(1)   Skupni odbor sestavljajo predstavniki Unije in Ferskih otokov.

Skupnemu odboru sopredsedujeta visoka uradnika ali njuna pooblaščenca, ki delujeta kot predstavnika Evropske unije oziroma Ferskih otokov.

Unija in Ferski otoki se medsebojno uradno obvestijo o imenu, položaju in kontaktnih podatkih uradnika, ki je sopredsednik skupnega odbora za Unijo oziroma Ferske otoke. Šteje se, da ta uradnik deluje kot sopredsednik za Unijo oziroma Ferske otoke do datuma, ko Unija ali Ferski otoki drugo pogodbenico uradno obvestijo o novem sopredsedniku.

Šteje se, da ima sopredsednik pooblastilo za zastopanje Unije oziroma Ferskih otokov do datuma, ko je druga pogodbenica uradno obveščena o novem sopredsedniku.

(1)   Sekretariat skupnega odbora (v nadaljnjem besedilu: sekretariat) sestavljata uradnik Unije in uradnik Ferskih otokov. Sekretariat opravlja naloge, ki mu jih nalaga ta poslovnik.

(2)   Unija in Ferski otoki se medsebojno uradno obvestijo o imenu, položaju in kontaktnih podatkih uradnika, ki je član sekretariata skupnega odbora za Unijo oziroma Ferske otoke. Šteje se, da ta uradnik deluje kot član sekretariata za Unijo oziroma Ferske otoke do datuma, ko Unija ali Ferski otoki pošljejo uradno obvestilo o novem uradniku.

(1)   Skupni odbor se sestane vsaj enkrat letno in na zahtevo katere koli pogodbenice, ko je to potrebno zaradi posebnih okoliščin.

(2)   Sestanki načeloma potekajo izmenično v Bruslju in na Ferskih otokih, razen če se sopredsednika odločita drugače. Sestanki lahko potekajo tudi prek video- oziroma telekonference, če se tako dogovorita sopredsednika.

(3)   V obdobju med sestanki delo skupnega odbora poteka neprekinjeno s katerim koli komunikacijskim sredstvom, zlasti z izmenjavo elektronske pošte.

(1)   Unija in Ferski otoki se v razumnem času pred vsakim sestankom prek sekretariata medsebojno obvestijo o predvideni sestavi svojih delegacij ter navedejo ime in položaj vsakega člana delegacije.

(2)   Sopredsednika lahko po potrebi in soglasno k udeležbi na sestankih skupnega odbora povabita strokovnjake (tj. nevladne uradnike), da zagotovijo informacije o specifičnih temah, in sicer za dele sestanka, na katerih se razpravlja o takih temah.

(3)   Predstavnik pogodbenice, ki organizira in gosti sestanek, določi datum in kraj sestanka, potem ko pridobi odobritev druge pogodbenice.

(1)   Unija in Ferski otoki pošljejo korespondenco, naslovljeno na skupni odbor, prek sekretariata. Takšna korespondenca se lahko pošlje v kakršni koli obliki pisne komunikacije, tudi po elektronski pošti.

(2)   Sekretariat zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na skupni odbor, dostavi sopredsednikoma in po potrebi razpošlje v skladu s pravilom 6.

(3)   Vsa korespondenca sopredsednikov ali korespondenca, naslovljena neposredno nanju, se posreduje sekretariatu in po potrebi razpošlje v skladu s pravilom 6.

(1)   Sekretariat za vsak sestanek pripravi osnutek začasnega dnevnega reda. V ta namen uradnik, ki deluje kot član sekretariata pogodbenice, ki gosti sestanek, vsaj štiri tedne pred datumom sestanka pripravi prvi osnutek začasnega dnevnega reda in dokumente v zvezi z vsako točko na njem ter jih pošlje članu sekretariata druge pogodbenice, da poda pripombe. Ko sekretariat pripravi osnutek začasnega dnevnega reda in zadevne dokumente, jih najpozneje deset dni pred datumom sestanka pošlje sopredsednikoma v odobritev.

(2)   Začasni dnevni red vključuje točke, ki sta jih zahtevali pogodbenici. Takšne zahteve se skupaj z zadevnimi dokumenti pošljejo sekretariatu najpozneje 15 dni pred začetkom sestanka.

(3)   Sopredsednika se lahko v izjemnih primerih dogovorita o skrajšanju rokov iz odstavkov 1 in 2.

(4)   Skupni odbor na začetku vsakega sestanka sprejme dnevni red.

(5)   Med sestankom se lahko na osnutek dnevnega reda dodajo nove točke, druge točke z osnutka dnevnega reda pa se lahko izbrišejo, prestavijo ali spremenijo, če s tem soglašata obe pogodbenici.

(1)   Sestanki skupnega odbora niso javni, razen če sopredsednika odločita drugače.

(2)   Vsaka pogodbenica se lahko po predhodnem posvetovanju z drugo pogodbenico odloči za objavo sklepov skupnega odbora v svojem uradnem listu ali na spletu.

(3)   Če Unija ali Ferski otoki skupnemu odboru predložijo informacije, ki so po njihovih zakonih in drugih predpisih zaupne ali zaščitene pred razkritjem, druga pogodbenica prejete informacije obravnava kot zaupne.

(4)   Vsaka pogodbenica zahtevke za dostop do dokumentov skupnega odbora obravnava v skladu s svojimi zakoni in drugimi predpisi.

(5)   Če Evropska komisija skupnemu odboru predloži informacije, ki so po njeni zakonodaji o informacijski varnosti zaupne ali zaščitene pred razkritjem (1), Ferski otoki za prejete informacije zagotovijo primerljivo raven zaupnosti in varstva. Če Ferski otoki skupnemu odboru predložijo informacije, ki so po njihovih zakonih in drugih predpisih zaupne ali zaščitene pred razkritjem, Evropska komisija prejete informacije obravnava kot zaupne.

(1)   Na vseh sestankih skupnega odbora se piše zapisnik.

(2)   Uradnik, ki deluje kot član sekretariata pogodbenice, ki gosti sestanek, v 15 dneh po koncu vsakega sestanka pripravi osnutek zapisnika sestanka, razen če sopredsednika odločita drugače. Osnutek zapisnika se pošlje članu sekretariata druge pogodbenice, da poda pripombe. Slednji lahko predloži pripombe v 30 dneh od datuma prejema osnutka zapisnika.

(3)   Zapisnik povzema vsako točko dnevnega reda in po potrebi navaja:

Zapisnik vsebuje seznam udeležencev z imeni, nazivi in položaji vseh udeležencev sestanka.

(4)   Sopredsednika odobrita in podpišeta zapisnik v dveh mesecih od sestanka ali do drugega datuma, o katerem se dogovorita. Sopredsednika se lahko dogovorita, da je ta zahteva izpolnjena s podpisom in izmenjavo elektronskih izvodov. Verodostojna različica zapisnika se shrani v spisih vsake pogodbenice.

(5)   Sekretariat skupnega odbora v dveh delovnih dneh po sestanku skupnega odbora pripravi tudi povzetek zapisnika, da ga sopredsednika odobrita takoj, ko je to izvedljivo. Ko sopredsednika skupnega odbora odobrita besedilo povzetka, lahko pogodbenici javno objavita povzetek zapisnika.

(1)   Skupni odbor sprejema sklepe soglasno, kadar je tako določeno v členu 14 Sporazuma. Sekretariat vsak sklep evidentira pod serijsko številko in s sklicem na datum njegovega sprejetja.

(2)   Skupni odbor lahko sprejema sklepe s pisnim postopkom z izmenjavo not med sopredsednikoma, če se tako dogovorita pogodbenici Sporazuma. Sopredsednik besedilo osnutka sklepa pisno predloži drugemu sopredsedniku v uradnem jeziku skupnega odbora v skladu s pravilom 14. Druga pogodbenica ima na voljo en mesec ali katero koli daljše obdobje, ki ga določi pogodbenica predlagateljica, da izrazi soglasje k osnutku sklepa. Če druga pogodbenica ne izrazi soglasja, se o predlaganem sklepu razpravlja in se ga lahko sprejme na naslednjem sestanku skupnega odbora. Osnutek sklepa se šteje za sprejetega, ko druga pogodbenica izrazi svoje soglasje, in se zabeleži v zapisniku naslednjega sestanka skupnega odbora.

(3)   Vsak sklep podpišeta sopredsednika skupnega odbora. Sopredsednika se lahko dogovorita, da je zahteva po podpisu izpolnjena s podpisom in izmenjavo elektronskih izvodov.

(4)   V sklepih, ki jih sprejme skupni odbor, je določen datum začetka njihove veljavnosti.

(1)   V skladu s členom 14(4) Sporazuma se skupni odbor lahko odloči, da ustanovi ali ukine strokovno delovno skupino / svetovalni organ. Skupni odbor določi sestavo in naloge vsake delovne skupine / svetovalnega organa in jih lahko po potrebi spremeni.

(2)   Delovna skupina / svetovalni organ prispeva k delu skupnega odbora in mu pomaga pri izvajanju njegovih nalog, med drugim – če tako zahteva skupni odbor – s pripravo poročil ali osnutkov sklepov, ki jih predloži skupnemu odboru v odobritev.

(3)   Delovna skupina / svetovalni organ se za opravljanje svojih nalog sestaja po potrebi in poroča skupnemu odboru.

(4)   Ustanovitev in delovanje delovne skupine / svetovalnega organa pogodbenicama ne preprečujeta, da se s katero koli zadevo neposredno obrneta na skupni odbor.

(5)   Poslovnik skupnega odbora se smiselno uporablja za delovne skupine / svetovalne organe, ki jih ustanovi skupni odbor.

(1)   Uradni in delovni jezik skupnega odbora je angleščina.

(2)   Razprave skupnega odbora potekajo v angleščini. Dnevni redi, dokumenti, predloženi skupnemu odboru, in zapisniki sestankov so napisani v angleščini.

(3)   Skupni odbor sprejema sklepe v angleščini.