52013DC0606

POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU

Letno poročilo organu, ki da razrešnico, o notranjih revizijah, opravljenih leta 2012 (člen 99(5) finančne uredbe)

KAZALO

1........... Uvod.............................................................................................................................. 5

2........... Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: neodvisnost, objektivnost in odgovornost.............. 5

3........... Priprava revizije.............................................................................................................. 6

3.1........ Izvajanje revizijskega načrta Službe za notranjo revizijo za leto 2012................................ 6

3.2........ Nova priporočila in stopnja sprejemanja.......................................................................... 7

3.3........ Izvajanje priporočil iz obdobja 2008–2012..................................................................... 7

4........... Glavne ugotovitve in priporočila...................................................................................... 8

4.1........ Horizontalne revizije........................................................................................................ 8

4.1.1..... Postopek priprave letnega poročila o dejavnostih (v več generalnih direktoratih)............... 8

4.1.2..... Upravljanje in spremljanje razporeditve osebja (v več generalnih direktoratih).................. 9

4.1.3..... Poravnava stroškov in notranji sistemi zaračunavanja (v več generalnih direktoratih)....... 10

4.2........ Kmetijstvo, naravni viri in zdravje.................................................................................. 11

4.2.1..... Revizije kontrolnih strategij (GD MARE in GD SANCO).............................................. 11

4.2.2..... Kontrolna strategija – direktorat J (GD AGRI).............................................................. 11

4.3........ Kohezija....................................................................................................................... 12

4.3.1..... Zaključek programskega obdobja 2000–2006 (GD REGIO in GD EMPL)................... 12

4.3.2..... Izvajanje programov v obdobju 2007–2013 (GD REGIO)............................................ 12

4.4........ Raziskave, energetika in promet.................................................................................... 13

4.4.1..... Revizije kontrolne strategije (GD ENER)....................................................................... 13

4.5........ Zunanja pomoč, razvoj in širitev.................................................................................... 13

4.5.1..... Vzpostavitev notranje organizacije v delegacijah EU (GD DEVCO)............................... 13

4.6........ Izobraževanje in državljanstvo....................................................................................... 14

4.6.1..... Program vseživljenjskega učenja (GD EAC/EACEA).................................................... 14

4.6.2..... Revizije kontrolne strategije (GD HOME)..................................................................... 14

4.6.3..... Spremljanje izvajanja prava EU (GD JUST).................................................................. 15

4.7........ Gospodarske in finančne zadeve................................................................................... 15

4.7.1..... Izvajanje programa za konkurenčnost in inovacije s strani Evropskega investicijskega sklada (GD ECFIN)      15

4.7.2..... Zunajproračunsko poslovanje (GD ECFIN).................................................................. 15

4.7.3..... Revizije kontrolne strategije (GD ENTR)....................................................................... 16

4.7.4..... Spremljanje izvajanja prava EU (GD TAXUD)............................................................. 16

4.8........ Splošne službe in HR.................................................................................................... 16

4.8.1..... Priprava, razvoj in izkazovanje statističnih podatkov (GD ESTAT)................................. 16

4.9........ Revizije informacijskih tehnologij................................................................................... 17

4.9.1..... Upravljanje lokalnih sistemov informacijskih tehnologij (GD DEVCO in GD TRADE).... 17

4.9.2..... Upravljanje in zmogljivost informacijskih tehnologij (GD SANCO/Izvajalska agencija za zdravje in potrošnike).................................................................................................................................... 17

4.9.3..... Obzorje 2020 (GD RTD, GD CNECT in ERCEA)....................................................... 18

5........... Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji........................................ 18

6........... Sklepi........................................................................................................................... 18

1.           Uvod

To poročilo v skladu s členom 99(5) finančne uredbe seznanja organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je opravila Služba Komisije za notranjo revizijo. Temelji na poročilu, ki ga je v skladu s členom 99(3) finančne uredbe pripravil notranji revizor Komisije v zvezi z revizijskimi in svetovalnimi poročili Službe za notranjo revizijo, zaključenimi leta 2012[1], o generalnih direktoratih, službah in izvajalskih agencijah Komisije[2]. Opisuje ugotovljene pomanjkljivosti in izvedene ukrepe za odpravo teh pomanjkljivosti ter vključuje informacije o izpostavljenosti velikim tveganjem, vprašanjih kontrole in vidikih upravljanja[3].

Komisija se je na nekatera od teh priporočil že odzvala v zbirnem poročilu[4].

2.           Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: neodvisnost, objektivnost in odgovornost

Poslanstvo Službe za notranjo revizijo je prispevati k dobremu upravljanju v Evropski komisiji z revizijo notranjih sistemov upravljanja in kontrole, da se oceni njihova učinkovitost ter tako zagotovi nenehno izboljševanje.

Služba za notranjo revizijo je v pristojnosti komisarja, pristojnega za revizijo, odgovarja pa Odboru za spremljanje poteka revizij. Neodvisnost Službe za notranjo revizijo je določena v finančni uredbi in listini o njenih nalogah, ki jo je sprejela Komisija.

Služba za notranjo revizijo opravlja svoje delo v skladu s finančno uredbo in mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju ter etičnim kodeksom Inštituta notranjih revizorjev.

Služba za notranjo revizijo ne opravlja revizije sistemov, s katerimi države članice izvajajo nadzor nad finančnimi sredstvi Komisije. Take revizije, ki segajo do ravni posameznih upravičencev, opravljajo notranji revizorji držav članic, nacionalni revizijski organi, drugi posamezni generalni direktorati Komisije in Evropsko računsko sodišče. Služba za notranjo revizijo opravlja revizijo ukrepov, ki so jih službe Komisije sprejele za izvajanje nadzora in revizije organov v državah članicah ter drugih organov, ki so odgovorni za izplačevanje finančnih sredstev EU, na primer Združeni narodi. Kot je določeno v finančni uredbi, lahko služba za notranjo revizijo te dolžnosti opravi na kraju samem, tudi v državah članicah.

Splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije

Služba za notranjo revizijo je, kot zahteva njena listina, izdala tretje splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije.

Splošno mnenje za leto 2012 temelji na revizijah na področju finančnega poslovodenja v Komisiji, ki so jih opravili Služba za notranjo revizijo in oddelki za notranjo revizijo v preteklih treh letih (od 2010 do 2012). V njem so upoštevane tudi informacije iz drugih virov, na primer poročil Evropskega računskega sodišča.

Da se zagotovi celovita pokritost, so Služba za notranjo revizijo, oddelki za notranjo revizijo ali Evropsko računsko sodišče načrtovali revizijo vseh preverljivih finančnih subjektov, za katere je bilo ocenjeno visoko tveganje in ki so pomembni za izvajanje proračuna do konca tega obdobja. Dokončanje revizijskih nalog leta 2012 prispeva k zagotavljanju zadostne pokritosti za leto 2012.

Prispevek Službe za notranjo revizijo k zmanjšanju tveganja zaradi razrešnice in k izboljšanju pozitivne izjave o zanesljivosti

Postopek za razrešnico prinaša tveganje za ugled Komisije. Delo Službe za notranjo revizijo podpira Komisijo pri zmanjšanju tega tveganja.

Skladnost ostaja najpomembnejši vidik razprave, čeprav se postopek razrešnice vedno bolj osredotoča na uspešnost. Ocena skladnosti temelji na rezultatih revizije izjave o zanesljivosti Evropskega računskega sodišča. To je mnenje Evropskega računskega sodišča o zanesljivosti računovodskih izkazov EU ter zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij.

Za obravnavanje tveganja napak pri plačilih mora Komisija zagotoviti, da so izvedene kontrolne strategije sorazmerne s tveganji. Te kontrolne strategije morajo biti učinkovite pri preprečevanju in zaznavanju napak, spremljati pa jih morajo odvračilni upravni ukrepi in poročila o preostali stopnji napake.

Zato imajo revizije za zagotavljanje izvajanja skladne kontrolne strategije za vsako pomembno področje odhodkov prednost v strateškem načrtu revizij Službe za notranjo revizijo za obdobje 2010–2012, pa tudi za obdobje 2013–2015. Leta 2012 so bile izvedene revizije kontrolnih strategij v generalnih direktoratih AGRI, ENER, ENTR, HOME, MARE in SANCO.

3.           Priprava revizije

3.1.        Izvajanje revizijskega načrta Službe za notranjo revizijo za leto 2012

Služba za notranjo revizijo je do zaključnega roka, tj. 1. februarja 2013, izvedla 100 % svojih prednostnih nalog (88 % leta 2011) in 62 % neprednostnih nalog (69 % leta 2011).

Skupno je bilo dokončanih 89 poročil (vključno z revizijami, naknadnimi revizijami in svetovanji), ki jih je mogoče razdeliti takole[5]:

|| 2012 || 2011 || 2010

|| Revizijske naloge || Poročila || Revizijske naloge || Poročila || Revizijske naloge || Poročila

REVIZIJA || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28

SVETOVANJE || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6

NADALJNJE UKREPANJE || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50

PREGLEDI || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0

Skupaj || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84

Priloženi delovni dokument služb povzema vsa dokončana revizijska poročila. Vključuje cilje, obseg, tveganja in priporočila posameznih poročil, splošno stanje izvajanja priporočil za obdobje 2008–2012 ter povzetke ugotovitev naknadnih revizijskih nalog.

3.2.        Nova priporočila in stopnja sprejemanja

Služba za notranjo revizijo je leta 2012 izdala naslednje število priporočil, vključno z njihovo stopnjo sprejemanja:

|| Nova priporočila || Sprejeta priporočila || Nesprejeta priporočila

Prednost || # || # || % || # || %

Nujno || 0 || 0 || || 0 ||

Zelo pomembno || 83 || 83[6] || 100 % || 0 ||

Pomembno || 109 || 108 || 99 % || 1 || 1 %

Zaželeno || 0 || 0 || || 0 ||

Skupaj || 192 || 191 || 99 % || 1 || 1 %

Za vsa sprejeta (ali delno sprejeta) priporočila so revidiranci pripravili osnutke akcijskih načrtov, ki so jih predložili Službi za notranjo revizijo in so bili ocenjeni kot zadovoljivi.

3.3.        Izvajanje priporočil iz obdobja 2008–2012

Revidiranci so poročali, da je bilo do začetka leta 2013 izvedenih 78 % sprejetih priporočil, izdanih med letoma 2008 in 2012. Priloženi delovni dokument služb vsebuje pregled izvajanja priporočil (ocena revidirancev).

Vendar je pri izvajanju 29 zelo pomembnih priporočil[7] prišlo do zamude prvotnega roka, daljše od šest mesecev[8]. Nobeno nujno priporočilo ni ostalo neizvedeno. Odbor za spremljanje poteka revizij je bil redno obveščen o nujnih ali zelo pomembnih priporočilih, pri katerih je prišlo do zamud, daljših od šest mesecev.

Skupno je bilo sprejetih 733 priporočil, za katere je Služba za notranjo revizijo do konca leta 2012 izvedla naknadne revizije.

Njene naknadne revizije so potrdile, da se priporočila zadovoljivo izvajajo in prispevajo k izboljšanju sistemov kontrole v revidiranih službah. Zaključila je 88 % priporočil, ki jim je sledilo nadaljnje ukrepanje v tem obdobju.

4.           Glavne ugotovitve in priporočila

4.1.        Horizontalne revizije

4.1.1.     Postopek priprave letnega poročila o dejavnostih (v več generalnih direktoratih)

Cilj revizije je bil oceniti ustreznost in učinkovitost postopka priprave letnega poročila o dejavnostih v Komisiji kot celoti in zlasti, kako učinkovito je ta postopek podpiral izjavo o zanesljivosti različnih imenovanih odredbodajalcev. Služba za notranjo revizijo je analizirala zasnovo postopka, obstoj jasnih smernic in redno spremljanje na ravni institucije ter izvajanje s strani posameznih generalnih direktoratov/služb.

Ta revizija je bila izvedena v generalnem sekretariatu, GD BUDG in osmih operativnih generalnih direktoratih ter eni službi, in sicer generalnih direktoratih CNECT, EAC, REGIO, EMPL, MARE, AGRI, HOME in DEVCO ter službi OIB.

Služba za notranjo revizijo na splošno meni, da je postopek dobro vzpostavljen in da je dosegel zastavljeni cilj postati instrument odgovornosti in zanesljivosti od upravljanja do institucije. Vendar je opredelila nekaj zelo pomembnih področij, na katerih so potrebne izboljšave. Zlasti je od osrednjih služb zahtevala, naj:

(i) zagotovijo dodatna navodila o poročanju o gospodarnosti, uspešnosti in učinkovitosti finančnih in nefinančnih operacij ter o stroških/učinkovitosti kontrol, da se ustrezno podprejo ugotovitve imenovanega odredbodajalca o dobrem upravljanju in izjava o zanesljivosti;

(ii) okrepijo postopek kontrole kakovosti, da se bolj osredotoči na bistvene elemente letnega poročila o dejavnostih, kot je zanesljivost postopka pridobivanja zagotovil in informacije v podporo izjavi o zanesljivosti, ter

(iii) poenostavijo strukturo letnega poročila o dejavnostih, da se preprečijo predolga in kompleksna poročila ter pripravijo koristnejši dokumenti za kolegij, Evropsko računsko sodišče in organ, ki da razrešnico.

Osrednje službe so sprejele priporočila Službe za notranjo revizijo in pripravile akcijski načrt za izboljšanje postopka priprave letnega poročila o dejavnostih, ki je po mnenju Službe za notranjo revizijo zadovoljiv. Nekateri ukrepi so bili že izvedeni v okviru izvajanja letnega poročila o dejavnostih za leto 2012.

V zvezi z delom, opravljenim v devetih operativnih generalnih direktoratih/službah, je Služba za notranjo revizijo opredelila le glavno vprašanje[9] pri GD DEVCO. Omejena revizija o usklajenosti prispevkov delegacij k letnemu poročilu o dejavnostih je pokazala, da mora GD DEVCO okrepiti svoj sistem odgovornosti (imenovan „piramida kontrole“), pri čemer mora:

(i) izboljšati kakovost letnega poročila o dejavnostih GD DEVCO, zlasti informacije glede sistema notranje kontrole in elementov, ki podpirajo izjavo o zanesljivosti imenovanega odredbodajalca;

(ii) spodbujati vodje delegacij, da pripravijo poročila kot „orodja odgovornosti“, tako da zahteva predložitev več informacij v podporo njihovi izjavi o zanesljivosti;

(iii) zagotavljati dodatne smernice za vodje delegacij, da bodo lahko pridobili celovite in enotne informacije v podporo svoji izjavi o zanesljivosti, in

(iv) krepiti vlogo sedeža pri podpiranju, usklajevanju in nadzoru obveznosti vodij delegacij glede poročanja. Akcijski načrt GD DEVCO se šteje za zadovoljivega.

4.1.2.     Upravljanje in spremljanje razporeditve osebja (v več generalnih direktoratih)

Cilj revizije je bil oceniti, ali so izbrane službe Komisije vzpostavile ustrezne postopke in mehanizme za učinkovito in uspešno upravljanje ter spremljanje razporeditve osebja v zvezi z zmanjšanjem števila zaposlenih[10].

Revizija se je osredotočila na ustrezne postopke v štirih generalnih direktoratih, in sicer AGRI, RTD, COMP in DGT, ki so bili izbrani za reprezentativen pogled na različne dejavnosti v Komisiji. Služba za notranjo revizijo je poleg tega izvedla poglobljeni pregled postopkov razporeditve osebja na ravni institucije, in sicer v generalnem sekretariatu, GD BUDG in GD HR.

Poleg tega je bila izvedena splošna anketa za pridobitev celovitega pregleda nad postopki v vseh službah Komisije.

Služba za notranjo revizijo je priporočila, da si GD AGRI in GD RTD še naprej prizadevata za razvoj mehanizmov in instrumentov za razporeditev nalog, uvedbo instrumentov/metod za zbiranje zadostnih in zanesljivih informacij glede delovnih obremenitev ter razvoj načrta HR. Navedena generalna direktorata sta sprejela vsa priporočila. Služba za notranjo revizijo je akcijske načrte ocenila kot na splošno zadovoljive.

Revizija in rezultati ankete Službe za notranjo revizijo na ravni Komisije so razkrili pomanjkljivosti na ravni operativnih generalnih direktoratov, ki se lahko odpravijo le z ukrepanjem osrednjih služb, s čimer se lahko zmanjšajo tudi povezana tveganja. Služba za notranjo revizijo je osrednjim službam priporočila, da dodatno razvijejo okvir za upravljanje in spremljanje razporeditve osebja ter pospešijo razširjanje dobre prakse med strokovnjaki enote za strateško načrtovanje in programiranje ter strokovnjaki za človeške vire na tem področju. Osrednje službe morajo tudi izboljšati institucionalni okvir za poročanje in odgovornost služb Komisije v zvezi z uporabo delovnih mest, ki so jim bila prerazporejena v skladu s sklepi Komisije o razporeditvi osebja.

4.1.3.     Porazdelitev stroškov[11] in notranji sistemi zaračunavanja (v več generalnih direktoratih)

Služba za notranjo revizijo je ocenila, ali so bili postopki porazdelitve stroškov[12] skladni s finančno uredbo in osrednjimi smernicami ter ali je bil zagotovljen dosleden in pregleden izračun stroškov opravljenih storitev. Revizija je bila opravljena v GD BUDG (ki je vodilna služba za upravljanje proračunskega in regulativnega okvira ter spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja), GD DIGIT in GD za tolmačenje. Med revizijo je bilo ugotovljeno, da so zaradi odsotnosti osrednjih smernic ali navodil za postopek porazdelitve stroškov revidirani generalni direktorati določili lastna merila. Na splošno je bilo ugotovljeno, da so ta merila v skladu s proračunskimi pravili.

Vendar je Služba za notranjo revizijo revidirance pozvala, naj ta postopek okrepijo in omogočijo dosledno izvajanje na ravni Komisije, in sicer tako, da:

(i) vzpostavijo okvir upravljanja z jasno dodelitvijo odgovornosti za postopek, opredelitvijo postopka porazdelitve stroškov in odobritvijo stroškovnih modelov glavnih ponudnikov storitev;

(ii) zagotovijo osrednja navodila in smernice (vključno z merili za opredelitev storitev in stroškov) ter

(iii) zagotovijo večjo jasnost proračunskih vrstic, ki se uporabljajo za financiranje odhodkov na področju informacijske tehnologije.

Služba za notranjo revizijo meni, da mora biti usmerjevalna skupina za upravljanje na podlagi dejavnosti kot organ upravljanja pristojna za zadevni postopek, pri čemer mora biti tudi organ, ki je končno odgovoren za opredelitev postopka.

GD BUDG je sprejel vsa priporočila, posledični akcijski načrt pa je ocenjen kot zadovoljiv.

GD DIGIT je bil pozvan, naj:

(i) jasneje opredeli storitve in stroške, ki jih je treba porazdeliti, in predlaga merila za opredelitev sistemov informacijske tehnologije, za katere se porazdelijo stroški gostovanja, ter

(ii) zagotovi, da organ upravljanja potrdi pomembne spremembe stroškovnega modela.

Akcijski načrt na podlagi sprejetih priporočil je ocenjen kot zadovoljiv.

4.2.        Kmetijstvo, naravni viri in zdravje

(AGRI, ENV, CLIMA, MARE, IZVAJALSKA AGENICJA ZA ZDRAVJE IN POTROŠNIKE, SANCO)

4.2.1.     Revizije kontrolnih strategij (GD MARE in GD SANCO)

Kontrolna strategija GD MARE ne vključuje jasnih količinsko opredeljivih in izmerljivih ciljev v zvezi s postopkom pridobivanja zagotovil, zlasti v zvezi s načrtovanim kritjem nacionalnih revizijskih organov in načrtovanim kritjem GD MARE. Količinski in kakovostni kazalniki za merjenje uspešnosti revizijske dejavnosti GD MARE so neustrezni. Poleg tega mora GD MARE okrepiti spremljanje nacionalnih revizijskih strategij in letnih poročil o kontroli ter izboljšati kontrole načina, kako nacionalni revizijski organi določajo vzorčenje in stopnjo napake.

Revizija GD SANCO je zajela predhodne in naknadne kontrole. Služba za notranjo revizijo je poudarila, da mora GD SANCO dokončati svoj dokument o kontrolni strategiji.

Akcijska načrta za obravnavanje vprašanj v obeh revizijah sta bila ocenjena kot zadovoljiva.

4.2.2.     Kontrolna strategija – direktorat J (GD AGRI)

Glavni poudarek revizije v GD AGRI je bil na oblikovanju in spremljanju kontrolne strategije za programsko obdobje 2007–2013.

Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da revizijska strategija ni bila ustrezno formalizirana in da so obstajale vrzeli v opredelitvi narave revizije, vzpostavitvi količinsko opredeljivih in izmerljivih ciljev (npr. obseg revizije) ter povezani analizi zmogljivosti.

Ker se približuje naslednje programsko obdobje, je treba ponovno okrepiti vlogo, ki jo imajo certifikacijski organi v državah članicah na področju zagotavljanja zanesljivosti, da se okrepijo kontrole in optimira uporaba omejenih revizijskih virov GD AGRI.

Služba za notranjo revizijo je tudi ugotovila, da revizijski načrti niso bili ustrezno podprti z ocenami tveganja in da je na področju revizij znaten zaostanek (13 % nalog za obdobje 2007–2010 še vedno nedokončanih) kljub prizadevanjem generalnega direktorata, da bi se ta zmanjšal. Priporočila je, naj GD AGRI razvije in formalizira kontrolno strategijo, svoje ocene tveganj prilagodi glede na zastavljene cilje ter zagotovi ustrezno spremljanje z boljšimi ključnimi količinskimi in kakovostnimi kazalniki uspešnosti, ki jih je treba jasneje navesti v letnem poročilu o dejavnostih.

Generalni direktorat je sprejel vsa priporočila in Služba za notranjo revizijo je njegov akcijski načrt ocenila kot zadovoljiv.

4.3.        Kohezija

(REGIO, EMPL)

Leta 2012 so bile izvedene štiri revizije zaradi preverjanja prizadevanj generalnih direktoratov v zvezi z visokimi stopnjami napak, zlasti v GD REGIO. Služba za notranjo revizijo je prvič spremljala[13] revizorje GD pri obiskih v državah članicah.

4.3.1.     Zaključek programskega obdobja 2000–2006 (GD REGIO in GD EMPL)

Ključno je, da imajo generalni direktorati dobro pripravljen zaključni postopek, s katerim lahko dokažejo, da so bile vse napake in nepravilnosti zaznane in odpravljene.

Kljub temu, da so generalni direktorati dobro pripravili in vodili zaključni postopek za Evropski regionalni razvojni sklad (GD REGIO) in Evropski socialni sklad (GD EMPL), so potrebne izboljšave pri načrtovanju, metodologiji in smernicah, zlasti pri pripravi na zaključek programskega obdobja 2007–2013 in za izboljšanje dokumentacije za zagotovitev boljših dokazov o preverjanju zaključnih dokumentov.

Revizija zaključka projektov Kohezijskega sklada v GD REGIO je razkrila nedoslednosti in vrzeli v ocenjevalnem postopku. Glede na visoko število projektov in delo, ki ga je še treba opraviti, je treba te nedoslednosti in napake obravnavati v preostanku zaključnega postopka. V zvezi s tem so bile 21. decembra 2012 uvedene usklajene predloge za analizo izjav o prenehanju. Namenjene so obravnavanju določenih vrzeli, ki jih je ugotovila Služba za notranjo revizijo, zlasti kar zadeva usklajevanje med revizijskimi in geografskimi enotami ter zagotavljanje doslednosti v oceni kakovosti zaključnih dokumentov.

Te revizije so generalne direktorate tudi pravočasno opozorile, da morajo poročati o učinkovitosti zaključnega postopka za obdobje 2000–2006 in prikazati večletno popravno zmogljivost kontrolne strategije[14].

Generalni direktorat je sprejel vsa priporočila, Služba za notranjo revizijo pa je njegove akcijske načrte ocenila kot zadovoljive.

4.3.2.     Izvajanje programov v obdobju 2007–2013 (GD REGIO)

Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da so na področju kohezije visoke stopnje napak, zato je opravila revizijo izvajanja programov Evropskega regionalnega razvojnega sklada in Kohezijskega sklada v programskem obdobju 2007–2013, da bi ocenila, v kakšnem obsegu je GD REGIO ugotovil zanesljive stopnje napak in o njih poročal ter v kakšnem obsegu so bili izvedeni zadostni in ustrezni ukrepi za zmanjšanje visokih stopenj napak.

Navedla je prizadevanja GD REGIO za okrepitev popravnih ukrepov in zmanjšanje stopenj napak, vendar je tudi poudarila, da močna odvisnost generalnega direktorata od revizijskih organov držav članic pomeni zelo veliko tveganje. Kljub dosedanjim prizadevanjem to za generalni direktorat še vedno predstavlja pomemben izziv. Ti organi so si smernice razlagali na različne načine, zlasti kar zadeva statistično vzorčenje in pokritost narave revizije[15]. Poleg tega mora generalni direktorat izboljšati lastna preverjanja letnih poročil revizijskih organov o kontroli, da se revizorjem omogoči, da na podlagi revizij držav članic izpeljejo sklepe o učinku zanesljivosti stopenj napak.

Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da so v obsegu in globini preverjanj na kraju samem velike razlike. Čeprav se priznava, da mora GD REGIO zavzeti pristop na podlagi tveganja, je delo na kraju samem tako ključnega pomena za postopek dajanja zagotovil, da je treba ta neskladja obravnavati, da se čim bolj zmanjša tveganje nezaznavanja sistemskih pomanjkljivosti in/ali napak ter nepravilnosti.

Revidiranci so sprejeli vsa priporočila in Služba za notranjo revizijo je njihov akcijski načrt ocenila kot zadovoljiv.

4.4.        Raziskave, energetika in promet[16]

(EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, IZVAJALSKA AGENCIJA TEN T, MOVE, ENER)

4.4.1.     Revizije kontrolne strategije (GD ENER)

Pregled kontrol v GD ENER je zajel predhodne in naknadne kontrole. Ugotovljeno je bilo, da je treba po opravljeni reviziji pripraviti celovite in dosledne revizijske delovne dokumente. Zato je Služba za notranjo revizijo GD ENER priporočila, da uporabi standardiziran revizijski program ter predloži boljše dokaze za pregled in odobritev revizijskih vprašanj. Priporočila so bila sprejeta in akcijski načrt je bil ocenjen kot zadovoljiv.

4.5.        Zunanja pomoč, razvoj in širitev

(DEVCO, ECHO, ELARG, FPI)

4.5.1.     Vzpostavitev notranje organizacije v delegacijah EU (GD DEVCO)

Ustanovitev Evropske službe za zunanje delovanje je zahtevala vzpostavitev številnih novih struktur in postopkov, ki vključujejo sedež in delegacije. Splošni cilj tega omejenega pregleda je bil oceniti vzpostavljene postopke med Evropsko komisijo in Evropsko službo za zunanje delovanje, da se zagotovi dobro finančno poslovodenje proračuna za zunanjo pomoč, ki ga izvršujejo delegacije EU.

Služba za notranjo revizijo je GD DEVCO pozvala k razmisleku o tem, ali bi vzpostavitev funkcije srednjih vodstvenih delavcev, zlasti v večjih delegacijah EU, lahko pomagala vodji delegacije pri upravljanju finančne pomoči. Opravljena bo revizija učinkovitega izvajanja teh spremenjenih ureditev zaradi tekočih sprememb v postopkih (npr. revidirani finančni tokovi) in izvajanja spremenjene strukture notranje kontrole v delegacijah[17] v času omejenega pregleda.

4.6.        Izobraževanje in državljanstvo

(COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST)

4.6.1.     Program vseživljenjskega učenja (GD EAC/EACEA)

Cilj revizije je bil oceniti, ali kontrolna strategija, vzpostavljena v EACEA za upravljanje programa vseživljenjskega učenja, omogoča pridobitev razumnega zagotovila o zakonitosti in pravilnosti temeljnih finančnih transakcij ter za oceno ustreznosti, uspešnosti in učinkovitosti sistema notranje kontrole GD EAC za izvajanje svoje nadzorne vloge pristojnega generalnega direktorata pri izvedbi programa s strani EACEA.

Zasnova postopka končnih plačil[18] je v EACEA dobro organizirana in uveljavljena, vendar sta bila pri reviziji ugotovljena nedosledno izvajanje kontrolne strategije na podlagi tveganja in neskladnost s pravilom neveljavnosti za nazaj.

Sistem notranje kontrole za izvajanje nadzorne vloge GD EAC kot pristojnega generalnega direktorata je bil ocenjen kot ustrezen, uspešen in učinkovit, čeprav je zaradi pomanjkljivosti, kot so odsotnost posodobljene strategije nadzora, vrzeli v dokumentaciji nadzornih ureditev in odsotnost ključnih kazalnikov uspešnosti, težko oceniti, ali je bila dosežena strateška politika nadzora. Neposredna vključitev GD EAC v operativno upravljanje programa vseživljenjskega učenja morda ni najučinkovitejša uporaba sredstev.

GD EAC in EACEA sta sprejela vsa priporočila, EACEA in akcijski načrti pa so bili ocenjeni kot zadovoljivi.

4.6.2.     Revizije kontrolne strategije (GD HOME)

Služba za notranjo revizijo je izpostavila pomanjkljivosti pri spremljanju zaključnih postopkov GD HOME, zlasti glede ustreznosti instrumentov za pravilno spremljanje upravljanja številnih zaključnih postopkov letnih programov. Poleg tega GD HOME ni pravilno beležil prepozne predložitve zaključnih dokumentov, in sicer kot neskladnost. Služba za notranjo revizijo je generalnemu direktoratu priporočila, naj se uskladi z zahtevami standardov Komisije za notranji nadzor. Generalni direktorat mora okrepiti svoje sisteme upravljanja in kontrole ter pregledati svoje postopke z zaključnim kontrolnim seznamom in smernicami za zaključno dokumentacijo.

Služba za notranjo revizijo je pomanjkljivosti ugotovila tudi v naknadni revizijski strategiji generalnega direktorata ter priporočila uvedbo metodologije, da bi se rezultati naknadnih revizij lahko vključili v model zagotovil generalnega direktorata za letno poročilo o dejavnostih. Povezani akcijski načrt je ocenjen kot zadovoljiv.

4.6.3.     Spremljanje izvajanja prava EU (GD JUST)

Nadzor pravilnega izvajanja zakonodaje EU s strani držav članic je v skladu s Pogodbo ena od temeljnih dejavnosti Komisije. Več kot 10 % vseh tekočih postopkov za ugotavljanje kršitev, ki jih začne Komisija, je s področja pravnega reda Evropske unije in politik GD JUST, revidiranih leta 2012. Revizorji so bili seznanjeni z visoko ravnijo zrelosti in sedanjimi prizadevanji generalnega direktorata, vendar so izpostavili nekatere pomanjkljivosti v postopkih strateškega načrtovanja in programiranja, zlasti v zvezi s pokritostjo zadevnega vprašanja v načrtih upravljanja in letnih poročilih o dejavnostih. Zato viri, dodeljeni tej dejavnosti, in ocena njihove uspešnosti kljub njenemu pomenu in obsegu niso optimalni. Povezani akcijski načrt je ocenjen kot zadovoljiv.

4.7.        Gospodarske in finančne zadeve

(COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE)

4.7.1.     Program za konkurenčnost in inovacije, ki ga izvaja Evropski investicijski sklad (GD ECFIN)

Pomoč za hitro rastoča in inovativna MSP je kot del širšega okvirnega programa za konkurenčnost in inovacije ter programa za podjetništvo in inovativnost finančni instrument Skupnosti za MSP. Evropski investicijski sklad izvaja pomoč za hitro rastoča in inovativna MSP v imenu Komisije na podlagi sporazuma o fiduciarnem upravljanju.

Cilj revizije je bil oceniti, kako učinkovito Evropski investicijski sklad izvaja pomoč za hitro rastoča in inovativna MSP ter zlasti (i) v kolikšni meri je skladen s sporazumom o fiduciarnem upravljanju in (ii) kako uspešno in učinkovito GD ECFIN izvaja nadzor pomoči za hitro rastoča in inovativna MSP, da tako dosega zastavljene cilje.

Revizija je izpostavila dve vprašanji:

(i) pomanjkljivosti v kazalnikih, ki se uporabljajo za izražanje ciljev finančnega instrumenta, in

(ii) opredelitev dogodkov, ki pomenijo znatno spremembo v sporazumu o fiduciarnem upravljanju.

GD ECFIN je sprejel vsa priporočila in akcijski načrti so bili ocenjeni kot zadovoljivi.

4.7.2.     Zunajproračunsko poslovanje (GD ECFIN)

Zaradi finančne in dolžniške krize je Evropska unija ustvarila nove finančne instrumente, ki so ji omogočili jemanje posojil in posojanje sredstev državam članicam v težavah. Evropska komisija upravlja evropski mehanizem za finančno stabilizacijo, program finančne pomoči, v okviru katerega lahko odobri posojila in jih financira z izdajo dolžniških instrumentov na kapitalskem trgu.

Revizija je v zvezi z upravljanjem novega instrumenta izpostavila dve vprašanji:

(i) GD ECFIN se sooča z novimi notranjimi in zunanjimi izzivi, za katere običajne prakse obvladovanja tveganja niso bile ustrezne. Razvoj kontrol na področju logistične podpore, varnosti informacijskih tehnologij in upravljanja dokumentov je bil prepočasen.

(ii) Glede na okolje, v katerem se izvajajo njegove dejavnosti, se GD ECFIN sooča z izzivom, kako privabiti in obdržati usposobljeno osebje, ne da bi bilo ogroženo neprekinjeno poslovanje.

Te pomanjkljivosti lahko vplivajo na neprekinjeno poslovanje ter uspešnost in učinkovitost delovanja, zaradi česar je Komisija izpostavljena visokemu tveganju ugleda.

GD ECFIN za obravnavanje priporočil Službe za notranjo revizijo izvaja celovito oceno tveganja o izvajanju svojih novih nalog.

4.7.3.     Revizije kontrolne strategije (GD ENTR)

Ta revizija je zajela predhodne in naknadne kontrole. Služba za notranjo revizijo je GD ENTR priporočila, naj okrepi vlogo koordinatorja notranjega nadzora. Poleg tega je treba izboljšati upravljanje dokumentov in evidentiranje izjem. Akcijski načrt generalnega direktorata je bil ocenjen kot zadovoljiv.

4.7.4.     Spremljanje izvajanja prava EU (GD TAXUD)

Služba za notranjo revizijo je v GD TAXUD izvedla revizijo spremljanja izvajanja prava EU. Kljub številnim prednostim, kot so bogate strokovne izkušnje in poglobljeno znanje odpravnikov zadev ter učinkovita prioritizacija dela, je revizija izpostavila nekaj pomanjkljivosti.

GD TAXUD je eno od treh področij, na katerih so se kršitve pojavljale najpogosteje (več kot 12 % vseh tekočih postopkov za ugotavljanje kršitev, ki jih je začela Komisija), vendar to ni v celoti prikazano v načrtu upravljanja ali v letnem poročilu o dejavnostih. Pri merjenju uspešnosti v tej dejavnosti so potrebne izboljšave. Služba za notranjo revizijo je priporočila tudi boljše usklajevanje med enotami, da se zagotovi učinkovitejše spremljanje uporabe prava EU na področju carin. Akcijski načrt generalnega direktorata je bil ocenjen kot zadovoljiv.

4.8.        Splošne službe in HR

(HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG)

4.8.1.     Priprava, razvoj in izkazovanje statističnih podatkov (GD ESTAT)

GD ESTAT (Eurostat) je pristojen za pripravo evropskih statističnih podatkov v skladu z veljavnimi pravili in statističnimi načeli[19] ter s skladnostjo s Kodeksom ravnanja evropske statistike[20].

Neusklajenost med generalnimi direktorati za posamezne politike in Eurostatom pri pripravi statističnih podatkov je bila v registru tveganja GD ESTAT za leto 2011 opredeljena kot kritično tveganje.

Cilj te revizije je bil oceniti ustreznost, uspešnost in učinkovitost postopkov, povezanih s pripravo, razvojem in izkazovanjem statističnih podatkov, ki jih upravlja GD ESTAT (v usklajevanju z drugimi generalnimi direktorati in službami Komisije).

Ugotovljeni so bili naslednji problemi, ki lahko povzročijo nedoslednosti, vrzeli/prekrivanja, nizko kakovost podatkov in ovire za neprekinjeno poslovanje:

(i) pomanjkanje jasne opredelitve in enotnega razumevanja izraza „statistika“ v Komisiji;

(ii) neusklajenost statističnega programa Skupnosti, ki ga izvaja Eurostat, s ciklom strateškega načrtovanja Komisije;

(iii) vloga in odgovornost Eurostata nista v celoti priznana in prepoznana;

(iv) pomanjkanje zanesljivosti glede obsega skladnosti s Kodeksom ravnanja evropske statistike;

(v) neusklajenost na ravni Komisije glede uporabe zunanjih ponudnikov statističnih storitev.

Po reviziji je Komisija 17. septembra 2012 sprejela nov sklep o Eurostatu (2012/504/EU), ki obravnava več zgornjih ugotovitev. Akcijski načrt se je štel za zadovoljivega.

4.9.        Revizije informacijskih tehnologij

Služba za notranjo revizijo je izvedla več revizij na področju informacijskih tehnologij, ki izražajo prispevek Službe za notranjo revizijo k splošnemu spremljanju tehnološke varnosti in preživetvene sposobnosti Komisije.

4.9.1.     Upravljanje lokalnih sistemov informacijskih tehnologij (GD DEVCO in GD TRADE)

V okviru revizij lokalnih informacijskih tehnologij v GD DEVCO in GD TRADE sta bili pregledani uspešnost in učinkovitost upravljanja dejavnosti na področju informacijskih tehnologij ter ugotovljene dobro delujoče enote za informacijsko tehnologijo. Revizijska poročila so posebej poudarila pomen izvajanja učinkovitega upravljanja informacijskih tehnologij in boljšega obvladovanja z njimi povezanih tveganj ter pomen varovanja zaupnosti pri obdelavi informacij (GD TRADE) in krepitve okvira za varnost informacijskih tehnologij, da se kar najbolj zmanjšajo varnostne vrzeli (GD DEVCO).

4.9.2.     Upravljanje in zmogljivost informacijskih tehnologij (GD SANCO/Izvajalska agencija za zdravje in potrošnike)

GD SANCO ima sorazmerno visok proračun za informacijske tehnologije in večino svoje porabe na področju informacijskih tehnologij financira iz sredstev za poslovanje. Od prejšnje revizije[21] je bilo ugotovljeno bistveno izboljšanje splošne zrelosti splošnih kontrol informacijskih tehnologij. Osrednja tema te revizije so bili vidiki upravljanja, zmogljivosti in kakovosti. Za Izvajalsko agencijo za zdravje in potrošnike je bil opravljen omejen pregled ob upoštevanju njenega precej manjšega proračuna za informacijske tehnologije.

Revizorji so ugotovili, da:

(i) GD SANCO še vedno nima splošnega dolgoročnega strateškega načrta za informacijske tehnologije ali dokumentirane strategije, ki bi vključevala Izvajalsko agencijo za zdravje in potrošnike ter pojasnila, kako bo v tem časovnem okviru podpiral poslovne procese. Čeprav krovni načrt informacijske tehnologije in načrt upravljanja vključujeta nekatere ključne kazalnike uspešnosti na visoki ravni, postopka celovitega upravljanja uspešnosti ni;

(ii) mora Izvajalska agencija za zdravje in potrošnike oblikovati nekatere ključne postopke (upravljanje sprememb, uspešnosti in kakovosti).

Akcijski načrt je ocenjen kot zadovoljiv.

4.9.3.     Obzorje 2020 (GD RTD, GD CNECT in ERCEA)

Cilj vodilnega programa za raziskave in inovacije „Obzorje 2020“ je zaščititi globalno konkurenčnost Evrope, obenem pa je program gonilo za ustvarjanje nove rasti in delovnih mest. Razvitih je bilo več projektov na področju informacijskih tehnologij v podporo upravljanju tega projekta, pri čemer je GD RTD lastnik sistema, GD CNECT in ERCEA pa sta poslovna upravljavca.

Služba za notranjo revizijo je oblikovala dve zelo pomembni priporočili:

(i) potrebna je večja integracija informacijskega sistema, da se omogoči nadaljnje napredovanje pobude, vključno s potrebo po jasnih postopkih in celovitem upravljanju informacijskih tehnologij prek usmerjevalnega odbora za projekt informacijskih tehnologij;

(ii) GD RTD mora bolje opredeliti svoje projektno delo in načrt virov.

Obzorje 2020 je nova, medsektorska pobuda, pri čemer izvajanje priporočil lahko vključuje GD DIGIT in druge raziskovalne generalne direktorate.

GD RTD je razvil akcijske načrte, ki so bili ocenjeni za zadovoljive.

5.           Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji

Komisija za finančne nepravilnosti leta 2012 ni poročala o sistemskih problemih v skladu s členom 73(6)[22] finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti.

6.           Sklepi

Izvajanje akcijskih načrtov, pripravljenih v odziv na revizije Službe za notranjo revizijo v tem letu in prejšnjih letih, prispeva k postopnemu izboljšanju okvira notranje kontrole.

Službe Komisije so bile zato pozvane k ukrepanju na podlagi priporočil, ki izhajajo iz revizij. Služba za notranjo revizijo bo opravila naknadne revizije o izvrševanju akcijskih načrtov, ki jih bo pregledal Odbor za spremljanje poteka revizij, ki bo ustrezno obvestil kolegij.

Služba za notranjo revizijo je v tesnem sodelovanju z vsemi službami za notranjo revizijo pripravila nov strateški načrt revizij za obdobje 2013–2015. Še naprej bo največ pozornosti namenjala finančni reviziji in reviziji skladnosti s predpisi, z revizijo na področju informacijskih tehnologij pa se bodo tudi okrepile dejavnosti na področju revidiranja uspešnosti poslovanja.

[1]               V tem poročilu so vključena revizijska in svetovalna poročila, dokončana do 1. februarja 2013.

[2]               To poročilo ne zajema decentraliziranih evropskih agencij, Evropske službe za zunanje delovanje ali drugih organov, v katerih je Služba za notranjo revizijo opravila revizijo in za katera se pripravljajo posebna letna poročila.

[3]               V skladu s standardom 2060 za revizijo uspešnosti poslovanja v okviru mednarodnih standardov strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju (Standardi), ki jih je objavil ameriški inštitut notranjih revizorjev.

[4]               COM(2013) 334 final.

[5]               Iz ene revizije lahko izhaja več revizijskih poročil, če ta zajema več kot en generalni direktorat ali službo kot revidiranca.

[6]               Štiri priporočila so bila sprejeta le delno.

[7]               Med temi 29 priporočili sta bili dve izdani leta 2006, za eno od njiju pa vodstvo od marca 2013 navaja, da je bilo „izvedeno“.

[8]               Zaključni rok je 1. februar 2013.

[9]               Zaznana manjša področja za izboljšanje so bila generalnim direktoratom predložena v pismu poslovodstvu. Vzorčeni generalni direktorati so na to pismo odgovorili pozitivno, pri čemer so se zavezali, da bodo, kolikor je mogoče, upoštevali pripombe Službe za notranjo revizijo glede sedanjega izvajanja letnega poročila o dejavnostih.

[10]             Komisija je predlagala zmanjšanje števila zaposlenih v vsaki instituciji EU, organu in agenciji za 5 % v obdobju 2013–2017, in sicer tako, da se namesto nekaterih zaposlenih (ki se upokojijo ali jim potečejo pogodbe) ne zaposlijo nove osebe. Komisija je za izpolnitev svojih prednostnih nalog tudi vzpostavila mehanizem za prerazporejanje delovnih mest, ki temelji na linearni obdavčitvi v višini 1 % na vse osnovne kvote za zaposlovanje.

[11]             Stroški storitev generalnih direktoratov/služb za druge generalne direktorate/službe, ki se prenesejo iz proračunske vrstice stranke na proračunsko vrstico ponudnika (nalogi za izterjavo, sočasni prenosi in navzkrižni nadaljnji prenosi). Ni konsolidiranega podatka, ki bi omogočal pregled zneskov, zaračunanih notranjim in zunanjim strankam s strani ponudnikov storitev znotraj Komisije.

[12]             Stroški storitev generalnih direktoratov/služb za druge generalne direktorate/službe, ki se prenesejo iz proračunske vrstice stranke na proračunsko vrstico ponudnika (nalogi za izterjavo, sočasni prenosi in navzkrižni nadaljnji prenosi). Ni konsolidiranega podatka, ki bi omogočal pregled zneskov, zaračunanih notranjim in zunanjim strankam s strani ponudnikov storitev znotraj Komisije.

[13]             V revizijskem poročilu o izvajanju programskega obdobja 2007–2013 v GD REGIO.

[14]             Poročilo o popravni zmogljivosti finančnih popravkov za obdobje 2000–2006 je bilo predloženo Odboru za proračunski nadzor 12. aprila 2013.

[15]             GD REGIO je revizijskim organom 4. aprila 2013 poslal posodobljene smernice za vzorčenje. Prav tako je novembra 2012 v Bruslju organiziral delavnice, namenjene tem organom, v nekaterih državah članicah (Italiji, Španiji, Nemčiji ter na Slovaškem in Češkem ) pa so bili leta 2013 organizirani seminarji.

[16]             Obsežno revizijsko delo, zlasti o kontrolnih strategijah, je bilo na tem področju politike izvedeno leta 2011.

[17]             Npr. prenovljena poročila o upravljanju zunanje pomoči, izjave o zanesljivosti vodij delegacij.

[18]             Razen končnih plačil upravnega proračuna in javnega naročanja ter delov programa vseživljenjskega učenja, ki jih izvajajo nacionalne agencije v državah članicah.

[19]             Uredba (ES) št. 223/2009, člen 6.

[20]             COM(2005) 0217 final.

[21]             Revizija informacijske tehnologije iz leta 2006 o „informacijskih sistemih velikega obsega“.

[22]             Člen 117 pravil uporabe Uredbe navaja: „V tem letnem poročilu [tj. poročilu v skladu s členom 99(3)] navede tudi kakršne koli sistemske težave, ki jih je odkrila posebna komisija, ustanovljena na podlagi člena 73(6) finančne uredbe.“