29.9.2017   

BG

Официален вестник на Европейския съюз

L 252/244

—

като взе предвид своето решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Европейския институт за иновации и технологии за финансовата 2015 година,

—

като взе предвид Специален доклад № 12/2016 на Сметната палата, озаглавен „Агенциите невинаги използват безвъзмездната финансова помощ по подходящ или безспорно ефективен начин“,

—

като взе предвид член 94 и приложение IV към своя правилник,

—

като взе предвид доклада на комисията по бюджетен контрол (A8-0127/2017),

А.

като има предвид, че според финансовите отчети на Европейския институт за иновации и технологии („Института“) неговият окончателен бюджет за финансовата 2015 година възлиза на 266 566 618 EUR, което представлява увеличение с 14,35 % в сравнение с 2014 г.;

Б.

като има предвид, че според финансовите отчети на Института общата вноска на Съюза в бюджета на Института за 2015 г. възлиза на 215 030 200 EUR, което представлява увеличение с 26,63 % в сравнение с 2014 г.;

В.

като има предвид, че Сметната палата („Палатата“) в доклада ѝ относно годишните отчети на Европейския институт за иновации и технологии за 2015 г. („доклада на Палатата“), заявява че е получила достатъчна увереност, че годишните отчети на Института са надеждни, но че не е могла да получи достатъчни и подходящи одитни доказателства относно законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции;

Г.

като има предвид, че в контекста на процедурата по освобождаване от отговорност органът по освобождаване от отговорност подчертава особеното значение на по-нататъшното укрепване на демократичната легитимност на институциите на Съюза чрез повишаване на прозрачността и отчетността, прилагане на концепцията за бюджетиране, основано на изпълнението, и добро управление на човешките ресурси;

1.

припомня, че вноската на Съюза в бюджета на Института през финансовия период 2014—2020 г. е предвидена във финансовия пакет на „Хоризонт 2020“, и че Институтът е обвързан от разпоредбите на Регламент (ЕС) № 1290/2013 („правилата на „Хоризонт 2020“); припомня освен това, че „Хоризонт 2020“ е приемникът на Седмата рамкова програма, която се изпълнява през периода 2007—2013 г. и в която Институтът не е участвал;

2.

посочва, че от 1 януари 2014 г. правното основание за възстановяванията на непреките допустими разходи, свързани с безвъзмездни средства, е член 29, параграф 1 от правилата на „Хоризонт 2020“, заедно с член 90, параграф 1 от финансовия регламент на Института (1), който предвижда възстановяване на разходите с фиксирана ставка от 25 % от непреките допустими разходи, свързани с безвъзмездни средства; отбелязва обаче, че в съответствие с член 75, параграф 8 от предишните финансови правила на Института (2), които бяха отменени, считано от 1 януари 2014 г., прагът за възстановяване на непреките разходи с фиксирана ставка за публичните органи с нестопанска цел, висшите училища, изследователските организации или малките и средните предприятия е могъл да бъде увеличен до 40 %;

3.

отбелязва, че според доклада на Палатата Институтът, в своите споразумения за отпускане на безвъзмездни средства за 2014 г., подписани през февруари 2014 г., е предвидил възстановяване на непреките допустими разходи с фиксирана ставка в размер на 40 % в разрез с правилата на „Хоризонт 2020“, които към този момент вече са били в сила; отбелязва освен това становището на Палатата, че тъй като Институтът не е участвал в Седмата рамкова програма, член 57 от правилата на „Хоризонт 2020“, който разглежда прехода от Седмата рамкова програма към „Хоризонт 2020“, не се прилага за Института, вследствие на което Палатата е определила тези възстановявания като неправомерни;

4.

отбелязва, че според доклада на Палатата установените грешки при последващата проверка на извадка от операции за безвъзмездни средства за 2015 г., след приемането на корекции за завишеното плащане на посочените възстановявания на разходите с фиксирана ставка, са довели до процент на остатъчни грешки в размер на 2 % за операциите за безвъзмездни средства за 2014 г.; отбелязва, че според Палатата комбинираният процент грешки за установените грешки при последващата проверка и за възстановяванията на разходите с фиксирана ставка е възлизал на 4,9 % от общите разходи на Института за 2015 г., вследствие на което Палатата е изразила становище с резерви относно законосъобразността и редовността на операциите, свързани с отчетите на Института;

5.

отбелязва обаче, че споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, сключени от Института, се основават на годишната покана за изготвянето на бизнес плановете на общностите на знание и иновации (ОЗИ) за 2014 г., отправена от Института през април 2013 г.; отбелязва освен това, че в съответствие с финансовите правила на Института, както и с член 189 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (3) поканата, отправена от Института, е позволила на бенефициентите на безвъзмездни средства, попадащи в категориите, описани в член 75, параграф 8 от финансовите правила на Института, да определят своите бюджети за проекти, за планираните за 2014 г. дейности, като използват възстановяването на разходите с фиксирана ставка в размер на 40 % за бюджетирането на непреките разходи; отбелязва, че ОЗИ, които са участвали в поканата от април 2013 г., са разчитали на тази разпоредба при изготвянето и представянето на това предложение;

6.

отбелязва освен това, че управителният съвет на Института, вследствие на оценката на бизнес плановете на ОЗИ за 2014 г. от външни експерти, е взел решение относно разпределението на средства за ОЗИ за 2014 г. на 5 декември 2013 г., преди приемането на правилата на „Хоризонт 2020“; отбелязва въз основа на информация от Института, че споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства за 2014 г. са били подписани в съответствие с първоначалните условия на годишната покана;

7.

счита, че не е било предвидено ограничаването на преходните мерки съгласно член 57, параграф 2 от правилата на „Хоризонт 2020“ само до помощта, предоставяна по Седмата рамкова програма, но също така и до други текущи действия в областта на научните изследвания и иновациите, които са били предмет на правилата на „Хоризонт 2020“ след влизането ѝ в сила, като например споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства за 2014 г., сключени от Института; подчертава, че целта на преходната мярка, предвидена в член 57 от правилата на „Хоризонт 2020“, е да се предостави правна сигурност и да се гарантира непрекъснатостта на правната рамка, приложима по времето на започване на подобни действия; потвърждава, че последващите споразумения за отпускане на безвъзмездни средства, сключени от Института, са в съответствие с действащите правила на „Хоризонт 2020“, по-специално по отношение на прилагането на възстановяването на разходите с фиксирана ставка в размер на 25 % от непреките допустими разходи, свързани с безвъзмездни средства, както и че Институтът не би могъл да предприеме допълнителни корективни мерки по този въпрос; отбелязва също така, че всеки опит за възстановяване на средства, които се считат за неправомерни от Палатата, би могъл да доведе до завеждането на съдебно производство от много от бенефициентите на Института, което рискува да доведе до значително уронване на репутацията на Института, както и на „Хоризонт 2020“ и на Комисията като цяло;

8.

отбелязва, че според доклада на Палатата Институтът е информирал ОЗИ през 2015 г., че неговата финансова вноска за първите пет години (2010—2014 г.) не е надхвърлила тавана от 25 % на съответните им общи разходи; отбелязва освен това, че недоброто определение за допълнителните дейности на ОЗИ e възпрепятствало извършването на ясна оценка на това дали разходите, свързани с допълнителните дейности на ОЗИ, следва да бъдат приети или не в максималната вноска на Института; отбелязва, че Институтът и Комисията са приели препоръката на Палатата за премахване на условието за 25 % финансиране, за да се облекчи тежестта на оперативната и финансовата отчетност за партньорите на ОЗИ; потвърждава, че до приемането на подобно изменение Институтът трябва да прилага приложимото правно основание;

9.

отбелязва, че според окончателните отчети на Института неговите усилия за контрол на бюджета през финансовата 2015 година са довели до одобрена степен на изпълнение на бюджета от 90,58 %, което представлява намаление с 3,55 % в сравнение с 2014 г.; отбелязва, че степента на изпълнение за бюджетните кредити за плащания е била 96,49 %, което представлява увеличение с 4,02 % в сравнение с 2014 г.;

10.

отбелязва, че според доклада на Палатата макар Институтът да има право повторно да включи в своите бюджети за следващите три години неусвоените бюджетни кредити, той не е адаптирал процедурите си навреме, за да включи повторно 26 600 000 EUR, предоставени по споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства за 2014 г., в бюджетите за 2015—2017 г.; отбелязва освен това, че тези бюджетни кредити са резултат от факта, че ОЗИ са използвали по-малко средства от очакваното; отбелязва, че през 2015 г. Институтът е извършил преглед на бюджета и е отправил искане към ОЗИ да преразгледат своите бизнес планове и бюджети за 2015 г., които са били внесени отново във вида, в който са били изменени; отбелязва, че в резултат на намаляването на бюджетите на ОЗИ Институтът е могъл да отмени неусвоените суми, които впоследствие са били анулирани и повторно вписани в прогнозата за приходите и разходите за 2016 г.; отбелязва, че това е довело до подобрение в управлението на бюджета на Института в тясно сътрудничество с ОЗИ;

11.

отбелязва, че според доклада на Палатата равнището на пренесените за 2014 г. бюджетни кредити за поети задължения за дял II възлиза на 400 000 EUR (44 %) в сравнение с 500 000 EUR (36 %) през 2014 г.; потвърждава, че тези пренесени кредити са се отнасяли предимно до договори за ИТ услуги, чието действие продължава след края на годината, и до заседания, за които все още не са били получени фактури;

12.

отбелязва, че преносите често могат да бъдат частично или напълно оправдани от многогодишния характер на оперативните програми на агенциите, не са непременно свързани със слабости при планирането и изпълнението на бюджета и невинаги са в противоречие с принципа на ежегодност на бюджета, по-специално ако са били предварително планирани и съобщени на Палатата;

13.

припомня, че в съответствие с член 34 от правилата на „Хоризонт 2020“ сертификатът за финансовите отчети, изискван от партньорите на ОЗИ, които заявяват възстановяване на разходи в размер над 325 000 EUR, ще подпомогне извършваната от Института предварителна проверка на декларациите за разходи; отбелязва, че според доклада на Палатата тези сертификати са с много различно качество и това намалява увереността, която може да се получи от тях, и налага Институтът да извършва допълнителни проверки; отбелязва, че според Института той прилага методологията за одитни сертификати, разработена от генералната дирекция „Научни изследвания и иновации“ на Комисията за „Хоризонт 2020“, започвайки със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства за 2014 г.; отбелязва освен това, че преразгледаната методология включва по-подробни инструкции и одобрени процедури, както и 63 стандартни фактически констатации, обхващащи всички категории разходи; признава, че Институтът е разработил цялостна стратегия за достоверност по отношение на безвъзмездните средства, която се основава както на предварителни, така и на последващи проверки, включително сертификати за финансовите отчети, с цел гарантиране на законосъобразността и редовността на операциите;

14.

отбелязва, че годишните декларации за интереси на членовете на управителния съвет, временния директор и членовете на висшето ръководство са публикувани на уебсайта на Института; отбелязва също така, че е извършено проучване на представените декларации с цел проверка на фактическата им точност; отбелязва, че по отношение на експертите Институтът следва правилата на „Хоризонт 2020“ относно конфликтите на интереси;

15.

отбелязва, че Институтът предвижда приключването на определянето на своите вътрешни правила относно сигнализирането на нередности през първото шестмесечие на 2017 г.; призовава Института да приеме вътрешна политика по отношение на сигнализирането на нередности, която да насърчава култура на прозрачност и отчетност на работното място, редовно да информира и обучава своите служители относно техните задължения и права по отношение на тази политика, да гарантира защитата от репресивни мерки на лицата, сигнализиращи за нередности, да проверява своевременно и по същество подадените сигнали за нередности и да установи ред за анонимно вътрешно докладване; призовава Института да публикува годишни доклади относно броя на случаите на сигнализиране на нередности и последващите мерки във връзка с тях и да предостави посочените годишни доклади на органа по освобождаване от отговорност; изисква от Института редовно да информира органа по освобождаване от отговорност за постигнатия в това отношение напредък;

16.

отбелязва, че според Палатата за подбора на външни експерти, които оценяват предложенията за ОЗИ и техните бизнес планове, Институтът използва член 89 от Финансовия регламент на Института, за да се освободи от задължението да обяви покана за заявяване на интерес; отбелязва обаче, че Институтът не е въвел напълно вътрешни процедури за уреждане на прилагането на тази дерогация; отбелязва, че на практика Институтът е формирал своя резерв от експерти, използвайки съществуващи списъци и бази данни за експерти на други институции и органи на Съюза и избирайки лица, които не са били включени в тези списъци, по препоръка на управителния съвет на Института и на служители; при все това приветства усъвършенстването на процеса на подбор на експерти за предложения на ОЗИ и насърчава Института да поеме ангажимент за подобряване на ефикасността и ефективността на този процес, както и да гарантира максимална прозрачност и почтеност във връзка с него чрез определяне на подходящи вътрешни мерки, като същевременно гарантира липсата на потенциални конфликти на интереси;

17.

отбелязва със загриженост, че Институтът не е предприел конкретни инициативи за повишаване на прозрачността във връзка с неговите контакти със заинтересовани лица и лобисти; призовава Института да приеме проактивна политика за прозрачност по отношение на лобистите;

18.

отбелязва със задоволство, че Институтът е постигнал запълване на всички длъжности от щатното разписание чрез редица мерки, приложени през 2015—2016 г. с цел подобряване на управлението на персонала, процедурите за набиране на персонал и работната среда; отбелязва, че към декември 2016 г. в Института работят 59 служители за 63-те одобрени длъжности, което представлява най-големият брой наети служители в историята на Института, и че набирането на персонал за оставащите вакантни длъжности е в ход; при все това признава, че предприетите от Института действия не могат да компенсират в пълна степен отрицателните последици от ниския и постоянно намаляващ корекционен коефициент, засягащ равнището на заплатите в Унгария;

19.

отбелязва, че според Палатата първоначалната цел, която Комисията е определила за получаване на финансова автономност от Института, е била 2010 г.; отбелязва освен това, че Институтът е получил частична финансова автономност през юни 2011 г. при условие че генералната дирекция „Образование и култура“ на Комисията продължи да одобрява предварително операциите, свързани с безвъзмездни средства, и обществените поръчки на стойност над 60 000 EUR; отбелязва, че според Института той е отправил искане към Комисията да стартира повторно процеса, водещ до пълна финансова автономност; потвърждава освен това, че Комисията е определила пътната карта и графика на процеса през май 2016 г., и очаква с интерес оценката на Комисията относно финансовата автономност, която се очаква през първото шестмесечие на 2017 г.; отбелязва, че Институтът очаква да получи пълна финансова автономност преди края на 2016 г., и изисква от Института да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно промените във връзка с този въпрос;

20.

отбелязва, че според Палатата, въпреки логичната концепция, сложната оперативна рамка на Института и проблеми в управлението му са затруднили цялостната му ефективност; отбелязва, че Институтът има способност да подкрепи цялата иновационна схема — от стартиращите предприятия до проектите, основани на иновациите, ръководени от множество партньори на ОЗИ, но въпреки това липсва координация на равнището на Съюза със съответните генерални дирекции на Комисията, а взаимодействието между ОЗИ и други инициативи на Съюза е недостатъчно;

21.

отбелязва, че Институтът финансира магистърската програма „Цифрови технологии“ на EIT, която съчетава еднократна сума в максимален размер от 8 000 EUR на студент в допълнение към действителните разходи, в т.ч. непреки разходи с фиксирана ставка; отбелязва, че според Палатата този модел на финансиране никога не е бил официално определен и не позволява да се направи разграничение между дейностите, обхванати от еднократната сума, и тези, обхванати от действителните разходи; отбелязва, че според Института той следва да премине към модел на еднократна обща сума за финансирането на подобни програми с цел опростяване на отчитането на разходи, веднага щом са налични достатъчни статистически данни, за да се определи такава еднократна обща сума; призовава Института да докладва на органа по освобождаване от отговорност относно прилагането на новия модел на финансиране;

22.

отбелязва, че според доклада на Палатата един правен субект на ОЗИ е изплатил допълнително възнаграждение, свързано с резултатите, в размер на 646 000 EUR на 55 от членовете на своя персонал въз основа на решението на надзорния съвет на ОЗИ и което Институтът изцяло е възстановил; отбелязва, че според Палатата плащането на подобно възнаграждение, свързано с резултатите, чрез използването на публични средства представлява необичайна практика; приема обаче, че ОЗИ са организации със стопанска насоченост, които имат за цел финансова устойчивост и при които използването на променливи елементи като част от основното възнаграждение може да осигури силен стимул за добри резултати и да гарантира постигането на добро съотношение между качеството и разходите; отбелязва освен това, че „Хоризонт 2020“ изрично предвижда променливите елементи на основното възнаграждение да бъдат допустими разходи; подчертава факта, че приносът на Института към заплатите, получавани от ръководния персонал на ОЗИ, включително възнагражденията, свързани с резултатите, трябва да бъде поддържан под тавана, установен от Института в сключените от него споразумения за отпускане на безвъзмездни средства за 2016 г. и след това; отбелязва, че съгласно реформираните правила с двойни тавани, които се прилагат от 2016 г., високите равнища на допълнителните възнаграждения, свързани с резултатите, които са били платени през 2015 г., вече не са възможни;

23.

отбелязва, че принципът на добро финансово управление е бил нарушен също и в случая, когато партньор на ОЗИ е предоставил услуги за връзки с обществеността с дневни ставки в размер от 800 EUR до 3 250 EUR на човек, които също са били изцяло възстановени от Института;

24.

отбелязва, че през 2015 г. 45 служители на Института са участвали в „други събития“, като разходите за тях са възлизали на 10 730,21 EUR (по 238,45 EUR на човек);

25.

отбелязва със загриженост, че общата популярност на Института е ниска и че някои от партньорите на ОЗИ не са информирани относно своите връзки с Института; призовава за повишаване на популярността и насърчаване на наименованието на Института като единствена по рода си общност на иновации; приветства неотдавнашния успех във връзка с включването на 18 членове на общността на Института в списъка „Forbes 30 under 30“, в който фигурират най-добрите млади новатори и предприемачи в Европа;

26.

по отношение на други забележки, придружаващи решението за освобождаване от отговорност, които имат хоризонтален характер, препраща към своята резолюция от 27 април 2017 г. (4) относно резултатите от дейността, финансовото управление и контрола на агенциите.