Back to EUR-Lex homepage

EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Use quotation marks to search for an "exact phrase". Append an asterisk (*) to a search term to find variations of it (transp*, 32019R*). Use a question mark (?) instead of a single character in your search term to find variations of it (ca?e finds case, cane, care).
Search tips
Need more search options? Use the Advanced search
You are here

Document 32019D0606(01)

Komission päätös, annettu 17 päivänä huhtikuuta 2019, Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 mukaisesti käytettävää pilariarviointimenetelmää koskevan uuden toimeksiantokuvauksen vahvistamisesta

C/2019/2882

EUVL C 191, 6.6.2019, p. 2–136 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

6.6.2019   

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

C 191/2

KOMISSION PÄÄTÖS,

annettu 17 päivänä huhtikuuta 2019,

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 mukaisesti käytettävää pilariarviointimenetelmää koskevan uuden toimeksiantokuvauksen vahvistamisesta

(2019/C 191/02)

EUROOPAN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,

ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä, asetusten (EU) N:o 1296/2013, (EU) N:o 1301/2013, (EU) N:o 1303/2013, (EU) N:o 1304/2013, (EU) N:o 1309/2013, (EU) N:o 1316/2013, (EU) N:o 223/2014, (EU) N:o 283/2014 ja päätöksen N:o 541/2014/EU muuttamisesta sekä asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 kumoamisesta 18 päivänä heinäkuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 (1) ja erityisesti sen 154 artiklan 3 ja 4 kohdan,

sekä katsoo seuraavaa:

(1)

Asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046, jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 154 artiklan 3 kohdassa edellytetään, että komissio arvioi unionin varoja välillisen hallinnoinnin mukaisesti täytäntöönpanevien henkilöiden tai yhteisöjen järjestelmiä, sääntöjä ja menettelyjä, jos se aikoo käyttää kyseisiä järjestelmiä, sääntöjä ja menettelyjä toimen toteuttamisen yhteydessä. Arvioinnin tarkoituksena on varmistaa, että unionin taloudellisia etuja suojataan vastaavalla tavalla kuin silloin kun komissio toteuttaa talousarviota suoraan hallinnoiden.

(2)

Lisäksi varainhoitoasetuksen 154 artiklan 4 kohdassa edellytetään, että komissio arvioi, onko unionin talousarviota välillisen hallinnoinnin mukaisesti toteuttavilla henkilöillä tai yhteisöillä käytössä tietyt järjestelmät, säännöt ja menettelyt, jotka liittyvät muun muassa sisäiseen valvontaan, kirjanpitoon ja tiedonhallintaan. Komissio voi myös arvioida kyseisen henkilön tai yhteisön muita sääntöjä ja menettelyjä kyseisen henkilön tai yhteisön suostumuksella.

(3)

Varainhoitoasetuksen 154 artiklan 3 ja 4 kohdassa edellytetyt arvioinnit tekee yleensä ulkopuolinen tilintarkastaja komission vahvistaman toimeksiantokuvauksen perusteella.

(4)

Kun otetaan huomioon varainhoitoasetukseen perustuvat lisävaatimukset, kuten talousarviotakuita koskevat säännöt, ja veronkiertoa ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevat unionin viimeaikaiset politiikat, on tarpeen tarkistaa nykyistä toimeksiantokuvausta ja siinä esitettyjä arviointimenetelmiä.

(5)

Varainhoitoasetuksen 154 artiklan 4 kohdan perusteella toimeksiantokuvauksen olisi katettava yhdeksän eri osa-aluetta (eli pilaria), joista osa on arvioitava kaikkien henkilöiden ja yhteisöjen tapauksessa (nämä osa-alueet ovat sisäinen valvonta, kirjanpito ja ulkoinen tarkastus) ja joista osa voidaan arvioida sen mukaan, millaisia toimia henkilön tai yhteisön on tarkoitus toteuttaa (nämä osa-alueet ovat avustukset, hankinnat ja rahoitusvälineet sekä näiden puitteissa sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle, rahoituksen saajia koskevien tietojen julkaiseminen ja henkilötietojen suoja). Toimeksiantokuvauksessa olisi kaikkien sovellettavien pilareiden tapauksessa varmistettava, että komissio saa evidenssiä siitä, että unionin taloudellisia etuja suojataan vastaavalla tavalla kuin silloin kun komissio hallinnoi varoja suoraan, ottaen huomioon komission varainhoitoasetuksen 154 artiklan 5 kohdan mukaisesti toteuttamat mahdolliset valvontatoimenpiteet. Lisäksi varainhoitoasetuksen 154 artiklan 6 kohdan c alakohdassa säädetään, että komissio voi päättää olla vaatimatta 3 ja 4 kohdassa tarkoitettua ennakkoarviointia nimenomaisesti edellyttämiensä menettelyjen osalta, komission omat ja perussäädöksissä mainitut menettelyt mukaan luettuina.

(6)

Suhteellisuusperiaatteen mukaisesti toimeksiantokuvauksessa ei pitäisi edellyttää tiettyä organisaatiorakennetta tai tiettyä asiantuntijahenkilöstön määrää, sillä tällaiset vaatimukset olisivat pienten yhteisöjen kannalta kohtuuttomia. Toimeksiantokuvaukseen sisältyvien periaatteiden noudattamisen osalta ei kuitenkaan ole asianmukaista myöntää poikkeuksia uusille ja/tai pienille yhteisöille, koska on tärkeää varmistaa korkeatasoinen hallinto.

(7)

Varainhoitoasetuksen 279 artiklan 3 kohdassa säädetään, että Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (2) mukaisia pilariarviointeja sovelletaan edelleen ja tarkistetaan tarvittaessa. Jos tässä päätöksessä vahvistettu toimeksiantokuvaus sisältää vaatimuksia, jotka eivät sisältyneet aiempaan toimeksiantokuvaukseen, tällaisista vaatimuksista on tehtävä täydentävä arviointi aiemman toimeksiantokuvauksen mukaisesti arvioitujen henkilöiden ja yhteisöjen osalta,

ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:

Ainoa artikla

Asetuksen (EU, Euratom) 2018/1046 154 artiklan 3 ja 4 mukaisia arviointeja tehtäessä käytettävä toimeksiantokuvaus on tämän päätöksen liitteessä.

Tehty Brysselissä 17 päivänä huhtikuuta 2019.

Komission puolesta

Günther OETTINGER

Komission jäsen

(1)  EUVL L 193, 30.7.2018, s. 1.

(2)  Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) N:o 966/2012, annettu 25 päivänä lokakuuta 2012, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta (EUVL L 298, 26.10.2012, s. 1).

LIITE

<HANKINTAVIRANOMAISEN KIRJELOMAKE>

TOIMEKSIANTOKUVAUS PILAREIHIN PERUSTUVASTA ARVIOINNISTA, JOKA TEHDÄÄN YHTEISÖSTÄ, JOKA PYYTÄÄ EU:N TALOUSARVION TOTEUTTAMISVALTUUKSIA OSANA VÄLILLISTÄ HALLINNONTIA

[YHTEISÖN NIMI]

Arviointia pyytänyt yhteisö:

[Yhteisön nimi ja täydellinen osoite]

Maa:

[Yhteisön sijoittautumismaa]

Palvelujen toimituspyynnön viite/päiväys:

[Palvelujen toimituspyynnön tai yhteisön antaman muun vastaavan asiakirjan viite/päiväys]

Arvioitava ajanjakso:

[Vuosi (12 kuukauden jakso), joka päättyy arviointiin kuuluvan paikan päällä tehtävän työn (menettelyt paikan päällä) aloituspäivänä]

Arvioinnin aloituspäivämäärä:

[Alustava aloituspäivämäärä. [Arvioinnin arvioitu sopimuksenmukainen ajankohta (tilauslomakkeen päivämäärä)]

Arvioinnin päättymispäivämäärä:

[Alustava päättymispäivämäärä. Loppuraportin arvioitu vastaanottopäivämäärä]

SISÄLLYSLUETTELO

1.

 Johdanto 4

2.

 Tavoitteet 6

3.

 Standardit ja ohjeet 7

4.

 Tilintarkastajaa koskevat vaatimukset 7

5.

 Soveltamisala 9

6.

 Arviointimenettelyt 11

7.

 Muut asiat 13
Liitteet 14

OHJEET TÄMÄN TEHTÄVÄNKUVAUKSEN KÄYTTÖÄ VARTEN

Harmaalla pohjalla olevat <kursivoidut> kohdat ovat ohjeita, jotka on poistettava.

[Hakasuluissa olevat kohdat] ovat kohtia, jotka yhteisön on täytettävä.

Tämän toimeksiantokuvauksen tekstiä tai sanamuotoa ei saa muuttaa.

Tämä ohje on poistettava toimeksiantokuvauksesta.

1.   JOHDANTO

Tausta

Euroopan unionin, jäljempänä ’EU’, yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen (1), jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 154 artiklassa säädetään talousarvion toteuttamistavoista, joista yksi on ”välillinen hallinnointi”. Käyttäessään välillistä hallinnointia komissio voi antaa unionin varojen tai talousarviotakuiden toteuttamisen tehtäväksi varainhoitoasetuksen 62 artiklassa tarkoitetuille maille, organisaatioille ja elimille, jäljempänä ’yhteisöt’. Kyseeseen voivat tulla seuraavat yhteisöt:

—

kolmannet maat tai niiden nimeämät elimet, esimerkiksi Kambodžan sisäministeriö;

—

kansainväliset järjestöt ja niiden erityisjärjestöt, esimerkiksi Yhdistyneiden kansakuntien kehitysohjelma (UNDP);

—

julkisoikeudelliset elimet, esimerkiksi Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

—

sellaiset julkisen palvelun tehtäviä hoitavat yksityisoikeudelliset elimet, jotka antavat riittävät rahoitustakuut, esimerkiksi Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Silloin kun edellä mainitun kaltaiset yhteisöt hoitavat EU:n varoja, niiden on suojattava EU:n taloudelliset edut tavalla, joka täyttää varainhoitoasetuksessa asetetut vaatimukset. Niiden on tällöin täytettävä yhdeksää osa-aluetta eli pilaria koskevat vaatimukset. Nämä pilarit ovat seuraavat:

1)

sisäisen valvonnan järjestelmä

2)

kirjanpitojärjestelmä

3)

riippumaton ulkoinen tarkastus;

säännöt ja menettelyt, jotka koskevat seuraavia:

4)

rahoituksen tarjoaminen EU:n varoista avustusten muodossa

5)

hankinnat

6)

rahoitusvälineet (2)

sekä seuraavat osa-alueet:

7)

sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle

8)

varojen saajia koskevien tietojen julkaiseminen

9)

henkilötietojen suojaaminen.

Yhteisöistä, jotka haluavat hallinnoida EU:n varoja välillisen hallinnoinnin periaatteen mukaisesti, on sen vuoksi tehtävä kattava pilariperusteinen arviointi. Pilariarvioinnin tulosten perusteella komissio päättää, voiko se i) siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä; ja ii) tehdä yhteisön kanssa erillissopimuksia (ts. välillistä hallinnointia koskevia rahoitusosuussopimuksia). Jos oikeusperustassa niin edellytetään, nämä ehdot voidaan sisällyttää komission kanssa tehtävään sopimukseen tai ne voidaan esittää viittaamalla ohjeasiakirjoihin (esim. Erasmus-ohjelman tapauksessa kansallisille toimistoille tarkoitettuun ohjeasiakirjaan), jotta varmistetaan EU:n ohjelman yhdenmukainen toteuttaminen ja tuensaajien tasapuolinen kohtelu kaikissa osallistujamaissa.

Seuraavassa on esitetty toimeksiantokuvaus, jonka mukaisesti [hankintaviranomaisen täydellinen nimi ja osoite] antaa tilintarkastajalle tehtäväksi [yhteisön nimi] koskevan pilariarvioinnin ja kyseisestä arvioinnista raportoinnin. Tämä toimeksiantokuvaus on liitetty yhteisön laatimaan [palvelujen toimituspyyntöön tai muuhun vastaavaan asiakirjaan].

Tässä toimeksiantokuvauksessa ja siihen erottamattomana osana kuuluvissa liitteissä 1–4 käytetään seuraavia termejä:

—

’Pilariarvioinnilla’ , ’arvioinnilla’ tai ’toimeksiannolla’ tarkoitetaan tätä varmennustoimeksiantoa. Tässä yhteydessä pilarit ovat tämän arvioinnin kattamia laajoja osa-alueita; niihin kuuluvat sisäinen valvonta, kirjanpito, riippumaton ulkoinen tarkastus, rahoituksen ulkopuolelle sulkeminen, varojen saajia koskevien tietojen julkistaminen ja henkilötietojen suoja. Yhteisö on aina arvioitava, jotta voidaan varmistaa, että se täyttää vaatimukset näillä osa-alueilla. Edellä lueteltujen kuuden pakollisen pilarin lisäksi on kolme valinnaista pilaria, jotka kattavat avustuksiin, hankintoihin ja rahoitusvälineisiin liittyvät menettelyt ja säännöt.

—

’Tilintarkastajalla’ tarkoitetaan tilintarkastusyhteisöä, jolle tämä toimeksianto ja siitä raportoiminen on annettu sopimuksella tehtäväksi. ’Tilintarkastaja’ voi tarkoittaa arvioinnin tekevää henkilöä tai tekeviä henkilöitä ja yleensä se viittaa toimeksiannosta vastuulliseen henkilöön tai toimeksiantotiimin muihin jäseniin. Toimeksiannosta vastuullinen henkilö on tilintarkastusyhteisössä oleva partneri tai muu henkilö i) joka vastaa toimeksiannosta ja sen suorittamisesta sekä tilintarkastusyhteisön nimissä annettavasta raportista ja ii) joka on ammatillisen järjestön, oikeudellisen tahon tai sääntelyelimen asianmukaisesti hyväksymä.

—

’Yhteisö’ viittaa pilariarvioinnin kohteena olevaan yksikköön. Yhteisö on yleensä (3) myös tämän arvioinnin hankintaviranomainen.

—

’Komissiolla’ tarkoitetaan Euroopan komissiota, jota voi tapauksen mukaan edustaa asianomaisessa komission pääosastossa oleva kyseeseen tuleva yksikkö tai EU:n edustusto.

2.   TAVOITTEET

Tilintarkastajan tehtävänä on arvioida yhteisön käyttöön ottamia järjestelmiä sekä yhteisön soveltamia kontrolleja, sääntöjä ja menettelyjä kunkin pilarin osalta komission kullekin pilarille asettamien vaatimusten perusteella. Tämän pilariarvioinnin tavoitteena on, i) että tilintarkastaja voi sen perusteella raportoida, täyttääkö yhteisö Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 154 artiklan 4 kohdan a–f alakohdassa ja Euroopan kehitysrahastoon sovellettavan varainhoitoasetuksen 29 artiklan 1 kohdassa säädetyt vaatimukset kunkin kyseeseen tulevan pilarin osalta, ja ii) esittää johtopäätökset siitä,

—

onko yhteisö ottanut kaikilta olennaisilta osiltaan käyttöön Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän, joka perustuu kansainvälisiin parhaisiin käytäntöihin, ja varmistaako se näiden vaatimusten mukaisesti, että tämä järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan;

—

käyttääkö yhteisö Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti kirjanpitojärjestelmää, joka perustuu kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin ja tuottaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmällistä, täydellistä ja luotettavaa tietoa oikea-aikaisesti;

—

onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti;

—

soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti; <kohta poistetaan, jos tätä pilaria ei sovelleta>

—

soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti; <kohta poistetaan, jos tätä pilaria ei sovelleta>

—

soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista / talousarviotakuiden muodossa rahoitusvälineiden / talousarviotakuiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti; <kohta poistetaan, jos tätä pilaria ei sovelleta>

—

soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia hankintojen, avustusten ja/tai rahoitusvälineiden kautta myönnettävän rahoituksen ulkopuolelle;

—

julkistaako yhteisö asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot;

—

varmistaako yhteisö, että henkilötietoja suojataan varainhoitoasetuksen 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla.

Lisäksi tilintarkastaja voi yhteisön suostumuksella arvioida, täyttääkö yhteisö sellaiset veronkiertoon, yhteistyöhaluttomiin oikeudenkäyttöalueisiin ja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaan liittyviin kontrolleihin sovellettavat vaatimukset, jotka vastaavat sovellettavaan EU:n lainsäädäntöön ja sovittuihin kansainvälisiin ja EU:n standardeihin sisältyviä vaatimuksia, ilman että tämä arviointi vaikuttaa lopulliseen pistemäärään. Jos yhteisö suostuu siihen, että sen osalta arvioidaan edellä mainitut osa-alueet, tilintarkastajan tehtävänä on raportoida näistä osa-alueista pilarissa 6. Jotta unionin varoja voidaan käyttää joko talousarviotakuulla katettujen tai kattamattomien rahoitusvälineiden kautta, yhteisön on noudatettava varainhoitoasetuksen asiaankuuluvia vaatimuksia, jotka on katettu lisäosioissa 6B ja 6C, käyttämällä asianmukaisia sopimusjärjestelyjä, vaikka yhteisö päättäisi olla suorittamatta näitä osioita koskevaa pilariarviointia.

3.   STANDARDIT JA OHJEET

Pilariarvioinnin tekevään tilintarkastajaan sovelletaan seuraavia:

—

kansainvälisen tilintarkastajaliiton (IFAC) laatimat varmennustoimeksiantojen kansainvälinen viitekehys (International Framework for Assurance Engagements) ja kansainvälinen varmennustoimeksiantostandardi ”Muut varmennustoimeksiannot kuin mennyttä aikaa koskevan taloudellisen informaation tilintarkastus tai yleisluonteinen tarkastus” (ISAE 3000) siltä osin kuin niitä voidaan soveltaa tässä pilarinarvioinnissa;

—

IFAC:n yhteydessä toimivan eettisiä tilintarkastusstandardeja käsittelevän kansainvälisen IESBA-komitean (International Ethics Standards Board for Accountants) tilintarkastusammattilaisia varten laatimat eettiset säännöt (Code of Ethics for Professional Accountants) tilintarkastajien keskeisistä eettisistä periaatteista, jotka koskevat rehellisyyttä, objektiivisuutta, riippumattomuutta, ammattitaitoa ja asianmukaista huolellisuutta, luottamuksellisuutta, ammattimaista käytöstä ja teknisiä standardeja;

—

IFAC:n kansainväliset laadunvalvontastandardit (International Standards on Quality Control, ISQC), joissa vahvistetaan tilintarkastajan laadunvalvontajärjestelmää koskevat standardit ja ohjeet.

4.   TILINTARKASTAJAA KOSKEVAT VAATIMUKSET

4.1   Yleiset periaatteet

Tilintarkastajan on oltava riippumaton ulkopuolinen tilintarkastaja, joka on kansainväliseen tilintarkastajaliittoon (IFAC) kuuluvan kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen tai -laitoksen rekisteröity jäsen ja valtuutettu tekemään tilintarkastuksia.

Tilintarkastajan on oltava toiminnallisesti riippumaton arvioinnin kohteena olevasta yhteisöstä. Näin ollen pilariarviointia ei voi tehdä sen kohteena olevan yhteisön sisäinen tarkastaja.

Hyväksymällä tämän toimeksiantokuvauksen tilintarkastaja vahvistaa, että hän täyttää vähintään yhden seuraavista edellytyksistä:

—

Tilintarkastaja ja/tai tilintarkastusyhteisö on kansainväliseen tilintarkastajaliittoon (IFAC) kuuluvan kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen tai -laitoksen rekisteröity jäsen.

—

Tilintarkastaja ja/tai tilintarkastusyhteisö on kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen tai -laitoksen jäsen. Vaikka kyseinen organisaatio ei ole IFAC:n jäsen, tilintarkastaja sitoutuu toteuttamaan tämän toimeksiannon tähän toimeksiantokuvaukseen sisältyvien IFAC:n standardien ja eettisten periaatteiden mukaisesti.

—

Tilintarkastaja ja/tai tilintarkastusyhteisö on rekisteröity lakisääteiseksi tilintarkastajaksi EU:n jäsenvaltion julkisen valvontaelimen julkiseen rekisteriin Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 2006/43/EY (4) vahvistettujen julkisen valvonnan periaatteiden mukaisesti. Tämä koskee tilintarkastajia ja tilintarkastusyhteisöjä, joiden kotipaikka on jossakin EU:n jäsenvaltiossa.

—

Tilintarkastaja ja/tai tilintarkastusyhteisö on rekisteröity lakisääteiseksi tilintarkastajaksi kolmannen maan julkisen valvontaelimen julkiseen rekisteriin, ja tähän rekisteriin sovelletaan kyseisen maan lainsäädännössä vahvistettuja julkisen valvonnan periaatteita (tätä sovelletaan kolmansiin maihin sijoittautuneisiin tilintarkastajiin ja tilintarkastusyhteisöihin).

Jos oikeusperusta (esim. Erasmus) sallii, tilintarkastaja voi olla varainhoitoasetuksen 155 artiklan 1 kohdan mukaisesti nimetty riippumaton tarkastuselin.

4.2   Pätevyys, työkokemus ja tiimin kokoonpano (5)

Pätevyys ja työkokemus

Tilintarkastajalla tulee olla riittävästi henkilöstöä, jolla on i) asianmukainen ammattipätevyys ja toimeksiannon edellyttämä kokemus IFAC:n standardeista, erityisesti kansainvälisestä varmennustoimeksiantostandardista ”Muut varmennustoimeksiannot kuin mennyttä aikaa koskevan taloudellisen informaation tilintarkastus tai yleisluonteinen tarkastus” (ISAE 3000); ja ii) kokemusta institutionaalisten tai vaatimustenmukaisuutta koskevien arviointien ja/tai järjestelmätarkastusten tekemisestä tai vastaavien toimeksiantojen toteuttamisesta sellaisten yhteisöjen osalta, jotka kooltaan ja monimutkaisuudeltaan vastaavat arvioitavaa yhteisöä.

Koko toimeksiantotiimillä on lisäksi oltava

—

kokemusta institutionaalisten tai vaatimustenmukaisuutta koskevien arviointien ja/tai järjestelmätarkastusten tekemisestä tai vastaavien toimeksiantojen toteuttamisesta EU:n rahoittamien ohjelmien ja kansallisten ja/tai kansainvälisten rahoittajien ja laitosten rahoittamien hankkeiden osalta. On toivottavaa, että paikan päällä olevan tiimin vetäjällä eli joko tarkastuspäälliköllä (luokka 2) tai vanhemmalla tilintarkastajalla (luokka 3) on kokemusta EU:n rahoittamien ulkoisen avun toimien ja/tai muiden EU:n rahoittamien toimien järjestelmätarkastuksista ja/tai kehitysavun ja/tai talouden alalla toimivien organisaatioiden institutionaalisista tai vaatimustenmukaisuutta koskevista arvioinneista.

—

[Tapauksen mukaan: sujuva kielitaito [kielessä/kielissä].]

Tiimin kokoonpano

Tätä pilariarviointia varten tarvittava tilintarkastustiimi on muodostettava siten, että siinä on luokkaan 1 kuuluva tilintarkastaja, joka on viime kädessä vastuussa arvioinnista, ja toimeksiantotiimi, joka muodostuu luokkiin 2–4 kuuluvista tilintarkastajista ja jonka kokoonpano vastaa toimeksiannon vaatimuksia. Luokkaan 1 kuuluvan tilintarkastajan vastuulla on ehdottaa ja käyttää sellaista toimeksiantotiimiä, jonka kokoonpano vastaa tämän toimeksiannon vaatimuksia.

Komissio jakaa tilintarkastajat neljään luokkaan.

Luokka 1 – Tilintarkastuspartneri

Tilintarkastuspartnerin on oltava erittäin pätevä asiantuntija, jolla on asiaankuuluva ammattipätevyys ja joka hoitaa tai on hoitanut ylemmän johdon tehtäviä tai muita johtotehtäviä ammatissa toimivana tilintarkastajana.

Kyseisen henkilön olisi oltava kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen tai -laitoksen jäsen, ja hänellä on oltava vähintään 12 vuoden työkokemus ammatissa toimivana tilintarkastus- tai kirjanpitoammattilaisena. Huomioon otetaan myös työkokemus yhteistyöstä EU:n ulkoisen avun vastaanottajamaiden kanssa.

Tilintarkastuspartneri tai muu vastaavassa asemassa oleva henkilö on tilintarkastusyhteisössä se henkilö, joka vastaa tilintarkastuksesta ja sen suorittamisesta sekä tilintarkastusyhteisön nimissä annettavasta raportista. Tilintarkastuspartneri on ammatillisen järjestön, oikeudellisen tahon tai sääntelyelimen asianmukaisesti hyväksymä, ja hänellä on tilintarkastusyhteisön sijoittautumisvaltion lainsäädännön nojalla valtuudet varmentaa tilejä.

Luokka 2 – Tilintarkastuspäällikkö

Tilintarkastuspäälliköiden olisi oltava päteviä asiantuntijoita, joilla on asianmukainen korkeakoulututkinto tai ammattipätevyys. Heillä olisi oltava vähintään 6 vuoden kokemus ammatissa toimivana tilintarkastus- tai kirjanpitoammattilaisena, mukaan lukien kokemus tilitarkastustiimien johtamisesta.

Luokka 3 – Vanhempi tilintarkastaja

Vanhempien tilintarkastajien olisi oltava päteviä asiantuntijoita, joilla on asianmukainen korkeakoulututkinto tai ammattipätevyys ja vähintään 3 vuoden työkokemus ammatissa toimivana tilintarkastajana.

Luokka 4 – Avustava tilintarkastaja

Avustavilla tilintarkastajilla olisi oltava asianmukainen korkeakoulututkinto ja vähintään 6 kuukauden työkokemus ammatissa toimivana tilintarkastajana.

Ansioluettelo(t)

Tilintarkastajan tulee toimittaa hankintaviranomaiselle pilariarvioinnista ja raportin allekirjoittamisesta tilintarkastusyhteisössä vastaavan tilintarkastuspartnerin tai muun henkilön ansioluettelo ja toimeksiantotiimin jäseniksi ehdotettujen tilintarkastuspäälliköiden, vanhempien tilintarkastajien ja avustavien tilintarkastajien ansioluettelot. Ansioluetteloihin on sisällyttävä henkilöstön toteuttamien toimeksiantojen luonnetta koskevat asianmukaiset tiedot, jotka osoittavat, että henkilöstöllä on arvioinnin tekemistä varten tarvittava pätevyys ja valmius, sekä tiedot asiaan kuuluvasta erityiskokemuksesta. Hankintaviranomainen tutkii ansioluettelot ennen kuin se allekirjoittaa toimeksiantoa koskevan tilauslomakkeen tai muun sovellettavan sopimusasiakirjan. Se varaa itselleen oikeuden hylätä ansioluettelot, jos niiden ei katsota vastaavan tämän toimeksiannon vaatimuksia.

5.   Soveltamisala

5.1   Arvioinnin suorituspaikka ja viitejakso

Tämä pilariarviointi suoritetaan [ paikka/paikat ]. <On erittäin tärkeää, että arvioinnin suorituspaikkaa(-paikkoja) koskevat tiedot on tässä ilmoitettu oikein.> Tilintarkastajan olisi vahvistettava arvioinnin suorituspaikka(-paikat) hankintaviranomaiselta ennen paikan päällä tehtävän arviointityön aloittamista ja varmistettava, että asianmukaiset asiakirjatodisteet ja avainhenkilöstö ovat käytettävissä arvioinnin aikana. Tilintarkastajan olisi otettava huomioon, että yhteisö tavallisesti edellyttää kokouksia arvioinnin valmistelua ja raporttiluonnoksen käsittelyä varten. Tämä saattaa vaatia matkustamista (ks. kohta 7).

Arvioinnin viitejaksona olisi yleensä oltava se vuoden (12 kuukauden) pituinen jakso, joka päättyy paikan päällä tehtävän arviointityön alkamispäivään, eli päivään, jona tilintarkastaja tosiasiallisesti aloittaa arviointimenettelyt ja -testit paikan päällä (ts. yhteisön sijoittautumispaikassa).

5.2   Toimeksiannon olosuhteet

Liitteen 1 ”Toimeksiannon olosuhteet – Keskeiset tiedot pilariarviointia varten” käyttäminen

Tilintarkastajan tulee muodostaa alustava käsitys toimeksiannon olosuhteista käyttämällä liitettä 1”Toimeksiannon olosuhteet – Keskeiset tiedot pilariarviointia varten”. Käsityksen on oltava riittävä, jotta tilintarkastaja voi sen pohjalta tehdä tarkoituksenmukaisen tarjouksen hankintaviranomaiselle.

Liitteen 2 a ”Arviointikysely” käyttäminen

Yhteisön on toimitettava tilintarkastajalle liite 2 a täytettynä mahdollisimman pian sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on tehnyt tilintarkastajan kanssa toimeksiantosopimuksen, ja ennen kuin tilintarkastaja aloittaa arviointimenettelyt.

Seuraavassa vaiheessa liitteestä 2 a tulee apuväline, jota tilintarkastaja käyttää arviointimenettelyjen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Lisäksi tilintarkastaja pystyy sen avulla ottamaan huomioon ne olennaiset ja tärkeät kriteerit, jotka arvioitavan yhteisön on Euroopan komission mukaan täytettävä.

Täytetty liitteen 2 a kyselylomake on tilintarkastajalle olennaisen tärkeä arviointitiedon ja -evidenssin lähde. Se ei kuitenkaan ole ainoa lähde, jota tilintarkastaja käyttää arviointimenettelyjen suunnittelussa ja toteuttamisessa ja johtopäätösten tekemisessä. Kaikki yhteisön lomakkeessa antamat ja sen toimittamat tiedot ovat alustavia, ja niihin sovelletaan tilintarkastajan tarpeellisina pitämiä arviointimenettelyjä. Tilintarkastaja ei saa tukeutua tietoihin ennen kuin se on arviointimenettelyiden avulla varmistanut, että tiedot ovat niin tarkat ja täydelliset, että niitä voidaan käyttää arviointitarkoituksiin ja että niiden pohjalta voidaan tehdä tietoon perustuvia johtopäätöksiä keskeisistä seikoista.

Näin ollen tilintarkastaja voi oman harkintansa mukaan muokata ja täydentää tarkastushavainnot sisältävää saraketta ja lisätä siihen tietoja. Tilintarkastaja voi myös sisällyttää lomakkeeseen lisäkysymyksiä, jos se katsoo niiden olevan tarpeen tietoon perustuvien johtopäätösten tekemiseksi keskeisistä seikoista.

Tilintarkastajan on otettava huomioon toimeksiantoon liittyvät olosuhteet ja käytettävä ammatillista harkintaa koko arviointiprosessin ajan. Tilintarkastaja on koko arviointiprosessin ajan kaikilta osin vastuussa niiden arviointimenettelyiden suunnittelusta ja toteuttamisesta, joita se pitää tarpeellisina liitteen 2 a kyselylomakkeeseen sisältyvien kysymysten ja menettelyjen lisäksi.

Tilintarkastaja käyttää liitteen 2 a kyselylomakkeessa olevia tietoja ja arviointimenettelyjen tuloksia liitteen 2”Arviointikysely ja -kriteerit” täyttämiseksi (ks. kohta 5.4 jäljempänä) ja kutakin arvioitavaa pilaria koskevan johtopäätöksen tekemiseksi.

5.3   Pilarikohtaisten menettelyjen ja testien luonne, laajuus ja ajoitus

Tilintarkastajan on arvioitava kunkin pilarin osalta kyseeseen tulevien järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenne. Tämä tarkoittaa sitä, että tilintarkastajan olisi toteutettava menettelyt ja tehtävä testit, joiden perusteella sen olisi pystyttävä päättelemään, ovatko järjestelmät, kontrollit, säännöt ja menettelyt olemassa.

Lisäksi tilintarkastajan on arvioitava järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen toiminnan tehokkuutta kaikkien kyseeseen tulevien pilarien osalta (ks. edellä oleva jakso 2 ”Tavoitteet”), lukuun ottamatta riippumattoman ulkoisen tarkastuksen pilaria, jonka osalta tilintarkastaja arvioi ainoastaan ulkoisiin tarkastuksiin liittyvien menettelyjen rakenteen.

Kyseeseen tulevien järjestelmien, sääntöjen ja menettelyjen rakenne ja niiden toiminnan tehokkuus on arvioitava suhteessa kriteereihin, jotka komissio on määritellyt kutakin pilaria varten (ks. kohta 5.4 jäljempänä). Tätä varten tilintarkastajan on käytettävä komission toimittamia kyselylomakkeita.

Tilintarkastaja määrittelee kaikkien niiden menettelyjen ja testien luonteen, laajuuden ja ajoituksen, jotka se katsoo tarpeellisiksi voidakseen tehdä johtopäätökset järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenteesta ja niiden toiminnan tehokkuudesta.

5.4   Kriteerit ja olennaisuus

Jokaista pilaria varten on kolme kriteeritasoa, jotka Euroopan komissio on määritellyt liitteeseen 2”Arviointikysely ja -kriteerit” sekä liitteeseen 2 a”Arviointikysely” sisältyvien (keskeisten) kysymysten avulla.

Määrittäessään, milloin on kyseessä järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen olennainen heikkous tai puutteellisuus, tilintarkastajan on otettava huomioon komission määrittämät kriteerit ja merkittävyysasteet (eli pistekynnykset), koska nämä tekijät saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti.

Taso 1 (Varainhoitoasetus)

Kutakin pilaria varten on yksi yleiskattava varainhoitoasetukseen perustuva tason 1 kysymys ( liitteessä 2”Arviointikysely ja -kriteerit”). Tämä kysymys on perustavanlaatuinen. Kysymykseen annetun vastauksen perusteella on mahdollista tehdä vain jompikumpi seuraavista kahdesta johtopäätöksestä:

—

Vastaus tason 1 kysymykseen on ”kyllä”. Tämä tarkoittaa, että yhteisö täyttää kyseistä pilaria koskevat vaatimukset. Tilintarkastajan johtopäätös on tässä tapauksessa ilmaistava positiivisessa muodossa, mikä vastaa ”vakiomuotoista lausuntoa”.

—

Vastaus tason 1 kysymykseen on ”ei”. Tämä tarkoittaa, että yhteisö ei täytä kyseistä pilaria koskevia vaatimuksia. Tilintarkastajan johtopäätös on tässä tapauksessa ilmaistava kielteisessä muodossa, mikä vastaa kansainvälisten standardien mukaista ”kielteistä lausuntoa”.

Taso 2 (Pilarien keskeiset osatekijät)

Tason 2 keskeiset kysymykset liittyvät kriteereihin, joita komissio pitää olennaisina. Tätä varten kunkin pilarin keskeisiä osatekijöitä varten on määritetty keskeiset kysymykset ja kriteerit. Osatekijät ovat itse asiassa ”alapilareita”, jotka puolestaan muodostuvat liitteessä 2 a olevan arviointikyselyn kysymysosioista.

Tilintarkastajan on ammatillista harkintaansa käyttäen annettava jokaiselle liitteeseen 2”Arviointikysely ja -kriteerit” sisältyvälle tason 2 osatekijälle 0–10 pistettä liitteen 2 a avulla kerätyn informaation ja evidenssin perusteella.

Taso 3 (Arviointikysely ja siihen sisältyvät kysymysosiot)

Liitteessä 2 a oleva arviointikysely sisältää kysymysosioita, jotka liittyvät pilarien tason 2 keskeisiin osatekijöihin. Nämä yksityiskohtaisista kysymyksistä muodostuvat osiot eivät ole tyhjentäviä. Tämä tarkoittaa sitä, että tilintarkastajan on käytettävä vähintään näitä kysymyksiä (kysymysosioita) määrittäessään pistemäärää kullekin tason 2 osatekijälle.

Tilintarkastaja voi esittää lisäkysymyksiä, tehdä lisätestejä ja toteuttaa lisämenettelyjä, jos se pitää niitä tarpeellisina tai tarkoituksenmukaisina. Tilintarkastaja soveltaa ammatillista harkintaa kaikkiin liitteessä 2 a oleviin kysymyksiin pisteyttäessään pilarin keskeisiä tason 2 osatekijöitä.

5.5   Arvioinnin kattamaa alaa koskevat rajoitukset

Tilintarkastajan on ilmoitettava hankintaviranomaiselle kaikista ennen arviointia tai sen aikana havaituista arviointityön kattamaan alaan liittyvistä rajoituksista sekä keskusteltava hankintaviranomaisen kanssa siitä, mitä toimia saatetaan tarvita ja voidaanko arviointia jatkaa ja miten.

6.   ARVIOINTIMENETTELYT

Tilintarkastajan olisi tehtävä arviointi liitteen 3”Arviointimenettelyt” mukaisesti. Liite 3 kattaa dokumentaation, evidenssin, suunnittelun, paikan päällä tehtävän arviointityön ja raportoinnin. Se sisältää arviointimenettelyt, joita tilintarkastajan on käytettävä, sekä menettelyt, joiden käyttäminen on tilintarkastajalle valinnaista. Tilintarkastajan olisi otettava huomioon jäljempänä kohdissa 6.1–6.3 esitetyt näkökohdat. Tilintarkastajan on noudatettava asianmukaista ammatillista huolellisuutta ja käytettävä asianmukaista ammatillista harkintaa ja määritettävä arviointimenettelyjen luonne, ajoitus ja laajuus niin, että ne vastaavat arvioinnin tavoitteita, soveltamisalaa ja olosuhteita.

6.1   Dokumentaatio ja näyttö

Tarkastajan olisi ISAE 3000:n mukaisesti laadittava dokumentaatio ja hankittava riittävästi asianmukaista evidenssiä sellaisten arviointitulosten tueksi ja sellaisten asianmukaisten johtopäätösten tekemiseksi, jotka muodostavat perustan kutakin pilaria koskevalle arviointipäätelmälle. Tarkastaja käyttää ammatillista harkintaa määrittäessään, onko evidenssi riittävää ja asianmukaista (ks. liite 3.1).

6.2   Suunnittelu ja paikan päällä tehtävä arviointityö

Arvioinnin aloitusajankohta

Arvioinnin virallinen aloituspäivä on päivä, jona arviointia koskeva hankintaviranomaisen tilauslomake tai muu sopimusasiakirja on allekirjoitettu. Tilintarkastajan on tämän jälkeen sovittava mahdollisimman pian päivämäärä, jona paikan päällä tehtävä arviointityö yhteisön kanssa aloitetaan.

Valmistelukokous yhteisön kanssa

Yhteisön on järjestettävä tilintarkastajan kanssa valmistelukokous (ks. liite 3.2.1), joka pidetään [yhteisön nimi ja osoite]. Yhteisön on ilmoitettava komissiolle tästä kokouksesta, ja komission edustajat voivat osallistua kokoukseen.

Menettelyt arvioinnin suunnittelua ja paikan päällä tehtävää arviointityötä varten

Tilintarkastajan käyttämien menettelyjen olisi katettava arviointimenettelyjen suunnittelun ja toteuttamisen kannalta riittävän käsityksen muodostaminen toimeksiannon olosuhteista. Tämä kattaa seuraavat:

—

evidenssin hankkiminen järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenteesta (liite 3.3.1);

—

järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen toiminnan tehokkuutta koskevien testien tekeminen (liite 3.3.2);

—

testauskohteiden valitseminen käyttämällä otantaa ja tarvittaessa muita poimintamenetelmiä (liite 3.3.3);

—

sisäisten tarkastajien työn hyödyntäminen tapauksen mukaan (liite 3.3.4).

6.3   Raportointi

Liitteessä 4 olevan pilarinarviointiraportin mallin käyttäminen

Liitteessä 4 olevan pilariarviointiraportin mallin käyttö on pakollista.

Kieli

Raportti on laadittava [kieli] kielellä. [Arviointiraportin mukana on toimitettava [englanniksi/ranskaksi] laadittu tiivistelmä (ks. liite 3.3.1). <Kohta poistetaan tarvittaessa.>

Havainnot

Havaintoja on kahdenlaisia:

—

Pääasialliset havainnot ovat havaintoja, jotka koskevat järjestelmiin, kontrolleihin, sääntöihin tai menettelyihin liittyviä olennaisia heikkouksia tai puutteellisuuksia. ’Olennaisella’ tarkoitetaan sitä, että tilintarkastaja katsoo näiden tekijöiden olevan komissiolle niin tärkeitä, että ne saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti. Tämä vuoksi jos pilarin osalta tehdään olennaisia havaintoja, tilintarkastajan on tehtävä pilarin osalta kielteinen johtopäätös.

Pääasialliset havainnot kattavat myös tapaukset, joissa on tehty useita sellaisia havaintoja, jotka eivät yksittäin tarkasteltuina liity olennaiseen heikkouteen tai puutteellisuuteen, mutta jotka kokonaisuutena muodostavat olennaista heikkoutta tai puutteellisuutta koskevan havainnon. Näiden havaintojen yhteisvaikutus on niin merkittävä (ts. olennainen), että tilintarkastajan on tehtävä niiden perusteella päätelmä, jonka mukaan yhteisö ei täytä kyseistä pilaria koskevia vaatimuksia (eli johtopäätöksenä on ”ei”).

—

Muilla havainnoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia ei-olennaisia havaintoja, joiden osalta tilintarkastaja katsoo, että ne olisi saatettava yhteisön tietoon. Nämä havainnot koskevat sellaisia järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen heikkouksia tai puutteellisuuksia, jotka yksin tai yhdessä tarkasteltuina aiheuttavat vähemmän välittömän riskin siitä, ettei kyseisen pilarin tavoitteita saavuteta.

Havainnot on raportoitava liitteessä 4 esitetyn pilariarviointiraportin mallin mukaisesti (taulukoiden muodossa). Pääasialliset havainnot ja tilintarkastajan tekemät muut havainnot voivat olla perustana valvontatoimille, jotka komissio toteuttaa varainhoitoasetuksen 154 artiklan 5 kohdan mukaisesti.

Suositukset

Suosituksia on kahdenlaisia:

—

Kriittiset suositukset liittyvät järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen olennaisiin heikkouksiin tai puutteisiin ja sellaisiin tapauksiin, joissa pilareihin sovellettavia komission kriteerejä ja/tai kansainvälisesti hyväksyttyjä standardeja jätetään (säännöllisesti) noudattamatta.

—

Muut suositukset koskevat kaikkia sellaisia muita havaintoja, jotka eivät ole luonteeltaan olennaisia. Järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen heikkouksilla tai puutteellisuuksilla ei näissä tapauksissa ole merkittävää välitöntä vaikutusta kyseisten järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen tavoitteisiin. Yhteisön kannalta on kuitenkin tärkeää, että se toteuttaa suositellut toimenpiteet, sillä tämä tarjoaa sille mahdollisuuden parantaa järjestelmiään, kontrollejaan, sääntöjään tai menettelyjään ja tehdä niistä toimivampia ja/tai tehokkaampia.

Suositukset on raportoitava liitteessä 4 esitetyn pilariarviointiraportin mallin mukaisesti (taulukoiden muodossa).

Päätelmät

Arviointiraportin olisi sisällettävä jokaisen pilarin osalta johtopäätös. Johtopäätöksiä on kahdenlaisia: Johtopäätös on ilmaistava joko positiivisessa muodossa (ts. ”on ottanut käyttöön”, ”käyttää”, ”soveltaa” tai ”siihen sovelletaan”) tai kielteisessä muodossa (ts. ”ei ole ottanut käyttöön”, ”ei käytä”, ”ei sovella” tai ”siihen ei sovelleta”).

Pilariarvioinnin johtopäätös ei saa sisältää varaumaa (ts. sen muotoilussa ei saa käyttää ilmaisua ”lukuun ottamatta”).

Arviointiraportin päivämäärä

Arviointiraportin luonnoksen ja lopullista versiota edeltävien versioiden päivämääränä olisi oltava päivä, jona ne lähetetään kuulemista varten. Lopullisen arviointiraportin päivämääränä olisi oltava riippumattoman tilintarkastajan lopullisen raportin allekirjoituspäivä (liite 3.4.2).

Arviointiraportin luonnoksen ja lopullisen arviointiraportin toimitusmenettely ja -aikataulu

Tilintarkastajan on noudatettava arviointiraportin luonnokseen ja lopulliseen arviointiraporttiin sovellettavaa liitteiden 3.4.3 ja 3.4.4 mukaista kuulemis- ja toimitusmenettelyä ja -aikataulua.

Tilintarkastajan on otettava huomioon etenkin seuraavat seikat:

—

Tilintarkastajan on toimitettava raporttiluonnos yhteisölle [21; hankintaviranomainen määrittää] kalenteripäivän kuluessa päätöskokouksen päivämäärästä (ts. kenttätyön päättyessä).

—

Arvioinnin päätöskokouksen ja päivän, jona lopullinen arviointiraportti toimitetaan yhteisölle, välinen aika saa olla enintään [105; hankintaviranomainen määrittää] kalenteripäivää tai [15] viikkoa. Tilintarkastajan on selitettävä ja dokumentoitava mahdolliset raportointiviiveet työpapereissa.

7.   MUUT ASIAT

7.1   Tiedot kustannusten laskenta- ja raportointikäytännöistä

Mitään tiedoista, jotka yhteisö on toimittanut kustannusten laskenta- ja raportointimenettelyistään komissiolle tätä arviointia varten, ei katsota sellaisiksi, että komissio on hyväksynyt ne tietyn hankkeen talousarvion osalta. Tällainen hyväksyntä on mahdollinen vain silloin kun on noudatettu menettelyjä, joista säädetään yksikkökustannusten ja kiinteämääräisen rahoituksen (ns. yksinkertaistetut kustannusvaihtoehdot) ennakkoarvioinnista annetussa komission päätöksessä. Jos yksinkertaistettuja kustannusvaihtoehtoja ei ole arvioitu ennakkoon, tiettyyn hankkeeseen liittyvien kustannusten tukikelpoisuus määräytyy yksinomaan yhteisön kanssa tehtyyn sopimukseen (tehtyihin sopimuksiin) sisältyvien määräysten perusteella.

7.2   Seuranta

Hankintaviranomainen voi pyytää, että tilintarkastaja antaa lisäapua osana lopullisen arviointiraportin seurantaa. Hankintaviranomainen voi myös pyytää tilintarkastajaa arvioimaan uudelleen yhden tai useamman pilarin, jos lopullisessa arviointiraportissa on todettu, että yhteisö ei ole noudattanut kyseistä pilaria (kyseisiä pilareita) koskevia vaatimuksia.

Tämä toimeksiantokuvaus ei kata tilintarkastajan antamaa lisäapua, joka liittyy hankintaviranomaisen toteuttamaan lopullisen arviointiraportin seurantaan; jos tällaista apua tarvitaan, hankintaviranomaisen on laadittava vastaava toimeksianto tilauslomakkeeseen tai sovellettavaksi tulevaan muuhun sopimusasiakirjaan tehtävän lisäyksen muodossa.

7.3   Muita seikkoja

Liitteet

Liite 1

”Toimeksiannon olosuhteet – Keskeiset tiedot pilariarviointia varten”

Liite 2

Arviointikysely ja -kriteerit

Liite 2 a

Arviointikysely

Liite 3

Arviointimenettelyt

Liite 4

Pilariarviointiraportti

HUOM. Liitteet 1–4 ovat erottamaton osa tätä toimeksiantokuvausta.

(1)  Asetus (EU, Euratom) 2018/1046.

(2)  Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.

(3)  Hankintaviranomaisena voi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa olla komissio.

(4)  Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2006/43/EY, annettu 17 päivänä toukokuuta 2006, tilinpäätösten ja konsolidoitujen tilinpäätösten lakisääteisestä tilintarkastuksesta, direktiivien 78/660/ETY ja 83/349/ETY muuttamisesta sekä neuvoston direktiivin 84/253/ETY kumoamisesta (EUVL L 157, 9.6.2006, s. 87), sellaisena kuin se on muutettuna 16 päivänä huhtikuuta 2014 annetulla Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivillä 2014/56/EU (EUVL L 158, 27.5.2014, s. 196).

(5)  Tarkastuselimeen, joka ei ole yksityiseltä sektorilta, olisi sovellettava samoja virkaikää, pätevyyttä ja työkokemusta koskevia vaatimuksia kuin yksityisen sektorin tarkastuselimiin.

Liite 1

”Toimeksiannon olosuhteet – Keskeiset tiedot pilariarviointia varten”

ARVIOITAVA YHTEISÖ:

<ilmoitetaan arvioitavan yhteisön koko nimi>

PILARI

ARVIOITAVA PILARI (1)

1.

 SISÄINEN VALVONTA

KYLLÄ

2.

 KIRJANPITO

KYLLÄ

3.

 ULKOINEN TARKASTUS

KYLLÄ

4.

 AVUSTUKSET

KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan>

5.

 HANKINNAT

KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan>

6.

 RAHOITUSVÄLINEET  (2)

KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan>

7.

 SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

KYLLÄ

8.

 VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

KYLLÄ

9.

 HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

KYLLÄ

Pilarit 1, 2, 3, 7, 8 ja 9 arvioidaan aina  (3).

Pilarit 4–6 voidaan arvioida sen mukaan, minkälaisia talousarvion toteuttamistehtäviä on tarkoitus siirtää.


YHTEYSTIEDOT

Yhteisö: [arvioitavan yhteisön täydellinen nimi]

Osoite

 

Maa

 

Puhelin

 

Faksi

 

Verkkosivusto

 

Yhteyshenkilö

Nimi

 

Tehtävä

<ilmoitetaan tehtävä johdon tasolla, esim. johtaja, pääjohtaja, talouspäällikkö>

Sähköpostiosoite

 

Puhelin/Faksi

 

Euroopan unionin edustusto [maa] <taulukko poistetaan tarvittaessa>

Osoite

 

Maa

 

Puhelin

 

Faksi

 

Yhteyshenkilö

Nimi

 

Tehtävä

 

Sähköpostiosoite

 

Puhelin/Faksi

 

EU:n rahoitusohjelmasta vastaava Euroopan komission yksikkö <poistetaan tarvittaessa>

Yhteyshenkilö

Nimi

 

Tehtävä/yksikkö

 

Sähköpostiosoite

 

Puhelin/Faksi

 

PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA

Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) sisäisen valvonnan järjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:

—

valvontaympäristö

—

rehellisyys ja eettiset arvot

—

organisaatiorakenne ja valtuuksien määräytyminen

—

hallinnon valvontarakenne

—

riskien arviointi

—

kontrollit, joihin sisältyvät:

—

työtehtävien eriyttäminen (mukaan lukien eturistiriitojen välttämiseen tähtäävät toimenpiteet)

—

tietojenkäsittelyjärjestelmät ja it-tietojäjestelmät (mukaan lukien yleiset tietotekniset kontrollit, sovelluskontrollit, tietojen eheys ja kirjausketjut)

—

virheiden, petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisy, havaitseminen ja oikaiseminen

—

pankkitilien/käteisvarojen hoito

—

palkat ja ajanhallinta

—

informaatio ja viestintä

—

sisäinen raportointi

—

ulkoinen raportointi, tilinpäätös, raportointi rahoittajille

—

seuranta

—

sisäisen valvonnan järjestelmän (osien) seuranta

—

sisäisen tarkastuksen toiminto.

PILARI 2 – KIRJANPITO

Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) kirjanpitojärjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:

—

kirjanpitojärjestelmä ja tilinpäätöksen laatimisperiaatteet

—

budjetointi

—

hankkeita, toimia, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä koskeva kirjanpito ja budjetointi.

PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS

Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) riippumattomasta ulkoisesta tarkastuksesta. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:

—

ulkoisen tarkastuksen sääntelykehys

—

yhteisön ulkoinen tilintarkastaja ja tilintarkastusstandardit.

PILARI 4 – AVUSTUKSET

Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) yhteisössä käytössä olevasta avustusten järjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:

—

oikeudellinen ja sääntelykehys

—

avustuksia koskevat periaatteet, jotka kattavat erityisesti toimenpiteet eturistiriitojen välttämiseksi avustusten myöntämismenettelyn kaikissa vaiheissa

—

käytetyt avustusmuodot

—

organisaatio (tehtävät ja vastuualueet)

—

avustusmenettelyn dokumentointi ja dokumentaation arkistointi

—

avustusmenettelyt, mukaan lukien:

—

ehdotuspyyntöjen julkaiseminen

—

ehdotusten toimittaminen

—

ehdotusten turvallisuus ja luottamuksellisuus

—

ehdotusten vastaanotto, kirjaaminen ja avaaminen

—

valinta- ja arviointimenettelyt

—

avustusten myöntäminen

—

ilmoittaminen ja julkaiseminen

—

avustussopimukset.

PILARI 5 – HANKINNAT

Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) yhteisön hankintajärjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:

—

oikeudellinen ja sääntelykehys

—

hankintaperiaatteet, etenkin

—

avoimuustoimenpiteet, kuten tarjouspyyntöjen julkaiseminen etukäteen ja toimeksisaajien julkistaminen jälkikäteen

—

toimenpiteet eturistiriitojen välttämiseksi hankintaprosessin kaikissa vaiheissa

—

käytetyt hankintatyypit (rakennusurakat, palvelut, tavarahankinnat)

—

käytetyt kilpailuttamiseen perustuvien hankintamenettelyjen tyypit

—

organisaatio (tehtävät ja vastuualueet)

—

hankintamenettelyn dokumentointi ja dokumentaation arkistointi

—

hankintamenettelyt:

—

tarjouspyyntö

—

valinta- ja arviointimenettelyt ja sopimusten tekeminen

—

valitusjärjestelmä.

PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET (4)

Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) rahoitusvälineistä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:

—

oikeudellinen ja sääntelykehys; tarkasteltavat osa-alueet:

—

rahoitusvälineiden kuvaukset, mukaan lukien niiden investointistrategiat tai -politiikat, niistä tarjottavan tuen tyyppi, rahoituksen välittäjiin ja varojen lopullisiin saajiin sovellettavat tukikelpoisuuskriteerit sekä rahoitusvälineiden toimintapoliittisista tavoitteista johtuvat muut operatiiviset vaatimukset;

—

vaatimukset, jotka koskevat vipuvaikutuskertoimen tavoitevaihteluväliä (EU:n rahoitusvälineeseen maksaman rahoitusosuuden on oltava sellainen, että kokonaisinvestointi ylittää EU:n rahoitusosuuden määrän etukäteen määriteltyjen indikaattorien mukaisesti)

—

niiden toimien määrittely, jotka eivät ole tukikelpoisia

—

säännökset ja määräykset, joilla varmistetaan etujen yhteensovittaminen ja ehkäistään eturistiriidat

—

säännökset ja määräykset, jotka koskevat rahoituksen välittäjien valintaa (rahoituksen välittäjät on valittava avointen, läpinäkyvien, oikeasuhteisten ja syrjimättömien menettelyjen perusteella ja eturistiriitoja välttäen) ja tarvittaessa erityisten sijoitusvälineiden perustamista

—

säännökset ja määräykset, jotka koskevat rahoitusvälineen täytäntöönpanosta vastaavan yhteisön ja muiden täytäntöönpanoon osallistuvien yhteisöjen vastuuta

—

riitojen ratkaisua koskevat säännökset ja määräykset

—

välineiden hallinnointia koskevat säännökset ja määräykset

—

EU:n rahoitusosuuden käyttöä ja uudelleenkäyttöä koskevat säännökset ja määräykset tarvittaessa (varainhoitoasetuksen 209 artikla)

—

säännökset ja määräykset, jotka koskevat EU:n rahoitusosuuksien ja varainhoitotilien hallinnointia, kuten vastapuoliriskejä, sallittuja kassanhallintatoimintoja, osapuolten vastuuta, varainhoitotilien liian suurten saldojen korjaamiseksi toteutettavia toimia sekä asiakirjojen säilyttämistä ja raportointia

—

kirjanpitoa ja taloudellista raportointia (kutakin rahoitusvälinettä koskeva erillinen taloudellinen raportointi) koskevat säännöt

—

säännökset ja määräykset, jotka koskevat rahoitusvälineen voimassaoloa, mahdollista voimassaolon pidentämistä ja välineen lopettamista, kuten välineen ennenaikaiseen lakkauttamiseen sovellettavia edellytyksiä, ja tarvittaessa irtautumisstrategioita

—

säännökset ja määräykset, jotka koskevat rahoituksen välittäjille ja varojen lopullisille saajille myönnetyn tuen täytäntöönpanon valvontaa, kuten rahoituksen välittäjien raportointia;

—

perusperiaatteet: rahoitusvälineitä on käytettävä moitteettoman varainhoidon, avoimuuden, suhteellisuuden, syrjimättömyyden, tasapuolisen kohtelun ja toissijaisuuden periaatteiden sekä niille asetettujen tavoitteiden mukaisesti

—

rahoitusvälineiden käyttöä koskevat ohjeet ja toimintasäännöt

—

organisaatio (tehtävät ja vastuualueet)

—

luottoriskin hallintajärjestelmä ja sisäinen riskiluokitusjärjestelmä – soveltuvin osin (koskee ainoastaan yhteisöjä, jotka aikovat pyytää EU:lta talousarviotakuuta)

—

veronkiertoon ja yhteistyöhaluttomiin lainkäyttöalueisiin liittyvään valvontaan sovellettavat säännöt ja menettelyt

—

rahanpesun tai terrorismin rahoituksen torjuntaan liittyvään valvontaan sovellettavat säännöt ja menettelyt.

PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) yhteisön käyttämästä poissulkemisjärjestelmästä. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:

—

oikeudellinen ja sääntelykehys

—

poissulkemisperusteet

—

menettelyt; ilmoittakaa erityisesti, kattavatko menettelyt edellä luetellut osa-alueet ja miten menettelyjä sovelletaan.

PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) järjestelmästä, jota yhteisö käyttää julkaistessaan tietoja varojen saajista. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:

—

oikeudellinen ja sääntelykehys

—

julkaisemista koskevat vaatimukset; ilmoittakaa erityisesti, kattavatko menettelyt seuraavat seikat ja miten menettelyjä sovelletaan:

—

nimi, sijainti, tuen luonne, käyttötarkoitus ja määrä

—

ajankohta

—

julkaisutapa.

PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

Esittäkää kuvaus (enintään 5 sivua) järjestelmästä, jota yhteisö käyttää henkilötietojen suojaamiseksi. Kuvauksessa on käsiteltävä seuraavia seikkoja:

—

oikeudellinen ja sääntelykehys

—

henkilötietojen suojaa koskevat vaatimukset; ilmoittakaa erityisesti, kattavatko menettelyt kyseiset vaatimukset ja miten menettelyjä sovelletaan.

(1)  Yhteisön olisi merkittävä tähän sarakkeeseen KYLLÄ tai EI ilmoittaakseen, arvioidaanko kyseistä pilaria.

(2)  Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.

(3)  Siinä poikkeuksellisessa tapauksessa, että avustuksia, hankintoja ja rahoitusvälineitä koskevia sääntöjä ja menettelyjä (eli mitään pilareista 4–6) ei arvioida, ei ole tarpeen arvioida poissulkemista ja julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä (eli pilareita 7 ja 8).

(4)  Rahoitusvälineet sisältävät myös talousarviotakuut.

Liite 2

ARVIOINTIKYSELY JA -KRITEERIT

PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA

Taso 1 (Varainhoitoasetus). Onko yhteisö ottanut kaikilta olennaisilta osilta käyttöön kansainvälisiin parhaisiin käytäntöihin perustuvan vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän ja varmistaako se, että tämä järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan, Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (5 osaa, jotka koskevat sisäistä valvontaa)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

1.

 Valvontaympäristö

Onko yhteisön valvontaympäristö riittävän hyvä perusta sisäisen valvonnan toteuttamiselle koko organisaatiossa?

… /10

2.

 Riskienarviointi

Tunnistaako yhteisö riskit, jotka kohdistuvat sen tavoitteiden saavuttamiseen koko yhteisössä, mukaan lukien petosten todennäköisyyden arviointi, ja analysoidaanko riskejä sen määrittämiseksi, miten niitä olisi hallittava?

… /10

3.

 Valvontatoimet

Käyttääkö yhteisö vaikuttavia ja tehokkaita valvontatoimia, mukaan lukien sääntöjenvastaisuuksien ja petosten ehkäiseminen, havaitseminen ja korjaaminen?

… /10

4.

 Informaatio ja viestintä

Onko yhteisöllä käytössä kontrollit ja menettelyt, joilla varmistetaan luotettava raportointi – sekä sisäinen että ulkoinen (sisään- ja ulospäin suuntautuva) – sovellettavien vaatimusten ja normien mukaisesti?

… /10

5.

 Seuranta

Seuraako yhteisö sisäistä valvontaa säännöllisesti ja tehokkaasti?

… /10

Yhteensä

… /50

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien viiden osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia).

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia).


PILARI 2 – KIRJANPITO

Taso 1 (Varainhoitoasetus). Käyttääkö yhteisö kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin perustuvaa kirjanpitojärjestelmää, joka tuottaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmällistä, täydellistä ja luotettavaa tietoa oikea-aikaisesti, Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat kirjanpitoa)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

1.

 Kirjanpitojärjestelmä ja tilinpäätöksen laatimisperiaatteet

Käyttääkö yhteisö asianmukaista kirjanpitojärjestelmää ja onko sillä selkeät kirjalliset tilinpäätöksen laatimisperiaatteet?

… /10

2.

 Budjetointi

Onko yhteisöllä budjettijärjestelmä ja -menettelyt, joilla sen toimintoja varten voidaan laatia läpinäkyvät ja luotettavat budjetit?

… /10

3.

 Yksittäisiä hankkeita, toimia, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä  (1) koskeva kirjanpito ja budjetointi (tapauksen mukaan)

Onko yhteisöllä (i) kirjanpito- ja budjetointimenettelyt, joilla mahdollistetaan asianmukainen ja oikea-aikainen raportointi rahoittajille (myös Euroopan komissiolle) yhteisölle osoitettujen varojen käytöstä hankkeisiin, toimiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin; ja ii) valmiudet ja prosessit tilinpäätöslaskelmien  (2) tuottamiseksi?

… /10

Yhteensä

… /30

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia).

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia).


PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS

Taso 1 (Varainhoitoasetus). Onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan suorittaa yhteisöstä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat riippumatonta ulkoista tarkastusta)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

1.

 Oikeudellinen ja sääntelykehys

Onko yhteisöllä selkeä sääntelykehys ulkoista tarkastusta varten?

… /10

2.

 Periaatteet.

Sovellettavasta sääntelykehyksestä ja tilintarkastusstandardeista riippuen voidaan erottaa kolme mahdollista tilannetta.

Keskeinen kysymys (taso 2) – Sovelletaan, jos ulkoisen tarkastuksen suorittaa riippumaton ja ammattimainen ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö (yksityisen sektorin toimija) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti. Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena,

—

jonka suorittaa yhteisöstä riippumaton ja ammattimainen ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö, joka noudattaa ammattietiikkaa koskevia perusperiaatteita, joihin kuuluvat muun muassa seuraavat: rehellisyys, objektiivisuus, ammattitaito sekä asianmukainen huolellisuus, luottamuksellisuus ja ammattimainen käyttäytyminen;

—

joka suoritetaan noudattaen tilintarkastusstandardeja, jotka vastaavat kansainvälisen tilintarkastus- ja varmennusstandardilautakunnan (IAASB) antamia kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja (ISA)?

Keskeinen kysymys (taso 2) – Sovelletaan, jos ulkoisen tarkastuksen suorittaa kansallinen tilintarkastuslaitos (julkisen sektorin toimija) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti. Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena,

—

jonka suorittaa yhteisöstä riippumaton kansallinen tilintarkastuslaitos tai ylin tarkastuselin (esim. kansallinen tilintarkastustuomioistuin tai vastaava elin), joka noudattaa ammattietiikkaa koskevia perusperiaatteita, joihin kuuluvat muun muassa seuraavat: rehellisyys, objektiivisuus, ammattitaito sekä asianmukainen huolellisuus, luottamuksellisuus ja ammattimainen käyttäytyminen;

—

joka suoritetaan noudattaen tilintarkastusstandardeja, jotka vastaavat ylimpien tarkastuselinten kansainvälisen järjestön (INTOSAI) vahvistamia periaatteita, standardeja ja ohjeita?

Keskeinen kysymys (taso 2) – Sovelletaan, jos ulkoisen tarkastuksen suorittaa ulkopuolinen tilintarkastaja tai valvontaelin, joka toimii erityisessä sääntely- tai institutionaalisessa kehyksessä (esim. YK:n ulkoinen tilintarkastaja) ja joka on riippumaton yhteisöstä kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien vaatimusten mukaisesti. Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena,

—

jonka suorittaa yhteisöstä riippumaton ulkopuolinen tarkastus- tai valvontaelin, joka noudattaa ammattietiikkaa koskevia perusperiaatteita, joihin kuuluvat muun muassa seuraavat: rehellisyys, objektiivisuus, ammattitaito sekä asianmukainen huolellisuus, luottamuksellisuus ja ammattimainen käyttäytyminen;

—

joka suoritetaan noudattaen tilintarkastusstandardeja, jotka vastaavat kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja (ISA) tai INTOSAIn standardeja?

… /10

3.

 Ulkoisen tarkastuksen menettelyt

Sovelletaanko yhteisöön asianmukaisia ulkoisen tarkastuksen menettelyjä?

… /10

Yhteensä

… /30

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia).

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia).


PILARI 4 – AVUSTUKSET

Taso 1 (Varainhoitoasetus). Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat avustuksia)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

1.

 Oikeudellinen ja sääntelykehys

Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys avustusten myöntämistä varten?

… /10

2.

 Periaatteet

Onko seuraavat periaatteet sisällytetty yhteisön avustusten myöntämisjärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin: läpinäkyvyys, tasapuolinen kohtelu, avustuskelpoisuuskriteerit sekä kaksinkertaisen rahoituksen ja eturistiriitojen välttäminen?

Näiden periaatteiden on sisällyttävä yhteisön avustusten myöntämisjärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin siten, että pääperiaatteena on suhteellisuusperiaate. Periaatteet eivät ole ehdottomia, ja niistä voidaan joissakin tapauksissa poiketa edellyttäen, että poikkeukset ilmoitetaan selvästi ja ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja.

… /10

3.

 Avustusmenettelyt

Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

… /10

Yhteensä

… /30

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia).

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia).


PILARI 5 – HANKINNAT

Taso 1 (Varainhoitoasetus). Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat hankintoja)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

1.

 Oikeudellinen ja sääntelykehys

Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys hankintoja varten?

… /10

2.

 Periaatteet

Onko seuraavat periaatteet sisällytetty yhteisön hankintajärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin: avoimuus, tasapuolinen kohtelu, hankintoja koskevien tietojen julkinen saatavuus, eturistiriidat, tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus?

Näiden periaatteiden on sisällyttävä yhteisön hankintajärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin siten, että pääperiaatteena on suhteellisuusperiaate. Periaatteet eivät ole ehdottomia, ja niistä voidaan joissakin tapauksissa poiketa edellyttäen, että poikkeukset ilmoitetaan selvästi ja ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja.

… /10

3.

 Hankintamenettelyt

Soveltaako yhteisö hankintoihin asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

… /10

Yhteensä

… /30

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia).

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia).


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET  (3)

Taso 1 (Varainhoitoasetus). Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista / talousarviotakuita rahoitusvälineistä / talousarviotakuiden muodossa asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan unionin asettamien vaatimusten mukaisesti?

KYLLÄ / EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat rahoitusvälineitä)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

1.

 Oikeudellinen ja sääntelykehys

Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden käyttöä ja täytäntöönpanoa varten?

… /10

2.

 Periaatteet

Onko seuraavat periaatteet ja edellytykset sisällytetty yhteisön rahoitusvälineisiin/talousarviotakuisiin sovellettaviin menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin?

Perusperiaatteet (varainhoitoasetuksen 209 artiklan 1 kohta). Moitteeton varainhoito, avoimuus, suhteellisuus, syrjimättömyys, tasapuolinen kohtelu ja toissijaisuus.

Rahoituksen välittäjien valinta (varainhoitoasetuksen 216 artiklan 3 kohta). Rahoituksen välittäjät on valittava avointen, läpinäkyvien, oikeasuhteisten ja syrjimättömien menettelyjen avulla ja eturistiriitoja välttäen.

Rahoitusvälineisiin ja talousarviotakuisiin sovellettavat edellytykset (varainhoitoasetuksen 209 artiklan 2 kohta). Rahoitusvälineiden ja talousarviotakuiden on täytettävä seuraavat perusedellytykset: niillä on tarkoitus puuttua markkinoiden toimintapuutteisiin tai optimaalista heikompiin investointitilanteisiin, niiden on oltava täydentäviä, niillä on oltava vipuvaikutusta ja niiden tavoitteena on oltava etujen yhteensovittaminen. Tapauksesta riippuen ne eivät myöskään saa vääristää kilpailua sisämarkkinoilla, ja niiden on oltava yhdenmukaisia valtiontukisääntöjen kanssa.

… /10

3.

 Rahoitusvälineet/talousarviotakuumenettelyt

Soveltaako yhteisö rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden käytössä asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

… /10

Yhteensä

… /30

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia).

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia).


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET – täydentävä 6A jakso (talousarviotakuita koskevat lisäkysymykset  (4))

Tason 2 kriteerit/kysymykset (neljä lisäosaa, jotka koskevat talousarviotakuita). Onko yhteisöllä luottoriskin hallintajärjestelmä ja käyttääkö se sisäistä riskiluokitusjärjestelmää, joka vastaa yhteisön toiminnan luonnetta, kokoa ja monimuotoisuutta?

KYLLÄ/EI

1.

 Riskipolitiikka / strateginen kehys

Onko yhteisöllä asianmukainen toimintapolitiikka ja strategia, joiden avulla havaitaan riskit ja voidaan hallita, mitata ja valvoa niitä (keskittyen luottoriskiin)?

… /10

2.

 Riskienhallinta

Onko yhteisöllä asianmukainen organisaatiokehys, joka mahdollistaa tehokkaan luottoriskin hallinnoinnin, mittauksen ja valvonnan, ja riittävät laadulliset ja määrälliset tekniset ja henkilöresurssit vaadittujen tehtävien suorittamiseksi?

… /10

3.

 Luottoriskin havaitsemis-, analysointi- ja seurantajärjestelmä

Onko yhteisöllä toimiva järjestelmä luottoriskin havaitsemiseksi, analysoimiseksi ja seuraamiseksi?

… /10

4.

 Sisäinen riskiluokitusjärjestelmä (IRRS)

Käyttääkö yhteisö sisäistä riskiluokitusjärjestelmää, joka vastaa sen toiminnan luonnetta, kokoa ja monimuotoisuutta?

… /10

Yhteensä

… /40

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 2 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien neljän osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia).

Vastaus tason 2 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia).


Pilari 6 – RAHOITUSVÄLINEET – lisäosiot 6B ja 6C (valinnainen  (5) )

Taso 1. Noudattaako yhteisö unionin varoista tuettavien rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa unionin lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja unionin tason standardeja, joiden mukaisesti a) se ei tue toimia, joilla edistetään veronkiertoa, b) eikä toteuta toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet veroasioissa yhteistyöhaluttomille oikeudenkäyttöalueille?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (2 osaa, jotka koskevat veronkiertoon ja veroasioissa yhteistyöhaluttomiin oikeudenkäyttöalueisiin sovellettavia kontrolleja)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

Veronkiertoa ja yhteistyöhaluttomia oikeudenkäyttöalueita koskevat kontrollit

Noudattaako yhteisö unionin varoista tuettavien rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa unionin lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja unionin tason standardeja (6), joiden mukaisesti

1)

se ei tue toimia, joilla edistetään veronkiertoa,

2)

eikä toteuta toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet veroasioissa yhteistyöhaluttomille oikeudenkäyttöalueille?

… /10

Taso 1. Noudattaako yhteisö rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa unionin lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja unionin tason standardeja, joiden mukaisesti c) se ei tue toimia, joilla edistetään rahanpesua ja terrorismin rahoitusta, d) se ei toteuta uusia toimia tai jatka toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet suuririskisiksi kolmansiksi maiksi todetuille lainkäyttöalueille?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (2 osaa, jotka koskevat rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaan liittyviä kontrolleja)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunta

Noudattaako yhteisö rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa kohtuullisen tehokkaan suojan tarjoavia standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa unionin lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja unionin tason standardeja, ja joiden mukaisesti

1)

se ei tue toimia, joilla edistetään rahanpesua ja terrorismin rahoitusta; ja

2)

se ei toteuta uusia toimia tai jatka toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet lainkäyttöalueille, jotka luokitellaan suuririskisiksi kolmansiksi maiksi (7)?

… /10

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos asianomaisen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia.

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos asianomaisen osan kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia.


PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

Taso 1 (Varainhoitoasetus). Soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia hankintojen, avustusten ja/tai rahoitusvälineiden kautta myönnettävän rahoituksen ulkopuolelle  (8)?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat sulkemista rahoituksen ulkopuolelle)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

1.

 Oikeudellinen ja sääntelykehys

Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys, joka koskee sulkemista rahoituksen ulkopuolelle?

… /10

2.

 Poissulkemisperusteet

Onko seuraavat poissulkemisperusteet sisällytetty menettelyihin ja sääntöihin, joiden mukaisesti tehdään hankintasopimuksia, myönnetään avustuksia ja/tai myönnetään rahoitusta rahoitusvälineistä?

… /10

3.

 Poissulkemismenettelyt

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti poissulkemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä edellä 2 kohdassa tarkoitetussa poissulkemisessa?

… /10

Yhteensä

… /30

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja yksittäisten osien 1 tai 3 pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia) tai yksittäisen osan 2 pistemäärä on vähintään 5/10 (50 prosenttia).

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai yksittäisten osien 1 tai 3 pistemäärä on alle 2/10 (20 prosenttia) tai yksittäisen osan 2 pistemäärä on alle 5/10 (50 prosenttia).


PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

Taso 1 (varainhoitoasetus). Julkistaako yhteisö varojen saajia koskevat tiedot asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti  (9)?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat varojen saajia koskevien tietojen julkistamista)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

1.

 Oikeudellinen ja sääntelykehys

Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys, joka koskee tietojen julkistamista varojen saajista ja johon kuuluvat seuraavat: 1) asianmukaisten tietojen julkistaminen varojen saajista; 2) viittaus yhteiseen kansainväliseen standardiin, jolla varmistetaan perusoikeuksien ja kaupallisten etujen suojelu; ja 3) säännölliset julkaisupäivitykset?

… /10

2.

 Vaatimukset

Jos sääntelykehys pannaan täytäntöön täydentävillä julkistamismenettelyillä, onko niihin sisällytetty sääntelykehyksen mukaiset vaatimukset?

… /10

3.

 Julkistamismenettelyt

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti julkistamista koskevia sääntöjä ja menettelyjä, jotka perustuvat 2 kohdassa mainittuihin vaatimuksiin?

… /10

Yhteensä

… /30

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia).

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia).


PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

Taso 1 (Varainhoitoasetus). Varmistaako yhteisö, että henkilötiedot suojataan varainhoitoasetuksen  (10) 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla?

KYLLÄ/EI

Tason 2 kriteerit/kysymykset (3 osaa, jotka koskevat henkilötietojen suojaamista)

PISTEMÄÄRÄ

(0-10)

1.

 Oikeudellinen ja sääntelykehys

Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys, joka koskee henkilötietojen suojaa?

… /10

2.

 Vaatimukset

Onko vaatimukset sisällytetty henkilötietojen suojaa koskeviin menettelyihin ja sääntöihin?

… /10

3.

 Menettelyt

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä (esim. asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet) (kun on kyse avustusten myöntämisestä / hankinnoista / rahoitusvälineistä) edellä 2 kohdassa mainittujen vaatimusten pohjalta?

… /10

Yhteensä

… /30

PISTEMÄÄRÄ

Vastaus tason 1 kysymykseen on KYLLÄ, jos kaikkien kolmen osan kokonaispistemäärä on vähintään 70 prosenttia ja kunkin yksittäisen osan pistemäärä on vähintään 2/10 (20 prosenttia).

Vastaus tason 1 kysymykseen on EI, jos kokonaispistemäärä on alle 70 prosenttia tai jonkin yksittäisen osan pistemäärä on vähemmän kuin 2/10 (20 prosenttia).

(1)  Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.

(2)  Ks. EU:n vuonna 2018 annetun varainhoitoasetuksen 209 artiklan 4 kohta.

(3)  ”Rahoitusvälineet” ja ”EU:n varat” kattavat myös talousarviotakuut.

(4)  Sovelletaan vain siinä tapauksessa, että yhteisö aikoo hakea talousarviotakuuta Euroopan unionilta.

(5)  Jotta unionin varoja voidaan käyttää rahoitusvälineiden kautta, yhteisön on noudatettava varainhoitoasetuksen asiaankuuluvia vaatimuksia, jotka on katettu lisäosioissa 6B ja 6C, käyttämällä asianmukaisia sopimusjärjestelyjä, vaikka yhteisö päättäisi olla suorittamatta näitä osioita koskevaa pilariarviointia.

(6)  EU:n veropolitiikkaan ja -sääntelyyn sisältyvät erityisesti seuraavat säädökset ja asiakirjat, ja niitä voidaan myöhemmin kehittää edelleen: yritysverotukseen sovellettavat menettelysäännöt, 1.12.1997 (EYVL C 2, 6.1.1998, s. 2); neuvoston direktiivi 2011/96/EU, annettu 30 päivänä marraskuuta 2011, eri jäsenvaltioissa sijaitseviin emo- ja tytäryhtiöihin sovellettavasta yhteisestä verojärjestelmästä (EUVL L 345, 29.12.2011, s. 8); neuvoston direktiivi 2003/49/EY, annettu 3 päivänä kesäkuuta 2003 eri jäsenvaltioissa sijaitsevien lähiyhtiöiden välisiin korko- ja rojaltimaksuihin sovellettavasta yhteisestä verotusjärjestelmästä (EUVL L 157, 26.6.2003, s. 49); komission suositus 2012/772/EU, annettu 6 päivänä joulukuuta 2012, aggressiivisesta verosuunnittelusta (EUVL L 338, 12.12.2012, s. 41); neuvoston direktiivi 2011/16/EU, annettu 15 päivänä helmikuuta 2011, hallinnollisesta yhteistyöstä verotuksen alalla ja direktiivin 77/799/ETY kumoamisesta (EUVL L 64, 11.3.2011, s. 1); komission tiedonanto ”Verojen kiertämisen estämistä koskeva paketti: Seuraavat toimet tehokkaan verotuksen ja paremman verotuksen avoimuuden toteuttamiseksi EU:ssa” (COM(2016) 23); komission suositus (EU) 2016/136, annettu 28 päivänä tammikuuta 2016, verosopimusten väärinkäytön vastaisten toimenpiteiden täytäntöönpanosta (EUVL L 25, 2.2.2016, s. 67); neuvoston direktiivi (EU) 2016/1164, annettu 12 päivänä heinäkuuta 2016, sisämarkkinoiden toimintaan suoraan vaikuttavien veron kiertämisen käytäntöjen torjuntaa koskevien sääntöjen vahvistamisesta (EUVL L 193, 19.7.2016, s. 1); Ecofin-neuvoston päätelmät 12. helmikuuta, 8. maaliskuuta, 25. toukokuuta, 17. kesäkuuta, 8. marraskuuta ja 5. joulukuuta 2016, 5. joulukuuta 2017, 23. tammikuuta ja 13. maaliskuuta 2018.

(7)  Kun otetaan huomioon direktiivi (EU) 2015/849.

(8)  Kolmansien osapuolten sulkemista rahoituksen ulkopuolelle on arvioitava avustusten, hankintojen ja/tai rahoitusvälineiden osalta, kun asianomainen pilari (avustukset, hankinnat ja rahoitusvälineet) on arvioitu. ”Rahoitusvälineet” ja ”EU:n varat” kattavat myös talousarviotakuut.

(9)  Varojen saajia koskevien tietojen julkistamista on arvioitava avustusten, hankintojen ja/tai rahoitusvälineiden osalta, kun asianomainen pilari (avustukset, hankinnat ja rahoitusvälineet) on arvioitu.

(10)  Rajoittamatta asetusten (EU) 2018/1725 ja (EU) 2016/679 soveltamista.

Liite 2 A

ARVIOINTIKYSELY

PILARI

ARVIOITAVA PILARI  (1)

1.

 SISÄINEN VALVONTA

KYLLÄ

2.

 KIRJANPITO

KYLLÄ

3.

 ULKOINEN TARKASTUS

KYLLÄ

4.

 AVUSTUKSET

KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan>

5.

 HANKINNAT

KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan>

6.

 RAHOITUSVÄLINEET  (2)

KYLLÄ/EI <tarpeettomat vaihtoehdot poistetaan>

7.

 SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

KYLLÄ

8.

 VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

KYLLÄ

9.

 HENKILÖTIETOJEN SUOJA

KYLLÄ

Pilarit 1, 2, 3, 7, 8 ja 9 on aina arvioitava.

Pilarit 4–6 voidaan arvioida sen mukaan, minkälaisia talousarvion toteuttamistehtäviä on tarkoitus siirtää.

TÄMÄN ASIAKIRJAN TARKOITUS JA KÄYTTÖ

1.

 Ensimmäisessä vaiheessa yhteisöä pyydetään täyttämään liitteessä 2 a esitetyt asiaan liittyvät kysymykset ja toimittamaan täytetty liite 2 a hankintaviranomaiselle (jos se on eri kuin yhteisö) ja tilintarkastajalle.

Huomautus: yhteisöä pyydetään vastaamaan kysymyksiin, jotka on merkitty ”[yhteisö täyttää]” sarakkeessa, jonka otsikko on ”Yhteisön huomautukset”. Tilintarkastaja vastaa keskeisiin kysymyksiin ammatillisen harkintansa sekä suoritettujen arviointimenettelyjen ja testien perusteella.

Hankintaviranomaisen on toimitettava tilintarkastajalle liite 2 a täytettynä mahdollisimman pian sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on tehnyt tilintarkastajan kanssa toimeksiantosopimuksen, ja ennen kuin tilintarkastaja aloittaa arviointimenettelyt.

2.

 Seuraavassa vaiheessa liitteestä 2 a tulee apuväline, jota tilintarkastaja käyttää arviointimenettelyjen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Lisäksi tilintarkastaja pystyy sen avulla ottamaan huomioon ne olennaiset ja tärkeät kriteerit, jotka arvioitavan yhteisön on Euroopan komission mukaan täytettävä.

Täytetty kyselylomake on tilintarkastajalle olennaisen tärkeä arviointitiedon ja -evidenssin lähde. Se ei kuitenkaan ole ainoa lähde, jota tilintarkastaja käyttää arviointimenettelyjen suunnittelussa ja toteuttamisessa ja johtopäätösten tekemisessä. Kaikkiin yhteisön lomakkeessa antamiin ja sen toimittamiin tietoihin sovelletaan tilintarkastajan tarpeellisina pitämiä arviointimenettelyjä. Tilintarkastaja ei saa tukeutua tietoihin ennen kuin se on arviointimenettelyiden avulla varmistanut, että tiedot ovat niin tarkat ja täydelliset, että niitä voidaan käyttää arviointitarkoituksiin ja että niiden pohjalta voidaan tehdä tietoon perustuvia johtopäätöksiä keskeisistä seikoista.

Näin ollen tilintarkastaja voi oman harkintansa mukaan muokata ja täydentää tarkastushavainnot sisältävää saraketta (”Tilintarkastajan huomautukset”) ja lisätä siihen tietoja. Tilintarkastaja voi myös sisällyttää lomakkeeseen lisäkysymyksiä, jos se katsoo niiden olevan tarpeen tietoon perustuvien johtopäätösten tekemiseksi keskeisistä seikoista.

Sarake ”Tilintarkastajan huomautukset” – On erittäin suositeltavaa, että tarkastaja käyttää mahdollisuuksien mukaan tiivistettyjä kommentteja ja kertomuksia, jotta vältetään liian suuri tekstin määrä sarakkeessa ”Tilintarkastajan huomautukset”. Tilintarkastaja voi mukauttaa tämän sarakkeen leveyttä ja/tai pituutta lisätessään tietoja ja huomautuksia. Vaihtoehtoisesti tilintarkastaja voi käyttää liiteasiakirjoja (esimerkiksi pitkiä kertomuksia ja/tai yhteisöltä saatuja asiakirjoja), joihin voidaan viitata.

Tilintarkastaja on koko arviointiprosessin ajan kaikilta osin vastuussa niiden arviointimenettelyiden suunnittelusta ja toteuttamisesta, joita se pitää tarpeellisina voidakseen tehdä johtopäätöksen kustakin arvioinnin kohteena olevasta pilarista. Tilintarkastajan on otettava huomioon toimeksiantoon liittyvät olosuhteet ja käytettävä ammatillista harkintaa koko arviointiprosessin ajan.

PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA

KESKEINEN KYSYMYS (taso 1)

Tilintarkastajan huomautukset

Onko yhteisö ottanut kaikilta olennaisilta osilta käyttöön vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän ja varmistaako se, että tämä järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan, Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

 

Ohjeet

Varainhoitoasetuksen 154 artikla

Komissio voi hyväksyä, että yhteisöjen ja henkilöiden, jotka vastaavat unionin varojen tai talousarviotakuiden täytäntöönpanosta, kirjanpitojärjestelmät ja sisäisen valvonnan järjestelmät tarjoavat samantasoisen suojan unionin taloudellisille eduille ja kohtuullisen varmuuden hallintotavoitteiden saavuttamisesta.


PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA

1.

 VALVONTAYMPÄRISTÖ– kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisön valvontaympäristö riittävän hyvä perusta sisäisen valvonnan toteuttamiselle koko organisaatiossa?

Huom. Valvontaympäristöön sisältyvät hallinto- ja johtamistoiminnot sekä hallintoelinten ja johdon asenteet, tietoisuus ja toimet, jotka koskevat yhteisön sisäistä valvontaa ja sen merkitystä yhteisössä.

 

1.1

 Rehellisyys ja eettiset arvot

Osoittaako yhteisön johto olevansa sitoutunut keskustelemaan rehellisyydestä ja eettisistä arvoista ja valvomaan niiden noudattamista?

 

1.1.1

Onko yhteisössä käytössä kirjalliset menettelytapaohjeet, jotka annetaan tiedoksi koko henkilöstölle, tai henkilöstökäsikirja, joka sisältää eettistä käyttäytymistä ja arvoja edistäviä sääntöjä?

[Yhteisö täyttää]

 

1.1.2

Korostaako ja viestiikö johto henkilöstölle rehellisyyden ja eettisten arvojen tärkeydestä (”johdon esimerkki”)?

[Yhteisö täyttää]

 

1.1.3

Onko käytössä menettelyjä (esim. kurinpidolliset seuraamukset, taloudellinen ja henkilökohtainen vastuu), joita sovelletaan henkilöstöön kuuluvaan, joka ei noudata rehellisyyttä koskevia sääntöjä ja eettisiä arvoja?

[Yhteisö täyttää]

 

1.1.4

Onko käytössä menettelyjä mahdollisten eturistiriitojen käsittelemiseksi johdon tasolla?

[Yhteisö täyttää]

 

1.2

 Organisaatiorakenne ja valtuuksien ja vastuun määräytyminen.

Onko yhteisöllä selkeä ja asianmukainen organisaatiorakenne, ja onko keskeiset vastuualueet määritelty selkeästi?

 

1.2.1

Onko yhteisöllä selkeä organisaatiorakenne (eli kehys, jonka puitteissa yhteisön tavoitteiden mukaiset toimet suunnitellaan ja toteutetaan, ja niitä valvotaan ja tarkistetaan), joka tukee hyvää johtamista ja hallintoa?

[Yhteisö täyttää]

 

1.2.2

Mikä on päätöksentekorakenne ja mikä on korkein päätöksentekoelin?

[Yhteisö täyttää]

 

1.2.3

Onko raportointisuhteet ja -vastuut määritelty selkeästi? Esimerkki: onko vastuut, valtuudet ja raportointisuhteet määritelty selkeästi työsopimuksissa ja/tai toimintakäsikirjoissa?

[Yhteisö täyttää]

 

1.2.4

Ovatko työnkuvaukset saatavilla?

[Yhteisö täyttää]

 

1.2.5

Miten operatiivista toimintaa koskevat vastuut ja valtuudet on jaettu? Miten raportointisuhteet ja valtuushierarkia muodostuvat?

[Yhteisö täyttää]

 

1.2.6

Millaisia periaatteita ja käytäntöjä sovelletaan esim. seuraavien osalta: rekrytointi, perehdyttäminen, koulutus, arviointi, neuvonta, uralla eteneminen, palkitseminen ja korjaavat toimet?

[Yhteisö täyttää]

 

1.3

 Hallinnon valvontarakenne.

Onko yhteisöllä asianmukainen hallinnon valvontarakenne?

 

1.3.1

Onko yhteisöllä hallintoa valvova elin (esim. valvontaviranomaiset, tarkastusvaliokunta, sääntelyviranomaiset, hallintoneuvosto tai toimeenpaneva elin), joka on riippumaton yhteisön johdosta?

[Yhteisö täyttää]

 

1.3.2

Onko käytössä säännöt, joita sovelletaan hallinnon valvontaelimen jäsenten nimittämiseen, palkitsemiseen ja eroamiseen?

[Yhteisö täyttää]

 

1.3.3

Jos hallinnon valvontaelintä ei ole, onko yhteisön johto toteuttanut toimenpiteitä hallintovalvontavastuunsa hoitamiseksi?

[Yhteisö täyttää]

 

1.3.4

Onko yhteisöllä sisäisen tarkastuksen toiminto? Jos on, huomioikaa 5.2 jakso.

[Yhteisö täyttää]

 

1.3.5

Jos ei ole, millä muilla keinoilla johto valvoo sisäisen valvonnan kehittämistä ja toteuttamista?

[Yhteisö täyttää]

 

1.4

 Pätevien työntekijöiden rekrytointi, osaamisen kehittäminen ja työsuhteiden pysyvyys.

Osoittaako yhteisö sitoutuneensa rekrytoimaan tavoitteiden mukaisesti päteviä työntekijöitä sekä kehittämään heidän osaamistaan ja pitämään heidät palveluksessa?

 

1.4.1

Onko yhteisöllä viralliset, asiakirjoin vahvistetut henkilöstöpolitiikka ja -käytännöt?

[Yhteisö täyttää]

 

1.4.2

Onko yhteisöllä rekrytointi- ja palkkiopolitiikka?

[Yhteisö täyttää]

 

1.4.3

Onko yhteisöllä järjestelmä henkilöstön kehittämistä (ml. kehitys- ja koulutustarpeet) ja arviointia varten?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA

2.

 RISKINARVIOINTI – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Tunnistaako yhteisö riskit, jotka kohdistuvat sen tavoitteiden saavuttamiseen koko yhteisössä, ja analysoidaanko riskejä sen määrittämiseksi, miten niitä olisi hallittava?

 

2.1

Täsmentääkö yhteisö tavoitteensa riittävän selkeästi, jotta niihin liittyvät riskit voidaan tunnistaa ja arvioida?

 

 

2.2

Onko yhteisöllä käytössä riskienarviointimenettelyjä, joiden avulla johto voi tunnistaa, arvioida ja käsitellä olemassa olevia tai mahdollisia kysymyksiä, jotka voivat haitata yhteisön tavoitteiden saavuttamista?

[Yhteisö täyttää]

 

2.3

Arvioidaanko riskit hankkeen vai koko yhteisön tasolla?

[Yhteisö täyttää]

 

2.4

Dokumentoidaanko riskienarviointitoimenpiteet?

[Yhteisö täyttää]

 

2.5

Onko yhteisöllä riskirekisteri?

[Yhteisö täyttää]

 

2.6

Onko yhteisöllä käytössä riskienarviointimenettelyt, joilla

—

tunnistetaan tapahtumat ja riskit, jotka vaikuttavat tavoitteiden saavuttamiseen, mukaan lukien mahdolliset petokset?

—

analysoidaan riskien merkittävyyttä ja niiden esiintymisen todennäköisyyttä?

—

määritetään toimet ja seurantamekanismit, jotka ovat tarpeen riskeihin vastaamiseksi?

—

toteutetaan ja muutetaan kontrolleja, joilla reagoidaan tunnistettujen riskien muuttumiseen?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA

3.

 KONTROLLIT– kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): toteuttaako yhteisö vaikuttavia ja tehokkaita kontrolleja?

 

3.1

 Yleistä

Onko yhteisöllä viralliset kirjalliset toimintaperiaatteet ja menettelyt kontrolleja varten?

 

3.1.1

Toteuttaako yhteisö kontrolleja, jotka

—

sisältävät virallisia kirjallisia toimintaperiaatteita ja menettelyjä,

—

auttavat pienentämään tavoitteiden saavuttamista koskevat riskit hyväksyttävälle tasolle,

—

ovat relevantteja eli perustuvat riskien ja niiden hallinnassa tarvittavien kontrollien arviointiin?

[Yhteisö täyttää]

 

3.1.2

Puututaanko yhteisön kontrolleissa seuraaviin keskeisiin osa-alueisiin:

—

kirjanpidon ja raportoinnin luotettavuus (ks. 4 jakso: informaatio ja viestintä);

—

varojen ja tietojen turvaaminen;

—

hankintoja ja muita menoprosesseja koskevien sääntöjen noudattaminen;

—

virheiden, petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisy, havaitseminen ja oikaiseminen?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2

 Tehtävien eriyttäminen – yleistä

Onko seuraaviin keskeisiin toimintoihin liittyvät tehtävät erotettu tosiasiallisesti toisistaan:

—

tulojen ja menojen hyväksyjä (jolla on valtuudet hyväksyä toimintaan ja/tai rahoitukseen liittyviä transaktioita) ja tilinpitäjä (jolla on valtuudet suorittaa maksuja);

—

transaktioiden hyväksyminen, käsittely, kirjaaminen ja tarkistaminen;

—

operatiivisten ja rahoitukseen liittyvien toimien valvonta?

 

3.2.1

Onko tehtävien eriyttämisestä määrätty virallisesti esimerkiksi toiminta- tai menettelykäsikirjassa?

[Yhteisö täyttää]

 

3.3

 Tietojen suojaaminen – dokumentointi, arkistointi ja säilyttäminen

Onko yhteisön käytössä asianmukaiset ja tehokkaat menettelyt tietojen dokumentoinnin, arkistoinnin ja säilyttämisen sekä niiden täydellisyyden ja oikeellisuuden valvonnan osalta?

 

3.3.1

Mitkä ovat yhteisön arkistointijärjestelmien pääpiirteet (sähköinen/paperinen arkistointi, käyttöohjeet, tietokantojen ja sähköisten arkistointijärjestelmien käyttö)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.3.2

Yksilöi ja dokumentoi arkistointijärjestelmän ja -menettelyjen keskeiset piirteet.

[Yhteisö täyttää]

 

3.3.3

Onko yhteisöllä käytössä erilliset toimintatavat tai menettelyt avustuksia, hankintoja ja rahoitusvälineitä koskeviin prosesseihin liittyvää dokumentointia ja arkistointia varten?

Huom. Läpinäkyvyyttä ja luottamuksellisuutta koskevia erityisvaatimuksia voidaan soveltaa.

[Yhteisö täyttää]

 

3.4

 Tietojenkäsittelyjärjestelmät ja it-tietojärjestelmät.

Onko yhteisöllä käytössään tietotekniikkajärjestelmiä koskevat tehokkaat menettelyt ja kontrollit, joiden avulla ylläpidetään informaation eheyttä ja järjestelmissä käsiteltävien tietojen turvallisuutta?

 

3.4.1

Onko yhteisöllä viralliset kirjalliset menettelyt ja kontrollit tietotekniikkajärjestelmiensä valvontaa varten?

[Yhteisö täyttää]

 

3.4.2

Onko yhteisöllä asianmukaiset ja tehokkaat menettelyt transaktioiden aloittamista, hyväksymistä, kirjaamista, käsittelyä ja raportointia varten?

 

 

3.4.3

Sovelletaanko yhteisön sisäisessä valvonnassa asianmukaista manuaalisten ja automatisoitujen osien yhdistelmää, jossa otetaan huomioon yhteisön tietotekniikkajärjestelmien ja it-tietojärjestelmien käytön luonne ja monimutkaisuus?

 

 

3.4.4

Sisältyykö yhteisön tietotekniikkajärjestelmien kontrolleihin tehokkaita yleisiä tietoteknisiä kontrolleja ja sovelluskontrolleja?

 

 

It-tietojärjestelmiin liittyvät ohjeet

Yhteisön liiketoiminta- tai toimintaprosessit johtavat transaktioihin, jotka aloitetaan, kirjataan, käsitellään ja raportoidaan tietojärjestelmässä, joka on joko käsi- tai tietokonekäyttöinen. Myös käsi- ja tietokonekäyttöisten menettelyjen yhdistelmä on mahdollinen.

Onko keskeisiin kirjanpitotoimintoihin liittyvät tehtävät eroteltu asianmukaisesti toisistaan? Näitä ovat esim. transaktion aloittaminen, hyväksyminen, kirjaaminen, käsittely (siirtäminen pääkirjaan) ja raportointi tilinpäätöksessä.

Tietotekniikan käyttö vaikuttaa kontrollien toteuttamistapaan. Tietotekniikkajärjestelmiä koskevat kontrollit ovat tehokkaita, jos ne säilyttävät informaation eheyden ja järjestelmissä käsiteltyjen tietojen turvallisuuden sekä sisältävät tehokkaat yleiset tietotekniset kontrollit ja sovelluskontrollit.

Yleiset tietotekniset kontrollit muodostuvat toimintatavoista ja menettelyistä, jotka liittyvät moniin sovelluksiin ja tukevat sovellustarkastusten tehokasta toimintaa. Ne koskevat keskustietokone-, minitietokone- ja loppukäyttäjäympäristöjä. Yleiset tietotekniset kontrollit, joilla säilytetään informaation eheys ja tietoturva, sisältävät tavallisesti seuraavat kontrollit:

—

datakeskus ja verkkotoiminnot;

—

järjestelmän ohjelmistojen hankkiminen, muuttaminen ja ylläpito;

—

ohjelmien muutokset;

—

suojattu pääsy järjestelmään;

—

sovellusjärjestelmien hankinta, kehittäminen ja ylläpito.

Sovelluskontrollit ovat manuaalisia tai automatisoituja menettelyjä, jotka toteutetaan yleensä liiketoimintaprosessien tasolla ja jotka koskevat transaktioiden käsittelyä yksittäisissä sovelluksissa. Sovelluskontrollit voivat olla luonteeltaan ennaltaehkäiseviä tai havaitsevia, ja ne on suunniteltu varmistamaan kirjanpitoaineiston eheys. Sovelluskontrollit liittyvät siten menettelyihin, joita käyttäen aloitetaan, kirjataan, käsitellään ja raportoidaan liiketapahtumia tai muuta taloudellista tietoa. Nämä kontrollit auttavat varmistamaan, että liiketapahtumat ovat toteutuneet ja ne on hyväksytty sekä kirjattu ja käsitelty täysimääräisesti ja oikein. Esimerkkeinä voidaan mainita syöttötietojen tarkistukset ja numerojärjestyksen tarkistukset yhdessä poikkeamaraporttien manuaalisen seurannan kanssa tai tietojen korjaaminen syöttövaiheessa.

Manuaalisten tai automatisoitujen osien käyttäminen sisäisessä valvonnassa vaikuttaa myös siihen, kuinka transaktiot aloitetaan ja kuinka ne kirjataan, käsitellään ja raportoidaan:

—

manuaalisen järjestelmän kontrolleihin voi kuulua tällaisia menettelyjä, kuten transaktioiden hyväksynnät ja tarkistukset, täsmäytykset ja täsmäytyserien seuranta. Vaihtoehtoisesti yhteisössä voidaan käyttää transaktioiden aloittamiseen, kirjaamiseen, käsittelyyn ja raportoimiseen automatisoituja menettelyjä, jolloin sähköisessä muodossa oleva aineisto korvaa paperilla olevat dokumentit.

—

Tietojärjestelmissä olevat kontrollit koostuvat automatisoitujen kontrollien (esimerkiksi tietokoneohjelmiin rakennettujen kontrollien) ja manuaalisten kontrollien yhdistelmästä. Manuaaliset kontrollit saattavat myös olla tietotekniikasta riippumattomia, ne voivat käyttää tietotekniikan avulla tuotettua tietoa tai rajoittua tietotekniikan ja automatisoitujen kontrollien toiminnan tehokkuuden seurantaan ja poikkeamien käsittelemiseen. Kun tietotekniikkaa käytetään transaktioiden tai muun tilinpäätökseen sisällytettävän taloudellisen tiedon alkuun saattamisessa, kirjaamisessa, käsittelemisessä ja raportoimisessa, järjestelmät ja ohjelmat saattavat sisältää keskeisiin tileihin liittyviä kannanottoja koskevia kontrolleja tai niillä saattaa olla ratkaiseva merkitys tietotekniikasta riippuvaisten manuaalisten kontrollien tehokkaan toiminnan kannalta.

Yhteisön sisäisessä valvonnassa käyttämä manuaalisten ja automatisoitujen osien yhdistelmä vaihtelee yhteisön tietotekniikkajärjestelmien käytön luonteen ja monimutkaisuuden mukaan.

3.5

 Virheiden, petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisy, havaitseminen ja oikaiseminen

Onko yhteisöllä riittävät ja tehokkaat menettelyt virheiden, petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisemiseksi, havaitsemiseksi ja korjaamiseksi?

 

3.5.1

Ottaako yhteisö huomioon virheiden, petosten ja sääntöjenvastaisuuksien mahdollisuuden arvioidessaan tavoitteiden saavuttamiseen kohdistuvia riskejä?

[Yhteisö täyttää]

 

3.5.2

Yksilöikö yhteisö (erityistä luotettavuutta edellyttävät) tehtävät, joihin liittyy vilpillisen toiminnan riski (esim. pankkiyhteyksien ja kassanhallinta, hankinta- ja ostotoiminnot), ja onko käytössä valvontatoimenpiteitä (esim. tehtäväkierto tai lisäkontrollit)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.5.3

Onko käytössä menettelyjä, joilla raportoidaan virheistä, petoksista ja sääntöjenvastaisuuksista ja seurataan niitä?

[Yhteisö täyttää]

 

3.6

 Käyttöomaisuuden suojaaminen

Onko yhteisöllä käytössä asianmukainen ja tehokas käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden hallinnointijärjestelmä, jolla varmistetaan aineellisen käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden suojaaminen ja käyttöomaisuuden valvonta liikekirjanpitoa, kunnossapitoa ja varkauksien estämistä varten?

 

3.6.1

Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan omaisuuseriensä hallinnointijärjestelmästä?

[Yhteisö täyttää]

 

3.6.2

Muodosta riittävä käsitys yhteisön omaisuuserien hallinnointijärjestelmästä eli käytännöistä ja menettelyistä, joilla hankitaan ja hallinnoidaan maa-alueita, rakennuksia, koneita, ajoneuvoja, laitteita ja aineettomia hyödykkeitä (esim. teollis- ja tekijänoikeuksia ja lisenssejä).

Huom. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä hankintasääntöihin, joita sovelletaan aineellisen käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden hankintaan (ks. pilari 5 – hankinnat).

 

 

Ohjeet

Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön omaisuuserien hallinnointijärjestelmässä mahdollisesti on.

Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: tehtävät ja vastuut (tehtävien eriyttäminen), jotka liittyvät seuraavien hallinnointiin: omaisuuserien hankinta- ja ostomenettelyt, omaisuuserien rekisteröinti (omaisuusrekisterien käyttö, ajoneuvojen ajopäiväkirjat), käyttöä koskevat kontrollit ja menettelyt, valvonta- ja seurantamenettelyt, suojaamiseen ja saatavuuteen liittyvät menettelyt sekä omaisuuserien luovutukset ja siirrot.

3.7

 Vaihto-omaisuuden suojaaminen, saamiset ja velat

Onko yhteisöllä käytössä asianmukainen ja tehokas vaihto-omaisuuden (aineet, tarvikkeet, tavarat, materiaalit) hallinnointijärjestelmä, jolla varmistetaan vaihto-omaisuuden suojaaminen ja valvonta liikekirjanpitoa, kunnossapitoa ja varkauksien estämistä varten?

Onko yrityksellä käytössään asianmukainen ja toimiva hallinnointijärjestelmä, jolla varmistetaan, että maksut täsmäytetään saatavien ja velkojen kanssa?

 

3.7.1

Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan vaihto-omaisuutensa hallinnointijärjestelmästä?

[Yhteisö täyttää]

 

3.7.2

Muodosta riittävä käsitys yhteisön vaihto-omaisuuden hallinnointijärjestelmästä (esim. materiaalien, työkalujen, varaosien ja toimistotarvikkeiden hankintaa, ostoja ja hallinnointia koskevat käytännöt ja menettelyt).

Huom. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä hankintasääntöihin, joita sovelletaan aineiden, tarvikkeiden, tavaroiden ja materiaalien hankintaan (ks. pilari 5 – hankinnat).

 

 

Ohjeet

Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön vaihto-omaisuuden hallinnointijärjestelmässä mahdollisesti on.

Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: i) vaihto-omaisuuden ja hankinta- ja ostomenettelyjen hallinnointiin liittyvät tehtävät ja vastuut sekä varastokirjanpito; ii) suojatoimet, saatavuus ja käyttö; iii) valvonta- ja seurantamenettelyt, inventaariot ja täsmäytykset; iv) varastojen käyttö ja tyhjentäminen.

3.8

 Pankkiasioiden hallinnointi ja talletusten suojaaminen

Onko yhteisöllä käytössä asianmukainen ja tehokas pankkiasioiden hallinnointijärjestelmä, jolla varmistetaan pankkitilien suojaaminen ja mahdollistetaan saadun ja käytetyn käteisrahan asianmukainen kirjanpito?

 

3.8.1

Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan pankkiasioidensa hallinnointijärjestelmästä?

[Yhteisö täyttää]

 

3.8.2

Tekeekö yhteisö säännöllisesti (vähintään kuukausittain) täsmäytyksiä kirjanpitoonsa (pääkirja, kassakirja) merkittyjen ja pankkitilien tietojen välillä siten, ettei olennaisia eroja jätetä selvittämättä?

 

 

3.8.3

Muodosta riittävä käsitys yhteisön pankkiasioiden hallinnointijärjestelmästä (pankkitilien hoitamista koskevat käytännöt ja menettelyt).

 

 

Ohjeet

Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön pankkiasioiden hallinnointimenettelyissä mahdollisesti on.

Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: tehtävät ja vastuut (tehtävien eriyttäminen, käyttöoikeudet, erillisen kassanhallinnan käyttö) pankkitilien hallinnoinnissa, tilityypit (esim. korkotulot, käytetyt valuutat), kaksinkertaisten allekirjoitusmenettelyjen käyttö, pankkitilien säännölliset täsmäytykset, valvonta ja kontrollit, nimettyjen/erillisten pankkitilien käyttö hankkeissa; käteisvarojen hoito.

3.9

 Kassanhallinta ja käteisvarojen suojaaminen

Onko yhteisöllä käytössä asianmukainen ja tehokas kassanhallintajärjestelmä, jolla varmistetaan (käteis)kassan suojaaminen ja mahdollistetaan saadun ja käytetyn käteisrahan asianmukainen kirjanpito?

 

3.9.1

Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan kassanhallintajärjestelmästään?

[Yhteisö täyttää]

 

3.9.2

Tekeekö yhteisö säännöllisesti (vähintään kuukausittain) täsmäytyksiä kirjanpitoonsa (pääkirja, kassakirja) merkittyjen ja pankkitilien tietojen välillä siten, ettei olennaisia eroja jätetä selvittämättä?

 

 

3.9.3

Onko käytössä asianmukaisia menettelyjä käteisrahan säilyttämistä ja laskentaa varten?

 

 

3.9.5

Selvittääkö ja täsmäyttääkö yhteisö järjestelytilit ja ennakot eli käteismaksut, joista ei ole vielä kirjattu menoja, kuukausittain 30 päivän kuluessa kunkin kuukauden päättymisestä? Näihin ennakoihin voi sisältyä matkaennakkoja ja operatiivisia ennakkomaksutilejä (3). Tämä voi sisältää myös siirtoja muille yhteisöille, jotka luokitellaan menoiksi kun ne suoritetaan, vaikka siirtojen korvamerkitystä osuudesta odotetaan raportointia määräajoin.

 

 

3.9.6

Muodosta riittävä käsitys yhteisön kassanhallintajärjestelmästä (kassanhallintaa koskevat käytännöt ja menettelyt).

 

 

Ohjeet

Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön kassanhallintamenettelyissä mahdollisesti on.

Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: tehtävät ja vastuut (tehtävien eriyttäminen, käyttöoikeudet, erillisen kassanhallinnan käyttö) kassanhallinnassa; käteisvarojen käsittelyä koskevat menettelyt ja käteisrahan määrän rajoittaminen; säännölliset käteiskassan laskennat ja täsmäytykset; käteisennakoiden hallinnointi (käyttö, hyväksyntä, rajoitukset, seuranta ja selvitystoimet).

3.10

 Rekrytointi

Onko yhteisössä käytössä riittävät ja tehokkaat menettelyt (sekä vakituisen että väliaikaisen) henkilöstön rekrytointia varten?

 

3.10.1

Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan rekrytointijärjestelmästään?

[Yhteisö täyttää]

 

3.10.2

Muodosta riittävä käsitys yhteisön rekrytointijärjestelmästä (käytännöt ja menettelyt, joilla hallinnoidaan paikallista, ulkomaille lähetettyä ja muuta henkilöstöä).

 

 

3.10.3

Esittele rekrytointiprosessi alusta loppuun, alkaen valintamenettelyn hyväksymisestä ja päättyen työsopimuksen allekirjoittamiseen.

 

 

Ohjeet

Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön rekrytointimenettelyissä mahdollisesti on.

Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: henkilöstöhallinnon tehtävät ja vastuualueet; valinta- ja hyväksymismenettelyt; palkkojen, korvausten ja muiden työehtojen määrittäminen ja hyväksyminen; työsopimusten käyttö; toimenkuvaukset.

3.11

 Palkkahallinto ja ajanhallinta

Onko yhteisöllä riittävä ja tehokas palkkahallinto- ja ajanhallintajärjestelmä?

 

3.11.1

Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan palkkahallinto- ja ajanhallintajärjestelmästään?

[Yhteisö täyttää]

 

3.11.2

Muodosta riittävä käsitys yhteisön palkkahallinto- ja ajanhallintajärjestelmästä (palkkahallintoa ja ajanhallintaa koskevat käytännöt ja menettelyt).

 

 

3.11.3

Ovatko henkilöstötietokannat (4) ja palkkahallinto suorassa yhteydessä toisiinsa tietojen johdonmukaisuuden varmistamiseksi? Suoritetaanko täsmäytykset säännöllisesti (periaatteessa kuukausittain)?

 

 

3.11.4

Ovatko palkkahallinto- ja ajanhallintajärjestelmät yhteydessä toisiinsa, jotta voidaan varmistaa palkkojen ja muiden korvausten asianmukainen laskeminen?

 

 

3.11.5

Onko palkkahallinnon ja muiden asiaan liittyvien tietojen muuttamista koskevat vastuut rajattu, ja ovatko kirjausketjut saatavilla?

 

 

3.11.6

Onko henkilöstörekisteriin tehtävien muutosten osalta käytössä asianmukaiset (hyväksymis)menettelyt?

 

 

3.11.7

Onko käytössä menettelyt, joilla tunnistetaan valvonnan heikkoudet ja/tai haamutyöntekijät? Esimerkki: suorittaako sisäisen tarkastuksen yksikkö (vuosittain) palkkahallinnon tarkastuksen?

 

 

3.11.8

Onko yhteisöllä käytössä järjestelmä, jonka avulla henkilöstö, palkat ja muut asiaan liittyvät kustannukset kohdistetaan hankkeille?

 

 

3.11.9

Mitä periaatteita (käytettyjen perusoletusten uskottavuus ja jakoperusteet) yhteisö käyttää kohdentaessaan palkkoja ja niihin liittyviä kustannuksia hankkeille? Miten henkilöstön yksittäisiin hankkeisiin käyttämä työaika hyväksytään ja kirjataan?

 

 

Ohjeet

Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön palkkahallinto- ja ajanhallintajärjestelmissä mahdollisesti on.

Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: palkkahallintoon ja ajanhallintaan liittyvät tehtävät ja vastuualueet; palkkojen ja palkkakomponenttien kirjaaminen, laskeminen ja hyväksyminen (kiinteä/vaihtuva; ylityöt; sosiaaliturva). Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä yhteisön ajanhallintajärjestelmään: työajan kirjaaminen ja kirjanpito (työaikalomakkeiden käyttö), valvonta- ja hyväksymismenettelyt.

3.12

 Muita palkkoihin liittyviä menoja ja korvauksia koskevat kontrollit

Onko yhteisöllä käytössä asianmukaiset ja tehokkaat kontrollit muiden palkkoihin liittyvien menojen ja korvausten valvontaa varten?

 

Keskeinen kysymys (taso 3):

 

3.12.1

Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan muiden palkkoihin liittyvien menojen ja korvausten kontrolleja varten?

[Yhteisö täyttää]

 

3.12.2

Mitä menettelyjä ja kontrolleja on käytössä matka- ja majoituskustannusten (päivärahojen) määrittämiseksi ja maksamiseksi?

 

 

3.12.3

Mitä menettelyjä ja kontrolleja on käytössä koulutuksesta ja henkilöstön muusta kehittämisestä aiheutuvien menojen määrittämiseksi ja maksamiseksi?

 

 

3.13.

 Palvelujen hankinta ja kustannukset.

Onko yhteisöllä asianmukaiset ja tehokkaat kontrollit palvelujen hankinnan ja palvelujen kustannusten kirjanpidon valvontaa varten?

 

3.13.1

Mitä menettelyjä yhteisö on ottanut käyttöön hankkiessaan palveluja ulkoisilta palveluntarjoajilta (esim. selvitykset ja tutkimukset; mainonta, myynninedistäminen, julkaisut ja näkyvyyttä lisäävät toimet; arvioinnit; tilintarkastus, kirjanpito ja oikeudelliset palvelut; tekninen apu; kääntäminen ja tulkkaus; konferenssien ja seminaarien järjestäminen; näkyvyyttä edistävät toimet)?

Huom. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä hankintasääntöihin, joita sovelletaan palvelujen hankintoihin (ks. pilari 5 – hankinnat).

[Yhteisö täyttää]

 

3.14

 Muiden (palkkoihin liittymättömien) menojen valvonta.

Onko yhteisöllä käytössä asianmukaiset ja tehokkaat kontrollit muiden kuin palkkoihin liittyvien menojen valvontaa varten?

Huom. Tähän sisältyvät kaikki kustannukset lukuun ottamatta seuraavia: palkat, palkkoihin liittyvät menot ja korvaukset sekä palvelujen kustannukset. Joitakin esimerkkejä: toimistokulut, kuten vuokra, kulutushyödykkeet ja toimistotarvikkeet, käyttökulut (sähkö, vesi, kaasu, polttoaine), verot ja maksut (esim. viemärit ja kiinteiden jätteiden maksut), siivous ja kunnossapito; viestintä (puhelin, faksi, internet); vakuutukset, hallinto ja kirjanpito, painatus.

 

3.14.1

Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai menettelykäsikirjan muiden kuin palkkoihin liittyvien menojen kontrolleja varten?

[Yhteisö täyttää]

 

3.14.2

Muodosta riittävä käsitys yhteisön soveltamasta menojen valvontajärjestelmästä (asiaa koskevat käytännöt ja menettelyt).

 

 

Ohjeet

Dokumentoi edellä mainittujen menettelyjen kuvaukset ja viittaukset asiaankuuluvaan lähdemateriaaliin (järjestelmät, vuokaaviot, käsikirjat jne.) ja yksilöi, mitä puutteita yhteisön soveltamissa menojen valvontamenettelyissä mahdollisesti on.

Tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat: menojen valvonnan tehtävät ja vastuut; hallintomenettelyt, joilla varmistetaan, että menojen valvonnassa noudatetaan yhteisön käyttöön ottamia menettelyjä; menojen valtuuttaminen ja hyväksyminen; talousarvion mukaisten ja toteutuneiden menojen säännöllinen vertailu.

3.15

 Toiminnan tuloksellisuuden seuranta.

Onko yhteisöllä käytössä asianmukaiset ja tehokkaat kontrollit toiminnan tuloksellisuuden seurantaa varten?

 

3.15.1

Onko yhteisö laatinut kuvauksen tai käsikirjan menettelyistään, joilla seurataan toiminnan tuloksellisuutta?

[Yhteisö täyttää]

 

3.15.2

Mitä toimenpiteitä yhteisöllä on käytössä toiminnan tuloksellisuuden (= toimien ja hankkeiden toteutuksen eteneminen) arviointia varten?

[Yhteisö täyttää]

 

3.15.3

Soveltaako yhteisö laatunormeja (esim. ISO)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.15.4

Onko ulkoisten sijaan käytössä sisäisiä standardeja?

[Yhteisö täyttää]

 

3.15.5

Onko yhteisöllä käytössä menettelyjä toiminnan tuloksellisuuden arvioimiseksi (ennen täytäntöönpanoa, sen aikana ja täytäntöönpanon jälkeen)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.15.6

Kuka (sisäinen tai ulkoinen toimija) suorittaa arvioinnit, ja miten tuloksien raportointi ja seuranta on järjestetty?

[Yhteisö täyttää]

 

3.16

 Varojen käyttöä koskevien säännösten ja sääntöjen noudattaminen.

Onko yhteisö huolehtinut asianmukaisesta ja tehokkaasta valvonnasta sen varmistamiseksi, että yhteisön toiminnan ja hankkeiden rahoitusta koskevia EU:n säännöksiä ja sääntöjä noudatetaan?

 

3.16.1

Onko yhteisöllä kuvaus tai käsikirja menettelyistään, joilla varmistetaan varojen käyttöä koskevien säännösten ja sääntöjen noudattaminen?

[Yhteisö täyttää]

 

3.16.2

Onko yhteisöllä käytössä menettelyt, joilla varmistetaan, että toiminnasta ja hankkeista aiheutuneet todelliset menot ja niitä varten saadut tulot ovat sovellettavien sääntöjen eli sopimuksissa määritettyjen ehtojen mukaisia?

 

 

3.16.3

Onko yhteisöllä käytössä menettelyt, joilla varmistetaan, että asianomaiset säännöt ja ehdot ovat hyvin tiedossa ja niitä noudatetaan? Tällaiset säännöt ja ehdot voivat koskea esimerkiksi seuraavia: menojen tukikelpoisuus, hankintasäännöt (ks. pilari 5), alkuperäsäännöt, EU:n rahoittamien toimien näkyvyyttä koskevat säännöt ja varojen siirtoa hankkeen lopussa koskevat säännöt.

 

 


PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA

4.

 INFORMAATIO JA VIESTINTÄ – kysymykset/kriteerit

Ohjeet

Informaatio on tarpeen, jotta yhteisö pystyy suorittamaan sisäisen valvonnan tehtäviä, joilla tuetaan sen tavoitteiden saavuttamista. Yhteisön johto hankkii tai tuottaa ja käyttää sekä sisäisistä että ulkoisista lähteistä saatavaa merkityksellistä ja laadukasta informaatiota, jolla tuetaan sisäisen valvonnan muiden osatekijöiden toimintaa.

Sisäinen raportointi (sisäinen informaatio ja viestintä)

Tämä koskee sisäistä raportointia, joka kattaa tilinpäätösraportoinnin ja yhteisön johdolle suunnatun raportoinnin toimien ja hankkeiden toteuttamisen laadullisista näkökohdista yhteisössä.

Ulkoinen raportointi (ulkoinen informaatio ja viestintä)

Ulkoiset informaatio- ja viestintävirrat voidaan jakaa kahteen osaan:

—

Ulospäin suuntautuva ulkoinen raportointi: tilinpäätösraportointi sekä raportointi ulkopuolisille sidosryhmille yhteisön toteuttamien toimien ja hankkeiden laadullisista ja määrällisistä näkökohdista.

Tämä koskee lähinnä yhteisön vuotuisia tilinpäätöksiä ja sen tilivelvollisuutta (ulkopuolisia) sidosryhmiä kohtaan.

—

Sisäänpäin suuntautuva ulkoinen raportointi: tilinpäätösraportointi sekä raportointi yhteisölle avustuksensaajien toteuttamien toimien ja hankkeiden laadullisista ja määrällisistä näkökohdista.

Tämä koskee avustuksensaajien raportointia yhteisölle ja niiden tilivelvollisuutta yhteisöä kohtaan. Raportointi perustuu yhteisön asettamiin erityisiin sääntöihin ja edellytyksiin, jotta voidaan täyttää EU:n ja muiden avunantajien rahoitukselle asettamat vaatimukset (mukaan lukien raportointivaatimukset). Nämä raportointivirrat ovat olennainen osa sisäistä valvontaa.

Edellä mainittuja kahta ulkoisen raportoinnin tyyppiä käsitellään pilarissa 2 – Kirjanpito.


PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA

4.

 INFORMAATIO JA VIESTINTÄ (jatkuu) – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä käytössä kontrollit ja menettelyt, joilla varmistetaan luotettava raportointi – sekä sisäinen että ulkoinen (sisään- ja ulospäin suuntautuva) – sovellettavien vaatimusten ja normien mukaisesti?

 

4.1

 Sisäinen raportointi

Onko yhteisöllä asianmukaiset ja tehokkaat kontrollit sen varmistamiseksi, että sisäinen raportointi tuottaa johdolle merkityksellistä ja laadukasta informaatiota?

 

4.1.1

Hankkiiko tai tuottaako ja käyttääkö yhteisö (sisäisistä ja/tai ulkoisista lähteistä saatavaa) merkityksellistä ja laadukasta informaatiota johdon raporttien laatimista varten?

[Yhteisö täyttää]

 

4.1.2

Toimitetaanko yhteisön johdolle säännöllisesti (kuukausittain tai neljännesvuosittain) raportteja tavoitteiden, toimien ja hankkeiden edistymisestä?

[Yhteisö täyttää]

 

4.1.3

Kattaako informaatio täytäntöönpanon laadulliset näkökohdat, kuten tulosindikaattoreiden käytön, täytäntöönpanon tilan ja viivästykset, sekä keskeiset kysymykset ja ongelmat?

[Yhteisö täyttää]

 

4.1.4

Kattaako informaatio taloudelliset näkökohdat, kuten toimen/hankkeen talousarvion mukaisten ja toteutuneiden menojen vertailun ja niiden analyysin?

[Yhteisö täyttää]

 

4.1.5

Jakaako yhteisö sisäisesti informaatiota, mukaan lukien sisäisen valvonnan tavoitteet ja vastuualueet, joka on tarpeen sisäisen valvonnan toiminnan tukemiseksi?

[Yhteisö täyttää]

 

4.2

 Ulkoinen raportointi (ulospäin suuntautuva) – tilinpäätös

Laatiiko ja esittääkö yhteisö vuositilinpäätöksen, joka on luotettava ja sovellettavien kansainvälisten standardien mukainen?

 

4.2.1

Laatiiko ja esittääkö yhteisö luotettavan vuositilinpäätöksen?

”Luotettava” tarkoittaa sitä, että tilinpäätös

—

kuvaa todenmukaisesti yhteisön taloudellista asemaa, taloudellista tulosta ja rahavirtoja;

—

kuvastaa liiketoimien, muiden tapahtumien ja olosuhteiden tosiasiallista taloudellista sisältöä eikä ainoastaan niiden oikeudellista muotoa;

—

on puolueeton, ts. vinoutumaton;

—

on laadittu varovaisuutta noudattaen; ja

—

on täydellinen kaikilta olennaisilta osin.

 

 

Ohjeet

Vuoden lopussa laadittava tilinpäätös on läpinäkyvyyden ehdoton edellytys. Kyky laatia vuositilinpäätös oikea-aikaisesti on keskeinen osoitus kirjanpitojärjestelmän toimivuudesta ja säilytettyjen tietojen laadusta.

Jotta tilinpäätös olisi hyödyllinen ja edistäisi läpinäkyvyyttä, sen on oltava lukijan ymmärrettävissä ja käsiteltävä liiketoimia, varoja ja velkoja läpinäkyvästi ja johdonmukaisesti. Tämä on tilinpäätösstandardien tavoite. Joillakin mailla on omat julkisen sektorin tilinpäätösstandardit, jotka hallitus tai muu toimivaltainen elin on vahvistanut. Jotta tällaiset standardit ovat yleisesti hyväksyttävissä, ne yleensä yhdenmukaistetaan kansainvälisten standardien kanssa (esim. julkisen sektorin kansainväliset tilinpäätösstandardit (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS)). Osalla niistä on merkitystä maille, jotka ovat ottaneet käyttöön suoriteperusteisen kirjanpidon, kun taas jotkin muut maat käyttävät kassaperusteisia järjestelmiä.

4.2.2

Täyttävätkö tilinpäätöksessä esitettävät taloudelliset tiedot seuraavat vaatimukset, jotka tekevät niistä hyödyllisiä käyttäjille?

—

Relevanssi. Taloudellisten tietojen pitäisi olla relevantteja käyttäjien päätöksentekotarpeiden kannalta.

—

Olennaisuus. Tilinpäätöksessä olisi keskityttävä antamaan taloudellisia tietoja, joiden odotetaan vaikuttavan käyttäjien päätöksiin.

—

Todenmukainen esittäminen. Tilinpäätöstietojen pitäisi olla oikeat ja riittävät ja vailla virheellisyyksiä.

—

Vertailukelpoisuus. Eri kausia ja organisaatioita koskevien tilinpäätöstietojen pitäisi olla vertailukelpoisia.

—

Todennettavuus. Tilinpäätöstiedoista pitäisi käydä ilmi yhteisön toiminnan taustalla olevat taloudelliset seikat.

—

Oikea-aikaisuus. Tilinpäätöstietojen julkistamista ei pitäisi viivästyttää kohtuuttomasti.

—

Ymmärrettävyys. Tilinpäätöstietojen on oltava sellaisten käyttäjien ymmärrettävissä, joilla on riittävät tiedot yhteisön toiminnasta.

 

 

4.2.3

Laatiiko ja esittääkö yhteisö vuositilinpäätöksen, joka on sovellettavien kansainvälisten standardien mukainen? Mikä on sovellettava taloudellisen raportoinnin normisto? Mitä perussäännöksiä ja -sääntöjä yhteisön on noudatettava vuositilinpäätöksen laatimisessa ja esittämisessä?

[Yhteisö täyttää]

 

4.2.4

Muut julkistettavat hyödylliset tiedot

Annetaanko yhteisön tilinpäätöksessä seuraavat tiedot?

—

Yhteisön osoite ja oikeudellinen muoto sekä lainkäyttöalue, jolla se toimii.

—

Yhteisön toiminnan luonne ja pääasialliset toiminnot.

—

Viittaus yhteisön toimintaa sääntelevään oikeudelliseen ja sääntelykehykseen.

—

Määräysvaltaa käyttävän yhteisön nimi ja tunnistetiedot (tarvittaessa).

—

Budjetoitujen ja toteutuneiden määrärahojen/sitoumusten ja maksujen vertailu.

—

Yksityiskohtaiset tiedot rahoituslähteistä (saadut määrät/saamiset ja varojen antajien tunnistetiedot).

—

Laskelma taloudellisesta asemasta sekä tuotto- ja kululaskelma tilinpäätöksen kattamalta kaudelta jaoteltuna toimien, ohjelmien, hankkeiden, (erityis)rahastojen ja rahoitusvälineiden tyyppien mukaan.

 

 

4.2.5

Noudattaako yhteisö sijoittautumismaassaan sovellettavia kansallisia tilinpäätösstandardeja (tilinpäätösraportointi mukaan lukien)? Esimerkki: Maailmanpankki (eli Kansainvälinen jälleenrakennus- ja kehityspankki (IBRD) ja Kansainvälinen kehitysjärjestö (IDA)) noudattavat Yhdysvaltain tilinpäätösnormistoa (Generally Accepted Accounting Principles, US GAAP).

 

 

4.2.6

Noudattaako yhteisö kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (mukaan lukien tilinpäätösraportointi) tai erityisten säännösten tai yleissopimusten määräysten mukaisia tilinpäätöksen laatimisperiaatteita ja -sääntöjä?

—

Julkissektorin kansainväliset tilinpäätösstandardit (IPSAS)

—

Kansainväliset tilinpäätösstandardit (IFRS-standardit)

—

Muut erityiset yleissopimukset ja säännöt, kuten YK-järjestelmän tilinpäätösstandardit (UNSAS)

[Yhteisö täyttää]

 

4.2.7

Mikä on yhteisön tilinpäätöksen laatimisen ja esittämisen laskentaperusta?

—

Suoriteperuste

—

Kassaperuste

—

Muutettu kassa- tai suoriteperuste (yhdistelmä)

Alaviite: Suoriteperuste tarkoittaa laskentaperustetta, jonka mukaan liiketoimet ja muut tapahtumat kirjataan silloin, kun ne toteutuvat (eikä ainoastaan silloin, kun rahavaroja saadaan tai luovutetaan). Sen vuoksi liiketoimet ja tapahtumat merkitään kirjanpitoon ja kirjataan tilinpäätökseen sille kaudelle, johon ne liittyvät. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa ne ovat varoja, velkoja, nettovaroja/omaa pääomaa, tuloja ja menoja.

[Yhteisö täyttää]

 

4.2.8.

Mikä ajanjakso muodostaa yhteisön tilikauden?

[Yhteisö täyttää]

 

4.2.9.

Onko yhteisön tilinpäätöksessä seuraavat osat?

—

laskelma taloudellisesta asemasta (tase);

—

tuotto- ja kululaskelma (tuloslaskelma);

—

laskelma nettovarojen / oman pääoman muutoksista;

—

rahavirtalaskelma; ja

—

tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja tilinpäätöksen liitetiedot.

[Yhteisö täyttää]

 

4.2.10

Onko yhteisön tilinpäätös toimitettu ulkopuoliselle tilintarkastajalle kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä?

[Yhteisö täyttää]

 

4.3

 Ulkoinen raportointi (ulospäin suuntautuva) – erillinen raportointi rahoittajille

Onko yhteisöllä käytössä raportointimenettelyt, joilla mahdollistetaan asianmukainen ja oikea-aikainen raportointi rahoittajille (myös Euroopan komissiolle) yhteisölle osoitettujen varojen käytöstä hankkeisiin, toimiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin?

 

4.3.1

Onko yhteisöllä erilliset raportointimenettelyt, joita sovelletaan EU:n tai muiden tahojen rahoittamiin toimiin, hankkeisiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin?

[Yhteisö täyttää]

 

4.4

 Ulkopuolinen raportointi (sisäänpäin suuntautuva) – edelleenvaltuutetut toimijat ja avustuksensaajat

Toteuttaako yhteisö asianmukaisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan kohtuullisessa määrin, että avustuksensaajat toimittavat luotettavia ja oikea-aikaisia raportteja yhteisön niille siirtämien varojen käytöstä?

 

4.4.1

Onko yhteisöllä erilliset raportointimenettelyt, joita sovelletaan EU:n tai muiden tahojen rahoittamiin toimiin, hankkeisiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin?

[Yhteisö täyttää]

 

4.4.2

Onko yhteisö määrittänyt ehdot, joiden mukaisesti avustuksensaajat raportoivat toimien, hankkeiden, (erityis)rahastojen ja rahoitusvälineiden täytäntöönpanon rahoituksellisista ja laadullisista näkökohdista?

[Yhteisö täyttää]

 

4.4.3

Ilmoitetaanko raportointiehdot selkeästi ja asianmukaisesti (esim. toimeksiannossa, (verkkopohjaisissa) ja muissa ohjeissa tai esitteissä)?

—

Mitkä ovat tärkeimmät raportointiehdot?

—

Ovatko nämä ehdot sitovia? Esimerkki: vahvistetaanko ehdot sopimuksissa (tai niiden liitteissä), jotka yhteisö tekee avustuksensaajien kanssa?

—

Onko ehtojen noudattamatta jättämisestä aiheutuvat seuraamukset selitetty (esim. menojen tukikelpoisuutta koskevat säännöt)?

[Yhteisö täyttää]

 

4.4.4

Seuraako/todentaako yhteisö, että raportointiehtoja noudatetaan?

[Yhteisö täyttää]

 

4.4.5

Vastaanottaako ja tarkasteleeko yhteisö säännöllisesti avustuksensaajien laatimia edistymisraportteja?

[Yhteisö täyttää]

 

4.4.6

Reagoiko yhteisö tehokkaasti ja oikea-aikaisesti näiden kertomusten tarkastelusta johtuviin kysymyksiin? Esimerkkejä: merkittävät erot budjetoiduissa ja toteutuneissa menoissa, epätavalliset menoerät, (mahdolliset) tukeen oikeuttamattomat menot, viivästykset hankkeiden toteutuksessa, hanketoiminnot, joita ei ole toteutettu suunnitelmien mukaisesti.

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 1 – SISÄINEN VALVONTA

5.

 SEURANTA – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Seuraako yhteisö sisäistä valvontajärjestelmää ja sen eri osia säännöllisesti ja tehokkaasti?

 

 

5.1.

 Sisäisen valvonnan järjestelmän (ja sen osien) seuranta (jos yhteisöllä ei ole omaa sisäisen tarkastuksen toimintoa).

Jos yhteisöllä ei ole omaa sisäisen tarkastuksen toimintoa, onko sillä käytössään asianmukaiset ja tehokkaat toimenpiteet sisäisen valvonnan seuraamiseksi?

 

5.1.1

Mitkä ovat tärkeimmät toiminnot, joita yhteisö käyttää sisäisen valvonnan järjestelmänsä ja sen osien seurantaan?

[Yhteisö täyttää]

 

5.1.2

Millä toimilla yhteisö pyrkii korjaamaan sisäisen valvonnan järjestelmässä (tai sen osissa) havaitut puutteet?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.

 Sisäisen tarkastuksen toiminto.

Onko yhteisöllä oma sisäisen tarkastuksen toiminto?

 

5.2.1

Standardit ja sisäisen tarkastuksen toimintaohje

Noudattaako sisäisen tarkastuksen toiminto sisäisten tarkastajien järjestön (Institute of Internal Auditors) laatimia kansainvälisiä ammatillisia normeja ja eettisiä sääntöjä (www.theiia.org)?

[Yhteisö täyttää]

 

Ohjeet

Sisäisen tarkastuksen toiminnon tai vastaavan valvontajärjestelmän on tuotettava yhteisön johdolle säännöllisesti riittävää palautetta sisäisen valvonnan järjestelmien tuloksellisuudesta. Joissakin maissa sisäisen tarkastuksen toiminnot koskevat vain transaktioiden ennakkotarkastusta, joka sitten katsotaan osaksi sisäistä valvontaa.

5.2.2

Standardit ja sisäisen tarkastuksen toimintaohje

Onko sisäisen tarkastuksen toiminto hyväksynyt sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen, joka vastaa sisäisten tarkastajien järjestön vahvistamia sisäisen tarkastuksen määritelmää, eettisiä sääntöjä ja standardeja?

Alaviite: Sisäisen tarkastuksen toimintaohje on virallinen asiakirja, jossa esitetään sisäisen tarkastustoiminnan tarkoitus, valtuudet ja vastuut. Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa i) vahvistetaan sisäisen tarkastustoiminnan asema organisaatiossa, mukaan lukien sen sisäisestä tarkastuksesta vastaavan johtajan toiminnallinen raportointisuhde hallitukseen; ii) valtuutetaan tarkastamaan tiedot, henkilöstö ja fyysinen omaisuus, jotka ovat olennaisia toimeksiantojen suorittamisen kannalta; ja iii) määritellään sisäisen tarkastustoiminnan laajuus. Sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen hyväksyy viime kädessä yhteisön ylin johto tai tapauksesta riippuen valvontaelin (tarkastuskomitea).

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.3

Riippumattomuus

Miten sisäisen tarkastuksen toiminto sopii yhteisön organisaatiorakenteeseen?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.4

Riippumattomuus

Onko sisäisen tarkastuksen toiminto riippumaton eli onko sillä vapaat edellytykset suorittaa sisäisen tarkastuksen tehtävät puolueettomasti?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.5

Riippumattomuus (jatkuu)

Onko sisäisestä tarkastuksesta vastaavalla johtajalla / sisäisen tarkastuksen toimintoa johtavalla henkilöllä suora ja rajoittamaton yhteys ylimpään johtoon ja valvontaelimeen (tapauksen mukaan)?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.6

Tavoitteet ja työn laajuus

Mikä on sisäisen tarkastuksen toiminnon tehtävien luonne?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.7

Tavoitteet ja työn laajuus (jatkuu)

Mitkä ovat tehtävät, jotka sisäisen tarkastuksen toiminto suorittaa tai sen on määrä suorittaa?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.8

Tavoitteet ja työn laajuus

Määritetäänkö sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa yhteisölle tarjottujen (varmennus)palvelujen luonne?

Huom. Varmennuspalveluihin kuuluu sisäisen tarkastajan objektiivinen arvio näytöstä, jonka avulla annetaan riippumaton lausunto tai päätelmät yhteisöstä, toiminnasta, toiminnosta, prosessista, järjestelmästä tai muusta aineistosta. Varmennustoimeksiannon luonne ja laajuus määräytyvät sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) mukaan.

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.9

Tavoitteet ja työn laajuus

Laatiiko sisäisen tarkastuksen toiminto riskienarvioinnin toimista ja/tai organisatorisista toiminnoista (esim. osastot, yksiköt)?

Huom. Tehokkaan sisäisen tarkastuksen (tai järjestelmien seurannan) evidenssiin sisältyy myös keskittyminen korkean riskin alueisiin.

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.10

Tavoitteet ja työn laajuus

Laatiiko sisäisen tarkastuksen toiminto monivuotisen (yleensä kolmivuotisen) tarkastussuunnitelman sekä vuotuiset toimintasuunnitelmat? Miten ja kenen toimesta tarkastuskohteet valitaan ja hyväksytään?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.11

Tavoitteet ja työn laajuus (jatkuu)

Sisältyykö näihin suunnitelmiin asianmukainen valikoima erityyppisiä tarkastuksia, jotka kattavat muun muassa seuraavat: sääntöjen ja säännösten noudattaminen, tilintarkastukset, palkkahallinnon tarkastukset, järjestelmien tarkastukset (ml. tietotekniikka), rikostekniset tarkastukset ja tuloksellisuuden tarkastukset?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.12

Tavoitteet ja työn laajuus

Kohdistetaanko sisäinen tarkastus kaikkiin yhteisön hallinnoimiin toimintoihin?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.13

Raportit

Laaditaanko ja julkaistaanko sisäisen tarkastuksen raportit vahvistetun aikataulun mukaisesti? Jaetaanko ne ylimmälle johdolle ja valvontaelimelle tai tarkastusvaliokunnalle (tapauksen mukaan)?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.14

Riippumattomuus (jatkuu)

Esittääkö sisäinen tarkastus säännöllisesti (kuukausittain, neljännesvuosittain) edistymisraportit yhteisön johdolle ja valvontaelimelle tai tarkastusvaliokunnalle (tapauksen mukaan)?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.15

Sisäisen tarkastuksen havaintojen ja suositusten seuranta

Onko sisäisen tarkastuksen pohjalta tehdyt havainnot ja annetut suositukset osoitettu asianmukaisille tahoille (yhteisön ylimmälle johdolle ja valvontaelimelle tai tarkastusvaliokunnalle (tapauksen mukaan)) ja otettu huomioon?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.16

Sisäisen tarkastuksen havaintojen ja suositusten seuranta

Reagoiko yhteisön johto nopeasti sisäisessä tarkastuksessa tehtyihin havaintoihin?

[Yhteisö täyttää]

 

5.2.17

Sisäisen tarkastuksen havaintojen ja suositusten seuranta

Pannaanko sisäisen tarkastuksen pohjalta annetut suositukset täytäntöön asianmukaisesti ja ajallaan?

Huom. Tehokkaan sisäisen tarkastuksen (tai järjestelmien seurannan) evidenssiin sisältyvät myös johdon toimet sisäisen tarkastuksen havaintojen pohjalta. Tämä on ratkaisevan tärkeää, koska havaintoihin perustuvien toimien laiminlyönti veisi kokonaan pohjan sisäiseltä tarkastukselta.

[Yhteisö täyttää]

 

5.3

 Johdon kannanotto sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkuuteen.

Ottaako yhteisön johto kantaa sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkuuteen?

 

5.3.1

Sisällyttääkö johto yhteisön vuositilinpäätökseen/vuosikertomukseen raportin sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkuudesta?

Jos vastaus on kyllä, tarkastele yhteisön sisäisen valvonnan raportteja viimeisten kolmen vuoden ajalta ja riippumattoman tilintarkastajan raporttia johdon kannanotosta, joka koskee sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkuutta.

Jos vastaus on kyllä, minkä tyyppisen lausunnon (varaukseton/varauksellinen) ulkoiset tilintarkastajat antoivat johdon kannanotosta, joka koskee sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkuutta?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 2 – KIRJANPITO

KESKEINEN KYSYMYS (taso 1)

Tilintarkastajan huomautukset

Käyttääkö yhteisö Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti kirjanpitojärjestelmää, joka perustuu kansallisiin ja/tai kansainvälisiin tilinpäätösstandardeihin ja tuottaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmällistä, täydellistä ja luotettavaa tietoa oikea-aikaisesti?

 

Ohjeet

Tilinpäätöksen laatimisperiaatteilla tarkoitetaan erityisiä periaatteita, perusteita, konventioita, sääntöjä ja käytäntöjä, joita yhteisö soveltaa tilinpäätöksen laatimiseen ja esittämiseen. Luotettavalla perustalla tarkoitetaan, että yhteisö soveltaa tilinpäätöksen laatimisperiaatteita, jotka ovat relevantteja käyttäjien päätöksentekotarpeiden kannalta ja luotettavia siltä osin, että tilinpäätökset:

—

kuvaavat todenmukaisesti yhteisön taloudellista asemaa, taloudellista tulosta ja rahavirtoja;

—

kuvastavat liiketoimien, muiden tapahtumien ja olosuhteiden tosiasiallista taloudellista sisältöä eivätkä ainoastaan niiden oikeudellista muotoa;

—

ovat puolueettomia, ts. vinoutumattomia;

—

on laadittu varovaisuutta noudattaen; ja

—

ovat täydellisiä kaikilta olennaisilta osin.

Varainhoitoasetuksen 154 artikla

Komissio voi katsoa, että sellaisten yhteisöjen ja henkilöiden kirjanpitojärjestelmät ja sisäisen valvonnan järjestelmät, joille komissio siirtää talousarvion toteuttamistehtäviä, tarjoavat samantasoisen suojan unionin taloudellisille eduille ja vastaavan kohtuullisen varmuuden hallintotavoitteiden saavuttamisesta.


PILARI 2 – KIRJANPITO

1.

 KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ JA TILINPÄÄTÖKSEN LAATIMISPERIAATTEET – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

1.

 Kirjanpitojärjestelmä ja tilinpäätöksen laatimisperiaatteet

 

 

Keskeinen kysymys (taso 2): Käyttääkö yhteisö asianmukaista kirjanpitojärjestelmää ja onko sillä selkeät kirjalliset tilinpäätöksen laatimisperiaatteet?

 

1.1

Soveltaako yhteisö tilinpäätöksen laatimisperiaatteita, jotka

—

ovat relevantteja käyttäjien päätöksentekotarpeiden kannalta ja tarjoavat luotettavan perustan yhteisön tilinpäätöksen laatimiselle;

—

ovat sovellettavien kansallisten ja/tai kansainvälisten tilinpäätösstandardien tai tietyissä säädöksissä tai sopimuksissa vahvistettujen tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden ja -sääntöjen mukaisia?

 

 

1.2

Onko yhteisöllä tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja -menettelyt sisältävä käsikirja, jossa muun muassa kuvataan tarkasti erityyppisiin rahoitustoimiin ja kirjanpitotapahtumiin sovellettavia kirjanpitomenettelyjä?

[Yhteisö täyttää]

 

1.3

Onko yhteisöllä kahdenkertaisen kirjanpidon järjestelmä?

Huom. Kahdenkertaisen kirjanpidon sääntöjen mukaisesti taloudelliset tiedot kirjataan liikekirjanpitoon, jossa kukin toimi tai tapahtuma vaikuttaa vähintään kahteen eri pääkirjan tiliin.

[Yhteisö täyttää]

 

1.4

Onko yhteisöllä tililuettelo, joka kuvastaa asianmukaisesti yhteisön toimintaa?

[Yhteisö täyttää]

 

1.5

Suorittaako yhteisö säännöllisesti täsmäytyksiä pankkitilien tietojen ja kassakirjaan merkittyjen tietojen kanssa (tarvittaessa)?

[Yhteisö täyttää]

 

1.6

Selvittääkö ja täsmäyttääkö yhteisö järjestelytilit ja ennakot säännöllisesti? Sisältääkö pääkirja erilliset tilit hankkeiden ennakko- ja loppumaksujen kirjaamista varten?

Huom. Taloudellisten tietojen luotettava raportointi edellyttää kirjaamiskäytäntöjen jatkuvaa tarkistamista ja varmentamista. Tämä on tärkeä osa sisäistä valvontaa, ja se muodostaa perustan laadukkaille tiedoille, joita tarvitaan hallintoa ja ulkoista raportointia varten. Oikea-aikainen ja riittävän tiheä eri lähteistä peräisin olevien tietojen täsmäyttäminen on keskeistä tietojen luotettavuuden varmistamiseksi.

[Yhteisö täyttää]

 

1.7

Mahdollistaako kirjanpitojärjestelmä yksittäisiin hankkeisiin, toimiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin liittyvien kirjanpitotietojen ja taloudellisten tietojen käsittelyn ja raportoinnin riippumatta siitä, rahoitetaanko nämä hankkeet, toimet, (erityis)rahastot ja rahoitusvälineet yhteisön varoista ja/tai ulkoisista lähteistä (kuten Euroopan komission varoilla)?

[Yhteisö täyttää]

 

1.8

Voiko yhteisö varmistaa yksittäisiin hankkeisiin, toimiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin liittyvien tapahtumien (tulot ja menot) kirjausketjun riippumatta siitä, rahoitetaanko nämä hankkeet, toimet, (erityis)rahastot ja rahoitusvälineet yhteisön varoista ja/tai ulkoisista lähteistä (kuten Euroopan komission varoilla)?

[Yhteisö täyttää]

 

1.9

Miten ulkoisten organisaatioiden (esim. Euroopan komissio) yhteisölle yksittäisten hankkeiden, toimien, (erityis)rahastojen ja rahoitusvälineiden rahoitusta varten suorittamat ennakkomaksut kirjataan yhteisön kirjanpitoon?

[Yhteisö täyttää]

 

1.10

Onko yhteisöllä menettelyt, joiden mukaisesti selvitetään yhteisön avustuksensaajille maksamat ennakkomaksut (esim. selvitetäänkö ennakot avustuksensaajien toimittamien, varojen käyttöä koskevien tarkastusraporttien perusteella)?

 

 


PILARI 2 – KIRJANPITO

2.

 BUDJETOINTI – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

2.

 Budjetointi

 

 

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä budjettijärjestelmä ja -menettelyt, joiden avulla sen toimintoja varten voidaan laatia läpinäkyvät ja luotettavat budjetit?

 

2.1

Onko budjettimenettelyt vahvistettu virallisesti (esim. budjettikäsikirjassa tai ryhmäkirjeissä)?

[Yhteisö täyttää]

 

2.2

Kuinka usein budjetti laaditaan (vuosittain, puolivuosittain, neljännesvuosittain)?

[Yhteisö täyttää]

 

2.3

Ketkä ovat budjettimenettelyn keskeiset toimijat?

[Yhteisö täyttää]

 

2.4

Mitä kirjanpitotietoja ja muita tietolähteitä käytetään?

[Yhteisö täyttää]

 

2.5

Onko yhteisöllä asianmukainen budjetin luokittelujärjestelmä (luokitteluperusteita voivat olla esimerkiksi toiminta- ja pääomamenot, toimintoperusteinen budjetointi, funktionaalinen tai analyyttinen luokittelu taikka hanke-/alahankekohtainen luokittelu).

[Yhteisö täyttää]

 

2.6

Esitetäänkö ennakoidut/arvioidut kustannukset budjeteissa johdonmukaisesti ja selvästi kaikkien yhteisön toimintojen, toimien ja hankkeiden osalta?

[Yhteisö täyttää]

 

2.7

Ovatko budjetit läpinäkyviä ja kattavia ja kuvaavatko ne asianmukaisesti yhteisön toimintaa?

 

 

2.8

Perustuuko budjettien laatiminen ja ennakoitujen/arvioitujen kustannusten laskeminen uskottaviin oletuksiin? Perustuvatko budjetin kustannustietojen laskemisessa sovellettavat jakoperusteet loogisiin, johdonmukaisiin ja uskottaviin oletuksiin ja periaatteisiin?

 

 

2.9

Ovatko budjettitiedot relevantteja ja luotettavia ja onko niistä todellista hyötyä johdolle ja/tai muille käyttäjille?

[Yhteisö täyttää]

 

2.10

Miten ja kenen toimesta budjetit hyväksytään?

[Yhteisö täyttää]

 

2.11

Voidaanko kirjanpitojärjestelmässä tuottaa kattavia raportteja tosiasiallisesti aiheutuneista menoista verrattuna alkuperäiseen budjettiin?

[Yhteisö täyttää]

 

2.12

Laaditaanko raportteja, joissa esitetään tosiasiallisesti aiheutuneet kokonaismenot verrattuna alun perin budjetoituihin kokonaismenoihin, säännöllisesti (puolivuosittain, neljännesvuosittain) ja esitetäänkö ne kohtuullisen ajan kuluessa (1 kuukausi) tarkastelujakson päättymisestä?

[Yhteisö täyttää]

 

2.13

Tarkastellaanko tosiasiallisten ja alun perin budjetoitujen menojen välisiä eroja ja selitetäänkö ne asianmukaisesti?

[Yhteisö täyttää]

 

2.14

Jos menojen koostumus eroaa merkittävästi alkuperäisestä budjetista, hyväksytäänkö tällainen varianssi asianmukaisesti?

[Yhteisö täyttää]

 

2.15

Otetaanko budjetin toteutumista koskevissa raporteissa huomioon myös sellaisille yhteisön osille (esim. muissa toimipaikoissa sijaitsevat toimistot) tehdyistä siirroista aiheutuvat menot, joiden toiminta on itsenäistä/riippumatonta yhteisön päätoimipaikasta?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 2 – KIRJANPITO

3.

 YKSITTÄISIÄ HANKKEITA, TOIMIA (ERITYIS)RAHASTOJA, RAHOITUSVÄLINEITÄ JA TALOUSARVIOTAKUITA KOSKEVA KIRJANPITO JA BUDJETOINTI – kysymykset/perusteet

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Tässä osiossa esitettyjen kysymysten avulla on tarkoitus arvioida, voidaanko yhteisön kirjanpitojärjestelmän avulla tuottaa luotettavia ja ajantasaisia raportteja siitä, miten yhteisö – ja/tai avustuksensaajat – ovat käyttäneet varoja tiettyihin toimiin, hankkeisiin, (erityis)rahastoihin ja rahoitusvälineisiin (5). Näitä raportteja hyödyntävät yhteisön johto ja/tai ulkopuoliset tahot, jotka ovat tarjonneet rahoitusta (kuten Euroopan komissio).

3.

 Hankkeita, toimia, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä koskeva kirjanpito ja budjetointi

 

 

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä kirjanpito- ja budjetointimenettelyt, jotka mahdollistavat riittävän ja oikea-aikaisen raportoinnin rahoittajille (myös Euroopan komissiolle) siitä, miten yhteisö on käyttänyt rahoittajien hankkeita, toimia, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä varten osoittamia varoja, sekä valmiudet ja prosessit tilinpäätöslaskelmien  (6) tuottamiseksi?

 

3.1

Onko yhteisöllä kirjanpitojärjestelmä ja -menettelyt, joiden avulla voidaan tuottaa relevanttia ja luotettavaa tietoa EU:n ja muiden rahoittajien rahoittamia toimia, hankkeita, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä koskevien raporttien (joihin sisältyy taloudellisia ja laadullisia tietoja) ja tilinpäätösten laatimista varten?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2

Voidaanko yhteisön kirjanpitojärjestelmän avulla tuottaa tiettyjä toimia, hankkeita, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä koskevia taloudellisia raportteja tai koottuja kirjanpitotietoja, joita voidaan hyödyntää suoraan taloudellisten raporttien ja tilinpäätösten laatimisessa?

[Yhteisö täyttää]

 

Ohjeet

Yhteisön tietojärjestelmään kuuluu tyypillisesti liiketapahtumien kirjaamiseen toistuvasti tarvittavien vakiotyyppisten pääkirjanpitovientien käyttäminen. Esimerkkejä voivat olla kirjanpitoviennit, joilla palkkakulut viedään pääkirjaan.

Yhteisön taloudellisen raportoinnin prosessiin kuuluu myös muiden kuin vakiotyyppisten pääkirjanpitovientien käyttäminen kertaluonteisten, epätavallisten liiketapahtumien tai oikaisujen kirjaamiseen. Nämä voivat olla tarpeen sellaisten yksittäiseen hankkeeseen liittyvien kustannuserien (mukaan lukien kustannusten jakaminen) esittämiseksi, joita vakiintuneet kirjanpitomenettelyt ja pääkirjanpitoviennit eivät kata. Manuaalisissa pääkirjanpitojärjestelmissä muut kuin vakiomuotoiset pääkirjanpitoviennit voidaan tunnistaa tarkastamalla yksityiskohtaisesti pääkirjoja, päiväkirjoja ja näitä tukevaa dokumentaatiota.

3.3

Missä määrin yhteisön on tehtävä ylimääräisiä pääkirjanpitovientejä, mukautettava kirjanpitovientejä ja/tai suoritettava muuta manuaalista taloudellisten ja kustannustietojen käsittelyä tai muokkausta kattavien ja luotettavien raporttien laatimiseksi?

[Yhteisö täyttää]

 

3.4

Missä määrin yhteisö käyttää aputaulukoita ja/tai (kustannusten) jakotaulukoita, joiden avulla verrataan hankekirjanpitoon sisältyviä taloudellisia tietoja pääkirjan ja/tai kustannuslaskennan tietoihin?

[Yhteisö täyttää]

 

3.5

Missä määrin yhteisö hyödyntää tilinpäätösraportoinnissa tavanomaisten kirjanpitosovellustensa ohella muita sovelluksia (esim. taulukkolaskentaohjelmat, kuten MS Excel)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.6

Otetaan riittävän hyvin selvää siitä, miten hankkeita koskevat taloudelliset tiedot (menot) esitetään yhteisön kirjanpitojärjestelmässä (keskeiset oletukset, jakoperiaatteet) ja miten nämä tiedot on hankittu ja sisällytetty taloudellisiin raportteihin (automaattisesti vai tekemällä manuaalisia mukautuksia).

[Yhteisö täyttää]

 

3.7

Onko yhteisöllä budjetointijärjestelmä ja -menettelyt, joiden avulla voidaan tuottaa relevanttia ja luotettavaa tietoa toimia, hankkeita, (erityis)rahastoja ja rahoitusvälineitä koskevien budjettien laatimista varten?

Huom. Periaatteessa voidaan soveltaa samoja kysymyksiä kuin yhteisön yleisessä budjettimenettelyssä.

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS

KESKEINEN KYSYMYS (taso 1)

Tilintarkastajan huomautukset

Onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

 

Ohjeet

Korkealaatuinen ulkoinen tarkastus on keskeinen vaatimus silloin, kun on tarkoitus lisätä avoimuutta yhteisön resurssien käytöstä, rahoittajien antamat varat mukaan luettuina. Ulkoisen tarkastuksen keskeisiin laatutekijöihin kuuluvat tarkastuksen tavoitteet ja laajuus sekä asianmukaisten tilintarkastusstandardien noudattaminen, myös ulkoisen tarkastajan (tilintarkastuslaitoksen) riippumattomuus.


PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS

1.

 SÄÄNTELYKEHYS – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä sääntelykehys ulkoista tarkastusta varten?

 

1.1

Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka suorittaa riippumaton ja ammattimainen ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö (yksityisen sektorin toimija) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti?

Jos on, vastaa kysymyksiin kohdissa 2.1 (Periaatteet) ja 3 (Ulkoisen tarkastuksen menettelyt).

[Yhteisö täyttää]

 

1.2

Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka suorittaa kansallinen tilintarkastuslaitos (julkisen sektorin toimija) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti? Jos on, vastaa kysymyksiin kohdassa 3 jäljempänä.

Jos on, vastaa kysymyksiin kohdissa 2.2 (Periaatteet) ja 3 (Ulkoisen tarkastuksen menettelyt).

[Yhteisö täyttää]

 

1.3

Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka suorittaa ulkopuolinen tilintarkastaja tai valvontaelin, joka toimii erityisessä sääntely- tai institutionaalisessa kehyksessä (esim. YK:n ulkoinen tilintarkastaja) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti? Jos on, vastaa kysymyksiin kohdassa 4 jäljempänä.

Jos on, vastaa kysymyksiin kohdissa 2.3 (Periaatteet) ja 3 (Ulkoisen tarkastuksen menettelyt).

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS

2.

 PERIAATTEET – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

2.1

 Ulkoisen tarkastuksen suorittaa riippumaton ja ammattimainen ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö (yksityisen sektorin toimija) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti.

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena,

—

jonka suorittaa yhteisöstä riippumaton ja ammattimainen ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö, joka noudattaa ammattietiikkaa koskevia perusperiaatteita, joihin kuuluvat muun muassa seuraavat: rehellisyys, objektiivisuus, ammattitaito sekä asianmukainen huolellisuus, luottamuksellisuus ja ammattimainen käyttäytyminen;

—

joka suoritetaan noudattaen tilintarkastusstandardeja, jotka vastaavat kansainvälisen tilintarkastus- ja varmennusstandardilautakunnan (IAASB) antamia kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja (ISA)?

2.1.1

Suorittaako tarkastuksen ammattimainen ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö, joka on vakiintuneen kansallisen tilintarkastus- tai tarkastuselimen jäsen?

Onko kansallinen tilintarkastus- tai tarkastuselin IFAC:n jäsen?

 

 

2.1.2

Suoritetaanko tarkastus sovellettavien kansallisten tilintarkastusstandardien mukaisesti, ja ovatko nämä standardit kansainvälisen tilintarkastus- ja varmennusstandardilautakunnan (IAASB) antamien kansainvälisten tilintarkastusstandardien (ISA) mukaisia?

 

 

2.1.3

Sovelletaanko tarkastuksen suorittavaan tilintarkastajaan eettisiä sääntöjä tilintarkastajien keskeisistä eettisistä periaatteista, jotka koskevat rehellisyyttä, objektiivisuutta, riippumattomuutta, ammattitaitoa ja asianmukaista huolellisuutta, luottamuksellisuutta, ammattimaista käyttäytymistä ja teknisiä standardeja?

Ovatko eettiset säännöt IFAC:n yhteydessä toimivan eettisiä tilintarkastusstandardeja käsittelevän kansainvälisen IESBA-komitean (International Ethics Standards Board for Accountants) tilintarkastusammattilaisia varten laatimien eettisten sääntöjen (Code of Ethics for Professional Accountants) mukaisia?

 

 

2.1.4

Noudatetaanko keskeisiin periaatteisiin kuuluvaa riippumattomuutta kaikilta osin?

 

 

2.2

 Ulkoisen tarkastuksen suorittaa kansallinen tilintarkastuslaitos (julkisen sektorin toimija) kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja vastaavien standardien mukaisesti.

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena,

—

jonka suorittaa yhteisöstä riippumaton kansallinen tilintarkastuslaitos tai ylin tarkastuselin (esim. kansallinen tilintarkastustuomioistuin tai vastaava elin), joka noudattaa ammattietiikkaa koskevia perusperiaatteita, joihin kuuluvat muun muassa seuraavat: rehellisyys, objektiivisuus, ammattitaito sekä asianmukainen huolellisuus, luottamuksellisuus ja ammattimainen käyttäytyminen;

—

joka suoritetaan noudattaen tilintarkastusstandardeja, jotka vastaavat ylimpien tarkastuselinten kansainvälisen järjestön (INTOSAI) vahvistamia periaatteita, standardeja ja ohjeita?

2.2.1

Suorittaako tarkastuksen kansallinen tilintarkastuslaitos, joka on INTOSAIn jäsen?

 

 

2.2.2

Suoritetaanko tarkastus sovellettavien kansallisten tilintarkastusstandardien mukaisesti, ja ovatko nämä standardit INTOSAIn standardien mukaisia?

 

 

2.2.3

Sovelletaanko tarkastuksen suorittavaan tilintarkastajaan eettisiä sääntöjä tilintarkastajien keskeisistä eettisistä periaatteista, jotka koskevat rehellisyyttä, objektiivisuutta, riippumattomuutta, ammattitaitoa ja asianmukaista huolellisuutta, luottamuksellisuutta, ammattimaista käyttäytymistä ja teknisiä standardeja?

Ovatko nämä eettiset säännöt INTOSAIn eettisten sääntöjen (ISSAI 30) tai muiden vastaavien sääntöjen mukaisia?

 

 

2.2.4

Noudatetaanko keskeisiin periaatteisiin kuuluvaa riippumattomuutta kaikilta osin?

 

 

2.3

 Ulkoisen tarkastuksen suorittaa ulkopuolinen tilintarkastaja tai valvontaelin, joka toimii erityisessä sääntely- tai institutionaalisessa kehyksessä (esim. YK:n ulkoinen tilintarkastaja) ja joka on riippumaton yhteisöstä tilintarkastusta koskevia kansainvälisiä standardeja vastaavien vaatimusten mukaisesti.

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisö sellaisen ulkoisen tarkastuksen kohteena,

—

jonka suorittaa yhteisöstä riippumaton ulkopuolinen tarkastus- tai valvontaelin, joka noudattaa ammattietiikkaa koskevia perusperiaatteita, joihin kuuluvat muun muassa seuraavat: rehellisyys, objektiivisuus, ammattitaito sekä asianmukainen huolellisuus, luottamuksellisuus ja ammattimainen käyttäytyminen;

—

joka suoritetaan noudattaen tilintarkastusstandardeja, jotka vastaavat kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja (ISA) tai INTOSAIn standardeja?

2.3.1

Suorittaako tarkastuksen ulkopuolinen tarkastus- tai valvontaelin, joka toimii erityisessä sääntely- tai institutionaalisessa kehyksessä? Lisätään lyhyt kuvaus tästä kehyksestä.

 

 

2.3.2

Suoritetaanko tarkastus noudattaen standardeja, jotka vastaavat kansainvälisiä tilintarkastusstandardeja (ISA) tai INTOSAIn standardeja?

 

 

2.3.3

Sovelletaanko tarkastuksen suorittavaan tilintarkastajaan eettisiä sääntöjä tilintarkastajien keskeisistä eettisistä periaatteista, jotka koskevat rehellisyyttä, objektiivisuutta, riippumattomuutta, ammattitaitoa ja asianmukaista huolellisuutta, luottamuksellisuutta, ammattimaista käyttäytymistä ja teknisiä standardeja?

Ovatko eettiset säännöt IFAC:n yhteydessä toimivan eettisiä tilintarkastusstandardeja käsittelevän kansainvälisen IESBA-komitean (International Ethics Standards Board for Accountants) tilintarkastusammattilaisia varten laatimien eettisten sääntöjen (Code of Ethics for Professional Accountants), INTOSAIn eettisten sääntöjen (ISSAI 30) tai muiden vastaavien eettisten sääntöjen mukaisia?

 

 

2.3.4

Noudatetaanko keskeisiin periaatteisiin kuuluvaa riippumattomuutta kaikilta osin?

 

 


PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS

3.

 ULKOISEN TARKASTUKSEN MENETTELYT – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Sovelletaanko yhteisöön asianmukaisia ulkoisen tarkastuksen menettelyjä?

 

2.1

Minkä tyyppisiä ulkoisia tarkastuksia yhteisöön sovelletaan (esim. yhteisön tilinpäätösten vuotuiset tarkastukset, sääntöjenmukaisuutta koskevat tarkastukset tai muut tarkastukset)?

Mitkä ovat tarkastusten tavoitteet ja miten laajoja ne ovat? Kattavatko tarkastukset myös Euroopan komissiolta ja/tai muilta varojen antajilta peräisin olevan rahoituksen laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyviä näkökohtia?

Kuinka usein tarkastuksia suoritetaan?

Kenelle tilintarkastaja antaa raporttinsa?

[Yhteisö täyttää]

 

2.2

Kuka (yksi tai useampi) tilintarkastaja nämä tarkastukset suorittaa (ks. 1 – sääntelykehys)?

[Yhteisö täyttää]

 

2.3

Kuinka monen kuukauden kuluessa yhteisön tilikauden päättymisestä annetaan tarkastusraportti yhteisön tilinpäätöksistä?

Millainen tarkastuslausunto tilinpäätöksistä on annettu kolmen viime vuoden aikana?

[Yhteisö täyttää]

 

2.4

Onko ulkoisten tarkastusten pohjalta tehdyt havainnot ja annetut suositukset osoitettu asianmukaisille tahoille (yhteisön ylimmälle johdolle ja tarpeen mukaan valvontaelimelle/tarkastusvaliokunnalle) ja otettu huomioon?

[Yhteisö täyttää]

 

2.5

Reagoiko yhteisön johto ulkoisessa tarkastuksessa tehtyihin havaintoihin nopeasti?

[Yhteisö täyttää]

 

2.6

Pannaanko ulkoisten tarkastusten pohjalta annetut suositukset täytäntöön asianmukaisesti ja ajallaan?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 4 – AVUSTUKSET

KESKEINEN KYSYMYS (taso 1)

Tilintarkastajan huomautukset

Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

 

Ohjeet

Yhteisö voi tehdä avustussopimuksia suoraan avustuksensaajien  (7) kanssa. Avustuksella tarkoitetaan lahjoituksen muodossa annettavaa rahoitusosuutta, jolla rahoitetaan avustuksensaajan toteuttamia toimia tai avustuksen saajan toimintaa yleensä (toimintakustannukset).

Yhteisöllä olisi oltava käytössään menettelyt, joilla varmistetaan kohtuullisessa määrin, että avustuksensaajat täyttävät sisäistä valvontaa, kirjanpitoa ja ulkoista tarkastusta koskevat vaatimukset. Avustusjärjestelmää koskevat periaatteet on esitettävä selkeästi määritellyssä ja avoimessa oikeudellisessa ja sääntelykehyksessä, jossa vahvistetaan asianmukaiset politiikat, menettelyt, tilivelvollisuus ja kontrollit. Vaikka avustusjärjestelmä toimii omissa puitteissaan, se hyötyy yleisestä valvontaympäristöstä, johon sisältyy muun muassa tietojen julkinen saatavuus, yhteisön suorittamat sisäiset kontrollit, yhteisön kirjanpitojärjestelmä ja ulkoinen tarkastus.

Komissio voi katsoa, että avustuksia koskevat säännöt ja menettelyt ovat asianmukaiset, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:

a)

ne ovat suhteellisuusperiaatteen, moitteettoman varainhoidon periaatteen, tasapuolisen kohtelun periaatteen ja syrjimättömyyden periaatteen mukaisia;

b)

niillä varmistetaan avoimuus siten, että ehdotuspyynnöt julkaistaan asianmukaisesti ja suorat myöntämismenettelyt rajoitetaan koskemaan kohtuullisia määriä tai perustellaan asianmukaisesti;

c)

niillä estetään eturistiriidat avustusten myöntämismenettelyn kaikissa vaiheissa.


PILARI 4 – AVUSTUKSET

1.

 OIKEUDELLINEN JA SÄÄNTELYKEHYS – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys avustusten myöntämistä varten?

 

1.1

Millaisia avustuksia yhteisö myöntää? Määritelläänkö kehyksessä asianmukaisesti termi ’avustus’ ja avustusten muodot (esim. enimmäismäärä, toimen (avustuskelpoisten) kokonaiskustannusten prosenttiosuus, kertakorvauksen muodossa myönnettävän rahoituksen käyttö jne.)?

[Yhteisö täyttää]

 

1.2

Silloin kun avustuksia myönnetään ehdotuspyyntöjen perusteella, onko hakijoita varten laadittu suuntaviivat ja kuvataanko suuntaviivoissa selkeästi menettelyt ja säännöt, joita prosessin aikana sovelletaan hakemuksesta aina avustuksen myöntämiseen asti?

—

Onko suuntaviivat julkaistu ja ovatko ne helposti saatavilla?

—

Kuvataanko suuntaviivoissa selkeästi keskeiset periaatteet (ks. jäljempänä) ja kysymykset, kuten avustuskelpoisuussäännöt, vaadittavat todistusasiakirjat ja toimet/toiminta?

—

Sisältyykö suuntaviivoihin asiakirjoja, kuten avustushakemuslomakkeita ja toimen talousarvion malleja?

—

Onko käytettävissä muutoksenhakukeinoja, jotka ovat helposti saatavilla, avoimia, syrjimättömiä, tehokkaita ja tuloksellisia? Kerrotaanko avustuksensaajille/hakijoille heidän oikeuksistaan prosessin kaikissa vaiheissa?

[Yhteisö täyttää]

 

1.3

Käyttääkö yhteisö avustussopimuksissa vakiomalleja?

Onko toimet/toiminta mahdollista määritellä selkeästi sopimusmalleissa?

Onko kaikki avustuksensaajat yksilöity sopimuksissa?

Määritelläänkö sopimuksissa ainakin kohde, edunsaaja(t), kesto, rahoituksen enimmäismäärä, toimen tai työohjelman talousarvio ja avustuksensaaja/-saajien tehtävät?

[Yhteisö täyttää]

 

1.4

Määritelläänkö sopimuksissa selkeästi ehdot, säännöt ja kriteerit, joita on noudatettava?

Jos avustus myönnetään useammalle yhteisölle, vahvistetaanko avustussopimuksissa selvästi koordinaattorin, jos sellainen on nimetty, ja muiden edunsaajien velvollisuudet ja tehtävät sekä edellytykset, joiden mukaisesti avustussopimukseen voidaan lisätä tai siitä voidaan poistaa edunsaaja?

Avustussopimuksiin ei saa tehdä sellaisia muutoksia, jotka vaikuttaisivat avustuksen myöntämispäätökseen tai tapauksen mukaan hakijoiden tasapuoliseen kohteluun. Täyttyvätkö nämä kriteerit?

Onko olemassa avustuskelpoisia kustannuksia (esim. avustuksensaajalle aiheutuneet todelliset kustannukset) koskevat perussäännöt?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 4 – AVUSTUKSET

2.

 PERIAATTEET – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat periaatteet sisällytetty yhteisön avustusten myöntämisjärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin: avoimuus, tasapuolinen kohtelu, avustuskelpoisuuskriteerit ja eturistiriitojen välttäminen?

Näiden periaatteiden on sisällyttävä yhteisön avustusten myöntämisjärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin siten, että pääperiaatteena on suhteellisuusperiaate. Periaatteet eivät ole ehdottomia, ja niistä voidaan joissakin tapauksissa poiketa edellyttäen, että poikkeukset ilmoitetaan selvästi ja ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja.

 

2.1

Avoimuus. Julkaistaanko ehdotuspyynnöt laajasti sekä helposti saatavilla olevassa muodossa? Onko avustuksenhakijoilla riittävästi aikaa tehdä ehdotukset?

 

 

2.2

Tasapuolinen kohtelu. Arvioiko ehdotuspyynnöt arviointikomitea, joka toimii puolueettomasti ja käyttää selkeitä ja julkaistuja kriteereitä? Valitaanko avustuksensaajat ja myönnetäänkö avustukset pelkästään hakemuksen perusteella? Onko viestintä avustuksenhakijoiden kanssa sallittua näissä vaiheissa?

 

 

2.3.1

Avustuskelpoisuusperusteet. Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä avustuskelpoisuuskriteerit, jotka ovat avoimia ja syrjimättömiä? Onko avustuskelpoisuuskriteerit julkaistu ja ovatko ne helposti saatavilla?

 

 

2.3.2

Avustuskelpoisuuskriteerit. Onko avustuksenhakijoita varten olemassa avustuskelpoisuuskriteerit (esim. avustuksenhakijan oikeudellinen ja hallinnollinen asema, kansalaisuutta koskevat säännöt)?

 

 

2.3.3

Avustuskelpoisuuskriteerit. Onko avustuksilla rahoitettavia toimia varten olemassa avustuskelpoisuuskriteerit (esim. toimien tyypit, alat tai aihealueet ja avustuksella katettavat maantieteelliset alueet)?

 

 

2.5

Kaksinkertaisen rahoituksen välttäminen. Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä perussäännöt, joissa todetaan selvästi, että saman toimen samoja kustannuksia ei voida rahoittaa kahdesti?

 

 

2.6

Eturistiriitojen välttäminen. Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä menettelyt ja säännöt eturistiriitojen ehkäisemiseksi myöntämisprosessin kaikissa vaiheissa?

 


PILARI 4 – AVUSTUKSET

3.

 AVUSTUSMENETTELYT – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö avustusten myöntämiseen asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

 

 

3.1

 Ehdotuspyyntöjen julkaiseminen – Soveltaako yhteisö ehdotuspyyntöjen julkaisemiseen asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

 

3.1.1

Julkaistaanko ehdotuspyynnöt kansallisissa/kansainvälisissä viestimissä (esim. lehdistö, internet)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.1.2

Ovatko keskeiset asiakirjat avustuksenhakijoiden helposti saatavilla (esim. verkkosivuilla)? Keskeisiin asiakirjoihin voivat kuulua muun muassa hakijoille tarkoitetut ohjeet, joihin sisältyy tärkeitä kriteerejä, kuten hakijoihin, toimiin ja menoihin sovellettavat avustuskelpoisuussäännöt, avustushakemuslomakkeet, avustussopimusmallit ja liitteet.

[Yhteisö täyttää]

 

3.1.3

Mahdollistaako avustusten myöntämisjärjestelmä avustusten myöntämisen ilman ehdotuspyyntöä (esim. suoraan)? Onko ehdot, joiden mukaisesti avustuksia voidaan myöntää suoraan, määritelty tarkasti ja onko menettely rajoitettu koskemaan poikkeuksellisia ja asianmukaisesti perusteltuja tilanteita, kuten edunsaajamaille myönnettäviä avustuksia, kriisitilanteita, monopoliasemaa ja muita vastaavia tapauksia?

[Yhteisö täyttää]

 

3.1.4

Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä tuki- ja tiedotustoiminnon (esim. tiedotustilaisuuksien järjestäminen mahdollisille hakijoille, yhteyspiste/tukipalvelu, usein esitetyt kysymykset, käsikirjat)?

—

Voivatko avustuksenhakijat esittää kysymyksiä ehdotuspyynnön julkaisemisen jälkeen ja ennen ehdotusten toimittamiselle asetettua määräaikaa?

—

Toimitetaanko hakijan vastauksiin annetut kysymykset muille hakijoille?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2

 Ehdotusten toimittaminen – Soveltaako yhteisö ehdotusten toimittamiseen asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

 

3.2.1

Onko yhteisöllä käytössä menettelyt avustuksenhakijoiden tekemien ehdotusten vastaanottamista, rekisteröintiä ja säilyttämistä varten?

Käyttääkö yhteisö avustushakemusten rekisteröinnissä ja käsittelemisessä sähköistä/tietoteknistä järjestelmää? Onko käytössä toimenpiteitä ja kontrolleja, joiden avulla varmistetaan asiakirjojen eheys, saatavuus ja tarvittaessa luottamuksellisuus sekä henkilötietojen suoja?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.2

Ilmoitetaanko ehdotusten toimittamisen määräajat avustuksenhakijoille?

[Yhteisö täyttää]

 

3.3

 Ehdotusten turvallisuus ja luottamuksellisuus – Soveltaako yhteisö sääntöjä ja menettelyjä, joilla varmistetaan ehdotusten turvallisuus ja luottamuksellisuus?

 

3.3.1

Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä sääntöjä, joilla varmistetaan toimitettujen ehdotusten turvallisuus ja luottamuksellisuus erityisesti

—

varmistamalla, että käytössä on ehdotusten turvallisuutta ja säilyttämistä koskevat toimenpiteet (esim. asiakirjojen rekisteröinti, kaikkien asiakirjojen numerointi tai keskitetty säilytystila kaikkia asiakirjoja varten), ja rajoittamalla asiakirjoihin pääsyä; ja

—

tarkastelemalla sähköiseen turvallisuuteen liittyviä kysymyksiä ja noudattamalla dokumentoituja prosesseja sähköisen tallennuksen ja viestinnän osalta (esim. sähköisesti toimitetut ehdotukset suojataan pääsyltä ehdotusten esittämiselle asetettuun määräaikaan asti, ja järjestelmä kykenee automaattisesti hylkäämään myöhässä toimitetut ehdotukset)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.4

 Ehdotusten vastaanottaminen, rekisteröinti ja avaaminen – Soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä ehdotusten vastaanottamiseen, rekisteröintiin ja avaamiseen?

 

3.4.1

Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä ehdotusten avaamista koskevat menettelyt, jotka kattavat erityisesti seuraavat toimenpiteet:

—

nimetään arviointikomitea, joka avaa ja parafoi ehdotukset mahdollisimman pian määräajan päätyttyä;

—

määritellään perusteet, joiden mukaisesti komitean jäsenet nimetään;

—

avataan ehdotukset tilanteessa, jossa annetaan perustiedot ehdotuksista ja kirjataan ne viralliseen pöytäkirjaan;

—

määritellään selkeät toimintaperiaatteet ehdotusten mitätöimiselle (esim. määräajan jälkeen saadut ehdotukset mitätöidään, paitsi jos myöhästyminen johtuu avustuksen myöntävän yksikön virheestä; tarjoajiin sovellettavat kelpoisuusperusteet);

—

varmistetaan, että toimitettuihin ehdotuksiin mahdollisesti tehtävät selvennykset eivät muuta olennaisesti ehdotusta sen toimittamiselle asetetun määräajan jälkeen; ja

—

varmistetaan, että kaikista saaduista ehdotuksista laaditaan selkeä virallinen raportti ennen kuin ne annetaan arvioinnista vastaaville henkilöille.

[Yhteisö täyttää]

 

3.5

 Valinta- ja arviointimenettelyt – Soveltaako yhteisö avustusehdotusten valintaan ja arviointiin asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

 

3.5.1

Arvioinnista vastaavat henkilöt / arviointikomitea (arviointikomitealle annettujen ohjeiden osalta ks. hankinnat)

—

Suorittaako valinta- ja arviointimenettelyt useampi kuin yksi arvioinnista vastaava henkilö vai mielellään komitea?

—

Onko olemassa perusteet, joiden mukaisesti arviointikomitea nimitetään? Ehdotusten arvosta ja riskitasosta riippuen komiteaan voisi hierarkkisesti toisistaan riippumattomia yksiköitä edustavien jäsenten ohella mahdollisesti osallistua myös ulkopuolisia asiantuntijoita.

—

Onko arviointikomiteoiden rooli, tehtävä, kokoonpano ja toimintasäännöt määritelty? Onko komitean äänivallattoman puheenjohtajan ja äänivaltaisten jäsenten tehtävät määritelty selkeästi?

—

Onko käytössä menettelyt (luottamuksellisten) ehdotusasiakirjojen säilyttämistä ja niihin tutustumista varten?

—

Ovatko arvioinnista vastaavat henkilöt vapaita eturistiriidoista (esim. pakollinen julkistaminen) ja sovelletaanko heihin luottamuksellisuutta koskevia vaatimuksia? Arviointikomitean jäsenten valinnassa on otettava huomioon rehellisyys ja ammatilliset näkökohdat.

—

Onko kaikki arviointia koskevat olennaiset näkökohdat sisällytetty arvioinnista vastaavien henkilöiden / arviointikomitean allekirjoittamaan kirjalliseen raporttiin?

[Yhteisö täyttää]

 

3.5.2

Hallinnolliset ja muodolliset tarkastukset

Tekeekö arviointikomitea tai muu henkilöstö ehdotuksille hallinnollisia tai muodollisia tarkastuksia? Jos tarkastukset tekee muu henkilöstö, tarkastaako komitea heidän työnsä tulokset?

Keskitytäänkö tarkastuksissa siihen, että avustushakemuslomake on täytetty kokonaisuudessaan ja oikein ja että kaikki hakemuksen tueksi vaaditut asiakirjat on toimitettu?

Voidaanko hakemus hylätä tarkastusten perusteella, eli ehdotusta ei sen jälkeen enää arvioida tarkemmin?

Voivatko hakijat toimittaa puuttuvia tietoja, asiakirjoja tai selvennyksiä tietyn määräajan kuluessa?

[Yhteisö täyttää]

 

3.5.3

Avustuskelpoisuus

Tekeekö arviointikomitea tai muu henkilöstö ehdotuksille avustuskelpoisuustarkastuksia? Jos tarkastukset tekee muu henkilöstö, tarkastaako komitea heidän työnsä tulokset?

Tehdäänkö nämä tarkastukset avustuskelpoisuuskriteerejä koskevan tarkistuslistan perusteella?

Huom. Näihin kriteereihin voi kuulua avustuksenhakijoihin sovellettavia avustuskelpoisuuskriteerejä (esim. oikeudellinen ja hallinnollinen asema, kansalaisuutta koskevat säännöt ja poissulkemisperusteet) ja avustuksilla rahoitettavia toimia koskevia kriteerejä (esim. avustuksella katettavat toimien tyypit, alat tai aihealueet ja maantieteelliset alueet).

Liittyykö näihin tarkastuksiin hakemuksen tueksi vaadittavien asiakirjojen tarkastelu?

Voidaanko hakemus hylätä tarkastusten perusteella, eli ehdotusta ei sen jälkeen enää arvioida tarkemmin?

[Yhteisö täyttää]

 

3.5.4

Taloudelliset ja toiminnalliset valmiudet

Tekeekö arviointikomitea tai muu henkilöstö ehdotuksille taloudellisten ja toiminnallisten valmiuksien tarkastuksia? Jos tarkastukset tekee muu henkilöstö, tarkastaako komitea heidän työnsä tulokset?

Tehdäänkö nämä tarkastukset kriteerejä koskevan tarkistuslistan perusteella?

Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä selkeät, puolueettomat ja syrjimättömät kriteerit, joiden mukaan arvioidaan, onko hakijoilla riittävät taloudelliset ja toiminnalliset valmiudet?

Onko nämä kriteerit määritelty ja ilmoitettu ehdotuspyynnöissä?

Huom. ’Taloudellisilla valmiuksilla’ tarkoitetaan vakaiden ja riittävien rahoituslähteiden saatavuutta toiminnan tuloksellisuuden varmistamiseksi toimen koko keston ajan. ’Toiminnallisilla valmiuksilla’ tarkoitetaan ehdotetun toimen loppuun saattamiseksi käytettävissä olevia ammatillista osaamista, taitoja, pätevyyttä ja kokemusta. Arvioinnit voidaan tehdä ehdotuksen tueksi toimitettujen asiakirjojen ja hakijan jo toteuttamia toimia koskevien todisteiden pohjalta. Tällaisiin asiakirjoihin kuuluvat muun muassa tilinpäätöslaskelmat ja tarkastusraportit.

Voidaanko hakemus hylätä tarkastusten perusteella, eli ehdotusta ei sen jälkeen enää arvioida tarkemmin?

[Yhteisö täyttää]

 

3.5.5

Toimen suunnittelu ja sisältö

Sisältääkö avustusten myöntämisjärjestelmä selkeät menettelyt, säännöt ja kriteerit ehdotusten arvioimiseksi suhteessa asetettuihin tavoitteisiin? Keskeisiin kysymyksiin voivat kuulua muun muassa toimen suunnittelu, ensisijaiset tavoitteet, toiminnan tyyppi, laatunäkökohdat, odotettavissa oleva vaikutus, kestävyys, tehokkuus, vaikuttavuus ja näkyvyys.

Hyödynnetäänkö arviointitaulukkoa, jossa esitetään kaikki asiaankuuluvat arviointiperusteet? Sisältyykö arviointitaulukoihin arvioinnin keskeisten osatekijöiden pisteytys?

[Yhteisö täyttää]

 

3.5.6

Arviointikomitean päätelmät

Laatiiko ja allekirjoittaako arviointikomitea arviointiraportin kaikista ehdotuksista, jotka on laitettu paremmuusjärjestykseen ehdotuksille annettujen pisteiden perusteella? Liitetäänkö täytetyt arviointitaulukot tähän raporttiin?

Esitetäänkö raporteissa selkeästi päätelmät, jotka koskevat sekä valittuja että valitsematta jääneitä hakijoita?

[Yhteisö täyttää]

 

3.6

 Avustusten myöntäminen – Soveltaako yhteisö avustusten myöntämiseen asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

 

3.6.1

Tehdäänkö päätös avustuksen myöntämisestä asianmukaisella tasolla (esim. arviointikomitea tekee ehdotuksen ja yhteisön ylin johto tekee virallisen päätöksen)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.6.2

Onko avustuspäätöksiä varten vahvistettu asianmukainen lomake (onko käytettävissä päätösmalleja)?

Ilmoitetaanko avustuspäätöksissä rahoituksen kokonaismäärä, tiedot avustuksensaajasta, toimen/toiminnan nimi/kuvaus, tarvittaessa myöntämisperusteet, erityisesti jos nämä eivät ole arviointikomitean lausunnon mukaisia, hylättyjen hakijoiden nimet ja hylkäämisen syyt?

[Yhteisö täyttää]

 

3.6.3

Tehdäänkö valitsematta jääneiden hakemusten osalta erityisiä päätöksiä?

[Yhteisö täyttää]

 

3.7

 Ilmoittaminen ja julkistaminen avustusten myöntämisen jälkeen – Soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä avustusten myöntämisestä ilmoittamiseen ja myöntämispäätösten julkistamiseen?

 

3.7.1

Avustusten myöntämisestä ilmoittaminen hakijoille

Ilmoitetaanko valituille hakijoille kirjallisesti avustuksen myöntämisestä ja asiaankuuluvista tiedoista (esim. ainakin rahoituksen määrä) pian myöntämispäätöksen tekemisen jälkeen?

Ilmoitetaanko valitsematta jääneille hakijoille kirjallisesti avustusten myöntämisestä pian myöntämispäätöksen tekemisen jälkeen ja kerrotaanko hakijoille myös hakemuksen hylkäämisen syistä?

[Yhteisö täyttää]

 

3.8

 Avustussopimukset – Soveltaako yhteisö avustussopimusten tekemiseen asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

 

3.8.1

Tekeekö yhteisö avustussopimukset hakijoiden/avustuksensaajien kanssa pian avustuksen myöntämispäätöksen tekemisen jälkeen?

[Yhteisö täyttää]

 

3.8.2

Sisältyykö avustussopimuksiin edellytyksiä ja sääntöjä, jotka koskevat avustusten maksamista, kuten todistusasiakirjoja ja maksamisen keskeyttämistä/lopettamista tai määrän vähentämistä silloin, kun täytäntöönpano on riittämätöntä/osittaista/viivästynyt? Onko avustuksensaajilla mahdollisuus esittää huomautuksia näistä seikoista?

[Yhteisö täyttää]

 

3.8.3

Onko yhteisöllä käytössä menettelyt sen varmistamiseksi, että avustuksensaajien maksupyynnöissä ilmoittamat kustannukset (esim. taloudellisen raportin muodossa annettu ilmoitus kustannuksista) ovat todellisia, paikkansapitäviä, asianmukaisesti kirjattuja ja avustuskelpoisia avustussopimuksen ehtojen mukaisesti?

[Yhteisö täyttää]

 

3.8.4

Onko yhteisöllä käytössä:

—

menettelyt avustuksen täytäntöönpanon tai avustuksen maksamisen taikka avustuksensaajan osallistumisen keskeyttämiseksi/lopettamiseksi siinä tapauksessa, että on tapahtunut sääntöjenvastaisuus tai petos tai sopimusehtoja on rikottu?

—

asianmukaiset säännöt ja menettelyt aiheettomasti maksettujen varojen takaisin perimiseksi tarvittaessa muun muassa käynnistämällä oikeudellisia menettelyjä ja myös yrittämällä siirtää avustuksensaajilta olevat saatavat hankintaviranomaiselle tai Euroopan komissiolle?

[Yhteisö täyttää]

 

3.8.5

Vahvistetaanko avustussopimuksissa sisäistä valvontaa, kirjanpitoa (ml. taloudellinen raportti) ja ulkoista tarkastusta koskevat vaatimukset?

[Yhteisö täyttää]

 

3.8.6

Onko yhteisöllä käytössään menettelyt, joilla varmistetaan kohtuullisessa määrin, että avustuksensaajat täyttävät sisäistä valvontaa, kirjanpitoa ja ulkoista tarkastusta koskevat (sopimukseen perustuvat) vaatimukset?

 

 


PILARI 5 – HANKINNAT

KESKEINEN KYSYMYS (taso 1)

Tilintarkastajan huomautukset

Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

 

Ohjeet

Hankintajärjestelmää koskevat periaatteet on esitettävä selkeästi määritellyssä ja avoimessa oikeudellisessa ja sääntelykehyksessä, jossa vahvistetaan asianmukaiset politiikat, menettelyt, tilivelvollisuus ja kontrollit. Oikeudellisen kehyksen keskeisiin periaatteisiin kuuluu avoimuuden ja kilpailun käyttäminen keinona varmistaa oikeudenmukaiset ja kohtuulliset hinnat ja kokonaistaloudellisuus. Vaikka hankintajärjestelmä toimii omissa puitteissaan, se hyötyy yleisestä valvontaympäristöstä, johon sisältyy muun muassa tietojen julkinen satavuus, yhteisön suorittamat sisäiset kontrollit, yhteisön kirjanpitojärjestelmä ja ulkoinen tarkastus.

Periaatteet varainhoitoasetuksen 154 artiklassa

Komissio voi katsoa, että hankintoja koskevat säännöt ja menettelyt ovat asianmukaiset, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:

a)

ne ovat kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen saamiseksi toteutettavaan tarjoajien laajaan kilpailuttamiseen perustuvan periaatteen mukaisia, ja neuvottelumenettelyjä käytetään vain kun on kyse kohtuullisista määristä tai kun niiden käyttö on asianmukaisesti perusteltua;

b)

niillä varmistetaan avoimuus huolehtimalla tietojen, etenkin tarjouspyyntöjen, riittävästä julkistamisesta ennakkoon sekä toimeksisaajien riittävästä julkistamisesta jälkikäteen;

c)

niillä varmistetaan tasapuolinen kohtelu, suhteellisuus ja syrjimättömyys;

d)

niillä estetään eturistiriidat hankintamenettelyn kaikissa vaiheissa;

e)

niiden yhteydessä sovelletaan asianmukaisia tarkastusmenettelyjä, aiheettomasti maksettujen varojen takaisinperimistä koskevia sääntöjä ja rahoituksen ulkopuolelle sulkemista koskevia sääntöjä (poissulkemisperusteet, joita arvioidaan rahoituksen ulkopuolelle sulkemista koskevan pilarin mukaisesti).

Kansallisten säännösten, joita jäsenvaltiot tai kolmannet maat ovat antaneet saattaakseen direktiivin 2014/24/EU (jolla kumotaan direktiivi 2004/18/EY) osaksi kansallista lainsäädäntöään, olisi katsottava vastaavan toimielinten varainhoitoasetuksen mukaisesti soveltamia sääntöjä.


PILARI 5 – HANKINNAT

1.

 OIKEUDELLINEN JA SÄÄNTELYKEHYS – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys hankintoja varten?

 

1.1

Onko oikeudellinen ja sääntelykehys organisoitu hierarkkisesti ja onko ensisijaisuusjärjestys määritelty selvästi?

[Yhteisö täyttää]

 

1.2

Onko se vapaasti ja helposti yleisön saatavilla asianmukaisin keinoin?

[Yhteisö täyttää]

 

1.3

Sovelletaanko sitä kaikkiin hankintoihin?

[Yhteisö täyttää]

 

1.4

Millaisia hankintoja (esim. työt, palvelut ja tavarat) kehyksellä säännellään?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 5 – HANKINNAT

2.

 PERIAATTEET – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat periaatteet sisällytetty yhteisön hankintajärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin: avoimuus, tasapuolinen kohtelu, hankintoja koskevien tietojen julkinen saatavuus, eturistiriitojen välttäminen, tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus?

Näiden periaatteiden on sisällyttävä yhteisön hankintajärjestelmän menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin siten, että pääperiaatteena on suhteellisuusperiaate. Periaatteet eivät ole ehdottomia, ja niistä voidaan joissakin tapauksissa poiketa edellyttäen, että poikkeukset ilmoitetaan selvästi ja ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja.

 

2.1

Avoimuus. Tarjoaako hankintajärjestelmä riittävästi avoimuutta koko hankintasyklissä (tarjouspyyntö, tarjousten arviointi, sopimuksen tekeminen ja riitojenratkaisu), jotta voidaan edistää tarjoajien (mahdolliset toimeksisaajat ja urakoitsijat) oikeudenmukaista ja tasapuolista kohtelua?

 

 

2.2.1

Tasapuolinen kohtelu. Sisältääkö hankintajärjestelmä menettelyjä, joilla varmistetaan kaikkien kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien tasapuoliset mahdollisuudet osallistua kilpailuun ja turvataan syrjimättömyys?

[Yhteisö täyttää]

 

2.2.2

Tasapuolinen kohtelu. Sisältääkö hankintajärjestelmä määräyksiä, joilla varmistetaan kaikkien mahdollisten ehdokkaiden tasapuoliset osallistumismahdollisuudet? Esimerkkejä: ei rajoituksia tietyille ehdokkaille; julkaisu- ja tiedotustoimenpiteet, joilla varmistetaan mahdollisimman laaja osallistuminen; määräykset, joilla varmistetaan, että tarjouseritelmissä ei ole perusteettomia esteitä ehdokkaiden osallistumiselle (teknisesti, hallinnollisesti (esim. valinta-, poissulkemis- ja ratkaisuperusteet) tai aikataulujen ja määräaikojen osalta).

[Yhteisö täyttää]

 

2.2.3

Tasapuolinen kohtelu. Määrätäänkö hankintajärjestelmässä, että on vältettävä tarjoajien kokoa, kokoonpanoa tai luonnetta koskevia tarpeettomia rajoituksia?

[Yhteisö täyttää]

 

2.2.4

Tasapuolinen kohtelu. Sisältyykö järjestelmään sääntöjä, joiden tarkoitus on pitää tarjouksentekokustannukset pieninä (esim. ei muuteta tarjouslomakkeita tarpeettomasti, ei pyydetä tarpeettomia tietoja, annetaan tarpeeksi aikaa tarjousten valmisteluun ja käytetään mahdollisuuksien mukaan sähköisiä tarjousjärjestelmiä)?

[Yhteisö täyttää]

 

2.2.5

Tasapuolinen kohtelu. Onko käytössä toimenpiteitä, joiden avulla tarjouskilpailut voidaan suunnitella niin, että vältetään tarjouskeinottelu? Esimerkiksi pidetään tarjoajien identiteetti salassa käyttämällä tunnistamisessa nimien sijaan numeroita ja kannustetaan mahdollisimman monia tarjoajia osallistumaan kilpailuun.

Ohjeet: Tarjouskeinottelusta on kyse silloin, kun tarjoajat sopivat keskenään kilpailun eliminoimisesta hankintamenettelyssä ja epäävät näin kuluttajilta oikeudenmukaisen hinnan.

[Yhteisö täyttää]

 

2.3

Hankintaa koskevien tietojen julkaiseminen. Ovatko kaikki hankintoja koskevat asiaankuuluvat tiedot (esim. hankintasuunnitelmat, tarjousmahdollisuudet, sopimusten tekeminen ja tiedot hankintoja koskevien valitusten ratkaisemisesta) hankintajärjestelmässä julkisesti saatavilla?

Ohjeet

Avoimuuden kannalta keskeisiä tekijöitä ovat hankintamenettelyjä ja niiden tuloksia koskevien tietojen julkinen levittäminen asianmukaisin keinoin (esim. viranomaisten tai virastojen verkkosivut, hankintajulkaisut, kansalliset tai alueelliset sanomalehdet tai tietojen julkistaminen hankintaelimelle esitetystä pyynnöstä). Jotta voidaan tuottaa ajantasaisia ja luotettavia tietoja, tarvitaan hyvä tietojärjestelmä, jossa kerätään tietoa hankintatoimista ja varmistetaan järjestelmän turvallisuus.

[Yhteisö täyttää]

 

2.4

Eturistiriitojen välttäminen. Sisältyykö hankintajärjestelmään menettelyjä ja sääntöjä, joilla ehkäistään eturistiriidat kaikissa hankintamenettelyjen vaiheissa?

 

2.5.1

Tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus. Sisältääkö hankintajärjestelmä sellaiset tarjouskilpailumenettelyt, joilla voidaan varmistaa, että halutun laatuiset palvelut, tavarat ja työsuoritukset saadaan hankittua parhaaseen mahdolliseen hintaan?

[Yhteisö täyttää]

 

2.5.2

Tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus. Määritelläänkö hankintajärjestelmässä käytettävissä olevat hankintamenettelyt ja niiden käyttöä koskevat perustelut selkeästi? Huomioon on otettava muun muassa

—

hankinnan luonne: palvelut (esim. tekninen apu ja selvitykset), tavarat (esim. välineet ja materiaalit) ja työt (esim. infrastruktuuri- ja muut rakennustyöt);

—

hankintamenettelyn tyyppi: avoin ja rajoitettu menettely, rajoitettu menettely, tarjousperusteinen neuvottelumenettely jne.;

—

hankinnan arvo ja eri sopimusten (esim. palvelut, tavarat ja työt) kynnysarvot.

 

 

2.5.3

Tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus. Mitkä seuraavista hankintamenettelyistä sisältyvät hankintajärjestelmään: avoin (kansainvälinen tai paikallinen) menettely, rajoitettu menettely, puitesopimukset, dynaaminen hankintajärjestelmä, kilpailullinen neuvottelumenettely, neuvottelumenettely (neuvottelumenettelyn käyttö olisi rajoitettava koskemaan kohtuullisia määriä, tai se olisi perusteltava asianmukaisesti), yhteen tarjoukseen perustuva menettely jne.?

[Yhteisö täyttää]

 

2.5.4

Tarjouskilpailumenettelyjen käyttö ja kokonaistaloudellisuus. Onko nämä menettelyt suunniteltu siten, että kilpailu on tervettä ja avointa?

 

 


PILARI 5 – HANKINNAT

Erityyppisiä hankintamenettelyjä koskevat ohjeet

Avoin menettely

Avoimissa tarjouskilpailuissa (kansainväliset tai paikalliset) kaikki yritykset ja muuntyyppiset talouden toimijat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnalle haetaan mahdollisimman paljon julkisuutta julkaisemalla ilmoitus kansallisissa tai kansainvälisissä sanomalehdissä ja muissa soveltuvissa tiedotusvälineissä. Kaikki luonnolliset henkilöt tai oikeushenkilöt, jotka haluavat tehdä tarjouksen, voivat pyytää tarjouskilpailuasiakirjoja (jotka saattavat olla maksullisia) hankintailmoituksessa määritettyjen menettelyjen mukaisesti. Tehdyt tarjoukset arvioidaan. Tarjoajien valintakelpoisuus sekä taloudelliset ja rahoitukselliset resurssit, tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys tarkistetaan, jotta voidaan suorittaa valinta. Tarjouksia vertaillaan keskenään ja sopimus tehdään valitun tarjoajan kanssa. Neuvotteluja ei saa käydä.

Rajoitettu menettely

Rajoitetuissa tarjouskilpailuissa kaikki yritykset ja muuntyyppiset talouden toimijat voivat pyytää, että ne saisivat tehdä tarjouksen. Tarjousta pyydetään kuitenkin vain niiltä yrityksiltä ja talouden toimijoilta, jotka täyttävät valintaperusteet. Valintaperusteet ja suoritettavat tehtävät esitetään julkaistussa hankintailmoituksessa. Luetteloa, johon on merkitty kaikki ilmoitukseen vastanneet ehdokkaat, karsitaan valitsemalla jatkoon vain ne ehdokkaat, jotka vastaustensa perusteella täyttävät valintaperusteet parhaiten. Hankinnalle haetaan mahdollisimman paljon julkisuutta julkaisemalla ilmoitus kansallisissa tai kansainvälisissä sanomalehdissä ja muissa soveltuvissa tiedotusvälineissä. Tarjouskilpailuasiakirjat lähetetään vain rajoitettuun luetteloon otetuille ehdokkaille. Sen jälkeen kun tarjoukset on analysoitu, niitä vertaillaan, minkä jälkeen valitaan tarjoaja, jonka kanssa tehdään sopimus. Neuvotteluja ei saa käydä.

Puitesopimukset

Puitesopimus on yhden tai useamman hankintaviranomaisen ja yhden tai useamman talouden toimijan välinen sopimus. Siinä määritellään tietyllä ajanjaksolla tehtäviin erillissopimuksiin sovellettavat ehdot, jotka koskevat varsinkin sopimusten kestoa, kohdetta, hintaa, enimmäisarvoa, täytäntöönpanosääntöjä ja suunniteltuja määriä. Usean talouden toimijan kanssa tehtävistä puitesopimuksista käytetään nimitystä ’rinnakkaiset puitesopimukset’. Ne ovat erillisiä sopimuksia, mutta ne tehdään samoin ehdoin. Eritelmissä on ilmoitettava niiden toimijoiden vähimmäis- ja enimmäismäärä, joiden kanssa hankintaviranomainen aikoo tehdä sopimuksia. Tällaisille sopimuksille on määritelty enimmäiskesto (esim. 4 vuotta) lukuun ottamatta poikkeustapauksia, joissa pidempi kesto on perusteltua erityisesti puitesopimuksen kohteen kannalta. Hankintaviranomaiset eivät saa käyttää puitesopimuksia epäasianmukaisesti tai niin, että niiden tarkoituksena tai tuloksena on kilpailun estäminen, rajoittaminen tai vääristyminen. Puitesopimuksiin perustuvia erillissopimuksia tehdään puitesopimuksen ehdoin, ja niissä on noudatettava avoimuuden, suhteellisuuden, tasapuolisen kohtelun, syrjimättömyyden ja terveen kilpailun periaatteita.

Dynaaminen hankintajärjestelmä

Dynaaminen hankintajärjestelmä on täysin sähköinen menettely tavanomaisten hankintojen tekemiseksi rajoitetun ajan. Se on avoin kaikille valintaperusteet täyttäville yrityksille ja muille talouden toimijoille, jotka ovat tehneet teknisesti hyväksyttävän alustavan tarjouksen. Järjestelmässä ei sovelleta erityisiä kynnysarvoja. Hankintaviranomainen julkaisee jokaisen yksittäisen sopimuksen osalta hankintailmoituksen ja kehottaa kaikkia järjestelmään hyväksyttyjä toimeksisaajia tekemään tarjouksen. Sopimus tehdään taloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa (eli ainoa ratkaisuperuste on kokonaistaloudellisuus).

Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kun on kyse erityisen monimutkaisista hankinnoista, joiden osalta hankintaviranomainen katsoo, että avoimella menettelyllä tai rajoitettua menettelyä koskevilla järjestelyillä ei päästä kokonaistaloudellisimpaan lopputulokseen, se voi käyttää kilpailullista neuvottelumenettelyä. Hankinnan katsotaan olevan erityisen monimutkainen, jos hankintaviranomainen ei kykene objektiivisesti määrittelemään teknisiä keinoja tarpeidensa täyttämiseksi tai tavoitteidensa saavuttamiseksi tai ei kykene erittelemään hankkeen oikeudellisia tai taloudellisia osatekijöitä. Järjestelmässä ei sovelleta erityisiä kynnysarvoja. Hankintaviranomaisten on julkaistava hankintailmoitus, jossa ne esittävät tarpeensa ja vaatimuksensa tai johon on liitetty näiden tarpeiden ja vaatimusten kuvaus. Viranomaisten on käynnistettävä neuvottelut hankintailmoituksessa mainitut valintaperusteet täyttävien ehdokkaiden kanssa. Neuvotteluissa voidaan käsitellä kaikkia tarjoukseen liittyviä näkökohtia. Neuvottelut käydään erikseen kunkin ehdokkaan kanssa ehdokkaiden esittämien ratkaisujen ja ideoiden pohjalta. Hankintaviranomaisten on huolehdittava kaikkien tarjoajien tasapuolisesta kohtelusta ja pidettävä tarjoukset luottamuksellisina. Sen takia ei ole sallittua valita parhaita ratkaisuja eri tarjoajilta. Tarjouksia pyydetään vähintään kolmelta ehdokkaalta. Jos vähemmän kuin kolme ehdokasta täyttää valintaperusteet, hankintaviranomainen voi jatkaa menettelyä sen yhden tai niiden kahden ehdokkaan kanssa, joka täyttää / jotka täyttävät valintaperusteet. Hankintaviranomainen ei voi vähimmäismäärää noudattaakseen pyytää tarjouksia muilta talouden toimijoilta, jotka eivät ole osallistuneet menettelyyn, eikä ehdokkailta, jotka eivät täytä valintaperusteita. Hankintaviranomaisen on neuvottelujen aikana kohdeltava kaikkia tarjoajia tasapuolisesti ja varmistettava, että ehdokkaiden esittämät ratkaisut tai muut neuvottelujen aikana saadut tiedot pidetään luottamuksellisina, ellei ehdokas ole suostunut niiden julkaisemiseen. Hankintaviranomaisen on laadittava raportti, jossa perustellaan neuvottelujen kulku.

Ilmoitettuaan osallistujille neuvottelumenettelyn päättymisestä hankintaviranomaisen on kehotettava osallistujia tekemään lopulliset tarjoukset menettelyn aikana esitettyjen ja määritettyjen ratkaisujen pohjalta. Tarjouksissa on oltava kaikki hankkeen toteuttamiseksi vaaditut ja tarpeelliset tiedot. Tarjouksia voidaan hankintaviranomaisen pyynnöstä selkeyttää, täsmentää ja tarkentaa edellyttäen, että tällöin ei muuteta tarjouksen tai tarjouspyynnön perusosia, sillä muutoksilla voisi olla kilpailua vääristävä tai syrjivä vaikutus. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja voi hankintaviranomaisen pyynnöstä joutua selventämään tarjoukseensa liittyviä näkökohtia tai vahvistamaan tarjouksessa olevat sitoumukset edellyttäen, että tämä ei muuta tarjouksen tai tarjouskilpailun olennaisia osia eikä aiheuta kilpailun vääristymisen tai syrjinnän vaaraa.

Hankintaviranomaiset voivat myöntää neuvotteluun osallistuville palkkioita tai muita maksuja. Sopimus tehdään teknisesti hyväksyttävän ja taloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa (eli ainoa ratkaisuperuste on kokonaistaloudellisuus). Vakiomalleja on mukautettava tarpeen mukaan.

Neuvottelumenettely / yhteen tarjoukseen perustuva menettely

Sopimus voidaan tietyissä tapauksissa (esim. silloin kun sopimuksen arvo ei ylitä tiettyä kynnysarvoa tai kun sopimuksen tekeminen suoraan on perusteltua poikkeuksellisten olosuhteiden vuoksi) tehdä suoraan (käyttäen yhteen tarjoukseen perustuvaa menettelyä tai neuvottelumenettelyä). Neuvottelumenettelyssä on nimettävä arviointikomitea, joka hoitaa neuvottelut. Hankintaviranomaisen on laadittava kaikissa tapauksissa raportti, jossa selitetään, miten neuvotteluihin osallistuja(t) valittiin ja hinta asetettiin, ja esitetään ratkaisupäätöksen perustelut. Hankintaviranomaisen olisi varmistettava, että hankintamenettelyjä koskevia perusperiaatteita, joihin kuuluu muun muassa tukikelpoisuussääntöjen (kansalaisuutta koskevat säännöt) ja valinta- ja poissulkemisperusteiden noudattamisen valvonta, noudatetaan asianmukaisesti.

Huom. Varainhoitoasetuksen liitteessä I olevan 2 jakson 11 ja 12 kohdan mukaisesti neuvottelumenettelyn käyttö olisi rajoitettava kohtuullisiin määriin tai se olisi perusteltava asianmukaisesti.


PILARI 5 – HANKINNAT

3.

 HANKINTAMENETTELYT – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö hankintoihin asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

 

 

3.1

Tarjouspyyntö. Onko käytössä asianmukaiset säännöt ja menettelyt, jotka koskevat tarjouspyyntöä ja erityyppisiä hankintoja (esim. avoin menettely, rajoitettu menettely ja neuvottelumenettely)?

 

3.1.1

Varmistetaanko hankintajärjestelmällä riittävä avoimuus hankintamahdollisuuksien osalta?

—

Kun on kyse avoimesta tarjouspyynnöstä, ovatko hankintaa koskevat tiedot, mukaan lukien hankintaan liittyvät arviointiperusteet, julkisesti saatavilla; ja

—

julkaistaanko rajoitetun/valikoivan menettelyn ja neuvottelumenettelyn / suljetun menettelyn osalta tietoja täytettävistä kelpoisuusehdoista helposti saatavalla välineellä, sellaisessa aikataulussa ja sellaisella tavalla, että kelpoisuusehdot täyttävillä toimittajilla on kohtuulliset mahdollisuudet osallistua menettelyyn?

 

 

3.1.2

Sisältääkö hankintajärjestelmä säännöt, joiden mukaisesti julkaistaan seuraavat seikat sisältävä hankintailmoitus:

—

tiedot hankittavan tuotteen tai palvelun luonteesta, eritelmistä, määrästä, toimitusaikataulusta, realistisista määräajoista, asiakirjojen hankkimisesta ja tarjousten toimitusosoitteesta;

—

selkeä ja täydellinen kuvaus syrjimättömistä valinta- ja ratkaisuperusteista, joita ei voida muuttaa jälkikäteen;

—

tarkat tiedot sopimuksen hallinnoinnista, maksusuunnitelmasta ja -tavasta ja mahdollisesti vaadituista vakuuksista; ja

—

yhteyspistettä koskevat tarkat tiedot?

[Yhteisö täyttää]

 

3.1.3

Sisältääkö hankintajärjestelmä säännöt, joiden mukaisesti mahdollisten toimittajien kanssa viestitään samassa aikataulussa ja samalla tavalla ja joilla varmistetaan erityisesti, että

—

virallista tietojenvaihtoa edistetään (esim. yhteyspisteet, tiedotustilaisuudet, verkkomoduuli selventävien kokousten seuraamista varten, kysymysten ja vastausten julkaiseminen verkossa);

—

selvennysten saamiseksi esitettyihin kysymyksiin vastataan pikaisesti ja että vastaukset toimitetaan kaikille asianosaisille;

—

muutoksista ilmoitetaan välittömästi ja mielellään alkuperäistä yhteydenpitokanavaa käyttäen; ja

—

tiedot julkaistaan mielellään verkossa, jotta niiden perusteella on mahdollista suorittaa ulkoista seurantaa ja julkista valvontaa?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2

 Valinta- ja arviointimenettelyt ja sopimusten tekeminen.

Soveltaako yhteisö arviointiin ja sopimusten tekemiseen asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

Onko käytössä säännöt, joilla varmistetaan, että arviointiprosessi toteutetaan asianmukaisesti, luottamuksellisesti ja puolueettomasti?

Soveltaako yhteisö asianmukaisia arviointiperusteita?

Onko kokonaistaloudellisimman tarjouksen valintaa varten olemassa selkeät perusteet (esim. alhaisin hinta, paras hinta-laatusuhde tai muu)?

 

3.2.1

 Tietojen turvallisuus ja luottamuksellisuus

 

 

3.2.1.1

Sisältyykö hankintajärjestelmään sääntöjä, joilla varmistetaan toimitettujen tietojen turvallisuus ja luottamuksellisuus erityisesti

—

varmistamalla, että käytössä on tarjouskilpailuasiakirjojen turvallisuutta ja säilytystä koskevat toimenpiteet (esim. asiakirjojen rekisteröinti, kaikkien asiakirjojen numerointi tai keskitetty säilytystila kaikkia asiakirjoja varten), ja rajoittamalla asiakirjoihin pääsyä; ja

—

tarkastelemalla sähköiseen turvallisuuteen liittyviä kysymyksiä ja noudattamalla dokumentoituja prosesseja sähköisen tallennuksen ja viestinnän osalta (esim. sähköisesti toimitetut tarjoukset suojataan pääsyltä tarjousten tekemiselle asetettuun määräaikaan asti, ja järjestelmä kykenee automaattisesti hylkäämään myöhässä tehdyt tarjoukset)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.2

 Menettelyt tarjousten avaamiseksi

 

 

3.2.2.1

Sisältääkö hankintajärjestelmä tarjousten avaamiseksi selkeän menettelyn, joka kattaa erityisesti seuraavat toimenpiteet:

—

nimetään ryhmä (tai arviointikomitea), joka avaa ja parafoi suljetut tarjoukset ja tekee niistä kopiot niin pian kuin mahdollista määräajan päätyttyä, ja avataan tarjoukset heti tämän jälkeen julkisesti, jos se on mahdollista;

—

määritellään perusteet, joiden mukaisesti ryhmän jäsenet nimetään;

—

avataan tarjoukset mielellään julkisessa tilaisuudessa, jossa annetaan perustiedot tarjouksista ja kirjataan ne viralliseen pöytäkirjaan;

—

määritellään toimintaperiaatteet ehdotusten mitätöimiselle (esim. määräajan jälkeen saadut tarjoukset mitätöidään, paitsi jos myöhästyminen johtuu hankintaviranomaisen virheestä) ja tarjoajiin sovellettavat kelpoisuusperusteet;

—

varmistetaan, että toimitettuihin tarjouksiin mahdollisesti tehtävät selvennykset eivät olennaisesti muuta tarjousta sen toimittamiselle asetetun määräajan jälkeen; ja

—

varmistetaan, että kaikista saaduista tarjouksista laaditaan selkeä virallinen raportti (mukaan lukien saapumispäivä ja -aika ja tarjoajien esittämät huomautukset) ennen kuin ne annetaan arvioinnista vastaaville henkilöille?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.3

 Valinta- ja esivalintaperusteet

 

3.2.3.1

Sisältääkö hankintajärjestelmä selkeät, objektiiviset ja syrjimättömät perusteet, joiden mukaisesti

—

arvioidaan, onko tarjoajilla riittävät taloudelliset ja rahoitukselliset resurssit ja riittävä tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys, ja

—

suoritetaan perusteet täyttävien ehdokkaiden ja tarjoajien esivalinta?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.3.2

Onko valintaperusteet määritelty ja ilmoitettu hankintailmoituksissa?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.3.3

Sisältääkö hankintajärjestelmä selkeät ja objektiiviset perusteet, joiden mukaisesti arvioidaan tarjoajien taloudellisia ja rahoituksellisia resursseja?

Esimerkkejä perusteista: tasetiedot edelliseltä kolmelta vuodelta, liikevaihto / tulot / liiketoiminnan tuotot edelliseltä kolmelta vuodelta, palveluksessa oleva henkilöstö edelliseltä kolmelta vuodelta.

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.3.4

Sisältääkö hankintajärjestelmä selkeät ja objektiiviset perusteet, joiden mukaisesti arvioidaan tarjoajien teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä?

Esimerkkejä perusteista: kolmen viime vuoden aikana tarjotut palvelut, toimitetut tavarat ja toteutetut työt, näytteet, selostukset, valokuvat, toimitettujen tuotteiden ja/tai laitteiden eritelmät.

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.4

 Arviointi- ja ratkaisuperusteet

 

3.2.4.1

Sisältääkö hankintajärjestelmä selkeät, objektiiviset ja syrjimättömät perusteet, joiden mukaisesti tarjoajiin liittyviä teknisiä ja rahoitusnäkökohtia voidaan arvioida yksityiskohtaisesti?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.4.2

Onko olemassa selkeät ja objektiiviset perusteet ja säännöt, joiden mukaisesti määritellään arvioinnin tulokset (esim. esitetään keskeiset perusteet kaikille ehdokkaille tai tarjoajille)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.4.3

Tehdäänkö sopimukset selkeiden ja ilmoitettujen ratkaisuperusteiden pohjalta? Tehdäänkö sopimus halvimman tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa vai noudatetaanko kokonaistaloudellisuuteen perustuvaa menettelyä (eli valitaan taloudellisesti edullisin tarjous)?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.5

 Arvioinnista vastaavat henkilöt / arviointikomitea

 

3.2.5.1

Suorittaako arvioinnin useampi kuin yksi henkilö vai (mielellään) komitea?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.5.2

Onko olemassa perusteet, joiden mukaisesti arviointikomitea nimitetään? Hankinnan arvosta ja riskitasosta riippuen komiteaan voisi eri yksiköitä edustavien jäsenten ohella mahdollisesti osallistua myös ulkopuolisia asiantuntijoita.

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.5.3

Onko arviointikomiteoiden rooli, tehtävä, kokoonpano ja toimintasäännöt määritelty? Onko komitean äänivallattoman puheenjohtajan ja äänivaltaisten jäsenten tehtävät määritelty selkeästi? Onko komitealla sihteeri, joka hoitaa kaikki arviointimenettelyyn liittyvät hallinnolliset tehtävät?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.5.4

Onko käytössä asianmukaiset menettelyt tarjouskilpailuasiakirjojen ja tarjousehdotusten säilyttämistä ja niihin pääsyä (luottamuksellisuus!) varten?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.5.5

Ovatko arvioinnista vastaavat henkilöt vapaita eturistiriidoista (esim. pakollinen julkistaminen) ja sovelletaanko heihin luottamuksellisuutta koskevia vaatimuksia? Arviointikomitean jäsenten valinnassa on otettava huomioon rehellisyys ja ammatilliset näkökohdat, ja komiteaan on mahdollisuuksien mukaan nimitettävä hankintaryhmän ulkopuolinen jäsen.

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.5.6

Onko kaikki arviointia koskevat olennaiset näkökohdat sisällytetty arvioinnista vastaavien henkilöiden / arviointikomitean allekirjoittamaan kirjalliseen raporttiin?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 5 – HANKINNAT

Arviointikomiteoita koskevat ohjeet

Nimittäminen ja kokoonpano

Tarjousten avaaminen ja arvioiminen olisi annettava arvioinnista vastaavien henkilöiden tai hankintaviranomaisen virallisesti nimittämän arviointikomitean tehtäväksi. Arviointikomiteaan kuuluu äänivallaton puheenjohtaja, äänivallaton sihteeri ja pariton määrä äänivaltaisia jäseniä. Arvioijille on annettava tarkat tiedot suunnitellusta aikataulusta ja arvioinnista aiheutuvasta työmäärästä. Arvioijien on oltava käytettävissä koko suunnitellun arviointijakson ajan. Arvioijille olisi nimitettävä kussakin menettelyssä sijaisia, jotta voidaan välttää viivästymiset siinä tapauksessa, että joku arvioijista ei ole käytettävissä. Äänivaltaisten jäsenten on osattava melko hyvin kieltä, jolla tarjoukset on toimitettu. Äänivaltaisilla jäsenillä on oltava tekniset ja hallinnolliset valmiudet muodostaa tietoon perustuva näkemys tarjouksista. Arvioijien henkilöllisyys olisi pidettävä salassa.

Puolueettomuus ja luottamuksellisuus

Arviointikomitean jäsenten on allekirjoitettava puolueettomuutta ja luottamuksellisuutta koskeva vakuutus. Jokaisen jäsenen, jolla on tai saattaa olla todellinen tai mahdollinen eturistiriita minkä tahansa tarjoajan tai hakijan kanssa, on ilmoitettava asiasta ja irtisanouduttava välittömästi arviointikomiteasta.

Hankintamenettelyn aikana hankintaviranomainen ja ehdokas, hakija tai tarjoaja saavat olla yhteydessä toisiinsa ainoastaan silloin, kun avoimuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatteet voidaan turvata. Tarjousten tai ehdotusten tarkastelusta tai arvioinnista tai niitä koskevista selvennyksistä ja sopimusten tekemistä koskevista päätöksistä ei saa paljastaa minkäänlaisia tietoja ennen kuin hankintaviranomainen on hyväksynyt arviointiraportin. Tarjoajan, ehdokkaan tai hakijan yritykset vaikuttaa menettelyyn jollakin tavalla (joko ottamalla yhteyttä arviointikomitean jäseniin tai muulla tavoin) saattavat johtaa kyseisen tarjouksen tai ehdotuksen sulkemiseen välittömästi pois menettelystä.

Lukuun ottamatta tarjousten avaamistilaisuutta arviointikomitean menettelyt ovat luottamuksellisia. Menettelyn luottamuksellisuuden turvaamiseksi arviointikomitean kokouksiin voivat osallistua vain komitean nimitetyt jäsenet.

Arvioijille annettuja kopioita lukuun ottamatta tarjouksia tai ehdotuksia ei saa viedä arviointikomitean kokoushuoneen/-rakennuksen ulkopuolelle ennen komitean työskentelyn päättymistä. Silloin kun asiakirjoja ei käytetä, ne on säilytettävä turvallisessa paikassa.

Arviointikomitean jäsenten vastuu

Puheenjohtaja vastaa arviointiprosessin koordinoinnista ja varmistaa sen puolueettomuuden ja avoimuuden. Arviointikomitean äänivaltaiset jäsenet ovat yhdessä vastuussa komitean tekemistä päätöksistä.

Komitean sihteeri hoitaa kaikki arviointimenettelyyn liittyvät hallinnolliset tehtävät. Näihin kuuluvat muun muassa pöytäkirjan laatiminen arviointikomitean kokouksista, asiankuuluvan arkiston pitäminen, asiakirjojen säilyttäminen ja arviointiraporttien laatiminen. Kaikki selvityspyynnöt, jotka edellyttävät viestintää tarjoajien tai hakijoiden kanssa arviointimenettelyn aikana, on tehtävä kirjallisesti.

Aikataulu

Arviointikomitea on muodostettava riittävän varhaisessa vaiheessa, jotta voidaan varmistaa, että komitean jäsenet ovat käytettävissä arviointimenettelyn valmistelua ja toteuttamista varten. Tarjoukset on arvioitava ajoissa, jotta menettely saadaan päätökseen tarjousten voimassaoloaikana. On hyvin tärkeää, että kaikki tarjoajat saavat viipymättä tietoja riippumatta siitä, hyväksytäänkö niiden tarjous vai ei.

Arvioinnin päätyttyä hankintaviranomaisen olisi viipymättä tehtävä ratkaisupäätös hyväksymällä arviointiraportit.

Voimassaoloaika

Tarjoukset sitovat tarjoajia tarjouspyyntökirjeessä ja/tai tarjousasiakirjoissa määritellyn ajanjakson ajan. Tämän ajanjakson on oltava riittävä, jotta hankintaviranomainen voi tutkia tarjoukset, hyväksyä sopimuksen tekemistä koskevan ehdotuksen, ilmoittaa menettelyn tuloksesta valitulle tarjoajalle ja muille tarjoajille ja tehdä sopimuksen. Tarjousten voimassaoloajaksi olisi vahvistettava asianmukainen kalenteripäivien määrä (esim. 90 päivää), joka alkaa kulua tarjousten toimittamiselle asetetusta määräajasta.


PILARI 5 – HANKINNAT

3.

 HANKINTAMENETTELYT (jatkuu) – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

3.2.6

 Sopimusten tekeminen

 

3.2.6.1

Sisältääkö hankintajärjestelmä säännöt, joiden mukaisesti tarjoajille ja suurelle yleisölle ilmoitetaan tarjouskilpailumenettelyn lopputuloksesta siten, että

—

valitulle tarjoajalle ja muille tarjoajille ilmoitetaan tarjousten käsittelyn tuloksesta ja siitä, milloin ja missä sopimuksen tekemistä koskevat tiedot julkaistaan;

—

harkitaan mahdollisuutta julkaista ratkaisuperusteet, mukaan lukien tarjousten laatuun liittyvien tekijöiden tarkastelun tulokset. Kaupallisesti arkaluonteisia tietoja, jotka koskevat joko voittanutta tarjousta tai muita tarjouksia, ei julkaista, sillä tämä saattaisi edistää kilpailunvastaista yhteistyötä tulevissa hankintamenettelyissä; ja

—

sallitaan pakollinen odotusaika, jos sellainen on olemassa, ennen sopimuksen alkamista?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.6.2

Sisältääkö hankintajärjestelmä säännöt, joiden mukaan toimittajille voidaan antaa pyynnöstä jälkikäteen selvityksiä siten, että

—

ei anneta luottamuksellisia tietoja (esim. liikesalaisuudet tai hintatiedot);

—

mainitaan valitsematta jääneen tarjoajan vahvuudet ja heikkoudet;

—

varmistetaan kirjallisten selvitysten osalta, että hankintaviranomaisen henkilöstöön kuuluva ylempi toimihenkilö hyväksyy kirjallisen kertomuksen etukäteen; ja

—

järjestetään suullisia selvityksiä edellyttäen, että keskustelut käydään jäsennellysti siten, ettei niissä paljasteta luottamuksellisia tietoja, ja että niistä laaditaan asianmukaiset pöytäkirjat?

[Yhteisö täyttää]

 

3.3

 Valitusjärjestelmä

Sisältyykö hankintajärjestelmään riippumaton, avoin, syrjimätön, tehokas ja tuloksellinen hankintojen hallinnollinen tarkastusmenettely sellaisten valitusten käsittelemiseksi, joita osanottajat ovat tehneet joko ennen menettelyn ratkaisemista tai sen jälkeen ja ennen sopimuksen allekirjoittamista?

Valitukset on ratkaistava nopeasti, jotta ratkaisupäätös voidaan tarvittaessa peruuttaa ja jotta voidaan rajoittaa korjaavia toimenpiteitä, joita määrätään saamatta jääneiden voittojen ja tarjouksen tai ehdotuksen valmistelusta aiheutuneiden kustannusten perusteella sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Hyvään prosessiin sisältyy myös mahdollisuus siirtää valitusten ratkaiseminen riippumattomalle, korkeammalle muutoksenhakuviranomaiselle.

3.3.1

Annetaanko hankintajärjestelmässä tietoa hankintamenettelyyn liittyvän valituksen tekemisestä? Käsitteleekö valitukset sellainen toiminto tai elin, joka

—

koostuu hankintoja koskevaan oikeudelliseen kehykseen perehtyneistä kokeneista ammattilaisista ja jonka jäsenet edustavat yksityistä sektoria, kansalaisyhteiskuntaa ja viranomaisia;

—

ei ole missään ominaisuudessa mukana hankintatoimissa eikä hankintapäätöksiin johtavassa prosessissa;

—

ei peri maksuja, jotka estäisivät asianomaisia osapuolia tekemästä valitusta;

—

noudattaa selkeästi määriteltyjä ja julkisesti saatavilla olevia menettelyjä valitusten tekemiseksi ja ratkaisemiseksi;

—

on toimivaltainen keskeyttämään hankintamenettelyn;

—

tekee päätöksiä säännöissä/määräyksissä vahvistetun aikataulun puitteissa; ja

—

tekee päätöksiä, jotka sitovat kaikkia osapuolia (sulkematta pois mahdollisuutta kääntyä myöhemmin ulkopuolisen korkeamman viranomaisen puoleen)?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET  (8)

KESKEINEN KYSYMYS (taso 1)

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista / talousarviotakuiden muodossa rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan unionin asettamien vaatimusten mukaisesti?

 

 

Ohjeet

Rahoitusvälineet voivat olla muodoltaan pääomasijoituksia, oman pääoman luonteisia sijoituksia, lainoja, vakuuksia tai muita riskinjakovälineitä, ja ne voidaan yhdistää muihin rahoitustuen muotoihin.

Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus

Komissio voi hallinnoida rahoitusvälineitä välillisesti antamalla toteuttamistehtäviä yhteisöille ja niiden rahoituksen välittäjille. Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen X osastossa vahvistetaan rahoitusvälineiden täytäntöönpanoa koskevat periaatteet ja edellytykset seuraavasti:

—

suoraan ja välillisesti hallinnoitavat rahoitusvälineet (varainhoitoasetuksen 208 artikla);

—

välillisesti hallinnoitavien rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen valinta (varainhoitoasetuksen 208 artiklan 4 kohta);

—

rahoitusvälineisiin ja talousarviotakuisiin sovellettavat periaatteet ja edellytykset (varainhoitoasetuksen 209 artikla);

—

välillisesti hallinnoitavien rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen kanssa tehtävien rahoitusosuussopimusten sisältö (varainhoitoasetuksen 155 artiklan 6 kohta ja 208 artikla);

—

rahoitusvälineiden seuranta (varainhoitoasetuksen 155 ja 209 artikla), ja

—

säännöt ja täytäntöönpano (varainhoitoasetuksen 215 artikla).

Yksityisen sektorin yhteisöjä koskevat kansainväliset tilinpäätösstandardit

Kansainvälisten tilinpäätösstandardien IAS 32 ja 39 mukaan rahoitusväline on ”mikä tahansa sopimus, joka synnyttää yhdelle yhteisölle rahoitusvaroihin kuuluvan erän ja samalla toiselle yhteisölle rahoitusvelan tai oman pääoman ehtoisen instrumentin”.

Kansainvälisessä tilinpäätösstandardissa IAS 32 (Rahoitusinstrumentit) vahvistetaan rahoitusinstrumenttien esittämistapaa koskevat kirjanpitovaatimukset, jotka koskevat erityisesti rahoitusinstrumenttien luokittelua rahoitusvaroihin, rahoitusvelkoihin ja oman pääoman ehtoisiin instrumentteihin. Standardissa annetaan myös ohjeita rahoitusinstrumentteihin liittyvien korkojen, osinkojen ja voittojen/tappioiden luokittelusta ja siitä, milloin rahoitusvarat ja -velat voidaan vähentää toisistaan. IAS 39 annettiin uudelleen joulukuussa 2003, ja sitä sovelletaan 1. tammikuuta 2005 tai sen jälkeen alkavilla tilikausilla. Se korvattiin standardilla IFRS 9 Rahoitusinstrumentit, jota sovelletaan 1. tammikuuta 2015 tai sen jälkeen alkavilla tilikausilla. IFRS 9 -standardissa (Rahoitusinstrumentit) vahvistetaan rahoitusinstrumentteja ja eräiden muiden kuin rahoituserien osto- tai myyntisopimuksia koskevat kirjaamis- ja arvostamisvaatimukset. Kansainvälisiä tilinpäätösnormeja antava elin International Accounting Standards Board (IASB) täydentää standardia sitä mukaan kuin se saa valmiiksi rahoitusinstrumentteja koskevan kattavan hankkeen eri vaiheet, ja lopulta on tarkoitus korvata IAS 39 -standardi (Rahoitusinstrumentit) kokonaisuudessaan: Kirjaaminen ja arvostaminen

Julkisen sektorin yhteisöjä koskevat kansainväliset tilinpäätösstandardit

Julkisen sektorin yhteisöihin sovelletaan julkissektorin kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IPSAS) 28–30. Rahoitusvälineiden sekä rahoitusvarojen, rahoitusvelkojen ja oman pääoman ehtoisten instrumenttien määritelmät vastaavat olennaisilta osin IAS 32 -standardia. IFRS 9 -standardilla ei ole vastaavaa IPSAS-standardia, eikä sitä siten sovelleta IPSAS-järjestelmässä. Rahoitusvälineet voidaan luokitella arvostusmenetelmän perusteella seuraavasti:

—

rahoitusvälineet, jotka arvostetaan käypään arvoon (yleensä markkinahintaan): käteisinstrumentit, arvopaperit, johdannaiset, joukkovelkakirjat ja oman pääoman ehtoiset instrumentit, joilla käydään kauppaa toimivilla markkinoilla;

—

jaksotettuun hankintamenoon arvostettavat rahoitusvälineet: antolainaus, saamiset, ottolainaus ja oman pääoman ehtoiset instrumentit, joilla ei käydä kauppaa toimivilla markkinoilla.


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET

1.

 OIKEUDELLINEN JA SÄÄNTELYKEHYS – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys rahoitusvälineiden käyttöä ja täytäntöönpanoa varten?

Rahoitusvälineiden käyttöä koskevat periaatteet on esitettävä tarkasti määritellyssä ja avoimessa oikeudellisessa ja sääntelykehyksessä, jossa selkeästi vahvistetaan asianmukaiset politiikat, menettelyt, tilivelvollisuus ja kontrollit. Vaikka rahoitusvälineille on vahvistettu omat toimintapuitteet, ne hyötyvät yleisestä valvontaympäristöstä, yhteisön suorittamista sisäisistä kontrolleista, yhteisön kirjanpitojärjestelmästä ja ulkoisesta tarkastuksesta.

 

 

1.1

Onko yhteisöllä rahoitusvälineitä koskeva oikeudellinen ja sääntelykehys, johon sisältyvät

—

rahoitusvälineiden kuvaukset, mukaan lukien niiden investointistrategiat tai -politiikat, niistä tarjottava tuki, rahoituksen välittäjiin ja varojen lopullisiin saajiin sovellettavat tukikelpoisuuskriteerit sekä rahoitusvälineiden toimintapoliittisista tavoitteista johtuvat muut operatiiviset vaatimukset;

—

järjestelmät, säännöt ja menettelyt, joiden avulla saavutetaan vipuvaikutuksen ja kerrannaisvaikutusten tavoitevaihteluväli ja voidaan mitata sitä (EU:n rahoitusvälineeseen maksaman rahoitusosuuden olisi oltava sellainen, että kokonaisinvestointi ylittää EU:n rahoitusosuuden määrän etukäteen määriteltyjen indikaattorien mukaisesti);

—

säännökset, jotka koskevat kolmansilta osapuolilta saatujen rahoitusosuuksien hallinnointia, mukaan lukien mahdollisuus avata varainhoitotilejä kolmannen osapuolen puolesta, vastapuoliriskit, hyväksyttävät kassatapahtumat, asianomaisten osapuolten tehtävät, korjaavat toimet, joita sovelletaan, jos varainhoitotilien saldot kasvavat liian suuriksi, sekä EU:n vaatimuksia vastaava asiakirjojen säilyttäminen ja raportointi (9);

—

kirjanpitoa, taloudellista raportointia (kutakin rahoitusvälinettä koskeva erillinen taloudellinen raportti) ja ulkoista tarkastusta koskevat säännöt;

—

järjestelmät, säännöt ja menettelyt, joiden avulla säännellään rahoitusvälineen kestoa, mahdollista voimassaoloajan pidentämistä ja välineen lopettamista, kuten välineen ennenaikaiseen lakkauttamiseen sovellettavia edellytyksiä, ja tarvittaessa irtautumisstrategioita sekä kolmannelle osapuolelle tai varainhoitotileille suoritettuja/suoritettavia takaisinmaksuja;

—

järjestelmät, säännöt ja menettelyt, jotka koskevat rahoituksen välittäjille ja varojen lopullisille saajille myönnetyn tuen täytäntöönpanon valvontaa, kuten rahoituksen välittäjien toteuttamaa raportointia?

[Yhteisö täyttää]

 

1.2

Minkä tyyppisiä rahoitusvälineitä yhteisö käyttää tai aikoo käyttää? Hankitaan tarkka kuvaus seuraavista:

—

Käytettyjen rahoitusvälineiden tyypit, mukaan lukien (teknisten) termien ja lyhenteiden selitykset. Rahoitusvälineisiin voi sisältyä lainoja, joista peritään markkinakorko, matalakorkoisia lainoja, joiden takaisinmaksuehdot ovat edulliset, lainoja, joiden takaisinmaksuehdot riippuvat toiminnan tuloksista, mikrolainoja, avustuksia, joita ei tarvitse maksaa takaisin, takauksia, yhteistyökehyksiä kolmansien osapuolten kanssa tehtävää yhteistyötä varten, kuten investointivälineitä ja rahoitusta yhdistäviä välineitä jne.

—

Kuhunkin rahoitusvälineeseen liittyvät riskit, riskienhallinta ja käytössä olevat korjaavat toimenpiteet. Tyypillisiä riskejä voivat olla muun muassa (luettelo ei ole tyhjentävä) valuuttakurssiriskit (paikallisessa valuutassa myönnetyt ja takaisin maksettavat lainat, jotka on rahoitettu kansainvälisesti vaihdettavilla valuutoilla) ja luottoriskit (lainanottajien luottokelpoisuus).

[Yhteisö täyttää]

 

1.3

Miten rahoitusvälineitä tarjotaan edunsaajille (lainanottajille)? Millaiset vakuudet niitä varten on annettu?

Vastauksessa on otettava huomioon seuraavat seikat:

—

tuki rahoituksen välittäjien kautta (välitetty rahoitus)

—

suora tuki lopullisille varojen saajille (muu kuin välitetty rahoitus).

[Yhteisö täyttää]

 

1.4

Onko yhteisöllä suuntaviivat tai toimintasäännöt ja käsikirjat käytettäviä rahoitusvälineitä varten?

[Yhteisö täyttää]

 

1.5

Hyödyntääkö yhteisö vakiomalleja, kuten mallisopimuksia, rahoitusvälineiden tarjoamiseksi?

Vastauksessa on otettava huomioon seuraavat seikat:

—

rahoituksen välittäjät

—

lopulliset varojen saajat (muu kuin välitetty rahoitus).

[Yhteisö täyttää]

 

1.6

Vahvistetaanko näissä sopimuksissa selvästi asiaankuuluvat ehdot ja edellytykset?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET

2.

 PERIAATTEET – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat periaatteet ja edellytykset sisällytetty yhteisön rahoitusvälineisiin sovellettaviin menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin?

Perusperiaatteet (varainhoitoasetuksen 209 artiklan 1 kohta).

Rahoitusvälineitä käytetään moitteettoman varainhoidon, avoimuuden, suhteellisuuden, syrjimättömyyden, tasapuolisen kohtelun ja toissijaisuuden periaatteiden mukaisesti sekä niihin sovellettavassa perussäädöksessä niille vahvistettujen tavoitteiden ja soveltuvin osin voimassaoloaikojen mukaisesti.

Rahoituksen välittäjien valinta (varainhoitoasetuksen 208 artikla)

Rahoituksen välittäjät valitaan avointen, läpinäkyvien, oikeasuhteisten ja syrjimättömien menettelyjen avulla ja eturistiriitoja välttäen. Rahoituksen välittäjien tai rahoitusvälineiden varojen lopullisten saajien valinnassa on otettava asianmukaisesti huomioon täytäntöön pantavan rahoitusvälineen luonne, asianomaisten yhteisöjen kokemus ja toiminnalliset ja taloudelliset edellytykset ja/tai varojen lopullisten saajien esittämien hankkeiden taloudellinen elinkelpoisuus. Valinta on tehtävä avoimesti ja puolueettomien kriteerien pohjalta, eikä se saa aiheuttaa eturistiriitaa.

Rahoitusvälineisiin ja talousarviotakuisiin sovellettavat edellytykset (varainhoitoasetuksen 209 artikla)

Rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden on täytettävä seuraavat perusedellytykset: niillä on tarkoitus puuttua markkinoiden toimintapuutteisiin tai optimaalista heikompiin investointitilanteisiin, niiden on oltava täydentäviä, ne eivät saa vääristää kilpailua sisämarkkinoilla, niiden on oltava yhdenmukaisia valtiontukisääntöjen kanssa, niillä on oltava vipuvaikutuksia, niiden tavoitteena on oltava etujen yhteensovittaminen, ja niiden on tarjottava korvausta, joka on linjassa riskinjaon kanssa.

Ohjeet

Edellä mainittujen periaatteiden on sisällyttävä yhteisön rahoitusvälineisiin sovellettaviin menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin siten, että pääperiaatteena on suhteellisuusperiaate. Periaatteet eivät ole ehdottomia, ja niistä voidaan joissakin tapauksissa poiketa edellyttäen, että poikkeukset ilmoitetaan selvästi ja ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja.

 

 

2.1.1

Perusperiaatteet. Onko seuraavat perusperiaatteet sisällytetty yhteisön rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden käyttöä ja täytäntöönpanoa koskeviin menettelyihin, sääntöihin ja kriteereihin:

—

moitteeton varainhoito;

—

avoimuus;

—

suhteellisuus;

—

syrjimättömyys ja

—

tasapuolinen kohtelu?

[Yhteisö täyttää]

 

2.2.1

Rahoituksen välittäjien valinta. Millä menettelyllä yhteisö valitsee rahoituksen välittäjät (10)?

[Yhteisö täyttää]

 

2.2.2

Rahoituksen välittäjien valinta. Valitaanko rahoituksen välittäjät avointen, läpinäkyvien, oikeasuhteisten ja syrjimättömien menettelyjen avulla ja eturistiriitoja välttäen?

 

 

2.2.3

Rahoituksen välittäjien valinta. Onko rahoituksen välittäjien tai rahoitusvälineiden varojen lopullisten saajien valinnassa otettu asianmukaisesti huomioon täytäntöön pantavan rahoitusvälineen luonne, asianomaisten yhteisöjen kokemus ja toiminnalliset ja taloudelliset edellytykset ja/tai varojen lopullisten saajien esittämien hankkeiden taloudellinen elinkelpoisuus?

Toteutetaanko valinta avoimesti, onko se perusteltu puolueettomien kriteerien pohjalta ja pyritäänkö siinä välttämään eturistiriidat?

 

 

2.3.1

Rahoitusvälineitä koskevat edellytykset. Mahdollistavatko yhteisön järjestelmät, säännöt ja menettelyt sellaisten rahoitusvälineiden täytäntöönpanon, joilla puututaan markkinoiden toimintapuutteisiin tai optimaalista heikompiin investointitilanteisiin ja joita pidetään kansainvälisesti hyväksyttyjen standardien mukaisesti taloudellisesti elinkelpoisina mutta joihin ei saada riittävästi rahoitusta markkinalähteistä?

[Yhteisö täyttää]

 

2.3.2

Rahoitusvälineitä koskevat edellytykset. Mahdollistavako yhteisön järjestelmät, säännöt ja menettelyt sellaisten rahoitusvälineiden täytäntöönpanon, jotka ovat täydentävyyden periaatteen mukaisia (rahoitusvälineillä ei pidä pyrkiä korvaamaan jäsenvaltioiden rahoitusvälineitä, yksityistä rahoitusta tai muuta EU:n lähteistä peräisin olevaa rahoitusta)?

[Yhteisö täyttää]

 

2.3.3

Rahoitusvälineitä koskevat edellytykset. Mahdollistavako yhteisön käytössä olevat järjestelmät, säännöt ja menettelyt etujen yhteensovittamisen esimerkiksi yhteissijoituksiin, riskinjakovaatimuksiin tai taloudellisiin kannustimiin liittyvillä säännöksillä, samalla kun estetään eturistiriidat yhteisön muiden toimien kanssa?

[Yhteisö täyttää]

 

2.3.4

Rahoitusvälineitä koskevat edellytykset. Voiko yhteisö saada käyttämiensä järjestelmien, sääntöjen ja menettelyjen avulla aikaan vipu- ja kerrannaisvaikutuksia ja mitata niitä ja tarvittaessa myös maksimoida yksityiset investoinnit?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET

3.

 RAHOITUSVÄLINEIDEN MENETTELYT – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö rahoitusvälineiden käyttöön ja täytäntöönpanoon tosiasiallisesti sääntöjä ja menettelyjä?

3.1

 Seuranta. Soveltaako yhteisö rahoitusvälineiden seurantaan tosiasiallisesti asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

3.1.1

Onko yhteisöllä käytössä rahoitusvälineiden seurantaa varten menettelyjä, jotka perustuvat rahoituksen välittäjien toimittamiin raportteihin ja kirjanpitotietoihin sekä käytettävissä oleviin tarkastustietoihin ja rahoituksen välittäjän toteuttamiin kontrolleihin?

[Yhteisö täyttää]

 

3.1.2

Jos ei käytetä rahoituksen välittäjiä, onko yhteisöllä menettelyt, joiden avulla voidaan suoraan seurata rahoitusvälineiden käyttöä varojen lopullisten saajien toimittamien raporttien ja kirjanpitotietojen pohjalta?

[Yhteisö täyttää]

 

Ohjeet: Rahoitusvälineiden seuranta

1.

Jotta voidaan varmistaa varainhoitoasetuksen 215 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu rahoitusvälineiden yhdenmukainen seuranta, toimivaltaisen menojen ja tulojen hyväksyjän olisi otettava käyttöön seurantajärjestelmä, jonka avulla edistetään kohtuullisen varmuuden saamista siitä, että EU:n varoja käytetään varainhoitoasetuksen 36 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

2.

Seurantajärjestelmän avulla olisi i) arvioitava rahoitusvälineiden täytäntöönpanon edistymistä ennakkoarvioinnin yhteydessä vahvistettujen tuotos- ja tulosindikaattoreiden kuvastamien toimintapoliittisten tavoitteiden saavuttamisessa; ii) analysoitava, missä määrin täytäntöönpano vastaa varainhoitoasetuksen 209 artiklan 2 kohdan mukaisesti asetettuja vaatimuksia; ja iii) luotava perusta varainhoitoasetuksen 41 artiklan 4 kohtaan ja 140 artiklan 8 kohtaan perustuville komission kertomuksille.

3.2

 Lainat. Soveltaako yhteisö lainasopimuksiin asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

3.2.1

Millaisia kirjanpito- ja raportointijärjestelmiä ja -menettelyjä lainoihin sovelletaan?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2.2

Ovatko nämä järjestelmät ja menettelyt riittäviä?

 

 

3.2.3

Hyväksytäänkö lainasopimukset riittävien ja avointen kriteerien perusteella?

 

 

3.2.4

Täsmäytetäänkö sopimuksia koskeva kirjanpito (pääkirja) säännöllisesti (vähintään kuukausittain) sopimusten tallennusjärjestelmän tietojen kanssa?

[Yhteisö täyttää]

 

3.3

 Takaukset. Soveltaako yhteisö takausten myöntämiseen asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

3.3.1

Millaisia kirjanpito- ja raportointijärjestelmiä ja -menettelyjä takauksiin sovelletaan?

[Yhteisö täyttää]

 

3.3.2

Ovatko nämä järjestelmät ja menettelyt riittäviä?

 

 

3.3.3

Hyväksytäänkö takaukset riittävien ja avointen kriteerien perusteella?

 

 

3.3.4

Täsmäytetäänkö sopimuksia koskeva kirjanpito (pääkirja) säännöllisesti (vähintään kuukausittain) sopimusten tallennusjärjestelmän tietojen kanssa?

[Yhteisö täyttää]

 

3.3.5

Kykeneekö yhteisö raportoimaan riittävällä tavalla talousarviotakausten täytäntöönpanosta, kuten aiheutuneita menoja koskevasta kirjanpidosta siinä tapauksessa, että rahoitusosuudella korvataan menoja, sekä esittämään johdon vahvistuslausuman, jossa vahvistetaan, että i) tiedot on esitetty asianmukaisesti ja ne ovat täydelliset ja paikkansapitävät; ii) rahoitusosuus on käytetty aiottuun tarkoitukseen; iii) käytössä olevat valvontajärjestelmät antavat riittävät takeet siitä, että tilien perustana olevat toimet ovat lailliset ja sääntöjenmukaiset; ja iv) lopullisista tarkastuskertomuksista ja suoritetuista kontrolleista on laadittu yhteenveto, jossa muun muassa analysoidaan järjestelmissä havaittujen virheiden ja puutteiden luonnetta ja laajuutta, ja korjaavia toimia on toteutettu tai suunnitteilla?

 

 

3.4

 Korkotuet. Onko yhteisöllä käytössä asianmukainen kirjaamis- ja raportointijärjestelmä korkotukien tarjoamiseksi?

3.4.1

Millaisia kirjaamis- ja raportointijärjestelmiä ja -menettelyjä korkotukiin sovelletaan?

[Yhteisö täyttää]

 

3.4.2

Ovatko nämä järjestelmät ja menettelyt riittäviä?

 

 

3.4.3

Hyväksytäänkö korkotuet riittävien ja avointen kriteerien perusteella?

 

 

3.5

 Oma pääoma. Soveltaako yhteisö oman pääoman ehtoisten toimien toteuttamiseen asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä?

3.5.1

Onko yhteisöllä oman pääoman ehtoisia sijoituksia varten pääomasijoitusstrategia tai -suuntaviivat ja asianmukaisen huolellisuuden (due diligence) prosessi, jonka on hyväksynyt yhteisön ylin johto tai muu asianmukainen hallintoelin?

[Yhteisö täyttää]

 

3.5.2

Suorittaako yhteisö järjestelmällisesti oman pääoman ehtoisia toimia koskevan arvostuksen siinä vaiheessa kun kukin sijoitus hyväksytään ja kausittain sijoituksen voimassaoloaikana? Kuvaile arvostuksessa käytettäviä tietoja ja menetelmää/menetelmiä.

 

 

3.5.3

Onko yhteisöllä vakiintunut menettely, jolla hallinnoidaan irtautumista oman pääoman ehtoisista sijoituksista? Sisältyykö pääomasijoitusstrategiaan vaatimuksia, jotka koskevat oikea-aikaista irtautumissuunnitelmaa?

 

 

3.5.4

Hallinnoiko yhteisö aktiivisesti salkkuaan? Onko sen ylimpään johtoon kuuluvilla henkilöillä toimivaltuuksia yhteisön kohdeyhtiöissä (suorien pääomasijoitusten osalta) tai muita vastaavia keinoja seurata tiiviisti kohdeyhtiöiden toiminnan tuloksia? Kun on kyse rahastosijoituksista, onko yhteisön jäseniä nimitetty elimiin, jotka edustavat sijoittajia rahastoissa?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET – TALOUSARVIOTAKUITA KOSKEVAT LISÄKYSYMYKSET (valinnainen)  (11)

6a.

 TALOUSARVIOTAKUUT – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä luottoriskien hallintajärjestelmä ja käyttääkö se sisäistä riskiluokitusjärjestelmää, joka vastaa yhteisön toiminnan luonnetta, kokoa ja monimuotoisuutta?

Ohjeet

Useimmat talousarviotakuita täytäntöönpanevat yhteisöt ovat luottolaitoksia tai sijoituspalveluyrityksiä, joihin sovelletaan sääntelyä ja valvontaa, mukaan lukien sääntöjä, jotka koskevat luottoriskiä, riskiluokitusta, tietojärjestelmiä ja niiden käyttöä.

Tässä alajaksossa arvioidaan yhteisön riskienhallintatoiminnon luotettavuutta, mukaan lukien sen hallintojärjestelmää ja sisäistä luottoriskien luokitusjärjestelmää, sillä tämän toiminnon luotettavuus on olennaista EU:n ja yhteisön välisten riskinjakojärjestelyjen tulevan arvioinnin sekä EU:n ottamaan riskiin perustuvan, EU:lle maksettavan korvauksen kannalta (varainhoitoasetuksen 209 artiklan 2 kohdan f alakohta).

Talousarviotakuiden seurauksena EU:lle aiheutuviin vastapuoliriskeihin sisältyy ehdollinen velka, joka vastaa sitä EU:lle aiheutuvaa rahoitusvastuuta, jota varat eivät kata kokonaisuudessaan (varainhoitoasetuksen 211 artikla). Voidakseen arvioida riskiä siitä, että vastapuolet vaativat EU:ta suorittamaan takuun perustella maksuja, joiden määrä ylittää käytettävissä olevien varojen määrän, komission on tarkistettava EU:lle kustakin talousarviotakuusta aiheutuva riski vähintään kerran vuodessa. Sitä varten vastapuolia pyydetään toimittamaan komissiolle vuosittain tiedot EU:lle talousarviotakuista aiheutuvista jäljellä olevista taloudellisista velvoitteista, mukaan lukien talousarviotakuun kattamia toimia koskeva riskinarviointi, luokitustiedot ja odotettavissa oleva maksulaiminlyöntien määrä (varainhoitoasetuksen 219 artiklan 6 kohta). Komissio tarvitsee näitä tietoja voidakseen arvioida ehdollisten velkojen kestävyyttä (varainhoitoasetuksen 210 artiklan 3 kohta) ja tarkistaa säännöllisesti kunkin talousarviotakuun rahoitusastetta (varainhoitoasetuksen 211 artiklan 1 kohta).

Pankkien sääntelyä, valvontaa ja riskienhallintaa koskevat standardit kuvataan seuraavissa asiakirjoissa:

—

kansainvälisesti: Basel III eli Baselin pankkivalvontakomiteassa kansainvälisesti sovitut toimenpiteet, mukaan lukien ”Pankkivalvonnassa noudatettavat perusperiaatteet” ja erityisesti periaate 15 (riskienhallintaprosessi) ja periaate 17 (luottoriski);

—

EU:n tasolla: direktiivi 2013/36/EU oikeudesta harjoittaa luottolaitostoimintaa ja luottolaitosten ja sijoituspalveluyritysten vakavaraisuusvalvonnasta; asetus (EU) N:o 575/2013 luottolaitosten ja sijoituspalveluyritysten vakavaraisuusvaatimuksista; direktiivi 2014/65/EU rahoitusvälineiden markkinoista.

 

 

6a.1

Riskipolitiikka / strateginen kehys. Onko yhteisöllä asianmukainen toimintapolitiikka ja strategia, joiden avulla havaitaan riskit ja voidaan hallita, mitata ja valvoa niitä (keskittyen luottoriskiin)?

 

 

6a.1.1

Onko yhteisöllä riskienhallintapolitiikka,

—

jossa selkeästi määritellään ja jaetaan vastuut organisaation sisällä;

—

jossa otetaan huomioon vakaus, rationaalisuus ja käyttökelpoisuus; ja

—

joka on saatavilla ja ymmärrettävä koko organisaatiossa?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.1.2

Onko yhteisöllä riskistrategia tai riskiä koskevat suuntaviivat, jotka ylin johto on hyväksynyt ja joissa säännöllisesti

—

määritellään toiminnan rajat ja liiketoiminnalliset näkökohdat, joiden mukaisesti yhteisön odotetaan toimivan liiketoimintastrategiaansa noudattaessaan;

—

vahvistetaan yksilölliset riskit ja kokonaisriskit sekä riskityypit (riskikapasiteetti, mukaan lukien riskirajat), jotka yhteisö on valmis ja kykenevä hyväksymään liiketoiminnassaan;

—

tiedotetaan ylimmän johdon riskinottohalusta tehokkaasti koko yhteisössä ja liitetään se osaksi päivittäistä operatiivista päätöksentekoa sekä määritellään keinot lisätä riskitietoisuutta kaikkialla yhteisössä;

—

lisätään jatkuvuutta ottamalla huomioon yhteisön taloudellisen toimintaympäristön suhdannenäkökohdat ja siitä aiheutuvat muutokset salkun kokonpanossa ja laadussa; ja

—

otetaan huomioon sekä määrälliset että laadulliset näkökohdat?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.2

Riskienhallinta. Onko yhteisöllä asianmukainen organisaatiokehys, joka mahdollistaa tehokkaan luottoriskien hallinnan, mittauksen ja valvonnan, ja riittävät laadulliset ja määrälliset tekniset ja henkilöresurssit vaadittujen tehtävien hoitamiseksi?

 

 

6a.2.1

Onko vastuunjako yhteisön sisällä määritelty selkeästi siten, että

—

ylin johto tai muu hallintoelin hyväksyy riskienhallintaa ja -valvontaa koskevat toimintapolitiikat ja tarkistaa niitä säännöllisesti sekä osallistuu aktiivisesti riskinottohalun määrittelyyn ja sen varmistamiseen, että se on linjassa yhteisön strategisten, taloudellisten ja pääomasuunnitelmien sekä korvauskäytäntöjen kanssa,

—

ylin johto on vastuussa riskien hallintaa, mittaamista ja valvontaa koskevien sääntöjen ja menettelyjen laadinnasta ja täytäntöönpanosta;

—

on määritelty selkeät vastuualueet riskinoton, riskien mittaamisen, seurannan ja hallinnan sekä riskeistä raportoimisen osalta;

—

ylin johto varmistaa, että riskienhallintaprosessin kaikkiin vaiheisiin osallistuva henkilöstö on pätevää ja ammattitaitoista ja että sillä on tarvittava koulutus, toimintavalmius ja kokemus, jotta se voi käyttää tervettä harkintaa riskien arvioinnissa ja hallinnassa ja/tai riskien valvonnassa, ja hyvä käsitys yhteisön strategisesta johtamisesta, toimintapolitiikoista, menettelyistä, riskinsietokyvystä ja riskirajoista;

—

riskienhallintatoiminto on mukana kaikessa tuloja tuottavassa toiminnassa; ja

—

riskienhallintajohtaja raportoi ylimmälle johdolle tai sen riskikomitealle ja on siihen yhteydessä suoraan ja esteettä?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.2.2

Onko tehtävien eriyttäminen toteutettu siten, että

—

luottoriskien hallintatoiminto on täysin riippumaton liiketoiminnasta ja siihen kuuluu kolme selkeästi tunnistettavissa olevaa puolustuslinjaa seuraavasti:

1.

liiketoimintayksiköt (ensimmäinen puolustuslinja) vastaa yleisesti riskeistä eli tunnistaa toiminnasta aiheutuvat riskit ja hallinnoi niitä;

2.

riskienhallintatoiminto (toinen puolustuslinja) on vastuussa riskien tarkemmasta tunnistamisesta, mittaamisesta, seurannasta ja niistä raportoimisesta koko yhteisön laajuisesti osana toista puolustuslinjaa ja riippumatta ensimmäisestä puolustuslinjasta (12);

3.

käytössä on sisäinen tarkastustoiminto / vaatimustenmukaisuuden valvontatoiminto (kolmas puolustuslinja), joka tarkastelee säännöllisesti riskejä ja erityisesti luottoriskiin liittyviä näkökohtia?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.2.3

Ovatko riskienhallintatoiminnon toimet niin kattavat, että ne sisältävät mahdollisimman laajalti seuraavat näkökohdat:

—

tunnistetaan olennaiset yksittäiset riskit, kokonaisriskit ja kehittymässä olevat riskit;

—

arvioidaan näitä riskejä ja mitataan yhteisön altistumista niille?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.2.4

Esitetäänkö yhteisön toimintapolitiikoissa selkeästi johdolle delegoitujen hyväksymisvaltuuksien eri tasot (13) ja annetaanko hyväksynnät yhteisön kirjallisten toimintapolitiikkojen ja suuntaviivojen mukaisesti ja asianmukaisella hallinnon tasolla?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.3

Onko yhteisöllä toimiva järjestelmä luottoriskien havaitsemiseksi, analysoimiseksi ja seuraamiseksi?

 

 

6a.3.1

Sisältääkö yhteisön riskienhavaintajärjestelmä seuraavat:

—

kaikki yhteisöä koskevat, taseeseen kohdistuvat ja taseen ulkopuoliset olennaiset riskit koko konsernin, salkun, liiketoiminta-alan ja yksittäisten tapahtumien tasolla; ja

—

jatkuva olemassa olevien riskien analyysi sekä uusien tai kehittymässä olevien riskien havaitseminen?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.3.2

Tekeekö riskienhallintatoiminto puolueettoman arvioinnin yksittäisten luottojen/sijoitusten ja kootun salkun laadusta, mukaan lukien luottoriskiluokituksen ja tappioita koskevan arvion asianmukaisuudesta? Annetaanko tämä toinen lausunto hyväksymisvaiheessa ja tarkistetaanko sitä säännöllisesti toimien voimassaoloaikana?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.3.3

Otetaanko luottoriskien mittaamisessa mahdollisimman hyvin huomioon seuraavat näkökohdat:

—

luoton/sijoituksen erityisluonne ja sen sopimus- ja rahoitusehdot;

—

riskiprofiili erääntymispäivään saakka suhteessa mahdolliseen markkinakehitykseen ja suhdannekiertoon;

—

vakuuden tai takausten olemassaolo;

—

sisäiseen riskiluokitukseen perustuva maksukyvyttömyyden todennäköisyys;

—

määrällinen arvio (esim. rahoituksen mallintaminen) ja laadullinen arvio; ja

—

kaikkien tapahtumien järjestelmällinen due diligence -tarkastus ja riskianalyysi silloin kun due diligence -tarkastuksen havainnot vaikuttavat johdon hyväksyntään ja/tai toimien strukturointiin?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.3.4

Sisältääkö (luotto)riskien hallintaa koskeva yhteisön tietojärjestelmä seuraavat ominaisuudet:

—

se tarjoaa riittävät tiedot (laatu, tarkkuus, ajantasaisuus) laina-/sijoitussalkun koostumuksesta;

—

se on riittävän luotettava ja kattava, jotta yhteisöllä on käytettävissään tarkat, paikkansapitävät ja luotettavat sisäiset ja ulkoiset tiedot riskien havaitsemista, arviointia ja lieventämistä varten; ja

—

se sisältää säännöllisesti tarkistettavat stressitestit ja skenaarioanalyysit, joita yhteisö käyttää ymmärtääkseen paremmin mahdollista riskialtistusta erilaisissa epäsuotuisissa olosuhteissa?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.4

Käyttääkö yhteisö sisäistä riskiluokitusjärjestelmää, joka vastaa sen toiminnan luonnetta, kokoa ja monimuotoisuutta?

 

 

6a.4.1

Kykeneekö yhteisö dokumentoimaan käyttämiensä luokituskriteerien valintaperusteet ja tarjoamaan tietoja ja analyyseja, jotka osoittavat, että luokituskriteerien ja -menettelyjen avulla saadaan todennäköisesti aikaan luokitukset, joiden avulla riskit voidaan eriyttää mielekkäällä tavalla?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.4.2

Sisältääkö yhteisön riskiluokitusjärjestelmä mahdollisuuksien mukaan seuraavat ominaisuudet:

—

kaikki luottovastuut luokitellaan riskin mukaan;

—

järjestelmään sisältyy riittävä määrä luokituksia, jotka ovat tarkoituksenmukaisia, ajantasaisia ja dynaamisia;

—

käytössä on menettely sisäisen riskiluokitusjärjestelmän suhteuttamiseksi sääntelyyn perustuviin ja/tai luottoluokituslaitosten asteikkoihin;

—

luokituskriteereissä on otettu huomioon asianmukainen yhdistelmä laadullisia ja määrällisiä tekijöitä, ja kutakin luokitusta koskevat kriteerit on määritelty selkeästi;

—

riskiluokitusta varten on olemassa aikahorisontti;

—

luokitukset kuvastavat sekä luotonottajan odotettavissa olevia tuloksia että toimen rakennetta;

—

silloin kun yhteisö käyttää ulkoista tietokantaa täydentääkseen tietojaan ja/tai ulkoista luokitusmallia, se pystyy osoittamaan, että ulkoiset tiedot ovat riittävät ja että se ymmärtää mallin taustalla olevat luokitusperiaatteet; ja

—

tietylle toimelle annettu luokitus on hyvin perusteltu ja dokumentoitu?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.4.3

Säilyttääkö yhteisö tiedot luottoluokituskohtaisista toteutuneista maksukyvyttömyysasteista ja luokitusten muuttumisesta?

[Yhteisö täyttää]

 

6a.4.4

Onko yhteisöllä kattavat toimintapolitiikat ja menettelyt luokitusjärjestelmän tehokasta validointia varten (14) ja suoritetaanko sisäisen riskiluokitusjärjestelmän riittävyyden riippumaton tarkistus säännöllisesti?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET – LISÄKYSYMYKSET (valinnainen)  (15)

6b.

 VERONKIERTO JA YHTEISTYÖHALUTTOMAT LAINKÄYTTÖALUEET – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Noudattaako yhteisö EU:n varoista tuettavien rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja EU:n tason standardeja, joiden mukaisesti a) se ei tue toimia, joilla edistetään veronkiertoa, b) eikä toteuta toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet veroasioissa yhteistyöhaluttomille oikeudenkäyttöalueille?

Ohjeet

Veronkiertoa koskevilla standardeilla pyritään lähinnä varmistamaan, että käytössä on tehokasta verotusta koskevat säännöt, joita ei kierretä:

—

OECD:n tasolla niihin kuuluvat erityisesti avoimuutta ja tietojenvaihtoa koskevat periaatteet sekä veropohjan rapautumista ja voitonsiirtoja koskeva työ.

—

EU:n tasolla niihin kuuluvat EU:n veropolitiikka ja veronkiertoa koskeva sääntelykehys (16), kuten toimintapoliittiset sitoumukset veronkierron torjumiseksi (ml. veroasioissa yhteistyöhaluttomia oikeudenkäyttöalueita koskeva EU:n politiikka), yritysverotukseen sovellettavat menettelysäännöt (haitallinen verokilpailu), useisiin direktiiveihin sisältyvät veronkierron vastaiset toimenpiteet, vuonna 2016 hyväksytty verojen kiertämisen estämistä koskeva kattava lainsäädäntöpaketti, jolla veropohjan rapautumista ja voitonsiirtoja koskevat säännöt sisällytettiin EU:n oikeudelliseen kehykseen, sekä hallinnollista yhteistyötä ja avoimuutta koskevat EU:n säännöt, jotka vahvistetaan vastaavissa direktiiveissä.

Näiden veronkiertoa koskevien standardien mukaisesti EU:n rahoittamiin hankkeisiin ei saa sisältyä aggressiivista verosuunnittelua, hankerakenteille olisi oltava vankat liiketoiminnalliset syyt (muut kuin verotukselliset syyt), eikä hankkeissa saa hyödyntää verojärjestelmän muotoseikkoja taikka kahden tai useamman verojärjestelmän eroavuuksia maksettaviksi tulevien verojen vähentämiseksi. Toukokuun 25 päivänä 2018 annetussa direktiivissä 2018/822/EU olevan tunnusmerkkien luettelon avulla edistetään sellaisten liiketoimien tunnistamista, joihin voi sisältyä verojen kiertämiseen tai väärinkäyttöön viittaavia ominaispiirteitä ja joita arvioijat voivat käyttää viitteenä.

Kun arvioidaan, ovatko yhteisön due diligence -ennakkoarvioinnissa noudattamat menettelyt ja säännöt niin kattavia, että yhteisö voi täyttää tämän pilarin vaatimukset, olisi otettava huomioon myös seuraavat seikat:

a)

Kattaako verotusta koskeva due diligence -arviointi asiaan kuuluvat yhteisöt hankerakenteessa? Esimerkiksi tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien lisäksi asiaankuuluviksi yhteisöiksi olisi katsottava yhteisöt, joiden kanssa tarkasteltavalla yhteisöllä on tietyn hankkeen osalta sopimus tai sopimukseen perustuva välillinen suhde (17).

b)

Hankerakenteen rahoitusvirrat (ja niiden verokohtelu), mukaan lukien esimerkiksi se, verotetaanko rahoitusvirtoja tosiasiallisesti (18), ja se, ettei hanketta ole strukturoitu keinotekoisesti (19).

c)

Tiettyihin toimiin liittyvien veronkiertoriskien arviointi ja lieventäminen, kun riskit johtuvat verotukseen liittyvistä puutteista i) avoimuuskriteerien, ii) oikeudenmukaisen verotuksen kriteerien ja iii) veropohjan rapautumista ja voitonsiirtoja koskevien kriteerien noudattamisessa tällaisten EU:n havaitsemien puutteiden korjaamiseen sitoutuneilla lainkäyttöalueilla (20).

d)

Yhteisön menettelyt, jotka koskevat uusien toimien toteuttamista tai toimien jatkamista sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet yhteistyöhaluttomia lainkäyttöalueita koskevan asiaankuuluvan EU:n toimintapolitiikan mukaisesti luetelluille oikeudenkäyttöalueille; mukaan lukien esimerkiksi se, sovelletaanko tähän liittyviä kieltoja; mitkä hankkeeseen liittyvät yksiköt kuuluvat näiden kieltojen soveltamisalaan; miten yhteisö määrittelee uudet toimet tai toimien jatkamisen; sovelletaanko tällaisia kieltoja uusia toimia tai toimien jatkamista koskeviin sopimuksiin siitä hetkestä alkaen, jolloin lainkäyttöalue lisätään EU:n luetteloon, ja millaiset poikkeukset ovat mahdollisia näistä kielloista (21).

Arviointia suorittaessaan arvioijien olisi otettava huomioon komission julkaisemat asiaankuuluvat ohjeet, kuten komission tiedonanto, joka koskee EU:n lainsäädännön uusia veronkierron vastaisia vaatimuksia erityisesti rahoitus- ja investointitoimissa (C(2018) 1756 final), ja sen myöhemmät päivitykset.

6b.1

Sisältyykö organisaation sääntöihin, joiden mukaisesti EU:n varoista tuettavat rahoitusvälineet valitaan / pannaan täytäntöön, nimenomainen viittaus veronkiertoriskien arviointiin ja veroasioissa yhteistyöhaluttomia oikeudenkäyttöalueita koskeviin kieltoihin seuraavien standardien mukaisesti:

a)

OECD:n periaatteet, jotka koskevat verotuksen avoimuutta ja tietojenvaihtoa sekä veropohjan rapautumiseen ja voitonsiirtoihin liittyvää työtä; ja

b)

EU:n veropolitiikka ja veronkiertoa koskeva sääntelykehys (sellaisina kuin ne esitetään edellä mainituissa ohjeasiakirjoissa) tai vastaava?

 

[Yhteisö täyttää]

6b.2

Mitä sääntöjä ja menettelyjä yhteisö on ottanut käyttöön veronkiertoon liittyvien kontrollien osalta, jotta EU:n varoista tuettavilla rahoitusvälineillä ei tueta toimia, joilla edistetään veronkiertoa?

 

[Yhteisö täyttää]

6b.2.1

Ovatko yhteisön due diligence -ennakkoarvioinnissa noudattamat menettelyt ja säännöt niin laaja-alaiset, että ne kattavat hankkeen rahoitusvirtoihin osallistuvat yhteisöt?

 

 

6b.2.2

Voiko yhteisö verotusta koskevan due diligence -ennakkoarviointinsa avulla tarvittaessa arvioida tosiasiallisen omistajan ja edunsaajan tasolle saakka,

a)

verotetaanko asiaankuuluvia rahoitusvirtoja tosiasiallisesti, ja

b)

onko varmaa, että hanketta ei ole strukturoitu keinotekoisesti verojen kiertämiseksi?

 

 

6b.2.3

Katsotaanko verotusta koskevassa yhteisön due diligence -ennakkoarvioinnissa, että asiaankuuluvia yhteisöjä vastaavien lainkäyttöalueiden joukossa olevat EU:n havaitsemien puutteiden korjaamiseen sitoutuneet lainkäyttöalueet (22) muodostavat mahdollisen veronkiertoriskin esimerkiksi suhteessa i) avoimuuteen, ii) oikeudenmukaiseen verotukseen ja iii) veropohjan rapautumiseen ja voitonsiirtoihin, ottaen huomioon neuvoston päätelmät, joissa vahvistetaan kriteerit veroasioissa yhteistyöhaluttomia lainkäyttöalueita koskevan EU:n luettelon laatimiseksi?

Jos katsotaan, määritelläänkö verotusta koskevassa yhteisön due diligence -arvioinnissa mahdollisia valvontatoimenpiteitä tällaisten puutteiden korjaamiseksi?

 

 

6b.3

Kun on kyse yhteistyöhaluttomista lainkäyttöalueista, varmistetaanko yhteisön sääntöjen ja menettelyjen avulla, että pannessaan täytäntöön EU:n varoista tuettavia rahoitusvälineitä yhteisö

a)

havaitsee EU:n neuvoston päätelmien liitteessä I lueteltujen lainkäyttöalueiden olemassaolon hankkeessa ja siihen liittyvissä yhteisöissä;

b)

soveltaa tehostettuja asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevia toimenpiteitä toimiin, joissa on mukana veroasioissa yhteistyöhaluttomille lainkäyttöalueille perustettuja tai sijoittautuneita yhteisöjä;

c)

ei toteuta uusia toimia tai jatka toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet EU:n neuvoston päätelmien liitteessä I luetelluille lainkäyttöalueille; ja

d)

poikkeaa c kohdasta vain silloin, jos toimi toteutetaan fyysisesti samalla lainkäyttöalueella eikä siihen liity viitteitä siitä, että kyseinen toimi edistäisi rahanpesua, terrorismin rahoitusta, veronkiertoa, veropetoksia tai verovilppiä?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET – LISÄKYSYMYKSET (valinnainen)  (23)

6c.

 RAHANPESUN ja TERRORISMIN RAHOITUKSEN TORJUNTA – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Noudattaako yhteisö rahoitusvälineiden/talousarviotakuiden valinnassa/täytäntöönpanossa standardeja, jotka vastaavat sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, sekä kansainvälisiä ja EU:n tason standardeja? Koskevatko yhteisöä näin ollen seuraavat väittämät: a) se ei tue toimia, joilla edistetään rahanpesua ja terrorismin rahoitusta; ja b) se ei toteuta uusia toimia tai jatka toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet lainkäyttöalueille, jotka EU luokittelee suuririskisiksi kolmansiksi maiksi?

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevat ohjeet

Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevien standardien tavoitteena on yleisesti ottaen estää rahoitusjärjestelmän väärinkäyttö rahanpesuun ja terrorismin rahoittamiseen soveltamalla ennalta ehkäiseviä toimenpiteitä.

—

Kansainvälisellä tasolla siihen sisältyy rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen vastaisen toimintaryhmän (Financial Action Task Force, FATF) työ.

—

EU:n tasolla siihen sisältyy direktiivi (EU) 2015/849.

Yhteisön sääntöjä ja menettelyjä koskevassa tarkastelussa on otettava huomioon seuraavat seikat:

a)

sisältyykö yhteisön sääntöihin ja menettelyihin suunnitelma rahanpesua ja terrorismin rahoitusta koskevan riskinarvioinnin toteuttamiseksi sekä suuririskisiä maita koskevia kieltoja; jos sisältyy, missä määrin riskinarvioinnin pohjalta voidaan ottaa käyttöön valvontatoimenpiteitä riskeihin puuttumiseksi;

b)

onko yhteisöllä käytössä asianmukaiset toimintapolitiikat, kontrollit ja menettelyt, mukaan lukien sisäisen valvonnan toimenpiteet, tarkastuspolitiikka, koulutustoimenpiteet ja säännöt epäilyttävistä liiketoimista tai rikkomuksista rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaan liittyvien velvoitteiden mukaisesti raportoivien työntekijöiden suojelemiseksi vastatoimilta;

c)

onko yhteisöllä due diligence -ennakkomenettely sen tarkistamiseksi, että varojen siirtojen yhteydessä esitetään asianmukaiset tiedot maksajista ja maksujen saajista, sekä tällaisen menettelyn soveltamisala (24);

d)

sisältyykö yhteisön sääntöihin ja menettelyihin asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevia vaatimuksia sekä toimien kirjaamista ja seurantaa, ja jos sisältyy, missä määrin niihin kuuluu kohtuullisia toimenpiteitä asiakkaan tosiasiallisen omistajan ja edunsaajan tunnistamiseksi ja tarkistamiseksi (eli oikeushenkilöt ja oikeudelliset järjestelyt) ja asiakkaan omistus- ja määräysvaltarakenteen ymmärtämiseksi, sekä toimenpiteitä, joita sovelletaan, jos yhteisö havaitsee epäilyttävän liiketoimen;

e)

soveltaako yhteisö asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevia tehostettuja vaatimuksia, ottaen huomioon direktiivin (EU) 2015/849, silloin kun on kyse suuririskisistä kolmansista maista; ja

f)

soveltaako yhteisö eräitä kieltoja hankkeisiin, joihin osallistuu suuririskisiksi maiksi katsottuja lainkäyttöalueita (25).

6c.1

Onko yhteisöllä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjumisen osalta käytössä asianmukaiset toimintapolitiikat, kontrollit ja menettelyt sen varmistamiseksi, että EU:n rahoittamilla toimilla ei edistetä rahanpesua tai terrorismin rahoittamista?

 

 

6c.1.1

Onko yhteisöllä asianmukaiset toimintapolitiikat, kontrollit ja menettelyt, joiden avulla se voi tunnistaa rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riskit ja arvioida niitä ottaen huomioon riskitekijät, kuten ne, jotka liittyvät yhteisön asiakkaisiin, maihin tai maantieteellisiin alueisiin, tuotteisiin, palveluihin, liiketoimiin tai jakelukanaviin?

 

 

6c.1.2

Soveltaako yhteisö EU:n varoja kolmansille osapuolille tarjotessaan asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevia toimenpiteitä, joihin kuuluu

a)

kolmannen osapuolen tunnistaminen ja tämän henkilöllisyyden todentaminen luotettavasta ja riippumattomasta lähteestä peräisin olevien asiakirjojen tai tietojen perusteella;

b)

tosiasiallisen omistajan ja edunsaajan tunnistaminen ja kohtuullisten toimenpiteiden toteuttaminen tämän henkilöllisyyden todentamiseksi siten, että yhteisö katsoo tietävänsä, kuka on tosiasiallinen omistaja ja edunsaaja, mukaan lukien se, että yhteisö toteuttaa oikeushenkilöiden, trustien, yhtiöiden, säätiöiden ja vastaavien oikeudellisten järjestelyjen osalta kohtuulliset toimenpiteet kolmannen osapuolen omistus- ja määräysvaltarakenteen ymmärtämiseksi;

c)

liikesuhteen tarkoituksen ja aiotun luonteen arvioiminen ja tarvittaessa tietojen hankkiminen niistä;

d)

liikesuhteen jatkuva seuranta, mukaan luettuna liiketoimien tarkastaminen koko liikesuhteen aikana sen varmistamiseksi, että liiketoimet ovat yhdenmukaiset niiden tietojen kanssa, jotka yhteisöllä on oltava asiakkaasta, tämän liiketoiminnasta ja riskiprofiilista ja tarvittaessa varojen alkuperästä, sekä sen varmistaminen, että hallussa olevat asiakirjat ja tiedot pidetään ajan tasalla (26)?

Soveltaako yhteisö asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevien toimenpiteiden osalta asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevia tehostettuja vaatimuksia erityisesti, kun on kyse

—

suuririskisiksi kolmansiksi maiksi katsotuista maista ottaen huomioon direktiivi (EU) 2015/849;

—

rajatylittävästä pankkisuhteesta vastapuolena toimivan kolmannen maan laitoksen kanssa; tai

—

liiketoimista tai liikesuhteista, joihin liittyy poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä, tai muista yhteisön havaitsemista suuririskisistä tapauksista?

 

 

6c.2

Kun on kyse suuririskisiksi kolmansiksi maiksi katsotuista lainkäyttöalueista, toimiiko yhteisö seuraavassa kuvatulla tavalla toteuttaessaan EU:n rahoittamaa hanketta, ottaen huomioon direktiivi (EU) 2015/849? Yhteisö

a)

havaitsee suuririskisiksi kolmansiksi maiksi tunnistettujen lainkäyttöalueiden olemassaolon hankkeessa ja siihen liittyvissä yhteisöissä;

b)

soveltaa asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevia tehostettuja toimenpiteitä toimiin, joissa on mukana suuririskisiä kolmansia maita;

c)

ei toteuta uusia toimia tai jatka toimia sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka on perustettu tai jotka ovat sijoittautuneet suuririskisiksi kolmansiksi maiksi katsotuille lainkäyttöalueille, ottaen huomioon direktiivin (EU) 2015/849;

d)

poikkeaa c kohdasta vain silloin, jos toimi toteutetaan fyysisesti samalla lainkäyttöalueella eikä siihen liity viitteitä siitä, että kyseinen toimi edistäisi rahanpesua, terrorismin rahoitusta, veronkiertoa, veropetoksia tai verovilppiä.

 

 


PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

KESKEINEN KYSYMYS (taso 1)

Tilintarkastajan huomautukset

Soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia hankintojen, avustusten ja/tai rahoitusvälineiden kautta myönnettävän rahoituksen ulkopuolelle  (27)?

 


PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

1.

 OIKEUDELLINEN JA SÄÄNTELYKEHYS

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys, joka koskee sulkemista rahoituksen ulkopuolelle?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

2.

 POISSULKEMISPERUSTEET

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat poissulkemisperusteet sisällytetty menettelyihin ja sääntöihin, joiden mukaisesti tehdään hankintasopimuksia, myönnetään avustuksia ja/tai myönnetään rahoitusta rahoitusvälineistä (28)?

[Yhteisö täyttää]

 

2.1

Suljetaanko kolmannet osapuolet rahoituksen ulkopuolelle, jos niille tai luonnolliselle henkilölle tai oikeushenkilölle, joka käyttää edustus-, päätös- tai valvontavaltaa niiden osalta tai joka on niiden hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu lopullinen tuomio tai lopullinen hallinnollinen päätös jostakin seuraavassa luetelluista syistä (29):

a)

konkurssi tai maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely;

b)

verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyvien velvollisuuksien rikkominen;

c)

ammatin harjoittamiseen liittyvä vakava virhe, mukaan lukien väärien tietojen antaminen;

d)

petos;

e)

lahjonta;

f)

rikollisjärjestöön liittyvät menettelyt;

g)

rahanpesu tai terrorismin rahoitus;

h)

terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset;

i)

lapsityövoiman käyttö tai muut ihmiskauppaa koskevat rikokset;

j)

sääntöjenvastaisuus (30);

k)

pöytälaatikkoyhtiön perustaminen;

l)

pöytälaatikkoyhtiönä toimiminen.

Voidaanko edellä esitetystä poiketa perustelluista syistä, kuten

—

yleistä etua koskevat pakottavat syyt, muun muassa kansanterveys tai ympäristönsuojelu?

 

 

2.2

Kun tehdään päätös sulkemisesta rahoituksen ulkopuolelle, otetaanko suhteellisuusperiaate huomioon?

 

 

2.3

Kun tehdään päätös sulkemisesta rahoituksen ulkopuolelle, otetaanko puolustautumisoikeus huomioon?

 

 

2.4

Kun tehdään päätös sulkemisesta rahoituksen ulkopuolelle, otetaanko huomioon arvio korjaavista toimenpiteistä, jotka yhteisö on toteuttanut osoittaakseen luotettavuutensa?

 

 


PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

3.

 MENETTELYT

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti poissulkemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä (kun on kyse avustusten myöntämisestä / hankinnoista / rahoitusvälineistä) edellä 2 kohdassa mainittujen vaatimusten pohjalta?

[Yhteisö täyttää]

 

3.1

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti poissulkemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä avustusten myöntämisessä?

 

 

3.2

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti poissulkemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä hankintamenettelyssä?

 

 

3.3

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti poissulkemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä rahoitusvälineiden yhteydessä?

 

 


PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

KESKEINEN KYSYMYS (taso 1)

Tilintarkastajan huomautukset

Julkistaako yhteisö asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot?

 


PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

1.

 OIKEUDELLINEN JA SÄÄNTELYKEHYS – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys, joka koskee tietojen julkaisemista varojen saajista ja johon kuuluvat seuraavat: i) riittävät tiedot varojen saajista julkaisemista varten; ii) viittaus yhteiseen kansainväliseen standardiin, jolla varmistetaan perusoikeuksien ja kaupallisten etujen suojelu; ja iii) säännölliset julkaisupäivitykset?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

2.

 VAATIMUKSET – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat vaatimukset sisällytetty julkaisemista koskeviin menettelyihin ja sääntöihin?

[Yhteisö täyttää]

 

2.1

Julkaiseeko yhteisö varojen saajista yleensä tiedot, joihin sisältyy vähintään seuraavat seikat: nimi, sijainti, tuen luonne, käyttötarkoitus ja määrä?

Rajoittamatta tietosuojaa koskevaan pilariin sisältyvien tietosuojasääntöjen ja -menettelyjen soveltamista, voidaanko julkaisemisesta poiketa perustelluista syistä, kuten:

—

yhteisö voi luopua julkaisemisesta luottamuksellisuuteen ja turvallisuuteen liittyvistä syistä, esimerkiksi jos julkaiseminen vaarantaisi yksilöiden oikeudet ja vapaudet tai vahingoittaisi varojen saajan kaupallisia etuja; tai

—

yhteisö voi luopua julkaisemisesta silloin, kun sopimukset ovat arvoltaan vähäisiä?

 

 

2.2

Julkaiseeko yhteisö tietoja säännöllisesti (esim. vähintään kerran vuodessa)?

 

 

2.3

Noudattaako yhteisö tietoja julkaistessaan yhteisiä kansainvälisiä standardeja riittävällä tavalla? Mitä standardeja (esim. IATI ja OECD)?

 

 


PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN JA MUIDEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

3.

 JULKAISUMENETTELYT – kysymykset/kriteerit

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä (kun on kyse avustusten myöntämisestä / hankinnoista / rahoitusvälineistä) edellä 2 kohdassa mainittujen vaatimusten pohjalta?

[Yhteisö täyttää]

 

3.1

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä avustusten myöntämisessä?

 

 

3.2

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä hankintamenettelyssä?

 

 

3.3

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti julkaisemista koskevia sääntöjä ja menettelyjä rahoitusvälineiden yhteydessä?

 

 


PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

KESKEINEN KYSYMYS (taso 1)

Tilintarkastajan huomautukset

Varmistaako yhteisö, että henkilötietoja suojataan varainhoitoasetuksen  (31) 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla?

 


PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

1.

 OIKEUDELLINEN JA SÄÄNTELYKEHYS

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko yhteisöllä selkeä oikeudellinen ja sääntelykehys, joka koskee henkilötietojen suojaa?

[Yhteisö täyttää]

 


PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

2.

 VAATIMUKSET

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Onko seuraavat vaatimukset sisällytetty henkilötietojen suojaa koskeviin menettelyihin ja sääntöihin?

 

 

2.1

Täyttyväkö seuraavat vaatimukset yleisesti ottaen henkilötietojen osalta:

—

niiden käsittely on kyseisen henkilön kannalta lainmukaista, asianmukaista ja avointa;

—

ne kerätään tiettyä nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa myöhemmin käsitellä näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla;

—

niiden on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on välttämätöntä suhteessa niiden käsittelytarkoituksiin;

—

niiden on oltava paikkansapitäviä ja tarvittaessa päivitettyjä;

—

ne on säilytettävä muodossa, josta yksilöt ovat tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamista varten;

—

niitä on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus?

 

 

2.2

Sisältävätkö menettelyt ja säännöt seuraavat periaatteet:

—

tiedonsaantioikeus;

—

oikeus tutustua omiin henkilötietoihin ja pyytää niiden korjaamista tai poistamista;

—

oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;

—

oikeus sähköisen viestinnän luottamuksellisuuteen?

 

 


PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

3.

 MENETTELYT

Yhteisön huomautukset

Tilintarkastajan huomautukset

Keskeinen kysymys (taso 2): Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä (esim. asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet) (kun on kyse avustusten myöntämisestä / hankinnoista / rahoitusvälineistä) edellä 2 kohdassa mainittujen vaatimusten pohjalta?

 

 

3.1

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä avustusten myöntämisessä?

[Yhteisö täyttää]

 

3.2

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä hankintamenettelyssä?

[Yhteisö täyttää]

 

3.3

Soveltaako yhteisö tosiasiallisesti henkilötietojen suojaa koskevia sääntöjä ja menettelyjä rahoitusvälineiden yhteydessä?

[Yhteisö täyttää]

 

(1)  Yhteisö/tilintarkastaja merkitsee tähän sarakkeeseen KYLLÄ tai EI ilmoittaakseen, arvioidaanko kyseistä pilaria.

(2)  ”Rahoitusvälineet” kattavat myös talousarviotakuut.

(3)  Ennakkomaksujärjestelmä on liikekirjanpitojärjestelmän yksi muoto. Yleisin ennakkomaksujärjestelmä on käteiskassajärjestelmä. Ennakkomaksujärjestelmän peruspiirre on se, että sitä varten varataan tietty summa, jota täydennetään määrätyn ajan kuluttua tai olosuhteiden vaatiessa, kun varoja on käytetty. Näitä varoja täydennetään toisesta tililähteestä, esim. käteiskassaa täydennetään lunastamalla muulta pankkitililtä asetettu sekki.

(4)  Tehokkaan palkkahallinnon tukena pitäisi olla henkilöstötietokanta (joissakin tapauksissa nimiluettelo, joka ei välttämättä ole tietokoneistettu), jossa on luettelo kaikista työntekijöistä, joille olisi maksettava palkka tai muu korvaus kuukausittain ja jotka voidaan tarkistaa hyväksytyn henkilöstöluettelon ja yksittäisten henkilöstötietojen perusteella. Henkilöstötietokannan ja palkkahallinnon tietojen välinen yhteys on olennainen valvonnassa. Kaikki henkilöstötietokantaan tehtävät muutokset olisi käsiteltävä oikea-aikaisesti muutosraportin kautta, ja niiden tuloksena olisi oltava kirjausketju. Palkkahallintoa koskevia tarkastuksia olisi tehtävä säännöllisesti, jotta voidaan tunnistaa haamutyöntekijät, täyttää tietoaukot ja havaita valvonnan heikkoudet.

(5)  Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.

(6)  Varainhoitoasetuksen 209 artiklan 4 kohdan mukaisesti.

(7)  Avustuksensaajan käsite on ymmärrettävä laajasti, eli se voi sisältää myös kumppanimaat/edunsaajamaat ja yhteisön täytäntöönpanokumppanit.

(8)  Rahoitusvälineet ja EU:n rahastot kattavat myös talousarviotakuut.

(9)  Niiden organisaatioiden osalta, jotka eivät vielä sovella julkissektorin kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IPSAS), sovittiin, että tilinpäätösraportoinnissa voidaan noudattaa kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IFRS).

(10)  Toisinaan kansainväliset rahoituksen välittäjät toimivat myös kumppanimaista tulevien elinten (kansalliset rahastot) kautta, ja jälkimmäiset rinnastetaan rahoituksen välittäjiin.

(11)  Toisinaan kansainväliset rahoituksen välittäjät toimivat myös kumppanimaista tulevien elinten (kansalliset rahastot) kautta, ja jälkimmäiset rinnastetaan rahoituksen välittäjiin.

(12)  Vaatimustenmukaisuuden valvontatoiminto katsotaan myös osaksi toista puolustuslinjaa.

(13)  Eli käytetäänkö yksittäistä allekirjoitusvaltuutusta, kaksois- tai yhteisvaltuutusta vai luotto- tai investointikomiteaa riippuen toimen koosta ja luonteesta.

(14)  Esim. arvioidaan uudelleen evidenssiä, johon mallin rakenne perustuu, suoritetaan toteutumatestausta ja vertailevaa analyysia ja arvioidaan luokitusten erottelukykyä.

(15)  Yhteisö voi täyttää tämän pilarin vaatimukset, vaikka sen tästä jaksosta saama pistemäärä jäisi alle kynnysarvon. Edellytyksenä on kuitenkin, että sopimustasolla sovelletaan asianmukaisia valvontatoimenpiteitä.

(16)  EU:n veropolitiikkaan ja -sääntelyyn sisältyvät erityisesti seuraavat säädökset ja asiakirjat, ja niitä voidaan myöhemmin kehittää edelleen: yritysverotukseen sovellettavat menettelysäännöt, 1.12.1997 (EYVL C 2, 6.1.1998, s. 2); neuvoston direktiivi 2011/96/EU, annettu 30 päivänä marraskuuta 2011, eri jäsenvaltioissa sijaitseviin emo- ja tytäryhtiöihin sovellettavasta yhteisestä verojärjestelmästä (EUVL L 345, 29.12.2011, s. 8); neuvoston direktiivi 2003/49/EY, annettu 3 päivänä kesäkuuta 2003 eri jäsenvaltioissa sijaitsevien lähiyhtiöiden välisiin korko- ja rojaltimaksuihin sovellettavasta yhteisestä verotusjärjestelmästä (EUVL L 157, 26.6.2003, s. 49); komission suositus 2012/772/EU, annettu 6 päivänä joulukuuta 2012, aggressiivisesta verosuunnittelusta (EUVL L 338, 12.12.2012, s. 41); neuvoston direktiivi 2011/16/EU, annettu 15 päivänä helmikuuta 2011, hallinnollisesta yhteistyöstä verotuksen alalla ja direktiivin 77/799/ETY kumoamisesta (EUVL L 64, 11.3.2011, s. 1); komission tiedonanto ”Verojen kiertämisen estämistä koskeva paketti: Seuraavat toimet tehokkaan verotuksen ja paremman verotuksen avoimuuden toteuttamiseksi EU:ssa” (COM(2016) 23); komission suositus (EU) 2016/136, annettu 28 päivänä tammikuuta 2016, verosopimusten väärinkäytön vastaisten toimenpiteiden täytäntöönpanosta (EUVL L 25, 2.2.2016, s. 67); neuvoston direktiivi (EU) 2016/1164, annettu 12 päivänä heinäkuuta 2016, sisämarkkinoiden toimintaan suoraan vaikuttavien veron kiertämisen käytäntöjen torjuntaa koskevien sääntöjen vahvistamisesta (EUVL L 193, 19.7.2016, s. 1); Ecofin-neuvoston päätelmät 12. helmikuuta, 8. maaliskuuta, 25. toukokuuta, 17. kesäkuuta, 8. marraskuuta ja 5. joulukuuta 2016, 5. joulukuuta 2017, 23. tammikuuta ja 13. maaliskuuta 2018.

Edellä mainittuihin tietoihin voi tutustua seuraavissa osoitteissa: veroasioissa yhteistyöhaluttomia oikeudenkäyttöalueita koskeva EU:n politiikka (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en); verojen kiertämisen estämistä koskeva paketti (komission verkkosivusto: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en; neuvoston verkkosivusto: http://www.consilium.europa.eu/en/policies/anti-tax-avoidance-package/); EU:n politiikka haitallisen verokilpailun torjumiseksi (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en), johon sisältyy mm. yritysverotuksen käytännesääntötyöryhmän työ (neuvoston verkkosivusto: http://www.consilium.europa.eu/en/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/); hallinnollista yhteistyötä välittömän verotuksen alalla koskeva EU:n työ (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en); välittäjien toiminnan avoimuus (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en); ja verotusta koskeva EU:n sääntelykehys (http://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&displayProfile=lastConsDocProfile&classification=in-force#arrow_09).

(17)  Ks. erityisesti komission tiedonannon IV (1) jakson 1.2 kohta (C(2018)1756, 21.3.2018).

(18)  Tämä tarkoittaisi esimerkiksi sen tarkastelemista, verotetaanko toteutuneita tuottoja sovellettavien vakiosääntöjen mukaisesti (jos ei, siirrytään yhteisön rakenteen seuraavalle tasolle) ja verotetaanko kanavoituja tuottoja sovellettavien vakiosääntöjen mukaisesti (jos ei, siirrytään jälleen yhteisön rakenteen seuraavalle tasolle ja tarvittaessa aina tosiasiallisiin omistajiin ja edunsaajiin). Sen jälkeen kun tietylle rahoitusvirralle on vahvistettu tosiasiallinen verotus, ei tarvita enää lisäevidenssiä tämän rahoitusvirran verotuksesta.

(19)  Tähän voi sisältyä esimerkiksi evidenssin toimittaminen rakenteen taloudellisista perusteluista, eri yhteisöjen tosiasiallisesta sisällöstä (ks. esim. s. 125 ja sitä seuraavat sivut http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf, ja http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) ja strukturoinnin verovaikutuksesta.

(20)  Silloin kun toimen rakenteeseen sisältyy jokin EU:n neuvoston päätelmien liitteessä II mainituista lainkäyttöalueista, olisi käynnistettävä tapauskohtainen tarkastelu ja pyrittävä erityisen huolellisesti varmistamaan, että ongelmia, jotka nämä lainkäyttöalueet ovat sitoutuneet korjaamaan noudattaakseen verotusalan hyvän hallintotavan kriteerejä, ei esiinny EU:n varoista rahoitettavissa hankkeissa. Nämä ongelmat voivat liittyä johonkin 5. joulukuuta 2017 annettujen neuvoston päätelmien liitteessä V mainituista kriteereistä, jotka ovat i) avoimuus ja tietojenvaihto; ii) oikeudenmukainen verotus (mukaan lukien kriteeri 2.2); ja iii) veropohjan rapautumista ja voitonsiirtoja koskevat standardit. Esimerkiksi EU:n varoista rahoitettavien hankkeiden rahoitusvirrat eivät saa hyötyä sellaisista haitallisista verojärjestelmistä, jotka lainkäyttöalue on sitoutunut poistamaan. Vastaavasti silloin kun lainkäyttöalue ei vielä täytä avoimuuskriteerejä, koska tiedonvaihtomekanismit EU:n jäsenvaltioiden kanssa ovat riittämättömät, olisi tarkistettava, voivatko hankkeen rahoitusvirtojen ei-raportoitavat verotiedot ehkäistä rahoitusvirran tosiasiallisen verottamisen.

(21)  Ainoa EU:n varainhoitoasetuksen mukaan sallittu poikkeus koskee fyysistä täytäntöönpanoa. Soveltaessaan tätä poikkeusta yhteisön olisi arvioitava hankkeen fyysistä sijaintia (esim. taloudellista sisältöä koskevan asianmukaisen testin avulla) ja etsittävä mahdollisia viitteitä siitä, että hankkeella edistetään verojen kiertämistä.

(22)  EU:n neuvoston päätelmien liitteessä II mainitut lainkäyttöalueet.

(23)  Yhteisö voi täyttää tämän pilarin vaatimukset, vaikka sen tästä jaksosta saama pistemäärä jäisi alle kynnysarvon. Edellytyksenä on kuitenkin, että sopimustasolla sovelletaan asianmukaisia valvontatoimenpiteitä.

(24)  Asetuksen (EU) 2015/847 ja direktiivin (EU) 2015/849 mukaisesti.

(25)  Kun otetaan huomioon direktiivi (EU) 2015/849.

(26)  Kun otetaan huomioon direktiivi (EU) 2015/849.

(27)  Rahoitusvälineet ja EU:n rahastot kattavat myös talousarviotakuut.

(28)  Jos yhteisö soveltaa julkisista hankinnoista ja direktiivin 2004/18/EY kumoamisesta 26 päivänä helmikuuta 2014 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 2014/24/EU (57 artikla) tai kansallisia säännöksiä, joilla direktiivi on saatettu osaksi kansallista lainsäädäntöä, EU:n taloudellisten etujen suojaamisen katsotaan vastaavan unionin sääntöjä, politiikkoja ja menettelyjä.

(29)  Direktiivin 2014/24/EU (jolla kumotaan direktiivi 2004/18/EY) katsotaan vastaavan EU:n varainhoitoasetusta. Sen vuoksi tätä jaksoa voidaan tarkastella edellä mainitun direktiivin tai sen saattamiseksi osaksi kansallista lainsäädäntöä annettujen kansallisten säännösten soveltamista koskevien järjestelmien, sääntöjen ja menettelyjen pohjalta.

(30)  Ei sovelleta rahoitusvälineisiin.

(31)  Sanotun kuitenkaan rajoittamatta asetusten (EU) 2018/1725 ja (EU) 2016/679 soveltamista.

Liite 3

ARVIOINTIMENETTELYT

3.1   Arviointia koskeva dokumentaatio ja evidenssi

1)   Arviointia koskeva dokumentaatio (työpaperit)

Tilintarkastajan olisi ISAE 3000:n mukaan laadittava dokumentaatio, joka tarjoaa

—

riittävän ja asianmukaisen aineiston tilintarkastajan raportin pohjaksi; ja

—

evidenssiä siitä, että arviointi suunniteltiin ja toteutettiin ISAE 3000:n sekä sovellettavien säädösten ja määräysten mukaisesti.

’Dokumentaatiolla’ ja ’työpapereilla’ tarkoitetaan kaikkia asiakirjoja, jotka koskevat suoritettuja arviointimenettelyjä, hankittua asiaankuuluvaa evidenssiä ja tilintarkastajan johtopäätöksiä. ’Arviointiaineistolla’ tarkoitetaan yhtä tai useampaa kansiota tai muuta fyysisessä tai sähköisessä muodossa olevaa tallennusvälinettä, jolle on tallennettu arvioinnissa käytetty, tiettyyn toimeksiantoon liittyvä dokumentaatio tai työpaperit.

2)   Evidenssi

Tilintarkastajan olisi ISAE 3000:n mukaisesti varmistettava, että kerätään evidenssiä tilintarkastajan johtopäätösten tueksi ja sen osoittamiseksi, että arviointi on toteutettu noudattaen IFAC:n varmennustoimeksiantojen kansainvälistä viitekehystä (International Framework for Assurance Engagements) ja kansainvälistä varmennustoimeksiantostandardia ”Muut varmennustoimeksiannot kuin mennyttä aikaa koskevan taloudellisen informaation tilintarkastus tai yleisluonteinen tarkastus” (ISAE 3000).

Tilintarkastajan olisi hankittava riittävästi asianmukaista evidenssiä arviointitulosten tukemiseksi ja sellaisten asianmukaisten johtopäätösten tekemiseksi, jotka muodostavat perustan arviointipäätelmille. Tilintarkastaja käyttää ammatillista harkintaansa määrittäessään, onko evidenssi riittävää ja tarkoituksenmukaista.

3)   Arviointia koskevan dokumentaation (työpaperit) säilyttäminen <Hankintaviranomainen voi poistaa tämän osan tai muuttaa sitä parhaaksi katsomallaan tavalla>

Tilintarkastajan olisi säilytettävä toimeksiantoa koskeva dokumentaatio (mm. maksuja ja kuluja koskeva evidenssi, kuten laskut hotellimajoituksesta, lentomatkojen tarkastuskortit, erilaisten lippujen kannat, työaikalomakkeet jne.), jotta hankintaviranomainen voi tarkastaa ne viiden vuoden kuluessa päivästä, jona se on maksanut tilintarkastajalle toimeksiantoa koskevan loppumaksun. Hankintaviranomaisen olisi pyynnöstä voitava tutustua arviointia koskevaan dokumentaatioon kyseisten viiden vuoden ajan sen maan lainsäädännön mukaisesti, jossa arvioinnista vastaava virasto sijaitsee.

4)   Pääsy yhteisön arkistoon ja asiakirjoihin

Tilintarkastajalla olisi oltava milloin tahansa rajoittamaton ja kattava pääsy yhteisön arkistoon ja kaikkiin asiakirjoihin (mm. kirjanpitotiedot, sopimukset, kokouspöytäkirjat, pankkitiedot, laskut jne.) sekä yhteisön tiloihin ja yhteisön työntekijöiden luo siinä määrin kuin tämä on mahdollista ja arvioinnin kannalta merkityksellistä. Tilintarkastaja voi pyytää yhteisöltä lupaa ottaa yhteyttä yhteisön käyttämiin pankkeihin (esim. saldovahvistuksen pyytämiseksi pankilta) ja sen käyttämiin konsultteihin ja muihin asiantuntijoihin tai yrityksiin, joita yhteisö on palkannut.

3.2   Suunnittelu

1)   Valmistelukokous yhteisön kanssa

Yleensä yhteisö järjestää tilintarkastajan kanssa valmistelukokouksen. Kokous järjestetään yhteisön päätoimipaikassa tai jossakin muussa paikassa riippuen siitä, mikä on asianmukaisin ja sopivin ratkaisu kummallekin osapuolelle. Kokouksessa keskustellaan arvioinnin suunnittelusta, paikan päällä tehtävästä arviointityöstä ja raportoinnista ja selvitetään vielä ratkaisematta olevat kysymykset. Yhteisö ja tilintarkastaja voivat sopia vaihtoehtoisista menetelmistä arvioinnin valmistelemiseksi (esim. neuvottelupuhelut). Tilintarkastaja voi valmistelukokouksessa pyytää lisätietoja ja -asiakirjoja, joiden se katsoo olevan tarpeen tai hyödyllisiä arvioinnin suunnittelua ja paikan päällä tehtävää arviointityötä varten.

Yhteisön olisi ilmoitettava komissiolle tästä kokouksesta, ja komission edustajat voivat osallistua kokoukseen.

2)   Suunnittelutoimet, arviointisuunnitelma ja arviointia koskevat työohjelmat

Tilintarkastajan olisi suunniteltava arviointi siten, että se voidaan toteuttaa tehokkaasti ja tuloksellisesti. Riittävässä suunnittelussa on muun muassa otettava asianmukaisesti huomioon tärkeät arviointikohteet, mahdollisten ongelmien nopea havaitseminen ja ratkaiseminen sekä arvioinnin huolellinen organisointi ja hallinnointi siten, että se voidaan toteuttaa tehokkaasti ja tuloksellisesti.

Tilintarkastajalla olisi oltava arviointisuunnitelma (tai muu vastaava suunnitteluasiakirja, kuten arviointia koskeva työsuunnitelma tai suunnittelumuistio), jossa esitetään arvioinnissa sovellettava lähestymistapa ja suunnittelun, paikan päällä tehtävän arviointityön ja raportoinnin keskeiset periaatteet. Tilintarkastajalla olisi oltava arviointia koskevat työohjelmat, joissa esitetään ja dokumentoidaan yksityiskohtaisesti arviointitestit ja -menettelyt.

3.3   Paikan päällä tehtävä arviointityö

1)   Evidenssin hankkiminen järjestelmien, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen rakenteesta

Työhön olisi kuuluttava kyseisen pilarin kannalta keskeisten järjestelmien, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen rakenteen arviointi.

Evidenssiä järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenteesta voidaan hankkia seuraavien menettelyjen avulla:

—

keskustellaan sellaisten yhteisön työntekijöiden kanssa, joilla saattaa olla asiaankuuluvia tietoja;

—

arvioidaan, vastaavatko mahdollisesti saatavilla olevat kuvaukset asianmukaisesti yhteisön suunnittelemia ja toteuttamia järjestelmiä, kontrolleja, menettelyjä ja sääntöjä;

—

tarkastellaan säädöksiä ja määräyksiä sisältäviä asiakirjoja (esim. lait, asetukset ja sopimukset), sisäisiä ohjeita ja suuntaviivoja (esim. toimintasäännöt, sisäiset valvontakäsikirjat jne.) ja mahdollisia muita tilintarkastajan mielestä asiaankuuluvia asiakirjoja;

—

tarkastellaan toimintoja ja tutkitaan asiakirjoja, raportteja, tulostettuja ja sähköisiä tiedostoja, jotka koskevat liiketoimien käsittelyä, kirjanpitomenettelyjä (esim. pankkitietojen täsmäyttäminen) ja muita keskeisiä hyväksyntämenettelyjä ja sisäisiä valvontamenettelyjä (esim. menoja koskevat säännölliset raportit, talousarvion ja toteutuneiden menojen vertailut, työaikalomakkeiden tarkastaminen ja hyväksyntä jne.) ja asiakirjoja, jotka liittyvät esimerkiksi i) ulkoista tarkastusta koskevaan yhteisön sääntelykehykseen; ii) avustus- ja hankintamenettelyihin; ja iii) rahoitusvälineisiin ja niihin liittyviin toimiin; ja

—

toistetaan kontrollit ja menettelyt.

Tilintarkastaja voi halutessaan käyttää vuokaavioita tai kyselylomakkeita apuna kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen rakenteen arvioimisessa.

2)   Järjestelmien, kontrollien ja menettelyjen testaus

Osana tätä työtä olisi muun muassa arvioitava, toimivatko asiaankuuluvat järjestelmät, kontrollit, menettelyt ja säännöt tuloksellisesti.

Järjestelmä, kontrolli, menettely tai sääntö toimii tuloksellisesti, jos se joko yksinään tai yhdessä muiden järjestelmien, kontrollien, menettelyjen tai sääntöjen kanssa tarjoaa kohtuullisen varmuuden siitä, että

—

yhteisön tavoitteet (esim. sisäisen valvontajärjestelmän tai avustus- tai hankintamenettelyn tavoitteet) saavutetaan ja erityisesti että tavoitteiden saavuttamista haittaavia riskejä hallitaan ja valvotaan asianmukaisesti;

—

virheiden, sääntöjenvastaisuuksien ja petosten riskit ehkäistään, havaitaan ja korjataan asianmukaisesti ja nopeasti.

Tilintarkastajan olisi kontrollien testausta suunnitellessaan ja suorittaessaan

—

toteutettava tiedustelujen lisäksi muita menettelyjä evidenssin hankkimiseksi siitä,

—

miten järjestelmä on toiminut tai miten kontrollia, menettelyä tai sääntöä on sovellettu;

—

miten johdonmukaisesti järjestelmä on toiminut ja kontrollia, menettelyä tai sääntöä on sovellettu; ja

—

kuka on soveltanut kontrolleja, menettelyjä tai sääntöjä tai millä keinoin niitä on sovellettu;

—

määriteltävä sellaiset testauskohteiden valintamenetelmät, joilla saavutetaan menettelyjen tavoitteet.

Määritellessään kontrollien, menettelyjen tai sääntöjen testauksen laajuutta tilintarkastajan on otettava huomioon muun muassa sellaiset tekijät kuin testattavan perusjoukon ominaisuudet, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen luonne, niiden soveltamistiheys (esim. kuukausittain, päivittäin, kuinka monta kertaa päivässä) ja odotettavissa oleva poikkeamien osuus.

Kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen testaukseen voi sisältyä tarkastuksia (kirjanpito, asiakirjat ja omaisuuserät), havainnointia, johdon ja muiden yhteisön työntekijöiden haastatteluja, vahvistuksia, uudelleenlaskentaa ja eräiden menettelyjen toistamista.

3)   Otanta ja muut poimintamenetelmät testauskohteiden valitsemiseksi

Suunnitellessaan ja toteuttaessaan järjestelmien, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen testausta tilintarkastaja voi soveltaa otantaa tai muita poimintamenetelmiä valitakseen testauskohteet. Otannalla tarkoitetaan, että menettelyjä ei sovelleta kaikkiin arvioitaviin kohteisiin (vaan arvioitaviksi valitaan esimerkiksi vain tietyt liiketoimet tai tilien saldot), mutta kaikilla otantayksiköillä on kuitenkin mahdollisuus tulla valituksi. Näin tilintarkastaja saa riittävän perustan, jonka pohjalta hän voi tehdä johtopäätöksiä koko perusjoukosta.

Otannassa voidaan soveltaa joko tilastollista tai ei-tilastollista lähestymistapaa. Tilintarkastaja voi valita harkintansa mukaisesti perusjoukosta tiettyjä kohteita (esim. arvoltaan suuret tai muuten keskeiset kohteet, kaikki tietyn rahamäärän ylittävät kohteet, kohteet, joista voidaan saada tietoa, tai kohteet, joiden avulla voidaan testata valvontatoimia, -menettelyjä tai -sääntöjä). Valikoiva tutkiminen ei tarkoita samaa kuin otanta.

Tiettyjen kohteiden valikoiva tutkiminen on usein tehokas tapa hankkia evidenssiä, mutta se ei ole sama asia kuin otanta. Tällä tavoin valittuihin testauskohteisiin sovellettujen menettelyjen tuloksia ei voida laajentaa tai ekstrapoloida koskemaan koko perusjoukkoa. Sen takia tiettyjen kohteiden valikoivasta tutkimisesta ei saada evidenssiä muun perusjoukon osalta. Sen sijaan otannan tarkoituksena on mahdollistaa johtopäätösten tekeminen koko perusjoukosta siitä valitun otoksen testauksen perusteella.

4)   Sisäisten tarkastajien työn hyödyntäminen

Jos tilintarkastaja katsoo, että sisäisen tarkastuksen toiminnolla on todennäköisesti merkitystä arvioinnin kannalta, tilintarkastaja a) määrittää sisäisten tarkastajien työn käyttökelpoisuuden ja siitä saatavan hyödyn laajuuden; ja b) sisäisten tarkastajien työn hyödyntämisen yhteydessä sen, onko työ asianmukaista tarkastuksen kannalta. Tilintarkastajan olisi noudatettava standardia ISA 610 ”Sisäisten tarkastajien tekemän työn käyttäminen” siltä osin kuin sillä on merkitystä arvioinnin kannalta.

5)   Kirjalliset vahvistusilmoitukset

Silloin kun on kyse muista varmennustoimeksiannoista kuin mennyttä aikaa koskevan taloudellisen informaation tilintarkastuksesta tai yleisluonteisesta tarkastuksesta (ISAE 3000), tilintarkastajan olisi saatava johdolta vahvistusilmoitus. Kirjallinen vahvistusilmoitus on tilintarkastajalle annettu johdon lausuma, jossa vahvistetaan eräitä seikkoja tai tuetaan arviointia koskevaa evidenssiä.

Tilintarkastaja voi pyytää vahvistusilmoitusta, jonka allekirjoittaa yksi tai useampi yhteisön johdon jäsen, joka on ensisijaisesti vastuussa yhteisön järjestelmistä, kontrolleista, menettelyistä ja säännöistä.

6)   Muistio

Tilintarkastaja laatii muistion päätöskokouksessa käytävän keskustelun pohjaksi. Muistiossa olisi esitettävä paikan päällä tehdyn arviointityön pohjalta saadut arvioinnin keskeiset havainnot sekä suositukset. Muistiosta olisi lähetettävä jäljennös hankintaviranomaisen tarkastustehtävästä vastaavalle johtajalle.

7)   Päätöskokous

Tilintarkastajan olisi järjestettävä yhteisön kanssa päätöskokous. Yhteisön olisi ilmoitettava komissiolle tästä kokouksesta, ja komission edustajat voivat osallistua kokoukseen.

Kokouksessa keskustellaan muistiosta ja saadaan yhteisöltä vahvistus ja alustavat kommentit tilintarkastajan havaintoihin ja suosituksiin. Tilintarkastaja ja yhteisö voivat sopia jäljellä olevista tiedoista, jotka yhteisön on toimitettava, ja tarvittaessa vahvistaa niiden toimittamiselle määräajan. Tilintarkastaja voi ilmoittaa yhteisölle raportointimenettelyistä. Tilintarkastajan olisi dokumentoitava yhteisön ja komission edustajien mahdolliset kommentit (suulliset ja kirjalliset) ja otettava ne huomioon arviointiraportissa.

3.4   Raportointi

1)   Keskeiset raportointivaatimukset ja raportoinnin kieli

Tilintarkastajan olisi raportoitava arvioinnin tuloksista noudattaen IFAC:n varmennustoimeksiantojen kansainvälistä viitekehystä (International Framework for Assurance Engagements) ja ISAE 3000:ta, tilintarkastusyhteisönsä käytäntöjä ja tämän toimeksiantokuvauksen vaatimuksia.

Raportin olisi oltava puolueeton, selkeä, tiivis, ajantasainen ja rakentava.

Raportti olisi laadittava toimeksiantokuvauksen 6.4 kohdassa tarkoitetulla kielellä. Jos raportti laaditaan muulla kielellä kuin englanniksi tai ranskaksi, tilintarkastajan olisi lisäksi toimitettava raportista tiivistelmä joko englanniksi tai ranskaksi.

2)   Arviointiraportin päivämäärä

Arviointiraportin luonnoksen ja lopullista versiota edeltävien versioiden päivämääränä olisi oltava päivä, jona ne lähetetään kuulemista varten. Lopullisen arviointiraportin kansilehdellä olevan päivämäärän olisi oltava päivä, jona lopullinen arviointiraportti allekirjoitetaan.

Seikat ja tapahtumat, jotka ovat tulleet tilintarkastajan tietoon ennen lopullisen raportin allekirjoittamista ja jotka vaikuttavat raportissa esitettyihin havaintoihin, on otettava huomioon. Tilintarkastajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta esittää tiedusteluja yhteisön johdolle ja/tai toteuttaa lisämenettelyjä päätöskokouksen jälkeen ja ennen lopullisen raportin allekirjoittamista.

3)   Menettely kuulemista ja raporttiluonnoksen toimittamista varten <Hankintaviranomainen voi mukauttaa tätä osaa harkintansa mukaan, sillä ehdotettu teksti perustuu komission menettelyihin. Huomio: osia, jotka koskevat komission kuulemista tai komissiolle ilmoittamista, ei saa poistaa>

Tilintarkastajan on toimitettava raportin luonnos hankintaviranomaiselle 21 kalenteripäivän kuluessa päätöskokouksen päivämäärästä (ts. paikan päällä tehtävän arviointityön päättyessä). Raportin luonnoksen olisi sisällettävä yhteisön kommentit siltä osin kuin ne on jo saatu paikan päällä tehdyn arviointityön ja päätöskokouksen aikana.

Raportin luonnoksesta olisi toimitettava paperiversio ja sähköinen versio yhdessä saatekirjeen kanssa. Sana ”luonnos” olisi merkittävä selkeästi kaikkiin versioihin.

Yhteisö voi lähettää jäljennöksen pilariarviointiraportin luonnoksesta Euroopan komissiolle saadakseen komission näkemyksen tietyistä raporttiluonnokseen sisältyvistä seikoista (1).

Hankintaviranomaisen olisi esitettävä kommentit tilintarkastajalle 21 kalenteripäivän kuluessa luonnoksen vastaanottamisesta.

Tilintarkastajan olisi toimitettava hankintaviranomaiselle raportin tarkistettu luonnos, jossa on otettu huomioon kaikki kommentit, <7> kalenteripäivän kuluessa kommenttien vastaanottamisesta.

Hankintaviranomaisen olisi toimitettava kommentit tilintarkastajalle <21> kalenteripäivän kuluessa raportin luonnoksen vastaanottamisesta.

4)   Menettely kuulemista ja lopullisen raportin toimittamista varten <Hankintaviranomainen voi mukauttaa tätä osaa harkintansa mukaan, sillä ehdotettu teksti perustuu komission menettelyihin. Huomio: osia, jotka koskevat komission kuulemista tai komissiolle ilmoittamista, ei saa poistaa>

Jos ei tarvita enää lisää arviointityötä paikan päällä, tilintarkastajan olisi toimitettava hankintaviranomaiselle raportin lopullista edeltävä versio <7> kalenteripäivän kuluessa siitä, kun kommentit raportin luonnokseen on vastaanotettu. Ilmaisu ”lopullista edeltävä” olisi merkittävä selkeästi raportin lopullista edeltävän version kansilehdelle. Hankintaviranomaisen olisi ilmoitettava tilintarkastajalle kirjallisesti raportin lopullista edeltävän version hyväksymisestä <14> kalenteripäivän kuluessa sen vastaanottamisesta.

Tilintarkastajan olisi toimitettava lopullinen raportti <7> kalenteripäivän kuluessa siitä, kun kommentit raportin lopullista edeltävään versioon on vastaanotettu.

Sen jälkeen tilintarkastajan olisi toimitettava lopullisen raportin alkuperäinen paperiversio ja sähköinen versio sekä saatekirje yhteisölle.

Raportit olisi toimitettava tilintarkastajan virallisella kirjelomakkeella. Sana ”lopullinen” olisi merkittävä selkeästi kaikkiin versioihin. Tilintarkastajan olisi lisäksi lähetettävä yhteisölle lopullisen raportin sähköinen versio (allekirjoitetun ja päivätyn lopullisen raportin skannattu jäljennös (pdf-muodossa) tilintarkastajan kirjelomakkeella).

Päätöskokouksen ja sen päivän välinen aika, jona lopullinen raportti toimitetaan hankintaviranomaiselle, saisi olla enintään <105> kalenteripäivää tai <15> viikkoa.

Tilintarkastajan olisi lähetettävä lopullisen pilariarviointiraportin sähköinen versio ja paperikopio Euroopan komissiolle seuraavaan osoitteeseen:

European Commission

Directorate-General for […]

Audit and Control Unit

1040 Bruxelles/Brussel

BELGIQUE/BELGIË

(1)  Sanotun kuitenkaan rajoittamatta valvontatoimenpiteitä, jotka komissio toteuttaa varainhoitoasetuksen 154 artiklan 5 kohdan mukaisesti.

Liite 4

PILARIARVIOINTIRAPORTTI

<TILINTARKASTAJAN KIRJELOMAKE >

RAPORTIN [LUONNOS, LOPULLISTA EDELTÄVÄ VERSIO TAI LOPULLINEN VERSIO]

[päiväys]

<loppuraportin osalta tämä on päivä, jona riippumattoman tilintarkastajan lopullinen raportti on allekirjoitettu; raportin luonnoksen tai lopullista edeltävän version osalta tämä on päivä, jona nämä raportit lähetetään kuulemista varten>

PILARIARVIOINTI

[YHTEISÖN NIMI]

Arvioitava yhteisö:

[Yhteisön nimi]

Maa:

[Yhteisön sijoittautumismaa]

Tilintarkastaja:

[Tilintarkastusyhteisö ja arvioinnista vastaava toimisto]

Arviointijakso:

[päivämäärä] – [päivämäärä] [yleensä vuoden pituinen (12 kuukauden) jakso, joka päättyy paikan päällä tehtävän arviointityön alkamispäivään (paikan päällä suoritettavat menettelyt)]

Paikan päällä suoritettavan arvioinnin kesto:

[päivämäärä] – [päivämäärä]

SISÄLLYSLUETTELO

Riippumaton varmennusraportti 112

1.

 Tiivistelmä 117

2.

 Toimeksiannon olosuhteet 126

3.

 Sisäisen valvonnan järjestelmä 127

4.

 Kirjanpitojärjestelmä 129

5.

 Riippumaton ulkoinen tarkastus 129

6.

 Avustukset 129

7.

 Hankinnat 130

8.

 Rahoitusvälineet 130

9.

 Sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle 131

10.

 Varojen saajia koskevien tietojen julkaiseminen 131

11.

 Henkilötietojen suojaaminen 131
Liitteet 133

OHJEET TÄMÄN MALLIRAPORTIN KÄYTTÖÄ VARTEN

Tässä pilariarviointia koskevassa malliraportissa esitetään tilintarkastajalle raportin muoto ja rakenne sekä annetaan ohjeita raportin osioiden sisällöstä.

—

Harmaalla pohjalla olevat <kursivoidut> kohdat ovat ohjeita, jotka on poistettava.

—

Tilintarkastaja voi käyttää raportin laatimista varten kaikkia sellaisia tekstin osia, jotka eivät ole harmaalla pohjalla. Tilintarkastaja voi muuttaa tekstiä parhaaksi katsomallaan tavalla lukuun ottamatta riippumattoman tilintarkastajan raportin mukaista tekstiä.

Riippumattoman tilintarkastajan varmennusraportin tekstiä tai sanamuotoa ei saa muuttaa.

Tämä ohjesivu on poistettava toimeksiantokuvauksesta.

RIIPPUMATON VARMENNUSRAPORTTI

Pilariarviointi

[Yhteisön täydellinen nimi ja osoite]

Olemme suorittaneet [nimi], jäljempänä ’yhteisö’, pilariarvioinnin, jäljempänä ’arviointi’. Arvioinnin tavoitteena on antaa Euroopan komissiolle kohtuullinen varmuus siitä, täyttääkö yhteisö Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 154 artiklan 4 kohdan a–f alakohdassa ja Euroopan kehitysrahastoon sovellettavan varainhoitoasetuksen 29 artiklan 1 kohdassa säädetyt vaatimukset seuraavien pilarien osalta:

1.

Sisäisen valvonnan järjestelmä

2.

Kirjanpitojärjestelmä

3.

Riippumaton ulkoinen tarkastus

4.

Avustukset <Kohta poistetaan tarvittaessa>

5.

Hankinnat <Kohta poistetaan tarvittaessa>

6.

Rahoitusvälineet (1)<Kohta poistetaan tarvittaessa>

7.

Sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle

8.

Varojen saajia koskevien tietojen julkaiseminen

9.

Henkilötietojen suoja

Työmme laajuus ja kutakin pilaria koskevat päätelmät esitetään jäljempänä.

Yhteisön johdon ja tilintarkastajan velvollisuudet

Yhteisön johto on vastuussa sen varmistamisesta, että pilareihin liittyvät järjestelmät, kontrollit, säännöt ja menettelyt vastaavat kansainvälisesti hyväksyttyjä standardeja ja Euroopan komission kullekin pilarille asettamia vaatimuksia. Yhteisön johdon on myös annettava tilintarkastajalle tietoja ja asiakirjoja, tarjottava pääsy järjestelmiin ja järjestettävä tapaamisia yhteisön henkilöstön kanssa siinä määrin kuin se on arvioinnin kannalta tarpeellista ja relevanttia.

Tehtävämme on arvioida yhteisön käyttöön ottamia järjestelmiä sekä yhteisön soveltamia kontrolleja, sääntöjä ja menettelyjä kunkin pilarin osalta kullekin pilarille asetettujen vaatimusten perusteella ja raportoida havaintomme tämän arvioinnin toimeksiantokuvauksen mukaisesti.

Tässä toimeksiantokuvauksessa täsmennetään, että meidän on suoritettava työmme noudattaen Kansainvälistä varmennustoimeksiantostandardia (ISAE) 3000, jonka kansainvälinen tilintarkastajaliitto (International Federation of Accountants) on antanut otsikolla Muut varmennustoimeksiannot kuin mennyttä aikaa koskevaan taloudelliseen informaatioon kohdistuva tilintarkastus tai yleisluonteinen tarkastus. Kyseisessä standardissa edellytetään, että noudatamme työtä suoritettaessa asiaa koskevia eettisiä sääntöjä.

Kaikkia pilareita koskeva työn laajuus

Toimeksiantomme kattaa kunkin pilarin ja yhteisön käyttöön ottamien järjestelmien sekä sen soveltamien kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen arvioinnin.

Asianomaista pilaria koskevista vaatimuksista riippuen arviomme on kattanut kyseeseen tulevien järjestelmien, kontrollien, menettelyjen ja sääntöjen rakenteen ja tarvittaessa niiden toiminnan tehokkuuden.

Vertasimme arviossamme järjestelmiä, kontrolleja, sääntöjä ja menettelyjä koskevia tosiseikkoja ja tietoja komission kriteereihin. Nämä perusteet ja merkittävyysaste (olennaisuus) esitetään yksityiskohtaisen raporttimme luvussa 2.3.

Määrittäessämme, milloin on kyseessä järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen olennainen heikkous tai puutteellisuus, meidän on otettava huomioon komission määrittämät kriteerit ja merkittävyysasteet, koska nämä tekijät saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti.

Tässä arvioinnissa keskitytään pääasiassa yhteisön säännöllisessä toiminnassa käytössä oleviin järjestelmiin, kontrolleihin, sääntöihin ja menettelyihin. Arvioinnin päätelmät eivät koske nykyisiä eivätkä tulevia yksittäisiä toimia, hankkeita tai sopimuksia.

Luontaisten rajoitteidensa vuoksi sisäinen valvonta ja muut järjestelmät, säännöt ja menettelyt eivät välttämättä estä tai havaitse virheitä. Tähän mennyttä aikaa koskevaan arviointiin sisältyvissä ennusteissa järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen rakenteesta ja tehokkuudesta sisältyy myös riski, että kyseiset järjestelmät, kontrollit, säännöt ja menettelyt saattavat muuttua riittämättömiksi olosuhteiden muuttumisen vuoksi tai että sääntöjen ja menettelyjen noudattaminen saattaa huonontua.

Olemme ottaneet huomioon kaiken käytettävissä olleen evidenssin, joka meille esitettiin paikan päällä tehdyssä arviointityössä, joka saatiin päätökseen [päätöskokouksen päivämäärä], mukaan lukien yhteisön ja Euroopan komission myöhemmät huomautukset ja tiedot tämän raportin laatimispäivään asti.

Käsityksemme mukaan olemme hankkineet päätelmiemme perustaksi tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa evidenssiä.

PILARI 1 – SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTELMÄ

Toimeksiantoomme kuuluu sen arviointi, onko yhteisö ottanut käyttöön vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän ja varmistanut, että se toimii kaikilta olennaisilta osiltaan. Näin ollen noudattamamme menettelyt kattoivat sisäisen valvonnan järjestelmän rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.

Työmme keskittyi sisäisen valvonnan osiin ja kontrolleihin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.

Johtopäätös

<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö on kaiken kaikkiaan ottanut käyttöön kaikilta olennaisilta osiltaan vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän, joka on Euroopan komission asettamien vaatimusten mukainen, ja varmistanut, että järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan.

<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään sisäisen valvonnan järjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.

Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei ole kaiken kaikkiaan ottanut käyttöön kaikilta olennaisilta osiltaan vaikuttavaa, tehokasta ja taloudellista sisäistä valvontaa koskevaa järjestelmää, joka on Euroopan komission asettamien vaatimusten mukainen, eikä varmistanut, että järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan.

PILARI 2 – KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ

Toimeksiantoomme kuuluu sen arviointi, käyttääkö yhteisö kirjanpitojärjestelmää, joka antaa täsmälliset, täydelliset, luotettavat ja oikea-aikaiset tiedot. Noudattamamme menettelyt kattoivat kirjanpitojärjestelmän rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.

Työmme keskittyi kirjanpitojärjestelmän niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.

Johtopäätös

<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; poistetaan tarvittaessa>

Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö käyttää kaiken kaikkiaan kirjanpitojärjestelmää, joka antaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmälliset, täydelliset, luotettavat ja oikea-aikaiset tiedot Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; poistetaan tarvittaessa>

Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään kirjanpitojärjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.

Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei käytä kirjanpitojärjestelmää, joka antaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmälliset, täydelliset, luotettavat ja oikea-aikaiset tiedot Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS

Toimeksiantoomme kuuluu sen arviointi, onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka suorittaa kyseisestä yhteisöstä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien mukaisesti. Näin ollen noudattamamme menettelyt kattavat sen ulkoisen tarkastuksen kehyksen, jota yhteisöön sovelletaan.

Työmme keskittyi riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kehyksen niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.

Johtopäätös

<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan, jos sitä ei sovelleta>

Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö on kaiken kaikkiaan sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kehyksen olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.

Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei kaiken kaikkiaan ole sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

PILARI 4 – AVUSTUKSET

Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä. Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat avustuksia koskevan järjestelmän rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.

Työmme keskittyi avustuksia koskevanjärjestelmän niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.

Johtopäätös

<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään avustuksia koskevanjärjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.

Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

PILARI 5 – HANKINNAT

Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä. Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat hankintajärjestelmän rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.

Työmme keskittyi hankintajärjestelmän niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.

Johtopäätös

<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään hankintajärjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.

Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET (2)

Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä. Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat yhteisön käyttämien rahoitusvälineiden rakenteen ja toiminnan tehokkuuden.

Työmme keskittyi yhteisön käyttämien rahoitusvälineiden niihin näkökohtiin ja osiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.

Johtopäätös

<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa myöntäessään rahoitusta EU:n varoista rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään yhteisön käyttämien rahoitusvälineiden olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.

Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella myöntäessään rahoitusta EU:n varoista rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia rahoituksen ulkopuolelle.

Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat yhteisön tätä tarkoitusta varten toteuttamien toimien rakenteen ja niiden toiminnan tehokkuuden.

Työmme keskittyi niihin rahoituksen ulkopuolelle sulkemisen perusteisiin ja yhteisön toteuttamiin toimiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.

Johtopäätös

<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti sulkiessaan kolmansia osapuolia rahoituksen ulkopuolelle.

<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään yhteisön rahoituksen ulkopuolelle sulkemisessa soveltaman järjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.

Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti sulkiessaan kolmansia osapuolia rahoituksen ulkopuolelle.

PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, julkistaako yhteisö asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot.

Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat yhteisön tätä tarkoitusta varten toteuttamien toimien rakenteen ja niiden toiminnan tehokkuuden.

Työmme keskittyi niihin vaatimuksiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.

Johtopäätös

<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä julkistaakseen asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet järjestelmässä, jota yhteisö käyttää julkistaessaan varojen saajia koskevat tiedot.

Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä julkistaakseen asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti varojen saajia koskevat tiedot Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

Toimeksiantoomme kuuluu arvio siitä, varmistaako yhteisö, että henkilötiedot suojataan varainhoitoasetuksen 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla.

Tämän vuoksi noudattamamme menettelyt kattavat yhteisön tätä tarkoitusta varten toteuttamien toimien rakenteen ja niiden toiminnan tehokkuuden.

Työmme keskittyi niihin vaatimuksiin ja yhteisön toteuttamiin toimiin, joita komissio pitää tärkeinä ja jotka esitetään yksityiskohtaisesti arviointikyselyissä.

Johtopäätös

<sanamuoto, jota käytetään positiivisessa johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Näkemyksemme mukaan ja tekemämme työn perusteella yhteisö soveltaa asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä varmistaakseen henkilötietojen suojaamisen Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

<sanamuoto, jota käytetään kielteisessä johtopäätöksessä; tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

Viittaamme 1.3 jaksossa esitettyihin havaintoihin: Tiivistelmä yksityiskohtaisen kertomuksemme havainnoista, jossa esitetään yhteisön henkilötietojen suojaamisessa soveltaman järjestelmän olennaiset heikkoudet ja puutteellisuudet.

Näkemyksemme mukaan, edellisessä kohdassa tarkoitettujen seikkojen olennaisen luonteen vuoksi ja tekemämme työn perusteella yhteisö ei sovella asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä varmistaakseen henkilötietojen suojaamisen Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti.

Jakelu ja käyttö

Yhteisö on pyytänyt tätä raporttia, ja se on tarkoitettu ainoastaan tiedoksi yhteisölle ja Euroopan komissiolle ja ainoastaan niiden käyttöön.

Tilintarkastajan allekirjoitus <henkilö tai yritys tai molemmat tapauksen mukaan >.

Allekirjoittajan nimi <henkilö tai yritys tai molemmat tapauksen mukaan >.

Tilintarkastajan osoite <toimisto, joka vastaa tarkastuksesta >.

Allekirjoituksen päivämäärä <ei käytetä raportin luonnoksissa. Päivämäärä, jona loppuraportti allekirjoitetaan.>

1.   TIIVISTELMÄ

1.1   Johtopäätökset

Seuraavassa esitetään yhteenveto kunkin pilarin osalta tekemistämme johtopäätöksistä.

PILARI

JOHTOPÄÄTÖS

1.

 Sisäisen valvonnan järjestelmä

KYLLÄ/EI

Onko yhteisö ottanut kaikilta olennaisilta osiltaan käyttöön Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti vaikuttavan, tehokkaan ja taloudellisen sisäistä valvontaa koskevan järjestelmän ja varmistaako se, että tämä järjestelmä toimii kaikilta olennaisilta osiltaan?;

 

2.

 Kirjanpitojärjestelmä

KYLLÄ/EI

Käyttääkö yhteisö Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti kirjanpitojärjestelmää, joka antaa kaikilta olennaisilta osiltaan täsmälliset, täydelliset, luotettavat ja oikea-aikaiset tiedot?

 

3.

 Riippumaton ulkoinen tarkastus

KYLLÄ/EI

Onko yhteisö sellaisen riippumattoman ulkoisen tarkastuksen kohteena, jonka kaikilta olennaisilta osiltaan tekee siitä toiminnallisesti riippumaton tarkastusyksikkö kansainvälisesti hyväksyttyjen tarkastusstandardien ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

 

4.

 Avustukset

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista avustuksina asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

 

5.

 HANKINNAT

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista hankintojen kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

 

6.

 Rahoitusvälineet

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

Soveltaako yhteisö myöntäessään rahoitusta EU:n varoista rahoitusvälineiden kautta asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä kaikilta olennaisilta osiltaan ja Euroopan komission asettamien vaatimusten mukaisesti?

Soveltaako yhteisö erityisesti asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä, jotka koskevat:

 

luottoriskien hallintajärjestelmää ja sisäisen riskiluokitusjärjestelmän käyttöä?

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

veronkiertoa ja yhteistyöhaluttomia oikeudenkäyttöalueita?

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa?

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

7.

 SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

Soveltaako yhteisö asianmukaisia sääntöjä ja menettelyjä sulkiessaan kolmansia osapuolia hankintojen, avustusten ja/tai rahoitusvälineiden kautta myönnettävän rahoituksen ulkopuolelle?

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

8.

 Varojen saajia koskevien tietojen julkaiseminen

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

Julkistaako yhteisö asianmukaisesti ja kohtuullisessa ajassa varojen saajia koskevat tiedot?

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

9.

 Henkilötietojen suoja

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

Varmistaako yhteisö, että henkilötiedot suojataan varainhoitoasetuksen (3) 5 artiklassa tarkoitettua vastaavalla tavalla?

KYLLÄ / EI / TIETOA EI SAATAVILLA

1.2   Etenemissuunnitelma

<Etenemissuunnitelman pituus: suositus enintään 2 sivua>

Näkemyksemme mukaan yhteisö ei ole kaikilta osin noudattanut pilaria/pilareita koskevia vaatimuksia [täsmennä pilari(t)].

Olemme havainneet merkittäviä puutteellisuuksia ja heikkouksia… <kuvaile lyhyesti asianomaisen pilarin / asianomaisten pilarien merkittävimpiä heikkouksia ja puutteellisuuksia 1.3 kohdan havaintojen mukaisesti>.

Olemme antaneet useita kriittisiä suosituksia näiden keskeisten heikkouksien korjaamiseksi <kuvaile lyhyesti asianomaista pilaria / asianomaisia pilareita koskevia kriittisiä suosituksia 1.3 kohdan suositusten mukaisesti>.

Ehdotamme, että yhteisö panee nämä suositukset täytäntöön, jotta Euroopan komissio voi siirtää sille talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti.

Tätä varten ehdotamme toimintasuunnitelmaa (etenemissuunnitelma), johon sisältyy aikataulu puutteellisuuksien ja heikkouksien korjaamiseksi. Tästä etenemissuunnitelmasta, mukaan lukien ehdottamiemme toimenpiteiden toteuttamisaikataulu, on keskusteltu ja sovittu yhteisön kanssa. <Etenemissuunnitelmasta olisi mahdollisuuksien mukaan sovittava yhteisön kanssa ennen kuin tilintarkastaja antaa lopullisen raporttinsa. Jos tämä ei ole mahdollista, syyt on selitettävä selkeästi >.

Etenemissuunnitelma

<Kuvailkaa etenemissuunnitelmaa käsittelemällä kunkin pilarin osalta seuraavia keskeisiä näkökohtia:

—

lyhyt kuvaus tärkeimmistä havainnoista, eli järjestelmissä, kontrolleissa, menettelyissä ja säännöissä olevista olennaisista heikkouksista tai puutteellisuuksista;

—

lyhyt kuvaus ehdotetusta toimintasuunnitelmasta näiden heikkouksien tai puutteellisuuksien korjaamiseksi.

Toimintasuunnitelmassa olisi esitettävä selkeästi, mitkä ehdotetut toimenpiteet (eli kriittiset suositukset) pannaan täytäntöön ja miten ne pannaan täytäntöön, sekä selkeä ja realistinen aikataulu.>

1.3   Yhteenveto havainnoista ja suosituksista

Jäljempänä esitetään tiivistelmä havainnoista ja suosituksista kunkin pilarin osalta.

Havainnot

Pääasialliset havainnot ovat havaintoja, jotka koskevat järjestelmiin, kontrolleihin, sääntöihin ja menettelyihin liittyviä olennaisia heikkouksia tai puutteellisuuksia. ’Olennaisella’ tarkoitetaan sitä, että katsomme näiden tekijöiden olevan komissiolle niin tärkeitä, että ne saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti. Näin ollen kun olemme tehneet olennaisia havaintoja jonkin pilarin osalta, lopputuloksena on kielteinen johtopäätös.

Pääasialliset havainnot kattavat myös tapaukset, joissa on tehty useita sellaisia havaintoja, jotka eivät yksittäin tarkasteltuina liity olennaiseen heikkouteen tai puutteellisuuteen, mutta jotka kokonaisuutena muodostavat olennaista heikkoutta tai puutteellisuutta koskevan havainnon. Näiden havaintojen yhteisvaikutus on niin merkittävä (ts. olennainen), että toteamme johtopäätöksenämme, että yhteisö ei täytä asianomaista pilaria koskevia vaatimuksia (ts. johtopäätöksenä on ”ei”).

Muilla havainnoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia ei-olennaisia havaintoja, joiden osalta katsomme, että ne olisi saatettava yhteisön tietoon. Nämä havainnot koskevat sellaisia järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen heikkouksia tai puutteellisuuksia, jotka yksin tai yhdessä tarkasteltuina aiheuttavat vähemmän välittömän riskin siitä, ettei kyseisen pilarin tavoitteita saavuteta.

Suositukset

Kriittiset suositukset liittyvät järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen olennaisiin heikkouksiin tai puutteellisuuksiin ja sellaisiin tapauksiin, joissa pilareihin sovellettavia Euroopan komission kriteerejä ja/tai kansainvälisesti hyväksyttyjä standardeja jätetään (säännöllisesti) noudattamatta.

Muut suosituksemme koskevat kaikkia muita havaintoja, jotka eivät ole luonteeltaan olennaisia. Järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen heikkouksilla tai puutteellisuuksilla ei näissä tapauksissa ole merkittävää välitöntä vaikutusta järjestelmien, kontrollien, sääntöjen tai menettelyjen tavoitteisiin. Tästä huolimatta uskomme yhteisön kannalta olevan tärkeää, että se toteuttaa suositellut toimenpiteet, sillä tämä tarjoaa sille mahdollisuuden parantaa järjestelmiään, kontrollejaan, sääntöjään tai menettelyjään ja tehdä niistä toimivampia ja tehokkaampia.

Kukin suositus käsitellään yksityiskohtaisesti luvuissa 3–8.

Ehdotamme, että yhteisö panee täytäntöön kriittiset suositukset, jotka esitetään tämän kertomuksen 1.2 jaksossa olevassa etenemissuunnitelmassa.

PILARI 1 – SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTELMÄ

Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Muut havainnot / muut suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 3.3.1 ja 3.3.2.


PILARI 2 – KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ

Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Muut havainnot / muut suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 4.3.1 ja 4.3.2.


PILARI 3 – RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS

Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Muut havainnot / muut suositukset

Nro

Havainnon/suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 5.3.1 ja 5.3.2.


PILARI 4 – AVUSTUKSET

Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Muut havainnot / muut suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 6.3.1 ja 6.4.2.


PILARI 5 – HANKINNAT

Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Muut havainnot / muut suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 7.3.1 ja 7.3.2.


PILARI 6 – RAHOITUSVÄLINEET

Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Muut havainnot / muut suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 8.3.1 ja 8.3.2.


PILARI 7 – SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Muut havainnot / muut suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 9.3.1 ja 9.3.2.


PILARI 8 – VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Muut havainnot / muut suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 10.3.1 ja 10.3.2.


PILARI 9 – HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

Pääasialliset havainnot / kriittiset suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Muut havainnot / muut suositukset

Nro

Havainnon / suosituksen kuvaus:

1

Havainto: <lyhyt kuvaus havainnosta, enintään 2 riviä>

Suositus: <lyhyt kuvaus suosituksesta, enintään 2 riviä>

2

 

 

3

 

 

jne.

 

 

Huom. Havainnon/suosituksen numeron ja kuvauksen on vastattava yksityiskohtaista havaintoa/suositusta kohdissa 11.3.1 ja 11.3.2.

2.   TOIMEKSIANNON OLOSUHTEET

2.1   Olosuhteet

Euroopan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen (4), jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 154 artiklassa säädetään talousarvion toteuttamistavoista, joista yksi on ”välillinen hallinnointi”. Käyttäessään välillistä hallinnointia komissio voi antaa talousarvion toteuttamistehtäviä varainhoitoasetuksen 62 artiklassa tarkoitetuille maille, organisaatioille ja elimille, jäljempänä ’yhteisöt’. Kyseeseen voivat tulla seuraavat yhteisöt:

—

kolmannet maat tai niiden nimeämät elimet, esimerkiksi Kambodžan sisäministeriö;

—

kansainväliset järjestöt ja niiden erityisjärjestöt, esimerkiksi Yhdistyneiden kansakuntien kehitysohjelma (UNDP)

—

julkisoikeudelliset elimet, esimerkiksi Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)

—

sellaiset julkisen palvelun tehtäviä hoitavat yksityisoikeudelliset elimet, jotka antavat riittävät rahoitustakuut, esimerkiksi Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Silloin kun edellä mainitun kaltaiset yhteisöt hoitavat EU:n varoja, niiden on suojattava EU:n taloudelliset edut tavalla, joka täyttää varainhoitoasetuksessa asetetut vaatimukset. Niiden on tällöin täytettävä yhdeksää osa-aluetta eli pilaria koskevat vaatimukset. Nämä pilarit ovat seuraavat:

(1)

sisäisen valvonnan järjestelmä

(2)

kirjanpitojärjestelmä

(3)

riippumaton ulkoinen tarkastus

säännöt ja menettelyt, jotka koskevat seuraavia:

(4)

rahoituksen tarjoaminen EU:n varoista avustusten muodossa

(5)

hankinnat

(6)

rahoitusvälineet (5)

sekä seuraavat osa-alueet:

(7)

sulkeminen rahoituksen ulkopuolelle

(8)

varojen saajia koskevien tietojen julkaiseminen

(9)

henkilötietojen suojaaminen.

Yhteisöistä, jotka haluavat hallinnoida EU:n varoja välillisen hallinnoinnin periaatteen mukaisesti, on sen vuoksi tehtävä kattava pilariperusteinen arviointi. Pilariarvioinnin tulosten perusteella komissio päättää, voiko se i) siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä; ja ii) tehdä yhteisön kanssa erillissopimuksia (ts. välillistä hallinnointia koskevia valtuutussopimuksia).

2.2   Kuvaus arvioitavasta yhteisöstä

<Kuvaus yhteisöstä. Suositus: enintään 2 sivua.

Yhteisön erityispiirteet ja ominaisuudet, organisaatiorakenne, toiminnan luonne jne.>

2.3   Arvioinnissa käytetyt kriteerit ja olennaisuus

Jokaista pilaria varten on kolme kriteeritasoa, jotka Euroopan komissio on määritellyt toimeksiantokuvauksen liitteeseen 2 (Arviointikysely ja kriteerit) sekä liitteeseen 2 a (Arviointikysely) sisältyvien (keskeisten) kysymysten avulla. Määrittäessämme, milloin on kyseessä järjestelmien, kontrollien, sääntöjen ja menettelyjen olennainen heikkous tai puutteellisuus, olemme ottaneet huomioon komission määrittämät kriteerit ja merkittävyysasteet (eli pistekynnykset), koska nämä tekijät saattavat vaikuttaa komission päätökseen siirtää yhteisölle talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin mukaisesti.

Taso 1 (Varainhoitoasetus)

Kutakin pilaria varten on yksi yleiskattava varainhoitoasetukseen perustuva tason 1 kysymys ( liitteessä 2”Arviointikysely ja -kriteerit”). Vastauksia on vain kaksi:

—

Vastaus tason 1 kysymykseen on ”kyllä”. Tämä tarkoittaa, että yhteisö täyttää kyseistä pilaria koskevat vaatimukset. Johtopäätöksemme on tässä tapauksessa positiivinen, mikä vastaa ”vakiomuotoista lausuntoa”.

—

Vastaus tason 1 kysymykseen on ”ei”. Tämä tarkoittaa, että yhteisö ei täytä kyseistä pilaria koskevia vaatimuksia. Johtopäätöksemme on tässä tapauksessa negatiivinen, mikä vastaa ”kielteistä lausuntoa”.

Taso 2 (Pilarien keskeiset osatekijät)

Tason 2 keskeiset kysymykset liittyvät kriteereihin, joita komissio pitää olennaisina. Tätä varten kunkin pilarin keskeisiä osatekijöitä varten on määritetty keskeiset kysymykset ja kriteerit. Osatekijät ovat itse asiassa ”alapilareita”, jotka puolestaan muodostuvat liitteessä 2 a olevan ”Arviointikyselyn” kysymysosioista.

Olemme ammatillista harkintaamme käyttäen antaneet jokaiselle liitteeseen 2”Arviointikysely ja -kriteerit” sisältyvälle tason 2 osatekijälle 0–10 pistettä liitteen 2 a avulla keräämämme informaation ja evidenssin perusteella.

Taso 3 (Arviointikysely ja siihen sisältyvät kysymysosiot)

Liitteessä 2 a oleva ”Arviointikysely” sisältää kysymysosioita, jotka liittyvät pilarien tason 2 keskeisiin osatekijöihin. Nämä yksityiskohtaisista kysymyksistä muodostuvat osiot eivät ole tyhjentäviä vaan ne ovat periaatteessa toimintaamme ohjaavia esimerkkejä. Tämä tarkoittaa sitä, että voimme halutessamme käyttää (kaikkia) näitä kysymyksiä/kysymysosioita määrittäessämme kunkin tason 2 osatekijän pistemäärää.

Olemme laatineet lisäkysymyksiä sekä toteuttaneet lisämenettelyjä ja -testejä, jos olemme pitäneet niitä tarpeellisina tai tarkoituksenmukaisina. Olemme soveltaneet ammatillista harkintaa kaikkiin liitteessä 2 a oleviin kysymyksiin pisteyttäessämme pilarin keskeisiä tason 2 osatekijöitä.

3.   SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTELMÄ

3.1   Kuvaus sisäisen valvonnan järjestelmästä

<Kuvaile yhteisön sisäisen valvonnan järjestelmän pääpiirteitä. Ehdotettu enimmäispituus: 2 sivua>

3.2   Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä

<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu sisäisen valvontajärjestelmän pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>

3.3   Havainnot ja suositukset

Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.

<Seuraavan taulukon käyttö on pakollista>

3.3.1   Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset

Havainto / suositus nro: [numero]

Otsikko: [lyhyt kuvaus havainnosta ja suosituksesta]

Havainnon kuvaus:

[kuvaile havaintoa yksityiskohtaisesti (tosiseikat, kriteerit, syy ja vaikutus)]

Suosituksen kuvaus:

[kuvaile suositusta yksityiskohtaisesti]

Yhteisön huomautukset:

[ilmoita, hyväksyykö yhteisö havainnon/suosituksen ja kuvaile yhteisön huomautuksia]

Komission huomautukset:

[kuvaile komission huomautuksia]

Tilintarkastajan lisähuomautukset:

[Täytetään vain, jos yhteisö ei hyväksy tilintarkastajan havaintoa/suositusta huolimatta siitä, että tilintarkastaja on edelleen vakuuttunut havainnon/suosituksen pätevyydestä. Tällöin tilintarkastajan tulee kumota yhteisön huomautukset tässä ja perustella, miksi havainto säilytetään.]

3.3.2   Muut havainnot ja suositukset

Havainto / suositus nro: [numero]

Otsikko: [lyhyt kuvaus havainnosta ja suosituksesta]

Havainnon kuvaus:

[kuvaile havaintoa yksityiskohtaisesti (tosiseikat, kriteerit, syy ja vaikutus)]

Suosituksen kuvaus:

[kuvaile suositusta yksityiskohtaisesti]

Yhteisön huomautukset:

[ilmoita, hyväksyykö yhteisö havainnon/suosituksen ja kuvaile yhteisön huomautuksia]

Komission huomautukset:

[kuvaile komission huomautuksia]

Tilintarkastajan lisähuomautukset:

[Täytetään vain, jos yhteisö ei hyväksy tilintarkastajan havaintoa/suositusta huolimatta siitä, että tilintarkastaja on edelleen vakuuttunut havainnon/suosituksen pätevyydestä. Tällöin tilintarkastajan tulee kumota yhteisön huomautukset tässä ja perustella, miksi havainto säilytetään.]

4.   KIRJANPITOJÄRJESTELMÄ

<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>

4.1   Kirjanpitojärjestelmän kuvaus

(…)

4.2   Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä

<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu kirjanpitojärjestelmän pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>

4.3   Havainnot ja suositukset

Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.

i.

Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset

(…)

ii.

Muut havainnot ja suositukset

(…)

5.   RIIPPUMATON ULKOINEN TARKASTUS

<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>

a.

Riippumattoman ulkoisen tarkastuksen puitteiden kuvaus

(…)

b.

Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä

<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu riippumattoman ulkoisen tarkastuksen pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>

c.

Havainnot ja suositukset

Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.

i.

Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset

(…)

ii.

Muut havainnot ja suositukset

(…)

6.   AVUSTUKSET

<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>

a.

Avustuksia koskevan järjestelmän kuvaus

(…)

b.

Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä

<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu avustuspilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>

c.

Havainnot ja suositukset

Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.

i.

Keskeiset havainnot ja kriittiset suositukset

(…)

ii.

Muut havainnot ja suositukset

(…)

7.   HANKINNAT

<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>

a.

Hankintajärjestelmän kuvaus

(…)

b.

Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä

<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu hankintapilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>

c.

Havainnot ja suositukset

Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.

i.

Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset

(…)

ii.

Muut havainnot ja suositukset

(…)

8.   RAHOITUSVÄLINEET (6)

<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>

a.

Rahoitusvälineiden kuvaus

(…)

b.

Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä

<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu rahoitusvälineitä koskevan pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>

c.

Havainnot ja suositukset

Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.

i.

Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset

(…)

ii.

Muut havainnot ja suositukset

(…)

9.   SULKEMINEN RAHOITUKSEN ULKOPUOLELLE

<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>

a.

Kuvaus järjestelmästä, jolla tuensaajat suljetaan rahoituksen ulkopuolelle

(…)

b.

Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä

<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu rahoituksen ulkopuolelle sulkemista koskevan pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>

c.

Havainnot ja suositukset

Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.

i.

Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset

(…)

ii.

Muut havainnot ja suositukset

(…)

10.   VAROJEN SAAJIA KOSKEVIEN TIETOJEN JULKAISEMINEN

<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>

a.

Varojen saajia koskevien tietojen julkaisemisessa käytetyn järjestelmän kuvaus

(…)

b.

Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä

<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu varojen saajia koskevien tietojen julkaisemista koskevan pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>

c.

Havainnot ja suositukset

Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.

i.

Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset

(…)

ii.

Muut havainnot ja suositukset

(…)

11.   HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

<Ks. luku 3: Sisäisen valvonnan järjestelmä. Käytä samaa rakennetta ja sisältöä.>

a.

Henkilötietojen suojaamisen varmistamisessa käytetyn järjestelmän kuvaus

(…)

b.

Yhteenveto tehdystä työstä ja arvioinnissa käytetyistä kriteereistä

<Esitä tiivistelmä tehdystä työstä eli menettelyistä ja testeistä, jotka on toteutettu henkilötietojen suojaamista koskevan pilarin arvioimiseksi. Kuvaile lyhyesti tämän pilarin arvioinnissa käytettyjä kriteerejä. Tilintarkastaja voi viitata lukuun 2.3 sekä täytettyyn arviointikyselyyn ja arviointikriteereihin, jotka sisältyvät liitteisiin 2 ja 3.>

c.

Havainnot ja suositukset

Yksityiskohtaiset havaintomme ja suosituksemme esitetään jäljempänä.

i.

Pääasialliset havainnot ja kriittiset suositukset

(…)

ii.

Muut havainnot ja suositukset

(…)

(1)  Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.

(2)  Tähän sisältyvät talousarviotakuut, verotus sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevat vaatimukset. Esittäkää päätelmät kunkin alaosion (6 a, 6 b ja 6 c) osalta koko pilaria koskevien yleisten päätelmien lisäksi.

(3)  Rajoittamatta asetusten (EU) 2018/1725 ja (EU) 2016/679 soveltamista.

(4)  Asetus (EU, Euratom) 2018/1046.

(5)  Rahoitusvälineet kattavat myös talousarviotakuut.

(6)  Talousarviotakuut mukaan luettuina.

Liite 1

Henkilöt, joihin on oltu yhteydessä arvioinnin aikana tai jotka ovat osallistuneet arvioinnin suorittamiseen

Tilintarkastaja – [tilintarkastusyhteisön nimi]

[Nimi 1]

[ilmoita sen tilintarkastusyhteisössä työskentelevän henkilön asema/tehtävä, joka viime kädessä vastaa toimeksiannosta ja sen suorittamisesta sekä tilintarkastusyhteisön puolesta annettavasta raportista (esim. osakas, johtaja tai vastaava)

[Nimi 2; valinnainen]

[valinnainen (jos se ei ole tilintarkastusyhteisön toimintatapojen ja henkilöstöpolitiikan vastaista). Ilmoita tilintarkastusta johtaneen henkilön asema/tehtävä tilintarkastusyhteisössä (esim. johtava osakas)]


Arvioinnin kohteena oleva yhteisö – [yhteisön nimi]

[Nimi 1]

[ilmoitetaan asema/tehtävä yhteisössä, esim. johtaja, talousjohtaja, kirjanpitovastaava, ohjelmajohtaja]

[Nimi 2]

[sama kuin 1]

[Nimi 3 jne.]

[sama kuin 1]

<Seuraavat taulukot täytetään vain siinä tapauksessa, että Euroopan komissio on ollut mukana arvioinnissa ja/tai jos sitä on kuultu arviointiraportin luonnoksesta. Muussa tapauksessa nämä taulukot voidaan poistaa>

Kansainvälisen yhteistyön ja kehitysasioiden pääosasto / muu pääosasto

[Nimi 1]

[ilmoita henkilön asema/tehtävä ja yksikkö komissiossa, esim. rahoitus-, sopimus- tai tarkastusyksikön päällikkö]

[Nimi 2]

[sama kuin 1]

[Nimi 3 jne.]

[sama kuin 1]


Euroopan unionin edustusto [maan nimi]

[Nimi 1]

[ilmoitetaan asema EU:n edustustossa, esim. rahoitus- ja sopimusyksikön päällikkö, ohjelmavastaava, sopimusvastaava, taloushallinnon toimihenkilö jne.]

[Nimi 2]

[sama kuin 1]

[Nimi 3 jne.]

[sama kuin 1]

[Ilmoita mahdollisen muun ulkopuolisen organisaation tai henkilön nimi, johon on oltu yhteydessä tarkastuksen aikana tai joka on osallistunut siihen (esim. yhteisön lakisääteiset tilintarkastajat tai tekniset avustajat. Tämä kohta poistetaan tarvittaessa>

[Nimi 1]

[ilmoita asema/tehtävä organisaatiossa]

[Nimi 2 jne.]

[sama kuin 1]

Liite 2

Arviointikysely ja -kriteerit

<Tässä liitteessä on oltava jäljennös toimeksiantokuvauksen liitteestä 2 (tilintarkastajan täyttämä arviointikysely ja -kriteerit)>.

Liite 3

Arviointikysely

<Tässä liitteessä on oltava jäljennös toimeksiantokuvauksen liitteestä 2 a (tilintarkastajan täyttämä arviointikysely). Tilintarkastaja voi toimittaa tämän asiakirjan raportin erillisenä liitteenä>.

Top