1.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ απαρτίζεται, αφενός, από αντιπροσώπους των υπογραφόντων κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής («υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ») (1) και, αφετέρου, από αντιπροσώπους του μέρους ΕΕ, σε επίπεδο υπουργών ή ανώτερων αξιωματούχων.

2.   Η αναφορά στα «μέρη» στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 61 της συμφωνίας.

3.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ, σε υπουργικό επίπεδο, συμπροεδρεύεται από έναν αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από έναν αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης («ΕΕ»). Η επιτροπή ΣΟΕΣ, σε επίπεδο ανώτερων αξιωματούχων, συμπροεδρεύεται από τους αντιπροσώπους των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ, κατά κανόνα σε επίπεδο ανώτερων αξιωματούχων και από ανώτερα στελέχη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν την προεδρία σε κυλιόμενη ετήσια βάση.

1.   Οι αντιπρόσωποι της Κοινής Αγοράς της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής (COMESA) και οι αντιπρόσωποι της Επιτροπής του Ινδικού Ωκεανού (IOC) καλούνται να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ ως παρατηρητές.

2.   Ο γραμματέας της επιτροπής ΣΟΕΣ κοινοποιεί στους αντιπροσώπους της COMESA και της IOC κάθε συνεδρίαση της επιτροπής ΣΟΕΣ, προκειμένου να μπορούν να συμμετέχουν ως παρατηρητές.

3.   Τα μέρη μπορούν να αποφασίζουν συλλογικά να καλούν και άλλους παρατηρητές, σε βάση ad hoc. Οι εν λόγω παρατηρητές μπορούν να συμμετέχουν στη συνεδρίαση, κατόπιν πρόσκλησης ενός συμπροέδρου και έγκρισης της επιτροπής ΣΟΕΣ.

4.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ μπορεί να καθορίζει ότι τυχόν μέρος των συνεδριάσεων που αφορά ευαίσθητα θέματα μπορεί να είναι κλειστό για τους παρατηρητές.

1.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ συνεδριάζει μία φορά το χρόνο ή όταν το απαιτούν οι περιστάσεις, εφόσον συμφωνούν τα μέρη. Εάν συμφωνήσουν αμφότερα τα μέρη, οι συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ μπορούν να διεξάγονται με εικονοτηλεδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη. Στην περίπτωση αυτή, κάθε μέρος επιβαρύνεται με τα αντίστοιχα έξοδα που συνδέονται με τη διεξαγωγή της συνεδρίασης με τα μέσα αυτά, εκτός εάν συμφωνηθεί άλλως.

2.   Κάθε συνεδρίαση της επιτροπής ΣΟΕΣ διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνείται από αμφότερα τα μέρη.

3.   Ο γραμματέας της επιτροπής ΣΟΕΣ συγκαλεί τις συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ.

1.   Υπάλληλοι των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ασκούν εκ περιτροπής, ανά δωδεκάμηνες περιόδους, καθήκοντα γραμματέα της επιτροπής ΣΟΕΣ. Το κράτος ΑΜΑ μπορεί να επικουρείται από τη Γραμματεία της COMESA.

2.   Παρά την παράγραφο 1, η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης της επιτροπής ΣΟΕΣ και ολοκληρώνεται στις 31 Δεκεμβρίου του επόμενου έτους. Η Γραμματεία της επιτροπής ΣΟΕΣ ασκείται πρώτα από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν τη Γραμματεία σε κυλιόμενη βάση.

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή ΣΟΕΣ διαβιβάζεται στον γραμματέα της επιτροπής ΣΟΕΣ.

2.   Ο γραμματέας εξασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή ΣΟΕΣ διαβιβάζεται στους συμπροέδρους της επιτροπής και, όταν ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφωνπου αναφέρονται στο άρθρο 7.

3.   Η αλληλογραφία των συμπροέδρων της επιτροπής ΣΟΕΣ αποστέλλεται από τον γραμματέα στα μέρη και, όταν ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 7.

1.   Ο γραμματέας της επιτροπής ΣΟΕΣ καταρτίζει προσωρινή σχολιασμένη ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τον γραμματέα της επιτροπής ΣΟΕΣ στα μέρη, το αργότερο τρεις εβδομάδες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

2.   Η προσωρινή σχολιασμένη ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, το αργότερο ένα μήνα πριν από την έναρξη της συνεδρίασης·πάντως, στην προσωρινή ημερήσια διάταξη συμπεριλαμβάνονται μόνο τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει τα σχετικά έγγραφα το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.

3.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ εγκρίνει την ημερήσια διάταξη κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Ένα σημείο εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.

4.   Οι συμπρόεδροι της επιτροπής ΣΟΕΣ, σε συμφωνία με τα μέρη, μπορούν να καλέσουν εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα.

5.   Ο γραμματέας μπορεί, με τη συμφωνία των μερών, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες ειδικής περίπτωσης.

1.   Ο γραμματέας συντάσσει σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης, το συντομότερο δυνατόν, κατά κανόνα εντός ενός μηνός από τη συνεδρίαση.

2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά συνοψίζουν κάθε σημείο που έχει εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη και προσδιορίζουν, ανάλογα με την περίπτωση:

3.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των συμμετεχόντων στην επιτροπή ΣΟΕΣ και κατάλογο τυχόν παρατηρητών στη συνεδρίαση.

4.   Η έγκριση των πρακτικών επιβεβαιώνεται εγγράφως εντός δύο μηνών από την ημερομηνία της συνεδρίασης, από τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ και από το μέρος ΕΕ. Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται από τον γραμματέα. Κάθε υπογράφον κράτος ΑΜΑ και το μέρος ΕΕ λαμβάνει ένα πρωτότυπο των εν λόγω αυθεντικών εγγράφων.

1.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ εκδίδει αποφάσεις και συστάσεις με συναίνεση.

2.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ μπορεί να αποφασίσει να παραπέμψει στο Συμβούλιο Υπουργών ΑΚΕ-ΕΕ κάθε γενικό ζήτημα που ενδιαφέρει όλα τα κράτη ΑΚΕ-ΕΕ, το οποίο ενδέχεται να προκύψει στο πλαίσιο της συμφωνίας, όπως ορίζεται στο άρθρο 15 της συμφωνίας εταιρικής σχέσης μεταξύ των μελών της ομάδας των κρατών της Αφρικής, της Καραϊβικής και του Ειρηνικού, αφενός, και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών αυτής, αφετέρου (η «συμφωνία του Κοτονού»).

3.   Μεταξύ των συνεδριάσεων, η επιτροπή ΣΟΕΣ μπορεί, εάν συμφωνήσουν και τα δύο μέρη, να εκδίδει αποφάσεις και συστάσεις με γραπτή διαδικασία. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των μερών.

4.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ τιτλοφορούνται «Απόφαση» ή «Σύσταση», αντίστοιχα, και φέρουν αύξοντα αριθμό, ημερομηνία θέσπισης και περιγραφή του αντικειμένου τους. Σε κάθε απόφαση, ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.

5.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εκδίδονται από την επιτροπή ΣΟΕΣ επικυρώνονται από αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ.

6.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διαβιβάζονται στα μέρη ως έγγραφα της επιτροπής ΣΟΕΣ.

1.   Εκτός εάν αποφασισθείάλλως, οι συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ δεν είναιδημόσιες.

2.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων ή των συστάσεων της επιτροπής ΣΟΕΣ στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.

1.   Οι γλώσσες εργασίας της επιτροπής ΣΟΕΣ είναι οι επίσημες γλώσσες που είναι κοινές για τα μέρη, δηλαδή τα αγγλικά και τα γαλλικά.

2.   Η επιτροπή ΣΟΕΣ αποφαίνεται και εκδίδει αποφάσεις με βάση τεκμηρίωση και προτάσεις που, στο μέτρο του δυνατού, έχουν συνταχθεί σε αμφότερες τις γλώσσες, οι οποίες αναφέρονται στην παράγραφο 1. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις παρέχονται σε αμφότερες τις γλώσσες που αναφέρονται στην παράγραφο 1.

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει τυχόν δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της επιτροπής ΣΟΕΣ, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Οι δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

3.   Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και για τη μετάφραση των εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και για τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τις λοιπές επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης επιβαρύνουν το μέρος ΕΕ.

1.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας απαρτίζεται, αφενός, από αντιπροσώπους των υπογραφόντων κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής («υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ») (1) και, αφετέρου, από αντιπροσώπους του μέρους ΕΕ.

2.   Η αναφορά στα «μέρη» στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 61 της συμφωνίας.

3.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας συμπροεδρεύεται από έναν αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από έναν αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν την προεδρία σε κυλιόμενη ετήσια βάση.

1.   Οι αντιπρόσωποι της Κοινής Αγοράς της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής (COMESA) και οι αντιπρόσωποι της Επιτροπής του Ινδικού Ωκεανού (IOC) καλούνται να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας ως παρατηρητές.

2.   Ο γραμματέας της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας κοινοποιεί στους αντιπροσώπους της COMESA και της IOC κάθε συνεδρίαση της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας, προκειμένου να μπορούν να συμμετέχουν ως παρατηρητές.

3.   Τα μέρη μπορούν να αποφασίζουν συλλογικά να καλούν και άλλους παρατηρητές, σε βάση ad hoc. Οι εν λόγω παρατηρητές μπορούν να συμμετέχουν στη συνεδρίαση, κατόπιν πρόσκλησης ενός συμπροέδρου και έγκρισης της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.

4.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας μπορεί να καθορίζει ότι τυχόν μέρος των συνεδριάσεων που αφορά ευαίσθητα θέματα μπορεί να είναι κλειστό για τους παρατηρητές.

1.   Εκτός αν άλλως ορίζεται στη συμφωνία, η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας συνεδριάζει κατόπιν αίτησης οιουδήποτε από τα μέρη. Εάν συμφωνήσουν αμφότερα τα μέρη, οι συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας μπορούν να διεξάγονται με εικονοτηλεδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη. Στην περίπτωση αυτή, κάθε μέρος επιβαρύνεται με τα αντίστοιχα έξοδα που συνδέονται με τη διεξαγωγή της συνεδρίασης με τα μέσα αυτά, εκτός εάν συμφωνηθεί άλλως.

2.   Κάθε συνεδρίαση της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνείται από αμφότερα τα μέρη.

3.   Οι συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας συγκαλούνται από τον γραμματέα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.

1.   Όλη η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας διαβιβάζεται στον γραμματέα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.

2.   Ο γραμματέας εξασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας διαβιβάζεται στους συμπροέδρους της επιτροπής και, όταν ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων όπως που αναφέρονται στο άρθρο 8.

3.   Η αλληλογραφία των συμπροέδρων της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας αποστέλλεται από τον γραμματέα στα μέρη και, όταν ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 8.

1.   Ο γραμματέας της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας καταρτίζει προσωρινή σχολιασμένη ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τον γραμματέα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας στα μέρη, το αργότερο τρεις εβδομάδες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

2.   Η προσωρινή σχολιασμένη ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη το αργότερο ένα μήνα πριν από την έναρξη της συνεδρίασης·πάντως, στην προσωρινή ημερήσια διάταξη συμπεριλαμβάνονται μόνο τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει τα σχετικά έγγραφα το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.

3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Ένα σημείο, εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.

4.   Οι συμπρόεδροι της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας, σε συμφωνία με τα μέρη, μπορούν να καλέσουν εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της επιτροπής προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα.

5.   Ο γραμματέας μπορεί, με τη συμφωνία των μερών, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες ειδικής περίπτωσης.

1.   Ο γραμματέας συντάσσει σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης το συντομότερο δυνατόν, κατά κανόνα εντός ενός μηνός από τη συνεδρίαση.

2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά συνοψίζουν κάθε σημείο που έχει εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη και προσδιορίζουν, ανάλογα με την περίπτωση:

3.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των συμμετεχόντων στην επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας και κατάλογο τυχόν παρατηρητών στη συνεδρίαση.

4.   Η έγκριση των πρακτικών επιβεβαιώνεται εγγράφως εντός δύο μηνών από την ημερομηνία της συνεδρίασης, από τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ και από το μέρος ΕΕ. Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται από τον γραμματέα. Κάθε υπογράφον κράτος ΑΜΑ και το μέρος ΕΕ λαμβάνει ένα πρωτότυπο των εν λόγω αυθεντικών εγγράφων.

1.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας εκδίδει αποφάσεις και συστάσεις με συναίνεση.

2.   Κατά το διάστημα μεταξύ των συνεδριάσεων, η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας μπορεί, αν συμφωνήσουν και τα δύο μέρη, να εκδίδει αποφάσεις ή συστάσεις με γραπτή διαδικασία. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των μερών.

3.   Οι αποφάσεις ή οι συστάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας τιτλοφορούνται «Απόφαση» ή «Σύσταση», αντίστοιχα, και φέρουν αύξοντα αριθμό, ημερομηνία θέσπισης και περιγραφή του αντικειμένου τους. Σε κάθε απόφαση, ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.

4.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εκδίδονται από την επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας επικυρώνονται από αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ.

5.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διαβιβάζονται στα μέρη και στην επιτροπή ΣΟΕΣ ως έγγραφα της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας.

1.   Εκτός αν αποφασισθεί άλλως, οι συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας δεν είναι δημόσιες.

2.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας στην αντίστοιχη Επίσημη Εφημερίδα του.

1.   Οι γλώσσες εργασίας της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας είναι οι επίσημες γλώσσες που είναι κοινές για τα μέρη, δηλαδή τα αγγλικά και τα γαλλικά.

2.   Η επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας αποφαίνεται και εκδίδει αποφάσεις με βάση τεκμηρίωση και προτάσεις που, στο μέτρο του δυνατού, έχουν συνταχθεί σε αμφότερες τις γλώσσες, οι οποίες αναφέρονται στην παράγραφο 1. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις παρέχονται σε αμφότερες τις γλώσσες που αναφέρονται στην παράγραφο 1.

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει τυχόν δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της επιτροπής τελωνειακής συνεργασίας, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Οι δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

3.   Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και για τη μετάφραση των εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και για τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τις λοιπές επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης επιβαρύνουν το μέρος ΕΕ.

1.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη απαρτίζεται, αφενός, από αντιπροσώπους των κρατών της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής («υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ») (1) και, αφετέρου, από αντιπροσώπους του μέρους ΕΕ.

2.   Η αναφορά στα «μέρη» στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 61 της συμφωνίας.

3.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη συμπροεδρεύεται από έναν αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από έναν αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ. Τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ αναλαμβάνουν την προεδρία σε κυλιόμενη ετήσια βάση.

1.   Οι αντιπρόσωποι της Κοινής Αγοράς της Ανατολικής και Μεσημβρινής Αφρικής (COMESA) και οι αντιπρόσωποι της Επιτροπής του Ινδικού Ωκεανού (IOC) καλούνται να συμμετέχουν στις συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη ως παρατηρητές.

2.   Ο γραμματέας της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη κοινοποιεί στους αντιπροσώπους της COMESA και της IOC κάθε συνεδρίαση της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, προκειμένου να μπορούν να συμμετέχουν ως παρατηρητές.

3.   Τα μέρη μπορούν να αποφασίζουν συλλογικά να καλούν και άλλους παρατηρητές, σε βάση ad hoc. Οι εν λόγω παρατηρητές μπορούν να συμμετέχουν στη συνεδρίαση, κατόπιν πρόσκλησης ενός συμπροέδρου και έγκρισης της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη.

4.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη μπορεί να καθορίζει ότι τυχόν μέρος των συνεδριάσεων που αφορά ευαίσθητα θέματα μπορεί να είναι κλειστό για τους παρατηρητές.

1.   Εκτός αν άλλως ορίζεται στη συμφωνία, η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη συνεδριάζει κατόπιν αίτησης οποιουδήποτε από τα μέρη. Εάν συμφωνήσουν αμφότερα τα μέρη, οι συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη μπορούν να διεξάγονται με εικονοτηλεδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη. Στην περίπτωση αυτή, κάθε μέρος επιβαρύνεται με τα αντίστοιχα έξοδα που συνδέονται με τη διεξαγωγή της συνεδρίασης με τα μέσα αυτά, εκτός εάν συμφωνηθεί άλλως.

2.   Κάθε συνεδρίαση της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνείται από αμφότερα τα μέρη.

3.   Η Γραμματεία της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη συγκαλεί τις συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη.

1.   Όλη η αλληλογραφία που απευθύνεται στην κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη διαβιβάζεται στον γραμματέα της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη.

2.   Ο γραμματέας εξασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη διαβιβάζεται στους συμπροέδρους της επιτροπής και, οσάκις ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφωνπου αναφέρονται στο άρθρο 8.

3.   Η αλληλογραφία των συμπροέδρων της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη αποστέλλεται από τον γραμματέα στα μέρη και, οσάκις ενδείκνυται, διανέμεται υπό μορφή εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 8.

1.   Ο γραμματέας της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τον γραμματέα της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη στα μέρη, το αργότερο τρεις εβδομάδες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, το αργότερο ένα μήνα πριν από την έναρξη της συνεδρίασης πάντως, στην προσωρινή ημερήσια διάταξη συμπεριλαμβάνονται μόνο τα σημεία για τα οποία ο γραμματέας έχει λάβει τα σχετικά έγγραφα το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.

3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Ένα σημείο, εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.

4.   Οι συμπρόεδροι της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, σε συμφωνία με τα μέρη, μπορούν να καλέσουν εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικάσημεία.

5.   Ο γραμματέας μπορεί, με τη συμφωνία των μερών, να συντομεύει την προθεσμία που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες ειδικής περίπτωσης.

1.   Ο γραμματέας συντάσσει σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης, το συντομότερο δυνατόν, κατά κανόνα εντός ενός μηνός από τη συνεδρίαση.

2.   Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά συνοψίζουν κάθε σημείο που έχει εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη και προσδιορίζουν, ανάλογα με την περίπτωση:

3.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των συμμετεχόντων στην κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη και κατάλογο τυχόν παρατηρητών στη συνεδρίαση.

4.   Η έγκριση των πρακτικών επιβεβαιώνεται εγγράφως εντός δύο μηνών από την ημερομηνία της συνεδρίασης, από τα υπογράφοντα κράτη ΑΜΑ και το μέρος ΕΕ. Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται από τον γραμματέα. Κάθε υπογράφον κράτος ΑΜΑ και το μέρος ΕΕ λαμβάνει ένα πρωτότυπο των εν λόγω αυθεντικών εγγράφων.

1.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη εκδίδει συστάσεις με συναίνεση.

2.   Στο διάστημα μεταξύ των συνεδριάσεων, η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη μπορεί, εάν συμφωνούν και τα δύο μέρη, να εκδίδει συστάσεις με γραπτή διαδικασία. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των μερών.

3.   Οι συστάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη τιτλοφορούνται «Σύσταση» και φέρουν αύξοντα αριθμό, ημερομηνία θέσπισης και περιγραφή του αντικειμένου τους.

4.   Οι συστάσεις που εκδίδονται από την κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη επικυρώνονται από αντιπρόσωπο των υπογραφόντων κρατών ΑΜΑ και από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, εξ ονόματος του μέρους ΕΕ.

5.   Οι συστάσεις διαβιβάζονται στα μέρη ως έγγραφα της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, και υποβάλλονται για εξέταση στην επιτροπή ΣΟΕΣ.

1.   Οι γλώσσες εργασίας της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη είναι οι επίσημες γλώσσες που είναι κοινές για τα μέρη, δηλαδή τα αγγλικά και τα γαλλικά.

2.   Η κοινή επιτροπή για την ανάπτυξη αποφαίνεται και διατυπώνει συστάσεις με βάση τεκμηρίωση και προτάσεις που, στο μέτρο του δυνατού, έχουν συνταχθεί σε αμφότερες τις γλώσσες οι οποίες αναφέρονται στην παράγραφο 1. Οι συστάσεις παρέχονται σε αμφότερες τις γλώσσες που αναφέρονται στην παράγραφο 1.

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει τυχόν δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της κοινής επιτροπής για την ανάπτυξη, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Οι δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

3.   Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και για τη μετάφραση των εγγράφων επιβαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Οι δαπάνες για την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και για τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τις λοιπές επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης επιβαρύνουν το μέρος ΕΕ.