1.   Zahtevki, obvestila, pisna stališča ali drugi dokumenti arbitražnega sveta se pošljejo obema pogodbenicama hkrati;

2.   Vsi zahtevki, obvestila, pisna stališča ali drugi dokumenti pogodbenice, ki so naslovljeni na arbitražni svet, se v kopiji obenem pošljejo tudi drugi pogodbenici ter

3.   Vsi zahtevki, obvestila, pisna stališča ali drugi dokumenti pogodbenice, ki so naslovljeni na drugo pogodbenico, se v kopiji po potrebi obenem pošljejo arbitražnemu svetu.

4.   Vsakršno uradno obvestilo iz odstavka 1, 2 in 3 se pošlje po elektronski pošti ali po potrebi po katerem koli drugem telekomunikacijskem sredstvu, s katerim je mogoče dokazati, da je bila pošta poslana. Če ni dokazano nasprotno, se šteje, da je bilo tako uradno obvestilo prejeto na dan pošiljanja.

5.   Vsa uradna obvestila se naslovijo na Generalni direktorat Evropske komisije za trgovino Evropske unije in na koordinatorja držav SADC, ki izvajajo SGP, kot je določen v členu 105 Sporazuma.

6.   Manjše pisne napake v zahtevkih, obvestilih, pisnih stališčih ali drugih dokumentih v zvezi s postopkom arbitražnega sveta se lahko popravijo s predložitvijo novega dokumenta, v katerem so spremembe jasno razvidne.

7.   Če je zadnji dan za predložitev dokumenta dela prost dan za Evropsko komisijo ali v zadevni državi oziroma državah SADC, ki izvajajo SGP, se šteje, da je bil dokument predložen prvi naslednji delovni dan.

8.   Glede na vrsto spora se kopije vseh zahtevkov in uradnih obvestil, naslovljenih na Odbor za trgovino in razvoj, pošljejo tudi drugim relevantnim pododborom, ustanovljenim v skladu s Sporazumom.

1.   Če se arbiter v skladu s členom 80 Sporazuma izbira z žrebom, predsednik Odbora za trgovino in razvoj nemudoma obvesti pogodbenici o datumu, uri in kraju žreba.

2.   Pogodbenici sta lahko prisotni med žrebom, žreb pa se opravi s prisotno pogodbenico oziroma prisotnima pogodbenicama.

3.   Predsednik Odbora za trgovino in razvoj posameznike, ki so bili izbrani za arbitra, pisno obvesti o njihovem imenovanju. Posamezniki svojo razpoložljivost potrdijo obema pogodbenicama v petih (5) dneh od dne, ko so bili obveščeni o svojem imenovanju.

4.   Če seznam iz člena 94 Sporazuma ni bil pripravljen ali v času zahtevka v skladu z odstavkom 80(3) Sporazuma ne vsebuje dovolj imen, se arbitri žrebajo izmed posameznikov, ki jih formalno predlaga ena od pogodbenic ali obe pogodbenici.

1.   Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se sestaneta z arbitražnim svetom v desetih (10) dneh po njegovi ustanovitvi, da se določijo zadeve, ki se pogodbenicama ali arbitražnemu svetu zdijo primerne, vključno s:

2.   Arbitri in predstavniki pogodbenic se lahko seje iz odstavka 1 udeležijo po telefonu ali video konferenci.

1.   Če se pogodbenici v sedmih (7) dneh od ustanovitve arbitražnega sveta ne dogovorita drugače, je mandat arbitražnega sveta naslednji:

2.   Če se pogodbenici strinjata o drugačnem mandatu, arbitražni svet o dogovorjenem mandatu uradno obvestita v roku iz prvega odstavka.

1.   Predsednik arbitražnega sveta predseduje vsem njegovim sejam. Arbitražni svet lahko pooblasti predsednika za odločanje o upravnih in postopkovnih zadevah.

2.   Razen če je v delu III Sporazuma ali v tem poslovniku določeno drugače, lahko arbitražni svet opravlja svoje dejavnosti z uporabo katerih koli sredstev, tudi telefona, telefaksa ali računalniških povezav.

3.   Posvetovanj arbitražnega sveta se lahko udeležijo le arbitri, arbitražni svet pa lahko dovoli, da se posvetovanj udeležijo tudi njihovi pomočniki.

4.   Oblikovanje odločitev ali poročil je v izključni pristojnosti arbitražnega sveta in prenos pristojnosti ni dovoljen.

5.   Kadar se pojavi postopkovno vprašanje, ki ga del III Sporazuma in njegove priloge ne zajemajo, lahko arbitražni svet po posvetovanju s pogodbenicama sprejme ustrezen postopek, ki je v skladu s temi določbami.

6.   Kadar arbitražni svet meni, da bi bilo treba spremeniti kateri koli rok, ki se uporablja v postopkih, z izjemo časovnih rokov iz dela III Sporazuma, ali da bi bila potrebna kakršna koli postopkovna ali upravna prilagoditev, pisno in po posvetovanju s pogodbenica obvesti pogodbenici o razlogih za spremembo ali prilagoditev in o novem roku ali prilagoditvi, ki sta potrebna.

1.   Kadar se arbiter ne more udeležiti postopka, kadar odstopi ali ga je treba zamenjati, je izbran nadomestni arbiter v skladu s členom 80(3) Sporazuma.

2.   Kadar katera od pogodbenic meni, da arbiter ne izpolnjuje zahtev iz Priloge II (Kodeks ravnanja za arbitre in mediatorje) in ga je treba zato zamenjati, ta pogodbenica o tem uradno obvesti drugo pogodbenico v petnajstih (15) dneh od datuma, ko je pridobila dovolj dokazov o domnevnem arbitrovem neizpolnjevanju zahtev iz navedene priloge.

3.   Pogodbenici se medsebojno posvetujeta v petnajstih (15) dneh od uradnega obvestila druge pogodbenice.

4.   Pogodbenici arbitra obvestita o domnevni neskladnosti in ga lahko prosita, da sprejme ukrepe za odpravo domnevne neskladnosti. Če se o tem dogovorita, lahko arbitra umakneta s položaja in izbereta novega v skladu s členom 80 Sporazuma.

5.   Če se pogodbenici ne moreta dogovoriti glede potrebe po zamenjavi arbitra, ki ni predsednik arbitražnega sveta, lahko katera koli od njiju zahteva, da se zadeva predloži predsedniku arbitražnega sveta, ki sprejme končno odločitev.

6.   Če predsednik arbitražnega sveta ugotovi, da arbiter ne izpolnjuje zahtev iz Priloge II (Kodeks ravnanja za arbitre in mediatorje), se v skladu s členom 80 Sporazuma izbere nov arbiter.

7.   Če se pogodbenici ne moreta dogovoriti glede potrebe po zamenjavi predsednika, lahko katera koli od njiju zahteva, da se zadeva predloži enemu od ostalih članov s seznama posameznikov iz člena 94 Sporazuma, ki bo opravljal funkcijo predsednika arbitražnega sveta. Njegovo ime izžreba predsednik Odbora za trgovino in razvoj. Tako izbrani posameznik se odloči, ali predsednik izpolnjuje zahteve iz Priloge II (Kodeks ravnanja za arbitre in mediatorje). Navedena odločitev je dokončna. Če ugotovi, da predsednik ne izpolnjuje zahtev iz Priloge II (Kodeks ravnanja za arbitre in mediatorje), se v skladu s členom 80 Sporazuma izbere nov predsednik.

1.   Na podlagi časovnega razporeda, določenega v skladu s členom 4(1)(c), predsednik arbitražnega sveta po posvetovanju s pogodbenicama in drugimi arbitri obvesti pogodbenici o datumu, uri in kraju obravnave. Pogodbenica, na ozemlju katere poteka obravnava, te podatke javno objavi, razen če je zaslišanje zaprto za javnost.

2.   Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, obravnava poteka v Bruslju, če je tožeča pogodbenica država SADC, ki izvaja SGP, ali država Južnoafriške carinske unije (SACU), če je tožeča pogodbenica Evropska unija, pa na ozemlju držav SADC, ki izvajajo SGP. Če spor zadeva ukrep države SADC, ki izvaja SGP, obravnava poteka na ozemlju te države, razen če navedena država arbitražnega sveta v desetih (10) dneh od njegove ustanovitve uradno ne obvesti, da mora obravnava potekati drugje.

3.   Pogodbenica, proti kateri je vložena pritožba, nosi stroške logističnega upravljanja obravnave, med drugim stroške, povezane z najemom prostora, v katerem poteka obravnava. Ti stroški ne vključujejo stroškov prevajanja ali tolmačenja ali stroškov, povezanih s svetovalci, arbitri, njihovim upravnim osebjem in pomočniki, katerim se izplačajo.

4.   Arbitražni svet lahko skliče dodatne obravnave, če se pogodbenici s tem strinjata.

5.   Vsi arbitri so navzoči med celotno obravnavo.

6.   Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se lahko zaslišanj ne glede na to, ali je postopek odprt za javnost ali ne, udeležijo naslednje osebe:

7.   Vsaka od pogodbenic najpozneje sedem (7) dni pred datumom obravnave arbitražnemu svetu in drugi pogodbenici predloži seznam imen oseb, ki bodo na obravnavi v imenu te pogodbenice ustno predstavile argumente, ter drugih zastopnikov ali svetovalcev, ki bodo navzoči na obravnavi.

8.   V skladu s členom 89(2) Sporazuma so seje arbitražnih svetov odprte za javnost, razen če se arbitražni svet na lastno pobudo ali na zahtevo pogodbenic odloči drugače.

9.   Arbitražni svet se ob posvetovanju s pogodbenicama odloči o ustreznih logističnih ureditvah in postopkih za zagotovitev, da se javne obravnave vodijo učinkovito. Ti postopki lahko vključujejo uporabo prenosa v živo prek spleta ali televizije zaprtega kroga.

10.   Arbitražni svet vodi obravnave, kot je navedeno v nadaljevanju, ter zagotovi, da imata tožeča pogodbenica in pogodbenica, proti kateri je vložena pritožba, na razpolago enako količino časa pri argumentih in protiargumentih:

11.   Arbitražni svet lahko kadar koli med obravnavo naslovi vprašanja neposredno na katero koli pogodbenico.

12.   Arbitražni svet poskrbi za zapisnik obravnave in ga po obravnavi v razumnem času predloži pogodbenicama. Pogodbenici lahko predložita pripombe v zvezi z zapisnikom, arbitražni svet pa lahko te pripombe preuči.

13.   Vsaka pogodbenica lahko v desetih (10) dneh po datumu obravnave predloži dopolnilno pisno stališče glede katerega koli vprašanja, ki se je pojavilo med obravnavo.

1.   Arbitražni svet lahko kadar koli med postopki predloži pisna vprašanja na eno ali obe pogodbenici. Vsa vprašanja, ki se predložijo eni od pogodbenic, se v kopiji pošljejo tudi drugi pogodbenici.

2.   Vsaka pogodbenica izvod svojih odgovorov na vprašanja arbitražnega sveta predloži drugi pogodbenici. Druga pogodbenica ima možnost, da predloži pisne pripombe na odgovore pogodbenice v sedmih (7) dneh od prejema tega izvoda.

1.   Vsaka pogodbenica in arbitražni svet vse informacije, ki jih druga pogodbenica predloži arbitražnemu svetu in jih označi kot zaupne, obravnavajo kot take. Kadar pogodbenica arbitražnemu svetu predloži pisno stališče, ki vključuje zaupne informacije, v petnajstih (15) dneh predloži tudi stališče brez zaupnih informacij, ki ga je mogoče razkriti javnosti.

2.   Ta poslovnik pogodbenici v ničemer ne preprečuje, da javnosti razkrije lastna stališča, ne da bi pri sklicevanju na informacije, ki jih predloži druga pogodbenica, razkrila kakršno koli informacijo, ki jo druga pogodbenica označi kot zaupno.

3.   Arbitražni svet se sestane za zaprtimi vrati, kadar stališče in argumenti pogodbenice vsebujejo zaupne poslovne informacije. Pogodbenici ohranjata zaupnost obravnav arbitražnega sveta, kadar obravnave potekajo za zaprtimi vrati.

1.   Arbitražni svet se ne sestaja oziroma ne stopi v stik s pogodbenico v odsotnosti druge pogodbenice.

2.   Noben arbiter ne sme v odsotnosti drugih arbitrov z eno oziroma obema pogodbenicama razpravljati o nobenem vidiku zadeve v postopku.

1.   Razen če se pogodbenici v petih (5) dneh od datuma ustanovitve arbitražnega sveta ne dogovorita drugače, lahko arbitražni svet sprejema nezahtevana pisna stališča fizičnih oseb, povezanih z eno od pogodbenic, ali pravnih oseb s sedežem na ozemlju katere od pogodbenic, ki so neodvisne od vlad pogodbenic, če:

2.   Stališča se predložijo pogodbenicama, da izrazita svoje pripombe. Pogodbenici lahko arbitražnemu svetu predložita pripombe v desetih (10) dneh od te predložitve.

3.   Arbitražni svet v svojem poročilu navede vsa stališča, ki jih je prejel v skladu z odstavkom 1 tega poslovnika. Arbitražni svet v svojem poročilu ni dolžan obravnavati argumentov iz predloženih stališč, če pa to naredi, mora upoštevati tudi morebitne pripombe pogodbenic v skladu z drugim odstavkom tega člena.

1.   Med posvetovanji iz člena 77 Sporazuma in najpozneje na srečanju iz člena 4(1) tega poslovnika si pogodbenici prizadevata za dogovor o skupnem delovnem jeziku za postopke arbitražnega sveta.

2.   Če se pogodbenici ne moreta dogovoriti o skupnem delovnem jeziku, se uporabljajo pravila iz člena 91(2) Sporazuma.

3.   Pogodbenica, proti kateri je vložena pritožba, poskrbi za tolmačenje ustnih stališč v jezike, ki jih izbereta pogodbenici.

4.   Poročila in odločitve arbitražnega sveta se objavijo v jeziku oziroma jezikih, ki jih izbereta pogodbenici. Če se pogodbenici nista dogovorili o skupnem delovnem jeziku, se vmesno in končno poročilo arbitražnega sveta izdata v enem od delovnih jezikov STO.

5.   Vsaka od pogodbenic lahko izrazi pripombe o točnosti prevoda vsake prevedene različice dokumenta, ki je napisan v skladu s tem poslovnikom.

6.   Vsaka pogodbenica nosi stroške prevoda svojih pisnih stališč. Kakršne koli stroške za prevod odločitve v enakem deležu krijeta obe pogodbenici.

1.   Da se ohranita neoporečnost in nepristranskost mehanizma reševanja sporov, vsak kandidat in arbiter:

2.   Arbiter ne sprejema, neposredno ali posredno, nobenih obveznosti in ne sprejema ugodnosti, ki bi na kakršen koli način vplivale ali dajale vtis, da vplivajo na ustrezno izpolnjevanje njegovih dolžnosti.

3.   Arbiter ne izrablja svojega položaja v arbitražnem svetu, da bi ugodil lastnim ali zasebnim interesom. Arbiter se izogiba vsem dejanjem, ki bi lahko ustvarjala vtis, da so drugi v posebnem položaju, s katerega lahko vplivajo nanj.

4.   Arbiter ne dovoli, da bi pretekla ali obstoječa finančna, poslovna, poklicna, osebna ali socialna razmerja ali odgovornosti vplivali na njegovo ravnanje ali presojo.

5.   Arbiter se izogiba vzpostavljanju razmerij ali pridobivanju finančnih interesov, ki bi lahko vplivali na njegovo nepristranskost ali utemeljeno ustvarjali vtis neprimernosti ali pristranskosti.

6.   Arbiter izvršuje svojo funkcijo, ne da bi prejemal ali prosil za navodila katere koli vlade, katere koli mednarodne vladne organizacije ali mednarodne nevladne organizacije ali katerega koli zasebnega vira, ter ni bil vključen v nobeno od prejšnjih faz spora, ki mu je bil dodeljen.

1.   Preden kandidat, pozvan k opravljanju funkcije arbitra, sprejme imenovanje za arbitra na podlagi člena 80 Sporazuma, mora razkriti vse svoje interese, razmerja ali zadeve, ki bi lahko vplivali na njegovo neodvisnost ali nepristranskost ali ki bi lahko ustvarjali vtis neprimernega ravnanja ali pristranskosti v postopku.

2.   V ta namen si kandidat čim bolj prizadeva ugotoviti obstoj tovrstnih interesov, razmerij in zadev, vključno s finančnimi, poklicnimi, zaposlitvenimi ali družinskimi interesi.

3.   Obveznost razkritja iz odstavka 1 velja neprekinjeno, zato mora arbiter razkriti vse tovrstne interese, razmerja in zadeve, ki bi se lahko pojavili v kateri koli fazi postopka.

4.   Kandidat ali arbiter o vseh zadevah v zvezi z dejanskimi ali morebitnimi kršitvami tega kodeksa ravnanja, takoj ko se jih zave, obvesti Odbor za trgovino in razvoj, ki zadevo nato predloži pogodbenicama v preučitev.

1.   Arbiter mora biti po sprejetju imenovanja ves čas trajanja postopka na voljo, da lahko svoje dolžnosti izpolnjuje temeljito in učinkovito ter pošteno in vestno.

2.   Arbiter upošteva zgolj vprašanja, ki se sprožijo v postopku in so potrebna za odločitev, in te svoje dolžnosti ne prenaša na druge osebe.

3.   Arbiter z vsemi ustreznimi ukrepi zagotovi, da njegovi pomočniki in upravno osebje poznajo in upoštevajo obveznosti v okviru funkcije arbitra iz členov 2, 3, 4 in 6 tega kodeksa ravnanja.

1.   Vsi nekdanji arbitri se izogibajo dejavnostim, ki lahko ustvarjajo vtis, da so bili pri opravljanju svojih dolžnosti pristranski ali da so se okoriščali z odločitvijo arbitražnega sveta.

2.   Vsi nekdanji arbitri izpolnjujejo obveznosti iz člena 6 tega kodeksa ravnanja.

1.   Arbiter nikdar ne razkrije nejavnih informacij, ki so povezane s postopkom ali pridobljene med postopkom, za katerega je bil imenovan. Arbiter v nobenem primeru ne razkrije ali uporabi tovrstnih informacij za pridobitev osebnih koristi ali koristi za druge ali za škodovanje interesom drugih oseb.

2.   Arbiter ne razkrije odločitve arbitražnega sveta ali njenih delov pred njeno objavo.

3.   Arbiter nikdar ne razkrije niti vsebine posvetovanj arbitražnega sveta niti stališč katerega od arbitrov ter ne daje nobenih izjav o postopkih, za katere je bil imenovan, ali o spornih vprašanjih v postopkih.