ANEXO

1.   CONCEPTO TÉCNICO DE PROPIEDAD

El concepto técnico de propiedad se aplicará a las relaciones entre el Estado miembro responsable de la introducción de datos en el VIS y estos datos.

La propiedad se aplicará adjuntando la identificación del Estado miembro responsable a los datos introducidos en el expediente de solicitud de visado.

La propiedad de una solicitud de visado y de las decisiones relacionadas que adopten las autoridades responsables de visados se registrarán en el VIS al crearse el expediente de solicitud o al introducirse la decisión relacionada en el VIS, y no podrá modificarse posteriormente.

2.   INTRODUCCIÓN DE LOS DATOS Y LAS SOLICITUDES VINCULADOS ENTRE SÍ

2.1.   Introducción de datos al recibirse la solicitud

En el caso de solicitudes que se presenten a la autoridad de un Estado miembro que represente a otro Estado miembro, la introducción de datos en el VIS y la comunicación posterior sobre el expediente de solicitud incluirá la identificación del Estado miembro representado, que se conservará con el atributo «usuario representado», tomado de la misma tabla de códigos que se aplica al Estado miembro que introduce los datos en el VIS.

Todos los expedientes de solicitud vinculados según el artículo 8, apartado 4, del Reglamento VIS, serán propiedad del mismo Estado miembro.

Cuando un Estado miembro copie las impresiones dactilares de un expediente de solicitud registrado en el VIS, tendrá la propiedad del nuevo expediente de solicitud en el que se hayan copiado las impresiones dactilares.

2.2.   Introducción de datos después de la presentación de la solicitud

En los casos en que las decisiones de expedición de un visado, interrupción del examen de una solicitud, denegación de visado, anulación, revocación o reducción del período de validez o de prórroga de un visado de conformidad con los artículos 10 a 14 del Reglamento VIS, las adopte un Estado miembro que represente a otro Estado miembro, la comunicación sobre la introducción de datos en el VIS incluirá la identificación del Estado miembro representado, tomada de la misma tabla de códigos aplicable al Estado miembro que introduce los datos en el VIS.

Las decisiones sobre la expedición de un visado, la prórroga de un visado con una nueva etiqueta adhesiva de visado y la reducción del período de validez de un visado con una nueva etiqueta de visado se introducirán en el VIS con los datos de la etiqueta adhesiva de visado y con la misma propiedad.

El número de etiqueta adhesiva de visado introducido en el VIS con arreglo al artículo 10, apartado 1, letra e), del Reglamento VIS, deberá ser, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (CE) no 856/2008 del Consejo (1), una combinación de los nueve caracteres nacionales de la etiqueta de visado adhesiva y del código de tres letras de identificación del Estado miembro de emisión (2), e incluirá los ceros que precedan a los nueve caracteres nacionales de la etiqueta adhesiva de visado.

2.3.   Vinculación de solicitudes

2.3.1.   Vinculación de solicitudes cuando se ha registrado una solicitud anterior

El Estado miembro que tenga la propiedad de un expediente de solicitud será el único que podrá vincularlo con otro u otros expedientes de solicitud del mismo solicitante o, a efectos de corrección, suprimir la vinculación, de conformidad con el artículo 8, apartado 3, del Reglamento VIS.

Las impresiones dactilares de un solicitante solo se podrán copiar, en un plazo máximo de 59 meses, de los expedientes vinculados del mismo solicitante. Si se copian datos sobre impresiones dactilares de una solicitud a partir de un expediente de solicitud anterior de menos de 59 meses de antigüedad, no se suprimirá la vinculación entre los expedientes.

2.3.2.   Vinculación de solicitudes de personas que viajan juntas

Para vincular los expedientes de solicitud de personas que viajan juntas, de conformidad con el artículo 8, apartado 4, del Reglamento VIS, se transmitirán al VIS los números de los expedientes junto con el valor correspondiente al tipo de grupo, que podrá ser familia o viajeros. La creación de un grupo o, a efectos de corrección, la supresión de la vinculación entre los miembros individuales del grupo, solo la podrá realizar el Estado miembro que tenga la propiedad del expediente o de los expedientes de los solicitantes individuales pertenecientes al grupo.

2.4.   Procedimientos en caso de que no sea obligatorio proporcionar datos concretos por motivos jurídicos o de hecho

Con arreglo a lo dispuesto en el artículo 8, apartado 5, del Reglamento VIS, la anotación «no procede» se introducirá en los campos textuales manualmente o, en su caso, seleccionando un valor de una tabla de códigos. Si el campo de datos consta de más de un elemento, se utilizará esta misma anotación para cada uno de ellos.

Cuando las impresiones dactilares no sean obligatorias o no puedan proporcionarse, con arreglo al artículo 8, apartado 5, del Reglamento VIS, se aplicarán en el VIS dos campos booleanos:

—	«fingerprintsNotRequired» (impresiones dactilares no obligatorias),

—	«fingerprintsNotApplicable» (no proceden impresiones dactilares).

Estos campos se establecerán con arreglo al siguiente cuadro, que recoge tres situaciones posibles:

—	es obligatorio proporcionar impresiones dactilares,

—	no es obligatorio proporcionar impresiones dactilares por motivos jurídicos,

—	no pueden proporcionarse, de hecho, impresiones dactilares.

Campo en el VIS	Es obligatorio proporcionar impresiones dactilares	No es obligatorio proporcionar impresiones dactilares por motivos jurídicos	No pueden proporcionarse, de hecho, impresiones dactilares
«fingerprintsNotRequired»	FALSE (FALSO)	TRUE (VERDADERO)	FALSE
«fingerprintsNotApplicable»	FALSE	TRUE	TRUE

Además, el campo textual libre «ReasonForFingerprintNotApplicable» (motivo por el que no proceden impresiones dactilares) contendrá el motivo concreto.

Cuando un Estado miembro solo transmita datos mencionados en el artículo 5, apartado 1, letras a) y b), del Reglamento VIS, en aplicación del artículo 48, apartado 3, de dicho Reglamento, la ausencia de datos mencionados en el artículo 5, apartado 1, letra c), se señalará introduciendo la mención «no procede» junto con una referencia al mencionado artículo 48, apartado 3, del Reglamento VIS en el campo textual libre, en la que se indicará que no es obligatorio proporcionar los datos por motivos jurídicos. En los campos pertinentes figurarán las menciones «FingerprintsNotRequired» TRUE y «FingerprintsNotApplicable» TRUE.

3.   ACCESO A LOS DATOS

La fecha de la solicitud de asilo se utilizará en la búsqueda y retirada de datos para los fines previstos en el artículo 21, apartado 2, del Reglamento VIS. Además, la retirada de solicitudes vinculadas entre sí de conformidad con el artículo 8, apartado 4, del Reglamento VIS, solo se permitirá en el caso de grupos de tipo familiar (cónyuge o hijos) a que se refiere la sección 2.3.2.

4.   MODIFICACIÓN, SUPRESIÓN Y SUPRESIÓN ANTICIPADA DE DATOS CON ARREGLO AL ARTÍCULO 24 DEL REGLAMENTO VIS

No podrán modificarse los siguientes datos registrados en el VIS:

—	número de solicitud,

—	número de etiqueta adhesiva de visado,

—	tipo de decisión,

—	Estado miembro representado (si procede),

—	Estado miembro responsable de la introducción de datos en el VIS.

Cuando haya que corregir estos datos se procederá a borrar el expediente de solicitud o los datos relativos a decisiones adoptadas por las autoridades responsables de visados, y se creará un nuevo expediente. El Estado miembro que tenga la propiedad de los datos contenidos en el expediente de solicitud es el único que podrá borrarlos.

5.   REGISTROS DE OPERACIONES DE TRATAMIENTO DE DATOS Y ACCESO A LOS MISMOS

5.1.   Registros de operaciones de tratamiento de datos

Cada operación de tratamiento de datos en el VIS se registrará mediante una anotación con el campo «TypeOfAction» (tipo de acción) que incluirá el motivo del acceso, con arreglo al artículo 34, apartado 1, del Reglamento VIS.

La anotación se registrará con la indicación de la fecha y hora de recepción. Esta indicación se utilizará posteriormente para identificar las anotaciones que deban suprimirse.

En todas las operaciones de tratamiento de datos, la identidad de la autoridad que introduzca o retire datos quedará almacenada en la anotación. En la anotación se identificará al usuario y al VIS central como remitente o receptor.

Los únicos datos operativos que se incluirán en la anotación serán la autoridad que introduce o retira los datos y el número de solicitud de visado. Se almacenarán los tipos de datos transmitidos o utilizados en los interrogatorios a que se refiere el artículo 34, apartado 1, del Reglamento VIS.

Cuando los registros a que se refiere el artículo 34, apartado 2, del Reglamento VIS, en cuyo campo «TypeOfAction» aparezca «Delete Application» (suprimir solicitud) o «Automatic Deletion» (supresión automática), sean detectados por el VIS, este calculará si ha transcurrido un año desde la expiración del período de conservación mencionado en el artículo 23, apartado 1, del Reglamento VIS y, en tal caso, procederá a la supresión. Todos los registros de operaciones de tratamiento de datos que tengan el mismo número de solicitud se suprimirán simultáneamente, si no fueran necesarios a efectos de control de protección de datos, de conformidad con el artículo 34, apartado 2, del Reglamento VIS.

Los registros de operaciones de tratamiento de datos no se modificarán ni suprimirán hasta después de transcurrido un año desde la expiración del período de conservación mencionado en el artículo 23, apartado 1, del Reglamento VIS.

5.2.   Acceso a los registros de operaciones de tratamiento de datos

El acceso a los registros (archivos) conservados por la autoridad de gestión con arreglo al artículo 34, apartado 1, del Reglamento VIS, se limitará a los administradores debidamente autorizados del VIS y al Supervisor Europeo de Protección de Datos. Esta disposición se aplicará, mutatis mutandi, a los registros de acceso a los registros.

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(1)  DO L 235 de 2.9.2008, p. 1.

(2)  Con excepción de Alemania: el código de país de Alemania es «D».