(1)

En su Comunicación de 2 de diciembre de 2020 titulada «La digitalización de la justicia en la UE – Un abanico de oportunidades», la Comisión señaló la necesidad de modernizar el marco legislativo de los procedimientos transfronterizos de la Unión en materia civil, mercantil y penal, en consonancia con el principio de «digital por defecto», garantizando al mismo tiempo que se dispone de todas las salvaguardias necesarias para evitar la exclusión social y velando por la confianza mutua, la interoperabilidad y la seguridad.

(2)

A fin de que el espacio de libertad, seguridad y justicia sea plenamente funcional, es importante que todos los Estados miembros procuren reducir cualquier disparidad en materia de digitalización de sistemas y aprovechen las oportunidades que ofrecen los mecanismos de financiación de la Unión pertinentes.

(3)

Con el fin de reforzar la cooperación judicial y el acceso a la justicia, los actos jurídicos de la Unión que establecen la comunicación entre las autoridades competentes, incluidos los órganos y organismos de la Unión, y entre las autoridades competentes y las personas físicas y jurídicas en materia civil y mercantil, deben complementarse con el establecimiento de las condiciones para entablar dicha comunicación por medios digitales.

(4)

El presente Reglamento tiene por objeto mejorar la eficiencia y la efectividad de los procesos judiciales y facilitar el acceso a la justicia mediante la digitalización de los canales de comunicación existentes, lo que debe suponer un ahorro de costes y tiempo, una reducción de la carga administrativa y una mayor resiliencia ante circunstancias de fuerza mayor para todas las autoridades que participan en la cooperación judicial transfronteriza. El uso de canales digitales de comunicación entre las autoridades competentes debe reducir los retrasos en la tramitación de asuntos, tanto a corto como a largo plazo. A su vez, esto debe beneficiar a las personas físicas y jurídicas, así como a las autoridades competentes de los Estados miembros, y fortalecer la confianza en los sistemas judiciales. La digitalización de los canales de comunicación también sería beneficiosa en el ámbito de los procesos penales transfronterizos y en el contexto de la lucha de la Unión contra la delincuencia. A este respecto, el elevado nivel de seguridad que pueden ofrecer los canales digitales de comunicación constituye un paso adelante, también en lo que se refiere a la protección de los derechos de las personas afectadas, como el derecho al respeto de la vida privada y familiar y el derecho a la protección de los datos de carácter personal.

(5)

Se deben respetar íntegramente, con arreglo al Derecho de la Unión, los derechos y libertades fundamentales de todas las personas que se vean afectadas por el intercambio electrónico de datos en virtud del presente Reglamento, en particular el derecho al acceso efectivo a la justicia, el derecho a un juez imparcial, el principio de no discriminación, el derecho al respeto de la vida privada y familiar, y el derecho a la protección de los datos de carácter personal.

(6)

Al cumplir sus obligaciones en virtud del presente Reglamento, todas las entidades deben respetar el principio de independencia del poder judicial, teniendo en cuenta el principio de separación de poderes y los demás principios del Estado de Derecho.

(7)

El acceso efectivo a la justicia es un objetivo fundamental del espacio de libertad, seguridad y justicia. La transformación digital es un paso esencial para mejorar el acceso a la justicia y la eficiencia, calidad y transparencia de los sistemas judiciales.

(8)

Es importante que se desarrollen las herramientas y los canales adecuados para que los sistemas judiciales puedan cooperar digitalmente de manera eficiente. Por consiguiente, es esencial establecer un instrumento uniforme de tecnología de la información a escala de la Unión que posibilite un intercambio electrónico transfronterizo de datos sobre asuntos entre las autoridades competentes que sea rápido, directo, interoperable, fiable, accesible, seguro y eficiente. La Comisión y los Estados miembros deben velar por que los profesionales del Derecho participen en la transformación digital de los sistemas judiciales.

(9)

Se han desarrollado herramientas de intercambio digital de datos sobre asuntos que permiten evitar que haya que sustituir los sistemas informáticos ya establecidos en los Estados miembros o que se requieran modificaciones costosas de dichos sistemas. El sistema de comunicación para la justicia digital mediante intercambio electrónico de datos (sistema e-CODEX), cuyo marco jurídico está establecido en el Reglamento (UE) 2022/850 del Parlamento Europeo y del Consejo (3), es la herramienta más importante que se ha desarrollado en este sentido para garantizar un intercambio electrónico transfronterizo de datos sobre asuntos entre las autoridades competentes que sea rápido, directo, interoperable, sostenible, fiable y seguro.

(10)

La digitalización de los procedimientos debe garantizar el acceso a la justicia para todos, incluidas las personas con discapacidad. El sistema informático descentralizado y el punto de acceso electrónico europeo, establecidos por el presente Reglamento, deben cumplir los requisitos de accesibilidad de los sitios web que figuran en la Directiva (UE) 2016/2102 del Parlamento Europeo y del Consejo (4). Al mismo tiempo, los métodos de pago electrónicos a que se refiere el presente Reglamento deben cumplir los requisitos de accesibilidad que figuran en la Directiva (UE) 2019/882 del Parlamento Europeo y del Consejo (5).

(11)

El establecimiento de canales digitales para la comunicación transfronteriza contribuiría directamente a mejorar el acceso a la justicia, permitiendo que las personas físicas y jurídicas reclamen la protección de sus derechos y hagan valer sus pretensiones, inicien procedimientos e intercambien datos sobre asuntos en forma digital con las autoridades judiciales u otras autoridades competentes en procedimientos que se inscriban en el ámbito de aplicación del Derecho de la Unión en materia civil y mercantil.

(12)

A fin de garantizar que las herramientas de comunicación electrónica tengan un impacto positivo en el acceso a la justicia, los Estados miembros deben asignar recursos suficientes a la mejora de las competencias y la alfabetización digitales de los ciudadanos y velar especialmente por que la falta de competencias digitales no se convierta en un obstáculo para el uso del sistema informático descentralizado. Los Estados miembros deben asegurarse de que se imparta formación a todos los profesionales de la justicia afectados —como los fiscales, los jueces y el personal administrativo— y a las autoridades competentes, con el fin de garantizar el uso efectivo del sistema informático descentralizado. Dicha formación debe tener por objeto la mejora del funcionamiento de los sistemas judiciales en toda la Unión, así como la defensa de los derechos y valores fundamentales, en particular permitiendo a los profesionales de la justicia abordar eficazmente cualquier dificultad que pueda surgir en los procedimientos o vistas celebrados por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia, debido a su carácter virtual. La Comisión debe animar y ayudar a los Estados miembros a solicitar subvenciones para actividades de formación en el marco de los programas financieros pertinentes de la Unión.

(13)

El presente Reglamento debe tener por objeto la digitalización de la comunicación en los asuntos con repercusiones transfronterizas que se inscriban en el ámbito de aplicación de determinados actos jurídicos de la Unión en materia civil, mercantil y penal. Dichos actos deben enumerarse en los anexos del presente Reglamento. La comunicación entre las autoridades competentes y los órganos y organismos de la Unión, como la Fiscalía Europea o Eurojust, en los asuntos en que sean competentes en virtud de los actos jurídicos enumerados en el anexo II, también debe ser objeto del presente Reglamento. Cuando los administradores concursales sean competentes en virtud del Derecho nacional para recibir créditos presentados por un acreedor extranjero en procedimientos de insolvencia con arreglo al Reglamento (UE) 2015/848 del Parlamento Europeo y del Consejo (6), deben considerarse autoridades competentes en el sentido del presente Reglamento.

(14)

El presente Reglamento no debe afectar a las normas que rigen los procedimientos judiciales transfronterizos establecidas por los actos jurídicos enumerados en los anexos I y II, salvo a aquellas normas relacionadas con la comunicación por medios digitales introducidas por el presente Reglamento. El presente Reglamento debe entenderse sin perjuicio del Derecho nacional en materia de designación de autoridades, personas u organismos que se ocupen de cualquier aspecto de la comprobación y la presentación de solicitudes, documentos e información. Los requisitos en virtud del Derecho nacional aplicable relativos a la autenticidad, exactitud, fiabilidad, credibilidad y forma jurídica adecuada de los documentos o la información no deben verse afectados, excepto por lo que respecta a las normas relativas a la comunicación por medios digitales introducidas por el presente Reglamento.

(15)

Debe determinarse con arreglo a los actos jurídicos enumerados en los anexos I y II si un asunto tiene o no repercusiones transfronterizas. Cuando los actos jurídicos enumerados en los anexos I y II establezcan expresamente que el Derecho nacional debe regular un procedimiento de comunicación entre autoridades competentes, no debe aplicarse el presente Reglamento.

(16)

Las obligaciones en virtud del presente Reglamento no deben aplicarse a las comunicaciones orales, por ejemplo, por teléfono o en persona.

(17)

El presente Reglamento no debe aplicarse ni a la notificación y el traslado de documentos con arreglo al Reglamento (UE) 2020/1784 del Parlamento Europeo y del Consejo (7), ni a la obtención de pruebas con arreglo al Reglamento (UE) 2020/1783 del Parlamento Europeo y del Consejo (8). Dichos Reglamentos ya establecen normas específicas sobre la digitalización de la cooperación judicial. Sin embargo, con el fin de mejorar la notificación y el traslado electrónicos directos de documentos que deban realizarse directamente a una persona que tenga dirección conocida a los efectos de notificación y traslado en otro Estado miembro, el presente Reglamento debe introducir determinadas modificaciones en el Reglamento (UE) 2020/1784.

(18)

Cuando la Comisión colabore con agentes externos en las fases de diseño y construcción del punto de acceso electrónico europeo, dichos agentes deben tener experiencia en el desarrollo informático seguro, fácil de utilizar y accesible.

(19)

A fin de garantizar una comunicación segura, eficiente, rápida, interoperable, confidencial y fiable entre los Estados miembros a efectos de los procesos judiciales transfronterizos en materia civil, mercantil y penal, debe utilizarse una tecnología de comunicación adecuada, siempre que se cumplan determinadas condiciones en cuanto a la seguridad, la integridad y la fiabilidad del documento recibido y a la identificación de los participantes en la comunicación. Por lo tanto, debe establecerse un sistema informático descentralizado, seguro, eficiente y fiable para el intercambio de datos en los procesos judiciales transfronterizos. El carácter descentralizado del sistema informático debe tender a permitir intercambios de datos seguros entre autoridades competentes, sin que ninguna institución de la Unión intervenga en el contenido de esos intercambios. El sistema informático descentralizado también debe permitir intercambios de datos seguros entre un Estado miembro y órganos y organismos de la Unión, como Eurojust, en asuntos que entren en el ámbito de aplicación de los actos jurídicos enumerados en el anexo II.

(20)

El sistema informático descentralizado debe estar compuesto por sistemas finales de los Estados miembros y los órganos y organismos pertinentes de la Unión, así como por puntos de acceso interoperables a través de los cuales dichos sistemas están vinculados mediante el uso de interconexiones seguras. Los puntos de acceso del sistema informático descentralizado deben basarse en e-CODEX.

(21)

A efectos del presente Reglamento, los Estados miembros han de poder utilizar un programa informático desarrollado por la Comisión (en lo sucesivo, «programa informático de aplicación de referencia») en lugar de un sistema informático nacional. Dicho programa informático de aplicación de referencia debe basarse en una configuración modular, lo que significa que el programa informático se empaqueta y se entrega por separado de los componentes e-CODEX necesarios para conectarlo al sistema informático descentralizado. Tal configuración debe permitir a los Estados miembros reutilizar o mejorar su infraestructura nacional de comunicación judicial existente con fines de uso transfronterizo. Para cuestiones relacionadas con las obligaciones de alimentos, los Estados miembros también pueden utilizar un programa informático desarrollado por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (iSupport).

(22)

La Comisión debe ser responsable de la creación, el desarrollo y el mantenimiento del programa informático de aplicación de referencia, de conformidad con los principios de protección de datos desde el diseño y por defecto y con los requisitos de accesibilidad. La Comisión debe diseñar, desarrollar y mantener el programa informático de aplicación de referencia de conformidad con los requisitos y principios en materia de protección de datos establecidos en los Reglamentos (UE) 2018/1725 (9) y (UE) 2016/679 (10) del Parlamento Europeo y del Consejo, y la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo (11), en particular los principios de protección de datos desde el diseño y por defecto, así como un nivel elevado de ciberseguridad. En particular, cualquier persona física o jurídica que participe en la creación, el desarrollo o el mantenimiento de sistemas informáticos nacionales o del programa informático de aplicación de referencia debe estar sujeto a dichos requisitos y principios. El programa informático de aplicación de referencia debe asimismo incluir medidas técnicas adecuadas y permitir medidas organizativas, en particular la supervisión necesaria para garantizar un nivel de seguridad e interoperabilidad adecuado para los intercambios de información en el contexto de los procesos judiciales transfronterizos. A fin de garantizar la interoperabilidad con los sistemas informáticos nacionales, el programa informático de aplicación de referencia debe poder aplicar las especificaciones de procesamiento digital, tal como se definen en el Reglamento (UE) 2022/850, para los actos jurídicos correspondientes enumerados en los anexos I y II del presente Reglamento.

(23)

Con el fin de proporcionar una asistencia rápida, segura y eficaz a los solicitantes, la comunicación entre las autoridades competentes, como las autoridades centrales y los órganos jurisdiccionales establecidos en virtud de los Reglamentos (CE) n.o 4/2009 (12) y (UE) 2019/1111 (13) del Consejo, debe llevarse a cabo, por regla general, a través del sistema informático descentralizado.

(24)

La transmisión a través del sistema informático descentralizado podría resultar imposible por una interrupción del sistema. Los organismos pertinentes de la Unión y los Estados miembros deben solucionar lo antes posible cualquier interrupción del sistema. La transmisión puede también resultar imposible en la práctica por la naturaleza física o técnica de lo que debe transmitirse, como es el caso de la transmisión de pruebas materiales o la necesidad de transmitir el documento original en papel para valorar su autenticidad, o por situaciones de fuerza mayor. Por regla general, las situaciones de fuerza mayor surgen a partir de acontecimientos imprevisibles e inevitables que tienen su origen en una causa ajena a la autoridad competente. Cuando no se recurra al sistema informático descentralizado, la comunicación debe realizarse por las vías alternativas más adecuadas. Dichas vías alternativas deben incluir, entre otras, una transmisión lo más rápida posible y de forma segura por otros medios electrónicos seguros, por servicio postal o mediante la transmisión en persona cuando esta sea posible.

(25)

El sistema informático descentralizado debe utilizarse por defecto en la comunicación entre autoridades competentes. No obstante, con el fin de garantizar la flexibilidad de la cooperación judicial, en determinadas situaciones podrían ser más adecuados otros medios de comunicación. Esto podría resultar adecuado cuando las autoridades competentes necesiten una comunicación personal directa y, en concreto, en el caso de la comunicación directa entre órganos jurisdiccionales en virtud de los Reglamentos (UE) 2015/848 y (UE) 2019/1111, así como en el caso de la comunicación directa entre las autoridades competentes en virtud de las Decisiones Marco 2005/214/JAI (14), 2006/783/JAI (15), 2008/909/JAI (16), 2008/947/JAI (17) y 2009/829/JAI (18) del Consejo, la Directiva 2014/41/UE del Parlamento Europeo y del Consejo (19) o el Reglamento (UE) 2018/1805 del Parlamento Europeo y del Consejo (20), cuando la comunicación entre las autoridades competentes se pueda llevar a cabo por cualquier medio o por cualquier medio adecuado, como se contempla en dichos actos. En tales casos, las autoridades competentes podrían utilizar medios de comunicación menos formales, como el correo electrónico.

Otros medios de comunicación también podrían ser adecuados cuando la comunicación implique el tratamiento de datos delicados o cuando la conversión de documentación voluminosa en forma electrónica suponga una carga administrativa desproporcionada para la autoridad competente que envía la documentación. Teniendo en cuenta que las autoridades competentes manejan datos delicados, siempre se debe velar por la seguridad y la fiabilidad del intercambio de información a la hora de seleccionar los medios de comunicación adecuados. El sistema informático descentralizado debe considerarse siempre el medio más adecuado de intercambio de los formularios establecidos en virtud de los actos jurídicos enumerados en los anexos I y II del presente Reglamento. Con todo, los formularios podrían intercambiarse por otros medios en aquellos casos en que las autoridades competentes de distintos Estados miembros estén presentes en el mismo lugar en un Estado miembro a los efectos de ayudar a ejecutar los procedimientos de cooperación judicial contemplados en los actos jurídicos enumerados en el anexo II del presente Reglamento, si ello resulta necesario debido a la urgencia del asunto, como en las situaciones contempladas en la Directiva 2014/41/UE, en las que la autoridad de emisión ayuda a ejecutar la orden europea de investigación en el Estado de ejecución o cuando las autoridades competentes de diferentes Estados miembros coordinan, en una reunión presencial, los procedimientos de cooperación judicial con arreglo a los actos jurídicos enumerados en el anexo II del presente Reglamento.

(26)

Por lo que respecta a los componentes del sistema informático descentralizado, que son responsabilidad de la Unión de conformidad con los requisitos de seguridad establecidos por el Reglamento (UE) 2022/850, la entidad que los gestione debe contar con los recursos suficientes para garantizar su correcto funcionamiento.

(27)

A fin de facilitar el acceso de las personas físicas y jurídicas a las autoridades competentes en materia civil y mercantil, el presente Reglamento debe establecer un punto de acceso a escala de la Unión —un «punto de acceso electrónico europeo»— como parte del sistema informático descentralizado, el cual debe contener información para las personas físicas y jurídicas sobre su derecho a la asistencia jurídica gratuita y a través del cual estas deben poder presentar demandas y solicitudes, enviar, solicitar y recibir información pertinente desde el punto de vista procesal, incluidos los expedientes digitalizados o partes de ellos, y establecer comunicación, directamente o a través de su representante, con las autoridades competentes en los casos en que se aplique el presente Reglamento, o recibir notificaciones y traslados de documentos judiciales o extrajudiciales. El punto de acceso electrónico europeo debe alojarse en el Portal Europeo de e-Justicia, que sirve de ventanilla única para la información y los servicios judiciales en la Unión.

(28)

Es de aplicación el derecho a la asistencia jurídica gratuita o a la asistencia de letrado tal como se establece en el Derecho de la Unión y nacional, en particular el derecho a la asistencia jurídica gratuita tal como se establece en el Reglamento (UE) n.o 650/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (21), los Reglamentos (CE) n.o 4/2009 y (UE) 2019/1111 y la Directiva 2003/8/CE del Consejo (22). Las personas físicas y jurídicas deben poder acceder a la información pertinente del Portal Europeo de e-Justicia a través de los enlaces del punto de acceso electrónico europeo.

(29)

En el contexto de la comunicación de personas físicas y jurídicas con las autoridades competentes en materia civil y mercantil en asuntos transfronterizos, la comunicación electrónica debe utilizarse como alternativa a los medios de comunicación existentes, incluidos los medios nacionales, sin que ello afecte al modo en que las personas físicas o jurídicas se comunican con sus autoridades nacionales, de conformidad con el Derecho nacional. En caso de comunicación de personas jurídicas con las autoridades competentes, debe fomentarse el uso por defecto de medios electrónicos. No obstante, para garantizar que el acceso a la justicia a través de medios digitales no contribuya a ampliar la brecha digital, la elección entre la comunicación electrónica, tal como se establece en el presente Reglamento, y otros medios de comunicación debe dejarse a discreción de las personas físicas afectadas. Esto es especialmente importante para atender a las circunstancias específicas de las personas que puedan carecer de las competencias digitales o los medios técnicos necesarios para acceder a los servicios digitales y de las personas con discapacidad, ya que los Estados miembros y la Unión se han comprometido a tomar las medidas adecuadas en consonancia con la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad.

(30)

Para mejorar la comunicación electrónica transfronteriza y la transmisión de documentos a través del sistema informático descentralizado, también por medio del punto de acceso electrónico europeo, no debe negarse efecto jurídico a los documentos transmitidos a través del sistema informático descentralizado ni deben considerarse inadmisibles en procesos judiciales por el mero hecho de estar en forma electrónica. No obstante, este principio se debe aplicar sin perjuicio de la valoración de los efectos jurídicos de dichos documentos o de su admisibilidad, que podrían constituir pruebas de conformidad con el Derecho nacional.

(31)

A fin de facilitar las vistas orales en los procesos civiles, mercantiles y penales con repercusiones transfronterizas, el presente Reglamento debe contemplar el uso facultativo de la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia.

(32)

La videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia deben permitir a la autoridad competente autenticar la identidad de las personas a las que se vaya a tomar declaración y facilitar la comunicación visual, sonora y oral durante la vista. Una mera llamada telefónica no debe considerarse una tecnología de telecomunicación adecuada para las vistas orales. La tecnología utilizada debe cumplir las normas aplicables de protección de datos personales, de la confidencialidad de las comunicaciones y de la seguridad de los datos, con independencia del tipo de vista para el que se usen.

(33)

No debe denegarse la celebración de una vista por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia únicamente sobre la base de la inexistencia de normas nacionales que regulen el uso de las tecnologías de comunicación a distancia. En tal caso, deben aplicarse, mutatis mutandis, las normas más apropiadas del Derecho nacional, como las relativas a la obtención de pruebas.

(34)

El derecho a la interpretación no debe verse afectado por el presente Reglamento, y las videoconferencias u otras tecnologías de comunicación a distancia utilizadas en los procedimientos en materia civil, mercantil o penal deben permitir el uso de la interpretación.

(35)

A fin de facilitar las vistas orales en los procedimientos civiles y mercantiles con repercusión transfronteriza, el presente Reglamento debe establecer el uso facultativo de la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia para la participación de las partes o de sus representantes en dichas vistas, siempre que la tecnología pertinente esté disponible, que las partes tengan la posibilidad de formular una opinión sobre el uso de dicha tecnología y que el uso de dicha tecnología sea adecuado en las circunstancias concretas del asunto. El presente Reglamento no debe impedir que ni las personas que presten asistencia a una parte ni los fiscales en materia civil y mercantil asistan a la vista por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia, de conformidad con el Derecho nacional aplicable.

(36)

El procedimiento para iniciar y celebrar vistas por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia debe regirse, en materia civil y mercantil, por el Derecho del Estado miembro en el que se desarrolle el procedimiento. Cuando se disponga la grabación de las vistas en el Derecho nacional del Estado miembro en el que se celebre la vista en materia civil o mercantil, se debe informar a las partes de dichas disposiciones y, en su caso, de la posibilidad de oponerse a la grabación.

(37)

A la hora de decidir si se permite la participación de las partes y sus representantes en una vista en materia civil y mercantil por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia, la autoridad competente debe elegir un método adecuado para examinar las opiniones de las partes de conformidad con el Derecho procesal interno.

(38)

Cuando una autoridad competente en procedimientos en materia civil o mercantil haya decidido permitir la participación de al menos una de las partes u otras personas en una vista por videoconferencia, dicha autoridad competente debe garantizar que esas personas tengan acceso a la vista por videoconferencia. En particular, la autoridad competente debe enviar a dichas personas un enlace para poder participar en la videoconferencia y prestar asistencia técnica. Por ejemplo, la autoridad competente debe proporcionar instrucciones sobre el programa informático que se utilizará y organizar, en caso necesario, una prueba técnica antes de la vista. La autoridad competente debe tener en cuenta las necesidades específicas de las personas con discapacidad.

(39)

Cuando un menor participe en procedimientos civiles o mercantiles, en particular como parte, con arreglo al Derecho nacional, el menor debe poder participar en la vista por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia establecidas en el presente Reglamento, teniendo en cuenta sus derechos procesales. Por otra parte, cuando el menor participe en el procedimiento a efectos de la obtención de pruebas en asuntos civiles o mercantiles, por ejemplo cuando deba declarar como testigo, el menor también podría ser oído por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia de conformidad con el Reglamento (UE) 2020/1783.

(40)

Cuando una autoridad competente solicite la participación de una persona a efectos de la obtención de pruebas en asuntos civiles o mercantiles, la participación de dicha persona en la vista por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia debe regirse por el Reglamento (UE) 2020/1783.

(41)

El presente Reglamento no debe aplicarse al uso de videoconferencias u otras tecnologías de comunicación a distancia en asuntos en materia civil y mercantil cuando dicho uso ya esté establecido en los actos jurídicos enumerados en el anexo I, o en asuntos que no tengan implicaciones transfronterizas. Además, el presente Reglamento no debe aplicarse al uso de videoconferencias u otras tecnologías de comunicación a distancia en los procedimientos de autenticación notarial.

(42)

En materia penal, el procedimiento para iniciar y celebrar vistas por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia debe regirse por el Derecho del Estado miembro que celebre la vista. Por Estado miembro que celebra la vista por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia debe entenderse el Estado miembro que ha solicitado el uso de la videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia.

(43)

Las normas contenidas en el presente Reglamento sobre el uso de la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia para las vistas en los procedimientos de cooperación judicial en materia penal no deben aplicarse a las vistas por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia a efectos de la obtención de pruebas o de la celebración de un juicio que pueda dar lugar a una resolución sobre la culpabilidad o la inocencia de un sospechoso o de un acusado. El presente Reglamento debe entenderse sin perjuicio de la Directiva 2014/41/UE, del Convenio Europeo de Asistencia Judicial en Material Penal entre los Estados miembros de la Unión Europea, y de la Decisión Marco 2002/465/JAI del Consejo (23).

(44)

Con el fin de salvaguardar el derecho a un juez imparcial y los derechos de la defensa, los sospechosos, acusados o condenados, o las personas afectadas tal como se definen en el Reglamento (UE) 2018/1805 que no sean sospechosos, acusados o condenados, deben prestar su consentimiento al uso de la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia para las vistas en los procedimientos de cooperación judicial en materia penal. La autoridad competente debe poder establecer excepciones al requisito de solicitar el consentimiento de los sospechosos, acusados o condenados o de una persona afectada únicamente en circunstancias excepcionales en las que dicha excepción esté debidamente justificada por amenazas graves para la seguridad y la salud públicas, que se demuestre que son reales y presentes o previsibles. El uso de una excepción en relación con la solicitud de consentimiento para la videoconferencia debe limitarse a lo necesario y respetar plenamente la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea (en lo sucesivo, «Carta»). Si no se solicita el consentimiento, los sospechosos, acusados o condenados o la persona afectada deben tener la posibilidad de solicitar un reexamen de conformidad con el Derecho nacional y de plena conformidad con la Carta.

(45)

Cuando se vulneren los derechos de un sospechoso, acusado o condenado en el contexto de una vista celebrada por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia, debe garantizarse el acceso a la tutela judicial efectiva de conformidad con el artículo 47 de la Carta. También debe garantizarse el acceso a la tutela judicial efectiva a las personas afectadas, que no sean sospechosas, acusadas ni condenadas, en el contexto de una vista celebrada por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia en los procedimientos contemplados en el Reglamento (UE) 2018/1805.

(46)

Las autoridades competentes responsables de una vista por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia en materia penal deben garantizar que la comunicación entre el sospechoso, el acusado o condenado o la persona afectada en un proceso con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1805 y su abogado, tanto inmediatamente antes como durante la vista, sea confidencial de conformidad con el Derecho nacional aplicable.

(47)

Cuando se organice una vista por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia en materia penal, la autoridad competente a la que se solicite la celebración de la vista (en lo sucesivo, «autoridad competente requerida») debe garantizar que el sospechoso, el acusado o el condenado, o la persona afectada tal como se define en el Reglamento (UE) 2018/1805, incluidas las personas con discapacidad, tengan acceso a la infraestructura necesaria para utilizar la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia. Ello debe incluir la responsabilidad de facilitar el acceso, por ejemplo, a los locales donde vaya a celebrarse la vista y al equipo técnico disponible. Cuando no se disponga de equipo técnico en los locales de la autoridad competente requerida, dicha autoridad debe poder establecer las disposiciones prácticas organizando la vista en los locales de otra autoridad con el fin de celebrarla por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia, si es posible, de conformidad con los procedimientos nacionales.

(48)

El Reglamento (UE) n.o 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo (24) establece un marco regulador común de la Unión para el reconocimiento de los medios de identificación electrónica y los servicios de confianza electrónicos («servicios de confianza eIDAS»), en particular firmas electrónicas, sellos electrónicos, sellos de tiempo, servicios de entrega electrónica y autenticación de sitios web, a los que se les reconoce el mismo estatuto jurídico que a sus equivalentes físicos a través de las fronteras. Por consiguiente, el presente Reglamento debe establecer el uso de los servicios de confianza eIDAS a efectos de la comunicación digital.

(49)

Cuando un documento transmitido como parte de la comunicación electrónica con arreglo al presente Reglamento requiera un sello o una firma, las autoridades competentes deben utilizar un sello o firma electrónicos cualificados, tal como se define en el Reglamento (UE) n.o 910/2014, y las personas físicas o jurídicas deben utilizar una firma electrónica cualificada o un medio de identificación electrónica. No obstante, el presente Reglamento no debe afectar a los requisitos formales aplicables a los documentos presentados en apoyo de una solicitud, que pueden ser originales digitales o copias certificadas. Asimismo, el presente Reglamento debe entenderse sin perjuicio del Derecho nacional relativo a la conversión de documentos, ni de los requisitos relativos a la autenticidad, precisión, fiabilidad, credibilidad y forma jurídica pertinente de los documentos o la información de que se trate, excepto en lo que respecta a las condiciones vinculadas con la comunicación por medios digitales que el presente Reglamento introduce.

(50)

Con el fin de facilitar el pago de tasas en los casos con implicaciones transfronterizas que entren en el ámbito de aplicación de los actos jurídicos de la Unión en materia civil y mercantil enumerados en el anexo I, los medios técnicos de pago electrónico de las tasas deben cumplir las normas aplicables en materia de accesibilidad. El uso de métodos de pago ampliamente disponibles en toda la Unión, como tarjetas de crédito, tarjetas de débito, monederos electrónicos y transferencias bancarias, debe ser posible en un entorno en línea y ser accesible a través del punto de acceso electrónico europeo.

(51)

Para garantizar la plena consecución de los objetivos del presente Reglamento y para adaptar los actos jurídicos vigentes de la Unión en materia civil, mercantil y penal al presente Reglamento, es necesario que el presente Reglamento introduzca modificaciones en los siguientes actos jurídicos: Reglamentos (CE) n.o 805/2004 (25), (CE) n.o 1896/2006 (26), (CE) n.o 861/2007 (27), (UE) n.o 606/2013 (28), (UE) n.o 655/2014 (29), (UE) 2015/848 y (UE) 2018/1805 del Parlamento Europeo y del Consejo. Estas modificaciones tienen por objeto garantizar que la comunicación se lleve a cabo de conformidad con las normas y principios establecidos en el presente Reglamento. Las modificaciones de las Directivas y las Decisiones Marco en materia civil, mercantil y penal se introducen mediante la Directiva (UE) 2023/2843 del Parlamento Europeo y del Consejo (30).

(52)

De conformidad con los apartados 22 y 23 del Acuerdo interinstitucional de 13 de abril de 2016 sobre la mejora de la legislación (31), la Comisión debe evaluar el presente Reglamento sobre la base de la información recopilada a través de modalidades de seguimiento específicas, en particular evaluaciones cuantitativas y cualitativas para cada uno de los actos jurídicos enumerados en los anexos I y II del presente Reglamento, para valorar los efectos reales del presente Reglamento en el terreno, en particular para examinar el impacto en la eficiencia y la efectividad de la digitalización de la cooperación judicial transfronteriza y la necesidad de adoptar nuevas medidas.

(53)

El programa informático de aplicación de referencia desarrollado por la Comisión como sistema final debe recopilar mediante programación los datos necesarios a efectos de seguimiento, y estos deben transmitirse a la Comisión. En caso de que los Estados miembros opten por utilizar un sistema informático nacional en lugar del programa informático de aplicación de referencia desarrollado por la Comisión, dicho sistema podría estar equipado para recopilar mediante programación los datos y, en tal caso, estos deben transmitirse a la Comisión. El conector e-CODEX también podría estar equipado con una función que permita la recuperación de datos estadísticos pertinentes.

(54)

Cuando los datos sobre el número de vistas en las que se ha utilizado la videoconferencia no puedan recopilarse automáticamente, y con el fin de limitar la carga administrativa adicional que supone la recopilación de datos, cada Estado miembro debe designar al menos un órgano jurisdiccional o autoridad competente a efectos de establecer una muestra de seguimiento. El órgano jurisdiccional designado o la autoridad competente deben encargarse de recopilar y facilitar a la Comisión dichos datos sobre sus propias vistas, que deben servir para proporcionar una estimación de la cantidad de datos necesarios para la evaluación del presente Reglamento para un Estado miembro determinado. El órgano jurisdiccional o la autoridad competente designados deben ser competentes para celebrar vistas por videoconferencia de conformidad con el presente Reglamento. En ámbitos en los que se consideren autoridades competentes en el sentido del presente Reglamento autoridades que no sean órganos jurisdiccionales o fiscalías, como puedan ser los notarios, la muestra de seguimiento designada también debe ser representativa de la aplicación del presente Reglamento por parte de dichas autoridades.

(55)

La aplicación del presente Reglamento se entiende sin perjuicio de la separación de poderes y de la independencia del poder judicial en los Estados miembros, así como de los derechos procesales establecidos en la Carta y en el Derecho de la Unión, como las Directivas sobre derechos procesales, a saber, las Directivas 2010/64/UE (32), 2012/13/UE (33), 2013/48/UE (34), (UE) 2016/343 (35), (UE) 2016/800 (36) y (UE) 2016/1919 (37) del Parlamento Europeo y del Consejo, y en particular el derecho a la interpretación, el derecho a la asistencia de letrado, el derecho de acceso al expediente, el derecho a la asistencia jurídica gratuita y el derecho a estar presente en el juicio.

(56)

Los Reglamentos (UE) 2016/679 y (UE) 2018/1725 y la Directiva (UE) 2016/680 se aplican al tratamiento de datos personales realizado en el sistema informático descentralizado. Con el objetivo de clarificar la responsabilidad del tratamiento de datos personales enviados o recibidos a través del sistema informático descentralizado, el presente Reglamento debe indicar quién debe considerarse responsable del tratamiento de los datos personales. A tal fin, debe considerarse que cada entidad remitente o receptora ha determinado la finalidad y los medios del tratamiento de datos personales por separado.

(57)

A fin de garantizar condiciones uniformes de ejecución del presente Reglamento en relación con la creación de un sistema informático descentralizado, deben conferirse a la Comisión competencias de ejecución. Dichas competencias deben ejercerse de conformidad con el Reglamento (UE) n.o 182/2011 del Parlamento Europeo y del Consejo (38). Los actos de ejecución deben permitir a los Estados miembros adaptar sus correspondientes sistemas informáticos nacionales a efectos de conexión al sistema informático descentralizado.

(58)

Dado que los objetivos del presente Reglamento, en particular la digitalización armonizada de la cooperación judicial transfronteriza, no pueden ser alcanzados de manera suficiente por los Estados miembros actuando aisladamente, debido, entre otras razones, a que no es posible garantizar la interoperabilidad de los sistemas informáticos de los Estados miembros y de los órganos y organismos de la Unión, sino que pueden lograrse mejor, mediante una acción coordinada a escala de la Unión, esta puede adoptar medidas, de acuerdo con el principio de subsidiariedad establecido en el artículo 5 del Tratado de la Unión Europea (TUE). De conformidad con el principio de proporcionalidad establecido en el mismo artículo, el presente Reglamento no excede de lo necesario para alcanzar dichos objetivos.

(59)

De conformidad con los artículos 1 y 2 del Protocolo n.o 22 sobre la posición de Dinamarca, anejo al TUE y al Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE), Dinamarca no participa en la adopción del presente Reglamento y no queda vinculada por él ni sujeta a su aplicación.

(60)

De conformidad con los artículos 1 y 2 y el artículo 4 bis, apartado 1, del Protocolo n.o 21 sobre la posición del Reino Unido y de Irlanda respecto del espacio de libertad, seguridad y justicia, anejo al TUE y al TFUE, y sin perjuicio del artículo 4 de dicho Protocolo, Irlanda no participa en la adopción del presente Reglamento y no queda vinculada por él ni sujeta a su aplicación.

(61)

El Supervisor Europeo de Protección de Datos, al que se consultó de conformidad con el artículo 42, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, formuló sus observaciones formales el 25 de enero de 2022.