1.12.2015   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

L 314/36

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unter Hinweis auf seinen Beschluss über die Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans des Europäischen Innovations- und Technologieinstituts für das Haushaltsjahr 2013,

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gestützt auf Artikel 94 und Anlage V seiner Geschäftsordnung,

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unter Hinweis auf den zweiten Bericht des Haushaltskontrollausschusses (A8-0282/2015),

1.

weist darauf hin, dass der Rechnungshof („der Hof“) in seinem Bericht über die Jahresrechnung des Europäischen Innovations- und Technologieinstituts („das Institut“) für das Haushaltsjahr 2013 im zweiten Jahr in Folge keine hinreichende Sicherheit mit Blick auf die Rechtmäßigkeit und die Ordnungsmäßigkeit der Finanzhilfevorgänge feststellen konnte; stellt fest, dass die Qualität der Prüfungsbescheinigungen, die etwa 87 % der Ausgaben für Finanzhilfen abdecken, dem Hof zufolge nicht gewährleistet war, da die Bescheinigungen von von den Empfängern der Finanzhilfen beauftragten unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ausgestellt wurden; weist außerdem darauf hin, dass das Institut mit dem Ziel, die Mängel bei der Qualität der Prüfungsbescheinigungen zu beseitigen, die Anweisungen für die bescheinigenden Prüfer verbessert und die aktualisierten Anweisungen im Juni 2013 an die Wissens- und Innovationsgemeinschaften (KIC) — die Empfänger der Finanzhilfen des Instituts — weitergeleitet hat;

2.

entnimmt den Angaben des Instituts, dass die Qualität der Prüfungsbescheinigungen für Finanzhilfevorgänge des Jahres 2013, für die die Abschlusszahlungen 2014 geleistet worden sind, mit den verbesserten Anweisungen verbessert worden ist;

3.

weist darauf hin, dass das Institut bei den Finanzhilfevereinbarungen 2014 erstmalig dieselbe Methode für die Prüfungsbescheinigungen verwendet hat, die auch bei allen anderen Programmen des Rahmenprogramms Horizont 2020 eingesetzt wird, und diese Methode auch weiterhin anwendet; stellt fest, dass die im Laufe der Ex-ante-Überprüfungen erlangte Sicherheit mit dem Rückgriff auf eine detailliertere und kohärentere Methode für die Bescheinigungen zusätzlich erhöht worden ist;

4.

weist darauf hin, dass das Institut ergänzende Ex-post-Überprüfungen für Finanzhilfevorgänge als zweite Kontrollebene zur Gewährleistung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Finanzhilfevorgänge eingeführt hat; macht darauf aufmerksam, dass das Institut etwa 40 % der im Rahmen der Finanzhilfevereinbarungen von 2013 gezahlten Finanzhilfen Vor-Ort-Prüfungen unterzogen hat; stellt fest, dass aufgrund dieser Prüfungen 263 239 EUR (bei einem geprüften Gesamtbetrag von 29 163 272 EUR) wiedererlangt worden sind; weist darauf hin, dass sich die festgestellte Fehlerquote bei der geprüften Stichprobe auf 0,90 % beläuft und die Restfehlerquote 0,69 % beträgt, was unter der Wesentlichkeitsschwelle von 2 % liegt; stellt fest, dass der Hof in seinen vorläufigen Anmerkungen für das Haushaltsjahr 2014 keine Kommentare oder Feststellungen zu den Ex-ante- oder Ex-post-Überprüfungen abgegeben hat;

5.

entnimmt den Angaben des Instituts, dass es seine Vergabeverfahren seit 2013 verbessert und nach der Feststellung von Fehlern durch den Hof eine proaktive Vorgehensweise eingenommen hat; stellt insbesondere fest, dass das Institut die beiden in den Jahren 2010 und 2012 abgeschlossenen Rahmenverträge, bei denen sich herausgestellt hatte, dass das Verhandlungsverfahren nicht zum Einsatz hätte kommen dürfen, storniert hat; stellt außerdem fest, dass das Institut seine internen Verfahren, Abläufe und Vorlagen überarbeitet hat, damit die jeweiligen Vorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge uneingeschränkt eingehalten werden, wobei es besonderes Augenmerk auf eine solide Planung und die Schätzung des Bedarfs gerichtet hat; weist darauf hin, dass das Institut 2015 einen weiteren Vergabebeauftragten eingestellt und mehrere Schulungen für sein Personal zum Thema Vergabewesen durchgeführt hat;

6.

weist darauf hin, dass das Institut zusätzlich zu dem Beratungsmandat seiner internen Auditstelle die folgenden Maßnahmen ergriffen hat:

7.

entnimmt den Angaben des Instituts, dass für 2014 keine Fehler bei Vergabeverfahren festgestellt worden sind; stellt außerdem fest, dass — da sich die Restfehlerquote bei den Finanzhilfen auf 0,69 % beläuft — die kombinierte Fehlerquote für administrative und operative Ausgaben etwa 0,5 % aller 2014 getätigten Zahlungen ausmacht; sieht dem Bericht des Hofs über den Jahresabschluss des Instituts für das Jahr 2014 erwartungsvoll entgegen, damit diese Ergebnisse bestätigt werden;

8.

stellt fest, dass das Institut die Prüfungsbescheinigungen zu den Kosten der ergänzenden Aktivitäten der KIC im Zeitraum 2010-2014 erhalten hat; nimmt zur Kenntnis, dass das Institut die Palette der ergänzenden Aktivitäten der KIC einer Prüfung unterzogen hat, um dafür Sorge zu tragen, dass nur die Aktivitäten anerkannt werden, die einen eindeutigen Bezug zu den vom Institut finanzierten Mehrwertaktivitäten der KIC aufweisen;

9.

weist darauf hin, dass bei den den KIC vom Institut gewährten Finanzhilfen im Zeitraum 2010-2014 die in den Partnerschaftsrahmenverträgen zwischen den KIC und dem Institut festgelegte Obergrenze von 25 % nicht überschritten wurde;

10.

stellt fest, dass das Institut die mit der Ausführung des Haushaltsplans verbundenen Planungs- und Überwachungsverfahren verbessert hat; nimmt zur Kenntnis, dass diese Verfahren jetzt eine gründlichere Bewertung aller vorgeschlagenen Aktivitäten, die den Haushalt mit mehr als 50 000 EUR belasten, sowie die Einführung zusätzlicher Planungsunterlagen vorsehen, mit denen dafür gesorgt wird, dass der Bedarf an Human- und Finanzressourcen genau ermittelt wird und dass diese Ressourcen zur Verfügung stehen, sodass alle geplanten Aktivitäten umgesetzt werden können; stellt außerdem fest, dass der Bezug zwischen den geplanten Aktivitäten und der Zuweisung von Ressourcen dadurch gestärkt wurde, dass das Jahresarbeitsprogramm mit dem Jahreshaushalt verknüpft wurde;

11.

nimmt zur Kenntnis, dass das Institut gemeinsam mit den KIC die Absorptionsfähigkeit der KIC der ersten Phase für den Zeitraum 2010-2014 erheblich verbessert hat, da die in Anspruch genommenen Finanzhilfen des Instituts jährlich durchschnittlich um 85 % zugenommen haben; stellt außerdem fest, dass der Verwaltungsrat des Instituts zwei Partnerschaften ausgewählt und als KIC der zweiten Phase benannt hat, wodurch die Absorptionsfähigkeit ab 2015 weiter verbessert und die Haushaltsvollzugsquote des Instituts erhöht werden wird;

12.

weist darauf hin, dass die niedrige Haushaltsvollzugsquote bei Titel I (Personalausgaben) in erster Linie auf die hohe Personalfluktuation und die noch ausstehende Annahme der Bestimmungen über die Anpassungen der Dienstbezüge zurückzuführen ist; nimmt zur Kenntnis, dass bei den Gesprächen, die mit ausscheidenden Bediensteten geführt wurden, festgestellt wurde, dass die hohe Personalfluktuation in erster Linie darauf zurückzuführen ist, dass keine klaren Karriereaussichten bestehen, das Arbeitsumfeld schwierig ist und die Besoldung aufgrund des Berichtigungskoeffizienten für Ungarn nicht attraktiv erscheint;

13.

verweist auf die Maßnahmen des Instituts, mit denen der hohen Personalfluktuation entgegengewirkt werden soll; nimmt insbesondere die Verbesserungen bei der Verwaltung freier Stellen und die Einrichtung eines Systems zur Beurteilung und Neueinstufung, mit dem bessere Laufbahnaussichten geboten werden und die Ebene des mittleren Managements gestärkt wird, zur Kenntnis; begrüßt, dass die Personalfluktuation von 20-25 % im Zeitraum 2012-2013 auf 12 % im Jahr 2014 zurückgegangen ist; stellt fest, dass die vier verbleibenden freien Planstellen im Lauf des Jahres 2015 nach und nach besetzt werden sollen;

14.

stellt fest, dass der Interne Auditdienst der Kommission (IAS) im Juni 2014 einen Bericht über die Folgeprüfung des Status der Umsetzung des Aktionsplans erstellt hat, der aus der begrenzten Prüfung der Verwaltung der Finanzhilfe (Vorbereitung der jährlichen Finanzhilfevereinbarungen) hervorgegangen war; nimmt zur Kenntnis, dass der IAS zwei der ursprünglich sechs Empfehlungen abgeschlossen und eine weitere Empfehlung von „kritisch“ auf „sehr wichtig“ herabgestuft hat;

15.

stellt fest, dass der IAS dem Institut im Dezember 2014 einen Informationsbesuch abgestattet hat, um die Fortschritte bei der Umsetzung der offenen Empfehlungen zu begutachten; weist außerdem darauf hin, dass der IAS bei dem Besuch feststellen konnte, dass das Verfahren der jährlichen Zuweisung von Finanzhilfen weiter verbessert wurde und dass mit allen dem IAS während des Besuchs vorgestellten ausführlichen — abgeschlossenen, laufenden oder geplanten — Maßnahmen die Risiken, die in der begrenzten Prüfung des IAS genannt wurden, in angemessener Weise angegangen werden;

16.

stellt fest, dass von den 25 Maßnahmen des Aktionsplans 18 umgesetzt wurden und die Umsetzung der verbleibenden sieben im Gange ist; nimmt außerdem zur Kenntnis, dass drei dieser sieben Maßnahmen noch 2015 — nach der Unterzeichnung des geänderten Partnerschaftsrahmenvertrags zwischen dem Institut und den KIC — umgesetzt werden sollen; entnimmt den Angaben des Instituts, dass die Umsetzung der verbleibenden Maßnahmen wie geplant voranschreitet;

17.

stellt fest, dass die interne Auditstelle 2014 sieben Prüfungs- und Beratungsmandate wahrgenommen hat, und weist auf die Maßnahmen hin, die das Institut aufgrund der Empfehlungen der internen Auditstelle ergriffen hat.