ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Διατάξεις της Επιτροπής σχετικά με τα ηλεκτρονικά και τα ψηφιοποιημένα έγγραφα

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1)

Η γενικευμένη χρησιμοποίηση των νέων τεχνολογιών της πληροφορίας και της επικοινωνίας από την Επιτροπή για την ίδια τη λειτουργία της και κατά την ανταλλαγή εγγράφων με τον εξωτερικό κόσμο, ιδίως με τις κοινοτικές διοικητικές αρχές, περιλαμβανομένων των οργανισμών που είναι επιφορτισμένοι με την υλοποίηση ορισμένων κοινοτικών πολιτικών, και με τις εθνικές διοικητικές αρχές, έχει ως συνέπεια να είναι όλο και περισσότερα τα έγγραφα της Επιτροπής σε ηλεκτρονική και ψηφιακή μορφή.

(2)

Σε συνέχεια της λευκής βίβλου για τη μεταρρύθμιση της Επιτροπής (1), της οποίας οι δράσεις 7, 8 και 9 αποβλέπουν στη μετάβαση στην ηλεκτρονική Επιτροπή (e-Commission), και της ανακοίνωσης «Προς την ηλεκτρονική Επιτροπή: Στρατηγική υλοποίησης 2001-2005 (Δράσεις 7, 8 και 9 της λευκής βίβλου για τη μεταρρύθμιση)» (2), η Επιτροπή προώθησε στο πλαίσιο της εσωτερικής της λειτουργίας και των σχέσεων μεταξύ των υπηρεσιών της, την ανάπτυξη συστημάτων πληροφορικής που επιτρέπουν τη διαχείριση των εγγράφων και των διαδικασιών με ηλεκτρονικά μέσα.

(3)

Με την απόφαση 2002/47/EΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ (3), η Επιτροπή προσέθεσε ως παράρτημα στον εσωτερικό της κανονισμό διατάξεις που αφορούν τη διαχείριση εγγράφων προκειμένου να διασφαλιστεί ότι θα μπορεί, ανά πάσα στιγμή, να δώσει λογαριασμό για τα θέματα για τα οποία είναι υπόλογος. Στην ανακοίνωσή της για την απλούστευση και τον εκσυγχρονισμό της διαχείρισης των εγγράφων της (4), η Επιτροπή έθεσε ως μεσοπρόθεσμο στόχο την καθιέρωση της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης των εγγράφων με βάση ένα σύνολο κοινών κανόνων και διαδικασιών που θα εφαρμόζονται σε όλες τις υπηρεσίες.

(4)

Η διαχείριση των εγγράφων πρέπει να γίνεται τηρώντας τους κανόνες ασφάλειας που ισχύουν στην Επιτροπή, ιδίως σε θέματα διαβάθμισης των εγγράφων, σύμφωνα με την απόφαση 2001/844/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ (5), σε θέματα προστασίας των συστημάτων πληροφοριών, σύμφωνα με την απόφαση C(95)1510, καθώς και σε θέματα προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τον κανονισμό (EΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6). Ο χώρος τεκμηρίωσης της Επιτροπής πρέπει συνεπώς να είναι σχεδιασμένος κατά τρόπο ώστε τα συστήματα πληροφοριών, τα δίκτυα και τα μέσα μετάδοσης που τον τροφοδοτούν να προστατεύονται από κατάλληλα μέτρα ασφάλειας.

(5)

Πρέπει να θεσπιστούν διατάξεις που να προσδιορίζουν όχι μόνο τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες τα ηλεκτρονικά και ψηφιοποιημένα έγγραφα και τα έγγραφα που διαβιβάζονται διά της ηλεκτρονικής οδού είναι έγκυρα για τους σκοπούς της Επιτροπής, εφόσον αυτές δεν έχουν καθοριστεί με άλλο τρόπο, αλλά και τις προϋποθέσεις διατήρησης που διασφαλίζουν το ακέραιο και τη διαχρονική αναγνωσιμότητα των εν λόγω εγγράφων και των μεταδεδομένων που τα συνοδεύουν καθ’ όλη τη διάρκεια της απαιτούμενης διατήρησης,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Αντικείμενο

Οι παρούσες διατάξεις καθορίζουν, ως προς την Επιτροπή, τις προϋποθέσεις εγκυρότητας των ηλεκτρονικών και ψηφιοποιημένων εγγράφων. Επίσης αποβλέπουν στη διασφάλιση του αυθεντικού, του ακέραιου και διαχρονικά αναγνώσιμου των εν λόγω εγγράφων και των μεταδεδομένων που τα συνοδεύουν.

Άρθρο 2

Πεδίο εφαρμογής

Οι παρούσες διατάξεις εφαρμόζονται στα ηλεκτρονικά και ψηφιοποιημένα έγγραφα που έχουν συνταχθεί ή παραληφθεί και ευρίσκονται στην κατοχή της Επιτροπής.

Οι εν λόγω διατάξεις μπορούν να εφαρμοστούν, ύστερα από συμφωνία, στα ηλεκτρονικά και ψηφιοποιημένα έγγραφα άλλων μονάδων επιφορτισμένων με την εφαρμογή ορισμένων κοινοτικών πολιτικών ή στα έγγραφα που ανταλλάσσονται στο πλαίσιο τηλεματικών δικτύων μεταξύ διοικητικών αρχών στις οποίες περιλαμβάνεται η Επιτροπή.

Άρθρο 3

Ορισμοί

Για τους σκοπούς των παρουσών διατάξεων νοούνται ως:

1)   έγγραφο: το έγγραφο όπως ορίζεται στο άρθρο 3 στοιχείο α) του κανονισμού (EΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (7) και στο άρθρο 1 των διατάξεων για τη διαχείριση των εγγράφων που επισυνάπτεται στον εσωτερικό κανονισμό της Επιτροπής οι οποίες καλούνται στη συνέχεια «διατάξεις για τη διαχείριση των εγγράφων»,

2)   ηλεκτρονικό έγγραφο: σύνολο δεδομένων που εισάγονται ή αποθηκεύονται σε κάθε είδους μέσο από σύστημα πληροφορικής ή παρόμοιο μηχανισμό, και τα οποία μπορούν να αναγνωστούν ή να απεικονιστούν από άτομο ή από ένα τέτοιο σύστημα ή μηχανισμό καθώς και κάθε οπτική παρουσίαση και ανάκτηση από τη μνήμη, των εν λόγω δεδομένων σε έντυπη ή άλλη μορφή,

3)   ψηφιοποίηση των εγγράφων: η διαδικασία που συνίσταται στην μετατροπή σε ηλεκτρονική εικόνα ενός εγγράφου που έχει αποτυπωθεί σε χαρτί ή σε οποιοδήποτε άλλο παραδοσιακό μέσο. Η ψηφιοποίηση αφορά όλα τα είδη των εγγράφων και μπορεί να πραγματοποιηθεί με αφετηρία διαφορετικά μέσα όπως χαρτί, τηλεομοιοτυπία, μικροφόρμες (μικροκαρτέλα, μικροφίλμ), φωτογραφίες, κασέτες, βιντεοκασέτες και ταινίες,

4)   κύκλος ζωής ενός εγγράφου: όλα τα στάδια ή περίοδοι της ζωής ενός εγγράφου, από την παραλαβή του ή την επίσημη σύνταξή του κατά την έννοια του άρθρου 4 των διατάξεων για τη διαχείριση των εγγράφων έως τη διαβίβασή του στα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής και την δημοσιοποίησή του στο κοινό ή έως την καταστροφή του κατά την έννοια του άρθρου 7 των εν λόγω διατάξεων,

5)   χώρος τεκμηρίωσης της Επιτροπής: το σύνολο των εγγράφων, των φακέλων και των μεταδεδομένων που έχουν συνταχθεί, παραληφθεί, καταχωρισθεί, ταξινομηθεί και διατηρηθεί από την Επιτροπή,

6)   το ακέραιον: το γεγονός ότι οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο έγγραφο και τα μεταδεδομένα που το συνοδεύουν χαρακτηρίζονται από πληρότητα (δεν λείπει κανένα από τα δεδομένα) και ακρίβεια (κάθε δεδομένο παραμένει αμετάβλητο),

7)   διαχρονική αναγνωσιμότητα: το γεγονός ότι οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στα έγγραφα και τα μεταδεδομένα που τις συνοδεύουν δύνανται να αναγνωσθούν ευκόλως από κάθε άτομο που πρέπει ή δύναται να έχει πρόσβαση, καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής των εν λόγω εγγράφων, από την επίσημη σύνταξη ή παραλαβή τους έως τη διαβίβασή τους στα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής και την κοινοποίησή τους στο κοινό ή έως την εγκριθείσα καταστροφή τους ανάλογα με την προβλεπόμενη διάρκεια διατήρησης,

8)   μεταδεδομένα: τα δεδομένα που περιγράφουν το πλαίσιο, το περιεχόμενο και τη δομή των εγγράφων καθώς και τη διαχρονική διαχείρισή τους, όπως προσδιορίζονται στους λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής των διατάξεων που αφορούν τη διαχείριση των εγγράφων και θα συμπληρωθούν από τους λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής των παρουσών διατάξεων,

9)   ηλεκτρονική υπογραφή: η ηλεκτρονική υπογραφή κατά την έννοια του άρθρου 2 σημείο 1 της οδηγίας 1999/93/EΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (8),

10)   προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή: η ηλεκτρονική υπογραφή κατά την έννοια του άρθρου 2 σημείο 2 της οδηγίας 1999/93/EΚ.

Άρθρο 4

Εγκυρότητα των ηλεκτρονικών εγγράφων

1.   Στις περιπτώσεις όπου η ισχύουσα κοινοτική ή εθνική διάταξη απαιτεί υπογεγραμμένο πρωτότυπο ενός εγγράφου, ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που έχει συνταχθεί ή παραληφθεί από την Επιτροπή πληροί την απαίτηση αυτή εφόσον συνοδεύεται από προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή η οποία βασίζεται σε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό και έχει δημιουργηθεί από ασφαλή διάταξη δημιουργίας υπογραφής ή από ηλεκτρονική υπογραφή που παρέχει ισοδύναμες εγγυήσεις με εκείνες που χαρακτηρίζουν την ιδιόχειρη υπογραφή.

2.   Στις περιπτώσεις όπου η ισχύουσα κοινοτική ή εθνική διάταξη απαιτεί να συνταχθεί ένα έγγραφο γραπτώς, χωρίς ωστόσο να απαιτείται το πρωτότυπο υπογεγραμμένο, ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που συντάσσει ή παραλαμβάνει η Επιτροπή ικανοποιεί την εν λόγω απαίτηση εφόσον το άτομο από το οποίο προέρχεται προσδιορίζεται δεόντως και το έγγραφο έχει συνταχθεί υπό όρους που διασφαλίζουν το ακέραιον του περιεχομένου του και των μεταδεδομένων που το συνοδεύουν και έχει παράλληλα διατηρηθεί υπό τους όρους που καθορίζονται στο άρθρο 7.

3.   Οι διατάξεις του παρόντος άρθρου αρχίζουν να ισχύουν την επομένη της έκδοσης των λεπτομερειών εφαρμογής που προβλέπονται στο άρθρο 9.

Άρθρο 5

Εγκυρότητα των ηλεκτρονικών διαδικασιών

1.   Όταν σε διαδικασία της Επιτροπής απαιτείται η υπογραφή εξουσιοδοτημένου ατόμου ή η έγκριση ατόμου για ένα ή περισσότερα στάδια της εν λόγω διαδικασίας, η διαχείρισή της μπορεί να γίνει με συστήματα πληροφορικής υπό την προϋπόθεση ότι το κάθε άτομο προσδιορίζεται με σαφή και αδιαμφισβήτητο τρόπο και το εν λόγω σύστημα παρέχει εγγυήσεις ότι το περιεχόμενο δεν δύναται να αλλοιωθεί ούτε σε ό,τι αφορά τα στάδια της διαδικασίας.

2.   Όταν σε μια διαδικασία ενέχεται η Επιτροπή και άλλοι φορείς και απαιτείται η υπογραφή εξουσιοδοτημένου ατόμου ή έγκριση ατόμου σε ένα ή περισσότερα στάδια της εν λόγω διαδικασίας, η διαχείριση της διαδικασίας αυτής μπορεί να γίνει με συστήματα πληροφορικής των οποίων οι τεχνικοί όροι και εγγυήσεις καθορίζονται στο πλαίσιο συμφωνίας.

Άρθρο 6

Διαβίβαση διά της ηλεκτρονικής οδού

1.   Η διαβίβαση εγγράφων από την Επιτροπή σε εσωτερικό ή εξωτερικό παραλήπτη μπορεί να πραγματοποιηθεί με το καταλληλότερο στις συγκεκριμένες περιστάσεις μέσο επικοινωνίας.

2.   Η διαβίβαση εγγράφων στην Επιτροπή μπορεί να πραγματοποιηθεί με κάθε μέσο επικοινωνίας, περιλαμβανομένης της ηλεκτρονικής οδού –τηλεομοιοτυπία, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικό έντυπο, δικτυακός τόπος.

3.   Οι παράγραφοι 1 και 2 δεν εφαρμόζονται όταν η ισχύουσα κοινοτική ή εθνική διάταξη ή σύμβαση ή συμφωνία μεταξύ των μερών προβλέπουν ειδικά μέσα διαβίβασης ή ειδικούς όρους σε σχέση με τη διαβίβαση.

Άρθρο 7

Διατήρηση

1.   Η διατήρηση από την Επιτροπή των ηλεκτρονικών και ψηφιοποιημένων εγγράφων πρέπει να διασφαλίζεται καθ’ όλη την απαιτούμενη διάρκεια υπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

α)	το έγγραφο διατηρείται στη μορφή που συντάχθηκε, απεστάλη ή παραλήφθηκε ή σε μορφή που διαφυλάσσει το ακέραιον όχι μόνο του περιεχομένου του εγγράφου αλλά και των μεταδεδομένων που το συνοδεύουν·

β)	το περιεχόμενο του εγγράφου και των μεταδεδομένων που το συνοδεύουν δύναται να αναγνωσθεί καθ’ όλη τη διάρκεια της διατήρησής του από κάθε άτομο στο οποίο έχει παραχωρηθεί δυνατότητα πρόσβασης·

γ)	εάν πρόκειται για έγγραφο που έχει σταλεί ή παραληφθεί διά της ηλεκτρονικής οδού, οι πληροφορίες που καθιστούν δυνατό τον προσδιορισμό της προέλευσης και του προορισμού του καθώς και η ημερομηνία και η ώρα αποστολής ή παραλαβής περιλαμβάνονται στα ελάχιστα μεταδεδομένα που πρέπει να διατηρηθούν·

δ)

εάν πρόκειται για ηλεκτρονικές διαδικασίες η διαχείριση των οποίων γίνεται από συστήματα πληροφορικής, οι πληροφορίες που αφορούν τα επίσημα στάδια της διαδικασίας πρέπει να διατηρηθούν κατά τρόπο που να διασφαλίζει ότι τα εν λόγω στάδια καθώς και οι συντάκτες και οι παρεμβαίνοντες μπορούν να προσδιοριστούν.

2.   Για τους σκοπούς της παραγράφου 1, η Επιτροπή θεσπίζει σύστημα ηλεκτρονικής υποβολής που προορίζεται να καλύψει όλον τον κύκλο ζωής των ηλεκτρονικών και ψηφοποιημένων εγγράφων.

Οι τεχνικές λεπτομέρειες του συστήματος ηλεκτρονικής υποβολής προσδιορίζονται στους λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής που προβλέπονται στο άρθρο 9.

Άρθρο 8

Ασφάλεια

Η διαχείριση των ηλεκτρονικών και ψηφιοποιημένων εγγράφων γίνεται με τήρηση των κανόνων ασφαλείας που επιβάλλεται να τηρούνται στην Επιτροπή. Για το σκοπό αυτό, τα συστήματα πληροφοριών, τα δίκτυα και τα μέσα διαβίβασης που τροφοδοτούν το χώρο τεκμηρίωσης της Επιτροπής προστατεύονται με τα κατάλληλα μέτρα ασφάλειας σε θέματα διαβάθμισης των εγγράφων, προστασίας συστημάτων πληροφοριών και προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Άρθρο 9

Λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής

Η εκπόνηση των λεπτομερών κανόνων εφαρμογής των παρουσών διατάξεων πραγματοποιείται σε συντονισμό με τις γενικές διευθύνσεις και τις εξομοιούμενες υπηρεσίες ενώ η έκδοσή τους γίνεται από το γενικό γραμματέα της Επιτροπής με τη σύμφωνη γνώμη του γενικού διευθυντή που είναι αρμόδιος για την πληροφορική στο επίπεδο της Επιτροπής.

Οι κανόνες αυτοί ενημερώνονται τακτικά λαμβάνοντας υπόψη την ανάπτυξη των νέων τεχνολογιών ενημέρωσης και επικοινωνίας και τις νέες υποχρεώσεις που ενδέχεται να επιβληθούν στην Επιτροπή.

Άρθρο 10

Εφαρμογή στις υπηρεσίες

Κάθε γενικός διευθυντής ή προϊστάμενος υπηρεσίας λαμβάνει τα απαιτούμενα μέτρα προκειμένου, τα έγγραφα, οι διαδικασίες και τα ηλεκτρονικά συστήματα για τα οποία αναλαμβάνει την ευθύνη, να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις των παρουσών διατάξεων και λεπτομερών κανόνων εφαρμογής.

Άρθρο 11

Εκτέλεση των διατάξεων

Ο γενικός γραμματέας της Επιτροπής αναλαμβάνει την ευθύνη για την εκτέλεση των παρουσών διατάξεων σε συντονισμό με τις γενικές διευθύνσεις και τις εξομοιούμενες υπηρεσίες και ιδίως με τη γενική διεύθυνση που είναι αρμόδια για την πληροφορική στο επίπεδο της Επιτροπής.

---

(1)  C(2000) 200.

(2)  SEC(2001) 924.

(3)  ΕΕ L 21 της 24.1.2002, σ. 23.

(4)  C(2002) 99 τελικό.

(5)  ΕΕ L 317 της 3.12.2001, σ. 1.

(6)  ΕΕ L 8 της 12.1.2001, σ. 1.

(7)  ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.

(8)  ΕΕ L 13 της 19.1.2000, σ. 12.