BILAGA

ARBETSORDNING FÖR UNDERKOMMITTÉN FÖR SANITÄRA OCH FYTOSANITÄRA FRÅGOR EU–MOLDAVIEN

Artikel 1

Allmänna bestämmelser

1.   Den underkommitté för sanitära och fytosanitära frågor (nedan kallad SPS-underkommittén) som inrättats i enlighet med artikel 191.1 i associeringsavtalet mellan Europeiska unionen och Europeiska atomenergigemenskapen och deras medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Moldavien, å andra sidan (nedan kallat avtalet) ska bistå associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor i enlighet med artikel 438.4 i avtalet (nedan kallad associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor) när denna fullgör sina skyldigheter.

2.   SPS-underkommittén ska fullgöra de funktioner som anges i artikel 191.2 i avtalet mot bakgrund av de mål för kapitel 4 i avdelning V som anges i artikel 176 i avtalet.

3.   SPS-underkommittén ska bestå av företrädare för Europeiska kommissionen och för Republiken Moldavien (nedan kallad Moldavien) med ansvar för sanitära och fytosanitära frågor.

4.   En företrädare för Europeiska kommissionen eller Moldavien med ansvar för sanitära och fytosanitära frågor ska fungera som ordförande för SPS-underkommittén i enlighet med artikel 2.

5.   Parterna i arbetsordningen ska definieras på det sätt som fastställs i artikel 461 i avtalet.

Artikel 2

Ordförandeskap

Parterna ska turas om att inneha ordförandeskapet i SPS-underkommittén under tolv månader i taget. Den första perioden ska löpa från och med dagen för associeringsrådets första möte till och med den 31 december samma år.

Artikel 3

Möten

1.   Om inte parterna enas om annat ska SPS-underkommittén sammanträda inom tre månader från avtalets ikraftträdande och därefter på begäran av endera parten eller minst en gång per år.

2.   Varje möte i SPS-underkommittén ska sammankallas av dess ordförande och hållas på en plats och en dag som parterna kommer överens om. Kallelsen till mötet ska sändas ut av SPS-underkommitténs ordförande senast 28 kalenderdagar före mötet, om inte parterna kommer överens om något annat.

3.   När så är möjligt ska SPS-underkommitténs ordinarie möte sammankallas i god tid före det ordinarie mötet i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

4.   SPS-underkommitténs möten får hållas med hjälp av överenskomna tekniska hjälpmedel, såsom video- eller telefonkonferens.

5.   SPS-underkommittén får behandla frågor per korrespondens mellan mötena.

Artikel 4

Delegationer

Före varje möte ska parterna, av sekretariatet för SPS-underkommittén, underrättas om den planerade sammansättningen av varje parts delegation som kommer att närvara.

Artikel 5

Sekretariat

1.   En tjänsteman från Europeiska kommissionen och en tjänsteman från Moldavien ska gemensamt fungera som sekreterare för SPS-underkommittén och ska gemensamt utföra sekretariatsuppgifterna i en anda av ömsesidigt förtroende och samarbete.

2.   Sekretariatet för associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor ska underrättas om alla beslut, yttranden, rekommendationer, rapporter och andra överenskomna åtgärder som SPS-underkommittén vidtar.

Artikel 6

Korrespondens

1.   Korrespondens adresserad till SPS-underkommittén ska sändas till endera partens sekreterare, som ska informera den andra partens sekreterare.

2.   Sekretariatet för SPS-underkommittén ska se till att korrespondens adresserad till SPS-underkommittén sänds till underkommitténs ordförande och, om så är lämpligt, sprids som handlingar enligt artikel 7.

3.   Korrespondens från ordföranden ska sändas till parterna av sekretariatet på ordförandens vägnar. Sådan korrespondens ska, om så är lämpligt, spridas i enlighet med artikel 7.

Artikel 7

Handlingar

1.   Handlingar ska spridas av SPS-underkommitténs sekreterare.

2.   En part ska sända sina handlingar till sin sekreterare. Sekreteraren ska sända dessa handlingar till den andra partens sekreterare.

3.   Unionens sekreterare ska sända handlingarna till de berörda företrädarna för unionen och systematiskt sända en kopia av sådan korrespondens till Moldaviens sekreterare och sekreterarna i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

4.   Moldaviens sekreterare ska sända handlingarna till de berörda företrädarna för Moldavien och systematiskt sända en kopia av sådan korrespondens till unionens sekreterare och sekreterarna i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

5.   Sekreterarna i SPS-underkommittén ska fungera som kontaktpunkter för sådant informationsutbyte som föreskrivs i artikel 184 i avtalet.

Artikel 8

Konfidentialitet

Om inget annat beslutas av parterna ska SPS-underkommitténs möten inte vara offentliga. Om en part överlämnar information som anges vara konfidentiell till SPS-underkommittén, ska den andra parten behandla informationen som sådan.

Artikel 9

Dagordning för mötena

1.   En preliminär dagordning för varje möte samt utkast till operativa slutsatser enligt artikel 10 ska på grundval av förslag från parterna upprättas av SPS-underkommitténs sekretariat. Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som någon av parterna senast 21 kalenderdagar före mötesdagen begärt att sekretariatet för upp på dagordningen, och som styrks av relevanta handlingar.

2.   Den preliminära dagordningen ska, tillsammans med relevanta handlingar, sändas ut i enlighet med artikel 7 senast 15 kalenderdagar innan mötet inleds.

3.   Dagordningen ska antas av SPS-underkommittén i början av varje möte. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.

4.   Ordföranden för SPS-underkommittén får, efter överenskommelse med den andra parten, då och då bjuda in företrädare för andra organ inom parterna eller oberoende experter på ett område till möten i SPS-underkommittén för att informera om särskilda frågor. Parterna ska se till att dessa observatörer eller experter respekterar eventuella konfidentialitetskrav.

5.   Ordföranden för SPS-underkommittén får i samråd med parterna förkorta tidsfristerna i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till särskilda omständigheter.

Artikel 10

Protokoll och operativa slutsatser

1.   Sekreterarna för SPS-underkommittén ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

2.   Protokollet ska som regel, för varje punkt på dagordningen, innehålla

a)	en förteckning över mötesdeltagare, en förteckning över åtföljande tjänstemän och en förteckning över observatörer eller experter som deltagit i mötet,

b)	de handlingar som lagts fram för SPS-underkommittén,

c)	de uttalanden som SPS-underkommittén önskat få förda till protokollet, och

d)	de operativa slutsatserna från mötet i enlighet med punkt 4.

3.   Utkastet till protokoll ska föreläggas SPS-underkommittén för godkännande. Det ska godkännas senast 28 kalenderdagar efter SPS-underkommitténs möte. En kopia ska översändas till var och en av de mottagare som avses i artikel 7.

4.   Utkast till operativa slutsatser från varje möte ska upprättas av SPS-underkommitténs sekreterare hos den part som är ordförande för SPS-underkommittén och skickas ut till parterna tillsammans med dagordningen, senast 15 kalenderdagar innan mötet inleds. Utkastet ska uppdateras under mötets gång, så att SPS-underkommittén i slutet av mötet, såvida parterna inte kommit överens om något annat, kan anta operativa slutsatser som återspeglar de uppföljningsåtgärder som parterna kommit överens om. Så snart man enats om de operativa slutsatserna ska de bifogas protokollet, och genomförandet av slutsatserna ska ses över under ett kommande möte i SPS-underkommittén. SPS-underkommittén ska i detta syfte anta en mall där varje åtgärd kan förbindas med en viss tidsfrist.

Artikel 11

Beslut och rekommendationer

1.   SPS-underkommittén ska ha befogenhet att anta beslut, yttranden, rekommendationer, rapporter och gemensamma åtgärder i enlighet med artikel 191 i avtalet. Dessa beslut, yttranden, rekommendationer, rapporter och gemensamma åtgärder ska antas i samförstånd av parterna efter att de respektive interna antagningsförfarandena har slutförts. Besluten ska vara bindande för parterna, som ska vidta lämpliga åtgärder för att genomföra dem.

2.   Varje beslut, yttrande, rekommendation eller rapport ska undertecknas av ordföranden för SPS-underkommittén och bestyrkas av sekreterarna för SPS-underkommittén. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 3 ska ordföranden underteckna dessa handlingar under det möte då beslutet, yttrandet, rekommendationen eller rapporten i fråga antas.

3.   SPS-underkommittén får fatta beslut, utfärda rekommendationer och anta yttranden eller rapporter genom skriftligt förfarande efter att de respektive interna antagningsförfarandena har slutförts, om parterna är överens om detta. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan sekreterarna, som ska handla i samförstånd med parterna. Förslaget ska översändas i enlighet med artikel 7, varvid det ska anges en tidsfrist på minst 21 kalenderdagar inom vilken eventuella reservationer eller ändringar ska meddelas. Ordföranden får förkorta tidsfristerna i denna punkt för att ta hänsyn till särskilda omständigheter, i samråd med parterna. När man enats om texten ska beslutet, yttrandet, rekommendationen eller rapporten undertecknas av ordföranden och bestyrkas av sekreterarna.

4.   SPS-underkommitténs akter ska benämnas ”beslut”, ”yttrande”, ”rekommendation” respektive ”rapport”. Varje beslut ska träda i kraft samma dag som det antas om inte annat anges i beslutet.

5.   Besluten, yttrandena, rekommendationerna och rapporterna ska sändas till parterna.

6.   Varje part kan besluta att offentliggöra SPS-underkommitténs beslut, yttranden och rekommendationer i sina respektive officiella kungörelseorgan.

Artikel 12

Rapporter

SPS-underkommittén ska till associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor översända en rapport om sin verksamhet samt verksamheten inom de tekniska arbetsgrupper eller de tillfälliga arbetsgrupper som SPS-underkommittén inrättat. Rapporten ska översändas 25 kalenderdagar före det ordinarie årsmötet i associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor.

Artikel 13

Språk

1.   Arbetsspråken i SPS-underkommittén ska vara engelska och rumänska.

2.   Om inget annat beslutas ska SPS-underkommittén grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på dessa språk.

Artikel 14

Kostnader

1.   Vardera parten ska stå för de kostnader som parten ådrar sig för sitt deltagande i SPS-underkommitténs möten, såväl kostnader för personal, resor och uppehälle som utgifter för post och telekommunikationer.

2.   Den part som är värd för ett möte ska stå för kostnaderna för att anordna möten och för utgifterna för mångfaldigandet av dokument.

3.   Kostnader i samband med tolkning vid möten och översättning av handlingar till eller från engelska och rumänska i enlighet med vad som avses i artikel 13.1 ska bäras av den part som är värd för mötet.

Översättning och tolkning till eller från övriga språk ska bekostas direkt av den part som begärt detta.

Artikel 15

Ändring av arbetsordningen

Denna arbetsordning får ändras genom ett beslut av SPS-underkommittén i enlighet med artikel 191.5 i avtalet.

Artikel 16

Tekniska arbetsgrupper och tillfälliga arbetsgrupper

1.   SPS-underkommittén får genom ett beslut i enlighet med artikel 191.6 i avtalet vid behov inrätta eller upplösa tekniska arbetsgrupper eller tillfälliga arbetsgrupper samt vetenskapliga grupper och expertgrupper.

2.   Sammansättningen av de tillfälliga arbetsgrupperna behöver inte begränsas till företrädare för parterna. Parterna ska se till att medlemmarna i de grupper som SPS-underkommittén inrättat respekterar eventuella konfidentialitetskrav.

3.   Om parterna inte beslutar annat ska de grupper som SPS-underkommittén inrättat arbeta under SPS-underkommitténs överinseende och rapportera till den.

4.   Mötena i arbetsgrupperna får hållas när behov uppstår, i form av personliga möten eller som video- eller telefonkonferens.

5.   SPS-underkommitténs sekretariat ska få en kopia av all relevant korrespondens, alla handlingar och alla meddelanden som rör arbetsgruppernas verksamhet.

6.   Arbetsgrupperna ska ha befogenhet att utfärda skriftliga rekommendationer till SPS-underkommittén. Rekommendationerna ska antas i samförstånd och delges SPS-underkommitténs ordförande, som ska sprida rekommendationerna i enlighet med i artikel 7.

7.   Denna arbetsordning ska i tillämpliga delar även gälla alla tekniska arbetsgrupper eller tillfälliga arbetsgrupper som SPS-underkommittén inrättar, om inte annat föreskrivs i denna artikel. Hänvisningar till associeringskommittén i dess konstellation för handelsfrågor ska förstås som hänvisningar till SPS-underkommittén.