29.9.2017   

ES

Diario Oficial de la Unión Europea

L 252/194

—

Vista su Decisión sobre la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo para el ejercicio 2015,

—

Vistos el artículo 94 y el anexo IV de su Reglamento,

—

Vistos el informe de la Comisión de Control Presupuestario y la opinión de la Comisión de Libertades Civiles, Justicia y Asuntos de Interior (A8-0093/2017),

A.

Considerando que, de conformidad con sus estados financieros, el presupuesto definitivo de la Oficina Europea de Apoyo al Asilo (en lo sucesivo, «Oficina») para el ejercicio 2015 ascendió a 15 944 846 EUR, lo que representa un incremento del 1,76 % en comparación con el ejercicio 2014; que el 94 % del presupuesto de la Oficina procede del presupuesto de la Unión;

B.

Considerando que el Tribunal de Cuentas (en lo sucesivo, «Tribunal»), en su Informe sobre las cuentas anuales de la Oficina para el ejercicio 2015 (en lo sucesivo, «Informe del Tribunal»), ha declarado haber obtenido garantías razonables sobre la fiabilidad de las cuentas anuales de la Oficina y la legalidad y la regularidad de las operaciones correspondientes;

C.

Considerando que, en el contexto del procedimiento de aprobación de la gestión, la autoridad de aprobación de la gestión hace hincapié en la particular importancia de reforzar aún más la legitimidad democrática de las instituciones de la Unión mediante la mejora de la transparencia y de la rendición de cuentas y la aplicación del concepto de presupuestación basada en el rendimiento y la buena gobernanza de los recursos humanos;

1.

Toma nota con preocupación del elevado número de cuestiones pendientes y de las medidas correctoras en curso en respuesta a los comentarios del Tribunal en 2012, 2013 y 2014 en relación con los procedimientos de contratación de personal, los retrasos en los pagos, la elevada rotación del personal y el reembolso de los costes; pide a la Oficina que complete la mayor cantidad posible de medidas correctoras en 2017;

2.

Observa que los esfuerzos de supervisión del presupuesto durante el ejercicio 2015 dieron lugar a un porcentaje de ejecución presupuestaria del 93,74 %, lo que representa un incremento del 9,05 % en comparación con 2014; observa, además, que el porcentaje de ejecución de los créditos de pago fue del 77,32 %, lo que representa un incremento del 5,99 % en comparación con 2014;

3.

Recuerda que, con arreglo a una decisión del director ejecutivo, los participantes de las reuniones organizadas por la Oficina se clasifican en tres categorías (A, B o C) a efectos del reembolso de los gastos; observa que los participantes de la categoría A, que deben asumir funciones específicas en las reuniones, reciben un reembolso a tanto alzado en concepto de dietas y gastos de viaje, que los participantes de la categoría B reciben este reembolso a tanto alzado solo en concepto de gastos de viaje y que los participantes de la categoría C no tienen derecho al reembolso de sus gastos; señala que el porcentaje de participantes clasificados en la categoría A a efectos de reembolso se redujo del 69 % en 2014 al 52 % en 2015; observa que se ha completado la acción de clarificación de la categoría de reembolso aplicable en las cartas de invitación;

4.

Observa con preocupación que, según el Informe del Tribunal, la Oficina efectuó, en 2015, 1 024 (29,2 %) pagos fuera de los plazos establecidos en el Reglamento Financiero, lo que representa un aumento del 0,6 % en comparación con el ejercicio anterior y dio lugar a un retraso medio de 29 días para los pagos efectuados fuera de plazo; reconoce que, durante el segundo semestre de 2015 la Oficina puso en marcha una estrategia que prevé varias medidas para reducir el retraso en los pagos; acoge con satisfacción el hecho de que, después de la aplicación de dichas medidas, los pagos fuera de plazo se redujeran de forma significativa, del 38,3 % en el período comprendido entre enero y agosto al 12,6 % en el período comprendido entre septiembre y diciembre de 2015; constata que, a pesar de esta tendencia positiva, que se mantuvo hasta mayo de 2016, los pagos fuera de plazo aumentaron a partir de junio de 2016 debido a un aumento en las actividades operativas de la Oficina y, por tanto, también en el número de transacciones financieras tramitadas con el mismo personal; constata que en noviembre de 2016 la función de iniciación financiera de la Oficina fue descentralizada a los Departamentos Operativos y Unidades Administrativas, mientras que la función de verificación siguió centralizada en el Departamento Administrativo; observa que estas medidas tuvieron consecuencias positivas;

5.

Observa que, en el título II (gastos administrativos), el nivel de créditos comprometidos prorrogados se situó en 1 076 583 EUR, es decir, el 36,9 % (frente a 635 492 EUR, es decir, el 28,7 % en 2014); reconoce que estas prórrogas se deben principalmente a los servicios de consultoría para el desarrollo de aplicaciones informáticas contratados durante el último trimestre de 2015 (400 000 EUR) y a las inversiones en infraestructuras informáticas (300 000 EUR) en vista de la contratación prevista de más personal a raíz de la decisión de incrementar la plantilla tomada a finales de 2015 por la Autoridad Presupuestaria; reconoce que estas prórrogas estaban justificadas y se habían planificado con antelación, debido al papel de la Oficina en la crisis migratoria, razón por la cual la Autoridad Presupuestaria incrementó significativamente el presupuesto y el personal de la Oficina para 2016; observa que las prórrogas a menudo pueden justificarse, totalmente o en parte, por el carácter plurianual de los programas operativos de las agencias, que no tienen por qué ser indicio de deficiencias en la planificación y ejecución presupuestarias, ni tampoco contravenir siempre el principio presupuestario de anualidad, especialmente si la Oficina las planifica con antelación y se comunican al Tribunal;

6.

Observa con satisfacción que, según el Informe del Tribunal, el director ejecutivo aprobó una nueva política de contratación de agentes temporales y contractuales, que da respuesta a la mayoría de los aspectos que el Tribunal había identificado en sus anteriores fiscalizaciones;

7.

Toma nota de que la Oficina aprobó las normas de ejecución actualizadas sobre contratación de agentes temporales y contractuales en enero de 2016; observa, asimismo, que su política de contratación de personal actualizada fue aprobada por el director ejecutivo en agosto de 2016;

8.

Toma nota de que, a 31 de diciembre de 2015, la Oficina contaba con 93 miembros del personal, tanto en activo como nombrados, incluidos 61 agentes temporales, 21 agentes contractuales y 11 expertos nacionales en comisión de servicio; señala que el 63 % del conjunto de los miembros del personal eran mujeres y el 37 %, hombres;

9.

Toma nota de que la Oficina siguió desarrollando sus controles internos en consonancia con las recomendaciones del Servicio de Auditoría Interna de la Comisión (SAI) y el Tribunal, así como con arreglo a las normas de control interno de la Oficina, adoptadas en noviembre de 2012; observa que, además de la auditoría de las cuentas anuales, el SAI presentó un informe de auditoría sobre la gestión de la formación en el marco de las actividades de apoyo permanente y de emergencia/especial de la Oficina; toma nota de que la Oficina ha desarrollado un plan de acción para atender a las recomendaciones del SAI;

10.

Observa que la Oficina ha aplicado una Decisión del Consejo de Administración relativa a la prevención del fraude y una estrategia contra el fraude; observa que el 23 de febrero de 2017 se firmó un procedimiento para las denuncias de irregularidades que está en consonancia con las directrices de la Comisión al respecto;

11.

Observa con preocupación que la Oficina no publicó los currículos de los miembros del Consejo de Administración ni de los equipos de alta dirección en 2015; toma nota de que la Oficina publica los currículos de su equipo de alta dirección desde marzo de 2017; observa asimismo que la Oficina se ha dirigido a su Consejo de Administración y tiene la intención de publicar los currículos de sus miembros tan pronto como los haya recibido; pide a la Oficina que publique esos documentos lo antes posible para garantizar que su gestión sea objeto de la supervisión y el control públicos necesarios;

12.

Reitera que la prevención y la gestión de conflictos de intereses es esencial para el buen funcionamiento de la organización; insiste en que la transparencia es un elemento clave para mantener la confianza de los ciudadanos de la Unión en las instituciones de la Unión;

13.

Toma nota de que, según el informe anual de la Oficina, 275 participantes de 26 Estados de la «UE+» y otras partes interesadas participaron en 2015 en 23 sesiones de formación de formadores organizadas por la Oficina; toma nota, además, de que la Oficina administró 271 sesiones de formación de ámbito nacional en su plataforma de aprendizaje electrónico «EASO Training Curriculum» para 3 611 responsables de asilo;

14.

Reconoce que, con el fin de mejorar su eficacia en relación con los costes de traducción e interpretación, la Oficina firmó un acuerdo de nivel de servicio con la Dirección General de Interpretación de la Comisión; observa, además, que la Oficina puso en marcha una convocatoria abierta de contratos marco en cinco lotes en cascada, siendo el precio más bajo el criterio de adjudicación; pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión de los ahorros logrados;

15.

Toma nota de que la Oficina desarrolló nuevas medidas para ayudar a los Estados miembros que necesitaban apoyo especial en sus sistemas de asilo y acogida y, así, ofreció este apoyo especial a Chipre, Bulgaria, Grecia e Italia; toma nota además de que en 2015 la Oficina siguió desarrollando sus actividades de apoyo a los Estados miembros cuyos sistemas de asilo y acogida estaban sometidos a especial presión, en particular proporcionando apoyo a Grecia e Italia y reforzando la capacidad de la Oficina para responder con prontitud y eficacia a situaciones de emergencia;

16.

Recuerda que en 2015 se alcanzó el número record de cerca de 1 400 000 solicitudes de protección internacional; reconoce que la Oficina realizó esfuerzos considerables para llevar a cabo las actividades que le competen con arreglo a la Agenda Europea de Migración, en particular como parte del desarrollo del enfoque de «puntos críticos»; toma nota de los esfuerzos realizados por la Oficina a la hora de gestionar la crisis migratoria;

17.

Alienta, en particular, el apoyo y la cooperación práctica ofrecidos en cuestiones relacionadas con niños solicitantes de asilo, incluidos los menores no acompañados; se felicita de la creación de la red de la EASO sobre las actividades relacionadas con niños;

18.

Reconoce que el aumento del presupuesto de la Oficina en 2016 fue significativo, con el fin de hacer frente a sus nuevos cometidos relacionados con la Agenda Europea de Migración, el enfoque de «puntos críticos», las decisiones de la Cumbre de Líderes de la UE sobre los Balcanes Occidentales y de la Declaración UE-Turquía; toma nota con satisfacción de que la Oficina adoptó una serie de medidas para abordar este aumento sin precedentes de sus cometidos, incluida la descentralización de la iniciación financiera, junto con medidas adecuadas de formación y orientación; observa asimismo que esto generó la necesidad de reforzar la plantilla y el espacio de oficinas correspondiente;

19.

Toma nota con preocupación de que solo siete miembros del personal participaron en 2015 en una jornada externa cuyo coste fue relativamente elevado, ascendiendo a 4 000 EUR (571 EUR por persona);

20.

Toma nota de que la Oficina modificó su contrato de arrendamiento y amplió, en la segunda mitad de 2016, su espacio de oficinas a otro bloque del edificio en el que se hallan sus dependencias; reconoce que, tras la aprobación del Parlamento y del Consejo, la Oficina está actualmente en condiciones de alquilar y ocupar la totalidad del edificio a más tardar el 1 de julio de 2017; pide a la Oficina que informe a la autoridad de aprobación de la gestión acerca de los progresos realizados por lo que se refiere a sus dependencias;

21.

Toma nota de que la Oficina procuró examinar la posibilidad de intercambiar información y buenas prácticas, a fin de tener en cuenta los elementos pertinentes para el retorno de solicitantes de asilo rechazados, en estrecha colaboración con el Grupo de expertos en materia de retorno de la Red Europea de Migración;

22.

Observa que, en 2015, el plan de comunicación de la Oficina se centró en la promoción de su papel, sus valores y sus actividades a través de una serie de herramientas y actividades de comunicación externas relativas a sus publicaciones, redes sociales y sitio web y la organización de su jornada de información;

23.

Se felicita de la producción sólida de la Oficina, que ha organizado más de 117 reuniones y seminarios, ha formado a 3 764 miembros de organismos nacionales, ha reubicado a 272 personas y ha consultado a más de 100 organizaciones de la sociedad civil; toma nota de los resultados de la auditoría independiente efectuada por Ernst & Young y el compromiso de la Oficina de desarrollar el correspondiente plan de acción; está de acuerdo en que es necesario que la Oficina mejore su comunicación acerca de la incidencia y las repercusiones de sus actividades; celebra el desarrollo de una interfaz web mejor para los documentos relacionados con la información del país de origen; señala que a finales de 2015 había 17 000 documentos relacionados con la información del país de origen disponibles a través del portal;

24.

Reconoce que, según el informe anual de la Oficina, en 2014 se inició el desarrollo de una base de datos y un sistema de gestión de contenidos combinados, el sistema de información y documentación (IDS), en forma de una herramienta informática que ofrecerá una visión general detallada y actualizada del funcionamiento práctico del Sistema Europeo Común de Asilo;

25.

Remite, para otras observaciones transversales anejas a la Decisión sobre la aprobación de la gestión, a su Resolución de 27 de abril de 2017 (1) sobre el rendimiento, la gestión financiera y el control de las agencias.