ПРИЛОЖЕНИЕ

1.   ТЕХНИЧЕСКА КОНЦЕПЦИЯ ЗА „СОБСТВЕНОСТ“

По отношение на връзката между държавата-членка, която отговаря за въвеждането на данни във ВИС, и самите данни се прилага техническа концепция за „собственост“.

„Собствеността“ се прилага, като идентичността на отговорната държава-членка се свързва с данните, въведени в досието за заявлението за издаване на виза.

„Собствеността“ на заявление за издаване на виза и на свързаните с него решения, взети от компетентните да издават визи органи, се регистрира във ВИС при създаването на досието за заявлението за издаване на виза или при въвеждането във ВИС на свързаното с него решение и не може да се променя впоследствие.

2.   ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИТЕ И СВЪРЗВАНЕ НА ЗАЯВЛЕНИЯ

2.1.   Въвеждане на данни при подаване на заявлението

Когато заявление е подадено до орган на държава-членка, представляваща друга държава-членка, въведените във ВИС данни и последващият обмен на съобщения по това досие за заявление за издаване на виза включват идентичността на представляваната държава-членка, която се запазва с атрибут „представляван потребител“ съгласно същата кодова таблица като тази, която се прилага за държавата-членка, въвеждаща данните във ВИС.

Всички досиета за заявление за издаване на виза, свързани съгласно член 8, параграф 4 от Регламента за ВИС, са „собственост“ на една и съща държава-членка.

Когато държава-членка копира пръстови отпечатъци от досие за заявление за издаване на виза, регистрирано във ВИС, новото досие, в което са копирани пръстовите отпечатъци, е „собственост“ на тази държава-членка.

2.2.   Въвеждане на данни след подаване на заявлението

Когато държава-членка, представляваща друга държава-членка, взема решения за издаване на виза, за преустановяване на разглеждането на заявлението за издаване на виза, за отказ на виза, за анулиране или отнемане на виза, или за съкращаване на срока на валидност на виза, или за удължаване на виза в съответствие с членове 10—14 от Регламента за ВИС, съобщенията за въвеждане на данни във ВИС включват идентичността на представляваната държава-членка съгласно същата кодова таблица като тази, която се прилага за държавата-членка, въвеждаща данните във ВИС.

Решенията за издаване на виза, за удължаване на виза с нов визов стикер и за съкращаване на срока на валидност на виза с нов визов стикер се въвеждат във ВИС с датата на визовия стикер и със същата „собственост“.

Въвежданият във ВИС номер на визовия стикер в съответствие с член 10, параграф 1, буква д) от Регламента за ВИС отговаря на разпоредбите на Регламент (ЕО) № 856/2008 на Съвета (1) и представлява комбинация от деветцифрен национален номер на визовия стикер и трибуквен идентификационен код на издаващата държава-членка (2), като преди националния номер на визовия стикер се добавя необходимият брой нули, така че общият брой на цифрите на този номер да стане девет.

2.3.   Свързване на заявления

2.3.1.   Свързване на заявления, ако съществува предишно въведено заявление

Само държавата-членка, чиято „собственост“ е досието за заявлението за издаване на виза, може да го свързва с друго досие или досиета на същия кандидат или да премахва връзката с цел корекция в съответствие с член 8, параграф 3 от Регламента за ВИС.

Пръстовите отпечатъци на кандидат се копират от свързаните с него досиета единствено в рамките на 59-месечния срок. Когато данни за пръстови отпечатъци от заявление се копират от предишно досие за заявление за издаване на виза, което датира от по-малко от 59 месеца, връзката между досиетата не се премахва.

2.3.2.   Свързване на заявления на пътуващи заедно лица

За да се свържат досиета за заявления за издаване на виза на пътуващи заедно лица в съответствие с член 8, параграф 4 от Регламента за ВИС, номерата на заявленията се въвеждат във ВИС, като се посочва съответният тип група, който е или „семейство“, или „пътници“. Само държавата-членка, чиято „собственост“ е/са досието или досиетата за заявление за издаване на виза на отделните кандидати от една група, може да създава група или да премахва връзката между отделните членове на група с цел корекция.

2.4.   Приложими процедури, когато поради правни причини не се изисква да се предоставят определени данни или когато фактически не могат да бъдат предоставени

В съответствие с член 8, параграф 5 от Регламента за ВИС в съответните текстови полета ръчно се отбелязва забележката „не се прилага“ или се избира от кодова таблица, ако е налице. Ако полето с данни се състои от повече от един елемент, тази забележка се използва за всеки елемент.

В случай че не се изискват пръстови отпечатъци или те не могат да бъдат предоставени в съответствие с член 8, параграф 5 от Регламента за ВИС, във ВИС се въвеждат две булеви полета:

—	„fingerprintsNotRequired“ (не се изискват пръстови отпечатъци);

—	„fingerprintsNotApplicable“ (пръстови отпечатъци — не се прилага).

Тези полета се съставят в съответствие с посочената по-долу таблица и отразяват три възможни ситуации:

—	изисква се да се предоставят пръстовите отпечатъци;

—	поради правни причини не се изисква да се предоставят пръстовите отпечатъци;

—	пръстовите отпечатъци фактически не могат да бъдат предоставени.

Полета във ВИС	Изисква се да се предоставят пръстовите отпечатъци	Поради правни причини не се изисква да се предоставят пръстовите отпечатъци	Пръстовите отпечатъци фактически не могат да бъдат предоставени
„fingerprintsNotRequired“	FALSE (ГРЕШНО)	TRUE (ВЯРНО)	FALSE
„fingerprintsNotApplicable“	FALSE	TRUE	TRUE

Освен това съответното поле със свободен текст „ReasonForFingerprintNotApplicable“ (причина за неприложимост на пръстови отпечатъци) трябва да съдържа действителната причина за това.

Когато държава-членка изпраща само данните, посочени в член 5, параграф 1, букви а) и б) от Регламента за ВИС, в съответствие с член 48, параграф 3, липсата на данни по член 5, параграф 1, буква в) се обозначава чрез въвеждане на забележката „не се прилага“, допълнена от препратка към член 48, параграф 3 от Регламента за ВИС в полето със свободен текст, в което се посочва, че не се изисква да се предоставят данните поради правни причини. Съответните полета се обозначават като „FingerprintsNotRequired“ TRUE и „FingerprintsNotApplicable“ TRUE.

3.   ДОСТЪП ДО ДАННИТЕ

Датата на заявлението за искане на убежище се използва във връзка с търсенето и извличането на данни за целите, посочени в член 21, параграф 2 от Регламента за ВИС. Освен това извличането на заявления, които са били свързани в съответствие с член 8, параграф 4 от Регламента за ВИС, е възможно само за групите от типа „семейство“ (съпруг и/или деца), посочени в точка 2.3.2.

4.   ИЗМЕНЯНЕ, ЗАЛИЧАВАНЕ И ПРЕДВАРИТЕЛНО ЗАЛИЧАВАНЕ НА ДАННИ СЪГЛАСНО ЧЛЕН 24 ОТ РЕГЛАМЕНТА ЗА ВИС

Следните записани във ВИС данни не могат да бъдат изменяни:

—	номерът на заявлението;

—	номерът на визовия стикер;

—	типът на решението;

—	представляваната държава-членка (ако е приложимо);

—	държавата-членка, която отговаря за въвеждането на данните във ВИС.

Ако горепосочените данни трябва да бъдат коригирани, досието за заявлението за издаване на виза или данните, свързани с взетите от компетентните органи за издаване на визи решения, се заличава и се създава ново досие. Само държавата-членка, чиято „собственост“ са данните, съдържащи се в досието за заявлението за издаване на виза, може да заличи тези данни.

5.   СЪХРАНЯВАНЕ И ДОСТЪП ДО ДАННИТЕ ЗА ОПЕРАЦИИТЕ ПО ОБРАБОТКА НА ДАННИ

5.1.   Съхраняване на данните за операциите по обработка на данни

Всяка операция по обработка на данни във ВИС се отбелязва като запис в дневника на промените с поле с наименование „TypeOfAction“ (тип на действие), в което се отбелязва целта на достъпа в съответствие с член 34, параграф 1 от Регламента от ВИС.

Този запис съдържа датата и часа, в който е получен. Обозначаването на момента на записа се използва по-късно, за да се определи кои записи да бъдат заличени.

За всички операции по обработка на данни идентичността на органа, който въвежда или извлича данните, се съхранява в записа в дневника на промените. Потребителят и централната ВИС се посочват в записа в дневника на промените като изпращач или като получател.

В записа в дневника на промените не се съдържат други оперативни данни освен идентичността на органа, който въвежда или извлича данните, и номерът на заявлението за издаване на виза. Запазва се типът на изпратените или използвани за запитването по член 34, параграф 1 от Регламента за ВИС данни.

Когато ВИС открие данни, посочени в член 34, параграф 2 от Регламента за ВИС, чието поле „TypeOfAction“ съдържа забележката „Delete Application“ (заличи заявлението) или „Automatic Deletion“ (автоматично заличаване), системата изчислява дали е изминала една година от края на периода на съхранение, посочен в член 23, параграф 1 от Регламента за ВИС, и тогава пристъпва към заличаването на тези данни. Всички данни за операции по обработка на данни с един и същ номер на заявлението се заличават едновременно, ако не се изискват за целите на мониторинга на защитата на данни в съответствие с член 34, параграф 2 от Регламента за ВИС.

Данните за операциите по обработка на данни не се изменят или заличават, преди да е изтекла една година след края на периода на съхранение, посочен в член 23, параграф 1 от Регламента за ВИС.

5.2.   Достъп до данните за операциите по обработка на данни

Само надлежно оправомощените администратори на ВИС и Европейският надзорен орган по защита на данните имат достъп до данните (записите), съхранявани от управителния орган в съответствие с член 34, параграф 1 от Регламента за ВИС. Тази разпоредба се прилага mutatis mutandis за данните за достъпа до данни.

---

(1)  ОВ L 235, 2.9.2008 г., стр. 1.

(2)  Изключение за Германия: кодът на страната е „D“.