Artikel 1

Den ståndpunkt som ska intas på unionens vägnar i transportgemenskapens regionala styrkommitté (nedan kallad styrkommittén) ska baseras på det utkast till beslut av styrkommittén som åtföljer detta beslut.

Unionens företrädare i styrkommittén får godkänna mindre ändringar av utkastet till beslut utan att ett nytt rådsbeslut erfordras.

Artikel 2

Detta beslut riktar sig till kommissionen.

UTKAST TILL

BESLUT nr 2018/1 AV TRANSPORTGEMENSKAPENS REGIONALA STYRKOMMITTÉ

av den

om antagandet av dess arbetsordning

TRANSPORTGEMENSKAPENS REGIONALA STYRKOMMITTÉ HAR ANTAGIT DETTA BESLUT

med beaktande av fördraget om upprättande av en transportgemenskap, särskilt artikel 24.5,

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

ARBETSORDNING FÖR TRANSPORTGEMENSKAPENS REGIONALA STYRKOMMITTÉ

I.   ALLMÄNT

1.

I denna arbetsordning fastställs de interna förfarandena för verksamheten i den regionala styrkommittén (nedan kallad styrkommittén) som institution enligt fördraget om upprättandet av en transportgemenskap (nedan kallat fördraget) mellan Europeiska unionen och de sydösteuropeiska parterna (Republiken Albanien, Bosnien och Hercegovina, f.d. jugoslaviska republiken Makedonien, Kosovo (*1), Montenegro och Republiken Serbien).

2.

I händelse av motsägelse mellan denna arbetsordning och fördraget gäller fördragets bestämmelser.

II.   MEDLEMMAR, OBSERVATÖRER OCH ANDRA DELTAGARE

1.

Medlemmarna i styrkommittén bör i princip vara högre tjänstemän från respektive ministerier med ansvar för transportfrågor.

2.

Utnämningen av en medlem ska styrka att medlemmen har i uppdrag att uttrycka respektive fördragsslutande parts ståndpunkt på ett sätt som är bindande för den parten.

3.

Utan att det påverkar observatörernas ställning i enlighet med artikel 24.2 andra meningen i fördraget får ordförandeskapet och vice ordförandeskapet som avses i avsnitt III punkt 2, där så är lämpligt, enas om att bjuda in företrädare för andra stater, internationella organisationer eller andra organ, däribland företrädare för det civila samhället, att vid behov delta i särskilda möten i styrkommittén eller en eller flera delar därav.

4.

När ordförandeskapet och vice ordförandeskapet enas om att bjuda in företrädare för andra stater, internationella organisationer eller andra organ ska ordförandeskapet underrätta de fördragsslutande parterna och transportgemenskapens permanenta sekretariat (nedan kallat sekretariatet) minst tre veckor före mötet. De fördragsslutande parterna och sekretariatet får lämna in sina synpunkter till ordförandeskapet inom fem arbetsdagar från mottagandet av den informationen.

III.   ORDFÖRANDESKAP

1.

Varje sydösteuropeisk part ska inneha ordförandeskapet i styrkommittén för ett kalenderår i alfabetisk ordning i enlighet med artikel 2.1 b i fördraget. Den första sydösteuropeiska part som innehar ordförandeskapet ska vara Republiken Albanien.

2.

Ordförandeskapet ska leda styrkommitténs sammanträden. Det ska bistås av en företrädare för Europeiska unionen, som ska inneha vice ordförandeskapet.

3.

Om ordförandeskapet inte kan utföra sina uppgifter vid ett visst möte ska det mötet ledas av företrädaren för Europeiska unionen som innehar vice ordförandeskapet.

IV.   MÖTESFÖRBEREDELSER

1.

Styrkommitténs möten ska äga rum på sekretariatets säte. Ordförandeskapet får emellertid besluta om en annan plats för ett möte i styrkommittén efter samråd med vice ordförandeskapet och sekretariatet och med beaktande av de relevanta finansiella, administrativa och organisatoriska aspekterna. Utom i vederbörligen motiverade fall ska detta beslut fattas minst två månader före det berörda mötet.

2.

Sekretariatets bidrag till de organisatoriska kostnaderna för möten utanför dess säte ska vara föremål för sekretariatets interna budgetregler.

3.

Mötesdatumen ska fastställas av ordförandeskapet, vice ordförandeskapet och sekretariatet tillsammans. Datumen ska i princip fastställas minst två månader före det berörda mötet.

4.

Förslaget till dagordning för mötet ska fastställas av ordförandeskapet och vice ordförandeskapet. Förslaget till dagordning och alla därtill hörande dokument ska vidarebefordras till medlemmarna och observatörerna minst sex veckor före det berörda mötet. Medlemmarna får göra kommentarer och föreslå att nya punkter läggs till. Dokument av intresse för andra stater, internationella organisationer eller andra organ som inbjudits i enlighet med avsnitt II punkt 3 ska också distribueras till dem.

5.

Sekretariatet ska ansvara för förberedelserna av mötena. Det ska regelbundet och på begäran informera ordförandeskapet och vice ordförandeskapet om förberedelserna och följa deras önskemål och vägledning i detta avseende.

V.   STYRKOMMITTÉNS MÖTEN – FÖRFARANDEREGLER

1.

Styrkommitténs möten ska inte vara offentliga, om inte styrkommittén beslutar annat.

2.

Alla medlemmar i styrkommittén, observatörer eller andra deltagare i mötet får åtföljas av tjänstemän som biträder dem. Dessa tjänstemäns namn och ställning ska anmälas i förväg till sekretariatet. I princip får inte mer än tre sådana tjänstemän för varje medlem och två för övriga observatörer delta i mötet. Ordförandeskapet får dock fastställa ett högsta antal företrädare per delegation.

3.

För att styrkommittén ska anses vara beslutsmässig måste minst fyra sydösteuropeiska parter och Europeiska unionen vara företrädda.

4.

I enlighet med artikel 24.3 i fördraget ska styrkommittén fatta beslut enhälligt. Det faktum att en medlem lägger ned sin röst får inte hindra styrkommittén från att vidta åtgärder under förutsättning att ett beslutsmässigt antal ledamöter är närvarande enligt punkt 3 i detta avsnitt.

5.

Mötesdagordningen ska godkännas vid mötets inledning. I brådskande fall får nya punkter uppföras under mötet om ordförandeskapet och vice ordförandeskapet godkänner detta.

6.

Observatörer får delta i diskussionerna och de får göra uttalanden efter tillstånd från eller på inbjudan till detta av ordförandeskapet.

7.

Företrädare för andra stater, internationella organisationer eller andra organ som inbjudits i enlighet med avsnitt II punkt 3, får delta i diskussionerna efter tillstånd eller på inbjudan till detta av ordförandeskapet, men de ska inte vidta åtgärder av något slag i styrkommittén.

8.

Slutsatserna från varje möte ska upprättas med hjälp av sekretariatet.

9.

I slutsatserna ska alla åtgärder som antogs vid mötet samt kommittémedlemmarnas ståndpunkter och uttalanden av observatörer om föreslagna åtgärder som föreslås av styrkommittén registreras.

10.

Slutsatserna ska undertecknas av ordförandeskapet och skickas ut till medlemmarna och observatörerna. Om det inte går att förbereda utkastet till slutsatser till mötets slut ska ordförandeskapet se till att det förberetts och skickas ut inom sju kalenderdagar efter mötet. Medlemmarna får begära rättelser inom sju kalenderdagar efter mottagandet av utkastet till slutsatser. Ordförandeskapet ska se till att den slutliga versionen skickas ut inom sju dagar efter utgången av tidsfristen för synpunkter.

11.

Slutsatserna från mötena får inte på något sätt begränsa rättsakters eller fördragets tillämpningsområde eller verkan. Inga uttalanden eller slutsatser som strider mot bindande lagbestämmelser ska göras. Slutsatserna från möten ska inte ingå i rättsakter, och inte heller ha någon normerande verkan.

VI.   FORMER AV ÅTGÄRDER OCH FÖRFARANDEN SOM SKA VIDTAS AV STYRKOMMITTÉN

Allmänt

1.

Styrkommittén agerar genom att, anta rekommendationer och beslut (nedan tillsammans kallade åtgärder), beroende på omständigheterna. Antagandet av bestämmelser som syftar till att säkerställa styrkommitténs funktion ska betraktas som antagande av ett beslut.

2.

När en åtgärd har antagits eller ändrats, ska den snarast undertecknas av ordförandeskapet och därefter distribueras av kommitténs sekretariat till alla fördragsslutande parter.

3.

Åtgärderna ska träda i kraft den dag de antas, om inte annat anges.

4.

Om inget annat föreskrivs i denna arbetsordning, ska antagandet eller ändringen av åtgärderna ske enligt samma förfarande.

5.

Begäran om antagande eller ändring av en åtgärd från en medlem eller sekretariatet ska göras skriftligen minst 30 kalenderdagar före det möte i styrkommittén vid vilket den ska diskuteras.

6.

Begäran ska skickas till ordförandeskapet med samtliga medlemmar och sekretariatet i kopia. Den ska åtföljas av relevanta förklarande anmärkningar.

7.

I vederbörligen motiverade fall får åtgärder antas eller ändras utan att de former och förfaranden som anges i punkterna 4 och 6 i detta avsnitt följs.

Antagandet av åtgärder genom skriftväxling

8.

Styrkommittén får, anta eller ändra åtgärder genom skriftväxling under tiden mellan mötena. För att en åtgärd ska kunna vidtas genom skriftväxling ska ordförandeskapet, på begäran av en medlem eller sekretariatet, eller på eget initiativ, besluta huruvida ärendet motiverar ett förfarande genom skriftväxling, i samråd och samförstånd med vice ordförandeskapet.

9.

Om ordförandeskapet har beslutat att ett förfarande genom skriftväxling ska tillämpas ska det uppdra åt sekretariatet att sända begäran till medlemmarna, tillsammans med den information som ordförandeskapet, anser nödvändig, i samråd och samförstånd med vice ordförandeskapet. I samråd och samförstånd med vice ordförandeskapet ska även ordförandeskapet ange huruvida och, om så är fallet, på vilka villkor ändringar av begäran kan göras av medlemmarna.

10.

I samråd och samförstånd med vice ordförandeskapet ska ordförandeskapet fastställa datum och klockslag för när svar ska ha mottagits, vilket under inga omständigheter får infalla tidigare än tio kalenderdagar från dagen för översändandet av den information som avses i punkt 9 i detta avsnitt. I undantagsfall får ordförandeskapet, på begäran eller efter eget gottfinnande, och i samråd och samförstånd med vice ordförandeskapet, förlänga tidsfristen för mottagande av svar. En medlem som inte har svarat inom den fastställda tidsfristen skriftligen, inbegripet via e-post, ska anses ha avstått från att svara.

11.

Styrkommittén ska besluta med enhällighet. Enhällighet ska anses föreligga om åtminstone fyra sydösteuropeiska parter och Europeiska unionen har svarat till förmån för den berörda åtgärden och när ingen part har motsatt sig den.

VII.   UTLÄMNANDE AV INFORMATION

1.

Om inget annat beslutas ska färdigställda mötesdokument (dagordning, slutsatser osv.) offentliggöras på sekretariatets webbplats.

2.

Rätten till tillgång till handlingar som innehas av styrkommittén ska fastställas i enlighet med artikel 38.2 och 38.3 i fördraget.

VIII.   SLUTBESTÄMMELSER

1.

Observatörer och företrädare för andra stater, internationella organisationer eller andra organ som inbjudits i enlighet med avsnitt II punkt 3 ska följa de krav på konfidentialitet som gäller för ledamöterna i styrkommittén. Sådana krav ska återspeglas i slutsatserna från det aktuella mötet.

2.

Innan de deltar i relevanta diskussioner ska företrädare för andra stater, internationella organisationer eller organ som inbjudits i enlighet med avsnitt II punkt 3 åläggas att underteckna en konfidentialitetsförbindelse. En sådan konfidentialitetsförbindelse ska innehålla ett åtagande om att följa de regler om konfidentialitet som avses i punkt 1 i detta avsnitt. De ska uteslutas från dessa diskussioner om de vägrar att underteckna en sådan förbindelse.

3.

Styrkommitténs samtliga akter ska undertecknas av ordförandeskapet.

4.

Ändringar av denna arbetsordning ska antas genom ett beslut av styrkommittén.

5.

Om tillämpningen av denna arbetsordning i en specifik situation ger upphov till tolkningssvårigheter ska ordförandeskapet ge råd för att lösa situationen, i samråd och samförstånd med vice ordförandeskapet.

6.

Ett år efter ikraftträdandet av denna arbetsordning får sekretariatet, på grundval av praktiska erfarenheter av tillämpningen av den, föreslå ändringar av arbetsordningen som den anser vara relevanta eller nödvändiga. Om en medlem i styrkommittén vill föreslå en sådan ändring ska den först samråda med sekretariatet.

Denna arbetsordning ska träda i kraft den dag den antas av styrkommittén.

---

(*1)  Denna beteckning påverkar inte ståndpunkter om Kosovos status och är i överensstämmelse med Förenta nationernas säkerhetsråds resolution 1244 (1999) och med Internationella domstolens utlåtande om Kosovos självständighetsförklaring.