1.   I detta beslut fastställs regler som ska följas vid inlämnande, handläggning och uppföljning av klagomål som lämnas in till den tillsynsansvarige enligt artikel 9b i Olaf-förordningen.

2.   Den tillsynsansvarige ska i sin behandling av klagomål vara oberoende, inbegripet i förhållande till Olaf och övervakningskommittén, och får inte påverka genomförandet av Olafs pågående utredningar.

3.   Den tillsynsansvarige ska vara bunden av unionsrättens allmänna principer, däribland principerna om rättvisa och god förvaltning.

4.   Övervakningskommitténs sekretariat (sekretariatet) ska förse den tillsynsansvarige med allt administrativt och rättsligt stöd som är nödvändigt för klagomålsmekanismen. Sekretariatet ska framför allt utföra de administrativa uppgifterna i samband med handläggningen av klagomålen, såsom registrering av klagomål och tillhörande handlingar, administrativ korrespondens och utbyte av handlingar med parterna.

1.   Klagomål ska lämnas in skriftligen, antingen elektroniskt eller per post. Klagande uppmanas starkt att använda det klagomålsformulär som finns på den tillsynsansvariges webbplats. Klagande har rätt att företrädas och/eller biträdas av en person som de själva väljer.

2.   Klaganden ska få använda vilket som helst av EU:s officiella språk. Den tillsynsansvarige ska kommunicera med klaganden på det språket. För att påskynda förfarandet kan den tillsynsansvarige vid behov, i avvaktan på att de nödvändiga dokumenten översätts till det språk som använts i klagomålet, komma överens med klaganden om att kommunicera på ett annat av EU:s officiella språk.

3.   Klagomålet ska tydligt ange i) klagandens identitet, ii) föremålet för klagomålet och, om möjligt, iii) ärendenummer för den utredning av Olaf som är föremål för klagomålet. Klagomålet ska särskilt omfatta följande: i) en tydlig och kortfattad beskrivning av de relevanta omständigheterna, och ii) en tydlig och kortfattad beskrivning av den eller de påstådda överträdelserna av rättssäkerhetsgarantierna och/eller de regler som är tillämpliga på Olafs utredningar. Ovanstående information ska vara tillräcklig för att den tillsynsansvarige ska kunna fastställa klagomålets omfattning. Vid behov kan klaganden bifoga relevanta styrkande handlingar till klagomålet.

4.   Klagomål som lämnas in till den tillsynsansvarige ska inte påverka tidsfristerna för rättsliga förfaranden. De ska inte heller ha någon suspensiv verkan på genomförandet av den utredning som är föremål för klagomålet.

1.   Klagomål ska registreras senast närmast påföljande arbetsdag efter dagen för mottagandet av klagomålet och tilldelas ett unikt klagomålsnummer.

2.   Vid registreringen ska den tillsynsansvarige skicka ett mottagningsbevis till klaganden och samtidigt vidarebefordra klagomålet till Olafs generaldirektör.

1.   Den tillsynsansvarige ska inom tio arbetsdagar från mottagandet avgöra om klagomålet är tillåtligt.

2.   Den tillsynsansvarige ska avvisa ett klagomål om

3.   Den tillsynsansvarige ska också avvisa alla klagomål rörande sakfrågor som omfattas av Europeiska datatillsynsmannens behörighet, dvs. klagomål som rör tillämpningen av förordning (EU) 2018/1725 (6) och respekten för den grundläggande rätten till skydd av personuppgifter.

4.   Den tillsynsansvarige ska inom samma tidsfrist också undersöka om klagomålet är uppenbart ogrundat, upprepat eller orimligt.

5.   Om den tillsynsansvarige anser att klagomålet är otillåtligt, uppenbart ogrundat, upprepat eller orimligt, ska den tillsynsansvarige avsluta ärendet och utan dröjsmål informera både klaganden och Olafs generaldirektör om skälen till detta.

1.   Den tillsynsansvarige ska inte slutföra bedömningen av ett klagomål förrän denne har hört klaganden och Olaf. Båda parter ska ges möjlighet att framlägga sin sak och lämna in styrkande handlingar. De ska också informeras om varandras inlagor och ges möjlighet att lämna synpunkter på dem inom en av den tillsynsansvarige fastställd tidsfrist.

2.   I vederbörligen motiverade fall får den tillsynsansvarige besluta att inte lämna ut uppgifter eller material till en part som är relevanta för bedömningen av klagomålet, om den andra parten har begärt konfidentiell behandling. När den tillsynsansvarige fattar beslut i ärendet ska denne bland annat väga behovet av att skydda sekretessen och effektiviteten i Olafs utredning mot iakttagandet av den kontradiktoriska principen. Klaganden ska inte få tillgång till handlingar från Olafs ärendeakt till vilka klaganden enligt andra rättsliga bestämmelser inte har rätt till tillgång eller till vilka Olaf redan har nekat tillgång.

1.   Olaf ska se till att den tillsynsansvarige snabbt och i lämplig utsträckning får tillgång till ärenderelaterade handlingar som är nödvändiga för bedömningen av klagomålet.

2.   Den tillsynsansvarige ska uppmana Olaf att lämna synpunkter på klagomålet eller på specifika aspekter av klagomålet inom en angiven tidsfrist på normalt högst tio arbetsdagar. Olaf får begära en förlängning av denna tidsfrist. Den tillsynsansvarige får begära att Olaf lämnar ytterligare information och/eller ger ytterligare tillgång till (delar av) ärendeakten. Den tillsynsansvarige kan också be Olaf att tillhandahålla en översättning av sina kommentarer på det språk som använts i klagomålet.

3.   Den tillsynsansvarige ska uppmana klaganden att inom fem arbetsdagar lämna synpunkter på Olafs inlagor. Klaganden får begära en förlängning av denna tidsfrist. Den tillsynsansvarige får också be klaganden att lämna ytterligare information eller handlingar, eller att göra förtydliganden i fråga om information eller handlingar som redan lämnats till den tillsynsansvarige.

4.   Med beaktande av att vittnen kan bidra till klargörandet av relevanta omständigheter får den tillsynsansvarige be vittnen att lämna information om detta inte påverkar sekretessen och effektiviteten i Olafs pågående utredning och de berörda personernas rättigheter. Den tillsynsansvarige ska översända kopior av eventuella vittnesmål som är relevanta för klagomålet till både klaganden och Olaf.

5.   Den tillsynsansvarige får begära den information som anges i punkterna 2–4 skriftligen eller genom muntliga utfrågningar.

1.   Den tillsynsansvarige får anordna och genomföra utfrågningar. Syftet med utfrågningarna är i) att få information som är relevant för klagomålet och/eller ii) att söka en snabb lösning i ärendet. Den tillsynsansvarige får inte genomföra utfrågningar utan att både Olaf och klaganden är närvarande. Den tillsynsansvarige ska dock höra vittnen inom stängda dörrar utan att vare sig Olaf eller klaganden är närvarande.

2.   Utfrågningar får äga rum i den tillsynsansvariges lokaler eller virtuellt via videokonferens. De ska inte vara offentliga.

3.   Den tillsynsansvarige ska fastställa datum, varaktighet och närmare former för utfrågningen. Den tillsynsansvarige ska bjuda in deltagarna i god tid och ange de viktigaste punkterna för utfrågningen. Klaganden kan företrädas och/eller biträdas av sitt juridiska ombud. Den tillsynsansvarige ska biträdas av sekretariatets chef och dess personal, som ska delta i utfrågningen.

4.   Den tillsynsansvarige ska upprätta ett protokoll för eller en sammanfattning av utfrågningen som ska tillgängliggöras för både klaganden och Olaf. Båda kan lämna sina synpunkter inom två arbetsdagar. Protokollet ska ingå i klagomålsakten.

1.   Om den tillsynsansvarige finner att Olaf inte har följt de regler som avses i artikel 9b.1 i Olaf-förordningen ska han eller hon uppmana Olaf att vidta åtgärder för att lösa klagomålet. Den tillsynsansvarige får föreslå särskilda åtgärder som ska vidtas.

2.   Olaf ska inom 15 arbetsdagar informera den tillsynsansvarige om alla åtgärder som vidtagits eller kommer att vidtas i detta avseende.

3.   Den tillsynsansvarige ska förse klaganden med en kopia av Olafs svar med en begäran om att lämna synpunkter inom fem arbetsdagar.

4.   Om den tillsynsansvarige anser att Olafs lösning är tillfredsställande ska den tillsynsansvarige avsluta ärendet och informera Olaf och klaganden om detta.

1.   Om den tillsynsansvarige inte anser att Olafs lösning är tillfredsställande och anser att klagomålet kan lösas, ska han eller hon utfärda en rekommendation om hur klagomålet ska lösas inom de tidsfrister som fastställs i artikel 9b.5 i Olaf-förordningen.

2.   Om den tillsynsansvarige inte utfärdar en rekommendation eller ett beslut om avslutande inom de tidsfrister som anges i artikel 9b.5 i Olaf-förordningen ska den tillsynsansvarige anses ha avskrivit klagomålet utan rekommendation.

3.   Innan den tillsynsansvarige utfärdar en rekommendation ska denne inhämta övervakningskommitténs yttrande. Den tillsynsansvarige ska för detta ändamål upprätta en rapport med all nödvändig information för att övervakningskommittén ska kunna avge sitt yttrande. Rapporten får, såvitt möjligt, inte innehålla personuppgifter eller annan information som kan leda till att klaganden identifieras eller att sekretessen i Olafs utredningar äventyras. Övervakningskommittén ska svara inom den tidsfrist som fastställs av den tillsynsansvarige och som inte får vara kortare än fem arbetsdagar.

4.   Den tillsynsansvarige ska rekommendera Olaf att inom en angiven tidsfrist vidta konkreta åtgärder för att lösa klagomålet, inbegripet, men inte begränsat till, genom att ändra eller upphäva sina rekommendationer eller rapporter, upprepa utredningsåtgärderna eller införa förbättringar i sina förfaranden med avseende på de sakfrågor som är föremål för klagomålet. Den tillsynsansvarige ska informera klaganden om den rekommendation som utfärdats.

1.   Olafs generaldirektör ska informera den tillsynsansvarige om de åtgärder som vidtagits för att genomföra rekommendationen/rekommendationerna inom den däri angivna tidsfristen. I vederbörligen motiverade fall får Olafs generaldirektör begära en förlängning av tidsfristen. Den tillsynsansvarige ska avsluta ärendet och informera både Olaf och klaganden om detta.

2.   Om Olafs generaldirektör beslutar att inte följa rekommendationen ska han eller hon informera den tillsynsansvarige och ange de huvudsakliga skälen till sitt beslut. Generaldirektören ska också informera klaganden i den mån en sådan underrättelse inte kommer att påverka den pågående utredningen. Klaganden får lämna synpunkter inom fem arbetsdagar. Efter att ha analyserat generaldirektörens beslut och eventuella synpunkter från klaganden ska den tillsynsansvarige avsluta ärendet och fastställa sina slutsatser.

3.   Olafs generaldirektör får besluta att avvika från rekommendationen om han eller hon under tiden får kännedom om omständigheter som rör

1.   Den tillsynsansvarige ska omfattas av tystnadsplikt under sin tjänsteutövning och ska säkerställa att den information och de handlingar som Olaf tillhandahåller behandlas konfidentiellt. Den tillsynsansvarige ska säkerställa utredningarnas förtroliga karaktär även efter det att de avslutats.

2.   Den tillsynsansvarige ska säkerställa tillämpningen av förordning (EU) 2018/1725. Den tillsynsansvarige ska i detta avseende biträdas av övervakningskommitténs sekretariat, företrätt av sekretariatets chef i egenskap personuppgiftsansvarig enligt förordning (EU) 2018/1725. Den tillsynsansvarige ska också samarbeta med Olafs dataskyddsombud.

1.   Den tillsynsansvarige ska vara oberoende i förhållande till övervakningskommittén och upprätta arbetsförbindelser med denna som grundar sig på ömsesidigt förtroende och gott samarbete.

2.   Den tillsynsansvarige ska samråda med övervakningskommittén innan den utfärdar en rekommendation i enlighet med artikel 12.3 i dessa regler.

3.   Utan att det påverkar skyldigheten att säkerställa sekretessen för Olafs utredningar, även efter det att de avslutats, ska den tillsynsansvarige informera kommittén om