PRILOGA A

POSLOVNIK PRIDRUŽITVENEGA SVETA

Člen 1

Splošne določbe

1.   Pridružitveni svet, ustanovljen v skladu s členom 4(1) Sporazuma o pridružitvi med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Srednjo Ameriko na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 4(2) Sporazuma, in je odgovoren za splošno izvajanje Sporazuma ter vsa druga dvostranska, večstranska ali mednarodna vprašanja skupnega interesa.

2.   Kot je določeno v členih 5 in 345 Sporazuma, Pridružitveni svet sestavljajo predstavniki pogodbenice EU in predstavniki vsake od republik pogodbenice Srednje Amerike (v nadaljnjem besedilu: SA) na ustrezni ministrski ravni in ob upoštevanju specifičnih vprašanj, ki se obravnavajo na srečanjih. Če je ustrezno in se strani tako dogovorita, se Pridružitveni svet sestane na ravni voditeljev držav ali vlad.

3.   V skladu s členom 345 Sporazuma je Pridružitveni svet, kadar opravlja izključno ali predvsem naloge, ki so mu dodeljene v delu IV Sporazuma, sestavljen iz predstavnikov pogodbenice EU in ministrov iz vseh republik pogodbenice SA s pristojnostjo za zadeve, povezane s trgovino.

4.   Kot je določeno v členu 352(3) Sporazuma, republike pogodbenice SA nastopajo skupaj pri sprejemanju sklepov v institucionalnem okviru Sporazuma; za sprejetje sklepov in priporočil je potrebno njihovo soglasje.

5.   Sklicevanje na pogodbenici v tem poslovniku pomeni sklicevanje na pogodbenici v skladu z opredelitvijo iz člena 352 Sporazuma.

Člen 2

Predsedstvo

Pridružitvenemu svetu predsedujeta izmenično za obdobje 12 mesecev visoki predstavnik Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko ter predstavnik pogodbenice SA na ministrski ravni. Prvo obdobje se začne na datum prvega zasedanja Pridružitvenega sveta in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Sestanki

1.   Pridružitveni svet se sestaja redno v obdobju, ki ni daljše od dveh let. Izredna zasedanja Pridružitvenega sveta se lahko skličejo na zahtevo ene pogodbenice ob soglasju druge pogodbenice.

2.   Vsako zasedanje Pridružitvenega sveta poteka na kraju in na dan, o katerih se dogovorita pogodbenici.

3.   Zasedanja Pridružitvenega sveta skupaj skličeta sekretarja Pridružitvenega sveta po dogovoru s predsednikom Pridružitvenega sveta.

4.   Izjemoma in če se pogodbenici o tem dogovorita, lahko zasedanje Pridružitvenega sveta poteka prek tehnoloških sredstev (npr. videokonference).

Člen 4

Zastopanje

1.   Če se člani Pridružitvenega sveta zasedanja ne morejo udeležiti, so lahko zastopani. Član, ki želi biti zastopan, mora predsedniku pred zasedanjem, na katerem naj bi bil zastopan, pisno sporočiti ime svojega zastopnika.

2.   Zastopnik člana Pridružitvenega sveta ima vse pravice tega člana.

Člen 5

Delegacije

1.   Člane Pridružitvenega sveta lahko spremljajo uradniki. Pred vsakim zasedanjem je treba predsednika prek sekretariata obvestiti o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice.

2.   Pridružitveni svet lahko ob soglasju pogodbenic na svoja zasedanja povabi nečlane, da kot opazovalci prisostvujejo zasedanju ali posredujejo informacije o posameznih zadevah.

Člen 6

Sekretariat

Uradnik generalnega sekretariata Sveta Evropske unije in uradnik pogodbenice SA skupaj delujeta kot sekretarja Pridružitvenega sveta.

Člen 7

Korespondenca

1.   Korespondenca, naslovljena na Pridružitveni svet, se naslovi na sekretarja pogodbenice EU ali sekretarja republik pogodbenice SA, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2.   Sekretariat zagotovi, da se korespondenca posreduje predsedniku in po potrebi razpošlje drugim članom Pridružitvenega sveta.

3.   Sekretariat pošlje korespondenco generalnemu sekretariatu Evropske komisije, Evropski službi za zunanje delovanje, stalnim predstavništvom držav članic in generalnemu sekretariatu Sveta Evropske unije ter veleposlaništvom republik pogodbenice SA s sedežem v Bruslju v Belgiji, pri čemer se kopija pošlje ministrstvom za zunanje oziroma trgovinske zadeve.

4.   Sporočila predsednika Pridružitvenega sveta naslovnikom pošlje sekretariat in jih, kadar je to ustrezno, razpošlje drugim članom Pridružitvenega sveta na naslove, navedene v odstavku 3.

Člen 8

Zaupnost

1.   Če ni določeno drugače, zasedanja Pridružitvenega sveta niso javna.

2.   Kadar pogodbenica Pridružitvenemu svetu predloži informacije, ki so opredeljene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava v skladu s postopkom iz člena 336(2) Sporazuma.

3.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Pridružitvenega sveta v svojem uradnem glasilu.

Člen 9

Dnevni red zasedanj

1.   Predsednik za vsako zasedanje sestavi okvirni dnevni red. Sekretarja Pridružitvenega sveta ga pošljeta naslovnikom iz člena 7 najpozneje 15 dni pred začetkom zasedanja.

Okvirni dnevni red vključuje točke, glede katerih je predsednik prejel zahtevo za vključitev na dnevni red najpozneje 21 dni pred začetkom zasedanja. Vendar se na okvirni dnevni red uvrstijo samo točke, za katere je bila sekretarjema dokumentacija poslana pred datumom razpošiljanja dnevnega reda.

2.   Pridružitveni svet sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točke, ki ni na okvirnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

3.   Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke, določene v odstavku 1, da se upoštevajo potrebe posameznega primera.

Člen 10

Zapisnik

1.   Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja.

2.   Praviloma mora zapisnik za vsako točko na dnevnem redu navajati:

(a)	dokumentacijo, predloženo Pridružitvenemu svetu;

(b)	izjave, za katere so člani Pridružitvenega sveta želeli, da se zapišejo v zapisnik, ter

(c)	vprašanja, o katerih sta se pogodbenici dogovorili, kot so sprejete odločitve, dogovorjene izjave in morebitni sklepi.

3.   Osnutek zapisnika se predloži Pridružitvenemu svetu v odobritev. Odobri se v 45 dneh po vsakem zasedanju Pridružitvenega sveta. Po potrditvi zapisnik podpišejo predsednik in sekretarja. Overjeni izvod zapisnika se pošlje vsem naslovnikom iz člena 7.

Člen 11

Sklepi in priporočila

1.   Pridružitveni svet v dogovoru s pogodbenicama sprejema sklepe in oblikuje priporočila, ki jih podpišejo republike pogodbenice SA in pogodbenica EU.

2.   Pridružitveni svet lahko sprejema sklepe ali daje priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici o tem dogovorita. V ta namen predsednik Pridružitvenega sveta v skladu s členom 7 besedilo predloga v pisni obliki razpošlje članom, ki morajo v roku, ki ni krajši od 21 dni, sporočiti morebitne pridržke ali predlagati spremembe. Ko se o besedilu doseže dogovor, predstavniki pogodbenice EU in vsake od republik pogodbenice SA neodvisno in zaporedoma podpišejo sklep oziroma priporočilo.

3.   Akti Pridružitvenega sveta se naslovijo kot „Sklep“ ali kot „Priporočilo“ v smislu člena 6 Sporazuma. Sekretariat Pridružitvenega sveta vsak sklep ali priporočilo označi z zaporedno številko, datumom sprejetja in opisom njegovega predmeta. V vsakem sklepu se določi datum začetka veljavnosti, podpišejo pa ga republike pogodbenice SA in pogodbenica EU.

4.   Sklepe in priporočila Pridružitvenega sveta overita sekretarja.

5.   Sklepi in priporočila se pošljejo vsem naslovnikom iz člena 7 tega poslovnika.

6.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Pridružitvenega sveta v svojem uradnem glasilu.

Člen 12

Jeziki

1.   Uradna jezika Pridružitvenega sveta sta španščina in drug verodostojni jezik Sporazuma, o katerem se dogovorita pogodbenici.

2.   Če ni določeno drugače, se Pridružitveni svet pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh dveh jezikih.

Člen 13

Stroški

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pridružitvenega sveta.

2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja.

3.   Stroške v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v španščino in drugi uradni jezik Pridružitvenega sveta iz člena 12(1) tega poslovnika ali iz teh dveh jezikov krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja. Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

Člen 14

Odbor za sodelovanje

1.   V skladu s členom 7 Sporazuma Pridružitvenemu svetu pri opravljanju njegovih nalog pomaga Pridružitveni odbor. Odbor sestavljajo predstavniki pogodbenice EU na eni strani in predstavniki pogodbenice SA na drugi strani, in sicer na ravni, ki jo določa Sporazum.

2.   Pridružitveni odbor pripravlja zasedanja in posvetovanja Pridružitvenega sveta (1), po potrebi izvaja sklepe Pridružitvenega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov v okviru pridružitve ter pravilno delovanje Sporazuma. Preuči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Pridružitveni svet, ter vsa druga vprašanja, ki se lahko pojavijo pri tekočem izvajanju Sporazuma. Predloge ali osnutke sklepov ali priporočil predloži Pridružitvenemu svetu v odobritev. V skladu s členom 7(4) Sporazuma lahko Pridružitveni svet pooblasti Pridružitveni odbor za sprejemanje sklepov v njegovem imenu.

3.   Kadar Sporazum predvideva obveznost ali možnost posvetovanja ali kadar se pogodbenici sporazumno odločita, da se bosta posvetovali, lahko tako posvetovanje poteka v Pridružitvenem odboru, če Sporazum ne določa drugače. Posvetovanje se lahko nadaljuje v okviru Pridružitvenega sveta, če se pogodbenici tako dogovorita.

Člen 15

Spremembe poslovnika

Ta poslovnik se lahko spremeni v skladu z določbami člena 11.

---

(1)  Kar zadeva del IV Sporazuma, Pridružitveni odbor to funkcijo izvaja v tesnem sodelovanju s koordinatorji, imenovanimi v skladu s členom 347 Sporazuma.

PRILOGA B

POSLOVNIK PRIDRUŽITVENEGA ODBORA IN PODODBOROV

Člen 1

Splošne določbe

1.   Pridružitveni odbor, ustanovljen v skladu s členom 7 Sporazuma o pridružitvi med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Srednjo Ameriko na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v Sporazumu, in je odgovoren za splošno izvajanje Sporazuma.

2.   Kot je določeno v členu 7(1) in členu 346 Sporazuma, Pridružitveni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenice EU in predstavniki vsake od republik pogodbenice SA na ustrezni ravni visokih uradnikov, ki so pristojni za posebna vprašanja, ki se obravnavajo na srečanjih.

3.   V skladu s členom 346 Sporazuma je Pridružitveni odbor, kadar opravlja naloge, ki so mu dodeljene v delu IV Sporazuma, sestavljen iz visokih uradnikov Evropske komisije in vseh republik pogodbenice SA s pristojnostjo za zadeve, povezane s trgovino. Predstavnik pogodbenice, ki predseduje Pridružitvenemu odboru, deluje kot predsednik.

4.   Kot je določeno v členu 352(3) Sporazuma, republike pogodbenice SA nastopajo skupaj pri odločanju v institucionalnem okviru Sporazuma; za sprejetje sklepov in priporočil je potrebno njihovo soglasje.

5.   Sklicevanje na pogodbenici v tem poslovniku pomeni sklicevanje na pogodbenici v skladu z opredelitvijo iz člena 352 Sporazuma.

Člen 2

Predsedstvo

Pogodbenica EU in pogodbenica SA predsedujeta Pridružitvenemu odboru izmenično za obdobje 12 mesecev. Pridružitvenemu odboru predseduje eden od njegovih članov. Prvo obdobje se začne na datum prvega zasedanja Pridružitvenega odbora in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Zasedanja

1.   Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Pridružitveni odbor sestaja redno, najmanj enkrat letno. Izredna zasedanja Pridružitvenega odbora se lahko skličejo na zahtevo ene pogodbenice ob soglasju druge pogodbenice.

2.   Zasedanje Pridružitvenega odbora skliče predsednik ob času in na kraju, o katerem se dogovorita pogodbenici. Sekretariat Pridružitvenega odbora obvesti člane o zasedanju najpozneje 28 dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3.   Kadar je mogoče, se redno zasedanje Pridružitvenega odbora skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Pridružitvenega sveta.

4.   Izjemoma in če se pogodbenici o tem dogovorita, lahko zasedanje Pridružitvenega odbora poteka prek kakršnih koli dogovorjenih tehnoloških sredstev.

Člen 4

Zastopanje

1.   Vsaka pogodbenica druge pogodbenice seznani s seznamom svojih predstavnikov za različna vprašanja, ki se obravnavajo v Pridružitvenem odboru (v nadaljnjem besedilu: člani). Seznam upravlja sekretariat Pridružitvenega odbora.

2.   Član, ki želi, da ga na posameznem zasedanju zastopa njegov namestnik, pred zasedanjem o imenu namestnika pisno obvesti druge pogodbenice v Pridružitvenem odboru. Namestnik člana ima enake pravice kot član, ki ga zastopa.

Člen 5

Delegacije

Člane Pridružitvenega odbora lahko spremljajo uradniki. Pred vsakim zasedanjem sekretariat obvesti pogodbenice o predvideni sestavi delegacij, prisotnih na zasedanju.

Člen 6

Sekretariat

Uradnik pogodbenice EU in uradnik republike pogodbenice SA, ki se med seboj izmenjujejo v skladu s smernicami, ki jih v ta namen določijo republike pogodbenice SA, skupaj delujeta kot sekretarja Pridružitvenega odbora.

Člen 7

Korespondenca

1.   Korespondenca, naslovljena na Pridružitveni odbor, se naslovi na sekretarja pogodbenice EU ali republike pogodbenice SA, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2.   Sekretariat zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Pridružitveni odbor, posreduje predsedniku odbora in po potrebi razpošlje kot dokumenti iz člena 8 tega poslovnika.

3.   Sekretariat korespondenco predsednika Pridružitvenega odbora pošlje pogodbenicam in po potrebi razpošlje kot dokumente iz člena 8 tega poslovnika.

Člen 8

Dokumenti

1.   Kadar razprave Pridružitvenega odbora temeljijo na pisnih dokumentih, sekretariat te dokumente oštevilči in razpošlje članom.

2.   Vsak sekretar je odgovoren za posredovanje dokumentov ustreznim članom njegove pogodbenice Pridružitvenega odbora, pri čemer kopijo vedno pošlje v vednost drugemu sekretarju.

Člen 9

Zaupnost

1.   Če ni določeno drugače, zasedanja Pridružitvenega odbora niso javna.

2.   Kadar pogodbenica Pridružitvenemu odboru, pododborom, delovnim skupinam ali katerim koli drugim organom predloži informacije, ki so opredeljene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava v skladu s postopkom iz člena 336(2) Sporazuma.

3.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Pridružitvenega odbora v svojem uradnem glasilu.

Člen 10

Dnevni red zasedanj

1.   Sekretariat Pridružitvenega odbora na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti pošlje predsedniku Pridružitvenega odbora in njegovim članom najpozneje 15 dni pred zasedanjem kot dokumenti iz člena 8 tega poslovnika.

2.   Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat Pridružitvenega odbora najpozneje 21 dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red skupaj z ustreznimi dokumenti.

3.   Pridružitveni odbor sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točke, ki ni na okvirnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

4.   Predsednik zasedanja Pridružitvenega odbora lahko po dogovoru na zasedanja priložnostno povabi opazovalce ali strokovnjake, da zagotovijo informacije o določenih temah.

5.   Predsednik zasedanja Pridružitvenega odbora lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.

Člen 11

Zapisnik

1.   Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika zasedanja, običajno v 21 dneh po zasedanju.

2.   Praviloma mora zapisnik za vsako točko na dnevnem redu navajati:

(a)	dokumentacijo, predloženo Pridružitvenemu odboru;

(b)	izjave, za katere so člani Pridružitvenega odbora želeli, da se zapišejo v zapisnik;

(c)	vprašanja, o katerih sta se pogodbenici dogovorili, kot so sprejete odločitve, dogovorjene izjave in morebitni sklepi.

3.   Zapisnik vključuje tudi seznam članov ali njihovih namestnikov, ki so se udeležili zasedanja, seznam članov delegacij, ki so jih spremljali, ter seznam morebitnih opazovalcev ali strokovnjakov, ki so se udeležili zasedanja.

4.   Pogodbenici v 28 dneh od zasedanja pisno potrdita zapisnik. Po potrditvi zapisnik podpišejo predsednik in sekretarja Pridružitvenega odbora. Overjeni izvod zapisnika se pošlje vsem pogodbenicam.

5.   Če ni dogovorjeno drugače, Pridružitveni odbor sprejme akcijski načrt, ki odraža ukrepe, dogovorjene na zasedanju, njihovo izvajanje pa se pregleda na naslednjem zasedanju.

Člen 12

Sklepi in priporočila

1.   V posebnih primerih, kadar se Pridružitvenemu odboru s Sporazumom podeljuje pooblastilo za sprejemanje sklepov ali če mu takšno pooblastilo podeli Pridružitveni svet, Pridružitveni odbor v dogovoru s pogodbenicama sprejema sklepe in oblikuje priporočila, ki jih na zasedanjih podpišejo republike pogodbenice SA in pogodbenica EU.

2.   Pridružitveni odbor lahko sprejema sklepe ali daje priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici o tem dogovorita. V ta namen predsednik Pridružitvenega odbora v skladu s členom 8 besedilo predloga v pisni obliki razpošlje članom, ki morajo v roku, ki ni krajši od 21 dni, sporočiti morebitne pridržke ali predlagati spremembe. Ko se o besedilu doseže dogovor, predstavniki pogodbenice EU in vsake od republik pogodbenice SA neodvisno in zaporedoma podpišejo sklep oziroma priporočilo.

3.   Akti Pridružitvenega odbora se naslovijo kot „Sklep“ ali kot „Priporočilo“. Sekretariat Pridružitvenega odbora vsak sklep ali priporočilo označi z zaporedno številko, datumom sprejetja in opisom njegovega predmeta. V vsakem sklepu se določi datum začetka veljavnosti, podpišejo pa ga republike pogodbenice SA in pogodbenica EU.

Člen 13

Poročila

Pridružitveni odbor o svojih dejavnostih in dejavnostih pododborov, delovnih skupin ter drugih organov poroča Pridružitvenemu svetu na vsakem rednem zasedanju Pridružitvenega sveta.

Člen 14

Jeziki

1.   Uradna jezika Pridružitvenega odbora sta španščina in drug verodostojni jezik Sporazuma, o katerem se dogovorita pogodbenici.

2.   Če ni določeno drugače, se Pridružitveni odbor pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh dveh jezikih.

Člen 15

Stroški

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pridružitvenega odbora.

2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3.   Stroške v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v španščino in drugi uradni jezik Pridružitvenega odbora iz člena 14(1) tega poslovnika ali iz teh dveh jezikov krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja. Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

Člen 16

Spremembe poslovnika

Poslovnik se lahko spremeni v skladu z določbami člena 12.

Člen 17

Pododbori in specializirane delovne skupine

1.   Pridružitveni odbor lahko v skladu s členom 8(2) Sporazuma ustanovi pododbore ali specializirane delovne skupine, ki niso predvideni v Sporazumu, da mu pomagajo pri izvajanju njegovih nalog. Pridružitveni odbor lahko tak pododbor ali delovno skupino razpusti oziroma opredeli ali spremeni njihove pristojnosti in naloge. Če ni določeno drugače, ti pododbori delujejo pod nadzorom Pridružitvenega odbora, kateremu poročajo po vsakem svojem zasedanju.

2.   Če s Sporazumom ni določeno drugače ali če v okviru Pridružitvenega sveta ni bil sprejet drugačen dogovor, se ta poslovnik smiselno uporablja tudi za pododbore, odbor ali specializirane delovne skupine, in sicer z naslednjimi prilagoditvami:

(a)	vsaka pogodbenica druge pogodbenice pisno obvesti o seznamu svojih članov v teh organih in njihovih funkcijah. Te sezname upravlja sekretariat Pridružitvenega odbora;

(b)	vsa pomembna korespondenca, dokumenti in sporočila med kontaktnimi točkami se hkrati pošljejo tudi sekretariatu Pridružitvenega odbora;

(c)	če v Sporazumu ni določeno drugače ali če se pogodbenice niso dogovorile drugače, so pododbori, odbori ali delovne skupine pooblaščeni samo za dajanje priporočil.