Pravilo 1

Unija in Združeno kraljestvo druga drugo uradno obvestita o imenu, položaju in kontaktnih podatkih svojih imenovanih sopredsednikov delovne skupine. Šteje se, da ima sopredsednik pooblastilo za zastopanje Unije oziroma Združenega kraljestva, dokler se drugi pogodbenici ne pošlje uradno obvestilo o novem sopredsedniku.

Sopredsednika lahko za določen sestanek ali del sestanka nadomesti pooblaščenec. Sopredsednik ali njegov pooblaščenec o pooblastitvi čim prej uradno obvesti drugega sopredsednika in sekretariat delovne skupine. Vsa sklicevanja na sopredsednika v tem poslovniku se razumejo tako, da vključujejo pooblaščenca.

Pravilo 2

Sekretariat delovne skupine sestavljata uradnik Unije in uradnik vlade Združenega kraljestva. Sekretariat opravlja naloge, ki so mu dodeljene s tem poslovnikom, pod nadzorom ustreznega odbora.

Unija in Združeno kraljestvo druga drugo uradno obvestita o imenu, položaju in kontaktnih podatkih svojega uradnika, ki je član sekretariata delovne skupine. Šteje se, da ta uradnik še naprej deluje kot član sekretariata za Unijo ali Združeno kraljestvo do datuma, ko Unija ali Združeno kraljestvo uradno obvesti o novem članu.

Pravilo 3

Vsak sestanek delovne skupine skliče sekretariat, o datumu in uri pa se dogovorita sopredsednika. Kadar Unija ali Združeno kraljestvo zahteva sestanek, druga pogodbenica ustrezno obravnava tako zahtevo in odgovori v 30 dneh.

Sestanki delovne skupine potekajo izmenično v Bruslju in Londonu, razen če se sopredsednika odločita drugače.

Z odstopanjem od drugega odstavka se lahko sopredsednika dogovorita, da bo sestanek delovne skupine potekal prek video- ali telekonference ali v hibridni obliki.

Pravilo 4

Unija in Združeno kraljestvo se v razumnem časovnem obdobju pred vsakim sestankom prek sekretariata obvestita o predvideni sestavi svojih delegacij ter navedeta ime in položaj vsakega člana delegacije.

Sopredsednika lahko po potrebi soglasno povabita strokovnjake (tj. nevladne uradnike) k udeležbi na sestankih delovne skupine, da zagotovijo informacije o posebnih temah in le za dele sestanka, na katerih se razpravlja o takih posebnih temah.

Pravilo 5

Pisni dokumenti, na katerih temeljijo razprave delovne skupine, so oštevilčeni in jih sekretariat razpošlje Uniji in Združenemu kraljestvu.

Pravilo 6

Unija in Združeno kraljestvo pošljeta svoje dopise, naslovljene na delovno skupino, prek sekretariata. Taki dopisi se lahko pošljejo v kateri koli obliki pisne komunikacije, tudi po elektronski pošti.

Sekretariat zagotovi, da se dopisi, naslovljeni na delovno skupino, vročijo sopredsednikoma in po potrebi razpošljejo v skladu s pravilom 5.

Vsi dopisi sopredsednikov ali dopisi, naslovljeni neposredno na njiju, se posredujejo sekretariatu in po potrebi razpošljejo v skladu s pravilom 5.

Pravilo 7

Sekretariat za vsak sestanek pripravi osnutek začasnega dnevnega reda. Ta se skupaj z ustreznimi dokumenti pošlje sopredsednikoma najpozneje pet dni pred datumom sestanka.

Začasni dnevni red vključuje točke, ki sta jih zahtevala Unija ali Združeno kraljestvo. Vse take zahteve se skupaj z ustreznimi dokumenti predložijo sekretariatu najpozneje sedem dni pred začetkom sestanka.

Sopredsednika najpozneje tri dni pred datumom sestanka določita začasni dnevni red sestanka.

Delovna skupina na začetku vsakega sestanka sprejme dnevni red. Na zahtevo Unije ali Združenega kraljestva se lahko točka, ki ni vključena na začasni dnevni red, s soglasjem vključi na dnevni red.

Sopredsednika lahko v medsebojnem soglasju skrajšata ali podaljšata roke določene v prvem, drugem in tretjem odstavku, da se upoštevajo potrebe posameznih zadev.

Pravilo 8

Uradnik, ki opravlja naloge člana sekretariata pogodbenice, ki je gostiteljica sestanka, v sedmih dneh po koncu sestanka pripravi osnutek zapisnika vsakega sestanka, razen če sopredsednika odločita drugače. Osnutek zapisnika se pošlje članu sekretariata druge pogodbenice, da poda pripombe. Slednji lahko predloži pripombe v petih dneh od datuma prejema osnutka zapisnika.

Zapisnik praviloma povzema vsako točko dnevnega reda in po potrebi navaja:

Zapisnik v prilogi vsebuje seznam udeležencev, v katerem so za vsako delegacijo navedena imena in položaji vseh posameznikov, ki so se udeležili sestanka.

Sekretariat prilagodi osnutek zapisnika na podlagi prejetih pripomb in sopredsednika osnutek zapisnika, kakor je bil revidiran, odobrita v 28 dneh od datuma sestanka ali do katerega koli drugega datuma, o katerem se dogovorita sopredsednika.

Po odobritvi člana sekretariata podpišeta izvode zapisnika, ki se pošljejo Uniji in Združenemu kraljestvu ter nadzornemu odboru. Sopredsednika se lahko dogovorita, da je ta zahteva izpolnjena s podpisom in izmenjavo elektronskih izvodov.

Pravilo 9

Sestanki delovne skupine so zaupni, razen če se sopredsednika odločita drugače.

Če Unija ali Združeno kraljestvo delovni skupini predloži na podlagi svojih zakonov in drugig predpisov zaupne ali pred razkritjem zaščitene informacije, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot zaupne.

Sopredsednika se lahko odločita, da se pred sestankom delovne skupine objavi začasni dnevni red. Sopredsednika se lahko tudi odločita, da se objavi zapisnik sestanka po njegovi odobritvi v skladu s pravilom 8.

Dokumenti iz tretjega odstavka se objavijo v skladu z veljavnimi pravili obeh pogodbenic o varstvu podatkov.

Pravilo 10

Delovni jezik delovne skupine je angleščina. Razprave delovne skupine temeljijo na dokumentih, pripravljenih v angleščini, razen če se sopredsednika odločita drugače.

Pravilo 11

Unija in Združeno kraljestvo krijeta svoje stroške, ki nastanejo z udeležbo na sestankih delovne skupine.

Stroške, povezane z organizacijo sestankov in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica, ki je gostiteljica sestanka.

Stroške v zvezi s tolmačenjem v delovni jezik delovne skupine in iz njega krije pogodbenica, ki zahteva tolmačenje.

Pravilo 12

Delovna skupina obvesti nadzorni odbor dovolj zgodaj pred sestanki o svojem časovnem razporedu in dnevnem redu sestankov ter mu poroča o rezultatih in sklepih vsakega sestanka.