10.7.2008   

SL

Uradni list Evropske unije

L 181/15

(1)

Po sprejetju Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1995/2006 z dne 13. decembra 2006 o spremembah Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (3), je treba spremeniti Uredbo Komisije (ES) št. 1653/2004 (4), da se prilagodi Uredbi Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu: splošna finančna uredba) (5).

(2)

Zaradi izkušenj obstoječih agencij je treba sprejeti tudi druge spremembe.

(3)

Treba je razjasniti, da je za dobro finančno poslovodenje nujna uspešna in učinkovita notranja kontrola. Opredeliti je treba glavne značilnosti in cilje sistemov notranje kontrole.

(4)

Treba je poenostaviti objavo administrativnega proračuna agencij, pri čemer se ohranijo pristojnosti proračunskega organa in Računskega sodišča.

(5)

Postopek glede prerazporeditev, ki bi ga morali sprejeti direktorji agencij, se je v praksi izkazal za nejasnega in dolgotrajnega. Zato ga je treba racionalizirati in pospešiti.

(6)

V standardno finančno uredbo je treba vključiti tudi pojasnilo o situacijah navzkrižja interesov, nove določbe o predhodnem preverjanju podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na določene rutinske odhodkovne postavke, določbe o odgovornosti odredbodajalcev in uporabi sistema trajnika.

(7)

Preglednost do proračunskega organa je treba povečati z novimi obveznostmi agencij na področju obveščanja v zvezi z proračunskim postopkom, zlasti kar zadeva število pogodbenega osebja in odstopov od izterjave ugotovljenih zneskov terjatev.

(8)

Za zagotovitev preglednosti uporabe sredstev, ki izhajajo iz proračuna, je treba, z določenimi omejitvami, potrebnimi za zavarovanje legitimnih javnih in zasebnih interesov, omogočiti dostop do informacij o upravičencih do teh sredstev.

(9)

Da bi se okrepila zaščita finančnih interesov Skupnosti, bi morale agencije sodelovati pri dejavnostih preprečevanja goljufij Evropskega urada za boj proti goljufijam.

(10)

Za zagotovitev, da se osebni podatki ne hranijo dlje, kot je potrebno za namene, za katere so bili zbrani ali za katere se nadalje obdelujejo, je treba določiti posebne zahteve v zvezi z dokazili.

(11)

Zaradi okrepitve zaščite finančnih interesov Skupnosti bi morale agencije pripraviti seznam terjatev z navedbo imen dolžnikov in zneska dolga, kadar je dolžniku plačilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega plačila v enem letu od njenega izreka. Ta seznam je treba objaviti ob upoštevanju zakonodaje o varstvu podatkov.

(12)

Treba je razjasniti odgovornost računovodij za potrjevanje računovodskih izkazov na podlagi finančnih informacij, ki jim jih predložijo odredbodajalci. V ta namen je treba računovodja pooblastiti za preverjanje informacij, ki jih prejme odredbodajalec na podlagi prenosa, in po potrebi za izražanje pridržkov.

(13)

Glede na to, da so agencije odredbodajalci Komisije na podlagi prenosa, so vprašanja notranjega nadzora v zvezi z izvrševanjem operativnih odobritev, kar opravljajo direktorji agencij, zajeta v poročilih v skladu s členom 86(3) in (4) splošne finančne uredbe. Da se racionalizirajo mehanizmi poročanja in prepreči širjenje neenotnih informacij, mora notranji revizor poročati o upravnih proračunski sredstvih izvajalskih agencij v notranjem revizijskem poročilu v skladu s členom 86(3) in (4) splošne finančne uredbe. Komisija mora poročila, ki jih pripravijo agencije v skladu s četrtim odstavkom člena 49 Uredbe (ES) št. 1653/2004, iz istega razloga vključiti v svoje poročilo v skladu s členom 86(4) splošne finančne uredbe, ki se pošlje organu, ki da razrešnico.

(14)

Razjasniti je treba pogoje, pod katerimi lahko agencije uporabljajo storitve služb in uradov Komisije, medinstitucionalnih evropskih uradov in Prevajalskega centra za organe Evropske unije, ustanovljenega z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 o ustanovitvi Prevajalskega centra za organe Evropske unije (6). Treba je vstaviti določbo o izbiri strokovnjakov, ki ustreza tisti iz splošne finančne uredbe.

(15)

Da bi se okrepila zaščita finančnih interesov Skupnosti in glede na to, da agencije nimajo nekaterih pristojnosti, za katere so pooblaščene izključno institucije Skupnosti, je treba od agencij zahtevati, da v svoje pogodbe, sklenjene s tretjimi osebami, vključijo posebne pogodbene klavzule, v skladu s katerimi bi lahko uveljavljale nekatere pravice, vključno z začasno opustitvijo in prekinitvijo pogodb in razpisnih postopkov ter uvedbo zastaralnih rokov.

(16)

Zaradi preglednosti do proračunskega organa je treba začeti uporabljati postopek obveščanja za projekte s pomembnim učinkom na administrativni proračun agencije.

(17)

Člen 14(3) Uredbe (ES) št. 58/2003 določa, da je treba razrešnico dati najpozneje do 29. aprila leta N+2, in izrecno navaja, da se da razrešnica skupaj z razrešnico za izvrševanje splošnega proračuna Evropske unije. Po pregledu splošne finančne uredbe, ki določa sprejetje razrešnice za izvrševanje splošnega proračuna Evropske unije pred 15. majem leta N+2, vsebina člena 14(3) Uredbe (ES) št. 58/2003 ni več skladna s splošno finančno uredbo. Datum sprejetja razrešnice za administrativni proračun agencij bi bilo zato treba uskladiti z datumom za splošni proračun.

(18)

Uredbo (ES) št. 1653/2004 je zato treba ustrezno spremeniti –

1.

Člen 3 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 3

Proračun se določi in izvršuje v skladu z načeli enotnosti in točnosti proračuna, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, za katerega je potrebna uspešna in učinkovita notranja kontrola, ter preglednosti, kakor določa ta uredba.“

2.

V četrtem odstavku člena 9 se doda naslednji stavek:

„Agencija najpozneje do 1. junija leta N+1 Komisijo obvesti o izvrševanju prenesenih namenskih prejemkov.“

3.

V členu 10 se drugi odstavek nadomesti z naslednjim:

„Vsako leto od 15. novembra dalje se lahko prevzemajo obveznosti za rutinske upravne stroške v breme proračunskih sredstev za naslednjo proračunsko leto. Take obveznosti ne smejo presegati ene četrtine proračunskih sredstev na ustrezni proračunski postavki za tekoče proračunsko leto, kot jih je določila uprava. Ne morejo se uporabljati za nove odhodke, ki niso bili vnaprej odobreni v zadnjem proračunu, ki je bil pravilno sprejet.“

4.

V členu 18 se prvi odstavek nadomesti z naslednjim:

„O prerazporeditvah proračunskih sredstev znotraj administrativnega proračuna odloča direktor. O tem predhodno obvesti upravo, ki lahko nasprotuje takšnim prerazporeditvam. Po odobritvi uprave ali, če ni odgovora v treh tednih od predložitve informacije, lahko direktor opravi načrtovane prerazporeditve.“

5.

V poglavje 7 naslova II se vstavi naslednji člen 19a:

„Člen 19a

1.   Proračun se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.

2.   Pri izvrševanju proračuna je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je razumno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:

6.

Člen 20 se spremeni:

7.

Člen 21 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 21

Agencija Komisiji vsako leto najpozneje do 5. marca skupaj s svojim osnutkom delovnega programa predloži oceno svojih prihodkov in odhodkov za leto N+1, ki jo pripravi direktor agencije in sprejme uprava, ter splošne smernice, ki so služile kot podlaga zanjo.

Ocena prihodkov in odhodkov agencije vključuje:

Rezultati ocen bodo pregledani in navedeni kot dokazilo pri presoji morebitnih prednosti povečanja ali zmanjšanja predlaganega administrativnega proračuna agencije v primerjavi z njenim administrativnim proračunom za leto N.“

8.

Člen 22 se spremeni:

9.

V točki 1 člena 23 se točka (b) nadomesti z naslednjim:

10.

V drugem pododstavku člena 24(1) se besedna zveza „mest razreda A3“ nadomesti z besedno zvezo „mest do razreda AD13“.

11.

V členu 25 se doda naslednji pododstavek:

„Agencije brez poseganja v odgovornosti odredbodajalca glede preprečevanja in odkrivanja goljufij in nepravilnosti sodelujejo pri dejavnostih preprečevanja goljufij Evropskega urada za boj proti goljufijam.“

12.

V členu 27 se prvi odstavek nadomesti z naslednjim:

„Vsem finančnim udeležencem v smislu poglavja 2 tega naslova in vsem drugim osebam, ki sodelujejo pri izvrševanju, upravljanju, reviziji ali nadzoru proračuna, je prepovedano sprejemati kakršne koli ukrepe, ki bi lahko povzročili navzkrižje njihovih interesov z interesi agencije ali Skupnosti. Če bi nastal tak primer, mora zadevna oseba prenehati uporabljati take ukrepe in zadevo prepustiti nadrejenemu. Direktor mora zadevo prepustiti upravi.“

13.

Člena 29 in 30 se nadomestita z naslednjim:

„Člen 29

1.   Odredbodajalec je odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja in za zagotavljanje, da se upoštevajo zahteve po zakonitosti in pravilnosti. Dokazila v zvezi z opravljenimi operacijami mora hraniti pet let od dneva odločitve o razrešnici v zvezi z izvrševanjem proračuna. Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za razrešnico za proračun, kontrole ali revizijo, če je mogoče, črtajo. V vsakem primeru se glede shranjevanja podatkov o prometu uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

2.   Odredbodajalec vzpostavi, v skladu z minimalnimi standardi, ki jih sprejme Komisija za svoje lastne službe, ter ob upoštevanju posebnih tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranih ukrepov, organizacijsko strukturo in notranje postopke za poslovodenje in nadzor, ki so primerni za opravljanje njegovih nalog, po potrebi vključno z naknadnim preverjanjem.

Glede na naravo in obseg dolžnosti lahko odredbodajalec znotraj svojih oddelkov vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki naj bi mu pomagala pri nadzoru tveganj pri njegovem delu.

Pred odobritvijo operacije zaposleni, ki niso bili udeleženi pri sprožitvi operacije, preverijo operativne in finančne vidike.

Za namen predhodnega preverjanja lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili potnih stroškov ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo. V tem primeru odgovorni odredbodajalec glede na svojo oceno tveganja izvede ustrezno naknadno preverjanje.

Začetek ter predhodno in naknadno preverjanje operacije so ločene funkcije.

3.   V skladu s členom 9(7) Uredbe (ES) št. 58/2003 odredbodajalec vsako leto do 15. marca upravi poroča o izvajanju svojih nalog v obliki letnega poročila o dejavnostih, ki mu priloži finančne in upravljavske informacije in v katerem se potrdi, da podatki v poročilu predstavljajo resnično in pošteno sliko, razen če ni drugače določeno v pridržkih v zvezi z opredeljenimi področji prihodkov in odhodkov.

Člen 30

1.   Uprava imenuje računovodjo, ki je napoteni uradnik ali član začasnega osebja, ki ga zaposli neposredno agencija in je odgovoren za:

2.   Preden uprava odobri zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer tudi navede, da ima razumno zagotovilo, da zaključni račun daje resnično in pošteno sliko finančnega stanja agencije.

V ta namen se računovodja prepriča, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu z uveljavljenimi računovodskimi pravili, metodami in sistemi ter da so v zaključni račun vneseni vsi prihodki in odhodki.

Odredbodajalec posreduje vse informacije, ki jih računovodja potrebuje, da lahko opravi svoje naloge.

Odredbodajalec ostaja v celoti odgovoren za pravilno uporabo sredstev, ki jih upravlja, ter zakonitost in pravilnost odhodkov pod njegovim nadzorom.

Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebna za potrditev zaključnega računa.

Računovodja po potrebi izrazi pridržke in natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.

Računovodja pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki daje resnično sliko sredstev agencije in izvrševanja proračuna, od odredbodajalca, ki jamči za njihovo zanesljivost.

3.   Če v tej uredbi ni določeno drugače, je le računovodja pooblaščen za upravljanje gotovine in gotovini podobnih sredstev. Odgovoren je tudi za njihovo hrambo.“

14.

V poglavju 2 naslova IV se vstavi naslednji člen 30a:

„Člen 30a

Računovodja lahko pri opravljanju svojih nalog določene naloge prenese na podrejene, ki so začasni uslužbenci.“

15.

Člen 34 se spremeni:

16.

V členu 35(1) se doda naslednji odstavek:

„Direktor se v svojem letnem poročilu o dejavnostih v anonimni obliki sklicuje na mnenja komisije in navede ukrepe, sprejete na tej podlagi.“

17.

V členu 38 se tretji odstavek nadomesti z naslednjim:

„Pogodbe, ki jih agencija sklene z gospodarskimi subjekti, določajo, da se za vse terjatve, ki niso plačane do datuma, določenega v opominu, v skladu z Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 (8) zaračunajo obresti. V pogodbah se izrecno navedejo pogoji, pod katerimi se agenciji plačajo zamudne obresti, vključno z obrestno mero.

18.

V členu 40 se prvi odstavek nadomesti z naslednjim:

„Kadar se odgovorni odredbodajalec namerava v celoti ali delno odpovedati izterjavi ugotovljenega zneska terjatev, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. O svoji nameri glede odpovedi ugotovljenega zneska terjatev poroča upravi. Za odpoved terjatve se odloči odredbodajalec, pri čemer mora biti njegova odločitev utemeljena. Odredbodajalec lahko to odločitev prenese le za terjatve, katerih znesek je nižji od 5 000 EUR. Odločba o odpovedi terjatve pojasni tudi, kakšni ukrepi so bili sprejeti za zagotovitev izterjatve ter pravna in dejanska vprašanja, na podlagi katerih je bila sprejeta.“

19.

Člen 42 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 42

Računovodja in odgovorni odredbodajalec lahko zgolj na pisno zahtevo z ustrezno utemeljitvijo odobrita dodaten rok za plačilo, če se dolžnik obveže, da bo plačal obresti za celotno odobreno obdobje, ki se začne z datumom, navedenem v opominu, ter da bo kot varstvo pravic agencije zagotovil finančno jamstvo, ki bo pokrilo tako glavnico kot obresti.“

20.

V poglavju 4 naslova IV se vstavita naslednja člena 42a in 42b:

„Člen 42a

Računovodja vodi seznam zneskov, ki jih je treba izterjati. Terjatve agencije so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Računovodja navede tudi odločbe, po katerih se v celoti ali delno odpove izterjavi ugotovljenega zneska terjatev. Seznam se doda poročilu o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju agencije. Kadar je dolžniku plačilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega plačila v enem letu od njenega izreka, agencija pripravi seznam terjatev agencije, ki se nanašajo na njen administrativni proračun, z imeni dolžnikov in zneskom dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju ustrezne zakonodaje o varstvu podatkov.

Člen 42b

Terjatve agencije do tretjih oseb in terjatve tretjih oseb do agencije so omejene z zastaralnim rokom petih let. Zastaralni rok se določi v pogodbah, ki jih sklene agencija.“

21.

V členu 47 se za prvim odstavkom vstavi naslednji odstavek:

„Kadar se periodična plačila izvršijo glede na opravljene storitve ali dostavljeno blago, lahko odredbodajalec ob upoštevanju analize tveganja odredi uporabo sistema trajnika.“

22.

Člen 49 se spremeni:

23.

Člen 50 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 50

1.   V zvezi z javnimi naročili za delovanje agencije se uporabljajo določbe splošne finančne uredbe in Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 ob upoštevanju odstavkov 3 do 5 tega člena.

2.   Agencije lahko zaprosijo, da se jih kot naročnika poveže z oddajo naročil Komisije ali medinstitucionalnih naročil.

3.   Agencije za dobavo blaga, opravljanje storitev ali dela najprej uporabijo Komisijo, medinstitucionalne urade ali Prevajalski center, če jim ti organi to lahko zagotavljajo. Isto velja, če lahko ti organi te naloge opravljajo na podlagi pogodb z gospodarskimi subjekti in omogočajo pomembne dodatne storitve, ki so več od preprostega posredništva ali svetovanja. Agencija s takšnimi organi sklene sporazume.

4.   V skladu s členom 101 splošne finančne uredbe se v javnem razpisu določi, da lahko agencija pred podpisom pogodbe bodisi odstopi od razpisa bodisi prekliče razpis za oddajo naročila, ne da bi bili kandidati ali ponudniki upravičeni zahtevati odškodnino.

5.   V skladu s členom 103 splošne finančne uredbe se v javnih razpisih, ki jih razpiše agencija, določi, da lahko agencija postopek prekine in uvede kakršne koli potrebne ukrepe, vključno s prenehanjem postopka, v skladu s pogoji iz navedenega člena.

V skladu s členom 103 splošne finančne uredbe se v pogodbah, ki jih sklene agencija, določi, da lahko agencija sprejme ukrepe, opredeljene v navedenem členu v skladu s tam navedenimi pogoji.“

24.

Vstavita se naslednja naslova VA in VB:

„NASLOV VA

PROJEKTI Z VELIKIMI POSLEDICAMI ZA PRORAČUN

Člen 50a

Upravni odbor čim prej obvesti proračunski organ o nameri izvedbe vsakega projekta, ki bi lahko imel velike finančne posledice za financiranje svojega administrativnega proračuna, zlasti projektov v zvezi z nepremičninami, kot je oddajanje ali nakup objektov. O tem obvesti Komisijo.

Če namerava katera koli od obeh vej proračunskega organa izdati mnenje, o tem v dveh tednih po prejemu obvestila o projektu obvesti zadevno agencijo. Če ni odgovora, lahko agencija nadaljuje načrtovane dejavnosti.

To mnenje se zadevni agenciji in Komisiji pošlje v dveh tednih po obvestilu o izdaji mnenja v skladu z drugim odstavkom.

NASLOV VB

STROKOVNJAKI

Člen 50b

Člen 265a Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporablja za izbiro strokovnjakov, ki se plačajo na podlagi fiksnega zneska, za pomoč agenciji, zlasti pri ocenjevanju predlogov in vlog za donacije ali javnih naročil, ter za tehnično pomoč v nadaljevanju postopka in pri končni oceni projektov. Agencije lahko uporabijo tudi sezname strokovnjakov, ki jih pripravi Komisija.“

25.

Člen 51 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 51

Zaključni račun agencije zajema finančne izkaze in poročila o izvrševanju proračuna. Zaključnemu računu se priloži poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom, ki med drugim poroča o stopnji izvrševanja proračunskih sredstev, skupaj s povzetkom informacij o prerazporejanju proračunskih sredstev med različnimi proračunskimi postavkami.“

26.

Člen 57 se spremeni:

27.

V členu 66 se prvi odstavek nadomesti z naslednjim:

„Evropski parlament na priporočilo Sveta, ki odloča s kvalificirano večino, da direktorju razrešnico v zvezi z izvrševanjem administrativnega proračuna za leto N pred 15. majem leta N+2. Direktor upravo obvesti o ugotovitvah Evropskega parlamenta iz resolucije, ki se pripravi v okviru postopka razrešnice.“

28.

Člen 68 se črta.