This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(34)
Report on the annual accounts of the European Police Office for the financial year 2013, together with the Office’s replies
Rapport om årsredovisningen för Europeiska polisbyrån för budgetåret 2013, med byråns svar
Rapport om årsredovisningen för Europeiska polisbyrån för budgetåret 2013, med byråns svar
EUT C 442, 10.12.2014, p. 290–300
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
SV |
Europeiska unionens officiella tidning |
C 442/290 |
RAPPORT
om årsredovisningen för Europeiska polisbyrån för budgetåret 2013, med byråns svar
(2014/C 442/34)
INLEDNING
1. |
Europeiska polisbyrån (nedan kallad byrån) ligger i Haag och inrättades genom rådets beslut 2009/371/RIF (1). Byråns mål är att stödja och stärka medlemsstaternas polismyndigheters och andra brottsbekämpande organs insatser samt deras ömsesidiga samarbete för att förebygga och bekämpa allvarlig brottslighet som berör två eller flera medlemsstater, terrorism och sådana former av brottslighet som skadar ett gemensamt intresse som omfattas av unionens politik (2). |
INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN
2. |
I revisionsrättens revisionsmetod ingår analytiska granskningsåtgärder, en direkt granskning av transaktioner och en bedömning av nyckelkontroller i byråns system för övervakning och kontroll. Detta kompletteras (vid behov) med revisionsbevis från andra revisorers arbete och en analys av uttalanden från ledningen. |
REVISIONSFÖRKLARING
Ledningens ansvar
Revisorns ansvar
Uttalande om räkenskapernas tillförlitlighet
Uttalande om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna
|
10. |
Kommentarerna nedan påverkar inte revisionsrättens uttalande. |
KOMMENTARER OM TRANSAKTIONERNAS LAGLIGHET OCH KORREKTHET
11. |
Byrån har visserligen förbättrat utarbetandet, genomförandet och dokumentationen av upphandlingsförfaranden under årens lopp, men alla beslut 2013 grundades inte på tillräckligt specifika urvalskriterier eller på realistiska prisanbud och de fattades inte heller i enlighet med vedertagna yrkesmässiga krav. Detta påverkade upphandlingsförfarandenas ändamålsenlighet. |
KOMMENTARER OM BUDGETFÖRVALTNINGEN
12. |
Budgetgenomförandet förbättrades ytterligare 2013, och de totala överföringarna av gjorda åtaganden minskade till 9,4 miljoner euro eller 11,6 % (2012: 16,3 miljoner euro eller 19,6 %). Dock var andelen gjorda åtaganden som fördes över fortfarande stor inom avdelning II (administrativa utgifter) med 3,0 miljoner euro eller 41 % (2012: 4,2 miljoner euro eller 49 %). De gällde främst planerade ändringar av byggnaden sent på året (1,8 miljoner euro) och andra administrativa kostnader för vilka fakturor inte hade mottagits vid årets slut. |
UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS KOMMENTARER
13. |
En översikt över de korrigerande åtgärder som har vidtagits som en reaktion på revisionsrättens kommentarer från tidigare år finns i bilaga I. |
Denna rapport antogs av revisionsrättens avdelning IV, med ledamoten Pietro RUSSO som ordförande, vid dess sammanträde i Luxemburg den 16 september 2014.
För revisionsrätten
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Ordförande
(1) EUT L 121, 15.5.2009, s. 37.
(2) I bilaga II sammanfattas byråns behörighet och verksamhet i informationssyfte.
(3) I årsredovisningen ingår balans- och resultaträkningen, kassaflödesanalysen, sammanställningen av förändringar i nettotillgångarna och en sammanfattning av de viktigaste redovisningsprinciperna och andra förklarande noter.
(4) Här ingår sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet med bilaga.
(5) Artiklarna 39 och 50 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1271/2013 (EUT L 328, 7.12.2013, s. 42).
(6) De redovisningsregler som antagits av kommissionens räkenskapsförare bygger på de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (Ipsas) som ges ut av Internationella revisorsförbundet IFAC eller, när så är lämpligt, på de internationella redovisningsstandarderna International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB).
(7) Artikel 107 i förordning (EU) nr 1271/2013.
BILAGA I
Uppföljning av tidigare års kommentarer
År |
Revisionsrättens kommentar |
Genomförande av korrigerande åtgärder (Har genomförts/Pågår/Har inte genomförts/e.t.) |
2011 |
Den stora andelen överföringar och förfallna anslag och också det stora antal budgetöverföringar som gjordes 2011 tyder på svårigheter med planeringen och/eller genomförandet av byråns verksamhet. |
Har genomförts |
2011 |
Andelen betalningar i förhållande till åtaganden var låg, 34 % inom avdelning II och 45 % inom avdelning III, vilket strider mot budgetprincipen om ettårighet. |
e.t. |
2011 |
Förfaranden för att fastställa, godkänna och registrera undantag och avvikelser från principer och rutiner har inte antagits. Undantag och avvikelser registrerades i 7 % av betalningarna 2011. |
Förfaranden: Har genomförts Undantag och avvikelser: Pågår |
2011 |
Redovisningssystemet har inte godkänts fullt ut av räkenskapsföraren. Nyckelprocesser som bokslut och fastställande av personalens ekonomiska rättigheter ingår ännu inte i det. |
Har genomförts |
2011 |
Brister konstaterades när det gällde fysisk kontroll och redovisning av tillgångar före och efter flytten till de nya lokalerna. Försäkringsavtalen återspeglar inte heller värdet på byråns tillgångar. Före flytten var nettotillgångarna överförsäkrade med omkring 17 miljoner euro, medan de nu är underförsäkrade med omkring 21 miljoner euro. |
Har genomförts |
2011 |
Byråns budgetförordning hänvisar till detaljerade bestämmelser och förfaranden som anges i dess genomförandebestämmelser. De har dock ännu inte antagits. |
e.t. |
2011 |
Byrån behöver förbättra insynen i rekryteringsförfarandena betydligt: frågor till de skriftliga proven och intervjuerna fastställdes efter det att ansökningarna hade gåtts igenom av uttagningskommittén, minimikrav för att få tillträde till skriftliga prov och intervjuer eller för att tas upp på förteckningen över lämpliga sökande hade inte fastställts och uttagningskommittéerna dokumenterade inte alla sina möten och beslut. |
Har genomförts |
2012 |
Byrån förde över 1,2 miljoner euro för ändringar av lokalerna i samband med att Europeiska it-brottscentrumet inrättades. Byrån kom överens med värdstaten om ändringarna i juli 2012 men kontraktet för det arbete som behövde göras undertecknades inte förrän i april 2013. Byrån förde även över 0,1 miljoner euro för införandet av ett nytt system för personalförvaltning. Kontraktet löpte ut vid årets slut och förlängdes inte. För båda överföringarna saknades ett rättsligt åtagande vid årets slut och de var därför oriktiga. |
Har genomförts |
2012 |
Byrån begär inte regelbundet information från de anställda om hur mycket barntillägg de får från andra källor. Följaktligen påträffades ett antal fall där barntillägget inte hade minskats i motsvarande grad och de felaktigt utbetalda beloppen ska återkrävas. |
Har genomförts |
2012 |
Åtaganden på 2,6 miljoner euro (av 15 miljoner euro) som hade förts över från 2011 förföll 2012 eftersom de översteg de verkliga behoven. |
Har genomförts |
2012 |
Byrån förde över 16,3 miljoner euro av gjorda åtaganden (19,64 % av totala gjorda åtaganden) till 2013. Överföringarna gällde främst avdelning II Övriga administrativa utgifter (4,2 miljoner euro) och avdelning III Drift (11,2 miljoner euro) och hör till största delen ihop med den nya uppgift byrån fick i juni 2012 att driva Europeiska it-brottscentrumet. Genomförandet av denna uppgift ledde till att stora budgetåtaganden gjordes i slutet av året och påverkade det belopp som fördes över till 2013. |
e.t. |
2012 |
Byrån gjorde 19 budgetöverföringar till ett belopp av 4,5 miljoner euro, som påverkade 82 av de 115 budgetposterna. De gjordes främst för att köpa in it-utrustning till Europeiska it-brottscentrumet. |
Har genomförts |
2012 |
De rekryteringsförfaranden som granskades hade följande brister: frågorna till skriftliga prov och intervjuer fastställdes efter det att urvalskommittén hade gått igenom ansökningarna, det fanns inga bevis för att viktningen av de urvalskriterier som användes för att föra upp sökande på förteckningen hade antagits innan ansökningarna gicks igenom och urvalskommittéerna dokumenterade inte alla sina sammanträden och beslut på ett lämpligt sätt. |
Har genomförts |
BILAGA II
Europeiska polisbyrån (Haag)
Behörighet och verksamhet
Unionens behörighetsområden enligt fördraget (Artikel 88 i EUF-fördraget) |
”Europols uppgift ska vara att stödja och stärka medlemsstaternas polismyndigheters och andra brottsbekämpande organs insatser samt deras ömsesidiga samarbete för att förebygga och bekämpa allvarlig brottslighet som berör två eller flera medlemsstater, terrorism och sådana former av brottslighet som skadar ett gemensamt intresse som omfattas av unionens politik”. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Byråns behörighet (Rådets beslut 2009/371/RIF om inrättande av Europeiska polisbyrån (Europol)) |
Behörighet Europols behörighet ska omfatta organiserad brottslighet, terrorism och andra former av allvarlig brottslighet som berör två eller flera medlemsstater, på ett sådant sätt att det krävs en gemensam åtgärd från medlemsstaternas sida på grund av brottslighetens omfattning, betydelse och följder. Europols behörighet ska också omfatta brott som hör samman med sådan brottslighet, såsom fastställs i artikel 4.3 i rådsbeslutet. Huvuduppgifter
Ytterligare uppgifter
Dessutom bistå medlemsstaterna genom stöd, rådgivning och forskning särskilt på följande områden:
Byrån ska även verka som centralbyrå för bekämpande av förfalskning av euron i enlighet med rådets beslut 2005/511/RIF av den 12 juli 2005 om skydd av euron mot förfalskning genom att byrån utses till centralbyrå för bekämpande av förfalskning av euron. Byrån ska behandla och överföra uppgifter om finansiella betalningsmeddelanden i enlighet med avtalet mellan Europeiska unionen och Amerikas förenta stater om behandling och överföring av uppgifter om finansiella betalningsmeddelanden från Europeiska unionen till Förenta staterna i enlighet med programmet för att spåra finansiering av terrorism (TFTP). Byrån ska fortsätta sina ansträngningar för att inrätta stöd- och informationspunkten för Prümfrågor i syfte att stödja den dagliga tillämpningen av Prümbesluten i enlighet med rådets slutsatser av den 13 december 2011 om ett förstärkt genomförande av Prümbesluten. Byrån ska även stödja EU:s policycykel avseende grov och organiserad brottslighet och Empact-projekt (1) i enlighet med rådets slutsatser om inrättande och genomförande av en policycykel för EU avseende organiserad och grov internationell brottslighet och rådets efterföljande slutsatser av den 27 maj 2011 om fastställande av EU:s prioriteringar i kampen mot organiserad brottslighet 2011–2013. Byrån ska vara värd för Europeiska it-brottscentrumet och fungera som kontaktpunkt för Europas bekämpning av it-brottslighet i enlighet med rådets och Europaparlamentets meddelande COM(2012) 140 final, 28.3.2012, Brottsbekämpning i vår digitala tidsålder: inrättande av ett Europeiskt centrum mot it-brottslighet. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Organisation |
Styrelsen Styrelsen ska bestå av en företrädare för varje medlemsstat och en företrädare från kommissionen. Direktör
Extern revision Europeiska revisionsrätten. Intern revision
Dataskydd och skydd av personuppgifter
Myndighet som beviljar ansvarsfrihet Europaparlamentet på rekommendation av rådet som ska fatta sitt beslut med kvalificerad majoritet. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Medel till byråns förfogande 2013 (2012) |
Slutlig budget 2013 82,5(84,2) miljoner euro Personalstyrka 2013
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Produkter och tjänster 2013 (2012) |
Byrån som EU:s främsta stödcentrum för brottsbekämpande insatser Det operativa stödet till insatser och gemensamma utredningsgrupper innefattade databehandling, matchningsrapporter, anmälningar av underrättelser, tekniskt och forensiskt stöd och sakkunskap, tillhandahållande av mobila kontor, analysrapporter, operativ samordning vid byråns huvudkontor, operativa möten, ekonomiskt stöd etc. Än en gång ökade mängden operativt stöd till medlemsstaterna, vilket bekräftar de senaste årens trend mot ökad efterfrågan av byråns alla tjänster.
Strategisk analysförmåga Strategiska produkter, bland annat hotbildsbedömningar och lägesrapporter.
Byrån som EU:s centrum för information om brottslighet Kapacitet för informationshantering, Europols säkra kommunikationsmedel Siena (Secure Information Exchange Network Application), Europols informationssystem (EIS) och nätverket av sambandskontor:
Byrån som EU:s expertcentrum för brottsbekämpning Europols expertforum (Europol Platform for Experts, EPE), forum för utbyte och lösningar för lagring av information, kunskapsprodukter och kunskapstjänster, utbildning, konferenser och informationskampanjer:
Yttre förbindelser Byrån samarbetar med ett antal EU-partner, tredjeländer och internationella organisationer. Utbytet av information med dessa partner sker på grundval av samarbetsavtal. Strategiska avtal gör att de två berörda samarbetsparterna kan utbyta all information med undantag av personuppgifter, medan operativa avtal även gör det möjligt att utbyta personuppgifter.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
(1) Europeiska sektorsövergripande plattformen mot brottshot (Empact).
(2) Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk (ECNN).
Källa: Bilagan har tillhandahållits av byrån.
BYRÅNS SVAR
11. |
Europol bekräftar revisionsrättens kommentar, som gäller tre specifika upphandlingsförfaranden. Under första kvartalet 2014, efter det att revisionsrättens granskningsresultat lagts fram, inledde Europol en organisationsövergripande översyn av sina upphandlingsförfaranden (i synnerhet kritiska delar som anbudsinfordran, avtalsslutande och övervakning av kontrakt), med målet att förbättra den interna organisationen och dess underliggande processer (bl.a. genom kvalitetskontroller inom respektive område). |
12. |
Europol bekräftar revisionsrättens kommentar angående den stora andelen överförda åtaganden inom avdelningen administrativa utgifter och kommer att fortsätta sina ansträngningar för att i möjligaste mån minska andelen överföringar i framtiden. |