1.   V tem sklepu so določeni pogoji za obravnavanje tajnih podatkov EU stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED (3) v skladu s Sklepom št. 41-2021.

2.   Ta sklep se uporablja za vse oddelke Računskega sodišča in v vseh njegovih prostorih. Uporablja se tudi za senate in odbore Računskega sodišča, ki so zajeti v pojem „oddelki” za namene tega sklepa.

1.   Dostop do podatkov, ki so označeni kot tajni s stopnjo RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko dovoli, potem ko:

2.   Praktikantom na Računskem sodišču se ne nalagajo naloge, zaradi katerih bi potrebovali dostop do podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3.   Drugim kategorijam osebja se dostop dovoli ali zavrne v skladu s preglednico iz Priloge.

1.   Osebje, ki pripravlja dokument na podlagi podatkov v smislu člena 1 – v kontekstu člena 3(6) Sklepa št. 41-2021 ali ne –, vedno preuči, ali bi moral biti ta dokument tajen. Za določitev dokumenta kot tajnih podatkov EU mora organ izvora oceniti in se odločiti, ali bi razkritje dokumenta nepooblaščenim osebam škodovalo interesom Evropske unije ali ene ali več držav članic. Če so avtorji v dvomu glede tega, ali bi bilo treba za dokument, ki ga pripravljajo, določiti stopnjo tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se morajo posvetovati z odgovornim vodilnim upravnim uslužbencem ali direktorjem.

2.   Dokument se razvrsti s stopnjo najmanj RESTREINT UE/EU RESTRICTED, če bi njegovo nepooblaščeno razkritje lahko med drugim:

3.   Organi izvora se lahko odločijo, da bodo za kategorije podatkov, ki jih ustvarjajo redno, določili standardno stopnjo tajnosti. Vendar pri tem zagotovijo, da se za posamezne podatke določi primerna stopnja tajnosti.

1.   Podatki se določijo kot tajni takoj po nastanku. Osebni zapiski, predhodni osnutki ali sporočila s podatki, ki jih je treba razvrstiti kot tajne na stopnji RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se označijo kot taki od vsega začetka ter se ustvarjajo in obravnavajo v skladu s tem sklepom.

2.   Če za končni dokument ni več potrebna stopnja RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se stopnja tajnosti prekliče.

1.   V skladu s členom 3(1) Sklepa št. 41-2021 je splošna stopnja tajnosti dokumenta vsaj tako visoka kot del istega dokumenta z najvišjo stopnjo tajnosti. Če so podatki zbrani iz različnih virov, se končni združeni dokument pregleda zaradi določitve splošne stopnje tajnosti, saj mu bo morda treba določiti višjo stopnjo tajnosti, kot jo imajo njegovi sestavni deli.

2.   Dokumenti, ki vsebujejo tajne in netajne dele, so strukturirani in označeni tako, da je mogoče brez težav razpoznati in po potrebi ločiti sestavne dele z različno stopnjo tajnosti in/ali občutljivosti. Tako bo mogoče vsak del obravnavati ustrezno, če bo ločen od ostalih sestavnih delov.

1.   Podatki, pri katerih je treba določiti stopnjo tajnosti, se kot taki označijo in obravnavajo ne glede na fizično obliko. Stopnja tajnosti se prejemnikom nedvoumno sporoči z oznako stopnje tajnosti, če se dokument dostavi v pisni obliki bodisi na papirju bodisi na izmenljivem nosilcu podatkov bodisi v komunikacijskem in informacijskem sistemu ali z najavo, če se podatki dostavijo v ustni obliki, kot je pogovor ali predstavitev. Tajno gradivo se fizično označi, tako da je mogoče brez težav razpoznati njegovo stopnjo tajnosti.

2.   Na dokumentih se popolna oznaka stopnje tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED napiše z velikimi črkami v celoti v francoščini in angleščini (najprej v francoščini) v skladu z odstavkom 3. Oznaka se ne prevaja v druge jezike.

3.   Oznaka stopnje tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED se zapiše:

4.   Pri ustvarjanju dokumenta stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

1.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED so lahko označeni tudi z drugimi oznakami ali „varnostnimi označevalniki”, v katerih je npr. navedeno področje, na katerega se dokument nanaša, ali posebno razpošiljanje glede na potrebo po seznanitvi (need-to-know). Primer:

2.   V dokumentih stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED je lahko navedeno varnostno opozorilo s posebnimi navodili za ravnanje in upravljanje z dokumenti.

3.   Navedbe o preklicu stopnje tajnosti se po možnosti zapišejo na prvo stran dokumenta takrat, ko se dokument ustvari. Uporabi se lahko npr. naslednja oznaka:

1.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se ustvarjajo z elektronskimi sredstvi, če so taka sredstva na razpolago.

2.   Osebje Računskega sodišča za ustvarjanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED uporablja akreditirane komunikacijske in informacijske sisteme (glej člen 6 Sklepa št. 41-2021). V primeru dvoma glede tega, kateri komunikacijski in informacijski sistem se lahko uporabi, se osebje posvetuje z uradnikom za informacijsko varnost. Po posvetovanju s tem uradnikom se lahko v izrednih razmerah ali pri posebnih tehničnih konfiguracijah uporabijo posebni postopki.

3.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, vključno z osnutki, se v skladu s členom 5 ne pošiljajo po navadni odprti elektronski pošti, se ne tiskajo ali skenirajo na standardnih tiskalnikih ali optičnih bralnikih in se ne obravnavajo na osebnih napravah osebja. Za tiskanje dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se uporabljajo samo tiskalniki ali fotokopirni stroji, povezani s samostojnimi računalniki ali z akreditiranim sistemom.

1.   Organ izvora ima „nadzor organa izvora” nad podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki jih je ustvaril. Predhodno pisno soglasje organa izvora je potrebno za:

2.   Imetniki podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED imajo dostop do tajnih podatkov, da bi lahko opravljali svoje naloge. V skladu s Sklepom št. 41-2021 so odgovorni za pravilno obravnavanje, shranjevanje in varovanje podatkov. Za razliko od organov izvora tajnih podatkov njihovim imetnikom ni dovoljeno odločati o preklicu stopnje tajnosti ali nadaljnjem posredovanju podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v tretje države ali mednarodne organizacije.

3.   Če ni mogoče ugotoviti, kdo je organ izvora podatkov RESTREINT UE/EU RESTRICTED, nadzor organa izvora izvaja oddelek Računskega sodišča, ki je imetnik teh tajnih podatkov. Če imetnik podatkov meni, da je posredovanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED tretji državi ali mednarodni organizaciji potrebno, se Računsko sodišče posvetuje z eno od pogodbenic sporazuma o varnosti podatkov, sklenjenega z isto tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

1.   Uporaba izmenljivih nosilcev podatkov se nadzoruje in evidentira. Uporabljajo se samo izmenljivi nosilci podatkov, ki jih da na voljo Računsko sodišče ali druga institucija, organ ali agencija EU in jih odobri uradnik za informacijsko varnost Računskega sodišča ter so šifrirani s proizvodom, ki ga je ta uradnik odobril. Osebni izmenljivi nosilci podatkov in izmenljivi nosilci podatkov, ki se brezplačno delijo na konferencah, seminarjih itd., se ne smejo uporabljati. Po možnosti se uporabljajo izmenljivi nosilci podatkov, zaščiteni pred elektromagnetnim sevanjem (TEMPEST), v skladu z navodili uradnika za informacijsko varnost.

2.   Če se tajen dokument obravnava ali shranjuje z elektronskimi sredstvi na izmenljivih nosilcih podatkov, kot so ključi USB, zunanji trdi diski, zgoščenke, DVD ali spominske kartice (vključno s SSD (4)), mora biti oznaka stopnje tajnosti jasno vidna v prikazanih podatkih, v imenu datoteke in na izmenljivem nosilcu podatkov.

3.   Osebje se mora zavedati, da je pri shranjevanju velikih količin tajnih podatkov na izmenljive nosilce podatkov za nosilec morda potrebna višja stopnja tajnosti.

4.   Za prenos podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED na izmenljive nosilce podatkov ali z njih se uporabljajo samo komunikacijski in informacijski sistemi, ki so bili ustrezno akreditirani.

5.   Pri nalaganju podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED na izmenljive nosilce podatkov je treba posebej poskrbeti za to, da na nosilcih pred prenosom podatkov ni virusov ali zlonamerne programske opreme.

6.   Izmenljivi nosilci podatkov se, če je ustrezno, obravnavajo po varnostno-operativnih postopkih, povezanih z uporabljenim šifrirnim sistemom.

7.   Dokumenti na izmenljivih nosilcih podatkov, ki niso več potrebni ali so bili preneseni v ustrezen komunikacijski in informacijski sistem, se varno odstranijo in izbrišejo z uporabo odobrenih proizvodov ali metod. Če izmenljivi nosilci podatkov niso shranjeni v ustrezno zaklenjenem pisarniškem pohištvu, se uničijo, ko niso več potrebni. Uničenje ali izbris se izvedeta po metodi, ki je v skladu z varnostnimi predpisi Računskega sodišča. Vodi se evidenca izmenljivih nosilcev podatkov, njihovo uničenje pa se zabeleži.

1.   V skladu s členom 5(8) in členom 6(9) Sklepa št. 41–2021 se podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED lahko obravnavajo na upravnem območju (5) ali na varovanem območju pri Komisiji (6), za uporabo katerega je Računsko sodišče sklenilo sporazum o ravni storitve, in sicer:

2.   Podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED je dovoljeno začasno obravnavati zunaj varovanega ali upravnega območja, če se je imetnik zavezal, da bo upošteval izravnalne ukrepe za zaščito podatkov pred dostopom s strani nepooblaščenih oseb. Izravnalni ukrepi vključujejo vsaj naslednje:

3.   Papirni izvod podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se shrani v zaklenjenem pisarniškem pohištvu v upravnem ali varovanem območju. Začasno se lahko hrani zunaj varovanega ali upravnega območja, če se je imetnik zavezal, da bo upošteval izravnalne ukrepe.

4.   Za dodatne nasvete se je mogoče obrniti na uradnika za informacijsko varnost.

5.   Sum varnostnega incidenta ali dejanski varnostni incident se čim prej prijavi uradniku za informacijsko varnost.

1.   Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko kopirajo ali prevajajo po imetnikovem navodilu, če organ izvora ni podal nobenega opozorila. Toda naredi se samo toliko kopij, kot je nujno potrebno.

2.   Kadar se reproducira samo del tajnega dokumenta, veljajo enaki pogoji kot pri kopiranju celega dokumenta. Stopnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED se določi tudi za izvlečke, razen če jih je organ izvora izrecno označil kot netajne.

3.   Varnostni ukrepi, ki veljajo za izvirne podatke, veljajo tudi za njihove kopije in prevode.

1.   Kadar je to mogoče, se podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki jih je treba odnesti iz varovanih ali upravnih območij, pošljejo elektronsko z ustrezno akreditiranimi sredstvi in/ali tako, da so zaščiteni z odobrenimi kriptografskimi proizvodi.

2.   Glede na razpoložljiva sredstva ali posebne okoliščine se lahko podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED fizično prenašajo v obliki papirnih dokumentov ali na izmenljivih nosilcih podatkov. Uporaba izmenljivih nosilcev podatkov za prenašanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ima prednost pred pošiljanjem papirnih dokumentov.

3.   Uporabljajo se lahko samo izmenljivi nosilci podatkov, ki so šifrirani s proizvodom, ki ga je odobril uradnik za informacijsko varnost Računskega sodišča. Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED na izmenljivem nosilcu podatkov, ki ni zaščiten s kriptografskim proizvodom, ki ga je odobril uradnik za informacijsko varnost, se obravnavajo enako kot papirni izvod.

4.   Če se upošteva načelo potrebe po seznanitvi, je lahko v pošiljki več kot en sklop podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

5.   Uporabi se pakiranje, s katerim se zagotovi, da vsebina ni vidna. Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se prenašajo v neprozornem pakiranju, kot je ovojnica, neprozorna mapa ali aktovka. Na zunanji strani pakiranja ne sme biti nikjer označena narava ali stopnja tajnosti vsebine. Če se uporablja notranje pakiranje, se označi z oznako RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Na obeh slojih pakiranja se navede prejemnikovo ime, delovno mesto in naslov ter naslov za odgovor za primer, da dostava ne bi bila možna.

6.   Varnostni incidenti v zvezi s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki jih prenaša osebje ali kurirji, se preko uradnika za informacijsko varnost prijavijo v preiskavo direktorju direktorata Računskega sodišča za kadrovske, finančne in splošne zadeve.

1.   Izmenljivim nosilcem podatkov, ki se uporabljajo za prenos podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se priloži odpremnica, na kateri so podatki o izmenljivem nosilcu podatkov s tajnimi podatki, ter o vseh datotekah, ki so na njem, da jih lahko prejemnik ustrezno preveri.

2.   Na nosilcu se shranijo samo dokumenti, ki jih je treba zagotoviti. Npr. vsi tajni podatki na enem ključu USB bi morali biti namenjeni istemu prejemniku. Pošiljatelj se mora zavedati, da je pri velikih količinah tajnih podatkov, shranjenih na takih napravah, za celotno napravo morda potrebna višja stopnja tajnosti.

3.   Za prenašanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se uporabljajo samo izmenljivi nosilci podatkov, ki so označeni z ustrezno oznako stopnje tajnosti.

1.   Osebje lahko prenaša dokumente stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v zgradbah Računskega sodišča ali med institucijami, agencijami ali organi Unije, vendar morajo biti dokumenti ves čas v posesti osebe, ki jih prenaša, in se ne smejo brati v javnosti.

2.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko pošiljajo po interni pošti v druge pisarne Računskega sodišča v eni sami navadni neprozorni ovojnici, vendar na zunanji strani ne sme biti označeno, da so dokumenti tajni.

1.   Osebje ali kurirji Računskega sodišča ali drugih institucij, organov ali agencij EU lahko prenašajo podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED kjer koli v Uniji, če ravnajo v skladu z naslednjimi navodili:

2.   Osebje, ki želi poslati podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED na druge kraje v Uniji, lahko uredi dostavo na enega od naslednjih načinov:

1.   Podatke s stopnjo tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED lahko osebje ročno prenaša med ozemljem Unije in ozemljem tretje države.

2.   Osebje urada za vodenje evidenc lahko uredi eno od naslednjega:

3.   Osebje pri ročnem prenašanju papirnih dokumentov ali izmenljivih nosilcev podatkov s stopnjo tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED upošteva vse naslednje dodatne ukrepe:

1.   V tem sklepu „komercialne kurirske službe” zajemajo nacionalne poštne službe in komercialne kurirske službe, ki nudijo storitve, pri katerih se podatki dostavljajo za plačilo z ročnim prenašanjem ali s sledenjem.

2.   Komercialne kurirske službe lahko storitve prenesejo na podizvajalca. Vendar je za skladnost s tem sklepom ves čas odgovorna kurirska služba.

3.   Če je predvideni prejemnik zunaj EU, se uporabita dva sloja pakiranja. Pošiljatelj se pri pripravi pošiljk z oznako tajnosti zaveda, da naj komercialne kurirske službe dostavijo pošiljke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED samo predvidenemu prejemniku, pooblaščenemu namestniku, nadzornemu uradniku registra, njegovemu pooblaščenemu namestniku ali receptorju. Za zmanjšanje tveganja, da pošiljka ne bi dosegla predvidenega prejemnika, je na zunanjem in, če je ustrezno, na notranjem sloju pakiranja napisan naslov za odgovor.

4.   Storitve, ki jih nudijo komercialne kurirske službe, ki opravljajo storitve priporočene dostave, se za podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ne uporabljajo.

1.   Izpolniti je treba vse pogoje prenašanja iz sporazuma o varnosti podatkov ali upravnega dogovora. V primeru dvoma se osebje posvetuje z uradnikom za informacijsko varnost in uradom za vodenje evidenc.

2.   Pri tajnih podatkih, ki so zaščiteni z odobrenimi kriptografskimi proizvodi, se zahteva glede dvojnega pakiranja lahko opusti. Vendar se zaradi navedbe naslova in glede na to, da je na izmenljivem nosilcu podatkov izrecna oznaka stopnje tajnosti, nosilec prenaša vsaj v navadni ovojnici, morda pa so potrebni dodatni ukrepi fizične zaščite, kot so oblazinjene ovojnice.

1.   Sestanki, na katerih naj bi se razpravljalo o podatkih stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, potekajo samo v sejni sobi, ki je bila akreditirana na ustrezni ali višji stopnji tajnosti. Če taka sejna soba ni na razpolago, se osebje posvetuje z uradnikom za informacijsko varnost.

2.   Dnevni red praviloma ni tajen. Če so v zapisniku omenjeni tajni dokumenti, to ne pomeni nujno, da je dnevni red tajen. Točke zapisnika morajo biti oblikovane tako, da ne ogrozijo zaščite interesov Unije ali ene ali več držav članic.

3.   Če bodo v priponki k zapisniku priložene elektronske datoteke s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jih je treba obvezno zaščititi s kriptografskimi proizvodi, ki jih je odobril uradnik za informacijsko varnost Računskega sodišča.

4.   Organizatorji sestanka udeležence opozorijo, da pripomb, ki se nanašajo na točko dnevnega reda s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ni dovoljeno pošiljati po navadni odprti elektronski pošti ali na kakšen drugačen način, ki ni bil ustrezno akreditiran v skladu s členom 11 tega sklepa.

5.   Organizatorji sestanka si prizadevajo točke s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED uvrstiti na dnevni red tako, da si sledijo, da se omogoči nemoten potek sestanka. Med razpravo o zaupnih točkah smejo biti prisotne samo osebe s potrebo po seznanitvi.

6.   Udeležence je treba že v vabilu vnaprej opozoriti, da se bo na sestanku razpravljalo o zaupnih temah in da se bodo uporabljali ustrezni varnostni ukrepi.

7.   Udeležence se v vabilu ali obvestilu o dnevnem redu opozori, da je treba med razpravo o točkah s podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED izklopiti prenosne elektronske naprave.

8.   Organizatorji sestanka pred sestankom sestavijo popoln seznam zunanjih udeležencev.

1.   Za posredovanje tajnih podatkov, npr. med predstavitvijo ali videokonferenco, ki vsebuje podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se smejo uporabljati samo sistemi IT, akreditirani v skladu s členom 11 tega sklepa.

2.   Predsedujoči poskrbi za to, da so prenosne elektronske naprave, ki niso odobrene, izklopljene.

1.   Predsedujoči na začetku zaupne razprave napove udeležencem sestanka, da bo sestanek odtlej potekal zaupno. Vrata in roloji se zaprejo.

2.   Udeležencem in tolmačem se na začetku razprave dajo samo nujno potrebni dokumenti, kakor je ustrezno.

Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v času odmorov med sestankom ne smejo ostati brez nadzora.

3.   Ob koncu sestanka se udeleženci in tolmači opozorijo, naj ne puščajo tajnih dokumentov ali svojih morebitnih tajnih zapiskov nenadzorovanih v sobi. Tajne dokumente ali zapiske, ki jih udeleženci ob koncu sestanka niso odnesli, organizatorji sestanka poberejo in uničijo v ustreznih uničevalnikih dokumentov.

4.   Seznam udeležencev in povzetek tajnih podatkov, ki se souporabljajo z državami članicami in se ustno posredujejo tretjim državam ali mednarodnim organizacijam, se med sestankom zabeleži in je nato vključen v izid posvetovanj.

1.   Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se souporabljajo z drugimi institucijami Unije, agencijami, organi ali uradi samo, če ima prejemnik potrebo po seznanitvi, subjekt pa ustrezen pravni sporazum z Računskim sodiščem.

2.   Znotraj Računskega sodišča je urad za vodenje evidenc, ustanovljen v okviru sekretariata Računskega sodišča, praviloma glavna točka vstopa in izstopa za tajne podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki si jih Računsko sodišče izmenjuje z drugimi institucijami, agencijami, organi in uradi Unije. Vendar se podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED lahko neposredno souporabljajo s predvidenimi prejemniki po tem, ko sta o tem obveščena uradnik za informacijsko varnost Računskega sodišča in urad za vodenje evidenc.

1.   Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko souporabljajo z državami članicami, če ima prejemnik potrebo po seznanitvi.

2.   Za tajne podatke držav članic, ki so označeni z enakovredno oznako stopnje tajnosti (8) in so bili dani na razpolago Računskemu sodišču, se določi enaka stopnja varovanja kot za podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se posredujejo tretji državi ali mednarodni organizaciji samo, če ima prejemnik potrebo po seznanitvi, država ali mednarodna organizacija pa ima vzpostavljen ustrezen pravni in upravni okvir, kot je sporazum o varnosti podatkov ali upravni dogovor z Računskim sodiščem. Določbe takega sporazuma ali dogovora imajo prednost pred določbami tega sklepa.

2.   Urad za vodenje evidenc v sekretariatu Računskega sodišča je praviloma glavna točka vstopa in izstopa za vse podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki se izmenjujejo med Računskim sodiščem in tretjimi državami ter mednarodnimi organizacijami.

3.   Za zagotovitev sledljivosti urad za vodenje evidenc evidentira podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

4.   Taka evidenca se lahko vodi na papirju ali v elektronskih dnevnikih.

5.   Postopke evidentiranja za tajne podatke, ki se obravnavajo v akreditiranem komunikacijskem in informacijskem sistemu, lahko izvedejo procesi znotraj samega sistema. Ta sistem v tem primeru izvede tudi ukrepe za zagotavljanje nedotaknjenosti dnevniških zapisov.

6.   Za tajne podatke, prejete od tretjih držav ali mednarodnih organizacij, se določi enaka stopnja varovanja kot za tajne podatke EU z enakovredno oznako stopnje tajnosti, kot je določeno v ustreznem sporazumu o varnosti podatkov ali upravnem dogovoru.

1.   Če Računsko sodišče ali kateri od njegovih oddelkov ugotovi, da obstaja izjemna potreba po posredovanju podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED tretji državi, mednarodni organizaciji ali subjektu EU, ne da bi bil sklenjen sporazum o varnosti podatkov ali upravni dogovor, se upošteva posebni postopek ad hoc posredovanja.

2.   Oddelki Računskega sodišča stopijo v stik z uradnikom za informacijsko varnost in organom izvora. Računsko sodišče se posvetuje z eno od pogodbenic sporazuma o varnosti podatkov, sklenjenega z istim subjektom EU, tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

3.   Po tem posvetovanju lahko kolegij Računskega sodišča na predlog generalnega sekretarja odobri objavo zadevnih podatkov.

1.   Podatki ostanejo tajni samo, dokler jih je treba varovati. Preklic stopnje tajnosti pomeni, da se podatki ne štejejo več za tajne. Organ izvora ob ustvarjanju tajnih podatkov EU po možnosti navede, ali se stopnja tajnosti podatkov EU lahko prekliče na določen datum ali po določenem dogodku. V nasprotnem primeru organ izvora redno pregleduje podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, da ugotovi, ali je tajnost še vedno primerna.

2.   Za podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki izvirajo iz Računskega sodišča, se stopnja tajnosti prekliče po 30 letih v skladu z Uredbo (EGS, Euratom) št. 354/83 (9), kot je bila spremenjena z Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1700/2003 (10), in v skladu s Sklepom Sveta (EU) 2015/496 (11).

3.   Stopnja tajnosti dokumentov Računskega sodišča se lahko prekliče na ad hoc podlagi, npr. na zahtevo javnosti za dostop do dokumentov.

1.   Stopnja tajnosti podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se prekliče samo z dovoljenjem organa izvora.

2.   Za odločitev o tem, ali je mogoče preklicati stopnjo tajnosti dokumenta, je pristojen oddelek Računskega sodišča, ki ga je ustvaril. Znotraj Računskega sodišča je pri vseh zahtevkih za preklic stopnje tajnosti potrebno posvetovanje z vodilnim upravnim uslužbencem ali direktorjem oddelka, iz katerega izvira dokument. Če je oddelek zbral tajne podatke iz več virov, najprej zaprosi za soglasje druge strani, ki so dale na razpolago izvorno gradivo, tudi v državah članicah, drugih organih EU, tretjih državah ali mednarodnih organizacijah.

3.   Če oddelek Računskega sodišča, iz katerega izvira dokument, ne obstaja več, njegove pristojnosti pa je prevzel drug oddelek, o preklicu stopnje tajnosti odloči ta oddelek. Če oddelek, iz katerega izvira dokument, ne obstaja več, njegovih pristojnosti pa ni prevzel noben drug oddelek, o preklicu stopnje tajnosti skupaj odločijo direktorji Računskega sodišča.

1.   Izvirna oznaka stopnje tajnosti na vrhu in dnu vsake strani se vidno prečrta (se ne izbriše), in sicer v elektronski obliki s funkcijo „prečrtano”, v izpisih pa ročno.

2.   Na prvi (naslovni) strani se z žigom označi, da je stopnja tajnosti preklicana, dodajo se podatki o organu, pristojnem za preklic stopnje tajnosti, in ustrezni datum.

3.   Prvotni prejemniki podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se obvestijo o preklicu stopnje tajnosti. Prvotni prejemniki so odgovorni za obveščanje nadaljnjih naslovnikov, ki so jim poslali ali za katere so kopirali izvirne podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

4.   O vseh odločitvah o preklicu stopnje tajnosti se obvesti arhiv Računskega sodišča.

5.   Za vse prevode tajnih podatkov se uporablja enak postopek za preklic stopnje tajnosti kot za različico v izvirnem jeziku.

1.   Možen je tudi delni preklic stopnje tajnosti (npr. samo prilog ali nekaterih odstavkov). Postopek je popolnoma enak kot pri preklicu stopnje tajnosti celotnega dokumenta.

2.   Po delnem preklicu stopnje tajnosti („prečiščenju”) podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se pripravi izvleček, za katerega je stopnja tajnosti preklicana.

3.   Deli, ki ostajajo tajni, se nadomestijo z oznako:

Ta oznaka je v osrednjem besedilu, če je del, za katerega se ne prekliče stopnja tajnosti, del odstavka, ali kot odstavek, če je del, za katerega se ne prekliče stopnja tajnosti, določen odstavek ali več kot en odstavek.

4.   Če za celotno prilogo ni mogoče preklicati stopnje tajnosti in zato ni vključena v izvleček, se to v besedilu posebej navede.

1.   Računsko sodišče ne kopiči velikih količin tajnih podatkov.

2.   Oddelki, iz katerih izvirajo dokumenti, rutinsko pregledujejo manjše količine za uničenje ali izbris. V rednih časovnih presledkih se pregledujejo tako podatki, shranjeni na papirju, kot tudi podatki, shranjeni v komunikacijskem in informacijskem sistemu.

3.   Dokumente stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki niso več potrebni, osebje uniči ali varno izbriše, pri čemer upošteva zahteve za arhiviranje izvirnega dokumenta.

4.   Osebju ni treba obvestiti organa izvora, če uniči ali izbriše kopije dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

5.   Za osnutke gradiva, ki vsebujejo tajne podatke, se uporabljajo enake metode odstranjevanja kot za dokončane tajne dokumente.

6.   Za uničevanje dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se uporabljajo samo odobreni uničevalniki dokumentov. Za uničevanje dokumentov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED so primerni uničevalniki dokumentov ravni 4 DIN 32757 in ravni 5 DIN 66399.

7.   Ostanki uničenega papirja iz odobrenih uničevalnikov dokumentov se lahko odstranijo kot običajni pisarniški odpadki.

8.   Podatki z vseh nosilcev podatkov in naprav, ki vsebujejo podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se ob koncu življenjske dobe varno uničijo. Elektronski podatki se uničijo ali izbrišejo z virov informacijske tehnologije in z njimi povezanih nosilcev podatkov (vključno z varnostnimi kopijami) tako, da je mogoče razumno zagotoviti, da podatkov ni mogoče obnoviti. Z varnim uničenjem se odstranijo podatki iz pomnilnika, pa tudi vse nalepke, oznake in dnevniki dejavnosti.

9.   Računalniški nosilci podatkov se izročijo uradniku za informacijsko varnost v uničenje in odstranitev.

1.   Direktor direktorata Računskega sodišča za človeške vire, finance in splošne storitve skupaj z uradnikom za informacijsko varnost oblikuje, odobri in po potrebi sproži načrt evakuacije in uničenja v izrednih razmerah za varovanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, za katere obstaja velika nevarnost, da bi v kriznih razmerah prišli v roke nepooblaščenim osebam. Po prednostnem zaporedju in glede na naravo izrednih razmer pride v poštev:

2.   Če so bili sproženi načrti za izredne razmere, ima prednost prenos ali uničenje podatkov višjih stopenj tajnosti.

3.   Za operativne podrobnosti načrtov za evakuacijo in uničenje v izrednih razmerah se določi stopnja tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Odločitve o tem, ali in kdaj naj se podatki arhivirajo, ter ustrezni praktični ukrepi so v skladu s politiko Računskega sodišča o informacijski varnosti, njegovo politiko za določanje stopnje tajnosti podatkov in politiko v zvezi z arhivskim gradivom.

2.   Dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se ne pošiljajo v Zgodovinski arhiv Evropske unije v Firencah.