—

med beaktande av den slutliga årsredovisningen för Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2010,

—

med beaktande av revisionsrättens rapport om den slutliga årsredovisningen för Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2010, samt institutets svar (1),

—

med beaktande av rådets rekommendation av den 21 februari 2012 (06083/2012 – C7-0051/2012),

—

med beaktande av artikel 319 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,

—

med beaktande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (2), särskilt artikel 185,

—

med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975 om bildande av en europeisk fond för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (3), särskilt artikel 16,

—

med beaktande av kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av den 19 november 2002 med rambudgetförordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (4), särskilt artikel 94,

—

med beaktande av artikel 77 och bilaga VI i arbetsordningen,

—

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för sysselsättning och sociala frågor (A7-0116/2012), och

A.

Revisionsrätten har förklarat att man har uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för budgetåret 2010 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

B.

Den 10 maj 2011 beviljade parlamentet direktören för Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor ansvarsfrihet för genomförandet av institutets budget för budgetåret 2009 (5), och i sin resolution som åtföljde beslutet om ansvarsfrihet framförde parlamentet bland annat följande:

C.

Institutets totala budget för budgetåret 2010 var 20 900 000 EUR, vilket är en ökning med 3,4 procent jämfört med budgetåret 2009. Unionens ursprungliga bidrag till institutets budget för 2010 var 19 067 159 EUR jämfört med 19 450 000 EUR 2009 (6), vilket innebär en minskning med 0,97 procent.

1.

Europaparlamentet konstaterar att institutet enligt sin årliga verksamhetsrapport gjort följande åtaganden och vidtagit följande åtgärder med anledning av revisionsrättens iakttagelser från 2009:

2.

Europaparlamentet uppmanar revisionsrätten att bekräfta för den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten att dessa åtgärder och åtaganden är tillräckliga för att åtgärda de brister som revisionsrätten funnit hos institutet 2009.

3.

Europaparlamentet påminner om att det ursprungliga unionsbidraget till institutet för 2010 uppgick till 19 067 159 EUR. Parlamentet konstaterar dock att 762 841 EUR som kom från återanvändning av överskott lades till detta belopp, vilket resulterade i ett totalt bidrag från unionsbudgeten på 19 830 000 EUR för 2010.

4.

Europaparlamentet ser av noteringar i institutets årsredovisning att institutet i slutet av 2010 lade fram en ändringsbudget som uppgick till 20 848 000 EUR. Parlamentet beklagar att det inte föreligger någon information från institutet om orsakerna till dessa ändringar. Institutet uppmanas att rätta till situationen och informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om detta.

5.

Europaparlamentet noterar utifrån institutets årliga verksamhetsrapport att institutet hade en genomförandenivå på 98 procent för åtagandebemyndigandena. Parlamentet noterar framför allt utifrån årsredovisningen att institutets utnyttjandegrad under rubrik I (personalutgifter), rubrik II (administration) och rubrik III (driftsutgifter) uppgick till 99,8 procent, 95,1 procent respektive 96 procent.

6.

Europaparlamentet konstaterar utifrån institutets årsredovisning att utnyttjandet av anslag som förts över från 2009 till 2010 uppgick till 96,1 procent när det gäller betalningar jämfört med 94,2 procent 2009.

7.

Europaparlamentet konstaterar utifrån institutets årliga verksamhetsrapport att procentandelen av tillsatta poster, 91 procent, ökat under 2010 jämfört med 2009 (78 procent).

8.

Europaparlamentet understryker att institutets främsta verksamhet är att bidra till förverkligandet av bättre levnads- och arbetsvillkor genom att öka och sprida kunskap om detta område. Parlamentet konstaterar att 68 procent av institutets personal ägnar sig åt denna operativa verksamhet medan resten av personalen ägnar sig åt administrativa uppgifter. Parlamentet anser därför att det är mycket viktigt för den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten att bedöma effektiviteten och ändamålsenligheten när det gäller institutets förfarande för förvaltningen av undersökningarna.

9.

Europaparlamentet noterar särskilt att under 2010 har institutet bedrivit följande verksamhet i sitt nätverk av europeiska observationsorgan och undersökningar:

10.

Europaparlamentet uppmanar med eftertryck institutet att protokollföra alla beslut som fattats av styrelsen om undersökningar eftersom effektiviteten och ändamålsenligheten när det gäller informationen om dessa beslut kan påverkas om det saknas ordentliga standarder för dokumentering av fattade beslut. Parlamentet konstaterar särskilt att institutet brister i detta avseende och att styrelsens ordförande inte alltid undertecknar och daterar de fattade besluten.

11.

Europaparlamentet noterar dessutom att institutets rådgivande kommittéer som ansvarar för att styrelsen bidrar till undersökningarnas förberedelse- och utvärderingsfaser varken har något mandat eller någon arbetsordning för organiserandet av sina sammanträden. Parlamentet anser att dessa brister kan leda till missförstånd när det gäller de rådgivande kommittéernas roller och ansvar, vilket kan få skadliga effekter för utarbetandet av undersökningarna. Parlamentet uppmanar därför institutet att ta itu med denna situation och informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtagits i detta avseende.

12.

Europaparlamentet uppmanar också institutet att införa skriftliga förfaranden som beskriver dess kärnverksamhet. Parlamentet understryker att detta skulle kunna hjälpa institutet att använda sina resurser på ett ändamålsenligt sätt och fastställa eventuella svagheter.

13.

Europaparlamentet noterar emellertid institutets ansträngningar att stärka kontrollåtgärderna för att förbättra undersökningarnas kvalitet. Parlamentet noterar särskilt att personalen besöker en del länder där undersökningarna genomförs för att bedöma hur kontraktspartnerna utför intervjuer och att institutets personal provar det frågeformulär som används för att genomföra undersökningarna genom att genomföra kognitiva intervjuer av ett begränsat antal delar av urvalet i en del länder.

14.

Europaparlamentet noterar att sedan februari 2010 fungerar den biträdande direktören som internkontrollsamordnare. Parlamentet noterar att den årliga arbetsplanen för internkontroll övervakas vid kvartalsvisa sammanträden mellan en internkontrollkommitté och förvaltningschefen, personalchefen och verksamhetschefen.

15.

Europaparlamentet ser i institutets årliga verksamhetsrapport att internrevisionsverksamheten under 2010 byggde på den strategiska revisionsplanen för 2009–2011 som utgår från 2008 års riskbedömning. Parlamentet noterar också att en ny riskbedömning gjordes i februari 2011 och att denna ledde till en ny strategisk revisionsplan för 2011–2013 med följande teman:

16.

Europaparlamentet noterar dessutom att för 2012–2013 planeras följande teman:

17.

Europaparlamentet noterar att internrevisionstjänsten (IAS) planerade att 2010 göra en granskning av institutets förvaltning av undersökningarna. Parlamentet är bekymrat över att IAS på grund av begränsad tillgång till institutets nyckelpersonal under revisionen och ofullständig dokumentation av förvaltningen av undersökningarna inte kunde samla in tillräckliga revisionsbevis för vissa delar av det riskbaserade området. Parlamentet noterar emellertid att ytterligare en etapp av denna revision genomfördes i början av 2011 och att resultaten kommer att presenteras i den årliga internrevisionsrapporten för 2011. Parlamentet uppmanar institutet att utan dröjsmål överlämna denna rapport till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten.

18.

Europaparlamentet är bekymrat över att rekommendationen från IAS om valideringen av redovisningssystemen har skjutits upp. Parlamentet noterar särskilt att IAS anser att denna rekommendation är mycket viktig. Institutet uppmanas därför att vidta omedelbara åtgärder i detta avseende och att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtagits för att avhjälpa situationen.

19.

Europaparlamentet konstaterar att fem mycket viktiga rekommendationer från IAS ännu inte tillämpades i slutet av 2010. Parlamentet noterar att dessa rekommendationer avser behovet att

Parlamentet konstaterar utifrån institutets årliga verksamhetsrapport att de tre mycket viktiga rekommendationerna om ekonomisk förvaltning enligt institutet har genomförts, men att de enligt den årliga internrevisionsrapporten har försenats i förhållande till institutets ursprungliga handlingsplan. Parlamentet uppmanar därför institutet och IAS att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om den verkliga situationen när det gäller just dessa rekommendationer.

20.

Europaparlamentet uppmanar med eftertryck institutet att på lämpligt sätt ta itu med de rekommendationer som IAS utfärdat och att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om de åtgärder som vidtagits i detta avseende.

21.

Europaparlamentet konstaterar emellertid utifrån institutets årliga verksamhetsrapport att i enlighet med rekommendationen från IAS om ekonomisk förvaltning 2009 hade förfarandet för verifiering i efterhand setts över och uppdaterats med en riskbedömning för att motivera beslutet om valet av stickprovsstorlek.

22.

Europaparlamentet riktar uppmärksamheten på de rekommendationer från parlamentets tidigare ansvarsfrihetsbetänkanden som tas upp i bilagan till denna resolution.

23.

Europaparlamentet hänvisar när det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet till sin resolution av den 10 maj 2012 (7) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.