(1)

Komise vede správní šetření, předběžná disciplinární řízení, disciplinární řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby na základě článku 86 služebního řádu úředníků Evropské unie (1) a v souladu s přílohou IX služebního řádu a rozhodnutím Komise C(2004) 1588 (2). Za tyto úkoly nese především odpovědnost Úřad Komise pro vyšetřování a disciplinární opatření („IDOC“), který je přičleněn ke Generálnímu ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost. Mezi tato disciplinární opatření mohou též patřit vyšetřování, která podle článku 17 přílohy IX služebního řádu vede disciplinární komise zřízená při Komisi.

(2)

V rámci těchto činností příslušné útvary Komise shromažďují a zpracovávají relevantní informace. Tyto informace zahrnují osobní údaje, zejména identifikační údaje, kontaktní údaje a údaje o chování. Příslušné útvary Komise předávají osobní údaje jiným útvarům Komise na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“.

(3)

Osobní údaje jsou ukládány v zabezpečeném fyzickém a elektronickém prostředí, aby se zabránilo nelegálnímu přístupu k údajům nebo předání údajů osobám, které je nepotřebují znát. Po ukončení zpracování jsou údaje uchovávány v souladu s platnými pravidly Komise (3).

(4)

Při provádění svých úkolů je Komise ve vztahu ke zpracování osobních údajů povinna dodržovat práva fyzických osob, která jsou uznána čl. 8 odst. 1 Listiny základních práv Evropské unie a čl. 16 odst. 1 Smlouvy, jakož i práva stanovená v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 (4), které nahradilo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (5). Komise je zároveň povinna dodržovat přísná pravidla týkající se důvěrnosti a služebního tajemství a zajistit dodržování procesních práv dotčených osob a svědků, zejména presumpci neviny dotčené osoby.

(5)

Za určitých okolností je třeba sladit práva subjektů údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 s potřebou efektivity správních šetření, předběžných disciplinárních řízení, disciplinárních řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby a také s plným dodržováním základních práv a svobod jiných subjektů údajů. Pro tyto účely dává čl. 25 odst. 1 písm. c), g) a h) nařízení (EU) 2018/1725 Komisi možnost omezit použití článků 14 až 17, 19, 20 a 35, jakož i zásadu transparentnosti stanovenou v čl. 4 odst. 1 písm. a) v rozsahu, v jakém jeho ustanovení odpovídají právům a povinnostem stanoveným v článcích 14 až 17, 19, 20 a 35 uvedeného nařízení.

(6)

Může to zejména platit pro poskytování informací o zpracování osobních údajů dotčené osobě na začátku správního šetření. Poskytování těchto informací by mohlo ovlivnit schopnost Komise vést správní šetření, například z toho důvodu, že by dotčená osoba mohla zničit důkazy předtím, než je Komise prověří, nebo by mohla ovlivňovat případné svědky před tím, než budou vyslechnuti. Obdobně by poskytnutí přístupu k osobním údajům ve fázích řízení, kdy dotčená osoba nemá ke spisu přístup, jako např. v průběhu předběžného posouzení nebo správního šetření, mohlo odhalit informace, které by mohly mít nepříznivý dopad na vedení správního šetření. V obou případech by mohlo být zapotřebí omezit práva dotčené osoby, aby byla zaručena monitorovací, inspekční nebo regulační funkce spojená s výkonem veřejné moci v případech, kdy je v sázce důležitý cíl obecného veřejného zájmu Unie, totiž zajištění toho, aby zaměstnanci Komise plnili své statutární povinnosti a jednali etickým způsobem.

(7)

Může být rovněž zapotřebí omezit právo dotčené osoby na přístup k osobním údajům, pokud by byly na základě tohoto přístupu odhaleny informace o svědkovi či oznamovateli, který požádal o nezveřejňování své totožnosti. V takovém případě může Komise rozhodnout o omezení přístupu k prohlášení týkajícímu se dotčené osoby s cílem chránit práva a svobody tohoto svědka nebo oznamovatele.

(8)

Aby byla zajištěna důvěrnost a efektivita správních šetření, předběžných disciplinárních řízení, disciplinárních řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby a zároveň byly dodrženy standardy ochrany osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725, je nutné přijmout vnitřní pravidla, na jejichž základě může Komise omezit práva subjektů údajů v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c), g) a h) nařízení (EU) 2018/1725.

(9)

Tato vnitřní pravidla by se měla vztahovat na veškeré operace zpracování prováděné Komisí při plnění jejích úkolů, včetně operací zpracování před zahájením správního šetření a při pomoci a spolupráci, již Komise poskytuje vnitrostátním orgánům a mezinárodním organizacím nad rámec své činnosti.

(10)

Za účelem dodržení článků 14, 15 a 16 nařízení (EU) 2018/1725 by Komise měla informovat všechny osoby o svých činnostech zahrnujících zpracovávání jejich osobních údajů a o jejich právech, a to transparentně a uceleně v podobě prohlášení o ochraně údajů zveřejněných na internetových stránkách Komise. Komise by kromě toho měla jednotlivě vhodným způsobem informovat subjekty údajů, jichž se týká správní šetření, předběžné disciplinární řízení, disciplinární řízení či řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby.

(11)

Kromě toho může být pro zachování účinné spolupráce nutné, aby Komise omezila uplatňování práv subjektů údajů za účelem ochrany operací zpracování dalšími orgány, institucemi a jinými subjekty Unie nebo orgány členských států i třetích zemí a mezinárodními organizacemi. Pro tyto účely by měla Komise s těmito orgány, institucemi a jinými subjekty a mezinárodními organizacemi konzultovat relevantní důvody pro uložení těchto omezení a jejich nezbytnost a přiměřenost, pokud by to neohrozilo činnost Komise.

(12)

Komise může být rovněž nucena omezit poskytování informací subjektům údajů a uplatňování jiných práv subjektů údajů v souvislosti s osobními údaji získanými od třetích zemí nebo od mezinárodních organizací, aby splnila svou povinnost spolupráce s těmito zeměmi nebo organizacemi, a zajistila tím důležitý cíl obecného veřejného zájmu Unie. Za určitých okolností však může být zájem na mezinárodní spolupráci převážen zájmem nebo základními právy subjektu údajů.

(13)

Komise by měla se všemi omezeními nakládat transparentním způsobem a zaregistrovat každé uplatněné omezení do příslušného záznamového systému.

(14)

Podle čl. 25 odst. 8 nařízení (EU) 2018/1725 mohou správci poskytnutí informací o důvodech uplatňování omezení na subjekt údajů odložit, neprovést nebo je odepřít, pokud by poskytnutí těchto informací jakýmkoliv způsobem ohrozilo účely omezení. Jedná se zejména o případ omezení práv podle článků 16 a 35 nařízení (EU) 2018/1725.

(15)

Komise by měla uložená omezení pravidelně přezkoumávat, aby zajistila, že právo subjektu údajů být informován v souladu s články 16 a 35 nařízení (EU) 2018/1725 bude omezeno pouze tehdy, jsou-li taková omezení nezbytná k tomu, aby Komise mohla vést správní šetření, předběžná disciplinární řízení, disciplinární řízení a řízení ohledně dočasného zproštění výkonu služby.

(16)

Pokud je uplatněno omezení jiných práv subjektů údajů, měl by správce v jednotlivých případech posoudit, zda by informování o omezení ohrozilo jeho účel.

(17)

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů by měl provádět nezávislý přezkum uplatňování omezení s cílem zajistit dodržování tohoto rozhodnutí.

(18)

Evropský inspektor ochrany údajů vydal své stanovisko dne 5. prosince 2018,