This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32023Q0922(01)
Decision No 37-2023 of the European Court of Auditors regarding public access to ECA documents
Revisionsrettens afgørelse nr. 37-2023 om aktindsigt i Revisionsrettens dokumenter
Revisionsrettens afgørelse nr. 37-2023 om aktindsigt i Revisionsrettens dokumenter
EUT L 234 af 22.9.2023, p. 200–205
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
22.9.2023 |
DA |
Den Europæiske Unions Tidende |
L 234/200 |
REVISIONSRETTENS AFGØRELSE nr. 37-2023 OM AKTINDSIGT I REVISIONSRETTENS DOKUMENTER
DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET HAR —
Under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 15, stk. 3,
Under henvisning til Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, særlig artikel 42,
Under henvisning til sin forretningsorden (1), særlig artikel 35,
Under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og afgørelse nr. 541/2014/EU og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (2), særlig artikel 258, stk. 1, og artikel 259, stk. 1,
Under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (3),
Under henvisning til Den Europæiske Revisionsrets afgørelse nr. 6-2019 om den åbne datapolitik og videreanvendelse af dokumenter (4),
Under henvisning til Revisionsrettens afgørelse nr. 41/2021 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer (EUCI) (5),
Under henvisning til Revisionsrettens politik for klassificering af oplysninger (6), og
ud fra følgende betragtninger
1) |
I traktaten om Den Europæiske Union fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadigt snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt. |
2) |
I artikel 15, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) gentages konceptet om åbenhed, og det fastsættes, at Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer for at fremme gode styreformer og sikre civilsamfundets deltagelse skal arbejde så åbent som muligt. |
3) |
I første afsnit i artikel 15, stk. 3, i TEUF står der, at enhver unionsborger samt enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en medlemsstat har ret til aktindsigt i dokumenter, uanset medium, fra Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer. |
4) |
I overensstemmelse med tredje afsnit i artikel 15, stk. 3, i TEUF skal institutionerne, organerne, kontorerne og agenturerne sikre åbenhed i deres arbejde og hver især indarbejde særlige bestemmelser vedrørende aktindsigt i deres forretningsordener. |
5) |
Åbenhed giver en forvaltning større legitimitet, effektivitet og ansvarlighed og styrker således de demokratiske principper. Derfor er det vigtigt at fremme god forvaltningspraksis med hensyn til aktindsigt. |
6) |
Visse offentlige og private interesser bør ikke desto mindre beskyttes gennem undtagelser til princippet om offentlig adgang til dokumenter. Navnlig skal de internationale revisionsstandarder vedrørende revisionsoplysningers fortrolige karakter følges — |
VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:
Artikel 1
Formål
Formålet med denne afgørelse er at fastlægge, på hvilke betingelser, med hvilke begrænsninger og efter hvilke procedurer Den Europæiske Revisionsret (Revisionsretten) giver offentligheden adgang til dokumenter, som den er i besiddelse af.
Artikel 2
Personer, der har ret til aktindsigt, og anvendelsesområde
1. Inden for de rammer og med de begrænsninger, der er fastsat i denne afgørelse og de internationale revisionsstandarder vedrørende revisionsoplysningers fortrolige karakter, har enhver unionsborger og enhver anden fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, ret til aktindsigt i dokumenter, som Revisionsretten er i besiddelse af.
2. Revisionsretten kan med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne afgørelse, give aktindsigt til enhver fysisk eller juridisk person, der ikke har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat.
3. Denne afgørelse berører ikke den ret til aktindsigt i dokumenter, som Revisionsretten er i besiddelse af, der kan følge af folkeretlige instrumenter eller retsakter til gennemførelse heraf.
Artikel 3
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
(1) |
»dokument«: ethvert indhold uanset medium (papir eller elektronisk form eller lyd-, billed- eller audiovisuelle optagelser), som Revisionsretten har udarbejdet eller modtaget, som den er i besiddelse af, og som omhandler et emne, der vedrører dens politikker, aktiviteter og afgørelser |
(2) |
»tredjepart«: enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for Revisionsretten, herunder medlemsstaterne, tredjelande og andre institutioner og organer i eller uden for EU-regi. |
Artikel 4
Undtagelser
1. Revisionsretten afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:
a) |
offentlighedens interesser, herunder:
|
b) |
privatlivets fred og personers integritet og personoplysninger, navnlig i henhold til EU's lovgivning om beskyttelse af personoplysninger. |
2. I overensstemmelse med de fortrolighedsregler, der er fastsat i artikel 258, stk. 1, og artikel 259, stk. 1, i forordning (EF, Euratom) 2018/1046 og i tilsvarende bestemmelser i andre EU-retlige instrumenter, afslår Revisionsretten at give aktindsigt i sine foreløbige revisionsbemærkninger. Den kan også afslå at give aktindsigt i dokumenter, der er anvendt til udarbejdelse af sådanne bemærkninger.
3. Revisionsretten afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:
— |
en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser |
— |
intellektuelle ejendomsrettigheder |
— |
domstolsbehandling, voldgiftsbehandling, mægling og juridisk rådgivning |
— |
inspektioner, undersøgelser og revisioner. |
4. Der gives afslag på aktindsigt i følgende dokumenter, hvis deres udbredelse ville være til alvorlig skade for Revisionsrettens beslutningstagning:
a) |
dokumenter, som Revisionsretten har udarbejdet til intern brug eller modtaget, og som vedrører en sag, hvori der endnu ikke er truffet afgørelse |
b) |
dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til intern brug som led i drøftelser og indledende konsultationer i Revisionsretten, selv efter at der er truffet afgørelse. |
5. Uanset undtagelserne i afsnit 2, 3 og 4 giver Revisionsretten fuld eller delvis aktindsigt i et dokument, såfremt en mere tungtvejende offentlig interesse begrunder udbredelsen af det.
6. Den mere tungtvejende offentlige interesse, der begrunder udbredelsen, skal være af både objektiv og generel karakter. Den person, der gør gældende, at der foreligger en mere tungtvejende offentlig interesse, skal angive de specifikke omstændigheder, der begrunder udbredelsen af det pågældende dokument.
7. Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af undtagelserne i denne artikel, skal den resterende del af dokumentet udleveres. Delvis aktindsigt kan f.eks. gives efter dataminimering (anonymisering eller pseudonymisering af indhold), overstregning eller sletning af indhold eller fjernelse af en eller flere af dokumentets sider.
8. Undtagelserne i denne artikel berører ikke bestemmelserne om offentlig adgang til de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab som fastsat i Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 (7), som ændret.
9. Denne artikel berører ikke bestemmelserne i artikel 5.
Artikel 5
Dokumenter fra tredjeparter
1. Hvis en begæring om aktindsigt vedrører et dokument, som Revisionsretten er i besiddelse af, men ikke har udarbejdet, bekræfter Revisionsretten modtagelsen af begæringen og oplyser navnet på den person, den institution eller det organ, begæringen skal rettes til.
2. Hvis en begæring om aktindsigt vedrører et dokument, som Revisionsretten har udarbejdet i samarbejde med en tredjepart, rådfører Revisionsretten sig med tredjeparten, inden den træffer afgørelse.
Artikel 6
Revisionsrettens »følsomme« og »EU-klassificerede« dokumenter
1. Revisionsrettens »følsomme« og »EU-klassificerede« dokumenter er klassificeret således i overensstemmelse med henholdsvis Revisionsrettens politik for klassificering af oplysninger og Revisionsrettens afgørelse nr. 41/2021.
2. Begæringer om aktindsigt i sådanne dokumenter behandles udelukkende af ansatte i Revisionsretten, som har ret til at gøre sig bekendt med disse dokumenter. De samme personer vurderer, om der i svar på begæringer om aktindsigt kan henvises til Revisionsrettens »følsomme« eller »EU-klassificerede« dokumenter.
3. Aktindsigt i Revisionsrettens »følsomme« og »EU-klassificerede« dokumenter kan kun gives efter afklassificering. Hvis Revisionsretten beslutter at give afslag på aktindsigt i sådanne dokumenter, skal den begrunde sin afgørelse på en sådan måde, at de i artikel 4 beskyttede interesser ikke lider skade.
Artikel 7
Begæringer
1. Begæringer om aktindsigt skal indgives skriftligt, helst via kontaktformularen (8) på Revisionsrettens websted, på et af Unionens officielle sprog. Undtagelsesvis kan begæringer om aktindsigt sendes med posten.
2. Begæringer om aktindsigt skal være tilstrækkelig præcise og navnlig indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at identificere det eller de ønskede dokument(er), samt navn og kontaktoplysninger på dem, der har fremsat begæringerne.
3. De, der fremsætter begæringer, er ikke forpligtet til at begrunde dem.
4. Hvis en begæring ikke er tilstrækkelig præcis, eller hvis de ønskede dokumenter ikke kan identificeres, anmoder Revisionsretten den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed.
5. Tidsfristerne i artikel 8 begynder først at løbe, når Revisionsretten har modtaget den efterspurgte præcisering.
6. Hvis en begæring vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan Revisionsretten sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.
Artikel 8
Behandling af oprindelige begæringer
1. Begæringer om aktindsigt behandles af ECA-Info-teamet.
2. Der sendes straks en modtagelsesbekræftelse til den, der har fremsat begæringen.
3. Afhængigt af begæringens emne rådfører ECA-Info-teamet sig med den berørte afdeling og om fornødent med databeskyttelsesrådgiveren og/eller den informationssikkerhedsansvarlige med henblik på at afgøre, hvordan begæringen skal håndteres. Den myndighed, der har beføjelse til at tage stilling til en oprindelig begæring om aktindsigt, er generalsekretæren, som kan delegere denne beføjelse.
4. Senest en måned efter registreringen af en begæring skal Revisionsretten enten give aktindsigt i det ønskede dokument som beskrevet i artikel 11 eller skriftligt begrunde et helt eller delvist afslag, og oplyse den, der har fremsat begæringen, om, at han eller hun har ret til at anmode Revisionsretten om at tage begæringen op til fornyet behandling som beskrevet i artikel 9.
5. Hvis en begæring vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, eller hvis den kræver interne konsultationer eller konsultationer med tredjeparter, kan tidsfristen i stk. 4 forlænges med en måned, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
6. Hvis ansatte i Revisionsretten personligt modtager en begæring om aktindsigt, skal de straks videresende den til ECA-Info-teamet.
Artikel 9
Genfremsatte begæringer
1. I tilfælde af et helt eller delvist afslag kan den, der har fremsat begæringen, inden for en måned fra modtagelsen af Revisionsrettens svar genfremsætte begæringen til formanden for Revisionsretten med anmodning om, at Revisionsretten tager begæringen op til fornyet behandling.
2. Har Revisionsretten ikke svaret inden for tidsfristerne i artikel 8, kan den, der har fremsat begæringen, også anmode om fornyet behandling.
3. De krav, der i artikel 7 er fastsat for oprindelige begæringer, gælder også for genfremsatte begæringer.
Artikel 10
Behandling af genfremsatte begæringer
1. Efter modtagelse af en genfremsat begæring rådfører formanden for Revisionsretten sig med den juridiske tjeneste og, afhængigt af begæringens emne, med den berørte afdeling samt om fornødent med databeskyttelsesrådgiveren og/eller den informationssikkerhedsansvarlige.
2. Senest en måned efter registreringen af en genfremsat begæring skal Revisionsretten enten give aktindsigt i det ønskede dokument som beskrevet i artikel 11 eller skriftligt begrunde et helt eller delvist afslag.
3. I tilfælde af et helt eller delvist afslag oplyser Revisionsretten den, der har fremsat begæringen, om de retsmidler, vedkommende har adgang til, dvs. domstolsprøvelse og/eller indgivelse af en klage til Ombudsmanden i henhold til artikel 263 og 228 i TEUF.
4. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, eller hvis den kræver interne konsultationer eller konsultationer med tredjeparter, kan tidsfristen i stk. 2 forlænges med en måned, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
5. Har Revisionsretten ikke svaret inden for de fastsatte tidsfrister, anses dette for et afslag på aktindsigt, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter benytte de retsmidler, der er nævnt i stk. 3.
Artikel 11
Aktindsigt efter begæring
1. Dokumenterne leveres i en allerede eksisterende version og et eksisterende format (helst elektronisk ved hjælp af værktøjer godkendt af Revisionsretten med henblik på at sikre informationssikkerheden) idet der tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker. Revisionsretten er ikke forpligtet til at oprette et nyt dokument eller til at kompilere oplysninger til den, der har fremsat begæringen.
2. Hvis der er tale om omfangsrige dokumenter eller dokumenter, der er vanskelige at håndtere, kan den, der har fremsat begæringen, opfordres til at komme og konsultere dem på stedet på et tidspunkt, der aftales med Revisionsretten.
3. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier, men der må ikke opkræves et beløb, der er højere de faktiske omkostninger. Konsultation af dokumenter på stedet, kopier af under 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form er gratis.
4. Hvis et dokument er offentligt tilgængeligt, kan Revisionsretten opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse den, der har fremsat begæringen, om, hvordan vedkommende kan få adgang til dokumentet.
Artikel 12
Reproduktion af dokumenter
1. Dokumenter, der er udleveret i henhold til denne afgørelse, må ikke reproduceres eller udnyttes kommercielt uden forudgående skriftlig tilladelse fra Revisionsretten.
2. Denne afgørelse berører hverken regler om ophavsret, som kan begrænse en tredjeparts ret til at reproducere eller gøre brug af udleverede dokumenter, eller Revisionsrettens afgørelse nr. 6-2019.
Artikel 13
Gennemsigtighedsportal
1. Med henblik på at gøre borgernes rettigheder i henhold til denne afgørelse effektive omfatter Revisionsrettens websted en gennemsigtighedsportal.
2. Alle de dokumenter, der henvises til på gennemsigtighedsportalen, skal så vidt muligt være direkte tilgængelige via hyperlinks.
Artikel 14
Afsluttende bestemmelser
1. Revisionsrettens afgørelse nr. 12-2005 af 10. marts 2005 ophæves.
2. Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.
3. Den træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Udfærdiget i Luxembourg, den 13. juli 2023.
På Revisionsrettens vegne
Tony MURPHY
Formand
(1) EUT L 103 af 23.4.2010, s. 1.
(2) EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1.
(3) EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39.
(4) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/DECISION_ECA_6_2019/ECA-Decision_06-2019_EN.pdf.
(5) EUT L 256 af 19.7.2021, s. 106.
(6) https://www.eca.europa.eu/ContentPagesDocuments/Legal_framework/Information_Classification_Policy_EN.pdf.
(7) Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab (EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1).
(8) https://www.eca.europa.eu/da/contact.