EUROPESE COMMISSIE
Brussel, 3.2.2017
JOIN(2017) 5 final
BIJLAGEN
bij
het gezamenlijk voorstel voor een
besluit van de Raad
betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in de Samenwerkingsraad die is ingesteld in het kader van de versterkte partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten en de Republiek Kazachstan, met betrekking tot de werkafspraken van de Samenwerkingsraad, het Samenwerkingscomité en de gespecialiseerde subcomités en andere organen
BIJLAGEN
bij
het gezamenlijk voorstel voor een
besluit van de Raad
betreffende het standpunt dat namens de Europese Unie moet worden ingenomen in de Samenwerkingsraad die is ingesteld in het kader van de versterkte partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten en de Republiek Kazachstan, met betrekking tot de werkafspraken van de Samenwerkingsraad, het Samenwerkingscomité en de gespecialiseerde subcomités en andere organen
BIJLAGE 1
BESLUIT NR. 1/2017 VAN DE SAMENWERKINGSRAAD
EU-REPUBLIEK KAZACHSTAN
van
tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Samenwerkingscomité,
gespecialiseerde subcomités of andere organen
DE SAMENWERKINGSRAAD EU-REPUBLIEK KAZACHSTAN,
Gezien de versterkte partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Kazachstan, anderzijds (hierna "de overeenkomst" genoemd), en met name artikel 268,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)Overeenkomstig artikel 281, lid 3 van de overeenkomst worden bepaalde onderdelen van de overeenkomst voorlopig toegepast vanaf 1 mei 2016.
(2)Volgens artikel 268, lid 7, van de overeenkomst moet de Samenwerkingsraad zijn reglement van orde vaststellen.
(3)Volgens artikel 269, lid 1, van de overeenkomst wordt de Samenwerkingsraad bij het vervullen van zijn taken bijgestaan door een Samenwerkingscomité.
(4)Volgens artikel 269, lid 6, van de overeenkomst kan de Samenwerkingsraad besluiten gespecialiseerde subcomités of andere organen in te stellen die hem bij de uitvoering van zijn taken kunnen bijstaan en bepaalt hij de samenstelling, de taken en de werking van dergelijke subcomités of organen.
(5)Volgens artikel 25, lid 3, van de overeenkomst moet de Samenwerkingsraad een subcomité inzake douanesamenwerking instellen.
(6)Volgens artikel 269, lid 7, van de overeenkomst moet de Samenwerkingsraad in zijn reglement van orde de taken en de werking bepalen van het Samenwerkingscomité en van elk ander subcomité of orgaan dat hij opricht.
(7)De Samenwerkingsraad van 6 oktober 2016 in Brussel heeft besloten zijn reglement van orde vast te stellen door middel van een uitwisseling van nota's,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Artikel 1
De reglementen van orde van de Samenwerkingsraad, het Samenwerkingscomité en de gespecialiseerde subcomités of andere organen, zoals beschreven in respectievelijk de bijlagen I en II, worden vastgesteld.
Artikel 2
Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.
Voor de Samenwerkingsraad
De voorzitter
BIJLAGE A
REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SAMENWERKINGSRAAD
Artikel 1
Algemene bepalingen
1.
De bij artikel 268, lid 1, van de overeenkomst ingestelde Samenwerkingsraad voert zijn taken uit overeenkomstig artikel 268 van de overeenkomst.
2.
Zoals bepaald in artikel 268, lid 5, van de overeenkomst bestaat de Samenwerkingsraad uit vertegenwoordigers van de partijen. De samenstelling van de Samenwerkingsraad wordt afgestemd op de specifieke vraagstukken die tijdens een bepaalde vergadering worden behandeld. De Samenwerkingsraad komt bijeen op ministerieel niveau.
3.
Met het oog op de verwezenlijking van de doelstellingen van de overeenkomst heeft de Samenwerkingsraad volgens artikel 268, lid 2, van de overeenkomst de bevoegdheid besluiten te nemen die bindend zijn voor de partijen. De Samenwerkingsraad treft de nodige maatregelen voor de uitvoering van zijn besluiten, waaronder indien nodig door in het kader van de overeenkomst ingestelde specifieke organen te machtigen om in zijn naam te handelen. De Samenwerkingsraad kan tevens aanbevelingen doen. De Samenwerkingsraad stelt zijn besluiten en aanbevelingen vast in overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van hun interne procedures. De Samenwerkingsraad kan bevoegdheden overdragen aan het Samenwerkingscomité.
4.
De partijen waarop dit reglement van orde van toepassing is, zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 285 van de overeenkomst.
Artikel 2
Voorzitterschap
Het voorzitterschap van de Samenwerkingsraad wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.
Artikel 3
Vergaderingen
1.
De Samenwerkingsraad komt eenmaal per jaar bijeen en verder wanneer de omstandigheden zulks vereisen, in onderlinge overeenstemming tussen de partijen. Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden de vergaderingen van de Samenwerkingsraad gehouden op de plaats waar de vergaderingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden.
2.
Elke vergadering van de Samenwerkingsraad wordt gehouden op een door de partijen overeengekomen datum.
3.
De vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden door de secretarissen gezamenlijk in overleg met de voorzitter bijeengeroepen, uiterlijk dertig kalenderdagen vóór de datum van de vergadering.
Artikel 4
Vertegenwoordiging
1.
De leden van de Samenwerkingsraad kunnen zich laten vertegenwoordigen als zij de vergadering niet kunnen bijwonen. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, deelt hij vóór de desbetreffende vergadering de naam van zijn vertegenwoordiger schriftelijk mee aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad.
2.
De vertegenwoordiger van een lid van de Samenwerkingsraad oefent alle rechten van dat lid uit.
Artikel 5
Delegaties
1.
De leden van de Samenwerkingsraad mogen door ambtenaren worden vergezeld. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter van de Samenwerkingsraad via het secretariaat van de Samenwerkingsraad in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.
2.
In overeenstemming tussen de partijen kan de Samenwerkingsraad vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op een bepaald gebied uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan zijn vergaderingen of om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen komen overeen onder welke voorwaarden die waarnemers aan de vergaderingen kunnen deelnemen.
Artikel 6
Secretariaat
Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de Republiek Kazachstan treden gezamenlijk op als secretarissen van de Samenwerkingsraad.
Artikel 7
Correspondentie
1.
De voor de Samenwerkingsraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van de Unie of aan de secretaris van de Republiek Kazachstan, die op zijn beurt de andere secretaris inlicht.
2.
De secretarissen van de Samenwerkingsraad zorgen ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de leden van de Samenwerkingsraad.
3.
De secretarissen sturen mededelingen van de voorzitter namens hem aan de geadresseerden. Dergelijke mededelingen worden in voorkomend geval verspreid onder de leden van de Samenwerkingsraad.
Artikel 8
Vertrouwelijkheid
De vergaderingen van de Samenwerkingsraad zijn besloten, tenzij de partijen anders overeenkomen. Wanneer een partij aan de Samenwerkingsraad informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.
Artikel 9
Agenda voor de vergaderingen
1.
De voorzitter van de Samenwerkingsraad stelt voor elke vergadering van de Samenwerkingsraad een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Samenwerkingsraad uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de vergadering aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden gezonden.
De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen. Dergelijke punten worden alleen op de voorlopige agenda geplaatst als de bijbehorende ondersteunende documenten naar de secretarissen zijn gestuurd voordat de agenda wordt verzonden.
2.
De agenda wordt bij het begin van iedere vergadering door de Samenwerkingsraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, aan de agenda worden toegevoegd.
3.
De voorzitter kan in overleg met de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
Artikel 10
Notulen
1.
Van elke vergadering worden door de secretarissen van de Samenwerkingsraad ontwerpnotulen opgesteld.
2.
In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:
(a)de bij de Samenwerkingsraad ingediende documentatie;
(b)verklaringen die op verzoek van een lid van de Samenwerkingsraad worden opgenomen in de notulen; en
(c)door de partijen overeengekomen punten, zoals bijvoorbeeld besluiten die zijn vastgesteld, verklaringen die zijn overeengekomen en conclusies.
3.
De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. De Samenwerkingsraad keurt die ontwerpnotulen goed tijdens zijn volgende vergadering. De ontwerpnotulen kunnen ook schriftelijk worden goedgekeurd.
Artikel 11
Besluiten en aanbevelingen
1.
De Samenwerkingsraad neemt zijn besluiten en formuleert zijn aanbevelingen in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van de respectieve interne procedures.
2.
Als de partijen zulks overeenkomen, kan de Samenwerkingsraad besluiten of aanbevelingen ook bij schriftelijke procedure vaststellen. In dat geval wordt het voorstel voor een besluit of aanbeveling overeenkomstig artikel 7 door de voorzitter van de Samenwerkingsraad schriftelijk meegedeeld aan de leden, uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de datum van de vergadering. Binnen die termijn kunnen leden voorbehouden of gewenste amendementen indienen. De voorzitter kan in overleg met beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
3.
De handelingen van de Samenwerkingsraad in de zin van artikel 268, lid 2, van de overeenkomst worden voorzien van het opschrift "Besluit" dan wel "Aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. Die besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de secretarissen van de Samenwerkingsraad. Die besluiten en aanbevelingen worden verspreid overeenkomstig artikel 7 van dit reglement van orde. Elke partij kan besluiten tot de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in haar publicatieblad of staatsblad.
4.
De besluiten van de Samenwerkingsraad treden in werking op de datum van vaststelling, tenzij in het besluit of de aanbeveling anders is bepaald.
Artikel 12
Talen
1.
De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de partijen.
2.
De werktalen van de Samenwerkingsraad zijn het Engels en het Russisch. Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt de Samenwerkingsraad op basis van in die talen opgestelde documenten.
Artikel 13
Onkosten
1.
Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Samenwerkingsraad.
2.
De kosten van vertolking tijdens de vergaderingen en van de vertaling en de reproductie van documenten komen ten laste van de Unie.
3.
Andere kosten in verband met de materiële organisatie van de vergaderingen, komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergadering.
Artikel 14
Samenwerkingscomité en gespecialiseerde subcomités
1.
Overeenkomstig artikel 269, lid 1, van de overeenkomst wordt de Samenwerkingsraad in de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Samenwerkingscomité op de gebieden waarvoor de Samenwerkingsraad bevoegdheden heeft overgedragen aan het comité. Het Samenwerkingscomité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.
2.
Het Samenwerkingscomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Samenwerkingsraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Samenwerkingsraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de betrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Samenwerkingscomité behandelt alle zaken die de Samenwerkingsraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten en -aanbevelingen worden door het Samenwerkingscomité ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. Volgens artikel 268, lid 4, van de overeenkomst kan de Samenwerkingsraad bevoegdheden overdragen aan het Samenwerkingscomité, waaronder de bevoegdheid om bindende besluiten te nemen.
3.
Het Samenwerkingscomité neemt de besluiten en doet de aanbevelingen waartoe zij op grond van de overeenkomst is gemachtigd.
4.
In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen na onderling overleg besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Samenwerkingscomité, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald. Het overleg kan in de Samenwerkingsraad worden voortgezet als de partijen zulks overeenkomen.
5.
Volgens artikel 269, lid 6, van de overeenkomst kan de Samenwerkingsraad besluiten gespecialiseerde subcomités of andere organen in te stellen die hem bij de uitvoering van zijn taken kunnen bijstaan en bepaalt hij de samenstelling, de taken en de werking van dergelijke subcomités of organen.
6.
Zoals bepaald in artikel 25, lid 3, van de overeenkomst stelt de Samenwerkingsraad een subcomité inzake douanesamenwerking in.
Artikel 15
Wijziging van het reglement van orde
Dit reglement van orde kan worden gewijzigd zoals beschreven in artikel 11.
BIJLAGE B
REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SAMENWERKINGSCOMITÉ
EN DE GESPECIALISEERDE SUBCOMITÉS EN ANDERE ORGANEN DIE DOOR DE SAMENWERKINGSRAAD ZIJN INGESTELD
Artikel 1
Algemene bepalingen
1.
Het bij artikel 269, lid 1, van de overeenkomst ingestelde Samenwerkingscomité staat de Samenwerkingsraad bij in de uitvoering van zijn taken en voert de taken uit die in de overeenkomst of door de Samenwerkingsraad aan het comité zijn toegewezen. Volgens artikel 269, lid 7, van de overeenkomst stelt de Samenwerkingsraad in zijn reglement van orde de taken en de werking van het Samenwerkingscomité vast.
2.
Het Samenwerkingscomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Samenwerkingsraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Samenwerkingsraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Samenwerkingscomité behandelt alle zaken die de Samenwerkingsraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen en ontwerpbesluiten of aanbevelingen worden door het Samenwerkingscomité ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd.
3.
Zoals bepaald in artikel 269, lid 2, van de overeenkomst bestaat het Samenwerkingscomité uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren. Deze vertegenwoordigers zijn verantwoordelijk voor de specifieke aangelegenheden die tijdens een bepaalde vergadering worden behandeld. Overeenkomstig artikel 2 van dit reglement van orde wordt het Samenwerkingscomité namens de Unie voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en namens de Republiek Kazachstan door een vertegenwoordiger van het ministerie van Buitenlandse zaken. De vergaderingen worden ook bijgewoond door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie.
4.
Volgens artikel 269, lid 5, van de overeenkomst komt het Samenwerkingscomité voor de bespreking van onderwerpen met betrekking tot titel III (Handel en zakelijke activiteiten) in een bijzondere samenstelling voor handelsvraagstukken bijeen, bestaande uit hoge ambtenaren van de Europese Commissie en de Republiek Kazachstan met verantwoordelijkheid voor handel en daarmee verband houdende aangelegenheden. Overeenkomstig artikel 2 van dit reglement van orde wordt het Samenwerkingscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van de Republiek Kazachstan met verantwoordelijkheid voor handel en daarmee verband houdende aangelegenheden. De vergaderingen worden ook bijgewoond door een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en, waar passend, vertegenwoordigers van andere diensten van de Europese Commissie.
5.
Volgens artikel 269, lid 4, van de overeenkomst is het Samenwerkingscomité bevoegd besluiten vast te stellen in de in deze overeenkomst genoemde gevallen en op de terreinen waarvoor de Samenwerkingsraad bevoegdheden heeft overgedragen aan het Samenwerkingscomité. Die besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan. Het Samenwerkingscomité stelt zijn besluiten vast in overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van hun interne procedures.
6.
De partijen waarop dit reglement van orde van toepassing is, zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 285 van de overeenkomst.
Artikel 2
Voorzitterschap
Het voorzitterschap van het Samenwerkingscomité wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.
Artikel 3
Vergaderingen
1.
Tenzij de partijen anders overeenkomen, vergadert het Samenwerkingscomité regelmatig, en ten minste eenmaal per jaar. Op verzoek van een partij kunnen in overeenstemming tussen de partijen bijzondere sessies van het Samenwerkingscomité worden belegd.
2.
Een vergadering van het Samenwerkingscomité wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen plaats en datum. De convocatie wordt uiterlijk 28 dagen vóór de vergadering door het secretariaat van het Samenwerkingscomité aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.
3.
Het Samenwerkingscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en wanneer de omstandigheden zulks vereisen. Deze vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter van het Samenwerkingscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken op een door de partijen overeengekomen plaats, datum en wijze. De convocatie wordt uiterlijk 15 dagen vóór de vergadering door het secretariaat van het Samenwerkingscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.
4.
Voor zover mogelijk wordt de jaarlijkse vergadering van het Samenwerkingscomité vroeg genoeg vóór de jaarlijkse vergadering van de Samenwerkingsraad bijeengeroepen.
5.
Bij wijze van uitzondering en indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen de vergaderingen van het Samenwerkingscomité plaatsvinden met behulp van overeengekomen technologische hulpmiddelen zoals videoconferentie.
Artikel 4
Delegaties
Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat van het Samenwerkingscomité in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.
Artikel 5
Secretariaat
1.
Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van het ministerie van Buitenlandse zaken van de Republiek Kazachstan treden gezamenlijk op als secretarissen van het Samenwerkingscomité. Zij voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit, tenzij anders bepaald in dit reglement van orde, in een sfeer van wederzijds vertrouwen en samenwerking.
2.
Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de Republiek Kazachstan met verantwoordelijkheid voor handel en daarmee verband houdende aangelegenheden treden gezamenlijk op als secretarissen van het Samenwerkingscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.
Artikel 6
Correspondentie
1.
De voor het Samenwerkingscomité bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris inlicht.
2.
Het secretariaat van het Samenwerkingscomité ziet erop toe dat de correspondentie die aan het Samenwerkingscomité is gericht, naar de voorzitter van het Samenwerkingscomité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval als in artikel 7 bedoelde documenten wordt verspreid.
3.
Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verspreid overeenkomstig artikel 7.
Artikel 7
Documenten
1.
Documenten worden verspreid door de secretarissen van het Samenwerkingscomité.
2.
Een partij stuurt de documenten aan de secretaris, die ze doorstuurt naar de secretaris van de andere partij.
3.
De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van de Unie en zet de secretaris van de Republiek Kazachstan daarbij systematisch in kopie.
4.
De secretaris van de Republiek Kazachstan stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van de Republiek Kazachstan en zet de secretaris van de Unie daarbij systematisch in kopie.
Artikel 8
Vertrouwelijkheid
De vergaderingen van het Samenwerkingscomité zijn besloten, tenzij de partijen anders overeenkomen. Wanneer een partij aan het Samenwerkingscomité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.
Artikel 9
Agenda voor de vergaderingen
1.
Het secretariaat van het Samenwerkingscomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering van het Samenwerkingscomité een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het Samenwerkingscomité van een partij een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen. Agendapunten moeten worden voorzien van relevante documenten en uiterlijk 21 dagen vóór de vergadering worden ingediend.
2.
De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.
3.
De agenda wordt bij het begin van iedere vergadering door het Samenwerkingscomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, aan de agenda worden toegevoegd.
4.
Met instemming van de andere partij kan de voorzitter van het Samenwerkingscomité vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers en deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.
5.
De voorzitter van het Samenwerkingscomité kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten.
Artikel 10
Notulen en operationele conclusies
1.
Van elke vergadering worden door de secretarissen van Samenwerkingscomité ontwerpnotulen opgesteld.
2.
In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:
(a)een lijst van de deelnemers aan de vergadering, een lijst van de ambtenaren die hen begeleidden en een lijst van eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond;
(b)de bij het Samenwerkingscomité ingediende documentatie;
(c)verklaringen die op verzoek van het Samenwerkingscomité worden opgenomen in de notulen; en
(d)operationele conclusies van de vergadering, als bedoeld in lid 4.
3.
De ontwerpnotulen worden tijdens de volgende vergadering ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. De ontwerpnotulen kunnen ook schriftelijk worden goedgekeurd. De ontwerpnotulen van het Samenwerkingscomité in de samenstelling voor handelsvraagstukken worden binnen 28 dagen na iedere vergadering goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar gezonden.
4.
De secretaris van de partij die het voorzitterschap van het Samenwerkingscomité bekleedt, stelt voor elke vergadering operationele ontwerpconclusies op. Die operationele ontwerpconclusies worden aan de partijen gezonden, samen met de agenda, gewoonlijk uiterlijk 15 dagen vóór de volgende vergadering. De ontwerpnotulen worden tijdens de vergadering geactualiseerd, zodat het Samenwerkingscomité tot slot van de vergadering, tenzij de partijen anders overeenkomen, zijn goedkeuring hecht aan de operationele conclusies, waarin ook de follow-upacties voor de partijen zijn opgenomen. Zodra zij zijn goedgekeurd, worden de operationele conclusies aan de notulen gehecht; de uitvoering ervan wordt geëvalueerd tijdens de volgende vergadering van het Samenwerkingscomité. Het Samenwerkingscomité stelt hiervoor een model op, waarin voor elk actiepunt een specifieke termijn wordt vermeld.
Artikel 11
Besluiten en aanbevelingen
1.
Het Samenwerkingscomité is bevoegd om besluiten vast te stellen in de in deze overeenkomst genoemde gevallen en op de terreinen waarvoor de Samenwerkingsraad bevoegdheden heeft overgedragen aan het Samenwerkingscomité. Besluiten en aanbevelingen komen tot stand in onderlinge overeenstemming tussen de partijen en na voltooiing van de respectieve interne procedures. Besluiten en aanbevelingen worden ondertekend door de voorzitter van het Samenwerkingscomité en gewaarmerkt door de secretarissen van het Samenwerkingscomité.
2.
Als de partijen zulks overeenkomen, kan het Samenwerkingscomité besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de secretarissen, die in samenspraak met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij voorbehouden of gewenste amendementen binnen 21 kalenderdagen kunnen worden ingediend. De voorzitter kan in overleg met beide partijen de in dit lid genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is. Na goedkeuring van de tekst wordt het besluit of de aanbeveling door de voorzitter ondertekend en gewaarmerkt door de secretarissen.
3.
De handelingen van het Samenwerkingscomité worden voorzien van het opschrift "Besluit" dan wel "Aanbeveling". Elk besluit treedt in werking op de datum van vaststelling, tenzij in het besluit anders is bepaald.
4.
De besluiten en aanbevelingen worden aan de partijen gezonden.
5.
Elke partij kan besluiten tot de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van het Samenwerkingscomité in haar publicatieblad of staatsblad.
Artikel 12
Rapportage
Het Samenwerkingscomité brengt tijdens elke gewone vergadering van de Samenwerkingsraad verslag uit over zijn activiteiten en de activiteiten van zijn subcomités, werkgroepen en andere organen.
Artikel 13
Talen
1.
De officiële talen van het Samenwerkingscomité zijn de officiële talen van de partijen.
2.
De werktalen van het Samenwerkingscomité zijn het Engels en het Russisch. Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt het Samenwerkingscomité op basis van in die talen opgestelde documenten.
Artikel 14
Onkosten
1.
Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het Samenwerkingscomité.
2.
Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergadering.
3.
De kosten van de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Russisch, als bedoeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergadering.
De kosten van vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.
4.
Wanneer vertaling van documenten in de officiële talen van de Unie nodig is, komen de kosten daarvan ten laste van de Unie.
Artikel 15
Wijziging van het reglement van orde
Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van de Samenwerkingsraad overeenkomstig artikel 268, lid 1, van de overeenkomst.
Artikel 16
Gespecialiseerde subcomités of andere organen
1.
Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald of in de Samenwerkingsraad anders is overeengekomen, is dit reglement van orde mutatis mutandis van toepassing op alle in lid 1 bedoelde subcomités.
2.
De subcomités kunnen op hun respectieve bevoegdheidsterreinen onder andere:
a) van gedachten wisselen over punten van gezamenlijk belang, met inbegrip van toekomstige maatregelen en de voor de uitvoering en toepassing daarvan benodigde middelen;
b) regelmatig overleggen en toezicht houden op de tenuitvoerlegging van de overeenkomst;
c) praktische maatregelen en regelingen vaststellen over vraagstukken die onder de overeenkomst vallen;
d) aanbevelingen doen;
e) indien daartoe gemachtigd door de Samenwerkingsraad, namens de Samenwerkingsraad optreden bij de tenuitvoerlegging van besluiten overeenkomstig artikel 1, lid 3, van het reglement van orde van de Samenwerkingsraad.
3.
De vergaderingen van de subcomités of andere organen kunnen flexibel worden georganiseerd naargelang van de behoefte; zij kunnen in vivo plaatsvinden in Brussel of in de Republiek Kazachstan of bijvoorbeeld via videoconferentie. De subcomités en andere organen fungeren als platform om toezicht te houden op de vordering van de aanpassing van de wetgeving op bepaalde terreinen, om bepaalde vraagstukken en problemen met betrekking tot dat proces te bespreken en om aanbevelingen en operationele conclusies te formuleren.
4.
Het secretariaat van het Samenwerkingscomité ontvangt een kopie van alle correspondentie, documenten en mededelingen met betrekking tot elk subcomité of orgaan.
Artikel 17
Tenzij anders bepaald is dit reglement van orde mutatis mutandis van toepassing op het Samenwerkingscomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.
BIJLAGE 2
BESLUIT NR. 2/2017 VAN DE SAMENWERKINGSRAAD
EU-REPUBLIEK KAZACHSTAN
van
tot instelling van drie gespecialiseerde subcomités
DE SAMENWERKINGSRAAD EU-REPUBLIEK KAZACHSTAN,
Gezien de versterkte partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Kazachstan, anderzijds (hierna "de overeenkomst" genoemd), en met name artikel 269, lid 6,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)Overeenkomstig artikel 281, lid 3 van de overeenkomst worden bepaalde onderdelen van de overeenkomst voorlopig toegepast vanaf 1 mei 2016.
(2)Volgens artikel 269, lid 6, kan de Samenwerkingsraad besluiten gespecialiseerde subcomités of andere organen in te stellen om hem bij de uitvoering van zijn taken bij te staan.
(3)Volgens artikel 25, lid 3, van de overeenkomst moet de Samenwerkingsraad een subcomité inzake douanesamenwerking instellen.
(4)Om op deskundigenniveau te kunnen beraadslagen over de kerngebieden die onder de voorlopige toepassing van de overeenkomst vallen, moeten drie subcomités worden ingesteld.
(5)De partijen moeten de lijst van subcomités in overleg kunnen wijzigen,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Artikel 1
De in de bijlage genoemde gespecialiseerde subcomités worden ingesteld.
Artikel 2
Op het reglement van orde van de in de bijlage vermelde subcomités is artikel 16 van het reglement van orde van het Samenwerkingscomité en de gespecialiseerde subcomités van toepassing, zoals vastgesteld bij Besluit nr. 1/2017 van de Samenwerkingsraad EU-Republiek Kazachstan.
Artikel 3
De partijen kunnen in overleg de lijst van subcomités in de bijlage wijzigen.
Artikel 4
Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.
Gedaan te …, …
Voor de Samenwerkingsraad
De voorzitter
BIJLAGE A
LIJST VAN GESPECIALISEERDE SUBCOMITÉS
(1)Subcomité Justitie, vrijheid en veiligheid
(2)Subcomité Energie, vervoer, milieu en klimaatverandering
(3)Subcomité Douanesamenwerking
