1.   Ordförandeskapet i kommittén ska utövas av chefen för unionens delegation eller, vid behov, dennes ställföreträdare (ordföranden), på Europeiska unionens vägnar. Ordföranden ska vara en företrädare för Europeiska kommissionen (kommissionen).

2.   Ordföranden ska leda kommitténs arbete.

1.   De avtalsslutande parter för vilka protokollet har trätt i kraft (parterna) ska utse sina företrädare till kommittén. Unionens delegation ska bestå av företrädare för kommissionen biträdda av företrädare för medlemsstaterna.

2.   Varje part ska utse en chef och, i förekommande fall, en ställföreträdande chef för sin delegation.

3.   Varje part får utse nya företrädare till kommittén. Kommitténs sekreterare (sekreteraren) ska utan dröjsmål informeras skriftligen om sådana förändringar.

4.   Företrädare för generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd får delta i kommitténs sammanträden som observatörer. Ordföranden får komma överens med övriga delegationschefer om att inbjuda personer som inte är ledamöter av delegationerna att närvara vid sammanträdena för att lämna upplysningar inom bestämda ämnesområden.

5.   Parterna ska minst en vecka före kommitténs sammanträde underrätta sekreteraren om delegationernas sammansättning.

1.   En företrädare för kommissionen ska fungera som kommitténs sekreterare. Sekreteraren ska utses av ordföranden och inneha denna funktion till dess att en ny sekreterare utses. Ordföranden ska meddela parterna sekreterarens namn och kontaktuppgifter.

2.   Sekreteraren ska ansvara för kommunikationen mellan delegationerna, inbegripet översändande av handlingar, och för tillsynen av sekretariatets uppgifter.

1.   Kommittén ska sammanträda när minst en part så begär. Den ska sammankallas av ordföranden.

2.   Ordföranden ska senast 15 arbetsdagar före sammanträdets början skicka kallelsen tillsammans med den preliminära dagordningen och möteshandlingarna till övriga delegationschefer.

3.   En part får begära att ordföranden ska minska den tidsfrist som avses i punkt 2 för att ta hänsyn till brådskande behov i särskilda fall.

4.   Kommitténs sammanträden ska inte vara offentliga, om inte annat beslutas av delegationscheferna.

5.   Kommittén ska sammanträda i Bryssel om inte parterna kommer överens om att sammanträda någon annanstans eller på distans.

1.   Ordföranden ska, biträdd av sekreteraren, upprätta en preliminär dagordning för varje sammanträde i kommittén och i samråd med övriga delegationschefer bestämma tid och plats för sammanträdet. Den preliminära dagordningen ska skickas till övriga delegationschefer senast 15 arbetsdagar före sammanträdet. Den preliminära dagordningen ska åtföljas av alla nödvändiga arbetsdokument.

2.   Den tidsgräns som fastställs i punkt 1 i denna artikel ska inte gälla brådskande sammanträden som sammankallas i enlighet med artikel 5.3.

3.   Varje part får senast 24 timmar före sammanträdets början föreslå att en eller flera punkter ska föras upp på den preliminära dagordningen. En begäran om att föra upp ytterligare punkter på dagordningen ska skriftligen motiveras och sändas till ordföranden med angivande av skälet för begäran.

4.   Dagordningen ska godkännas av kommittén i början av varje sammanträde. Kommittén får besluta om att införa punkter som inte finns med på den preliminära dagordningen.

1.   Kommitténs beslut ska fattas enhälligt av de parter som finns företrädda, i enlighet med artikel 23.5 och 23.6 i Interbus-överenskommelsen. Rekommendationerna, i synnerhet de som avses i artikel 24.2 g i Interbus-överenskommelsen och som i tillämpliga delar gäller för kommittén, ska fattas i samförstånd av de företrädda parternas delegationer. Kommitténs beslut och rekommendationer ska förses med rubriken ”beslut” respektive ”rekommendation” följd av ett löpnummer, datumet för antagandet och en beskrivning av innehållet.

2.   Kommitténs beslut och rekommendationer ska undertecknas av ordföranden och sekreteraren. De ska sändas till övriga delegationschefer av sekreteraren.

3.   Varje part får besluta om att offentliggöra en akt som antagits av kommittén.

4.   Kommittén får anta akter genom skriftligt förfarande där användningen av det förfarandet har överenskommits av delegationscheferna. Ordföranden ska överlämna utkastet till akt till övriga delegationschefer, som ska inkomma med ett svar som anger om de godtar förslaget eller inte, om de föreslår ändringar av utkastet eller begär ytterligare tid för att ta ställning till det. Om utkastet antas ska ordföranden färdigställa beslutet eller rekommendationen i enlighet med punkterna 1 och 2.

5.   Rekommendationerna och besluten ska upprättas på engelska, franska och tyska, som alla är lika giltiga versioner. Varje part ska se till att besluten och rekommendationerna korrekt översätts till dess officiella språk. Kommissionen ansvarar för översättningen till övriga unionsspråk.

1.   Ordföranden ansvarar för att sekreteraren upprättar ett protokoll senast 15 arbetsdagar efter varje sammanträde i kommittén.

2.   Protokollet ska som regel för varje punkt på dagordningen innehålla uppgifter om

3.   Utkastet till protokoll ska lämnas till kommittén för godkännande i enlighet med det skriftliga förfarande som avses i artikel 7.4. Om det förfarandet inte är avslutat ska kommittén anta protokollet vid nästa sammanträde.

4.   När protokollet har antagits av kommittén ska det undertecknas av ordföranden och sekreteraren och förvaras av sekreteraren. Sekreteraren ska sända en kopia av protokollet till övriga delegationschefer.

1.   Varje part ska stå för sina egna utgifter för deltagande i kommitténs sammanträden.

2.   Kommittén ska besluta om ersättning för utgifter i samband med deltagande i sammanträden för personer som inbjudits av ordföranden enligt artikel 3.4.