Choose the experimental features you want to try

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document C2010/303/02

    Revisionsrättens årsrapport om den verksamhet som finansieras genom åttonde, nionde, tionde Europeiska utvecklingsfonden (EUF) för budgetåret 2009 samt kommissionens svar

    EUT C 303, 9.11.2010, p. 243–272 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

    9.11.2010   

    SV

    Europeiska unionens officiella tidning

    C 303/243


    ÅRSRAPPORT OM DEN VERKSAMHET SOM FINANSIERAS GENOM ÅTTONDE, NIONDE OCH TIONDE EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN (EUF)

    2010/C 303/02

    Årsrapport om den verksamhet som finansieras genom åttonde, nionde och tionde Europeiska utvecklingsfonden (EUF)

    INNEHÅLLSFÖRTECKNING

    Inledning

    Särskilda kännetecken för Europeiska utvecklingsfonden

    Kapitel I – Genomförande av åttonde, nionde och tionde EUF

    Finansiellt genomförande

    Kommissionens årliga rapport om den ekonomiska förvaltningen av åttonde till tionde EUF

    Kapitel II – Revisionsrättens oberoende revisionsförklaring avseende EUF

    Revisionsrättens oberoende revisionsförklaring avseende åttonde, nionde och tionde Europeiska utvecklingsfonden (EUF) för budgetåret 2009

    Information till stöd för revisionsförklaringen

    Revisionens inriktning och omfattning samt revisionsmetod

    Räkenskapernas tillförlitlighet

    Transaktionernas laglighet

    Inkomster

    Åtaganden

    Betalningar

    Systemens ändamålsenlighet

    Förhandskontroller

    Uppföljning och övervakning

    Externa revisioner

    Internrevision

    Tillförlitligheten i kommissionens skriftliga uttalanden

    Slutsatser och rekommendationer

    REVISIONSRÄTTENS IAKTTAGELSER

    KOMMISSIONENS SVAR

    INLEDNING

    1.

    I denna årsrapport redovisas revisionsrättens bedömning av Europeiska utvecklingsfonderna (EUF). Nyckelinformation om vilka verksamheter som har granskats och om hur stora utgifterna har varit under 2009 finns i tabell 1 .

     

    Tabell 1 —   Europeiska utvecklingsfonden – Nyckelinformation

    (miljoner euro)

    Avdelning i budgeten

    Politikområde

    Beskrivning

    Betalningar 2009

    Budgetförvaltningsmetod

    Europeiska utvecklingsfonden

    Åttonde EUF

    Administrativa utgifter

    0

    Direkt central

    Driftsutgifter

    0

    Indirekt central

    20

    Direkt central

    152

    Decentraliserad

    0

    Gemensam

    172

    Nionde EUF

    Administrativa utgifter

    4

    Direkt central

    Driftsutgifter

    36

    Indirekt central

    439

    Direkt central

    1 188

    Decentraliserad

    177

    Gemensam

    1 844

     

    Tionde EUF

    Administrativa utgifter

    71

    Direkt central

    Driftsutgifter

    2

    Indirekt central

    663

    Direkt central

    110

    Decentraliserad

    261

    Gemensam

    1 107

     

    Totala administrativa utgifter

    75

     

    Totala driftsutgifter

    3 048

     

    Totala betalningar  (27)

    3 123

     

    Totala enskilda åtaganden  (28)

    4 141

     

    Totala övergripande åtaganden  (28)

    3 405

     

    Källa: Europeiska revisionsrätten på grundval av uppgifter från EuropeAid DataWarehouse.

    Särskilda kännetecken för Europeiska utvecklingsfonden

    2.

    Europeiska utvecklingsfonden (EUF) är huvudinstrumentet för Europeiska unionens stöd till utvecklingssamarbete till länder i Afrika, Västindien och Stillahavsområdet (AVS) och utomeuropeiska länder och territorier (ULT). Den inrättades 1957 genom Romfördraget.

     

    3.

    EUF finansieras av medlemsstaterna, styrs av en egen budgetförordning och förvaltas av en särskild kommitté. Europeiska kommissionen ansvarar för det finansiella genomförandet av transaktioner som finansieras med EUF:s resurser. Inom kommissionen förvaltas nästan alla EUF-program av Byrån för samarbete – EuropeAid (EuropeAid), som också ansvarar för förvaltningen av de flesta av de utgifter inom yttre förbindelser och utvecklingssamarbete som finansieras genom Europeiska unionens allmänna budget (1). En liten andel av EUF-projekten (2) gäller humanitärt bistånd och förvaltas av generaldirektoratet för humanitärt bistånd (GD Echo). Europeiska investeringsbanken (EIB) förvaltar investeringsstödet. Investeringsstödet omfattas inte av revisionsrättens revisionsförklaring eller av Europaparlamentets förfarande för att bevilja ansvarsfrihet (3)  (4).

     

    4.

    EUF förvaltas på tre olika sätt ( tabell 1 ): centralt, gemensamt och decentraliserat (5). Vid central förvaltning (40 % av betalningarna 2009) genomför kommissionen stödverksamheterna direkt; detta gäller i huvudsak budgetstöd. Vid gemensam förvaltning (14 % av betalningarna 2009) ansvarar internationella organisationer för att genomföra gemenskapsfinansierade åtgärder, under förutsättning att de berörda organisationernas förfaranden för bokföring, revision, kontroll och upphandling är likvärdiga med internationellt vedertagna normer. EuropeAids viktigaste partner är Förenta nationernas organ och Världsbanken. Vid decentraliserad förvaltning (46 % av betalningarna 2009) överlåter kommissionen vissa förvaltningsuppgifter till mottagarländernas myndigheter. Principen för EUF:s decentraliserade förvaltning när det gäller betalningsprocessen illustreras i diagram 1.

     

    Diagram 1 — Principen för decentraliserad förvaltning när det gäller betalningsprocessen

    Image

    5.

    EUF-insatserna genomförs i och av länder där systemen för internkontroll i regel är bristfälliga. Den bristande kapaciteten hos merparten av de nationella utanordnarna i mottagarländerna och brister i inrättandet och tillämpningen av genomförandeorganisationernas och tillsynsmännens ekonomiska förfaranden och kontroller utgör en stor risk för transaktionernas korrekthet. Det faktum att många projekt genomförs i avlägsna områden och att det förekommer konflikter i vissa regioner gör det också svårare att genomföra kontroller.

    5.

    Europeiska utvecklingsfonden (nedan kallad EUF) ska användas för att hjälpa länder som befinner sig i en svår situation och biståndspolitiken måste garantera att det är de nationella myndigheterna som tar ansvaret för utvecklingsstrategierna. Den nationella utanordnaren spelar en viktig roll i denna process. För att garantera efterlevnaden av tillämpliga förfaranden och regler har man under de senaste åren genomfört ett utbildningsprogram riktat till personalen hos de nationella utanordnarna.

    KAPITEL I —   GENOMFÖRANDE AV ÅTTONDE, NIONDE OCH TIONDE EUF

    Finansiellt genomförande

    6.

    Under 2009 genomfördes åttonde, nionde och tionde EUF samtidigt. Varje EUF-överenskommelse ingås i allmänhet för en period på ungefär fem år, medan programcyklarna i regel följer partnerskapsavtalets cykler. Trots att åtaganden ingås för medel från varje EUF för en femårsperiod kan betalningarna göras under en längre period.

    6.

    Även om varje EUF endast omfattar en period på ungefär fem år kan genomförandet av projekt och program samt därmed sammanhängande betalningar sträcka sig över en ännu längre period, vilken dock är begränsad genom budgetförordningarna.

    7.

    De totala bidragen från medlemsstaterna uppgick till 3 296 miljoner euro under 2009. Bidrag håller fortfarande på att betalas ut från nionde EUF.

     

    8.

    Tionde EUF omfattar perioden 2008–2013. Den kommer att tillhandahålla gemenskapsstöd till ett värde av 22 682 miljoner euro och trädde i kraft den 1 juli 2008. Av detta belopp fördelas 21 966 miljoner euro till AVS-länderna och 286 miljoner euro till ULT-länderna. I beloppen ingår 1 500 miljoner euro och 30 miljoner euro som avser det investeringsstöd som förvaltas av EIB för AVS- respektive ULT-länderna. Slutligen ska 430 miljoner euro användas till kommissionens utgifter för programplanering och genomförande av EUF.

     

    9.

    Tabell 2 visar det ackumulerade utnyttjandet och det finansiella genomförandet av de EUF-medel som kommissionen förvaltar. År 2009 överskreds den prognos för det finansiella genomförandet som kommissionen hade fastställt för övergripande åtaganden och enskilda åtaganden, och övergripande åtaganden uppgick till 3 406 miljoner euro och enskilda åtaganden nådde en rekordnivå (4 140 miljoner euro). Nettobetalningarna uppgick till 3 069 miljoner euro vilket motsvarade 92 % av den ursprungliga prognosen. Detta underskott förklaras av att betalningarna låg under prognosen i länder där de samrådsförfaranden som fastställs i artikel 96 i Cotonouavtalet eller andra dialogåtgärder genomfördes (6), att en del länder ännu inte hade ratificerat Cotonouavtalet (7) och att betalningarna av budgetstöd inte hade gjorts i de länder där man inte hade fått någon bekräftelse på att allmänna eller särskilda villkor hade uppfyllts (8). Utestående betalningar ökade med 3 %, vilket är rimligt med tanke på glappet mellan antalet övergripande åtaganden och nettobetalningarna under året. Samtidigt ökade gamla och vilande utestående betalningar med 23 %, vilket kan förklaras av det stora antalet övergripande åtaganden som gjordes under 2007 för att de återstående medlen i nionde EUF skulle användas, men som inte ledde till samma nivå av enskilda åtaganden.

    9.

    De exceptionella resultat som uppnåtts när det gäller övergripande och enskilda åtaganden utgör ett bevis för att kommissionens strategi, dvs. att verka för ett snabbare programgenomförande, har fungerat väl.

    Ökningen av de utestående betalningarna under 2009 beror på att det gjordes ovanligt många åtaganden under 2007 och på EUF:s projektcykel som har en genomsnittlig längd på tre år, varvid de största betalningarna vanligen sker under det första året och i slutet av det sista året.

    Tabell 2 —   Ackumulerat utnyttjande av EUF-medel per den 31 december 2009

    (miljoner euro)

     

    Läget i slutet av 2008

    Budgetgenomförande under budgetåret 2009

    Läget i slutet av 2009

    Totalt belopp

    Genomförandegrad (30)

    Åttonde EUF (31)

    Nionde EUF (31)

    Tionde EUF

    Totalt belopp

    Åttonde EUF

    Nionde EUF

    Tionde EUF

    Totalt belopp

    Genomförandegrad (30)

    A —

    MEDEL  (29)

    48 677,7

     

    0,8

    1,0

    66,6

    68,4

    10 786,7

    16 632,8

    21 326,7

    48 746,1

     

    B —   UTNYTTJANDE

    1.

    Finansiella åtaganden

    32 185,3

    66,1 %

    –41,7

    –53,8

    3 501,0

    3 405,5

    10 744,4

    16 579,0

    8 267,4

    35 590,7

    73,0 %

    2.

    Enskilda rättsliga åtaganden

    24 880,8

    51,1 %

    –41,8

    997,4

    3 184,1

    4 139,7

    10 499,1

    15 206,8

    3 314,5

    29 020,5

    59,5 %

    3.

    Betalningar  (32)

    20 031,1

    41,2 %

    152,1

    1 805,8

    1 111,4

    3 069,3

    10 082,4

    11 816,9

    1 201,1

    23 100,4

    47,4 %

    C —

    Utestående betalningar (B1-B3)

    12 154,1

    25,0 %

     

     

     

     

    662,1

    4 762,1

    7 066,3

    12 490,3

    25,6 %

    D —

    Disponibelt belopp (A-B1)

    16 492,5

    33,9 %

     

     

     

     

    42,3

    53,8

    13 059,3

    13 155,4

    27,0 %

    Källa: Revisionsrätten på grundval av EUF:s rapporter om det finansiella genomförandet och EUF:s årsredovisning per den 31 december 2009.

    Kommissionens årliga rapport om den ekonomiska förvaltningen av åttonde till tionde EUF

    10.

    Enligt budgetförordningen för tionde EUF (9) ska kommissionen varje år rapportera om den ekonomiska förvaltningen av EUF. Rapporten om den ekonomiska förvaltningen ger, enligt revisionsrättens uppfattning, en korrekt beskrivning av i vilken mån kommissionens operativa mål för budgetåret har uppfyllts (särskilt när det gäller det finansiella genomförandet och kontrollverksamheten) och av den finansiella ställningen och de händelser som har haft ett avgörande inflytande på verksamheten 2009.

     

    KAPITEL II –   REVISIONSRÄTTENS OBEROENDE REVISIONSFÖRKLARING AVSEENDE EUF

    Revisionsrättens oberoende revisionsförklaring avseende åttonde, nionde och tionde Europeiska utvecklingsfonden (EUF) för budgetåret 2009

    9 september 2010

    Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

    Ordförande

    Europeiska revisionsrätten

    12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxemburg, LUXEMBURG

    INFORMATION TILL STÖD FÖR REVISIONSFÖRKLARINGEN

    Revisionens inriktning och omfattning samt revisionsmetod

    11.

    Iakttagelserna om tillförlitligheten i EUF:s räkenskaper, som finns i punkterna VI och VII i revisionsförklaringen, bygger på en revision av den konsoliderade årsredovisningen (14) och den konsoliderade rapporten om det finansiella genomförandet av åttonde, nionde och tionde EUF (15). Revisionen omfattade en rad lämpliga revisionsåtgärder som valdes ut så att underlagen för beloppen och uppgifterna skulle kunna granskas med hjälp av stickprov. Vid revisionen gjordes en bedömning av de redovisningsprinciper som hade tillämpats, ledningens viktigaste beräkningar och den övergripande redovisningen av de konsoliderade räkenskaperna.

     

    12.

    Revisionsrättens övergripande revisionsmetod när det gäller korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för räkenskaperna beskrivs i del 2 av bilaga 1.1 till revisionsrättens årsrapport för 2009 om genomförandet av budgeten. Iakttagelserna om korrektheten i EUF:s transaktioner, som finns i punkterna VIII–X i revisionsförklaringen, bygger på följande:

    a)

    Substansgranskning av ett representativt statistiskt urval av 220 poster, som motsvarar 50 finansiella och enskilda åtaganden och 170 mellanliggande betalningar och slutbetalningar som gjorts av EuropeAids huvudkontor och delegationerna. Vid behov besökte revisionsrätten genomförandeorganisationer och slutliga stödmottagare på plats för att kontrollera de underliggande betalningar som hade redovisats i de finansiella rapporterna eller kostnadsredovisningarna.

    b)

    Bedömning av ändamålsenligheten i systemen för övervakning och kontroll vid EuropeAids huvudkontor och delegationerna. Bedömningen omfattade följande:

    i)

    Utanordnarnas, inbegripet de nationella utanordnarna, förhandskontroller av kontrakt och betalningar.

    ii)

    Uppföljning och övervakning.

    iii)

    Externa revisioner.

    iv)

    Internrevision.

    c)

    Uppföljningen av tidigare iakttagelser sammanfattas i bilaga 4 .

     

    Räkenskapernas tillförlitlighet

    13.

    Revisionsrätten anser att EUF:s räkenskaper för det budgetår som slutade den 31 december 2009 i allt väsentligt ger en rättvisande bild av EUF:s finansiella ställning och av resultatet av transaktioner och kassaflöden för året i enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen och de redovisningsregler som räkenskapsföraren har antagit.

     

    14.

    EUF:s årsredovisning för 2009 är den första som har gjorts med hjälp av det nya redovisningssystemet för periodiserad redovisning ABAC-EUF (samma system som används för Europeiska unionens allmänna budget). Det infördes i februari 2009 efter det att migrationsprocessen från det tidigare kassabaserade redovisningssystemet (OLAS) hade avslutats på ett framgångsrikt sätt. Det nya systemet ger bättre stöd till den periodiserade rapporteringen, till exempel genom att det inte längre behövs lika många manuella justeringar för att få periodiserade räkenskaper vid årets slut. ABAC-EUF har därmed stärkt redovisningsmiljön.

     

    15.

    Vid EuropeAids efterhandskontroller konstaterades en ökad frekvens av inkodningsfel (16). Vid revisionsrättens revision av årsredovisningen konstaterades visserligen inga väsentliga fel som berodde på detta, men de är fortfarande en källa till oro eftersom de kan påverka exaktheten i de uppgifter som används för att utarbeta årsredovisningen, särskilt när det gäller periodavgränsningen vid årets slut.

    15.

    I vissa fall kan migreringen till nya datasystem för projektförvaltning ha skapat oreda i inkodningen av datum. Byrån för samarbete EuropeAid (nedan kallad EuropeAid) har anordnat ett stort antal kurser både vid delegationerna och vid huvudkontoret för att detta system ska kunna användas på rätt sätt.

    I slutet av 2009 inrättade EuropeAids centrala avdelningar dessutom en avdelning som fick i uppdrag att övervaka kvaliteten på den information som inkodas i det gemensamma systemet för information inom Relex (Cris-systemet), vilket bör leda till ökad tillförlitlighet hos de data som används i årsredovisningen.

    Enligt revisionsrättens påpekande hade detta dock ingen väsentlig inverkan på de årliga räkenskaperna.

    16.

    Såsom kommissionen meddelade i sitt svar på revisionsrättens årsrapport om EUF för 2008 (17) har den förbättrat sin metod för att beräkna de belopp som ska avsättas för inkommande fakturor. Vid revisionen bekräftade revisionsrätten att metoden tillämpades korrekt och konstaterade att det belopp för upplupna kostnader som anges i årsredovisningen inte innehåller några väsentliga fel.

     

    17.

    I anmärkning 2.2 till årsredovisningen om det löpande beloppet för garantier som tagits emot i form av förhandsfinansiering ingick ett belopp på 413,6 miljoner euro vid utgången av 2009. Revisionsrätten drar slutsatsen att detta belopp redovisades 82,3 miljoner euro eller 19,9 % för lågt.

    17.

    Kommissionen godtar denna iakttagelse och utanordnaren noterar nödvändiga korrigeringar 2010.

    Kommissionen noterar att revisionsrätten kunnat konstatera ett enda misstag på 3,5 miljoner euro i ett urval av 39 kontrakt som extrapolerats.

    18.

    Det belopp för innehållna garantier som anges i anmärkning 5.1 till årsredovisningen uppgick till 186,2 miljoner euro vid utgången av 2009. Revisionsrätten drar slutsatsen att beloppet redovisades 58,4 miljoner euro eller 31,4 % för högt.

    18.

    Kommissionen godtar denna iakttagelse, men noterar att revisionsrätten kunnat konstatera ett enda misstag i ett urval av 39 kontrakt som extrapolerats.

    Transaktionernas laglighet

    19.

    Resultatet av transaktionsgranskningen sammanfattas i bilaga 1 .

     

    Inkomster

    20.

    Vid granskningen av de transaktioner som gäller inkomster fann revisionsrätten inte några väsentliga fel.

     

    Åtaganden

    21.

    Vid sin revision av åtaganden fann revisionsrätten inte några väsentliga fel men en hög frekvens av icke kvantifierbara fel. De fel som upptäcktes gällde efterlevnad av anbudsförfarandena, rättsliga tidsfrister för undertecknande av kontrakt och bestämmelser om obligatoriska garantier. I fråga om budgetstödåtaganden konstaterade revisionsrätten att när det gäller kommissionens dynamiska tolkning (18) visade EuropeAid på ett formaliserat och strukturerat sätt att man uppfyllde kraven i Cotonouavtalet.

    21.

    Kommissionen understryker att inga betalningar gjorts utan täckning av en finansiell garanti. Kommissionen gläder sig över att det kunnat konstateras att berättigandet till budgetstöd redovisats på ett enhetligt och strukturerat sätt.

    Betalningar

    22.

    Vid revisionen av betalningarna fann revisionsrätten inte några väsentliga fel (19). Den upptäckte dock några fel som analyseras i punkterna 23–25.

     

    Projektbetalningar

    23.

    De främsta typerna av kvantifierbara fel i projektbetalningar som upptäcktes var följande:

    a)

    Exakthet: räknefel.

    b)

    Inträffande: fakturor eller andra styrkande handlingar för utförda tjänster eller levererade varor saknades.

    c)

    Stödberättigande: utgifter uppstod utanför genomförandeperioden eller gällde poster som inte fanns i kontraktet, moms betalades ut felaktigt eller obligatoriska påföljder tillämpades inte.

     

    24.

    De icke kvantifierbara felen gällde främst bristande efterlevnad av tillämpningsbestämmelser för bankgarantier, som kan få en ekonomisk effekt om kontraktsparten är insolvent, och felaktiga beräkningar av kontraktparters återbetalning av förskott.

    24.

    Kommissionen påpekar att alla räknefel när det gäller återbetalning av förskott hade korrigerats före kontraktets slut.

    Betalningar av budgetstöd

    25.

    Revisionsrättens granskning av betalningar av budgetstöd visade att de innehöll en hög frekvens av icke kvantifierbara fel på grund av att man inte på ett formaliserat och strukturerat sätt kunde visa att betalningsvillkoren var uppfyllda. Den främsta förklaringen var att man i delegationens bedömningsrapporter om förvaltningen av de offentliga finanserna inte förklarade vilka kriterier framstegen skulle bedömas mot (det vill säga de steg som skulle ha tagits och de resultat som uppnåtts under den aktuella perioden) eller redogjorde för gjorda framsteg och skälen till att reformprogrammet kanske inte hade genomförts enligt den stödmottagande regeringens plan. Dessa fel gällde dock främst betalningar som hade gjorts enligt nionde EUF:s finansieringsöverenskommelser (som inte hade någon tydlig bedömningsram) och kompletterande betalningar av budgetstöd som gjorts inom Flex-instrumentet Vulnerability (V) (sårbarhet) och B-anslagen (katastrofbistånd) för att kompensera för den sociala och ekonomiska effekten av den globala finanskrisen och de skenande matpriserna. Förutom i ett fall innehöll de betalningar som gjordes enligt tionde EUF:s finansieringsöverenskommelser inte några sådana fel (se punkt 32).

    25.

    Kommissionen välkomnar iakttagelsen att det skett en betydande förbättring av redovisningen av berättigande under tionde EUF, vilket förklaras av de tydligare bedömningsramar som nu används rutinmässigt.

    Kommissionen inser att det som behövs för att man ska kunna åstadkomma en fortsatt förbättring och avskaffa detta slags fel är en ytterligare förstärkning av den strukturerade metod som används för att redovisa framsteg i förvaltningen av de offentliga finanserna. Kommissionen har därför utarbetat en reviderad ram för övervakning och rapportering av de framsteg som görs i förvaltningen av offentliga finanser, vilken bygger på att man redovisar uppnådda resultat i förhållande till de mål som ursprungligen fastställts. Denna reviderade ram blev klar i juni 2010 och de länderrapporter som använder denna kommer att ligga till grund för bedömningen av berättigande när det gäller utbetalningar under återstoden av 2010 och därefter. Mot denna bakgrund hoppas kommissionen att den i kommande revisionsförklaringar ska kunna redovisa fortsatta framsteg när det gäller icke-kvantifierbara fel på detta område.

    Vad gäller de krisinstrument som det hänvisas till (Flex-instrumentet Vulnerability (V) (sårbarhet) och B-anslagen) har kommissionen fortsatt att vara sträng vid bedömningen av berättigande, såsom framgår av det faktum att det inte beviljades några utbetalningar för ett antal program.

    Systemens ändamålsenlighet

    26.

    Resultatet av granskningen av systemen sammanfattas i bilaga 2 .

     

    27.

    Såsom anges i punkt 3 är EuropeAids uppdrag att genomföra merparten av de instrument för externt bistånd (20) som finansieras genom Europeiska unionens allmänna budget och EUF. Revisionsrättens iakttagelser om både ändamålsenligheten i systemen för övervakning och kontroll och tillförlitligheten i generaldirektörens årliga verksamhetsrapport och förklaring gäller därför, om inget annat anges, EuropeAids hela ansvarsområde.

     

    28.

    Revisionsrätten bedömde att EuropeAids system för övervakning och kontroll generellt är delvis ändamålsenliga.

    28.

    EuropeAid har utformat sina kontroller så att de omfattar de fleråriga projektens hela livscykel. EuropeAid anser att dessa övervaknings- och kontrollsystem är effektiva och dessutom har förbättrats år från år. Den anser vidare att det faktum att revisionsrätten har kunnat konstatera en ökning av antalet helt korrekta betalningar i sitt urval utgör ett bevis för detta. Revisionsrättens rekommendationer från tidigare år har genomförts och många av de förbättringar detta har gett upphov till har noterats av revisionsrätten, vilket innebär att många av de väsentliga elementen i de viktigaste kontrollsystemen har bedömts vara effektiva.

    Förhandskontroller

    EuropeAids huvudkontor

    29.

    Revisionsrätten bedömde att utanordnarnas förhandskontroller vid EuropeAids huvudkontor var ändamålsenliga.

     

    Delegationer

    30.

    Revisionsrätten bedömde att utanordnarnas förhandskontroller vid delegationerna var delvis ändamålsenliga när det gällde att upptäcka och korrigera fel.

    30.

    Kommissionen genomför kontinuerligt utbildningsinsatser för sin personal vid huvudkontoret och delegationerna med hjälp av ett omfattande utbildningsprogram som skräddarsytts för att passa utbildningsbehoven på området förvaltning av externt bistånd.

    31.

    När det gäller projektbetalningar upptäckte revisionsrätten brister i de kontroller som görs av utgifternas stödberättigande, beräkningen av begärda belopp och tillgången till nödvändiga styrkande handlingar.

     

    32.

    När det gäller budgetstöd bekräftades vid revisionsrättens revision de förbättringar som noterades i årsrapporten för 2008 om EUF (21). Tionde EUF:s finansieringsöverenskommelser har tydligare ramar för bedömningen av de allmänna villkoren för stödberättigande. När det gäller kriteriet för stödberättigande avseende förvaltning av de offentliga finanserna hänvisas i finansieringsöverenskommelserna till de bedömningssystem som regeringar, kommissionen och andra givare har kommit överens om. Dessa omfattar resultatbedömningsramar (Performance Assessment Frameworks) som ska användas vid gemensamma årliga granskningar av budgetstöd. Tillämpningen av sådana ramar för att fastställa prioriterade mål, tidsplaner och de källor till information som ska användas underlättar formaliserade och strukturerade bedömningar av framsteg och ger därmed större insyn i besluten om utbetalningar. De särskilda villkoren för resultatgrundade utbetalningar av varierande delbelopp är dock ofta inte tillräckligt tydliga när det gäller målvärden för indikatorer, kontrollkällor och beräkningsmetoder, vilket kan begränsa insynen i besluten om utbetalningar.

    32.

    Kommissionen välkomnar revisionsrättens konstaterande att det skett en varaktig förbättring när det gäller att skapa tydligare ramar för bedömningen av de allmänna villkoren för stödberättigande.

    Kommissionen är medveten om betydelsen av att det skapas tydlighet även när det gäller de särskilda villkoren för resultatgrundade utbetalningar. I lämpliga fall har kommissionen formellt följt upp revisionsrättens särskilda iakttagelser i detta hänseende genom en revidering av respektive finansieringsöverenskommelse. Denna fråga har även behandlats i samband med EuropeAids sakkunnigbedömning (kvalitetsgranskningsgruppen) inför utarbetandet av nya program.

    33.

    En annan förbättring som noterades 2009 var att kommissionen har utfärdat en ny vägledning om budgetstöd till bräckliga stater, där den kräver att vissa mycket grundläggande delar ska finnas på plats när det gäller system för förvaltning av de offentliga finanserna innan budgetstöd kan beviljas. Kommissionen fastställde också en ändrad betalningsgång som innebär att de finansiella och operativa kontrollerna under den process då betalningarna godkänns får en mer logisk ordningsföljd.

    33.

    Kommissionen välkomnar revisionsrättens erkännande av dessa två viktiga bidrag som har till syfte att säkra att budgetstöd tillhandahålls på ett mer strukturerat och enhetligare sätt.

    Uppföljning och övervakning

    Delegationer

    34.

    Revisionsrätten bedömde att delegationernas uppföljning och övervakning var delvis ändamålsenlig.

     

    35.

    Liksom tidigare år konstaterade revisionsrätten att den bristande kapaciteten hos de flesta nationella utanordnarna i de stödmottagande länderna ledde till dåligt dokumenterade och icke ändamålsenliga kontroller. Delegationerna ger ofta tekniskt stöd för att stärka kapaciteten, men ofta med begränsat resultat, antingen på grund av att de nationella utanordnarna inte utför sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt eller på grund av begränsade resurser eller hög personalomsättning.

    35.

    Förutom det stöd och tekniska bistånd som de nationella utanordnarna får av delegationerna så erbjuder EuropeAid årligen ett stort antal kurser till personalen hos de nationella utanordnarna och berörda fackministerier. Det finns även utförlig information om tillämpliga förfaranden på EuropeAids hemsida.

    36.

    Revisionsrättens revision visade också på brister i de ekonomiska förfaranden och kontroller som görs av genomförandeorganisationer och tillsynsmän:

    a)

    Bristfälliga kontroller av utgifternas stödberättigande, otillfredsställande arkivering och bevarande av styrkande handlingar, bristfälliga kontroller av redovisningen som inte garanterar att utgifterna bokförs och rapporteras korrekt eller som inte förhindrar att räknefel uppstår.

    b)

    När det gäller vissa byggentreprenadkontrakt: otillräckliga kontroller av kontraktparternas fakturor.

    36.

    Kommissionen noterar att de verktyg för kontroll och förfaranden som införts under de senaste åren har gett resultat. Den lovar dock att fortsätta med sina utbildningsinsatser och sin information om förvaltnings- och kontrollverktygen.

    a)

    Kommissionen räknar med att stödmottagarna ska få tillgång till verktygen för ekonomisk förvaltning i slutet av 2010. Verktygen för ekonomisk förvaltning har huvudsakligen till syfte att ge grundläggande praktisk vägledning i ett användarvänligt format för att hjälpa stödmottagarna att efterleva reglerna för ekonomisk förvaltning när det gäller EU-finansierade biståndsåtgärder.

    37.

    Delegationerna var i regel medvetna om dessa brister och satte begränsad tilltro till kontrollerna; till exempel gjorde de om en del kontroller, de krävde obligatoriska och riskbaserade revisioner och utgiftskontroller innan projekten avslutades i ekonomiskt hänseende eller beställde tekniska revisioner av pågående byggentreprenadkontrakt. Delegationerna har dock begränsade resurser vilket ofta begränsar deras kapacitet att genomföra vissa verksamheter, till exempel övervakning av projekt på plats, utbildning och projektförvaltningsstöd.

    37.

    Delegationerna genomför ett stort antal extra kontroller för att kompensera för de nationella utanordnarnas brister.

    EuropeAids huvudkontor

    38.

    Revisionsrätten bedömde att uppföljningen och övervakningen vid EuropeAids huvudkontor var ändamålsenlig.

     

    39.

    Revisioner som görs på uppdrag enligt ramkontraktsöverenskommelsen ger värdefull information om brister som påverkar projektens kontrollsystem och om storleken och karaktären på de utgifter som potentiellt är icke stödberättigande. EuropeAids huvudkontor analyserar resultaten varje år och följer upp återkommande iakttagelser med genomförandeorganisationerna. Iakttagelserna kan handla om att dokumentation saknas eller är otillräcklig och om att felaktiga upphandlingsförfaranden används. EuropeAid håller för närvarande framför allt på att ta fram verktyg för ekonomisk förvaltning som ska åtgärda orsakerna till felen genom att öka genomförandeorganisationernas kunskap om och förståelse av reglerna för ekonomisk förvaltning. År 2009 gjorde EuropeAids huvudkontor 14 kontrollbesök. Dessutom besökte de geografiska direktoraten delegationerna på eget initiativ. Allt detta ledde till värdefull utbildning och värdefullt stöd samt relevanta rekommendationer om hur internkontrollen kan förbättras vid de granskade delegationerna.

    39.

    Kommissionen uttrycker sin tillfredställelse över att revisionsrätten är positiv till de åtgärder som EuropeAid vidtagit för att följa upp revisioner och genomföra övervakningsbesök.

    40.

    EuropeAids huvudkontors analys av delegationernas halvårsvisa förvaltningsrapporter om externt stöd visar att en hög omsättning och svårigheter att hitta personal med lämpliga expertkunskaper, särskilt till bräckliga länder, var det vanligaste hindret för att stödet skulle kunna genomföras ändamålsenligt. Antalet lediga tjänster vid delegationerna ingår i EuropeAids riskregister som en allvarlig risk för 2010.

    40.

    Mot bakgrund av att kommissionen för en nolltillväxtpolitik när det gäller antalet tjänster fram till 2013 kommer EuropeAid i stället att använda sig av en aktiv personalpolitik inom ramen för sina befogenheter för att lösa bemanningsfrågorna vid sina delegationer. Det är främst inom personalkategorin kontraktsanställda som det finns ett behov av att tillsätta lediga tjänster. Det är egentligen inte en fråga om hög personalomsättning, utan snarare om att hitta personal som har de rätta kunskaperna. Rekryteringen som tidigare sköttes av huvudkontoret har nu delegerats till cheferna för delegationerna i syfte att korta ner denna alltför tidskrävande process. Samtidigt fortsätter EuropeAid att begära att det regelbundet ska tas fram reservlistor som innehåller ett tillräckligt antal kandidater för att det ska vara möjligt att rekrytera alla de typer av profiler som behövs för alla kategorier av länder.

    41.

    EuropeAids huvudkontor granskar efterlevnadsaspekter genom efterhandskontroller av transaktioner. EuropeAid beslutade 2009 att utöka omfattningen av dessa kontroller så att de även omfattade finansieringsöverenskommelser och kontraktsförfaranden med verkan från och med 2010. Dessutom tänker EuropeAid göra en övergripande genomgång av sin metod under 2010 för att undersöka nya sätt att ytterligare förbättra relevansen och ändamålsenligheten i sådana kontroller när det gäller granskning av korrektheten i underliggande transaktioner och kvaliteten på de förhandskontroller som genomförs av utanordnarna.

     

    Externa revisioner

    42.

    Revisionsrätten bedömde att de externa revisionerna var ändamålsenliga när det gällde EuropeAids huvudkontor och delvis ändamålsenliga när det gällde delegationerna.

     

    43.

    Vid revisionen konstaterade revisionsrätten att förvaltningen av externa revisioner förbättrades markant under 2009. De årliga revisionsplanerna togs fram på grundval av strukturerade riskbedömningar som hade gjorts i enlighet med EuropeAids riktlinjer. Revisioner genomfördes vid lämplig tidpunkt och genomförandegraden när det gällde den konsoliderade årliga revisionsplanen förbättrades jämfört med tidigare år.

     

    44.

    De nya direktiv som antogs i oktober 2007 användes på lämpligt sätt, vilket främjade en mer standardiserad revisionsmetod. I de fall som granskades av revisionsrätten hade man hörsammat revisionsslutsatserna, särskilt när det gällde den finansiella korrigeringen av icke stödberättigande belopp genom återkrav eller avdrag på efterföljande betalningar eller slutbetalningar. Den fulla effekten av de förbättrade direktiven var dock inte synlig 2009 eftersom många slutliga revisionsrapporter fortfarande byggde på de tidigare direktiven, som inte var lika tydliga, särskilt i fråga om hur revisionsuttalandet skulle formuleras.

    44.

    Mer än 95 % av de revisionsrapporter som lämnades av ramentreprenörerna för 2009 tillhandahölls i ett format som följer de nya direktiv som antogs den 1 oktober 2007, vilket är att jämföra med 40 % för 2008 (se den årliga verksamhetsrapporten, fotnot 38 i avsnitt 3.1.2.1.2).

    45.

    Det finns fortfarande flera områden som måste förbättras. Personalbegränsningar vid delegationerna begränsar kapaciteten att inleda riskbaserade revisioner eftersom obligatoriska revisioner prioriteras. Detta gör också att det avslutande revisionsarbetet tar längre tid, vilket medför en risk för att icke stödberättigande utgifter kan bli omöjliga att återvinna.

    45.

    Det stämmer visserligen att brist på personal kan leda till att det avslutande revisionsarbetet drar ut på tiden, men risken för att medel blir omöjliga att återvinna är ändå ytterst liten, eftersom det stora flertalet av revisionsrapporter måste ha inkommit innan kommissionen kan göra sin slutbetalning.

    Under 2009 fortsatte EuropeAid sina insatser på revisionsområdet och genomförde 6 EUF-utbildningar som omfattade 15 delegationer i vilka 180 delegationsanställda och 220 personer utifrån (personal från utanordnarna, ministerier, projektledare, icke-statliga organisationer och revisionsfirmor) deltog.

    46.

    Cris-Audit har ökat EuropeAids kapacitet att övervaka revisionsverksamheter och även att samla in, analysera och följa upp granskningsresultat och rekommendationer. Liksom tidigare år (22) och trots påminnelser från EuropeAids huvudkontor och uppdaterade riktlinjer registrerar dock inte alla delegationer uppgifter i tid och på ett fullständigt sätt. Detta påverkar tillförlitligheten i de samlade uppgifter som används som ledningsinformation, till exempel typ av revisionsuttalanden och nivåer av icke stödberättigande utgifter. Cris-Audit ger dessutom inte alltid korrekta uppgifter om kostnaderna för revisionerna och är inte heller utformat för att ge information om finansiella korrigeringar som gjorts som en följd av revisionerna. Detta har lett till att EuropeAid ännu inte använder den fulla potentialen av detta verktyg, särskilt när det gäller att garantera att revisionsstrategin är kostnadseffektiv.

    46.

    Delegationerna påminns regelbundet om att de måste uppdatera uppgifterna i Cris-Audit kontinuerligt, t.ex. i samband med seminarier och kurser. Sedan februari 2010 gäller att så snart ett kontrakt om en revision undertecknats (Cris-kontrakt) förs dagen för undertecknandet automatiskt in i Cris-Audit. Dessutom är den nya resultatsidan mer komplett och enklare att fylla i och det går inte att avsluta en revision utan att ha fyllt i detta fält. Detta omfattar revisionsuttalandet och uppgift om storleken på de icke-stödberättigade utgifterna. Information om de betalningskrav som utfärdats till följd av revisionerna ingår i Cris-modellen för betalningskrav. Det skulle eventuellt behövas vissa förbättringar i konsolideringssyfte, vilket dock förutsätter en ytterligare utveckling av IT-systemen. Det finns information om storleken på de slutliga icke-stödberättigade utgifter som hade upptäckts och korrigerats vid tidpunkten för slutbetalningen. Dessa utgjorde endast 0,7 % av värdet av fakturabeloppen 2009.

    Internrevision

    47.

    Revisionsrätten bedömde att internrevisionen var delvis ändamålsenlig.

    47.

    Kommissionen anser att Aidcos internrevision fungerade under 2009, fastän det förekommit ett avbrott i verksamheten. Trots att tjänsten som enhetschef för internrevisionsenheten var obesatt under perioden 1 juli–15 november genomförde denna enhet ändå nio uppföljningsrevisioner (åtta var planerade). Av de fyra nya revisioner som planerats för 2009 inlämnades en slutlig revisionsrapport och två utkast till revisionsrapport under 2009 (motsvarande 85 % av en slutlig revisionsrapport enligt den metod som tillämpas av tjänsten för internrevision [IAS]).

    48.

    Internrevisionsfunktionen fungerade i enlighet med målet att ge generaldirektören säkerhet om att processerna för riskhantering, kontroll och inre styrning är ändamålsenliga och effektiva. Den operativa kapaciteten hindrades dock i stor utsträckning på grund av personalbrister som låg utanför dess kontroll; bland annat var enhetschefen borta större delen av året. Därför kunde internrevisionsfunktionen inte genomföra sin arbetsplan för 2009 fullt ut. I sin rapport om den andra uppföljningsrevisionen av valideringen av självbedömningen av EuropeAids internrevisionsfunktion tog tjänsten för internrevision återigen upp den långa tid som EuropeAids ledning behöver för att följa upp internrevisionsfunktionens rekommendationer.

     

    Tillförlitligheten i kommissionens skriftliga uttalanden

    49.

    Resultatet av granskningen av kommissionens skriftliga uttalanden sammanfattas i bilaga 3 .

     

    50.

    Den årliga verksamhetsrapporten ger en rättvisande bild av genomförandet och resultaten av de olika befintliga systemen för övervakning och kontroll. Den är tydlig och informativ, framför allt tack vare att kvantitativa indikatorer används. I rapporten anges att med tanke på utformningen och resultaten av den fleråriga kontrollstrukturen tror inte EuropeAid att den kvarstående felprocenten i dess portfölj förtjänar en reservation i generaldirektörens förklaring (23). Det ges dock inga bevis som styrker detta påstående. Eftersom det inte finns någon nyckelindikator för den beräknade finansiella inverkan av kvarstående fel efter det att alla förhands- och efterhandskontroller har genomförts (24) kan EuropeAid inte visa att den finansiella inverkan av brister och fel fortfarande ligger under den fastställda väsentlighetströskeln.

    50.

    Kommissionen anser att de kvalitativa och kvantitativa indikatorerna i de fyra centrala delarna för revisionsförklaringen i den årliga verksamhetsrapporten verkligen gav stöd för generaldirektörens försäkran om att han uppnått rimlig säkerhet. EuropeAid tillstår dock att vissa indikatorer i den fleråriga kontrollramen kan förbättras ytterligare och 2010 började man således gå igenom vilka metoder som eventuellt skulle kunna användas för att mäta den beräknade finansiella inverkan av kvarstående fel.

    51.

    När det gällde budgetåret 2009 förklarade EuropeAids generaldirektör att han hade uppnått rimlig säkerhet om att befintliga kontrollförfaranden gav nödvändiga garantier för att transaktionerna var korrekta. Revisionsrätten kan inte bekräfta detta påstående. Den konstaterade att EuropeAids system var delvis ändamålsenliga och att betalningarna generellt innehöll väsentliga fel. Även om betalningarna från EUF inte innehöll några väsentliga fel, innehöll EuropeAids betalningar från gemenskapens allmänna budget för yttre förbindelser och utvecklingssamarbete väsentliga fel (25). Revisionsrätten anser att generaldirektörens förklaring och årliga verksamhetsrapport ger en delvis rättvisande bedömning av den ekonomiska förvaltningen i fråga om korrekthet.

     

    Slutsatser och rekommendationer

    52.

    På grundval av sitt revisionsarbete drar revisionsrätten slutsatsen att EUF:s räkenskaper för det budgetår som slutade den 31 december 2009 i allt väsentligt ger en rättvisande bild av EUF:s finansiella ställning och av resultatet av transaktioner och kassaflöden under året i enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen och de redovisningsregler som antagits av räkenskapsföraren. Revisionsrätten vill uppmärksamma iakttagelserna i punkterna 17 och 18 om beloppen för garantier.

     

    53.

    På grundval av sitt revisionsarbete drar revisionsrätten följande slutsatser för det budgetår som slutade den 31 december 2009:

    a)

    EUF:s inkomster innehöll inte några väsentliga fel.

    b)

    EUF:s åtaganden innehöll inte några väsentliga fel, men en hög frekvens av icke kvantifierbara fel.

    c)

    EUF:s betalningar innehöll inte några väsentliga fel. De innehöll dock många icke kvantifierbara fel.

     

    54.

    Såsom revisionsrätten redan konstaterade i sin årsrapport om EUF för 2008 (26) har EuropeAid infört en heltäckande kontrollstrategi. År 2009 fortsatte EuropeAid att göra stora förbättringar av utformningen och genomförandet av sina system för övervakning och kontroll men brister kvarstår på en del områden. På grundval av sitt revisionsarbete drar revisionsrätten slutsatsen att EuropeAids system för övervakning och kontroll var delvis ändamålsenliga när det gällde att garantera att betalningarna var korrekta. Följande rekommendationer bör beaktas i detta sammanhang:

    54.

    EuropeAid har utformat sina kontroller så att de omfattar de fleråriga projektens hela livscykel. EuropeAid anser att dessa övervaknings- och kontrollsystem är effektiva och dessutom har förbättrats år från år. Den anser vidare att det faktum att revisionsrätten har kunnat konstatera en ökning av antalet helt korrekta betalningar i sitt urval utgör ett bevis för detta. Revisionsrätten rekommendationer från tidigare år har genomförts och många av de förbättringar detta har gett upphov till har noterats av revisionsrätten, vilket innebär att många av de väsentliga elementen i de viktigaste kontrollsystemen har bedömts vara effektiva.

    a)

    EuropeAid bör när det gäller den planerade genomgången av den övergripande kontrollstrategin ta fram en nyckelindikator för den beräknade finansiella inverkan av kvarstående fel efter det att alla förhands- och efterhandskontroller har genomförts som bygger på till exempel en granskning av ett representativt statistiskt urval av avslutade projekt.

    a)

    Kommissionen inleder arbetet med att gå igenom vilka metoder som skulle kunna användas för att utveckla en nyckelindikator för mätningen av den beräknade finansiella inverkan av kvarstående fel under 2010, i enlighet med vad som angivits i kommissionens svar på årsrapporten för 2008.

    b)

    EuropeAid bör vid denna genomgång bedöma kostnadseffektiviteten i de olika kontrollerna, särskilt i systemet för efterhandskontroll av transaktioner.

    b)

    Kommissionen inledde arbetet med en översyn av sin kontrollstrategi i början av 2010, i enlighet med vad som angivits kommissionens svar på årsrapporten för 2008. Kommissionen kommer att utarbeta ett meddelande om acceptabel felrisk på området externt bistånd under 2010.

    c)

    EuropeAid bör färdigställa och sprida verktyg för ekonomisk förvaltning som är inriktade på den höga inneboende risken för fel vid genomförandeorganisationer och hos kontraktsparter och stödmottagare samt se till att det finns tillräckliga kunskaper om ekonomisk förvaltning och regler för stödberättigande.

    c)

    Verktygen för ekonomisk förvaltning kommer att färdigställas under 2010 och hänsyn kommer att tas till de frågor som tagits upp av revisionsrätten.

    d)

    EuropeAid bör fortsätta sina ansträngningar för att se till att delegationerna registrerar uppgifter i Cris-Audit i tid och på ett fullständigt sätt.

    d)

    EuropeAid kommer att fortsätta verka för att se till att inkodningen av information i Cris-Audit sker så snabbt som möjligt och på ett korrekt sätt.

    e)

    Utformningen av Cris-Audit bör ändras så att det ger information om beloppen för slutliga icke stödberättigande utgifter och om finansiella korrigeringar som gjorts efter det att det kontradiktoriska förfarandet med revisionsobjektet har avslutats.

    e)

    Storleken på de icke-stödberättigade utgifterna måste registreras i Cris-Audit innan en revisionspost avslutas (obligatoriskt fält sedan februari 2010). Information om de betalningskrav som utfärdats till följd av revisionerna ingår i Cris-modellen för betalningskrav. Det skulle eventuellt behövas vissa förbättringar i konsolideringssyfte, vilket dock förutsätter en ytterligare utveckling av IT-systemen. Det finns information om storleken på de slutliga icke-stödberättigade utgifter som hade upptäckts och korrigerats vid tidpunkten för slutbetalningen. Dessa utgjorde endast 0,7 % av värdet av fakturabeloppen 2009.

    55.

    Revisionsrätten rekommenderar följande när det gäller budgetstöd:

    55.

    a)

    EuropeAid bör se till att det i de särskilda villkoren för resultatbaserade varierande delbelopp tydligt anges indikatorer, mål, beräkningsmetoder och kontrollkällor.

    a)

    Kommissionen är medveten om vikten av att fastställa prestandamål, beräkningsmetoder och kontrollkällor. Denna fråga ägnas större uppmärksamhet i samband med EuropeAids sakkunnigbedömning (kvalitetsgranskningsgruppen) inför utarbetandet av nya program.

    b)

    EuropeAid bör se till att delegationerna i sina rapporter på ett strukturerat och formaliserat sätt visar vilka framsteg som gjorts när det gäller förvaltningen av de offentliga finanserna och tydligt fastställer kriterier som framstegen kan bedömas mot (det vill säga resultaten som den mottagande regeringen måste uppnå under den aktuella perioden) och redogör för gjorda framsteg och skälen till att reformprogrammet kanske inte har genomförts enligt planen.

    b)

    Kommissionen har utarbetat en reviderad ram för övervakning och rapportering av framsteg i förvaltningen av de offentliga finanserna som är inriktad på att redovisa uppnådda resultat i förhållande till de mål som ursprungligen fastställts. Denna reviderade ram blev klar i juni 2010 och de länderrapporter som använder denna kommer att ligga till grund för bedömningen av berättigande när det gäller utbetalningar under återstoden av 2010 och därefter.

    (1)  Se kapitel 6 i revisionsrättens årsrapport 2009 om genomförandet av budgeten.

    (2)  Motsvarande 0,9 % av betalningarna 2009.

    (3)  Se artiklarna 118, 125 och 134 i rådets förordning (EG) nr 215/2008 av den 18 februari 2008 med budgetförordning för tionde Europeiska utvecklingsfonden (EUT L 78, 19.3.2008, s. 1). I sitt yttrande nr 9/2007 över förslaget till denna budgetförordning (EUT C 23, 28.1.2008) betonade revisionsrätten att dessa bestämmelser medför att räckvidden av Europaparlamentets befogenhet att bevilja ansvarsfrihet minskar.

    (4)  Ett trepartsavtal mellan EIB, kommissionen och revisionsrätten (artikel 134 i förordningen av den 18 februari 2008 med budgetförordning för tionde Europeiska utvecklingsfonden, som nämns ovan) reglerar revisionsrättens granskning av denna verksamhet.

    (5)  Artiklarna 21–29 i förordningen med budgetförordning för tionde EUF.

    (6)  Madagaskar, Mauretanien, Niger och Guinea Conakry.

    (7)  Sudan och Ekvatorialguinea.

    (8)  Malawi, Haiti, Demokratiska republiken Kongo och Etiopien.

    (9)  Artiklarna 118 och 124.

    (10)  De konsoliderade årsredovisningarna omfattar balansräkningen, resultaträkningen, tabellen över kassaflöden och förteckning över Europeiska utvecklingsfondens fordringar.

    (11)  I enlighet med artiklarna 2, 3, 4, 125.4 och 134 i budgetförordningen för tionde EUF innebär detta att revisionsförklaringen inte omfattar den del av EUF:s medel som förvaltas av EIB och under dennas ansvar.

    (12)  Vid kommissionen omfattar ledningen institutionens ledamöter, utanordnare genom delegering eller vidaredelegering, räkenskapsförare och chefer vid ekonomi-, revisions- och kontrollenheter. I mottagarländerna omfattar ledningen nationella utanordnare, räkenskapsförare, utbetalande organ och chefer vid genomförandeorganen.

    (13)  De redovisningsregler som EUF:s räkenskapsförare har antagit baseras på International Public Sector Accounting Standards (IPSAS, redovisningsstandarder för offentliga sektorn) som ges ut av International Federation of Accountants (IFAC, internationella revisorsförbundet) eller, när sådana inte finns, på International Accounting Standards (IAS, internationellt accepterade redovisningsnormer)/International Financial Reporting Standards (IFRS, internationella redovisningsstandarder) som ges ut av International Accounting Standards Board (IASB, internationell organisation). I enlighet med budgetförordningen har de konsoliderade årsredovisningarna för budgetåret 2009 upprättats på grundval av de redovisningsregler som har antagits av EUF:s räkenskapsförare. Dessa redovisningsregler är baserade på principerna för periodiserad redovisning och har anpassats till de särskilda förhållanden som råder inom gemenskaperna. De konsoliderade rapporterna om genomförandet av EUF baseras däremot fortfarande i första hand på in- och utbetalningar.

    (14)  Se artikel 122 i förordningen av den 18 februari 2008 med budgetförordning för tionde EUF: Årsredovisningarna ska innehålla en balansräkning, ett uttalande om det ekonomiska resultatet, en tabell över kassaflöden och en förteckning över EUF:s fordringar.

    (15)  Se artikel 123 i förordningen av den 18 februari 2008 med budgetförordning för tionde EUF: Rapporterna om det finansiella genomförandet ska innehålla förteckningar över anslagsposter, åtaganden och betalningar.

    (16)  Till exempel kontraktstyp och start- och slutdatum för kontrakt.

    (17)  Punkt 15 (EUT C 269, 10.11.2009).

    (18)  Se punkterna 28 och 29 i särskild rapport nr 2/2005 om EUF:s budgetstöd till AVS-länderna (EUT C 249, 7.10.2005).

    (19)  Revisionsrätten har fastställt väsentlighetströskeln till 2 %.

    (20)  Förutom föranslutningsstöd, stöd till Västra Balkan, humanitärt bistånd, makroekonomiskt stöd, den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken (Gusp) och mekanismen för akuta ingripanden.

    (21)  Punkt 46.

    (22)  Punkt 39 i årsrapporten om EUF för 2008.

    (23)  Sidan 56.

    (24)  Se punkterna 29 och 54 i revisionsrättens årsrapport om EUF för 2008.

    (25)  Se kapitel 6 i revisionsrättens årsrapport om genomförandet av budgeten 2009.

    (26)  Punkt 55.

    (27)  Bruttobetalningar, exklusive återkrav.

    (28)  Totalsummorna av enskilda och övergripande åtaganden innehåller anslag som dragits tillbaka.

    Källa: Europeiska revisionsrätten på grundval av uppgifter från EuropeAid DataWarehouse.

    (29)  Ursprungliga anslag till åttonde, nionde och tionde EUF, medfinansiering, räntor, övriga medel, medel som förts över från tidigare EUF och migrationsjusteringar.

    (30)  I procent av medel.

    (31)  Negativa belopp motsvarar anslag som dragits tillbaka.

    (32)  Nettobetalningar efter återbetalningar.

    Källa: Revisionsrätten på grundval av EUF:s rapporter om det finansiella genomförandet och EUF:s årsredovisning per den 31 december 2009.


    BILAGA 1

    RESULTAT AV TRANSAKTIONSGRANSKNINGEN AVSEENDE EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN

     

    2009

    2008

    2007

    Projekt

    Budgetstöd

    Totalt

    URVALETS STORLEK OCH SAMMANSÄTTNING

    Totalt antal åtaganden:

    40

    10

    50

    45

    60

    Totalt antal transaktioner (varav):

    150

    20

    170

    170

    148

     

    Förskott

    0

    0

    0

    40

    0

     

    Mellanliggande bet./Slutbet.

    150

    20

    170

    130

    148

    RESULTAT AV GRANSKNINGEN

    (i procent och antal transaktioner)

    Transaktioner som inte innehåller fel

    80 %

    {120}

    65 %

    {13}

    78 %

    {133}

    76 %

    63 %

    Transaktioner som innehåller fel

    20 %

    {30}

    35 %

    {7}

    22 %

    {37}

    24 %

    37 %

    ANALYS AV DE TRANSAKTIONER SOM INNEHÅLLER FEL

    (i procent och antal transaktioner)

    Analys per feltyp

    Icke kvantifierbara fel

    57 %

    {17}

    100 %

    {7}

    65 %

    {24}

    61 %

    49 %

    Kvantifierbara fel

    43 %

    {13}

    0 %

    {0}

    35 %

    {13}

    39 %

    51 %

    avseende

    stödberättigande

    23 %

    {3}

    0 %

    {0}

    23 %

    {3}

    44 %

    68 %

    inträffande

    23 %

    {3}

    0 %

    {0}

    23 %

    {3}

    38 %

    21 %

    riktighet

    54 %

    {7}

    0 %

    {0}

    54 %

    {7}

    19 %

    11 %

    BERÄKNAD INVERKAN AV DE KVANTIFIERBARA FELEN

    Mest sannolik felprocent:

     

     

    < 2 %

    X

     

     

    2–5 %

     

    X

    X

    > 5 %

     

     

     


    BILAGA 2

    RESULTAT AV GRANSKNINGEN AV SYSTEMEN AVSEENDE EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN OCH UTVECKLINGSBISTÅND INOM DEN ALLMÄNNA BUDGETEN

    Bedömning av utvalda system för övervakning och kontroll

    Aktuellt system

    Förhandskontroller

    Uppföljning och övervakning

    Externa revisioner

    Interna revisioner

    Samlad bedömning

    EuropeAids huvudkontor

     

     

     

     

     

    Delegationerna

     

     

     

    e.t.

     


    Samlad bedömning av system för övervakning och kontroll

    Samlad bedömning

    2009

    2008

    2007

     

     

     


    Förklaring

     

    Ändamålsenligt

     

    Delvis ändamålsenligt

     

    Ej ändamålsenligt

    e.t.

    Ej tillämpligt: gäller inte eller har inte bedömts.


    BILAGA 3

    RESULTAT AV GRANSKNINGEN AV KOMMISSIONENS SKRIFTLIGA UTTALANDEN AVSEENDE EUROPEISKA UTVECKLINGSFONDEN OCH UTVECKLINGSBISTÅND INOM DEN ALLMÄNNA BUDGETEN

    Granskade generaldirektorat

    Typ av förklaring från generaldirektören (1)

    Reservation

    Revisionsrättens iakttagelser

    Samlad bedömning av tillförlitligheten

    EuropeAid

    utan reservation

    e.t.

    EuropeAid har infört en heltäckande kontrollstrategi och fortsatt att göra stora förbättringar av utformningen och genomförandet av sina system för övervakning och kontroll. Vid revisionen konstaterade dock revisionsrätten att det fortfarande finns brister i vissa kontroller och att betalningarna innehöll väsentliga fel.

    B

    A:

    Generaldirektörens förklaring och den årliga verksamhetsrapporten ger en rättvisande bild av den ekonomiska förvaltningen när det gäller korrekthet.

    B:

    Generaldirektörens förklaring och den årliga verksamhetsrapporten ger en delvis rättvisande bild av den ekonomiska förvaltningen när det gäller korrekthet.

    C:

    Generaldirektörens förklaring och den årliga verksamhetsrapporten ger inte en rättvisande bild av den ekonomiska förvaltningen när det gäller korrekthet.


    (1)  Generaldirektören har enligt sin revisionsförklaring uppnått rimlig säkerhet om att de kontrollförfaranden som införts ger nödvändiga garantier för att transaktionerna är korrekta.

    A:

    Generaldirektörens förklaring och den årliga verksamhetsrapporten ger en rättvisande bild av den ekonomiska förvaltningen när det gäller korrekthet.

    B:

    Generaldirektörens förklaring och den årliga verksamhetsrapporten ger en delvis rättvisande bild av den ekonomiska förvaltningen när det gäller korrekthet.

    C:

    Generaldirektörens förklaring och den årliga verksamhetsrapporten ger inte en rättvisande bild av den ekonomiska förvaltningen när det gäller korrekthet.


    BILAGA 4

    UPPFÖLJNING AV DE VIKTIGASTE IAKTTAGELSERNA I REVISIONSFÖRKLARINGEN

     

    Revisionsrättens iakttagelser

    Revisionsrättens analys

    Revisionsrättens rekommendationer

    Kommissionens svar

    1.

    Slutsatserna om hur resultaten av de olika kontrollerna bidrar till generaldirektörens säkerhet skulle kunna vara tydligare och en nyckelindikator borde tas fram för den uppskattade ekonomiska inverkan av kvarstående fel efter det att alla förhands- och efterhandskontroller har genomförts. (Punkt 54 i årsrapporten för 2008.)

    Den årliga verksamhetsrapporten för 2009 ger en rättvisande bild av genomförandet och resultaten av de olika befintliga systemen för övervakning och kontroll. Den är tydlig och informativ. framför allt tack vare att kvantitativa indikatorer används. Den visar dock inte på ett tydligt sätt att resultaten av de olika kontrollerna bidrar till att ge generaldirektören rimlig säkerhet om att den finansiella inverkan av brister och kvarstående fel fortfarande ligger under de fastställda väsentlighetskriterierna.

    EuropeAid bör vid den planerade genomgången av den övergripande kontrollstrategin ta fram en nyckelindikator för den beräknade finansiella inverkan av kvarstående fel efter det att alla förhands- och efterhandskontroller har genomförts.

    Kommissionen har börjat överväga olika möjliga metoder för att ta fram en nyckelindikator för den beräknade finansiella inverkan av kvarstående fel 2010, såsom anges i kommissionens svar på årsrapporten för 2008.

    2.

    Förhandskontrollerna bör förbättras genom att man i större utsträckning inriktar dem på de största riskerna. (Punkt 55 a i årsrapporten för 2008.)

    Det kvarstår brister i kontrollerna av utgifternas stödberättigande, beräkningen av begärda belopp och tillgången till nödvändiga styrkande handlingar.

    EuropeAid bör färdigställa och sprida verktyg för ekonomisk förvaltning som är inriktade på den höga inneboende risken för fel vid genomförandeorganisationer och hos kontraktsparter och stödmottagare samt se till att det finns tillräckliga kunskaper om ekonomisk förvaltning och regler för stödberättigande.

    Verktygen för ekonomisk förvaltning kommer att färdigställas under 2010 och vederbörlig hänsyn kommer att tas till de frågor som revisionsrätten tar upp.

    3.

    Årliga revisionsplaner bör utarbetas på grundval av en mer strukturerad riskanalys och en mer realistisk bedömning av tillgängliga resurser för detta ändamål. (Punkt 55 b i årsrapporten för 2008.)

    De årliga revisionsplanerna utarbetades på grundval av en strukturerad riskbedömning i enlighet med EuropeAids riktlinjer. Personalbegränsningar vid delegationerna begränsar kapaciteten att inleda riskbaserade revisioner eftersom obligatoriska revisioner prioriteras. Detta gör också att det avslutande revisionsarbetet tar längre tid, vilket medför en risk för att icke stödberättigande utgifter kan bli omöjliga att återvinna.

    Tillfredsställande åtgärder har vidtagits när det gäller den årliga revisionsplaneringsprocessen.

    Kommissionen instämmer i att stora förbättringar har gjorts av revisionsplaneringsprocessen.

    4.

    Genomförandet av de årliga revisionsplanerna bör övervakas noggrant under hela året så att betydande avvikelser kan upptäckas och korrigerande åtgärder vidtas i tid. (Punkt 55 c i årsrapporten för budgetåret 2008.)

    EuropeAids huvudkontor, inbegripet de geografiska direktoraten, övervakar regelbundet genomförandet över tid. Vid behov utreder man avvikelser och vidtar korrigerande åtgärder.

    Tillfredsställande åtgärder har vidtagits.

    Kommissionen instämmer i att stora förbättringar har gjorts när det gäller övervakningen av genomförandet av de årliga revisionsplanerna.

    5.

    Funktionerna hos Cris-Audit bör utvecklas så att övervakningen av revisionsverksamheter blir effektivare och mer ändamålsenlig och även analysen och uppföljningen av granskningsresultat och rekommendationer. (Punkt 55 d i årsrapporten för 2008.)

    Cris-Audit ger inte alltid korrekta uppgifter om kostnaderna för revisionerna och ger inte heller någon information finansiella korrigeringar som gjorts som ett resultat av revisionerna.

    Utformningen av Cris-Audit bör ändras så att det ger information om beloppen för slutliga icke stödberättigande utgifter och finansiella korrigeringar som gjorts efter det att revisionsavslutningsprocessen med revisionsobjektet har avslutats.

    Efter de förbättringar som gjordes av Cris-Audit i februari 2010 måste beloppet av icke stödberättigande kostnader anges innan ett revisionsärende kan avslutas. När det gäller återkrav som utfärdas som ett resultat av revisionerna ingår denna information i Cris-modulen för återkrav.

    6.

    EuropeAid bör se till att delegationerna registrerar uppgifter i Cris-Audit på ett fullständigt sätt och i tid. (Punkt 55 e i årsrapporten för 2008.)

    Trots påminnelser från EuropeAids huvudkontor och uppdaterade riktlinjer registrerar inte alla delegationer uppgifter i tid och på ett fullständigt sätt. Detta påverkar tillförlitligheten i de aggregerade uppgifter som används som ledningsinformation, till exempel typ av revisionsuttalande och nivåer av icke stödberättigande utgifter.

    EuropeAid bör fortsätta sina ansträngningar för att se till att delegationerna registrerar uppgifter i Cris-Audit i tid och på ett fullständigt sätt.

    EuropeAid fortsätter sina ansträngningar för att se till att uppgifter registreras korrekt och i tid i Cris-Audit.

    7.

    Mot bakgrund av resultaten av den metod som det direktorat som ansvarar för AVS-länderna använder bör EuropeAid göra en översyn av systemet för efterhandskontroll av transaktioner för att bedöma om det finns behov av att utöka omfattningen av sådana kontroller och om detta är genomförbart. (Punkt 55 f i årsrapporten för 2008.)

    EuropeAid utökade omfattningen av dessa kontroller under 2009 så att de även omfattade finansieringsöverenskommelser och kontraktsförfaranden. EuropeAid tänker göra en övergripande genomgång av sin metod under 2010 för att undersöka nya sätt att ytterligare förbättra relevansen och ändamålsenligheten i sådana kontroller när det gäller granskning av korrektheten i underliggande transaktioner och kvaliteten på de förhandskontroller som genomförs av utanordnarna.

    EuropeAid bör vid denna genomgång bedöma kostnadseffektiviteten i de olika kontrollerna, särskilt i systemet för efterhandskontroll av transaktioner, och undersöka om en årlig revision av ett representativt statistiskt urval av avslutade projekt är relevant och genomförbar.

    Kommissionen började gå igenom sin kontrollstrategi (däribland en möjlig indikator för procenten av kvarstående fel på grundval av en revision av ett representativt statistiskt urval av avslutade projekt) i början av 2010, såsom anges i kommissionens svar på årsrapporten för 2008. Kommissionen kommer att utfärda ett meddelande om acceptabel risk för fel på området för externa åtgärder under 2010.

    8.

    EuropeAid bör fortsätta sina ansträngningar att underbygga besluten om berättigande till budgetstöd och för att på ett strukturerat och formaliserat sätt visa att mottagarlandet har ett relevant reformprogram som ska åtgärda alla större brister inom en överskådlig framtid och att landet åtar sig att genomföra det. (Punkt 56 a i årsrapporten för 2008.)

    Tionde EUF:s finansieringsöverenskommelser har tydligare ramar för bedömningen av de allmänna villkoren för stödberättigande. När det gäller kriteriet för stödberättigande avseende förvaltning av de offentliga finanserna hänvisas i finansieringsöverenskommelserna till de bedömningssystem som regeringar, kommissionen och andra givare har kommit överens om. Dessa omfattar resultatbedömningsramar (Performance Assessment Frameworks) som ska användas vid gemensamma årliga granskningar av budgetstöd. Tillämpningen av sådana ramar för att fastställa prioriterade mål, tidsplaner och de källor till information som ska användas underlättar formaliserade och strukturerade bedömningar av framsteg och ger därmed större insyn i besluten om utbetalningar.

    Tillfredsställande åtgärder har vidtagits.

    Kommissionen instämmer i att stora förbättringar har gjorts av beslutsramen när det gäller berättigande till budgetstöd och villkoren för utbetalning.

    9.

    EuropeAid bör se till att alla kommande finansieringsöverenskommelser ger en heltäckande och tydlig grund för bedömningen av att betalningsvillkoren uppfylls. (Punkt 56 b i årsrapporten för 2008.)

    De särskilda villkoren för resultatgrundade utbetalningar av varierande delbelopp är ofta inte tillräckligt tydliga när det gäller målvärden för indikatorer, verifieringskällor och beräkningsmetoder, vilket kan begränsa insynen i besluten om utbetalningar.

    EuropeAid bör se till att de särskilda villkoren för resultatbaserade varierande delbelopp tydligt anger indikatorer, mål, beräkningsmetoder och kontrollkällor.

    Kommissionen inser vikten av större tydlighet när målvärden, beräkningsmetoder och kontrollkällor fastställs. Denna fråga får större uppmärksamhet under EuropeAids sakkunnigbedömning (peer review) (kvalitetsstödgrupp) vid diskussionerna om nya program.


    Top