α)

Η παράγραφος 1 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:

«1.   Κάθε θεσμικό όργανο, εκτός του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΔΕΕ) και της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας (ΕΚΤ), καταθέτει στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο της Φλωρεντίας (EUI) έγγραφα που αποτελούν τμήμα των ιστορικών τους αρχείων και τα οποία έχει καταστήσει προσιτά στο κοινό σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό. Η κατάθεση πραγματοποιείται σύμφωνα με το παράρτημα.

Κατά παρέκκλιση από το πρώτο εδάφιο, τα καταθέτοντα θεσμικά όργανα μπορούν, για νομικούς ή διοικητικούς λόγους, να αποκλείσουν την κατάθεση ορισμένων πρωτότυπων εγγράφων στο EUI. Στην περίπτωση αυτή, καταθέτουν μικρομορφή ή ψηφιακό αντίγραφο των εγγράφων αυτών.»

β)

Προστίθενται οι ακόλουθες παράγραφοι:

«3.   Το ΔΕΕ και η ΕΚΤ μπορούν να αναθέτουν οικειοθελώς τη φύλαξη των οικείων ιστορικών αρχείων στο EUI.

4.   Τα θεσμικά όργανα που προβαίνουν σε κατάθεση των αρχείων τους διατηρούν την κυριότητα επ' αυτών, καθώς και την αποκλειστική ευθύνη κατάρτισης των εγγράφων και των φακέλων που κατατίθενται ή καθίστανται με άλλο τρόπο διαθέσιμα στο EUI.

5.   Η κατάθεση των ιστορικών αρχείων των θεσμικών οργάνων στο EUI δεν θίγει την προστασία των αρχείων, όπως προβλέπεται στο άρθρο 2 του πρωτοκόλλου αριθ. 7 περί των προνομίων και ασυλιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης που προσαρτάται στη Συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη Συνθήκη για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

6.   Το EUI μεριμνά για τη φύλαξη και την προστασία των κατατεθέντων αρχείων. Η φύλαξη και η προστασία πραγματοποιούνται σύμφωνα με αναγνωρισμένα διεθνή πρότυπα για τη φυσική προστασία αρχείων και συμμορφώνονται τουλάχιστον προς τεχνικούς κανόνες και κανόνες ασφάλειας ισοδύναμους προς τους κανόνες που διέπουν τη φύλαξη και τη διαχείριση δημόσιων αρχείων στην Ιταλία. Για τον σκοπό αυτό, τα κατατεθέντα αρχεία φυλάσσονται σε ειδικά διαμορφωμένο αποθετήριο.

7.   Το EUI είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για το προσωπικό που καλείται να διαχειριστεί τα ιστορικά αρχεία της ΕΕ τα οποία κατατίθενται στο EUI. Το EUI διασφαλίζει ότι το προσωπικό στο οποίο έχει ανατεθεί η διαχείριση των ιστορικών αρχείων διαθέτει τα απαιτούμενα επαγγελματικά προσόντα που είναι απαραίτητα ώστε να διεξάγει το έργο στον τομέα αυτόν.

8.   Τα θεσμικά όργανα που προβαίνουν σε κατάθεση των αρχείων τους διατηρούν το δικαίωμα να λαμβάνουν ζητούν από το EUI πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση των αρχείων τους, καθώς και να επιθεωρούν τα αρχεία που έχουν καταθέσει σε αυτό.

9.   Το EUI καθιστά προσιτά στο κοινό τα ιστορικά αρχεία που παραλαμβάνει δυνάμει των παραγράφων 1 και 3. Τα θεσμικά όργανα δύνανται επίσης να καθιστούν προσιτή στο κοινό άλλο αντίγραφοτων ίδιων ιστορικών αρχείων.

10.   Οι δαπάνες διαχείρισης των ιστορικών αρχείων της Ένωσης χρηματοδοτούνται από όλα τα καταθέτοντα θεσμικά όργανα μέσω των συνεισφορών τους στη σχετική γραμμή του προϋπολογισμού, εντός των ορίων των των ετήσιων πιστώσεων που καθίστανται διαθέσιμες από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 25ης Οκτωβρίου 2012 σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης (5). Οι εν λόγω χρηματοδοτικές συνεισφορές δεν καλύπτουν δαπάνες συνδεόμενες με τη χορήγηση και προσαρμογή κτιρίων και αποθετηρίων για τη στέγαση των αρχείων και του προσωπικού τους.

Το μέγεθος των συνεισφορών που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο θα είναι αναλογικό προς το μέγεθος των αντίστοιχων πινάκων προσωπικού των θεσμικών οργάνων που καταθέτουν τα αρχεία τους. Κάθε συνεισφορά επανυπολογίζεται οποτεδήποτε νέα θεσμικά όργανα αρχίζουν να καταθέτουν τα ιστορικά αρχεία τους στο EUI ή τουλάχιστον κάθε πέντε χρόνια.

11.   Το EUI επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στα ιστορικά αρχεία των θεσμικών οργάνων σύμφωνα με το άρθρο 2 του κανονισμού αριθ. 45/2001. Το EUI ενεργεί ως φορέας επεξεργασίας βάσει του άρθρου 2 του εν λόγω κανονισμού αριθ. 45/2001, κατόπιν των υποδείξεων από τα καταθέτοντα θεσμικά όργανα. Το EUI επεξεργάζεται οιαδήποτε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα περιλαμβάνονται στα ιστορικά αρχεία των θεσμικών οργάνων σύμφωνα με τις εγγυήσεις που προβλέπονται στον εν λόγω κανονισμό.

12.   Ο Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων συνεχίζει να έχει επί των θεσμικών οργάνων του EUI εποπτικές εξουσίες όσον αφορά την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία περιέχονται στα ιστορικά αρχεία που καταθέτουν κατατίθενται στο EUI τα θεσμικά όργανα.

α)

Η παράγραφος 1 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:

«1.   Για την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού τα θεσμικά όργανα θεσπίζουν εσωτερικούς κανόνες. Σε αυτούς περιλαμβάνονται κανόνες για τη φύλαξη και δημοσιοποίηση των ιστορικών αρχείων καθώς και την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε αυτά. Στο μέτρο του εφικτού, τα θεσμικά όργανα καθιστούν εφικτή την πρόσβαση του κοινού στα αρχεία τους, συμπεριλαμβανομένων των ψηφιοποιημένων αρχείων και αρχείων αρχικής ψηφιακής προέλευσης, με ηλεκτρονικά μέσα και διευκολύνουν την πρόσβαση σε αυτά μέσω του διαδικτύου. Επίσης, τα όργανα διαφυλάττουν τα υπάρχοντα έγγραφα σε μορφές προσαρμοσμένες σε ειδικές ανάγκες (γραφή Μπράιγ, μεγάλα γράμματα, μαγνητοφωνήσεις).»

β)

Προστίθεται η ακόλουθη παράγραφος:

«3.   Εξ ονόματος των θεσμικών οργάνων που καταθέτουν τα αρχεία τους, η Επιτροπή συνάπτει σύμβαση-πλαίσιο εταιρικής σχέσης με το EUI. Η εν λόγω σύμβαση-πλαίσιο εταιρικής σχέσης θα περιλαμβάνει λεπτομερείς διατάξεις σχετικά με τους αμοιβαίους ρόλους και αρμοδιότητες των θεσμικών οργάνων και του EUI όσον αφορά τη διαχείριση των ιστορικών αρχείων της ΕΕ, συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσης και διαφύλαξης αυτών καθώς και της πρόσβασης του κοινού σε αυτά.»