1)

Europeiska ekonomiska och sociala kommittén (EESK) har befogenhet att genomföra administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden i enlighet med tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen (nedan kallade tjänsteföreskrifterna) och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen (nedan kallade anställningsvillkoren), som fastställs i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (2), och i enlighet med EESK:s beslut nr 635/05 A av den 7 december 2005 om allmänna genomförandebestämmelser för disciplinära förfaranden och administrativa utredningar.

2)

Enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (3) utför Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) interna utredningar vid EU:s samtliga institutioner, organ och byråer. Den 13 januari 2016 undertecknade EESK och Olaf gemensamma administrativa arrangemang för att tillhandahålla en strukturerad ram för samarbete och underlätta ett snabbt informationsutbyte dem emellan.

3)

I enlighet med artiklarna 22a och 22b i tjänsteföreskrifterna och artiklarna 11 och 81 i anställningsvillkoren är EESK:s anställda skyldiga att rapportera potentiellt olaglig verksamhet, inklusive bedrägeri och korruption, som skadar unionens intressen. De anställda är även skyldiga att rapportera beteenden i samband med tjänsteutövningen som kan innebära ett allvarligt åsidosättande av de förpliktelser som åligger unionens tjänstemän. Detta regleras internt i EESK:s beslut nr 053/16 A av den 2 mars 2016 om regler för visselblåsning.

4)

EESK har infört en policy för att förebygga och på ett ändamålsenligt sätt hantera faktiska eller potentiella fall av mobbning eller sexuella trakasserier på arbetsplatsen, i enlighet med EESK:s beslut nr 200/14 A av den 26 september 2014 om förfaranden för att förebygga och hantera mobbning och sexuella trakasserier på arbetsplatsen inom EESK:s sekretariat. I beslutet fastställs ett informellt förfarande och ett formellt förfarande. I det informella förfarandet kan den person som anser sig vara utsatt för trakasserier kontakta EESK:s konfidentiella rådgivare, och tillsättningsmyndigheten kan vidta åtgärder innan en formell administrativ utredning inleds vid behov.

5)

I enlighet med artikel 24 i tjänsteföreskrifterna och artiklarna 11 och 81 i anställningsvillkoren har EESK:s anställda rätt till bistånd i förfaranden mot en person som uttalat hotelser eller förolämpningar eller varit upphov till ärekränkande handlingar eller yttranden, eller angrepp på person eller egendom som de eller en medlem av deras familj utsätts för på grund av deras ställning eller uppgifter. EESK:s anställda har rätt att lämna in framställningar till tillsättningsmyndigheten i enlighet med artikel 25 i tjänsteföreskrifterna och artiklarna 11 och 81 i anställningsvillkoren eller ansökningar i enlighet med artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna och artiklarna 46 och 124 i anställningsvillkoren. I enlighet med artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna och artiklarna 46 och 124 i anställningsvillkoren har EESK:s anställda också rätt att framföra klagomål över en åtgärd som går dem emot.

6)

EESK genomför urvalsförfaranden för urval, rekrytering, tillsättning och bedömning av sina anställda, i enlighet med artiklarna 29 och 43 i tjänsteföreskrifterna och artiklarna 12 och 82 i anställningsvillkoren.

7)

EESK:s anställda har rätt att ta del av sin hälsojournal i enlighet med artikel 26a i tjänsteföreskrifterna och artiklarna 11 och 81 i anställningsvillkoren.

8)

EESK har befogenhet att genomföra interna utredningar i enlighet med artikel 74.8 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 (4) (nedan kallad budgetförordningen) och kontroller i den mening som avses i artikel 116.4 i budgetförordningen.

9)

EESK är föremål för internrevisioner av sin verksamhet som utförs av internrevisorn i enlighet med artikel 118 i budgetförordningen.

10)

EESK genomför upphandlingsförfaranden i enlighet med avdelning VII i budgetförordningen.

11)

I samband med sådana administrativa utredningar, revisioner och kontroller samarbetar EESK med andra av unionens institutioner, organ och byråer.

12)

EESK kan samarbeta med nationella myndigheter i tredjeländer och internationella organisationer, på deras begäran eller på eget initiativ.

13)

EESK kan även samarbeta med EU-medlemsstaternas offentliga myndigheter, på deras begäran eller på eget initiativ. Detta samarbete kan också omfatta informationsutbyte i samband med brottsutredningar eller finansiella utredningar.

14)

EESK deltar i mål vid Europeiska unionens domstol när kommittén hänskjuter en fråga till domstolen, försvarar ett beslut som den har fattat och som har överklagats till domstolen eller intervenerar i mål som är relevanta för dess arbetsuppgifter. I samband med detta kan EESK behöva säkerställa konfidentialiteten för personuppgifter som finns i handlingar från parterna eller intervenienterna.

15)

EESK vidtar de åtgärder som krävs för att garantera säkerheten för personer, tillgångar och information. Dessa åtgärder, till exempel utredningar för att fastställa om beslut nr 222/19 A (5) har överträtts, kan hanteras internt eller med externt deltagande.

16)

I enlighet med artikel 45.2 andra meningen i förordningen får dataskyddsombudet, på eget initiativ eller på begäran av den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet, personalkommittén eller varje berörd enskild person, utreda frågor och händelser som har direkt samband med hans eller hennes arbetsuppgifter och som kommer till hans eller hennes kännedom.

17)

För att fullgöra sina arbetsuppgifter samlar EESK in och behandlar information och flera kategorier av personuppgifter, bland annat identifieringsuppgifter om fysiska personer, kontaktuppgifter, yrkesroller och arbetsuppgifter, information om privat och yrkesmässig etik och prestation samt finansiella uppgifter. Kommittén, företrädd av sin ordförande, fungerar som personuppgiftsansvarig.

18)

Enligt förordningen ska EESK därför tillhandahålla de registrerade information om denna behandling och respektera deras rättigheter som registrerade.

19)

EESK kan behöva förena dessa rättigheter med syftena med administrativa utredningar, revisioner, kontroller och domstolsförfaranden. EESK kan även behöva ställa en registrerads rättigheter mot andra registrerades grundläggande rättigheter och friheter. I detta syfte ger artikel 25 i förordningen EESK möjlighet att på stränga villkor begränsa tillämpningen av artiklarna 4, 14–22 och 35 samt, under extraordinära omständigheter, artikel 36 i förordningen, i den mån dess bestämmelser motsvarar de rättigheter och skyldigheter som fastställs i artiklarna 14–22. Om begränsningar inte föreskrivs i en rättsakt som har antagits på grundval av fördragen är det nödvändigt att anta interna regler enligt vilka EESK får begränsa dessa rättigheter.

20)

EESK kan till exempel behöva begränsa den information som en registrerad tillhandahålls beträffande behandlingen av hans eller hennes personuppgifter inom ramen för verksamhet som föregår ett beslut om att inleda en administrativ utredning eller under själva utredningen, innan ärendet eventuellt avskrivs eller innan ett disciplinärt förfarande inleds. Under vissa omständigheter kan tillhandahållandet av sådan information allvarligt påverka EESK:s förmåga att genomföra utredningen på ett ändamålsenligt sätt, till exempel när det finns en risk för att den berörda personen förstör bevisning eller påverkar eventuella vittnen innan de kan höras. EESK kan också behöva skydda såväl vittnens som andra berörda personers rättigheter och friheter.

21)

Det kan vara nödvändigt att skydda anonymiteten för ett vittne eller en visselblåsare som har bett om att inte bli identifierad. I ett sådant fall kan EESK besluta att begränsa åtkomsten till sådana personers identitet, uttalanden och andra personuppgifter för att skydda deras rättigheter och friheter.

22)

Det kan vara nödvändigt att skydda konfidentiell information om en anställd som har kontaktat EESK:s konfidentiella rådgivare inom ramen för det informella förfarandet. I sådana fall kan EESK behöva begränsa åtkomsten till identiteten hos, uttalandena av och andra personuppgifter om den person som anser sig vara utsatt för trakasserier, den person som påstås utföra trakasserierna och andra berörda personer för att skydda alla berörda personers rättigheter och friheter. Samma begränsning kan vara nödvändig även inom ramen för det formella förfarandet.

23)

I samband med förfaranden för urval, rekrytering, tillsättning och bedömning av anställda samt offentlig upphandling kan rätten till tillgång, rättelse, radering och begränsning kanske bara utövas vid särskilda tidpunkter och enligt de villkor som fastställts i de berörda förfarandena, i syfte att skydda andra registrerades rättigheter och respektera principerna om likabehandling och konfidentiella överläggningar.

24)

EESK bör enbart tillämpa begränsningar om de respekterar andemeningen i de grundläggande rättigheterna och friheterna, är absolut nödvändiga och utgör en proportionell åtgärd i ett demokratiskt samhälle. EESK:s beslut att införa sådana begränsningar bör motiveras.

25)

I enlighet med principen om ansvarsskyldighet bör EESK föra register över sin tillämpning av begränsningar.

26)

När EESK behandlar personuppgifter som utbyts med andra organisationer i samband med dess arbetsuppgifter, bör EESK och dessa organisationer samråda med varandra om potentiella grunder för att införa begränsningar och om huruvida dessa begränsningar är nödvändiga och proportionella, såvida detta inte skulle äventyra EESK:s verksamhet.

27)

Enligt artikel 25.6 i förordningen ska den personuppgiftsansvarige informera de registrerade om de huvudsakliga skälen till begränsningen och om deras rätt att ge in ett klagomål till datatillsynsmannen.

28)

Enligt artikel 25.8 i förordningen har EESK rätt att skjuta upp, utelämna eller neka tillhandahållandet av information till den registrerade om skälen till tillämpningen av en begränsning om detta på något sätt skulle upphäva begränsningens verkan. EESK bör i varje enskilt fall bedöma huruvida att delge den registrerade begränsningen skulle upphäva dess verkan.

29)

EESK bör upphäva begränsningen så snart som de förhållanden som motiverat den inte längre är tillämpliga och bör regelbundet bedöma dessa förhållanden.

30)

För att garantera starkast tänkbara skydd för de registrerades rättigheter och friheter och i enlighet med artikel 44.1 i förordningen bör dataskyddsombudet rådfrågas i god tid om tillämpningen av eventuella begränsningar och kontrollera att de är förenliga med detta beslut.

31)

I artiklarna 15.4 och 16.5 i förordningen föreskrivs undantag från de registrerades rätt till information. När undantag är tillämpliga behöver EESK inte tillämpa en begränsning enligt detta beslut.