This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52015TA1209(06)
Report on the annual accounts of the European Police College for the financial year 2014, together with the College’s reply
Rapport om årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2014 med akademiens svar
Rapport om årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2014 med akademiens svar
EUT C 409, 9.12.2015, p. 46–55
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
9.12.2015 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 409/46 |
RAPPORT
om årsredovisningen för Europeiska polisakademin för budgetåret 2014 med akademiens svar
(2015/C 409/06)
INLEDNING
1. |
Europeiska polisakademin (nedan kallad akademin) ligger i Budapest och inrättades genom rådets beslut 2000/820/RIF som upphävdes 2005 och ersattes med rådets beslut 2005/681/RIF (1). Akademins uppgift är att fungera som ett nätverk och sammanföra de nationella instituten för polisutbildning i medlemsstaterna för att ombesörja utbildningstillfällen på grundval av gemensamma normer för högre polismän (2). Kommissionens räkenskapsförare utsågs till akademins räkenskapsförare från och med den 1 april 2014. |
INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN
2. |
I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i akademins system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. |
REVISIONSFÖRKLARING
Ledningens ansvar
Revisorns ansvar
Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet
Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna
|
10. |
Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalanden. |
KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN
11. |
En stor andel av de gjorda åtaganden som hade förts över från 2013 förföll – 1 29 828 euro (15 %), främst på grund av att projektet Matrix lades ner (15 090 euro) och att de kostnader som skulle ersättas enligt bidragsöverenskommelserna för 2013 var lägre än beräknat (57 285 euro). Matrixprojektet lades ner under inledningsfasen eftersom det inte tillgodosåg de operativa behoven. Detta hade kunnat undvikas om akademin hade gjort en riktig användaranalys. Överskattningen av bidragskostnader tyder på att akademin behöver få mer exakt information från stödmottagarna. |
12. |
Andelen överföringar av gjorda åtaganden var stor inom avdelning II (administrativa utgifter) – 3 83 940 euro eller 59 % (2013: 1 45 414 euro eller 30 %). Detta berodde till stor del på den stora mängd möbler och it-utrustning, och det underhåll som krävdes av akademins nya lokaler, som hade beställts men ännu inte levererats och/eller betalats sista kvartalet 2014 (akademin hade genomfört flytten till Budapest i oktober 2014). |
UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS KOMMENTARER
13. |
En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilaga I. |
Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Milan Martin CVIKL som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 8 september 2015.
För revisionsrätten
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Ordförande
(1) EUT L 256, 1.10.2005, s. 63.
(2) I bilaga II sammanfattas akademins behörighet och verksamhet i informationssyfte.
(3) Här ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.
(4) Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.
(5) Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, 7.12.2013, s. 42).
(6) De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).
(7) Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.
(8) Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (EUT L 298, 26.10.2012, s. 1).
BILAGA I
Uppföljning av tidigare års kommentarer
År |
Revisionsrättens kommentar |
Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.) |
2011 |
Den stora andelen budgetöverföringar tyder på brister i budgetplaneringen och strider mot principen om specificering av anslag. |
Har genomförts |
2011 |
Akademin ligger i Bramshill där den använder den brittiska National Policing Improvement Agencys (NPIA) lokaler. NPIA ska stänga i slutet av 2012 och det är oklart hur länge akademin kan fortsätta att använda sina nuvarande lokaler. |
Har genomförts |
2012 |
Av de 1,7 miljoner euro i gjorda åtaganden som fördes över från 2011 förföll 0,7 miljoner euro (41,2 %) 2012. Detta berodde främst på att de kostnader som skulle ersättas i enlighet med bidragsöverenskommelser 2011 blev lägre än beräknat (0,44 miljoner euro eller 62 % av de förfallna överföringarna). |
Pågår |
2012 |
Akademin gjorde 37 budgetöverföringar på 1 miljon euro under 2012, varav 36 var inom respektive avdelning. |
Har genomförts |
2012 |
De diskussioner om akademins framtid som pågår sedan flera år har lett till att planeringen och genomförandet av arbetet präglas av osäkerhet. |
Har genomförts |
2013 |
Av de 1,7 miljoner euro i gjorda åtaganden som fördes över från 2012 förföll 0,3 miljoner euro (17,6 %) 2013. Detta berodde främst på att de kostnader som skulle ersättas inom 2012 års bidragsöverenskommelser var lägre än beräknat (0,21 miljoner euro eller 70 % av de överförda anslag som förföll), vilket visar att akademin behöver få mer korrekt information från stödmottagarna vid årets slut om de faktiska kostnader som uppkommit. |
Pågår |
2013 |
Andelen gjorda åtaganden 2013 under de olika rubrikerna varierade mellan 92 och 95 %, vilket visar att de rättsliga åtagandena gjordes i tid. Andelen gjorda åtaganden som fördes över till 2014 var hög för avdelning II (administrativa utgifter) med 1 45 410 euro (30,5 %) men detta berodde främst på händelser som låg utanför akademins kontroll, såsom betalningar som skulle göras 2014 för tjänster och varor som hade beställts och tagits emot som planerat 2013. |
e.t. |
2013 |
Akademins rekryteringsförfaranden medger ännu inte full insyn. Anvisningarna till medlemmar i uttagningskommittéerna om enhetlig bedömning av urvalskriterier var inte tillräckligt tydliga, kraven på yrkeserfarenhet överensstämde inte alltid med genomförandebestämmelserna till akademins tjänsteföreskrifter och rekryteringsdokumentationen var ofullständig. |
Pågår (riktlinjer har införts men de är inte tillräckligt detaljerade) |
BILAGA II
Europeiska polisakademin (Budapest)
Behörighet och verksamhet
Unionens behörighetsområde enligt fördraget (artikel 87 i EUF-fördraget) |
Tillnärmning av lagar
|
||||||||||||
Akademins behörighet (rådets beslut 2005/681/RIF) |
Mål Akademins syfte ska vara att genom optimering av samarbetet mellan de olika delar som akademin består av bidra till utbildningen av medlemsstaternas högre polismän. Akademin ska stödja och utveckla ett europeiskt tillvägagångssätt när det gäller medlemsstaternas viktigaste problem med brottsbekämpning, brottsförebyggande verksamhet och upprätthållande av den allmänna ordningen och säkerheten, särskilt när det gäller gränsöverskridande frågor med anknytning till dessa problem. Uppgifter
|
||||||||||||
Organisation |
Styrelse Sammansättning En delegation från varje medlemsstat. Varje delegation ska ha en röst. Företrädare för Europeiska kommissionen och för generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och Europol ska inbjudas att närvara vid mötena som observatörer utan rösträtt. Direktör Direktören leder akademin och utses av styrelsen som också kan skilja direktören från dennes uppdrag. Extern revision Europeiska revisionsrätten. Intern revision Europeiska kommissionens tjänst för internrevision. Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Europaparlamentet på rådets rekommendation. |
||||||||||||
Medel till akademins förfogande 2014 (2013) |
Budget 8,8 (8,4) miljoner euro. Personalstyrka Tjänster enligt tjänsteförteckningen 2014: 27 (28) tillfälligt anställda. Dessutom budgeterades 10 (10) tjänster för kontraktsanställda. Medlemsstaterna utstationerade även totalt 5,5 (5) nationella experter under året. |
||||||||||||
Produkter och tjänster 2014 (2013) |
Kurser, seminarier och konferenser Akademin genomförde sammanlagt 71 (72) aktiviteter (kurser, seminarier och konferenser). Bedömningen av utvärderingarna av aktiviteterna visar att den allmänna tillfredsställelsen med akademins aktiviteter och utbildningsresultat var fortsatt mycket hög med 94 % (94 %). Akademin sammanförde 2 098 (2 251) deltagare från brottsbekämpande myndigheter, vilket innebar att man överträffade målen, och 710 (707) utbildare från 34 (42) länder (EU-medlemsstater och tredjeländer) och 24 (21) EU-organ och internationella organ. Deltagandet (närvaro/tillgängliga platser) var fortsatt högt och uppgick till 108 % (116 %), vilket visar på en exceptionellt hög efterfrågan på akademins utbildningar. Akademin anordnade själv 11 (19) aktiviteter till stöd för nätverket och inledde en ansökningsprocess avseende bidragsöverenskommelser för 2014. Styrelsen lade till ytterligare sex kurser på listan över aktiviteter i november. De ska vara genomförde senast i mitten av februari 2015 och räknas med och rapporteras i statistiken för 2015. Yttre förbindelser Under 2014 fortsatte akademin sitt fruktbara samarbete med kandidatländer, potentiella kandidatländer och grannskapsländer/östliga partnerländer liksom med strategiska partner, RIF-byråer och EU-institutioner, däribland Europeiska utrikestjänsten. Under 2014 avslutade akademin förhandlingarna om två samarbetsavtal, ett med f.d. jugoslaviska republiken Makedonien och ett med Bosnien och Hercegovina. Det sistnämnda undertecknades i december 2014, medan man när det gäller det förstnämnda väntar på skriftväxling. Akademin tog fram en utbildningsmatris som anger läget när det gäller utbildning som levereras av nätverket av RIF-byråer. Det gjordes för att förbättra samordningen och de möjliga synergieffekterna, i enlighet med utbildningsprogrammet för tjänstemän inom brottsbekämpning. Under 2014 gav akademin stöd till sju kapacitetsuppbyggnadsprojekt som genomfördes av EU-medlemsstater eller av internationella organisationer. Projekten gällde allt från metoder för e-lärande, utbildning om bekämpning av sexuellt utnyttjande av barn till civil krishantering och andra viktiga polisiära frågor. Utarbetande av utbildningshandböcker och (gemensamma) kursplaner Under 2014 uppdaterades två gemensamma kursplaner, varav en (penningtvätt) antogs i augusti 2014 tillsammans med de tre som hade uppdaterats 2013 (terrorismbekämpning, narkotikahandel och Eurojust). Den andra, människohandel, färdigställdes i slutet av oktober och lades fram för styrelsen för ett skriftligt förfarande för antagande i januari 2015. Vid utgången av 2014 hade akademin antagit nio gemensamma kursplaner totalt. Ett nytt avsnitt öppnades i systemet för förvaltning av utbildning (LMS) när det gällde den gemensamma kursplanen inom utbildarstöd. Detta är tänkt att bli en källa till utbildningsinput och utbildningsmaterial i de gemensamma kursplanernas ämnen. Följande sex gemensamma kursplaner har hittills överförts: CC05A terrorismbekämpning, CC05D polisetik och polisintegritet, CC06A våld i nära relationer, CC06B penningtvätt, CC07A civil krishantering och CC07B narkotikahandel. CC05C om Europol och CC06C om människohandel kommer att överföras så snart de har slutförts och antagits; CC13A om Eurojust ska överföras i januari. Handboken för Sirene-utbildare har uppdaterats och kommer att spridas på nytt efter tryckningen på Publikationsbyrån i början av 2015. Forskning och vetenskap Två nya utgåvor av akademins forsknings- och vetenskapsbulletin utarbetades och publicerades på webbplatsen och gavs ut i tryckt form (nr 10 och 11). Antalet registrerade experter i akademins databas över föreläsare, utbildare och forskare ökade till 293 vid utgången av 2014. De nationella korrespondenterna inom forskning och vetenskap avslutade inlämningen av nationella genomförandeplaner. Akademin gav användare av akademins e-Net tillgång till innehållet i nio expertgranskade professionella och akademiska polisvetenskapliga tidskrifter. Europeiskt utbytesprogram för poliser Akademins europeiska utbytesprogram för poliser 2014 innehöll följande sex delar:
Programmet innehöll ämnen som hämtats från Stockholmsprogrammets prioriteringar och EU:s policycykel samt ämnen som begärts av medlemsstaterna. Utbytena anordnades bilateralt och varade sex dagar/fem nätter. Totalt 312 (444) deltagare från alla EU-medlemsstater, kandidatländer, grannskapsländer i öst och länder på västra Balkan deltog, vilket innebar att man överträffade det årliga målet. Programmet hade en budget på strax över 3 55 000 euro (6 00 000 euro) som finansierades av akademin och en utnyttjandegrad på 85 % (95 %). Feedback håller ännu på att samlas in men för närvarande förefaller andelen nöjda deltagare vara cirka 91 % (98 %). Elektroniskt nätverk (e-Net) Efter problemen 2013 förekom endast små eller inga störningar alls i systemet 2014. År 2014 inleddes projektet för översyn och uppdatering av e-Net-användaradministration som ska identifiera outnyttjade och avaktiverade e-Net-konton för radering, vilket ska leda till ett bättre arbetsflöde vid e-Net-registrering och uppdatering av verktygen för användaradministration för e-Net-förvaltare i medlemsstaterna och partnerorganisationerna samt inom akademin. Under 2014 uppdaterades versionen av systemet för förvaltning av utbildning (LMS) på e-Net till Moodle 2.7 som innebär förbättrad säkerhet. Denna version av LMS omfattar långfristigt stöd, till maj 2017, från Moodles huvudkontor. e-lärande Under 2014 förbättrades navigeringen till online-moduler i systemet för förvaltning av utbildning (LMS) genom ett nytt grafiskt användargränssnitt som gör att e-Net-användarna lättare hittar de moduler som de vill använda. Akademin gav stöd till Erasmusprojektet E-Campus Policing Europe som ska utveckla och leverera inlärningsuppgifter i frågor som rör det gränsöverskridande polissamarbetet. Resultatet av projektet är en modul bestående av inlärningsuppgifter med ett beställt användargränssnitt och online-stöd som kurs i akademins LMS, med utbildare av poliser och brottsbekämpande personal som målgrupp. Modulen blev tillgänglig för alla registrerade e-Net-användare i september. Akademin gav stöd till utvecklingen av tre onlinemoduler inom ramen för ISEC-projektet Developing e-Learning Modules on Cross-Border Police Cooperation Tools for Police Education. Modulerna utformades i ämnena förföljande över gränserna, blandade patruller och data- och informationsutbyte. I dagsläget finns 23 (19) onlinemoduler tillgängliga. Tre av akademins onlinemoduler uppdaterades 2014: EU:s policycykel avseende grov och organiserad brottslighet, webbinarier för utbildare och LMS-stöd till akademins aktiviteter 2014. Under 2014 besöktes e-lärandemodulerna av 2 513 (1 994) unika användare, och 54 (31) webbinarier med 5 399 (3 562) deltagare genomfördes. Resursplattformen för webbinarier lockade flest användare 2014. På 14 plattformar för praktikgemenskaper utbytte och delade 2 588 (2 063) likasinnade yrkesverksamma inom olika områden av polisarbete och polisutbildning kunskaper och erfarenhet under 2014. |
||||||||||||
Källa: Bilagan har tillhandahållits av akademin. |
AKADEMINS SVAR
11. |
Akademin har noterat revisionsrättens kommentarer. De åtgärder som akademin infört de senaste åren har lett till att andelen medel som överförts och förfallit har minskat markant. Vi strävar efter att i allt högre grad efterleva och upprätthålla principen om budgetens ettårighet som föreskrivs i budgetförordningen. |