29.3.2007

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

C 72/37

---

EUROPOLIN ASIAKIRJOJEN SAATAVUUTTA KOSKEVAT SÄÄNNÖT

(2007/C 72/17)

EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTO, joka

ottaa huomioon Europol-yleissopimuksen ja erityisesti sen 32 a artiklan,

ottaa huomioon Europolin johtajan ehdotuksen,

sekä katsoo seuraavaa:

(1)

Europol-yleissopimuksen 32 a artiklan mukaisesti hallintoneuvosto hyväksyy Europolin johtajan ehdotuksen pohjalta kahden kolmasosan enemmistöllä säännöt, jotka koskevat unionin kansalaisten sekä luonnollisten henkilöiden, jotka asuvat jossain jäsenvaltiossa, sekä oikeushenkilöiden, joilla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, oikeutta saada tutustua Europolin asiakirjoihin, ottaen huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 255 artiklan nojalla Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa todetut periaatteet ja rajoitukset.

(2)

Euroopan unionista tehdyn sopimuksen (jäljempänä ’EU-sopimus’) 1 artiklan toisessa kohdassa vahvistetaan avoimuuden periaate toteamalla, että sopimus merkitsee uutta vaihetta kehityksessä sellaisen yhä läheisemmän Euroopan kansojen välisen liiton luomiseksi, jossa päätökset tehdään mahdollisimman avoimesti ja mahdollisimman lähellä kansalaisia.

(3)

Avoimuuden avulla varmistetaan, että hallinnolla on demokraattisessa järjestelmässä suhteessa kansalaisiin suurempi legitimiteetti, ja että se on tehokkaampaa ja vastuullisempaa. Avoimuus vahvistaa osaltaan kansanvallan ja perusoikeuksien kunnioittamisen periaatteita, joista määrätään EU-sopimuksen 6 artiklassa, Euroopan yhteisön perustamissopimuksen (jäljempänä ’EY-sopimus’) 255 artiklassa ja Euroopan unionin perusoikeuskirjan 42 artiklassa.

(4)	EU-sopimuksen 41 artiklan 1 kohdan mukaisesti tutustumisoikeus koskee myös asiakirjoja, jotka koskevat poliisiyhteistyötä ja oikeudellista yhteistyötä rikosasioissa.

(5)

Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 (1) (jäljempänä ’asetus 1049/2001’) säädetään yleisistä periaatteista ja rajoituksista, jotka koskevat yleisön oikeutta tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjoihin. Europol-yleissopimuksen 32 a artiklassa viitataan kyseisessä asetuksessa esitettyihin periaatteisiin ja rajoituksiin.

(6)	Kaikkien asiakirjojen olisi pääsääntöisesti oltava yleisön tutustuttavissa. Yleisiä ja yksityisiä etuja on kuitenkin suojattava poikkeussäännöksin. Europolilla on oltava mahdollisuus turvata tarvittaessa kykynsä hoitaa tehtäviään.

(7)	Tutustumisoikeuden täysimääräisen toteutumisen varmistamiseksi on noudatettava kaksivaiheista hallintomenettelyä, johon sisältyisi lisäksi mahdollisuus tehdä kanteluja oikeusasiamiehelle.

(8)	Näillä säännöillä ei rajoiteta Europol-yleissopimuksen 19 artiklassa säädettyä oikeutta tietojen saantiin.

ON VAHVISTANUT SEURAAVAT SÄÄNNÖT:

1 artikla

Määritelmät

Näissä säännöissä tarkoitetaan:

(a)	’Europolin asiakirjalla ’tai ’asiakirjalla ’mitä tahansa tallennetta (paperille tulostettua tai sähköisessä muodossa tallennettua tekstiä taikka ääni- tai kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta), joka koskee Europolin toimintoja, politiikkoja ja päätöksiä;

(b)	’kolmannella osapuolella ’Europolin ulkopuolista luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä tai yksikköä, mukaan luettuina jäsenvaltiot, Euroopan unionin muut toimielimet, elimet ja virastot, kansainväliset organisaatiot ja kolmannet maat;

(c)

’salaisiksi luokitelluilla Europolin asiakirjoilla ’asiakirjoja, jotka sisältävät ylimääräisiä turvallisuustoimenpiteitä edellyttäviä tietoja ja jotka on merkitty Europolin tietojen salassapitosuojaa koskevien sääntöjen mukaisesti turvaluokkaan ’Europol RESTRICTED ’(Europol — rajoitettu jakelu), ’Europol CONFIDENTIAL ’(Europol — luottamuksellinen), ’Europol SECRET ’(Europol — salainen) tai ’Europol TOP SECRET ’(Europol — erittäin salainen).

2 artikla

Tarkoitus

Näiden sääntöjen tarkoituksena on:

(a)	määritellä ne julkiseen tai yksityiseen etuun perustuvat periaatteet, edellytykset ja rajoitukset, jotka koskevat oikeutta tutustua Europolin asiakirjoihin, siten, että taataan mahdollisimman laaja oikeus tutustua asiakirjoihin,

(b)	luoda säännöt, jotka takaavat tämän oikeuden mahdollisimman helpon käytön, ja

(c)	edistää asiakirjoihin tutustumismahdollisuutta koskevia hyviä hallintokäytäntöjä.

3 artikla

Asiakirjoihin tutustumiseen oikeutetut ja soveltamisala

1.   Jokaisella unionin kansalaisella sekä jokaisella luonnollisella henkilöllä, joka asuu jossain jäsenvaltiossa, sekä jokaisella oikeushenkilöllä, jolla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua Europolin asiakirjoihin näissä säännöissä määriteltyjen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten mukaisesti.

2.   Europol voi samojen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten mukaisesti antaa luonnollisen henkilön, joka ei asu missään jäsenvaltiossa, tai oikeushenkilön, jolla ei ole sääntömääräistä kotipaikkaa missään jäsenvaltiossa, tutustua asiakirjoihin.

3.   Näitä sääntöjä sovelletaan kaikkiin Europolin hallussa oleviin asiakirjoihin, toisin sanoen Europolin laatimiin tai sen vastaanottamiin ja sen hallussa oleviin asiakirjoihin kaikilla Europolin toiminnan aloilla.

4.   Näitä sääntöjä ei sovelleta henkilöihin, jotka pyytävät ainoastaan heihin itseensä liittyviä tietoja. Tällaisiin henkilöihin sovelletaan Europol-yleissopimuksen 19 artiklassa mainittua menettelyä.

5.   Yleisön on saatava tutustua asiakirjoihin joko kirjallisen hakemuksen perusteella tai suoraan sähköisessä muodossa 11 artiklan mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 4 artiklan soveltamista.

4 artikla

Poikkeukset

1.   Europol kieltäytyy antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi:

(a)

sellaisen yleisen edun suojaa, joka koskee: — yleistä turvallisuutta; — Europolin tehtävien asianmukaista hoitamista; — kolmansien osapuolten suorittamia tutkimuksia ja operatiivisia toimintoja; — puolustusta ja sotilasasioita; — kansainvälisiä suhteita; — yhteisön tai jäsenvaltion finanssi-, raha- tai talouspolitiikkaa;

(b)	yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa.

2.   Europol kieltäytyy antamasta tutustuttavaksi asiakirjaa, jonka sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi:

—	tietyn luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön taloudellisten etujen, mukaan luettuina teollis- ja tekijänoikeudet, suojaa;

—	tuomioistuinkäsittelyn ja oikeudellisen neuvonannon suojaa;

—	muiden kuin 1 kohdan a alakohdassa mainittujen tarkastus-, tutkinta- ja tilintarkastustoimien tarkoitusten suojaa;

jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista.

3.   Asiakirjaa, jonka Europol on laatinut sisäiseen käyttöön tai jonka se on vastaanottanut ja joka liittyy asiaan, josta Europol ei ole tehnyt päätöstä, ei anneta tutustuttavaksi, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi Europolin päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista.

Tutustuttavaksi ei anneta asiakirjaa, joka sisältää sisäiseen käyttöön tarkoitettuja mielipiteitä osana Europolin neuvotteluja ja alustavia keskusteluja päätöksen tekemisen jälkeenkään, jos asiakirjan sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi Europolin päätöksentekomenettelyä, jollei ylivoimainen yleinen etu edellytä ilmaisemista.

4.   Jos asiakirjat ovat kokonaan tai osittain peräisin kolmansilta osapuolilta, Europol kuulee näitä arvioidakseen, onko 1, 2 tai 3 kohtaa sovellettava. Jos kolmannen osapuolen asiakirja on peräisin joltakin jäsenvaltiolta tai kolmannelta maalta taikka joltakin organisaatiolta, jonka kanssa Europol on tehnyt yhteistyösopimuksen, Europol ei luovuta asiakirjaa ilman näiden kirjallista suostumusta.

5.   Jos vain osaan pyydetystä asiakirjasta voidaan soveltaa poikkeusta, muut asiakirjan osat luovutetaan.

6.   Edellä 1–3 kohdassa säädettyjä poikkeuksia sovelletaan ainoastaan niin kauan kuin suojelu on asiakirjan sisällön kannalta perusteltua. Poikkeuksia voidaan soveltaa enintään 30 vuoden ajan. Kun kyseessä ovat yksilön koskemattomuutta tai yksityisyyden suojaa tai kaupallisia etuja koskevien poikkeusten piiriin kuuluvat asiakirjat ja salaisiksi luokitellut Europolin asiakirjat, poikkeuksia voidaan tarvittaessa soveltaa tämän jälkeenkin.

5 artikla

Jäsenvaltioiden ja kolmansien maiden tai Europolin kanssa yhteistyösopimuksen allekirjoittaneiden organisaatioiden hallussa olevat Europolin asiakirjat

Kun jäsenvaltio tai kolmas maa taikka Europolin kanssa yhteistyösopimuksen allekirjoittanut organisaatio vastaanottaa pyynnön, joka koskee sen hallussa olevaa Europolista peräisin olevaa asiakirjaa, Europol sitoutuu huolehtimaan siitä, että tällaiset kolmannet osapuolet kuulevat Europolia tehdäkseen päätöksen, joka ei vaaranna näiden sääntöjen tavoitteiden saavuttamista. Europol sitoutuu huolehtimaan myös siitä, että kolmannet maat tai Europolin kanssa yhteistyösopimuksen allekirjoittaneet organisaatiot eivät luovuta kyseistä asiakirjaa ilman Europolin kirjallista suostumusta. Europol varmistaa, että tämä velvollisuus tuodaan ilmi yhteistyösopimuksissa, joita se tekee kolmansien maiden ja organisaatioiden kanssa.

Jäsenvaltiot voivat vaihtoehtoisesti toimittaa pyynnön edelleen Europolille.

6 artikla

Hakemukset

1.   Hakemus saada tutustua asiakirjoihin on esitettävä kirjallisesti, sähköinen muoto mukaan luettuna, jollain Europol-yleissopimuksen 33 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista kielistä ja riittävän täsmällisesti, jotta asiakirja on Europolin tunnistettavissa. Hakijan ei tarvitse perustella hakemusta.

2.   Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen, Europol pyytää hakijaa toimittamaan lisätietoja, joiden perusteella pyydetyt asiakirjat voidaan tunnistaa; jäljempänä 7 artiklassa säädetty vastausaika alkaa vasta siitä ajankohdasta, jolloin Europol on vastaanottanut tällaiset lisätiedot.

3.   Jos hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, Europol voi neuvotella hakijan kanssa kohtuullisen ratkaisun löytämiseksi.

4.   Europol antaa kansalaisille tietoa ja neuvoja siitä, miten ja minne voidaan tehdä hakemus saada tutustua asiakirjoihin. Neuvontaa annetaan Europolin Internet-sivustolla.

7 artikla

Alkuperäisten hakemusten käsittely

1.   Asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset käsitellään välittömästi. Hakijalle lähetetään vastaanottoilmoitus. Kolmenkymmenen työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta Europol joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja antaa asiakirjan tutustuttavaksi 10 artiklan mukaisesti tässä määräajassa tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain, sekä hakijan oikeudesta tehdä uudistettu hakemus tämän artiklan 3 kohdan mukaisesti.

2.   Poikkeuksellisesti esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa kolmellakymmenellä työpäivällä edellyttäen, että hakijalle ilmoitetaan tästä ennakolta ja että lykkäys perustellaan yksityiskohtaisesti.

3.   Jos hakemus hylätään kokonaan tai osittain, hakija voi kolmenkymmenen työpäivän kuluessa siitä, kun hän on vastaanottanut Europolin vastauksen, tehdä uudistetun hakemuksen ja pyytää Europolia tarkistamaan kantaansa.

4.   Jos Europol ei anna vastausta asetetussa määräajassa, hakija voi tehdä uudistetun hakemuksen.

8 artikla

Uudistettujen hakemusten käsittely

1.   Uudistetut hakemukset käsitellään välittömästi. Kolmenkymmenen työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta Europol joko päättää antaa pyydetyn asiakirjan tutustuttavaksi ja antaa asiakirjan tutustuttavaksi 10 artiklan mukaisesti tässä määräajassa tai ilmoittaa kirjallisesti, mistä syystä hakemus on hylätty kokonaan tai osittain.

2.   Poikkeuksellisesti esimerkiksi silloin, kun hakemus koskee erittäin pitkää asiakirjaa tai erittäin suurta määrää asiakirjoja, 1 kohdassa säädettyä määräaikaa voidaan jatkaa kolmellakymmenellä työpäivällä edellyttäen, että hakija saa perustellun ilmoituksen tästä etukäteen.

9 artikla

Salaisiksi luokitellut Europolin asiakirjat

1.   Salaisiksi luokiteltuja Europolin asiakirjoja koskevia, 7 ja 8 artiklassa säädettyjen menettelyjen mukaisia hakemuksia käsittelevät vain ne Europolissa työskentelevät henkilöt, joilla on oikeus perehtyä näihin asiakirjoihin Europolin turvaohjekirjan mukaisesti.

2.   Salaisiksi luokiteltuja Europolin asiakirjoja ei automaattisesti kieltäydytä luovuttamasta tutustuttaviksi. Jokainen salaiseksi luokiteltu asiakirja tutkitaan sen selvittämiseksi, sovelletaanko siihen jotakin 4 artiklassa säädetyistä poikkeuksista. Salaisiksi luokiteltuja asiakirjoja ei voida luovuttaa, ellei niiden salassapitoluokitusta ole poistettu salassapitosuojaa koskevien sääntöjen 10 artiklan mukaisesti. Salaisiksi luokiteltuja kolmansien osapuolten asiakirjoja luovutetaan tutustuttaviksi 4 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun menettelyn mukaisesti.

3.   Jos Europol päättää evätä kokonaan tai osittain oikeuden tutustua salaiseksi luokiteltuun asiakirjaan, sen on perusteltava päätöksensä tavalla, joka ei vahingoita 4 artiklassa suojeltuja etuja.

10 artikla

Asiakirjaan tutustuminen hakemuksen perusteella

1.   Hakija saa tutustua asiakirjoihin toivomuksensa mukaan siten, että hänelle toimitetaan niistä jäljennös, mukaan luettuna sähköisessä muodossa, jos sellainen on saatavissa. Alle kahdenkymmenen A4-kokoisen sivun kopiointi ja asiakirjaan tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa on maksutonta. Muuten todelliset kopiointi- ja lähetyskulut veloitetaan hakijalta.

2.   Jos Europol tai kyseinen kolmas osapuoli on jo luovuttanut asiakirjan ja se on helposti hakijan saatavilla, Europol voi täyttää asiakirjan tutustuttavaksi antamiseen liittyvät velvollisuutensa tiedottamalla hakijalle, miten hän voi saada asiakirjan.

3.   Asiakirjat toimitetaan sellaisena toisintona ja sellaisessa muodossa, jossa ne ovat (mukaan luettuna sähköinen tai muu muoto, kuten pistekirjoitus, tavallista suurempi tekstikoko tai nauha) ja yhdellä niistä kielistä, joista toisintoja on saatavilla, ottaen hakijan toivomukset huomioon.

11 artikla

Asiakirjaan tutustuminen suoraan sähköisessä muodossa

1.   Europol tarjoaa pääsyn yleisön saatavilla olevista asiakirjoista muodostuvaan rekisteriin ja tarjoaa asiakirjat saataville suoraan sähköisessä muodossa aina, kun se on mahdollista.

2.   Erityisesti lainsäädäntöasiakirjojen, toisin sanoen asiakirjojen, jotka on laadittu tai vastaanotettu lainsäädännöllisesti sitovien säädösten antamiseen liittyvien menettelyjen yhteydessä, olisi oltava suoraan saatavilla, jollei 4 artiklassa toisin säädetä.

12 artikla

Täytäntöönpano

Nämä säännöt pannaan täytäntöön Europolin johtajan päätöksellä, jossa esitetään erityisesti pääpiirteittäin Europolin elinten osallistuminen näihin asiakirjoihin tutustumista koskevien hakemusten käsittelyyn.

13 artikla

Tiedotus

Europol toteuttaa vaadittavat toimenpiteet, joilla yleisölle tiedotetaan sen näiden sääntöjen mukaisista oikeuksista.

14 artikla

Asiakirjojen jäljentäminen

Näillä säännöillä ei rajoiteta sellaisten olemassa olevien tekijänoikeussääntöjen soveltamista, jotka saattavat rajoittaa kolmannen osapuolen oikeutta jäljentää tai hyödyntää luovutettuja asiakirjoja.

15 artikla

Voimaantulo

Nämä säännöt tulevat voimaan 19 päivänä huhtikuuta 2007.

---

(1)  EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.

---