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Document 32015R0496

Verordnung (EU) 2015/496 des Rates vom 17. März 2015 zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz

OJ L 79, 25.3.2015, p. 1–5 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2015/496/oj

25.3.2015   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

L 79/1


VERORDNUNG (EU) 2015/496 DES RATES

vom 17. März 2015

zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz

DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION —

gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 352,

auf Vorschlag der Europäischen Kommission,

nach Zuleitung des Entwurfs des Gesetzgebungsakts an die nationalen Parlamente,

nach Zustimmung des Europäischen Parlaments,

gemäß einem besonderen Gesetzgebungsverfahren,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1)

Gemäß der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (1) bewahrt die Union die historischen Archive auf und macht sie der Öffentlichkeit möglichst nach Ablauf einer Frist von dreißig Jahren zugänglich.

(2)

Diese Verpflichtung zur Erstellung historischer Archive und zu deren Freigabe gilt für alle in der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 genannten Organe (im Folgenden „die Organe“) unter den dort festgelegten Bedingungen.

(3)

Gemäß der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 kann jedes Organ sein historisches Archiv an dem seiner Ansicht nach geeignetsten Ort unterbringen.

(4)

Im Jahr 1984 beschlossen das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission, ihre historischen Archive beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz zu hinterlegen, wo sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Zu diesem Zweck wurde am 17. Dezember 1984 ein Vertrag zwischen den Europäischen Gemeinschaften, vertreten durch die Kommission, und dem EHI in Florenz (im Folgenden „der Vertrag“) unterzeichnet.

(5)

Der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss und der Europäische Rechnungshof sind diesem Vertrag später beigetreten. Die Europäische Investitionsbank hinterlegt ihr historisches Archiv beim EHI auf der Grundlage einer separaten Vereinbarung mit dem EHI, die am 1. Juli 2005 unterzeichnet wurde und nach ihren „Bestimmungen über historische Archive“, die vom Direktorium der EIB am 7. Oktober 2005 (2) genehmigt wurden.

(6)

Der italienische Staat stellt dem EHI unbefristet und kostenlos geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung, um zu gewährleisten, dass die hinterlegten Archive nach anerkannten internationalen Standards aufbewahrt und geschützt und um dafür zu sorgen, dass die Archive vor Ort gesichtet werden können.

(7)

Mit der Hinterlegung der Archive der Organe beim EHI sollen der Zugang zu den Archiven an einem einzigen Standort gewährleistet und die Sichtung der Archive sowie die Erforschung der Geschichte der europäischen Integration und der europäischen Organe gefördert werden. Das EHI ist eine renommierte Einrichtung der wissenschaftlichen Forschung und Lehre mit dem Schwerpunkt Europa und Europäische Integration. Es verwaltet die historischen Archive der Union seit nahezu 30 Jahren, bietet hochmoderne Magazine und Forschungsanlagen, die eigens für die Aufbewahrung und Sichtung dieser Archivbestände errichtet wurden, und verfügt über einen internationalen Ruf als Standort dieser historischen Archive.

(8)

Die fortgesetzte Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI sollte in die Rechtsvorschriften der Union aufgenommen werden, um die Rolle des EHI als Partner der Organe für die Verwaltung ihrer historischen Archive widerzuspiegeln.

(9)

Diese Verordnung sollte für sämtliche Organe gelten und die Verpflichtung der Organe, ihre historischen Archive für die Öffentlichkeit freizugeben sowie ihre Eigentumsrechte an ihren historischen Archiven unberührt lassen.

(10)

Wegen der besonderen Art ihrer Tätigkeit ist es jedoch gerechtfertigt, den Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) und die Europäische Zentralbank (EZB) von der in dieser Verordnung festgelegten Verpflichtung zur Hinterlegung ihrer historischen Archive beim EHI auszunehmen. Der EuGH und die EZB können ihre historischen Archive auf freiwilliger Basis beim EHI hinterlegen.

(11)

Die Organe und das EHI sollten die historischen Archive der Öffentlichkeit soweit möglich in digitalisierter und digitaler Form zugänglich machen, um die Sichtung im Internet zu erleichtern.

(12)

Die in den beim EHI hinterlegten historischen Archiven der Union enthaltenen personenbezogenen Daten sollten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (3) verarbeitet werden.

(13)

Der Europäische Datenschutzbeauftragte wurde seitens der Kommission bezüglich des Gesetzgebungsvorschlags, der zu der vorliegenden Verordnung geführt hat, gemäß Verordnung (EG) Nr. 45/2001 konsultiert und hat am 10. Oktober 2012 eine Stellungnahme dazu abgegeben (4).

(14)

Die ausführlichen Bestimmungen über die Verwaltung der historischen Archive beim EHI, einschließlich ihrer Hinterlegung, des Zugang zu ihnen und ihrer Sichtung durch die Öffentlichkeit, sowie die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe und des EHI sollten in einer Partnerschaftsrahmenvereinbarung festgelegt werden.

(15)

Die Kosten für die Verwaltung der historischen Archive der Union durch das EHI sollten aus dem Gesamthaushalt der Union finanziert werden, wobei die Kosten von allen hinterlegenden Organen getragen werden sollten.

(16)

Daher sollte die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 entsprechend geändert werden —

HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:

Artikel 1

Die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 wird wie folgt geändert:

1.

Artikel 8 wird wie folgt geändert:

a)

Absatz 1 erhält folgende Fassung:

„(1)   Jedes Organ mit Ausnahme des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) und der Europäischen Zentralbank (EZB) hinterlegt die Dokumente, die Bestandteil seines historischen Archivs sind und die es gemäß dieser Verordnung für die Öffentlichkeit freigegeben hat, beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz. Die Hinterlegung erfolgt nach Maßgabe des Anhangs.

Unbeschadet des Unterabsatzes 1 können die hinterlegenden Organe bestimmte Originaldokumente aus rechtlichen oder administrativen Gründen von der Hinterlegung beim EHI ausnehmen. In diesem Fall hinterlegen sie einen Mikroträger oder eine digitale Kopie dieser Dokumente.“

b)

Folgende Absätze werden angefügt:

„(3)   Der EuGH und die EZB können ihre historischen Archive auf freiwilliger Basis beim EHI hinterlegen.

(4)   Die hinterlegenden Organe bleiben Eigentümer ihrer Archive und behalten die ausschließliche Zuständigkeit für die Zusammenstellung der Dokumente und Akten, die beim EHI hinterlegt oder dem EHI auf andere Weise zugänglich gemacht werden.

(5)   Die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI beeinträchtigt nicht deren Unverletzlichkeit gemäß Artikel 2 des dem Vertrag über die Europäische Union und dem Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union beigefügten Protokolls (Nr. 7) über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union.

(6)   Das EHI gewährleistet die Aufbewahrung und den Schutz der hinterlegten Archive. Aufbewahrung und Schutz der Archivbestände müssen den anerkannten internationalen Normen für den Schutz von Archivmaterial und mindestens den technischen und Sicherheitsbestimmungen genügen, die in Italien für die Aufbewahrung und den Schutz öffentlicher Archive gelten. Zu diesem Zweck werden die hinterlegten Dokumente in einem eigens errichteten Archivmagazin aufbewahrt.

(7)   Das EHI trägt die alleinige Verantwortung für das mit der Verwaltung der beim EHI hinterlegten historischen Archive der Union betraute Personal. Das EHI trägt dafür Sorge, dass das mit der Verwaltung der historischen Archive betraute Personal über die für die Ausübung der Aufgaben in diesem Bereich erforderlichen beruflichen Qualifikationen verfügt.

(8)   Jedes hinterlegende Organ ist befugt, Informationen zur Verwaltung seines Archivs durch das EHI zu erhalten und vor Ort Inspektionen des von ihm dort hinterlegten Archivs vorzunehmen.

(9)   Das EHI gewährt der Öffentlichkeit Zugang zu den historischen Archiven, die bei ihm gemäß den Absätzen 1 und 3 hinterlegt werden. Die Organe können der Öffentlichkeit ihrerseits eine Kopie der gleichen historischen Archive zugänglich machen.

(10)   Die Kosten für die Verwaltung der historischen Archive der Union werden innerhalb des Rahmens der jährlichen Mittel, die die Haushaltsbehörde gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union (5) zur Verfügung stellt, durch Beiträge aller hinterlegenden Organe zur entsprechenden Haushaltslinie bestritten. Die Kosten für die Bereitstellung und Ausstattung der Räumlichkeiten und Magazine zur Beherbergung der Archive und die Mitarbeiter werden durch diese finanziellen Beiträge nicht abgedeckt.

Die Höhe der Beiträge nach Unterabsatz 1 ist proportional zum Umfang der jeweiligen Stellenpläne der hinterlegenden Organe. Die Beiträge werden jedes Mal neu berechnet, wenn ein weiteres Organ seine historischen Archive beim EHI hinterlegt, oder mindestens alle fünf Jahre.

(11)   Das EHI handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 auf Anweisung der hinterlegenden Organe. Das EHI verarbeitet die in den historischen Archiven der Organe enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß den Garantien dieser Verordnung.

(12)   Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat weiterhin die Befugnis zu überwachen, wie die Organe die personenbezogenen Daten, die in den beim EHI hinterlegten Archiven enthalten sind, verarbeiten.

2.

Artikel 9 wird wie folgt geändert:

a)

Absatz 1 erhält folgende Fassung:

„(1)   Jedes Organ erlässt interne Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung. Diese enthalten Regeln über die Aufbewahrung und die Freigabe für die Öffentlichkeit der historischen Archive sowie den Schutz der darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Organe machen ihre Archive, einschließlich digitalisierter und digital entstandener Dokumente, soweit möglich der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich und erleichtern die Sichtung im Internet. Sie bewahren ebenfalls Dokumente auf, die in einer Form vorliegen, die besonderen Bedürfnissen entspricht (wie Blindenschrift, Großbuchstaben oder Tonaufzeichnungen).“

;

b)

folgender Absatz wird angefügt:

„(3)   Die Kommission schließt im Namen der hinterlegenden Organe eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung mit dem EHI. Diese Partnerschaftsrahmenvereinbarung enthält ausführliche Bestimmungen über die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe und des EHI bei der Verwaltung der historischen Archive der Union, einschließlich ihrer Hinterlegung, Aufbewahrung, des Zugang zu ihnen und ihrer Sichtung durch die Öffentlichkeit.“

3.

Der Anhang dieser Verordnung wird der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 als Anhang beigefügt.

Artikel 2

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.

Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.

Geschehen zu Brüssel am 17. März 2015.

Im Namen des Rates

Der Präsident

E. RINKĒVIČS


(1)  ABl. L 43 vom 15.2.1983, S. 1.

(2)  ABl. C 289 vom 22.11.2005, S. 12.

(3)  ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1.

(4)  ABl. C 28 vom 30.1.2013, S. 9.

(5)  ABl. L 298 vom 26.10.2012, S. 1.“


ANHANG

„ANHANG

BESTIMMUNGEN ÜBER DIE HINTERLEGUNG DER HISTORISCHEN ARCHIVE DER ORGANE BEIM EUROPÄISCHEN HOCHSCHULINSTITUT IN FLORENZ

1.

Im Falle eines nicht digitalisierten Archivs werden die Originaldokumente beim EHI zur ständigen Aufbewahrung zusammen mit einem Mikroträger und/oder einer digitalen Kopie davon hinterlegt.

Im Falle eines digitalisierten Archivs wird dem EHI ein dauerhafter Zugang zu den Dokumenten gewährt, damit es seiner Aufgabe, die historischen Archive der Öffentlichkeit an einem einzigen Standort zugänglich zu machen und deren Nutzung zu fördern, nachkommen kann. Die Herkunftsorgane bleiben für die langfristige Aufbewahrung ihres digitalisierten Archivs zuständig.

2.

Die Bestände werden jährlich und möglichst im Rahmen der normalen Archivierungsverfahren der Organe beim EHI hinterlegt.

3.

Das EHI nimmt keine Änderung an der von den hinterlegenden Organen vorgenommenen Klassifizierung des Archivguts vor und vernichtet und verändert keine Dokumente oder Akten.

4.

Das EHI gibt hinterlegte Originaldokumente und -akten den betreffenden Organen auf Aufforderung zurück. Die Organe hinterlegen die Originale erneut beim EHI, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

5.

Das EHI unterrichtet die hinterlegenden Organe unverzüglich von sämtlichen Umständen, die die Unverletzlichkeit des hinterlegten Archivguts gefährden könnten.“


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