Sammanfattning

Konsekvensbedömning av ett datoriserat system för kommunikation i gränsöverskridande civilrättsliga och straffrättsliga förfaranden (e-Codex-systemet) 

A. Behov av åtgärder

Varför? Vilket problem behöver åtgärdas?

e-Codex är ett it-system för gränsöverskridande rättsligt samarbete som gör det möjligt för användarna, oavsett om de är rättsliga myndigheter, rättstillämpare eller medborgare, att skicka och ta emot handlingar, rättsliga formulär, bevis och annan information på ett säkert sätt. e-Codex utvecklades 2010–2016 av ett konsortium bestående av 21 av EU:s medlemsstater, med EU-finansiering från IKT-stödprogrammet inom ramprogrammet för konkurrenskraft och innovation. Medlemsstaterna har använt systemet på frivillig bas i förfaranden som t.ex. det europeiska betalningsföreläggandet och småmålsförfarandet. För att garantera fortsatt underhåll, utveckling och framtida utvidgning av systemet till andra rättsliga förfaranden bör man nu finna en lösning för att säkerställa att systemet har bra finansiering och hållbarhet. Detta är också en förutsättning för att de medlemsstater som hittills inte har använt systemet ska börja använda det. Kommissionen använder redan e-Codex som kommunikationskanal vid utvecklingen av systemet för digitalt utbyte av elektroniska bevis. Medlemsstaterna väntas ansluta sig till systemet för digitalt utbyte av elektroniska bevis senast 2021. e-Codex är också den troligaste programvarulösningen för inrättandet av ett decentraliserat it-system för delgivning av handlingar och bestämmelser om bevisupptagning. Att inte säkerställa en hållbar förvaltning av e-Codex skulle kunna äventyra både det arbetet och alla de förfaranden som redan använder systemet i pilotprojekt.

Vad förväntas initiativet leda till?

Det allmänna målet är att bidra till att det gemensamma området med frihet, säkerhet och rättvisa fungerar effektivt genom att säkerställa att rättsliga förfaranden används på ett optimalt sätt. För att uppnå det målet är det avgörande med ett gemensamt system för online-kommunikation som är skräddarsytt för rättsliga myndigheter. Mer specifikt syftar initiativet till att förhindra ineffektivitet vid gränsöverskridande kommunikation genom att se till att e-Codex-systemet har en hållbar förvaltning, och till att förbättra effektiviteten genom att säkerställa en bredare användning av e-Codex-systemet.

Vad är mervärdet med åtgärder på EU-nivå? 

En mekanism för säkert gränsöverskridande informationsutbyte i rättsliga förfaranden uppnås bäst på EU-nivå eftersom det behövs en lösning som är allmänt accepterad. I avsaknad av EU-åtgärder finns det en risk för att medlemsstaterna utvecklar nationella system på egen hand, vilket leder till bristande interoperabilitet mellan systemen. Även om förvaltning på EU-nivå innebär en kostnad är detta det enda sättet att uppnå ett interoperabelt system för gränsöverskridande kommunikation mellan rättsliga myndigheter.

B. Lösningar

Vilka alternativ, både lagstiftning och andra åtgärder, har övervägts? Finns det ett rekommenderat alternativ? Varför? 

Flera lagstiftnings- och icke-lagstiftningsalternativ övervägdes. Vissa alternativ förkastades på ett tidigt stadium: Skapandet av en separat juridisk enhet förkastades eftersom det skulle vara oproportionerligt i förhållande till de begränsade uppgifter som enheten skulle ha. Användning eller utveckling av ett alternativt system förkastades också, framför allt för att den nuvarande e-Codex-lösningen har visat sig vara effektiv och ändamålsenlig i de förfaranden för vilka den redan används, och det är rimligt att förvänta sig en avkastning på de 24 miljoner euro som investerats för att skapa systemet. Dessutom skulle en kommersiell lösning väcka frågor om den långsiktiga hållbarheten och om konfidentialiteten och integriteten för de uppgifter som utbyts, eftersom systemets ägare i teorin har tillgång till de uppgifter som överförs med hjälp det systemet. Överlämnande av e-Codex till en medlemsstat eller ett konsortium av medlemsstater kunde inte övervägas eftersom medlemsstaterna tydligt har avvisat den möjligheten. Medlemsstaterna föredrar att eu-LISA tar hand om den fortsatta utvecklingen och underhållet av e-Codex, vilket uttryckts i flera av rådets slutsatser.

Med ovan nämnda förutsättningar utvärderades två alternativ mot utgångsscenariot (dvs. att inget permanent underhåll tillhandahålls, vilket skulle leda att e-Codex upphör). Av dessa två alternativ ansågs överlämnande av e-Codex till en byrå vara det mest lämpliga. Alternativet att låta kommissionen ta hand om förvaltningen av e-Codex bedömdes vara mindre fördelaktigt eftersom det skulle vara svårare att säkerställa medlemsstaternas delaktighet i styrningen av systemet, något som medlemsstaterna anser vara viktigt för att garantera rättsväsendets oberoende. En byrå kan också vara en mer flexibel lösning och göra att synpunkter från berörda parter tas tillvara bättre. Av de befintliga byråerna är Europeiska byrån för den operativa förvaltningen av stora it-system inom området frihet, säkerhet och rättvisa (eu-LISA) den enda som har relevant erfarenhet av att förvalta stora it-system och bör därför få i uppgift att förvalta e-Codex. För att göra det möjligt att anta en rättslig grund för e-Codex, och för att säkerställa en adekvat överlämnandeprocess, skulle det nuvarande medlemsstatskonsortiet eller en ny enhet behöva fortsätta med underhållet av e-Codex under perioden 2021–2023.

Vem stöder vilket alternativ? 

Medlemsstaterna har uttryckt en stark preferens för att e-Codex ska lämnas över till en byrå och de anser att eu-LISA är den mest lämpliga (enligt rådets senaste slutsatser som antogs vid RIF-rådets möte i oktober 2020).

Berörda parter som företräder de stora juridiska yrkesorganisationerna i Europa har också uttryckt sitt stöd för en permanent lösning för e-Codex-systemet. Flera berörda parter som svarade på den inledande konsekvensbedömningen anser att eu-LISA är den enhet som är mest lämplig för att förvalta systemet.

C. Det rekommenderade alternativets konsekvenser

Vad är nyttan med det rekommenderade alternativet (om sådant alternativ finns, annars anges för huvudsakliga alternativ)? 

e-Codex är ett it-system som är nödvändigt för digitaliseringen av det rättsliga samarbetet och som kommer att förenkla och påskynda gränsöverskridande rättsliga förfaranden. Genom att effektivisera de gränsöverskridande förfarandena bidrar e-Codex även till att förbättra den digitala inre marknadens funktion. Användningen av e-Codex kommer att ha en positiv inverkan på kampen mot gränsöverskridande brottslighet genom att underlätta samarbetet mellan de rättsliga myndigheterna i straffrättsliga frågor. De nationella domstolarnas effektivitet kan också öka som en följd av digitaliseringen av förfarandena.

En EU-byrå med tillsynsansvar som eu-LISA har tillräcklig kapacitet för att garantera e-Codex-systemets förvaltning på lång sikt. Byrån kommer att kunna anta styrningsförfaranden som medger snabb anpassning till de behov som uppstår i olika grupper, även i medlemsstaterna och bland dem som använder e-Codex.

Vad är kostnaderna för det rekommenderade alternativet (om sådant alternativ finns, annars anges för huvudsakliga alternativ)? 

Hur påverkas företagen, särskilt små och medelstora företag och mikroföretag?

Små och medelstora företag och mikroföretag har nytta av den digitalisering av rättsliga förfaranden som blir möjlig genom e-Codex. Möjligheten att lämna in fordringar till domstolar online, till exempel vid ansökan av europeiska betalningsförelägganden eller krav enligt det europeiska småmålsförfarandet, kommer att spara portokostnader och leda till kostnadsbesparingar till följd av effektivare förfaranden med kortare handläggningstider. Det blir inte några extra kostnader för små och medelstora företag (eller andra aktörer) efter att e-Codex har införts för ett visst rättsligt förfarande.

Påverkas medlemsstaternas budgetar och förvaltningar i betydande grad? 

Positiva effekter på de nationella rättsliga myndigheternas möjligheter att samarbeta med sina motsvarigheter i andra medlemsstater kan förväntas. Exempelvis skulle e-Codex-systemet underlätta verkställighet av obetalda böter för trafikförseelser av utländska medborgare.

Installation och användning av e-Codex kommer att medföra kostnader för de medlemsstater som ännu inte har gjort detta. Kostnaden bör inte överstiga 80–100 persondagar per installation.

Uppstår andra betydande konsekvenser? Högst 6 rader

Den fortsatt ökade användningen av ett it-system som e-Codex i rättsliga förfaranden kan spara naturresurser genom minskad pappersförbrukning. Minskad användning av transporttjänster för postbefordran skulle också ha positiva miljöeffekter. En spridningseffekt som leder till digitalisering av nationell förvaltning kan också förväntas med tanke på att e-Codex-lösningen även kan användas inhemskt och inte bara för gränsöverskridande fall.

D. Uppföljning

När kommer åtgärderna att ses över? Högst 4 rader 

Tre år efter att e-Codex har överförts till eu-LISA och vart fjärde år därefter kommer kommissionen att utvärdera i vilken utsträckning det har varit en effektiv lösning. På grundval av den utvärderingen kommer kommissionen att besluta om lämplig uppföljning.