1.   De auteur van nieuw gecreëerde informatie analyseert deze om te bepalen via welk elektronisch beheersysteem de informatie moet worden beheerd, of deze moet worden opgenomen en in welk officieel depotsysteem deze moet worden bewaard.

2.   De stukken worden aangemaakt overeenkomstig de formele vereisten die voor het betrokken soort stuk zijn vastgesteld.

3.   De stukken van de Commissie worden aangemaakt als elektronische stukken en worden bewaard in de officiële elektronische depots van de Commissie.

In de volgende situaties mogen de stukken echter op een andere drager worden aangemaakt of op een andere manier worden bewaard:

1.   Door de Commissie aangemaakte of ontvangen informatie op analoge dragers wordt systematisch gedigitaliseerd. De daaruit voortvloeiende elektronische weergave vervangt, wanneer ze in een officieel elektronisch depot wordt opgenomen, het overeenkomstige analoge origineel, tenzij een handgeschreven handtekening vereist is op grond van een bepaling van het Unierecht of het recht van de betrokken lidstaat of het betrokken derde land.

2.   In de op grond van artikel 22 vastgestelde uitvoeringsbepalingen worden de procedurele en technische details inzake de digitalisering, de toepasselijke uitzonderingen en de vernietiging van analoge stukken na de digitalisering ervan opgenomen.

1.   Alle directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten verrichten regelmatig een evaluatie van de soorten informatie die in het kader van hun activiteiten is aangemaakt of ontvangen, om te bepalen welke soorten in een officieel elektronisch depot moeten worden opgenomen en om het beheer ervan, rekening houdend met de context waarin ze zijn geproduceerd, gedurende hun gehele levenscyclus te organiseren.

2.   De opgenomen stukken worden niet gewijzigd. Ze mogen worden verwijderd of door latere versies worden vervangen totdat het dossier waartoe ze behoren, wordt gesloten.

1.   Documenten worden geregistreerd indien ze belangrijke informatie bevatten die niet alleen voor de korte termijn van belang is of indien ze actie of follow-up van de Commissie of een van haar diensten met zich mee kunnen brengen.

2.   Er worden registers opgezet om unieke identificatiecodes voor de geregistreerde stukken te genereren.

Elk register is verbonden met een of meer elektronische depots. Om veiligheidsredenen kunnen er uitzonderingen worden gemaakt.

1.   Een gekwalificeerde elektronische handtekening (14) heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.

2.   Voor een gekwalificeerd elektronisch zegel (15) geldt het vermoeden van integriteit van de gegevens en van juistheid van de oorsprong van de gegevens waaraan het gekwalificeerd elektronisch zegel is verbonden.

3.   Voor een gekwalificeerd elektronisch tijdstempel (16) geldt het vermoeden van juistheid van de aangegeven datum en het aangegeven tijdstip, en van de integriteit van de gegevens waaraan de datum en het tijdstip zijn gekoppeld.

4.   Voor gegevens die via een gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging (17) worden verstuurd en ontvangen, geldt het vermoeden van integriteit van de gegevens, van de verzending van die gegevens door de geïdentificeerde afzender, van de ontvangst daarvan door de geïdentificeerde geadresseerde, en van de nauwkeurigheid van de datum en het tijdstip van verzending en van ontvangst, zoals aangegeven door de gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging.

1.   Een door de Commissie aangemaakt of ontvangen document wordt geacht in overeenstemming te zijn met de geldigheids- of de toelaatbaarheidscriteria wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

2.   Een elektronische weergave die is gecreëerd door het digitaliseren van een door de Commissie aangemaakt of ontvangen analoog document wordt geacht in overeenstemming te zijn met de geldigheids- of de toelaatbaarheidscriteria wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

Wanneer er geen ondertekend analoog document vereist is, mag een dergelijke elektronische weergave worden gebruikt voor elke vorm van informatie-uitwisseling en voor elke interne procedure binnen de Commissie.

3.   Wanneer krachtens een bepaling van het Unierecht of het nationale recht een ondertekend origineel van een document vereist is, voldoet een door de Commissie opgesteld of ontvangen document aan die vereiste indien het een van de volgende elementen bevat:

4.   Wanneer voor een specifieke procedure van de Commissie de handtekening van een gemachtigd persoon of het akkoord van een persoon in een of meer fasen van de procedure vereist is, mag deze procedure met behulp van computersystemen worden beheerd, mits elke persoon op duidelijke en ondubbelzinnige wijze is geïdentificeerd en mits het betrokken systeem waarborgt dat de inhoud tijdens de procedure niet wordt gewijzigd.

5.   Wanneer voor een procedure waarbij de Commissie en andere entiteiten betrokken zijn, de handtekening van een gemachtigd persoon of het akkoord van een persoon in een of meer fasen van de procedure vereist is, mag deze procedure worden beheerd met behulp van computersystemen waarvan de voorwaarden en technische garanties in onderlinge overeenstemming zijn vastgesteld.

1.   Gegevens en informatie worden binnen de Commissie zo breed mogelijk beschikbaar gesteld en uitgewisseld, tenzij de wettelijke verplichtingen een beperking van de toegang vereisen.

2.   Met het oog op informatie-uitwisseling zorgen de directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten ervoor dat hun dossiers zo breed mogelijk toegankelijk zijn als de gevoeligheid van hun inhoud toelaat.

1.   Opslag en bewaring vinden plaats onder de volgende voorwaarden:

2.   De secretaris-generaal ziet toe op de uitvoering van een strategie voor digitale bewaring die de toegang tot elektronische stukken op basis van de in artikel 15, lid 1, bedoelde bewaarlijsten op lange termijn waarborgt. De strategie wordt opgesteld in samenwerking met de dienst Historische Archieven van de Commissie en zorgt ervoor dat er processen, instrumenten en middelen voorhanden zijn om de authenticiteit, betrouwbaarheid en integriteit van de stukken en de toegankelijkheid ervan te waarborgen.

1.   De bewaartermijn voor de verschillende categorieën dossiers en, in bepaalde gevallen, stukken wordt voor de hele Commissie vastgesteld aan de hand van regelgevingsinstrumenten, zoals de gemeenschappelijke bewaarlijst of een of meer specifieke bewaarlijsten die zijn opgesteld op basis van de organisatorische context, de bestaande wetgeving en de wettelijke verplichtingen van de Commissie.

2.   De directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten gaan regelmatig na of de door hen beheerde stukken en dossiers naar de in artikel 16 bedoelde historische archieven van de Commissie moeten worden overgebracht of moeten worden vernietigd.

In het oorspronkelijke elektronische depot wordt evenwel een reeks metadata over de stukken en dossiers bewaard als bewijs van het bestaan, de overbrenging of de vernietiging van de stukken en dossiers.

3.   Als CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL of in een hogere categorie gerubriceerde EU-informatie wordt niet overgebracht naar de dienst Historische Archieven van de Commissie.

1.   Voor zover dat nodig is om de doeleinden van archivering in het algemeen belang te verwezenlijken en de integriteit van de historische archieven van de Commissie te behouden, gelden overeenkomstig artikel 25, lid 4, van Verordening (EU) 2018/1725 de volgende afwijkingen van de rechten van betrokkenen, met name met betrekking tot:

2.   De Commissie voert passende waarborgen in om de naleving van artikel 13 van Verordening (EU) 2018/1725 te waarborgen. Deze waarborgen omvatten technische en organisatorische maatregelen, met name om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. De waarborgen garanderen onder meer:

3.   De Commissie neemt de motivering voor op grond van dit besluit toegepaste afwijkingen op in een specifiek register. Het register met de motivering, alsook, in voorkomend geval, de documenten betreffende de feitelijke of de juridische context worden geregistreerd. Ze worden desgevraagd aan de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming beschikbaar gesteld.

4.   De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie wordt zo spoedig mogelijk in kennis gesteld van de toepassing van afwijkingen van de rechten van betrokkenen die op grond van dit besluit worden toegestaan. De functionaris voor gegevensbescherming krijgt desgevraagd toegang tot de betrokken registers en tot eventuele documenten betreffende de feitelijke of de juridische context.

1.   De dienst Historische Archieven van de Commissie biedt het EUI waar mogelijk toegang tot gedigitaliseerde kopieën van op een analoge drager bewaarde stukken.

2.   Het EUI is het belangrijkste punt van toegang tot de historische archieven van de Commissie die toegankelijk zijn voor het publiek.

3.   De dienst Historische Archieven van de Commissie zendt de EUI een beschrijving van de gedeponeerde archieven toe. De Commissie zal, in overeenstemming met internationale normen en om de uitwisseling van metadata te vergemakkelijken, de interoperabiliteit tussen haar archiefsystemen en die van het EUI stimuleren.

4.   Het EUI treedt op als verwerker (23) in de zin van artikel 3 van Verordening (EU) 2018/1725 en houdt zich aan de instructies van de Commissie, die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke (24) voor de persoonsgegevens vervat in haar bij het EUI gedeponeerde historische archieven. De dienst Historische Archieven van de Commissie vaardigt namens de Commissie de nodige instructies uit voor de verwerking van de in de gedeponeerde archieven van de Commissie vervatte persoonsgegevens door het EUI en ziet toe op de uitvoering ervan.

5.   Gerubriceerde informatie wordt niet bij het EUI gedeponeerd.

1.   Alle directeuren-generaal en diensthoofden zetten de organisatorische, administratieve, materiële en personeelsstructuur op die noodzakelijk is voor de uitvoering van dit besluit en de bijbehorende uitvoeringsbepalingen door hun diensten.

2.   Het secretariaat-generaal ziet erop toe dat dit besluit en de bijbehorende uitvoeringsbepalingen worden toegepast.

3.   Het directoraat-generaal Informatica voorziet in de technologische infrastructuur voor de uitvoering van dit besluit.

1.   Alle directeuren-generaal en diensthoofden wijzen een functionaris voor documentenbeheer aan die binnen de betrokken dienst een modern en efficiënt systeem voor het beheer van stukken toepast en zorgt voor coördinatie zowel binnen de dienst als tussen de dienst en het secretariaat-generaal en de andere diensten van de Commissie.

2.   Het netwerk van functionarissen voor documentenbeheer, dat wordt voorgezeten door het secretariaat-generaal, heeft tot taak: