1.   V tomto rozhodnutí sa stanovujú podmienky manipulácie s utajovanými skutočnosťami EÚ (EUCI) so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED (3) v súlade s rozhodnutím č. 41/2021.

2.   Toto rozhodnutie sa vzťahuje na všetky útvary a priestory Dvora audítorov. Vzťahuje sa aj na jeho komory a výbory, ktoré sú na účely tohto rozhodnutia zahrnuté do pojmu „útvary“.

1.   Prístup k skutočnostiam so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED možno udeliť po tom, ako:

2.   Stážistom na Dvore audítorov nesmú byť zverené úlohy, ktoré by od nich vyžadovali prístup k skutočnostiam so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3.   Ostatným kategóriám zamestnancov sa prístup zamietne alebo povolí podľa tabuľky v prílohe.

1.   Zamestnanci, ktorí vypracúvajú dokument na základe skutočností v zmysle článku 1 v kontexte článku 3 ods. 6 rozhodnutia č. 41/2021 alebo inak, musia vždy zvážiť, či ich dokument treba utajiť. Klasifikácia dokumentu ako utajovanej skutočnosti EÚ zahŕňa posúdenie a rozhodnutie pôvodcu o tom, či by poskytnutie dokumentu neoprávneným osobám poškodilo záujmy Európskej únie či jedného alebo viacerých členských štátov. Ak majú autori akékoľvek pochybnosti o tom, či má dokument, ktorý pripravujú, byť klasifikovaný v stupni utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, mali by sa poradiť so zodpovedným hlavným manažérom alebo riaditeľom.

2.   Dokument sa klasifikuje aspoň v stupni utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ak by jeho neoprávnené zverejnenie mohlo okrem iného:

3.   Pôvodcovia sa môžu rozhodnúť priradiť štandardný stupeň utajenia kategóriám skutočností, ktoré vypracúvajú na pravidelnej báze. Musia však zabezpečiť, aby bol jednotlivým skutočnostiam pridelený náležitý stupeň utajenia.

1.   Skutočnosti sa utajujú ihneď, ako sa vyprodukujú. Osobné poznámky, predbežné návrhy alebo správy obsahujúce skutočnosti, ktoré treba utajiť v stupni RESTREINT UE/EU RESTRICTED, sa takto označia od samého začiatku a ich produkovanie a manipulácia s nimi podliehajú tomuto rozhodnutiu.

2.   Ak konečný dokument už netreba utajovať v stupni RESTREINT UE/EU RESTRICTED, utajenie sa zruší.

1.   V súlade s článkom 3 ods. 1 rozhodnutia č. 41/2021 musí byť celkový stupeň utajenia dokumentu aspoň taký vysoký ako v prípade jeho časti s najvyšším stupňom utajenia. Keď sa spájajú skutočnosti z rôznych zdrojov, konečný agregovaný dokument sa preskúma s cieľom určiť celkový stupeň utajenia, keďže si môže vyžadovať vyšší stupeň utajenia než jeho jednotlivé časti.

2.   Dokumenty, ktoré obsahujú utajované aj neutajované časti, sa rozvrhnú a označia tak, aby sa časti s iným stupňom utajenia a/alebo citlivosti dali ľahko identifikovať a v prípade potreby oddeliť. S každou časťou sa po oddelení od ostatných musí dať náležite manipulovať.

1.   Skutočnosti, ktoré treba utajiť, podliehajú náležitému označeniu a manipulácii bez ohľadu na ich fyzickú formu. Stupeň utajenia sa príjemcom jasne oznámi buď klasifikačným označením, ak sa skutočnosť doručuje písomne – či už na papieri, vymeniteľných pamäťových médiách alebo v komunikačnom a informačnom systéme (CIS), alebo oznámením, ak sa skutočnosť doručuje ústne – napríklad v rámci konverzácie alebo prezentácie. Utajované veci sa fyzicky označia, aby sa dal stupeň utajenia ľahko identifikovať.

2.   Na dokumentoch sa označenie RESTREINT UE/EU RESTRICTED uvedie veľkým tlačeným písmom v plnom francúzskom a anglickom znení (francúzština prvá), v súlade s odsekom 3. Toto označenie sa neprekladá do ostatných jazykov.

3.   Označenie stupňa utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa pripojí takto:

4.   Tvorba dokumentu so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

1.   Dokumenty so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED môžu mať aj iné označenia alebo „bezpečnostné identifikátory“ uvádzajúce napríklad oblasť, ktorej sa dokument týka, či rozdeľovník podľa zásady potreby recipientov poznať dané skutočnosti. Príklad:

2.   Na dokumentoch so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa môže uviesť bezpečnostné upozornenie s osobitnými pokynmi na ich spravovanie a manipuláciu s nimi.

3.   Prípadné pokyny k zrušeniu utajenia sa podľa možnosti vždy uvedú na prvej strane dokumentu v čase jeho vytvorenia. Môže sa použiť napríklad toto označenie:

1.   Ak je to možné, dokumenty so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa vytvárajú elektronicky.

2.   Zamestnanci Dvora audítorov používajú na vytváranie skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED certifikovaný komunikačný a informačný systém (ďalej len „CIS“) (pozri článok 6 rozhodnutia č. 41/2021). Pri pochybnostiach o tom, ktorý CIS použiť, sa zamestnanci poradia so svojím úradníkom pre bezpečnosť informácií. Na základe konzultácie s úradníkom pre bezpečnosť informácií možno v naliehavých prípadoch alebo pri osobitných technických konfiguráciách použiť osobitné postupy.

3.   Dokumenty so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED vrátane návrhov v zmysle požiadaviek článku 5 sa nesmú posielať bežnou elektronickou poštou, tlačiť ani skenovať na bežných tlačiarňach a skeneroch, ani sa s nimi nesmie manipulovať na osobných zariadeniach zamestnancov. Na tlač dokumentov so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa použijú iba tlačiarne alebo kopírovačky pripojené k počítačom, ktoré sú mimo siete, alebo k certifikovanému systému.

1.   Pôvodca má „pôvodcovskú kontrolu“ nad skutočnosťami so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ktoré vytvoril. Treba žiadať o predchádzajúci písomný súhlas pôvodcu pred tým, než dané skutočnosti možno:

2.   Držitelia skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED získali prístup k utajovaným skutočnostiam, aby si mohli plniť svoje pracovné povinnosti. Sú zodpovední za správnu manipuláciu s nimi, ich správne uchovávanie a ochranu v súlade s rozhodnutím č. 41/2021. Držitelia na rozdiel od pôvodcov utajovaných skutočností nie sú oprávnení rozhodovať o zrušení utajenia, ani o následnom poskytovaní skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED tretím krajinám alebo medzinárodným organizáciám.

3.   Ak pôvodcu skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED nemožno identifikovať, pôvodcovskú kontrolu uplatňuje útvar Dvora audítorov, ktorý je držiteľom danej utajovanej skutočnosti. V prípade, že držiteľ informácií považuje poskytnutie informácií so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED tretej krajine alebo medzinárodnej organizácii za potrebné, Dvor audítorov požiada o radu jednu zo zmluvných strán dohody o bezpečnosti utajovaných skutočností s tou istou treťou krajinou alebo medzinárodnou organizáciou.

1.   Používanie vymeniteľných pamäťových médií musí byť kontrolované a zaznamenané. Použijú sa iba vymeniteľné pamäťové médiá poskytnuté Dvorom audítorov alebo poskytnuté inou inštitúciou, orgánom alebo agentúrou EÚ a schválené úradníkom pre bezpečnosť informácií Dvora audítorov a zašifrované produktom, ktorý schválil úradník pre bezpečnosť informácií Dvora audítorov. Súkromné vymeniteľné pamäťové médiá ani tie, ktoré sa rozdávajú na konferenciách, seminároch atď., sa na prenos utajovaných skutočností nesmú použiť. Ak je to možné, mali by sa použiť vymeniteľné pamäťové médiá s ochranou pred nežiaducim elektromagnetickým vyžarovaním (tzv. TEMPEST-proof), v súlade s usmernením úradníka pre bezpečnosť informácií.

2.   Ak sa s utajovaným dokumentom manipuluje alebo je uchovávaný elektronicky na vymeniteľnom pamäťovom médiu ako USB kľúč, USB hardisk, CD, DVD alebo pamäťová karta (vrátane SSD (4)), označenie stupňa utajenia musí byť jasne viditeľné na samotných zobrazených skutočnostiach, ako aj v názve súboru a na vymeniteľnom pamäťovom médiu.

3.   Zamestnanci musia mať na pamäti, že ak sa na vymeniteľnom pamäťovom médiu ukladá veľké množstvo utajovaných skutočností, môže si to vyžadovať zvýšenie stupňa utajenia daného zariadenia.

4.   Na prenos skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED na vymeniteľné pamäťové médium alebo z neho možno použiť iba náležite certifikovaný CIS.

5.   Pri sťahovaní skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED na vymeniteľné pamäťové médium sa pred prenosom údajov treba osobitne uistiť, že toto médium neobsahuje žiadne vírusy ani malvér.

6.   V náležitých prípadoch sa s vymeniteľnými pamäťovými médiami manipuluje v súlade s operačnými bezpečnostnými postupmi platnými pre použitý systém šifrovania.

7.   Dokumenty na vymeniteľných pamäťových médiách, ktoré buď už nie sú potrebné, alebo boli presunuté do vhodného CIS, sa bezpečne odstránia alebo vymažú s použitím schválených produktov alebo metód. Pokiaľ sa vymeniteľné pamäťové médium, ktoré už nie je potrebné, nezamkne vo vhodnom kancelárskom nábytku, musí sa zničiť. Pri každom zničení alebo vymazaní sa použije metóda, ktorá je v súlade s bezpečnostnými predpismi Dvora audítorov. Vedie sa zoznam vymeniteľných médií a zaznamenáva sa ich zničenie.

1.   V súlade s článkom 5 ods. 8 a článkom 6 ods. 9 rozhodnutia č. 41/2021 možno so skutočnosťami so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED manipulovať v administratívnom priestore (5) alebo v zabezpečenom priestore v Komisii (6), na ktorý Dvor audítorov uzavrel dohodu o úrovni poskytovaných služieb, a to takto:

2.   S informáciami so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED možno manipulovať dočasne mimo zabezpečených alebo administratívnych priestorov za predpokladu, že držiteľ sa zaviazal dodržiavať kompenzačné opatrenia na ochranu pred prístupom neoprávnených osôb. Medzi kompenzačné opatrenia patria aspoň tieto opatrenia:

3.   Tlačené kópie skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa uchovávajú v uzamknutom kancelárskom nábytku v administratívnych alebo zabezpečených priestoroch. Dočasne sa môžu uchovávať mimo zabezpečených alebo administratívnych priestorov za predpokladu, že sa držiteľ zaviazal dodržiavať kompenzačné opatrenia.

4.   Ďalšie rady je možné získať od úradníka pre bezpečnosť informácií.

5.   Všetky domnelé alebo skutočné bezpečnostné incidenty spojené s dokumentom sa bezodkladne nahlásia úradníkovi pre bezpečnosť informácií.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED možno kopírovať alebo prekladať na pokyn držiteľa, pokiaľ k tomu pôvodca neuviedol výhradu. Nemožno však vyhotovovať viac kópií, než je nevyhnutne potrebné.

2.   Ak sa reprodukuje iba časť utajeného dokumentu, platia rovnaké podmienky ako pri kopírovaní celého dokumentu. Výňatky majú tiež stupeň utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, pokiaľ ich pôvodca výslovne neoznačil za netajné.

3.   Bezpečnostné opatrenia platné pre pôvodné skutočnosti sa uplatňujú aj na ich kópie a preklady.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ktoré sú potrebné mimo zabezpečených alebo administratívnych priestorov, sa podľa možnosti zasielajú elektronicky náležite certifikovanými prostriedkami a/alebo s ochranou schválenými kryptografickými produktmi.

2.   V závislosti od dostupných prostriedkov alebo konkrétnych okolností možno skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED niesť fyzicky v podobe tlačeného dokumentu alebo na vymeniteľnom pamäťovom médiu. Použitie vymeniteľných pamäťových médií na prenos skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED má prednosť pred tlačenou formou.

3.   Použiť možno iba vymeniteľné pamäťové médiá zašifrované produktom, ktorý schválil úradník Dvora audítorov pre bezpečnosť informácií. So skutočnosťami so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED na vymeniteľných pamäťových médiách, ktoré nie sú chránené šifrovacím produktom schváleným úradníkom Dvora audítorov pre bezpečnosť informácií, sa manipuluje rovnako ako s tlačenými kópiami.

4.   Zásielka môže zahŕňať viac než jednu skutočnosť so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, pokiaľ sa dodrží zásada potreby poznať.

5.   Musí sa použiť obal, ktorý znemožňuje zahliadnutie obsahu. Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa prenášajú v nepriehľadnom obale ako obálka, nepriehľadná zložka alebo aktovka. Na vonkajšej strane obalu nesmie byť žiadne označenie povahy ani stupňa utajenia obsahu. Ak má obal aj vnútornú vrstvu, tá sa označí stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Na oboch obaloch sa uvedie meno, funkcia a adresa určeného príjemcu, ako aj spiatočná adresa pre prípad, že zásielku nemožno doručiť.

6.   Všetky bezpečnostné incidenty spojené so skutočnosťami so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED doručovanými zamestnancami alebo kuriérmi sa nahlásia na následné vyšetrovanie riaditeľovi ľudských zdrojov, financií a všeobecných služieb, a to prostredníctvom úradníka pre bezpečnosť informácií.

1.   Vymeniteľné pamäťové médiá používané na prenos skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED musia byť opatrené sprievodkou s podrobnosťami o vymeniteľnom pamäťovom médiu, na ktorom sú nahraté utajované skutočnosti, ako aj o všetkých súboroch na ňom, čo príjemcovi umožní vykonať potrebné overenia.

2.   Na médiu smú byť uložené iba dokumenty, ktoré sa majú poskytnúť. Napríklad všetky utajované skutočnosti na jednom USB kľúči musia byť určené pre toho istého príjemcu. Odosielateľ musí mať na pamäti, že ak sa na takýchto zariadeniach ukladá veľké množstvo utajovaných skutočností, môže si to vyžadovať zvýšenie stupňa utajenia zariadenia ako celku.

3.   Na prenos skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED možno použiť iba vymeniteľné pamäťové médiá označené príslušným stupňom utajenia.

1.   Zamestnanci môžu prenášať dokumenty so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED v rámci budovy Dvora audítorov alebo medzi inštitúciami, agentúrami alebo orgánmi Únie, no dokumenty nesmú opustiť držbu prenášajúceho ani sa s nimi nemožno oboznamovať na verejnosti.

2.   Dokumenty so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED možno zasielať do iných kancelárií Dvora audítorov internou poštou v jedinej obyčajnej nepriehľadnej obálke, na ktorej sa nesmie zvonka uvádzať, že obsah je utajený.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED môžu zamestnanci alebo kuriéri Dvora audítorov alebo inej inštitúcie, orgánu alebo agentúry EÚ nosiť kdekoľvek v rámci Únie, pokiaľ dodržia tieto pokyny:

2.   Ak si zamestnanci želajú zaslať skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED na iné miesta v Únii, môžu zariadiť ich prenos niektorým z týchto spôsobov:

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED môžu zamestnanci fyzicky osobne prepravovať medzi územím Únie a tretej krajiny.

2.   Zamestnanci registra môžu zabezpečiť niektorý z týchto postupov:

3.   Pri osobnej preprave tlačených dokumentov alebo vymeniteľných pamäťových médií so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED musia zamestnanci dodržať všetky tieto dodatočné opatrenia:

1.   Na účely tohto rozhodnutia zahŕňa pojem „komerčný kuriér“ vnútroštátne poštové služby a komerčné kuriérske spoločnosti poskytujúce službu, pri ktorej sa informácie doručujú za poplatok a buď sa doručujú osobne, alebo sa sledujú.

2.   Komerční kuriéri môžu využívať služby subdodávateľov. Zodpovednosť za súlad s týmto rozhodnutím však nesie kuriérska spoločnosť.

3.   Ak je určený príjemca mimo EÚ, použije sa dvojitý obal. Pri príprave utajenej zásielky odosielateľ musí mať na pamäti, že komerčné kuriérske služby doručia zásielky so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED len určenému príjemcovi, riadne splnomocnenému zástupcovi, kontrolnému úradníkovi registra alebo jeho riadne splnomocnenému zástupcovi, alebo pracovníkovi recepcie. Na zmiernenie rizika prípadu, keď sa zásielka k určenému príjemcovi nedostane, musí byť na vonkajšom a aj na prípadnom vnútornom obale zásielky uvedená spiatočná adresa.

4.   Služby komerčných kuriérov pozostávajúce z elektronického prenosu registrovaných zásielok dokumentov sa v prípade skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED nesmú používať.

1.   Musia sa dodržať všetky podmienky prenosu stanovené v dohode o bezpečnosti utajovaných skutočností alebo administratívnych dojednaniach. V prípade pochybností sa zamestnanci poradia s úradníkom pre bezpečnosť informácií alebo registrom.

2.   Od požiadavky na dvojitý obal možno upustiť v prípade utajovaných skutočností, ktoré sú chránené schválenými kryptografickými produktmi. Na účely uvádzania adries a vzhľadom na to, že vymeniteľné pamäťové médium musí byť výslovne opatrené označením stupňa utajenia, musí sa takéto médium prepravovať aspoň v obyčajnej obálke, no môže si vyžadovať ďalšie opatrenia fyzickej ochrany, ako napríklad obálky s bublinkovou fóliou.

1.   Stretnutia určené na diskusiu o skutočnostiach so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa smú konať iba v zasadacej miestnosti certifikovanej na príslušnej alebo vyššej úrovni utajenia. Ak takáto miestnosť nie je k dispozícii, zamestnanci sa poradia s úradníkom pre bezpečnosť informácií.

2.   Programy stretnutí by vo všeobecnosti nemali byť utajené. Ak sa v programe stretnutia uvádzajú utajované dokumenty, samotný program nie je automaticky utajený. Body programu musia byť formulované tak, aby sa neohrozila ochrana záujmov Únie alebo jedného či viacerých členských štátov.

3.   Ak sa k programu stretnutia majú pripojiť elektronické súbory obsahujúce skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, musia byť povinne chránené kryptografickými produktmi schválenými úradníkom Dvora audítorov pre bezpečnosť informácií.

4.   Organizátori stretnutia všetkým účastníkom pripomenú, že prípadné pripomienky k bodu programu so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa nesmú posielať bežným e-mailom ani žiadnymi inými prostriedkami, ktoré neboli náležite certifikované v súlade s článkom 11 tohto rozhodnutia.

5.   Organizátori sa v záujme hladkého priebehu stretnutia vynasnažia zoskupiť body programu so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED za sebou. Na diskusiách o utajených bodoch sa môžu zúčastniť iba osoby, ktoré obsah potrebujú poznať.

6.   Na samotnej pozvánke sa účastníci upozornia na to, že na stretnutí sa bude diskutovať o utajených bodoch a že sa uplatnia príslušné bezpečnostné opatrenia.

7.   V pozvánke alebo ozname k programu sa účastníkom pripomenie, že počas diskusií o bodoch so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED musia byť vypnuté všetky prenosné elektronické zariadenia.

8.   Organizátori stretnutia vopred vypracujú úplný zoznam externých účastníkov.

1.   Ak sa komunikujú utajované skutočnosti, napríklad formou prezentácie alebo videokonferencie, smú sa použiť iba certifikované IT systémy podľa článku 11 tohto rozhodnutia.

2.   Predseda sa uistí, že všetky neautorizované prenosné elektronické zariadenia sú vypnuté.

1.   Na začiatku diskusie o utajených bodoch predseda oznámi účastníkom, že stretnutie prechádza do režimu utajenia. Dvere musia byť zatvorené a rolety/žalúzie stiahnuté.

2.   Účastníkom a prípadne tlmočníkom sa na začiatku diskusie rozdá iba potrebný počet dokumentov.

Počas prípadných prestávok sa dokumenty so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED nesmú ponechať bez dozoru.

3.   Na konci stretnutia sa účastníkom a tlmočníkom pripomenie, aby nenechávali žiadne utajené dokumenty ani prípadné poznámky k utajenému obsahu bez dozoru v miestnosti. Utajené dokumenty alebo poznámky, ktoré si účastníci na konci stretnutia nevzali so sebou, zozbierajú organizátori stretnutia a skartujú ich vo vhodných skartovačoch.

4.   Počas stretnutia sa zaznamená zoznam účastníkov a súpis všetkých utajených skutočností, ktoré boli zdieľané s členskými štátmi a poskytnuté ústne tretím krajinám alebo medzinárodným organizáciám; zoznam a súpis sa následne zaznamenajú v zápisnici z rokovania.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED možno zdieľať s inou inštitúciou, agentúrou, orgánom či úradom Únie, ak ich príjemca potrebuje poznať a ak je medzi daným subjektom a Dvorom audítorov uzatvorené príslušné právne dojednanie.

2.   Na Dvore audítorov je register zriadený na sekretariáte Dvora audítorov spravidla hlavným vstupným a výstupným bodom utajovaných skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ktoré si Dvor audítorov vymieňa s ostatnými inštitúciami, agentúrami, orgánmi a úradmi Únie. Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED však možno zdieľať priamo s určenými príjemcami po informovaní úradníka pre bezpečnosť informácií a registra Dvora audítorov.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED možno zdieľať s členskými štátmi, ak ich príjemca potrebuje poznať.

2.   Utajované skutočnosti členských štátov, ktoré majú rovnocenné vnútroštátne označenie stupňa utajenia (8) a boli poskytnuté Dvoru audítorov, sú chránené na rovnakom stupni ako skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa poskytnú tretej krajine alebo medzinárodnej organizácii, iba ak ich príjemca potrebuje poznať a ak má daná krajina, resp. medzinárodná organizácia zavedený vhodný právny alebo administratívny rámec, ako napríklad dohodu o bezpečnosti utajovaných skutočností alebo administratívne dojednanie s Dvorom audítorov. Ustanovenia takejto dohody alebo dojednania majú prednosť pred ustanoveniami tohto rozhodnutia.

2.   Register na sekretariáte Dvora audítorov je spravidla hlavným vstupným a výstupným bodom všetkých skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ktoré si Dvor audítorov vymieňa s tretími krajinami a medzinárodnými organizáciami.

3.   Na zaistenie sledovateľnosti sa skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED zaznamenajú registrom:

4.   Záznamy možno vykonať buď papierovo alebo v elektronických logových súboroch.

5.   Postupy zaznamenávania utajovaných skutočností, s ktorými sa manipuluje v certifikovanom CIS, môžu vykonávať procesy v rámci samotného CIS. V takom prípade musí daný CIS zahŕňať opatrenia na zabezpečenie integrity logových záznamov.

6.   Utajované skutočnosti získané od tretích krajín alebo medzinárodných organizácií sa chránia na rovnocennej úrovni ako EUCI s rovnocenným označením stupňa utajenia v zmysle príslušnej dohody o bezpečnosti utajovaných skutočností alebo administratívneho dojednania.

1.   Ak Dvor audítorov alebo niektorý z jeho útvarov rozhodne o výnimočnej potrebe poskytnúť skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED tretej krajine, medzinárodnej organizácii alebo subjektu EÚ, ale neexistuje medzi nimi dohoda o bezpečnosti utajovaných skutočností ani administratívne dojednanie, uplatní sa postup mimoriadneho poskytnutia ad hoc.

2.   Útvary Dvora audítorov kontaktujú úradníka pre bezpečnosť informácií a pôvodcu. Dvor audítorov požiada o radu jednu zo zmluvných strán dohody o bezpečnosti utajovaných skutočností s tým istým subjektom EÚ, treťou krajinou alebo medzinárodnou organizáciou.

3.   Po konzultácii kolégium Dvora audítorov môže na návrh generálneho tajomníka povoliť poskytnutie predmetných skutočností.

1.   Skutočnosti sú utajené, iba pokým sa vyžaduje, aby boli chránené. Zrušenie utajenia znamená, že dané skutočnosti sa už vôbec nebudú považovať za utajené. Ak je to možné, pôvodca v čase vytvorenia EUCI uvedie, či je možné utajenie zrušiť k určitému dátumu alebo po istej udalosti. V opačnom prípade musí pôvodca pravidelne prehodnocovať skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED s cieľom rozhodnúť, či je utajenie stále vhodné.

2.   Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ktoré majú pôvod na Dvore audítorov, sa po uplynutí tridsiatich rokov odtajnia v súlade s nariadením (EHS, Euratom) č. 354/83 (9) zmeneným nariadením Rady (ES, Euratom) č. 1700/2003 (10) a nariadením Rady (EÚ, Euratom) 2015/496 (11).

3.   Dokumenty Dvora audítorov možno odtajniť aj ad hoc, napríklad ak si k nim verejnosť vyžiada prístup.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa neodtajnia bez povolenia pôvodcu.

2.   Za rozhodnutie o tom, či utajený dokument možno odtajniť, zodpovedá útvar Dvora audítorov, ktorý daný dokument vytvoril. V rámci Dvora audítorov podliehajú všetky žiadosti o odtajnenie konzultácii s hlavným manažérom alebo riaditeľom pôvodcovského útvaru alebo vedúcim úlohy. Ak daný útvar zostavil utajené skutočnosti z rôznych zdrojov, najskôr musí získať súhlas všetkých prípadných ďalších strán, ktoré poskytli zdrojové materiály, a to aj v členských štátoch, ostatných subjektoch EÚ, tretích krajinách alebo medzinárodných organizáciách.

3.   Ak pôvodcovský útvar Dvora audítorov už neexistuje a jeho povinnosti prevzal iný útvar, rozhodnutie o odtajnení prijíma tento útvar. Ak už pôvodcovský útvar neexistuje a jeho zodpovednosti neprebral žiaden iný útvar, rozhodnutie o odtajnení prijímajú spoločne riaditelia Dvora audítorov.

1.   Pôvodné označenie stupňa utajenia navrchu a naspodku každej strany sa viditeľne prečiarkne (neodstráni sa) s použitím funkcie „prečiarknuté“ pri elektronických formátoch, resp. ručne pri vytlačených kópiách.

2.   Prvá (titulná) strana sa opatrí pečiatkou „declassified“ (odtajnené) a doplnia sa podrobnosti o orgáne, ktorý je za odtajnenie zodpovedný, ako aj príslušný dátum.

3.   Informácia o zrušení utajenia sa poskytne pôvodným príjemcom skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Pôvodní príjemcovia musia informovať všetkých následných adresátov, ktorým pôvodnú skutočnosť so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED poslali alebo pre ktorých ju kopírovali.

4.   O všetkých prijatých rozhodnutiach o zrušení utajenia treba informovať archív Dvora audítorov.

5.   Rovnaké postupy zrušenia utajenia ako pri pôvodnej jazykovej verzii sa vzťahujú aj na všetky preklady utajovaných skutočností.

1.   Možné je aj čiastočné zrušenie utajenia (napr. iba prílohy, iba niektoré odseky). Postup je rovnaký ako pri zrušení utajenia celého dokumentu.

2.   Pri čiastočnom zrušení utajenia („sanitácii“) skutočností so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa vypracuje odtajnený výpis.

3.   Časti, ktoré zostávajú utajené, sa nahradia textom:

buď v samotnom texte, ak je text, ktorý zostáva utajený, súčasťou odseku, alebo ako odsek, ak text, ktorý zostáva utajený, tvorí samostatný odsek alebo viacero odsekov.

4.   V texte sa uvedie osobitná zmienka, ak nemožno odtajniť celú prílohu a tá teda nemôže byť súčasťou výpisu.

1.   Dvor audítorov nezhromažďuje veľké množstvo utajovaných skutočností.

2.   Pôvodcovské oddelenia musia pravidelne v krátkych intervaloch prehodnocovať malé objemy na zničenie alebo vymazanie. Prehodnocovanie v pravidelných intervaloch sa týka informácií v papierovej forme, ako aj informácií uložených v CIS.

3.   Zamestnanci zničia alebo bezpečne vymažú všetky dokumenty so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ktoré už nie sú potrebné, pričom sa však musia dodržať všetky požiadavky na archiváciu originálu dokumentu.

4.   Zamestnanci nemajú povinnosť informovať pôvodcu, ak zničia alebo vymažú kópie dokumentov so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

5.   Materiály návrhov, ktoré zahŕňajú utajované skutočnosti, sa odstránia rovnakými metódami ako konečné verzie utajovaných dokumentov.

6.   Na zničenie dokumentov so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED možno použiť iba schválené skartovače. Na zničenie dokumentov so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sú vhodné skartovače úrovne 4 podľa normy DIN 32757 a úrovne 5 podľa normy DIN 66399.

7.   S odpadom zo skartovania v schválených skartovačoch možno nakladať ako s bežným kancelárskym odpadom.

8.   Všetky médiá a zariadenia, ktoré obsahujú skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, sa na konci životnosti podrobia riadnej sanitácii. Elektronické údaje sa zničia alebo vymažú z IT prostredia a zo súvisiacich pamäťových médií (vrátane zálohovania) tak, aby sa získalo primerané uistenie, že tieto informácie nemožno obnoviť. Sanitáciou sa odstránia údaje z pamäťového zariadenia, a zároveň sa odstránia všetky štítky, označenia a záznamy v logoch.

9.   Počítačové pamäťové médiá sa odovzdajú úradníkovi pre bezpečnosť informácií na zničenie a likvidáciu.

1.   Riaditeľ ľudských zdrojov, financií a všeobecných služieb spolu s úradníkom pre bezpečnosť informácií vypracuje, schváli a v prípade potreby aktivuje núdzový plán evakuácie a zničenia, ktorého cieľom je zabezpečiť skutočnosti so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED, pri ktorých v prípade núdze hrozí významné riziko, že sa dostanú do nepovolaných rúk. Podľa priorít a v závislosti od povahy núdzovej situácie sa zohľadnia tieto aspekty:

2.   Pri aktivácii núdzových plánov sa prioritne presúvajú alebo ničia skutočnosti s vyšším stupňom zabezpečenia.

3.   Prevádzkové podrobnosti núdzových plánov evakuácie a ničenia sú samy osebe klasifikované na stupni utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Rozhodnutia o tom, či a kedy archivovať, ako aj zodpovedajúce praktické opatrenia, ktoré je potrebné prijať, musia byť v súlade s politikou Dvora audítorov v oblasti informačnej bezpečnosti, politikou utajovania skutočností a politikou archivácie.

2.   Dokumenty so stupňom utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED sa neposielajú do historického archívu Európskej únie vo Florencii.