien eettisten sääntöjen (Code of Ethics for Professional Accountants) mukaisia? |
|
|
||||||
2.1.4 |
Noudatetaanko keskeisiin periaatteisiin kuuluvaa riippumattomuutta kaikilta osin? |
|
|
||||||
|
|||||||||
2.2.1 |
Suorittaako tarkastuksen kansallinen tilintarkastuslaitos, joka on INTOSAIn jäsen? |
|
|
||||||
2.2.2 |
Suoritetaanko tarkastus sovellettavien kansallisten tilintarkastusstandardien mukaisesti, ja ovatko nämä standardit INTOSAIn standardien mukaisia? |
|
|
||||||
2.2.3 |
Sovelletaanko tarkastuksen suorittavaan tilintarkastajaan eettisiä sääntöjä tilintarkastajien keskeisistä eettisistä periaatteista, jotka koskevat rehellisyyttä, objektiivisuutta, riippumattomuutta, ammattitaitoa ja asianmukaista huolellisuutta, luottamuksellisuutta, ammattimaista käyttäytymistä ja teknisiä standardeja? Ovatko nämä eettiset säännöt INTOSAIn eettisten sääntöjen (ISSAI 30) tai muiden vastaavien sääntöjen mukaisia? |
|
|
||||||
2.2.4 |
Noudatetaanko keskeisiin periaatteisiin kuuluvaa riippumattomuutta kaikilta osin? |
|
|
||||||
|
|||||||||
2.3.1 |
Suorittaako tarkastuksen ulkopuolinen tarkastus- tai valvontaelin, joka toimii erityisessä sääntely- tai institutionaalisessa kehyksessä? Lisätään lyhyt kuvaus tästä kehyksestä. |
|
|
||||||
2.3.2 |
Suoritetaanko tarkastus noudattaen standardeja, jotka vastaavat kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja (ISA) tai INTOSAIn standardeja? |
|
|
||||||
2.3.3 |
Sovelletaanko tarkastuksen suorittavaan tilintarkastajaan eettisiä sääntöjä tilintarkastajien keskeisistä eettisistä periaatteista, jotka koskevat rehellisyyttä, objektiivisuutta, riippumattomuutta, ammattitaitoa ja asianmukaista huolellisuutta, luottamuksellisuutta, ammattimaista käyttäytymistä ja teknisiä standardeja? Ovatko eettiset säännöt IFAC:n yhteydessä toimivan eettisiä tilintarkastusstandardeja käsittelevän kansainvälisen IESBA-komitean (International Ethics Standards Board for Accountants) tilintarkastusammattilaisia varten laatimien eettisten sääntöjen (Code of Ethics for Professional Accountants), INTOSAIn eettisten sääntöjen (ISSAI 30) tai muiden vastaavien eettisten sääntöjen mukaisia? |
|
|
||||||
2.3.4 |
Noudatetaanko keskeisiin periaatteisiin kuuluvaa riippumattomuutta kaikilta osin? |
|
|
PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Sovelletaanko yhteisöön asianmukaisia ulkoisen tarkastuksen menettelyjä? |
|
||||
2.1 |
Minkä tyyppisiä ulkoisia tarkastuksia yhteisöön sovelletaan (esim. yhteisön tilinpäätösten vuotuiset tarkastukset, sääntöjenmukaisuutta koskevat tarkastukset tai muut tarkastukset)? Mitkä ovat tarkastusten tavoitteet ja miten laajoja ne ovat? Kattavatko tarkastukset myös Euroopan komissiolta ja/tai muilta varojen antajilta peräisin olevan rahoituksen laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyviä näkökohtia? Kuinka usein tarkastuksia suoritetaan? Kenelle tilintarkastaja antaa raporttinsa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.2 |
Kuka (yksi tai useampi) tilintarkastaja nämä tarkastukset suorittaa (ks. 1 – sääntelykehys)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.3 |
Kuinka monen kuukauden kuluessa yhteisön tilikauden päättymisestä annetaan tarkastusraportti yhteisön tilinpäätöksistä? Millainen tarkastuslausunto tilinpäätöksistä on annettu kolmen viime vuoden aikana? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.4 |
Onko ulkoisten tarkastusten pohjalta tehdyt havainnot ja annetut suositukset osoitettu asianmukaisille tahoille (yhteisön ylimmälle johdolle ja tarpeen mukaan valvontaelimelle/tarkastusvaliokunnalle) ja otettu huomioon? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.5 |
Reagoiko yhteisön johto ulkoisessa tarkastuksessa tehtyihin havaintoihin nopeasti? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
2.6 |
Pannaanko ulkoisten tarkastusten pohjalta annetut suositukset täytäntöön asianmukaisesti ja ajallaan? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 4 – AVUSTUKSET |
|||||||
KESKEINEN KYSYMYS (taso 1) |
Tilintarkastajan huomautukset |
||||||
Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
|
||||||
Ohjeet Yhteisö voi tehdä avustussopimuksia suoraan avustuksensaajien (7) kanssa. Avustuksella tarkoitetaan lahjoituksen muodossa annettavaa rahoitusosuutta, jolla rahoitetaan avustuksensaajan toteuttamia toimia tai avustuksen saajan toimintaa yleensä (toimintakustannukset). Yhteisöllä olisi oltava käytössään menettelyt, joilla varmistetaan kohtuullisessa määrin, että avustuksensaajat täyttävät sisäistä valvontaa, kirjanpitoa ja ulkoista tarkastusta koskevat vaatimukset. Avustusjärjestelmää koskevat periaatteet on esitettävä selkeästi määritellyssä ja avoimessa oikeudellisessa ja sääntelykehyksessä, jossa vahvistetaan asianmukaiset politiikat, menettelyt, tilivelvollisuus ja kontrollit. Vaikka avustusjärjestelmä toimii omissa puitteissaan, se hyötyy yleisestä valvontaympäristöstä, johon sisältyy muun muassa tietojen julkinen saatavuus, yhteisön suorittamat sisäiset kontrollit, yhteisön kirjanpitojärjestelmä ja ulkoinen tarkastus. Komissio voi katsoa, että avustuksia koskevat säännöt ja menettelyt ovat asianmukaiset, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
|
PILARI 4 – AVUSTUKSET |
|||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys avustusten myöntämistä varten? |
|
||||||||||
1.1 |
Millaisia avustuksia yhteisö myöntää? Määritelläänkö kehyksessä asianmukaisesti termi ’avustus’ ja avustusten muodot (esim. enimmäismäärä, toimen (avustuskelpoisten) kokonaiskustannusten prosenttiosuus, kertakorvauksen muodossa myönnettävän rahoituksen käyttö jne.)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||
1.2 |
Silloin kun avustuksia myönnetään ehdotuspyyntöjen perusteella, onko hakijoita varten laadittu suuntaviivat ja kuvataanko suuntaviivoissa selkeästi menettelyt ja säännöt, joita prosessin aikana sovelletaan hakemuksesta aina avustuksen myöntämiseen asti?
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||
1.3 |
Käyttääkö yhteisö avustussopimuksissa vakiomalleja? Onko toimet/toiminta mahdollista määritellä selkeästi sopimusmalleissa? Onko kaikki avustuksensaajat yksilöity sopimuksissa? Määritelläänkö sopimuksissa ainakin kohde, edunsaaja(t), kesto, rahoituksen enimmäismäärä, toimen tai työohjelman talousarvio ja avustuksensaaja/-saajien tehtävät? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||
1.4 |
Määritelläänkö sopimuksissa selkeästi ehdot, säännöt ja kriteerit, joita on noudatettava? Jos avustus myönnetään useammalle yhteisölle, vahvistetaanko avustussopimuksissa selvästi koordinaattorin, jos sellainen on nimetty, ja muiden edunsaajien velvollisuudet ja tehtävät sekä edellytykset, joiden mukaisesti avustussopimukseen voidaan lisätä tai siitä voidaan poistaa edunsaaja? Avustussopimuksiin ei saa tehdä sellaisia muutoksia, jotka vaikuttaisivat avustuksen myöntämispäätökseen tai tapauksen mukaan hakijoiden tasapuoliseen kohteluun. Täyttyvätkö nämä kriteerit? Onko olemassa avustuskelpoisia kustannuksia (esim. avustuksensaajalle aiheutuneet todelliset kustannukset) koskevat perussäännöt? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 4 – AVUSTUKSET |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat periaatteet sisällytetty yhteisön avustusten myöntämisjärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin: avoimuus, tasapuolinen kohtelu, avustuskelpoisuuskriteerit ja eturistiriitojen välttäminen? Näiden periaatteiden on sisällyttävä yhteisön avustusten myöntämisjärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin siten, että pääperiaatteena on suhteellisuusperiaate. Periaatteet eivät ole ehdottomia, ja niistä voidaan joissakin tapauksissa poiketa edellyttäen, että poikkeukset ilmoitetaan selvästi ja ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja. |
|
||||
2.1 |
Avoimuus. Julkaistaanko ehdotuspyynnöt laajasti sekä helposti saatavilla olevassa muodossa? Onko avustuksenhakijoilla riittävästi aikaa tehdä ehdotukset? |
|
|
||
2.2 |
Tasapuolinen kohtelu. Arvioiko ehdotuspyynnöt arviointikomitea, joka toimii puolueettomasti ja käyttää selkeitä ja julkaistuja kriteereitä? Valitaanko avustuksensaajat ja myönnetäänkö avustukset pelkästään hakemuksen perusteella? Onko viestintä avustuksenhakijoiden kanssa sallittua näissä vaiheissa? |
|
|
||
2.3.1 |
Avustuskelpoisuusperusteet. Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä avustuskelpoisuuskriteerit, jotka ovat avoimia ja syrjimättömiä? Onko avustuskelpoisuuskriteerit julkaistu ja ovatko ne helposti saatavilla? |
|
|
||
2.3.2 |
Avustuskelpoisuuskriteerit. Onko avustuksenhakijoita varten olemassa avustuskelpoisuuskriteerit (esim. avustuksenhakijan oikeudellinen ja hallinnollinen asema, kansalaisuutta koskevat säännöt)? |
|
|
||
2.3.3 |
Avustuskelpoisuuskriteerit. Onko avustuksilla rahoitettavia toimia varten olemassa avustuskelpoisuuskriteerit (esim. toimien tyypit, alat tai aihealueet ja avustuksella katettavat maantieteelliset alueet)? |
|
|
||
2.5 |
Kaksinkertaisen rahoituksen välttäminen. Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä perussäännöt, joissa todetaan selvästi, että saman toimen samoja kustannuksia ei voida rahoittaa kahdesti? |
|
|
||
2.6 |
Eturistiriitojen välttäminen. Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä menettelyt ja säännöt eturistiriitojen ehkäisemiseksi myöntämisprosessin kaikissa vaiheissa? |
|
PILARI 4 – AVUSTUKSET |
|||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö avustusten myöntämiseen asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä? |
|
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.1.1 |
Julkaistaanko ehdotuspyynnöt kansallisissa/kansainvälisissä viestimissä (esim. lehdistö, internet)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.1.2 |
Ovatko keskeiset asiakirjat avustuksenhakijoiden helposti saatavilla (esim. verkkosivuilla)? Keskeisiin asiakirjoihin voivat kuulua muun muassa hakijoille tarkoitetut ohjeet, joihin sisältyy tärkeitä kriteerejä, kuten hakijoihin, toimiin ja menoihin sovellettavat avustuskelpoisuussäännöt, avustushakemuslomakkeet, avustussopimusmallit ja liitteet. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.1.3 |
Mahdollistaako avustusten myöntämisjärjestelmä avustusten myöntämisen ilman ehdotuspyyntöä (esim. suoraan)? Onko ehdot, joiden mukaisesti avustuksia voidaan myöntää suoraan, määritelty tarkasti ja onko menettely rajoitettu koskemaan poikkeuksellisia ja asianmukaisesti perusteltuja tilanteita, kuten edunsaajamaille myönnettäviä avustuksia, kriisitilanteita, monopoliasemaa ja muita vastaavia tapauksia? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.1.4 |
Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä tuki- ja tiedotustoiminnon (esim. tiedotustilaisuuksien järjestäminen mahdollisille hakijoille, yhteyspiste/tukipalvelu, usein esitetyt kysymykset, käsikirjat)?
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.1 |
Onko yhteisöllä käytössä menettelyt avustuksenhakijoiden tekemien ehdotusten vastaanottamista, rekisteröintiä ja säilyttämistä varten? Käyttääkö yhteisö avustushakemusten rekisteröinnissä ja käsittelemisessä sähköistä/tietoteknistä järjestelmää? Onko käytössä toimenpiteitä ja kontrolleja, joiden avulla varmistetaan asiakirjojen eheys, saatavuus ja tarvittaessa luottamuksellisuus sekä henkilötietojen suoja? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.2 |
Ilmoitetaanko ehdotusten toimittamisen määräajat avustuksenhakijoille? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.3.1 |
Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä sääntöjä, joilla varmistetaan toimitettujen ehdotusten turvallisuus ja luottamuksellisuus erityisesti
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.4.1 |
Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä ehdotusten avaamista koskevat menettelyt, jotka kattavat erityisesti seuraavat toimenpiteet:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.5.1 |
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.5.2 |
Tekeekö arviointikomitea tai muu henkilöstö ehdotuksille hallinnollisia tai muodollisia tarkastuksia? Jos tarkastukset tekee muu henkilöstö, tarkastaako komitea heidän työnsä tulokset? Keskitytäänkö tarkastuksissa siihen, että avustushakemuslomake on täytetty kokonaisuudessaan ja oikein ja että kaikki hakemuksen tueksi vaaditut asiakirjat on toimitettu? Voidaanko hakemus hylätä tarkastusten perusteella, eli ehdotusta ei sen jälkeen enää arvioida tarkemmin? Voivatko hakijat toimittaa puuttuvia tietoja, asiakirjoja tai selvennyksiä tietyn määräajan kuluessa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.5.3 |
Tekeekö arviointikomitea tai muu henkilöstö ehdotuksille avustuskelpoisuustarkastuksia? Jos tarkastukset tekee muu henkilöstö, tarkastaako komitea heidän työnsä tulokset? Tehdäänkö nämä tarkastukset avustuskelpoisuuskriteerejä koskevan tarkistuslistan perusteella? Huom. Näihin kriteereihin voi kuulua avustuksenhakijoihin sovellettavia avustuskelpoisuuskriteerejä (esim. oikeudellinen ja hallinnollinen asema, kansalaisuutta koskevat säännöt ja poissulkemisperusteet) ja avustuksilla rahoitettavia toimia koskevia kriteerejä (esim. avustuksella katettavat toimien tyypit, alat tai aihealueet ja maantieteelliset alueet). Liittyykö näihin tarkastuksiin hakemuksen tueksi vaadittavien asiakirjojen tarkastelu? Voidaanko hakemus hylätä tarkastusten perusteella, eli ehdotusta ei sen jälkeen enää arvioida tarkemmin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.5.4 |
Tekeekö arviointikomitea tai muu henkilöstö ehdotuksille taloudellisten ja toiminnallisten valmiuksien tarkastuksia? Jos tarkastukset tekee muu henkilöstö, tarkastaako komitea heidän työnsä tulokset? Tehdäänkö nämä tarkastukset kriteerejä koskevan tarkistuslistan perusteella? Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä selkeät, puolueettomat ja syrjimättömät kriteerit, joiden mukaan arvioidaan, onko hakijoilla riittävät taloudelliset ja toiminnalliset valmiudet? Onko nämä kriteerit määritelty ja ilmoitettu ehdotuspyynnöissä? Huom. ’Taloudellisilla valmiuksilla’ tarkoitetaan vakaiden ja riittävien rahoituslähteiden saatavuutta toiminnan tuloksellisuuden varmistamiseksi toimen koko keston ajan. ’Toiminnallisilla valmiuksilla’ tarkoitetaan ehdotetun toimen loppuun saattamiseksi käytettävissä olevia ammatillista osaamista, taitoja, pätevyyttä ja kokemusta. Arvioinnit voidaan tehdä ehdotuksen tueksi toimitettujen asiakirjojen ja hakijan jo toteuttamia toimia koskevien todisteiden pohjalta. Tällaisiin asiakirjoihin kuuluvat muun muassa tilinpäätöslaskelmat ja tarkastusraportit. Voidaanko hakemus hylätä tarkastusten perusteella, eli ehdotusta ei sen jälkeen enää arvioida tarkemmin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.5.5 |
Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä selkeät menettelyt, säännöt ja kriteerit ehdotusten arvioimiseksi suhteessa asetettuihin tavoitteisiin? Keskeisiin kysymyksiin voivat kuulua muun muassa toimen suunnittelu, ensisijaiset tavoitteet, toiminnan tyyppi, laatunäkökohdat, odotettavissa oleva vaikutus, kestävyys, tehokkuus, vaikuttavuus ja näkyvyys. Hyödynnetäänkö arviointitaulukkoa, jossa esitetään kaikki asiaankuuluvat arviointiperusteet? Sisältyykö arviointitaulukoihin arvioinnin keskeisten osatekijöiden pisteytys? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.5.6 |
Laatiiko ja allekirjoittaako arviointikomitea arviointiraportin kaikista ehdotuksista, jotka on laitettu paremmuusjärjestykseen ehdotuksille annettujen pisteiden perusteella? Liitetäänkö täytetyt arviointitaulukot tähän raporttiin? Esitetäänkö raporteissa selkeästi päätelmät, jotka koskevat sekä valittuja että valitsematta jääneitä hakijoita? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.6.1 |
Tehdäänkö päätös avustuksen myöntämisestä asianmukaisella tasolla (esim. arviointikomitea tekee ehdotuksen ja yhteisön ylin johto tekee virallisen päätöksen)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.6.2 |
Onko avustuspäätöksiä varten vahvistettu asianmukainen lomake (onko käytettävissä päätösmalleja)? Ilmoitetaanko avustuspäätöksissä rahoituksen kokonaismäärä, tiedot avustuksensaajasta, toimen/toiminnan nimi/kuvaus, tarvittaessa myöntämisperusteet, erityisesti jos nämä eivät ole arviointikomitean lausunnon mukaisia, hylättyjen hakijoiden nimet ja hylkäämisen syyt? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.6.3 |
Tehdäänkö valitsematta jääneiden hakemusten osalta erityisiä päätöksiä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.7.1 |
Ilmoitetaanko valituille hakijoille kirjallisesti avustuksen myöntämisestä ja asiaankuuluvista tiedoista (esim. ainakin rahoituksen määrä) pian myöntämispäätöksen tekemisen jälkeen? Ilmoitetaanko valitsematta jääneille hakijoille kirjallisesti avustusten myöntämisestä pian myöntämispäätöksen tekemisen jälkeen ja kerrotaanko hakijoille myös hakemuksen hylkäämisen syistä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.8.1 |
Tekeekö yhteisö avustussopimukset hakijoiden/avustuksensaajien kanssa pian avustuksen myöntämispäätöksen tekemisen jälkeen? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.8.2 |
Sisältyykö avustussopimuksiin edellytyksiä ja sääntöjä, jotka koskevat avustusten maksamista, kuten todistusasiakirjoja ja maksamisen keskeyttämistä/lopettamista tai määrän vähentämistä silloin, kun täytäntöönpano on riittämätöntä/osittaista/viivästynyt? Onko avustuksensaajilla mahdollisuus esittää huomautuksia näistä seikoista? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.8.3 |
Onko yhteisöllä käytössä menettelyt sen varmistamiseksi, että avustuksensaajien maksupyynnöissä ilmoittamat kustannukset (esim. taloudellisen raportin muodossa annettu ilmoitus kustannuksista) ovat todellisia, paikkansapitäviä, asianmukaisesti kirjattuja ja avustuskelpoisia avustussopimuksen ehtojen mukaisesti? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.8.4 |
Onko yhteisöllä käytössä:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.8.5 |
Vahvistetaanko avustussopimuksissa sisäistä valvontaa, kirjanpitoa (ml. taloudellinen raportti) ja ulkoista tarkastusta koskevat vaatimukset? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.8.6 |
Onko yhteisöllä käytössään menettelyt, joilla varmistetaan kohtuullisessa määrin, että avustuksensaajat täyttävät sisäistä valvontaa, kirjanpitoa ja ulkoista tarkastusta koskevat (sopimukseen perustuvat) vaatimukset? |
|
|
PILARI 5 – HANKINNAT |
|||||||||||
KESKEINEN KYSYMYS (taso 1) |
Tilintarkastajan huomautukset |
||||||||||
Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
|
||||||||||
Ohjeet Hankintajärjestelmää koskevat periaatteet on esitettävä selkeästi määritellyssä ja avoimessa oikeudellisessa ja sääntelykehyksessä, jossa vahvistetaan asianmukaiset politiikat, menettelyt, tilivelvollisuus ja kontrollit. Oikeudellisen kehyksen keskeisiin periaatteisiin kuuluu avoimuuden ja kilpailun käyttäminen keinona varmistaa oikeudenmukaiset ja kohtuulliset hinnat ja kokonaistaloudellisuus. Vaikka hankintajärjestelmä toimii omissa puitteissaan, se hyötyy yleisestä valvontaympäristöstä, johon sisältyy muun muassa tietojen julkinen satavuus, yhteisön suorittamat sisäiset kontrollit, yhteisön kirjanpitojärjestelmä ja ulkoinen tarkastus. Periaatteet varainhoitoasetuksen 154 artiklassa Komissio voi katsoa, että hankintoja koskevat säännöt ja menettelyt ovat asianmukaiset, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
Kansallisten säännösten, joita jäsenvaltiot tai kolmannet maat ovat antaneet saattaakseen direktiivin 2014/24/EU (jolla kumotaan direktiivi 2004/18/EY) osaksi kansallista lainsäädäntöään, olisi katsottava vastaavan toimielinten varainhoitoasetuksen mukaisesti soveltamia sääntöjä. |
PILARI 5 – HANKINNAT |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys hankintoja varten? |
|
||||
1.1 |
Onko oikeudellinen ja sääntelykehys organisoitu hierarkkisesti ja onko ensisijaisuusjärjestys määritelty selvästi? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.2 |
Onko se vapaasti ja helposti yleisön saatavilla asianmukaisin keinoin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.3 |
Sovelletaanko sitä kaikkiin hankintoihin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
1.4 |
Millaisia hankintoja (esim. työt, palvelut ja tavarat) kehyksellä säännellään? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 5 – HANKINNAT |
|||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat periaatteet sisällytetty yhteisön hankintajärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin: avoimuus, tasapuolinen kohtelu, hankintoja koskevien tietojen julkinen saatavuus, eturistiriitojen välttäminen, tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus? Näiden periaatteiden on sisällyttävä yhteisön hankintajärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin siten, että pääperiaatteena on suhteellisuusperiaate. Periaatteet eivät ole ehdottomia, ja niistä voidaan joissakin tapauksissa poiketa edellyttäen, että poikkeukset ilmoitetaan selvästi ja ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja. |
|
||||||||
2.1 |
Avoimuus. Tarjoaako hankintajärjestelmä riittävästi avoimuutta koko hankintasyklissä (tarjouspyyntö, tarjousten arviointi, sopimuksen tekeminen ja riitojenratkaisu), jotta voidaan edistää tarjoajien (mahdolliset toimeksisaajat ja urakoitsijat) oikeudenmukaista ja tasapuolista kohtelua? |
|
|
||||||
2.2.1 |
Tasapuolinen kohtelu. Sisältääkö hankintajärjestelmä menettelyjä, joilla varmistetaan kaikkien kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien tasapuoliset mahdollisuudet osallistua kilpailuun ja turvataan syrjimättömyys? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||
2.2.2 |
Tasapuolinen kohtelu. Sisältääkö hankintajärjestelmä määräyksiä, joilla varmistetaan kaikkien mahdollisten ehdokkaiden tasapuoliset osallistumismahdollisuudet? Esimerkkejä: ei rajoituksia tietyille ehdokkaille; julkaisu- ja tiedotustoimenpiteet, joilla varmistetaan mahdollisimman laaja osallistuminen; määräykset, joilla varmistetaan, että tarjouseritelmissä ei ole perusteettomia esteitä ehdokkaiden osallistumiselle (teknisesti, hallinnollisesti (esim. valinta-, poissulkemis- ja ratkaisuperusteet) tai aikataulujen ja määräaikojen osalta). |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||
2.2.3 |
Tasapuolinen kohtelu. Määrätäänkö hankintajärjestelmässä, että on vältettävä tarjoajien kokoa, kokoonpanoa tai luonnetta koskevia tarpeettomia rajoituksia? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||
2.2.4 |
Tasapuolinen kohtelu. Sisältyykö järjestelmään sääntöjä, joiden tarkoitus on pitää tarjouksentekokustannukset pieninä (esim. ei muuteta tarjouslomakkeita tarpeettomasti, ei pyydetä tarpeettomia tietoja, annetaan tarpeeksi aikaa tarjousten valmisteluun ja käytetään mahdollisuuksien mukaan sähköisiä tarjousjärjestelmiä)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||
2.2.5 |
Tasapuolinen kohtelu. Onko käytössä toimenpiteitä, joiden avulla tarjouskilpailut voidaan suunnitella niin, että vältetään tarjouskeinottelu? Esimerkiksi pidetään tarjoajien identiteetti salassa käyttämällä tunnistamisessa nimien sijaan numeroita ja kannustetaan mahdollisimman monia tarjoajia osallistumaan kilpailuun. Ohjeet: Tarjouskeinottelusta on kyse silloin, kun tarjoajat sopivat keskenään kilpailun eliminoimisesta hankintamenettelyssä ja epäävät näin kuluttajilta oikeudenmukaisen hinnan. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||
2.3 |
Hankintaa koskevien tietojen julkaiseminen. Ovatko kaikki hankintoja koskevat asiaankuuluvat tiedot (esim. hankintasuunnitelmat, tarjousmahdollisuudet, sopimusten tekeminen ja tiedot hankintoja koskevien valitusten ratkaisemisesta) hankintajärjestelmässä julkisesti saatavilla? Ohjeet Avoimuuden kannalta keskeisiä tekijöitä ovat hankintamenettelyjä ja niiden tuloksia koskevien tietojen julkinen levittäminen asianmukaisin keinoin (esim. viranomaisten tai virastojen verkkosivut, hankintajulkaisut, kansalliset tai alueelliset sanomalehdet tai tietojen julkistaminen hankintaelimelle esitetystä pyynnöstä). Jotta voidaan tuottaa ajantasaisia ja luotettavia tietoja, tarvitaan hyvä tietojärjestelmä, jossa kerätään tietoa hankintatoimista ja varmistetaan järjestelmän turvallisuus. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||
2.4 |
Eturistiriitojen välttäminen. Sisältyykö hankintajärjestelmään menettelyjä ja sääntöjä, joilla ehkäistään eturistiriidat kaikissa hankintamenettelyjen vaiheissa? |
|
|||||||
2.5.1 |
Tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus. Sisältääkö hankintajärjestelmä sellaiset tarjouskilpailumenettelyt, joilla voidaan varmistaa, että halutun laatuiset palvelut, tavarat ja työsuoritukset saadaan hankittua parhaaseen mahdolliseen hintaan? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||
2.5.2 |
Tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus. Määritelläänkö hankintajärjestelmässä käytettävissä olevat hankintamenettelyt ja niiden käyttöä koskevat perustelut selkeästi? Huomioon on otettava muun muassa
|
|
|
||||||
2.5.3 |
Tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus. Mitkä seuraavista hankintamenettelyistä sisältyvät hankintajärjestelmään: avoin (kansainvälinen tai paikallinen) menettely, rajoitettu menettely, puitesopimukset, dynaaminen hankintajärjestelmä, kilpailullinen neuvottelumenettely, neuvottelumenettely (neuvottelumenettelyn käyttö olisi rajoitettava koskemaan kohtuullisia määriä, tai se olisi perusteltava asianmukaisesti), yhteen tarjoukseen perustuva menettely jne.? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||
2.5.4 |
Tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus. Onko nämä menettelyt suunniteltu siten, että kilpailu on tervettä ja avointa? |
|
|
PILARI 5 – HANKINNAT |
Erityyppisiä hankintamenettelyjä koskevat ohjeet |
Avoin menettely Avoimissa tarjouskilpailuissa (kansainväliset tai paikalliset) kaikki yritykset ja muuntyyppiset talouden toimijat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnalle haetaan mahdollisimman paljon julkisuutta julkaisemalla ilmoitus kansallisissa tai kansainvälisissä sanomalehdissä ja muissa soveltuvissa tiedotusvälineissä. Kaikki luonnolliset henkilöt tai oikeushenkilöt, jotka haluavat tehdä tarjouksen, voivat pyytää tarjouskilpailuasiakirjoja (jotka saattavat olla maksullisia) hankintailmoituksessa määritettyjen menettelyjen mukaisesti. Tehdyt tarjoukset arvioidaan. Tarjoajien valintakelpoisuus sekä taloudelliset ja rahoitukselliset resurssit, tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys tarkistetaan, jotta voidaan suorittaa valinta. Tarjouksia vertaillaan keskenään ja sopimus tehdään valitun tarjoajan kanssa. Neuvotteluja ei saa käydä. Rajoitettu menettely Rajoitetuissa tarjouskilpailuissa kaikki yritykset ja muuntyyppiset talouden toimijat voivat pyytää, että ne saisivat tehdä tarjouksen. Tarjousta pyydetään kuitenkin vain niiltä yrityksiltä ja talouden toimijoilta, jotka täyttävät valintaperusteet. Valintaperusteet ja suoritettavat tehtävät esitetään julkaistussa hankintailmoituksessa. Luetteloa, johon on merkitty kaikki ilmoitukseen vastanneet ehdokkaat, karsitaan valitsemalla jatkoon vain ne ehdokkaat, jotka vastaustensa perusteella täyttävät valintaperusteet parhaiten. Hankinnalle haetaan mahdollisimman paljon julkisuutta julkaisemalla ilmoitus kansallisissa tai kansainvälisissä sanomalehdissä ja muissa soveltuvissa tiedotusvälineissä. Tarjouskilpailuasiakirjat lähetetään vain rajoitettuun luetteloon otetuille ehdokkaille. Sen jälkeen kun tarjoukset on analysoitu, niitä vertaillaan, minkä jälkeen valitaan tarjoaja, jonka kanssa tehdään sopimus. Neuvotteluja ei saa käydä. Puitesopimukset Puitesopimus on yhden tai useamman hankintaviranomaisen ja yhden tai useamman talouden toimijan välinen sopimus. Siinä määritellään tietyllä ajanjaksolla tehtäviin erillissopimuksiin sovellettavat ehdot, jotka koskevat varsinkin sopimusten kestoa, kohdetta, hintaa, enimmäisarvoa, täytäntöönpanosääntöjä ja suunniteltuja määriä. Usean talouden toimijan kanssa tehtävistä puitesopimuksista käytetään nimitystä ’rinnakkaiset puitesopimukset’. Ne ovat erillisiä sopimuksia, mutta ne tehdään samoin ehdoin. Eritelmissä on ilmoitettava niiden toimijoiden vähimmäis- ja enimmäismäärä, joiden kanssa hankintaviranomainen aikoo tehdä sopimuksia. Tällaisille sopimuksille on määritelty enimmäiskesto (esim. 4 vuotta) lukuun ottamatta poikkeustapauksia, joissa pidempi kesto on perusteltua erityisesti puitesopimuksen kohteen kannalta. Hankintaviranomaiset eivät saa käyttää puitesopimuksia epäasianmukaisesti tai niin, että niiden tarkoituksena tai tuloksena on kilpailun estäminen, rajoittaminen tai vääristyminen. Puitesopimuksiin perustuvia erillissopimuksia tehdään puitesopimuksen ehdoin, ja niissä on noudatettava avoimuuden, suhteellisuuden, tasapuolisen kohtelun, syrjimättömyyden ja terveen kilpailun periaatteita. Dynaaminen hankintajärjestelmä Dynaaminen hankintajärjestelmä on täysin sähköinen menettely tavanomaisten hankintojen tekemiseksi rajoitetun ajan. Se on avoin kaikille valintaperusteet täyttäville yrityksille ja muille talouden toimijoille, jotka ovat tehneet teknisesti hyväksyttävän alustavan tarjouksen. Järjestelmässä ei sovelleta erityisiä kynnysarvoja. Hankintaviranomainen julkaisee jokaisen yksittäisen sopimuksen osalta hankintailmoituksen ja kehottaa kaikkia järjestelmään hyväksyttyjä toimeksisaajia tekemään tarjouksen. Sopimus tehdään taloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa (eli ainoa ratkaisuperuste on kokonaistaloudellisuus). Kilpailullinen neuvottelumenettely Kun on kyse erityisen monimutkaisista hankinnoista, joiden osalta hankintaviranomainen katsoo, että avoimella menettelyllä tai rajoitettua menettelyä koskevilla järjestelyillä ei päästä kokonaistaloudellisimpaan lopputulokseen, se voi käyttää kilpailullista neuvottelumenettelyä. Hankinnan katsotaan olevan erityisen monimutkainen, jos hankintaviranomainen ei kykene objektiivisesti määrittelemään teknisiä keinoja tarpeidensa täyttämiseksi tai tavoitteidensa saavuttamiseksi tai ei kykene erittelemään hankkeen oikeudellisia tai taloudellisia osatekijöitä. Järjestelmässä ei sovelleta erityisiä kynnysarvoja. Hankintaviranomaisten on julkaistava hankintailmoitus, jossa ne esittävät tarpeensa ja vaatimuksensa tai johon on liitetty näiden tarpeiden ja vaatimusten kuvaus. Viranomaisten on käynnistettävä neuvottelut hankintailmoituksessa mainitut valintaperusteet täyttävien ehdokkaiden kanssa. Neuvotteluissa voidaan käsitellä kaikkia tarjoukseen liittyviä näkökohtia. Neuvottelut käydään erikseen kunkin ehdokkaan kanssa ehdokkaiden esittämien ratkaisujen ja ideoiden pohjalta. Hankintaviranomaisten on huolehdittava kaikkien tarjoajien tasapuolisesta kohtelusta ja pidettävä tarjoukset luottamuksellisina. Sen takia ei ole sallittua valita parhaita ratkaisuja eri tarjoajilta. Tarjouksia pyydetään vähintään kolmelta ehdokkaalta. Jos vähemmän kuin kolme ehdokasta täyttää valintaperusteet, hankintaviranomainen voi jatkaa menettelyä sen yhden tai niiden kahden ehdokkaan kanssa, joka täyttää / jotka täyttävät valintaperusteet. Hankintaviranomainen ei voi vähimmäismäärää noudattaakseen pyytää tarjouksia muilta talouden toimijoilta, jotka eivät ole osallistuneet menettelyyn, eikä ehdokkailta, jotka eivät täytä valintaperusteita. Hankintaviranomaisen on neuvottelujen aikana kohdeltava kaikkia tarjoajia tasapuolisesti ja varmistettava, että ehdokkaiden esittämät ratkaisut tai muut neuvottelujen aikana saadut tiedot pidetään luottamuksellisina, ellei ehdokas ole suostunut niiden julkaisemiseen. Hankintaviranomaisen on laadittava raportti, jossa perustellaan neuvottelujen kulku. Ilmoitettuaan osallistujille neuvottelumenettelyn päättymisestä hankintaviranomaisen on kehotettava osallistujia tekemään lopulliset tarjoukset menettelyn aikana esitettyjen ja määritettyjen ratkaisujen pohjalta. Tarjouksissa on oltava kaikki hankkeen toteuttamiseksi vaaditut ja tarpeelliset tiedot. Tarjouksia voidaan hankintaviranomaisen pyynnöstä selkeyttää, täsmentää ja tarkentaa edellyttäen, että tällöin ei muuteta tarjouksen tai tarjouspyynnön perusosia, sillä muutoksilla voisi olla kilpailua vääristävä tai syrjivä vaikutus. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja voi hankintaviranomaisen pyynnöstä joutua selventämään tarjoukseensa liittyviä näkökohtia tai vahvistamaan tarjouksessa olevat sitoumukset edellyttäen, että tämä ei muuta tarjouksen tai tarjouskilpailun olennaisia osia eikä aiheuta kilpailun vääristymisen tai syrjinnän vaaraa. Hankintaviranomaiset voivat myöntää neuvotteluun osallistuville palkkioita tai muita maksuja. Sopimus tehdään teknisesti hyväksyttävän ja taloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa (eli ainoa ratkaisuperuste on kokonaistaloudellisuus). Vakiomalleja on mukautettava tarpeen mukaan. Neuvottelumenettely / yhteen tarjoukseen perustuva menettely Sopimus voidaan tietyissä tapauksissa (esim. silloin kun sopimuksen arvo ei ylitä tiettyä kynnysarvoa tai kun sopimuksen tekeminen suoraan on perusteltua poikkeuksellisten olosuhteiden vuoksi) tehdä suoraan (käyttäen yhteen tarjoukseen perustuvaa menettelyä tai neuvottelumenettelyä). Neuvottelumenettelyssä on nimettävä arviointikomitea, joka hoitaa neuvottelut. Hankintaviranomaisen on laadittava kaikissa tapauksissa raportti, jossa selitetään, miten neuvotteluihin osallistuja(t) valittiin ja hinta asetettiin, ja esitetään ratkaisupäätöksen perustelut. Hankintaviranomaisen olisi varmistettava, että hankintamenettelyjä koskevia perusperiaatteita, joihin kuuluu muun muassa tukikelpoisuussääntöjen (kansalaisuutta koskevat säännöt) ja valinta- ja poissulkemisperusteiden noudattamisen valvonta, noudatetaan asianmukaisesti. Huom. Varainhoitoasetuksen liitteessä I olevan 2 jakson 11 ja 12 kohdan mukaisesti neuvottelumenettelyn käyttö olisi rajoitettava kohtuullisiin määriin tai se olisi perusteltava asianmukaisesti. |
PILARI 5 – HANKINNAT |
|||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö hankintoihin asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä? |
|
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.1.1 |
Varmistetaanko hankintajärjestelmällä riittävä avoimuus hankintamahdollisuuksien osalta?
|
|
|
||||||||||||
3.1.2 |
Sisältääkö hankintajärjestelmä säännöt, joiden mukaisesti julkaistaan seuraavat seikat sisältävä hankintailmoitus:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.1.3 |
Sisältääkö hankintajärjestelmä säännöt, joiden mukaisesti mahdollisten toimittajien kanssa viestitään samassa aikataulussa ja samalla tavalla ja joilla varmistetaan erityisesti, että
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||
3.2.1.1 |
Sisältyykö hankintajärjestelmään sääntöjä, joilla varmistetaan toimitettujen tietojen turvallisuus ja luottamuksellisuus erityisesti
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||
3.2.2.1 |
Sisältääkö hankintajärjestelmä tarjousten avaamiseksi selkeän menettelyn, joka kattaa erityisesti seuraavat toimenpiteet:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.3.1 |
Sisältääkö hankintajärjestelmä selkeät, objektiiviset ja syrjimättömät perusteet, joiden mukaisesti
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.3.2 |
Onko valintaperusteet määritelty ja ilmoitettu hankintailmoituksissa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.3.3 |
Sisältääkö hankintajärjestelmä selkeät ja objektiiviset perusteet, joiden mukaisesti arvioidaan tarjoajien taloudellisia ja rahoituksellisia resursseja? Esimerkkejä perusteista: tasetiedot edelliseltä kolmelta vuodelta, liikevaihto / tulot / liiketoiminnan tuotot edelliseltä kolmelta vuodelta, palveluksessa oleva henkilöstö edelliseltä kolmelta vuodelta. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.3.4 |
Sisältääkö hankintajärjestelmä selkeät ja objektiiviset perusteet, joiden mukaisesti arvioidaan tarjoajien teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä? Esimerkkejä perusteista: kolmen viime vuoden aikana tarjotut palvelut, toimitetut tavarat ja toteutetut työt, näytteet, selostukset, valokuvat, toimitettujen tuotteiden ja/tai laitteiden eritelmät. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.4.1 |
Sisältääkö hankintajärjestelmä selkeät, objektiiviset ja syrjimättömät perusteet, joiden mukaisesti tarjoajiin liittyviä teknisiä ja rahoitusnäkökohtia voidaan arvioida yksityiskohtaisesti? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.4.2 |
Onko olemassa selkeät ja objektiiviset perusteet ja säännöt, joiden mukaisesti määritellään arvioinnin tulokset (esim. esitetään keskeiset perusteet kaikille ehdokkaille tai tarjoajille)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.4.3 |
Tehdäänkö sopimukset selkeiden ja ilmoitettujen ratkaisuperusteiden pohjalta? Tehdäänkö sopimus halvimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa vai noudatetaanko kokonaistaloudellisuuteen perustuvaa menettelyä (eli valitaan taloudellisesti edullisin tarjous)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
|
|
||||||||||||||
3.2.5.1 |
Suorittaako arvioinnin useampi kuin yksi henkilö vai (mielellään) komitea? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.5.2 |
Onko olemassa perusteet, joiden mukaisesti arviointikomitea nimitetään? Hankinnan arvosta ja riskitasosta riippuen komiteaan voisi eri yksiköitä edustavien jäsenten ohella mahdollisesti osallistua myös ulkopuolisia asiantuntijoita. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.5.3 |
Onko arviointikomiteoiden rooli, tehtävä, kokoonpano ja toimintasäännöt määritelty? Onko komitean äänivallattoman puheenjohtajan ja äänivaltaisten jäsenten tehtävät määritelty selkeästi? Onko komitealla sihteeri, joka hoitaa kaikki arviointimenettelyyn liittyvät hallinnolliset tehtävät? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.5.4 |
Onko käytössä asianmukaiset menettelyt tarjouskilpailuasiakirjojen ja tarjousehdotusten säilyttämistä ja niihin pääsyä (luottamuksellisuus!) varten? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.5.5 |
Ovatko arvioinnista vastaavat henkilöt vapaita eturistiriidoista (esim. pakollinen julkistaminen) ja sovelletaanko heihin luottamuksellisuutta koskevia vaatimuksia? Arviointikomitean jäsenten valinnassa on otettava huomioon rehellisyys ja ammatilliset näkökohdat, ja komiteaan on mahdollisuuksien mukaan nimitettävä hankintaryhmän ulkopuolinen jäsen. |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
3.2.5.6 |
Onko kaikki arviointia koskevat olennaiset näkökohdat sisällytetty arvioinnista vastaavien henkilöiden / arviointikomitean allekirjoittamaan kirjalliseen raporttiin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 5 – HANKINNAT |
Arviointikomiteoita koskevat ohjeet |
Nimittäminen ja kokoonpano Tarjousten avaaminen ja arvioiminen olisi annettava arvioinnista vastaavien henkilöiden tai hankintaviranomaisen virallisesti nimittämän arviointikomitean tehtäväksi. Arviointikomiteaan kuuluu äänivallaton puheenjohtaja, äänivallaton sihteeri ja pariton määrä äänivaltaisia jäseniä. Arvioijille on annettava tarkat tiedot suunnitellusta aikataulusta ja arvioinnista aiheutuvasta työmäärästä. Arvioijien on oltava käytettävissä koko suunnitellun arviointijakson ajan. Arvioijille olisi nimitettävä kussakin menettelyssä sijaisia, jotta voidaan välttää viivästymiset siinä tapauksessa, että joku arvioijista ei ole käytettävissä. Äänivaltaisten jäsenten on osattava melko hyvin kieltä, jolla tarjoukset on toimitettu. Äänivaltaisilla jäsenillä on oltava tekniset ja hallinnolliset valmiudet muodostaa tietoon perustuva näkemys tarjouksista. Arvioijien henkilöllisyys olisi pidettävä salassa. Puolueettomuus ja luottamuksellisuus Arviointikomitean jäsenten on allekirjoitettava puolueettomuutta ja luottamuksellisuutta koskeva vakuutus. Jokaisen jäsenen, jolla on tai saattaa olla todellinen tai mahdollinen eturistiriita minkä tahansa tarjoajan tai hakijan kanssa, on ilmoitettava asiasta ja irtisanouduttava välittömästi arviointikomiteasta. Hankintamenettelyn aikana hankintaviranomainen ja ehdokas, hakija tai tarjoaja saavat olla yhteydessä toisiinsa ainoastaan silloin, kun avoimuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatteet voidaan turvata. Tarjousten tai ehdotusten tarkastelusta tai arvioinnista tai niitä koskevista selvennyksistä ja sopimusten tekemistä koskevista päätöksistä ei saa paljastaa minkäänlaisia tietoja ennen kuin hankintaviranomainen on hyväksynyt arviointiraportin. Tarjoajan, ehdokkaan tai hakijan yritykset vaikuttaa menettelyyn jollakin tavalla (joko ottamalla yhteyttä arviointikomitean jäseniin tai muulla tavoin) saattavat johtaa kyseisen tarjouksen tai ehdotuksen sulkemiseen välittömästi pois menettelystä. Lukuun ottamatta tarjousten avaamistilaisuutta arviointikomitean menettelyt ovat luottamuksellisia. Menettelyn luottamuksellisuuden turvaamiseksi arviointikomitean kokouksiin voivat osallistua vain komitean nimitetyt jäsenet. Arvioijille annettuja kopioita lukuun ottamatta tarjouksia tai ehdotuksia ei saa viedä arviointikomitean kokoushuoneen/-rakennuksen ulkopuolelle ennen komitean työskentelyn päättymistä. Silloin kun asiakirjoja ei käytetä, ne on säilytettävä turvallisessa paikassa. Arviointikomitean jäsenten vastuu Puheenjohtaja vastaa arviointiprosessin koordinoinnista ja varmistaa sen puolueettomuuden ja avoimuuden. Arviointikomitean äänivaltaiset jäsenet ovat yhdessä vastuussa komitean tekemistä päätöksistä. Komitean sihteeri hoitaa kaikki arviointimenettelyyn liittyvät hallinnolliset tehtävät. Näihin kuuluvat muun muassa pöytäkirjan laatiminen arviointikomitean kokouksista, asiankuuluvan arkiston pitäminen, asiakirjojen säilyttäminen ja arviointiraporttien laatiminen. Kaikki selvityspyynnöt, jotka edellyttävät viestintää tarjoajien tai hakijoiden kanssa arviointimenettelyn aikana, on tehtävä kirjallisesti. Aikataulu Arviointikomitea on muodostettava riittävän varhaisessa vaiheessa, jotta voidaan varmistaa, että komitean jäsenet ovat käytettävissä arviointimenettelyn valmistelua ja toteuttamista varten. Tarjoukset on arvioitava ajoissa, jotta menettely saadaan päätökseen tarjousten voimassaoloaikana. On hyvin tärkeää, että kaikki tarjoajat saavat viipymättä tietoja riippumatta siitä, hyväksytäänkö niiden tarjous vai ei. Arvioinnin päätyttyä hankintaviranomaisen olisi viipymättä tehtävä ratkaisupäätös hyväksymällä arviointiraportit. Voimassaoloaika Tarjoukset sitovat tarjoajia tarjouspyyntökirjeessä ja/tai tarjousasiakirjoissa määritellyn ajanjakson ajan. Tämän ajanjakson on oltava riittävä, jotta hankintaviranomainen voi tutkia tarjoukset, hyväksyä sopimuksen tekemistä koskevan ehdotuksen, ilmoittaa menettelyn tuloksesta valitulle tarjoajalle ja muille tarjoajille ja tehdä sopimuksen. Tarjousten voimassaoloajaksi olisi vahvistettava asianmukainen kalenteripäivien määrä (esim. 90 päivää), joka alkaa kulua tarjousten toimittamiselle asetetusta määräajasta. |
PILARI 5 – HANKINNAT |
|||||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
3.2.6.1 |
Sisältääkö hankintajärjestelmä säännöt, joiden mukaisesti tarjoajille ja suurelle yleisölle ilmoitetaan tarjouskilpailumenettelyn lopputuloksesta siten, että
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
3.2.6.2 |
Sisältääkö hankintajärjestelmä säännöt, joiden mukaan toimittajille voidaan antaa pyynnöstä jälkikäteen selvityksiä siten, että
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||
|
|||||||||||||||||
3.3.1 |
Annetaanko hankintajärjestelmässä tietoa hankintamenettelyyn liittyvän valituksen tekemisestä? Käsitteleekö valitukset sellainen toiminto tai elin, joka
|
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET (8) |
||||||||||||||||||
KESKEINEN KYSYMYS (taso 1) |
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
||||||||||||||||
Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista / talousarviotakuiden muodossa rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan unionin asettamien vaatimusten mukaisesti? |
|
|
||||||||||||||||
Ohjeet Rahoitusvälineet voivat olla muodoltaan pääomasijoituksia, oman pääoman luonteisia sijoituksia, lainoja, vakuuksia tai muita riskinjakovälineitä, ja ne voidaan yhdistää muihin rahoitustuen muotoihin. Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus Komissio voi hallinnoida rahoitusvälineitä välillisesti antamalla toteuttamistehtäviä yhteisöille ja niiden rahoituksen välittäjille. Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen X osastossa vahvistetaan rahoitusvälineiden täytäntöönpanoa koskevat periaatteet ja edellytykset seuraavasti:
Yksityisen sektorin yhteisöjä koskevat kansainväliset tilinpäätösstandardit Kansainvälisten tilinpäätösstandardien IAS 32 ja 39 mukaan rahoitusväline on ”mikä tahansa sopimus, joka synnyttää yhdelle yhteisölle rahoitusvaroihin kuuluvan erän ja samalla toiselle yhteisölle rahoitusvelan tai oman pääoman ehtoisen instrumentin”. Kansainvälisessä tilinpäätösstandardissa IAS 32 (Rahoitusinstrumentit) vahvistetaan rahoitusinstrumenttien esittämistapaa koskevat kirjanpitovaatimukset, jotka koskevat erityisesti rahoitusinstrumenttien luokittelua rahoitusvaroihin, rahoitusvelkoihin ja oman pääoman ehtoisiin instrumentteihin. Standardissa annetaan myös ohjeita rahoitusinstrumentteihin liittyvien korkojen, osinkojen ja voittojen/tappioiden luokittelusta ja siitä, milloin rahoitusvarat ja -velat voidaan vähentää toisistaan. IAS 39 annettiin uudelleen joulukuussa 2003, ja sitä sovelletaan 1. tammikuuta 2005 tai sen jälkeen alkavilla tilikausilla. Se korvattiin standardilla IFRS 9 Rahoitusinstrumentit, jota sovelletaan 1. tammikuuta 2015 tai sen jälkeen alkavilla tilikausilla. IFRS 9 -standardissa (Rahoitusinstrumentit) vahvistetaan rahoitusinstrumentteja ja eräiden muiden kuin rahoituserien osto- tai myyntisopimuksia koskevat kirjaamis- ja arvostamisvaatimukset. Kansainvälisiä tilinpäätösnormeja antava elin International Accounting Standards Board (IASB) täydentää standardia sitä mukaan kuin se saa valmiiksi rahoitusinstrumentteja koskevan kattavan hankkeen eri vaiheet, ja lopulta on tarkoitus korvata IAS 39 -standardi (Rahoitusinstrumentit) kokonaisuudessaan: Kirjaaminen ja arvostaminen Julkisen sektorin yhteisöjä koskevat kansainväliset tilinpäätösstandardit Julkisen sektorin yhteisöihin sovelletaan julkissektorin kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IPSAS) 28–30. Rahoitusvälineiden sekä rahoitusvarojen, rahoitusvelkojen ja oman pääoman ehtoisten instrumenttien määritelmät vastaavat olennaisilta osin IAS 32 -standardia. IFRS 9 -standardilla ei ole vastaavaa IPSAS-standardia, eikä sitä siten sovelleta IPSAS-järjestelmässä. Rahoitusvälineet voidaan luokitella arvostusmenetelmän perusteella seuraavasti:
|
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET |
|||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys rahoitusvälineiden käyttöä ja täytäntöönpanoa varten? Rahoitusvälineiden käyttöä koskevat periaatteet on esitettävä tarkasti määritellyssä ja avoimessa oikeudellisessa ja sääntelykehyksessä, jossa selkeästi vahvistetaan asianmukaiset politiikat, menettelyt, tilivelvollisuus ja kontrollit. Vaikka rahoitusvälineille on vahvistettu omat toimintapuitteet, ne hyötyvät yleisestä valvontaympäristöstä, yhteisön suorittamista sisäisistä kontrolleista, yhteisön kirjanpitojärjestelmästä ja ulkoisesta tarkastuksesta. |
|
|
|||||||||||||
1.1 |
Onko yhteisöllä rahoitusvälineitä koskeva oikeudellinen ja sääntelykehys, johon sisältyvät
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
1.2 |
Minkä tyyppisiä rahoitusvälineitä yhteisö käyttää tai aikoo käyttää? Hankitaan tarkka kuvaus seuraavista:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
1.3 |
Miten rahoitusvälineitä tarjotaan edunsaajille (lainanottajille)? Millaiset vakuudet niitä varten on annettu? Vastauksessa on otettava huomioon seuraavat seikat:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
1.4 |
Onko yhteisöllä suuntaviivat tai toimintasäännöt ja käsikirjat käytettäviä rahoitusvälineitä varten? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
1.5 |
Hyödyntääkö yhteisö vakiomalleja, kuten mallisopimuksia, rahoitusvälineiden tarjoamiseksi? Vastauksessa on otettava huomioon seuraavat seikat:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||
1.6 |
Vahvistetaanko näissä sopimuksissa selvästi asiaankuuluvat ehdot ja edellytykset? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET |
|||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat periaatteet ja edellytykset sisällytetty yhteisön rahoitusvälineisiin sovellettaviin menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin? Perusperiaatteet (varainhoitoasetuksen 209 artiklan 1 kohta). Rahoitusvälineitä käytetään moitteettoman varainhoidon, avoimuuden, suhteellisuuden, syrjimättömyyden, tasapuolisen kohtelun ja toissijaisuuden periaatteiden mukaisesti sekä niihin sovellettavassa perussäädöksessä niille vahvistettujen tavoitteiden ja soveltuvin osin voimassaoloaikojen mukaisesti. Rahoituksen välittäjien valinta (varainhoitoasetuksen 208 artikla) Rahoituksen välittäjät valitaan avointen, läpinäkyvien, oikeasuhteisten ja syrjimättömien menettelyjen avulla ja eturistiriitoja välttäen. Rahoituksen välittäjien tai rahoitusvälineiden varojen lopullisten saajien valinnassa on otettava asianmukaisesti huomioon täytäntöön pantavan rahoitusvälineen luonne, asianomaisten yhteisöjen kokemus ja toiminnalliset ja taloudelliset edellytykset ja/tai varojen lopullisten saajien esittämien hankkeiden taloudellinen elinkelpoisuus. Valinta on tehtävä avoimesti ja puolueettomien kriteerien pohjalta, eikä se saa aiheuttaa eturistiriitaa. Rahoitusvälineisiin ja talousarviotakuisiin sovellettavat edellytykset (varainhoitoasetuksen 209 artikla) Rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden on täytettävä seuraavat perusedellytykset: niillä on tarkoitus puuttua markkinoiden toimintapuutteisiin tai optimaalista heikompiin investointitilanteisiin, niiden on oltava täydentäviä, ne eivät saa vääristää kilpailua sisämarkkinoilla, niiden on oltava yhdenmukaisia valtiontukisääntöjen kanssa, niillä on oltava vipuvaikutuksia, niiden tavoitteena on oltava etujen yhteensovittaminen, ja niiden on tarjottava korvausta, joka on linjassa riskinjaon kanssa. Ohjeet Edellä mainittujen periaatteiden on sisällyttävä yhteisön rahoitusvälineisiin sovellettaviin menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin siten, että pääperiaatteena on suhteellisuusperiaate. Periaatteet eivät ole ehdottomia, ja niistä voidaan joissakin tapauksissa poiketa edellyttäen, että poikkeukset ilmoitetaan selvästi ja ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja. |
|
|
|||||||||||
2.1.1 |
Perusperiaatteet. Onko seuraavat perusperiaatteet sisällytetty yhteisön rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden käyttöä ja täytäntöönpanoa koskeviin menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||
2.2.1 |
Rahoituksen välittäjien valinta. Millä menettelyllä yhteisö valitsee rahoituksen välittäjät (10)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||
2.2.2 |
Rahoituksen välittäjien valinta. Valitaanko rahoituksen välittäjät avointen, läpinäkyvien, oikeasuhteisten ja syrjimättömien menettelyjen avulla ja eturistiriitoja välttäen? |
|
|
||||||||||
2.2.3 |
Rahoituksen välittäjien valinta. Onko rahoituksen välittäjien tai rahoitusvälineiden varojen lopullisten saajien valinnassa otettu asianmukaisesti huomioon täytäntöön pantavan rahoitusvälineen luonne, asianomaisten yhteisöjen kokemus ja toiminnalliset ja taloudelliset edellytykset ja/tai varojen lopullisten saajien esittämien hankkeiden taloudellinen elinkelpoisuus? Toteutetaanko valinta avoimesti, onko se perusteltu puolueettomien kriteerien pohjalta ja pyritäänkö siinä välttämään eturistiriidat? |
|
|
||||||||||
2.3.1 |
Rahoitusvälineitä koskevat edellytykset. Mahdollistavatko yhteisön järjestelmät, säännöt ja menettelyt sellaisten rahoitusvälineiden täytäntöönpanon, joilla puututaan markkinoiden toimintapuutteisiin tai optimaalista heikompiin investointitilanteisiin ja joita pidetään kansainvälisesti hyväksyttyjen standardien mukaisesti taloudellisesti elinkelpoisina mutta joihin ei saada riittävästi rahoitusta markkinalähteistä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||
2.3.2 |
Rahoitusvälineitä koskevat edellytykset. Mahdollistavako yhteisön järjestelmät, säännöt ja menettelyt sellaisten rahoitusvälineiden täytäntöönpanon, jotka ovat täydentävyyden periaatteen mukaisia (rahoitusvälineillä ei pidä pyrkiä korvaamaan jäsenvaltioiden rahoitusvälineitä, yksityistä rahoitusta tai muuta EU:n lähteistä peräisin olevaa rahoitusta)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||
2.3.3 |
Rahoitusvälineitä koskevat edellytykset. Mahdollistavako yhteisön käytössä olevat järjestelmät, säännöt ja menettelyt etujen yhteensovittamisen esimerkiksi yhteissijoituksiin, riskinjakovaatimuksiin tai taloudellisiin kannustimiin liittyvillä säännöksillä, samalla kun estetään eturistiriidat yhteisön muiden toimien kanssa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||
2.3.4 |
Rahoitusvälineitä koskevat edellytykset. Voiko yhteisö saada käyttämiensä järjestelmien, sääntöjen ja menettelyjen avulla aikaan vipu- ja kerrannaisvaikutuksia ja mitata niitä ja tarvittaessa myös maksimoida yksityiset investoinnit? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET |
|||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö rahoitusvälineiden käyttöön ja täytäntöönpanoon tosiasiallisesti sääntöjä ja menettelyjä? |
|||||||
|
|||||||
3.1.1 |
Onko yhteisöllä käytössä rahoitusvälineiden seurantaa varten menettelyjä, jotka perustuvat rahoituksen välittäjien toimittamiin raportteihin ja kirjanpitotietoihin sekä käytettävissä oleviin tarkastustietoihin ja rahoituksen välittäjän toteuttamiin kontrolleihin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
3.1.2 |
Jos ei käytetä rahoituksen välittäjiä, onko yhteisöllä menettelyt, joiden avulla voidaan suoraan seurata rahoitusvälineiden käyttöä varojen lopullisten saajien toimittamien raporttien ja kirjanpitotietojen pohjalta? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
Ohjeet: Rahoitusvälineiden seuranta
|
|||||||
|
|||||||
3.2.1 |
Millaisia kirjanpito- ja raportointijärjestelmiä ja -menettelyjä lainoihin sovelletaan? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
3.2.2 |
Ovatko nämä järjestelmät ja menettelyt riittäviä? |
|
|
||||
3.2.3 |
Hyväksytäänkö lainasopimukset riittävien ja avointen kriteerien perusteella? |
|
|
||||
3.2.4 |
Täsmäytetäänkö sopimuksia koskeva kirjanpito (pääkirja) säännöllisesti (vähintään kuukausittain) sopimusten tallennusjärjestelmän tietojen kanssa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
|
|||||||
3.3.1 |
Millaisia kirjanpito- ja raportointijärjestelmiä ja -menettelyjä takauksiin sovelletaan? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
3.3.2 |
Ovatko nämä järjestelmät ja menettelyt riittäviä? |
|
|
||||
3.3.3 |
Hyväksytäänkö takaukset riittävien ja avointen kriteerien perusteella? |
|
|
||||
3.3.4 |
Täsmäytetäänkö sopimuksia koskeva kirjanpito (pääkirja) säännöllisesti (vähintään kuukausittain) sopimusten tallennusjärjestelmän tietojen kanssa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
3.3.5 |
Kykeneekö yhteisö raportoimaan riittävällä tavalla talousarviotakausten täytäntöönpanosta, kuten aiheutuneita menoja koskevasta kirjanpidosta siinä tapauksessa, että rahoitusosuudella korvataan menoja, sekä esittämään johdon vahvistuslausuman, jossa vahvistetaan, että i) tiedot on esitetty asianmukaisesti ja ne ovat täydelliset ja paikkansapitävät; ii) rahoitusosuus on käytetty aiottuun tarkoitukseen; iii) käytössä olevat valvontajärjestelmät antavat riittävät takeet siitä, että tilien perustana olevat toimet ovat lailliset ja sääntöjenmukaiset; ja iv) lopullisista tarkastuskertomuksista ja suoritetuista kontrolleista on laadittu yhteenveto, jossa muun muassa analysoidaan järjestelmissä havaittujen virheiden ja puutteiden luonnetta ja laajuutta, ja korjaavia toimia on toteutettu tai suunnitteilla? |
|
|
||||
|
|||||||
3.4.1 |
Millaisia kirjaamis- ja raportointijärjestelmiä ja -menettelyjä korkotukiin sovelletaan? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
3.4.2 |
Ovatko nämä järjestelmät ja menettelyt riittäviä? |
|
|
||||
3.4.3 |
Hyväksytäänkö korkotuet riittävien ja avointen kriteerien perusteella? |
|
|
||||
|
|||||||
3.5.1 |
Onko yhteisöllä oman pääoman ehtoisia sijoituksia varten pääomasijoitusstrategia tai -suuntaviivat ja asianmukaisen huolellisuuden (due diligence) prosessi, jonka on hyväksynyt yhteisön ylin johto tai muu asianmukainen hallintoelin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||
3.5.2 |
Suorittaako yhteisö järjestelmällisesti oman pääoman ehtoisia toimia koskevan arvostuksen siinä vaiheessa kun kukin sijoitus hyväksytään ja kausittain sijoituksen voimassaoloaikana? Kuvaile arvostuksessa käytettäviä tietoja ja menetelmää/menetelmiä. |
|
|
||||
3.5.3 |
Onko yhteisöllä vakiintunut menettely, jolla hallinnoidaan irtautumista oman pääoman ehtoisista sijoituksista? Sisältyykö pääomasijoitusstrategiaan vaatimuksia, jotka koskevat oikea-aikaista irtautumissuunnitelmaa? |
|
|
||||
3.5.4 |
Hallinnoiko yhteisö aktiivisesti salkkuaan? Onko sen ylimpään johtoon kuuluvilla henkilöillä toimivaltuuksia yhteisön kohdeyhtiöissä (suorien pääomasijoitusten osalta) tai muita vastaavia keinoja seurata tiiviisti kohdeyhtiöiden toiminnan tuloksia? Kun on kyse rahastosijoituksista, onko yhteisön jäseniä nimitetty elimiin, jotka edustavat sijoittajia rahastoissa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET – TALOUSARVIOTAKUITA KOSKEVAT LISÄKYSYMYKSET (valinnainen) (11) |
|||||||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä luottoriskien hallintajärjestelmä ja käyttääkö se sisäistä riskiluokitusjärjestelmää, joka vastaa yhteisön toiminnan luonnetta, kokoa ja monimuotoisuutta? Ohjeet Useimmat talousarviotakuita täytäntöönpanevat yhteisöt ovat luottolaitoksia tai sijoituspalveluyrityksiä, joihin sovelletaan sääntelyä ja valvontaa, mukaan lukien sääntöjä, jotka koskevat luottoriskiä, riskiluokitusta, tietojärjestelmiä ja niiden käyttöä. Tässä alajaksossa arvioidaan yhteisön riskienhallintatoiminnon luotettavuutta, mukaan lukien sen hallintojärjestelmää ja sisäistä luottoriskien luokitusjärjestelmää, sillä tämän toiminnon luotettavuus on olennaista EU:n ja yhteisön välisten riskinjakojärjestelyjen tulevan arvioinnin sekä EU:n ottamaan riskiin perustuvan, EU:lle maksettavan korvauksen kannalta (varainhoitoasetuksen 209 artiklan 2 kohdan f alakohta). Talousarviotakuiden seurauksena EU:lle aiheutuviin vastapuoliriskeihin sisältyy ehdollinen velka, joka vastaa sitä EU:lle aiheutuvaa rahoitusvastuuta, jota varat eivät kata kokonaisuudessaan (varainhoitoasetuksen 211 artikla). Voidakseen arvioida riskiä siitä, että vastapuolet vaativat EU:ta suorittamaan takuun perustella maksuja, joiden määrä ylittää käytettävissä olevien varojen määrän, komission on tarkistettava EU:lle kustakin talousarviotakuusta aiheutuva riski vähintään kerran vuodessa. Sitä varten vastapuolia pyydetään toimittamaan komissiolle vuosittain tiedot EU:lle talousarviotakuista aiheutuvista jäljellä olevista taloudellisista velvoitteista, mukaan lukien talousarviotakuun kattamia toimia koskeva riskinarviointi, luokitustiedot ja odotettavissa oleva maksulaiminlyöntien määrä (varainhoitoasetuksen 219 artiklan 6 kohta). Komissio tarvitsee näitä tietoja voidakseen arvioida ehdollisten velkojen kestävyyttä (varainhoitoasetuksen 210 artiklan 3 kohta) ja tarkistaa säännöllisesti kunkin talousarviotakuun rahoitusastetta (varainhoitoasetuksen 211 artiklan 1 kohta). Pankkien sääntelyä, valvontaa ja riskienhallintaa koskevat standardit kuvataan seuraavissa asiakirjoissa:
|
|
|
|||||||||||||||||
6a.1 |
Riskipolitiikka / strateginen kehys. Onko yhteisöllä asianmukainen toimintapolitiikka ja strategia, joiden avulla havaitaan riskit ja voidaan hallita, mitata ja valvoa niitä (keskittyen luottoriskiin)? |
|
|
||||||||||||||||
6a.1.1 |
Onko yhteisöllä riskienhallintapolitiikka,
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.1.2 |
Onko yhteisöllä riskistrategia tai riskiä koskevat suuntaviivat, jotka ylin johto on hyväksynyt ja joissa säännöllisesti
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.2 |
Riskienhallinta. Onko yhteisöllä asianmukainen organisaatiokehys, joka mahdollistaa tehokkaan luottoriskien hallinnan, mittauksen ja valvonnan, ja riittävät laadulliset ja määrälliset tekniset ja henkilöresurssit vaadittujen tehtävien hoitamiseksi? |
|
|
||||||||||||||||
6a.2.1 |
Onko vastuunjako yhteisön sisällä määritelty selkeästi siten, että
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.2.2 |
Onko tehtävien eriyttäminen toteutettu siten, että
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.2.3 |
Ovatko riskienhallintatoiminnon toimet niin kattavat, että ne sisältävät mahdollisimman laajalti seuraavat näkökohdat:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.2.4 |
Esitetäänkö yhteisön toimintapolitiikoissa selkeästi johdolle delegoitujen hyväksymisvaltuuksien eri tasot (13) ja annetaanko hyväksynnät yhteisön kirjallisten toimintapolitiikkojen ja suuntaviivojen mukaisesti ja asianmukaisella hallinnon tasolla? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.3 |
Onko yhteisöllä toimiva järjestelmä luottoriskien havaitsemiseksi, analysoimiseksi ja seuraamiseksi? |
|
|
||||||||||||||||
6a.3.1 |
Sisältääkö yhteisön riskienhavaintajärjestelmä seuraavat:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.3.2 |
Tekeekö riskienhallintatoiminto puolueettoman arvioinnin yksittäisten luottojen/sijoitusten ja kootun salkun laadusta, mukaan lukien luottoriskiluokituksen ja tappioita koskevan arvion asianmukaisuudesta? Annetaanko tämä toinen lausunto hyväksymisvaiheessa ja tarkistetaanko sitä säännöllisesti toimien voimassaoloaikana? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.3.3 |
Otetaanko luottoriskien mittaamisessa mahdollisimman hyvin huomioon seuraavat näkökohdat:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.3.4 |
Sisältääkö (luotto)riskien hallintaa koskeva yhteisön tietojärjestelmä seuraavat ominaisuudet:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.4 |
Käyttääkö yhteisö sisäistä riskiluokitusjärjestelmää, joka vastaa sen toiminnan luonnetta, kokoa ja monimuotoisuutta? |
|
|
||||||||||||||||
6a.4.1 |
Kykeneekö yhteisö dokumentoimaan käyttämiensä luokituskriteerien valintaperusteet ja tarjoamaan tietoja ja analyyseja, jotka osoittavat, että luokituskriteerien ja -menettelyjen avulla saadaan todennäköisesti aikaan luokitukset, joiden avulla riskit voidaan eriyttää mielekkäällä tavalla? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.4.2 |
Sisältääkö yhteisön riskiluokitusjärjestelmä mahdollisuuksien mukaan seuraavat ominaisuudet:
|
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.4.3 |
Säilyttääkö yhteisö tiedot luottoluokituskohtaisista toteutuneista maksukyvyttömyysasteista ja luokitusten muuttumisesta? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||||||||||||||||
6a.4.4 |
Onko yhteisöllä kattavat toimintapolitiikat ja menettelyt luokitusjärjestelmän tehokasta validointia varten (14) ja suoritetaanko sisäisen riskiluokitusjärjestelmän riittävyyden riippumaton tarkistus säännöllisesti? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET – LISÄKYSYMYKSET (valinnainen) (15) |
|||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Noudattaako yhteisö EU:n varoista tuettavien rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja EU:n tason standardeja, joiden mukaisesti a) se ei tue toimia, joilla edistetään veronkiertoa, b) eikä toteuta toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet veroasioissa yhteistyöhaluttomille oikeudenkäyttöalueille? Ohjeet Veronkiertoa koskevilla standardeilla pyritään lähinnä varmistamaan, että käytössä on tehokasta verotusta koskevat säännöt, joita ei kierretä:
Näiden veronkiertoa koskevien standardien mukaisesti EU:n rahoittamiin hankkeisiin ei saa sisältyä aggressiivista verosuunnittelua, hankerakenteille olisi oltava vankat liiketoiminnalliset syyt (muut kuin verotukselliset syyt), eikä hankkeissa saa hyödyntää verojärjestelmän muotoseikkoja taikka kahden tai useamman verojärjestelmän eroavuuksia maksettaviksi tulevien verojen vähentämiseksi. Toukokuun 25 päivänä 2018 annetussa direktiivissä 2018/822/EU olevan tunnusmerkkien luettelon avulla edistetään sellaisten liiketoimien tunnistamista, joihin voi sisältyä verojen kiertämiseen tai väärinkäyttöön viittaavia ominaispiirteitä ja joita arvioijat voivat käyttää viitteenä. Kun arvioidaan, ovatko yhteisön due diligence -ennakkoarvioinnissa noudattamat menettelyt ja säännöt niin kattavia, että yhteisö voi täyttää tämän pilarin vaatimukset, olisi otettava huomioon myös seuraavat seikat:
Arviointia suorittaessaan arvioijien olisi otettava huomioon komission julkaisemat asiaankuuluvat ohjeet, kuten komission tiedonanto, joka koskee EU:n lainsäädännön uusia veronkierron vastaisia vaatimuksia erityisesti rahoitus- ja investointitoimissa (C(2018) 1756 final), ja sen myöhemmät päivitykset. |
|||||||||||||||
6b.1 |
Sisältyykö organisaation sääntöihin, joiden mukaisesti EU:n varoista tuettavat rahoitusvälineet valitaan / pannaan täytäntöön, nimenomainen viittaus veronkiertoriskien arviointiin ja veroasioissa yhteistyöhaluttomia oikeudenkäyttöalueita koskeviin kieltoihin seuraavien standardien mukaisesti:
|
|
[Yhteisö täyttää] |
||||||||||||
6b.2 |
Mitä sääntöjä ja menettelyjä yhteisö on ottanut käyttöön veronkiertoon liittyvien kontrollien osalta, jotta EU:n varoista tuettavilla rahoitusvälineillä ei tueta toimia, joilla edistetään veronkiertoa? |
|
[Yhteisö täyttää] |
||||||||||||
6b.2.1 |
Ovatko yhteisön due diligence -ennakkoarvioinnissa noudattamat menettelyt ja säännöt niin laaja-alaiset, että ne kattavat hankkeen rahoitusvirtoihin osallistuvat yhteisöt? |
|
|
||||||||||||
6b.2.2 |
Voiko yhteisö verotusta koskevan due diligence -ennakkoarviointinsa avulla tarvittaessa arvioida tosiasiallisen omistajan ja edunsaajan tasolle saakka,
|
|
|
||||||||||||
6b.2.3 |
Katsotaanko verotusta koskevassa yhteisön due diligence -ennakkoarvioinnissa, että asiaankuuluvia yhteisöjä vastaavien lainkäyttöalueiden joukossa olevat EU:n havaitsemien puutteiden korjaamiseen sitoutuneet lainkäyttöalueet (22) muodostavat mahdollisen veronkiertoriskin esimerkiksi suhteessa i) avoimuuteen, ii) oikeudenmukaiseen verotukseen ja iii) veropohjan rapautumiseen ja voitonsiirtoihin, ottaen huomioon neuvoston päätelmät, joissa vahvistetaan kriteerit veroasioissa yhteistyöhaluttomia lainkäyttöalueita koskevan EU:n luettelon laatimiseksi? Jos katsotaan, määritelläänkö verotusta koskevassa yhteisön due diligence -arvioinnissa mahdollisia valvontatoimenpiteitä tällaisten puutteiden korjaamiseksi? |
|
|
||||||||||||
6b.3 |
Kun on kyse yhteistyöhaluttomista lainkäyttöalueista, varmistetaanko yhteisön sääntöjen ja menettelyjen avulla, että pannessaan täytäntöön EU:n varoista tuettavia rahoitusvälineitä yhteisö
|
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET – LISÄKYSYMYKSET (valinnainen) (23) |
|||||||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Noudattaako yhteisö rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja EU:n tason standardeja? Koskevatko yhteisöä näin ollen seuraavat väittämät: a) se ei tue toimia, joilla edistetään rahanpesua ja terrorismin rahoitusta; ja b) se ei toteuta uusia toimia tai jatka toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet lainkäyttöalueille, jotka EU luokittelee suuririskisiksi kolmansiksi maiksi? Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevat ohjeet Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevien standardien tavoitteena on yleisesti ottaen estää rahoitusjärjestelmän väärinkäyttö rahanpesuun ja terrorismin rahoittamiseen soveltamalla ennalta ehkäiseviä toimenpiteitä.
Yhteisön sääntöjä ja menettelyjä koskevassa tarkastelussa on otettava huomioon seuraavat seikat:
|
|||||||||||||||||||
6c.1 |
Onko yhteisöllä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjumisen osalta käytössä asianmukaiset toimintapolitiikat, kontrollit ja menettelyt sen varmistamiseksi, että EU:n rahoittamilla toimilla ei edistetä rahanpesua tai terrorismin rahoittamista? |
|
|
||||||||||||||||
6c.1.1 |
Onko yhteisöllä asianmukaiset toimintapolitiikat, kontrollit ja menettelyt, joiden avulla se voi tunnistaa rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riskit ja arvioida niitä ottaen huomioon riskitekijät, kuten ne, jotka liittyvät yhteisön asiakkaisiin, maihin tai maantieteellisiin alueisiin, tuotteisiin, palveluihin, liiketoimiin tai jakelukanaviin? |
|
|
||||||||||||||||
6c.1.2 |
Soveltaako yhteisö EU:n varoja kolmansille osapuolille tarjotessaan asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevia toimenpiteitä, joihin kuuluu
Soveltaako yhteisö asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevien toimenpiteiden osalta asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevia tehostettuja vaatimuksia erityisesti, kun on kyse
|
|
|
||||||||||||||||
6c.2 |
Kun on kyse suuririskisiksi kolmansiksi maiksi katsotuista lainkäyttöalueista, toimiiko yhteisö seuraavassa kuvatulla tavalla toteuttaessaan EU:n rahoittamaa hanketta, ottaen huomioon direktiivi (EU) 2015/849? Yhteisö
|
|
|
PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE |
|
KESKEINEN KYSYMYS (taso 1) |
Tilintarkastajan huomautukset |
Soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia hankintojen, avustusten ja/tai rahoitusvälineiden kautta myönnettävän rahoituksen ulkopuolelle (27)? |
|
PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE |
||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys, joka koskee sulkemista rahoituksen ulkopuolelle? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||||||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat poissulkemisperusteet sisällytetty menettelyihin ja sääntöihin, joiden mukaisesti tehdään hankintasopimuksia, myönnetään avustuksia ja/tai myönnetään rahoitusta rahoitusvälineistä (28)? |
[Yhteisö täyttää] |
|
|||||||||||||||||||||||||||
2.1 |
Suljetaanko kolmannet osapuolet rahoituksen ulkopuolelle, jos niille tai luonnolliselle henkilölle tai oikeushenkilölle, joka käyttää edustus-, päätös- tai valvontavaltaa niiden osalta tai joka on niiden hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu lopullinen tuomio tai lopullinen hallinnollinen päätös jostakin seuraavassa luetelluista syistä (29):
Voidaanko edellä esitetystä poiketa perustelluista syistä, kuten
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||
2.2 |
Kun tehdään päätös sulkemisesta rahoituksen ulkopuolelle, otetaanko suhteellisuusperiaate huomioon? |
|
|
||||||||||||||||||||||||||
2.3 |
Kun tehdään päätös sulkemisesta rahoituksen ulkopuolelle, otetaanko puolustautumisoikeus huomioon? |
|
|
||||||||||||||||||||||||||
2.4 |
Kun tehdään päätös sulkemisesta rahoituksen ulkopuolelle, otetaanko huomioon arvio korjaavista toimenpiteistä, jotka yhteisö on toteuttanut osoittaakseen luotettavuutensa? |
|
|
PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti poissulkemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä (kun on kyse avustusten myöntämisestä / hankinnoista / rahoitusvälineistä) edellä 2 kohdassa mainittujen vaatimusten pohjalta? |
[Yhteisö täyttää] |
|
|||
3.1 |
Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti poissulkemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä avustusten myöntämisessä? |
|
|
||
3.2 |
Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti poissulkemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä hankintamenettelyssä? |
|
|
||
3.3 |
Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti poissulkemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä rahoitusvälineiden yhteydessä? |
|
|
PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN |
|
KESKEINEN KYSYMYS (taso 1) |
Tilintarkastajan huomautukset |
Julkistaako yhteisö asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot? |
|
PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN |
||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys, joka koskee tietojen julkaisemista varojen saajista ja johon kuuluvat seuraavat: i) riittävät tiedot varojen saajista julkaisemista varten; ii) viittaus yhteiseen kansainväliseen standardiin, jolla varmistetaan perusoikeuksien ja kaupallisten etujen suojelu; ja iii) säännölliset julkaisupäivitykset? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN |
|||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat vaatimukset sisällytetty julkaisemista koskeviin menettelyihin ja sääntöihin? |
[Yhteisö täyttää] |
|
|||||
2.1 |
Julkaiseeko yhteisö varojen saajista yleensä tiedot, joihin sisältyy vähintään seuraavat seikat: nimi, sijainti, tuen luonne, käyttötarkoitus ja määrä? Rajoittamatta tietosuojaa koskevaan pilariin sisältyvien tietosuojasääntöjen ja -menettelyjen soveltamista, voidaanko julkaisemisesta poiketa perustelluista syistä, kuten:
|
|
|
||||
2.2 |
Julkaiseeko yhteisö tietoja säännöllisesti (esim. vähintään kerran vuodessa)? |
|
|
||||
2.3 |
Noudattaako yhteisö tietoja julkaistessaan yhteisiä kansainvälisiä standardeja riittävällä tavalla? Mitä standardeja (esim. IATI ja OECD)? |
|
|
PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä (kun on kyse avustusten myöntämisestä / hankinnoista / rahoitusvälineistä) edellä 2 kohdassa mainittujen vaatimusten pohjalta? |
[Yhteisö täyttää] |
|
|||
3.1 |
Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä avustusten myöntämisessä? |
|
|
||
3.2 |
Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä hankintamenettelyssä? |
|
|
||
3.3 |
Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä rahoitusvälineiden yhteydessä? |
|
|
PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN |
|
KESKEINEN KYSYMYS (taso 1) |
Tilintarkastajan huomautukset |
Varmistaako yhteisö, että henkilötietoja suojataan varainhoitoasetuksen (31) 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla? |
|
PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN |
||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys, joka koskee henkilötietojen suojaa? |
[Yhteisö täyttää] |
|
PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN |
|||||||||||||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||||||||||||
Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat vaatimukset sisällytetty henkilötietojen suojaa koskeviin menettelyihin ja sääntöihin? |
|
|
|||||||||||||
2.1 |
Täyttyväkö seuraavat vaatimukset yleisesti ottaen henkilötietojen osalta:
|
|
|
||||||||||||
2.2 |
Sisältävätkö menettelyt ja säännöt seuraavat periaatteet:
|
|
|
PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN |
|||||
|
Yhteisön huomautukset |
Tilintarkastajan huomautukset |
|||
Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä (esim. asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet) (kun on kyse avustusten myöntämisestä / hankinnoista / rahoitusvälineistä) edellä 2 kohdassa mainittujen vaatimusten pohjalta? |
|
|
|||
3.1 |
Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä avustusten myöntämisessä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
3.2 |
Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä hankintamenettelyssä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
||
3.3 |
Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä rahoitusvälineiden yhteydessä? |
[Yhteisö täyttää] |
|
(1) Yhteisö/tilintarkastaja merkitsee tähän sarakkeeseen KYLLÄ tai EI ilmoittaakseen, arvioidaanko kyseistä pilaria.
(2) ”Rahoitusvälineet” kattavat myös talousarviotakuut.
(3) Ennakkomaksujärjestelmä on liikekirjanpitojärjestelmän yksi muoto. Yleisin ennakkomaksujärjestelmä on käteiskassajärjestelmä. Ennakkomaksujärjestelmän peruspiirre on se, että sitä varten varataan tietty summa, jota täydennetään määrätyn ajan kuluttua tai olosuhteiden vaatiessa, kun varoja on käytetty. Näitä varoja täydennetään toisesta tililähteestä, esim. käteiskassaa täydennetään lunastamalla muulta pankkitililtä asetettu sekki.
(4) Tehokkaan palkkahallinnon tukena pitäisi olla henkilöstötietokanta (joissakin tapauksissa nimiluettelo, joka ei välttämättä ole tietokoneistettu), jossa on luettelo kaikista työntekijöistä, joille olisi maksettava palkka tai muu korvaus kuukausittain ja jotka voidaan tarkistaa hyväksytyn henkilöstöluettelon ja yksittäisten henkilöstötietojen perusteella. Henkilöstötietokannan ja palkkahallinnon tietojen välinen yhteys on olennainen valvonnassa. Kaikki henkilöstötietokantaan tehtävät muutokset olisi käsiteltävä oikea-aikaisesti muutosraportin kautta, ja niiden tuloksena olisi oltava kirjausketju. Palkkahallintoa koskevia tarkastuksia olisi tehtävä säännöllisesti, jotta voidaan tunnistaa haamutyöntekijät, täyttää tietoaukot ja havaita valvonnan heikkoudet.
(5) Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.
(6) Varainhoitoasetuksen 209 artiklan 4 kohdan mukaisesti.
(7) Avustuksensaajan käsite on ymmärrettävä laajasti, eli se voi sisältää myös kumppanimaat/edunsaajamaat ja yhteisön täytäntöönpanokumppanit.
(8) Rahoitusvälineet ja EU:n rahastot kattavat myös talousarviotakuut.
(9) Niiden organisaatioiden osalta, jotka eivät vielä sovella julkissektorin kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IPSAS), sovittiin, että tilinpäätösraportoinnissa voidaan noudattaa kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IFRS).
(10) Toisinaan kansainväliset rahoituksen välittäjät toimivat myös kumppanimaista tulevien elinten (kansalliset rahastot) kautta, ja jälkimmäiset rinnastetaan rahoituksen välittäjiin.
(11) Toisinaan kansainväliset rahoituksen välittäjät toimivat myös kumppanimaista tulevien elinten (kansalliset rahastot) kautta, ja jälkimmäiset rinnastetaan rahoituksen välittäjiin.
(12) Vaatimustenmukaisuuden valvontatoiminto katsotaan myös osaksi toista puolustuslinjaa.
(13) Eli käytetäänkö yksittäistä allekirjoitusvaltuutusta, kaksois- tai yhteisvaltuutusta vai luotto- tai investointikomiteaa riippuen toimen koosta ja luonteesta.
(14) Esim. arvioidaan uudelleen evidenssiä, johon mallin rakenne perustuu, suoritetaan toteutumatestausta ja vertailevaa analyysia ja arvioidaan luokitusten erottelukykyä.
(15) Yhteisö voi täyttää tämän pilarin vaatimukset, vaikka sen tästä jaksosta saama pistemäärä jäisi alle kynnysarvon. Edellytyksenä on kuitenkin, että sopimustasolla sovelletaan asianmukaisia valvontatoimenpiteitä.
(16) EU:n veropolitiikkaan ja -sääntelyyn sisältyvät erityisesti seuraavat säädökset ja asiakirjat, ja niitä voidaan myöhemmin kehittää edelleen: yritysverotukseen sovellettavat menettelysäännöt, 1.12.1997 (EYVL C 2, 6.1.1998, s. 2); neuvoston direktiivi 2011/96/EU, annettu 30 päivänä marraskuuta 2011, eri jäsenvaltioissa sijaitseviin emo- ja tytäryhtiöihin sovellettavasta yhteisestä verojärjestelmästä (EUVL L 345, 29.12.2011, s. 8); neuvoston direktiivi 2003/49/EY, annettu 3 päivänä kesäkuuta 2003 eri jäsenvaltioissa sijaitsevien lähiyhtiöiden välisiin korko- ja rojaltimaksuihin sovellettavasta yhteisestä verotusjärjestelmästä (EUVL L 157, 26.6.2003, s. 49); komission suositus 2012/772/EU, annettu 6 päivänä joulukuuta 2012, aggressiivisesta verosuunnittelusta (EUVL L 338, 12.12.2012, s. 41); neuvoston direktiivi 2011/16/EU, annettu 15 päivänä helmikuuta 2011, hallinnollisesta yhteistyöstä verotuksen alalla ja direktiivin 77/799/ETY kumoamisesta (EUVL L 64, 11.3.2011, s. 1); komission tiedonanto ”Verojen kiertämisen estämistä koskeva paketti: Seuraavat toimet tehokkaan verotuksen ja paremman verotuksen avoimuuden toteuttamiseksi EU:ssa” (COM(2016) 23); komission suositus (EU) 2016/136, annettu 28 päivänä tammikuuta 2016, verosopimusten väärinkäytön vastaisten toimenpiteiden täytäntöönpanosta (EUVL L 25, 2.2.2016, s. 67); neuvoston direktiivi (EU) 2016/1164, annettu 12 päivänä heinäkuuta 2016, sisämarkkinoiden toimintaan suoraan vaikuttavien veron kiertämisen käytäntöjen torjuntaa koskevien sääntöjen vahvistamisesta (EUVL L 193, 19.7.2016, s. 1); Ecofin-neuvoston päätelmät 12. helmikuuta, 8. maaliskuuta, 25. toukokuuta, 17. kesäkuuta, 8. marraskuuta ja 5. joulukuuta 2016, 5. joulukuuta 2017, 23. tammikuuta ja 13. maaliskuuta 2018.
Edellä mainittuihin tietoihin voi tutustua seuraavissa osoitteissa: veroasioissa yhteistyöhaluttomia oikeudenkäyttöalueita koskeva EU:n politiikka (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en); verojen kiertämisen estämistä koskeva paketti (komission verkkosivusto: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en; neuvoston verkkosivusto: http://www.consilium.europa.eu/en/policies/anti-tax-avoidance-package/); EU:n politiikka haitallisen verokilpailun torjumiseksi (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en), johon sisältyy mm. yritysverotuksen käytännesääntötyöryhmän työ (neuvoston verkkosivusto: http://www.consilium.europa.eu/en/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/); hallinnollista yhteistyötä välittömän verotuksen alalla koskeva EU:n työ (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en); välittäjien toiminnan avoimuus (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en); ja verotusta koskeva EU:n sääntelykehys (http://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&displayProfile=lastConsDocProfile&classification=in-force#arrow_09).
(17) Ks. erityisesti komission tiedonannon IV (1) jakson 1.2 kohta (C(2018)1756, 21.3.2018).
(18) Tämä tarkoittaisi esimerkiksi sen tarkastelemista, verotetaanko toteutuneita tuottoja sovellettavien vakiosääntöjen mukaisesti (jos ei, siirrytään yhteisön rakenteen seuraavalle tasolle) ja verotetaanko kanavoituja tuottoja sovellettavien vakiosääntöjen mukaisesti (jos ei, siirrytään jälleen yhteisön rakenteen seuraavalle tasolle ja tarvittaessa aina tosiasiallisiin omistajiin ja edunsaajiin). Sen jälkeen kun tietylle rahoitusvirralle on vahvistettu tosiasiallinen verotus, ei tarvita enää lisäevidenssiä tämän rahoitusvirran verotuksesta.
(19) Tähän voi sisältyä esimerkiksi evidenssin toimittaminen rakenteen taloudellisista perusteluista, eri yhteisöjen tosiasiallisesta sisällöstä (ks. esim. s. 125 ja sitä seuraavat sivut http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf, ja http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) ja strukturoinnin verovaikutuksesta.
(20) Silloin kun toimen rakenteeseen sisältyy jokin EU:n neuvoston päätelmien liitteessä II mainituista lainkäyttöalueista, olisi käynnistettävä tapauskohtainen tarkastelu ja pyrittävä erityisen huolellisesti varmistamaan, että ongelmia, jotka nämä lainkäyttöalueet ovat sitoutuneet korjaamaan noudattaakseen verotusalan hyvän hallintotavan kriteerejä, ei esiinny EU:n varoista rahoitettavissa hankkeissa. Nämä ongelmat voivat liittyä johonkin 5. joulukuuta 2017 annettujen neuvoston päätelmien liitteessä V mainituista kriteereistä, jotka ovat i) avoimuus ja tietojenvaihto; ii) oikeudenmukainen verotus (mukaan lukien kriteeri 2.2); ja iii) veropohjan rapautumista ja voitonsiirtoja koskevat standardit. Esimerkiksi EU:n varoista rahoitettavien hankkeiden rahoitusvirrat eivät saa hyötyä sellaisista haitallisista verojärjestelmistä, jotka lainkäyttöalue on sitoutunut poistamaan. Vastaavasti silloin kun lainkäyttöalue ei vielä täytä avoimuuskriteerejä, koska tiedonvaihtomekanismit EU:n jäsenvaltioiden kanssa ovat riittämättömät, olisi tarkistettava, voivatko hankkeen rahoitusvirtojen ei-raportoitavat verotiedot ehkäistä rahoitusvirran tosiasiallisen verottamisen.
(21) Ainoa EU:n varainhoitoasetuksen mukaan sallittu poikkeus koskee fyysistä täytäntöönpanoa. Soveltaessaan tätä poikkeusta yhteisön olisi arvioitava hankkeen fyysistä sijaintia (esim. taloudellista sisältöä koskevan asianmukaisen testin avulla) ja etsittävä mahdollisia viitteitä siitä, että hankkeella edistetään verojen kiertämistä.
(22) EU:n neuvoston päätelmien liitteessä II mainitut lainkäyttöalueet.
(23) Yhteisö voi täyttää tämän pilarin vaatimukset, vaikka sen tästä jaksosta saama pistemäärä jäisi alle kynnysarvon. Edellytyksenä on kuitenkin, että sopimustasolla sovelletaan asianmukaisia valvontatoimenpiteitä.
(24) Asetuksen (EU) 2015/847 ja direktiivin (EU) 2015/849 mukaisesti.
(25) Kun otetaan huomioon direktiivi (EU) 2015/849.
(26) Kun otetaan huomioon direktiivi (EU) 2015/849.
(27) Rahoitusvälineet ja EU:n rahastot kattavat myös talousarviotakuut.
(28) Jos yhteisö soveltaa julkisista hankinnoista ja direktiivin 2004/18/EY kumoamisesta 26 päivänä helmikuuta 2014 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 2014/24/EU (57 artikla) tai kansallisia säännöksiä, joilla direktiivi on saatettu osaksi kansallista lainsäädäntöä, EU:n taloudellisten etujen suojaamisen katsotaan vastaavan unionin sääntöjä, politiikkoja ja menettelyjä.
(29) Direktiivin 2014/24/EU (jolla kumotaan direktiivi 2004/18/EY) katsotaan vastaavan EU:n varainhoitoasetusta. Sen vuoksi tätä jaksoa voidaan tarkastella edellä mainitun direktiivin tai sen saattamiseksi osaksi kansallista lainsäädäntöä annettujen kansallisten säännösten soveltamista koskevien järjestelmien, sääntöjen ja menettelyjen pohjalta.
(30) Ei sovelleta rahoitusvälineisiin.
(31) Sanotun kuitenkaan rajoittamatta asetusten (EU) 2018/1725 ja (EU) 2016/679 soveltamista.
Liite 3
ARVIOINTIMENETTELYT
3.1 Arviointia koskeva dokumentaatio ja evidenssi
1) Arviointia koskeva dokumentaatio (työpaperit)
Tilintarkastajan olisi ISAE 3000:n mukaan laadittava dokumentaatio, joka tarjoaa
— |
riittävän ja asianmukaisen aineiston tilintarkastajan raportin pohjaksi; ja |
— |
evidenssiä siitä, että arviointi suunniteltiin ja toteutettiin ISAE 3000:n sekä sovellettavien säädösten ja määräysten mukaisesti. |
’Dokumentaatiolla’ ja ’työpapereilla’ tarkoitetaan kaikkia asiakirjoja, jotka koskevat suoritettuja arviointimenettelyjä, hankittua asiaankuuluvaa evidenssiä ja tilintarkastajan johtopäätöksiä. ’Arviointiaineistolla’ tarkoitetaan yhtä tai useampaa kansiota tai muuta fyysisessä tai sähköisessä muodossa olevaa tallennusvälinettä, jolle on tallennettu arvioinnissa käytetty, tiettyyn toimeksiantoon liittyvä dokumentaatio tai työpaperit.
2) Evidenssi
Tilintarkastajan olisi ISAE 3000:n mukaisesti varmistettava, että kerätään evidenssiä tilintarkastajan johtopäätösten tueksi ja sen osoittamiseksi, että arviointi on toteutettu noudattaen IFAC:n varmennustoimeksiantojen kansainvälistä viitekehystä (International Framework for Assurance Engagements) ja kansainvälistä varmennustoimeksiantostandardia ”Muut varmennustoimeksiannot kuin mennyttä aikaa koskevan taloudellisen informaation tilintarkastus tai yleisluonteinen tarkastus” (ISAE 3000).
Tilintarkastajan olisi hankittava riittävästi asianmukaista evidenssiä arviointitulosten tukemiseksi ja sellaisten asianmukaisten johtopäätösten tekemiseksi, jotka muodostavat perustan arviointipäätelmille. Tilintarkastaja käyttää ammatillista harkintaansa määrittäessään, onko evidenssi riittävää ja tarkoituksenmukaista.
3) Arviointia koskevan dokumentaation (työpaperit) säilyttäminen <Hankintaviranomainen voi poistaa tämän osan tai muuttaa sitä parhaaksi katsomallaan tavalla>
Tilintarkastajan olisi säilytettävä toimeksiantoa koskeva dokumentaatio (mm. maksuja ja kuluja koskeva evidenssi, kuten laskut hotellimajoituksesta, lentomatkojen tarkastuskortit, erilaisten lippujen kannat, työaikalomakkeet jne.), jotta hankintaviranomainen voi tarkastaa ne viiden vuoden kuluessa päivästä, jona se on maksanut tilintarkastajalle toimeksiantoa koskevan loppumaksun. Hankintaviranomaisen olisi pyynnöstä voitava tutustua arviointia koskevaan dokumentaatioon kyseisten viiden vuoden ajan sen maan lainsäädännön mukaisesti, jossa arvioinnista vastaava virasto sijaitsee.
4) Pääsy yhteisön arkistoon ja asiakirjoihin
Tilintarkastajalla olisi oltava milloin tahansa rajoittamaton ja kattava pääsy yhteisön arkistoon ja kaikkiin asiakirjoihin (mm. kirjanpitotiedot, sopimukset, kokouspöytäkirjat, pankkitiedot, laskut jne.) sekä yhteisön tiloihin ja yhteisön työntekijöiden luo siinä määrin kuin tämä on mahdollista ja arvioinnin kannalta merkityksellistä. Tilintarkastaja voi pyytää yhteisöltä lupaa ottaa yhteyttä yhteisön käyttämiin pankkeihin (esim. saldovahvistuksen pyytämiseksi pankilta) ja sen käyttämiin konsultteihin ja muihin asiantuntijoihin tai yrityksiin, joita yhteisö on palkannut.
3.2 Suunnittelu
1) Valmistelukokous yhteisön kanssa
Yleensä yhteisö järjestää tilintarkastajan kanssa valmistelukokouksen. Kokous järjestetään yhteisön päätoimipaikassa tai jossakin muussa paikassa riippuen siitä, mikä on asianmukaisin ja sopivin ratkaisu kummallekin osapuolelle. Kokouksessa keskustellaan arvioinnin suunnittelusta, paikan päällä tehtävästä arviointityöstä ja raportoinnista ja selvitetään vielä ratkaisematta olevat kysymykset. Yhteisö ja tilintarkastaja voivat sopia vaihtoehtoisista menetelmistä arvioinnin valmistelemiseksi (esim. neuvottelupuhelut). Tilintarkastaja voi valmistelukokouksessa pyytää lisätietoja ja -asiakirjoja, joiden se katsoo olevan tarpeen tai hyödyllisiä arvioinnin suunnittelua ja paikan päällä tehtävää arviointityötä varten.
Yhteisön olisi ilmoitettava komissiolle tästä kokouksesta, ja komission edustajat voivat osallistua kokoukseen.
2) Suunnittelutoimet, arviointisuunnitelma ja arviointia koskevat työohjelmat
Tilintarkastajan olisi suunniteltava arviointi siten, että se voidaan toteuttaa tehokkaasti ja tuloksellisesti. Riittävässä suunnittelussa on muun muassa otettava asianmukaisesti huomioon tärkeät arviointikohteet, mahdollisten ongelmien nopea havaitseminen ja ratkaiseminen sekä arvioinnin huolellinen organisointi ja hallinnointi siten, että se voidaan toteuttaa tehokkaasti ja tuloksellisesti.
Tilintarkastajalla olisi oltava arviointisuunnitelma (tai muu vastaava suunnitteluasiakirja, kuten arviointia koskeva työsuunnitelma tai suunnittelumuistio), jossa esitetään arvioinnissa sovellettava lähestymistapa ja suunnittelun, paikan päällä tehtävän arviointityön ja raportoinnin keskeiset periaatteet. Tilintarkastajalla olisi oltava arviointia koskevat työohjelmat, joissa esitetään ja dokumentoidaan yksityiskohtaisesti arviointitestit ja -menettelyt.
3.3 Paikan päällä tehtävä arviointityö
1) Evidenssin hankkiminen järjestelmien, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen rakenteesta
Työhön olisi kuuluttava kyseisen pilarin kannalta keskeisten järjestelmien, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen rakenteen arviointi.
Evidenssiä järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenteesta voidaan hankkia seuraavien menettelyjen avulla:
— |
keskustellaan sellaisten yhteisön työntekijöiden kanssa, joilla saattaa olla asiaankuuluvia tietoja; |
— |
arvioidaan, vastaavatko mahdollisesti saatavilla olevat kuvaukset asianmukaisesti yhteisön suunnittelemia ja toteuttamia järjestelmiä, kontrolleja, menettelyjä ja sääntöjä; |
— |
tarkastellaan säädöksiä ja määräyksiä sisältäviä asiakirjoja (esim. lait, asetukset ja sopimukset), sisäisiä ohjeita ja suuntaviivoja (esim. toimintasäännöt, sisäiset valvontakäsikirjat jne.) ja mahdollisia muita tilintarkastajan mielestä asiaankuuluvia asiakirjoja; |
— |
tarkastellaan toimintoja ja tutkitaan asiakirjoja, raportteja, tulostettuja ja sähköisiä tiedostoja, jotka koskevat liiketoimien käsittelyä, kirjanpitomenettelyjä (esim. pankkitietojen täsmäyttäminen) ja muita keskeisiä hyväksyntämenettelyjä ja sisäisiä valvontamenettelyjä (esim. menoja koskevat säännölliset raportit, talousarvion ja toteutuneiden menojen vertailut, työaikalomakkeiden tarkastaminen ja hyväksyntä jne.) ja asiakirjoja, jotka liittyvät esimerkiksi i) ulkoista tarkastusta koskevaan yhteisön sääntelykehykseen; ii) avustus- ja hankintamenettelyihin; ja iii) rahoitusvälineisiin ja niihin liittyviin toimiin; ja |
— |
toistetaan kontrollit ja menettelyt. |
Tilintarkastaja voi halutessaan käyttää vuokaavioita tai kyselylomakkeita apuna kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen rakenteen arvioimisessa.
2) Järjestelmien, kontrollien ja menettelyjen testaus
Osana tätä työtä olisi muun muassa arvioitava, toimivatko asiaankuuluvat järjestelmät, kontrollit, menettelyt ja säännöt tuloksellisesti.
Järjestelmä, kontrolli, menettely tai sääntö toimii tuloksellisesti, jos se joko yksinään tai yhdessä muiden järjestelmien, kontrollien, menettelyjen tai sääntöjen kanssa tarjoaa kohtuullisen varmuuden siitä, että
— |
yhteisön tavoitteet (esim. sisäisen valvontajärjestelmän tai avustus- tai hankintamenettelyn tavoitteet) saavutetaan ja erityisesti että tavoitteiden saavuttamista haittaavia riskejä hallitaan ja valvotaan asianmukaisesti; |
— |
virheiden, sääntöjenvastaisuuksien ja petosten riskit ehkäistään, havaitaan ja korjataan asianmukaisesti ja nopeasti. |
Tilintarkastajan olisi kontrollien testausta suunnitellessaan ja suorittaessaan
— |
toteutettava tiedustelujen lisäksi muita menettelyjä evidenssin hankkimiseksi siitä,
|
— |
määriteltävä sellaiset testauskohteiden valintamenetelmät, joilla saavutetaan menettelyjen tavoitteet. |
Määritellessään kontrollien, menettelyjen tai sääntöjen testauksen laajuutta tilintarkastajan on otettava huomioon muun muassa sellaiset tekijät kuin testattavan perusjoukon ominaisuudet, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen luonne, niiden soveltamistiheys (esim. kuukausittain, päivittäin, kuinka monta kertaa päivässä) ja odotettavissa oleva poikkeamien osuus.
Kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen testaukseen voi sisältyä tarkastuksia (kirjanpito, asiakirjat ja omaisuuserät), havainnointia, johdon ja muiden yhteisön työntekijöiden haastatteluja, vahvistuksia, uudelleenlaskentaa ja eräiden menettelyjen toistamista.
3) Otanta ja muut poimintamenetelmät testauskohteiden valitsemiseksi
Suunnitellessaan ja toteuttaessaan järjestelmien, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen testausta tilintarkastaja voi soveltaa otantaa tai muita poimintamenetelmiä valitakseen testauskohteet. Otannalla tarkoitetaan, että menettelyjä ei sovelleta kaikkiin arvioitaviin kohteisiin (vaan arvioitaviksi valitaan esimerkiksi vain tietyt liiketoimet tai tilien saldot), mutta kaikilla otantayksiköillä on kuitenkin mahdollisuus tulla valituksi. Näin tilintarkastaja saa riittävän perustan, jonka pohjalta hän voi tehdä johtopäätöksiä koko perusjoukosta.
Otannassa voidaan soveltaa joko tilastollista tai ei-tilastollista lähestymistapaa. Tilintarkastaja voi valita harkintansa mukaisesti perusjoukosta tiettyjä kohteita (esim. arvoltaan suuret tai muuten keskeiset kohteet, kaikki tietyn rahamäärän ylittävät kohteet, kohteet, joista voidaan saada tietoa, tai kohteet, joiden avulla voidaan testata valvontatoimia, -menettelyjä tai -sääntöjä). Valikoiva tutkiminen ei tarkoita samaa kuin otanta.
Tiettyjen kohteiden valikoiva tutkiminen on usein tehokas tapa hankkia evidenssiä, mutta se ei ole sama asia kuin otanta. Tällä tavoin valittuihin testauskohteisiin sovellettujen menettelyjen tuloksia ei voida laajentaa tai ekstrapoloida koskemaan koko perusjoukkoa. Sen takia tiettyjen kohteiden valikoivasta tutkimisesta ei saada evidenssiä muun perusjoukon osalta. Sen sijaan otannan tarkoituksena on mahdollistaa johtopäätösten tekeminen koko perusjoukosta siitä valitun otoksen testauksen perusteella.
4) Sisäisten tarkastajien työn hyödyntäminen
Jos tilintarkastaja katsoo, että sisäisen tarkastuksen toiminnolla on todennäköisesti merkitystä arvioinnin kannalta, tilintarkastaja a) määrittää sisäisten tarkastajien työn käyttökelpoisuuden ja siitä saatavan hyödyn laajuuden; ja b) sisäisten tarkastajien työn hyödyntämisen yhteydessä sen, onko työ asianmukaista tarkastuksen kannalta. Tilintarkastajan olisi noudatettava standardia ISA 610 ”Sisäisten tarkastajien tekemän työn käyttäminen” siltä osin kuin sillä on merkitystä arvioinnin kannalta.
5) Kirjalliset vahvistusilmoitukset
Silloin kun on kyse muista varmennustoimeksiannoista kuin mennyttä aikaa koskevan taloudellisen informaation tilintarkastuksesta tai yleisluonteisesta tarkastuksesta (ISAE 3000), tilintarkastajan olisi saatava johdolta vahvistusilmoitus. Kirjallinen vahvistusilmoitus on tilintarkastajalle annettu johdon lausuma, jossa vahvistetaan eräitä seikkoja tai tuetaan arviointia koskevaa evidenssiä.
Tilintarkastaja voi pyytää vahvistusilmoitusta, jonka allekirjoittaa yksi tai useampi yhteisön johdon jäsen, joka on ensisijaisesti vastuussa yhteisön järjestelmistä, kontrolleista, menettelyistä ja säännöistä.
6) Muistio
Tilintarkastaja laatii muistion päätöskokouksessa käytävän keskustelun pohjaksi. Muistiossa olisi esitettävä paikan päällä tehdyn arviointityön pohjalta saadut arvioinnin keskeiset havainnot sekä suositukset. Muistiosta olisi lähetettävä jäljennös hankintaviranomaisen tarkastustehtävästä vastaavalle johtajalle.
7) Päätöskokous
Tilintarkastajan olisi järjestettävä yhteisön kanssa päätöskokous. Yhteisön olisi ilmoitettava komissiolle tästä kokouksesta, ja komission edustajat voivat osallistua kokoukseen.
Kokouksessa keskustellaan muistiosta ja saadaan yhteisöltä vahvistus ja alustavat kommentit tilintarkastajan havaintoihin ja suosituksiin. Tilintarkastaja ja yhteisö voivat sopia jäljellä olevista tiedoista, jotka yhteisön on toimitettava, ja tarvittaessa vahvistaa niiden toimittamiselle määräajan. Tilintarkastaja voi ilmoittaa yhteisölle raportointimenettelyistä. Tilintarkastajan olisi dokumentoitava yhteisön ja komission edustajien mahdolliset kommentit (suulliset ja kirjalliset) ja otettava ne huomioon arviointiraportissa.
3.4 Raportointi
1) Keskeiset raportointivaatimukset ja raportoinnin kieli
Tilintarkastajan olisi raportoitava arvioinnin tuloksista noudattaen IFAC:n varmennustoimeksiantojen kansainvälistä viitekehystä (International Framework for Assurance Engagements) ja ISAE 3000:ta, tilintarkastusyhteisönsä käytäntöjä ja tämän toimeksiantokuvauksen vaatimuksia.
Raportin olisi oltava puolueeton, selkeä, tiivis, ajantasainen ja rakentava.
Raportti olisi laadittava toimeksiantokuvauksen 6.4 kohdassa tarkoitetulla kielellä. Jos raportti laaditaan muulla kielellä kuin englanniksi tai ranskaksi, tilintarkastajan olisi lisäksi toimitettava raportista tiivistelmä joko englanniksi tai ranskaksi.
2) Arviointiraportin päivämäärä
Arviointiraportin luonnoksen ja lopullista versiota edeltävien versioiden päivämääränä olisi oltava päivä, jona ne lähetetään kuulemista varten. Lopullisen arviointiraportin kansilehdellä olevan päivämäärän olisi oltava päivä, jona lopullinen arviointiraportti allekirjoitetaan.
Seikat ja tapahtumat, jotka ovat tulleet tilintarkastajan tietoon ennen lopullisen raportin allekirjoittamista ja jotka vaikuttavat raportissa esitettyihin havaintoihin, on otettava huomioon. Tilintarkastajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta esittää tiedusteluja yhteisön johdolle ja/tai toteuttaa lisämenettelyjä päätöskokouksen jälkeen ja ennen lopullisen raportin allekirjoittamista.
3) Menettely kuulemista ja raporttiluonnoksen toimittamista varten <Hankintaviranomainen voi mukauttaa tätä osaa harkintansa mukaan, sillä ehdotettu teksti perustuu komission menettelyihin. Huomio: osia, jotka koskevat komission kuulemista tai komissiolle ilmoittamista, ei saa poistaa>
Tilintarkastajan on toimitettava raportin luonnos hankintaviranomaiselle 21 kalenteripäivän kuluessa päätöskokouksen päivämäärästä (ts. paikan päällä tehtävän arviointityön päättyessä). Raportin luonnoksen olisi sisällettävä yhteisön kommentit siltä osin kuin ne on jo saatu paikan päällä tehdyn arviointityön ja päätöskokouksen aikana.
Raportin luonnoksesta olisi toimitettava paperiversio ja sähköinen versio yhdessä saatekirjeen kanssa. Sana ”luonnos” olisi merkittävä selkeästi kaikkiin versioihin.
Yhteisö voi lähettää jäljennöksen pilariarviointiraportin luonnoksesta Euroopan komissiolle saadakseen komission näkemyksen tietyistä raporttiluonnokseen sisältyvistä seikoista (1).
Hankintaviranomaisen olisi esitettävä kommentit tilintarkastajalle 21 kalenteripäivän kuluessa luonnoksen vastaanottamisesta.
Tilintarkastajan olisi toimitettava hankintaviranomaiselle raportin tarkistettu luonnos, jossa on otettu huomioon kaikki kommentit, <7> kalenteripäivän kuluessa kommenttien vastaanottamisesta.
Hankintaviranomaisen olisi toimitettava kommentit tilintarkastajalle <21> kalenteripäivän kuluessa raportin luonnoksen vastaanottamisesta.
4) Menettely kuulemista ja lopullisen raportin toimittamista varten <Hankintaviranomainen voi mukauttaa tätä osaa harkintansa mukaan, sillä ehdotettu teksti perustuu komission menettelyihin. Huomio: osia, jotka koskevat komission kuulemista tai komissiolle ilmoittamista, ei saa poistaa>
Jos ei tarvita enää lisää arviointityötä paikan päällä, tilintarkastajan olisi toimitettava hankintaviranomaiselle raportin lopullista edeltävä versio <7> kalenteripäivän kuluessa siitä, kun kommentit raportin luonnokseen on vastaanotettu. Ilmaisu ”lopullista edeltävä” olisi merkittävä selkeästi raportin lopullista edeltävän version kansilehdelle. Hankintaviranomaisen olisi ilmoitettava tilintarkastajalle kirjallisesti raportin lopullista edeltävän version hyväksymisestä <14> kalenteripäivän kuluessa sen vastaanottamisesta.
Tilintarkastajan olisi toimitettava lopullinen raportti <7> kalenteripäivän kuluessa siitä, kun kommentit raportin lopullista edeltävään versioon on vastaanotettu.
Sen jälkeen tilintarkastajan olisi toimitettava lopullisen raportin alkuperäinen paperiversio ja sähköinen versio sekä saatekirje yhteisölle.
Raportit olisi toimitettava tilintarkastajan virallisella kirjelomakkeella. Sana ”lopullinen” olisi merkittävä selkeästi kaikkiin versioihin. Tilintarkastajan olisi lisäksi lähetettävä yhteisölle lopullisen raportin sähköinen versio (allekirjoitetun ja päivätyn lopullisen raportin skannattu jäljennös (pdf-muodossa) tilintarkastajan kirjelomakkeella).
Päätöskokouksen ja sen päivän välinen aika, jona lopullinen raportti toimitetaan hankintaviranomaiselle, saisi olla enintään <105> kalenteripäivää tai <15> viikkoa.
Tilintarkastajan olisi lähetettävä lopullisen pilariarviointiraportin sähköinen versio ja paperikopio Euroopan komissiolle seuraavaan osoitteeseen:
European Commission |
Directorate-General for […] |
Audit and Control Unit |
1040 Bruxelles/Brussel |
BELGIQUE/BELGIË |
(1) Sanotun kuitenkaan rajoittamatta valvontatoimenpiteitä, jotka komissio toteuttaa varainhoitoasetuksen 154 artiklan 5 kohdan mukaisesti.
Liite 4
PILARIARVIOINTIRAPORTTI
<TILINTARKASTAJAN KIRJELOMAKE >
RAPORTIN [LUONNOS, LOPULLISTA EDELTÄVÄ VERSIO TAI LOPULLINEN VERSIO]
[päiväys]
<loppuraportin osalta tämä on päivä, jona riippumattoman tilintarkastajan lopullinen raportti on allekirjoitettu; raportin luonnoksen tai lopullista edeltävän version osalta tämä on päivä, jona nämä raportit lähetetään kuulemista varten>
PILARIARVIOINTI
[YHTEISÖN NIMI]
Arvioitava yhteisö: |
[Yhteisön nimi] |
Maa: |
[Yhteisön sijoittautumismaa] |
Tilintarkastaja: |
[Tilintarkastusyhteisö ja arvioinnista vastaava toimisto] |
Arviointijakso: |
[päivämäärä] – [päivämäärä] [yleensä vuoden pituinen (12 kuukauden) jakso, joka päättyy paikan päällä tehtävän arviointityön alkamispäivään (paikan päällä suoritettavat menettelyt)] |
Paikan päällä suoritettavan arvioinnin kesto: |
[päivämäärä] – [päivämäärä] |
SISÄLLYSLUETTELO
Riippumaton varmennusraportti | 112 |
1. |
Tiivistelmä | 117 |
2. |
Toimeksiannon olosuhteet | 126 |
3. |
Sisäisen valvonnan järjestelmä | 127 |
4. |
Kirjanpitojärjestelmä | 129 |
5. |
Riippumaton ulkoinen tarkastus | 129 |
6. |
Avustukset | 129 |
7. |
Hankinnat | 130 |
8. |
Rahoitusvälineet | 130 |
9. |
Sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle | 131 |
10. |
Varojen saajia koskevien tietojen julkaiseminen | 131 |
11. |
Henkilötietojen suojaaminen | 131 |
Liitteet | 133 |
OHJEET TÄMÄN MALLIRAPORTIN KÄYTTÖÄ VARTEN Tässä pilariarviointia koskevassa malliraportissa esitetään tilintarkastajalle raportin muoto ja rakenne sekä annetaan ohjeita raportin osioiden sisällöstä.
Riippumattoman tilintarkastajan varmennusraportin tekstiä tai sanamuotoa ei saa muuttaa. Tämä ohjesivu on poistettava toimeksiantokuvauksesta. |
RIIPPUMATON VARMENNUSRAPORTTI
Pilariarviointi
[Yhteisön täydellinen nimi ja osoite]
Olemme suorittaneet [nimi], jäljempänä ’yhteisö’, pilariarvioinnin, jäljempänä ’arviointi’. Arvioinnin tavoitteena on antaa Euroopan komissiolle kohtuullinen varmuus siitä, täyttääkö yhteisö Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 154 artiklan 4 kohdan a–f alakohdassa ja Euroopan kehitysrahastoon sovellettavan varainhoitoasetuksen 29 artiklan 1 kohdassa säädetyt vaatimukset seuraavien pilarien osalta:
1. |
Sisäisen valvonnan järjestelmä |
2. |
Kirjanpitojärjestelmä |
3. |
Riippumaton ulkoinen tarkastus |
4. |
Avustukset <Kohta poistetaan tarvittaessa> |
5. |
Hankinnat <Kohta poistetaan tarvittaessa> |
6. |
Rahoitusvälineet (1)<Kohta poistetaan tarvittaessa> |
7. |
Sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle |
8. |
Varojen saajia koskevien tietojen julkaiseminen |
9. |
Henkilötietojen suoja |
Työmme laajuus ja kutakin pilaria koskevat päätelmät esitetään jäljempänä.
Yhteisön johdon ja tilintarkastajan velvollisuudet
Yhteisön johto on vastuussa sen varmistamisesta, että pilareihin liittyvät järjestelmät, kontrollit, säännöt ja menettelyt vastaavat kansainvälisesti hyväksyttyjä standardeja ja Euroopan komission kullekin pilarille asettamia vaatimuksia. Yhteisön johdon on myös annettava tilintarkastajalle tietoja ja asiakirjoja, tarjottava pääsy järjestelmiin ja järjestettävä tapaamisia yhteisön henkilöstön kanssa siinä määrin kuin se on arvioinnin kannalta tarpeellista ja relevanttia.
Tehtävämme on arvioida yhteisön käyttöön ottamia järjestelmiä sekä yhteisön soveltamia kontrolleja, sääntöjä ja menettelyjä kunkin pilarin osalta kullekin pilarille asetettujen vaatimusten perusteella ja raportoida havaintomme tämän arvioinnin toimeksiantokuvauksen mukaisesti.
Tässä toimeksiantokuvauksessa täsmennetään, että meidän on suoritettava työmme noudattaen Kansainvälistä varmennustoimeksiantostandardia (ISAE) 3000, jonka kansainvälinen tilintarkastajaliitto (International Federation of Accountants) on antanut otsikolla Muut varmennustoimeksiannot kuin mennyttä aikaa koskevaan taloudelliseen informaatioon kohdistuva tilintarkastus tai yleisluonteinen tarkastus. Kyseisessä standardissa edellytetään, että noudatamme työtä suoritettaessa asiaa koskevia eettisiä sääntöjä.
Kaikkia pilareita koskeva työn laajuus
Toimeksiantomme kattaa kunkin pilarin ja yhteisön käyttöön ottamien järjestelmien sekä sen soveltamien kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen arvioinnin.
Asianomaista pilaria koskevista vaatimuksista riippuen arviomme on kattanut kyseeseen tulevien järjestelmien, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen rakenteen ja tarvittaessa niiden toiminnan tehokkuuden.
Vertasimme arviossamme järjestelmiä, kontrolleja, sääntöjä ja menettelyjä koskevia tosiseikkoja ja tietoja komission kriteereihin. Nämä perusteet ja merkittävyysaste (olennaisuus) esitetään yksityiskohtaisen raporttimme luvussa 2.3.
Määrittäessämme, milloin on kyseessä järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen olennainen heikkous tai puutteellisuus, meidän on otettava huomioon komission määrittämät kriteerit ja merkittävyysasteet, koska nämä tekijät saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti.
Tässä arvioinnissa keskitytään pääasiassa yhteisön säännöllisessä toiminnassa käytössä oleviin järjestelmiin, kontrolleihin, sääntöihin ja menettelyihin. Arvioinnin päätelmät eivät koske nykyisiä eivätkä tulevia yksittäisiä toimia, hankkeita tai sopimuksia.
Luontaisten rajoitteidensa vuoksi sisäinen valvonta ja muut järjestelmät, säännöt ja menettelyt eivät välttämättä estä tai havaitse virheitä. Tähän mennyttä aikaa koskevaan arviointiin sisältyvissä ennusteissa järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenteesta ja tehokkuudesta sisältyy myös riski, että kyseiset järjestelmät, kontrollit, säännöt ja menettelyt saattavat muuttua riittämättömiksi olosuhteiden muuttumisen vuoksi tai että sääntöjen ja menettelyjen noudattaminen saattaa huonontua.
Olemme ottaneet huomioon kaiken käytettävissä olleen evidenssin, joka meille esitettiin paikan päällä tehdyssä arviointityössä, joka saatiin päätökseen [päätöskokouksen päivämäärä], mukaan lukien yhteisön ja Euroopan komission myöhemmät huomautukset ja tiedot tämän raportin laatimispäivään asti.
Käsityksemme mukaan olemme hankkineet päätelmiemme perustaksi tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa evidenssiä.
PILARI 1 – SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTELMÄ
Toimeksiantoomme kuuluu sen arviointi, onko yhteisö ottanut käyttöön vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän ja varmistanut, että se toimii kaikilta olennaisilta osiltaan. Näin ollen noudattamamme menettelyt kattoivat sisäisen valvonnan järjestelmän rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.
Työmme keskittyi sisäisen valvonnan osiin ja kontrolleihin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.
Johtopäätös
<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö on kaiken kaikkiaan ottanut käyttöön kaikilta olennaisilta osiltaan vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän, joka on Euroopan komission asettamien vaatimusten mukainen, ja varmistanut, että järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan.
<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään sisäisen valvonnan järjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.
Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei ole kaiken kaikkiaan ottanut käyttöön kaikilta olennaisilta osiltaan vaikuttavaa, tehokasta ja taloudellista sisäistä valvontaa koskevaa järjestelmää, joka on Euroopan komission asettamien vaatimusten mukainen, eikä varmistanut, että järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan.
PILARI 2 – KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ
Toimeksiantoomme kuuluu sen arviointi, käyttääkö yhteisö kirjanpitojärjestelmää, joka antaa täsmälliset, täydelliset, luotettavat ja oikea-aikaiset tiedot. Noudattamamme menettelyt kattoivat kirjanpitojärjestelmän rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.
Työmme keskittyi kirjanpitojärjestelmän niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.
Johtopäätös
<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; poistetaan tarvittaessa>
Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö käyttää kaiken kaikkiaan kirjanpitojärjestelmää, joka antaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmälliset, täydelliset, luotettavat ja oikea-aikaiset tiedot Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; poistetaan tarvittaessa>
Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään kirjanpitojärjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.
Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei käytä kirjanpitojärjestelmää, joka antaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmälliset, täydelliset, luotettavat ja oikea-aikaiset tiedot Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS
Toimeksiantoomme kuuluu sen arviointi, onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka suorittaa kyseisestä yhteisöstä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien mukaisesti. Näin ollen noudattamamme menettelyt kattavat sen ulkoisen tarkastuksen kehyksen, jota yhteisöön sovelletaan.
Työmme keskittyi riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kehyksen niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.
Johtopäätös
<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan, jos sitä ei sovelleta>
Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö on kaiken kaikkiaan sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kehyksen olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.
Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei kaiken kaikkiaan ole sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
PILARI 4 – AVUSTUKSET
Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä. Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat avustuksia koskevan järjestelmän rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.
Työmme keskittyi avustuksia koskevanjärjestelmän niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.
Johtopäätös
<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään avustuksia koskevanjärjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.
Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
PILARI 5 – HANKINNAT
Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä. Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat hankintajärjestelmän rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.
Työmme keskittyi hankintajärjestelmän niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.
Johtopäätös
<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään hankintajärjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.
Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET (2)
Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä. Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat yhteisön käyttämien rahoitusvälineiden rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.
Työmme keskittyi yhteisön käyttämien rahoitusvälineiden niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.
Johtopäätös
<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa myöntäessään rahoitusta EU:n varoista rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään yhteisön käyttämien rahoitusvälineiden olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.
Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella myöntäessään rahoitusta EU:n varoista rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE
Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia rahoituksen ulkopuolelle.
Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat yhteisön tätä tarkoitusta varten toteuttamien toimien rakenteen ja niiden toiminnan tehokkuuden.
Työmme keskittyi niihin rahoituksen ulkopuolelle sulkemisen perusteisiin ja yhteisön toteuttamiin toimiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.
Johtopäätös
<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti sulkiessaan kolmansia osapuolia rahoituksen ulkopuolelle.
<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään yhteisön rahoituksen ulkopuolelle sulkemisessa soveltaman järjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.
Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti sulkiessaan kolmansia osapuolia rahoituksen ulkopuolelle.
PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN
Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, julkistaako yhteisö asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot.
Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat yhteisön tätä tarkoitusta varten toteuttamien toimien rakenteen ja niiden toiminnan tehokkuuden.
Työmme keskittyi niihin vaatimuksiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.
Johtopäätös
<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä julkistaakseen asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet järjestelmässä, jota yhteisö käyttää julkistaessaan varojen saajia koskevat tiedot.
Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä julkistaakseen asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN
Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, varmistaako yhteisö, että henkilötiedot suojataan varainhoitoasetuksen 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla.
Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat yhteisön tätä tarkoitusta varten toteuttamien toimien rakenteen ja niiden toiminnan tehokkuuden.
Työmme keskittyi niihin vaatimuksiin ja yhteisön toteuttamiin toimiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.
Johtopäätös
<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä varmistaakseen henkilötietojen suojaamisen Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään yhteisön henkilötietojen suojaamisessa soveltaman järjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.
Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä varmistaakseen henkilötietojen suojaamisen Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.
Jakelu ja käyttö
Yhteisö on pyytänyt tätä raporttia, ja se on tarkoitettu ainoastaan tiedoksi yhteisölle ja Euroopan komissiolle ja ainoastaan niiden käyttöön.
Tilintarkastajan allekirjoitus <henkilö tai yritys tai molemmat tapauksen mukaan >.
Allekirjoittajan nimi <henkilö tai yritys tai molemmat tapauksen mukaan >.
Tilintarkastajan osoite <toimisto, joka vastaa tarkastuksesta >.
Allekirjoituksen päivämäärä <ei käytetä raportin luonnoksissa. Päivämäärä, jona loppuraportti allekirjoitetaan.>
1. TIIVISTELMÄ
1.1 Johtopäätökset
Seuraavassa esitetään yhteenveto kunkin pilarin osalta tekemistämme johtopäätöksistä.
PILARI |
JOHTOPÄÄTÖS |
||
|
KYLLÄ/EI |
||
Onko yhteisö ottanut kaikilta olennaisilta osiltaan käyttöön Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän ja varmistaako se, että tämä järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan?; |
|
||
|
KYLLÄ/EI |
||
Käyttääkö yhteisö Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti kirjanpitojärjestelmää, joka antaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmälliset, täydelliset, luotettavat ja oikea-aikaiset tiedot? |
|
||
|
KYLLÄ/EI |
||
Onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
|
||
|
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
|
||
|
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? |
|
||
|
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti? Soveltaako yhteisö erityisesti asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä, jotka koskevat: |
|
||
luottoriskien hallintajärjestelmää ja sisäisen riskiluokitusjärjestelmän käyttöä? |
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
veronkiertoa ja yhteistyöhaluttomia oikeudenkäyttöalueita? |
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa? |
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
|
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
Soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia hankintojen, avustusten ja/tai rahoitusvälineiden kautta myönnettävän rahoituksen ulkopuolelle? |
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
|
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
Julkistaako yhteisö asianmukaisesti ja kohtuullisessa ajassa varojen saajia koskevat tiedot? |
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
|
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
||
Varmistaako yhteisö, että henkilötiedot suojataan varainhoitoasetuksen (3) 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla? |
KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA |
1.2 Etenemissuunnitelma
<Etenemissuunnitelman pituus: suositus enintään 2 sivua>
Näkemyksemme mukaan yhteisö ei ole kaikilta osin noudattanut pilaria/pilareita koskevia vaatimuksia [täsmennä pilari(t)].
Olemme havainneet merkittäviä puutteellisuuksia ja heikkouksia… <kuvaile lyhyesti asianomaisen pilarin / asianomaisten pilarien merkittävimpiä heikkouksia ja puutteellisuuksia 1.3 kohdan havaintojen mukaisesti>.
Olemme antaneet useita kriittisiä suosituksia näiden keskeisten heikkouksien korjaamiseksi <kuvaile lyhyesti asianomaista pilaria / asianomaisia pilareita koskevia kriittisiä suosituksia 1.3 kohdan suositusten mukaisesti>.
Ehdotamme, että yhteisö panee nämä suositukset täytäntöön, jotta Euroopan komissio voi siirtää sille talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti.
Tätä varten ehdotamme toimintasuunnitelmaa (etenemissuunnitelma), johon sisältyy aikataulu puutteellisuuksien ja heikkouksien korjaamiseksi. Tästä etenemissuunnitelmasta, mukaan lukien ehdottamiemme toimenpiteiden toteuttamisaikataulu, on keskusteltu ja sovittu yhteisön kanssa. <Etenemissuunnitelmasta olisi mahdollisuuksien mukaan sovittava yhteisön kanssa ennen kuin tilintarkastaja antaa lopullisen raporttinsa. Jos tämä ei ole mahdollista, syyt on selitettävä selkeästi >.
Etenemissuunnitelma
<Kuvailkaa etenemissuunnitelmaa käsittelemällä kunkin pilarin osalta seuraavia keskeisiä näkökohtia:
— |
lyhyt kuvaus tärkeimmistä havainnoista, eli järjestelmissä, kontrolleissa, menettelyissä ja säännöissä olevista olennaisista heikkouksista tai puutteellisuuksista; |
— |
lyhyt kuvaus ehdotetusta toimintasuunnitelmasta näiden heikkouksien tai puutteellisuuksien korjaamiseksi. Toimintasuunnitelmassa olisi esitettävä selkeästi, mitkä ehdotetut toimenpiteet (eli kriittiset suositukset) pannaan täytäntöön ja miten ne pannaan täytäntöön, sekä selkeä ja realistinen aikataulu.> |
1.3 Yhteenveto havainnoista ja suosituksista
Jäljempänä esitetään tiivistelmä havainnoista ja suosituksista kunkin pilarin osalta.
Havainnot
Pääasialliset havainnot ovat havaintoja, jotka koskevat järjestelmiin, kontrolleihin, sääntöihin ja menettelyihin liittyviä olennaisia heikkouksia tai puutteellisuuksia. ’Olennaisella’ tarkoitetaan sitä, että katsomme näiden tekijöiden olevan komissiolle niin tärkeitä, että ne saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti. Näin ollen kun olemme tehneet olennaisia havaintoja jonkin pilarin osalta, lopputuloksena on kielteinen johtopäätös.
Pääasialliset havainnot kattavat myös tapaukset, joissa on tehty useita sellaisia havaintoja, jotka eivät yksittäin tarkasteltuina liity olennaiseen heikkouteen tai puutteellisuuteen, mutta jotka kokonaisuutena muodostavat olennaista heikkoutta tai puutteellisuutta koskevan havainnon. Näiden havaintojen yhteisvaikutus on niin merkittävä (ts. olennainen), että toteamme johtopäätöksenämme, että yhteisö ei täytä asianomaista pilaria koskevia vaatimuksia (ts. johtopäätöksenä on ”ei”).
Muilla havainnoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia ei-olennaisia havaintoja, joiden osalta katsomme, että ne olisi saatettava yhteisön tietoon. Nämä havainnot koskevat sellaisia järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen heikkouksia tai puutteellisuuksia, jotka yksin tai yhdessä tarkasteltuina aiheuttavat vähemmän välittömän riskin siitä, ettei kyseisen pilarin tavoitteita saavuteta.
Suositukset
Kriittiset suositukset liittyvät järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen olennaisiin heikkouksiin tai puutteellisuuksiin ja sellaisiin tapauksiin, joissa pilareihin sovellettavia Euroopan komission kriteerejä ja/tai kansainvälisesti hyväksyttyjä standardeja jätetään (säännöllisesti) noudattamatta.
Muut suosituksemme koskevat kaikkia muita havaintoja, jotka eivät ole luonteeltaan olennaisia. Järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen heikkouksilla tai puutteellisuuksilla ei näissä tapauksissa ole merkittävää välitöntä vaikutusta järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen tavoitteisiin. Tästä huolimatta uskomme yhteisön kannalta olevan tärkeää, että se toteuttaa suositellut toimenpiteet, sillä tämä tarjoaa sille mahdollisuuden parantaa järjestelmiään, kontrollejaan, sääntöjään tai menettelyjään ja tehdä niistä toimivampia ja tehokkaampia.
Kukin suositus käsitellään yksityiskohtaisesti luvuissa 3–8.
Ehdotamme, että yhteisö panee täytäntöön kriittiset suositukset, jotka esitetään tämän kertomuksen 1.2 jaksossa olevassa etenemissuunnitelmassa.
PILARI 1 – SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTELMÄ |
|
Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Muut havainnot / muut suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 3.3.1 ja 3.3.2. |
PILARI 2 – KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ |
|
Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Muut havainnot / muut suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 4.3.1 ja 4.3.2. |
PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS |
|
Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Muut havainnot / muut suositukset |
|
Nro |
Havainnon/suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 5.3.1 ja 5.3.2. |
PILARI 4 – AVUSTUKSET |
|
Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Muut havainnot / muut suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 6.3.1 ja 6.4.2. |
PILARI 5 – HANKINNAT |
|
Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Muut havainnot / muut suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 7.3.1 ja 7.3.2. |
PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET |
|
Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Muut havainnot / muut suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 8.3.1 ja 8.3.2. |
PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE |
|
Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Muut havainnot / muut suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 9.3.1 ja 9.3.2. |
PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN |
|
Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Muut havainnot / muut suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 10.3.1 ja 10.3.2. |
PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN |
|
Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Muut havainnot / muut suositukset |
|
Nro |
Havainnon / suosituksen kuvaus: |
1 |
Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä> |
Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä> |
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
jne. |
|
|
|
Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 11.3.1 ja 11.3.2. |
2. TOIMEKSIANNON OLOSUHTEET
2.1 Olosuhteet
Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen (4), jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 154 artiklassa säädetään talousarvion toteuttamistavoista, joista yksi on ”välillinen hallinnointi”. Käyttäessään välillistä hallinnointia komissio voi antaa talousarvion toteuttamistehtäviä varainhoitoasetuksen 62 artiklassa tarkoitetuille maille, organisaatioille ja elimille, jäljempänä ’yhteisöt’. Kyseeseen voivat tulla seuraavat yhteisöt:
— |
kolmannet maat tai niiden nimeämät elimet, esimerkiksi Kambodžan sisäministeriö; |
— |
kansainväliset järjestöt ja niiden erityisjärjestöt, esimerkiksi Yhdistyneiden kansakuntien kehitysohjelma (UNDP) |
— |
julkisoikeudelliset elimet, esimerkiksi Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) |
— |
sellaiset julkisen palvelun tehtäviä hoitavat yksityisoikeudelliset elimet, jotka antavat riittävät rahoitustakuut, esimerkiksi Cassa Depositi e Prestiti (CDP). |
Silloin kun edellä mainitun kaltaiset yhteisöt hoitavat EU:n varoja, niiden on suojattava EU:n taloudelliset edut tavalla, joka täyttää varainhoitoasetuksessa asetetut vaatimukset. Niiden on tällöin täytettävä yhdeksää osa-aluetta eli pilaria koskevat vaatimukset. Nämä pilarit ovat seuraavat:
(1) |
sisäisen valvonnan järjestelmä |
(2) |
kirjanpitojärjestelmä |
(3) |
riippumaton ulkoinen tarkastus |
säännöt ja menettelyt, jotka koskevat seuraavia:
(4) |
rahoituksen tarjoaminen EU:n varoista avustusten muodossa |
(5) |
hankinnat |
(6) |
rahoitusvälineet (5) |
sekä seuraavat osa-alueet:
(7) |
sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle |
(8) |
varojen saajia koskevien tietojen julkaiseminen |
(9) |
henkilötietojen suojaaminen. |
Yhteisöistä, jotka haluavat hallinnoida EU:n varoja välillisen hallinnoinnin periaatteen mukaisesti, on sen vuoksi tehtävä kattava pilariperusteinen arviointi. Pilariarvioinnin tulosten perusteella komissio päättää, voiko se i) siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä; ja ii) tehdä yhteisön kanssa erillissopimuksia (ts. välillistä hallinnointia koskevia valtuutussopimuksia).
2.2 Kuvaus arvioitavasta yhteisöstä
<Kuvaus yhteisöstä. Suositus: enintään 2 sivua.
Yhteisön erityispiirteet ja ominaisuudet, organisaatiorakenne, toiminnan luonne jne.>
2.3 Arvioinnissa käytetyt kriteerit ja olennaisuus
Jokaista pilaria varten on kolme kriteeritasoa, jotka Euroopan komissio on määritellyt toimeksiantokuvauksen liitteeseen 2 (Arviointikysely ja kriteerit) sekä liitteeseen 2 a (Arviointikysely) sisältyvien (keskeisten) kysymysten avulla. Määrittäessämme, milloin on kyseessä järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen olennainen heikkous tai puutteellisuus, olemme ottaneet huomioon komission määrittämät kriteerit ja merkittävyysasteet (eli pistekynnykset), koska nämä tekijät saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti.
Taso 1 (Varainhoitoasetus)
Kutakin pilaria varten on yksi yleiskattava varainhoitoasetukseen perustuva tason 1 kysymys ( liitteessä 2”Arviointikysely ja -kriteerit”). Vastauksia on vain kaksi:
— |
Vastaus tason 1 kysymykseen on ”kyllä”. Tämä tarkoittaa, että yhteisö täyttää kyseistä pilaria koskevat vaatimukset. Johtopäätöksemme on tässä tapauksessa positiivinen, mikä vastaa ”vakiomuotoista lausuntoa”. |
— |
Vastaus tason 1 kysymykseen on ”ei”. Tämä tarkoittaa, että yhteisö ei täytä kyseistä pilaria koskevia vaatimuksia. Johtopäätöksemme on tässä tapauksessa negatiivinen, mikä vastaa ”kielteistä lausuntoa”. |
Taso 2 (Pilarien keskeiset osatekijät)
Tason 2 keskeiset kysymykset liittyvät kriteereihin, joita komissio pitää olennaisina. Tätä varten kunkin pilarin keskeisiä osatekijöitä varten on määritetty keskeiset kysymykset ja kriteerit. Osatekijät ovat itse asiassa ”alapilareita”, jotka puolestaan muodostuvat liitteessä 2 a olevan ”Arviointikyselyn” kysymysosioista.
Olemme ammatillista harkintaamme käyttäen antaneet jokaiselle liitteeseen 2”Arviointikysely ja -kriteerit” sisältyvälle tason 2 osatekijälle 0–10 pistettä liitteen 2 a avulla keräämämme informaation ja evidenssin perusteella.
Taso 3 (Arviointikysely ja siihen sisältyvät kysymysosiot)
Liitteessä 2 a oleva ”Arviointikysely” sisältää kysymysosioita, jotka liittyvät pilarien tason 2 keskeisiin osatekijöihin. Nämä yksityiskohtaisista kysymyksistä muodostuvat osiot eivät ole tyhjentäviä vaan ne ovat periaatteessa toimintaamme ohjaavia esimerkkejä. Tämä tarkoittaa sitä, että voimme halutessamme käyttää (kaikkia) näitä kysymyksiä/kysymysosioita määrittäessämme kunkin tason 2 osatekijän pistemäärää.
Olemme laatineet lisäkysymyksiä sekä toteuttaneet lisämenettelyjä ja -testejä, jos olemme pitäneet niitä tarpeellisina tai tarkoituksenmukaisina. Olemme soveltaneet ammatillista harkintaa kaikkiin liitteessä 2 a oleviin kysymyksiin pisteyttäessämme pilarin keskeisiä tason 2 osatekijöitä.
3. SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTELMÄ
3.1 Kuvaus sisäisen valvonnan järjestelmästä
<Kuvaile yhteisön sisäisen valvonnan järjestelmän pääpiirteitä. Ehdotettu enimmäispituus: 2 sivua>
3.2 Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä
<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu sisäisen valvontajärjestelmän pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>
3.3 Havainnot ja suositukset
Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.
<Seuraavan taulukon käyttö on pakollista>
3.3.1 Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset
Havainto / suositus nro: [numero] |
Otsikko: [lyhyt kuvaus havainnosta ja suosituksesta] |
Havainnon kuvaus: [kuvaile havaintoa yksityiskohtaisesti (tosiseikat, kriteerit, syy ja vaikutus)] |
|
Suosituksen kuvaus: [kuvaile suositusta yksityiskohtaisesti] |
|
Yhteisön huomautukset: [ilmoita, hyväksyykö yhteisö havainnon/suosituksen ja kuvaile yhteisön huomautuksia] |
|
Komission huomautukset: [kuvaile komission huomautuksia] |
|
Tilintarkastajan lisähuomautukset: [Täytetään vain, jos yhteisö ei hyväksy tilintarkastajan havaintoa/suositusta huolimatta siitä, että tilintarkastaja on edelleen vakuuttunut havainnon/suosituksen pätevyydestä. Tällöin tilintarkastajan tulee kumota yhteisön huomautukset tässä ja perustella, miksi havainto säilytetään.] |
3.3.2 Muut havainnot ja suositukset
Havainto / suositus nro: [numero] |
Otsikko: [lyhyt kuvaus havainnosta ja suosituksesta] |
Havainnon kuvaus: [kuvaile havaintoa yksityiskohtaisesti (tosiseikat, kriteerit, syy ja vaikutus)] |
|
Suosituksen kuvaus: [kuvaile suositusta yksityiskohtaisesti] |
|
Yhteisön huomautukset: [ilmoita, hyväksyykö yhteisö havainnon/suosituksen ja kuvaile yhteisön huomautuksia] |
|
Komission huomautukset: [kuvaile komission huomautuksia] |
|
Tilintarkastajan lisähuomautukset: [Täytetään vain, jos yhteisö ei hyväksy tilintarkastajan havaintoa/suositusta huolimatta siitä, että tilintarkastaja on edelleen vakuuttunut havainnon/suosituksen pätevyydestä. Tällöin tilintarkastajan tulee kumota yhteisön huomautukset tässä ja perustella, miksi havainto säilytetään.] |
4. KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ
<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>
4.1 Kirjanpitojärjestelmän kuvaus
(…)
4.2 Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä
<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu kirjanpitojärjestelmän pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>
4.3 Havainnot ja suositukset
Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.
i. |
Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset (…) |
ii. |
Muut havainnot ja suositukset (…) |
5. RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS
<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>
a. |
Riippumattoman ulkoisen tarkastuksen puitteiden kuvaus (…) |
b. |
Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä <Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu riippumattoman ulkoisen tarkastuksen pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.> |
c. |
Havainnot ja suositukset Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.
|
6. AVUSTUKSET
<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>
a. |
Avustuksia koskevan järjestelmän kuvaus (…) |
b. |
Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä <Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu avustuspilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.> |
c. |
Havainnot ja suositukset Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.
|
7. HANKINNAT
<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>
a. |
Hankintajärjestelmän kuvaus (…) |
b. |
Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä <Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu hankintapilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.> |
c. |
Havainnot ja suositukset Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.
|
8. RAHOITUSVÄLINEET (6)
<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>
a. |
Rahoitusvälineiden kuvaus (…) |
b. |
Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä <Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu rahoitusvälineitä koskevan pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.> |
c. |
Havainnot ja suositukset Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.
|
9. SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE
<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>
a. |
Kuvaus järjestelmästä, jolla tuensaajat suljetaan rahoituksen ulkopuolelle (…) |
b. |
Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä <Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu rahoituksen ulkopuolelle sulkemista koskevan pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.> |
c. |
Havainnot ja suositukset Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.
|
10. VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN
<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>
a. |
Varojen saajia koskevien tietojen julkaisemisessa käytetyn järjestelmän kuvaus (…) |
b. |
Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä <Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu varojen saajia koskevien tietojen julkaisemista koskevan pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.> |
c. |
Havainnot ja suositukset Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.
|
11. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN
<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>
a. |
Henkilötietojen suojaamisen varmistamisessa käytetyn järjestelmän kuvaus (…) |
b. |
Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä <Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu henkilötietojen suojaamista koskevan pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.> |
c. |
Havainnot ja suositukset Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.
|
(1) Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.
(2) Tähän sisältyvät talousarviotakuut, verotus sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevat vaatimukset. Esittäkää päätelmät kunkin alaosion (6 a, 6 b ja 6 c) osalta koko pilaria koskevien yleisten päätelmien lisäksi.
(3) Rajoittamatta asetusten (EU) 2018/1725 ja (EU) 2016/679 soveltamista.
(4) Asetus (EU, Euratom) 2018/1046.
(5) Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.
(6) Talousarviotakuut mukaan luettuina.
Liite 1
Henkilöt, joihin on oltu yhteydessä arvioinnin aikana tai jotka ovat osallistuneet arvioinnin suorittamiseen
Tilintarkastaja – [tilintarkastusyhteisön nimi] |
|
[Nimi 1] |
[ilmoita sen tilintarkastusyhteisössä työskentelevän henkilön asema/tehtävä, joka viime kädessä vastaa toimeksiannosta ja sen suorittamisesta sekä tilintarkastusyhteisön puolesta annettavasta raportista (esim. osakas, johtaja tai vastaava) |
[Nimi 2; valinnainen] |
[valinnainen (jos se ei ole tilintarkastusyhteisön toimintatapojen ja henkilöstöpolitiikan vastaista). Ilmoita tilintarkastusta johtaneen henkilön asema/tehtävä tilintarkastusyhteisössä (esim. johtava osakas)] |
Arvioinnin kohteena oleva yhteisö – [yhteisön nimi] |
|
[Nimi 1] |
[ilmoitetaan asema/tehtävä yhteisössä, esim. johtaja, talousjohtaja, kirjanpitovastaava, ohjelmajohtaja] |
[Nimi 2] |
[sama kuin 1] |
[Nimi 3 jne.] |
[sama kuin 1] |
<Seuraavat taulukot täytetään vain siinä tapauksessa, että Euroopan komissio on ollut mukana arvioinnissa ja/tai jos sitä on kuultu arviointiraportin luonnoksesta. Muussa tapauksessa nämä taulukot voidaan poistaa>
Kansainvälisen yhteistyön ja kehitysasioiden pääosasto / muu pääosasto |
|
[Nimi 1] |
[ilmoita henkilön asema/tehtävä ja yksikkö komissiossa, esim. rahoitus-, sopimus- tai tarkastusyksikön päällikkö] |
[Nimi 2] |
[sama kuin 1] |
[Nimi 3 jne.] |
[sama kuin 1] |
Euroopan unionin edustusto [maan nimi] |
|
[Nimi 1] |
[ilmoitetaan asema EU:n edustustossa, esim. rahoitus- ja sopimusyksikön päällikkö, ohjelmavastaava, sopimusvastaava, taloushallinnon toimihenkilö jne.] |
[Nimi 2] |
[sama kuin 1] |
[Nimi 3 jne.] |
[sama kuin 1] |
[Ilmoita mahdollisen muun ulkopuolisen organisaation tai henkilön nimi, johon on oltu yhteydessä tarkastuksen aikana tai joka on osallistunut siihen (esim. yhteisön lakisääteiset tilintarkastajat tai tekniset avustajat. Tämä kohta poistetaan tarvittaessa>
[Nimi 1] |
[ilmoita asema/tehtävä organisaatiossa] |
[Nimi 2 jne.] |
[sama kuin 1] |
Liite 2
Arviointikysely ja -kriteerit
<Tässä liitteessä on oltava jäljennös toimeksiantokuvauksen liitteestä 2 (tilintarkastajan täyttämä arviointikysely ja -kriteerit)>.
Liite 3
Arviointikysely
<Tässä liitteessä on oltava jäljennös toimeksiantokuvauksen liitteestä 2 a (tilintarkastajan täyttämä arviointikysely). Tilintarkastaja voi toimittaa tämän asiakirjan raportin erillisenä liitteenä>.