This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52015TA1209(16)
Report on the annual accounts of the European Environment Agency for the financial year 2014, together with the Agency’s reply
Poročilo o zaključnem računu Evropske agencije za okolje za proračunsko leto 2014 z odgovorom Agencije
Poročilo o zaključnem računu Evropske agencije za okolje za proračunsko leto 2014 z odgovorom Agencije
UL C 409, 9.12.2015, p. 143–150
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
9.12.2015 |
SL |
Uradni list Evropske unije |
C 409/143 |
POROČILO
o zaključnem računu Evropske agencije za okolje za proračunsko leto 2014 z odgovorom Agencije
(2015/C 409/16)
UVOD
1. |
Evropska agencija za okolje (v nadaljnjem besedilu: Agencija ali EEA) s sedežem v Københavnu je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (EGS) št. 1210/90 (1). Odgovorna je za vzpostavitev opazovalnega omrežja, ki Komisiji, Parlamentu, državam članicam in javnosti na splošno zagotavlja zanesljive informacije o stanju okolja. Te bi morale Evropski uniji in državam članicam zlasti omogočati, da sprejmejo ukrepe za zaščito okolja in ocenijo njihovo uspešnost (2). |
INFORMACIJE V PODKREPITEV IZJAVE O ZANESLJIVOSTI
2. |
Revizijski pristop Sodišča vključuje analitične revizijske postopke, neposredno preizkušanje transakcij in oceno ključnih kontrol nadzornih in kontrolnih sistemov Agencije. Dopolnjujejo jih dokazi, pridobljeni z delom drugih revizorjev in analizo poslovodskih predstavitev. |
IZJAVA O ZANESLJIVOSTI
Odgovornost poslovodstva
Revizorjeva odgovornost
Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov
Mnenje o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij
|
10. |
Zaradi naslednjih pripomb mnenji Sodišča nista vprašljivi. |
PRIPOMBA O ZAKONITOSTI IN PRAVILNOSTI TRANSAKCIJ
11. |
Agencija je leta 2014 objavila razpis v vrednosti 1,7 milijona EUR za izvajanje svetovalnih storitev v zvezi z IT in geografskimi informacijskimi sistemi (GIS) pri uvedbi komponente za dostop do referenčnih podatkov (Reference Data Access) ter za podporo Agenciji pri drugih dejavnostih, povezanih s programom Copernicus. Pomemben vidik razpisa, poimenovan „znane pomanjkljivosti“, ni bil nikjer opredeljen v tehničnih specifikacijah. Podrobnejši razpisni pogoji bi zagotovili učinkovitejši in konkurenčnejši postopek javnega naročanja. |
PRIPOMBI O NOTRANJIH KONTROLAH
12. |
Agencija je sicer začela izvajati novo politiko predhodnih in naknadnih kontrol pri dodelitvi nepovratnih sredstev, vendar postopki preverjanja še niso dokumentirani. So pa bile upravičencem (evropskim tematskim centrom oz. ETC) posredovane smernice o pripravi izkazov stroškov. |
13. |
Kljub temu je revizija transakcij nepovratnih sredstev razkrila slabosti. Pri enem od evropskih tematskih centrov je uradnik za finančno preverjanje ugotovil, da so bili v zahtevku za povračilo sredstev vključeni neupravičeni odhodki, vendar je odredbodajalec odobril zahtevani znesek v celoti. V drugem primeru je bil zahtevani znesek izplačan v celoti, čeprav večina partnerjev, izbranih za predhodno preverjanje, Agenciji ni predložila zahtevanih dokumentov. Poleg tega je notranji revizor sodeloval tako v predhodnih kot naknadnih preverjanih; te naloge pa se med sabo izključujejo. Treba je omeniti, da razprava o sistemu predhodnih kontrol med Sodiščem in Agencijo poteka že od leta 2012. |
DRUGE PRIPOMBE
14. |
Agencija je z medinstitucionalno pogodbo, ki jo je sklenil GD za informatiko, najela ponudnika storitev v oblaku za storitve zagotavljanja varnostnih kopij, vključno z elektronsko pošto. V pogojih pogodbe lokacija podatkov Agencije ni ustrezno določena. Pogodbenik si je pridržal pravico, da podatke Agencije brez predhodnega obvestila prenese izven geografskega območja Evropske unije, npr. za reševanje težav z odzivnostjo je včasih treba podatke o usmerjanju prekopirati v različne podatkovne centre v različnih regijah. Agencija tako ni zagotovila, da so zajamčeni privilegiji in imunitete Evropskih skupnosti, ki veljajo zanjo, in da ponudnik storitev v celoti spoštuje zagotovila o zasebnosti, ki jih določa člen 7 Listine EU o temeljnih pravicah. |
SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA PRIPOMB IZ PREJŠNJIH LET
15. |
Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi pripomb Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi I. |
To poročilo je sprejel senat IV, ki ga vodi Milan Martin CVIKL, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na zasedanju 15. septembra 2015.
Za Računsko sodišče
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Predsednik
(1) UL L 120, 11.5.1990, str. 1.
(2) V Prilogi II, ki je predstavljena v informativne namene, so povzete pristojnosti in dejavnosti Agencije.
(3) Ti zajemajo bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz sprememb čistih sredstev ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.
(4) Ta vsebujejo izkaz realizacije proračuna in njegovo prilogo.
(5) Člena 39 in 50 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013 (UL L 328, 7.12.2013, str. 42).
(6) Računovodska pravila, ki jih je sprejel računovodja Komisije, so izpeljana iz mednarodnih računovodskih standardov za javni sektor (MRSJS), ki jih je izdala Mednarodna zveza računovodskih strokovnjakov, ali, kadar je smiselno, iz mednarodnih računovodskih standardov (MRS)/mednarodnih standardov računovodskega poročanja (MSRP), ki jih je izdal Odbor za mednarodne računovodske standarde.
(7) Člen 107 Uredbe (EU) št. 1271/2013.
(8) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 298, 26.10.2012, str. 1).
PRILOGA I
Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let
Leto |
Pripomba Sodišča |
Status popravljalnega ukrepa (zaključen/se izvaja/neizveden/ni relevantno) |
2012 |
Leta 2012 je Agencija dodelila nepovratna sredstva v okviru treh glavnih programov dodeljevanja nepovratnih sredstev (1) konzorcijem, ki jih sestavljajo institucije in organi za varovanje okolja v Evropi, organizacije ZN in nacionalne okoljske organizacije. Skupni odhodki za nepovratna sredstva so leta 2012 znašali 11,9 milijona EUR, kar je 27 % skupnih odhodkov za poslovanje. Predhodna preverjanja Agencije pred povračilom stroškov, ki jih prijavijo upravičenci, vsebujejo dokumentacijsko analizo zahtevkov za povračilo stroškov. Agencija od upravičencev običajno ne pridobi nobenih dokumentov, s katerimi bi utemeljili upravičenost in točnost prijavljenih stroškov uslužbencev, ki predstavljajo največji del stroškov (2). Predhodna preverjanja stroškov na kraju samem na ravni upravičencev so redka (3). |
se izvaja |
2013 |
Leta 2013 je Agencija dodelila nepovratna sredstva v okviru petih programov dodeljevanja nepovratnih sredstev (4) konzorcijem, ki jih sestavljajo institucije in organi za varovanje okolja v Evropi, organizacije ZN in nacionalne okoljske organizacije. Skupni odhodki za nepovratna sredstva leta 2013 so znašali 13,9 milijona EUR, kar je 31 % skupnih operativnih odhodkov. Predhodna preverjanja Agencije vsebujejo dokumentacijsko analizo zahtevkov za povračilo stroškov. EEA je na podlagi lanskih pripomb Sodišča okrepila svoja preverjanja v zvezi z upravičenostjo in točnostjo stroškov za zaposlene, prijavljenih v okviru programov dodeljevanja nepovratnih sredstev, saj pomenijo glavni del stroškov. Zlasti so bili za vzorec upravičencev predloženi seznami prisotnosti za preverjanje prijavljenih stroškov za plače, ne pa plačilni listi. Preverjanja stroškov na kraju samem na ravni upravičencev so redka. Obstoječe kontrole tako poslovodstvu Centra zagotavljajo le omejeno zanesljivost glede upravičenosti in točnosti stroškov, ki jih prijavijo upravičenci. Za transakcije, ki jih je revidiralo Sodišče, so bila predložena dokazila, ki zagotavljajo razumno zanesljivost glede zakonitosti in pravilnosti transakcij. |
se izvaja |
(1) Evropski tematski centri (ETC), Evropski instrument sosedstva in partnerstva (EISP) in začetne operativne dejavnosti globalnega spremljanja okolja in varnosti (GIO).
(2) Za ostale vrste stroškov (tj. stroške sklepanja pogodb s podizvajalci in nakupa opreme) so bila zahtevana dokazila, ki so bila analizirana.
(3) V letih 2012 in 2011 je bilo izvedeno eno predhodno preverjanje, s katerim se je preverjal kontrolni sistem enega upravičenca. Leta 2010 je bilo izvedeno eno predhodno preverjanje, s katerim se je preverjala upravičenost odhodkov, ki jih je prijavil en upravičenec.
(4) Evropski tematski centri (ETC), Evropski instrument sosedstva in partnerstva (EISP), začetne operativne dejavnosti globalnega spremljanja okolja in varnosti (GIO in GIO2), usklajevanje GMES in situ (GISC) in instrument za predpristopno pomoč (IPA2).
PRILOGA II
Evropska agencija za okolje (København)
Pristojnosti in dejavnosti
Področja pristojnosti Unije, ki izhajajo iz Pogodbe (člen 191 Pogodbe o delovanju Evropske unije) |
Okoljska politika Okoljska politika Unije prispeva k uresničevanju […] ciljev: ohranjanju, varstvu in izboljšanju kakovosti okolja, varovanju človekovega zdravja, skrbni in preudarni rabi naravnih virov, spodbujanju ukrepov na mednarodni ravni za reševanje regionalnih ali globalnih okoljskih problemov, zlasti v boju proti podnebnim spremembam. Cilj okoljske politike Unije je doseči visoko raven varstva, pri čemer se upošteva raznolikost razmer v posameznih regijah Unije. Politika temelji na previdnostnem načelu in na načelih, da je treba delovati preventivno, da je treba okoljsko škodo prednostno odpravljati pri viru in da mora plačati povzročitelj obremenitve. […] Pri oblikovanju svoje […] politike Unija upošteva razpoložljive znanstvene in tehnične podatke, okoljske razmere v različnih regijah Unije, možne koristi in stroške ukrepanja ali neukrepanja, gospodarski in socialni razvoj Unije kot celote in uravnotežen razvoj njenih regij […]. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Pristojnosti Agencije (Uredba Sveta (EGS) št. 1210/1990) |
Cilji Vzpostaviti Evropsko okoljsko informacijsko in opazovalno omrežje, da Uniji in državam članicam zagotovi:
Naloge
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Vodenje |
Upravni odbor Sestava Po en predstavnik vsake države članice, po en predstavnik vsake države članice EGP, dva predstavnika Komisije in dva znanstvenika, ki ju imenuje Evropski parlament. Naloge Sprejme večletni in letni program dela, zagotovi njuno izvajanje ter sprejme letno poročilo o dejavnostih Agencije. Izvršni direktor Imenuje ga upravni odbor na predlog Komisije. Znanstveni odbor Sestavljen je iz članov, ki jih imenuje upravni odbor in so posebej usposobljeni za področje okolja. Zunanja revizija Evropsko računsko sodišče. Organ za razrešnico Evropski parlament na priporočilo Sveta. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Viri, ki so bili Agenciji na voljo v letu 2014 (2013) |
Končni proračun 52,6 milijona EUR (41,7 milijona EUR) Subvencija Unije: 80 % (100 %) Število zaposlenih 31. decembra 2014 Število mest v načrtu delovnih mest: 135 (138) Zasedena delovna mesta: 130 (132) in 74 (78) drugih delovnih mest (pogodbeni uslužbenci in napoteni nacionalni strokovnjaki) Skupno število zaposlenih: 204 (210) Zaposleni opravljajo naslednje naloge iz načrta delovnih mest:
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Proizvodi in storitve, zagotovljeni v letu 2014 (2013) |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Vir: Priloga, ki jo je posredovala Agencija. |
ODGOVOR AGENCIJE
11. |
Agencija v skladu s tem, kako razume načelo preglednosti, meni, da je bilo to upoštevano. „Znane pomanjkljivosti“ so bile zadostno opisane v oddelku 6.3.2 razpisnih pogojev z uporabo besed, kot so: izboljšanje, popravek, prilagoditev in zagotavljanje doslednosti. Celotno besedilo razpisnih pogojev je na voljo na spletni strani Agencije (http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders/eea-mdi-14-005-it). |
12. |
Kar zadeva izvajanje politike predhodnih in naknadnih kontrol pri dodeljevanju nepovratnih sredstev od maja 2014 dalje, Agencija daje prednost smernicam za upravičence o pripravi izkazov stroškov. Njene smernice o postopkih preverjanja so bile že pripravljene in razdeljene uradnikom za upravljanje proračuna, ki izvajajo predhodna preverjanja dodeljevanja nepovratnih sredstev, in se bodo začele uporabljati od proračunskega leta 2016 dalje. |
13. |
Agencija je na podlagi opažanja Računskega sodišča začela postopek izterjave sredstev od zadevnega upravičenca. Zagotovila bo strogo upoštevanje standarda notranje kontrole št. 18 in bo v prihodnosti dokumentirala vse primere neupoštevanja izsledkov kontrole ali odklonov od ustaljenih praks in postopkov. Kar zadeva drugo pripombo tega opažanja, je Agencija menila, da bi bilo neučinkovito prizadevati si za pridobitev zahtevanih dokumentov, saj so bila od teh partnerjev že v preteklem vzorčenju pridobljena zanesljiva dokazila. Poleg tega se je v tem času z revizorji Računskega sodišča dogovarjala o oblikovanju najprimernejše politike preverjanja, ki bi zagotovila ustrezno pokritost in upravičenost. Agencija se strinja s tretjo pripombo tega opažanja in jo bo upoštevala pri naslednji spremembi obstoječe politike preverjanja evropskih tematskih centrov. Pripravila bo formalno strategijo za naknadna preverjanja, ki bo zagotovila skladnost z nalogami skupine za notranjo revizijo. Notranji revizor bo izvajal izključno naknadna preverjanja, kar bo zajemalo preverjanja na kraju samem in zagotavljanje učinkovitosti postopka predhodnega preverjanja. |
14. |
Pred začetkom uporabe storitev elektronske pošte v oblaku je Agencija izvedla testno študijo in nato še oceno tveganj zaradi uvedenih sprememb, v katerih so sodelovali njeni strokovnjaki s področja IT in upravljanja kakovosti ter uradnik za varstvo podatkov. Po opravljenem postopku ocenjevanja je ponudnik storitev zahteval nadaljnja pojasnila in jamstva, da bi lahko zagotovil skladnost z uredbo EU o varstvu osebnih podatkov. V zvezi s tem je ponudnik storitev potrdil, da:
Agencija zato meni, da so preostala ugotovljena tveganja sprejemljiva in jih je mogoče ustrezno obravnavati na podlagi dogovorjenih pogodbenih določb. Ne glede na to bo opravljala redne preglede izvajanja pogodbenih določb, da bi lahko ponovno ocenila tveganja in sprejela ustrezne ukrepe za njihovo odpravo, če bo to potrebno. Agencija tudi meni, da uporaba storitev v oblaku ne vpliva na privilegije in imunitete v zvezi z varstvom podatkov. Kar zadeva spoštovanje pravice do zasebnega in družinskega življenja, kot so opredeljene v Listini Evropske unije o temeljnih pravicah, je Agencija dopolnila svojo politiko uporabe elektronske pošte tako, da je vključila izjavo o omejitvi odgovornosti, ki se nanaša na omejeno uporabo sistema elektronske pošte v zasebne namene zaposlenih. |