MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN

Meddelelse i medfør af artikel 3, stk. 2, artikel 13, stk. 3, artikel 20 og artikel 22 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EF) 2023/914 om gennemførelse af Rådets forordning (EF) nr. 139/2004 om kontrol med fusioner og virksomhedsovertagelser og ophævelse af Kommissionens forordning (EF) nr. 802/2004

(2023/C 160/02)

I henhold til artikel 3, stk. 2, artikel 13, stk. 3, artikel 20 og artikel 22 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2023/914 af 20. april 2023 om gennemførelse af Rådets forordning (EF) nr. 139/2004 om kontrol med fusioner og virksomhedsovertagelser (»gennemførelsesforordningen«) (1) skal anmeldelser, begrundede erklæringer, bemærkninger til Kommissionens klagepunkter, tilsagn afgivet af de deltagende virksomheder og RM-formularen indsendes til Kommissionen i det format, som Kommissionen har fastsat i Den Europæiske Unions Tidende.

I nærværende dokument fastlægger Kommissionen i medfør af gennemførelsesforordningens artikel 3, stk. 2, artikel 13, stk. 3, artikel 20 og artikel 22 det format, der skal anvendes ved indsendelse af anmeldelser, begrundede erklæringer, bemærkninger til Kommissionens klagepunkter, tilsagn afgivet af de deltagende virksomheder og RM-formularen (herefter »dokumenterne«).

1.   Metode for fremsendelse af dokumenter til Kommissionen

1.

Fremsendelse af dokumenter på under 10 gigabyte (GB) bør ske elektronisk ved hjælp af EU Send Web (herefter »EU Send«), Kommissionens webbaserede udvekslingsplatform for sikker fremsendelse af dokumenter (2). Brugen af EU Send kræver forudgående registrering, og systemet indeholder begrænsninger med hensyn til størrelsen af de dokumenter, der kan fremsendes, som kan ændres. Hvis en fremsendelse er på under 10 GB, men overstiger EU Send’s størrelsesbegrænsninger, bør den sendes i flere dele.

2.

Fremsendelser via EU Send skal ledsages af en fremsendelsesformular fra EU Send. Fremsendelsesformularen skal udfyldes korrekt.

3.

Fremsendelser på over 10 GB kan afleveres personligt eller sendes anbefalet til Kommissionens GD for Konkurrence ved hjælp af harddiskdrev, der er formateret i Microsoft Windows-kompatible, ukomprimerede data i en ekstern USB 2.0- eller 3.0-indkapsling.

4.

Dokumenter, der sendes anbefalet eller afleveres personligt, indgives til GD for Konkurrence på den adresse, der er anført på webstedet for GD for Konkurrence (3). Fremsendelse af dokumenter til andre af Kommissionens afdelinger kan medføre forsinkelser.

2.   Elektronisk underskrivelse af dokumenterne

5.

Dette afsnit indeholder tekniske specifikationer vedrørende underskrivelse af dokumenter, der fremsendes elektronisk (når underskrift er påkrævet). Det gælder for dokumenter, der sendes via EU Send, såvel som for dokumenter, der indgives til Kommissionen på eksterne lagringsmidler.

6.

For at være gyldige skal dokumenter, der fremsendes elektronisk, underskrives ved hjælp af mindst én kvalificeret elektronisk signatur, der opfylder kravene i forordning (EU) nr. 910/2014 (»eIDAS-forordningen«) (4). Kun kvalificerede elektroniske signaturer er udtrykkeligt anerkendt i alle medlemsstaterne som havende samme retsvirkning som hånskrevne signaturer. Derfor accepteres andre typer elektroniske signaturer, f.eks. scannede signaturer eller avancerede elektroniske signaturer som fastsat i eIDAS-forordningen, der ikke opfylder kravene, ikke.

7.

Formatet for kvalificerede elektroniske signaturer skal være i overensstemmelse med et af de formater, der er omhandlet i Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2015/1506 (5), eller de seneste specifikationer som offentliggjort af Det Europæiske Standardiseringsinstitut for Telekommunikation.

8.

Kvalificerede tillidstjenester kan indhentes fra kvalificerede tillidstjenesteudbydere som fastsat i eIDAS-forordningen. Kvalificerede tillidstjenesteudbydere er kommercielle tjenesteudbydere og kvalificerede medlemmer af EU’s ordning for tillidstjenester. Kvalificerede tillidstjenesteudbydere er opført i Trusted List Browser (6).

9.

Alt digitalt udstyr eller hardware, der bruges til at implementere kvalificerede elektroniske signaturer, som f.eks. kvalificerede elektroniske certifikater og kvalificerede elektroniske signatursystemer, skal indkøbes af afsenderen og til stadighed være underlagt dennes ansvar.

10.

Kommissionen vil validere dokumenter, der er underskrevet med en kvalificeret elektronisk signatur. For at øge tilliden til, at en kvalificeret elektronisk signatur vil blive valideret af GD for Konkurrence, er det muligt at teste dens gyldighed ved at inddrage en kvalificeret tillidstjenesteudbyder, som yder en kvalificeret valideringstjeneste mod betaling (7). Kommissionens webapplikation for digitale signaturtjenester kan også anvendes i demonstrationsøjemed (8). For at undgå tvivl må denne platform ikke anvendes til indsendelse af sagsrelaterede dokumenter eller fortrolige eller sagsspecifikke oplysninger.

11.

Underskrevne dokumenter må ikke krypteres eller indeholde andre certifikater end certifikater vedrørende kvalificerede elektroniske signaturer.

12.

Metadata i kvalificerede elektroniske signaturer skal svare til underskriverens kontaktoplysninger. Anvendes der en eller flere kvalificerede elektroniske signaturer til at underskrive et dokument, anføres til orientering underskriverens kontaktoplysninger med angivelsen »[elektronisk underskrevet]« sidst i dokumentet. En visuel gengivelse af den elektroniske signatur er valgfri og har ingen yderligere juridisk værdi.

13.

Foretages der ændringer af et underskrevet dokument, vil alle eksisterende elektroniske signaturer blive ugyldige. Dokumentet bør derfor ikke ændres efter anførelsen af en eller flere kvalificerede elektroniske signaturer.

14.

Dokumenter, der underskrives elektronisk ved hjælp af en kvalificeret elektronisk signatur, må ikke være låst eller beskyttet med adgangskode. Dette vil gøre det muligt for Kommissionens specialiserede software at få adgang til dokumentet og kontrollere gyldigheden af den kvalificerede elektroniske signatur.

3.   Tekniske specifikationer vedrørende dokumenter, der indsendes elektronisk

15.

Dette afsnit indeholder tekniske specifikationer vedrørende dokumenter, der indsendes elektronisk, herunder fremsendelse af dokumenter via EU Send samt dokumenter, der indgives på eksterne lagringsmedier.

16.

Alle dokumenter, der indsendes i elektronisk format, skal scannes for og være fri for virus inden indsendelsen. Kommissionen sletter alle inficerede filer og kasserer eventuelle inficerede eksterne lagringsmedier. Slettede eller kasserede filer kan gøre indsendelsen ugyldig eller ufuldstændig.

17.

Dokumenter, der indsendes via EU-Sign, må ikke krypteres. I forbindelse med dokumenter, der indgives på eksterne lagringsmedier, anbefales kryptering på det kraftigste. Kryptering bør kun gennemføres på lagringsmedier. De enkelte dokumenter, der lagres på mediet, bør ikke være beskyttet med adgangskode. Adgangskoder til dekryptering bør sendes særskilt.

18.

Alle dokumenter skal være i pdf-format eller xlsx-format (jf. dog punkt 21 nedenfor). Dokumenter i pdf-format skal være søgbare, enten som digitalt oprettede pdf-dokumenter eller gennem scanning med henblik på optisk skriftlæsning (OCR). Dokumenter i xlsx-format skal indsendes med alle underliggende data uredigerede, og alle underliggende formler og algoritmer skal være intakte.

19.

Dokumenternes filnavn bør gøre det let at identificere det relevante afsnit i CO-formularen, den korte CO-formular, RS-formularen eller RM-formularen. Hvert dokuments filnavn bør også indeholde nummeret på den procedure, fremsendelsen vedrører. Dokumenternes filnavne må ikke indeholde specielle eller ikkelatinske tegn, og hele stien skal være begrænset til 250 tegn.

20.

Hver side i et pdf-dokument skal mærkes med virksomhedsidentifikationsnummer og fortløbende dokumentkontrolnumre (f.eks. ABC-00000001).

4.   Supplerende specifikationer vedrørende interne dokumenter, der indsendes i forbindelse med afsnit 5.4 i CO-formularen

21.

Dokumenterne skal indsendes i det oprindelige format (dvs. ikke konverteret til pdf-format, som skal indsendes til Kommissionen som en del af CO-formularen).

22.

E-mails og andre filer indsendes som særskilte filer (de må ikke være i formaterne ».pst«, ».zip« eller ».nsf«). .nsf-filer bør konverteres til et »fælles« e-mailformat (som f.eks. ».msg« eller ».eml«).

23.

Dokumenter skal fremsendes i deres helhed og uredigeret. Alle underliggende metadata skal være intakte. Der må ikke anvendes software til fjernelse af overlapninger eller oprettelse af e-mailtråde.

5.   Alternative metoder til at underskrive og fremsende dokumenter til GD for Konkurrence

24.

Hvis EU Send-applikationen er utilgængelig på grund af vedligeholdelse eller af tekniske årsager, som Kommissionen ikke er herre over, kan EU Send’s IT-support kontaktes omgående (COMP-EU-SEND@ec.europa.eu). Brug ikke denne e-mailadresse til at indsende dokumenter eller til at drøfte fortrolige eller sagsspecifikke oplysninger.

25.

Hvis fremsendelse via EU Send er teknisk umuligt, og Kommissionen undtagelsesvis tillader, at der benyttes andre fremsendelsesmidler, kan dokumenter på under 10 GB afleveres personligt eller sendes anbefalet til GD for Konkurrence. I så fald skal der benyttes eksterne lagringsmidler såsom USB, CD eller DVD eller eksterne harddiskdrev, der er formateret i Microsoft Windows-kompatible, ukomprimerede data i en ekstern USB 2.0 eller 3.0-indkapslning. Disse dokumenter skal underskrives digitalt med en kvalificeret elektronisk signatur.

26.

Hvis det ikke er muligt at underskrive dokumenter med en kvalificeret elektronisk signatur, og Kommissionen undtagelsesvis tillader, at der kan anvendes andre underskrivelsesformer, kan et håndunderskrevet papireksemplar af samtlige dokumenter, som skal fremsendes, afleveres personligt eller sendes anbefalet til GD for Konkurrence. I så fald skal fremsendelsen ledsages af to digitale eksemplarer af samtlige dokumenter, der skal fremsendes, på eksterne lagringsmedier (f.eks. USB, CD eller DVD eller eksterne harddiskdrev, der er formateret i Microsoft Windows-kompatible, ukomprimerede data i en ekstern USB 2.0- eller 3.0-indkapsling) til orientering. Fremsendelsen skal også ledsages af en håndunderskrevet erklæring om, at det underskrevne papireksemplar og de digitale eksemplarer er identiske.

6.   Anvendelsesdato

27.

Instrukserne i denne meddelelse finder anvendelse fra datoen for ikrafttrædelsen af gennemførelsesforordningen.

---

(1)  EUT L 119 af 5.5.2023, s. 22.

(2)  Vejledning i brugen af EU Send (også kaldet »eTrustEx«) findes på https://ec.europa.eu/competition-policy/mergers/practical-information_en.

(3)  https://ec.europa.eu/competition-policy/mergers/practical-information_en

(4)  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 af 23. juli 2014 om elektronisk identifikation og tillidstjenester til brug for elektroniske transaktioner på det indre marked og om ophævelse af direktiv 1999/93/EF, der findes på https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/?from=DA&uri=CELEX%3A32014R0910.

(5)  Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2015/1506 af 8. september 2015 om fastlæggelse af specifikationer vedrørende formater for avancerede elektroniske signaturer og avancerede segl, som skal anerkendes af offentlige myndigheder i henhold til artikel 27, stk. 5, og artikel 37, stk. 5, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 om elektronisk identifikation og tillidstjenester til brug for elektroniske transaktioner på det indre marked (EUT L 235 af 9.9.2015, s. 37).

(6)  De kvalificerede tillidstjenesteudbydere for hver medlemsstat er anført her: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home. Kun kvalificerede tillidstjenesteudbydere med mærket »QCert for ESIG« kan fremvise et kvalificeret certifikat for elektronisk signatur, som kræves for kvalificerede elektroniske signaturer.

(7)  De kvalificerede tillidstjenesteudbydere for hver medlemsstat er anført her: https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home. Kvalificerede tillidstjenesteudbydere med betegnelsen »QVal for QESig« kan yde kvalificerede valideringstjenester i forbindelse med kvalificeret elektronisk signatur.

(8)  Kommissionens webapplikation for digitale signaturtjenester findes på https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation