1.   AEP-kommittén ska, å ena sidan, bestå av företrädare för medlemmarna i Europeiska unionens råd och Europeiska kommissionen och, å andra sidan, företrädare för Republiken Kamerun, på ministernivå eller högre tjänstemannanivå.

2.   Hänvisningar till ”parterna” i arbetsordningen ska göras i enlighet med definitionen i artikel 95 i avtalet.

3.   Ordförandeskapet i AEP-kommittén ska, för perioder om tolv månader, växelvis innehas av en företrädare för Europeiska unionen och en företrädare för Republiken Kamerun. Mandatet som motsvarar den första perioden ska inledas den dag då AEP-kommittén håller sitt första sammanträde och avslutas den 31 december året därefter. Ordförandeskapet ska först innehas av en företrädare för Republiken Kamerun.

1.   Företrädare från kommissionen för den ekonomiska och finansiella gemenskapen för de centralafrikanska staterna (Cemac) och generalsekretariatet för den ekonomiska gemenskapen för de centralafrikanska staterna (CEEAC) är välkomna att delta i samtliga AEP-kommitténs sammanträden i egenskap av observatörer.

2.   Parterna kan besluta att bjuda in företrädare för det civila samhället och den privata sektorn, i egenskap av observatörer, till AEP-kommitténs sammanträden, liksom även experter eller annan valfri person.

3.   AEP-kommittén får besluta att observatörerna inte får vara närvarande om någon del av sammanträdet skulle röra känsliga frågor eller när AEP-kommittén ska fatta beslut.

1.   AEP-kommittén ska fatta beslut och utfärda rekommendationer i samförstånd.

2.   AEP-kommittén får besluta att hänskjuta allmänna frågor av generellt intresse för AVS-staterna och Europeiska unionen som uppstår inom ramen för avtalet till ministerrådet för AVS–EU, i enlighet med artikel 15 i partnerskapsavtalet mellan medlemmarna i gruppen av stater i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet, å ena sidan, och Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å andra sidan (nedan kallat Cotonouavtalet).

3.   Mellan sammanträdena får AEP-kommittén anta beslut eller rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna är överens om detta. Ett skriftligt förfarande ska utgöras av en notväxling parterna emellan.

4.   AEP-kommitténs beslut och rekommendationer ska kallas ”beslut” eller ”rekommendation” och följas av ett löpnummer, datum för antagande och angivande av ämnet. I varje beslut ska det anges när beslutet träder i kraft.

5.   Beslut och rekommendationer som antas av AEP-kommittén ska bestyrkas av en företrädare för Europeiska kommissionen på Europeiska unionens vägnar och av en företrädare för Republiken Kamerun.

6.   Besluten och rekommendationerna ska skickas till parterna som AEP-kommitténs handlingar.

1.   All korrespondens ställd till AEP-kommittén ska skickas till dess sekretariat.

2.   Sekretariatet ska se till att korrespondens ställd till AEP-kommittén vidarebefordras till kommitténs ordförande och, om det är lämpligt, distribueras till båda parternas kontaktpunkter i enlighet med artikel 92 i avtalet som sådana handlingar som avses i artikel 10 i denna arbetsordning.

3.   Korrespondens från AEP-kommitténs ordförande ska skickas av sekretariatet till parternas respektive kontaktpunkt och, om det är lämpligt, distribueras som sådana handlingar som avses i artikel 10 i denna arbetsordning till AEP-kommitténs övriga ledamöter.

1.   AEP-kommittén ska sammanträda med jämna mellanrum, dock minst varje år, och kan även hålla extra sammanträden om parterna kommit överens om detta och när omständigheterna så kräver.

2.   Inför varje sammanträde ska parterna gemensamt komma överens om tid och plats för sammanträdet.

3.   Den part som har ordförandeskapet ska inför varje sammanträde sammankalla till AEP-kommitténs sammanträden efter samråd med den andra parten.

4.   Inför varje sammanträde ska en kallelse skickas till deltagarna senast 15 dagar före sammanträdet.

1.   En preliminär dagordning för varje sammanträde ska på grundval av förslag från parterna upprättas av AEP-kommitténs sekretariat. AEP-kommitténs sekretariat ska skicka denna till parternas respektive kontaktpunkt senast 15 dagar före sammanträdet.

2.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka en begäran om upptagande på dagordningen är sekretariatet tillhanda senast 21 dagar före sammanträdets början, med förbehåll för att en punkt får föras upp på den preliminära dagordningen endast om underlaget för den har inkommit till sekretariatet senast den dag då den dagordningen ska sändas ut.

3.   Dagordningen ska antas av AEP-kommittén i början av varje sammanträde. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om detta, föras upp på dagordningen.

4.   AEP-kommitténs ordförande kan i samförstånd med parterna be experter delta i AEP-kommitténs sammanträden för att informera i särskilda frågor.

5.   Sekretariatet kan, i samförstånd med parterna, förkorta de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2, med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

1.   Vid varje sammanträdes slut ska det göras en sammanfattning av slutsatserna som ska undertecknas av AEP-kommitténs medlemmar.

2.   Sekretariatet ska inom en månad upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.

3.   Protokollet ska som regel sammanfatta alla punkter på dagordningen och i förekommande fall ange

4.   Protokollet ska även innehålla en förteckning över vilka ledamöter av AEP-kommittén som deltagit i sammanträdet, samt en förteckning över de medlemmar av delegationerna som åtföljt dem och en förteckning över eventuella observatörer vid sammanträdet.

5.   Protokollet ska godkännas skriftligen av båda parter senast två månader efter sammanträdet. När protokollet justerats ska två autentiska exemplar undertecknas av sekretariatet och parterna ska erhålla ett original var.

1.   Om inget annat beslutas av parterna, ska AEP-kommitténs sammanträden inte vara offentliga.

2.   Parterna får besluta om offentliggörande av AEP-kommitténs beslut i sina respektive officiella kungörelseorgan.

1.   AEP-kommitténs arbetsspråk ska vara de officiella språk som parterna har gemensamt.

2.   AEP-kommittén ska hålla sina överläggningar och anta sina beslut och rekommendationer på grundval av handlingar och förslag som utarbetats på något av de språk som åsyftas i punkt 1.

1.   Vardera parten ska stå för de utgifter den ådrar sig för sitt deltagande i AEP-kommitténs sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post- och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för kostnaderna för att anordna sammanträdet och för mångfaldigandet av handlingar.

3.   Den part som är värd för ett sammanträde ska stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av besluten och rekommendationerna till eller från något eller några av AEP-kommitténs arbetsspråk. Europeiska unionen ska stå för utgifterna för tolkning och översättning av besluten och rekommendationerna till eller från något av Europeiska unionens övriga officiella språk.