32002R2342

Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002

af 23. december 2002

om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget

INDHOLDSFORTEGNELSE

>TABELPOSITION>

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(1), særlig artikel 183,

efter høring af Europa-Parlamentet, Rådet, De Europæiske Fællesskabers Domstol, Revisionsretten, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget, ombudsmanden og den europæiske tilsynsførende for datasikkerhed, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Bestemmelserne i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (i det følgende benævnt "finansforordningen") er blevet forenklet, så de kun omfatter de væsentligste principper og definitioner vedrørende opstilling, gennemførelse og kontrol af De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (i det følgende benævnt "budgettet").

(2) Nærværende gennemførelsesbestemmelser skal derfor ikke blot supplere de bestemmelser i finansforordningen, hvori der udtrykkeligt henvises til gennemførelsesbestemmelser, men også de bestemmelser, hvis anvendelse kræver forudgående gennemførelsesbestemmelser. Forordning (Euratom, EKSF, EF) nr. 3419/93 om gennemførelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansforordningen af 21. december 1977(2), senest ændret ved forordning (EF) nr. 1687/2001(3) bør af klarhedshensyn erstattes.

(3) For at sikre at de sektorspecifikke bestemmelser er i overensstemmelse med de budgetprincipper, der er fastlagt i finansforordningen, bør der udarbejdes en fortegnelse over alle retsakter, der vedrører gennemførelsen af budgettet, og fortegnelsen bør opstilles af Kommissionen og sendes til budgetmyndigheden.

(4) Hvad angår budgetprincipperne og særligt princippet om enhed, gør forpligtelsen til - i forbindelse med forfinansieringer, der skal tilbagebetales til budgettet - at identificere renteafkastet det nødvendigt at identificere de forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom. Disse forfinansieringer forbliver institutionens ejendom, medmindre andet følger af basisretsakten som omhandlet i finansforordningen, eller der er tale om forfinansieringer, der udbetales med henblik på gennemførelsen af en kontrakt, udbetales til personalet, medlemmerne af institutionen eller til medlemsstaterne. Denne regel bør præciseres under hensyn til de forskellige forvaltningstyper (direkte, indirekte eller delt central forvaltning). Den anvendes ikke på fælles forvaltning, fordi der i dette tilfælde ikke skelnes mellem Fællesskabets og den internationale organisations midler. Når forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom, medfører renteafkast, skal renterne opføres på budgettet som diverse indtægter.

(5) Med hensyn til princippet om etårighed, bør der ske en afklaring af, hvad der forstås ved udtrykket regnskabsårets bevillinger og ved udtrykket forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen. Hvis de forberedende etaper er afsluttet pr. 31. december, kan dette nemlig danne grundlag for fremførsel af forpligtelsesbevillinger, der skal anvendes inden den 31. marts i det følgende regnskabsår.

(6) Med hensyn til princippet om én regningsenhed bør der ske en præcisering af de satser og kurser, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og de andre valutaer i forbindelse med likviditetsstyring og regnskabsføring.

(7) Med hensyn til undtagelser fra princippet om bruttoopgørelse bør der ske en præcisering, dels af den budgetmæssige behandling af de formålsbestemte indtægter, og især af medlemsstaters eller tredjelandes bidrag til visse fællesskabsprogrammer, dels af de grænser, der gælder for modregning mellem udgifter og indtægter.

(8) Hvad angår princippet om specificering bør det nøje angives, hvorledes man beregner de procentdele af bevillingerne, som institutionerne er bemyndiget til selv at overføre, og det bør sikres, at budgetmyndigheden informeres fuldt ud gennem en detaljeret begrundelse for de overførselsanmodninger, som skal forelægges den.

(9) Med hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør det fastsættes, hvilke mål der er for forudgående og efterfølgende kontrol samt midtvejskontrol af programmer og foranstaltninger, og hvilke minimumskrav der er med hensyn til hyppigheden af disse former for kontrol, samt hvilke oplysninger der bør findes i finansieringsoversigten i forbindelse med lovgivningsforslag.

(10) Hvad angår opstilling og udformning af budgettet bør indholdet af den generelle indledning til budgettet, af de arbejdsdokumenter, der skal forelægges til støtte for budgettet, og af budgetanmærkningerne præciseres for at sikre fuld information af budgetmyndigheden. Som led i den nye aktivitetsbaserede opstilling af budgettet (ABB) præciseres i øvrigt definitionen og klassifikationen af administrationsbevillingerne.

(11) Med hensyn til gennemførelsen af budgettet bør der for det første ske en afklaring af, hvilke former en basisretsakt kan antage på fællesskabsområdet og på de områder, der henhører under Den Europæiske Union. Desuden bør der fastsættes maksimumsbeløb for de bevillinger, der kan gennemføres uden en forudgående basisretsakt, når der er tale om forberedende aktioner og pilotprojekter, samt en liste over de bestemmelser i traktaterne, der direkte tildeler Kommissionen særlige beføjelser.

(12) Desuden bør de handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, og den procedure, der i givet fald skal følges, defineres.

(13) Med hensyn til de forskellige metoder til gennemførelse af budgettet, bør det præciseres, at Kommissionen, når den ikke gennemfører budgettet direkte i sine tjenestegrene, på forhånd skal sikre sig, at de enheder, som den påtænker at overdrage gennemførelsesopgaver, råder over forvaltningsprocedurer og kontrol- og regnskabssystemer, som er egnede og relevante set i forhold til kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

(14) Hvad angår den indirekte centrale forvaltning, hvorved Kommissionen uddelegerer forvaltningen enten til gennemførelsesorganer eller fællesskabsretlige organer eller til nationale organer, der enten er offentligretlige eller har fået overdraget en offentlig forvaltningsopgave, bør der desuden, i fuldmagtsdokumentet eller aftalen, ske en præcisering af rammerne for uddelegeringen og de nærmere regler for udøvelsen af de uddelegerede beføjelser. Gennemførelsesorganerne, som Kommissionen bevarer kontrollen over, bør - for så vidt angår fællesskabsbudgettet - tildeles status som den pågældende institutions ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. De nationale organer bør, i det omfang de skal udføre handlinger som led i budgetgennemførelsen, frembyde tilstrækkelige finansielle garantier og udvælges på en gennemsigtig måde og på grundlag af en costbenefitanalyse, hvis resultat gør det berettiget at vælge at uddelegere beføjelser til et sådant organ. Kommissionen anmoder om en udtalelse fra det udvalg, der - i henhold til basisretsakten - har kompetence til at gennemføre de pågældende bevillinger, inden den uddelegerer beføjelser til nationale organer. Private enheder, der udfører forberedelses- eller støttearbejde for Kommissionens regning, udvælges efter procedurerne for indgåelse af offentlige aftaler.

(15) Hvad angår delt forvaltning med medlemsstater eller decentral forvaltning med tredjelande, bør målene for og de forskellige etaper i proceduren for regnskabsafslutning præciseres, uden at dette dog berører de særlige bestemmelser i de relevante sektorspecifikke forordninger.

(16) Hvad endelig angår den fælles forvaltning, bør det præciseres, at de enkelte donorers bidrag til hver udgiftstype ikke identificeres, når denne forvaltningsform anvendes, og at de støttede foranstaltninger ikke desto mindre bør kontrolleres i deres helhed. De internationale organisationer, hvor denne forvaltningsform kan anvendes, bør identificeres.

(17) Med hensyn til aktørernes rolle medfører reformen af den finansielle forvaltning, der indebærer ophævelse af den forudgående centrale kontrol, at der pålægges de anvisningsberettigede et større ansvar for alle indtægts- og udgiftstransaktioner, herunder systemerne vedrørende intern revision. Budgetmyndigheden vil fremover blive underrettet om foranstaltninger vedrørende udnævnelse og fratræden af de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede. De anvisningsberettigedes opgaver, ansvar og de proceduremæssige principper, som de skal overholde, bør desuden defineres. Internaliseringen af den forudgående kontrol forudsætter specielt, at der sondres klart mellem igangsætning og kontrol, når det drejer sig om budgetgennemførelsestransaktioner. Desuden bør hver institution vedtage en kodeks af faglige standarder, der skal gælde for ansatte med ansvar for den forudgående og efterfølgende kontrol. Dernæst bør der kunne redegøres for varetagelsen af de tildelte opgaver i en årlig rapport til institutionen, som navnlig skal redegøre for resultaterne af den efterfølgende kontrol. Endvidere bør opbevaringen af bilag vedrørende de gennemførte transaktioner organiseres. Endelig bør der, under hensyn til, at sådanne procedurer har karakter af undtagelse, udarbejdes en særlig rapport til institutionen om alle de typer procedurer med forhandling, der er gennemført i forbindelse med indgåelsen af offentlige aftaler, og rapporten bør forelægges institutionen og fremsendes til budgetmyndigheden.

(18) For at afklare ansvarsområderne er det endvidere nødvendigt nøjagtigt at fastlægge regnskabsførerens opgaver og ansvar for så vidt angår regnskabssystemer, likviditetsstyring og bankkonti samt databasen vedrørende tredjemand. Også reglerne for regnskabsførerens fratræden bør præciseres.

(19) Betingelserne for anvendelse af forskudskonti, en forvaltningsform, der afviger fra de almindelige procedurer, bør fastlægges, og forskudsbestyrernes opgaver og ansvar samt de anvisningsberettigedes og regnskabsføreres ansvar for kontrol med kontiene bør præciseres. Budgetmyndigheden bør underrettes om enhver foranstaltning vedrørende udnævnelse og fratræden.

(20) Selv om hver enkelt aktørs opgaver og ansvar således er defineret, kan disse imidlertid kun drages til ansvar på de betingelser, der er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i disse Fællesskaber. Der bør dog oprettes en ny særlig instans, på betingelser tilpasset den enkelte institution, som skal vurdere, om der i et givet tilfælde er tale om en økonomisk uregelmæssighed. Desuden bør bestemmelserne om, at en anvisningsberettiget kan anmode om bekræftelse af en instruks og således fritages for ansvar præciseres.

(21) For indtægternes vedkommende bør der, bortset fra særtilfældet egne indtægter, som henhører under Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000 af 22. maj 2000 om gennemførelse af afgørelse 94/728/EF, Euratom om ordningen for Fællesskabernes egne indtægter(4), ske en præcisering af de kontrolopgaver og andre opgaver, der påhviler de anvisningsberettigede i de forskellige faser af proceduren: udarbejdelse af fordringsoverslaget og den tilhørende indtægtsordre samt fremsendelse af debetnotaen, hvori debitor informeres om, at der er fastlagt en fordring, beregning af eventuelle morarenter og endelig beslutning om, eventuelt at give afkald på en fordring på grundlag af kriterier, der sikrer en forsvarlig økonomisk forvaltning. Endvidere bør regnskabsførerens rolle i forbindelse med inkassering af indtægter og eventuel indrømmelse af betalingshenstand præciseres.

(22) For udgifternes vedkommende bør sammenhængen mellem begreberne finansieringsafgørelse, samlet forpligtelse og enkeltforpligtelse for det første defineres, og der bør gives en karakteristik af de forskellige etaper. Sondringen mellem samlet forpligtelse og enkeltforpligtelse går på, i hvilket omfang de involverede modtagere og beløb er bestemt. Foreløbige forpligtelser er forbeholdt løbende administrationsudgifter og EUGFL-udgifter. For at begrænse mængden af hvilende forpligtelser bør bevillinger svarende til forpligtelser, der ikke har givet anledning til betalinger i en treårsperiode, frigøres.

(23) Derefter bør der ske en afklaring af sammenhængen mellem transaktionernes fastsættelse, anvisning og betaling og den kontrol, som den anvisningsberettigede skal udføre i forbindelse med fastsættelsen af udgifter, og som, hvis resultatet af kontrollen er positiv, afsluttes med påtegningen "kan betales", og kontrollen i forbindelse med anvisning til betaling, ved efterprøvelse af den frigørende kvittering, som denne aktør nu har eneansvaret for. Nævnes bør også de bilag, der skal foreligge til støtte for betalinger, og reglerne for afvikling af forfinansiering og mellemliggende betalinger. Endelig bør fristerne for fastsættelse og betaling præciseres under hensyntagen til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2000/35/EF af 29. juni 2000 om bekæmpelse af forsinket betaling i handelstransaktioner(5).

(24) Hvad angår intern revision bør der fastsættes regler for udnævnelse af den interne revisor, og dennes uafhængighed bør sikres inden for den institution, der har udnævnt ham, og over for hvilken han skal redegøre for sit arbejde. Budgetmyndigheden underrettes om enhver foranstaltning vedrørende udnævnelse og fratræden.

(25) Hvad angår offentlige aftaler er det besluttet i nærværende forordning at indsætte bestemmelserne fra Rådets direktiv 92/50/EØF(6), 93/36/EØF(7) og 93/37/EØF(8) senest ændret ved Kommissionen direktiv 2001/78/EF(9) om fremgangsmåderne med hensyn til indgåelse af henholdsvis offentlige tjenesteydelsesaftaler, aftaler om offentlige indkøb og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Dette indebærer for det første en beskrivelse af de forskellige aftaletyper, af de regler om offentliggørelse, der gælder for de forskellige typer, af klagemuligheder og af de vigtigste karakteristika ved de eksisterende procedurer, en nærmere beskrivelse af udvælgelseskriterierne og af mulige tildelingsmåder, af regler for adgangen til udbudsdokumenter og for kommunikationen med bydende og ansøgere, og desuden, i de tilfælde, hvor Kommissionen indgår aftaler for egen regning, af de forskellige beløbsgrænser, der gælder, og af reglerne for værdiansættelse af de aftaler, der skal indgås.

(26) Procedurerne for indgåelse af kontrakter har til formål under de bedste betingelser at opfylde institutionernes behov under overholdelse af principperne om lige adgang til offentlige kontrakter og om gennemsigtighed og forbud mod forskelsbehandling. For at skabe større åbenhed og klarhed og sikre ligebehandling af ansøgerne, men også for at understrege, at de anvisningsberettigede har det fulde ansvar for det endelige valg, bør der dernæst foretages en beskrivelse af procedurerne for åbning og vurdering af ansøgninger om deltagelse og af bud, lige fra udpegelsen af et udvalg til beslutningen om tildeling, der bør være begrundet og dokumenteret, og som i sidste instans træffes af den ordregivende myndighed. Endvidere bør de finansielle garantier, som der stilles krav om af hensyn til beskyttelsen af Fællesskabets finansielle interesser, beskrives.

(27) Endelig bør de ordregivende myndigheders beføjelser til at pålægge administrative sanktioner afgrænses, så det sikres, at sanktionen bliver forholdsmæssig og virker afskrækkende, og at behandlingen bliver ens i de forskellige institutioner og tjenester.

(28) Desuden bør anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud præciseres, navnlig set i forhold til de forskellige metoder til gennemførelse af budgettet, men også til de forskellige foranstaltninger og almennyttige europæiske organer, der kan opnå tilskud. Dekarakteristika, der kendetegner det årlige arbejdsprogram og indkaldelser af forslag bør præciseres. Desuden bør der ske en præcisering af mulighederne for at gøre undtagelser på dette punkt samt undtagelser fra reglerne om tilbagevirkende kraft, især i forbindelse med humanitær bistand og styring af krisesituationer, på grund af de helt specielle forhold, der gør sig gældende på disse områder.

(29) Stadig af hensyn til klarheden og åbenheden i processen, til ligebehandlingen af ansøgere og til ansvarliggørelsen af de anvisningsberettigede beskrives tildelings-proceduren, fra indgivelsen af ansøgning om tilskud over vurderingen af den, foretaget af et udvalg efter på forhånd opstillede udvælgelses- og tildelingskriterier, og indtil den anvisningsberettigede træffer den endelige afgørelse, der skal være behørigt dokumenteret.

(30) Kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning gør det nødvendigt for Kommissionen at opnå passende garantier, idet der først på ansøgningsstadiet i forbindelse med de største tilskud bør foretages en finansiel revision. Ved udbetalingen af forfinansiering bør der på forhånd kræves finansielle garantier, og endelig bør der - i forbindelse med de mest omfattende og de mest risikable ansøgninger - ved den endelige betaling kræves foretaget en finansiel revision. Hensynet til principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, non-profit og samfinansiering gør det endvidere nødvendigt at fastsætte regler for anvendelsen af faste tilskudsbeløb. Endelig gør princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning af fællesskabsmidlerne det nødvendigt, at tilskudsmodtagerne selv overholder principperne om åbenhed og klarhed og om ligebehandling af potentielle kontrahenter, og at de, hvis de giver en del af foranstaltningen i underentreprise, tildeler kontrakten til den, der fremsætter det økonomisk mest fordelagtige bud.

(31) Endelig bør sanktionsbeføjelserne på dette område bringes i overensstemmelse med de regler, der gælder på området for offentlige aftaler.

(32) Med hensyn til regnskabsføring og aflæggelse af regnskab bør hvert af de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, som danner grundlag for opstillingen af årsregnskabet, defineres. Endvidere bør der ske en præcisering af de betingelser, der skal være opfyldt, for at en transaktion bogføres, og reglerne for værdiansættelse af aktiver og passiver og for henlæggelser.

(33) Det bør præciseres, at institutionernes årsregnskaber skal ledsages af en beretning om den budgetmæssige og finansielle forvaltning, og indholdet og udformningen af de elementer, der indgår i henholdsvis årsregnskabet (balancen, resultatopgørelsen, pengestrømsanalysen og bilaget), og beretningerne om budgetgennemførelsen (opgørelsen over resultatet af budgetgennemførelsen og bilaget hertil), bør defineres.

(34) Hvad regnskaberne angår bør det præciseres, at regnskabsføreren for hver institution skal fremlægge dokumentation for organisationen på regnskabsområdet og regnskabsprocedurerne i den pågældende institution, og der bør opstilles betingelser for edb-systemer til regnskabsføring, specielt når det gælder adgangssikkerhed og revisionsspor i forbindelse med ændringer af systemet.

(35) Hvad angår regnskabsføringen bør principperne for føring af regnskabsbøger, for den generelle kontooversigt, for regelmæssig afstemning af saldiene i denne oversigt og for formuefortegnelsen præciseres, ligesom de elementer, der indgår i den kontoplan, der vedtages af Kommissionens regnskabsfører, bør defineres. Der bør ske en præcisering af de regler, der gælder for registrering af transaktioner, navnlig dobbelt bogholderimetoden, reglerne for omregning af transaktioner, der ikke er udtrykt i euro, og reglerne for bilag til regnskabsposteringer. Desuden bør indholdet af posteringer i bevillingsregnskabet præciseres.

(36) Endelig bør reglerne for fortegnelsen over anlægsaktiver defineres, ligesom regnskabsførernes og de anvisningsberettigedes opgaver på dette område bør afklares, og det samme gælder reglerne for salg af aktiver opført i fortegnelsen.

(37) Hvad angår strukturfondene bør det præciseres, at tilbagebetalingen af forskud udbetalt i forbindelse med en foranstaltning ikke medfører reduktion af fondenes bidrag til den pågældende foranstaltning.

(38) Det bør præciseres, hvilke typer af aktioner - direkte såvel som indirekte - der kan finansieres på forskningsområdet.

(39) Hvad angår foranstaltninger udadtil tager gennemførelsesbestemmelserne ligesom finansforordningen sigte på at indføre undtagelsesbestemmelser, der tager hensyn til de særlige konkrete forhold, der gør sig gældende for foranstaltninger udadtil, navnlig for så vidt angår indgåelse af aftaler og ydelse af tilskud.

(40) Med hensyn til indgåelse af aftaler gentager disse gennemførelsesbestemmelser indholdet af bestemmelserne i Kommissionens afgørelse af 10. november 1999 om forenkling af forvaltningen af aftaler, der indgås som led i samarbejdet med tredjelande, og som iværksættes af generaldirektoraterne for forbindelserne udadtil(10), med det resultat, at der på dette område fastsættes regler om indgåelse af aftaler, der afviger fra de almindelige bestemmelser, idet der bl.a. gælder andre beløbsgrænser, og de nærmere om regler om forvaltning er tilpasset foranstaltningerne udadtil.

(41) Hvad angår tilskud bør de typer af foranstaltninger, hvor der kan afviges fra den forpligtelse til samfinansiering, der er omhandlet i finansforordningens artikel 109 opregnes. Det drejer sig først og fremmest om humanitær bistand og bistand i krisesituationer samt foranstaltninger til beskyttelse af befolkningers sundhed eller grundlæggende rettigheder.

(42) For at sikre en forsvarlig forvaltning af Fællesskabets bevillinger bør det endvidere præciseres, hvilke forhåndsbetingelser der skal være opfyldt, og hvilke aftalemæssige rammer der skal etableres i tilfælde af, at forvaltningen af bevillinger decentraliseres, eller at der anvendes forskudskonti.

(43) Finansforordningens bestemmelser om europæiske kontorer bør præciseres ved fastsættelse af særlige regler vedrørende Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer og bestemmelser, der giver Kommissionens regnskabsfører bemyndigelse til at uddelegere visse af sine opgaver til ansatte i disse kontorer. Desuden bør funktionsvilkårene for de bankkonti, som europæiske kontorer kan bemyndiges til at åbne i Kommissionens navn præciseres.

(44) Hvad angår administrationsbevillinger bør hver institution informere budgetmyndigheden om større igangværende transaktioner vedrørende fast ejendom, dvs. transaktioner, der indebærer en forøgelse af bestanden af fast ejendom.

(45) De organer, der kan modtage tilskud over budgettet, og for hvilke der skal fastsættes regler på de betingelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 185, bør identificeres.

(46) De forskellige beløbsgrænser og beløb, der er omhandlet i denne forordning, bør regelmæssigt ajourføres ved at indeksregulere dem efter den inflation, der er konstateret i Fællesskabet, undtagen for så vidt angår de beløbsgrænser, der gælder for offentlige aftaler -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

FØRSTE DEL

FÆLLES BESTEMMELSER

AFSNIT I

GENSTAND

Artikel 1

Genstand

(Finansforordningens artikel 1)

I denne forordning fastsættes gennemførelsesbestemmelserne til forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (i det følgende benævnt "finansforordningen").

De institutioner som er omfattet af nærværende forordning er de institutioner som er omhandlet i finansforordningen.

Artikel 2

Fortegnelse over retsforskrifter vedrørende gennemførelsen af budgettet

(Finansforordningens artikel 2)

Kommissionen fører en fortegnelse over de retsakter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 2. Den ajourfører fortegnelsen hvert år og underretter budgetmyndigheden herom.

AFSNIT II

BUDGETPRINCIPPER

KAPITEL 1

Principperne om budgettets enhed og korrekthed

Artikel 3

Anvendelsesområdet for forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom

(Finansforordningens artikel 5, stk. 4)

1. Forfinansieringer i henhold til artikel 105 forbliver Fællesskabernes ejendom, medmindre andet følger af basisretsakten som omhandlet i finansforordningens artikel 49, stk. 1. Forfinansieringer, der udbetales til gennemførelse af en indkøbsaftale som defineret i finansforordningens artikel 88, som udbetales til medlemsstaterne eller førtiltrædelsesstøtte, samt de forskud, der er omhandlet i artikel 265, er ikke omfattet af nærværende bestemmelse. Denne finder ikke anvendelse på fælles forvaltning i henhold til finansforordningens artikel 53.

2. Når der er tale om direkte central forvaltning i henhold til finansforordningens artikel 53, og der er flere partnere, finder reglen i stk. 1 i nærværende artikel kun anvendelse på hovedkontrahenten.

3. Når der er tale om decentral forvaltning eller indirekte central forvaltning i henhold til finansforordningens artikel 53, finder reglen i stk. 1 i nærværende artikel kun anvendelse på den enhed, der direkte modtager den af Kommissionen udbetalte forfinansiering.

4. Reglen i stk. 1 finder anvendelse på forfinansieringer, der er udbetalt i henhold til kontrakter eller aftaler indgået efter ikrafttrædelsen af denne forordning.

5. Bestemmelserne i stk. 1-4 berører ikke den bogføring af forfinansieringer som aktiv i årsregnskabet, som fastlægges ved de regnskabsregler, der er omhandlet i finansforordningens artikel 133.

De anvisningsberettigede giver regnskabsføreren de oplysninger, der er nødvendige for, at han kan identificere de forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom.

Artikel 4

Opførelse på budgettet af renter af fællesskabsmidler

(Finansforordningens artikel 5, stk. 4)

1. Hvis de forfinansieringer, der forbliver Fællesskabernes ejendom efter artikel 3, giver et renteafkast eller tilsvarende fordele, indbetales disse til De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (i det følgende benævnt "budgettet") som diverse indtægter.

2. De anvisningsberettigede sørger for, at de med modtagerne indgåede kontrakter eller aftaler indeholder bestemmelser om:

a) at disse forfinansieringer skal indbetales på konti, der muliggør identificering af de midler, der betales af Fællesskaberne, og

b) at modtagerne skal meddele den kompetente anvisningsberettigede størrelsen af de renter eller tilsvarende fordele, disse midler eventuelt har givet anledning til, mindst en gang om året, hvis renterne repræsenterer et betydeligt beløb, og under alle omstændigheder, når de anmoder om en mellemliggende betaling eller saldobetaling, hvori forfinansieringen modregnes.

3. I overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit IV, kapitel 5, udarbejder den anvisningsberettigede, allerede ved udbetalingen af forfinansieringen, et fordringsoverslag vedrørende de renter eller tilsvarende fordele, som forfinansieringen eventuelt har givet anledning til.

Den kompetente anvisningsberettigede fastlægger en rækkefølge for opkrævning af de rentebeløb, der omhandles i stk. 1, i overensstemmelse med de frister, der omhandles i stk. 2, litra b).

4. Er der tale om forfinansieringer, der udbetales til gennemførelse af samme budgetpost, i henhold til samme basisretsakt og til modtagere, der omfattes af samme tildelingsprocedure, kan den anvisningsberettigede opstille et fælles fordringsoverslag for flere debitorer.

KAPITEL 2

Princippet om etårighed

Artikel 5

Regnskabsårets bevillinger

(Finansforordningens artikel 8, stk. 3)

De forpligtelses- og betalingsbevillinger, der er opført på regnskabsårets budget, og som skal anvendes i løbet af regnskabsåret, består af de bevillinger, der er godkendt for regnskabsåret. For regnskabsåret godkendes:

a) de bevillinger, der er opført på budgettet, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget

b) fremførte bevillinger

c) genopførte bevillinger efter finansforordningens artikel 157 og artikel 181, stk. 5

d) bevillinger hidrørende fra tilbagebetalinger af forskud i overensstemmelse med artikel 228

e) bevillinger, der er opført som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter i løbet af regnskabsåret eller i tidligere regnskabsår, og som ikke er anvendt.

Artikel 6

Fremførte bevillinger

(Finansforordningens artikel 9, stk. 2)

1. De forpligtelsesbevillinger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 9, stk. 2, litra a), kan kun fremføres, hvis der ikke har kunnet indgås forpligtelser inden den 31. december i regnskabsåret af årsager, som ikke kan tilskrives den anvisningsberettigede, og hvis de forberedende etaper er så fremskredne, at det med rimelighed kan formodes, at forpligtelsen vil kunne indgås senest den 31. marts i det følgende år.

2. De forberedende etaper, der er omhandlet i finansforordningens artikel 9, stk. 2, litra a), og som bør være afsluttet pr. 31. december i regnskabsåret med henblik på en fremførsel til det følgende regnskabsår, omfatter bl.a.:

a) for så vidt angår samlede forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 76, vedtagelse af en finansieringsafgørelse eller afslutning inden denne dato af høringen af de berørte tjenester i hver institution med henblik på vedtagelse af afgørelsen

b) for så vidt angår enkeltforpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 76, at forberedelsen af kontrakter eller aftaler er på et fremskredent stadium. Ved et sådant fremskredent stadium af udarbejdelsen af kontrakter eller aftaler forstås, at udvælgelsen af potentielle kontrahenter eller modtagere er afsluttet.

3. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 9, stk. 2, litra a), og for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i det følgende regnskabsår, annulleres automatisk.

Kommissionen underretter inden den 15. april budgetmyndigheden om de således annullerede bevillinger.

4. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 9, stk. 2, litra b), kan udnyttes indtil den 31. december i det følgende regnskabsår.

5. Regnskabsføringen skal gøre det muligt at sondre mellem de således fremførte bevillinger.

6. Bevillingerne vedrørende de personaleudgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 9, stk. 6, anvendes til vederlag og godtgørelser til institutionernes medlemmer og personale.

KAPITEL 3

(Finansforordningens kapitel 4)

Princippet om én regningsenhed

Artikel 7

Vekselkursen mellem euroen og en anden valuta

(Finansforordningens artikel 16)

1. Omvekslinger mellem euroen og en anden valuta foretages efter den dagskurs på euro, som offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, serie C, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorbestemmelserne.

2. Hvis der ikke for den pågældende valutas vedkommende er offentliggjort en dagskurs for euro i De Europæiske Fællesskabers Tidende, anvender Kommissionen den regnskabskurs, der er omhandlet i stk. 3.

3. Med henblik på den regnskabsføring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 132-137, og med forbehold af bestemmelserne i artikel 213, foretages omregningen mellem euro og en anden valuta ved anvendelse af den månedlige regnskabskurs for euroen. Denne regnskabskurs fastsættes af Kommissionen under anvendelse af de informationskilder, den anser for troværdige, på grundlag af kursen den næstsidste hverdag i den måned, der går forud for den måned, for hvilken kursen fastsættes.

Artikel 8

Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer

(Finansforordningens artikel 16)

1. Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og en anden valuta, er den kurs, der er gældende den dag, hvor betalingsordren eller indtægtsordren udfærdiges af den anvisningsberettigede tjeneste, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorbestemmelserne.

2. I forbindelse med forskudskonti i euro, er datoen for bankens betaling afgørende for, hvilken kurs der skal anvendes.

3. I forbindelse med forskudskonti i nationale valutaer som omhandlet i finansforordningens artikel 16, anvendes kursen for den måned, hvor udgiften afholdes over forskudskontoen.

4. I forbindelse med udgifter finansieret af Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget, Garantisektionen (EUGFL), er den kurs, der skal anvendes for måned "n", som er den måned, for hvilken der er givet meddelelse om de pågældende udgifter i overensstemmelse med artikel 3 i Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96(11), kursen for den tiende dag i måned "n+1" eller kursen for den første forudgående dag, for hvilken man råder over en generel kursnotering.

Denne kurs anvendes ligeledes i forbindelse med de tilsvarende forskud, som omhandlet i artikel 4 og 5 i forordning (EF) nr. 296/96.

Artikel 9

Oplysninger om overførsler af likvide midler foretaget af Kommissionen mellem de forskellige valutaer

(Finansforordningens artikel 16)

Hvert kvartal sender Kommissionen medlemsstaterne en oversigt over de overførsler, der er foretaget mellem de forskellige valutaer.

KAPITEL 4

(Finansforordningens kapitel 5)

Princippet om bruttoopgørelse

Artikel 10

Opførelse på budgettet af formålsbestemte indtægter og af de tilsvarende bevillinger

(Finansforordningens artikel 18)

1. Uden at dette berører artikel 12 og 13, omfatter budgetstrukturen for de formålsbestemte indtægter følgende:

a) i oversigten over indtægter for hver sektion en budgetpost, hvor indtægtsbeløbet opføres.

b) i oversigten over indtægter anføres det i anmærkningerne, under hvilke poster bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter vil kunne opføres.

Hvis indtægtsbeløbet i det i første afsnit, litra a), omhandlede tilfælde kan forudses, opføres det under posten. Hvis det ikke kan forudses, anføres der et "p.m" under posten, og de anslåede indtægter anføres til orientering i anmærkningerne.

2. Bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter kan opføres, for både forpligtelsesbevillingers og betalingsbevillingers vedkommende, når indtægten er opkrævet af institutionen, undtagen i det tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 161, stk. 2. Bevillingerne opføres automatisk, undtagen når der er tale om tilbagebetaling af acontobeløb som omhandlet i finans-forordningens artikel 156 og om finansielle korrektioner på strukturfondsområdet.

Artikel 11

Medlemsstaternes bidrag til forskningsprogrammer

(Finansforordningens artikel 18, stk. 1, litra a))

1. Med hensyn til Medlemsstaternes bidrag til finansiering af visse supplerende forskningsprogrammer, som er omhandlet i artikel 5 i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, betales:

a) syv tolvtedele af det beløb, der er opført på budgettet, senest den 31. januar i det løbende regnskabsår

b) de resterende fem tolvtedele senest den 15. juli i det løbende regnskabsår.

2. Hvis budgettet ikke er endeligt vedtaget inden regnskabsårets begyndelse, betales de bidrag, der er omhandlet i stk. 1, på grundlag af det beløb, der er opført på budgettet for det foregående regnskabsår.

3. Ethvert bidrag eller enhver supplerende betaling fra medlemsstaterne til budgettet skal opføres på Kommissionens konto eller konti inden for tredive kalenderdage efter anmodningen om indbetaling.

4. De foretagne betalinger opføres på den konto, der er omhandlet i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, og er undergivet de betingelser, der er fastsat i den nævnte forordning.

Artikel 12

Formålsbestemte indtægter, der skyldes EFTA-landenes deltagelse i visse fællesskabsprogrammer

(Finansforordningens artikel 18, stk. 1, litra d))

1. EFTA-staternes bidrag til visse fællesskabsprogrammer opføres således på budgettet:

a) i oversigten over indtægter oprettes der en p.m. post, på hvilken EFTA-staternes samlede bidrag i det pågældende regnskabsår opføres. Det forudsete beløb angives i budgetanmærkningerne

b) i oversigten over udgifter:

i) angives i anmærkningen til den enkelte post for fællesskabsaktiviteter, som EFTA-staterne deltager i, det fastsatte bidrags størrelse "til orientering"

ii) indgår et bilag, der udgør en integrerende del af budgettet, med samtlige poster for de fællesskabsaktiviteter, som EFTA-staterne deltager i.

I det bilag der er angivet i første afsnit, litra b), nr. ii) opføres de bevillinger, der svarer til bidragene - som fastsat i stk. 2 - samt afholdelsen af udgifterne.

2. I henhold til artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde skal samtlige de beløb, der svarer til EFTA-staternes årlige bidrag - således som de er bekræftet over for Kommissionen af Det Blandede EØS-udvalg i henhold til artikel 1, stk. 5, i protokol 32, der er knyttet som bilag til ovennævnte aftale - fra regnskabsårets begyndelse opføres som henholdsvis bevillinger til forpligtelser og bevillinger til betalinger.

3. Hvis der i løbet af regnskabsåret sker en forøgelse af bevillingerne til budgetposter, som EFTA-staterne bidrager til, og EFTA-staterne ikke i løbet af regnskabsåret kan tilpasse deres bidrag tilsvarende for at respektere den "proportionalitetsfaktor", der er omhandlet i artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, kan Kommissionen af sine likvide midler midlertidigt og ekstraordinært finansiere EFTA-staternes andel. Når en sådan forøgelse har fundet sted, indkalder Kommissionen snarest de relevante beløb fra EFTA-staterne. Kommissionen underretter hvert år budgetmyndigheden om de således trufne afgørelser.

Forfinansieringen afregnes hurtigst muligt i forbindelse med opstillingen af budgettet for det følgende regnskabsår.

4. I henhold til artikel 18, stk. 1, litra d), i finansforordningen er EFTA-staternes finansielle bidrag formålsbestemte indtægter. Regnskabsføreren træffer passende foranstaltninger til at sikre, at anvendelsen af både indtægterne fra disse bidrag og de tilsvarende bevillinger kan følges separat.

I den i finansforordningens artikel 131, stk. 2, omhandlede beretning redegør Kommissionen særskilt for gennemførelsen af de bevillinger, der svarer til EFTA-landenes deltagelse, for såvel indtægters som udgifters vedkommende.

Artikel 13

Provenu af sanktioner over for medlemsstater, der har uforholdsmæssigt store underskud

(Finansforordningens artikel 18, stk. 1, litra b))

Provenuet af de sanktioner, der er omhandlet i afsnit 4 i Rådets forordning (EF) nr. 1467/97(12), opføres således på budgettet:

a) i oversigten over indtægter oprettes en p.m. post for opførelse af renter vedrørende disse beløb

b) opførelsen af disse beløb i oversigten over indtægter giver anledning til, at der samtidig, i oversigten over udgifter, opføres forpligtelses- og betalingsbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 74. Disse bevillinger gennemføres i overens-stemmelse med finansforordningens artikel 17.

Artikel 14

Anvisning af nettobeløb

(Finansforordningens artikel 20, stk. 1)

I henhold til finansforordningens artikel 20, stk. 1, kan der af betalingsanmodninger, fakturaer eller opgørelser, som i så fald anvises med nettobeløbet fratrækkes:

a) beløb, der pålægges kontrahenterne som sanktion

b) fejlagtigt udbetalte beløb ved modregning i forbindelse med fastsættelsen af en ny betaling af samme art til fordel for samme modtager, der vedrører samme kapitel, artikel og regnskabsår, hvorunder den fejlagtige udbetaling er konteret, idet en sådan betaling enten kan være en mellemliggende betaling eller en saldobetaling.

Prisnedslag, bonus og rabatter fratrukket fakturaer og betalingsanmodninger opføres ikke som Fællesskabets indtægter.

Artikel 15

Konti for "afgifter, der skal refunderes"

(Finansforordningens artikel 20, stk. 2)

Afgifter, som Fællesskaberne eventuelt har afholdt i henhold til finansforordningens artikel 20, stk. 2, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de berørte medlemsstater.

KAPITEL 5

(Finansforordningens kapitel 6)

Princippet om specificering

Artikel 16

Overførselsprocedurer

(Finansforordningens artikel 22, stk. 1)

1. Hver institution kan inden for sin budgetsektion foreslå budgetmyndigheden, at der foretages overførsler fra et afsnit til et andet ud over 10 % af regnskabsårets bevillinger under den post, hvorfra overførslen foretages. De øvrige institutioner underretter Kommissionen herom.

Disse overførsler foretages efter den procedure, der er omhandlet i finansforordningens artikel 24.

2. Hver institution kan inden for sin budgetsektion foretage overførsler inden for artiklerne.

Artikel 17

Regler for beregning af grænser for overførsler

(Finansforordningens artikel 23)

1. Beregningen af de procenter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 22, stk. 1, og artikel 23, stk. 1, første afsnit, litra b) og c), foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel.

2. For så vidt angår den grænse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 22, stk. 1, og artikel 23, stk. 1, første afsnit, litra b) og c), er det summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra overførslen sker, og korrigeret med de tidligere overførsler, der skal tages i betragtning.

Artikel 18

Administrationsudgifter

(Finansforordningens artikel 23)

De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 23, stk. 1, første afsnit, litra b), dækker for hvert politikområde de kategorier, der er omhandlet i artikel 27.

Artikel 19

Begrundelser for anmodninger om bevillingsoverførsler

(Finansforordningens artikel 22 og 23)

Overførselsforslag og alle oplysninger bestemt for budgetmyndigheden vedrørende overførsler, foretaget i overensstemmelse med finansforordningens artikel 22 og 23, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, der viser bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.

Artikel 20

Begrundelser for anmodninger om overførsler fra nødhjælpsreserven

(Finansforordningens artikel 26)

Forslag om overførsler, der skal gøre det muligt at anvende den i finansforordningens artikel 26, stk. 2, første afsnit, omhandlede reserve til nødhjælp, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, som viser:

a) for så vidt angår den post, hvortil overførslen skal foretages, de senest foreliggende oplysninger om bevillingsanvendelsen samt overslag over behovene indtil regnskabsårets udløb

b) for så vidt angår samtlige poster vedrørende foranstaltninger udadtil, bevillingsanvendelsen indtil udgangen af den måned, der går forud for anmodningen om overførsel, samt overslag over behovene indtil regnskabsårets udløb, ledsaget af en sammenligning med de oprindelige overslag

c) mulighederne for ændret anvendelse af bevillingerne.

KAPITEL 6

(Finansforordningens kapitel 7)

Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

Artikel 21

Evaluering

(Finansforordningens artikel 27)

1. Forud for fremsættelsen af forslag til programmer eller aktiviteter, som medfører udgifter eller nedsatte indtægter for budgettet, foretages der en forudgående evaluering. Denne skal omfatte:

a) de behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt

b) de mål, der skal nås

c) de forventede resultater og de indikatorer, der er nødvendige til vurdering heraf

d) fællesskabsinterventionens merværdi

e) de med forslagene forbundne risici, herunder risikoen for svig, og mulige alternative løsninger

f) erfaringer fra allerede gennemførte lignende foranstaltninger

g) omfanget af bevillinger, menneskelige ressourcer og øvrige administrative ressourcer, der skal tildeles under hensyn til princippet om omkostnings-effektivitet

h) det kontrolsystem, der skal oprettes.

2. Alle programmer eller aktiviteter gøres endvidere til genstand for en midtvejsevaluering og/eller efterfølgende evaluering af de anvendte menneskelige og finansielle ressourcer og af de opnåede resultater for at kontrollere, at disse er i overensstemmelse med de fastsatte målsætninger, efter følgende betingelser:

a) der foretages en periodisk evaluering af de resultater, der opnås under et flerårigt programs gennemførelse, efter en tidsplan, der gør det muligt at tage hensyn til konklusionerne af denne evaluering i forbindelse med enhver beslutning om videreførelse, ændring eller afbrydelse af det pågældende program

b) for så vidt angår aktiviteter, der finansieres på årsbasis, evalueres resultaterne mindst én gang hvert sjette år.

Den i første afsnit, litra b) nævnte forpligtelse gælder ikke for de enkelte projekter eller aktioner, der gennemføres som led i disse aktiviteter, og hvor forpligtelsen kan opfyldes gennem de afsluttende rapporter, som fremsendes af de organer, der har udført aktionen.

Artikel 22

Finansieringsoversigt

(Finansforordningens artikel 28)

1. Ethvert forslag til retsakt, der forelægges lovgiver, og som kan få budgetmæssige følger, herunder for antallet af stillinger, skal ledsages af en finansieringsoversigt.

Finansieringsoversigten indeholder finansielle og økonomiske oplysninger, således at lovgiver kan vurdere, om en handling fra Fællesskabets side er nødvendig. Finansieringsoversigten skal indeholde relevante oplysninger om den eventuelle sammenhæng og synergi med andre finansielle instrumenter.

Er der tale om flerårige aktioner, skal finansieringsoversigten indeholde den forventede tidsplan for de årlige bevillings- og personalebehov og en evaluering af deres finansielle følger på mellemlang sigt.

2. For at forebygge risikoen for svig og uregelmæssigheder, der vil kunne skade Fællesskabernes finansielle interesser, skal finansieringsoversigten indeholde oplysninger om eksisterende eller påtænkte forebyggelses- og beskyttelses-foranstaltninger.

KAPITEL 7

(Finansforordningens kapitel 8)

Princippet om klarhed og åbenhed

Artikel 23

Foreløbig offentliggørelse af budgetoversigten

(Finansforordningens artikel 29)

Snarest muligt og senest fire uger efter den endelige vedtagelse af budgettet offentliggøres på Kommissionens initiativ en oversigt over budgettallene på institutionernes hjemmeside på Internettet under afventning af den endelige offentliggørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

AFSNIT III

BUDGETTETS OPSTILLING OG STRUKTUR

KAPITEL 1

Budgettets opstilling

Artikel 24

Generel indledning til det foreløbige budgetforslag

(Finansforordningens artikel 33)

Kommissionen udarbejder en generel indledning til det foreløbige budgetforslag.

Hver af det foreløbige budgetforslags sektioner er forsynet med en indledning udarbejdet af den pågældende institution.

Den generelle indledning omfatter:

a) finansielle opstillinger for hele budgettet

b) for så vidt angår afsnittene under Kommissionens sektion:

i) en beskrivelse af de politikker, der ligger til grund for bevillingsansøgningerne, under hensyn til de principper og krav, der er nævnt i finansforordningens artikel 27 og artikel 33, stk. 2, litra d)

ii) en begrundelse for forskelle i bevillingerne fra det ene regnskabsår til det andet.

Artikel 25

Arbejdsdokumenter til støtte for det foreløbige budgetforslag

(Finansforordningens artikel 30 og 33)

Til støtte for det foreløbige budgetforslag fremlægges følgende arbejdsdokumenter:

a) for så vidt angår institutionernes personale:

i) en redegørelse for personalepolitikken vedrørende såvel fastansat som midlertidigt personale

ii) en fortegnelse for hver personalekategori over stillingerne på budgettet og det faktiske antal ansatte på datoen for forelæggelsen af det foreløbige budgetforslag med angivelse af deres fordeling på lønklasser og administrative enheder

iii) en begrundelse for eventuelle forskelle i antallet af ansatte

iv) en oversigt over personalets fordeling på politikområder

b) en detaljeret oversigt over lånoptagelses- og långivningspolitikken

c) for så vidt angår tilskud til de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 32, en oversigt over indtægter og udgifter ledsaget af en begrundelse, udarbejdet af de pågældende organer, og for så vidt angår Europaskolerne, en oversigt over indtægter og udgifter ledsaget af en begrundelse.

Artikel 26

Foreløbige forslag til ændringsbudgetter

(Finansforordningens artikel 37, stk. 1)

Foreløbige forslag til ændringsbudgetter ledsages af begrundelser og af de på opstillingstidspunktet foreliggende oplysninger om budgetgennemførelsen i det foregående og løbende regnskabsår.

KAPITEL 2

Budgettets struktur og udformning

Artikel 27

Administrationsbevillinger

(Finansforordningens artikel 41)

Når oversigten over udgifterne for en budgetsektion opstilles efter en kontoplan opdelt efter formål, opføres administrationsbevillingerne under separate poster, efter afsnit, på grundlag af følgende klassifikation:

a) udgifter vedrørende personale der er godkendt ved stillingsfortegnelsen: der anføres et bevillingsbeløb og et antal stillinger

b) udgifter vedrørende eksternt personale (herunder hjælpeansatte og midlertidigt ansatte) og andre administrationsudgifter (herunder repræsentations- og mødeudgifter)

c) udgifter vedrørende bygninger og hertil knyttede udgifter, herunder rengøring og vedligeholdelse, lejeudgifter, telekommunikation, vand, gas og elektricitet

d) støtteudgifter.

Kommissionens administrationsudgifter, hvis art er fælles for alle afsnit, opføres ligeledes i en separat oversigt, klassificeret efter art.

Artikel 28

Faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår

(Finansforordningens artikel 46, stk. 1, nr. 1), litra e))

Ved opstillingen af budgettet fastsættes de faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår på følgende måde:

a) med hensyn til forpligtelser: forpligtelser bogført i løbet af regnskabsåret på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 5

b) med hensyn til betalinger: betalinger foretaget i løbet af regnskabsåret - dvs. betalinger, hvor der er sendt betalingsinstruks til banken - på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i samme artikel.

Artikel 29

Budgetanmærkninger

(Finansforordningens artikel 46, stk. 1, nr. 1), litra g))

Budgetanmærkningerne skal navnlig omfatte:

a) henvisninger til basisretsakten, når en sådan foreligger

b) de nødvendige forklaringer vedrørende bevillingernes art og formål.

Artikel 30

Stillingsfortegnelse

(Finansforordningens artikel 46, stk. 1, nr. 3, litra a))

Personalet ved Forsyningsagenturet opføres separat i Kommissionens stillingsfortegnelse.

AFSNIT IV

GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET

KAPITEL 1

Almindelige bestemmelser

Artikel 31

Basisretsakters former

(Finansforordningens artikel 49, stk. 1))

1. På fællesskabsområdet kan en basisretsakt have form af en forordning, et direktiv, en beslutning efter betydningen i EF-traktatens artikel 249 eller en afgørelse.

2. Inden for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik kan en basisretsakt have en af de former, der er omhandlet i artikel 13, stk. 2, artikel 14 og artikel 23, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union.

3. Inden for det politimæssige og retlige samarbejde på det strafferetlige område kan en basisretsakt have en af de former, der er omhandlet i artikel 34, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union.

Artikel 32

Maksimumbeløb til pilotprojekter og forberedende foranstaltninger

(Finansforordningens artikel 49, stk. 2, litra a) og b)

1. De samlede bevillinger til de pilotprojekter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 49, stk. 2, litra a), kan ikke overstige 32 mio. EUR pr. regnskabsår.

2. De samlede bevillinger til de nye forberedende foranstaltninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 49, stk. 2, litra b), kan ikke overstige 30 mio. EUR pr. regnskabsår, og de samlede bevillinger, som der faktisk er indgået forpligtelser for til forberedende foranstaltninger, kan ikke overstige 75 mio. EUR.

Artikel 33

Kommissionens særlige beføjelser i henhold til traktaterne

(Finansforordningens artikel 49, stk. 2, litra c))

1. Følgende artikler i EF-traktaten tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:

a) artikel 138 (den sociale dialog)

b) artikel 140 (undersøgelser, udtalelser, samråd på det sociale område)

c) artikel 143 og 145 (særberetninger på det sociale område)

d) artikel 152, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for sundhedsbeskyttelse)

e) artikel 155, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen for så vidt angår transeuropæiske net)

f) artikel 157, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen på industriområdet)

g) artikel 159, stk. 2 (rapport om fremskridtene i forbindelse med virkeliggørelsen af den økonomiske og sociale samhørighed)

h) artikel 165, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for forskning og teknologisk udvikling)

i) artikel 173 (rapport om forskning og teknologisk udvikling)

j) artikel 180, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen af politikkerne vedrørende udviklingssamarbejde).

2. Følgende artikler i Euratom-traktaten tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:

a) artikel 70 (finansiel medvirken, inden for rammerne af budgettet, i prospekteringsvirksomhed på medlemsstaternes områder)

b) artikel 77 ff. (sikkerhedskontrol).

3. I forbindelse med opstillingen af det foreløbige budgetforslag vil de i stk. 1 og 2 angivne lister eventuelt kunne suppleres med angivelse af de pågældende artikler og beløb.

Artikel 34

Interessekonflikt

(Finansforordningens artikel 52, stk. 2)

1. Handlinger, der kan medføre interessekonflikter i den betydning, hvori udtrykket anvendes i finansforordningens artikel 52, kan blandt andet bestå i:

a) at tildele sig selv eller andre uberettigede direkte eller indirekte fordele

b) at nægte at indrømme en modtager de rettigheder eller fordele, den pågældende har krav på

c) at udføre handlinger, der er uberettigede eller udtryk for misbrug, eller at undlade at udføre nødvendige handlinger.

2. Den i finansforordningens artikel 52, stk. 1, omhandlede kompetente myndighed er den pågældende ansattes nærmeste foresatte. Han bekræfter skriftligt, om der foreligger interessekonflikt eller ej. I bekræftende fald træffer han selv enhver relevant afgørelse.

KAPITEL 2

Gennemførelsesmåder

Afdeling 1

GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 35

Kommissionens forudgående kontrol

(Finansforordningens artikel 53 og 56)

1. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved delt, decentral eller indirekte central forvaltning, undersøger den forud ved dokumentkontrol og kontrol på stedet, om der i forvaltningsenhederne, i overensstemmelse med reglerne for forsvarlig økonomisk forvaltning, og ved decentral forvaltning afhængigt af decentraliseringsgraden, findes relevante og velfungerende:

a) gennemførelsesprocedurer

b) kontrolsystemer

c) bogføringssystemer

d) procedurer for indgåelse af aftaler og for ydelse af tilskud

2. Kommissionen foretager de nødvendige nye undersøgelser ved enhver væsentlig ændring af procedurer eller systemer for at sikre sig, at de i stk. 1 omhandlede betingelser fortsat er opfyldt.

3. De i stk. 1 omhandlede enheder forsyner, inden for en bestemt frist, Kommissionen med alle oplysninger, denne måtte anmode om og underretter den omgående om enhver ændring af deres procedurer og systemer. Kommissionen fastslår disse forpligtelser i henholdsvis uddelegeringsinstrumenterne eller de aftaler, der er indgået med de pågældende enheder.

4. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved fælles forvaltning, finder de kontrolaftaler, der er indgået med de internationale organisationer, anvendelse.

Afdeling 2

SÆRLIGE BESTEMMELSER

Artikel 36

Direkte central forvaltning

(Finansforordningens artikel 53)

Når Kommissionen gennemfører budgettet centralt direkte i sine tjenestegrene, udføres gennemførelsesopgaverne af de finansielle aktører som er omhandlet i finansforordningens artikel 58-68 og på de i nærværende forordning fastsatte betingelser.

Artikel 37

Uddelegering til gennemførelsesorganer

(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra a), og artikel 55, stk. 2)

1. Beslutningerne om uddelegering til gennemførelsesorganer bemyndiger disse til i deres egenskab af anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation at gennemføre bevillinger vedrørende det fællesskabsprogram, hvis forvaltning de er blevet pålagt.

2. De beføjelser, der uddelegeres til gennemførelsesorganet, udøves af organets direktør efter finansforordningens artikel 55, stk. 2.

3. Dokumentet vedrørende Kommissionens uddelegering af beføjelser omfatter de samme bestemmelser som dem, der er indeholdt i artikel 41, stk. 2. Direktøren accepterer, ved en formel skriftlig godkendelse, dokumentet på vegne af det pågældende gennemførelsesorgan.

Artikel 38

Forudsætninger og betingelser for uddelegering til nationale offentligretlige organer eller privatretlige enheder, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver

(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))

1. Kommissionen kan kun uddelegere offentligretlige opgaver til nationale, offentligretlige organer eller til privatretlige enheder med en offentligretlig opgave, hvis de er undergivet lovgivningen i medlemsstaterne, i staterne i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS) eller i lande, der har ansøgt om tiltrædelse af Den Europæiske Union, medmindre andet følger af basisretsakten.

2. Kommissionen sikrer sig, at de i stk. 1 omhandlede organer eller enheder kan stille den nødvendige finansielle sikkerhed, fortrinsvis i form af en offentlig garanti, bl.a. med henblik på fuldstændig inddrivelse af beløb, som Kommissionen har krav på.

3. Når Kommissionen ønsker at overdrage offentligretlige opgaver, bl.a. opgaver i forbindelse med budgetgennemførelse, til et organ som omhandlet i finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c), undersøger den, om dette vil være i overensstemmelse om princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Hvis undersøgelsen viser, at uddelegering vil være mest i overensstemmelse med behovet for forsvarlig økonomisk forvaltning, indhenter den, inden den foretager uddelegeringen, udtalelse fra det kompetente udvalg, der er omhandlet i basisretsakten, idet dette også kan udtale sig om de udvælgelseskriterier, der forudses anvendt.

Artikel 39

Udpegelse af nationale, offentligretlige organer eller privatretlige enheder, der har fået overdraget en offentlig tjenesteydelsesopgave

(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))

1. De nationale, offentligretlige organer eller privatretlige enheder, der overdrages en offentlig tjenesteydelsesopgave, henhører under lovgivningen i den medlemsstat eller det land, i hvilket de er oprettet.

2. Valget af organer eller enheder skal ske på en objektiv og gennemsigtig måde på grundlag af en costbenefitanalyse og opfylde de gennemførelseskrav, Kommissionen har fastsat. Valget må ikke føre til forskelsbehandling mellem de berørte medlemsstater eller lande.

3. Hvis der er tale om netværksforvaltning, der indebærer, at den pågældende medlemsstat eller det pågældende land udpeger mindst ét organ eller én enhed, skal medlemsstaten eller landet foretage udpegelsen efter bestemmelserne i basisretsakterne.

I de øvrige tilfælde udpeger Kommissionen disse organer eller enheder i forståelse med de berørte medlemsstater eller lande og efter bestemmelserne i basisretsakterne.

Artikel 40

Overholdelse af reglerne for indgåelse af offentlige aftaler

(Finansforordningens artikel 57)

Når Kommissionen overdrager opgaver til privatretlige organer efter finansforordningens artikel 57, stk. 2, indgår den en aftale i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningens første del, afsnit V.

Artikel 41

Regler for gennemførelsen ved indirekte central forvaltning

(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra b) og c))

1. Når Kommissionen overdrager gennemførelsesopgaver til agenturer, organer eller enheder efter bestemmelserne i finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra b) og c), indgår den en aftale med disse.

2. Den i stk. 1 omhandlede aftale omfatter bl.a. følgende bestemmelser:

a) fastsættelse af de tildelte opgaver

b) de nærmere betingelser for opgavernes gennemførelse, inklusive de relevante bestemmelser med henblik på definition af ansvar og fastlæggelse af kontrolordninger

c) reglerne for, hvorledes der over for Kommissionen gøres rede for denne gennemførelse

d) betingelserne for gennemførelsens ophør

e) de nærmere bestemmelser for Kommissionens kontrol

f) betingelserne for anvendelse af separate bankkonti, modtageren af renteafkastet og anvendelsen heraf

g) bestemmelser, der sikrer fællesskabshandlingens synlighed, bl.a. i forhold til organets andre aktiviteter

h) en forpligtelse til at afholde sig fra enhver handling, der kan medføre en interessekonflikt som omhandlet i finansforordningens artikel 52, stk. 2.

3. De agenturer, organer eller enheder, der er omhandlet i stk. 1, har ikke status som anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation.

Artikel 42

Procedurer for regnskabsafslutning ved delt eller decentral forvaltning

(Finansforordningens artikel 53, stk. 5)

1. Den i finansforordningens artikel 53, stk. 5, omhandlede procedure for regnskabsafslutning har til formål at sikre, at udgifter, der er afholdt af medlemsstaterne som led i delt forvaltning, eller af tredjelande som led i decentral forvaltning, og som forventes afholdt over budgettet, er afholdt korrekt og i overensstemmelse med gældende fællesskabsbestemmelser.

2. Uden at dette berører de særlige bestemmelser i de sektorbestemte forordninger, omfatter proceduren for regnskabsafslutning:

a) en erklæring fra medlemsstaternes eller tredjelandenes side om de afholdte udgifter i form af regnskaber bekræftet af en tjeneste eller et organ, der har den nødvendige tekniske kompetence, og som er uden tilknytning til de organer, der har afholdt udgifterne

b) Kommissionens kontrol af regnskaberne og af de underliggende transaktioner ved dokumentkontrol og eventuelt kontrol på stedet, uden begrænsninger eller restriktioner, herunder kontrol hos modtagerne

c) Kommissionens fastlæggelse, inden for rammerne af kontradiktoriske procedurer og med underretning af medlemsstaterne eller tredjelandene, af det udgiftsbeløb, der godkendes til at kunne afholdes over budgettet

d) beregning af den finansielle korrektion, der skyldes forskellen mellem de angivne udgifter og de udgifter, der godkendes til at kunne afholdes over budgettet

e) opkrævning eller tilbagebetaling af den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de godkendte udgifter og de beløb, der allerede er udbetalt til medlemsstaterne eller tredjelandene; opkrævningen sker ved modregning på de betingelser, der er omhandlet i artikel 83.

3. I forbindelse med den decentrale forvaltning anvendes den procedure for regnskabsafslutning, der er omhandlet i stk. 1 og 2, i overensstemmelse med den aftalte decentraliseringsgrad.

Artikel 43

Fælles forvaltning

(Finansforordningens artikel 53 og 165)

1. Bevillinger, der gennemføres ved fælles forvaltning med internationale organisationer som omhandlet i finansforordningens artikel 53 og 165, finansierer foranstaltninger, hvor der kræves en sammenlægning af ressourcerne fra flere donorer, idet det ikke vil være praktisk muligt eller hensigtsmæssigt at angive fordelingen af den enkelte donors bidrag på de forskellige udgiftstyper.

Kommissionen sikrer sig, at der findes relevante kontrol- og revisionsmekanismer for foranstaltningen som helhed.

2. Det drejer sig i stk. 1 om følgende internationale organisationer:

a) internationale offentligretlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og særagenturer, som disse har oprettet

b) Den Internationale Røde Kors Komité (ICRC)

c) Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber.

KAPITEL 3

Finansielle aktører

Afdeling 1

DE FINANSIELLE AKTØRERS RETTIGHEDER OG PLIGTER

Artikel 44

De finansielle aktørers rettigheder og pligter

(Finansforordningens artikel 58)

Hver institution stiller til rådighed for hver finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for udførelsen af hans opgave, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og pligter.

Afdeling 2

DEN ANVISNINGSBERETTIGEDE

Artikel 45

Bistand til de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede

(Finansforordningens artikel 59)

1. Den kompetente anvisningsberettigede kan bistås af tjenestemænd eller øvrige ansatte (i det følgende benævnt "ansatte"), der under hans ansvar pålægges at gennemføre visse transaktioner, som er nødvendige for budgettets gennemførelse og for udarbejdelsen af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger. For at forebygge enhver interessekonflikt er de ansatte, der bistår de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, undergivet de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 52.

2. Hver institution underretter budgetmyndigheden, når en tjenestemand i lønklasse A1 tiltræder en funktion som anvisningsberettiget bemyndiget ved delegation, når han skifter funktion, og når han fratræder.

Artikel 46

Interne regler vedrørende uddelegering

(Finansforordningens artikel 59)

I overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen og i denne forordning fastsætter hver institution i sine interne regler, hvilke foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne den finder nødvendige med henblik på en korrekt gennemførelse af den pågældende institutions sektion i budgettet.

Artikel 47

Adskillelse af indledning og kontrol af en transaktion

(Finansforordningens artikel 60, stk. 4)

1. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 45 omhandlede ansatte, og som går forud for de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.

2. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås den samlede forudgående kontrol, som foretages af den kompetente anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.

3. Hver transaktion er genstand for mindst én forudgående kontrol. Formålet med denne kontrol er bl.a. at fastslå:

a) at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante ordninger, men også i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af traktater og forordninger, og - i givet fald - i overensstemmelse med kontraktmæssige bestemmelser

b) at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er omhandlet i finansforordningens afsnit II, kapitel 7, er overholdt.

4. Den efterfølgende kontrol på grundlag af dokumenter og om nødvendigt på stedet har til formål at sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og at bl.a. de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt. Denne kontrol kan fortages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.

5. De tjenestemænd og øvrige ansatte, der er ansvarlige for den i stk. 2 og 4 omhandlede kontrol, er forskellige fra dem, der udfører de i stk. 1 omhandlede iværksættelsesopgaver og er ikke sidstnævntes underordnede.

Artikel 48

Procedurer for forvaltning og intern kontrol

(Finansforordningens artikel 60, stk. 4)

De interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer tager sigte på:

a) gennemførelse af målsætningerne for institutionens politikker, programmer og foranstaltninger i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

b) overholdelse af de fællesskabsretlige regler og af de minimumskontrolstandarder, som institutionen har fastsat

c) beskyttelse af institutionens aktiver og data

d) forebyggelse og afsløring af uregelmæssigheder, fejl og svig

e) identificering og forebyggelse af risici i forbindelse med forvaltningen

f) fremlæggelse af troværdige finansielle og administrative oplysninger

g) opbevaring af bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og bilag vedrørende transaktioner til gennemførelse af budgettet

h) opbevaring af dokumenter vedrørende de krævede forhåndsgarantier til fordel for institutionen og udarbejdelse af en tidsplan, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.

Artikel 49

De anvisningsberettigedes opbevaring af bilag

(Finansforordningens artikel 60, stk. 4)

Forvaltningssystemerne og -procedurerne for opbevaring af originale bilag omfatter:

a) nummerering af bilagene

b) datering af bilagene

c) føring af registre, eventuelt ved hjælp af edb, der muliggør præcis lokalisering af bilagene

d) opbevaring af disse bilag i en periode af mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det regnskabsår, som bilagene vedrører.

Bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, opbevares ud over den periode, der er nævnt i stk. 1, litra d), og indtil udgangen af året efter, at de er afsluttet.

Artikel 50

Kodeks af faglige standarder

(Finansforordningens artikel 60, stk. 5)

1. De ansatte, der af den kompetente anvisningsberettigede udpeges til at kontrollere de finansielle transaktioner, udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kompetence, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller en passende faglig erfaring, eller efter et relevant uddannelsesprogram.

2. Hver institution vedtager en kodeks af faglige standarder, som hvad angår intern kontrol fastslår:

a) hvilket niveau af teknisk og finansiel kompetence der kræves af de i stk. 1 omhandlede ansatte

b) disse ansattes forpligtelse til videreuddannelse

c) hvilke funktioner og opgaver disse ansatte skal udføre

d) hvilke adfærdsregler, særlig med hensyn til faglig etik og integritet, de ansatte skal overholde, og hvilke rettigheder de har.

3. Hver institution etablerer de strukturer, der er nødvendige med henblik på formidling til de anvisningsberettigede tjenestegrene og regelmæssig ajourføring af relevante oplysninger vedrørende de kontrolnormer og de metoder og teknikker, der findes på området.

Artikel 51

Manglende handling fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede

(Finansforordningens artikel 60, stk. 6)

Ved manglende handling fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, som omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 6, forstås, at der inden for en efter omstændighederne rimelig frist, som ikke må overstige en måned, ikke er afgivet noget svar.

Artikel 52

Efterfølgende kontrol og årsberetning

(Finansforordningens artikel 60, stk. 7)

I den årsberetning, som den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede forelægger sin institution, redegøres der bl.a. for resultatet af den efterfølgende kontrol.

Artikel 53

Overdragelse til regnskabsføreren af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger

(Finansforordningens artikel 60)

Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede overdrager til regnskabsføreren, under overholdelse af de regler, som regnskabsføreren har vedtaget, regnskabsføreren de finansielle og administrative oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af dennes funktioner.

Artikel 54

Rapport om procedurer med forhandling

(Finansforordningens artikel 60)

De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede opregner for hvert regnskabsår de aftaler, der har været genstand for procedurer med forhandling som omhandlet i artikel 126, 127, 242, 244, 246 og 247. Hvis andelen af procedurer med forhandling set i forhold til antallet af kontrakter indgået af samme ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er steget væsentligt i forhold til tidligere regnskabsår, eller hvis denne andel er betydelig større end det gennemsnit, der er registreret i institutionen, aflægger den kompetente anvisningsberettigede rapport til den pågældende institution og redegør for, hvilke foranstaltninger der i givet fald er truffet for at ændre på denne tendens. Hver institution fremsender en rapport vedrørende proceduren med forhandling til budgetmyndigheden. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 7.

Afdeling 3

REGNSKABSFØREREN

Artikel 55

Udnævnelse af regnskabsføreren

(Finansforordningens artikel 61)

Regnskabsføreren udnævnes af hver institution blandt tjenestemænd omfattet af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber.

Regnskabsføreren udvælges af institutionen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.

Artikel 56

Regnskabsførerens fratræden

(Finansforordningens artikel 61)

1. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der snarest muligt et midlertidigt regnskab.

Dette midlertidige regnskab består af de regnskaber, der omhandles i finansforordningens første del, afsnit VII, fastlagt pr. sidste dag i den måned, hvor regnskabsføreren er fratrådt.

2. Der skal ikke opstilles noget midlertidigt regnskab, hvis regnskabsførerens fratræden falder sammen med regnskabsårets udgang.

3. Det midlertidige regnskab eller, i det i stk. 3 omhandlede tilfælde, det foreløbige årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningen artikel 128, sendes af den fratrædende regnskabsfører eller, hvis dette ikke er muligt, af en tjenestemand i hans tjenestegrene, til den nye regnskabsfører, der inden for en frist af højst en måned regnet fra fremsendelsen, med sin underskrift skal godkende det og kan fremsætte eventuelle forbehold.

4. Hver institution underretter budgetmyndigheden, når dens regnskabsfører udnævnes eller fratræder.

Artikel 57

Udtalelse om regnskabssystemer og fortegnelsessystemer

(Finansforordningens artikel 61)

Når finansielle forvaltningssystemer, som er udformet af den anvisningsberettigede, overfører data til institutionens regnskaber eller når de anvendes til at begrunde data i disse regnskaber, skal regnskabsføreren godkende installationen eller ændringen af sådanne systemer.

Regnskabsføreren skal ligeledes høres om de kompetente anvisningsberettigedes installation og ændring af fortegnelsessystemer og systemer vedrørende værdiansættelse af aktiver og passiver.

Artikel 58

Likviditetsstyring

(Finansforordningens artikel 61)

1. Regnskabsføreren skal sikre, at hans institution råder over tilstrækkelige midler til at dække de likviditetsbehov, der følger af gennemførelsen af budgettet.

2. Med henblik på at opfylde formålet i stk. 1 etablerer regnskabsføreren systemer til likviditetsstyring, som gør det muligt for denne at udarbejde overslag over likviditetsbehovet.

3. Kommissionens regnskabsfører fordeler de disponible midler i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000.

Artikel 59

Forvaltning af bankkonti

(Finansforordningens artikel 61)

1. Regnskabsføreren kan, til brug for likviditetsstyringen, i institutionens navn åbne konti eller lade konti åbne i nationale pengeinstitutter eller centralbanker. Han kan i behørigt begrundede tilfælde åbne konti i andre valutaer end euro.

2. Regnskabsføreren forhandler om funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutter, i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, effektivitet og indkaldelse af bud.

3. Mindst hvert femte år iværksætter regnskabsføreren en ny indkaldelse af bud blandt de pengeinstitutter, hvor der føres konti.

4. Regnskabsføreren sikrer, at funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutterne, nøje overholdes.

5. Kommissionens regnskabsfører harmoniserer funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet af de forskellige institutioner, efter høring af de øvrige institutioners regnskabsførere.

Artikel 60

Underskrifter i forbindelse med konti

(Finansforordningens artikel 61)

I vilkårene for åbning, funktion og anvendelse af konti fastsættes det, af hensyn til behovene i forbindelse med den interne kontrol, at checks, bankoverførsler og alle andre banktransaktioner skal underskrives af én eller flere behørigt bemyndigede ansatte.

Til dette formål fremsender hver institution til alle de pengeinstitutter, hvori den har åbnet konti, navnene på og underskriftsprøver for de bemyndigede.

Artikel 61

Kontoforvaltning

(Finansforordningens artikel 61)

1. Regnskabsføreren skal sikre, at saldoen på de bankkonti, der er omhandlet i artikel 59, ikke afviger væsentligt fra de likviditetsoverslag, der er omhandlet i artikel 58, stk. 2, og under alle omstændigheder:

a) at der ikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti

b) at saldoen for konti, der føres i udenlandsk valuta, regelmæssigt konverteres til euro.

2. Regnskabsføreren må ikke opretholde saldi på konti i udenlandsk valuta, som kan påføre institutionen uforholdsmæssigt store tab, der skyldes udsving i omvekslingskursen.

Artikel 62

Overførsler og omvekslinger

(Finansforordningens artikel 61)

Regnskabsføreren foretager overførsler mellem konti, der er oprettet i institutionens navn i pengeinstitutter, og foretager valutaomvekslinger, jf. dog artikel 69.

Artikel 63

Betalingsregler

(Finansforordningens artikel 61)

Betalinger foretages ved overførsel eller pr. check.

Artikel 64

Databaser vedrørende tredjemand

(Finansforordningens artikel 61)

1. Betalinger ved bankoverførsel kan kun foretages af regnskabsføreren, hvis bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren forud er registreret i en database, der er fælles for den enkelte institution.

Registrering i denne database af bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren eller ændring af disse oplysninger sker på grundlag af et papirbaseret eller elektronisk dokument, som bekræftes af betalingsmodtagerens bank.

2. I forbindelse med en betaling ved bankoverførsel kan de anvisningsberettigede kun forpligte deres institution over for tredjemand, hvis denne har overdraget dem den dokumentation, der er nødvendig for, at han kan registreres i databasen.

De anvisningsberettigede kontrollerer, ved udfærdigelsen af hver betalingsordre, at de bankoplysninger, betalingsmodtageren har meddelt dem, fortsat er gældende på udfærdigelsestidspunktet.

Enkeltforpligtelser vedrørende førtiltrædelsesstøtte kan indgås med de offentlige myndigheder i de lande, der ansøger om optagelse i Den Europæiske Union, uden forudgående registrering i databaser vedrørende tredjemand. I dette tilfælde sørger den anvisningsberettigede for, at registreringen sker hurtigst muligt. Ifølge kontrakten er meddelelsen af bankoplysninger vedrørende betalingsmodtageren til Kommissionen en forudsætning for første udbetaling.

Artikel 65

Regnskabsførerens opbevaring af bilag

(Finansforordningens artikel 61)

Bilag vedrørende bogføringen og vedrørende opstillingen af det årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningens artikel 121, opbevares i fem år fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det regnskabsår, som bilagene vedrører.

Dog opbevares bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, yderligere indtil udgangen af året efter, at de er afsluttet.

Hver institution fastsætter, i hvilken tjeneste bilagene skal opbevares.

Afdeling 4

FORSKUDSBESTYREREN

Artikel 66

Betingelser for anvendelse af forskudskonti

(Finansforordningens artikel 63)

1. Hvis det er fysisk umuligt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, eller hvis dette ikke er rationelt, bl.a. fordi der er tale om mindre beløb, kan der oprettes forskudskonti til betaling af sådanne udgifter.

2. Forskudsbestyreren er efter instruktion fra den kompetente anvisningsberettigede bemyndiget til foreløbigt at fastsætte og betale udgifterne.

3. Oprettelsen af en forskudskonto og udpegelsen af en forskudsbestyrer sker ved afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra en kompetent anvisningsberettiget. I afgørelsen gentages forskudsbestyrerens og den anvisningsberettigedes ansvar og forpligtelser.

Ændringer i anvendelsesvilkårene for en forskudskonto sker ligeledes ved afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den kompetente anvisningsberettigede.

Artikel 67

Betingelser for oprettelse og for betaling

(Finansforordningens artikel 63)

1. Afgørelsen om oprettelse af en forskudskonto og om udpegelse af en forskudsbestyrer samt afgørelsen om ændring af anvendelsesvilkårene for en forskudskonto fastslår bl.a.:

a) det oprindeligt tildelte forskuds maksimale størrelse

b) om der eventuelt skal åbnes en bankkonto eller en postgirokonto i institutionens navn

c) arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, der af forskudsbestyreren kan udbetales til eller opkræves fra tredjemand

d) hyppigheden af og reglerne for udfærdigelse af bilag samt fremsendelsen af disse bilag til den anvisningsberettigede med henblik på regulering

e) proceduren for en eventuel genoprettelse af forskuddet

f) af transaktionerne over forskudskontoen reguleres af den anvisningsberettigede senest ved udgangen af den følgende måned for at sikre afstemningen mellem den regnskabsmæssige saldo og banksaldoen

g) gyldighedsperioden for den bemyndigelse, som regnskabsføreren giver forskudsbestyreren

h) den udpegede forskudsbestyrers identitet.

2. I forslag til beslutninger om oprettelse af forskudskonti skal den anvisningsberettigede drage omsorg for:

a) i første række at anvende budgettet, hvis der er adgang til det centrale edb- regnskabssystem

b) kun at anvende forskudskonti i tilfælde, hvor det er berettiget.

Med undtagelse af de specifikke forskudskonti, der oprettes vedrørende humanitær bistand og kriseforvaltning som omhandlet i artikel 168, stk. 2, kan det maksimumsbeløb, der er omhandlet i første afsnit, litra c), ikke overstige 30000 EUR for hver udgift.

3. Betalinger til tredjemand foretages af forskudsbestyreren på grundlag af og inden for rammerne af:

a) forudgående budgetmæssige og retlige forpligtelser, der er underskrevet af den kompetente anvisningsberettigede

b) den positive restsaldo på forskudskontoen, som kontantbeløb eller som bankindestående.

4. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler.

5. Efter betalingerne følger formelle afgørelser om endelig afslutning og/eller betalingsordrer, underskrevet af den kompetente anvisningsberettigede.

Artikel 68

Valg af forskudsbestyrere

(Finansforordningens artikel 63)

Forskudsbestyrerne udpeges blandt tjenestemænd i kategori A, B eller C. Om nødvendigt kan forskudsbestyrerne udpeges blandt ansatte, der er omfattet af vilkårene for de øvrige ansatte, og som er på et niveau svarende til de nævnte kategorier. Forskudsbestyrerne udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller relevant faglig erfaring, eller efter et passende uddannelsesprogram.

Artikel 69

Tilførsel af midler til forskudskonti

(Finansforordningens artikel 63)

1. Regnskabsføreren foretager indbetalinger på forskudskontiene og sikrer det finansielle tilsyn hermed, hvad angår såvel åbning af bankkonti og uddelegering af underskriftbeføjelser som kontrol på stedet og i det centrale regnskab. Regnskabsføreren overfører midler til forskudskontiene. Forskuddene indbetales på den bankkonto, der er åbnet i forskudskontoens navn.

Forskudskontiene kan direkte tilføres midler i form af forskellige lokale indtægter hidrørende fra bl.a.:

a) salg af materiel

b) publikationer

c) diverse tilbagebetalinger

d) renteafkast.

Reguleringen af beløbene, både udgifter og indtægter (diverse eller formålsbestemte), sker i henhold til den afgørelse om oprettelse af forskudskonti, der er omhandlet i artikel 67, og i henhold til finansforordningens bestemmelser. Den anvisningsberettigede fratrækker de pågældende beløb ved senere tilførsel af midler til de samme forskudskonti.

2. For at undgå kurstab kan forskudsbestyreren foretage overførsler mellem de forskellige bankkonti, der henhører under samme forskudskonto.

Artikel 70

Den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens kontrol

(Finansforordningens artikel 63)

1. Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed som kontantbeholdning eller som bankindestående, og over de betalte udgifter og inkasserede indtægter, i overensstemmelse med regnskabsførerens instrukser. Den kompetente anvisningsberettigede kan når som helst få adgang til opgørelserne i dette regnskab, og en månedlig oversigt over de gennemførte transaktioner med tilhørende bilag skal i den følgende måned af forskudsbestyreren sendes til den anvisningsberettigede med henblik på regulering af de transaktioner, der er foretaget over forskudskontoen.

2. Regnskabsføreren kontrollerer selv eller lader en tjenestemand eller anden ansat fra hans egne tjenestegrene eller fra de anvisningsberettigede tjenestegrene, der er specielt befuldmægtiget hertil, kontrollere - som regel på stedet og uanmeldt - at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, at regnskabet er ført korrekt, og at reguleringen af transaktionerne over forskudskontoen er sket inden for de fastsatte frister. Regnskabsføreren meddeler den kompetente anvisningsberettigede resultaterne af denne kontrol.

Artikel 71

Procedure for indgåelse af aftaler

(Finansforordningens artikel 63)

Betalinger over forskudskonti kan, inden for de grænser, der er fastsat i artikel 129, stk. 4, bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående godtagelse af tilbud.

KAPITEL 4

De finansielle aktørers ansvar

Afdeling 1

ALMINDELIGE BESTEMMELSER

Artikel 72

Kompetente instanser i forbindelse med svig

(Finansforordningens artikel 60, stk. 6 og artikel 65, stk. 2)

Ved de myndigheder og instanser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 6, og artikel 65, stk. 2, forstås de instanser, der er udpeget i vedtægten for tjenestemænd og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne (i det følgende benævnt "vedtægten"), og i fællesskabsinstitutionernes afgørelser om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med bekæmpelse af svig, bestikkelse og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Fællesskabernes interesser.

Afdeling 2

BESTEMMELSER FOR DE VED DELEGATION ELLER SUBDELEGATION BEMYNDIGEDE ANVISNINGSBERETTIGEDE

Artikel 73

Bekræftelse af instrukser

(Finansforordningens artikel 66, stk. 2)

1. Hvis en anvisningsberettiget finder, at en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, er forbundet med uregelmæssigheder eller er i strid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, fordi gennemførelsen af den er uforenelig med de tildelte ressourcer, skal han give den myndighed, af hvilken han er bemyndiget ved delegation eller subdelegation, skriftlig meddelelse herom. Hvis instruksen bekræftes skriftligt, og hvis bekræftelsen sker rettidigt og er tilstrækkelig præcis, således at den udtrykkelig henviser til de punkter, som den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede har anfægtet, er denne fritaget for ansvar; den anvisningsberettigede skal følge instruksen, medmindre den strider mod de strafferetlige regler eller sikkerhedsforskrifter, der finder anvendelse.

2. Bestemmelserne i stk. 1 finder ligeledes anvendelse, når en anvisningsberettiget under gennemførelsen af en instruks, som han er pålagt, konstaterer, at omstændigheder ved sagen kan forårsage en uregelmæssig situation.

3. Enhver instruks, der bekræftes under de omstændigheder, der er beskrevet i finansforordningens artikel 66, stk. 2, skal registreres af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anføres i hans årsberetning.

Artikel 74

Økonomiske uregelmæssigheder

(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, og artikel 66, stk. 4)

Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder er kompetent vedrørende enhver overtrædelse af en bestemmelse i finansforordningen eller af enhver anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller kontrollen hermed, der skyldes en tjenestemands eller øvrig ansats handling eller undladelse, uden at dette dog berører de beføjelser, der tilkommer Kontoret for Bekæmpelse af Svig (OLAF).

Artikel 75

Særlig instans for økonomiske uregelmæssigheder

(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, og artikel 66, stk. 4)

1. Ansættelsesmyndigheden eller efter omstændighederne den myndighed, der er bemyndiget til at indgå ansættelseskontrakter, kan i tilfælde af økonomiske uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 74, forelægge sagen for den i finansforordningens artikel 66, stk. 4, omhandlede instans med henblik på udtalelse.

Når denne instans forelægges en sag af ansættelsesmyndigheden eller efter omstændighederne af den myndighed, der er bemyndiget til at indgå ansættelseskontrakter, afgiver den en udtalelse, hvori den vurderer, om der er tale om uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 74, hvor grove uregelmæssighederne er, og hvilke konsekvenser de eventuelt bør få. Hvis instansen på grundlag af sin analyse finder, at den forelagte sag henhører under OLAF's kompetence, tilbagesender den straks sagen til ansættelsesmyndigheden eller den myndighed, der er bemyndiget til at indgå ansættelseskontrakter og underretter øjeblikkelig OLAF herom.

Når den i første afsnit omhandlede instans underrettes direkte af en ansat i overensstemmelse med finansforordningens artikel 60, stk. 6, videresender den sagen til ansættelsesmyndigheden eller efter omstændighederne til den myndighed, der er bemyndiget til at indgå ansættelseskontrakter, og underretter den pågældende ansatte herom.

2. Hver institution fastsætter, under hensyn til dens interne organisation, reglerne for arbejdet i den særlige instans, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 4, og dens sammensætning, som omfatter en ekstern person, der har de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige ekspertise.

KAPITEL 5

Forvaltning af indtægter

Afdeling 1

EGNE INDTÆGTER

Artikel 76

Ordning for egne indtægter

(Finansforordningens artikel 69)

Den anvisningsberettigede opstiller en tidsplan for, hvornår de egne indtægter, der er omhandlet i afgørelsen om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter, forventes overdraget til Kommissionen.

Fastlæggelsen og opkrævningen af egne indtægter sker i henhold til de ordninger, der er fastlagt i henhold til den i stk. 1 omhandlede afgørelse.

Afdeling 2

OVERSLAG OVER FORDRINGER

Artikel 77

Overslag over fordringer

(Finansforordningens artikel 70)

1. Overslaget over fordringen angiver indtægtens art og kontering samt, så vidt muligt, debitor og det anslåede beløbet.

Ved udarbejdelsen af overslaget over fordringen kontrollerer den kompetente anvisningsberettigede især:

a) at konteringen er korrekt

b) overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser og med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

2. Overslaget over fordringen bevirker ikke, at der opstår forpligtelsesbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 161, stk. 2. I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 18, kan bevillingerne først opstå, efter at Fællesskaberne rent faktisk har inkasseret de skyldige beløb.

Afdeling 3

FASTLÆGGELSE AF FORDRINGER

Artikel 78

Procedure

(Finansforordningens artikel 71)

1. Fastlæggelsen af en fordring udgør den anvisningsberettigedes anerkendelse af Fællesskabernes rettigheder over for en debitor samt af grundlaget for at kræve, at den pågældende debitor betaler sin gæld.

2. Indtægtsordren er den transaktion, hvorved den kompetente anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks om at inddrive den fastlagte fordring.

3. Debetnotaen er en underretning af debitor om, at:

a) Fællesskaberne har fastlagt den pågældende fordring

b) hans gæld til Fællesskaberne forfalder til betaling på en bestemt dato (i det følgende benævnt "forfaldsdato")

c) hvis betaling ikke har fundet sted senest på forfaldsdatoen, er gælden rentebærende med den rentesats, der er omhandlet i artikel 86, jf. dog de gældende særbestemmelser

d) i alle tilfælde, hvor det er muligt, foretager institutionen inddrivelsen ved modregning efter at have underrettet debitor herom

e) hvis betaling ikke har fundet sted senest på forfaldsdatoen, foretager institutionen inddrivelsen ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet

f) hvis det, efter ovenstående etaper, ikke har været muligt at inddrive det fulde beløb, foretager institutionen inddrivelsen ved tvangsfuldbyrdelse af den afgørelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 72, stk. 2, eller gennem domstolene.

Debetnotaen sendes af den anvisningsberettigede til debitor med kopi til regnskabsføreren.

Artikel 79

Fastlæggelse af fordringer

(Finansforordningens artikel 71)

Ved fastlæggelsen af en fordring sikrer den anvisningsberettigede sig:

a) at fordringen er sikker og ikke undergivet nogen betingelse

b) at fordringen er opgjort og beløbet nøjagtigt fastsat

c) at fordringen er forfalden og ikke undergivet nogen frist

d) at debitor er korrekt udpeget

e) at konteringen af de beløb, der skal inddrives, er korrekt

f) at bilagene er korrekte, og

g) at der er overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig på grundlag af kriterierne i artikel 87, stk. 1, litra a).

Artikel 80

Bilag til støtte for fastlæggelsen af fordringer

(Finansforordningens artikel 71)

1. Enhver fastlæggelse af en fordring er baseret på bilag, der bekræfter Fællesskabernes rettigheder.

2. Inden fastlæggelsen af en fordring kontrollerer den kompetente anvisnings-berettigede selv disse bilag eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.

3. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48 og 49.

Afdeling 4

ANVISNING AF INDTÆGTER

Artikel 81

Udstedelse af indtægtsordren

(Finansforordningens artikel 72)

1. I indtægtsorden anføres:

a) det regnskabsår, under hvilket betalingen konteres

b) henvisninger til den retsakt eller den retlige forpligtelse, som har udløst fordringen og danner grundlag for opkrævningen

c) den pågældende artikel i budgettet og eventuelt enhver anden nødvendig underinddeling, herunder i givet fald henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse

d) det beløb, der skal betales, udtrykt i euro

e) debitors navn og adresse

f) forfaldsdatoen

g) mulighederne for inddrivelse, herunder specielt inddrivelse ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet.

2. Indtægtsordren dateres og underskrives af den kompetente anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.

Afdeling 5

INDDRIVELSE

Artikel 82

Formaliteter ved inddrivelse

(Finansforordningens artikel 73)

1. Inddrivelse af fordringer bogføres af regnskabsføreren i regnskaberne, og den kompetente anvisningsberettigede underrettes herom.

2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens eller forskudsbestyrerens kasse skal der udstedes en kvittering.

Artikel 83

Inddrivelse ved modregning

(Finansforordningens artikel 73)

På et hvilket som helst tidspunkt under proceduren foretager regnskabsføreren - efter at have underrettet den kompetente anvisningsberettigede og debitoren herom - inddrivelsen ved modregning af den fastlagte fordring i tilfælde af, at debitor samtidig har en fordring på Fællesskaberne, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling og som genstand har et beløb, der er fastlagt ved en betalingsordre.

Artikel 84

Inddrivelsesprocedure ved manglende frivillig indbetaling

(Finansforordningens artikel 72 og 73)

1. Hvis det fulde beløb ikke har kunnet inddrives ved udløbet af den frist, der er anført i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af alle til rådighed stående retsmidler, herunder ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet, jf. dog artikel 83.

2. Hvis der ikke er mulighed for at foretage inddrivelsen på den måde, der er omhandlet i stk. 1, og hvis debitor ikke har foretaget indbetalingen ved udløbet af den frist, der er nævnt i det af regnskabsføreren fremsendte påkrav om betaling, iværksætter denne tvangsfuldbyrdelse af kravet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 72, stk. 2, eller på grundlag af et fuldbyrdelsesdokument opnået gennem domstolene, jf. dog artikel 83.

Artikel 85

Indrømmelse af betalingshenstand

(Finansforordningens artikel 73)

Regnskabsføreren kan sammen med den kompetente anvisningsberettigede kun give henstand med betalingen efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:

a) debitor forpligter sig til at betale rente efter den i artikel 86 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra den oprindelige forfaldsdato

b) debitor stiller, for at beskytte Fællesskabernes rettigheder, en finansiel garanti, som godtages af institutionens regnskabsfører, for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld.

Den i stk. 1, litra b), omhandlede garanti kan erstattes af en personlig selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af institutionens regnskabsfører.

Artikel 86

Morarenter

(Finansforordningens artikel 71, stk. 4)

1. Enhver fordring, der ikke er betalt på forfaldsdagen, er rentebærende efter stk. 2 og 3, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af de sektorspecifikke regler.

2. Rentesatsen for fordringer, der ikke er betalt på forfaldsdagen, er den sats, som Den Europæiske Centralbank pr. den første kalenderdag i forfaldsmåneden anvender på sine væsentligste refinansieringstransaktioner, og som offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, Serie C, forhøjet med:

a) syv procentpoint, når baggrunden for fordringen er en offentlig indkøbs- og tjenesteydelsesaftale, som omhandlet i afsnit V

b) tre og et halvt procentpoints i alle andre tilfælde.

3. Rentebeløbet beregnes fra den kalenderdag, der følger efter forfaldsdagen for fordringen som anført i debetnotaen, til den kalenderdag, hvor hele gælden er tilbagebetalt.

4. Enhver delvis betaling fratrækkes først morarenterne som beregnet efter stk. 2 og 3.

5. I tilfælde af bøder, og hvor debitor i stedet for at foretage en midlertidig betaling stiller en finansiel garanti, der er godtaget af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra forfaldsdatoen, den i stk. 2 omhandlede sats forhøjet med halvandet procentpoint.

Artikel 87

Afståelse fra at inddrive en fastlagt fordring

(Finansforordningens artikel 73)

1. Den kompetente anvisningsberettigede kan kun helt eller delvis afstå fra at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:

a) den forventede omkostning ved inddrivelsen ville overstige den pågældende fordring, og afståelsen fra at inddrive fordringen vil ikke skade Fællesskabernes image

b) det er umuligt at inddrive fordringen, fordi den er forældet, eller fordi debitor er insolvent

c) når inddrivelsen er i strid med proportionalitetsprincippet.

2. I det i stk. 1, litra c), omhandlede tilfælde overholder den kompetente anvisningsberettigede de procedurer, der forud er fastsat af hver institution, og i overensstemmelse med følgende kriterier, som er obligatoriske og som finder anvendelse under alle omstændigheder:

a) de faktiske omstændigheder henset til grovheden af den uregelmæssighed, der har givet anledning til fastlæggelsen af fordringen (svig, gentagelse, fortsæt, omhu, god tro, åbenbar fejl)

b) den indvirkning, som afståelsen fra inddrivelsen vil få på Fællesskabernes funktion og på deres finansielle interesser (beløbets størrelse, risiko for at skabe præcedens, omgåelse af regler)

Den anvisningsberettigede kan efter omstændighederne også tage hensyn til følgende kriterier:

a) en eventuel konkurrenceforvridning, som afståelsen fra inddrivelse måtte medføre

b) det økonomiske og sociale tab, som en fuldstændig inddrivelse af fordringen måtte medføre.

3. Afståelsen fra at inddrive en fordring, som omhandlet i finansforordningens artikel 73, stk. 2, skal være begrundet og indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på. Afståelsen foretages af den kompetente anvisningsberettigede i overens-stemmelse med den procedure, der er angivet i artikel 81.

4. Institutionen kan ikke uddelegere afståelsen fra at foretage inddrivelse af en fastlagt fordring, når afståelsen vedrører:

a) et beløb på 1 mio. EUR eller derover

b) et beløb på 100000 EUR eller derover for så vidt som det udgør eller overstiger 25 % af den fastlagte fordring.

Institutionen fastsætter i sine interne regler betingelserne og vilkårene for uddelegering af beføjelsen til at afstå fra at foretage inddrivelse af en fastlagt fordring, hvis størrelse er under de tærskler, der omhandles i første afsnit.

5. Hver institution tilsender hvert år budgetmyndigheden en beretning om de i stk. 1-4 omhandlede afståelser fra inddrivelse, som vedrører 100 00 EUR og derover. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne beretning den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 7.

Artikel 88

Annullering af en fastlagt fordring

(Finansforordningens artikel 73)

1. I tilfælde af en retlig fejl annullerer den kompetente anvisningsberettigede den fastlagte fordring i overensstemmelse med artikel 80 og 81; annulleringen skal begrundes på behørig måde.

2. Hver institution fastsætter i sine interne regler betingelserne og vilkårene for uddelegering af beføjelsen til at annullere en fastlagt fordring.

Artikel 89

Teknisk og regnskabsmæssig tilpasning af størrelsen af den fastlagte fordring

(Finansforordningens artikel 73)

1. Den kompetente anvisningsberettigede tilpasser størrelsen af en fastlagt fordring i opadgående eller nedadgående retning, hvis fordringen på grund af en fejl vedrørende faktiske omstændigheder skal ændres, for så vidt som denne korrektion ikke medfører, at den fastlagte fordring til fordel for Fællesskaberne bortfalder. Tilpasningen sker i overensstemmelse med artikel 80 og 81 og skal være behørigt begrundet.

2. Hver institution fastsætter i sine interne regler betingelserne og vilkårene for uddelegering af beføjelsen til at foretage en teknisk eller regnskabsmæssig tilpasning af en fastlagt fordring.

KAPITEL 6

Forvaltning af udgifter

Artikel 90

Finansieringsafgørelse

(Finansforordningens artikel 75)

Finansieringsafgørelsen fastslår de vigtigste elementer i en foranstaltning, der medfører en udgift, der afholdes over budgettet.

Afdeling 1

INDGÅELSE AF UDGIFTSFORPLIGTELSER

Artikel 91

Samlede og foreløbige forpligtelser

(Finansforordningens artikel 76, stk. 2)

1. Den samlede budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af en finansieringsaftale - hvori det fastslås, at der senere skal indgås flere retlige forpligtelser - eller gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser.

Finansieringsaftaler vedrørende finansiel bistand og budgetbistand, som er retlige forpligtelser, kan give anledning til betalinger uden indgåelse af andre retlige forpligtelser.

2. Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser, der giver ret til senere udbetalinger, eller, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller kommunikationsudgifter vedrørende institutionernes dækning af aktuelle fællesskabsemner, gennem direkte betaling.

Artikel 92

Vedtagelse af en samlet forpligtelse

(Finansforordningens artikel 76)

1. Den samlede forpligtelse gennemføres på grundlag af en finansieringsafgørelse.

Den indgås senest inden afgørelsen om udvælgelse af modtagerne og, når anvendelsen af de pågældende bevillinger omfatter vedtagelse af et arbejdsprogram som omhandlet i artikel 166, tidligst efter vedtagelsen af dette.

2. I tilfælde af, at den samlede forpligtelse gennemføres ved indgåelsen af en finansieringsaftale, finder stk. 1, andet afsnit, ikke anvendelse.

Artikel 93

Frigørelse ved manglende betaling i en treårig periode

(Finansforordningens artikel 77)

En budgetmæssig forpligtelse frigøres i et omfang svarende til størrelsen af en retlig forpligtelse, for hvilken der ikke er foretaget betaling efter finansforordningens artikel 81 i en treårsperiode regnet fra undertegnelsen af den pågældende retlige forpligtelse.

Artikel 94

Reglen om én enkelt underskriver

(Finansforordningens artikel 76)

1. Reglen om én enkelt underskriver af den budgetmæssige forpligtelse og den tilsvarende retlige forpligtelse kan kun fraviges i følgende tilfælde:

a) når der er tale om foreløbige forpligtelser

b) når samlede forpligtelser vedrører finansieringsaftaler med tredjelande

c) når institutionens afgørelse udgør den retlige forpligtelse

d) når den samlede forpligtelse iværksættes gennem flere retlige forpligtelser, for hvilke ansvaret overdrages til forskellige kompetente anvisningsberettigede

e) når retlige forpligtelser, som led i forskudskonti, der åbnes i forbindelse med foranstaltninger udadtil, underskrives af ansatte henhørende under de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 254.

2. I tilfælde af, at den kompetente anvisningsberettigede, der har underskrevet den budgetmæssige forpligtelse, er forhindret i en periode, hvis varighed er uforenelig med de frister, der gælder for indgåelse af den retlige forpligtelse, indgås den retlige forpligtelse af den ansatte, der er udpeget som stedfortræder efter de herfor gældende regler vedtaget af den enkelte institution, forudsat at den pågældende ansatte er anvisningsberettiget i henhold til finansforordningens artikel 59, stk. 2.

Artikel 95

Bogføring af retlige enkeltforpligtelser

(Finansforordningens artikel 77)

Når der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse efterfulgt af flere retlige enkeltforpligtelser, bogfører den kompetente anvisningsberettigede beløbene for disse på hinanden følgende retlige enkeltforpligtelser i det centrale regnskab. Den kompetente anvisningsberettigede kontrollerer, at det samlede beløb ikke overstiger beløbet for den samlede forpligtelse, der dækker dem.

Bogføringerne omfatter referencer vedrørende den samlede forpligtelse, som beløbene afskrives på.

Den kompetente anvisningsberettigede foretager først bogføringen og underskriver dernæst den tilsvarende retlige enkeltforpligtelse.

Artikel 96

Administrationsudgifter omfattet af foreløbige forpligtelser

(Finansforordningens artikel 76)

Som løbende administrative driftsudgifter, der kan omfattes af foreløbige forpligtelser, betragtes bl.a. følgende:

a) udgifter til personale omfattet af vedtægten samt personale, som ikke er -omfattet af vedtægten, og udgifter til andre menneskelige ressourcer og pensioner samt aflønning af eksperter

b) udgifter vedrørende medlemmer af institutionen

c) uddannelsesudgifter

d) udgifter til udvælgelsesprøver, udvælgelse og ansættelse

e) udgifter til tjenesterejser

f) repræsentationsudgifter

g) mødeudgifter

h) free lance-tolke og/eller -oversættere

i) udveksling af tjenestemænd

j) repetitive lejemål vedrørende løsøre og fast ejendom

k) diverse forsikringer

l) rengøring og vedligeholdelse

m) udgifter på det sociale område

n) brug af telekommunikationstjenester

o) finansieringsudgifter

p) udgifter i forbindelse med retstvister

q) erstatninger

r) arbejdsudstyr

s) vand, gas og elektricitet

t) regelmæssige udgivelser på papir eller elektronisk.

Afdeling 2

FASTSÆTTELSE AF UDGIFTER

Artikel 97

Fastsættelse af udgifter og betalingsgodkendelse

(Finansforordningens artikel 79)

1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag som omhandlet i artikel 104, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af konstaterede faktiske ydelser, faktisk foretagne leverancer eller faktisk udført arbejde eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger betalingen.

2. Den kompetente anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer beslutning om fastsættelse af udgiften.

3. Beslutningen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den kompetente anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er bemyndiget ved en formel beslutning truffet af den kompetente anvisningsberettigede, underskriver med påtegningen "kan betales". Sådanne beslutninger om bemyndigelse opbevares som dokumentation.

Artikel 98

Betalingsgodkendelse ved offentlige indkøb

(Finansforordningens artikel 79)

For så vidt angår betalinger vedrørende offentlige aftaler, attesterer underskriften af påtegningen "kan betales":

a) at en faktura udstedt af kontrahenten er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret

b) at påtegningen "i overensstemmelse med de faktiske forhold" retmæssigt er anført på selve fakturaen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne faktura, og som er underskrevet af en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er behørigt bemyndiget af den kompetente anvisningsberettigede

c) at alle aspekter af fakturaen er kontrolleret af den anvisningsberettigede eller under hans ansvar med henblik på at fastslå bl.a. det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.

Med påtegningen "i overensstemmelse med de faktiske forhold", der er omhandlet i stk. 1, litra b), attesteres det, at de tjenesteydelser, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de varer, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at det arbejde, der er omhandlet i kontrakten, er udført. For varer og arbejde udsteder den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte først en attest vedrørende foreløbig godkendelse og senere, efter udløbet af den garantiperiode, der er fastsat i kontrakten, en attest vedrørende endelig godkendelse. Disse to attester svarer tilsammen til påtegningen "i overensstemmelse med de faktiske forhold".

Artikel 99

Betalingsgodkendelse i forbindelse med tilskud

(Finansforordningens artikel 79)

For så vidt angår betalinger vedrørende tilskud attesterer påtegningen "kan betales":

a) at en betalingsanmodning udstedt af tilskudsmodtageren er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret

b) at påtegningen "i overensstemmelse med de faktiske forhold" retmæssigt er anført på selve betalingsanmodningen eller på et internt dokument, der ledsager den modtagne betalingsanmodning, og som er underskrevet af en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er bemyndiget af den kompetente anvisningsberettigede. Med denne påtegning attesterer han, at den foranstaltning eller det arbejdsprogram, støttemodtageren har gennemført, på alle punkter er i overensstemmelse med tilskudsaftalen

c) at alle aspekter af betalingsanmodningen er kontrolleret af den anvisningsberettigede eller under hans ansvar med henblik på at fastslå bl.a. det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.

Artikel 100

Betalingspåtegnelse i forbindelse med personaleudgifter

(Finansforordningens artikel 79)

For så vidt angår betalinger vedrørende personaleudgifter attesterer underskriften af påtegningen "kan betales", at følgende bilag eksisterer:

a) for det månedlige vederlag:

i) den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle dele af vederlaget

ii) en formular (skema over personlige oplysninger), opstillet på grundlag af de afgørelser, der er truffet i hvert enkelt tilfælde; heraf fremgår i givet fald enhver ændring af en del af vederlaget

iii) hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, en bekræftet kopi af beslutningen om ansættelse eller udnævnelse, som ledsager fastsættelsen af det første vederlag

b) for øvrige vederlag (time- eller daglønnet personale): en af den dertil beføjede tjenestemand eller anden ansat underskrevet opgørelse, som angiver det antal dage og timer, der er udført arbejde

c) for overarbejde: en af den dertil beføjede tjenestemand eller anden ansat underskrevet opgørelse, som attesterer det udførte overarbejde

d) for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:

i) tjenesterejseordren behørigt underskrevet af den kompetente myndighed

ii) afregningen for udgifter til tjenesterejser, underskrevet af den, der har foretaget tjenesterejsen, og af den myndighed, der har fået uddelegeret beføjelse hertil; heri angives bl.a. tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang og ankomst til målet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrige behørigt godkendte udgifter i henhold til dokumentation

e) for andre personaleudgifter: bilag, som refererer til den afgørelse, der danner grundlag for udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.

Artikel 101

Betalingspåtegnelsens form

(Finansforordningens artikel 79)

I et system, hvor der ikke anvendes edb, udføres betalingspåtegnelsen ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den kompetente anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er bemyndiget af den kompetente anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 97. I et system, hvor der anvendes edb, udføres betalingspåtegnelsen ved anvendelse af et personligt password tilhørende den kompetente anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er bemyndiget af den kompetente anvisningsberettigede.

Afdeling 3

ANVISNING AF UDGIFTER

Artikel 102

Den anvisningsberettigedes kontrol af betalinger

(Finansforordningens artikel 80)

Ved udstedelsen af betalingsordren sikrer den kompetente anvisningsberettigede sig:

a) at betalingsordren er behørigt udstedt, hvilket forudsætter, at der foreligger en tilsvarende afgørelse om fastsættelse, som er kommet til udtryk gennem en betalingspåtegnelse, at betalingsmodtageren er korrekt udpeget, og at fordringen er forfalden til betaling

b) at der er overensstemmelse mellem betalingsordren og den tilsvarende budgetforpligtelse

c) at den budgetmæssige kontering er korrekt

d) at bevillingerne er tilstede.

Artikel 103

Obligatoriske angivelser og fremsendelse af betalingsordrer til regnskabsførere

(Finansforordningens artikel 80)

1. Betalingsordren omfatter:

a) angivelse af det regnskabsår, under hvilket betalingen opføres

b) angivelse af den pågældende artikel i budgettet og eventuelt enhver anden fornøden underopdeling

c) henvisning til den retlige forpligtelse, som danner grundlag for betalingen

d) henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse

e) det beløb, der skal betales, udtrykt i euro

f) modtagerens navn, adresse og bankoplysninger

g) formålet med udgiften

h) betalingsmåden

i) opførelse af aktiverne i de relevante fortegnelser i overensstemmelse med artikel 222.

2. Betalingsordren dateres og underskrives af den kompetente anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.

Afdeling 4

BETALING AF UDGIFTER

Artikel 104

Bilag

(Finansforordningens artikel 81)

1. Forfinansieringer, eventuelt opdelt i flere betalinger, udbetales enten på grundlag af kontrakten, aftalen eller basisretsakten eller på grundlag af bilag, hvorved det kan kontrolleres, at de finansierede foranstaltninger er i overensstemmelse med betingelserne i den pågældende kontrakt eller aftale. Mellemliggende betalinger og saldobetaling støttes af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at de finansierede foranstaltninger er gennemført i overensstemmelse med betingelserne i den kontrakt eller aftale, der er indgået med modtageren, eller i basisretsakten.

2. Den kompetente anvisningsberettigede definerer, under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, arten af de i stk. 1 omhandlede bilag, i overensstemmelse med basisretsakten og de kontrakter og aftaler, der er indgået med modtageren. Foreløbige og endelige tekniske og finansielle rapporter om gennemførelsen udgør bilag som omhandlet i stk. 1.

3. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48 og 49 i denne forordning.

Artikel 105

Regulering af forfinansieringer og mellemliggende betalinger

(Finansforordningens artikel 81)

1. Forfinansieringen har til formål at give betalingsmodtageren en vis kassebeholdning. Den kan opdeles i flere betalinger.

2. Den eller de mellemliggende betalinger har til formål at godtgøre modtagerens udgifter på grundlag af en opgørelse, når en vis del af den finansierede foranstaltning er gennemført. Den mellemliggende betaling regulerer helt eller delvis forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.

3. Afslutningen af udgiften tager form enten af én enkelt saldobetaling, der regulerer de tidligere betalinger, eller af en indtægtsordre.

Afdeling 5

TIDSFRISTER I FORBINDELSE MED FORVALTNING AF UDGIFTER

Artikel 106

Betalingsfrister og morarenter

(Finansforordningens artikel 83)

1. Skyldige beløb betales inden for en frist af højst 45 kalenderdage at regne fra den dato, hvor den kompetente anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste registrerer en gyldig betalingsanmodning; som betalingsdato betragtes den dato, hvor institutionens konto debiteres.

En betalingsanmodning er ikke gyldig, hvis ét eller flere væsentlige elementer mangler.

2. Den i stk. 1 omhandlede frist fastsættes til 30 kalenderdage for betalinger vedrørende levering af tjenesteydelser eller varer, medmindre andet er fastsat i kontrakten.

3. For så vidt angår kontrakter og aftaler, hvor betalingen er afhængig af godkendelsen af en rapport, begynder de i stk. 1 og 2 fastsatte frister først at løbe fra det tidspunkt, hvor den pågældende rapport er godkendt, enten eksplicit, ved at modtageren er blevet underrettet herom, eller implicit, ved at den i kontrakten fastsatte frist for godkendelse er udløbet uden at være blevet suspenderet ved et formelt dokument fremsendt til modtageren.

Fristen for godkendelse kan ikke overstige:

a) 20 kalenderdage ved ukomplicerede kontrakter vedrørende levering af varer og tjenesteydelser

b) 45 kalenderdage ved andre kontrakter og aftaler om tilskud

c) 60 kalenderdage ved kontrakter, hvor det er særlig vanskeligt at vurdere de tekniske ydelser.

4. Den nævnte betalingsfrist kan, på ethvert tidspunkt i løbet af den i stk. 1 anførte periode, suspenderes af den kompetente anvisningsberettigede, hvis denne underretter kreditorerne om, at betalingsanmodningen ikke kan imødekommes, enten fordi der ikke er tale om noget skyldigt beløb, eller fordi de relevante bilag ikke er forelagt. Hvis den anvisningsberettigede får en viden, der bringer ham i tvivl om lovligheden af de udgifter, der er anført på en betalingsanmodning, kan han suspendere betalingsfristen, indtil han har foretaget yderligere kontrol, herunder kontrol på stedet, med henblik på inden betalingen at sikre sig udgifternes lovlighed. Den anvisningsberettigede underretter snarest muligt betalingsmodtageren.

Den resterende betalingsfrist begynder igen at løbe fra den dato, hvor den korrekt udfærdigede betalingsanmodning er registreret for første gang.

5. Ved udløbet af de i stk. 1 og 2 omhandlede betalingsfrister kan kreditor inden for en frist af to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling anmode om renter efter følgende bestemmelser:

a) rentesatserne er de satser, der er omhandlet i artikel 86, stk. 2, første afsnit.

b) renterne skal betales for den periode, der går fra kalenderdagen efter udløbet af betalingsfristen og indtil betalingsdatoen.

Bestemmelsen i første afsnit gælder ikke for medlemsstaterne.

KAPITEL 7

Edb-systemer

Artikel 107

Beskrivelse af edb-systemer

(Finansforordningens artikel 84)

Hvis der anvendes edb-systemer og -undersystemer til behandling af transaktioner som led i budgetgennemførelsen, kræves en fuldstændig og ajourført beskrivelse af hvert enkelt system og undersystem.

Enhver beskrivelse skal definere indholdet af dataområder og præcisere den måde, hvorpå systemet behandler den enkelte individuelle transaktion. Det beskrives, hvorledes systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver transaktion.

Artikel 108

Regelmæssige sikkerhedskopier

(Finansforordningens artikel 84)

Der tages regelmæssigt sikkerhedskopier af oplysningerne i edb-systemer og -undersystemer, og oplysningerne opbevares på et sikkert sted.

KAPITEL 8

Den interne revisor

Artikel 109

Udnævnelse af den interne revisor

(Finansforordningens artikel 85)

1. Hver institution udnævner sin interne revisor efter nærmere regler, der er tilpasset dens særlige omstændigheder og behov. Institutionen underretter budget-myndigheden om udnævnelsen af den interne revisor.

2. Hver institution definerer på grundlag af sine særlige omstændigheder og behov omfanget af den interne revisors opgaver og fastlægger detaljeret målsætningerne og procedurerne for den interne revision under overholdelse af de gældende internationale normer vedrørende intern revision.

3. Som intern revisor kan den enkelte institution, på grundlag af vedkommendes særlige kompetence, udnævne en tjenestemand eller anden ansat, der er omfattet af vedtægten og statsborger i en af medlemsstaterne.

4. Når flere institutioner udnævner samme person til intern revisor, træffer institutionerne de forholdsregler, der er nødvendige for, at han kan drages til ansvar på de betingelser, der er omhandlet i artikel 114.

5. Når den interne revisor ophører med sine funktioner, underretter institutionen budgetmyndigheden herom.

Artikel 110

Driftsmidler

(Finansforordningens artikel 86)

Hver institution stiller de ressourcer, der er nødvendige for, at den interne revisor kan udføre sine revisionsopgaver korrekt, til dennes rådighed samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.

Artikel 111

Arbejdsprogram

(Finansforordningens artikel 86)

1. Den interne revisor vedtager sit arbejdsprogram og forelægger det for institutionen.

2. Institutionen kan anmode den interne revisor om at foretage revisioner, der ikke figurerer i det i stk. 1 omhandlede arbejdsprogram.

Artikel 112

Beretninger fra den interne revisor

(Finansforordningens artikel 86)

1. Den interne revisor forelægger institutionen den i finansforordningens artikel 86, stk. 3 omhandlede interne revisionsberetning, der angiver antallet og arten af de udførte interne revisioner, de vigtigste henstillinger, der er fremsat og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.

I denne beretning anføres ligeledes de systemrelaterede problemer, som er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til finansforordningens artikel 66, stk. 4.

2. Hver institution undersøger på grundlag af henstillingerne i den interne revisors beretninger, om de kan udveksles som god praksis med de øvrige institutioner.

Artikel 113

Uafhængighed

(Finansforordningens artikel 87)

Den interne revisor foretager sin revision i fuldstændig uafhængighed. Han kan hverken modtage instrukser eller pålægges begrænsninger for så vidt angår udøvelsen af de funktioner, som han ved sin udnævnelse får overdraget i medfør af finansforordningens bestemmelser.

Artikel 114

Den interne revisors ansvar

(Finansforordningens artikel 87)

Den interne revisor kan, i sin egenskab af tjenestemand eller øvrig ansat omfattet af vedtægten, kun drages til ansvar af institutionen selv, under de betingelser, der er anført i denne artikel.

Institutionen træffer en begrundet afgørelse om indledning af en undersøgelse. Afgørelsen meddeles den pågældende. Institutionen kan under sit eget direkte ansvar pålægge én eller flere tjenestemænd i samme eller højere lønklasse som den pågældende at lede undersøgelsen. I løbet af undersøgelsen skal den pågældende obligatorisk høres.

Undersøgelsesrapporten forelægges den pågældende, og denne høres derefter af institutionen vedrørende rapporten.

På grundlag af rapporten og af høringen vedtager institutionen enten en begrundet afgørelse om afslutning af proceduren eller en afgørelse ledsaget af grunde i overensstemmelse med vedtægtens artikel 22 og 86-89. Afgørelser om disciplinære eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældende og, til orientering, de øvrige institutioner samt Revisionsretten.

Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe ovennævnte afgørelser for De Europæiske Fællesskabers Domstol.

Artikel 115

Indbringelse af klage for De Europæiske Fællesskabers Domstol

(Finansforordningens artikel 87)

Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, kan den interne revisor iværksætte direkte søgsmål for De Europæiske Fællesskabers Domstol til prøvelse af enhver akt vedrørende udøvelsen af hans funktion som intern revisor. Søgsmålet skal iværksættes senest tre måneder efter meddelelsen af den pågældende akt.

Klagen behandles og pådømmes i overensstemmelse de betingelser, der er fastsat i vedtægtens artikel 91, stk. 5.

AFSNIT V

INDGÅELSE AF OFFENTLIGE INDKØBSAFTALER

KAPITEL 1

Generelle bestemmelser

Afdeling 1

ANVENDELSESOMRÅDE OG TILDELINGSPRINCIPPER

Artikel 116

Definitioner og anvendelsesområde

(Finansforordningens artikel 88)

1. Aftaler om fast ejendom vedrører køb, tinglyst langtidslejemål samt, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af byggegrunde, eksisterende bygninger eller andre former for fast ejendom.

2. Indkøbsaftaler vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. Levering af varer kan sekundært vedrøre montering, installation og vedligeholdelse.

3. Bygge- og anlægsaftaler vedrører udførelse eller både projektering og udførelse af arbejder eller bygge- og anlægsarbejder, men også udførelse ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der opfylder de krav, den ordregivende myndighed har angivet. Bygge- og anlægsarbejder er resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion.

4. Tjenesteydelsesaftaler vedrører alle de intellektuelle eller ikke-intellektuelle tjenesteydelser, der ikke omfattes af indkøbsaftaler, bygge- og anlægsaftaler og aftaler om fast ejendom. Disse tjenesteydelser er opregnet i bilag IA og IB til Rådets direktiv 92/50/EØF.

5. En kontrakt, der omfatter både varer og tjenesteydelser, betragtes som en tjenesteydelseskontrakt, hvis værdien af de pågældende tjenesteydelser overstiger værdien af de varer, der indgår i aftalen.

6. Udtrykkene "leverandør", "entreprenør" og "tjenesteyder" betegner tre kategorier af erhvervsdrivende, fysiske eller juridiske personer, der tilbyder henholdsvis varer, udførelse af bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser. En erhvervsdrivende, der fremsætter et tilbud, betegnes "bydende". Den, der anmoder om en opfordring til at deltage i et begrænset udbud eller en procedure med forhandling, betegnes "ansøger".

7. Fællesskabsinstitutionernes tjenestegrene betragtes som ordregivende myndigheder.

Artikel 117

Rammekontrakter og enkeltkontrakter

(Finansforordningens artikel 88)

1. En rammekontrakt er en aftale indgået mellem en ordregivende myndighed og en erhvervsdrivende for at fastlægge de vigtigste bestemmelser, som skal gælde for en række enkeltkontrakter, der forventes indgået inden for vis periode, bl.a. med hensyn til varighed, genstand, priser og betingelser for aftalens gennemførelse samt de forventede mængder.

Den ordregivende myndighed kan ligeledes indgå multiple rammekontrakter, hvor kontrakterne er adskilte, men indgået på identiske vilkår med flere leverandører eller tjenesteydere. I de udbudsbetingelser, der er omhandlet i artikel 130, skal i så fald angives det maksimale antal erhvervsdrivende, som den ordregivende myndighed vil indgå kontrakt med.

Sådanne rammekontrakter kan højst have en varighed på fire år undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor rammekontraktens formål gør det berettiget.

De ordregivende myndigheder må ikke anvende rammekontrakter i urimeligt omfang eller på en måde, der forhindrer, begrænser eller fordrejer konkurrencen.

2. Enkeltkontrakter baseret på de i stk. 1 omhandlede rammekontrakter, indgås på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.

3. Kun i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af ovennævnte rammekontrakter skal der på forhånd være indgået en budgetmæssig forpligtelse.

Afdeling 2

OFFENTLIGGØRELSE

Artikel 118

Offentliggørelse i forbindelse med aftaler omfattet af udbudsdirektiverne

(Finansforordningens artikel 90)

1. Der skal offentliggøres en forhåndsmeddelelse, en udbudsbekendtgørelse og en meddelelse om ordretildeling.

2. En forhåndsmeddelelse er en meddelelse, hvorved de ordregivende myndigheder til orientering oplyser den forventede samlede værdi af de kontrakter - fordelt på kategorier af tjenesteydelser eller produktgrupper - og de væsentligste karakteristika ved de bygge- og anlægskontrakter, de forventer at indgå i løbet af regnskabsåret, hvis det samlede beløb anslås at være lig med eller overstige de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 157.

Forhåndsmeddelelsen sendes til Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (Publikationskontoret) så hurtigt som muligt og under alle omstændigheder inden den 31. marts i hvert regnskabsår for så vidt angår indkøbs- og tjenesteydelsesaftaler og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet for så vidt angår bygge- og anlægskontrakter.

3. Gennem en udbudsbekendtgørelse kan de ordregivende myndigheder tilkendegive, at de agter at igangsætte en udbudsprocedure. Når det drejer sig om aftaler, hvis anslåede beløb er lig med eller større end de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 158, stk. 1, litra a) og c), er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk.

Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og sted for åbningsudvalgets møde, som de bydende kan deltage i.

Ordregivende myndigheder, der ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør en meddelelse herom.

4. Resultaterne af udbudsproceduren meddeles i en særlig meddelelse om ordretildeling. For aftaler, hvis værdi er lig med eller større end de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 158, er en sådan meddelelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af en rammeaftale.

Meddelelsen om ordretildelingen sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter procedurens afslutning, regnet fra det tidspunkt, hvor kontrakten underskrives.

5. De forskellige meddelelser og bekendtgørelser udformes efter de modeller, der er knyttet som bilag til direktiv 2001/78/EF.

Artikel 119

Offentliggørelse i forbindelse med indkøbsaftaler, der ikke er omfattet af direktiverne om offentlige aftaler

(Finansforordningens artikel 90)

1. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 157 og 158, og tjenesteydelsesaftaler, der er nævnt i bilag 1 B til direktiv 92/50/EØF, skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer, at der:

a) hvis der ikke er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 118, stk. 3, offentliggøres en meddelelse om indkaldelse af interesse-tilkendegivelse, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over eller er lig med det beløb, der er angivet i artikel 128

b) årligt offentliggøres en liste over kontrahenter med angivelse af den tildelte ordres genstand og beløb.

2. I forbindelse med kontrakter om fast ejendom offentliggøres årligt en særskilt liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for den tildelte ordre og kontraktbeløbet. Denne liste sendes til budgetmyndigheden. I Kommissionens tilfælde knyttes den som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i artikel 60, stk. 7, i finansforordningen.

3. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over eller er lig med det beløb, der er angivet i ovennævnte artikel 128, sendes til Publikationskontoret. Det skal ske senest den 31. marts efter afslutningen af regnskabsåret for så vidt angår de årlige lister over kontrahenter.

For de øvrige kontrakter foretages den forudgående offentliggørelse og offentliggørelsen af den årlige liste over kontrahenter på institutionernes hjemmeside på Internettet; den efterfølgende offentliggørelse finder sted senest den 31. marts i det følgende regnskabsår. Offentliggørelsen kan også finde sted i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Artikel 120

Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser

(Finansforordningens artikel 90)

1. Publikationskontoret offentliggør, i De Europæiske Fællesskabers Tidende, de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 118 og 119, senest tolv kalenderdage efter afsendelsen af dem.

Denne frist nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 142, og hvis de pågældende meddelelser og bekendtgørelser udformes og sendes elektronisk.

2. De ordregivende myndigheder skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.

Artikel 121

Andre former for offentliggørelse

(Finansforordningens artikel 90)

Udover de foranstaltninger til offentliggørelse, som er angivet i artikel 118, 119 og 120 kan kontrakter gøres til genstand for offentliggørelse af enhver anden form for meddelelse, herunder i elektronisk form. Der skal i den forbindelse henvises til den udbudsbekendtgørelse, der er offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende som omhandlet i artikel 120, og offentliggørelsen af meddelelsen må ikke ligge forud for udbudsbekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.

En sådan meddelelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller bydende eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan findes.

Afdeling 3

PROCEDURER FOR INDGÅELSE AF AFTALERNE

Artikel 122

Typeinddeling af de procedurer, der anvendes ved indgåelse af aftalerne

(Finansforordningens artikel 91)

1. Tildelingen af en ordre sker for offentligt og begrænset udbud og proceduren med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse eller - for proceduren med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse - eventuelt efter en projektkonkurrence.

2. Et udbud er offentligt, hvis alle interesserede erhvervsdrivende kan afgive bud.

Det er begrænset, hvis alle erhvervsdrivende kan anmode om at deltage, og kun ansøgere, der opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 135, og som - samtidigt og skriftligt - opfordres hertil af de ordregivende myndigheder, kan afgive bud.

Udvælgelsesproceduren kan enten gennemføres i forbindelse med hver enkelt aftale eller med henblik på opstilling af en liste over egnede ansøgere som led i den procedure, der er omhandlet i artikel 128.

3. Ved procedurer med forhandling vælger de ordregivende myndigheder selv, hvilke bydende de vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 135, og forhandler kontraktvilkårene med én eller flere af disse.

Ved procedurer med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 127, opfordrer de ordregivende myndigheder samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.

4. Projektkonkurrence er en procedure, hvorved den ordregivende myndighed, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et vurderingsudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden prisuddeling.

Artikel 123

Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller procedure med forhandling

(Finansforordningens artikel 91)

1. Ved begrænset udbud, herunder den procedure, der er omhandlet i artikel 128, må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne.

Den ordregivende myndighed kan desuden fastsætte, at det maksimale antal bydende skal være tyve, afhængigt af kontraktgenstanden og udvalgt efter objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I dette tilfælde meddeles det maksimale og minimale antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 118 og 119.

Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.

2. Ved proceduren med forhandling må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der et tilstrækkeligt antal ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne.

Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.

Bestemmelsen i andet afsnit gælder ikke for aftaler, hvis værdi udgør et meget lille beløb som omhandlet i artikel 129, stk. 3.

Artikel 124

Procedure med forhandling

(Finansforordningens artikel 91)

De ordregivende myndigheder forhandler med de bydende om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 118, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud.

De ordregivende myndigheder sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af de bydende under forhandlingerne.

Artikel 125

Projektkonkurrence

(Finansforordningens artikel 91)

1. Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen.

Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.

2. Vurderingsudvalget udpeges af den kompetente anvisningsberettigede. Vurderingsudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en konkurrence, skal mindst en tredjedel af vurderingsudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.

Vurderingsudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dens udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.

3. Vurderingsudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som den foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger.

Ansøgerne forbliver anonyme, indtil vurderingsudvalget har afgivet udtalelse.

4. Den ordregivende myndighed træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for dette valg set i lyset af de kriterier, der på forhånd var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis myndigheden afviger fra de projekter, der blev foreslået i vurderingsudvalgets udtalelse.

Artikel 126

Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

(Finansforordningens artikel 91)

1. De ordregivende myndigheder kan anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:

a) når der, i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud, enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige aftalevilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 130, ikke ændres væsentligt

b) når gennemførelsen af aftalen af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt erhvervsdrivende

c) i det omfang det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives den ordregivende myndighed, og som kan bringe Fællesskabernes interesser i fare, gør det umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder ved de andre former for udbud, og som er omhandlet i artikel 140, 141 og 142

d) når en tjenesteydelseskontrakt er et led i en projektkonkurrence og i henhold til de herfor gældende regler skal indgås med vinderen eller en af vinderne af konkurrencen. I sidstnævnte tilfælde skal alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne

e) ved supplerende tjenesteydelser eller arbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den først indgåede kontrakt, men som på grund af uforudsete forhold, som de ordregivende myndigheder ikke har nogen indflydelse på, er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejdet, jf. stk. 2

f) ved nye kontrakter, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den kontrahent, der fik tildelt den oprindelige ordre af den samme ordregivende myndighed, forudsat disse nye kontrakter er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at den første kontrakt er indgået i henhold til procedurerne for offentlige eller begrænsede udbud

g) ved indkøbsaftaler:

i) ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse. Løbetiden for disse kontrakter må ikke overstige tre år.

ii) når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger.

h) ved kontrakter om fast ejendom, efter undersøgelse af det lokale marked

i) for kontrakter, hvis værdi ligger under den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 129, stk. 2.

2. Ved supplerende tjenesteydelser eller arbejder, jf. stk. 1, litra e), kan de ordregivende myndigheder anvende proceduren med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at ordren tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt:

a) når disse supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed

b) når disse kontrakter, til trods for at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.

Dog må den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter ikke overstige 50 % af værdien af den oprindelige kontrakt.

3. I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1, litra f), skal muligheden for at anvende en sådan procedure med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de nye kontrakter skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 158. Denne fremgangsmåde kan kun benyttes inden for en periode på tre år efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt.

Artikel 127

Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

(Finansforordningens artikel 91)

1. De ordregivende myndigheder kan anvende udbud efter forhandling med forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:

a) når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige efter udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige udbudsbetingelser, således som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 130, ikke ændres væsentligt.

b) i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om aftaler om tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, hvor ydelsernes art eller de hermed forbundne risici medfører, at den bydende ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris

c) når den tjenesteydelse, der skal præsteres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at aftalen ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan indgås ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentligt eller begrænset udbud

d) ved aftaler om bygge- og anlægsarbejder, når det pågældende arbejde udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger

e) i forbindelse med aftaler vedrørende de tjenesteydelser, der er anført i bilag I B til direktiv 92/50/EØF, jf. dog bestemmelserne i artikel 126, stk. 1, litra i).

2. I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1, litra a), kan de ordregivende myndigheder undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis proceduren med forhandling omfatter alle bydende, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.

Artikel 128

Begrænset udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser

(Finansforordningens artikel 91)

1. Indkaldelse af interessetilkendegivelser er en metode til udvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud vedrørende kontrakter til en værdi af 50000 EUR eller derover, jf. dog bestemmelserne i artikel 126 og 127.

2. En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i højst tre år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 119, stk. 1, litra a).

Enhver interesseret person kan når som helst, indtil tre måneder før listens gyldighedsperiode udløber, indgive en ansøgning.

3. I forbindelse med hver enkelt aftale opfordrer den ordregivende myndighed enten alle ansøgere, der er opført på listen, eller visse af dem, udvalgt efter objektive og ikke-diskriminerende kriterier afpasset efter aftalen, til at afgive bud.

Artikel 129

Aftaler af beskeden værdi

(Finansforordningens artikel 91)

1. Aftaler til en værdi af under 50000 EUR kan indgås efter begrænset udbud og henvendelse til mindst fem ansøgere, uden indkaldelse af interessetilkendegivelser, jf. dog bestemmelserne i artikel 126 og 127.

2. Aftaler til en værdi af under 13800 EUR kan indgås efter proceduren med forhandling, med deltagelse af mindst tre ansøgere.

3. Aftaler til en værdi af under 1050 EUR kan indgås efter indhentning af blot ét bud som led i en procedure med forhandling.

4. Ved betaling via en forskudskonto og i forbindelse med kommunikationsudgifter vedrørende institutionernes dækning af aktuelle fælleskabsemner, kan man, for udgifter på under 200 EUR, blot betale forelagte fakturaer, uden forudgående indhentning og accept af et tilbud.

Artikel 130

Udbudsdokumenter

(Finansforordningens artikel 92)

1. Udbudsdokumenterne består som et minimum af:

a) opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle

b) de dertil knyttede udbudsbetingelser, der i et bilag indeholder de generelle betingelser, der gælder for aftaler

c) standardkontrakten.

Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 118-121.

2. Opfordringen til at afgive bud angiver mindst:

a) de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), eventuelt krav om anvendelse af standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder dokumentation for den økonomiske, finansielle, faglige og tekniske kapacitet, der er omhandlet i artikel 135, og den adresse, hvortil buddene skal sendes

b) at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af udbudsbetingelserne og de generelle betingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at den bydende, i tilfælde af, at han får tildelt ordren, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse

c) buddenes gyldighedsperiode, hvori den bydende skal stå ved alle betingelserne i sit bud

d) at enhver kontakt mellem den ordregivende myndighed og den bydende er forbudt under udbudsproceduren, undtagen i særlige tilfælde og på betingelser, der er anført i artikel 148, idet der endvidere angives de nøjagtige betingelser for aflæggelse af et eventuelt besøg på stedet.

3. Udbudsbetingelserne indeholder mindst oplysninger om:

a) de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for aftalen, undtagen hvis der er tale om et begrænset udbud eller en procedure med forhandling med offentliggørelse af forhåndsmeddelelse som omhandlet i artikel 127; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier alene i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser

b) den relative vægtning af tildelingskriterierne, hvis vægtningen ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen

c) de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 131

d) hvilke mindstekrav de alternative bud skal opfylde i forbindelse med tildelingsprocedurer, hvor ordren tildeles den bydende, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud som omhandlet i artikel 138, stk. 2, når den ordregivende myndighed ikke i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at alternative bud er forbudt

e) hvorvidt protokollen om privilegier og immuniteter eller i givet fald Wiener-konventionen om diplomatiske eller konsulære forbindelser finder anvendelse

f) bevisreglerne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud på de betingelser, der er fastsat i artikel 159.

4. Standardkontrakten indeholder bl.a. oplysninger om:

a) de sanktioner, der finder anvendelse i tilfælde af, at kontrakten misligholdes

b) de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde i overensstemmelse med artikel 98

c) den lovgivning, kontrakten er undergivet, og den domstol, der er kompetent i tilfælde af tvist.

5. De ordregivende myndigheder kan kræve oplyst, hvor stor en del af aftalen den bydende agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er.

Artikel 131

Tekniske specifikationer

(Finansforordningens artikel 92)

1. De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og de bydende lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbsaftaler åbnes for konkurrence.

De definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller et arbejde set i lyset af den brug, som den ordregivende myndighed agter at gøre heraf.

2. De i stk. 1, omhandlede karakteristika omfatter:

a) kvalitetsniveauer

b) overholdelse af miljøkrav

c) udformning til alle anvendelser (herunder adgang for handicappede)

d) niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder

e) brugsegenskaber

f) sikkerhed og dimensioner, herunder - for indkøbsaftaler - handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt - for alle kontrakter - terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering, produktionsprocesser og -metoder

g) for bygge- og anlægskontrakter procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning af bygge- og anlægsarbejder, afprøvning, kontrol og godkendelse samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som den ordregivende myndighed ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.

3. De tekniske specifikationer fastsættes på følgende måde:

a) enten under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencerammer udarbejdet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer. Hver henvisning ledsages af udtrykket "eller tilsvarende"

b) eller under angivelse af præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion; de skal være tilstrækkelig præcise til, at de bydende kan afgøre, hvad aftalen drejer sig om, og til at de ordregivende myndigheder kan give tilslag.

c) eller ved en kombination af begge dele.

4. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan de ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når den bydende eller ansøgeren, på en for den ordregivende myndighed tilfredsstillende måde, ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.

5. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan de ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencerammer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.

6. De tekniske specifikationer må ikke, bortset fra i undtagelsestilfælde, hvor aftalens genstand berettiger til det, angive et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, og de må ikke henvise til et bestemt varemærke, et bestemt patent, en bestemt type, oprindelse eller produktion på en måde, der kunne favorisere eller udelukke visse produkter eller erhvervsdrivende.

I tilfælde, hvor det er umuligt at angive en tilstrækkelig præcis eller forståelig definition af aftalens genstand, skal en sådan angivelse eller reference ledsages af udtrykket "eller tilsvarende".

Artikel 132

Prisændringer

(Finansforordningens artikel 92)

1. Det skal af udbudsdokumenterne fremgå, om buddet skal være til fast pris uden mulighed for revision.

2. I modsat fald angives i udbudsdokumenterne, hvilke betingelser eller fremgangsmåder der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden. Den ordregivende myndighed tager i den forbindelse navnlig hensyn til:

a) aftalens art og de økonomiske konjunkturer, hvorunder den skal gennemføres

b) arbejdsopgavernes og kontraktens art og varighed

c) sine økonomiske interesser.

Artikel 133

Administrative og økonomiske sanktioner

(Finansforordningens artikel 93-96 og artikel 114)

1. Ansøgere, bydende og kontrahenter, der har afgivet urigtige erklæringer eller som har gjort sig skyld i grov forsømmelse ved ikke at overholde deres kontraktmæssige forpligtelser i forbindelse med en tidligere aftale, kan, uden at det berører muligheden for at anvende kontraktmæssige sanktioner, udelukkes fra aftaler og tilskud finansieret over fællesskabsbudgettet i en periode på højst to år regnet fra det tidspunkt, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med kontrahenten.

Denne periode kan forlænges til tre år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den første forseelse.

Bydende og ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer, pålægges desuden økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den samlede værdi af den ordre, der skal tildeles.

Kontrahenter, som har gjort sig skyld i grov forsømmelse ved ikke at overholde deres kontraktmæssige forpligtelser, pålægges på samme måde økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den pågældende kontrakts værdi.

Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af gentagelse inden for de første fem år efter den første forseelse.

2. I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 93, stk. 1, litra a), c) og d), udelukkes ansøgere eller bydende fra aftaler og tilskud i en periode på højst to år regnet fra det tidspunkt, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med kontrahenten.

I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 93, stk. 1, litra b) og e), udelukkes ansøgere eller bydende fra aftaler og tilskud i en periode på mindst et år og højst fire år regnet fra forkyndelsen af dommen.

Disse perioder kan forlænges til fem år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den første forseelse eller første dom.

3. Finansforordningens artikel 93, stk. 1, litra e), dækker følgende tilfælde:

a) de tilfælde af svig, der er omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. juli 1995(13)

b) de tilfælde af bestikkelse, der er omhandlet i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, der involverer tjenestemænd ved De Euro-pæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. maj 1997(14)

c) de tilfælde, hvor en person deltager i en kriminel organisation således som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/733/RIA(15)

d) de tilfælde, hvor der sker hvidvaskning af penge således som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF(16).

Artikel 134

Bevismidler

(Finansforordningens artikel 96)

1. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller den bydende ikke befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i finansforordningens artikel 93, stk. 1, litra a), b), eller e) fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller eventuelt et tilsvarende dokument af nyere dato udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller opholdslandet, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt.

2. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller den bydende ikke befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i finansforordningens artikel 93, stk. 1, litra d), en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i den pågældende stat.

Hvis denne form for dokument eller attest ikke udstedes af det pågældende land, kan det erstattes af en erklæring afgivet under ed eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland.

3. I overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor den bydende eller ansøgeren er etableret, vedrører de i stk. 1 og 2 nævnte dokumenter juridiske og fysiske personer, herunder eventuelt, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere den bydende eller ansøgeren, eller til at træffe beslutninger på dennes vegne.

Artikel 135

Udvælgelseskriterier

(Finansforordningens artikel 97, stk. 1)

1. De ordregivende myndigheder opstiller klare og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier.

2. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes følgende udvælgelseskriterier:

a) den bydendes eller ansøgerens ret til at deltage i udbuddet afgøres, efter at det er fastslået, at vedkommende ikke befinder sig i en af de situationer, der medfører udelukkelse som omhandlet i finansforordningens artikel 93 og 94

b) desuden anvendes en række kriterier til vurdering af den pågældendes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet.

Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimale kapacitetsniveauer, hvorunder ansøgere ikke kommer i betragtning.

3. Enhver bydende eller ansøger kan blive anmodet om at dokumentere, at han, i henhold til national ret, har tilladelse til at fremstille kontraktgenstanden: optagelse i handels- eller erhvervsregisteret eller erklæring afgivet under ed eller attesteret, medlemsskab af en bestemt organisation, udtrykkelig tilladelse, optagelse i momsregistreret.

4. De ordregivende myndigheder anfører i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud, hvilke former for dokumentation de har valgt at acceptere som bevis for bydendes eller ansøgeres retlige status og retsevne.

5. Omfanget af de oplysninger, som den ordregivende myndighed udbeder sig som bevis for ansøgerens eller den bydendes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, må ikke gå videre end aftalens genstand, og der skal tages hensyn til de erhvervsdrivendes legitime interesser, navnlig for så vidt angår beskyttelse af virksomhedens tekniske og handelsmæssige hemmeligheder.

Artikel 136

Økonomisk og finansiel kapacitet

(Finansforordningens artikel 97, stk. 1)

1. Bevis for den finansielle og økonomiske kapacitet kan bestå i et eller flere af følgende dokumenter:

a) relevante erklæringer fra bank eller bevis for relevant arbejdsskadeforsikring

b) fremlæggelse af virksomhedens balance eller uddrag heraf for mindst de seneste to afsluttede regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er foreskrevet i selskabslovgivningen i det land, hvor den erhvervsdrivende er etableret

c) en erklæring om virksomhedens samlede omsætning og omsætningen for så vidt angår de bygge- og anlægsarbejder, leverancer eller tjenesteydelser, som aftalen vedrører, og som er udført i løbet af de seneste tre regnskabsår.

2. Hvis den bydende eller ansøgeren af en særlig grund, som den ordregivende myndighed anser for gyldig, ikke er i stand til at fremlægge den af den ordregivende myndighed krævede dokumentation, kan han godtgøre sin økonomiske og finansielle kapacitet ved ethvert andet middel, som den ordregivende myndighed finder egnet.

3. En erhvervsdrivende kan eventuelt og med henblik på en bestemt kontrakt fremlægge oplysninger om andre virksomhedsenheders kapacitet, uanset hvilken retlig forbindelse der består mellem den erhvervsdrivende og disse enheder. Den erhvervsdrivende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at han råder over tilstrækkelige midler til kontraktens gennemførelse, f.eks. ved at påvise disse enheders forpligtelse til at stille disse midler til hans rådighed.

Artikel 137

Teknisk og faglig kapacitet

(Finansforordningens artikel 97, stk. 1)

1. De erhvervsdrivendes tekniske og faglige kapacitet vurderes og kontrolleres efter bestemmelserne i stk. 2. Ved udbud med henblik på indkøb, der kræver opsætning eller installation, ydelse af tjenester og/eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder vurderes denne kapacitet bl.a. under hensyn til de erhvervsdrivendes faglige viden, effektivitet, erfaring og pålidelighed.

2. De erhvervsdrivendes tekniske og faglige kapacitet kan, afhængigt af arten, mængden eller omfanget og anvendelsen af de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der skal leveres eller udføres, dokumenteres ved følgende dokumenter:

a) angivelse af eksamens- og kvalifikationsbeviser for tjenesteyderen eller entreprenøren og/eller virksomhedens medarbejdere og især for den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller arbejdet

b) forelæggelse af en liste over:

i) de betydeligste tjenesteydelser eller leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og tidspunkt samt den offentlige eller private modtager

ii) de arbejder, der er udført i løbet af de sidste fem år, med angivelse af beløb, tidspunkt og sted. Listen over de væsentligste arbejdsopgaver, der er udført, skal ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse, hvori det skal præciseres, om arbejderne er blevet udført fagligt korrekt og i overensstemmelse med kontraktvilkårene

c) en beskrivelse af det tekniske udstyr, det værktøj og materiel, der er blevet anvendt til gennemførelse af en tjenesteydelsesaftale eller en bygge- og anlægskontrakt

d) en beskrivelse af de foranstaltninger, der gennemføres for at sikre kvaliteten af leverancer og tjenesteydelser, samt en beskrivelse af virksomhedens undersøgelses- og forskningsfaciliteter

e) angivelse af de teknikere eller tekniske organer, entreprenøren disponerer over, især dem, der har ansvaret for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til virksomheden eller ej

f) for så vidt angår levering af varer kan der forelægges prøver, beskrivelser og/eller autentiske fotografier og/eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -tjenester, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varerne er i overensstemmelse med gældende specifikationer eller standarder

g) en erklæring om tjenesteyderens eller entreprenørens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere, med tal for de sidste tre år

h) angivelse af, hvor stor en del af aftalen tjenesteyderen eventuelt agter at give i underentreprise.

Hvis den i første afsnit, litra b), nr. i), nævnte modtager var en ordregivende myndighed, skal de erhvervsdrivende fremlægge dokumentation for den tjenesteydelse og leverancer i form af attester udstedt eller medunderskrevet af den kompetente myndighed.

3. Hvis de tjenesteydelser eller vareleverancer, der skal udføres, er komplekse, eller hvis de, undtagelsesvis, skal tjene et særligt formål, kan den tekniske og faglige kapacitet dokumenteres ved en kontrol foretaget af den ordregivende myndighed eller på dennes vegne af et kompetent officielt organ i det land, hvor tjenesteyderen eller leverandøren er etableret, med forbehold af dette organs samtykke; denne kontrol vedrører tjenesteyderens tekniske kapacitet eller leverandørens produktionskapacitet og om nødvendigt hans undersøgelses- og forskningsfaciliteter og de foranstaltninger, han har truffet til kontrol af kvaliteten.

4. En erhvervsdrivende kan eventuelt og med henblik på en bestemt kontrakt fremlægge oplysninger om andre virksomhedsenheders kapacitet, uanset hvilken retlig forbindelse der består mellem den erhvervsdrivende og disse enheder. Den erhvervsdrivende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at han råder over tilstrækkelige midler til kontraktens gennemførelse, f.eks. ved at påvise disse enheders forpligtelse til at stille disse midler til hans rådighed.

Artikel 138

Bestemmelser og kriterier for ordretildeling

(Finansforordningens artikel 97, stk. 2)

1. En ordre kan tildeles på to forskellige måder:

a) enten vælges det billigste bud blandt de bud, der er forskriftsmæssige og opfylder udbudsbetingelserne

b) eller også vælges det økonomisk mest fordelagtige bud.

2. Det økonomisk mest fordelagtige bud er det, der frembyder den bedste kombination mellem kvalitet og pris, under hensyntagen til kriterier, der er begrundet i aftalens genstand, som f.eks. pris, teknisk værdi, æstetiske og funktionelle kvaliteter, miljømæssige karakteristika, driftsomkostninger, leverings- eller færdiggørelsesfrist, kundeservice og teknisk assistance.

3. Den ordregivende myndighed skal, i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne, angive den relative vægtning af hvert af de kriterier, der anvendes ved bestemmelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud.

Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres ved ordretildelingen.

Hvis det i særlige undtagelsestilfælde ikke er teknisk muligt at foretage en sådan vægtning, f.eks. på grund af kontraktgenstanden, kan den ordregivende myndighed nøjes med at angive de anvendte kriterier i prioriteret rækkefølge.

Artikel 139

Unormalt lave bud

(Finansforordningens artikel 97, stk. 2)

1. Hvis bud vedrørende en bestemt aftale forekommer at være unormalt lave, skal den ordregivende myndighed, inden den, alene på dette grundlag, afviser sådanne bud, skriftligt anmode om de oplysninger om de pågældende buds sammensætning, som den anser for relevante, og ved en kontradiktorisk procedure kontrollere buddets sammensætning under hensyntagen til de fremsatte begrundelser.

Den ordregivende myndighed kan bl.a. tage hensyn til begrundelser vedrørende:

a) besparelser i forbindelse med produktionsmetoden, den måde tjenesteydelserne udføres på eller byggeprocessen

b) de anvendte tekniske løsninger eller de usædvanligt gunstige betingelser, den bydende arbejder under

c) buddets originalitet.

2. Hvis en ordregivende myndighed fastslår, at et unormalt lavt bud skyldes ydelse af statsstøtte, kan den ikke afvise det pågældende bud med denne ene begrundelse, medmindre den bydende er ude af stand til - inden for en rimelig frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed - at dokumentere, at der er tale om en støtte, hvis udbetaling er endelig, og som er ydet efter de procedurer og beslutninger, der er fastsat i fællesskabslovgivningen om statsstøtte.

Artikel 140

Frist for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse

(Finansforordningens artikel 98, stk. 1)

1. Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse, fastsat i kalenderdage af de ordregivende myndigheder, skal være tilstrækkeligt lange til, at de interesserede har rimelig tid til at udarbejde og afgive deres bud, idet der bl.a. skal tages hensyn til aftalens kompleksitet og til, om det er nødvendigt at aflægge besøg på stedet eller på stedet konsultere dokumenter knyttet til udbudsbetingelserne.

2. Ved offentlige udbud er fristen for modtagelse af bud mindst 52 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.

3. Ved begrænsede udbud og procedurer med forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 37 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.

Ved begrænsede udbud med henblik på kontrakter over de tærskler, der er fastsat i artikel 158, er fristen for modtagelse af bud mindst 40 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.

Ved begrænsede udbud som omhandlet i artikel 128 er fristen for modtagelse af bud mindst 21 dage regnet fra datoen for fremsendelsen af opfordringen til at afgive bud.

4. Hvis de ordregivende myndigheder, i overensstemmelse med artikel 118, har fremsendt en forhåndsmeddelelse til offentliggørelse indeholdende alle de oplysninger, der kræves i udbudsbekendtgørelsen, mindst 52 dage og højst 12 måneder inden datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, kan fristen for modtagelse af bud som udgangspunkt forkortes til 36 dage og kan under ingen omstændigheder være under 22 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, hvis det drejer sig om et offentligt udbud, eller kan forkortes til 26 dage regnet fra afsendelsen af opfordringen til at afgive bud, hvis det drejer sig om et begrænset udbud.

Artikel 141

Frister for adgang til udbudsdokumenterne

(Finansforordningens artikel 98, stk. 1)

1. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes udbudsbetingelser og supplerende dokumenter, senest 6 dage efter, at der er modtaget anmodning herom, til alle erhvervsdrivende, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at afgive et bud.

2. Forudsat at der er anmodet herom i god tid, sendes de supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne samtidigt til alle erhvervsdrivende, der - senest 6 kalenderdage inden sidste frist for modtagelse af bud - har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at afgive et bud, eller - for anmodninger om oplysninger, der er modtaget mindre end 8 kalenderdage inden sidste frist for modtagelse af bud - så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen om oplysninger.

3. Hvis udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter eller oplysninger - uanset af hvilken grund - ikke kan fremsendes inden for de i stk. 1 og 2 fastsatte frister, eller hvis der kun kan afgives bud efter besigtigelse på stedet eller efter gennemsyn på stedet af bilagsmateriale til udbudsbetingelserne, skal de frister for modtagelse af bud, der er omhandlet i artikel 140, forlænges, så samtlige erhvervsdrivende kan få kendskab til alle oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af buddene, med forbehold af bestemmelserne i artikel 240. En sådan forlængelse offentliggøres på passende måde, efter bestemmelserne i artikel 118-121.

4. Hvis der er fri og direkte elektronisk adgang til alle udbudsdokumenterne, skal den udbudsbekendtgørelse, der er omhandlet i artikel 118, stk. 3, angive den Internetadresse, der giver adgang til disse dokumenter.

Samtidig har alle erhvervsdrivende, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at afgive bud, fri og direkte adgang til samtlige supplerende dokumenter og oplysninger, så snart disse foreligger.

Artikel 142

Frister i hastetilfælde

(Finansforordningens artikel 98, stk. 1)

1. Når det i behørigt begrundede hastetilfælde er umuligt at overholde de frister, der er omhandlet i artikel 140, stk. 3, kan de ordregivende myndigheder fastsætte følgende frister angivet i kalenderdage:

a) for modtagelse af ansøgninger om deltagelse kan fristen ikke være mindre end 15 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen

b) for modtagelse af bud kan fristen ikke være mindre end 10 dage regnet fra datoen for opfordringen til at afgive bud.

2. Eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne meddeles alle bydende senest fire kalenderdage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af bud, forudsat at der er anmodet om oplysningerne rettidigt.

Artikel 143

Bestemmelser om kommunikation

(Finansforordningens artikel 98, stk. 1)

1. Ansøgninger om deltagelse indgives pr. brev eller fax eller sendes elektronisk. I de to sidstnævnte tilfælde skal ansøgningerne bekræftes pr. brev afsendt inden udløbet af de frister, der er omhandlet i artikel 140 og 251.

2. De bydende kan indgive deres bud:

a) pr. anbefalet brev, i hvilket tilfælde det i udbudsdokumenterne præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller

b) ved aflevering i institutionens tjenestegrene, enten direkte eller gennem den bydendes befuldmægtigede, herunder kurertjeneste, i hvilket tilfælde det i udbudsdokumenterne angives, foruden de oplysninger, der er omhandlet i artikel 130, stk. 2, litra a), hvilken tjeneste, buddene skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.

3. For at sikre fortroligheden og undgå problemer i de tilfælde, hvor bud sendes pr. brev, skal udbudsbekendtgørelsen indeholde følgende passus:

"Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. På den inderste kuvert anføres, foruden adressen på den tjeneste, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, påtegningen Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (Udbud - Må ikke åbnes af den interne post). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de forsegles med tape, og afsenderen skal sætte sin underskrift på tværs hen over tapen."

Artikel 144

Tilbudsgaranti

(Finansforordningens artikel 98, stk. 2)

Den ordregivende myndighed kan kræve en tilbudsgaranti i henhold til artikel 150 svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi

Garantien frigøres ved tildelingen af kontrakten. Garantien bringes i anvendelse, hvis entreprenøren ikke har afgivet bud ved udløbet af den herfor fastsatte frist, eller hvis han senere trækker sit bud tilbage.

Artikel 145

Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse

(Finansforordningens artikel 98, stk. 3)

1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der overholder bestemmelserne i artikel 143, stk. 1 og 2, åbnes.

2. For alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 129, stk. 2, udpeger den kompetente anvisningsberettigede et særligt udvalg til at åbne buddene.

Udvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i den pågældende institution, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er nævnt i finansforordningens artikel 52.

I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 254, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, der ikke er hierarkisk forbundne.

3. Et eller flere medlemmer af udvalget skal parafere de dokumenter, der beviser hvornår (dato og klokkeslæt) hvert enkelt bud er afsendt.

Desuden paraferer de:

a) enten hver side i hvert enkelt bud, eller

b) omslaget og siderne i den finansielle oversigt, der er vedlagt hvert bud. En tjeneste, der er uafhængig af den anvisningsberettigede tjeneste, sikrer det originale buds integritet ved anvendelse af enhver egnet teknik, undtagen i de tilfælde, der omhandles i stk. 2, tredje afsnit.

Ved ordretildeling i overensstemmelse med artikel 138, stk. 1, litra a), bekendtgøres prisen i de bud, der opfylder betingelserne.

Udvalgets medlemmer underskriver protokollen om åbning af buddene. I protokollen angives det, hvilke bud der opfylder henholdsvis ikke opfylder betingelserne, og der gives en begrundelse for de tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder betingelserne med hensyn til aflevering af bud som omhandlet i artikel 143.

Artikel 146

Bedømmelsesudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse

(Finansforordningens artikel 98, stk. 4)

1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige, vurderes og rangordnes af et bedømmelsesudvalg på grundlag af udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd.

Udvalget udpeges af den kompetente anvisningsberettigede og skal afgive rådgivende udtalelse om alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 129, stk. 2.

2. Bedømmelsesudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i den pågældende institution, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er nævnt i finansforordningens artikel 52.

I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 254, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, der ikke er hierarkisk forbundne.

Udvalget kan bestå af de samme medlemmer som det udvalg, der åbner buddene.

3. Ansøgninger om deltagelse og bud afvises, hvis de ikke indeholder de hovedelementer, der kræves i henhold til udbudsdokumenterne, eller ikke opfylder de særlige krav for det pågældende udbud, der er fastsat heri.

Udvalget kan imidlertid anmode ansøgeren eller den bydende om at supplere eller præcisere den forelagte dokumentation vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, inden for en frist, som udvalget fastsætter.

4. I tilfælde af unormalt lave bud som omhandlet i artikel 139 udbeder bedømmelsesudvalget sig nærmere oplysninger om buddets sammensætning.

Artikel 147

Resultatet af vurderingen

(Finansforordningens artikel 99 og 100)

1. Der udarbejdes en protokol om vurderingen og rangordningen af de ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige. Protokollen dateres og underskrives af alle medlemmer af vurderingsudvalget. Protokollen opbevares som referencemateriale med henblik på senere konsultation.

2. Protokollen skal indeholde mindst følgende oplysninger:

a) navn og adresse på den ordregivende myndighed, kontraktgenstanden og kontraktens eller rammekontraktens værdi

b) navnene på de afviste ansøgere eller bydende og begrundelsen for, at de er blevet afvist

c) navnene på de ansøgere eller bydende, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt

d) begrundelsen for at have afvist bud, der er unormalt lave

e) navnene på de foreslåede ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet valgt samt, hvis det er oplyst, oplysning om hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise.

3. Den ordregivende myndighed træffer derefter sin beslutning, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:

a) navn og adresse på den ordregivende myndighed, kontraktgenstanden og kontraktens eller rammekontraktens værdi

b) navnene på de afviste ansøgere eller bydende og begrundelsen for, at de er blevet afvist

c) navnene på de ansøgere eller bydende, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt

d) begrundelsen for at have afvist bud, der er unormalt lave

e) navnene på de foreslåede ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet valgt, set i lyset af de på forhånd meddelte udvælgelses- og tildelingskriterier, samt, hvis det er oplyst, oplysning om hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise

f) i forbindelse med procedurer med forhandling, oplysning om de omstændigheder, som er omhandlet i artikel 126, 127, 242, 244, 246 og 247, og som begrunder anvendelsen af proceduren med forhandling

g) eventuelt begrundelsen for, at den ordregivende myndighed giver afkald på at fuldføre udbudsproceduren.

Artikel 148

Kontakt mellem ordregivende myndigheder og bydende

(Finansforordningens artikel 99)

1. Kontakt mellem den ordregivende myndighed og de bydende under en udbudsprocedure er undtagelsesvis tilladt på de betingelser, der er anført i stk. 2 og 3.

2. Inden udløbet af fristen for indgivelse af bud kan den ordregivende myndighed for så vidt angår de supplerende dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 141:

a) på de bydendes foranledning give supplerende oplysninger, som udelukkende har til formål at præcisere, hvad aftalen drejer sig om og disse oplysninger skal på samme dato meddeles alle de bydende, der har udbedt sig udbudsbetingelserne

b) på egen foranledning, hvis den bliver opmærksom på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre konkrete mangler i udformningen af udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud eller udbudsbetingelserne, underrette alle de interesserede parter herom, forudsat at det sker på samme dato og på nøjagtig de samme vilkår, som gælder for indkaldelsen af bud.

3. Hvis, efter åbningen af buddene, et bud gør det nødvendigt at indhente yderligere oplysninger, eller hvis åbenlyse skrivefejl i affattelsen af buddet skal rettes, kan den ordregivende myndighed kontakte den bydende, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af vilkårene i buddet.

4. I alle tilfælde, hvor der har været en sådan kontakt, udfærdiges der et notat, der vedlægges sagen.

Artikel 149

Information af ansøgere og bydende

(Finansforordningens artikel 100, stk. 2, og artikel 101)

1. De ordregivende myndigheder underretter hurtigst muligt ansøgere og bydende om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til ordretildelingen, herunder bl.a. begrundelsen for, at de har besluttet ikke at indgå en kontrakt, som har været udbudt, eller for, at de har besluttet at lade proceduren gå om.

2. Senest 15 kalenderdage efter modtagelsen af en skriftlig anmodning herom meddeler den ordregivende myndighed de oplysninger, der er omhandlet i artikel 100, stk. 2, i finansforordningen.

Afdeling 4

GARANTIER OG KONTROL

Artikel 150

Forhåndsgarantiernes beskaffenhed

(Finansforordningens artikel 102)

1. Hvis der af leverandører, entreprenører eller tjenesteydere kræves en forhåndsgaranti, skal denne dække et beløb og en periode, der er tilstrækkelig til, at garantien kan bringes i anvendelse.

2. Garantien stilles af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut. Den kan erstattes af en personlig selvskyldnerkaution stillet af tredjemand.

Garantien udtrykkes i euro.

Garantien sikrer, at banken, pengeinstituttet eller tredjemand indtræder som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist, eller hæfter umiddelbart for kontrahentens forpligtelser.

Artikel 151

Opfyldelsesgaranti

(Finansforordningens artikel 102)

1. Med forbehold af artikel 250 kan den anvisningsberettigede kræve en opfyldelsesgaranti i overensstemmelse med de sædvanlige forretningsbetingelser, der gælder for indkøbs- og tjenesteydelsesaftaler og i overensstemmelse med de særlige aftalebetingelser, der gælder for bygge- og anlægskontrakter.

En sådan garanti er obligatorisk for bygge- og anlægskontrakter til en værdi af over 345000 EUR.

2. En garanti svarende til 10 % af kontraktens samlede værdi kan oprettes efterhånden ved tilbageholdelse i de foretagne udbetalinger.

Der kan i stedet i forbindelse med den endelige betaling tilbageholdes et beløb, der tjener som garanti indtil den endelige aflevering af tjenesteydelser, leverancer eller bygge- og anlægsarbejder.

3. Garantierne frigøres på de betingelser, der er fastsat i kontrakten, undtagen i de tilfælde, hvor kontrakten ikke gennemføres, gennemføres på utilfredsstillende måde eller gennemføres med forsinkelse. I så fald tilbageholdes en del af garantien svarende til det lidte tab.

Artikel 152

Garanti i forbindelse med forfinansiering

(Finansforordningens artikel 102)

Ved udbetaling af forfinansiering på over 150000 EUR skal der som modydelse stilles en garanti.

Garantien frigøres i takt med, at forfinansieringen afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller saldobetalinger til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.

Artikel 153

Suspension i tilfælde af fejl eller uregelmæssigheder

(Finansforordningens artikel 103)

1. Formålet med at suspendere en aftale som omhandlet i finansforordningens artikel 103 er at undersøge, om formodede væsentlige fejl og uregelmæssigheder eller svig virkelig er begået. Hvis formodningen viser sig ubegrundet, genoptages gennemførelsen af aftalen, så snart undersøgelsen er afsluttet.

2. Som væsentlig fejl eller uregelmæssighed betragtes enhver overtrædelse af en kontraktbestemmelse eller regel, der skyldes en handling eller udeladelse, der er eller kan være til skade for fællesskabsbudgettet.

KAPITEL 2

Bestemmelser vedrørende indkøbsaftaler indgået af fællesskabsinstitutionerne for egen regning

Artikel 154

Beløbsgrænser

(Finansforordningens artikel 104)

Det påhviler den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede i hver institution at vurdere, om de i finansforordningens artikel 105 anførte beløbsgrænser er nået.

Artikel 155

Særskilte aftaler og aftaler opdelt i partier

(Finansforordningens artikel 105)

1. En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at fritage kontrakten fra at være omfattet af de forpligtelser, der er fastsat i denne forordning. En kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.

2. Når genstanden for en tjenesteydelsesaftale eller en bygge- og anlægskontrakt er opdelt i flere partier, som er genstand for hver sin kontrakt, skal værdien af hvert enkelt parti tages i betragtning ved den samlede vurdering af, om kontraktens værdi ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.

Er partiernes samlede værdi lig med eller større end de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 158, finder bestemmelserne i finansforordningens artikel 90, stk. 1, og artikel 91, stk. 1 og 2, anvendelse på hvert enkelt parti, undtagen på partier, hvis anslåede værdi er under 80000 EUR for tjenesteydelsesaftaler eller under 1 million EUR for bygge- og anlægskontrakter, forudsat at den samlede værdi af disse undtagne partier ikke overstiger 20 % af den samlede værdi af alle de delkontrakter, der indgår i det pågældende udbud.

3. Når et påtænkt køb af ensartede leverancer kan opsplittes i en række sideløbende kontrakter om adskilte partier, tages den samlede anslåede værdi af alle disse partier som grundlag for vurderingen af, om værdien ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.

Artikel 156

Bestemmelser om vurdering af værdien af visse kontrakter

(Finansforordningens artikel 105)

1. Ved beregningen af en kontrakts anslåede værdi medregner den ordregivende myndighed den bydendes samlede anslåede vederlag.

Når en kontrakt indeholder optioner, skal kontraktværdien baseres på de højest tilladte omkostninger ved udnyttelse af optionsretten.

2. Når det drejer sig om tjenesteydelseskontrakter, tages der hensyn til følgende:

a) for så vidt angår forsikringer, den præmie, der skal betales

b) for så vidt angår banktjenesteydelser og andre finansielle tjenesteydelser: honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag

c) for så vidt angår kontrakter, der indebærer projektering, honorarer, præmier eller provisioner.

3. Ved tjenesteydelsesaftaler, hvori der ikke er angivet en samlet værdi, eller indkøbskontrakter om leasing eller leje af varer beregnes kontraktens anslåede værdi:

a) når der er tale om tidsbegrænsede kontrakter:

i) på grundlag af den samlede værdi for hele kontraktperioden, forudsat at denne ikke overstiger henholdsvis 48 måneder for tjenesteydelser eller 12 måneder for indkøb

ii) på grundlag af den samlede værdi inklusive varernes anslåede restværdi, når det drejer sig om indkøbskontrakter med en varighed på over 12 måneder

b) når der er tale om tidsubegrænsede kontrakter eller, for tjenesteydelsers vedkommende, kontrakter med en løbetid på over 48 måneder, på grundlag af den månedlige værdi multipliceret med 48.

4. For tjenesteydelsesaftaler eller indkøbskontrakter, der indgås med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, sker beregningen på grundlag af:

a) enten den samlede faktiske værdi af en serie lignende kontrakter, der er indgået i løbet af de foregående tolv måneder eller det foregående regnskabsår for samme kategori af tjenesteydelser eller varer, så vidt muligt korrigeret under hensyntagen til eventuelle ændringer for så vidt angår mængde eller værdi i løbet af de tolv måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt

b) eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, der indgås i løbet af de tolv måneder, der følger efter den første tjenesteydelse eller leverance, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er over tolv måneder.

5. Ved bygge- og anlægskontrakter skal der foruden værdien af bygge- og anlægsarbejderne tages hensyn til den samlede anslåede værdi af de til arbejdets udførelse nødvendige materialer, som stilles til entreprenørens rådighed af den ordregivende myndighed.

Artikel 157

Beløbsgrænser i forbindelse med forhåndsmeddelelser

(Finansforordningens artikel 105)

De beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 118 og som skal offentliggøres en forhåndsmeddelelse, fastsættes til:

a) 750000 EUR for de indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag I A til direktiv 92/59/EØF

b) 6242028 EUR for bygge- og anlægskontrakter.

Artikel 158

Beløbsgrænser for anvendelse af fremgangsmåderne i direktiverne om offentlige aftaler

(Finansforordningens artikel 105)

1. De beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 105 i finansforordningen, fastsættes til:

a) 162293 EUR for de indkøbs- og tjenesteydelsesaftaler, der er anført i bilag I A til direktiv 92/59/EØF, undtagen de aftaler om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der er anført i bilagets kategori 8

b) 200000 EUR for de tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag I B til direktiv 92/50/EØF og de aftaler om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der er anført i kategori 8 i bilag I A til det nævnte direktiv

c) 6242028 EUR for bygge- og anlægskontrakter.

2. De tidsfrister, der er omhandlet i finansforordningens artikel 105, præciseres i artikel 140, 141 og 142.

Artikel 159

Beviser i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud

(Finansforordningens artikel 106 og 107)

Ifølge udbudsbetingelserne skal de bydende angive, i hvilken stat de har hjemsted eller bopæl, og forelægge dokumentation herfor som krævet i henhold til lovene i den pågældende stat.

AFSNIT VI

TILSKUD

KAPITEL 1

Anvendelsesområde

Artikel 160

Anvendelsesområde

(Finansforordningens artikel 108)

1. Den procedure, der gælder for Kommissionens tildeling og indgåelse af aftaler med de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 54, i forbindelse med samfinansiering af deres driftsudgifter og overdragelse af de aktionsbevillinger, hvis forvaltning er uddelegeret til dem, og med parterne i de finansieringsaftaler, der er omhandlet i artikel 166 i den nævnte forordning, er ikke omfattet af bestemmelserne i dette afsnit.

De tilskud, som disse modtagere udbetaler i medfør af de nævnte aftaler, er derimod omfattet af nærværende afsnit.

2. Bestemmelserne i dette afsnit finder endvidere anvendelse på:

a) den fordel, der er forbundet med rentegodtgørelsen i forbindelse med visse lån

b) kapitalandele, undtagen kapitalandele, der indgår i internationale finansieringsinstitutioner, f.eks. Den Europæiske Bank for økonomisk Genopbygning og Udvikling (EBRD), og tilskud, der skal tilbagebetales på visse betingelser.

3. Fællesskabernes bidrag i form af kontingenter til organisationer, som de er medlem af, er ikke omfattet af bestemmelserne i dette afsnit.

Artikel 161

Foranstaltninger, hvortil der kan ydes tilskud

(Finansforordningens artikel 108)

For at der skal kunne ydes tilskud efter artikel 108 i finansforordningen, skal der være tale om en klart identificeret aktion.

En aktion må ikke opdeles med den hensigt at undtage den fra de finansieringsregler, der er fastsat i denne forordning.

Artikel 162

Organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel europæisk interesse

(Finansforordningens artikel 108)

Som organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel europæisk interesse, betragtes:

a) europæiske organisationer, der beskæftiger sig med almen eller faglig uddannelse, informationsvirksomhed eller forskning og studier vedrørende europæisk politik, og europæiske standardiseringsorganer

b) europæiske netværk repræsenterende organer, der arbejder uden fortjeneste for øje, og som i medlemsstaterne eller i kandidatlande forsøger at fremme principper og politikker, der ligger inden for rammerne af traktaternes mål.

Artikel 163

Partnere

(Finansforordningens artikel 108)

1. De individuelle aftaler om tilskud kan indgå i rammeaftaler om partnerskab.

2. En rammeaftale om partnerskab kan indgås med modtagere med henblik på at etablere et langsigtet samarbejde med Kommissionen.

I en sådan rammeaftale fastsættes de fælles mål, arten af de foranstaltninger, der tænkes gennemført punktvist eller som led i et godkendt årligt arbejdsprogram, proceduren for tildeling af individuelle tilskud, under overholdelse af de principper og procedureregler, der er fastsat i dette afsnit, samt endelig de generelle rettigheder og forpligtelser, der påhviler hver af parterne i forbindelse med de individuelle aftaler.

Sådanne aftaler kan højst vare fire år, undtagen i særlige tilfælde, der begrundes med rammeaftalens genstand.

De anvisningsberettigede må ikke misbruge anvendelsen af rammeaftaler eller bruge dem på en sådan måde, at deres formål eller virkning bliver at begrænse gennemsigtigheden og hindre lige behandling af ansøgerne.

3. Rammeaftalerne om partnerskab sidestilles for så vidt angår tildelingsproceduren med tilskud. De er omfattet af de procedurer for forudgående offentliggørelse, der er omhandlet i artikel 167.

4. De individuelle tilskud på grundlag af rammeaftalerne om partnerskab tildeles efter de procedurer, der er fastsat i de pågældende aftaler og under overholdelse af principperne i dette afsnit.

De offentliggøres efterfølgende efter de regler, der er omhandlet i artikel 169.

5. Kun i forbindelse med individuelle tilskud, der ydes på grundlag af sådanne rammeaftaler, skal der på forhånd være indgået en budgetmæssig forpligtelse.

Artikel 164

De bestemmelser, der skal være indeholdt i aftaler om tilskud

(Finansforordningens artikel 108)

1. I aftalen fastsættes bl.a.:

a) aftalens genstand

b) hvem modtageren er

c) aftalens løbetid, dvs.:

i) datoen for dens ikrafttræden og udløb

ii) begyndelsesdatoen og varighed af den aktion eller det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud

d) den maksimale finansiering udtrykt som

i) det maksimale tilskud

ii) den maksimale sats for finansiering af omkostningerne ved aktionen eller det godkendte arbejdsprogram, undtagen når der er tale om faste beløb som omhandlet i artikel 181, stk. 1

e) en detaljeret beskrivelse af aktionen eller - når der er tale om driftstilskud - af det arbejdsprogram, som den anvisningsberettigede har godkendt for regnskabsåret

f) de generelle betingelser, der gælder for alle aftaler af samme type, og som navnlig omfatter fastsættelse af den lovgivning aftalen er undergivet, og af den domstol, der er kompetent i tilfælde af tvist, modtagerens accept af den kontrol, der udføres af Kommissionen, OLAF og Revisionsretten, samt regler om efterfølgende offentliggørelse som omhandlet i artikel 169, i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning 45/2001(17). Aftalen kan indeholde nærmere bestemmelser om og frister for suspension i overensstemmelse med artikel 183

g) det samlede anslåede budget og en specificering af de støtteberettigede omkostninger ved aktionen eller det godkendte arbejdsprogram, undtagen når der er tale om faste beløb som omhandlet i artikel 181, stk. 1

h) når gennemførelsen af aktionen kræver indgåelse af aftaler: de principper, der er omhandlet i artikel 184 eller de regler for indgåelse af aftaler, som modtageren skal overholde

i) modtagerens forpligtelser, bl.a. vedrørende forsvarlig økonomisk forvaltning og aflæggelse af rapporter om aktiviteter og økonomisk forvaltning

j) nærmere regler og frister for Kommissionens godkendelse af sådanne rapporter og udbetaling af midler.

2. I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 163, skal rammeaftalen præcisere de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, litra a), b), c), nr. i), litra d), nr. ii), litra f), h), i) og j) i nærværende artikel.

Den individuelle aftale skal indeholde de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, litra a), b), c), d), e), g) og om nødvendigt litra i).

3. Aftaler om tilskud kan kun ændres ved skriftlige aftaletillæg. Et sådant aftaletillæg må ikke have til formål eller medføre ændringer af aftalen, der kan anfægte beslutningen om ydelse af tilskuddet, eller indebære tilsidesættelse af princippet om ligebehandling af ansøgere.

KAPITEL 2

Principper for ydelse af tilskud

Artikel 165

Reglen om non profit

(Finansforordningens artikel 109, stk. 2)

1. Et tilskud må ikke have til formål eller bevirke, at modtageren opnår en fortjeneste. En fortjeneste defineres:

a) for så vidt angår et tilskud til en aktion som det beløb, hvormed de samlede indtægter overstiger omkostningerne ved den pågældende aktion, opgjort på det tidspunkt, hvor der fremsættes anmodning om den endelige betaling, jf. dog andet afsnit

b) som en positiv saldo på driftsbudgettet for et organ, der modtager et driftstilskud.

For så vidt angår et tilskud til en aktion, som netop har til formål at forbedre modtagerens økonomiske kapacitet, på området for eksterne aktioner, betragtes ligeledes som fortjeneste fordelingen blandt medlemmerne af det modtagende organ af overskuddet af dettes aktivitet med medlemmernes personlige berigelse til følge.

2. Bestemmelserne i stk. 1 finder ikke anvendelse på stipendier til studier, forskning eller erhvervsuddannelse udbetalt til fysiske personer, priser uddelt som led i en konkurrence, eller de faste beløb, der er omhandlet i artikel 181, stk. 1.

Artikel 166

Årlig programmering

(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)

1. Kommissionen vedtager det årlige arbejdsprogram for tilskud. Det offentliggøres på Kommissionens hjemmeside om tilskud senest den 31. januar i hvert regnskabsår.

Basisretsakten, målene og tidsplanen for indkaldelsen af forslag med vejledende beløb og de forventede resultater præciseres i arbejdsprogrammet.

2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal offentliggøres særskilt efter bestemmelserne i stk. 1.

Artikel 167

Indholdet af indkaldelser af forslag

(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)

1. Indkaldelser af forslag beskriver:

a) de mål, der forfølges

b) de kriterier for støtteberettigelse, udvælgelse og ydelse, der er omhandlet i artikel 114 og 115 i finansforordningen, samt den relevante dokumentation

c) de nærmere regler for Fællesskabets finansiering

d) de nærmere regler og sidste frist for indgivelse af forslag, den dato, hvor aktionerne kan igangsættes, og den dato, hvor tildelingsproceduren forventes afsluttet.

2. Indkaldelserne af forslag offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside på Internettet og eventuelt via ethvert andet passende medium, herunder De Europæiske Fællesskabers Tidende, for at nå ud til den bredest mulige kreds af potentielle modtagere.

Artikel 168

Undtagelsestilfælde, hvor der ikke indkaldes forslag

(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)

1. Ydelse af tilskud uden indkaldelse af forslag kan udelukkende forekomme i følgende tilfælde:

a) som led i den humanitære bistand i henhold til Rådets forordning (EF) nr. 1257/96(18), og når der er tale om bistand i krisesituationer, jf. stk. 2

b) i andre behørigt begrundede hastetilfælde

c) når det drejer sig om tilskud til organer, der retligt eller faktisk indtager en monopolstilling, behørigt begrundet i Kommissionens tilsvarende beslutning om ydelse af tilskud

d) til fordel for organer, der i en basisretsakt udtrykkeligt nævnes som modtagere af tilskud.

2. En krisesituation er for så vidt angår tredjelande, en situation der truer den offentlige orden og borgernes sikkerhed, og som vil kunne udvikle sig til væbnet konflikt eller true med at destabilisere landet og som i alvorlig grad vil kunne skade:

a) beskyttelsen af Den Europæiske Unions fælles værdier, grundlæggende interesser, uafhængighed og integritet

b) Den Europæiske Unions sikkerhed, opretholdelsen af den internationale fred og sikkerhed, fremme af det internationale samarbejde og udviklingen og styrkelsen af demokratiet, retsstaten, respekten for menneskerettighederne og de grundlæggende frihedsrettigheder, i overensstemmelse med artikel 11 i traktaten om Den Europæiske Union og artikel 3 i Rådets forordning (EF) nr. 381/2001(19).

Artikel 169

Efterfølgende offentliggørelse

(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)

1. Alle tilskud ydet i et regnskabsår, bortset fra stipendier til fysiske personer, offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside på Internettet i løbet af første halvår efter afslutningen af det regnskabsår, for hvilket de blev ydet.

I de tilfælde, hvor forvaltningen er uddelegeret til de organer, der er omhandlet i artikel 54 i finansforordningen, skal der i det mindste henvises til den hjemmeside, hvor man kan finde disse oplysninger, hvis de ikke direkte er offentliggjort på EU-institutionernes hjemmeside.

De kan også offentliggøres via ethvert andet passende medium, herunder De Europæiske Fællesskabers Tidende.

2. Følgende oplysninger offentliggøres, med modtagerens samtykke, i overensstemmelse med artikel 164, stk. 1, litra f):

a) modtagerens navn og adresse

b) formålet med tilskuddet

c) det tildelte beløb og - undtagen når der er tale om faste beløb som omhandlet i artikel 181, stk. 1 - den procentdel af omkostningerne ved aktionen eller det godkendte arbejdsprogram, der finansieres.

Forpligtelsen i første afsnit kan fraviges, hvis udbredelse af oplysningerne risikerer at skade modtagerens sikkerhed eller hans forretningsinteresser.

Artikel 170

Fælles finansiering

(Finansforordningens artikel 111)

En aktion kan - med midler fra flere særskilte budgetposter - finansieres i fællesskab af flere anvisningsberettigede.

Artikel 171

Tilbagevirkende kraft i forbindelse med humanitær bistand og krisesituationer

(Finansforordningens artikel 112)

For at sikre en tilfredsstillende gennemførelse af humanitære bistandsaktioner og aktioner i forbindelse med de krisesituationer, der er omhandlet i artikel 168, stk. 2, er udgifter, som modtageren har afholdt inden den dato, hvor han har indgivet sin ansøgning, kun berettiget til fællesskabsfinansiering i følgende tilfælde:

a) når udgifterne er knyttet til ansøgerens opbygning af lagre, der udnyttes som led i den aktion, hvortil der ydes tilskud

b) undtagelsesvis og i behørigt begrundede tilfælde, når der i finansieringsaftalen og aftalen om tilskud udtrykkeligt fastsættes en dato - forud for ansøgningstidspunktet - for hvornår udgifter er støtteberettigede.

Artikel 172

Ekstern samfinansiering

(Finansforordningens artikel 113)

1. Modtageren skal, undtagen når det drejer sig om de faste beløb, der omhandles i artikel 181, stk. 1, dokumentere omfanget af den samfinansiering, der er ydet enten i form af egne indtægter, finansielle overførsler fra tredjemand eller naturalydelser.

2. Den anvisningsberettigede kan i særlige, velbegrundede tilfælde godkende samfinansiering i form af naturalydelser. I dette tilfælde må værdiansættelsen af ydelserne ikke overstige:

a) de faktiske omkostninger dokumenteret ved regnskabsbilag

b) de generelt accepterede omkostninger på det pågældende marked.

Tilførsler i form af fast ejendom som omhandlet i artikel 116, stk. 1, indgår ikke ved beregningen af samfinansieringsbidraget.

KAPITEL 3

Procedure for ydelse af tilskud

Artikel 173

Ansøgning om tilskud

(Finansforordningens artikel 114)

1. Ansøgningen indgives på en særlig formular udleveret af de kompetente anvisningsberettigede og udformet i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat i basisretsakten og indkaldelsen af forslag.

2. Ansøgningen skal godtgøre ansøgerens retlige eksistens samt hans finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre den foreslåede aktion eller det foreslåede arbejdsprogram, jf. dog artikel 176, stk. 4.

Med det formål anmoder den anvisningsberettigede potentielle modtagere om en erklæring på tro og love. Desuden vedlægges ansøgningen driftsregnskabet, balancen for det seneste afsluttede regnskabsår og enhver anden form for dokumentation, som der anmodes om i indkaldelsen af forslag, og som afhænger af udfaldet af den analyse af forvaltningsrisiciene, som den kompetente anvisningsberettigede udarbejder på eget ansvar.

3. Aktionens budget eller driftsbudgettet, der vedlægges ansøgningen, skal udvise ligevægt mellem udgifter og indtægter og klart angive de omkostninger, der er berettigede til finansiering over fællesskabsbudgettet, undtagen i tilfælde af faste beløb som omhandlet i artikel 181, stk. 1.

4. Hvis de aktionsomkostninger, der skal finansieres, er på over 300000 EUR, eller hvis et driftstilskud er på over 75000 EUR, skal ansøgningen ledsages af en ekstern revisionsrapport udarbejdet af en autoriseret revisor. Heri godkendes regnskabet for det seneste disponible regnskabsår, og der gives en vurdering af ansøgerens finansielle levedygtighed som omhandlet i artikel 176, stk. 2.

Første afsnit finder kun anvendelse i forbindelse med den første ansøgning, som en bestemt modtager indgiver til en anvisningsberettiget i løbet af ét og samme regnskabsår.

Hvis det drejer sig om aftaler mellem Kommissionen og flere modtagere, skal disse beløbsgrænser anvendes på de enkelte modtagere.

Når det drejer sig om de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 163, skal der inden indgåelsen af rammeaftalen være foretaget en ekstern revision vedrørende de to seneste disponible regnskabsår.

Den kompetente anvisningsberettigede kan på grundlag af en analyse af forvaltningsrisiciene fritage følgende modtagere fra denne forpligtelse: offentlige organer, uddannelsesinstitutioner på gymnasieniveau og inden for de videregående uddannelser, internationale organisationer som omhandlet i artikel 43 og modtagere, mellem hvilke der består et solidarisk og fælles ansvar, i tilfælde, hvor der er tale om aftaler med flere modtagere.

5. Ansøgeren skal angive, hvilke andre finansieringskilder og tilskudsbeløb den pågældende nyder godt af eller har ansøgt om i samme regnskabsår til dækning af den samme eller andre aktioner eller til dækning af sine løbende aktiviteter.

Artikel 174

Dokumentation for ansøgernes støtteberettigelse

(Finansforordningens artikel 114)

Ansøgere skal afgive en erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i artikel 93 i finansforordningen. De kompetente anvisningsberettigede kan på grundlag af en analyse af forvaltningsrisiciene ligeledes kræve den dokumentation, der omhandles i artikel 134. Ansøgerne skal fremlægge denne dokumentation, undtagen hvis den kompetente anvisningsberettigede anerkender, at dette er fysisk umuligt.

Artikel 175

Økonomiske og administrative sanktioner

(Finansforordningens artikel 114)

1. Ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer, kan pålægges økonomiske sanktioner, der står i forhold til værdien af de pågældende tilskud, på de betingelser, der omhandles i artikel 133.

Modtagere, hvorom det er fastslået, at de har udvist grov forsømmelse ved ikke at have overholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan pålægges økonomiske sanktioner på samme betingelser.

2. Ansøgere og modtagere, der befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 93-96, kan desuden udelukkes fra Fællesskabets tilskud og aftaler på de betingelser, der er fastlagt i artikel 133.

Artikel 176

Udvælgelseskriterier

(Finansforordningens artikel 115, stk. 1)

1. Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres sammen med indkaldelsen af forslag, gør det muligt at vurdere ansøgerens finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre den foreslåede aktion eller det foreslåede arbejdsprogram.

2. Ansøgeren skal råde over stabile finansieringskilder, som er tilstrækkelige til, at han kan opretholde sine aktiviteter i hele den periode, hvor aktionen gennemføres, eller i hele det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud, og til, at han kan deltage i finansieringen heraf. Han skal råde over de faglige kompetencer og kvalifikationer, der er nødvendige, for at han kan fuldføre den foreslåede aktion eller det foreslåede arbejdsprogram, undtagen hvis der findes særlige bestemmelser herom i basisretsakten.

3. Undersøgelsen af den finansielle og tekniske kapacitet tager navnlig udgangspunkt i en analyse af den dokumentation, der er omhandlet i artikel 173.

4. Kravet om undersøgelse af den finansielle kapacitet gælder ikke for stipendiemodtagere, der er fysiske personer, for offentlige organer eller for de internationale organisationer, der er omhandlet i artikel 43.

I forbindelse med de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 163, foretages denne undersøgelse forud for indgåelsen af rammeaftalen.

Artikel 177

Tildelingskriterier

(Finansforordningens artikel 115, stk. 2)

1. Tildelingskriterierne offentliggøres sammen med indkaldelsen af forslag.

2. Tildelingskriterierne udformes således, at de gør det muligt at yde tilskud enten til de aktioner, der maksimerer den samlede effektivitet af det fællesskabsprogram, som de sikrer gennemførelsen af, eller til organer, hvis arbejdsprogram sigter mod samme mål. Kriterierne defineres desuden på en sådan måde, at de sikrer en forsvarlig forvaltning af Fællesskabets midler.

Ved at anvende disse kriterier kan man udvælge de forslag til aktioner eller arbejdsprogrammer, der sikrer overholdelsen af Kommissionens mål og prioriteter og garanterer, at Fællesskabets bidrag til finansieringen er synligt.

3. Tildelingskriterierne defineres på en sådan måde, at det senere er muligt at evaluere dem.

Artikel 178

Vurdering af ansøgninger og ydelse af tilskud

(Finansforordningens artikel 116)

1. Den kompetente anvisningsberettigede udpeger et bedømmelsesudvalg til forslagene, medmindre Kommissionen træffer beslutning om et sektorbestemt særprogram.

Udvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i Kommissionen, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er nævnt i finansforordningens artikel 52.

I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 254, samt i de bemyndigede organer, der er nævnt i artikel 160, stk. 1, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, der ikke er hierarkisk forbundne.

Den kompetente anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter.

2. Bedømmelsesudvalget kan opfordre en ansøger til at afgive supplerende oplysninger eller redegøre nærmere for bilag, der er forelagt som dokumentation for hans finansielle og tekniske kapacitet, inden for en frist, som udvalget fastsætter.

3. Når bedømmelsesudvalget har afsluttet sit arbejde, underskriver dets medlemmer en protokol herom, hvori alle de gennemgåede forslag opregnes, deres kvaliteter vurderes og det angives, hvilke forslag der vil kunne modtage tilskud. I protokollen opstilles eventuelt en prioritering af de undersøgte forslag.

Protokollen opbevares som referencemateriale med henblik på senere konsultation.

4. Den kompetente anvisningsberettigede træffer derefter sin beslutning, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:

a) hvad beslutningen drejer sig om, og det samlede beløb, som denne vedrører

b) modtagernes navne, aktionernes betegnelser, de tildelte beløb, og en begrundelse for dette valg, også i tilfælde af, at det afviger fra bedømmelsesudvalgets udtalelse

c) navnene på ansøgere, der ikke er kommet i betragtning, og grundene til, at de er blevet afvist.

5. Stk. 1-4 gælder ikke for tilskudsmodtagere, der udtrykkeligt er nævnt i basisretsakten.

Artikel 179

Information af ansøgere

(Finansforordningens artikel 116)

Ansøgerne informeres senest 15 kalenderdage efter, at modtagerne har fået tilsendt beslutningen om ydelse af tilskud.

KAPITEL 4

Betaling og kontrol

Artikel 180

Dokumentation i forbindelse med betalingsanmodninger

(Finansforordningens artikel 117)

1. For hvert tilskud, hvor der er sket en opdeling af forfinansieringen, forudsætter hver ny udbetaling, at den foregående forfinansiering er udnyttet med mindst 70 % af dens samlede beløb. Ved anmodning om en ny udbetaling aflægger modtageren regnskab over de udgifter, han har afholdt.

2. I forbindelse med enhver udbetaling kan den kompetente anvisningsberettigede - på grundlag af en analyse af de hermed forbundne risici - kræve en ekstern revision af regnskaberne, udført af en autoriseret revisor. Revisionsrapporten vedlægges betalingsanmodningen vedrørende et drifts- eller aktionstilskud, og formålet er at attestere, at de pågældende regnskaber er retvisende, troværdige og støttet af de relevante bilag.

En sådan ekstern revision er obligatorisk:

a) når der er tale om aktionstilskud, i forbindelse med følgende betalinger:

i) kumulerede betalinger af forfinansieringer og mellemliggende betalinger, der overskrider 750000 EUR pr. regnskabsår og pr. aftale

ii) saldobetalinger på over 150000 EUR

b) når der er tale om driftstilskud, i forbindelse med betalinger, der overskrider 75000 EUR pr. regnskabsår.

I de tilfælde, der er nævnt i andet afsnit, litra a) og b), kan den første udbetaling af forfinansiering ikke danne grundlag for revision.

Den anvisningsberettigede kan desuden på grundlag af sin analyse af forvaltningsrisici fritage følgende personer fra revisionsforpligtelsen:

a) offentlige organer og de i artikel 43 omhandlede internationale organisationer

b) modtagere af tilskud som led i humanitær bistand og kriseforvaltning, bortset fra til saldobetalinger.

Ved aftaler mellem Kommissionen og flere modtagere, finder de beløbsgrænser, der er angivet i andet afsnit, litra a) og b), anvendelse på de enkelte modtagere.

Artikel 181

Faste tilskudsbeløb

(Finansforordningens artikel 117)

1. Ud over ved stipendier og priser kan der i basisretsakten gives tilladelse til at anvende faste tilskudsbeløb ved bidrag på under 5000 EUR eller tariffer baseret på enhedspriser.

For at sikre, at principperne om samfinansiering, non profit og forsvarlig økonomisk forvaltning overholdes, tager den kompetente anvisningsberettigede mindst hvert andet år disse faste beløb og tariffer op til fornyet vurdering. Resultatet af den fornyede vurdering skal godkendes af Kommissionen.

2. I aftalen om tilskud kan der gives tilladelse til, at følgende udgifter overtages til fast takst:

a) modtagerens generalomkostninger, dog højst med et beløb svarende til 7 % af de samlede støtteberettigede omkostninger i forbindelse med aktionen, undtagen hvis modtageren har fået tildelt et driftstilskud finansieret over fællesskabsbudgettet.

b) visse udgifter til tjenesterejser, baseret på en fast dagstakst, der hvert år skal godkendes af Kommissionen.

Det i første afsnit, litra a), omhandlede loft kan overskrides efter begrundet afgørelse truffet af Kommissionen.

Artikel 182

Forhåndsgarantier

(Finansforordningens artikel 118)

1. Den kompetente anvisningsberettigede kan af modtageren kræve en forhåndsgaranti for at formindske de finansielle risici i forbindelse med udbetaling af forfinansiering.

2. Hvis forfinansieringen udgør over 80 % af det samlede tilskudsbeløb, kan den kun komme til udbetaling, hvis modtageren stiller en forhåndsgaranti, der vurderes og godkendes af den kompetente anvisningsberettigede.

En sådan garanti kræves af ngo'er, der arbejder med foranstaltninger udadtil, i forbindelse med forfinansiering, der overstiger 1 mio. EUR, eller som repræsenterer over 90 % af det samlede tilskudsbeløb.

Garantien skal dække en periode, der er tilstrækkelig lang til, at garantien kan bringes i anvendelse.

3. Garantien skal stilles af en bank eller et pengeinstitut, der er godkendt og etableret i en af medlemsstaterne.

Garantien kan erstattes af en personlig selvskyldnerkaution stillet af en tredjemand eller af en garanti med solidarisk hæftelse stillet af flere tilskudsmodtagere, der er part i samme tilskudsaftale.

Garantien udtrykkes i euro.

Den sikrer, at banken eller pengeinstituttet, tredjemand eller de øvrige modtagere indtræder som uigenkaldelige selvskyldnerkautionister eller hæfter umiddelbart for tilskudsmodtagerens forpligtelser.

4. Garantien frigøres i takt med, at forfinansieringen afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller saldobetalinger til modtageren, på de betingelser, der er fastsat i aftalen om tilskud.

5. Den anvisningsberettigede kan afvige fra den forpligtelse, der fastsættes i stk. 2, til fordel for offentlige organer og de internationale organisationer, der er omhandlet i artikel 43.

Den anvisningsberettigede kan ligeledes fravige denne forpligtelse til fordel for modtagere, der har indgået en rammeaftale om partnerskab i overensstemmelse med artikel 163.

Artikel 183

Suspension og reduktion af tilskud

(Finansforordningens artikel 119)

1. I følgende tilfælde suspenderes betalingerne af den kompetente anvisningsberettigede, der - alt efter hvilket stadium proceduren befinder sig på - reducerer tilskuddet eller anmoder modtageren eller modtagerne om at tilbagebetale den del af tilskuddet, der er udbetalt med urette:

a) hvis aktionen eller det godkendte arbejdsprogram ikke gennemføres, gennemføres ukorrekt, kun gennemføres delvis eller gennemføres med forsinkelse

b) hvis der er udbetalt beløb, der overstiger de i aftalen fastsatte finansieringslofter, hvilket f.eks. kan være tilfældet, hvis omkostningerne ved gennemførelsen af den godkendte aktion eller det godkendte arbejdsprogram har været mindre end oprindelig anslået

c) hvis der efterfølgende viser sig et overskud på aktionens budget eller driftsbudgettet.

2. Betalingerne kan også suspenderes, hvis andre aftalebestemmelser formodes at være overtrådt. Formålet med suspensionen er at undersøge, om de formodede overtrædelser har fundet sted, og i givet fald at råde bod på situationen.

KAPITEL 5

Gennemførelse

Artikel 184

Aftaler som led i gennemførelsen

(Finansforordningens artikel 120)

1. Hvis gennemførelsen af de aktioner, hvortil der ydes tilskud, nødvendiggør indgåelse af en aftale, skal tilskudsmodtagerne tildele ordren til den bydende, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, dvs. det bud, hvor der er den bedste kombination af kvalitet og pris, under overholdelse af princippet om gennemsigtighed og ligebehandling af potentielle kontrahenter og idet det påses, at der ikke består interessekonflikter.

2. Med henblik på gennemførelse af stk. 1 kan den kompetente anvisningsberettigede pålægge tilskudsmodtagerne at følge særlige regler, under hensyn bl.a. til værdien af de pågældende kontrakter, størrelsen af Fællesskabets bidrag til aktionens samlede udgifter og forvaltningsrisikoen.

Sådanne regler skal i givet fald figurere i tilskudsaftalen.

AFSNIT VII

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING

KAPITEL 1

Regnskabsaflæggelse

Artikel 185

Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret

(Finansforordningens artikel 122)

Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret skal indeholde en troværdig redegørelse for:

a) hvorledes de mål, der er opstillet for regnskabsåret, er virkeliggjort i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

b) hvorledes den finansielle situation er, og hvilke begivenheder der har haft væsentlig indflydelse på regnskabsårets aktiviteter.

Artikel 186

Fravigelse af regnskabsprincipperne

(Finansforordningens artikel 124)

Hvis regnskabsførerne i særlige tilfælde finder, at der er grund til at fravige de regnskabsprincipper, der er omhandlet i artikel 187-194, begrundes og nævnes fravigelsen i det bilag, der er omhandlet i artikel 203.

Artikel 187

Princippet om going concern

(Finansforordningens artikel 124)

1. Princippet om going concern betyder, at det ved udarbejdelsen af årsregnskabet antages, at institutionerne og de organer, der er omhandlet i artikel 185 i finansforordningen, har ubegrænset levetid.

2. Hvis det af verificerbare oplysninger fremgår, at en institution eller et organ som omhandlet i artikel 185 vil indstille sin virksomhed, anfører regnskabsføreren denne oplysning i bilaget og angiver grundene dertil. Regnskabsføreren anvender regnskabsreglerne til bestemmelse af institutionens eller organets likvidationsværdi.

Artikel 188

Forsigtighedsprincippet

(Finansforordningens artikel 124)

Forsigtighedsprincippet betyder, at aktiver eller provenuer ikke overvurderes, og at passiver eller udgifter ikke undervurderes. Princippet giver imidlertid ikke mulighed for at oprette skjulte reserver eller foretage uforholdsmæssigt store henlæggelser.

Artikel 189

Princippet om kontinuitet i regnskabsmetoderne

(Finansforordningens artikel 124)

1. Princippet om kontinuitet i regnskabsmetoderne betyder, at strukturen i de elementer, der indgår i årsregnskabet, samt de anvendte regnskabsmetoder og værdiansættelsesregler ikke må ændres fra det ene regnskabsår til det andet.

2. Kommissionens regnskabsfører kan kun undtagelsesvis afvige fra princippet om kontinuitet i de anvendte metoder, bl.a.:

a) når der sker en væsentlig ændring af arten af de transaktioner, som den pågældende afdeling udfører

b) når den nye opstillingsmåde giver et bedre billede af de pågældende regnskabstransaktioner.

Artikel 190

Princippet om anvendelse af sammenlignelige oplysninger

(Finansforordningens artikel 124)

1. Princippet om anvendelse af sammenlignelige oplysninger betyder, at der for hver post i årsregnskabet skal angives beløbet for den tilsvarende post i det foregående regnskabsår.

2. Når opstillingen eller klassificeringen af et af elementerne i årsregnskabet ændres som omhandlet i stk. 1, omgrupperes de tilsvarende beløb for det foregående regnskabsår og gøres sammenlignelige.

Hvis det ikke er muligt at foretage en sådan omgruppering, skal det angives i det i artikel 203 anførte bilag.

Artikel 191

Princippet om væsentlighed

(Finansforordningens artikel 124)

1. Princippet om væsentlighed betyder, at alle transaktioner af væsentlig betydning for den information, der ønskes tilvejebragt, opføres i årsregnskabet. Om transaktionen er væsentlig vurderes i forhold til dens art eller beløbsstørrelse.

2. Gruppering af transaktioner kan ske:

a) hvis der er tale om transaktioner af samme art, selv om det drejer sig om store beløb

b) hvis transaktionernes beløbsstørrelse er ubetydelig

c) hvis en sådan gruppering gør årsregnskabet klarere.

Artikel 192

Bruttoprincippet

(Finansforordningens artikel 124)

Bruttoprincippet betyder, at der ikke må ske modregning mellem fordringer og gæld eller mellem tab og vinding, undtagen hvis der er tale om tab og vinding, der skyldes samme transaktion, lignende transaktioner eller dækningstransaktioner, og forudsat at ingen af enkelttransaktionerne er væsentlige.

Artikel 193

Princippet om indhold frem for formalia

(Finansforordningens artikel 124)

Princippet om indhold frem for formalia betyder, at de regnskabsmæssige begivenheder, der registreres i årsregnskabet, skal opstilles efter deres økonomiske beskaffenhed.

Artikel 194

Periodiseringsprincippet

(Finansforordningens artikel 125)

1. Periodiseringsprincippet betyder, at transaktioner og begivenheder bogføres i det øjeblik, de finder sted, og ikke ved den faktiske betaling eller inkassering. De registreres i regnskabet for det regnskabsår, som de vedrører.

2. De regnskabsmetoder, der er omhandlet i artikel 133 i finansforordningen, skal præcisere, hvilken begivenhed der udløser bogføring af hver enkelt transaktion.

Artikel 195

Værdiansættelse af aktiver og passiver

(Finansforordningens artikel 125)

1. Værdiansættelsen af aktiver og passiver baseres på anskaffelsespris eller kostpris. Imidlertid formindskes værdien af anlægsaktiver, bortset fra finansielle anlægsaktiver, og af etableringsomkostninger gennem afskrivninger. Desuden kan et aktivs bogførte værdi nedsættes, hvis dets værdi forringes, og en forhøjelse af et passiv, der er forfaldent til betaling, kan dækkes ved en henlæggelse.

2. De regnskabsstandarder og -metoder, der er omhandlet i artikel 133 i finansforordningen, kan foreskrive, at alle eller kun nogle af elementerne ansættes til en anden værdi end anskaffelsesprisen.

Artikel 196

Henlæggelser

(Finansforordningens artikel 125)

Der kan foretages henlæggelser, hvis følgende betingelser er opfyldt:

a) hvis der eksisterer en aktuel forpligtelse, der skyldes en tidligere begivenhed

b) hvis afviklingen af forpligtelsen formodentlig vil gøre det nødvendigt at anvende midler, der repræsenterer økonomiske fordele

c) hvis der kan udarbejdes et troværdigt overslag over forpligtelsens størrelse.

Artikel 197

Balancens struktur

(Finansforordningens artikel 126)

1. Balancen består af konti, der er samlet i afsnit og underafsnit.

2. Aktiver klassificeres efter, hvor likvide de er, således at de mindst likvide elementer angives først, mens passiver klassificeres efter forfaldsdato.

Artikel 198

Opstilling af balancen

(Finansforordningens artikel 126)

Ved opstillingen af balancen anvender regnskabsføreren mindst følgende rubrikker:

Aktiver

- Stiftelsesomkostninger

- Immaterielle anlægsaktiver

- Materielle anlægsaktiver

- Finansielle anlægsaktiver

- Fordringer på over et år

- Lagre

- Fordringer på indtil et år

- Kassebeholdning og likvide midler

- Periodeafgrænsningsposter

Passiver

- Egenkapital (bestående af regnskabsårets økonomiske resultat, overskud overført fra tidligere regnskabsår og reserver)

- Henlæggelser

- Gæld på over et år

- Gæld på indtil et år

- Periodeafgrænsningsposter

Artikel 199

Resultatopgørelsen

(Finansforordningens artikel 126)

Resultatopgørelsen viser regnskabsårets indtægter og udgifter klassificeret efter art.

Artikel 200

Opstilling af resultatopgørelsen

(Finansforordningens artikel 126)

Ved opstillingen af resultatopgørelsen skal regnskabsføreren anvende et skema, der mindst indeholder følgende:

Driftsindtægter

- Driftsudgifter

= Driftsresultatet

+/- Økonomisk resultat

= Resultatet af den ordinære drift

+/- Ekstraordinært resultat

= Regnskabsårets resultat

Artikel 201

Pengestrømsopgørelsen

(Finansforordningens artikel 126)

Pengestrømsopgørelsen viser likviditetsbevægelserne.

Likviditeten udgøres af:

a) den likvide beholdning

b) indeståender på anfordringskonti i banker og

c) andre disponible aktiver, der hurtigt kan omsættes til kontanter, og hvis værdi er stabil.

Artikel 202

Klassifikation af pengestrømme

(Finansforordningens artikel 126)

1. Pengestrømsopgørelsen viser likviditetsbevægelserne opdelt i pengestrømme fra drifts-, investerings- og finansieringsaktiviteter.

2. Pengestrømmene fra driften skal vise likviditetsbevægelserne fra den ordinære drift.

3. Pengestrømmene fra investeringsaktiviteter skal vise likviditetsbevægelserne hidrørende fra køb og salg af anlægsaktiver.

4. Pengestrømmene fra finansieringsaktiviteter skal vise likviditetsbevægelserne hidrørende fra lånoptagelse og långivning samt fra alle andre finansielle aktiviteter.

Artikel 203

Bilaget til årsregnskabet

(Finansforordningens artikel 126)

Det bilag, der omhandles i finansforordningens artikel 126, er en integreret del af årsregnskabet. Det skal mindst indeholde følgende oplysninger:

a) Regnskabsprincipperne, -reglerne og -metoderne.

b) De forklarende noter med yderligere oplysninger, der ikke findes i selve årsregnskabet, men som er nødvendige for at give et sandfærdigt billede.

c) Forpligtelserne uden for balancen med oplysning om de rettigheder og forpligtelser, der ikke figurerer på balancen, men som vil kunne få væsentlig indflydelse på den pågældende enheds formuestilling, finansielle stilling eller resultat.

Artikel 204

Forklarende noter

(Finansforordningens artikel 126)

De forklarende noter opstilles med krydshenvisning til de poster i årsregnskabet, som de vedrører, og i samme rækkefølge.

Artikel 205

Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen

(Finansforordningens artikel 127)

1. Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen omfatter:

a) oplysninger om indtægter, herunder:

i) udviklingen i overslagene over budgettets indtægter

ii) gennemførelsen af budgettets indtægter

iii) udviklingen i fastlagte fordringer

b) oplysninger, der viser udviklingen i de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger

c) oplysninger, der viser udnyttelsen af samtlige disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger

d) oplysninger vedrørende udviklingen for så vidt angår forpligtelser, der endnu ikke er indfriet, er fremført fra det foregående regnskabsår eller er indgået i regnskabsåret.

2. For så vidt angår oplysningerne om indtægter vedføjes desuden en opgørelse, der viser fordelingen på medlemsstater af de fordringer vedrørende egne indtægter, for hvilke der er udstedt indtægtsordre, men som ved regnskabsårets udløb endnu ikke er inkasseret.

Artikel 206

Bilag til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen

(Finansforordningens artikel 127)

Det bilag til regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen, der omhandles i finansforordningens artikel 127, omfatter mindst:

a) oplysninger om budgetprincipper, bevillingstyper og budgetstruktur

b) oplysninger om endnu ikke indfriede forpligtelser

c) oplysninger, der er nødvendige for en korrekt forståelse af budgetgennemførelsen.

KAPITEL 2

(Finansforordningens kapitel 3)

Regnskabsføring

Afdeling 1

ORGANISATION PÅ REGNSKABSOMRÅDET

Artikel 207

Organisation på regnskabsområdet

(Finansforordningens artikel 132)

1. Regnskabsføreren for hver institution og for hvert af de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 185, udarbejder og ajourfører dokumentationsmateriale, der beskriver organisation og procedurer på regnskabsområdet for hans egen institutions vedkommende.

2. Ved opstilling af årsregnskabet begrænses anvendelsen af eksterne oplysninger i videst mulige omfang.

3. Budgetindtægter og -udgifter registreres i det edb-system, der er omhandlet i artikel 208, efter transaktionens økonomiske beskaffenhed enten som kapital eller som løbende indtægter eller udgifter.

Artikel 208

Edb-systemer

(Finansforordningens artikel 132)

1. Regnskabet føres ved hjælp af et integreret edb-system.

2. Regnskabsføring ved hjælp af edb-systemer og -undersystemer kræver en fuldstændig beskrivelse af de anvendte systemer og undersystemer.

Beskrivelsen definerer indholdet af alle datafelter og præciserer, hvorledes systemet behandler de enkelte transaktioner. Den angiver, hvorledes systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver enkelt transaktion og for enhver ændring af edb-systemer og -undersystemer, så det når som helst kan fastslås, hvem der har foretaget hvilke ændringer.

I beskrivelserne af de nævnte edb-regnskabssystemer og -undersystemer skal nævnes eventuelle sammenkoblinger mellem disse systemer og det centrale regnskabssystem, bl.a. med hensyn til dataoverførsel og saldoafstemning.

3. Adgangen til edb-systemer og -undersystemer er begrænset til personerne på en liste over godkendte brugere, der opstilles og ajourføres af hver enkelt institution.

Afdeling 2

REGNSKABSBØGER

Artikel 209

Regnskabsbøger

(Finansforordningens artikel 135)

1. Hver institution og hvert af de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 185, fører en dagbog, en hovedbog og en formuefortegnelse.

2. Regnskabsbøgerne består af elektroniske dokumenter, som er identificeret af regnskabsføreren, og hvis bevismæssige værdi er sikret.

3. Posteringerne i dagbogen overføres til hovedbogen efter den kontoplan, der er omhandlet i artikel 212.

4. Dagbogen og hovedbogen kan opdeles i lige så mange hjælpebøger, som der er behov for, bl.a. under hensyn til de bogførte transaktioners relative betydning.

5. Posteringerne i hjælpebøgerne centraliseres mindst en gang om måneden i dagbogen og hovedbogen.

Artikel 210

Generel kontooversigt

(Finansforordningens artikel 135)

Hver institution eller hvert organ, der omhandles i finansforordningens artikel 185, opstiller en kontooversigt over alle konti i det almindelige regnskab, herunder de konti, hvor saldo er opgjort i løbet af regnskabsåret, med angivelse for hver af dem af:

a) kontonummer

b) betegnelse

c) samlet beløb i debet

d) samlet beløb i kredit

e) saldo.

Artikel 211

Formuefortegnelse

(Finansforordningens artikel 135)

1. Formuefortegnelsen er en opgørelse over alle aktiver og passiver samt forpligtelser af enhver art, med angivelse for hver enkelt post af mængde og værdi på opgørelsestidspunktet.

2. Oplysningerne i formuefortegnelsen opbevares og organiseres på en sådan måde, at de kan afstemmes med indholdet af hver enkelt konto i den generelle kontooversigt.

3. Når det drejer sig om de i formuefortegnelsen anførte anlægsaktiver anvendes artikel 220-227.

Afdeling 3

KONTOPLAN

Artikel 212

Kontoplanen

(Finansforordningens artikel 135)

1. Kontoplanen udarbejdes af Kommissionens regnskabsfører.

2. Kontoplanen inddeler kontiene i klasser.

Hver klasse kan inddeles i grupper og undergrupper efter behov.

3. Kontoplanen skal omfatte mindst følgende klasser:

a) hvad angår balancekonti:

i) klasse 1: konti for egenkapital, henlæggelser og gæld på over et år

ii) klasse 2: konti for stiftelsesomkostninger, anlægsaktiver og fordringer på over et år

iii) klasse 3: lagerkonti

iv) klasse 4: konti for fordringer og for gæld på indtil et år

v) klasse 5: kasse- og bankkonti.

b) hvad angår forvaltningskonti:

i) klasse 6: udgiftskonti

ii) klasse 7: indtægtskonti

c) hvad angår særlige konti

klasse 8 og 9: særlige konti.

d) hvad angår transaktioner uden for balancen

klasse 0: transaktioner uden for balancen.

4. Det skal af kontoplanen fremgå, hvad hver enkelt konto og kontoklasse indeholder, og hvorledes kontiene skal anvendes.

Afdeling 4

REGISTRERING

Artikel 213

Regnskabsposteringer

(Finansforordningens artikel 135)

1. Posteringerne foretages efter det såkaldte dobbelte bogholderis metode, hvilket betyder, at enhver bevægelse eller ændring, der registreres i regnskabet, repræsenteres ved en dobbeltpostering, der indebærer, at samme beløb debiteres henholdsvis krediteres de relevante konti, der berøres af posteringen.

2. Modværdien i euro af en transaktion udtrykt i en anden valuta end euro beregnes og bogføres til denne modværdi.

Valutaer, der indgår i transaktioner over justerbare konti, justeres i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning.

Denne justering sker på grundlag af kurser beregnet i overensstemmelse med artikel 8.

Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og en anden valuta med henblik på opstilling af balancen pr. 31. december i år N, er kursen den sidste arbejdsdag i år N-1.

Artikel 214

Bogføringstransaktioner

(Finansforordningens artikel 135)

Hver bogføringstransaktion skal præcisere oplysningens oprindelse, indhold og postering samt referencerne på relevante bilag.

Artikel 215

Bilag

(Finansforordningens artikel 135)

1. Hver postering skal være baseret på et dateret og nummereret bilag, der er udformet på papir eller et andet medium, der sikrer bilagets troværdighed og holdbarhed i den periode, der er omhandlet i artikel 49.

2. Transaktioner af samme art, gennemført på samme sted og i løbet af samme dag, kan dokumenteres ved ét sammenfattende bilag.

Artikel 216

Registrering i dagbogen

(Finansforordningens artikel 135)

Regnskabstransaktionerne registreres i dagbogen efter en af følgende metoder, der ikke udelukker hinanden:

a) enten dag for dag, transaktion for transaktion

b) eller ved en månedlig sammenfatning af transaktionernes samlede beløb, forudsat at alle bilag opbevares, så enkelttransaktionerne dag for dag kan verificeres.

Artikel 217

Validering af registreringer

(Finansforordningens artikel 135)

1. Registreringerne i dagbogen og i formuefortegnelsen gøres definitive gennem en valideringsprocedure, der forbyder ændring eller sletning af oplysninger.

2. En afslutningsprocedure, der fastfryser transaktionernes kronologi og sikrer, at oplysningerne ikke ændres, gennemføres inden aflæggelsen af det endelige årsregnskab.

Afdeling 5

AFSTEMNING OG KONTROL

Artikel 218

Afstemning af konti

(Finansforordningens artikel 135)

1. Saldiene for kontiene i den generelle kontooversigt afstemmes jævnligt - og i det mindste i forbindelse med den årlige regnskabsafslutning - med oplysningerne i de forvaltningssystemer, som de anvisningsberettigede anvender i forbindelse med forvaltningen af aktiver og det daglige input i regnskabssystemet.

2. Regnskabsføreren kontrollerer jævnligt og i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning, at oplysningerne i formuefortegnelsen som omhandlet i artikel 209 stemmer overens med de virkelige forhold, bl.a. gennem:

a) månedlig afstemning af bankindeståender med kontoudtog fra pengeinstitutterne

b) afstemning af kassebeholdningen med oplysningerne i kassebogen.

For så vidt angår konti for anlægsaktiver foretages denne kontrol i overensstemmelse med artikel 224.

3. Mellemregningskonti mellem institutionerne afstemmes og afsluttes månedligt.

4. Interimskonti gennemgås årligt af regnskabsføreren, så de kan afsluttes hurtigst muligt.

Afdeling 6

BEVILLINGSREGNSKABET

Artikel 219

Føring af bevillingsregnskabet og dettes indhold

(Finansforordningens artikel 137)

1. Bevillingsregnskabet skal for hver underinddeling i budgettet vise:

a) for så vidt angår udgifter:

i) de bevillinger, der er afsat i det oprindelige budget, de bevillinger, der er afsat i ændringsbudgetter, fremførte bevillinger, de bevillinger, der er til rådighed som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter, de bevillinger, der er fremkommet ved overførsel, og de samlede bevillinger, der således er til rådighed

ii) de indgåede forpligtelser og udførte betalinger i regnskabsåret.

b) for så vidt angår indtægter:

i) de overslag, der er opført i det oprindelige budget, de overslag, der er opført i ændringsbudgetter, formålsbestemte indtægter og det samlede beløb for de således anslåede indtægter

ii) de fastlagte fordringer og inkasserede beløb i regnskabsåret

c) en opgørelse over uindfriede forpligtelser og udestående fordringer fra tidligere regnskabsår.

De i første afsnit, litra a), omhandlede forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger registreres og følges særskilt.

Endvidere anføres i bevillingsregnskabet de samlede foreløbige forpligtelser vedrørende Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget (EUGFL), Garantisektionen, og de tilsvarende betalinger.

Disse forpligtelser anføres over for de samlede bevillinger til EUGFL, Garantisektionen.

2. Bevillingsregnskabet gør det muligt særskilt at følge:

a) udnyttelsen af fremførte bevillinger og regnskabsårets bevillinger

b) afviklingen af uindfriede forpligtelser.

For indtægternes vedkommende følges de udestående fordringer fra tidligere regnskabsår særskilt.

3. Bevillingsregnskabet kan organiseres, så der fremkommer et analytisk regnskab.

4. Bevillingsregnskabet føres ved hjælp af edb-systemer, bøger eller kartotekskort.

KAPITEL 3

(Finansforordningens kapitel 4)

Formuefortegnelse

Artikel 220

Fortegnelse over anlægsaktiver

(Finansforordningens artikel 138)

Formuefortegnelsessystemet fastlægges af den anvisningsberettigede med bistand fra regnskabsføreren. Systemet leverer alle de oplysninger, der er nødvendige for regnskabsføringen og for bevarelsen af aktiverne.

Artikel 221

Bevaring af aktiver

(Finansforordningens artikel 138)

Hver af institutionerne fastlægger sine egne regler for bevaring og beskyttelse af de aktiver, der er opført på deres respektive balance, og udpeger de tjenestegrene, der har ansvaret for formuefortegnelsen.

Artikel 222

Opførelse af aktiver i fortegnelsen

(Finansforordningens artikel 138)

Anskaffelsen af et aktiv opføres i formuefortegnelsen og registreres i kontiene over anlægsaktiver, hvis anskaffelsesprisen eller kostprisen er lig med eller over 420 EUR, hvis anvendelsesperioden er over et år, og hvis der ikke er tale om et forbrugsgode.

Artikel 223

De i fortegnelsen indeholdte oplysninger om aktiver

(Finansforordningens artikel 138)

Formuefortegnelsen indeholder en passende beskrivelse af aktivet samt angivelse af, hvor aktivet befinder sig, og af anskaffelsestidspunkt og enhedspris.

Artikel 224

Kontrol med fortegnelsen

(Finansforordningens artikel 138)

Institutionerne fører kontrol med fortegnelsen for at sikre sig, at hvert enkelt aktiv rent faktisk eksisterer og stemmer overens med den tilsvarende post i fortegnelsen. Kontrollen udføres som led i et årligt kontrolprogram, undtagen for så vidt angår materielle og immaterielle anlægsaktiver, hvor der udføres kontrol mindst hvert tredje år.

Artikel 225

Salg af aktiver

(Finansforordningens artikel 138)

Medlemmerne af og tjenestemænd, ansatte eller andet personale ved institutionerne og de organer, der er omhandlet i artikel 185 i finansforordningen, kan ikke optræde som købere af aktiver, der sælges af disse institutioner og organer, undtagen når salget foregår på en offentlig auktion.

Artikel 226

Procedure for salg af anlægsaktiver

(Finansforordningens artikel 138)

1. Salg af anlægsaktiver offentliggøres ved passende lokal avertering, når købsværdien pr. enhed af disse aktiver er på 8100 EUR eller derover. Der skal gå mindst 14 kalenderdage mellem den sidste avertering og salgsaftalens indgåelse.

Salget bekendtgøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, når købsværdien pr. enhed af disse aktiver er på 391100 EUR eller derover. Passende avertering kan desuden finde sted i medlemsstaternes presse. Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet for offentliggørelsen af meddelelsen i De Euro-pæiske Fællesskabers Tidende og salgsaftalens indgåelse.

2. Avertering kan undlades, hvis de dermed forbundne omkostninger overstiger de forventede indtægter ved transaktionen.

3. Institutionerne er forpligtet til i hvert enkelt tilfælde at søge at opnå den bedste pris ved salg af anlægsaktiver.

Artikel 227

Procedure for overdragelse af anlægsaktiver

(Finansforordningens artikel 138)

Hvis aktiver opført i fortegnelserne sælges, gives væk, kasseres, udlejes eller forsvinder som følge af tab, tyveri eller af en hvilken som helst anden årsag, udfærdiger den anvisningsberettigede en erklæring eller rapport.

Det skal af erklæringen eller rapporten især fremgå, om der skal rejses krav om skadeserstatning over for en tjenestemand eller anden ansat ved Fællesskaberne eller over for en anden person.

Hvis fast ejendom eller større anlæg stilles gratis til rådighed, skal der herom udfærdiges en kontrakt, og der skal en gang om året, i forbindelse med forelæggelsen af det foreløbige budgetforslag, gives Europa-Parlamentet og Rådet meddelelse om de således indgåede kontrakter.

ANDEN DEL

SÆRLIGE BESTEMMELSER

AFSNIT I

(FINANSFORORDNINGENS AFSNIT II)

STRUKTURFONDENE

Artikel 228

Tilbagebetaling af forskud

(Finansforordningens artikel 157)

I overensstemmelse med forordningerne om strukturfondene og Samhørighedsfonden medfører hel eller delvis tilbagebetaling af forskud udbetalt i forbindelse med en foranstaltning ikke en reduktion af fondenes bidrag til den pågældende foranstaltning.

Tilbagebetalte beløb udgør formålsbestemte indtægter i henhold til finansforordningens artikel 18, stk. 1, litra f).

AFSNIT II

(FINANSFORORDNINGENS AFSNIT III)

FORSKNING

Artikel 229

Typeinddeling af aktioner

(Finansforordningens artikel 160)

1. Bevillingerne til forskning og teknologisk udvikling anvendes til gennemførelse af direkte aktioner, af indirekte aktioner som led i det rammeprogram for forskning, der er omhandlet i EF-traktatens artikel 166, og af de aktioner, der er omhandlet i artikel 165 i samme traktat, gennem deltagelse i programmer og aktiviteter på konkurrencemæssigt grundlag gennemført af Det Fælles Forskningscenter (FFC).

2. Direkte aktioner gennemføres i anlæggene under FFC og finansieres i princippet fuldt ud over budgettet. De kan dreje sig om:

a) forskningsprogrammer

b) aktiviteter vedrørende sonderende forskning

c) videnskabelige og tekniske støtteaktiviteter af institutionel art.

3. Indirekte aktioner består af programmer, der gennemføres som led i kontrakter indgået med tredjemand. FFC kan deltage i sådanne kontrakter på lige fod med tredjemand.

4. Med henblik på inden for forskningen at sikre indbyrdes sammenhæng mellem medlemsstaternes politikker og Fællesskabets politik kan Kommissionen tage initiativer i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 165 og lade de dermed forbundne administrative omkostninger finansiere over budgettet.

5. Foruden de særprogrammer, der er omhandlet i EF-traktatens artikel 166, stk. 3, kan Fællesskabet vedtage:

a) supplerende programmer, hvori kun nogle af medlemsstaterne deltager, i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 168

b) programmer gennemført af flere medlemsstater, herunder deltagelse i de strukturer, der oprettes til gennemførelse af disse programmer, i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 169

c) aktioner vedrørende samarbejde med tredjelande eller internationale organisationer, i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 170

d) fællesforetagender, i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 171.

6. De aktiviteter, som FFC gennemfører på et konkurrencemæssigt grundlag, består af:

a) aktiviteter vedrørende videnskabelig og teknisk bistand som led i rammeprogrammer for forskning og teknologisk udvikling, i princippet finansieret fuldt ud over budgettet

b) aktiviteter udført for tredjemands regning.

Artikel 230

Regler for FFC

(Finansforordningens artikel 161)

1. De fordringsoverslag, der omhandles i finansforordningens artikel 161, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.

2. Når aktiviteter, som FFC gennemfører for tredjemands regning, indebærer indgåelse af en aftale, skal procedurerne for indgåelsen af aftalen overholde principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.

AFSNIT III

(FINANSFORORDNINGENS AFSNIT IV)

FORANSTALTNINGER UDADTIL

KAPITEL 1

Generelle bestemmelser

Artikel 231

Foranstaltninger der kan finansieres

(Finansforordningens artikel 162)

Bevillingerne vedrørende de foranstaltninger, der er omhandlet i finansforordningens anden del, afsnit IV, kapitel 1, kan bl.a. anvendes til finansiering af aftaler, tilskud, herunder rentegodtgørelser, speciallån, lånegarantier og foranstaltninger vedrørende finansiel bistand, budgetbistand og andre former for særlig budgetstøtte.

KAPITEL 2

Gennemførelse af foranstaltningerne

Artikel 232

Finansieringsaftaler forvaltet decentralt

(Finansforordningens artikel 166)

1. Inden der indgås en finansieringsaftale om gennemførelse af en foranstaltning, der skal forvaltes decentralt, skal den kompetente anvisningsberettigede gennem bilagskontrol og kontrol på stedet sikre sig, at det forvaltningssystem, som modtager tredjelandet har etableret til forvaltning af fællesskabsmidlerne, er i overensstemmelse med finansforordningens artikel 164, stk. 1.

2. Enhver finansieringsaftale, der indebærer decentral forvaltning, skal, afhængigt af den vedtagne decentraliseringsgrad, udtrykkeligt indeholde alle eller en del af følgende bestemmelser, der:

a) garanterer overholdelsen af kriterierne i finansforordningens artikel 164, stk. 1

b) angiver, at Kommissionen kan suspendere gennemførelsen af en aftale, hvis minimumskriterierne i finansforordningens artikel 164, stk. 1, ikke længere opfyldes

c) fastlægger den kontradiktoriske procedure for regnskabsafslutning, der eventuelt kan føre til, at det pågældende tredjeland drages til ansvar i overensstemmelse med finansforordningens artikel 53, stk. 5

d) fastlægger, hvorledes de mekanismer for finansielle korrektioner, der er omhandlet i artikel 53, stk. 5, i finansforordningen og nærmere præciseret i artikel 42, skal fungere, navnlig for så vidt angår inddrivelse af beløb ved modregning.

Artikel 233

Lån på særlige vilkår

(Finansforordningens artikel 166)

Ethvert investeringsprojekt finansieret ved lån på særlige vilkår indebærer indgåelse af en låneaftale mellem Kommissionen, der handler i Fællesskabernes navn, og låntageren.

Artikel 234

Bankkonti

(Finansforordningens artikel 166)

1. Med henblik på udbetalinger i modtagerlandets valuta åbnes der i Kommissionens navn eller - efter fælles overenskomst - i modtagerlandets navn eurokonti i et pengeinstitut i modtagerlandet. Betegnelserne på disse konti skal gøre det muligt at identificere, hvilke midler der er tale om.

2. De konti, der omhandles i stk. 1, tilføres midler i takt med det reelle likviditetsbehov. Beløbene overføres i euro og omveksles om nødvendigt til modtagerlandets valuta, efterhånden som de skyldige beløb forfalder til betaling, i overensstemmelse med artikel 7 og 8.

KAPITEL 3

Indgåelse af indkøbsaftaler

Artikel 235

Leje af fast ejendom

(Finansforordningens artikel 167)

De eneste aftaler om fast ejendom, der kan finansieres over aktionsbevillingerne til foranstaltninger udadtil, er aftaler om leje af bygninger, der allerede er opført ved lejekontraktens underskrivelse. Sådanne aftaler offentliggøres efter bestemmelserne i artikel 119.

Artikel 236

Definitioner

(Finansforordningens artikel 167)

1. Aftaler om tjenesteydelser omfatter aftaler om undersøgelser og om faglig bistand.

Der foreligger en aftale om undersøgelser, hvis den tjenesteydelsesaftale, der er indgået mellem en tjenesteyder og den ordregivende myndighed, bl.a. vedrører undersøgelser til identifikation og forberedelse af projekterne, feasibility-undersøgelser, økonomiske undersøgelser og markedsundersøgelser, tekniske undersøgelser, evalueringer og revision.

Der foreligger en aftale om faglig bistand, hvis tjenesteyderen skal optræde som konsulent, og hvis han skal lede eller tilse et projekt og stille eksperter til rådighed efter nærmere bestemmelser i aftalen.

2. Har et tredjeland i sin offentlige tjeneste eller i enheder med offentlig deltagelse kvalificeret forvaltningspersonale til rådighed, kan aftalerne gennemføres direkte af disse offentlige tjenester og enheder.

Artikel 237

Særlige bestemmelser om beløbsgrænser og nærmere regler for indgåelse af indkøbsaftaler med tredjelande

(Finansforordningens artikel 167, stk. 1, litra a) og b))

1. Artikel 118-121, undtagen for så vidt angår definitionerne, artikel 122, stk. 3 og 4, artikel 123, artikel 126-129, artikel 131, stk. 3-6, artikel 139, stk. 2, artikel 140-146, artikel 148 og artikel 151 og 152 finder ikke anvendelse på indkøbsaftaler, der indgås af de ordregivende myndigheder, der omhandles i finansforordningens artikel 167, stk. 1, litra a og b), eller som indgås på disses vegne.

Kommissionen træffer afgørelse om gennemførelsen af de i dette kapitel indeholdte bestemmelser vedrørende aftaler.

2. Ved manglende overholdelse af de procedurer, der omhandles i bestemmelserne i stk. 1, kan udgifterne til de pågældende aktioner ikke finansieres af Fællesskabet.

3. For indkøbsaftaler vedrørende fødevarehjælp gælder de særlige bestemmelser herom i Kommissionens forordning (EF) nr. 2519/97(20).

4. Dette kapitel finder ikke anvendelse på de ordregivende myndigheder, der omhandles i finansforordningens artikel 167, stk. 1, litra b), når Kommissionen efter kontrol i henhold til artikel 35 og som led i decentral forvaltning har bemyndiget dem til at anvende deres egne procedurer for indgåelse af aftaler.

Artikel 238

Indkøbsaftaler, der indgås af de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 167, stk. 1, litra c)

(Finansforordningens artikel 167, stk. 1, litra c))

1. Dette kapitel finder ikke anvendelse på aftaler, der indgås af de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 167, stk. 1, litra c).

2. Dette kapitel finder ikke anvendelse på foranstaltninger inden for rammerne af forordning (EF) nr. 1257/96.

3. De særlige procedurer for indgåelse som skal finde anvendelse på de i stk. 1 og 2 omhandlede aftaler, vil blive fastlagt i en kommissionsafgørelse under overholdelse af de principper, der er omhandlet i artikel 184.

4. Ved manglende overholdelse af de procedurer, der omhandles i stk. 3, kan udgifterne til de pågældende aktioner ikke finansieres af Fællesskabet.

Artikel 239

Offentliggørelse og forbud mod forskelsbehandling

(Finansforordningens artikel 167 og 168)

Kommissionen træffer de nødvendige bestemmelser for at sikre den bredest mulige deltagelse, på lige vilkår, i udbudsprocedurer vedrørende aftaler finansieret af Fællesskabet. I den forbindelse skal det især sikres:

a) at forhåndsmeddelelser, udbudsbekendtgørelser og meddelelser om ordretildeling på forhånd offentliggøres på passende måde, og at der herfor fastsættes rimelige frister

b) at enhver forskelsbehandling eller teknisk specifikation, der kan hindre bred deltagelse, på lige vilkår, for alle fysiske og juridiske personer som omhandlet i finansforordningens artikel 168, fjernes.

Artikel 240

Offentliggørelse

(Finansforordningens artikel 167)

1. Forhåndsmeddelelsen i forbindelse med internationale udbud sendes til Publikationskontoret så hurtigt som muligt og senest den 31. marts i hvert regnskabsår, når det drejer sig om indkøbs- og tjenesteydelsesaftaler, og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelsen af programmet, når det drejer sig om bygge- og anlægsaftaler.

2. I henhold til dette kapitel offentliggøres udbudsbekendtgørelsen:

a) som minimum i De Europæiske Fællesskabers Tidende og på Internettet, når det drejer sig om internationale udbud

b) som minimum i modtagerlandets statstidende eller tilsvarende medie, når det drejer sig om lokale udbud.

Når udbudsbekendtgørelsen også offentliggøres lokalt, skal den være identisk med og offentliggøres samtidig med den, der offentliggøres i De Euro-pæiske Fællesskabers Tidende og på Internettet. Kommissionen sørger for offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende og Internettet. Modtageren sørger for eventuel offentliggørelse lokalt.

3. Meddelelsen om ordretildelingen sendes, når kontrakten er underskrevet.

Artikel 241

Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af tjenesteydelsesaftaler

(Finansforordningens artikel 167)

1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 167, fastsættes på følgende måde for tjenesteydelsesaftaler:

a) aftaler til en værdi af 200000 EUR eller derover: internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 122, stk. 2, litra b), og artikel 240, stk. 2, litra a)

b) aftaler til en værdi af under 200000 EUR: procedure med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 3, forudsat at anvendelse af en eksisterende rammeaftale enten er umulig eller ikke har givet resultat.

Aftaler til en værdi af under 5000 EUR kan indgås efter indhentning af blot ét bud.

2. Ved internationalt begrænset udbud i henhold til stk. 1, litra a), skal det i udbudsbekendtgørelsen oplyses, hvor mange ansøgere der opfordres til at afgive bud. For aftaler om tjenesteydelser er antallet af bydende mellem fire og otte ansøgere. Antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, skal være tilstrækkeligt til at sikre reel konkurrence.

Listen over udvalgte ansøgere offentliggøres på Kommissionens hjemmeside på Internettet.

3. I forbindelse med procedurer med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tjenesteydere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence, uden offentliggørelse, og benævnes procedure med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 124.

Åbningen og vurderingen af buddene foretages af et udvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Udvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.

Modtager den ordregivende myndighed ikke mindst tre gyldige bud, skal proceduren annulleres og gå om.

4. Buddene sendes i to konvolutter, således at en ydre pakke eller konvolut indeholder to særskilte og forseglede konvolutter med påskrifterne, henholdsvis: Konvolut A "Teknisk bud" og Konvolut B "Finansielt bud". På den ydre konvolut skal anføres følgende oplysninger:

a) den adresse til brug ved afgivelsen af bud, der er angivet i udbudsdokumenterne

b) reference til den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører

c) eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører

d) instruksen "Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes" affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.

Hvis det i udbudsdokumenterne er fastsat, at der kan afholdes interviews, kan vurderingsudvalget, blandt de teknisk set antagelige bud, interviewe lederne af eller hele det eksperthold, som hver bydende foreslår. Interviewene gennemføres, efter at juryen har nedfældet sine foreløbige konklusioner på skrift, men inden den tekniske vurdering af buddene er endelig afsluttet. Vurderingsudvalget skal, hvis der er tale om et eksperthold, helst interviewe eksperterne samlet og med korte tidsintervaller, så det bliver let at foretage en sammenligning. Interviewene forløber efter et skema, som vurderingsudvalget i forvejen har fastlagt, og som anvendes på de forskellige indkaldte eksperter eller eksperthold. Tidspunktet for interviewene skal meddeles de bydende mindst ti kalenderdage i forvejen. I tilfælde af force majeure, der hindrer en bydende i at være til stede ved interviewene, aftales et andet interview.

5. Det økonomisk mest fordelagtige bud findes ved anvendelse af kriterierne for ordretildeling.

Ved udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud vægtes buddenes tekniske kvalitet og pris efter fordelingsnøglen 80/20. I den forbindelse:

a) multipliceres det antal points, der tildeles de tekniske bud, med en koefficient på 0,80

b) multipliceres det antal points, der tildeles de finansielle bud, med en koefficient på 0,20.

Artikel 242

Procedure med forhandling ved tjenesteydelsesaftaler

(Finansforordningens artikel 167)

1. Ved tjenesteydelsesaftaler kan de ordregivende myndigheder benytte proceduren med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde, forudsat at Kommissionen, hvis den ikke selv er den ordregivende myndighed, på forhånd har givet sit samtykke:

a) når det i påtrængende hastetilfælde, som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke har kunnet forudse og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde de tidsfrister, som kræves i forbindelse med de procedurer, der nævnes i finansforordningens artikel 91, stk. 1, litra a), b) og c)

b) når leveringen af ydelserne overdrages til offentlige organer eller til institutioner eller foreninger, der arbejder uden fortjeneste for øje, og det drejer sig om foranstaltninger, der er af institutionel karakter, eller som går ud på at yde social bistand til visse befolkningsgrupper

c) når det drejer sig om ydelser til fortsættelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser på de i stk. 2 omhandlede betingelser

d) når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at alle indkomne bud har været uantagelige med hensyn til kvalitet og/eller pris, i hvilket tilfælde den ordregivende myndighed, efter at have annulleret udbuddet, kan indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet, efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt

e) når den pågældende kontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket faldalle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne

f) når tjenesteydelser, af tekniske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt tjenesteyder.

I forbindelse med første afsnit, litra a) sidestilles med påtrængende hastetilfælde interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 168, stk. 2. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med andre bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et påtrængende hastetilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

2. Ved ydelser til fortsættelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser som omhandlet i stk. 1, litra c), forstås:

a) supplerende ydelser, der ikke figurerer i hovedkontrakten, men som på grund af uforudseelige omstændigheder er blevet nødvendige for kontraktens gennemførelse, forudsat at den supplerende ydelse ikke, hverken teknisk eller økonomisk, kan adskilles fra hovedkontrakten uden at medføre væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed, og forudsat, at den samlede værdi af de supplerende ydelser ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi

b) supplerende ydelser, der er en gentagelse af lignende tjenesteydelser, som tjenesteyderen har fået i opdrag at udføre ved den første kontrakt, forudsat at der i forbindelse med den første tjenesteydelse blev offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, der klart angav dels, at det ville være muligt - i forbindelse med nye tjenesteydelser vedrørende samme projekt - at benytte proceduren med forhandling, dels et overslag over de der forbundne omkostninger.

En sådan udvidelse af kontrakten er kun mulig én gang, og dens værdi og løbetid må ikke overstige den oprindelige aftales værdi og løbetid.

Artikel 243

Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af indkøbsaftaler

(Finansforordningens artikel 167)

1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 167, fastsættes således for indkøbsaftaler:

a) aftaler til en værdi af 150000 EUR eller derover: internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 122, stk. 2, litra a), og artikel 240, stk. 2, litra a)

b) aftaler til en værdi af 30000 EUR eller derover, men under 150000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 122, stk. 2, litra a), og artikel 240, stk. 2, litra b)

c) aftaler til en værdi af under 30000 EUR: proceduren med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2.

Aftaler til en værdi af under 5000 EUR kan indgås efter indhentning af blot ét bud.

2. Ved proceduren med forhandling i henhold til stk. 1, litra c), udarbejder den ordregivende myndighed en liste på mindst tre leverandører efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og kaldes procedure med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 124.

Åbningen og vurderingen af buddene foretages af et udvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Udvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.

Modtager den ordregivende myndighed ikke mindst tre gyldige bud, skal proceduren annulleres og gå om.

3. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en ydre pakke eller konvolut, idet der på den forseglede, indre konvolut anføres:

a) den adresse til brug ved afgivelsen af bud, der er angivet i udbudsdokumenterne

b) referencen til den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører

c) eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører

d) instruksen "Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes" affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.

På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner vurderingsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har foreslået, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevant.

4. Ved indkøbsaftaler uden eftersalgsservice er prisen det eneste tildelingskriterium.

I tilfælde, hvor forslagene om eftersalgsservice eller uddannelse er af særlig betydning, vælges det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyn til den faglige kvalitet af den tilbudte service og den foreslåede pris.

Artikel 244

Procedure med forhandling ved indkøbsaftaler

(Finansforordningens artikel 167)

1. Indkøbsaftaler kan indgås efter proceduren med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde, forudsat at Kommissionen, hvis denne ikke selv er den ordregivende myndighed, på forhånd har givet sit samtykke:

a) når det i påtrængende hastetilfælde, som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke har kunnet forudse og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde de tidsfrister, som kræves i forbindelse med de procedurer, der nævnes i finansforordningens artikel 91, stk. 1, litra a), b) og c)

b) når leverancernes art eller særlige karakter gør det berettiget, f.eks. når kontrakten udelukkende kan gennemføres af indehavere af patenter eller af licensaftaler om udnyttelsen heraf

c) ved supplerende leverancer fra den oprindelige leverandør til delvis fornyelse af normale leverancer eller installationer eller til udvidelse af leverancer eller eksisterende installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr med andre tekniske egenskaber, der ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske problemer ved drift og vedligeholdelse

d) når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at alle indkomne bud har været uantagelige med hensyn til kvalitet og/eller pris. I så fald kan den ordregivende myndighed, efter at have annulleret udbuddet, indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet, efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.

2. I forbindelse med stk. 1, litra a), sidestilles med påtrængende hastetilfælde interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 168, stk. 2. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med andre bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et påtrængende hastetilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

Artikel 245

Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af bygge- og anlægsaftaler

(Finansforordningens artikel 167)

1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 167, fastsættes på følgende måde for bygge- og anlægsaftaler:

a) aftaler til en værdi af 5000000 EUR eller derover:

i) principielt: internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 122, stk. 2, litra a), og artikel 240, stk. 2, litra a)

ii) undtagelsesvis under hensyn til visse bygge- og anlægsarbejders særlige karakter, og forudsat at Kommissionen, hvis denne ikke selv er den ordregivende myndighed, på forhånd har givet sit samtykke: internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 122, stk. 2, litra b), og 240, stk. 2, litra a)

b) aftaler til en værdi af 300000 EUR eller derover, men under 5000000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 122, stk. 2, litra a), og artikel 240, stk. 1, litra b)

c) aftaler til en værdi af under 300000 EUR: procedure med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2.

Aftaler til en værdi af under 5000 EUR kan indgås efter indhentning af blot ét bud.

2. Ved procedurer med forhandling som omhandlet i stk. 1, litra c), udarbejder den ordregivende myndighed en liste på mindst tre entreprenører efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes procedure med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 124.

Åbningen og vurderingen af tilbuddene foretages af et udvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Udvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.

Modtager den ordregivende myndighed ikke mindst tre gyldige bud, skal proceduren annulleres og gå om.

3. Udvælgelseskriterierne vedrører kvaliteten af den bydendes udførelse af tilsvarende aftaler, dokumenteret bl.a. ved henvisning til bygge- og anlægsarbejder udført de seneste år. Da udvælgelsen foretages på dette grundlag, og da ikke-forskriftsmæssige bud allerede er blevet elimineret, er buddets pris det eneste kriterium for tildeling af ordren.

4. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en ydre pakke eller konvolut. På den forseglede, indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:

a) den adresse til brug ved afgivelsen af bud, der er angivet i udbudsdokumenterne

b) referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører

c) eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører

d) instruksen "Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes" affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.

På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner vurderingsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har foreslået, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevant.

Artikel 246

Procedure med forhandling ved bygge- og anlægsaftaler

(Finansforordningens artikel 167)

1. Bygge- og anlægsaftaler kan indgås efter proceduren med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde, forudsat at Kommissionen, hvis denne ikke selv er den ordregivende myndighed, på forhånd har givet sit samtykke:

a) når det i påtrængende hastetilfælde, som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke har kunnet forudse og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde de tidsfrister, som kræves i forbindelse med de procedurer, der nævnes i finansforordningens artikel 91, stk. 1, litra a), b) og c)

b) når supplerende bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af den først indgåede kontrakt, på grund af en uforudset omstændighed er blevet nødvendige for udførelsen af det pågældende bygge- og anlægsarbejde, på de i stk. 2 omhandlede betingelser

c) når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at alle indkomne bud har været uantagelige med hensyn til kvalitet og/eller pris, i hvilket tilfælde den ordregivende myndighed, efter at have annulleret udbuddet, kan indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet, efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.

I forbindelse med første afsnit, litra a), sidestilles med påtrængende hastetilfælde interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 168, stk. 2. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med andre bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et påtrængende hastetilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

2. De supplerende bygge- og anlægsarbejder, der omhandles i stk. 1, litra b), tildeles den entreprenør, der allerede udfører de pågældende bygge- og anlægsarbejder, når:

a) disse bygge- og anlægsarbejder ikke, hverken teknisk eller økonomisk, kan adskilles fra hovedkontrakten uden at det medfører væsentlige ulemper for modtageren

b) disse bygge- og anlægsarbejder, til trods for at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse

c) den samlede værdi af sådanne kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder ikke overstiger 50 % af værdien af hovedkontrakten.

Artikel 247

Anvendelse af proceduren med forhandling ved aftaler om fast ejendom

(Finansforordningens artikel 167)

Aftaler om fast ejendom, som omhandlet i artikel 235, kan indgås efter proceduren med forhandling efter undersøgelse af det lokale marked, forudsat at Kommissionen, hvis denne ikke selv er den ordregivende myndighed, på forhånd har givet sit samtykke.

Artikel 248

Procedure ved blandede aftaler

(Finansforordningens artikel 167)

Ved aftaler, der vedrører både tjenesteydelser, indkøb og bygge- og anlægsarbejder, fastsætter den ordregivende myndighed - med Kommissionens samtykke, hvis denne ikke selv er den ordregivende myndighed - de tærskler og procedurer, der skal anvendes. Den gør det under hensyntagen til, hvad der er aftalens fremherskende aspekt, og dette vurderes ved at se på de forskellige aftalekomponenters relative værdi og funktionelle betydning.

Artikel 249

Udbudsdokumenter

(Finansforordningens artikel 167)

1. De udbudsdokumenter, der omhandles i artikel 130, udarbejdes efter bedste internationale praksis og i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende kapitel om offentliggørelse og kontakter mellem den ordregivende myndighed og de bydende.

2. I forbindelse med tjenesteydelsesaftaler omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:

a) skriftlige instrukser til de bydende, der bl.a. fastlægger:

i) aftalens art

ii) kriterierne for ordretildeling og deres respektive vægtning

iii) om der kan afholdes interviews, og eventuelt tidsplanen herfor

iv) om der kan antages alternative bud

v) den andel, der eventuelt kan gives i underentreprise

vi) det maksimale kontraktbeløb, og

vii) den valuta, buddet skal udtrykkes i

b) begrænset liste over udvalgte ansøgere

c) de almindelige betingelser for tjenesteydelsesaftalen

d) de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser

e) oplysning om forventet tidsplan for projektet og om de forventede datoer, fra hvilke de vigtigste eksperter skal stå til rådighed

f) prisliste (udfyldes af den bydende)

g) budformular

h) aftaleformular

i) ved forfinansiering, formular til garanti fra bank eller lignende institution.

3. I forbindelse med indkøbsaftaler skal udbudsdokumenterne indeholde følgende dokumenter:

a) skriftlige instrukser til de bydende, der bl.a. fastlægger:

i) kriterierne for udvælgelse og ordretildeling

ii) om der kan antages alternative bud

iii) den valuta, buddet skal udtrykkes i

b) de almindelige betingelser for indkøbsaftaler

c) de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser.

d) teknisk bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for aftalens gennemførelse

e) prisliste (udfyldes af den bydende)

f) budformular

g) aftaleformular

h) formular til garanti fra bank eller lignende institution, i forbindelse med:

i) afgivelse af bud

ii) udbetaling af forfinansiering

iii) opfyldelsesgaranti

4. I forbindelse med bygge- og anlægsaftaler skal udbudsdokumenterne indeholde følgende dokumenter:

a) Skriftlige instrukser til de bydende, der bl.a. fastlægger:

i) kriterierne for udvælgelse og ordretildeling

ii) om der kan antages alternative bud

iii) den valuta, buddet skal udtrykkes i

b) de almindelige betingelser for bygge- og anlægsaftaler

c) de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige udbudsbetingelser

d) teknisk bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for aftalens gennemførelse

e) prisliste (udfyldes af den bydende) og enhedspriser

f) budformular

g) aftaleformular

h) formular til garanti fra bank eller lignende institution, i forbindelse med:

i) afgivelse af bud

ii) udbetaling af forfinansiering, og

iii) opfyldelsesgaranti.

5. I tilfælde af regelkonflikt har de særlige udbudsbetingelser som er omhandlet i stk. 2, litra d), stk. 3, litra c), og stk. 4, litra c), forrang for de almindelige betingelser.

Artikel 250

Garantier

(Finansforordningens artikel 167)

1. Uanset artikel 150 udtrykkes forhåndsgarantier i euro eller i den valuta, der anvendes i den pågældende aftale.

2. Den ordregivende myndighed i forbindelse med indkøbs- samt bygge- og anlægsaftaler kræve, at der stilles en udbudsgaranti som omhandlet i dette kapitel svarende til 1-2 % af aftalens samlede værdi. Garantien skal opfylde bestemmelserne i artikel 150. Den frigives ved ordretildelingen. Den bringes i anvendelse, hvis det afgivne bud senere, frem til en nærmere fastsat dato, trækkes tilbage.

3. Der kræves en garanti i forbindelse med udbetaling af forfinansiering på over 150000 EUR. Garantien frigives, efterhånden som forfinansieringen afskrives på mellemliggende betalinger eller saldobetalinger til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.

4. Den bydende stiller ved underskrivelsen af indkøbs- samt bygge- og anlægskontrakter en opfyldelsesgaranti for det beløb, der er fastsat i udbudsdokumenterne og som svarer til højst 10 % af kontraktens samlede værdi. Garantien udløber tidligst ved den endelige aflevering af leverancerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Ved utilfredsstillende opfyldelse af kontrakten inddrages hele garantien.

Artikel 251

Frister

(Finansforordningens artikel 167)

1. Buddene skal være den ordregivende myndighed i hænde senest på det tidspunkt, der er angivet i opfordringen til af afgive bud. Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse fastsættes af de ordregivende myndigheder i dage på en sådan måde, at interesserede får et passende langt tidsrum til at udarbejde og afgive deres bud.

I forbindelse med tjenesteydelsesaftaler skal tidsrummet mellem datoen for afsendelse af brevet med opfordringen til at byde og fristen for modtagelsen af bud være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde efter forudgående tilladelse fra Kommissionen.

2. De bydende kan indsende skriftlige spørgsmål senest 21 dage før udløbet af fristen for afgivelse af bud. Den ordregivende myndighed giver svar på de bydendes spørgsmål senest 11 dage før udløbet af fristen for afgivelse af bud.

3. I forbindelse med internationale begrænsede udbud er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 30 dage regnet fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Tidsrummet mellem datoen for afsendelse af brevet med opfordringen til at byde og fristen for modtagelsen af bud skal være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde efter forudgående tilladelse fra Kommissionen.

4. I forbindelse med internationale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, henholdsvis mindst:

a) 90 dage for bygge- og anlægsaftaler

b) 60 dage for indkøbsaftaler.

Andre frister kan dog godkendes i undtagelsestilfælde efter forudgående tilladelse fra Kommissionen.

5. I forbindelse med lokale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, henholdsvis mindst:

a) 60 dage for bygge- og anlægsaftaler

b) 30 dage for indkøbsaftaler.

Andre frister kan dog godkendes i undtagelsestilfælde efter forudgående tilladelse fra Kommissionen.

6. I forbindelse med proceduren med forhandling på konkurrencevilkår i henhold til artikel 241, stk. 1, litra b), artikel 243, stk. 1, litra c), og artikel 245, stk. 1, litra c), har de ansøgere, der er udvalgt til at afgive bud, en frist på mindst 30 dage regnet fra datoen for afsendelsen af meddelelsen med opfordringen.

7. For tjenesteydelsesaftaler er buddenes gyldighed 90 dage regnet fra udløbet af fristen for afgivelse af bud. I undtagelsestilfælde kan den ordregivende myndighed inden udløbet af buddenes gyldighed anmode de bydende om forlængelse af gyldigheden på højst 40 dage. Endelig skal den bydende, hvis bud vælges, desuden opretholde dets gyldighed i yderligere 60 dage regnet fra datoen fra meddelelsen om ordretildelingen.

8. For indkøbsaftaler er buddenes gyldighed 90 dage regnet fra udløbet af fristen for afgivelse af bud. I undtagelsestilfælde kan den ordregivende myndighed inden udløbet af buddenes gyldighed anmode de bydende om forlængelse af gyldigheden på højst 40 dage. Endelig skal den bydende, hvis bud vælges, desuden opretholde dets gyldighed i yderligere 60 dage regnet fra datoen for meddelelsen om ordretildelingen.

9. For bygge- og anlægsaftaler er buddenes gyldighed 90 dage regnet fra udløbet af fristen for afgivelse af bud. I undtagelsestilfælde kan den ordregivende myndighed inden udløbet af buddenes gyldighed anmode de bydende om forlængelse af gyldigheden på højst 40 dage. Endelig skal den bydende, hvis bud vælges, desuden opretholde dets gyldighed i yderligere 60 dage regnet fra datoen fra meddelelsen om ordretildelingen.

10. De frister, der er angivet i stk. 1-9 fastsættes i kalenderdage.

Artikel 252

Vurderingsudvalg

(Finansforordningens artikel 167)

1. Et vurderingsudvalg vurderer og klassificerer på grundlag af udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd, alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige. Dette udvalg er sammensat af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre, med den nødvendige tekniske og administrative viden til at afgive en kompetent udtalelse om buddene.

2. Er Kommissionen ikke ordregivende myndighed, skal den holdes systematisk underrettet. Den indbydes altid som observatør til åbningen og vurderingen af buddene og modtager en kopi af hvert enkelt. Den ordregivende myndighed sender, med henblik på godkendelse, Kommissionen resultaterne af vurderingen af buddene sammen med et forslag om ordretildeling. Når den ordregivende myndighed har modtaget Kommissionens godkendelse, underskriver den kontrakterne og giver Kommissionen meddelelse derom.

3. Bud, der ikke indeholder alle de væsentlige elementer, som kræves i udbudsdokumenterne, eller som ikke opfylder de særlige krav, som der fastsat deri, udelukkes.

4. Vurderingsudvalget kræver i forbindelse med unormalt lave bud som omhandlet i artikel 139 de nødvendige nærmere oplysninger om buddets sammensætning.

KAPITEL 4

Ydelse af tilskud

Artikel 253

Fuldstændig finansiering

(Finansforordningens artikel 169)

1. Uanset den forpligtelse til samfinansiering, der gælder for tilskud i henhold til finansforordningens artikel 109, kan en foranstaltning finansieres fuldt ud i følgende tilfælde, medmindre basisretsakten er til hinder herfor:

a) humanitær bistand, herunder bistand til flygtninge eller fordrevne personer, rehabilitering og minerydning

b) bistand med henblik på krisesituationer i henhold til artikel 168, stk. 2

c) foranstaltninger til beskyttelse af befolkningers sundhed eller grundlæggende rettigheder

d) aktioner som led i gennemførelsen af finansieringsaftaler med tredjelande eller med internationale organisationer som omhandlet i artikel 43.

2. Når der afviges fra forpligtelsen til samfinansiering som omhandlet i stk. 1, skal der gives en begrundelse herfor i forbindelse med afgørelserne om ydelse af tilskud til de pågældende aktioner.

Den anvisningsberettigede skal kunne påvise, at fuldstændig finansiering er nødvendig til gennemførelsen af den pågældende foranstaltning.

KAPITEL 5

Forskudskonti og fortegnelser

Artikel 254

Oprettelse af forskudskonti

(Finansforordningens artikel 63)

I henhold til artikel 63 i finansforordningen kan der i hver lokal enhed uden for Fællesskabet oprettes en eller flere forskudskonti til betaling af visse kategorier af udgifter. Ved lokal enhed forstås en delegation, et kontor eller en afdeling, som Fællesskabet har oprettet i et tredjeland.

I beslutningen om oprettelse af sådanne forskudskonti fastsættes regler for, hvorledes de skal fungere, på grundlag af de særlige behov i hver enkelt lokal enhed og under overholdelse af bestemmelserne i artikel 67.

Artikel 255

Personer med fuldmagt til at disponere over konti

(Finansforordningens artikel 61)

Hver institution fastlægger de betingelser, hvorunder ansatte, som den har bemyndiget til at disponere over konti åbnet i de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 254, kan meddele lokale pengeinstitutter deres navne og underskriftprøver.

Artikel 256

Fortegnelser og avertering af salg

(Finansforordningens artikel 138)

1. De faste fortegnelser over løsøre, der tilhører Fællesskabet, skal for delegationernes vedkommende føres lokalt. De skal regelmæssigt sendes til de centrale tjenestegrene efter nærmere regler fastsat af hver institution.

Løsøre under transport til delegationerne opføres på en foreløbig fortegnelse, indtil de registreres i de faste fortegnelser.

2. Avertering af salg af delegationernes løsøre sker i overensstemmelse med lokal sædvane.

AFSNIT IV

(FINANSFORORDNINGENS AFSNIT V)

EUROPÆISKE KONTORER

Artikel 257

Anvendelsesområde

(Finansforordningens artikel 171)

De kontorer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 171, er:

a) Kontoret for Officielle Publikationer.

b) Kontoret for Bekæmpelse af Svig (OLAF)

c) De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor

d) Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder

e) Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles og Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Luxembourg.

En eller flere institutioner kan oprette yderligere kontorer, forudsat at dette kan begrundes ved en cost/benefit-undersøgelse, og at synligheden af Fællesskabets indsats garanteres.

Artikel 258

Særlige regler for Publikationskontoret

(Finansforordningens artikel 171)

Hvad angår Publikationskontoret forbliver hver institution anvisningsberettiget for de udgifter, der konteres publikationsudgifterne for alle arbejder, som kontoret lader udføre eksternt. I overensstemmelse med artikel 18 i finansforordningen anvendes nettoprovenuet ved salg af publikationer som formålsbestemte indtægter af den institution, der er ophavsmand til de pågældende publikationer.

Artikel 259

Regnskabsførerens uddelegering af visse funktioner

(Finansforordningens artikel 172)

Kommissionens regnskabsfører kan, på forslag af det pågældende kontors styrelsesudvalg uddelegere visse af sine beføjelser vedrørende inkassering af indtægter og betaling af udgifter, der udføres direkte af kontoret, til en af kontorets ansatte.

Artikel 260

Likviditet - Bankkonti

(Finansforordningens artikel 172)

Til dækning af et interinstitutionelt kontors likviditetsbehov kan Kommissionen, på forslag af styrelsesudvalget, åbne bank- og postgirokonti i kontorets navn.

Sådanne konti tilføres regelmæssigt midler ved, at Kommissionen foretager overførsler, når det pågældende kontor anmoder herom. Sådanne overførsler kan ikke overstige de samlede bevillinger, der er afsat hertil i Kommissionens budget for det pågældende regnskabsår.

Ved regnskabsårets udløb afstemmes og reguleres den årlige kassesaldo mellem det pågældende kontor og Kommissionen.

Artikel 261

Gennemførelsesbestemmelser

(Finansforordningens artikel 175, stk. 1)

De gennemførelsesbestemmelser, som styrelsesudvalget for hvert kontor vedtager i henhold til finansforordningens artikel 175, stk. 1, skal fuldt ud overholde bestemmelserne i nærværende forordning.

AFSNIT V

(FINANSFORORDNINGENS AFSNIT VI)

ADMINISTRATIONSBEVILLINGER

Artikel 262

Anvendelsesområde

(Finansforordningens artikel 177)

De administrationsbevillinger, der er omfattet af dette afsnit er defineret i artikel 27.

Artikel 263

Transaktioner vedrørende fast ejendom

(Finansforordningens artikel 179, stk. 3)

Inden en institution indgår kontrakter af den type, der er omhandlet i finansforordningens artikel 179, stk. 3, forelægger den budgetmyndigheden en meddelelse med alle relevante oplysninger om den påtænkte transaktion, de dermed forbundne omkostninger for budgettet for det pågældende og de følgende regnskabsår, transaktionens berettigelse set i lyset af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og dens virkning for de finansielle overslag.

Den pågældende institutionen underretter ved denne lejlighed budgetmyndigheden om programmet for dens projekter vedrørende fast ejendom.

Artikel 264

Garantier vedrørende leje

(Finansforordningens artikel 177)

Garantier vedrørende leje, som stilles af Kommissionen, ydes som bankgaranti eller indskud på bundet bankkonto lydende på Kommissionens og udlejers navn og udtrykt i euro, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.

Artikel 265

Udbetaling af forskud til personalet og til institutionens medlemmer

(Finansforordningens artikel 177)

Der kan, på de betingelser, der er fastsat i vedtægten, udbetales forskud til personalet og til institutionernes medlemmer.

TREDJE DEL

OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

AFSNIT I

OVERGANGSBESTEMMELSER

Artikel 266

Overførsel af forskningsbevillinger

(Finansforordningens artikel 160)

For de direkte og indirekte aktioner på forskningsområdet, der er omhandlet i artikel 229, stk. 2, 3, 4 og 5, skal proceduren for overførsler af bevillinger for regnskabsåret 2003 overholde bestemmelserne i artikel 95, stk. 1 og 2, i finansforordningen af 21. december 1977.

Artikel 267

Afvikling af garantikonti

1. Indeståendet på den garantikonto, der er åbnet i det almindelige regnskab i hver enkelt regnskabsførers eller assisterende regnskabsførers navn, og som krediteres de særlige godtgørelser, der opkræves i henhold til artikel 75 i finansforordningen af 21. december 1977, udbetales efter institutionernes afgørelse til de pågældende eller til dem, der indtræder i disses rettigheder, efter afgivelsen af decharge for regnskabsårene 2001 og 2002 efter udtalelse fra regnskabsføreren, forudsat at denne ikke er personligt berørt.

2. Indeståendet på den garantikonto, der er åbnet i det almindelige regnskab i hver forskudsbestyrers navn, og som krediteres den særlige godtgørelse, der opkræves i henhold til artikel 75 i finansforordningen af 21. december 1977 udbetales til den pågældende eller dem, der indtræder i disses rettigheder, efter godkendelse og kontrol af den ansvarlige regnskabsfører eller anvisningsberettigede.

3. Garantikontoen tilskrives, indtil det tidspunkt, hvor den afvikles, en rente svarende til det årlige gennemsnit af de månedlige rentesatser, som Den Europæiske Centralbank anvender i forbindelse med sine vigtigste refinansieringstransaktioner i euro, og som offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, C-udgaven.

Artikel 268

Konvertering til euro af forpligtelser og overslag over fordringer fra før 1. januar 2003

(Finansforordningens artikel 16)

De budgetforpligtelser og fordringsoverslag, der er omhandlet i finansforordningens artikel 161, stk. 2, og som er udfærdiget inden den 1. januar 2003 i en anden valuta end euro, beregnes senest den 30. juni 2003 i euro efter den i artikel 7 nævnte sats, der finder anvendelse den 1. januar 2003.

Artikel 269

Decentral forvaltning af førtiltrædelsesstøtten

(Finansforordningens artikel 53)

I forbindelse med den førtiltrædelsesstøtte, der omhandles i Rådets forordning (EØF) nr. 3906/89(21) og Rådets forordning (EF) nr. 555/2000(22), berører de regler om forudgående kontrol, der omhandles i artikel 35, ikke den decentrale forvaltning, der er iværksat sammen med de pågældende kandidatlande.

AFSNIT II

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 270

Organer omhandlet i finansforordningens artikel 185

(Finansforordningens artikel 185)

De forpligtelser, der er nævnt i finansforordningens artikel 14, stk. 2, artikel 46, stk. 1, punkt 3, litra d), og artikel 185, gælder for de organer, der faktisk modtager tilskud over fællesskabsbudgettet, og som er nævnt i en liste opstillet af Kommissionen og knyttet som bilag til det foreløbige budgetforslag for hvert enkelt regnskabsår.

Artikel 271

Ajourføring af beløbsgrænser og beløb

1. De beløbsgrænser og beløb, der er omhandlet i artikel 67, 128, 129, 151, 152, 173, 180, 181, 222 og 226, ajourføres hvert tredje år i takt med udviklingen i forbrugerprisindekset i Fællesskabet.

2. De beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 157, litra b), og artikel 158, stk. 1, litra a) og c), for så vidt angår aftaler, revideres hvert andet år i henhold til artikel 7, stk. 1, litra b), i direktiv 92/50/EØF, artikel 6, stk. 2, litra a), i direktiv 93/37/EØF og artikel 5, stk. 1, litra c), i direktiv 93/36/EØF.

3. Kommissionen skal, efter at have fastlagt de nye beløb og beløbsgrænser i overensstemmelse med de tidsfrister og kriterier, der er nævnt i stk. 1 og 2, give de andre institutioner meddelelse herom og sikre offentliggørelsen heraf i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Artikel 272

Ophævelse

Forordning (Euratom, EKSF, EF) nr. 3418/93 ophæves.

Henvisninger til den ophævede forordning gælder som henvisninger til nærværende forordning.

Artikel 273

Ikrafttræden

Denne forordning træder i kraft den 1. januar 2003.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 23. december 2002.

På Kommissionens vegne

Michaele Schreyer

Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1.

(2) EFT L 315 af 16.12.1993, s. 1.

(3) EFT L 228 af 24.8.2001, s. 8.

(4) EFT L 130 af 31.5.2000, s. 1.

(5) EFT L 200 af 8.8.2000, s. 35.

(6) EFT L 209 af 24.7.1992, s. 1.

(7) EFT L 199 af 9.8.1993, s. 1.

(8) EFT L 199 af 9.8.1993, s. 54.

(9) EFT L 285 af 29.10.2001, s. 1.

(10) (SEK(1999) 1801).

(11) EFT L 39 af 17.2.1996, s. 5.

(12) EFT L 209 af 2.8.1997, s. 6.

(13)

(14) EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48.

(15) EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1.

(16) EFT L 315 af 29.12.1998, s. 1.

(17) EFT L 166 af 28.6.1991, s. 77.

(18) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.

(19) EFT L 163 af 2.7.1996, s. 1.

(20) EFT L 57 af 27.2.2001, s. 5.

(21) EFT L 346 af 17.12.1997, s. 23.

(22) EFT L 375 af 23.12.1989, s. 11.