1.   Ta sklep določa pravila za upravljanje zapisov in arhivov ENVP v papirni ali elektronski obliki ter ohranjanje in odpiranje arhivov ENVP za javnost.

2.   Ta sklep se uporablja za zapise, ki jih hrani ENVP, in za njegove arhive, ne glede na njihovo obliko, medij, starost ali lokacijo.

3.   Ta sklep se uporablja za vse člane osebja ENVP, za katere veljajo Kadrovski predpisi in pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, tj. uradnike, začasne uslužbence in pogodbene uslužbence. Uporablja se tudi za napotene nacionalne strokovnjake in pripravnike.

4.   Ta sklep se ne uporablja za člane osebja sekretariata Evropskega odbora za varstvo podatkov (EOVP). Kot je navedeno v oddelku IV, odstavek 2, točka (iv), Memoranduma o soglasju med Evropskim odborom za varstvo podatkov in Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov (8), je upravljanje zapisov vključeno na seznam nalog, ki jih mora izvajati sekretariat EOVP v skladu s členom 75(6) Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta (9).

1.   Zapisi ENVP se ustvarijo v obliki elektronskih evidenc in se hranijo v njegovih uradnih elektronskih odložiščih. Vendar se lahko zapisi v izjemnih okoliščinah – na primer zaradi pravnih ali protokolnih obveznosti, kadar dokumenta ni mogoče digitalizirati zaradi oblike/velikosti ali zaradi posebne in edinstvene vrednosti analogne različice – ustvarijo na drugem mediju ali hranijo v drugi obliki.

2.   Zapisi v analogni obliki, ki jih pripravi ali prejme ENVP, se sistematično digitalizirajo in zajamejo v uradnem elektronskem odložišču. Tako nastala elektronska digitalizirana različica od tega trenutka naprej nadomesti veljavnost analogne različice.

3.   Službe ENVP zagotovijo, da se e-poštni zapisi, ki vsebujejo dokaze in informacije o njihovih dejavnostih in transakcijah, opredelijo, upravljajo in ohranijo v skladu z zahtevami glede upravljanja zapisov, določenimi v tem sklepu.

4.   Vsi zapisi, ki jih je ustvaril ali prejel član osebja v zvezi z uradnim delom ENVP ali zaradi njega, so last ENVP.

1.   Službe ENVP redno pregledujejo vrste informacij, ki so bile ustvarjene ali prejete med opravljanjem njihovih zadevnih dejavnosti, da opredelijo, katere informacije je treba zajeti v uradnem elektronskem odložišču, in da ob upoštevanju konteksta, v katerem so bile pripravljene, organizirajo njihovo upravljanje v njihovem celotnem življenjskem ciklu.

2.   Zajeti zapisi se ne spreminjajo. Lahko se odstranijo ali nadomestijo s poznejšimi različicami, dokler se spis, v katerega spadajo, ne zaključi.

1.   Dokumenti, ki jih pripravi ali prejme ENVP, morajo biti registrirani v enem od sistemov za upravljanje zapisov, če vsebujejo pomembne informacije, ki niso kratkotrajne, ali če bi lahko vključevali ukrepanje ali nadaljnje ukrepanje služb ENVP.

2.   Vsak dokument ali vsebino s sodelovalnih delovnih platform, ki izpolnjuje merila iz odstavka 1, je treba evidentirati v enem od uradnih sistemov ENVP za upravljanje zapisov.

3.   Sistemi zapisov morajo generirati edinstvene identifikatorje za registrirane zapise.

4.   Tajni dokumenti se registrirajo samo v odobrenih sistemih za upravljanje zapisov, ki so namenjeni za ravnanje z dokumenti zahtevane stopnje tajnosti.

1.   ENVP uporablja in vzdržuje načrt razvrščanja, ki odraža njegove dejavnosti.

2.   Registrirani zapisi so organizirani v spisih, ti spisi pa so povezani z delom načrta razvrščanja, v katerem so opisane dejavnosti v okviru njihovega ustvarjanja.

3.   Za vsako zadevo, ki spada v pristojnost določene službe ENVP, je treba pripraviti en sam uradni spis. Vsak uradni spis mora biti dopolnjen z zapisi, ki so bili ustvarjeni ali prejeti v zvezi z zadevno zadevo.

1.   Dokument, ki ga pripravi ali prejme ENVP, se šteje za veljaven ali dopusten za namene registracije, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

2.   Elektronska oblika, ustvarjena z digitalizacijo analognega dokumenta, ki ga je pripravil ali prejel ENVP, se šteje za veljavno ali dopustno za namene registracije, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

Kadar se ne zahteva podpisani analogni dokument, se lahko taka elektronska oblika uporabi za kakršno koli izmenjavo informacij in za kateri koli notranji postopek ENVP.

3.   Kadar določba prava Unije ali nacionalnega prava zahteva podpisan izvirnik dokumenta, dokument, ki ga pripravi ali prejme ENVP, izpolnjuje to zahtevo, če vsebuje kar koli od naslednjega:

4.   Kadar poseben postopek ENVP zahteva podpis pooblaščene osebe ali odobritev določene osebe v eni ali več fazah postopka, se postopek lahko upravlja z računalniškimi sistemi, če je lahko identiteta vsake osebe jasno in nedvoumno ugotovljena in če zadevni sistem zagotavlja jamstvo, da vsebina med postopkom ni spremenjena.

1.   Kadar postopek vključuje ENVP in druge subjekte ter zahteva podpis pooblaščene osebe ali odobritev določene osebe v eni ali več fazah postopka, se postopek lahko upravlja z informacijskimi sistemi, če se pogoji uporabe in tehnična jamstva določijo s soglasjem udeleženih strank.

2.   Elektronski podpisi – enostavni, napredni ali kvalificirani – nadomestijo lastnoročne podpise, kadar je to mogoče.

3.   ENVP poleg obstoječe pravne zahteve določi kategorije dokumentov, za katere je lahko potreben napredni ali kvalificirani podpis.

4.   Kvalificirani elektronski podpis ima enakovreden pravni učinek kot lastnoročni podpis.

5.   V zvezi s kvalificiranim elektronskim žigom se domneva celovitost podatkov in pravilnost izvora teh podatkov, s katerimi je kvalificirani elektronski žig povezan.

6.   V zvezi s kvalificiranim elektronskim časovnim žigom se domneva pravilnost navedenega datuma in časa ter celovitost podatkov, s katerimi sta datum in čas povezana.

7.   ENVP pri izvajanju tega člena in drugih členov, povezanih z elektronskim podpisom, uporablja Uredbo (EU) št. 910/2014, kakor je bila spremenjena z Uredbo (EU) 2024/1183.

1.   Zapisi, spisi, informacijski sistemi in arhivi se upravljajo v skladu s politiko ENVP za varnost informacij in s tem povezanimi veljavnimi politikami.

2.   Tajne informacije je treba obdelovati v skladu z veljavnimi predpisi ENVP.

1.   Obdobje hrambe za različne kategorije spisov se za ENVP določi z upravnimi sklepi, kot so načrti hrambe, pripravljeni na podlagi organizacijskega okvira, obstoječe zakonodaje in pravnih obveznosti ENVP.

2.   Shranjevanje in ohranjanje zapisov za zahtevano obdobje potekata pod naslednjimi pogoji:

1.   Vrednotenje zapisov in spisov ENVP se izvaja redno, da se oceni, ali bodo preneseni v arhiv ali uničeni.

2.   V uradnem elektronskem odložišču se o ovrednotenih zapisih in spisih hrani niz metapodatkov kot dokaz o takih zapisih in spisih ter njihovem prenosu v arhiv ali uničenju in da se lahko odgovori na notranje ali zunanje zahteve za iskanje.

3.   Zapisi in spisi, za katere se šteje, da imajo zgodovinsko vrednost, se pripravijo za trajno hrambo in prenos v zgodovinske arhive.

4.   Odgovornost službe za intelektualno vsebino katerega koli zapisa ali spisa se nadaljuje tudi po prenosu v arhiv EDPS.

1.   ENVP pri obdelavi osebnih podatkov za namene arhiviranja v javnem interesu izvaja ustrezne zaščitne ukrepe za zagotovitev skladnosti s členom 13 Uredbe (EU) 2018/1725. Taki zaščitni ukrepi vključujejo tehnične in organizacijske ukrepe, zlasti za zagotovitev spoštovanja načela najmanjšega obsega podatkov. Zaščitni ukrepi vključujejo naslednje:

2.   ENVP lahko v skladu s členom 25(4) Uredbe (EU) 2018/1725 uporabi odstopanja od pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, iz člena 17 (Pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki), člena 18 (Pravica do popravka), člena 20 (Pravica do omejitve obdelave), člena 21 (Obveznost obveščanja v zvezi s popravkom ali izbrisom osebnih podatkov ali omejitvijo obdelave) in člena 23 (Pravica do ugovora) Uredbe (EU) 2018/1725, ob upoštevanju ustreznih pogojev in zaščitnih ukrepov, kot so določeni v členu 13 Uredbe (EU) 2018/1725, če je uporaba odstopanja potrebna za izpolnitev namenov arhiviranja v javnem interesu in za ohranitev celovitosti zgodovinskih arhivov ENVP. V skladu z določbami člena 25(4) Uredbe (EU) 2018/1725 se lahko uporabijo odstopanja od naslednjih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki:

3.   ENVP za namene odgovornosti vloži evidenco, v kateri so opisani razlogi za uporabljena odstopanja, pravica posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, od katere se je odstopalo, in rezultat opravljene ocene. Ti zapisi in, kadar je to primerno, dokumenti v zvezi z dejanskim ali pravnim kontekstom so del registra, ki je temu namenjen in je na zahtevo na voljo ENVP kot nadzornemu organu za varstvo podatkov.

4.   ENVP se v posameznem primeru posvetuje s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri obravnavi uporabe odstopanj od pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s tem sklepom, vsekakor pa pred sprejetjem odločitve o uporabi takega odstopanja v skladu s tem sklepom. Pooblaščeni osebi za varstvo podatkov se odobri dostop do zapisa in vseh dokumentov v zvezi z dejanskimi ali pravnimi elementi. Sodelovanje pooblaščenca za varstvo podatkov v tem postopku se ustrezno dokumentira.

1.   V skladu s členom 8(1) Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83, kakor je bila spremenjena z Uredbo (EU) 2015/496, ENVP deponira dokumente, ki so del njegovega arhivskega gradiva in ki ga je dal na voljo javnosti, pri HAEUI.

2.   Deponiranje je lahko fizično za izvirne papirne spise ali elektronsko za digitalno ustvarjene in shranjene zapise. V slednjem primeru se sprejmejo posebni ukrepi, da se zagotovi, da ima HAEUI v Firencah dostop do elektronskih arhivov ENVP v skladu s členom 1 Priloge k Uredbi (EGS, Euratom) št. 354/83, kakor je bila spremenjena z Uredbo (EU) 2015/496.

3.   ENVP omogoči HAEUI, kadar je to mogoče, dostop do digitaliziranih kopij zapisov, ki se hranijo na analognem mediju, da se spodbudi spletno posvetovanje in preglednost zgodovinskih arhivov ENVP.

4.   Upoštevajo se zapisi, ki vsebujejo tajne dokumente, ali zapisi, za katere veljajo izjeme v zvezi z zasebnostjo in integriteto posameznikov ali poslovnimi interesi fizične ali pravne osebe, vključno z intelektualno lastnino iz člena 2 Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83, kakor je bila spremenjena z Uredbo (ES, Euratom) št. 1700/2003.

5.   HAEUI je glavna točka za dostop do zgodovinskega arhiva ENVP, ki je odprt za javnost.

6.   Upravitelj zapisov in arhivov pri ENVP opise arhivov, ki se deponirajo pri HAEUI, pošlje HAEUI. Da bi se olajšala izmenjava metapodatkov z HAEUI, se interoperabilnost uporablja v skladu z mednarodnimi standardi.

7.   HAEUI deluje kot obdelovalec v skladu s členom 8(11) Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83, kakor je bila spremenjena z Uredbo (EU) 2015/496, po navodilih ENVP, ki deluje kot upravljavec osebnih podatkov iz zgodovinskih arhivov, deponiranih pri HAEUI.

8.   ENVP zagotavlja potrebna navodila za obdelavo osebnih podatkov v arhivih, deponiranih pri HAEUI, in spremlja njegovo delovanje.

1.   ENVP zagotovi, da so vzpostavljene potrebne organizacijske, upravne in fizične strukture za izvajanje tega sklepa, njegovih izvedbenih pravil in vseh povezanih postopkov.

2.   Za spodbujanje in ohranjanje učinkovitih postopkov in sistemov upravljanja dokumentov ter za zagotavljanje usklajevanja z vsemi službami se imenuje upravitelj zapisov in arhivov z ustreznimi kompetencami in znanji na tem področju.

3.   Za podporo upravitelju zapisov in arhivov pri vseh njegovih dolžnostih in za zagotovitev nemotenega izvajanja funkcije v njegovi odsotnosti se imenuje namestnik upravitelja zapisov in arhivov.

4.   Vsaka služba ima uradnika za upravljanje zapisov in arhivov, ki je odgovoren za usklajevanje izvajanja tega sklepa in njegovih izvedbenih pravil.

Uradniki za upravljanje zapisov in arhivov iz različnih služb vzpostavijo notranjo mrežo, ki ji predsedujeta upravitelj zapisov in arhivov ter njegov namestnik.

Mreža se bo redno sestajala, da bo obravnavala skupna vprašanja in izmenjavala dobre prakse.

5.   Upravitelj zapisov in arhivov bo sodeloval z lokalnim varnostnim uradnikom, lokalnim uradnikom za kibernetsko varnost, lokalnim uradnikom za informacijsko varnost, pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ali katero koli drugo funkcijo v zvezi z zadevami in odgovornostmi na področju upravljanja zapisov, da se zagotovita skladen in dosleden pristop ter učinkovit pretok informacij.

1.   Vodja sekretariata ENVP je odgovoren za zagotavljanje izvajanja tega sklepa, njegovih izvedbenih pravil in povezanih postopkov.

2.   Vse službe in posamezni člani osebja ENVP so dolžni skrbeti za odgovorno in ustrezno upravljanje dokumentov in zapisov, ki jih ustvarjajo ali uporabljajo, v skladu s tem sklepom, drugimi vzpostavljenimi postopki in njihovimi nalogami.

3.   Upravitelj zapisov in arhivov:

Namestnik upravitelja zapisov in arhivov zadevnega upravitelja podpira pri zgoraj navedenih nalogah in ga nadomešča v primeru odsotnosti.

4.   Uradniki za upravljanje zapisov in arhivov zagotovijo izmenjavo informacij in usklajevanje v zvezi z upravljanjem zapisov in arhivskimi zadevami v okviru svojih služb ter usklajujejo izvajanje tega sklepa in njegovih izvedbenih pravil.