BILAG

Det permanente samarbejde for undersøgelser af ulykker i søtransportsektoren

FORRETNINGSORDEN OG ORGANISATORISK TILRETTELÆGGELSE FOR RAMMERNE FOR DET I ARTIKEL 10 I DIREKTIV 2009/18/EF OMHANDLEDE PERMANENTE SAMARBEJDE

Artikel 1

Mål

1.   Målet for det permanente samarbejde for undersøgelse af ulykker i søtransportsektoren, som medlemsstaterne har etableret i tæt samarbejde med Kommissionen, er at fungere som et operativt forum for samarbejdet mellem medlemsstaternes undersøgelsesorganer som fastsat i artikel 10 i direktiv 2009/18/EF.

2.   Med opfyldelsen af det i stk. 1 nævnte mål bliver Det Europæiske Agentur for Søfartssikkerhed (EMSA) også et middel til at lette det samarbejde, som er omhandlet i artikel 2, litra e), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1406/2002 (1).

3.   Medlemmerne af det permanente samarbejde udarbejder med regelmæssige mellemrum et arbejdsprogram, som fastlægger prioriteter og målsætninger med relation til ovennævnte mål.

Artikel 2

Deltagelse i det permanente samarbejde

1.   Hver medlemsstat med et undersøgelsesorgan udpeger på behørig vis en repræsentant for sin undersøgelsesinstans i henhold til artikel 8 i direktiv 2009/18/EF som medlem af det permanente samarbejde. I overensstemmelse med arbejdsprogrammet og dagsordenen for det permanente samarbejde bemyndiges medlemmerne til at drøfte, aftale og stemme om, hvordan det i artikel 10 i direktivet omhandlede samarbejde bedst tilrettelægges. Kun medlemmer er stemmeberettiget.

2.   Eftersom Europa-Kommissionen (i det følgende benævnt »Kommissionen«) har en væsentlig interesse i sagen, kan den udpege repræsentanter til at deltage i alle møder eller andre aktiviteter i det permanente samarbejde.

3.   Følgende lande er berettiget til at udpege en repræsentant til at deltage i det permanente samarbejde som observatør (i det følgende benævnt »observatør«):

—	EØS-lande med behørigt udpegede repræsentanter for deres pågældende undersøgelsesinstanser

—	medlemsstater, som kun råder over et uafhængigt kontaktpunkt, jf. artikel 8, stk. 1, i direktiv 2009/18/EF.

De modtager mødedokumenter og kan indgive forslag og deltage i diskussioner.

4.   Medlemmer og observatører kan fremsætte forslag til permanente samarbejde om dagsordenpunkter, indgive dokumentation og lave redegørelser, de ønsker taget i betragtning.

5.   Det permanente samarbejdes sekretariatsopgaver varetages af Det Europæiske Agentur for Søfartssikkerhed (EMSA).

6.   Medlemsstater, Kommissionen og relevante EØS-lande repræsenteres ved højst én person og giver sekretariatet meddelelse om udpegelsen af deres repræsentanter og om eventuelle ændringer heri.

7.   Medlemmer, Kommissionen og observatører kan ledsages af yderligere personer, såfremt formanden for det permanente samarbejde har givet sit samtykke hertil. Anmodninger om yderligere repræsentation skal i givet fald ske og bekræftes gennem sekretariatet.

Artikel 3

Deltagelse af Kommissionen

1.   Kommissionen kan deltage i diskussionerne, fremsætte forslag til dagsordenpunkter, fremlægge dokumentation og redegørelser til det permanente samarbejdes møder eller i tilknytning til det permanente samarbejdes andre aktiviteter.

2.   Kommissionen kan henvende sig til det permanente samarbejde med alle spørgsmål med tilknytning til søfartssikkerhed.

3.   Kommissionen kan anmode det permanente samarbejde om at informere og bistå i anliggender vedrørende samarbejde om undersøgelse af ulykker og rådgive det i anliggender vedrørende gennemførelse og anvendelse af samarbejdet, som er nødvendige for at nå målene i direktiv 2009/18/EF.

4.   Kommissionen modtager al dokumentation, der udgår fra det permanente samarbejde, og resultatet af brevveksling (eller andre skriftlige meddelelse), jf. artikel 8 i denne forretningsorden.

Artikel 4

Deltagelse af tredjeparter

1.   Formanden kan i nært samarbejde med sekretariatet indbyde tredjeparter såsom repræsentanter for andre stater eller organisationer eller enkeltpersoner til at deltage i et møde i det permanente samarbejde, i det omfang det er praktisk muligt og passende.

2.   Disse tredjeparter kan få godtgjort deres deltagelsesudgifter gennem EMSA på grundlag af forudgående aftale med EMSA og af de disponible midler i henhold til agenturets regler eller selv afholde udgifterne i forbindelse med deltagelsen. Forud for eventuel deltagelse oplyser sekretariatet den pågældende tredjepart om vilkårene for deltagelse.

Artikel 5

Formand og næstformand

1.   Medlemmerne vælger i deres midte og ved to adskilte hemmelige afstemninger en formand og en næstformand. Formanden og næstformanden vælges for to år og kan genvælges i to på hinanden følgende perioder. Formanden og næstformanden bliver i embedet, indtil en efterfølger er valgt.

2.   Formanden udfører sine opgaver med henblik på de mål, der er fastsat i artikel 1. Under møder udøver formanden sin funktion i overensstemmelse med almindelig praksis. Formanden åbner og afslutter møder, forestår gennemførelsen af dagsordenen, giver ordet til talere, bestræber sig på at få skabt enighed og sammenfatter mødets diskussioner og konklusioner.

3.   Næstformanden træder automatisk i formandens sted, hvis formanden er forhindret i at udføre sine opgaver. Er både formanden og næstformanden fraværende eller forhindret i at deltage i et møde, godkendes ad hoc på mødet en formand.

Artikel 6

Sekretariat

1.   Sekretariatet bistår formanden i:

—	varetagelsen af sine opgaver

—	tilrettelæggelsen af møder og andre aktiviteter

—	omdelingen af alle relevante mødedokumenter og korrespondance.

2.   Sekretariatet kan deltage i det permanente samarbejdes diskussioner, fremlægge egen dokumentation, fremsætte forslag til dagsordenpunkter og afgive redegørelser på møder i det permanente samarbejde eller i forbindelse med det permanente samarbejdes andre aktiviteter.

Artikel 7

Aftale om samarbejdets tilrettelæggelse

1.   Ifølge artikel 10, stk. 3, i direktiv 2009/18/EF skal arbejdet inden for rammerne af det permanente samarbejde koncentrere sig om, hvordan samarbejdet bedst tilrettelægges. Det skal bestræbe sig på at opnå den bredest mulige aftale.

2.   Såfremt formanden skønner, at et forslag er klart til afstemning, fremlægger sekretariatet det til afstemning.

3.   Formanden bestræber sig på at få skabt enighed i alle spørgsmål, i modsat fald træffes beslutninger ved simpelt flertal.

4.   Er det ikke muligt at nå til enighed, har medlemmet eller observatøren med en afvigende mening ret til at forbeholde sig sit standpunkt.

5.   Sekretariatet skal på vegne af formanden:

—	sørge for, at den nødvendige ekspertviden og rådgivning stilles til rådighed for medlemmerne af det permanente samarbejde

—	lette udarbejdelsen af forslag for deltagerne i det permanente samarbejde og om nødvendigt fremsætte egne forslag

—	lette udarbejdelsen og evalueringen af fælles teknisk-praktiske løsninger.

Artikel 8

Møder og undergrupper

1.   Formanden indkalder mindst én gang hvert år til møde, der afholdes i EMSA's lokaler, i det permanente samarbejde.

Formanden kan indkalde til yderligere møder, enten på eget initiativ eller på skriftlig anmodning, såfremt mindst en tredjedel af medlemmerne er indforstået med det.

2.   Deltagerne i det permanente samarbejde kan oprette undergrupper, der så vidt muligt ved brevveksling beskæftiger sig med specifikke emner, de ønsker behandlet inden for rammerne af det permanente samarbejde. Undergrupperne aflægger rapport til det permanente samarbejde.

3.   Medmindre deltagerne har aftalt andet, mødes det permanente samarbejde og undergrupper i EMSA's lokaler.

4.   EMSA godtgør i henhold til agenturets regler medlemsstaten eller observatørens hjemstat for udgifter i forbindelse med det under punkt 1 årlige møde, som er afholdt af én udpeget repræsentant til mødet i det permanente samarbejde. Medlemsstaten eller observatørens hjemstat afholder udgifterne til yderligere ledsagende personer.

5.   Finansiering af yderligere møder ud over det i punkt 1 nævnte årlige møde er betinget af EMSA's forudgående godkendelse og de disponible EMSA-midler eller anden finansiering.

Artikel 9

Mødedokumenter

1.   Mødeindkaldelse og foreløbig mødedagsorden udsendes af sekretariatet til medlemmer, Kommissionen og observatører senest 28 kalenderdage før mødet.

2.   Den foreløbige dagsorden udarbejdes af sekretariatet under formandens ansvar.

3.   Dokumenter til brug under mødet i det format, der er angivet i tillægget, fremsendes af medlemmer, Kommissionen og observatører til formanden og sekretariatet før udsendelsen af dagsordenen.

4.   Dagsorden og tilknyttede dokumenter udsendes af sekretariatet til medlemmer, Kommissionen og observatører senest 14 kalenderdage før mødet.

5.   Første punkt på dagsordenen, der skal behandles, er godkendelse af dagsordenen.

6.   I hastende tilfælde og/eller i undtagelsestilfælde kan formanden afvige fra de frister, som er fastsat i punkt 3 og 4. Er der anmodning om behandling af et andet anliggende, afgør formanden, om det skal sættes på dagsordenen. Dokumenter til støtte for hastende og/eller ekstraordinære anliggender kan til enhver tid indgives før eller under et møde.

Artikel 10

Tilstedeværelsesliste

Sekretariatet udfærdiger for hvert møde en tilstedeværelsesliste, som angiver mødedeltagernes navne, deres statslige myndighed og den organisation eller det organ, de tilhører.

Artikel 11

Fortrolighed

Deltagernes diskussioner i det permanente samarbejde er fortrolige.

Artikel 12

Mødereferater og mødeprotokoller

1.   Sekretariatet udarbejder under formandens ansvar udkast til mødereferater, der afspejler mødets hovedpunkter, med henblik på omdeling blandt medlemmer, Kommissionen og observatører.

2.   Efter en afstemning har medlemmer såvel som observatører med en afvigende mening ret til at få deres stillingtagen anført i mødereferatet.

3.   Sekretariatet omsender mødereferatet inden for 30 kalenderdage efter mødets afholdelse. Medlemmer, Kommissionen og observatører kan indgive bemærkninger til sekretariatet inden for 30 kalenderdage efter modtagelsen af udkastet til mødereferat. Mødereferatet skal godkendes formelt på det efterfølgende møde.

4.   Det godkendte mødereferat er det eneste officielle referat fra mødet.

5.   Al teknisk dokumentation, som der har været afstemning om på mødet, kan vedlægges mødereferatet.

6.   Sekretariatet offentliggør et sammenfattende mødereferat, som er udarbejdet under ansvar af formanden. Dette mødereferat sammenfatter konklusioner fra hvert dagsordenpunkt.

Artikel 13

Korrespondance

1.   Deltagerne retter officiel korrespondance med henblik på det permanente samarbejde til formanden og sekretariatet.

2.   Officiel korrespondance, der er bestemt for deltagerne, sendes til den adresse, som de oplyser til dette formål.

Artikel 14

Sprog

Arbejdssproget i det permanente samarbejde er engelsk. På dette sprog gives fremlæggelser, finder diskussioner sted og trykkes materialer. Oversættelse tilbydes ikke.

Artikel 15

Interessekonflikt

Består der en interessekonflikt i et spørgsmål, der omhandles i det permanente samarbejde, meddeler den pågældende dette til formanden og sekretariatet.

---

(1)  EFT L 208 af 5.8.2002, s. 64.