This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32004D0563
2004/563/EC, Euratom: Commission Decision of 7 July 2004 amending its Rules of Procedure
2004/563/EY, Euratom: Komission päätös, tehty 7 päivänä heinäkuuta 2004, komission työjärjestyksen muuttamisesta
2004/563/EY, Euratom: Komission päätös, tehty 7 päivänä heinäkuuta 2004, komission työjärjestyksen muuttamisesta
EUVL L 251, 27.7.2004, p. 9–13
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV) Tämä asiakirja on julkaistu erityispainoksessa
(BG, RO, HR)
EUVL L 267M, 12.10.2005, p. 72–76
(MT)
No longer in force, Date of end of validity: 21/12/2021; Kumoaja 32021D2121
27.7.2004 |
FI |
Euroopan unionin virallinen lehti |
L 251/9 |
KOMISSION PÄÄTÖS,
tehty 7 päivänä heinäkuuta 2004,
komission työjärjestyksen muuttamisesta
(2004/563/EY, Euratom)
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 218 artiklan 2 kohdan,
ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 131 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 28 artiklan 1 kohdan sekä 41 artiklan 1 kohdan,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
1 artikla
Tämän päätöksen liitteenä olevat komission säännökset sähköisistä ja digitoiduista asiakirjoista otetaan komission työjärjestyksen liitteeksi.
2 artikla
Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tehty Brysselissä 7 päivänä heinäkuuta 2004.
Komission puolesta
Romano PRODI
Puheenjohtaja
LIITE
Sähköisiä ja digitoituja asiakirjoja koskevat komission säännökset
Sekä katsoo seuraavaa:
(1) |
Uuden tieto- ja viestintätekniikan käyttö on yleistynyt komission omassa toiminnassa sekä asiakirjojen vaihdossa komission ja ulkomaailman, erityisesti yhteisön hallintoelinten, kuten joidenkin yhteisön politiikkojen täytäntöönpanosta vastaavien elinten välillä sekä komission ja kansallisten hallintoelinten välillä. Niinpä komission asiakirjat koostuvat yhä enenevässä määrin sähköisistä ja digitoiduista asiakirjoista. |
(2) |
Komissio on tehostanut sisäisen toimintansa ja yksiköidensä välisten suhteiden puitteissa sellaisten tietoteknisten järjestelmien kehittämistä, jotka mahdollistavat asiakirjojen ja menettelyiden hallinnan sähköisesti, perustaen toimiaan komission uudistamista koskevaan valkoiseen kirjaan (1), jonka toimet 7, 8 ja 9 koskevat komission siirtymistä sähköiseen toimintaympäristöön (e-Commission), sekä tiedonantoon ”Towards the e-Commission: Implementation Strategy 2001–2005 (Actions 7, 8 and 9 of the Reform White Paper)” (2). |
(3) |
Komissio on liittänyt päätöksellä 2002/47/EY, EHTY, Euratom (3) työjärjestykseensä asiakirjahallintoa koskevia säännöksiä varmistaakseen, että komissio voi milloin tahansa tehdä selkoa asioista, joista se on vastuussa. Tiedonannossaan asiakirjahallintonsa yksinkertaistamisesta ja uudenaikaistamisesta (4) komissio asetti keskipitkän aikavälin tavoitteekseen asiakirjojen sähköisen arkistoinnin käyttöön ottamisen kaikkiin yksiköihinsä sovellettavien yhteisten sääntöjen ja menettelyjen perusteella. |
(4) |
Asiakirjahallinnossa on noudatettava komissiota velvoittavia turvamääräyksiä erityisesti seuraavilta osin: asiakirjojen luokittelu komission päätöksen 2001/844/EY, EHTY, Euratom) (5) mukaisesti, tietojärjestelmien suoja komission päätöksen K(95)1510 mukaisesti sekä henkilötietojen suoja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti (6). Niinpä komission asiakirjat on suunniteltava siten, että niitä palvelevat tietojärjestelmät, verkot ja toimitusjärjestelmät on suojattu riittävin turvatoimin. |
(5) |
On annettava säännöksiä, joissa määritetään komissiota koskevat sähköisten ja digitoitujen asiakirjojen tai sähköisesti toimitettujen asiakirjojen pätevyysehdot, kun niitä ei ole muutoin vahvistettu, ja lisäksi säilyttämisehdot, joilla taataan asiakirjojen ja niihin liittyvien metatietojen eheys ja pitkäaikainen luettavuus koko niiden edellytetyn säilyttämisen ajan, |
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
1 artikla
Kohde
Näissä säännöksissä määritetään komissiota koskevat sähköisten ja digitoitujen asiakirjojen pätevyysehdot. Niillä taataan myös kyseisten asiakirjojen ja niihin liittyvien metatietojen aitous, eheys ja pitkäaikainen luettavuus.
2 artikla
Soveltamisala
Näitä säännöksiä sovelletaan komission laatimiin, vastaanottamiin ja hallussaan pitämiin sähköisiin ja digitoituihin asiakirjoihin.
Niitä voidaan soveltaa sopimuksen perusteella muiden sellaisten elinten hallussaan pitämiin sähköisiin ja digitoituihin asiakirjoihin, jotka vastaavat tiettyjen yhteisön politiikkojen soveltamisesta, tai asiakirjoihin, joita vaihdetaan hallintoelinten välisten telematiikkaverkkojen puitteissa komission osallistuessa vaihtoon.
3 artikla
Määritelmät
Näissä säännöksissä tarkoitetaan:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
4 artikla
Sähköisten asiakirjojen pätevyys
1. Kun sovellettavissa yhteisön tai kansallisissa säännöksissä edellytetään alkuperäisen asiakirjan allekirjoittamista, täyttää komission laatima tai vastaanottama sähköinen asiakirja kyseisen vaatimuksen, jos se sisältää kehittyneen sähköisen allekirjoituksen, joka perustuu hyväksyttyyn varmenteeseen ja joka on luotu turvallisella allekirjoituksen luomismenetelmällä, tai sähköisen allekirjoituksen, joka tarjoaa vastaavat takeet allekirjoitukselle.
2. Kun sovellettavissa yhteisön tai kansallisissa säännöksissä edellytetään asiakirjan laatimista kirjallisena muttei edellytetä alkuperäisen allekirjoittamista, täyttää komission laatima tai vastaanottama sähköinen asiakirja kyseisen vaatimuksen, jos henkilö, jolta asiakirja on peräisin, mainitaan asianmukaisesti ja jos asiakirja on laadittu siten, että sen sisällön ja siihen liittyvien metatietojen eheys varmistetaan ja asiakirja säilytetään 7 artiklassa vahvistetuin edellytyksin.
3. Tämän artiklan säännöksiä sovelletaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun 9 artiklassa tarkoitetut soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt on annettu.
5 artikla
Sähköisten menettelyjen pätevyys
1. Jos erityisessä komission menettelyssä edellytetään valtuutetun henkilön allekirjoitusta tai tietyn henkilön hyväksyntää yhdessä tai useammassa menettelyvaiheessa, voidaan menettelyä hallinnoida tietoteknisellä järjestelmällä, kun kunkin asianosaisen henkilöys määritetään pitävästi ja yksiselitteisesti ja kun kyseisellä järjestelmällä tarjotaan takeet sisällön muuttumattomuudesta menettelyn kaikissa vaiheissa.
2. Kun menettelyyn osallistuu komissio ja muita elimiä ja siinä edellytetään valtuutetun henkilön allekirjoitusta tai tietyn henkilön hyväksyntää yhdessä tai useammassa menettelyvaiheessa, voidaan menettelyä hallinnoida tietoteknisellä järjestelmällä, jonka edellytykset ja tekniset takeet on vahvistettu sopimuksella.
6 artikla
Sähköinen toimittaminen
1. Komissio voi toimittaa asiakirjat sisäiselle tai ulkopuoliselle vastaanottajalle parhaiten tapauksen olosuhteisiin sopivalla viestintävälineellä.
2. Asiakirjat voidaan toimittaa komissiolle kaikilla viestintävälineillä, myös sähköisesti eli faksilla, sähköpostilla, sähköisellä lomakkeella ja verkkosivujen kautta.
3. Edellä olevaa 1 ja 2 kohtaa ei sovelleta, kun sovellettavissa yhteisön tai kansallisissa säännöksissä taikka osapuolten välisen sopimuksen perusteella edellytetään erityisten toimitusvälineiden tai muodollisuuksien käyttöä.
7 artikla
Säilyttäminen
1. Komission on säilytettävä sähköiset ja digitoidut asiakirjat koko vaaditun säilyttämisajan seuraavin ehdoin:
a) |
asiakirja säilytetään muodossa, jossa se on laadittu, lähetetty tai vastaanotettu, tai muodossa, jossa asiakirjan sisällön sekä siihen liittyvien metatietojen eheys säilyy; |
b) |
henkilöt, joilla on oikeus saada asiakirjat ja niihin liittyvät metatiedot, pystyvät lukemaan niiden sisällön koko säilyttämisajan; |
c) |
kun kyseessä on sähköisesti lähetetty tai vastaanotettu asiakirja, metatiedoista on säilytettävä vähintään sen alkuperän ja käyttötarkoituksen määrittämisen mahdollistavat tiedot sekä lähettämis- ja vastaanottamispäivä ja kellonaika; |
d) |
kun kyseessä ovat tietoteknisten järjestelmien hallinnoimat sähköiset menettelyt, menettelyn virallisia vaiheita koskevat tiedot säilytetään siten, että kyseiset vaiheet sekä asiakirjojen laatijoiden ja menettelyyn osallistujien henkilöys voidaan määrittää. |
2. Komissio ottaa 1 kohtaa soveltaakseen käyttöön sähköisen tallennusjärjestelmän, joka kattaa sähköisten ja digitoitujen asiakirjojen koko elinkaaren.
Sähköisen tallentamisen tekniset edellytykset vahvistetaan 9 artiklassa tarkoitetuissa soveltamista koskevissa yksityiskohtaisissa säännöissä.
8 artikla
Turvallisuus
Sähköisiä ja digitoituja asiakirjoja hallinnoidaan komissiota velvoittavia turvallisuusmääräyksiä noudattaen. Tämän vuoksi komission asiakirjoja toimittavia tietojärjestelmiä, verkkoja ja välineitä on suojattava riittävin turvatoimin, jotka koskevat asiakirjaluokitusta, tietojärjestelmien suojaamista ja henkilötietojen suojaa.
9 artikla
Soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt
Näiden säännösten soveltamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt laaditaan yhteistyössä pääosastojen ja vastaavien yksiköiden välillä, ja komission pääsihteeri vahvistaa ne yhteisymmärryksessä komissiossa tietotekniikasta vastaavan pääjohtajan kanssa.
Niitä päivitetään säännöllisesti tieto- ja viestintätekniikan kehittymisen ja komissioon mahdollisesti kohdistuvien uusien velvoitteiden myötä.
10 artikla
Täytäntöönpano yksiköissä
Kukin pääjohtaja tai toimialajohtaja ryhtyy tarvittaviin toimiin, jotta hänen vastuualueeseensa kuuluvat asiakirjat, menettelyt ja sähköiset järjestelmät vastaavat näiden säännösten ja niiden soveltamista koskevien yksityiskohtaisten sääntöjen vaatimuksia.
11 artikla
Säännösten täytäntöönpano
Komission pääsihteeristö valvoo näiden säännösten täytäntöönpanoa yhteistyössä pääosastojen ja vastaavien yksiköiden kanssa ja erityisesti komissiossa tietotekniikasta vastaavan pääosaston kanssa.
(1) KOM(2000) 200.
(2) SEC (2001) 924.
(3) EYVL L 21, 24.1.2002, s. 23.
(4) K(2002) 99 lopullinen.
(5) EYVL L 317, 3.12.2001, s. 1.
(6) EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1.