EUROPAPARLAMENTETS RESOLUTION (EU) 2018/1347

av den 18 april 2018

med de iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för budgetåret 2016

EUROPAPARLAMENTET UTFÄRDAR DENNA RESOLUTION

—	med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för budgetåret 2016,

—	med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

—	med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för kultur och utbildning (A8-0106/2018), och av följande skäl:

A.

Den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten betonar att det inom ramen för förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet är särskilt viktigt att ytterligare stärka unionsinstitutionernas demokratiska legitimitet genom ökad transparens och ansvarsskyldighet, genom tillämpningen av resultatbaserad budgetering samt genom en god personalpolitik.

B.	Enligt sammanställningen över inkomster och utgifter (1) för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ (nedan kallat centrumet) för budgetåret 2016 uppgick den slutliga budgeten till 50 576 283 EUR, vilket utgör en ökning med 2,0 % jämfört med 2015.

C.	I sin rapport om årsredovisningen för Översättningscentrum för Europeiska unionens organ för budgetåret 2016 förklarade revisionsrätten att man har uppnått en rimlig säkerhet om att centrumets räkenskaper är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

Uppföljning av ansvarsfrihetsförfarandet för 2015

1.

Europaparlamentet beklagar djupt att centrumet enligt revisionsrättens kommentar ännu inte har någon kontinuitetsplan och därmed inte följer norm för internkontroll 10. Parlamentet uppmanar centrumet att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om vidare åtgärder.

Budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning

2.

Europaparlamentet noterar att insatserna för uppföljning av budgeten under budgetåret 2016 resulterade i ett budgetgenomförande på 89,37 %, vilket innebär en ökning med 1,21 % jämfört med det föregående året. Genomförandegraden för betalningsbemyndiganden var 82,19 %, vilket innebär en ökning med 3,66 % jämfört med det föregående året.

3.

Europaparlamentet noterar att centrumets innehav av kontanter och kortfristiga placeringar enligt revisionsrättens rapport 2016 minskade till 34 200 000 EUR (jämfört med 38 300 000 EUR i slutet av 2015) och att reserverna minskade till 31 100 000 EUR (jämfört med 34 000 000 EUR i slutet av 2015). Minskningen beror på att man tillämpat en budgetmetod som syftar till att minska det ackumulerade överskottet från tidigare år. Centrumet räknade med att budgetöverskottet skulle komma att minska i högre grad under 2017 i och med att det började använda den nya prisstrukturen, som innebär en sänkning av det genomsnittliga pris för översättning som centrumets kunder betalar.

Åtaganden och överföringar till efterföljande budgetår

4.

Europaparlamentet noterar att de totala åtaganden som centrumet överförde till följande budgetår minskade en aning från 9,63 % 2015 till 7,56 % 2016, vilket motsvarar en sänkning med 2,07 %. Parlamentet noterar att den höga genomförandegraden för utgifterna till stor del beror på utgifterna inom avdelning I, där 97,80 % av budgeten användes.

5.

Europaparlamentet påpekar att överföringar ofta delvis eller fullständigt motiveras av att byråernas verksamhetsprogram löper över flera år, och att detta inte nödvändigtvis innebär en svaghet i budgetplaneringen och budgetgenomförandet och inte alltid strider mot principen om budgetens ettårighet, i synnerhet om byråerna planerat dem i förväg och informerat revisionsrätten om detta. Parlamentet påpekar emellertid att den höga andelen överförda anslag som förfallit (10 %) kan ses som ett tecken på felaktig budgetplanering.

Personalpolitik

6.

Europaparlamentet noterar att 195 tjänster (av de 197 som godkänts enligt unionens budget) enligt tjänsteförteckningen var tillsatta under 2016, vilket är samma siffra som för 2015. På grundval av antalet tillsatta tjänster den 31 december 2016 noterar parlamentet att det rådde en ojämn könsfördelning med 61,64 % kvinnor och 38,36 % män, vilket innebär nästan dubbelt så många kvinnor som män. Parlamentet rekommenderar att man så snart som möjligt tar tag i och rättar till denna obalans.

7.

Europaparlamentet noterar att centrumet hittills har uppfyllt målet om en minskning av personalen med 5 % (och ytterligare 5 % eftersom det handlar om en byrå som ”har nått marschfart”) från 2014 till 2018. Parlamentet insisterar på att centrumet måste få de resurser som krävs för att leverera förstklassiga översättningar och språktjänster. Parlamentet avråder från framtida nedskärningar av centrumets budget eller tjänsteförteckning.

8.

Europaparlamentet betonar att balans mellan arbetsliv och privatliv bör ingå i centrumets personalpolitik. Parlamentet noterar att byråns friskvårdsbudget uppgår till 13 754 EUR. Det genomsnittliga antalet sjukdagar per anställd var 13,04 dagar 2016.

9.

Europaparlamentet påminner om att centrumet 2009 antog ett beslut om psykiska och sexuella trakasserier. Parlamentet stöder den utbildning och de informationsmöten som har anordnats för att göra personalen mer medveten om psykiska och sexuella trakasserier.

10.

Europaparlamentet konstaterar med tillfredsställelse att centrumet inte fick några klagomål, stämningar eller rapporterade fall kopplade till anställning eller avskedande av personal under 2016.

Förebyggande och hantering av intressekonflikter, transparens och demokrati

11.

Europaparlamentet konstaterar att centrumets styrelse antog en bedrägeribekämpningsstrategi i oktober 2016 och att centrumet skulle inkludera ett kapitel om transparens, redovisningsskyldighet och integritet i sin årsrapport för 2017.

12.

Europaparlamentet noterar bekymrat att centrumet valde att offentliggöra intresseförklaringarna utan meritförteckningar på grund av ledningsproblem som är kopplade till storleken på centrumets styrelse (ungefär 130 ledamöter och suppleanter). Parlamentet noterar att direktörens intresseförklaring och meritförteckning är offentliggjorda på centrumets webbplats.

13.

Europaparlamentet ser positivt på att centrumet inte hade något fall av intressekonflikt under 2016.

14.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att centrumet 2008 antog interna regler för rapportering av missförhållanden och att dessa regler ändrades 2014. Parlamentet noterar att det inte förekom några fall med visselblåsare i centrumet under 2016.

15.

Europaparlamentet anser att det finns behov av ett oberoende organ med tillräckliga budgetresurser som kan offentliggöra information och ge råd och dit fall kan hänvisas, i syfte att hjälpa visselblåsare att använda de korrekta kanalerna för att lämna sina uppgifter om eventuella oriktigheter som riktar sig mot unionens ekonomiska intressen, samtidigt som man värnar om konfidentialiteten för personerna i fråga och erbjuder dem stöd och råd.

16.

Europaparlamentet beklagar att centrumet inte offentliggör protokollen från sina styrelsesammanträden. Centrumet uppmanas att ändra denna praxis.

17.

Europaparlamentet tar del av centrumets skäl för att vägra tillgång till handlingar. Parlamentet uppmanar centrumet att vara mycket återhållsamt med att utnyttja möjligheten att vägra tillgång till handlingar, samtidigt som det måste skydda konfidentiella uppgifter och personuppgifter.

Huvudresultat

18.

Europaparlamentet välkomnar centrumets tre viktigaste resultat 2016, nämligen följande: — Centrumet tog fram sin strategi för 2016–2020, som antogs av styrelsen. — Centrumets nya system för hantering av arbetsflödet (eCdT) togs framgångsrikt i drift för användning av centrumets kunder. — Centrumet utvecklade en ny prissättningsstruktur för översättning av dokument som ledde till besparingar för centrumets kunder genom att innehållet i centrumets översättningsminnen återanvänds.

19.

Europaparlamentet beklagar dock djupt att centrumet inte använder sig av genomslagsindikatorer, utfallsindikatorer eller inputindikatorer för sina planeringsdokument. Parlamentet noterar att centrumet inte gör några systematiska förhandsbedömningar för planering och kontroller, och uppmanar centrumet att använda sig av systematiska efterhandsutvärderingar för att mäta sina resultat.

Internrevision

20.

Europaparlamentet erfar av centrumet att kommissionens tjänst för internrevision (IAS) utförde en uppföljningsrevision av centrumets hantering av kontinuitetsplanen och hanteringen av arbetsflödet för dokumentöversättning. Parlamentet noterar att alla rekommendationer utom tre, som skulle behandlas under 2017, hade genomförts korrekt och på ett ändamålsenligt sätt. Avsevärda framsteg gjordes i fråga om inrättandet av kontinuitetsplanerna, vilket till viss del begränsar de kartlagda riskerna, och rekommendationens viktighetsgrad skrevs därför ned från ”mycket viktig” till ”viktig”. IAS bekräftade det pågående arbetet med att utveckla det nya systemet för hantering av översättningsarbetsflödet, eCdT, men ansåg att flera punkter ännu återstod att slutföra innan rekommendationen ”viktig” kunde betraktas som fullständigt genomförd. Parlamentet uppmanar centrumet att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av IAS rekommendationer.

Resultat

21.

Europaparlamentet noterar översynen av kundtillfredsställelsesystemet för att utveckla ett effektivare förfarande för kontakter med kunder. Parlamentet välkomnar den nya strategin som presenterades för sex kunder i september 2016, det vill säga Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet, Europeiska läkemedelsmyndigheten, Europeiska kemikaliemyndigheten, Europeiska unionens byrå för grundläggande rättigheter, Europeiska bankmyndigheten och Europeiska arbetsmiljöbyrån. Parlamentet ser fram emot att se resultaten av den förenklade lösning som skulle finjusteras och tas i bruk inom eCdT under 2017.

22.

Europaparlamentet uttrycker sin tillfredsställelse över att nya avtal undertecknades mellan centrumet och tre enheter 2016, vilket innebär att centrumet har sammanlagt 64 kunder. Parlamentet uppmanar unionens byråer och organ att undvika överlappningar av översättningstjänsterna när så är möjligt genom att i större utsträckning utnyttja centrumets tjänster.

23.

Med utgångspunkt i centrumets årliga verksamhetsrapport noterar Europaparlamentet, på grundval av den översyn som centrumets ledning genomförde i slutet av året och med tillämpning av vissa viktningsfaktorer, att genomförandet av centrumets ändrade arbetsprogram för 2016 som helhet uppgick till 79,2 % om man utgår från den ursprungliga budgeten, och till 85 % om man utgår från ändringsbudgeten.

24.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att centrumet antog en ny handlingsplan för kvalitetssäkring i översättningen för perioden 2015–2016. Parlamentet noterar att resultatmålet för denna handlingsplan fastställdes till 100 % i centrumets ändrade arbetsprogram för 2016, och att 98,2 % av planen hade genomförts vid utgången av 2016. Fokus låg på genomförandet av ett nytt verktyg för korpushantering (MultiTrans) och en automatisering av informationsflödet för relaterade översättningsbeställningar via det nya arbetsflödeverktyget eCdT. Parlamentet välkomnar de ytterligare framsteg som har gjorts med de tester som genomförts med de för centrumet specifika maskinöversättningsmotorerna.

25.

Europaparlamentet stöder centrumets tydliga engagemang för kvalitet, vilket framgår av dess tuffa hållning när det gäller översättningar från externa uppdragstagare som upprepade gånger varit otillfredsställande. Parlamentet välkomnar centrumets tillvägagångssätt att löpande tillhandahålla tematisk utbildning både till de översättare som är anställda i centrumet och till externa uppdragstagare, eftersom detta bidrar till att upprätthålla en hög kvalitetsstandard.

Övriga kommentarer

26.

Europaparlamentet upprepar sitt orubbliga engagemang för flerspråkigheten i EU som en central utgångspunkt för dialogen med medborgarna, och därmed som en mycket viktig förutsättning för att EU: s demokratiska system ska röna framgång. I detta avseende uppmanas Parlamentet föreslår att det ska göra gemensam sak med rådet och Regionkommittén och tillåta översättning och tolkning till och från de språk som har konstitutionell status på nationell nivå (2). Parlamentet välkomnar den roll som centrumet spelar för att underlätta det arbete som utförs av EU:s byråer och organ genom att tillhandahålla översättningar och språktjänster av hög kvalitet.

27.

Europaparlamentet erfar av revisionsrättens rapport att det är centrumets uppgift att utföra det nödvändiga översättningsarbetet för de byråer, organ och institutioner i EU som det anlitas av. Parlamentet noterar även att merparten av byråerna och organen enligt inrättandeförordningarna är skyldiga att använda centrumets översättningstjänster. Parlamentet noterar emellertid att flera av dem (som står för mer än hälften av centrumets inkomster) i ökande utsträckning använder sig av intern översättning eller andra alternativa lösningar, vilket innebär att centrumets kapacitet inte utnyttjas maximalt, att det förekommer överlappning vad gäller systemutveckling och driftskostnader på EU-nivå och att centrumets affärsmodell och driftskontinuitet kan stå på spel.

28.

Europaparlamentet uppmanar centrumet att fortsätta sina insatser att undersöka innovativ språkteknik som stöd för sin kärnverksamhet. Parlamentet anser att centrumet genom att utveckla flerspråkiga terminologikällor, såsom databasen IATE, hjälper till att säkerställa att alla unionens officiella språk håller jämna steg med nya begrepp.

29.

När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 18 april 2018 (3) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.

---

(1)  EUT C 443, 29.11.2016, s. 10.

(2)  Rådet och Regionkommittén har ingått en administrativ överenskommelse med de spanska och brittiska regeringarna som innebär att de språk som har konstitutionell status på nationell nivå såsom katalanska, galiciska, baskiska, walesiska och skotsk gäliska skulle kunna användas för en rad olika ändamål, inklusive översättning och tolkning. Budgetkonsekvenserna för EU:s institutioner är faktiskt noll, eftersom det är den nationella nivån som står för alla kostnader i samband med genomförandet av den. Hittills har varken rådet eller Regionkommittén uppgett att de haft några problem med att genomföra överenskommelsen.

(3)  Antagna texter, P8_TA(2018)0133 (se sidan 393 i detta nummer av EUT).