52013DC0936

POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU

na podlagi člena 213 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 o računovodji in o notranjem revizorju Evropske službe za zunanje delovanje (ESZD)

A. Uvod

Evropska služba za zunanje delovanje (ESZD) je bila ustanovljena leta 2010 s Sklepom Sveta 2010/427 na podlagi člena 27(3) Pogodbe o Evropski uniji. V uvodni izjavi 15 Sklepa 2010/427 je navedeno, da „bi se bilo treba izogibati nepotrebnemu podvajanju nalog, funkcij in virov z drugimi strukturami.“ Ob upoštevanju navedenega sta računovodja in notranji revizor Komisije delovala kot računovodja oziroma notranji revizor ESZD. Pravna podlaga za to ureditev sta člena 68(1) in 98(2) finančne uredbe.

V členu 213 finančne uredbe je določeno, da bosta ta člena pregledana leta 2013, „ob ustreznem upoštevanju specifičnosti ESZD in zlasti delegacij Unije ter po potrebi zmogljivosti ESZD za ustrezno finančno upravljanje.“

Komisija je ocenila delovanje sistema, v katerem računovodja in notranji revizor Komisije delujeta kot računovodja in notranji revizor ESZD. V tem poročilu, o katerem se je Komisija posvetovala tudi z ESZD, so predstavljeni rezultati te ocene s sklepom o nadaljevanju sedanje ureditve.

Pregled iz člena 213 finančne uredbe je neodvisen od pregleda sklepa o ustanovitvi ESZD[1]; slednji je predviden v členu 13(3) sklepa o ustanovitvi ESZD in zadeva organizacijo in delovanje ESZD. Pregled se izvede v letu 2013 pod pristojnostjo visokega predstavnika / podpredsednika, po potrebi pa ga lahko spremljajo ustrezni predlogi za revizijo sklepa o ustanovitvi ESZD.

B. Rezultati pregleda na podlagi člena 213 finančne uredbe

I. Računovodja

Kot je predvideno v členu 68(1) finančne uredbe, računovodja Komisije opravlja vrsto računovodskih storitev za ESZD. Med te storitve spadajo:

– zakladnica (centralna zakladnica in plačila, usklajevanje kontov centralne banke, administrativno vodenje računov izločenih sredstev, potrjevanje „datotek tretjih strani“ in bančnih računov, upravljanje sistema zgodnjega opozarjanja);

– računovodski okvir in sistem;

– računovodsko in pravno poročanje;

– izterjava dolgov in upravljanje postopka pobotanja;

– preverjanje kakovosti v vseh lokalnih računovodskih sistemih.

Sodelovanje med Komisijo in ESZD je zelo dobro. ESZD in pristojne službe GD BUDG so zelo zadovoljne s sedanjo ureditvijo.

Ekonomije obsega so še zlasti velike na področju vodenja zakladnice, računovodstva in poročanja. Službe računovodje Komisije imajo edinstveno strokovno znanje, ki zajema vse te vidike in zlasti funkcijo zakladnice. To vključuje:

· administrativno vodenje računov izločenih sredstev;

· celostno bančno arhitekturo, ki je potrebna za plačilne operacije institucij, ter povezano strokovno znanje, ki se uporablja tudi za podporo lokalnih bančnih in plačilnih potreb 140 delegacij EU po vsem svetu; in

· optimizirano upravljanje denarnih sredstev in obvladovanje tveganj ter zanesljive postopke za neprekinjeno poslovanje.

Zaradi sedanjih ureditev ESZD nima potreb po dodatnih zaposlenih. V GD BUDG Komisije so trenutno 3 delovna mesta neposredno namenjena novim nalogam, povezanim z računovodstvom in upravljanjem denarnih sredstev v zvezi z ESZD, če pa bi ESZD vzpostavila lastno zakladniško in računovodsko funkcijo, bi po konzervativni oceni potrebovala vsaj 15 zaposlenih.

Poleg neposrednih zakladniških in računovodskih funkcij, službe Komisije na podlagi sporazuma o ravni storitev, podpisanega z ESZD, zagotavljajo tudi druge horizontalne dejavnosti na področjih financ in proračunske podpore (kot so razvoj in podpora finančnih IT sistemov, izterjava, osrednja finančna služba itd.), za katere ob ustanovitvi ESZD sredstva niso bila posebej dodeljena.

Ta dodatna podpora velja za izjemno kakovostno in omogoča dodatne ekonomije obsega glede na sredstva, ki bi bila potencialno potrebna v primeru popolne internalizacije funkcij v ESZD.

Poleg tega računovodja Komisije pripravi letne računovodske izkaze in sodeluje z Računskim sodiščem v zvezi z več drugimi institucijami. Računovodske službe Komisije so vzpostavile učinkovite postopke in dobre delovne odnose z Računskim sodiščem, ki koristijo ESZD.

Če povzamemo, ustanovitev samostojnega računovodskega oddelka v ESZD bi nepotrebno povečala število zaposlenih v teh dveh subjektih, saj bi vsaka od zgoraj omenjenih ključnih nalog zahtevala več novih delovnih mest v ESZD, čeprav jih je Komisija že absorbirala z minimalnimi dodatnimi sredstvi.

Komisija meni, da bi se sodelovanje zato moralo nadaljevati. Spremembe sedanje ureditve po njenem mnenju niso potrebne.

II. Notranji revizor

Kot je predvideno v členu 98(2) finančne uredbe, notranji revizor Komisije deluje kot notranji revizor ESZD.

Nadaljevanje take ureditve podpirajo naslednji argumenti.

Delegacije EU upravljajo tako odobritve za upravo ESZD kot odobritve za poslovanje iz proračuna Komisije. Načeloma uslužbenci ESZD upravljajo samo odobritve za upravo ESZD, uslužbenci Komisije pa samo odobritve za poslovanje.

Vendar pri tem načelu obstajajo izjeme: vodja delegacije, ki pripada ESZD, je odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v zvezi z odobritvami za poslovanje iz proračuna Komisije (člen 65(6) finančne uredbe). Uslužbenci Komisije podpirajo ESZD pri upravljanju njenega upravnega proračuna, zlasti kot pobudniki. Posledica teh izjem je, da sta finančna kroga, ki ju običajno uporabljajo uslužbenci Komisije in ESZD, med seboj tesno povezana.

Zaradi teh razmer obstaja tveganje, da bi ločene revizije teh dveh finančnih krogov in sistemov notranjih kontrol, ki bi jih izvajali različni notranji revizorji, lahko privedle do prekrivanja ugotovitev ali različnih priporočil. Slednje bi lahko škodilo verodostojnosti revizijskega dela in bi odgovornega odredbodajalca ter vodjo delegacije soočilo z izbiro med dvema mnenjema na isto temo, kar bi omejilo vrednost revizijskega dela.

Združitev notranjih revizij bi omogočila tudi boljše razumevanje težav, ki se pojavljajo v obeh finančnih krogih. Pomagalo bi tudi pri prenosu znanja, pridobljenega z revizijo enega kroga, v drugega ter pri iskanju in ustvarjanju sinergij med njima.

Sicer obstajajo argumenti v prid ločenega notranjega revizorja za ESZD, kot je dejstvo, da če notranji revizor dela tako za Komisijo kot za ESZD, lahko pride do situacije, ko notranji revizor morda ne more izpolniti legitimnih pričakovanj obeh institucij kot prejemnic storitev. Vendar je glede na obstoječa pravila in zaščitne ukrepe, zlasti neodvisnost notranjega revizorja, to tveganje dovolj majhno.

Komisija meni, da bi bilo zato treba nadaljevati s sodelovanjem brez spreminjanja sedanje ureditve.

C. Sklep

Iz tega poročila je razvidno, da sistem, v skladu s katerim računovodja in notranji revizor Komisije delujeta kot računovodja oziroma notranji revizor ESZD, deluje učinkovito in omogoča znatne ekonomije obsega. Zato bi ga bilo treba ohraniti tudi v prihodnje.

Komisija bo Evropski parlament in Svet še naprej obveščala o vseh pomembnih dogodkih v zvezi z delovanjem tega sistema v okviru zbirnega poročila.

[1]               Sklep Sveta z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje.