1.   Den särskilda kommitté för geografiska beteckningar och handel med vin och sprit (den särskilda kommittén) som inrättades genom artikel 13 i protokoll 3 till det ekonomiska partnerskapsavtalet mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och de avtalsslutande SADC-staterna, å andra sidan (avtalet), ska fullgöra sina uppgifter i enlighet med artiklarna 1, 13 och 14 i det protokollet.

2.   Hänvisningar till parterna i arbetsordningen ska göras i enlighet med definitionen i artikel 1 i protokoll 3 till avtalet.

3.   Den särskilda kommittén ska bestå av företrädare för parterna.

4.   Ordförandeskapet vid sammanträdena i den särskilda kommittén ska växelvis innehas av en tjänsteman från Europeiska kommissionen och av en tjänsteman från de avtalsslutande SADC-stater som anslutit sig till protokoll 3. När det gäller Sydafrika kommer det vara en tjänsteman från departementet för handel, industri och konkurrens.

5.   Det mandat som avses i punkt 4 och som motsvarar den första perioden ska börja löpa den dag då den särskilda kommittén håller sitt första sammanträde och avslutas den 31 december samma år.

1.   Den särskilda kommittén ska sammanträda regelbundet, minst en gång per år, samt på begäran av en av parterna. Sammanträdena ska hållas växelvis i Bryssel och på territoriet för en av de avtalsslutande SADC-stater som anslutit sig till protokoll 3, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

2.   Den part som har ordförandeskapet ska efter samråd med den andra parten eller de andra parterna, beroende på omständigheterna, sammankalla till den särskilda kommitténs sammanträden, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

3.   Parterna får komma överens om alternativa arrangemang för att utbyta handlingar elektroniskt, medan sammanträden kan hållas som video- eller telefonkonferenser eller på ett annat sätt som parterna kommit överens om och som passar dagordningen för sammanträdet.

1.   Den part som är värd för den särskilda kommitténs sammanträde ska fungera som den särskilda kommitténs sekretariat (sekretariatet).

2.   När sammanträdet äger rum enligt artikel 2.3 ska den part som innehar ordförandeskapet fungera som sekretariat.

1.   När överläggningarna i den särskilda kommittén grundar sig på underlag i skriftlig form ska sekretariatet numrera handlingarna och distribuera dem som den särskilda kommitténs handlingar.

2.   Parterna kan komma överens om att skapa ett system för säkert utbyte av handlingar på elektronisk väg och, om handlingarna kräver underskrifter, att använda elektroniska underskrifter i enlighet med respektive parters lagstiftning. Varje part ska informera de andra om nationella regler för att säkerställa elektroniska underskrifters giltighet.

1.   Sekretariatet ska kalla parterna till sammanträde och begära in bidrag till dagordningen från parterna senast 30 dagar före sammanträdet. Om det gäller en brådskande fråga eller vid oförutsedda omständigheter får sammanträdet sammankallas med kort varsel.

2.   En preliminär dagordning ska upprättas av sekretariatet för varje sammanträde. Sekretariatet ska skicka denna till den särskilda kommitténs ordförande och ledamöter senast 14 dagar före sammanträdet.

3.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som en part begärt att sekretariatet för upp på dagordningen.

4.   Den särskilda kommittén ska godkänna dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.

5.   Parterna får godkänna att experter bjuds in att delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

1.   En rapport från varje sammanträde ska upprättas av sekretariatet i slutet av varje sammanträde, om inte parterna kommer överens om något annat.

2.   Rapporten från sammanträdet ska i regel innehålla den slutliga dagordningen, en sammanfattning av diskussionerna under varje punkt på dagordningen och, i förekommande fall, den särskilda kommitténs beslut och rekommendationer.

3.   Parterna ska färdigställa och anta rapporten så snart som möjligt och senast 60 dagar från och med dagen för sammanträdet.

4.   En kopia av rapporten ska vidarebefordras till handels- och utvecklingskommitténs sekretariat, och parterna ska vid behov muntligen informera handels- och utvecklingskommittén om resultatet från sammanträdet.

1.   I enlighet med artikel 13.3 i protokoll 3 till avtalet får den särskilda kommittén i samförstånd utfärda rekommendationer och anta beslut, i de fall som anges i protokoll 3 till avtalet.

2.   Om den särskilda kommittén har befogenhet att anta beslut eller rekommendationer ska dessa akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation” i den rapport från sammanträdena som avses i artikel 7. Sekretariatet ska förse varje beslut eller rekommendation som antagits med ett löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut eller rekommendation ska det anges när beslutet eller rekommendationen träder i kraft.

3.   Under perioden mellan sammanträdena får den särskilda kommittén anta beslut eller rekommendationer genom skriftligt förfarande eller på elektronisk väg, om parterna är överens om det. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan parternas företrädare.

4.   Beslut och rekommendationer som antas av den särskilda kommittén ska bestyrkas genom att två exemplar undertecknas av en företrädare för varje part.

1.   Om inte parterna beslutar något annat ska den särskilda kommitténs sammanträden inte vara offentliga.

2.   Parterna ska offentliggöra den särskilda kommitténs beslut och rekommendationer på lämpligt sätt. Varje part får besluta att offentliggöra rapporten från varje sammanträde på lämpligt sätt.

1.   Varje part ska stå för de utgifter som parten ådrar sig för deltagandet i sammanträdena i den särskilda kommittén, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifter för anordnande av sammanträdet, tolkning och mångfaldigande av handlingar.