a)

Absatz 1 erhält folgende Fassung:

„(1)   Jedes Organ mit Ausnahme des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) und der Europäischen Zentralbank (EZB) hinterlegt die Dokumente, die Bestandteil seines historischen Archivs sind und die es gemäß dieser Verordnung für die Öffentlichkeit freigegeben hat, beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz. Die Hinterlegung erfolgt nach Maßgabe des Anhangs.

Unbeschadet des Unterabsatzes 1 können die hinterlegenden Organe bestimmte Originaldokumente aus rechtlichen oder administrativen Gründen von der Hinterlegung beim EHI ausnehmen. In diesem Fall hinterlegen sie einen Mikroträger oder eine digitale Kopie dieser Dokumente.“

b)

Folgende Absätze werden angefügt:

„(3)   Der EuGH und die EZB können ihre historischen Archive auf freiwilliger Basis beim EHI hinterlegen.

(4)   Die hinterlegenden Organe bleiben Eigentümer ihrer Archive und behalten die ausschließliche Zuständigkeit für die Zusammenstellung der Dokumente und Akten, die beim EHI hinterlegt oder dem EHI auf andere Weise zugänglich gemacht werden.

(5)   Die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI beeinträchtigt nicht deren Unverletzlichkeit gemäß Artikel 2 des dem Vertrag über die Europäische Union und dem Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union beigefügten Protokolls (Nr. 7) über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union.

(6)   Das EHI gewährleistet die Aufbewahrung und den Schutz der hinterlegten Archive. Aufbewahrung und Schutz der Archivbestände müssen den anerkannten internationalen Normen für den Schutz von Archivmaterial und mindestens den technischen und Sicherheitsbestimmungen genügen, die in Italien für die Aufbewahrung und den Schutz öffentlicher Archive gelten. Zu diesem Zweck werden die hinterlegten Dokumente in einem eigens errichteten Archivmagazin aufbewahrt.

(7)   Das EHI trägt die alleinige Verantwortung für das mit der Verwaltung der beim EHI hinterlegten historischen Archive der Union betraute Personal. Das EHI trägt dafür Sorge, dass das mit der Verwaltung der historischen Archive betraute Personal über die für die Ausübung der Aufgaben in diesem Bereich erforderlichen beruflichen Qualifikationen verfügt.

(8)   Jedes hinterlegende Organ ist befugt, Informationen zur Verwaltung seines Archivs durch das EHI zu erhalten und vor Ort Inspektionen des von ihm dort hinterlegten Archivs vorzunehmen.

(9)   Das EHI gewährt der Öffentlichkeit Zugang zu den historischen Archiven, die bei ihm gemäß den Absätzen 1 und 3 hinterlegt werden. Die Organe können der Öffentlichkeit ihrerseits eine Kopie der gleichen historischen Archive zugänglich machen.

(10)   Die Kosten für die Verwaltung der historischen Archive der Union werden innerhalb des Rahmens der jährlichen Mittel, die die Haushaltsbehörde gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union (5) zur Verfügung stellt, durch Beiträge aller hinterlegenden Organe zur entsprechenden Haushaltslinie bestritten. Die Kosten für die Bereitstellung und Ausstattung der Räumlichkeiten und Magazine zur Beherbergung der Archive und die Mitarbeiter werden durch diese finanziellen Beiträge nicht abgedeckt.

Die Höhe der Beiträge nach Unterabsatz 1 ist proportional zum Umfang der jeweiligen Stellenpläne der hinterlegenden Organe. Die Beiträge werden jedes Mal neu berechnet, wenn ein weiteres Organ seine historischen Archive beim EHI hinterlegt, oder mindestens alle fünf Jahre.

(11)   Das EHI handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 auf Anweisung der hinterlegenden Organe. Das EHI verarbeitet die in den historischen Archiven der Organe enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß den Garantien dieser Verordnung.

(12)   Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat weiterhin die Befugnis zu überwachen, wie die Organe die personenbezogenen Daten, die in den beim EHI hinterlegten Archiven enthalten sind, verarbeiten.

a)

Absatz 1 erhält folgende Fassung:

„(1)   Jedes Organ erlässt interne Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung. Diese enthalten Regeln über die Aufbewahrung und die Freigabe für die Öffentlichkeit der historischen Archive sowie den Schutz der darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Organe machen ihre Archive, einschließlich digitalisierter und digital entstandener Dokumente, soweit möglich der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich und erleichtern die Sichtung im Internet. Sie bewahren ebenfalls Dokumente auf, die in einer Form vorliegen, die besonderen Bedürfnissen entspricht (wie Blindenschrift, Großbuchstaben oder Tonaufzeichnungen).“

b)

folgender Absatz wird angefügt:

„(3)   Die Kommission schließt im Namen der hinterlegenden Organe eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung mit dem EHI. Diese Partnerschaftsrahmenvereinbarung enthält ausführliche Bestimmungen über die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe und des EHI bei der Verwaltung der historischen Archive der Union, einschließlich ihrer Hinterlegung, Aufbewahrung, des Zugang zu ihnen und ihrer Sichtung durch die Öffentlichkeit.“