1.   Den särskilda kommitté för tull- och handelslättnader som inrättats i enlighet med artikel 50 i det ekonomiska partnerskapsavtalet mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och de avtalsslutande SADC-staterna, å andra sidan (avtalet) ska fullgöra sina uppgifter enligt artikel 50 i avtalet.

2.   Hänvisningar till parterna i arbetsordningen ska göras i enlighet med definitionen i artikel 104 i avtalet.

3.   Enligt artikel 50.1 i avtalet ska den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader bestå av företrädare för parterna.

4.   Enligt artikel 50.4 i avtalet ska ordförandeskapet i den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader innehas växelvis av en tjänsteman från Europeiska kommissionen och en tjänsteman från de avtalsslutande SADC-staterna. Vid det första sammanträdet i den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader ska ordförandeskapet delas mellan en tjänsteman från Europeiska kommissionen och en tjänsteman från de avtalsslutande SADC-staterna.

5.   Mandatet för den första perioden ska börja löpa den dag då den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader håller sitt första sammanträde och avslutas den 31 december samma år.

1.   Den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader ska sammanträda en gång per år eller på begäran av en av parterna. Sammanträdena ska hållas växelvis i Bryssel eller på en av de avtalsslutande SADC-staternas territorium, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

2.   Den part som har ordförandeskapet ska efter samråd med den andra parten kalla till sammanträden i den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader, såvida inte parterna kommer överens om något annat.

1.   Den part som är värd för sammanträdet i den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader ska fungera som sekretariat.

2.   När sammanträdet äger rum på elektronisk väg ska den part som har ordförandeskapet fungera som sekretariat.

1.   Sekretariatet ska kalla parterna till sammanträde och begära in bidrag till dagordningen från parterna senast 30 dagar före sammanträdet. Om det gäller en brådskande fråga och/eller oförutsedda omständigheter får sammanträdet sammankallas med kort varsel.

2.   En preliminär dagordning för varje sammanträde ska upprättas av sekretariatet för den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader. Sekretariatet ska skicka denna till ordföranden för och ledamöterna i den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader senast 14 dagar före sammanträdets början.

3.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som en part begärt att sekretariatet för den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader för upp på dagordningen.

4.   Den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader ska anta dagordningen i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens därom, föras upp på dagordningen.

5.   Ordföranden för den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader får, efter godkännande av samtliga parter, bjuda in experter att delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.

1.   Den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader ska anta beslut eller rekommendationer med enhällighet i de fall som anges i avtalet eller om en sådan befogenhet har delegerats till kommittén av gemensamma rådet eller handels- och utvecklingskommittén.

2.   Om den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader enligt avtalet har befogenhet att anta beslut eller rekommendationer, eller om gemensamma rådet eller handels- och utvecklingskommittén har delegerat denna befogenhet till kommittén, ska dessa akter benämnas ”beslut” respektive ”rekommendation” i rapporten från sammanträdena. Sekretariatet för den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader ska förse varje beslut eller rekommendation som antagits med ett löpnummer, datum för antagandet och en beskrivning av ämnet. I varje beslut eller rekommendation ska det anges när beslutet eller rekommendationen träder i kraft.

3.   Om en avtalsslutande SADC-stat är förhindrad att närvara vid ett sammanträde, ska den ledamoten meddelas de vid sammanträdet antagna besluten och/eller rekommendationerna av sekretariatet. Den avtalsslutande SADC-staten ska inom tio kalenderdagar efter avsändandet av besluten och/eller rekommendationerna tillhandahålla ett skriftligt svar där den anger vilka beslut och/eller rekommendationer den inte kan ställa sig bakom, inbegripet skälen till detta. Om ovannämnda skriftliga svar inte inkommit inom tio kalenderdagar ska besluten och/eller rekommendationerna anses antagna. Om den avtalsslutande SADC-stat som är förhindrad att närvara vid sammanträdet inte ställer sig bakom besluten och/eller rekommendationerna ska förfarandet i punkt 4 tillämpas.

4.   Mellan sammanträdena får den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader anta beslut och rekommendationer genom skriftligt förfarande, om båda parterna är överens om det. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan parternas företrädare.

5.   Beslut och rekommendationer som antas av den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader ska bestyrkas genom ett autentiskt exemplar som ska undertecknas av en företrädare för Europeiska unionen och en företrädare för de avtalsslutande SADC-staterna.

1.   Om inte något annat beslutas, ska sammanträdena i den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader inte vara offentliga.

2.   Var och en av parterna får besluta om offentliggörande av de beslut och rekommendationer som antas av den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader.

1.   Varje part ska stå för de utgifter som parten ådrar sig för deltagandet i sammanträdena i den särskilda kommittén för tull- och handelslättnader, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för anordnande av sammanträdet, tolkning och mångfaldigande av handlingar.